Julkisen sektorin kehitys kiihtyy Uusia väyliä tulevaisuuteen

Transkriptio

1 . The Point Deloitten sidosryhmälehti Julkisen sektorin teemanumero Talvi 2011 Julkisen sektorin kehitys kiihtyy Uusia väyliä tulevaisuuteen Ympäristöministeriö tuo suurhankkeella palvelut lähemmäs kansalaisia Porvoon seudulla selvitettiin palvelusetelien kustannuksia EU-tukea alueellisiin kehityshankkeisiin? Trafissa tietoturva on keskiössä Kela panostaa palveluprosessien kehitykseen

2 Tiedossa vara parempi Pääministeri Jyrki Kataisen hallituksen ohjelman mukaisesti valtionhallinnon tuottavuusohjelmaa uudistetaan ja sen nimi muuttuu vaikuttavuus- ja tuloksellisuusohjelmaksi. Uusi ohjelma korvaa tuottavuusohjelman ja samalla valtionhallinnon tehokkuuden mittariksi otetaan raha, vanhan tuottavuusohjelman henkilötyövuosien sijaan. Tuottavuusohjelmaa kritisoitiin nimenomaan sen käyttämän mittarin, henkilötyövuosisäästöjen, johdosta. Toisaalta ilman sitäkään mittaria moni uudistuksista olisi saattanut jäädä tekemättä. Jatkossa tavoitteet asetetaan rahassa, mutta mittaluokaltaan toimintojen tehostamiselle asetetut tavoitteet säilytetään ennallaan. Muutoksella kannustetaan virkamiehiä etsimään tehostamiskeinoja aiempaa avarakatseisemmin. Näitä keinoja voitaisiin löytää esimerkiksi julkista tietoa analysoimalla. Julkisen sektorin tuottama tietomassa on käsittämättömän suuri. Toistaiseksi sen hyödyntäminen on ollut varsin pientä rajoitetun saatavuuden takia. Julkaisemalla tietovarastoja ja vapauttamalla niiden käyttöä julkinen sektori ei pelkästään lisää läpinäkyvyyttä ja tarjoa ulkopuolisille tahoille mahdollisuutta hyödyntää dataa erilaisiin sovelluksiin. Samalla se myös helpottaa omaa tiedonkäyttöään päätöksenteon tukena ja tuloksellisuuden parantamisessa. Näin on jo tapahtunut yksityisellä sektorilla tiedon saatavuuden ja ajantasaisuuden parantuessa. Oikein hyödynnettynä analytiikka on tehokas väline myös julkisen sektorin kustannustehokkuutta ja tuloksellisuutta parannettaessa. Tiedon hyödyntäminen ei välttämättä tarkoita merkittäviä teknologiainvestointeja vaan ennen kaikkea kulttuuri- ja ajattelutavan muutosta. Julkisen sektorin on opittava käyttämään analytiikkaa päätöksentekoa ohjaavana ja tukevana keinona vaikuttavuutta ja tuloksellisuutta parannettaessa. Muuten on olemassa todellinen vaara siitä, että julkinen sektori hankkiutuu eroon hyödyllisestä osaamisesta, luopuu väärästä pääomasta tai teettää vääränlaisia palveluja. Ja näin riskeeraa tulevaisuutensa palvelut. Esimerkiksi perustaminen Iso-Britanniassa on johtanut monien uusien julkista tietoa hyödyntävien sovellusten syntyyn. Sovellusten laatijoina ovat usein yksittäiset kansalaiset tai yritykset, joiden tavoitteena on lisäarvon tuottaminen julkista tietoa analysoimalla ja esittämällä. Tieto odottaa meilläkin hyödyntäjiään. Markus Kaihoniemi Partner, julkisen sektorin toimialajohtaja, Deloitte Deloitten sidosryhmälehti The Point, julkisen sektorin teemanumero, talvi 2011 Päätoimittaja: Markus Kaihoniemi Toimitustiimi: Emmi Autio, Lauri Byckling, Elina Jääskeläinen, Markus Kaihoniemi, Pasi Leppänen, Jani Moliis Sisältö: Emmi Autio, Elina Jääskeläinen Ulkoasu: HardWorkingHouse Advertising Oy Painopaikka: Libris, Helsinki Palaute ja osoitteenmuutokset: Emmi Autio, puh , 2

3 Sisältö Palvelut lähemmäs kansalaisia Ympäristöministeriön Asumisen ja rakentamisen epalvelut -hankkeen periaatteina ovat asiakaslähtöisyys, konkreettisuus ja realistisuus. Isot muutokset arkipäivää julkisella sektorilla Kuinka johtaa hankekokonaisuutta onnistuneesti? Itä-Uudellamaalla selvitettiin mikä maksaa Porvoon seudulla pureuduttiin palvelusetelin omakustannehintaan. Ponnistelua yrittäjyyden hyväksi Y4-menetelmä kokoaa kunnalliset toimijat ja elinkeinoelämän pohtimaan yhdessä yrittäjyysvaikutuksia. EU katsoo kiinteästi tulevaisuuteen alueellisessa kehityksessä JESSICA tuo uusiutuvaa rahoitusta kaupunkialueiden kestäviin investointeihin. Tiedot ja teknologia haltuun ICT-strategian keinoin Turvallista matkaa Tietoturva on tärkeä osa Trafi n tietohallintostrategiaa. Ei juustohöylää vaan kokonaisnäkemystä Lean Six Sigma auttaa kehittämään työnteon tapoja. Oivallisia panostuksia palveluprosesseihin Arkki, OIWA ja muut Kelan uudistukset nostavat asiakkaan keskiöön. Uutiset Tehoa ja synergiaa tukitoimintoja keskittämällä Deloitte designpääkaupungin yhteistyökumppani Kolumni Joustavia pilviä Jyrki Kasvi pohtii tietojärjestelmien virtualisointia 3

4 Palvelut lähemmäs kansalaisia Markku Tahvanainen Markku Tahvanainen johtaa ympäristöministeriössä Asumisen ja rakentamisen epalvelut -hankekokonaisuutta, joka on osa valtiovarainministeriön Sähköisen asioinnin ja demokratian vauhdittamisohjelmaa (SADe). Laajalla yhteistyöllä helpotetaan ja tehostetaan tiedonkulkua kansalaisten, yritysten ja viranomaisten välillä. Käytännössä sähköiset palvelut kehitetään vastaamaan asiakkaiden asiointitarpeisiin rakentamisen, asumisen ja ympäristön alueella. Ne kattavat muun muassa rakennusluvat, uudenlaisen energiatodistusrekisterin, ARA-tukihakemukset sekä oman elinympäristön vuorovaikutteiset tietopalvelut. Ensimmäisenä käyttöön on tulossa pääkaupunkiseudun vuokra-asuntojen hintatietopalvelu keväällä Muut epalveluiden alueet on tarkoitus saada pilottikäyttöön viimeistään vuonna Merkittävää tuottavuushyötyä epalveluista nähdään kuntasektorilla, jossa varsinaista päätöksentekoa edeltää usein monimutkainen paperisavotta. Huomattava osa manuaalisesta työstä liittyy esimerkiksi neuvontaan ja palavereihin ennen kuin lupahakemusta ryhdytään edes käsittelemään. Sähköinen asiointi, tietojen keruu yhteen paikkaan ja tiedonkulun helpottaminen eri osapuolien välillä parantaisivat prosessia ja vapauttaisivat aikaa huomattavasti. Periaatteina kehittämisessä ovat asiakaslähtöisyys, konkreettisuus ja realistisuus. Palveluiden on oltava niin hyviä, että ne halutaan ottaa vapaaehtoisesti käyttöön. Työssä on mukana ympäristöministeriön ohella Suomen Ympäristökeskus, Asumisen rahoitus- ja kehittämiskeskus sekä useita kuntia ja Kuntaliitto. Prosessien suora sähköistäminen ei riitä. Toimintatapoja on virtaviivaistettava, jolloin asiakkaan toiminta helpottuu ja resurssien käyttö tehostuu. Kulttuurin ja prosessien muutos on haastavampaa kuin tekninen toteutus, ja pilottihankkeilla on suuri merkitys. Kun poljetaan, jonkun on ohjattava SADe-sateenvarjon alle sisältyy yhteensä seitsemän eri palvelukokonaisuutta, jotka kattavat lähes koko yhteiskunnan. Markku Tahvanainen peräänkuuluttaa suurhankkeisiin vahvaa ohjausta, mutta samalla tarkkaa fokusta suurten linjojen ja yksityiskohtien seuraamiseen. Esimerkiksi teknisten alustaratkaisujen toteutukseen olisin toivonut yhdenmukaisempaa määrittelyä. Olen myös miettinyt, olisiko poliitikkojen pitänyt heti aluksi linjata, mitkä keskeiset palvelut sähköistetään vuoteen 2013 mennessä. Eri hankkeiden vertailu kustannusten sekä niiden päättäjille ja kansalaisille tuottamien hyötyjen suhteen on jatkuvasti tärkeämpää. Deloitte toteutti epalveluthankkeelle alkuvaiheessa kustannushyötyanalyysin. Sittemmin yhteistyö jatkui käyttöönottosuunnitelmalla. Kustannushyötyanalyysi on hyvä esimerkki siitä, ettei hallinnonalaltamme löytyisi asiantuntemusta laskelmien tekemiseen. Käyttöönottosuunnitelma auttoi hahmottamaan, miten tällaista kokonaisuutta lähdetään hallitsemaan. Monia alueita on järkevää ulkoistaa jo sen takia, että kyseinen osaaminen voidaan ostaa vain siksi aikaa, kun sitä tarvitaan. Tahvanainen iloitsee suunniteltujen epalveluiden saamasta positiivisesta vastaanotosta. Meillä on mahdollisuus tehdä jotain ihan uutta, joka on välttämätöntäkin väestörakenteen muutoksen vuoksi. Informaatioteknologialla on yhteiskunnan kehityksessä merkittävä asema. Lisätietoja hankkeesta: 4

5 Isot muutokset ovat arkipäivää julkisella sektorilla Kuinka johtaa hankekokonaisuutta onnistuneesti? Tuottavuuteen voi julkisella sektorilla ja valtion omistamissa yrityksissä vaikuttaa merkittävästi toimintamallien ja -tapojen miettiminen kokonaan uudelleen. Pelkällä nykyisen mallin viilaamisella ei yleensä saavuteta asetettuja tavoitteita. Toimintamallien, prosessien ja niitä tukevien työvälineiden muuttamiseen voi olla huomattavasta hyötypotentiaalistaan huolimatta iso kynnys. Miten kokonaismuutos johdetaan tehokkaasti ja niin, että halutut tulokset saavutetaan ja toiminnan muutoksista tulee osa jokapäiväistä tekemistä? Deloitten asiantuntija Tuomo Saari kokosi muutamia menestystekijöitä. Onnistumisen edellytykset luodaan hankkeen elinkaaren alussa ja osallistamalla laajasti eri sidosryhmiä Mitä paremmin visio selkiytetään ja viestitään mahdollisimman laajalle sidos ryhmien joukolle hanketta muotoiltaessa, sitä paremmin hankalankin muutoksen läpivienti onnistuu. Tulevaisuudenkuvan jäsentäminen eri näkökulmista ja tarkkuustasoilla on avainasemassa viestinnän onnistumisessa. Saadut palautteet voivat auttaa tunnistamaan merkittäviä haasteita hankkeen toteutuksen aikana. Markku Tahvanainen: Alussa luodaan ilmapiiri ja tunnelma, jossa hanketta ja yhteistyötä eri toimijoiden kanssa lähdetään toteuttamaan. Ilman sidosryhmien osallistamista ja uusien ideoiden keruuta monen palvelun sisältö jäisi kapeaksi eikä vastaisi asiakkaiden tarpeita. Silti jossain vaiheessa yleiskeskustelusta on pakko siirtyä eteenpäin, jolloin rajatumpi työryhmä ottaa vastuun ideoiden, muiden vaatimusten ja resurssien sovittamisesta yhteen. Hankkeen hallintomallin sekä omistajuus- ja vastuurakenteen pitää olla kunnossa, koska useimmiten ilmenee ongelmia Jos hankkeella ei ole selkeää omistajuus- ja vastuurakennetta, ongelmat helposti kasaantuvat. Tyypillisesti kokonaisuuksien toimeenpano jaetaan osiin ja vastuutetaan yksiköille ilman ylätason tavoitehakuista kokonaisohjausta. Pienten yksiköiden kyky vastata kohtaamiinsa ongelmiin on yleensä rajallinen ja jokainen niistä toimii omien rajoitteidensa sisällä. Varsinaisen muutosmandaatin ja muutoksen omistajuuden puuttuminen aiheuttaa haasteita niin valtionhallinnon kuin kuntien tai terveydenhuollon yksiköidenkin yhteisissä hankkeissa. Toteutusraamien aktiivinen kyseenalaistaminen on avain parhaisiin ratkaisumalleihin ja keskinäisten synergioiden saavuttamiseen. Markku Tahvanainen: Kyllä aina tulee jotain ongelmia. Hallintomalli ja omistajuus- ja vastuurakenteet ovat työn takana, jos tahoja on runsaasti. Hankehallintaan pitäisi ehkä kiinnittää nykyistä aiemmin huomiota esimerkiksi SADe-hankkeessa hallintomallia olisi ehkä alussa pitänyt vielä terävöittää ja miettiä jäsentyneemmin isoja linjoja. Julkishallinnon siilomainen rakenne vaikeuttaa muutosten läpivientiä ainakin jos muutos pitää toteuttaa omasta näkökulmasta toiselle hallinnonalalle. Ongelma on onneksi havaittu ja siitä puhutaan. SADe-ohjelma antaa mahdollisuuden nousta siiloista, koska tässä on selkeästi erillisrahoitus. Jos raha olisi annettu hallinnonaloille erikseen, olisi ollut aika haastavaa koota sama potti eri ministeriöiden hallitsemista rahoista. Hankkeen tulosten käyttöönotto ja muutoksen varmistaminen saavat liian vähän huomioita Ison, päivittäistä tekemistä koskevan muutoksen aikaansaaminen on vaikeaa. Toimintamallien muutoksissa tietojärjestelmien aiheuttamat tekniset ongelmat ovat usein pientä verrattuna tuhansien ihmisten motivointiin. Muutoksen läpimenon varmistaminen saa yleensä liian vähän huomiota, ja sitä on vaikea ostaa esimerkiksi osana järjestelmätoimitusta. Muutoksen kohdeorganisaatiolta vaaditaan aktiivista johtamisotetta ja yhdessä rakennetun vision omistajuutta. Markku Tahvanainen: Tästä on helppo olla samaa mieltä. Meillä korostuu oleellisesti esimerkiksi hankkeesta ja tuloksista viestiminen, koska lupapalveluita ei voida säätää pakollisiksi. Käyttäjätahojen on koettava ne houkutteleviksi. Laajaa perspektiiviä muutoshankkeiden hallintaan Toimintamallien muutokset ovat organisaatioille yleensä ainutkertaisia tilanteita, joiden onnistuneeseen toteutukseen kannattaa panostaa. Ison muutoshankkeen johtaminen vaatii hyvinkin monialaista erityisosaamista ja resursseja, joita omasta organisaatiosta ei välttämättä löydy tai ei edes tarvitse löytyä. Oman organisaation muutokseen sidotut johtamisresurssit kannattaa keskittää ihmisten mukaan saamiseen ja vision kirkasta miseen. Deloitten palvelut kattavat erilaisten muutoshankkeiden johtamisjärjestelmät ja toteutusmenetelmät, joiden toimivuus varmistetaan laajalla koti- ja ulkomaisella toimialaosaamisella. Lisätietoja: Ilkka Huikko, puh , ja Tuomo Saari, puh , 5

6 Kuva: Srba Lukic Itä-Uudellamaalla selvitettiin Mikä maksaa? Porvoon seudulla valmistellaan palvelusetelin käyttöönottoa. Kehitysyhtiö Posintran toteuttaman alueellisen koheesio- ja kilpailukykyohjelman avulla selvitettiin, mikä on kunnan omakustannehinta palvelusetelitoiminnan piiriin suunnitelluissa palveluissa. Topi Haapanen Posintra on Itä-Uudellamaalla toimiva kehitysyhtiö, joka on erikoistunut luomaan alueellisia verkostoja ja kehittämään pk-yritysten liiketoimintaa. Kehitysyhtiössä toteutetaan Porvoon kaupungin elinkeinostrategian mukaisia tehtäviä. Kehittämispäällikkö Topi Haapa sen mukaan kehitysyhtiö toimiikin kaupungin työrukkasena. Meillä ei tehdä politiikkaa vaan toteutetaan alueen elinkeinopoliittisesti tärkeitä asioita. Roolimme on olla elinkeinokehittäjiä ja tukea lähtökohtaisesti yrityselämää, myös ympäröi vissä kunnissa. Meillä on myös julkisesti rahoitettuja alueelli sia hankkeita, kuten KOKO, Haapanen summaa Posintran roolia. Tehtävänämme on tehdä asioita, jotka kehittävät niin kuntia kuin ympäröivää elinkeinoelämääkin. Nämä sitten konkretisoituvat erilaisina hankkeina ja monipuolisina kehitysohjelmina. Kokonaisuus on mielenkiintoinen meillä on innovaatioympäristön kehittelyä, palveluyrittäjyyden kehittämistä sekä taustalla tietenkin kuntastrategia ja elinkeinoelämän kehittämistahto. Mikä on setelin arvo? Yksi konkreettinen esimerkki kuntien ja yritysten yhteistyöstä on palvelusetelien käyttö kuntalaisille suunnattujen palveluiden maksuvälineenä. Palvelusetelien monipuolinen käyttö hyödyttäisi sekä kuntia että elinkeinoelämää. Porvoon alueella haasteena kuitenkin oli objektiivinen kustannusten selvittäminen ja sitä kautta palvelusetelin tulevan arvon määrittely. Kehittämisohjelmassa päätettiin selvittää kuntien tarjoaman kotihoidon ja tehostetun palveluasumisen kustannukset. Kustannuslaskentaprojekti on yksi osa tämän vuoden KOKO- ohjelmassa. Lähtökohta voidaan nähdä Porvoon kuntastrategiasta, jonka mukaan palvelusetelin käyttöönottoa pitää vauhdittaa. Tavoitteena oli myös julkisen ja yksityisen sektorin yhteistyön lisääminen. Ensin piti selvittää, mikä on kunnan todellinen oman palvelutuotannon hinta. Palvelusetelityöryhmä koottiin KOKO-ohjelman alle eri kuntien edustajista. Porvoon lisäksi Loviisa, Askola ja Lapinjärvi avasivat jokainen oman kuntansa kustannuksia. Työryhmän tueksi tuli asiantuntijatiimi Deloittelta. Tarkoituksena oli saada mahdollisimman luotettava, yhteismitallinen ja vertailukelpoinen kustannustenlaskentamalli kuntien omalle palvelutuotannolle. Yrityksethän tietävät omat palvelutuotannon kustannuksensa hyvin tarkkaan. Potkua ulkoa Deloitten kuntasektorin asiantuntijat tulivat mukaan kustannusten selvittämiseen ja räätälöivät työryhmälle oman työkalun. Haimme ulkopuoliselta kumppanilta erityisesti osaamista. Eihän kustannuslaskenta rakettitiedettä ole, mutta uskoimme, että markkinoilta löytyy näkemystä ja apua kokonaisuuteen. 6

7 Prosessi eteni määrätietoisesti. Palvelusetelityöryhmän jäsenet ja deloittelaiset tekivät projektin tiiviissä aikataulussa parin kuukauden aikana. Ulkopuolinen osaaminen toi lisää näkemystä ja projektinhallintaan lisää potkua. Vaikka aikataulu oli tiukka, se oli nakutettu niin, että työryhmän jäsenet pystyivät rytmittämään omat tehtävänsä. Pilotti piti saada kesän jälkeen valmiiksi ja syyskuussa kustannukset olivat selvillä. Haapanen pitää Deloitten roolia arvokkaana, koska tuoreet tekijät aloittavat puhtaalta pöydältä, eikä taakkana ole vuosien taustaa kuntien sisäisistä tekijöistä. Mallia voitaisiin käyttää myös muissa kunnissa. Ulkopuolisella tekijällä on kokemusta, näkemystä ja vertailukohtaa siitä, miten Suomessa muualla kunnissa tehdään. Tämä myös vahvistaa kustannuslaskelmasta saatujen tulosten relevanttis uutta. On taustatietoa, mihin niitä voi myös peilata, eikä vain omaa tulkintaa. Hyöty jää itselle Systemaattisen kustannuslaskennan avulla saadaan kuntiin objektiivista tietoa päätösten tueksi. Tämä oli myös Posintran tavoitteena. Henkilökohtaisesti haluan aina päästä tiedon lähteille, jotta päätökset tehdään mahdollisimman oikeiden tietojen perusteella. Voidaan kysyä, että olisimmeko voineet ottaa muiden kuntien laskelmista keskimääräisen palvelusetelinarvon ja laittaa oman hinnan sen mukaan. Se ei kuitenkaan olisi ollut oikea tie, Haapanen korostaa. Eikä palvelusetelin arvo ole ainoa asia, mitä kunnissa joudutaan laskemaan ja selvittämään. Projektissa räätälöitiin tarkasteltavia palvelukokonaisuuksia vastaava kustannuslaskentatyökalu, jota voidaan hyödyntää kuntien kustannuslaskennan jatkokehittämisessä tai laajentamisessa muihin palveluihin. Nyt meillä on mahdollisuus kehittää kustannuslaskentaa kunnissa laajemminkin. Vaikka projekti ei ollut kertainvestointina mittava, sen avulla kasvatettiin omaa osaamispääomaamme sekä teknistä laskentaosaamista ja arviointikykyä mukana olleissa kunnissa. Sitä kun tarvitaan muissakin asioissa päätöksenteon tukena. Haapanen korostaa, että kuntien oma motivaatio ratkaisee paljon. Vaikka kuinka ostaisimme ulkopuolelta asiantuntijuutta, ilman omaa sitoutumista rahat ja käytetty aika valuvat hukkaan. Nyt kaikki oli kohdallaan. Kunnissa tehtiin lujasti töitä kustannusten selvittämisen eteen nopeassa aikataulussa, oli oma tarve ja resurssit. Silloin tulee hyvä tulos. Kustannuslaskennan työkalu on hyvä väline, mutta on aikaista sanoa, missä tahdissa ja millä laajuudella palveluseteleiden käyttöönotossa mennään eteenpäin. Päätöksenteko on kuntapolitiikkaa ja tulevan vuoden talousarviokäsittely on nyt käsillä. Projektissa kehitettyä teknistä laskentaosaamista ja palveluntuotannon ymmärrystä päästään varmasti hyödyntämään. Ponnistelua yrittäjyyden hyväksi Y4-menetelmällä tähdätään toimintakulttuurin muutokseen, jossa viranomaiset, kunnat, oppilaitokset ja muut julkiset yhteiskunnan toimijat ottavat kaikessa päätöksenteossa huomioon vaikutukset yrittäjyyteen. Y4-menetelmän tavoitteena on saada alueen julkiset toimijat ajattelemaan ja toimimaan samaan suuntaan yrittäjyyden hyväksi. Suomalaiseen kunta rakenteeseen kuuluu suuri joukko toimijoita, jotka tuottavat erilaisia elinkeinoelämälle tärkeitä palveluita irrallisina. Synkronoimalla palvelut mahdollisimman selkeiksi ja yhden mukaisiksi, pystyttäisiin tarjoamaan yrittäjille paremmat toiminta mahdollisuudet kunnissa. Kunnalliset palvelut ovat iso haaste Suomessa. Meillä on valtava pienyritysten massa, mutta myös pula kasvavista pk-yrityksistä. Palveluita kehittämällä edesautetaan merkittävästi yritysten kasvua ja kehitystä, summaa Y4-palveluiden johtaja Petri Palviainen Deloittelta. Tavoitteena ei ole yhden luukun periaate kaikille vaan yhtenäinen punainen lanka yrityksille suunnattujen palvelujen tuotannossa ja tarjonnassa. Yrityksiä kiinnostavat kuntien palveluista erityisesti tekniseen toimeen liittyvät kysymykset, kuten kaavoitusasiat kunnan alueella, tonttien saatavuus sekä ympäristön infrastruktuuri ja logistiikkaan vaikuttavat tekijät. Yhä enemmän mielenkiintoa herättävät sosiaali- ja sivistystoimen alaiset asiat lasten päivähoitomahdollisuuksista koulutustarjontaan. Näillä tekijöillä on keskeinen vaikutus yritysten toimintakykyyn osaavan työvoiman saatavuuden näkökulmasta, uusien yrittäjien kasvattamiseen ja siihen, mille paikkakunnalle yritykset sijoittuvat ja laajentavat toimintaansa. Yrittäjyys tulisi huomioida jo kunnan elinkeinostrategiassa. Eli ymmärretään kunnan toimijoiden roolit, mietitään päätöksenteon vaikutusta yrityksiin ja pohditaan, miten kunnan palveluilla huomioidaan ja tuetaan yrittäjyyttä. Y4-menetelmä ei ole koskaan yksittäinen toimenpide. Lähdemme aina liikkeelle kunnan tarpeista. Analyysi on sidoksissa alueen kehittämiseen ja seutukunnan strategisiin ratkaisuihin. Työ käynnistyy yrittäjyysilmapiirin ja yhteistyön kehitystarpeista. Aluksi saman pöydän ääreen kerääntyvät kunnan johtavat viranhaltijat, luottamushenkilöt, kuntapäättäjät sekä elinkeinopuolen edustajat. Yhteistyössä keskustellaan asioista, missä ollaan jo hyviä, mihin pitäisi kiinnittää huomiota ja mitä kehittää. Alustusten jälkeen teemoihin sukelletaan syvemmälle ja etsitään etenemisaskeleita kehittämiseen. Deloitten asiantuntijat ovat mukana ohjaamassa keskustelua ja auttavat rakentamaan kehittämissuunnitelman kunnalle tai seutukunnalle. Yrittäjyyden iltakouluksi kutsutussa ensimmäisessä tilaisuudessa tähdätään yrittäjyysilmapiirin kehittämiseen. Tuomme näkemystä ja haastamme kysymyksissä ja kehitysajatuksissa. Myös kunnalta Jatkuu seuraavalla sivulla 7

8 EU katsoo kiinteästi tulevaisuuteen alueellisessa kehityksessä Euroopan unionin instituutioista Deloittella vastaava partneri Richard Doherty kertoo JESSICA-hankkeesta ja EU-tason näkymistä. Mitkä ovat JESSICAn päätavoitteet? JESSICA laadittiin uusiutuvaksi rahoitusvälineeksi. Se mahdollistaa Euroopan aluekehitysrahaston investointien tuottojen tehokkaamman sijoittamisen uusiin kehityshankkeisiin. Samalla se kannustaa tasapainottamaan taloudellisen kehityksen projekteissa sosioekonomiset ja taloudelliset näkökulmat ja tuottaa pitkäaikaista uusiutuvaa rahoitusta alueille. JESSICAn kohteena ovat projektit, jotka eivät etenisi muutoin kehitysrahoituksen puutteen vuoksi tai kaupallisten rahoittajien arvioidessa ne liian riskialttiiksi markkinoille. Millä mallilla JESSICA toimii? Millaisia projekteja siihen voi sisältyä jäsenmaista? JESSICAa toteutetaan kaupunkikehitysrahastojen kautta, jotka voivat olla maantieteellisiä tai sektorikohtaisia. Ne toimivat kuten pankit ja arvioivat kunkin projektin tukimahdollisuudet sekä neuvottelevat tukiehdoista. Kuten kaikilla aluekehitysrahaston varoilla, JESSICAn kautta tarjottava rahoitus on laajasti erilaisten projektien ja organisaatioiden saatavilla. Kunkin maan toimenpide ohjelma määrittää tarkemmin, millaiset projektit ovat kelpoisia saamaan rahoitusta. Esimerkiksi Isossa-Britanniassa yksi kaupunkikehitysrahasto kattaa koko Walesin, ja Lontoossa on perustettu vihreän energian edistämishankkeita tukeva rahasto. Puolassa on omat kaupunkikehitysrahastot jokaiselle alueelle. jatkuu edelliseltä sivulta. edellytetään omaa vahvaa tahtotilaa, Palviainen kertoo Deloitten roolista. Tulokset yrittäjyydessä ovat olleet huikeita ja ne näkyvät kohtuullisen lyhyessä ajassa. Y4-menetelmä sopii erikokoisille, erilaisen yrityskannan kunnille. Perustyökalut ovat samat, mutta kokonaisuus räätälöidään kuntatai seutukuntakohtaisesti. Hyödyt näkyvät kahdessa osoitteessa. Julkisella sektorilla roolit selkiytyvät eri toimijoiden välillä. Kun toiminta on tavoitteellista ja systematisoitua, tiedetään mitä muut tekevät ja ymmärretään oma tehtävä selkeämmin. Tyhjäkäynti toimijoiden välillä vähenee. Kunnalta huokuva kannustava ilmapiiri ja tyytyväisyys yhteistyöhön ruokkivat yrityksiä kasvattamaan ja kehittämään toimintojaan alueella. Yrityksen näkökulmasta hyödyt ovat mittavat. On aikaa keskittyä oleelliseen ja yritykset voivat luottaa julkisen sektorin tukeen sekä vakaaseen toiminta - ympäristöön. Yhteistyöllä voidaan löytää ratkaisuja myös silloin, kun eteen tulee kasvuun tai toimintaan liittyviä kehittämishaasteita. Mutta roolitus on tärkeää, Palviainen muistuttaa. Julkinen sektori ei ole luomassa työpaikkoja tai kehittämässä liiketoimintaa. Se on yrityksen tehtävä. Kunnat voivat ottaa päätöksenteossa yrittäjyysvaikutukset huomioon, eli ennen päätöksentekoa selvitetään, miten ja millaisiin yrityksiin päätös vaikuttaa. Kun vaikutukset on objektiivisesti arvioitu, on yrittäjien helpompi ymmärtää kielteisiäkin päätöksiä. Lapin ELY-keskuksessa on hyödynnetty Y4-menetelmää hyvin 8

9 JESSICA (Joint European Support for Sustainable Investment in City Areas eli Euroopan yhteinen tuki kaupunkialueiden kestäviä investointeja varten) on yksi Euroopan komission taloudellisen erityistuen välineistä. Se hyödyntää Euroopan aluekehitysrahaston (EAKR) resursseja erilaisten projektien laina-, pääoma- tai takuuinvestointeina. EAKR:n rahoitus tulee maiden olemassa olevista määrärahoista ja on suunniteltu käytettäväksi nykyisen avustusjärjestelmän rinnalla. Deloitten asiantuntijat ovat avustaneet Euroopan investointipankkia ja lukuisia julkisia virastoja JESSICA-mekanismin käytännön soveltamisessa sen synnystä vuonna 2007 lähtien. Deloitte kuuluu Euroopan investointipankin taloudellisten ja teknisten neuvonantajien joukkoon. Deloitten EU-osaamiskeskus sijaitsee Brysselissä, mutta asiantuntijaverkosto kattaa jäsenyrityksiä niin EU-alueella kuin muualla Euroopassa. Millä aikajänteellä JESSICA toimii? Tällä hetkellä JESSICA kohdistuu nykyiseen ohjelmakauteen On odotettavissa, että ohjelmakaudella sitä ja muita taloudellisen erityistuen välineitä tullaan hyödyntämään enemmän. Miten julkisen sektorin organisaatiot jäsenmaissa voivat hyödyntää JESSICAa mahdollisimman hyvin? Millaisia käytännön toimenpiteitä vaadittaisiin? Julkisen sektorin organisaatiot johtavat useimmiten selvityksiä siitä, voisiko JESSICA-rakenne sopia heidän alueelleen. Tämä sisältää yleensä ennakkoarviointia JESSICAn laina-, pääoma- ja takuuinvestointien kysynnästä projekteihin. Julkisen sektorin odotetaan myös ottavan vahvaa hallinnollista roolia JESSICA-rakenteen luomisessa. Millaisia haasteita talouden turbulenssi asettaa yleisesti julkisen sektorin toimijoille EU-alueella? Suuri ratkottavaksi tuleva kysymys koskee EU-rahastojen yhteisrahoitusosuuksia, joita vaaditaan rahoituksen saamiseksi aluekehitysrahastosta. Maakohtaisesti niiden suuruus on prosenttia maan aluekehitysrahastoosuudesta. Nämä paikalliset panostukset tulevat suoraan valtioiden budjeteista, jotka yleisesti ottaen jo kärsivät pienentyvien verotulojen ja tiukentuvan fi nanssipolitiikan vaikutuksista. Millaisia asioita EU-tasolla on alustavassa keskustelussa? Muun muassa Euroopan aluekehitysrahaston kauden varojenkäytön edistyminen, ja lisäksi vuosien sääntelyehdotukset sekä niiden vaikutukset EU strategiaan. Sovelluspotentiaalia myös pohjolassa Elinkeinoministeri Jyri Häkämies on marraskuussa 2011 korostanut EU:n rakennerahastojen tehokkaampaa hyödyntämistä myös Suomessa. Tehostamispotentiaalia on niin hankkeiden hallinnollisen taakan vähentämisessä kuin rahastojen laajamittaisemmassa käytössä. JESSICA-instrumenttia olisi mahdollista soveltaa Suomessa muun muassa luotaessa uusia kuntarakenteita sekä kuntien palvelumalleja niin kuntalaisille kuin yrityksille. Tämä tulisi kyseeseen esimerkiksi valtiovarainministeriön kautta ohjatusta kuntarakenteen kehittämisohjelmasta, jossa painopisteinä olisivat uudistuneet kuntarakenne sekä sosiaali- ja terveydenhuollon palvelumallit. Toimenpiteet ja tarkemmat painotukset voitaisiin tehdä alueellisesti, jopa kuntakohtaisesti. JESSICA voi potentiaalisesti sopia hyödynnettäväksi myös työ- ja elinkeinoministeriön johdolla, onhan Suomen elin keinoelämän rakenteissa käynnissä työllisyyden ja työpaikkojen näkökulmasta huomattava muutos. Näkyvimpiä merkkejä ovat muun muassa omistajien eläköityminen omistajavetoisissa yrityksissä, alhainen keskisuurten yritysten lukumäärä suhteessa koko yrityskantaan, sekä ulkomailta tulevien investointien rajallisuus. Merkittävä olisi esimerkiksi TEM-ohjattu ohjelma, jossa keskitytään pk-yritysten tukemiseen kasvustrategiaohjelman kautta. Keskeisinä alueellisina toimijoina tässä olisivat ELY-keskukset, kehittämisyhtiöt, yrittäjäjärjestöt sekä asiantuntijapalveluiden tuottajat. kokemuksin. Toimintamallin käyttöä oli seurattu muissa maakunnissa ja saatu palautetta silloisilta TE-keskuksilta. Lapissa käyttöönottoa aktivoivat yrittäjäyhdistykset ja myös yksittäiset yrittäjät, kertoo Pia Laitinen. Toimintamalli on näkynyt erityisesti yksittäisten kuntien toiminnan kehittymisenä, mutta tiellä ollaan vasta alussa. Lapissa näkökulma on kuntayksikköä laajempi, ja mukana ovat myös muut julkisen yrityspalvelu järjestelmän toimijat. Kunnilla ja muilla toimijoilla on ollut asiantunteva taho kumppanina ja vertaistukena jakamassa arjen taakkaa. Ulkopuolinen asiantuntija on tuonut näkemyksiä ja kokemuksia muualta lappilaisten kuntien ja muiden elinkeinotoimijoiden toimintaan ja yhteistyön kehittämiseen, Laitinen kertoo. Lapin alueella sekä muutamilla muilla maaseutumaisilla alueilla JESSICAn mahdollisia sovelluskohteita löytyy esimerkiksi kaivannaisteollisuuteen liittyvän yritystoiminnan kehittämisessä. Tähän sisältyvät kaivoslaitteiden metallin alihankinta, rakennusteollisuus, logistiikka ja yritysten väliset palvelut. Lisätietoja: Petri Palviainen, puh , 9

10 Tiedot ja teknologia haltuun Tietohallintolain (Laki julkisen hallinnon tieto - hallinnon ohjauksesta /634) tarkoituksena on tehostaa julkisen hallinnon toimintaa sekä parantaa julkisia palveluja ja niiden saatavuutta. Laki painottuu julkisen hallinnon, eli valtion ja kuntien, tietojärjestelmien yhteentoimi vuuden lisäämiseen. Laki astui voimaan Valtion ICT-strategian tavoitteena on kehittää Suomeen verkottunut julkinen hallinto, jossa palvelut ovat monikanavaisesti kansalaisten saavutettavissa. Strategian tarkoituksena on tukea syyskuussa voimaan tulleen tietohallintolain toimeenpanoa, mikä asettaa vaatimuksia kokonaisarkkitehtuurin kuvaamiselle julkisen hallinnon toiminnan tehostamiseksi ja julkisten palveluiden parantamiseksi. Tietojärjestelmien yhteispelin edistämistä ohjataan valtion tasolta. Tietohallintolaki ohjaa kokonaisvaltaisesti julkishallinnon toimijoiden tietohallinnon kehittämistä, mihin ICT-strategia toimii ohjausvälineenä. Kokonaisarkkitehtuuri onkin keskeinen osa strategiaa. Viime vuonna tehdyn tutkimuksen mukaan yli puolet valtion hallinnon ministeriöistä, virastoista ja laitoksista suunnittelee IT-strategiansa päivittämistä. Nykyisin useista julkisen sektorin organisaatioista puuttuu suunnitelma tietohallinnon kokonaisvaltaisesta kehittämisestä. Suurin osa tietohallintokustannuksista kohdistuu olemassa olevien palveluiden tuottamiseen. Jäljelle jäävällä osuudella pyritään kehittämään ja uudistamaan tietojärjestelmiä. Samanaikaisesti sosiaalinen media, uudet palvelut ja palvelumallit tuovat mielenkiintoisia mahdollisuuksia, mutta myös haasteellisia kysymyksiä organi saatioiden sisäiseen toimintaympäristöön sekä etenkin asiakasrajapintaan. Myös eläköityminen ja uudet osaamisvaatimukset tuovat merkittäviä haasteita julkisen sektorin tietohallinto-organisaatioille. Kilpailu osaajista on kovaa ja julkinen sektori on tässä samalla viivalla yksityisen sektorin kanssa. ICT-strategiaan etenemispolku Kattava strategia auttaa julkisen hallinnon organisaatioita kehittämään ja johtamaan omaa tietohallintoaan. Haastavaan ja monialaiseen tehtävään ei kuitenkaan kannata lähteä yksin. Tietoturva tärkeä osa viraston tietohallintostrategiaa Turvallista matkaa Liikenteen turvallisuusvirasto Trafin vastuulla ovat liikennejärjestelmän sääntely- ja valvontatehtävät, liikennejärjestelmän turvallisuuden kehittäminen ja liikenteen ympäristöystävällisyyden edistäminen. Toiminta kattaa liikenteen niin maalla, merellä kuin ilmassa. Trafi n taustalla on vuonna 2010 toteutettu yhteenliittyminen, jolloin neljä itsenäistä virastoa yhdistyi yhdeksi Liiken teen Turvallisuusvirastoksi. Prosessissa sulautettiin yhteen Merenkulkulaitos, Ilmailuhallinto, Rauta tievirasto sekä Ajoneuvohallintokeskus. Merkittävä haaste oli itsenäisesti toimineiden virastojen erilaisten tietojärjestelmien ja -hallinnon yhteensovittaminen. Heti yhdistymisen jälkeen kevääl lä 2010 Trafi ssa aloitettiin tietoturvan kehittämis ohjelma, jota varten Valtion IT-palvelu keskus on kilpailuttanut asiantuntijakumppanin avuksi työhön. Deloitten kanssa toteutetussa ohjelmassa selvitetään, miten tietoturva tulee huomioida muun muassa prosessien omistuksissa, tietojärjestelmien ylläpidossa ja kehittämisessä. Kannusteena on syksyllä 2013 voimaan tuleva valtioneuvoston asetus tietoturvallisuuden perustasosta, mikä säätelee salassa pidettävien tietoaineistojen luokitusta ja käsittelyä. Trafi ssa pyritään nyt luomaan yhtenäinen tietoturvakulttuuri, missä kaikki toimijat tietävät vastuunsa ja tietoturva tulee osaksi toimintaprosesseja. Tuleva asetus huomioidaan työssä, mutta useassa kohdassa viraston omat vaatimukset ovat perustasoa tiukemmat. Tarkoituksena ei ole tehdä paperinmakuista ohjeistusta vaan tuoda tietoturva konkreettisesti mukaan jokaisen työhön. Järjestelmissämme liikkuu paljon luottamuksellisia henkilö-, terveys- ja koulutustietoja sekä tärkeitä liikenteeseen liittyviä tietoja. Virkamiesten on ymmärrettävä, mikä merkitys arkaluontoisten tietojen käsittelyllä on liikenneturvallisuuteen ja yhteiskuntaan yleisesti, sanoo Trafi lla ohjelmasta vastaava Risto Knuuti. Lisähaasteen tuo Trafi n laaja kumppanikenttä. Toimintoja on ulkoistettu ja tietokantoja tarvitsevat niin sadat katsastusasemat, vakuutusyhtiöt kuin autojen maahantuojatkin. Kun viranomaistoimintaa valtuutetaan yksityisille yrityksille, tietoturvakysymykset kasvavat. Knuuti muistuttaakin, ettei tietoturva ole vain ohjeita ja dokumentteja. 10

11 Asiantuntijoiden avulla toteutettu ICTstrategia luo suuntaviivat ja periaatteet, jotta tieto hallinnon ja sähköisen toimintaympäristön kehittämistä on helpompi ohjata organisaation tavoitteisiin pohjautuen. Hyvin laadittu strategia kokoaa teknologiaan kohdistuvat vaatimukset ja määrittelee tietohallinnon tavoitetilan, mikä edesauttaa tietohallinnon mahdollisuuksia toteuttaa organisaation toiminnan kannalta keskeisiä kehityshankkeita ja tavoitetilan IT-ratkaisuja. Toimenpidesuositukset ja linjaukset tehdään ymmärtäen niiden vaikutukset koko IT-ympäristössä. Tämä varmistaa, että toiminnan tarpeet muuntuvat kehityshankkeiksi, joiden tavoitteet ja vaikutukset ovat ymmärrettävissä läpi organisaation. Kumppanilta näkemystä Deloitten julkisen sektorin asiantuntijat auttavat organisaatioiden tietohallintoa ja IT-organisaatioita muuntautumaan asiakaslähtöiseksi kumppaniksi. Organisaation toiminnan tehokkuus on vahvasti kytköksissä siihen, miten se hyödyntää teknologiaa. Ulkopuoliset sparraajat näyttävät suuntaa tietotekniikan strategisessa hyödyntämisessä ja auttavat hallitsemaan siihen liittyviä riskejä. Deloitte on toiminut kumppanina sekä kansallisesti että kansainvälisesti useissa yksityisen ja julkisen sektorin IT-strategian kehityshankkeissa. Käytössä on näiden projektien aikana luotu tietotaito ja vertailupohja sekä mahdollisuus hyödyntää kansainvälisiä asiantuntijoitamme ja heidän vankkaa kokemustaan vastaavanlaisista projekteista. Lisätietoja: Markku Viitanen, puh , Maalla, merellä ja ilmassa on merkittäviä tietojärjestelmiä ja verkkoja, joiden toiminta on turvattava. Liikenteen ohjausjärjestelmissä tarvitaan tiukkaa tietoturvaa myös viraston ulkopuolella. Avainkysymyksenä on, mihin kaikkialle tietoturva yltää ja missä kaikkialla se pitäisi huomioida. Projektin vaiheita Tietoturvan kehittämisohjelma käynnistettiin nykytila-analyysilla, jossa selvitettiin lähtötilanne neljän eri viraston johdon ja asiantuntijoiden kanssa. Ohjelman käynnistysvaiheessa virastossa oli meneillään uuden viraston toiminnan organisointi. Lähtöasetelma ei ollut ihanteellinen, kun eri prosessien vastuut olivat etsinnässä samanaikaisesti. Tämän vuoden syyskuussa aloi- tettiin uudelleenorganisointi ja uusi organisaatio aloittaa vuoden 2012 alusta. Ohjelman aikataulussa on pysytty, mutta työtä vielä riittää sillä vasta neljännes on saavutettu. Asetuksessa on määritetty selkeitä vaatimuksia virastojen tietoturvalle muun muassa henkilöstön koulutukseen, käyttäjätunnusten hallintaan sekä lainmukaisuuteen. Trafi ssa asiat oli jo mietitty osin valmiiksi, joten aivan puhtaalta pöydältä ei tarvinnut ohjelmaan lähteä. Knuutin mukaan asetus ja Valtion IT-palvelukeskus antavat hyvän selkänojan virastojen tietoturvan kehittämiseen. Etukäteen oli tiedossa, mitä asioita asetuksessa on tulossa. Asetus antaa tietenkin määrä- aikoja virastoille, ja toiset ovat pidemmällä työssä kuin toiset. Tärkeää on, että kokonaisuus saadaan samalle tasolle koko julkis hallinnossa. Lisäosaamista ja resursseja Ulkopuolisen asiantuntijan roolin Knuuti näkee ennen kaikkea erikoisosaamisessa, mutta myös työvoimana. Valtionhallintoon kohdistuu säästö tarpeita ja virkoja vähennetään, mutta työt eivät vähene samassa suhteessa. Meidän onkin ostettava konsulttityötä ulkopuolelta niin lyhyisiin selvityksiin kuin pidempään kehittämiseen. Henkilöresurssien lisäksi erikoisosaajilla on sellaista näkemystä ja kokemusta, mitä meillä ei ole, tai osaaja on sidoksissa omiin ydintehtäviinsä. Deloittelaiset ovat toimineet niin asiantuntijatehtävissä kuin projektihallinnassakin. Valtionhallinnon tuntevan kumppanin kanssa on helppo työskennellä. Itsellä pitää olla tavoite selkeänä mielessä, ennen kuin kumppanin kanssa lähdetään liikkeelle. Kilpailutetun kumppanin kanssa sopimuskuviot ovat selvät ja Valtion IT-palvelukeskus auttaa hyvin. Konsultit tuntevat jo valmiiksi valtionhallinnon, vaitiolovelvollisuudet ja muut tekniset asiat. 11

12 Ei juustohöylää vaan kokonaisnäkemystä Miten kehittää työtä julkisella sektorilla? Lähtökohta on asiakkaalle tuotettavan lisäarvon tunnistaminen. Arvo ohjaa, miten ja mitä työtä tulisi tehdä ja mitkä vaiheet voi jättää pois. Kun työ lisäksi pyritään tekemään laadukkaasti, ollaan Lean Six Sigma -ajattelun ytimessä. Mika Palosuo Termi Lean Six Sigma yhdistää toisiaan täydentävät ajattelutavat. Lean-ajattelulla hiotaan palveluprosesseista turha työ, joka ei tuota lisäarvoa, ja toiminta tehostuu. Six Sigmalla vähennetään työsuorituksen vaihtelua ja virheitä, jolloin laatu paranee. Julkisissa palveluissa työn tarkastelu sopii tehostamaan esimerkiksi hakemuskäsittelyn tyyppisiä prosesseja, joita niin valtion ja kunnan hallinnossa kuin terveydenhuollossakin löytyy paljon. Kyseessä on matalan investoinnin tapa parantaa: suuria panostuksia esimerkiksi koneisiin, laitteisiin tai IT-järjestelmiin ei vaadita. IT-avusteisia prosesseja tutkittaessa fokus unohtuu helposti järjestelmäkehitykseen. Lean Six Sigmassa ei keskitytä siihen, onko tietty tietokenttä väärässä paikassa, vaan ongelmakohtien havaitsemiseen ja korjaamiseen isossa kuvassa. Näin syntyy tuloksia, kertoo Deloitten johtava Lean Six Sigma -asiantuntija Mika Palosuo. Täysi kehityssykli kattaa kehityskohteiden valinnan, toiminnan mittaamisen, analysoinnin, parannusten kehittämisen ja toteutuksen sekä kontrollivaiheen. Parhaat tulokset saavutetaan, kun kaikki vaiheet tehdään samassa projektissa, mutta Lean Six Sigma -periaatteita voi soveltaa menestyksellisesti myös erikseen. Kehittämisideat toimintaa tehostamaan Prosessikehittämisen tavoite on muuttaa organisaation toimintaa kohti jatkuvaa parantamista. Kun jatkuva parantaminen on osa arkea ja henkilöstön ajattelua, muutos pysyy. Lean Six Sigma konkretisoi prosessien kehittämistä ja tuo työkaluja muutosten tekemiseen, johtamiseen ja valvontaan. Tarkastelussa ovat työvaiheet, osaamisiin liittyvät kehityskohteet, resursointi ja roolit sekä tiedon laatu. Tavoitteet ja mittarit on tärkeää määritellä yhdessä. Usein organisaatioihin viedään Lean-periaatteita sellaisenaan esimerkiksi koulutuksilla. Tärkeää olisi huomioida laajempi palveluprosessien kehittämisen näkökulma ja tukea tilanteeseen sopivien menetelmien hyödyntämistä käytännössä, Palosuo kuvaa. Jatkuvassa parantamisessa kannustetaan työntekijöitä jakamaan sisäisiä parhaita käytäntöjä. Uudenlaisen ajattelun juurruttamisessa auttavat aloite- ja palkitsemisjärjestelmät. Hyvin byrokraattisessa kulttuurissa uusiin ideoihin suhtautuminen ei aina ole avointa ja rakentavaa. Henkilöstön ja esimieskunnan motivointi kehittämiseen on onnistumisen edellytys, sanoo Palosuo. Nopeimmin ideointihalu tukahtuu, kun ei reagoida tai anneta mitään palautetta. Oppiva, itseään kehittävä organisaatio on usein kulttuurimuutoksen tulos. Ideointia suunnataan oikeisiin asioihin lisäämällä ymmärrystä strategiasta. 12

13 Oivallisia panostuksia palveluprosesseihin Kansaneläkelaitoksen mittavassa Arkkihankkeessa uudistetaan etuustietojärjestelmät ja sähköiset asiointipalvelut täysin. Kymmenvuotisen hankkeen aikana päivitetään myös Kelan ydinprosesseja sisäisten ja ulkoisten asiakkaiden sekä yhteistyökumppaneiden kanssa. Hankkeen ensimmäisen projektin tuloksena otettiin 8. marraskuuta käyttöön OIWA, joka on Kelan uusi selainpohjainen etuuksienhallintajärjestelmä ja kokoaa yhteen kaikki 40 etuustietojärjestelmää. "OIWA tuo merkittävän työvälineen asiakaspalveluumme. Asiakkaan vireillä olevien asioiden kokonaistilanne selviää asiakaspalvelijalle ja asian ratkaisijalle entistä helpommin, mikä nopeuttaa asian käsittelyä", kertoo Arkista ja OIWAsta vastaavaa tulosyksikköä Kelassa johtava Anne Neimala. Järjestelmänä OIWA tuo etuuskäsittelyyn uutta automatiikkaa, mikä vähentää manuaalisen työn määrää. Kelassa uskotaankin palvelun laadun paranevan, kun asiakkaan palvelutarpeisiin pystytään vastaamaan paremmin. Mahdollisuuksia erilaisten tuotantotapojen viilaamiseen Kansainvälisesti Deloitte on tukenut julkisen sektorin Lean Six Sigma -kehittämistä muun muassa Ruotsissa. Valtion tuottavuusohjelman ja eläköitymisaallon myötä myös kotimaassa julkisella sektorilla on painetta saada enemmän aikaan samalla ihmismäärällä. Prosessien kuvaus ja kehitys auttavat resurssisuunnittelussa. Perustavanlaatuisia muutoksia voidaan saavuttaa ilman henkilöstömäärään puuttumista. Palveluprosessin eri vaiheissa voi esiintyä hukkaa, muun muassa uudelleen tekemistä, odotteluaikaa tai hyödyntämätöntä osaamista. Kun haetaan hukan syyt, voidaan ideoida tapoja päästä eroon turhasta työstä, Palosuo jatkaa. Uudenlaisia hyötyjä luodaan, kun nostetaan keskiöön asiakaslähtöisyys. Pohtimalla läpimenoaikoja asiakkaan näkökulmasta saatetaan löytää enemmän oikaisukelpoisia prosessimutkia kuin sisäisessä tarkastelussa. Jokaisella kerralla on helppo tuottaa yhtä hyvää palvelua, kun on dokumentoitu, miten se tehdään. Palvelun ydin pidetään yhdenmukaisena, mutta henkilökohtaisuuskin säilyy. Prosessien kehittäminen tukee hyvien työpuitteiden luomista. Näin henkilöstön on helpompi menestyä muutenkin vaativassa työssään ja saada onnistumisen elämyksiä. Toimintaan tuodaan struktuuria, mutta tarkoitus ei ole luoda liukuhihnaprosesseja, joissa henkilöstön osaaminen ei tulisi kunnolla käyttöön. Mutkat suoriksi uusilla toimintamalleilla Toivottujen hyötyjen saaminen uudesta järjestelmästä vaatii sen yhtenäistä käyttöä. Alkuvaiheella on suurin merkitys työskentelytapojen kehittymiseen opittua tapaa on vaikea muuttaa. OIWAa ennakkoon pilotoineessa yksikössä muutos vanhoista uusiin toimintatapoihin on jo pitkällä, mutta ei vielä kaikilta osin valmis. OIWAn vaikutusta prosesseihin ja työmääriin lähdettiin paljastamaan työntutkimuksella. Suurimpia etuusalueita koskevassa Deloitten tutkimuksessa suurennuslasin alle pääsivät työttömyysturvan, yleisen asumistuen ja sairauspäivärahojen käsittelyprosessit. Nämä tuottavat yhteensä yli puolet kelalaisten työkuormasta. "Halusimme selvittää nopealla aikataululla ennen laajaa käyttöönottoa prosessien mutkia ja parannusmahdollisuuksia. Selvitys vahvisti, että prosessien toimivuuteen, koulutukseen ja seuraamiseen pitää vielä panostaa", Neimala sanoo. Tutkimus tehtiin Lean Six Sigma -metodologialla ja asiantuntijat kirjasivat yksityiskohtaiset havaintonsa huolella. Raporttia Neimala kuvailee herättäväksi. Se antoi hyvän käsityksen siitä, mihin kannattaa kiinnittää huomiota sekä hedelmällisiä aineksia jatkokehitykseen. "Eri etuuksien käsittelystä löytyi kehittämiskohteita, joiden parantaminen on nyt jatkosuunnittelussa. On yllättävää, miten toimivistakin prosesseista löytyy parantamisen varaa. Kun ulkopuolinen katsoo työtämme, huomataan asioita, joihin itse ei kiinnitä huomiota." Kehitysponnistukset asiakkaan hyödyksi OIWAn käyttöönoton sujumista ja hyötyjen saavuttamista aiotaan seurata uusimalla tutkimus tulevaisuudessa. Myös muihin uusiin etuustietojärjestelmiin liittyvien prosessien osalta Neimala näkee tarvetta prosesseihin pureutumiseen. Isossa organisaatiossa toimijat saattavat osaamisensa ja kokemuksensa turvin luoda yhteisen prosessin oheen omia paikallisia työtapoja, jotka vaikuttavat toimintaan. Työntutkimus on ylimääräinen ponnistus niin sen kohteille kuin organisaatiolle, mutta tuloksista on paljon apua. "Pullonkaulojen ohella löydetään hyvät käytännöt, joita saadaan esimerkiksi koulutuksilla levitettyä kaikille." Neimalan mukaan asiakasnäkökulma ja palveluprosessien kehittäminen ovat keskeisiä julkisella sektorilla. "Hyvän palveluprosessin löytämisessä tarvitaan oman organisaation ulkopuolelle ulottuvaa tarkastelua ja laajaa julkisen sektorin yhteistyötä. Kun palvelu on hyvää, se on useimmiten myös tehokasta. Nämä ovat varmasti yhteisiä päämääriä." 13

14 Uutiset Tehoa ja synergiaa tukitoimintoja keskittämällä Yhä useammat organisaatiot tukevat kasvua ja parantavat kannattavuutta keskittämällä tukitoimintoja yhteiseen, koko konsernia palvelevaan palvelukeskukseen. Deloitten tuoreen kansainvälisen julkaisun mukaan kustannussäästöt ovat edelleen yleisin syy perustaa palvelukeskus. miseksi yhdistellään myös Suomessa ulkoistusta ja palvelukeskustoimintoja Global Shared Services survey on osa tutkimussarjaa, jota on täydennetty aina kahden vuoden välein vuodesta 1999 lähtien. Mukana oli vastaajia myös Suomesta. Lisätietoja: Markus Kaihoniemi, puh , Shared services: From if to how Insights from Deloitte s 2011 global shared services survey Meillä suurimmat yritykset ovat jo pääosin perustaneet omat palvelukeskuksensa ja toimintamalli on omaksuttu hyvin myös julkisella sektorilla. Muut hyödyt kuin kustannussäästöt koetaan yhä merkittävämmäksi syyksi siirtyä palvelukeskusmalliin. Tutkimuksen mukaan muita olennaisia hyötyjä ovat muun muassa parantunut kontrolliympäristö, tiedon saatavuus ja parantunut joustavuus toiminta ympäristön muutoksille, toteaa Suomen Deloitten Shared Services -palveluista vastaava Markus Kaihoniemi. Deloitte designpääkaupungin yhteistyökumppani Liiketoiminnan tukipalveluiden keskittämisellä palvelukeskuksiin haetaan muun muassa taloudellisia sekä tehokkuuteen ja osaamisen tasoon liittyviä hyötyjä. Niihin tuodaan yhä useammin jo vakiintuneiden talous-, henkilöstö- ja tietohallinnon sekä ostotoimintojen rinnalle uusina alueina esimerkiksi tilahallintoa, myyntiä ja markkinointia sekä lakipalveluja. Erillisten, jokaiselle funktiolle omien palvelukeskusten sijaan mietitään enenevässä määrin yhteisestä organisaatiomallista saatavia synergiaetuja. Valtionhallinnossa on Suomessakin perustettu omat palvelukeskusorganisaatiot kullekin tukitoiminnolle. Niiden välillä on silti paljon alueita, joista voitaisiin saavuttaa synergiahyötyjä. Julkiselta sektorilta löytyy myös hyviä esimerkkejä palvelukeskuksista, jotka tuottavat tukipalveluita laajasti, Kaihoniemi jatkaa. Selvityksen mukaan vakiintuneet palvelukeskukset jatkavat kasvuaan, kun niiden palveluvalikoimaan tuodaan yhä enemmän lisäarvopalveluita perinteisen transaktioiden käsittelyn rinnalle. Joustavimman ja kustannustehokkaimman toimintamallin saavutta- Deloitte arvioi World Design Capital Helsinki yhteistyökumppanina hankkeen onnistumista ja yhteiskunnallista vaikuttavuutta eri näkökulmista. Vuosi tarjoaa myös mahdollisuuden tukea ohjelmavuoteen osallistuvia organisaatioita uudenlaisilla tavoilla sekä kohdata sidosryhmiä erilaisissa yhteyksissä. Designpääkaupungin yrityskumppanina olemme ylpeinä mukana luomassa mahdollisuuksia huomispäivän menestystarinoiden rakentajille. Kansainvälisenä asiantuntijaorganisaationa innovatiivisuus ja uudistuminen ovat meille tärkeitä, joten haluamme nostaa esiin uudenlaisista toiminta- ja yhteistyötavoista syntyvää inspiraatiota, Deloitten toimitusjohtaja Teppo Rantanen sanoo. Lisätietoja: Teppo Rantanen, puh , teppo.rantanen@deloitte.fi Kari Ekholm, puh , kari.ekholm@deloitte.fi Lisää ajankohtaisia aiheita 14

15 Kolumni Joustavia pilviä Valtion ja kuntien tietohallinto on syntynyt vähitellen itsestään, järjestelmä järjestelmältä, ilman kokonaisnäkemystä. Ei ihme, etteivät järjestelmät keskustele keskenään, ja julkishallinnon tietohallinnon kustannukset nousevat yli kahteen miljardiin euroon vuodessa. Pelkästään sähkölaskuissa olisi mahdollisuus säästöihin. Kun amerikkalainen pankkikonserni Citygroup pudotti IT-palvelinkeskustensa määrän kolmannekseen, vuosittainen sähkölasku pieneni kuusi miljoonaa dollaria. Julkishallinnon tietohallinnon tilannetta kuvaa hyvin se, että eri viranomaisilla on toistakymmentä IT-palvelukeskusta, ja kuntia ja kuntayhtymiä palvelevat keskukset päälle. Monen pienen kunnan IT-palvelut pyörivät kunnantalon kellarikomerossa sijaitsevilla palvelimilla. Nopeaa muutosta ei ole luvassa, sillä hallinnonalat vahtivat mustasukkaisesti omia järjestelmiään. Hallitusohjelmassakaan ei luvata yhdistää kuin valtion IT-palvelukeskusten toimialariippumattomat tehtävät. Yhteentoimivuutta ja tehoa on haettu rakentamalla hallinnonaloille laajoja tietojärjestelmiä, jotka ovat kuitenkin osoittautuneet jäykiksi ja raskaiksi. Muutokset toimintatavoissa edellyttävät kalliita ohjelmistoremontteja. Lakien toimeenpanoa on jouduttu jopa lykkäämään, kunnes rahat ohjelmistojen uudistamiseen on löydetty. Työtä, rahaa ja sähköä menee jatkuvasti hukkaan. Iso-Britanniassa arvioitiin julkisen sektorin 13 miljardia puntaa vuodessa kustantavien tietojärjestelmien virtualisoinnin voivan tuottaa runsaan kolmen miljardin punnan vuosittaiset säästöt. Suomen mittakaavassa tämä tarkoittaisi 400 miljoonan euron vuosittaista säästöpotentiaalia. Säästöjen lisäksi virtualisointi parantaisi IT-palveluiden joustavuutta ja reagoivuutta. Esimerkiksi Säteilyturvakeskuksen verkkopalveluiden palvelinkapasiteetti olisi voitu Fukushiman onnettomuuden jälkeen moninkertaistaa hetkessä, eivätkä sivut olisi romahtaneet kuorman alle. Virtualisointi herättää perusteltua huolta tietoturvasta ja palvelun saatavuudesta, koska tiedot ja palvelut eivät enää ole omilla palvelimilla. Julkisella tai yksityisellä palvelinkapasiteetin tarjoajalla on kuitenkin todennäköisesti yksittäistä kuntaa tai virastoa parempi tietoturvan ja toimintavarmuuden asiantuntemus. Se on nimenomaan heidän avainosaamistaan. Virtualisointisopimusten laadintaan kannattaa joka tapauksessa varata aikaa. Kokemusta mahdollisista ongelmista ja niiden seurauksista ei vielä ole. Jyrki J.J. Kasvi KirjoITtaja on TIEKE Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskus ry:n tutkimus- ja kehittämisjohtaja. 15

16 Deloitte Deloitte on yksi maailman johtavista asiantuntijapalveluorganisaatioista. Palveluksessamme on noin asiantuntijaa yli 150 maassa. Suomessa meitä on yli 400 asiantuntijaa 7 toimistossa. Tarjoamme vankan kokemuksen ja osaamisen julkisen sektorin kehittämishaasteisiin sekä laajan valikoiman tilintarkastukseen, vero- ja lakiasioihin, johdon konsultointiin, riskienhallintaan ja yritysjärjestelyihin liittyviä asiantuntijapalveluita. Autamme asiakkaitamme menestymään vastaamaan toimintaympäristön muutoksiin, uudistamaan toimintaansa ja kehittämään palveluitaan. Lähtökohtanamme on luoda aitoa lisäarvoa tuottavia, kestäviä ratkaisuja. Deloitte on Hanselin valitsema johdon asiantuntijapalveluiden puitesopimustoimittaja valtionhallinnolle vuosille Puitejärjestelyn kautta kaikki valtionhallinnon organisaatiot voivat hankkia johdon asiantuntijapalveluita tai sisäisen ja ulkoisen tarkastuksen palveluita Deloittelta suorahankintana tai minikilpailutuksella. Palvelemme lisäksi useita kuntia, sairaanhoitopiirejä ja muuta julkishallintoa organi saatiokohtaisten puitejärjestelyjen välityksellä sekä kaikkia asiakkaitamme suora hankintojen ja tarjouskilpailujen kautta. Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee, and its network of member fi rms, each of which is a legally separate and independent entity. Please see for a detailed description of the legal structure of Deloitte Touche Tohmatsu Limited and its member fi rms Deloitte & Touche Oy, Group of Companies.