VIESTINTÄ- JA MARKKINOINTISUUNNITELMAN 2014 LAATIMINEN KRISTIINANKAUPUNGILLE TOIMINTASUUNNITELMA

Transkriptio

1 VIESTINTÄ- JA MARKKINOINTISUUNNITELMAN 2014 LAATIMINEN KRISTIINANKAUPUNGILLE TOIMINTASUUNNITELMA KRISTIINANKAUPUNGIN KAUPUNGINHALLITUS

2 1. Tausta Toimikunnan (Profilointityöryhmän) tehtävä Kaupunginhallitus päätti ( 188) valita jäsenet työryhmään, jonka tehtävänä on syyskuun 30. päivään mennessä antaa kaupunginhallitukselle ehdotus Kristiinankaupungin imagon nostamisesta, profiloinnista ja asemoinnista. Valmistelutekstissä todetaan mm. seuraavaa: Huomioiden Kristiinankaupungin monet vahvuudet voidaan kaupungin monine vetovoimatekijöineen todeta esiintyvän varsin matalalla profiililla ja jäävän/jättäytyvän jotenkin varjoon. Kaupunki on vanha, hyvin säilynyt arvokas kaupunki, jonka ympärillä on elävää maaseutua, ja jossa asuu yritteliäs ja perinteitä kunnioittava väestö. Markkinat ja aikaisempien vuosisatojen merenkulku tunnetaan. Kaupunki on aidosti kaksikielinen, kaupungin palvelut toimivat yhtälailla molemmilla kotimaisilla. Potentiaalia ja aihetta parempaan näkyvyyteen myös tänään on enemmän kuin mitä vaatimattomasti annetaan ymmärtää. Samalla kun kaupungin palvelutason säilymiseen ja parantamiseen kiinnitetään huomiota mm. infrastruktuuria kohentamalla, unohtamatta talouden vakauttamiseen ja työpaikkojen lisäämiseen tähtääviä toimenpiteitä, on mielekästä myös nostaa profiilia sille tasolle, jonka kaupunki tosiaan ansaitsee. Samassa kokouksessa ( 191) kaupunginhallitus päätti asettaa työryhmän, jonka tehtävänä on päivittää Kristiinankaupungin strategiaa Valmistelutekstissä todetaan, että Kaupunginvaltuusto hyväksyi vuonna 2008 Kristiinankaupungin visio- ja strategia 2014 dokumentin, ja päätti samalla, että strategiaa päivitetään valtuustokauden alkupuolella. Strategian laadintaan osallistui luottamusmies- ja virkamiesjohto, henkilöstön edustajat, nuorisoneuvosto ja yrittäjien edustus. Kyläyhdistyksiltä kerättiin palautteet ja ideat strategiaan liittyen. Strategia on kaupungin pidemmän aikavälin suunnitelma. Se osoittaa toiminnan suunnan ja suuremmat linjaukset, joiden mukaan kaupunki toimii. Strategia antaa suuntaviivat muille suunnitelmille, joita ovat mm. hallintokuntien ja tulosyksiköiden suunnitelmat. Nyt nopeasti muuttuvissa tilanteissa on strategian päivitys juuri valtuustokauden alkaessa aiheellista. Nyt voimassa olevassa strategiassa on varmasti monia edelleenkin ajankohtaisia ja puolustettavia seikkoja, kuten vaikkapa Kristiinankaupunki on hyvä paikka asua ja työskennellä tai Kaupunki turvaa asukkailleen hyvät palvelut, kaupungin nykyinen strategia, liite. Tavoitteena on siis edelleenkin kaupungin menestys ja kaikki se mikä siihen liittyy, ja tällöin tarvitaan lisääntyvässä määrin konkreettisia tavoitteita ja lisää mm. kehityshakuisuutta ja muutoskyvykkyyttä. Päivityksessä on hyödyllistä tarkastella kaupungin nykytilaa esim. SWOT-analyysin avulla, linjata toiminta-ajatus, arvot, tavoitetila 2014, kriittiset menestystekijät ja toimenpiteet konkreettisilla tavoitteilla. Erityistä huomiota on luonnollisesti kiinnitettävä strategian toteuttamiseen, toimenpiteiden vaikuttavuuden seurantaan sopivalla menetelmällä sekä

3 säännölliseen päivittämiseen. Strategiassa ja sen päivityksessä tulee huomioida myös sektoreiden väliset poikkihallinnolliset toiminnot esim. sopivien ohjelmien muodossa. Tälläkin kertaa on suotavaa, että strategian laadintaan osallistuu luottamusmies- ja virkamiesjohto, henkilöstön, nuorisoneuvoston ja kaupungin keskeisten sidosryhmien edustus sekä tietysti kaupunkilaiset. Työryhmä päättää keinoista, miten kaupungin asukkaita kuullaan strategian päivittämisen yhteydessä. Toimikunnan kokoonpano Molemmat yllä mainitut tehtävät annettiin yhdelle ja samalle toimikunnalle, jonka kokoonpano on seuraavanlainen: Ulf Grindgärds, puheenjohtaja Milla Mattila Milla Monola Pauli Ojala Dennis Rundt Carina Storhannus Alexandra Teir Asko Wilén. Sihteeri: hallintopäällikkö Dan-Anders Sjöqvist. Kaupunginjohtaja Riitta El-Nemr on myös osallistunut työryhmän kokouksiin. Carina Storhannus sai tehtäväkseen kutsua toimikunnan koolle ja pidetyssä ensimmäisessä kokouksessa valittiin Ulf Grindgärds toimikunnan puheenjohtajaksi. Toimikunnan kokoukset ja tapahtumat Toimikunta, jonka nimeksi nousi työn aikana profilointityöryhmä, on pitänyt kuusi kokousta seuraavasti: , , , , ja Toimikunta päätti käyttää työssään tukena turkulaisen Place Marketing Oy:n palveluja. Yhteistyössä konsulttien kanssa järjestettiin seminaari, ja päätettiin, että samaa yritystä konsultoidaan projektisuunnitelman laadinnassa. Toimikunta järjesti seminaarin Strateginen kehitys viestinnän ja markkinoinnin merkitys. Seminaari oli valmisteleva tilaisuus Kristiinankaupungin kehitysstrategiatyötä varten. Seminaariin osallistui 53 henkilöä. Place Marketing Oy teki seurantakyselyn seminaarin johdosta. Kyselyn tulos liitteenä 1.

4 Gallupkyselyitä suoritettiin Kristiinankaupungin kesämarkkinoiden , Vanhanajan toripäivän sekä Mikkelinmarkkinoiden aikana. Kahden ensimmäisen tilaisuuden yhteydessä saatiin n. 70 kyselyvastausta. Lisäksi toimikunta on saanut palautetta työlleen yksittäisiltä henkilöiltä ja ryhmiltä. Toimikunta on aikana suorittamallaan työllä tullut siihen tulokseen, että kaupunginhallituksen ehdotuksen mukaisesti on tarpeen kahden prosessin avulla päivittää nykyistä strategiaa ja sen perusteella laatia ja toteuttaa Viestintä- ja markkinointistrategia. Toimikunnan ehdotus Toimikunta ehdottaa, että kaupunginhallitus ja kaupunginvaltuusto hyväksyvät ehdotukset toimintasuunnitelmiksi koskien 1) Visio vuoteen 2014 ja strategiset tavoitteet asiakirjan päivittämistä; 2) Viestintä- ja markkinointisuunnitelman 2014 laatimista. Toimikunta ehdottaa, että tarkoitusta varten varataan määräraha kaupungin talousarvioon vuosille ja että kaupunki viimeistään vuonna 2013 palkkaa henkilön, joka vastaa kunnan viestinnästä ja että tointa varten varataan vuotuiset määrärahat kaupungin talousarvioon. 2. Perustelut MIKSI KRISTIINANKAUPUNKI TARVITSEE UUDISTETUN VISION-STRATEGIAN JA PROFILOINTIA? Kristiinankaupunki taistelee pienenä kaupunkina olemassaolonsa tarkoituksesta. Kuinka pitää kaupunkimme elävänä ja vireänä on kysymys, joka määrittää kaupunkimme kehityksen suunnan. Väestökehityskäyrän suunnan muuttaminen positiiviseksi on elintärkeää. Se tarkoittaa enemmän elämää, enemmän toimintaa sekä myös enemmän verotuloja, jonka kautta rakennamme tulevaisuutta kaupungillemme ja sen palveluille. Kristiinankaupunkia voisi kutsua piilotetuksi helmeksi, joka ihastuttaa ensikävijänsä. Kysymys onkin siitä, pidämmekö aarteemme vakan alla vai kertoisimmeko siitä kenties jollekin? Voisimmeko kehittää kaupunkia johdonmukaisesti siihen suuntaan, että se houkuttelisi uusia asukkaita, uusia yrittäjiä, uusia kävijöitä? Ja myös niin, että kaupungin asukkaat voivat hyvin ja viihtyvät, eivätkä muuta pois.

5 Meillä on jotain mitä kaikilla ei ole. Meillä on kaunis kaksikielinen pikkukaupunki, jolla on ainutlaatuinen historia, kaupungin infrastruktuuri, merellinen miljöö sekä onnellisia ihmisiä. Meiltä kuitenkin puuttuu selkeä visio mihin haluamme kaupunkimme kehittyvän sekä selkeä suunnitelma siitä, miten hyödynnämme, markkinoimme ja tuotteistamme vahvuutemme. Mahdollisuuksien huomaaminen onkin monesti nopeampaa ja halvempaa kuin niiden rakentaminen. Maailman tilanne ja siihen liittyvä arvomaailman muutos antaa meille omat mahdollisuutensa. Ajasta ja hyvinvoinnista on tullut yhä arvokkaampi hyödyke materian sijaan. Tässä slow lifeajattelussa voi piillä mahdollisuus myös Kristiinankaupungille. Profilointiprojektin tehtävänä on kiteyttää Kristiinankaupungin tahtotila ja visio. Tarvitaan työkalu, joka aktivoi ja ohjaa toimintaa, ei vain totea asioita. Tuotamme tätä kautta myös selkeitä käytännön toimenpiteitä, jotka toteuttavat yhtä päämäärää. Yksinkertaistettuna tämän projektin lopputuotteena syntyy suunnitelma siitä MITÄ haluamme kaupunkimme olevan ja MITEN sen teemme mahdollisimman tehokkaasti. Tähän tarvitsemme tahtoa, johdonmukaisuutta ja oikeita resursseja. Pyrkimyksenä on löytää tavat ja keinot saada kaupunkimme täyteen elinvoimaa, jotta paikkakuntamme on houkutteleva vaihtoehto myös uusille asukkaille ja tarjoaa hyvän paikan elää. Siksi on tarpeen päivittää kaupungin nykyistä strategiaa, mikä on laaja työ, jolloin vahvistamme yhteisen tahtotilamme ja identiteettimme. Rinnakkain strategiatyön kanssa toteutetaan ammattimainen työ yksityiskohtaisen Viestintä- ja markkinointisuunnitelman laatimiseksi. Suunnitelmassa kiteytetään Kristiinankaupungin brändi ja sen pohjalta voidaan aloittaa Kristiinankaupungin tehokas ja mielenkiintoinen markkinointi paikkana valittujen painopistealueiden ja kohderyhmien osalta. Nämä kaksi prosessia, strategian päivittäminen ja Kristiinankaupungin profiilin luominen, vahvistavat optimaalisen osallisuusprosessin ansiosta Kristiinankaupungin ME-HENKEÄ Kristiinankaupungin henkeä. 3. Tavoite Kristiinankaupungin viestintä- ja markkinointisuunnitelma on laadittu rinnakkain nykyisen strategian päivitysprosessin ja uuden päivitetyn version KRS 2014 mukaisesti. Eli asiakirja, josta käy ilmi, miten Kristiinankaupungin tavaramerkki muodostetaan ja miten siitä viestitään ja miten sitä markkinoidaan. Kristiinankaupungin asukkaille on annettu mahdollisuus tutustua tähän lopputuotteeseen.

6 4. Organisaatio Tätä työtä johtaa myös strategiatyötä johtava organisaatio seuraavasti: Johtoryhmä Laajapohjainen johtoryhmä (10-12 henkilöä), jolla on yleisvastuu ja joka kokoontuu noin 3 kertaa suunnitteluprosessin aikana Johtoryhmän kokoonpano: 1. Kylien edustaja 2. Valtuustoryhmien edustaja 3. Kaupungin sektoreiden edustaja 4. Nuorten edustaja 5. Elinkeinoelämän edustaja/matkailualan edustaja 6. Senioreiden edustaja 7. Yhdistysten edustaja 8. Taide ja kulttuuri 9. Urheilutoimi 10. Seurakunnat Työryhmä Työn operatiivista johtamista varten asetetaan työryhmä (5-7 henkilöä) Ehdotus työryhmäksi: Ulf Grindgärds Alexandra Teir Milla Monola Asko Wilén Dennis Rundt Carina Storhannus Henkilöstö Henkilöstö palkataan suunnitelman mukaisesti pääosin ostopalveluperiaatteella.

7 5. Toimintasuunnitelma ja aikataulu ( ) 5.1. Organisaatio vahvistetaan Kaupunginhallitus valitsee jäsenet eri ryhmiin 4. kohdan mukaisesti. Vastaava: Kaupunginhallitus Aikataulu: Kaupunginhallituksen kokous a) Johtoryhmä (10-12 henkilöä): Laajapohjaisella ryhmällä on yleisvastuu (3 kokousta) b) Työryhmä (5-7 henkilöä): Johtaa operatiivista työtä c) Henkilöstö (ostopalvelu): Johtaa Viestintä- ja markkinointistrategian laadintaa (projektin johto) Työryhmä palkkaa nämä suunnitelman mukaisesti Viestintä- ja markkinointistrategia sekä toimenpideohjelma Viestintä- ja markkinointistrategia ja sen toimenpideohjelma laaditaan samassa prosessissa ja aikataulussa uuden strategian (KRS 2014) kanssa. Se on sekä valmistelun että päätöksenteon aikataulun kannalta tarkoituksenmukaista. Ennen kaikkea se antaa mahdollisuuden suunnitelmissa esitettävien viestinnän ja markkinoinnin toimenpiteiden nopeaan aloitukseen. Alla kohdassa on kuvattu uuden strategian ja viestinnän ja markkinoinnin tiivis kytkentä. Kunkin uuden strategian elementin yhteydessä on kursiivilla esitetty, mikä viestinnän ja markkinoin elementti pitää siinä kohdassa määritellä. Kohdassa on esitetty viestintä- ja markkinointistrategian sisältörunko, laadintaprosessi ja aikataulu. Viestintä- ja markkinointistrategian sekä toimenpideohjelman laadinta toteutetaan uuden strategiatyöhön nimetyllä organisaatiolla eli siitä vastaa johtoryhmä ja työryhmä. Työryhmä voi viestinnän ja markkinoinnin kysymyksissä kutsua kokouksiinsa paikallisia eri toimialojen edustajia. Viestintä- ja markkinointistrategian laadintaan kiinnitetään alan asiantuntijatoimisto ostopalveluna. Viestintä- ja markkinointistrategian ja toimenpideohjelman laadinnan I vaiheen ehdotuksia käsitellään tammikuussa ja II vaiheen ehdotuksia maaliskuussa 2010 pidettävissä viestintäworkshopeissa, joihin kutsutaan yritysten edustajia sekä asumisen, kulttuurin ja matkailun toimijoita.

8 5.2.1 Uuden strategian sekä viestintä- ja markkinointistrategian kytkentä HAASTEET Kristiinankaupungin menestymisen haasteet Haasteet kaupungin tunnettuuden ja profiloitumisen kannalta. ARVOT Mille arvoille Kristiinankaupunki perustaa toimintansa Viestinnän ja markkinoinnin kannalta arvojen määrittäminen tärkeää VISIO Minkälainen Kristiinankaupunki haluaa olla vuonna 2020 = tahtotila Tavoitemielikuva STRATEGISET PÄÄMÄÄRÄT Visio tarkennettuna Vetovoimatekijät/keihäänkärjet brändin kiteytys KRIITTISET MENESTYSTEKIJÄT Missä asioissa Kristiinankaupungin tulee onnistua ja mitä tulee tehdä, jotta em. strategisiin päämääriin päästään Viestinnän ja markkinoinnin onnistumisen peruspilarit TAVOITTEET Mitattavat tavoitteet strategisille tavoitteille Tavoitteet ja mittarit viestinnälle ja markkinoinnille

9 5.2.2 Viestintä- ja markkinointistrategian sekä toimenpideohjelman sisältörunko TOIMENPIDEOHJELMA - Viestinnän ja markkinoinnin toimenpideohjelma A. Tulevaisuuden mahdollisuudet/tavoitemielikuva 2020 B. Vetovoimatekijät/keihäänkärjet brändin kiteytys C. Ydinviesti ja teema-/toimialakohtaiset viestit D. Sisäinen viestintä ja markkinointi E. Ulkoisen viestinnän ja markkinoinnin painopisteet F. Kohderyhmät painopisteittäin G. Viestinnän kanavat, erityisesti verkkoviestintä H. Aktiivinen tiedotus I. Visuaalinen ilme J. Viestinnän organisointi K. Resurssit/viestintä- ja markkinointibudjetti L. Toimenpideohjelma 09/ TYÖSKENTELYPROSESSI JA AIKATAULU I vaihe: Työryhmä yhdessä asiantuntijatoimiston kanssa työstää kohdat A-F. II vaihe: Tammikuu 2010 Viestintäworkshop tammikuun ensimmäisellä puoliskolla. Käsitellään I vaiheen tuotos. III vaihe: Työryhmä yhdessä asiantuntijatoimiston kanssa työstää kohdat G-L.

10 IV vaihe: Maaliskuu 2010 Viestintäworkshop maaliskuun lopulla. Käsitellään viestintä- ja markkinointistrategia sekä toimenpideohjelmaluonnos kokonaisuudessaan. V vaihe: Huhtikuu 2010 Viestintä- ja markkinointistrategian ja toimenpideohjelman viimeistely. Esitellään päättäjille osana uuden strategian luonnosta, 6. Budjetti Kokouspalkkiot Ostopalvelut Johtoryhmä: 10 henkilöä x 1 kokous x 35,-/henkilö Työryhmä: 6 henkilöä x 2 kokousta x 35,-/henkilö Viestintä- ja markkinointistrategian sekä toimenpideohjelman laadinta Viestintäworkshopien valmistelu ja vetäminen 2 x Matkakustannukset Työryhmä: 6 henkeä x 2 kokousta x 20 km/henkilö x 0,45,-/km Asiantuntijatoimiston matkakulut: 270 km x 0,45 x 5 (+mahd. majoituskulut) Kokouskulut Vuokra: 2 viestintäworkshopia 100 Kahvitarjoilu 50 Muuta Kopiokulut yms YHTEENSÄ

11