VERKKOSIVU-UUDISTUKSEN OHJAUSRYHMÄN LUOVUTETTU HALLINTOJOHTAJALLE LOPPURAPORTTI JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO

Transkriptio

1 VERKKOSIVU-UUDISTUKSEN OHJAUSRYHMÄN LOPPURAPORTTI LUOVUTETTU HALLINTOJOHTAJALLE JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO

2 SISÄLLYS Johdanto Pääsivusto Pääsivun sisältö ja arkkitehtuuri uudistettiin viestimään yliopiston parhaasta osaamisesta ja yliopiston profiilista Portaalit tunnetuille kohderyhmille ja tärkeisiin palveluihin Uusia keinoja kertoa parhaasta osaamisestamme; kuvakaruselli, välilehdet ja haitarit Pääsivut myös englanniksi kansainväliselle yleisölle ja kohderyhmille Tiedekunta- ja laitossivustojen arkkitehtuuri ja sisältökriteerit Tiedekuntasivujen pääsisällöt In English Tutkimus-osio tiedekuntasivulla Tiedekunta / laitos -osio ja yksiköiden päätösviestintä Henkilöstö, henkilökunta -hakemisto-osio Verkkosivu-uudistuksen jatkokehitystarpeita Opiskelu - Student Life - Hakijalle Opiskelijan työpöytä Opiskelijavalinta -sivustot ja Hakijalle -portaali Yliopistopalvelut sivusto Organisaatiosanasto Hakukone sekä verkkosivuliikenteen analyysitiedon hyödyntäminen Mobiilityyli palvelemaan kännykkä- ja älypuhelinkäyttäjiä Kielipalvelut: kielenhuoltoa kansainvälisen näkyvyyden kohentamiseen Ohjausryhmän rooli jatkossa: tilaaja, budjetoija ja kehittämisresurssi Ulkoasu-uudistuksen aikataulu ja ohjausryhmän kriteerien toimeenpano Ohjausryhmän rooli jatkossa: tilaaja, budjetoija ja kehittämisresurssi Linkit...11 I

3 JOHDANTO Hallintojohtaja Kirsi Moisander asetti verkkosivu-uudistuksen työryhmän Ohjausryhmän tehtävänä oli uudistaa yliopiston verkkosivujen sivustoarkkitehtuuri sekä sivustojen ulkoasu vastaamaan uuden yliopiston tarpeita. Ryhmän tulee erityisesti kiinnittää huomiota sivuston käytettävyyteen ja eri käyttäjäryhmien tarpeiden huomioimiseen. Sivuston rakennetta tulee selkeyttää ja luoda aiempaa yhtenäisempi ulkoasu sekä siihen liittyen kriteerit eri yksiköiden ja yliopistotason sivujen edellyttämästä yhtenäisistä tiedoista. Ohjausryhmän jäsenet ovat olleet puheenjohtaja professori Matti Manninen, opiskelija Heidi Kirkonpelto, tutkimuspäällikkö Sirkka-Liisa Korppi-Tommola, yhteysjohtaja Anu Mustonen, it-palveluiden varajohtaja Markku Närhi, strategiajohtaja Kari Pitkänen, johtava tutkija Jari Ritsilä, kirjaston johtaja Kimmo Tuominen. Ohjausryhmän sihteerinä toimii verkkotiedottaja Tarja Vänskä-Kauhanen. Jyväskylässä Hallintojohtaja Kirsi Moisander on hyväksynyt loppuraportin Luovutustilaisuudessa sovittiin jatkosta seuraavaa: Työryhmä jatkaa työtään, vaikka sen virallinen toimikausi päättyy. Verkkotiedottaja kutsuu ryhmän koolle kaksi kertaa vuodessa. Hallintojohtaja neuvottelee rehtorin kanssa rahoitusesityksen kokonaisuudesta. 1

4 1 PÄÄSIVUSTO 1.1 Pääsivun sisältö ja arkkitehtuuri uudistettiin viestimään yliopiston parhaasta osaamisesta ja yliopiston profiilista -sivustolla käy kuukausittain n kävijää ja sivulatauksia tehdään yli 2 miljoonaa kuukaudessa. Sisältösivuja jyu.fi- sivustossa on lähes Sivustoa käytetään ulkoisen ja sisäisen viestinnän välineenä. Vuoden 2011 lopulla käynnistetty verkkosivu-uudistus toteutettiin asteittain: työ aloitettiin tiedekunnista ja viimeisessä vaiheessa se kohdistui yliopiston pääsivuihin. Viimeisimpänä uudistettiin yliopiston kirjaston sivusto. Nykyistä uudistusta edeltänyt ulkoasu oli palvellut vuodesta 2005 (-2012). Pääosa ulkoisesta liikenteestä sivuille tulee hakukoneiden kautta. 1.2 Portaalit tunnetuille kohderyhmille ja tärkeisiin palveluihin Suurin päivittäinen kävijäliikenne pääsivuilta ohjautuu Isa- ja Uno- opiskelija- ja henkilöstöportaaleihin sekä tiedekuntien ja tärkeiden erillislaitosten kuten kirjaston ja avoimen yliopiston sivuille. Pääsivujen ulkoasu-uudistuksella tähdätään siihen, että ne toimivat näyteikkunoina yliopiston huippututkimukseen ja koulutukseen sekä yhteiskunnallisen vuorovaikutuksen palveluihin: Tutkimus, Opiskelu sekä Yhteistyö eli Wolmar. Samalla, kun näyteikkuna tukee yliopiston mainetyötä, se palvelee ulkopuolisia käyttäjäryhmiä sekä satunnaisempia tiedon- ja palvelujen hakijoita. Tunnetuille ulkopuolisille sidos- ja kävijäryhmille on omat palveluportaalinsa. Ne ovat: Hakijalle: opiskelupaikkaa hakevat; abit, lukiolaiset, maisterikoulutuksiin hakevat, jatko- ja aikuiskoulutukseen hakevat, opinto-ohjaajat ja vanhemmat Tutkimus: tarjoaa tietoa yliopiston tieteellisistä saavutuksista, tutkimusprofiilista, huippututkimuksesta, hanke- ja tutkimusyhteistyöstä, tutkimusyksiköistä Opiskelu: Opiskelu- ja Isa-sivustot antavat ohjeita opiskelijoille ja kertovat opiskelusta Jyväskylän yliopistossa. Isa on myös uutisten ja opiskelijan työkalujen linkistö. 2

5 Yhteistyö; Yliopisto palveluksessasi - eli Wolmar -palveluportaali on suunnattu elinkeinoelämälle ja yhteistyökumppaneille. Se kertoo yhteiskunnallisen vuorovaikutuksen ja yhteistyön (yvv) hengessä yliopiston palveluista sekä yhteistyön muodoista ja mahdollisuuksista Alumninet; yliopiston alumnisivusto ja -rekisteri on ulkopuoliselta palveluntuottajalta hankittu palveluportaali, joka sisältää alumnirekisteriominaisuuksia ja verkottumistyökaluja. Ulkoasultaan se on hieman yliopiston nykyasusta poikkeava. 1.3 Uusia keinoja kertoa parhaasta osaamisestamme; kuvakaruselli, välilehdet ja haitarit Yliopiston toiminnan sisältöjä visualisoi vaihtuvien kuvien pääkuvasarja. Kutsumme sitä kuvakaruselliksi. Siinä voi hyödyntää myös lyhyitä tekstejä. Jatkossakin uutiset, tapahtumat, avoimet työpaikat (rekrytointi) ja merkkitapaukset ovat näkyvästi ja dynaamisesti osa pääsivujen sisältöä: ns. välilehdet, nostot ja haitarit. JY mediassa -kooste kokoaa JY:n tuoreimmat saavutukset ja tutkijoiden esiintymiset ja maininnat eri sähköisissä medioissa. Nykyisellään sisältö ostetaan ulkoiselta palvelutuottajalta. Henkilötietohaku ja yhteystiedot sijaitsevat kautta sivuston samassa paikassa. Ns. footer-osio sivuston alalaidassa kokoaa koosteet yhteystiedoista, pikalinkit tärkeisiin palveluihin ja yliopistoesittelyihin erityisesti ulkoisille kävijäryhmille 1.4 Pääsivut myös englanniksi kansainväliselle yleisölle ja kohderyhmille Mainitut sisällöt pääsivuilla tuotetaan myös englanniksi kansainväliselle yleisölle ja kohderyhmille, joista tärkeitä ovat opiskelupaikkaa ja työ- ja jatkokoulutuspaikkaa valitsevat sekä kansainvälinen tutkijayhteisö. 3

6 2 TIEDEKUNTA- JA LAITOSSIVUSTOJEN ARKKITEHTUURI JA SISÄLTÖKRITEERIT Niin yliopiston pääsivujen kuin tiedekunta- ja yksikkösivujenkin toimintaideana tulee olla asiakkaan palveleminen: tunnistaa ne ryhmät, joille sivut on suunnattu ja mitkä ovat sivujen perusviestit ja -palvelut. Pääosin yksiköiden toiminta muodostuu opetuksesta ja tutkimuksesta. 2.1 Tiedekuntasivujen pääsisällöt Päivitysvastuut ja sisällöntuotannon vastuu tiedekunta- ja laitossivuilla on kunkin yksikön omilla www-ylläpitäjillä. Kussakin tiedekunnassa ja laitoksella on oma ns. pääylläpitäjä. Muutoin tuotanto on hajautettu varsin laajan ylläpitäjäjoukon kesken amanuensseista osastosihteereihin, tutkimushankkeisiin ja palvelukeskusten henkilöstöön. Tiedekunta- ja ainelaitosten kaikille yhdenmukaiset sisällöt ovat; In English Opiskelijavalinta Opiskelu Tutkimus Palvelut / Yhteistyö Tiedekunta Henkilöstö Mainitut sisällöt muodostavat kaikkien tiedekuntien perusnavigaation eli pääsisältöalueet, jotka löytyvät tiedekunnasta riippumatta samasta kohtaa sivustoa. Ajankohtaisten tietojen esittäminen tuo etusivuihin elävyyttä. Uutis- ja tapahtumasisältöjen esittämistä tuetaan uutislistoja tarjoavalla etusivutyypillä ja ajankohtaisten mm. avoimien työpaikkojen ja väitösuutisten kokoelmilla. Ulkoasu ja rakenne on yhdenmukaistettu kloonaamalla sivurakenne kaikille samaksi. Esimerkiksi kuvakaruselli toimii myös tiedekunnissa ja yksiköissä, jolloin vaihtuvat pääsivukuvat kertovat toiminnan sisällöstä. Myös tuottamalla käyttöön määrämuotoisiin esittämistapoihin ohjaavia työkaluja, esim. henkilösivulomake ns. Faculty Staff Directory tai tutkimushankesivu, jotka toteutetaan sivu-uudistuksen jälkityönä, tuetaan tietojen tuottamista ja olemassa oleviin tietojärjestelmien hyödyntämistä (TUTKA, Korppi, IDM). 2.2 In English Tiedekunta- ja laitossivun englanninkielinen rakenne noudattaa pääosin samaa sisältörakennetta kuin suomenkielinenkin; Admissions, Study, Research, Cooperation/Services, Faculty, Staff, Departments and Units. 4

7 Kohdeyleisö ja asiakkaille suunnatut aineistot ratkaisevat englanninkielisen materiaalien laadun ja määrän. Sivusisällöt eivät ole englanninkielisinä aina tasan samansisältöisiä suomenkielisten sivujen kanssa. Esimerkiksi kansainväliset maisteriohjelmat viestivät pääasiassa englanniksi. Kielipalvelut yliopiston kielikeskuksesta tarkistavat verkkosivujen kieliasun. Uuden osion kieliasu on tarkistutettava ottamalla ensin yhteys ensin viestintäpalveluihin (sisäinen ja kv-tiedottaja tai verkkotiedottaja). Kieliasun huoltamisesta kielikeskus perii pienen kustannuksen. 2.3 Tutkimus-osio tiedekuntasivulla Tutkimus-osio palvelee yhteistyökumppaneita, hankekumppaneiksi haluavia, mediaa, tohtoriohjelmiin ja maisteriohjelmiin rekrytoituvia sekä suurta yleisöä. Tutkimuksen painopisteet ja huiput tulee esittää napakoina nopeata selaamista palvelevana kuvauksina. Sisältöjä esimerkiksi strategiateksteistä on muokattava verkkotekstiksi soveltuviksi. Tutkimushankkeet ja/tai julkaisut tulee esittää osana tämän osion sisältöjä. Kehitettäväksi sivustotyypiksi www-julkaisemisen tuki on ottanut tutkimushankkeen wwwsivustolomakkeiston. Sen avulla verkkonäkyvyyden toteutus voidaan ottaa osaksi hankkeen perustamisprosessia ja viestintäsuunnitelmaa; tili, diaari, www-sivut, jossa hankkeen määrämuotoiset tiedot; nimi, www-osoite, hakutermit, kuvaukset suomeksi ja englanniksi, sisältökuvaukset, yhteystiedot ja ajankohtaisasioiden paikka. Lomake pyritään toteuttamaan vuoden 2012 aikana. Tutkimusosiossa on huomioitava myös TUTKAn ja JyX:n systemaattisempi hyödyntäminen tutkimuksen tietosisältöjen esittelyssä. Tutkan toimintojen kehittämisestä tehdään erillinen suunnitelma kevään 2012 aikana. Tutkimushankkeet tiedekunnista tulee tuoda myös yliopiston pääsivuston Tutkimus-osioon ja Research-portaaliin selkeämmin esille. 2.4 Tiedekunta / laitos -osio ja yksiköiden päätösviestintä Tiedekunta/laitos -osio palvelee tutkimus- ja hanke- sekä muita sidosryhmäkumppaneita, työnhakijoita ja sisäisiä käyttäjäryhmiä kuten opiskelijoita ja henkilöstöä eri rooleissaan. Tiedekunnan esittely tulee esittää tiiviinä kuvauksena; kokoluokka, painopisteet opetuksen ja tutkimuksen aloilta. Kehitettävää ja yhdenmukaistettavaa on hallinto- ja päätöksentekotietojen esittämisessä. Ohessa malliksi lista esittämisjärjestyksestä: Tiedekunnan kanslian ja palvelukeskuksen henkilökunta, tehtäväkuvaukset, yhteystiedot, palveluosoitteet (puhelimet ja palveluosoitteet) Tiedekuntaneuvoston kokoonpano - dekaani, varadekaani, jäsenet 5

8 Tiedekuntaneuvoston päätökset - > Pöytäkirjat lukuvuosittain (vain JY-verkosta, intrasta). Päätökset annetaan tiedoksi pyydettäessä. Dekaanin ja laitosjohtajien päätökset -> esille omina listauksenaan, (vain JY-verkosta) muodostaa henkilörekisterin listaamalla mm. nimityspäätöksiä Dekaanin ja laitosjohtajan tekemät palvelussuhdejärjestelyt, nimitykset, henkilöuutisia (vain JY-verkosta), vrt. yllä. Pedagogiset johtajat / oppiaineiden pääedustajat 2.5 Henkilöstö, henkilökunta -hakemisto-osio Osion sisällöt palvelevat kumppaneita, sisäisiä asiakkaita, suurta yleisöä, mediaa, kansainvälisiä asiakkaita, asiantuntijoita ja yhteystietoja hakevia. Julkaisujärjestelmään on laadittu lomake, joka mahdollistaa henkilöstön yhteystietojen sekä opetuksen ja tutkimuksen sisältöjen esittäminen määrämuotoisena (Faculty Staff Directory sisältötyyppi). Se tarjoaa määrämuotoisen esittämistavan seuraaville tiedoille: nimi, yhteystiedot (puhelin, sähköposti ja työhuone, sijainti), nimike, tehtävä- ja asiantuntijuuskuvaus, hallinnollinen tehtävä/rooli, TUTKA -rajapintatyökalulla tutkimushanke- ja/tai julkaisutiedot, vapaa kuvauskenttä opetuksen ja tutkimuksen kuvaamiseksi sekä kaikista mainituista tiedoista myös kuvauskentät englanniksi. Faculty Staff Directory -lomake ei ole vielä täysin valmis. Tuote on pilottikäytössä fysiikan ja tietotekniikan laitoksilla. Saatujen kokemusten myötä sitä kehitetään ja lanseerataan vuoden 2012 kuluessa ja IDM-projektin (identieteetinhallintaprojektin) hyötyjen myötä kaikille Plonesivustoille. Henkilötietojen ylläpidon malliksi sopii tietotekniikan laitoksen prosessi: nimityspäätös ja hakemiston luonti palvelukeskuksessa, perustietojen vienti, jatkotäydennys yksikön wwwylläpitäjän ja / tai ao. henkilön vastuulla. Prosessissa on jatkossa mahdollista hyödyntää IDMtietojärjestelmää, jolloin tiedot syntyvät ja päivittyvät ja aikanaan myös poistuvat HRjärjestelmiin perustuen. 6

9 3 VERKKOSIVU-UUDISTUKSEN JATKOKEHITYSTARPEITA 3.1 Opiskelu - Student Life - Hakijalle Opiskelijan työpöytä Opiskelijan tarvitsema www-sisältö koostuu lukuisista eri sivustoista. Päivittäisissä rutiineissaan opiskelija tarvitsee Korppia, Koppaa, tiedekuntansa ja ainelaitoksensa ohjeita ja oppaita, yliopistotason ja valtakunnallisia ohjeita (esim. Kela, opintotuki). Yliopiston Opiskelijalle -portaalin kautta opiskelija tavoittaa yliopiston opintopalvelut, sen ohjeet ja palvelumuodot sekä ISA -opiskelijaportaalin ajankohtaisasioineen ja muistilappuineen. Myös Student Life -konseptin tulee näkyä enemmän opiskelijan arjessa myös www-sivujen kautta. Opiskelija hyötyisi työpöytänäkymästä rooliinsa kuuluvien palvelujen saamisessa. Tämä on myös tuen tarjoamista. Tässä identiteetinhallinta tuo tukea roolien mukaisten wwwpalveluihin pääsyyn Opiskelijavalinta -sivustot ja Hakijalle -portaali Internet, www-sivut on lukiolaisten keskuudessa tehdyn kyselyn mukaan yksi tärkeimmistä tiedon haun ja vertailun väline ja opiskelupaikan valinnan päätöksenteon tuki. Jyväskylän yliopistolla on erikoisuutena Pistelaskuri, jolla hakija voi testata pääsykynnyksiään. Myös Opiskelijalähettiläät ja Facebook -sivut on valjastettu tukemaan Hakijalle -portaalia ja Study with us englanninkielistä hakuportaalia. Koulutusalat, oppiaineet, hakuajat, tutkintorakenteet, opiskelun arki, asuminen, kaupunki, työllistyminen ja opiskelijoiden omat kertomukset, (tekstit ja videot) löytyvät Hakijalle - portaalista. Sen kautta hakija pääsee myös yliopistohaku.fi -palveluun ja Pistelaskuriin. Maisteriohjelmasivusto on yksi tärkeä opiskelijarekrytoinnin kehittämiskohde. Myös työnjako tiedekunta- ja ainelaitosten ja yliopistotason sivujen kanssa tulee tehdä selkeämmäksi. Yksiköt tarvitsevat tukea opiskelijavalintasivujensa tuotantoon. Oppiaine- ja tiedekuntakohtaiset valintaperusteet ovat yksiköiden vastuita. Sosiaalisessa mediassa toimimiseen tarvitaan myös opiskelijarekrytointiin yhteistä suunnittelua ja tukea. Kehittämisprojekti ja kustannukset: opiskelijan työpöydästä ja opiskeljavalinta-sivustoista muodostuu www-projekti, joka vastaa suunnittelijan 12 kk:n työmäärää (vuosi kk ja vuosi kk). Kustannukseen tulee laskea sisältyväksi myös ulkoa ostettua ulkoasusuunnittelua. Työ hyötyy Student Life hankkeesta. 7

10 3.2 Yliopistopalvelut sivusto Yliopiston hallintokeskus on muuttunut Yliopistopalvelut -nimiseksi ja samalla sen sisäisiä rakenteita on uudistettu. Yliopistopalvelut www-sivusto laaditaan alkukesään mennessä (4-5/2012). Sen toiminnot heijastuvat toisaalta uuden nimisinä yksikköinä ja niiden tuottamina palveluina, osin uusina nimikkeinä ja käännöksinä. Myös yksiköiden tuottamat ohjeet ja tuotannon ja päivityksen työnjako on tarkistettava. Yliopistopalveluiden tuottama aineisto on valtaosin tiedekuntia ja laitoksia ja niiden henkilöstöä ja työntekoa palvelevaa ohje-, lomakkeisto ja muuta materiaalia. Erityisesti on huolehdittava siitä, että ne löytyvät sekä Unosta että Isasta sekä muista palveluportaaleista hyvin ja luontevilla hakutermeillä. Kehittämisprojekti ja kustannukset: Yliopistopalvelut-sivustosta muodostuu www-projekti, joka vastaa suunnittelijan 4 kk:n työmäärää. Sen lisäksi suunnittelijan tukena on viestinnän ja it-palvelujen Plone-support sekä kaikki yliopistopalvelujen yksiköiden verkkoylläpitäjät. 3.3 Organisaatiosanasto Yliopiston organisaation nimistö; tiedekuntien, laitosten, erillislaitosten ja yksilöiden oikea nimistö tarvitaan mm. www-sivujen käyttöön. Organisaatiosanastoa tarvitaan myös oikeiden käännösten ja lyhenteiden jakamiseksi mm. tietojärjestelmien käyttöön. Organisaatiosanastoon on mahdollista liittää myös nimikkeet ja niiden käännökset. Hallintojohtajan, rehtorin tai hallituksen päätöksellä organisaatiosanastoon tulee muutoksia perustettaessa tai lakkautettaessa yksiköitä. Viestintäpalvelut yllä pitää organisaatiosanastoa ja huolehtii perustettaville nimille viralliset käännökset yksiköiden kanssa. Se myös suunnittelee sanaston julkaisun ja jakelun yliopisto-organisaation sisällä ja tietojärjestelmiin. 3.4 Hakukone sekä verkkosivuliikenteen analyysitiedon hyödyntäminen Hakukone: Ylipiston www-palvelujen taustalle hankittiin vuonna 2011 Google GSA - hakukonepalvelu, jolla indeksoidaan yliopiston www-sivujen sisällöt. Hankinta sisältää hakukonelaitteiston ja enterprise -tasoiset hakutoiminnallisuudet. Hakukone integroituu täysin yliopiston www-sivustoon. Sovellus mahdollistaa räätälöidyt haut eri sivustoista ja tarjoaa mahdollisuuden luoda painotettuja hakuja sekä kohdennettuja hakutuloksia eri tarkoituksiin. Hakukoneoptimointiin liittyviä ylläpitäjäohjeita tulee täydentää. Aiheesta järjestetään myös www-ylläpitäjäkoulutusta, jotta raporttien ja analyysien tuottamaa tietoa voidaan hyödyntää. Liikenneanalyysi: Myös sivujen kävijäliikenteen seurantatietoa pitää hyödyntää systemaattisemmin. Sivusuosiotietojen hyödyntäminen sekä erilaisten kampanjasivustojen näkyvyyden kehittäminen on tehtävä nykyistä helpommaksi. Sivut toimivat myös markkinoinnin tukena, joten erilaista kampanjatietoa sivustojen menestyksestä tai huonosta palvelevuudesta on aika ajoin tarpeen kerätä. Analyysivälineitä pitää vertailla. Työkalu voi olla ilmaisohjelmisto (esim. Googlen Analytics), mutta tarpeen mukaan kävijäliikennettä ja siirty- 8

11 miä voi olla tarpeen seurata myös muilla sovelluksilla. Vuoden 2012 aikana selvitetään mahdollisen kaupallisen analyysiohjelman tuottajia ja hintoja sekä mahdollista hankintaa. 3.5 Mobiilityyli palvelemaan kännykkä- ja älypuhelinkäyttäjiä Sivustolle toteutetaan kevään 2012 kuluessa erillinen mobiilityyli, joka tarjoaa sivuston sisällön älypuhelinten ja ns. tablettien käyttäjille sovitettuna nopeana ja joustavana wwwkäyttöliittymänä. Mobiililaitteiden käyttö kasvaa erittäin nopeasti, joten jatkossa kaikki keskeinen julkinen sisältö tulee olla saavutettavissa yleisimmillä päätelaitteilla. 3.6 Kielipalvelut: kielenhuoltoa kansainvälisen näkyvyyden kohentamiseen Tutkimuksen ja opetuksen kansainvälisen näkyvyyden parantamiseksi sekä sivusisältöjen englanninkielisen sisältöjen laadun parantamiseksi tulee sivujen kieliasuun ja huoltoon kiinnittää jatkuvasti huomiota. Julkaistavat sivut tulee tarkistuttaa yliopiston kielikeskuksen kielipalveluissa. Näin sivujen kieliasu tulee huollettua tasalaatuiseksi englanninkielisen natiivin ja suomalaisen kääntäjän yhteistyönä. Esittely- ja rekrytointisivuilla kieliasu voi olla hyvää markkinoivaa kieltä ja sloganeita: omilla sivuilla tulee pitää esillä saavutuksia ja korkeata profiilia. Kielenhuollon kehittämisprojekti ja kustannukset: Kielipalvelut eivät tee wwwsivujen kielenhuoltoa yksiköille maksutta ja tämä tulee näkymään huollettavien sivustojen laadussa. Ohjausryhmä esittää, että tiedekunnat ainelaitoksineen ja erillislaitokset voivat joka toinen vuosi huollattaa sivustonsa tähän osoitetulla wwwsivujen laaturahalla, joka budjetoidaan kielikeskuksen kielipalveluille ja näin myös valvotaan että se tulee käytetyksi ja tehdyksi. Kielenhuoltoprosessi voi kulkea viestinnän kautta. Kustannusarvioksi muodostuu n. 6 kk:n kielipalvelujen kustannus/vuosi ( ). 9

12 4 OHJAUSRYHMÄN ROOLI JATKOSSA: TILAAJA, BUDJETOIJA JA KEHITTÄMISRESURSSI 4.1 Ulkoasu-uudistuksen aikataulu ja ohjausryhmän kriteerien toimeenpano Yliopiston verkkosivuston ulkoasu-uudistus ja Plone-julkaisujärjestelmän versiopäivitys aloitettiin marras-joulukuussa 2011 ja sitä on asteittain viety eteenpäin vuoden 2012 alkupuolella. Uudistus toteutettiin porrastetusti tiedekuntien, laitosten ja erillislaitosten kanssa, jolloin sivusto, entiseen rakenteeseensa korjattuna, sai uuden ulkoasun ja samassa yhteydessä uusia ulkoasu- ja sisältöominaisuuksia. Ohjausryhmän antamat ulkoasun yhtenäisyyden ja uudistamisen kriteerit tiedekunnille otettiin jo tässä vaiheessa huomioon mahdollisimman pitkälle. Muut luetellut ja kuvatut sisältökriteerit pannaan täytäntöön projekteittain. Osittain niitä on viety tiedoksi ylläpitäjille jo uudistusta valmisteltaessa, mm. päätösviestinnän osalta. Osa yhdenmukaiseen esittämistapaan ohjaavista sisältötyypeistä on vielä keskeneräisiä ja otetaan käyttöön vuoden 2012 kuluessa. Näitä ovat edellä mainitut henkilötietojen esittämislomake Faculty Staff Directory ja tutkimushankelomake -sisältötyyppi. 4.2 Ohjausryhmän rooli jatkossa: tilaaja, budjetoija ja kehittämisresurssi Ohjausryhmän työ on palvellut hyvin sivu-uudistuksen kriteerien asettajana ja yliopistotason määrittäjänä. Tämä auktoriteettirooli palvelee kehittämistyötä jatkossakin. Ohjausryhmä pitää työtä tärkeänä ja sen jäsenet pitävät seurantaa ja määrävälein tapahtuvaa palautteenkeruuta ja tarkistuspalavereja hyödyllisinä. Ryhmän jäsenet ovat halukkaat olemaan mukana ryhmässä, vaikka sen virallinen toimikausi päättyykin. Toimintatapa voi olla esimerkiksi se, että verkkotiedottaja kutsuu ryhmän koolle kaksi kertaa vuodessa. Ryhmä voi hyödyntää myös asiantuntijoita. Ohjausryhmä voi toimia jatkossa myös budjetoinnin tukena ja tilaajana www-palveluille, jotka palvelevat yliopiston kaikkia yksiköitä. Tällaisia voivat olla mm. erilaiset määrämuotoiset sivustot (henkilötietosivu, kongressisivusto, tutkimushankesivusto, maisteriohjelmasivusto jne.). 10

13 5 LINKIT Verkkoviestintä Jyväskylän yliopistossa Kriteerit tiedekuntien, laitosten ja yksiköiden sisältöjen yhtenäiselle esittämiselle Laitosten ja yksiköiden verkkosivut Plone-ohjeet Viestinnän strategiset linjaukset 11