ASIAKIRJAN PÄIVITTÄMINEN TOIMINTASUUNNITELMA

Transkriptio

1 ASIAKIRJAN PÄIVITTÄMINEN KRISTIINANKAUPUNKI - VISIO VUOTEEN 2014 SAAKKA JA STRATEGISET TAVOITTEET TOIMINTASUUNNITELMA KRISTIINANKAUPUNGIN KAUPUNGINHALLITUS

2 1. Tausta Toimikunnan (Profilointityöryhmän) tehtävä Kaupunginhallitus päätti ( 188) valita jäsenet työryhmään, jonka tehtävänä on syyskuun 30. päivään mennessä antaa kaupunginhallitukselle ehdotus Kristiinankaupungin imagon nostamisesta, profiloinnista ja asemoinnista. Valmistelutekstissä todetaan mm. seuraavaa: Huomioiden Kristiinankaupungin monet vahvuudet voidaan kaupungin monine vetovoimatekijöineen todeta esiintyvän varsin matalalla profiililla ja jäävän/jättäytyvän jotenkin varjoon. Kaupunki on vanha, hyvin säilynyt arvokas kaupunki, jonka ympärillä on elävää maaseutua, ja jossa asuu yritteliäs ja perinteitä kunnioittava väestö. Markkinat ja aikaisempien vuosisatojen merenkulku tunnetaan. Kaupunki on aidosti kaksikielinen, kaupungin palvelut toimivat yhtälailla molemmilla kotimaisilla. Potentiaalia ja aihetta parempaan näkyvyyteen myös tänään on enemmän kuin mitä vaatimattomasti annetaan ymmärtää. Samalla kun kaupungin palvelutason säilymiseen ja parantamiseen kiinnitetään huomiota mm. infrastruktuuria kohentamalla, unohtamatta talouden vakauttamiseen ja työpaikkojen lisäämiseen tähtääviä toimenpiteitä, on mielekästä myös nostaa profiilia sille tasolle, jonka kaupunki tosiaan ansaitsee. Samassa kokouksessa ( 191) kaupunginhallitus päätti asettaa työryhmän, jonka tehtävänä on päivittää Kristiinankaupungin strategiaa Valmistelutekstissä todetaan, että Kaupunginvaltuusto hyväksyi vuonna 2008 Kristiinankaupungin visio ja strategia 2014 dokumentin, ja päätti samalla, että strategiaa päivitetään valtuustokauden alkupuolella. Strategian laadintaan osallistui luottamusmies ja virkamiesjohto, henkilöstön edustajat, nuorisoneuvosto ja yrittäjien edustus. Kyläyhdistyksiltä kerättiin palautteet ja ideat strategiaan liittyen. Strategia on kaupungin pidemmän aikavälin suunnitelma. Se osoittaa toiminnan suunnan ja suuremmat linjaukset, joiden mukaan kaupunki toimii. Strategia antaa suuntaviivat muille suunnitelmille, joita ovat mm. hallintokuntien ja tulosyksiköiden suunnitelmat. Nyt nopeasti muuttuvissa tilanteissa on strategian päivitys juuri valtuustokauden alkaessa aiheellista. Nyt voimassa olevassa strategiassa on varmasti monia edelleenkin ajankohtaisia ja puolustettavia seikkoja, kuten vaikkapa Kristiinankaupunki on hyvä paikka asua ja työskennellä tai Kaupunki turvaa asukkailleen hyvät palvelut, kaupungin nykyinen strategia, liite. Tavoitteena on siis edelleenkin kaupungin menestys ja kaikki se mikä siihen liittyy, ja tällöin tarvitaan lisääntyvässä määrin konkreettisia tavoitteita ja lisää mm. kehityshakuisuutta ja muutoskyvykkyyttä. Päivityksessä on hyödyllistä tarkastella kaupungin nykytilaa esim. SWOT-analyysin avulla, linjata toiminta-ajatus, arvot, tavoitetila 2014, kriittiset menestystekijät ja toimenpiteet konkreettisilla tavoitteilla. Erityistä huomiota on luonnollisesti kiinnitettävä strategian toteuttamiseen, toimenpiteiden vaikuttavuuden seurantaan sopivalla menetelmällä sekä

3 säännölliseen päivittämiseen. Strategiassa ja sen päivityksessä tulee huomioida myös sektoreiden väliset poikkihallinnolliset toiminnot esim. sopivien ohjelmien muodossa. Tälläkin kertaa on suotavaa, että strategian laadintaan osallistuu luottamusmies- ja virkamiesjohto, henkilöstön, nuorisoneuvoston ja kaupungin keskeisten sidosryhmien edustus sekä tietysti kaupunkilaiset. Työryhmä päättää keinoista, miten kaupungin asukkaita kuullaan strategian päivittämisen yhteydessä. Toimikunnan kokoonpano Molemmat yllä mainitut tehtävät annettiin yhdelle ja samalle toimikunnalle, jonka kokoonpano on seuraavanlainen: Ulf Grindgärds, puheenjohtaja Milla Mattila Milla Monola Pauli Ojala Dennis Rundt Carina Storhannus Alexandra Teir Asko Wilén. Sihteeri: hallintopäällikkö Dan-Anders Sjöqvist. Kaupunginjohtaja Riitta El-Nemr on myös osallistunut työryhmän kokouksiin. Carina Storhannus sai tehtäväkseen kutsua toimikunnan koolle ja pidetyssä ensimmäisessä kokouksessa valittiin Ulf Grindgärds toimikunnan puheenjohtajaksi. Toimikunnan kokoukset ja tapahtumat Toimikunta, jonka nimeksi nousi työn aikana profilointityöryhmä, on pitänyt kuusi kokousta seuraavasti: , , , , ja Toimikunta päätti käyttää työssään tukena turkulaisen Place Marketing Oy:n palveluja. Yhteistyössä konsulttien kanssa järjestettiin seminaari, ja päätettiin, että samaa yritystä konsultoidaan projektisuunnitelman laadinnassa. Toimikunta järjesti seminaarin Strateginen kehittäminen - viestinnän ja markkinoinnin merkitys. Seminaari oli valmisteleva tilaisuus Kristiinankaupungin kehitysstrategiatyötä varten. Seminaariin osallistui 53 henkilöä. Place Marketing Oy teki seurantakyselyn seminaarin johdosta. Kyselyn tulos liitteenä 1.

4 Gallupkyselyitä suoritettiin Kristiinankaupungin kesämarkkinoiden , Vanhanajan toripäivän sekä Mikkelinmarkkinoiden aikana. Kahden ensimmäisen tilaisuuden yhteydessä saatiin n. 70 kyselyvastausta. Lisäksi toimikunta on saanut palautetta työlleen yksittäisiltä henkilöiltä ja ryhmiltä. Toimikunta on aikana suorittamallaan työllä tullut siihen tulokseen, että kaupunginhallituksen ehdotuksen mukaisesti on tarpeen kahden prosessin avulla päivittää nykyistä strategiaa ja sen perusteella laatia ja toteuttaa Viestintä- ja markkinointistrategia. Toimikunnan ehdotus Toimikunta ehdottaa, että kaupunginhallitus ja kaupunginvaltuusto hyväksyvät ehdotukset toimintasuunnitelmiksi koskien 1) Visio vuoteen 2014 ja strategiset tavoitteet asiakirjan päivittämistä; 2) Viestintä- ja markkinointisuunnitelman 2014 laatimista. Toimikunta ehdottaa, että tarkoitusta varten varataan määräraha kaupungin talousarvioon vuosille ja että kaupunki viimeistään vuonna 2013 palkkaa henkilön, joka vastaa kunnan viestinnästä ja markkinoinnista ja että tointa varten varataan vuotuiset määrärahat kaupungin talousarvioon. 2. Perustelut MIKSI KRISTIINANKAUPUNKI TARVITSEE UUDISTETUN VISION-STRATEGIAN JA PROFILOINTIA? Kristiinankaupunki taistelee pienenä kaupunkina olemassaolonsa tarkoituksesta. Kuinka pitää kaupunkimme elävänä ja vireänä on kysymys, joka määrittää kaupunkimme kehityksen suunnan. Väestökehityskäyrän suunnan muuttaminen positiiviseksi on elintärkeää. Se tarkoittaa enemmän elämää, enemmän toimintaa sekä myös enemmän verotuloja, jonka kautta rakennamme tulevaisuutta kaupungillemme ja sen palveluille. Kristiinankaupunkia voisi kutsua piilotetuksi helmeksi, joka ihastuttaa ensikävijänsä. Kysymys onkin siitä, pidämmekö aarteemme vakan alla vai kertoisimmeko siitä kenties jollekin? Voisimmeko kehittää kaupunkia johdonmukaisesti siihen suuntaan,että se houkuttelisi uusia asukkaita, uusia yrittäjiä, uusia kävijöitä? Ja myös niin, että kaupungin asukkaat voivat hyvin ja viihtyvät, eivätkä muuta pois. Meillä on jotain mitä kaikilla ei ole. Meillä on kaunis kaksikielinen pikkukaupunki, jolla on ainutlaatuinen historia, kaupungin infrastruktuuri, merellinen miljöö sekä onnellisia ihmisiä.

5 Meiltä kuitenkin puuttuu selkeä visio mihin haluamme kaupunkimme kehittyvän sekä selkeä suunnitelma siitä, miten hyödynnämme, markkinoimme ja tuotteistamme vahvuutemme. Mahdollisuuksien huomaaminen onkin monesti nopeampaa ja halvempaa kuin niiden rakentaminen. Maailman tilanne ja siihen liittyvä arvomaailman muutos antaa meille omat mahdollisuutensa. Ajasta ja hyvinvoinnista on tullut yhä arvokkaampi hyödyke materian sijaan. Tässä slow lifeajattelussa voi piillä mahdollisuus myös Kristiinankaupungille. Profilointiprojektin tehtävänä on kiteyttää Kristiinankaupungin tahtotila ja visio. Tarvitaan työkalu, joka aktivoi ja ohjaa toimintaa, ei vain totea asioita. Tuotamme tätä kautta myös selkeitä käytännön toimenpiteitä, jotka toteuttavat yhtä päämäärää. Yksinkertaistettuna tämän projektin lopputuotteena syntyy suunnitelma siitä MITÄ haluamme kaupunkimme olevan ja MITEN sen teemme mahdollisimman tehokkaasti. Tähän tarvitsemme tahtoa, johdonmukaisuutta ja oikeita resursseja. Pyrkimyksenä on löytää tavat ja keinot saada kaupunkimme täyteen elinvoimaa, jotta paikkakuntamme on houkutteleva vaihtoehto myös uusille asukkaille ja tarjoaa hyvän paikan elää. Siksi on tarpeen päivittää kaupungin nykyistä strategiaa, mikä on laaja työ, jolloin vahvistamme yhteisen tahtotilamme ja identiteettimme. Rinnakkain strategiatyön kanssa toteutetaan ammattimainen työ yksityiskohtaisen Viestintä- ja markkinointisuunnitelman laatimiseksi. Suunnitelmassa kiteytetään Kristiinankaupungin brändi ja sen pohjalta voidaan aloittaa Kristiinankaupungin tehokas ja mielenkiintoinen markkinointi paikkana valittujen painopistealueiden ja kohderyhmien osalta. Nämä kaksi prosessia, strategian päivittäminen ja Kristiinankaupungin profiilin luominen, vahvistavat optimaalisen osallisuusprosessin ansiosta Kristiinankaupungin ME HENKEÄ Kristiinankaupungin henkeä. 3. Tavoite Kun nykyisen strategian päivittämisprosessi on päättynyt on laadittu KRS 2014 asiakirjan päivitetty ja uusi versio, jonka kaupunginvaltuusto käsittelee ja vahvistaa sekä hyväksyy syyskuussa Kristiinankaupungin asukkaille on annettu mahdollisuus tutustua tähän lopputuotteeseen.

6 4. Organisaatio Tämän työn johtamista varten asetetaan seuraava organisaatio: Johtoryhmä Laajapohjainen johtoryhmä (10-12 henkilöä), jolla on yleisvastuu ja joka kokoontuu noin 3 kertaa suunnitteluprosessin aikana Johtoryhmän kokoonpano: 1. Kylien edustaja 2. Valtuustoryhmien edustaja 3. Kaupungin sektoreiden edustaja 4. Nuorten edustaja 5. Elinkeinoelämän edustaja/matkailualan edustaja 6. Senioreiden edustaja 7. Yhdistysten edustaja 8. Taide ja kulttuuri 9. Urheilutoimi 10. Seurakunnat Työryhmä Työn operatiivista johtamista varten asetetaan työryhmä (5-7 henkilöä) Ehdotus työryhmäksi: Ulf Grindgärds Alexandra Teir Milla Monola Asko Wilén Dennis Rundt Carina Storhannus Henkilöstö Henkilöstö palkataan suunnitelman mukaisesti pääosin ostopalveluperiaatteella.

7 5. Toimintasuunnitelma ja aikataulu ( ) 5.1. Organisaatio vahvistetaan Kaupunginhallitus valitsee jäsenet eri ryhmiin 4. kohdan mukaisesti. Vastaava: Kaupunginhallitus Aikataulu: Kaupunginhallituksen kokous a) Johtoryhmä (10-12 henkilöä): Laajapohjaisella ryhmällä on yleisvastuu (3 kokousta) b) Työryhmä (5-7 henkilöä): Johtaa operatiivista työtä c) Henkilöstö (ostopalvelu): Työpajojen johtaminen ja asiakirjan kirjoittaminen, koossa pitäminen. Työryhmä palkkaa nämä suunnitelman mukaisesti KRS-2014 asiakirjan nykyisen version muokkaaminen ja täydentäminen Tavoite: Nykyistä KRS 2014 versiota muokataan työmateriaaliksi, jota voidaan käyttää workshopsarjan aikana. Vastaava: Työryhmä + konsultti (kirjoittaja) Aikataulu: Valmis 12/ Paikallisten workshopien sarja Tavoite: Asukkaiden optimaalisen osallisuusprosessin jälkeen on kerättynä aineistoa/materiaalia uudeksi KRS 2014 asiakirjaksi. Paikallisia workshopeja eri tahoilla Kristiinankaupunkia yhdessä eri eturyhmien kanssa. Vastaava: Työryhmä Aikataulu: Valmis 04/2010 Workshopeja johtaa ulkopuolinen keskustelun johtaja (metodikko). Jokaisessa workshopissa valitaan kaksi yhteyshenkilöä Työryhmään.

8 Kohderyhmä kylät ja kunnanosat Alue: Siipyy, Metsälä, Skaftung, Henriksdal, Härkmeri Härkmeri skola Ajankohta: klo Alue: Lapväärtti, Perus, Dagsmark, Korsbäck, Uttermossa Lappfjärd skola Ajankohta: klo Alue: Tiukka Tjöck skola Ajankohta: klo Alue: Kantakaupunki KRS lukio Ajankohta: klo Kohderyhmä valtuustoryhmät ja puolueet RKP Raatihuone Ajankohta: klo Keskusta Raatihuone Ajankohta: klo Kokoomus Raatihuone Ajankohta: klo

9 SDP Raatihuone Ajankohta: klo Kaupungin sektorit ja lautakunnat Sektori: Tekninen Tekninen keskus Ajankohta: klo Sektori: Koulutus, ruotsinkielinen Kristinestads skola Ajankohta: klo Sektori: Koulutus, suomenkielinen Kristiinan lukio Ajankohta: klo Sektori: Vapaa-aika ja kulttuuri Sivistys- ja vapaa-aikakeskus Ajankohta: klo Sektori: Perusturva Selkämeren sairaala Ajankohta: klo Sektori: Hallinto Raatihuone Ajankohta: klo

10 Kohderyhmä nuoret Ajankohta: Nuorisoneuvosto, nuorisoseurat ja muut nuoret Majbo, Dagsmark klo (lauantai) Kohderyhmä elinkeinoelämä ja matkailujärjestöt Kristiinankaupungin yritykset ja yrittäjät sekä maatalouselinkeino, Kristiinankaupungin Matkailu Raatihuone Ajankohta: klo Kohderyhmä seurakunnat Kristiinankaupungin kaikki seurakunnat Raatihuone Ajankohta: klo Kohderyhmä vanhusneuvosto ja eläkeläiskerhot Kristiinankaupungin vanhusneuvosto ja eläkeläiskerhot Dux Ajankohta: klo Kohderyhmä kulttuurityöntekijät Kulttuurin harrastajat (yhdistykset, ryhmät ja yksittäiset artistit, taiteilijat) Dux Ajankohta: klo Kohderyhmä liikunta ja urheilu Urheiluseurat sekä liikunnan ja urheilun harrastajat

11 Skaftungin NS-talo Ajankohta: Versio 1 Uudesta KRS 2014 kootaan Tavoite: Versio 1 Uudesta Krs 2014 valmiina keskusteltavaksi Workshopeissa kerätyn aineiston pohjalta laaditaan 1. versio, joka julkaistaan osoitteessa Johtoryhmä kokoontuu käsitelläkseen 1. versiota Vastaava: Työryhmä ja tarkoitukseen valittu konsultti (kirjoittaja). Aikataulu: Valmiina julkaistavaksi Versio 1 uudesta KRS 2014 esitellään Tavoite: On pidetty 4 avointa keskustelutilaisuutta, joissa 1. versiota on esitelty ja keskusteltu ja muutos- ja lisäysehdotuksia on vastaanotettu. Vastaava: työryhmä ja kirjoittava konsultti. Aikataulu: Valmis 05/2010 Keskustelutilaisuus 1 Kristiinankaupungin elinkeinoelämä Dux Ajankohta: klo Keskustelutilaisuus 2 Kristiinankaupungin eteläosa Siipyyn kyläkeskus Ajankohta: klo

12 Keskustelutilaisuus 3 Keskialue Majbo, Dagsmark Ajankohta: klo Keskustelutilaisuus 4 Tiukan alue Tjöck skola Ajankohta: klo Keskustelutilaisuus 5 Kantakaupunki Dux Ajankohta: klo Versio 2 Uudesta KRS 2014 kootaan Tavoite: Versio 2, jota on muutettu keskustelutilaisuuksissa esitettyjen näkemysten perusteella, on jätetty kaupunginhallitukselle ensimmäistä käsittelyä varten, jolloin ehdotuksena on, että kaupunginhallitus lähettää asiakirjan avoimelle lausuntokierrokselle kesän aikana. Valtuustolle on järjestetty ensimmäinen tiedotus asiakirjasta. Johtoryhmä pitää toisen kokouksensa. Vastaava: Työryhmä Aikataulu: Valmis Versio 2 lausuntokierroksella Tavoite: Kesän jälkeen on saatu kommentteja, muutosehdotuksia, lisäyksiä. Vastaava: Työryhmä Aikataulu: Valmis

13 Asiakirjaa markkinoidaan aktiivisesti, ja kesämarkkinoiden aikaan kaupungilla on oma markkinapaikka tätä asiaa varten. Kohderyhmälle Kristiinankaupungista pois muuttaneet järjestetään workshop Duxilla klo (kesämarkkinoiden jälkeinen maanantai). Virallista lausuntoa pyydetään Pohjanmaan liitolta Asiakirjan lopullinen versio kootaan ja esitellään Tavoite: Avoin seminaari, jossa lopullinen versio on esitelty. Vastaava: Kaikki prosessiin jollain tavalla osallistuneet. Työryhmä Dux Aikataulu: klo Uuden KRS 2014 valtuustokäsittely Tavoite: Krs:n valtuusto on käsitellyt ja hyväksynyt uuden strategian. Vastaava: Aikataulu: kaupunginhallitus Valtuuston ensimmäinen kokous kesän jälkeen Uutta strategiaa markkinoidaan kaikille talouksille Tavoite: Uudesta strategiasta on viestitty Kristiinankaupungin kaikille talouksille. Aikataulu: Valmis Sitouttaminen Kaikki osalliset sitoutetaan strategiaan Viestintä- ja markkinointisuunnitelman muotoilemisen ja toteuttamisen yhteydessä. Aikataulu: 11/ /2010.

14 6. Talousarvio 2010 Palkkiot Johtoryhmä 10 henkilöä x 3 kokousta x 35 euroa/henk/kok 1050 Työryhmä 6 henk x 12.5 kokousta x 35 euroa/henk/kok 2530 Työryhmä 6 henk x 12.5 kokousta x 52,50 euroa/henk/kok 3937 Ostopalvelut Workshopien vetäjä 18 kokousta eturyhmien kanssa a Kirjoittaja/aineiston kokoaja 8000 Matkakustannukset Workshopien vetäjä 18 krt a 100 euroa 1800 Työryhmä 6 henk x 25 kok x 20 km/henk/kok x 0.45 /km 1350 Johtoryhmä 10 henk x 3 kok x 20 km x 0.45 /km 270 Kokouskulut Vuokra (workshopit) 18 krt a 50 euroa/kerta 900 Kahvitarjoilu 18 krt x 20 henk x 1.50 euroa/henk 540 Kopiointi ym. Kopiokulut ym Yhteensä 28000

15 7. Uusi strategia ja Kristiinankaupungin brändi rakennetaan yhtäaikaisesti

16

17

18

19