SADe-OHJELMAN TOIMINTAKERTOMUS 2014

Transkriptio

1 SADe-OHJELMAN TOIMINTAKERTOMUS Sähköisen asioinnin ja demokratian vauhdittamisohjelman (SADe-ohjelma) toimikausi on , ja ohjelman toimeenpano kytkeytyy merkittävimpiin valtion- ja kunnallishallinnon kehittämistoimenpiteisiin. Sillä on oma ministeriöiden ja kuntasektorin edustajista koostuva johtoryhmä. Ohjelmassa toteutetaan sille asetettujen tavoitteiden ja menettelytapojen mukaisesti sähköisen asioinnin palvelukokonaisuushankkeet (vastuutaho suluissa) Osallistumisympäristö (OM), Oppijan verkkopalvelukokonaisuus (OKM), Rakennettu ympäristö ja asuminen -palvelukokonaisuus (YM), Yrityksen palvelukokonaisuus (TEM), Sosiaali- ja terveysalan palvelukokonaisuus (STM) sekä erillishankkeet Kansalaisen yleisneuvontapalvelu (VM) ja Etäpalvelut (VM), joiden rahoitus sisältyy ICT:n kehittämisen osalta SADe-ohjelman rahoituskehykseen. Vuoden alussa käynnistettiin vielä vuonna 2015 jatkuva SADe-palvelujen käyttöönottojen suunnittelutuki-projekti, jonka tavoitteena on tukea ohjelmaa ja hankkeita palvelujen käyttöönottojen suunnittelussa ja toimeenpanossa sekä saada hankkeet jakamaan hyviä käytäntöjä ja tekemään yhteistyötä palvelujen käyttöönotoissa. Projektissa järjestettiin vuoden aikana hankkeille kaksi yhteistä työpajaa ja yksi tietoisku. Toinen yhteinen ponnistus oli avoimen tuotteenhallinnan konseptin kehittämisprojekti, joka toteutettiin VTT:n kanssa. Syksyllä järjestettiin Selkeä kieli palveluissa -työpaja ja Tietosuoja ja tietoturvailtapäivä tietoisku. Vuoden aikana kehitettiin ohjelman talousseurantaa ja onnistuttiin ratkomaan monia sitä vaivanneita ongelmia. Syksyllä valmisteltiin yhdessä ohjelman hankkeiden ja johtoryhmän kanssa ohjelman ja hankkeiden päättötoimien ohjeistusta. Ohjelmassa myönnetään erillistä asiakaskäyttöönoton tukea hankerahoituksen rinnalle, jolla varmistetaan riittävät resurssit palvelujen käyttöönottoihin liittyvän viestinnän, koulutuksen ja verkostoyhteistyön laadukkaaseen toteutukseen. Vuonna tätä hyödynsivät Yrityksen palvelukokonaisuus, Osallistumisympäristön palvelukokonaisuus, Oppijan palvelukokonaisuus ja Rakennettu ympäristö ja asuminen - palvelukokonaisuus. Vuonna valtiovarainministeriö käynnisti Kansallisen palveluarkkitehtuurin toteuttamisohjelman (KaPAohjelma -2017). SADe-ohjelman ohjelmakoordinaatio välitti KaPA-ohjelmalle tietoa ohjelmatoiminnan

2 2 (9) opeista ja toimintamalleista. SADe-palvelujen liittymisestä aikanaan KaPAn palveluväylään ja osaksi palvelunäkymiä keskusteltiin vuoden aikana paljon. KaPA-ohjelman edustajilta saatiin tietoa palveluarkkitehtuurin etenemisestä. Myös muiden rinnakkaishankkeiden ja yhteistyötahojen, kuten esimerkiksi kuntien ICTmuutostuki, VATU-ohjelma, Avoin hallinto-hanke, esteettömyyden toimijat tai JulkICT Lab, kanssa tehtiin yhteistyötä. Ohjelman johtoryhmä kokoontui 10 kertaa, projektipäällikkötiimi 9 kertaa ja viestintätiimi 7 kertaa vuonna. Valtion yhteinen hankesalkkuratkaisu otettiin vuoden alusta käyttöön ohjelmatason ja hankkeiden tilanneraportoinnissa. Saadun palautteen perusteella tämä toimenpide kevensi raportointia ja selkeytti tiedon hakemista raporteista toivotulla tavalla. Ohjelman viestintää on kehitetty ja toteutettu monin tavoin. SADe-uutiskirje ilmestyi 9 kertaa. Lisäksi erityisesti kuntia kiinnostavia uutisia on julkaistu valtiovarainministeriön Kunta-uutiskirjeessä. Valtiovarainministeriön verkkosivu-uudistus ei toteutunut vuoden aikana, joten ohjelmassa ei saatu käyttöön uusia verkkosivuja ja uutta julkaisujärjestelmää järjestettyyn SADe-päivään osallistui 150 henkilöä. Päivässä julkistettiin uusi versio SADe-palvelukartasta. Uuden version myötä hanke- ja palvelutietojen päivitysvastuu siirtyi ohjelman hankkeille. Myös ValtioExpoon osallistuttiin toukokuussa omalla osastolla, miniseminaarilla ja palvelutietoiskuilla. Ohjelmalla oli Kuntamarkkinoilla oma Ole sateentekijä -osasto, palveludemoja ja kaksi tietoiskua. Kuntamarkkinoita varten päivitettiin erityisesti kunnille suunnattu esite SADe-palveluista. Ohjelman hankkeet toteuttivat vuoden aikana omat viestintätoimenpiteensä palveluista. VYVI-ratkaisua käytettiin yhteisenä dokumenttien jakamisen välineenä. SADe-budjetin visualisointia päivitettiin loppusyksyllä aikaisempaa informatiivisemmaksi. Tavoitteena ollut valtakunnallisen SADe-kiertueen käynnistäminen vuoden lopussa ei toteutunut, koska kiertueen suunnittelu- ja toteutustuen hankinta valtiovarainministeriön viestinnän puitejärjestelystä jouduttiin kesällä keskeyttämään tuloksettomana, ja valmistelemaan ja toteuttamaan uusi hankinta Hanselin puitejärjestelystä. Ohjelman riippumaton arviointi vuosille kilpailutettiin, jonka johdosta arvioinnin toteuttajataho vaihtui. Yhteenveto riippumattoman arvioinnin 5. väliraportista julkistettiin joulukuussa uudella sadearviointi.fi -sivustolla. Tavoitteena oli aikaisempaa suurempi avoimuus ja vuorovaikutteisuus arvioinnissa, jota toteutettiin sadearviointi.fi-sivuston kautta. Vuonna arvioinnin painopiste siirtyi hankkeisiin ja näiden palveluihin. Arvioinnissa tarkasteltiin erikseen ohjelma- ja hanketason toteutusta ja vaikuttavuutta. Lisäksi arvioinnissa esitetään ohjelman loppukauden toteutusta tukevia toimenpidesuosituksia. Lopullinen raportti julkaistaan tammikuussa 2015.

3 3 (9) Toteuma hankkeittain Arvioitu kokonaisbudjetti Osallistumisympäristö Oppija Rakennettu ympäristö Sosiaali- ja terveysalan palv. Kok Oma Terveys Kansalaisen hyvinvointipalvelusuunnittelu Yrityksen palvelukokonaisuus Yrityksen perustajan palvelukokonaisuus Työnantaja Työnantaja/ Työnantajavelvoitteet -osahanke Kansalaisen yleisneuvontapalvelu Etäpalvelut Yhteensä Ohjelmakoordinaatio arvio Arvioitu kokonaisbudjetti SADe-ohjelman hallinnon tuki SADe-ohjelman viestintä SADe-ohjelman riippumaton arviointi Asiakaskäyttöönottotuki Myönnetty asiakaskäyttöönoton tuki 2013 Arvioitu kokonaisbudjetti Asiakaskäyttöönottotuki Ohjelmakoordinaatio yhteensä HUOM. Kunakin vuonna käytössä on 3-vuotisen siirtomäärärahan turvin myös aiempina vuosina ä rahaa. Näin ollen voi olla Ohjelman budjetti yhteensä suurempi kuin ko. vuoden myöntö. Kaikki ohjelman hankkeet ovat palvelujen toteutusvaiheessa. Joulukuussa tuotannossa ovat seuraavat palvelut: - Rakennetun ympäristön ja asumisen palvelukokonaisuuden Vuokra-asuntojen hintatietopalvelu, Tarkkailija-vahtipalvelu, Harava-kyselypalvelu, Lupapiste.fi-palvelu ja Yleinen karttaliittymä Myös Energiatodistuspalvelu on valmis, mutta odottaa lain voimaantulon myötä tapahtuvaa avaamista. - Osallistumisympäristön palvelukokonaisuuden Otakantaa.fi-palvelu, Kansalaisaloite-palvelu, Kuntalaisaloite-palvelu ja Lausuntopalvelu.fi-palvelu, sekä uusi Demokratia.fi-etusivu. - Oppijan palvelukokonaisuuden Opintopolku.fi on laajassa käytössä: palveluja hyödyntäen on tehty useita II asteen ja korkeakoulujen yhteishakuja. - Yrityksen palvelukokonaisuuden Opi.palkka.fi -palvelu ja Oma Yritys-Suomi -palvelu - Kansalaisneuvonta - Etäpalvelua hyödynnetään 56:n kunnan yhteispalvelupisteessä ympäri Suomea. - Sosiaali- ja terveysalan palvelukokonaisuuden kyselypalvelu on hyödynnetty mm. neuvolakyselyissä kautta maan.

4 4 (9) SADe-ohjelman keskeiset tapahtumat kuukausittain vuonna Tammikuu - Vuoden rahoituspäätökset hankkeille - Valtion yhteinen hankesalkkuratkaisu otettiin käyttöön ohjelmatason ja hankkeiden tilanneraportoinnissa - Käynnistettiin SADe-palvelujen käyttöönoton suunnittelutuki -projekti - Käynnistettiin SADe-palvelukartan uudistaminen - Aloitettiin SADe-päivän valmistelu - Kansalaisen yleisneuvontapalvelu -hanke järjesti karonkan Eduskunnan 1. livechat Otakantaa.fi-palvelussa JulkICT-toiminnon johtoryhmä SADe-johtoryhmä: o Yrityksen palvelukokonaisuuden ja Oppijjan palvelukokonaisuuden asiakaskäyttöönoton tuki, o Rakennetun ympäristön ja asumisen palvelukokonaisuuden Lupapiste-palvelun käyttöönotto, o SADe-ohjelman toimintasuunnitelman ja 2013 toimintakertomuksen hyväksyminen, o Palvelujen käyttöönoton suunnittelutuen tilannekatsaus ja o Ohjelman tilanneraportointi Projektipäällikkötiimi SADe-ohjelman ja TORI-hankkeen tapaaminen Avoin hallinto -hankkeen työryhmän kokous Viestintätiimi PSOP (Sähköinen palveluseteli- ja ostopalvelujärjestelmä) -hankkeen tapaaminen Helmikuu - Julkaistiin ohjelman vuoden 2013 toimintakertomus ja vuoden toimintasuunnitelma - Tilinpäätöstietojen pohjalta kartoitettiin ja tehtiin tarvittavat toimenpiteet mm. taloudellisen tilanteen tarkistus - Käynnistettiin SADe-kiertueen markkinointituen hankinnan valmistelu - Käynnistettiin avoimen tuotteenhallintaprojektin suunnittelu - Käynnistettiin yhteistyö Kotimaisten kielten keskuksen (Kotus) kanssa: järjestetään Selkeän kielen työpaja ohjelmatoimijoille syksyllä - Kansalaisaloite.fi-palvelun lähdekoodi ja palvelukysely julkaistiin Ammatillisen koulutuksen ja lukiokoulutuksen kevään yhteishaku käynnistyi Opintopolku.fi-palvelussa JHL-kehittämispäivät, Joensuu SADe-ohjelman ja Kuntien ICT-muutostuki -hankkeen yhteistyötapaaminen Palvelujen käyttöönoton suunnittelutuen työpaja hankkeille SADe-johtoryhmä: o Osallistumisympäristön lausuntopalvelun käyttöönotto, esitys lisärahoituksesta ja jatkoajasta sekä asiakaskäyttöönoton tuki, o SADe-palvelujen käyttöönottosuunnittelun tilannekatsaus,

5 5 (9) o Ohjelman ajankohtaiset viestintäasiat ja o Ohjelman tilanneraportointi. Maaliskuu - SADe-päivä Wanhassa Satamassa (27.3.): Ministeri Virkkusen puheenvuoro, paikalla 150 osallistujaa, julkistettiin uudistettu SADe-palvelukartta. Päivän teemoina asiakaslähtöisyys, yhteentoimivuus ja tuloksellisuus kehittämisessä sekä SADe-palvelujen käyttökokemukset - Käynnistettiin ohjelman riippumattoman arvioinnin hankinnan valmistelu - Julkaistiin palvelukartan uusi versio - Avattiin demokratiapalvelut otakantaa.fi, kansalaisaloite.fi, kuntalaisaloite.fi ja lausuntopalvelu.fi yhteen kokoava demokratiapalvelut.fi-sivusto - Ammatillisen koulutuksen ja lukiokoulutuksen yhteishaku päättyi Opintopolku-palveluun tuli hakuaikana noin hakemusta Aktiivi-instituutti JulkICT Lab Viestintätiimi SADe-johtoryhmä: o Rakennettu ympäristö ja asuminen palvelukokonaisuuden sähköistä asunto-osakeyhtiörekisteriä koskevan selvityksen tilannekatsaus ja asiakaskäyttöönoton tuki, o Etäpalvelut-erillishankkeen tilannekatsaus, o Uudistettu SADe-palvelukartta ja käyttöönotettujen palvelujen listaus, o Johtoryhmän työsuunnitelma, o Ohjelman tilanneraportointi, o Hankesalkun käyttö tilanneraportoinnissa ja ohjelmakoordinaation 2013 tiedot ja o SADe-palvelujen käytöönoton suunnittelutuki ja tilannekuvan alustava esittely Ministeriöiden sisäisten viestijöiden tapaaminen Huhtikuu - Valmisteltiin ohjelman viestinnän toimenpidesuunnitelmaa - Osallistumisympäristön palvelut JUHTAssa (9.4.) - Yritys-Suomen yhteistyöseminaari Rakennetun ympäristön ja asumisen palvelukokonaisuuden osana tehty työryhmäselvitys sähköisestä asunto-osakerekisteristä julkaistiin Porin seudun kuntajakoselvityksen työryhmä JHL Kehittämispäivät, Nokia Avoimen tuotteenhallinnan työpaja ohjelmatoimijoille SADe-palvelujen käyttöönottojen suunnittelutuen työpaja hankkeille Riippumattoman arvioinnin seurantaryhmän kokous SADe-jory o Palvelujen käyttöönottojen suunnittelutuen kokonaiskuva ja suunnitelmapohjat, o Kansalaisen yleisneuvontapalvelu hankkeen ja Kansalaisneuvonta-palvelun tilannekatsaus, o Ohjelman riippumattoman arvioinnin hankinta,

6 6 (9) o Ohjelman viestinnän toimenpidesuunnitelma -2015, o Johtoryhmän ideariihen suunnittelu ja o Ohjelman tilanneraportointi Avoin hallinto -hankkeen työryhmän kokous Toukokuu - Avoimen tuotteen hallinta -projekti valmistui - ValtioExpo (20.5.): SADe-ohjelma omalla osastolla, tietoiskut Harava-palvelusta ja Lausuntopalvelusta, miniseminaarissa Pirjo Ståhle/Aalto-yliopisto puhui muutosjohtamisesta - Osallistuttiin OGP-Awards valmisteluun: Demokratia.fi palveluita esitettiin Suomen ehdokkaaksi kansainväliseen palkintokilpailuun teemana hallinnon avoimuuden edistäminen. - Oppijan palvelukokonaisuuden Ammatillisen koulutuksen opintohallinto kohti yhteentoimivuutta - seminaari (7.5.) - Kansalaisneuvonta-palvelun ja neuvontapalvelujen yhteistyötapaaminen (14.5.) - Sosiaali- ja terveysalan palvelukokonaisuudessa toteutettujen keskisuurten kuntien neuvoloiden sähköisten asiakaspalvelukyselyjen tulokset julkistettiin Viestintätiimi Projektipäällikkötiimi VATU-ohjelman valmisteluryhmän ja yhdyshenkilöverkoston työseminaari Avoin hallinto -hankkeen työryhmän kokous SADe-ohjelman ja Senioriliikkeen tapaaminen SADe-joryn ideariihi o Avoimen tuotteen hallinta -projektin tulosten hyväksyminen ja o Yhteistä työskentelyä eri teemoista (ohjelmamuotoisen kehittämisen opit, palvelujen ylläpito ja jatkokehittäminen sekä ohjelman yhteiskunnallinen vaikuttavuus). Kesäkuu - Aikaistettu HTV-jakopäätös ohjelmakoordinaatiolle ja hankkeille - Julkaistiin koonti käyttöönotetuista SADe-palveluista - Keskeytettiin SADe-kiertueen hankinta VM:n viestinnän puitejärjestelystä - Kuntaliitto ja THL järjestivät Sosiaali- ja terveysalan palvelut klikkauksen päässä -seminaarin Opintopolku.fi -palvelun englanninkielinen versio Studyinfo.fi julkistettiin Viestintätiimi Projektipäällikkötiimi Avoin hallinto -hankkeen työryhmän kokous SADe-ohjelman palvelut ja palveluväylä (JulkICT-toiminnon sisäinen) Heinäkuu - SADe-tiimi ja hankkeet lomalla

7 7 (9) Elokuu - Riippumaton arviointi käynnistyi - Käynnistettiin ohjelman taloushallinnon seurantamenetelmien kehittäminen ja käynnistettiin toimenpiteet vanhenemisriskissä olevan rahan käytön varmistamiseksi - SADe-ohjelmasta artikkeli LVM:n esteettömyysjulkaisuun SADe-jory (Tietohallintoneuvos, yksikön päällikkö Kristiina Luukkonen uudeksi puheenjohtajaksi) o Johtoryhmän ideariihen yhteenveto, o Ohjelman riippumattoman arvioinnin hankinta, o SADe-ohjelman valtakunnallisen kiertueen tilannekatsaus, o Johtoryhmän syksyn työsuunnitelma ja o Ohjelman tilanneraportointi Miten varmistamme SADe-palveluista saatavat hyödyt? työpaja hankkeille Kuntaliiton asiakaspalveluseminaari Syyskuu - Käynnistettiin 2015 toiminnansuunnittelu - Käynnistettiin SADe-kiertueen uuden hankinnan valmistelu - Opinnäytetyö (HAMK) Paina vihreää nappia netin käyttämättömyyden syistä valmistui (työ aloitettu syksyllä 2013) - SADe-ohjelma Kuntamarkkinoilla ( ): Ole sateentekijä -osasto, palveludemot ja tietoiskut sosiaali- ja terveysalan palveluista ja demokratiapalveluista - Kansalaisneuvonta ja Etäpalvelut JUHTAssa (2.9.) Riippumattoman arvioinnin seurantaryhmä Viestintätiimi Avoin hallinto -hankkeen työryhmän kokous SADe-jory o Yrityksen palvelukokonaisuuden tilannekatsaus, muutos hankesuunnitelmaan ja lisärahoitusesitys, o Sosiaali- ja terveysalan palvelukokonaisuuden tilannekatsaus, o Asiakaskäyttöönoton tuen raportointi 1-6/ ja o Ohjelman tilanneraportointi ja ohjelman taloustilanne saakka Kirjasto- ja tietopalvelualan ammatilliset kehittämispäivät, JHL, Helsinki Lokakuu - Käynnistettiin ohjelman ja hankkeiden päättötoimien suunnittelu - Käynnistettiin talousohje 2015 valmistelu - Selkeä kieli palveluissa -työpaja (2.10.), toteutettiin yhteistyössä Kotuksen kanssa - Oppijan palvelukokonaisuuden tilannekatsaus JUHTA:ssa

8 8 (9) SADe-teemakahvit JulkICT-toiminnolle Itä-Uudenmaan kuntien ICT-messut Sipoossa SADe-jory o Riippumattoman arvioinnin haastattelu, o Rakennetun ympäristön ja asumisen palvelukokonaisuuden lisärahoitusesitys, o Kansallinen palveluarkkitehtuuriohjelma ja SADe-palvelut, o Osallistumisympäristön palvelukokonaisuuden tilannekatsaus ja o Ohjelman ja hankkeiden päättötoimet Avoin hallinto -hankkeen työryhmän kokous SADe-projektipäällikkötiimi Marraskuu - Jaettiin talousohje 2015 hankkeille - Käynnistettiin vuoden 2015 hankerahoituksen hakuprosessi ja ohjattiin hankkeita asiakaskäyttöönoton tuen hakemisessa vuodelle Sovittiin palvelujen käyttöönoton suunnittelutuen tehtävät vuodelle Budjetin visualisoinnin (sadebudjetti.fi) suomenkielinen päivitys valmistui - Lausuntopalvelu.fi -palvelun pilotointivaihe päättyi marraskuun lopussa Viestintätiimi SADe-jory o Oppijan palvelukokonaisuuden lisärahoitusesitys, o Sote-tieto hyötykäyttöön 2020 strategian esittely, o SADe-palvelujen käyttöönottojen suunnittelutuen tilannekatsaus, o Palveluiden hallinta- ja rahoitusmallien tilannekatsaukset johtoryhmässä, o Ohjelman budjetin visualisoinnin päivitys ja o Ohjelman tilanneraportointi Projektipäällikkötiimi Tietosuoja- ja tietoturvailtapäivä hanketoimijoille Joulukuu - Valmisteltiin yhteinen malli palvelujen hallinta- ja rahoitusmallien käsittelylle SADe-joryssa - Saatiin valmiiksi hankkeiden päättöohjeistus - Käynnistettiin ohjelman riskitarkastelu - Käynnistettiin uuden ohjelmakoordinaattorin rekrytointi - Yhteenveto ohjelman riippumattomasta arvioinnista julkaistiin sadearviointi.fi -sivustolla - Valmisteltiin ohjelman toimintakertomusta ja toimintasuunnitelmaa vuodelle Julkistettiin budjetin visualisoinnin päivitetty ruotsinkielinen versio. - Kartoitettiin tarpeita ja toiveita projektipäällikkötiimin ja viestintätiimin toiminnalle vuonna Yrityksen palvelukokonaisuus JUHTAssa (11.12.) SADe-ohjelman ja KaPA viestintäyhteistyön suunnittelu (JulkICT-toiminnon sisäinen) SADe-jory o Osallistumisympäristön palvelukokonaisuuden lisärahoitusesitys,

9 o Hankkeiden päättöohjeistus, o Rakennettu ympäristö ja asuminen palvelukokonaisuuden palvelujen hallinta- ja rahoitusmallien esittely, o Ohjelman toiminnan painopisteet 2015 ja o Ohjelman ja hankkeiden tilanneraportointi Riippumattoman arvioinnin seurantaryhmä Projektipäällikkötiimi Avoin hallinto -hankkeen työryhmän kokous 9 (9)