Viksujen tapaaminen Workshopit

Transkriptio

1 Viksujen tapaaminen Workshopit

2 Workshopit Sisäisen viestinnän kanavat (Tarja) Kannatatko sähköpostitiedotteita vai verkkoviestintää? Miten sinun yksikössäsi viestitään? Sisällöt ja sisällön tuotanto (Asta) Tuotatko itse sisältöjä? Tarvitsetko tukea sisällöntuotantoon? Intranetin rakentaminen Unosta (Katri) Haluatko yliopistolle yhteisen intranetin? Mitä toivot intranetiltä? Viksujen rooli ja tehtävät (Hanna) Miten kehittäisit viksun roolia? Kaipaatko koulutusta? Viestinnän painopisteet 2014 (Miikka) Yliopistoviestinnän painopisteet 2014 Mihin yksikkösi viestinnässä keskitytään ensi vuonna?

3 Sisäisen viestinnän kanavat JY:n verkkosivut, tdk:n verkkosivut ja Uno vai sähköposti? molempia tarvitaan Unon muistilappu on hyvä On opittava vanhasta pois - sähköpostista verkkoon. Sähköposti henkilökohtaisempi. Sähköjyvän muoto ja toimitustapa on hyvä Vanhat Sähkikset paremmin tarjolle

4 Sisäisen viestinnän kanavat Miten yksiköissä toimitaan: JSBE:lla oma uutiskirje, plone-intranet ja sähköpostiviestit Agora Centerillä on oma kaksikielinen viikkotiedote kielten laitoksella oma aika uusi intranet plone-sivustossa, kirjautuminen on sinne jo kynnys, mutta sähköpostilla lähetetään vain kriittisin NSC laittaa viikkotiedotteen sähköpostilla ja verkkoon Norssi: sp, wilma ja jaettu verkkolevy Edu-tdk; sähköpostilla ja intranet (eduintra plone-sivustossa) ERPAKe, strategiset palvelut ja talouspalvelut viestii sähköpostilla, talouspalv. huutelemalla it-palveluilla on monta kanavaa (ohjekeskusta, jaettuja hakemistoja, yammer, lync jne.) viestintäpalvelut; yhteisen suunnittelun dokumentteja verkkolevyillä, muistioita ja materiaaleja intranet-sivulla plonesaitissa, kokeilussa Yammer, muistutus-tyyppistä asiaa sähköpostissa

5 Sisäisen viestinnän kanavat huomioita, sekalaista, muuta: ohjeet henkilöstölle: ohjekeskus hankala - hankalaa siinä hakusanat, sekä paluu ja siirtymät sivuille tapahtumakalenterit selkeämmiksi Hakukoneesta: hakusanojen vaikeus Viksujen lista: pääseekö kaikki viksut lähettämään viksujen listalle viestejä vai menevätkö aina vain tiedotuksen kautta perehdytys tärkeää: mitä käytetään ja miten Emme ehtineet keskustella esim. siitä, mikä olisi paras keino suhteuttaa tdk:n, yksikön ja JY:n intrat keskenään rinnakkaisiksi/sisäkkäisiksi/selkeiksi. Unon toimintamalli kuitenkin jo aika vakaa.

6 Sisällöt ja sisällöntuotanto Yliopiston www-sivut ja Plone sisällöntuotannon välineinä - Henkilökunnalla on käytössään eri päivitysversioita Plonesta, joka hankaloittaa sisällöntuotantoa: yhdenmukaisuus ja www-sivujen käytettävyys kärsii. - www-sivujen ohjekeskusta sekä hakutoimintoa tulisi kehittää ja asioiden ryhmittelyä selkeyttää. Nykyisin tietoa hakee mieluummin suoraan yksiköiden sivuilta ja tähän menee aikaa kun ei tiedä mille yksikölle mikäkin asia kuuluu. - Plonen käyttö helpottuu kun tekemiseen tulee rutiinia. Ohjelmassa on kuitenkin vielä joitain rajoitteita esim. kuvien ja videoiden upottamisessa sivuille. - www-sivujen tulisi antaa nopealla silmäykselläkin asiantunteva ja houkutteleva vaikutelma eri kohderyhmille. Sähköposti ja tiedotteiden jakelukanavat - Sähköpostilistojen käytössä näyttää olevan päällekkäisyyttä. Tiedotteiden lähettäjän olisi hyvä merkitä viestiin mille vastaanottajaryhmille tiedote menee, jotta turhilta päällekkäispostituksilta vältyttäisiin. - Viksut tekevät paljon myös omia tiedotekoosteita ja esim. yksiköiden omia viikkotiedotteita, uutisvirran suodattaminen tuo haasteita. - Tiedotettavissa asioissa on tärkeää kirjoittaa auki prosessien aikataulut ja ketä mikäkin vaihe asioiden etenemisessä koskee. - Avainsanojen käyttö helpottaa tiedotteiden hakemista ja löytämistä, avainsanat tulee olla sekä suomeksi että englanniksi.

7 Sisällöt ja sisällöntuotanto Kuvien ja videoiden käyttö osana sisällöntuotantoa - Viestinnän ylläpitämä kuvapankki löytyy osoitteesta: images.jyu.fi ja kuvien saatavuudesta tulikin kiitosta. Koska kuvien ja videoiden käyttö lisääntyy jatkuvasti, toivottiin että pankin kuvatarjontaa täydennetään säännöllisesti. - Toiminnalliset kuvat ovat kivoja ja kuvien valinnoissa on hyvä ottaa myös kulttuuriset erot huomioon, erityisesti kansainvälisissä esitteissä ja julkaisuissa. - Videotuotannolle on kova kysyntä, mutta aikaa ja resursseja videoiden käsikirjoitukselle ja toteutukselle on vaikea löytää. Videoiden avulla voitaisiin markkinoida yliopistoa ja monipuolista tutkimustoimintaa. Videot toimisivat myös tutkijoiden rekrytoinnin apuna sekä hankerahoitusten hakuprosesseissa. Kansainvälisyyden merkitys sisällöntuotannossa - Kansainvälinen yliopistoyhteisö edellyttää viestintää sekä suomeksi että englanniksi. Avainsanojen ja otsikoiden käyttö vähimmäisvaatimuksena. - Kaksikielisyys vaikuttaa myös sisällöntuotantoon. Mikä on tarpeeksi hyvä käännös? Mitä viestitään ja kenelle viestitään?

8 Intranetin rakentaminen Unosta Intranetin rakentamista kannatetaan. Erityisesti sisäisen tiedon siirtämistä pois ulkoisilta sivuilta pidettiin tärkeänä. Haku-toiminto Verkkosivuston hakutoimintoon ei olla tyytyväisiä. Se ei toimi hyvin. Vanhat materiaalit on siivottava pois osumista. Verkkosivustoille (ulkoiset sivut ja intra) toivottiin hyvää hakutoimintoa, koska se on keskeinen osa nykypäivän tiedonhakua eri laitteilla. Esim. sisältöhaku aakkosittain. Oltiin epävarmoja, pitäisikö ja miten käyttää asiasanoja esim. tiedotteita ja tapahtumia luotaessa. Yhteystietohaussa toivottiin että ihmisiä voisi etsiä myös roolin perusteella. Ohjekeskus Ohjekeskukseen ei olla tyytyväisiä. Idea on hyvä, mutta toteutus ei toimi. Uuteen intraan toivottiin uutta systeemiä ohjeille. Ohjeet loogiseen järjestykseen ja helppo navigointi. Laitosjohdolle toivottiin käytännön toiminnan ohjeistusta, vuosikellloa. Yksiköiden omille sivuille ohjeiden suodatus. Ohjeiden kopiointi ja versiointi eri yksiköiden sivuille koettiin ongelmalliseksi.

9 Intranetin rakentaminen Unosta Yliopistopalvelut Toivottiin yliopistopalveluiden helpompaa löydettävyyttä. Voisiko palvelurakenteen esittää palveluina ei yksikköinä? Onko hierarkian vähentäminen mahdollista? Tiedekunnat ja laitokset Tiedekuntien ja laitosten toiveet intrasta kerättävä pian ja otettava huomioon intraa kehitettäessä alusta alkaen. Mietittiin mikä on oman tiedekunnan intran suhde Uno-intraan. Toivottiin jatkossa sisäisten tiedotteiden feediä oman yksikön intraan. Sisäiset tiedotteet Toivottiin selkeää arkistoa tiedotteille. Tiedotteet selattavissa aikajärjestyksessä.

10 Intranetin rakentaminen Unosta Ulkoasu, käytettävyys, rakenne, kieli jne. Toivottiin että intranetin visuaalisuuteen panostetaan. Selkeä rakenne on tärkeä. Intran oltava responsiivinen eli taivuttava erilaisille laitteille ja näytöille. Unon päänavigaation alasvetovalikko ei nyt skaalaudu eri näytöille ja on siksi hankala käyttää. Mietittiin, rajataanko opiskelijat henkilökunnan intran ulkopuolelle. Toivottiin että kaikki sisältö on myös englanniksi. Ulkoiset sivut, opiskelijan sivut, hakijan sivut, Plone Mietittiin, olisiko opiskelijoiden sivut jatkossa oltava sisäiset vai ulos asti avoimet. Oltiin epävarmoja toimiiko Plone yhtä hyvin kaikilla selaimilla. Ulkoisesta verkkosivustosta toivottiin selkeämpää. Harkittava tarkkaan mitä siirretään sisäiseksi tiedoksi ja mitä tarvitaan myös ulkoisella sivustolla, esim. tieto tiloista. Hakijan näkökulmasta ulkoisella sivustolla on hurjasti tietoa ja navigointi voi olla vaikeaa.

11 Viksujen rooli ja tehtävät Tehtäville ei tarpeeksi aikaa Viksun rooli koettiin kiinnostavaksi, mutta oto-tehtäville on hyvin vähän aikaa. Työyhteisössä ei tiedetä, mitä viksu tekee, kuinka paljon tehtävä häntä työllistää eikä sitä, miten viksua kannattaisi hyödyntää esimerkiksi työyhteisön tutkimuksesta tiedottamisessa. Myös yksiköiden johto tarvitsisi tarkemman tiedon tehtävän sisällöstä sekä vaativuudesta. Viksun rooli on usein periytynyt, eikä välttämättä ole saatu kunnollista perehdyttämistä. Monessa yksikössä on vain yksi viksu eikä hänellä ole varahenkilöä. Joissain yksiköissä viksuja on useampia, ja työt on jaettu. Järjestelmässä on paljon potentiaalia ja tehtävä on mielekäs, mutta jää muun työn jalkoihin. Toiveissa olisi saada tiedekunnille ja kenties pienempiinkin yksiköihin oma tiedottaja tai edes henkilö, joka vastaisi pääasiassa vain nettitiedotuksesta, intrasta, somesta ja muista viksun töistä.

12 Viksujen rooli ja tehtävät Tiedotteiden teko vaikeaa Keskustelussa nousi esille tiedotteen tekemisen vaikeus. Viestintäkoulutukset auttaisivat ja olisivat kiinnostavia, mutta onko järkevää resurssien käyttöä käyttää työaikaa koulutukseen, jonka sisältö on aivan jotain muuta kuin omat varsinaiset työtehtävät? Kuinka mielekästä on tehdä viksun tehtäviä, jos ne tuntuvat liian vaikeilta eikä niille riitä aikaa? Esiin nousseita kysymyksiä: Mikä tiedote lähetetään ja kenelle? Jos lähettää kaikki tiedotteet sellaisenaan, tukkeutuvat sähköpostit. Jos taas etsii kutakin kiinnostavia asioita, menee paljon aikaa. Onko mielekästä lähteä erottelemaan viestin saajia? Eikö kaikki voisi mennä kaikille ilman luokittelua esimerkiksi suomen- ja englanninkielisiin työntekijöihin? Kuinka saadaan tietoa niiltä, joilla tietoa on? Kuinka tiedämme, mitä isosta yksiköstä kannattaisi tiedottaa? Moni tiedote tulee yhtä aikaa monesta eri kanavasta - täytyy seurata, että ei lähetä itse enää samoja asioita eteenpäin!

13 Viksujen rooli ja tehtävät Viksuille toivottiin kanssakäymistä ja yhteistyötä. Olisi hienoa keskustella tehtävistä viksut-listalla tai erityisessä Help deskissä, jossa olisi keskustelun lisäksi ohjeita tiedottamisesta. Tarvittaisiin siis yhteinen kanava ja ohjeet! Kaikkiin yksiköihin tarvitaan oma viestintäsuunnitelma! Käännöksistä huutava pula Tiedotteiden tulvaa toivottiin pienemmäksi. Olisi hienoa saada kaikki viestit Sähköjyvän mallilla: riittäisi tiivistetyt, parin virkkeen tiedotteet suomeksi ja englanniksi, ja linkin takana olisi pitempi tiedote suomeksi. Kaikki työyhteisön jäsenet eivät ole samassa asemassa, kun kaikki tiedotteet eivät tule englanniksi. Tiedotteiden kääntäminen herätti eniten keskustelua. Onko järkevää resurssien käyttöä, että suuri joukko viksuja kääntää tekstin, jonka voisi keskitetysti kääntää yksi ihminen vaikka jo rehtoraatissa? Viestinnän kääntäjän resurssit eivät riitä, mutta kun viksut kääntävät itse, ovat käännöksen tasot toisistaan poikkeavia. Erityisesti rehtorin ja hallintojohtajan viestit tulisi saada aina käännettynä.

14 Viestinnän painopisteet 2014 Verkkoviestintään liittyviä ajankohtaisia asioita Intran kehitystyössä ensiarvoisen tärkeää: käyttäjiltä kysyttävä ensin miten edetään Kielten laitoksen intran kehitys, ehdokkaaksi mukaan intranet-pilottiin Kauppakorkeakoulu haluaa pitää oman intran, Kauppakorkeakoulun intran sisällön kehittäminen Kielten laitoksella myös ulkoisten verkkosivujen uudistus Norssin sivujen uudistaminen alakoulu, yläkoulu, lukio Musiikin laitoksen nettisivut räjäytettävä uusiksi, siihen apua KV-intra ja verkkosivut, miten niiden tulevaisuus on mietitty? Kemian laitoksella konferenssi kesällä IT-tiedekunnalla uutiskirjeet henkilöstölle

15 Viestinnän painopisteet 2014 Tiedeviestintä Tutkimusprojektit ja julkaisut paremmin esille Tutkijoiden viestintäkoulutusta lisättävä (yhteensä neljä toivetta tästä) Tutkijoiden kanssa toimii parahiten se, että haastattelee itse Kasvatustieteiden tutkimushankkeet paremmin esille Kriittisen kirjoittamisen kurssi viksuille, miten saamme viestimme paremmin perille, me teemme tätä kuitenkin otona Horisontti hankkeen viestintä, erittäin tärkeä hanke, miten saamme sitä esille, haut alkavat pian Esitteet Esitteet paremmin esille ja helposti saataville, myös verkossa Printti vai ei? Myös printti pitää olla Hakijan opas ipadiin Opiskelijarekrytoinnin materiaalit, sosiaalinen media huomioitava

16 Viestinnän painopisteet 2014 Yleiset kommentit viestintään liittyen Englanninkielisen viestinnän tärkeys, materiaalit 2-kielisenä Oikeiden kanavien valinta oikeiden kohderyhmien tavoittamiseksi KV-viestintä: mietittävä mihin keskitytään Kauppakorkeakoulun viestintäsuunnitelma PR-tuotteiden uudistustyö, rehtoraatista Anna Rantanen mukaan suunnitteluun Avance täyttää vuotta Yhtenäinen tiedotuslinja ja viestintästrategia Kasvatustieteet ja koulutus on populääri aihe Huomio: opiskelijat tavoittaa Facebookin kautta