1 Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen sekä kokouksen avaus.

Transkriptio

1 JOENSUUN JÄÄKARHUT RY Mäntyniementie 1, Joensuu SEURAN SYYSKOKOUS PÖYTÄKIRJA AIKA Keskiviikko klo PAIKKA Mäntyniementie 1, Karhu-Sali 1 Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen sekä kokouksen avaus. Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 2 Valitaan kokoukselle puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja kaksi ääntenlaskijaa. Puheenjohtajaksi valittiin Jarno Linnolahti, sihteeriksi Kauko Tahvanainen, pöytäkirjantarkastajiksi Linnea Harinen ja Raili Nekkonen jotka toimivat tarvittaessa myös ääntenlaskijoina. 3 Esityslistan hyväksyminen. Esityslista hyväksyttiin muutoksitta. 4 Todetaan kokouksen läsnäolijat ja äänioikeutetut jäsenet. Todettiin 31 äänivaltaista jäsentä. 5 Määrätään jäsen- ja liittymismaksu seuraavaksi toimintavuodeksi. Hallituksen esityksestä jäsenmaksuksi päätettiin 70 ja liittymismaksuksi 30, opiskelijoiden liittymismaksu on Käsitellään hallituksen esittämät talousarvioon liittyvät asiat. 6.1 Toimipaikan aukioloajat kesällä. Hallitus esittää (hallituksen kokous , 8 d) että kesän aukioloaikoja lyhennettäisiin pysyvästi kesä-syyskuussa seuraavasti: pääovi auki klo 10-23, sauna klo maanantaista perjantaihin ja klo lauantaina sekä sunnuntaina. Hallituksen esitys hyväksyttiin. 6.2 Ehdotus nuorisojäsenyydestä. Kevätkokouksessa 2006 (8.2 ) esillä ollut ehdotus nuorisojäsenyydestä jätettiin hallituksen valmisteltavaksi syyskokoukselle. Ehdotuksen mukaan nuorisomerkin voisi lunastaa vuotiaalle (tai vuotiaalle) jäsenen lapselle tai lapsenlapselle esimerkiksi vuosihintaan.

2 2 Hallitus esittää (hallituksen kokous , 8 c) että nuorisojäsenyyttä ei oteta käyttöön. Hallituksen esitys hyväksyttiin. 6.3 Mäntyniemen avantouintikeskuksen sekä Karhu-salin vuokraaminen ulkopuolisille. Hallitus esittää että Mäntyniemen tilojen vuokraaminen ulkopuolisille sekä vuokrausehtojen sopiminen tulee yleiskokouksen valtuutuksella antaa yhdistyksen hallitukselle, joka voi tarvittaessa antaa sen puheenjohtajalle Hallituksen muistio tilojen vuokraamisesta (hallituksen kokous , 5 ) on jaettu kokouksen osanottajille. Asiasta käytiin vilkas keskustelu. Hallituksen esitys hyväksyttiin. 7 Päätetään hallituksen ehdotuksesta seuraavan toimintavuoden talousarvio ja toimintasuunnitelma. Hallituksen esitykset hyväksyttiin (liitteenä). 8 Päätetään hallituksen jäsenten lukumäärä. Seuran sääntöjen 11 mukaan hallitukseen kuuluu puheenjohtajan lisäksi 4-6 varsinaista jäsentä. Hallitukseen päätettiin valita kuusi varsinaista jäsentä. 9 Valitaan hallituksen jäsenet erovuoroisten tilalle, ensimmäinen ja toinen hallituksen varajäsen sekä hallituksen puheenjohtaja. Hallituksen varsinaisista jäsenistä erovuorossa ovat Matti Maukonen, Toivo Raassina ja Kauko Tahvanainen. Kokous teki yksimielisesti seuraavat henkilövalinnat: Hallituksen varsinaiset jäsenet Leivonen Jyrki Leppäkari Mirja Linnolahti Jarno Raassina Toivo Sivonen Sirpa Tahvanainen Kauko Hallituksen 1. varajäsen Hallituksen 2. varajäsen Mikkonen Merja Rutanen Martti Hallituksen puheenjohtaja Jukka Vuorinen. 10 Valitaan kaksi (2) tilintarkastajaa, joista toisen tulee olla vähintään HTMtarkastaja ja heille henkilökohtaiset varatilintarkastajat. Tilintarkastajiksi valittiin HTM Kaisa Tschokkinen (varalla Pasi Mikkonen) ja HTM Raija Keronen (varalla Osmo Nevalainen).

3 3 11 Valitaan edustajat niiden järjestöjen kokouksiin, joissa seuralla on edustus. Mikäli edustajia tarvitaan niin hallitus päättää kuka edustaa. 12 Valitaan tarpeelliset toimikunnat ja niiden jäsenet. Mäntyniemitoimikunta: Pulkkinen Jouko (pj.) Kontiainen Raili Paavilainen Päivi Kitunen Raimo Muikku Marja-Liisa Tiippana Terttu Huvitoimikunta: Ikonen Sirkka-Liisa Hortonomitoimikunta: Harinen Linnea Kiiskinen Maini Nekkonen Raili 13 Käsitellään muut hallituksen esittämät asiat ja jäsenten tekemät aloitteet, jotka on jätetty hallitukselle sääntöjen määräämässä ajassa. Veikko Ohvanainen on lähettänyt puheenjohtajalle sähköpostitse lapsimerkkiasiasta aloitteen. Siinä esitetään, että lapselle jolla on valvoja mukana, voitaisiin myydä lapsimerkki ilman sukulaissuhteita. Yleiskokous valtuutti hallituksen laatimaan lapsimerkkiasiaan liittyvän toimintaohjeen, jossa myös vastuukysymykset on otettu huomioon Hallitus esittää enintään 80 kulukorvauksien maksamista hortonomitoimikunnan kahdelle jäsenelle vuodelta 2006 (hallituksen kokous , 9 ). Hortonomitoimikunta valittiin uutena toimikuntana syyskokouksessa Toimikunnan kulukorvauksia ei silloin lisätty budjettiin vaikka siellä olivat kahden muun toimikunnan jäsenten kulukorvaukset. Hallituksen esitys hyväksyttiin. Kokouksen päättäminen. Puheenjohtaja päätti kokouksen klo Jarno Linnolahti puheenjohtaja Kauko Tahvanainen sihteeri Linnea Harinen pöytäkirjantarkastaja Raili Nekkonen pöytäkirjantarkastaja

4 1(2) Joensuun Jääkarhut ry Hallituksen kokous Muistio Mäntyniemen avantouintikeskuksen sekä Karhu-salin vuokraamisesta ulkopuolisille Joensuun Jääkarhut ry:n hallitus on vuokrannut ulkopuolisille käyttäjille etupäässä Karhusalia mutta kevätkokouksen 2005 päätökseen perustuen myös koko toimipaikkaa. Koko toimipaikan vuokraaminen on merkinnyt sitä, että avantouintikeskus ei silloin ole ollut jäsenten käytettävissä. Koko toimipaikka on vuokrattu vuonna 2005 yhden kerran ja 2006 kolme kertaa. Perusteet vuokraustoiminnalle voidaan jakaa kahteen ryhmään 1) Seuran talouden tukeminen. 2) Avantouintiharrastuksen edistäminen. Toimipaikan aukiolon lisäksi jäsenistölle keskeistä on kuinka paljon harrastus maksaa. Mikäli aukioloaikoja oleellisesti pidennettäisiin, jouduttaisiin lisääntyvät ylläpitokustannukset todennäköisesti kattamaan jäsenmaksujen korotuksella. Myös vuokraustoiminnasta luopuminen aiheuttaisi korotustarvetta jäsenmaksuun. Mäntyniemen avantouintikeskus rakennettiin aikoinaan sitä silmälläpitäen, että sitä voidaan myös vuokrata ulkopuolisille. Tätä varten rakennettiin tilava yläkerta, nykyinen Karhu-sali. Pelkästään omaa käyttöä ajatellen sen rakentaminen ei olisi ollut mielekästä eikä taloudellisesti myöskään järkevää. Vuokraustoiminnan merkittävin taloudellinen hyöty on saavutettu kuluvan vuoden elokuun lopulla, kun Savo-Karjalan verovirasto palautti seuralle rakennushankkeen kustannuksiin sisältyvää arvonlisäveroa euroa 15 senttiä. Palautushakemus perustui siihen, että seura hakeutui arvonlisäverovelvolliseksi myös tilojen vuokraustoiminnasta ja kykeni uskottavasti osoittamaan, että toimintaa harjoitetaan elinkeinotoiminnan muodossa eikä ainoastaan palautuspäätöksen saamiseksi. Toimintaa voidaan katsoa harjoitettavan elinkeinotoiminnan muodossa, mikäli se tapahtuu kilpailluilla markkinoilla ja on riittävän laajaa. Erityisesti verottajan tulee vakuuttua siitä, että toimintaa harjoitetaan myös todellisuudessa eikä pelkästään paperilla ainoastaan veronpalautuksien saamiseksi. Siltä osin kun tiloja käytetään ainoastaan jäsenistön tarpeisiin ei oikeutta arvonlisäveron palautukseen ole. Mikäli vuokraustoiminnan harjoittamista ryhdytään olennaisesti nykyisestä supistamaan, on vaara, että saatu veronpalautus joudutaan maksamaan takaisin koska palautushakemuksen yhteydessä esitetyt tiedot vuokraustoiminnan luonteesta eivät ole pitäneet paikkaansa. Vuonna 2005 vuokraustoiminnan bruttolaskutus oli ja vuonna 2006 tammi-syyskuussa

5 Joensuun kaupunki on merkittävällä tavalla tukenut Mäntyniemen avantouintikeskuksen rakentamista. Mäntyniemeä voidaankin hyvällä syyllä pitää osana kaupunkimme monipuolista palveluvarustusta. Joensuu on merkittävä yliopisto- ja korkeakoulukaupunki, jossa opiskelee huomattava määrä ulkomaalaisia opiskelijoita. Erityisesti heille Mäntyniemi voi tarjota unohtumattoman elämyksen. Vuokraamisella on ollut erittäin näkyvä asema imagollisesti niin Joensuun Jääkarhuille kuin Joensuun kaupungillekin. Erityistä kiitosta olemme saaneet muutamilta suurilta kansainvälisiltä kokouksilta, jotka kesäaikaan ovat pitäneet tilaisuuksiaan Mäntyniemessä. Ainoa haitta jäsenistölle on koitunut paikan tilapäisestä sulkemisesta. Mäntyniemen vuokraaminen ulkopuolisille sekä vuokrausehtojen sopiminen tulee yleiskokouksen valtuutuksella antaa yhdistyksen hallitukselle, joka voi tarvittaessa antaa sen puheenjohtajalle. Tärkein vuokraustoimintaan liittyvä haitta on se, että tilat eivät tuolloin ole jäsenistön käytössä. Näin kuitenkin vain silloin jos koko toimipaikka on vuokrattu niin että jäsenistö ei voi käyttää saunaa ja pukeutumistiloja. Kun koko toimipaikka on ollut vuokrattuna 2006 vain kolme kertaa ja vuonna 2005 kerran, haittaa ei voida pitää merkittävänä jos se suhteutetaan saataviin hyötyihin. Haittojen minimoimiseksi voidaan harkita sitä, että ulkopuolisella tilaajalla olisi mahdollisuus käyttää Karhu-salin lisäksi saunaa ja piha-aluetta niin että jäsenistöllä olisi samanaikaisesti mahdollisuus käydä saunassa joko normaalin tai sitä lyhyemmän aukioloajan puitteissa. Ottaen huomioon, että ulkopuolisen vuokraajan tarve käyttää saunaa ja piha-aluetta keskittyy kesäaikaan, ei muutaman jäsenen saunominen aiheuttane olennaista haittaa tilaisuuden onnistumiselle. Koko toimipaikan vuokraaminen ilman jäsenistön saunomismahdollisuutta voidaan hinnoitella tuntuvasti kalliimmaksi kuin tilojen vuokraaminen jäsenistön saunomismahdollisuus säilyttäen. Kun vuokraustoimintaa on harjoitettava elinkeinotoiminnan muodossa, vuokrauspäätökset tulee tarvittaessa kyetä tekemään nopeasti. Tällöin on oltava riittävän suurta korvausta vastaan valmis vuokraamaan tila hyvinkin lyhyellä varoitusajalla, ja jäsenistön tarpeet otetaan huomioon perimällä tavanomaista suurempi vuokra, mikäli toimipaikan sulkemisesta ei ehditä jäsenistölle tiedottaa riittävän ajoissa. Vuokraustoimintaan sisältyy myös riskejä, mm. vuokralaisten huonon käytöksen aiheuttama häiriö on aina mahdollinen; samoin kuin on mahdollista että myös omat jäsenet voivat aiheuttaa häiriötä. Tilojen vuokraamiseen häiriön uhka voi vaikuttaa vain silloin, kun jo ennalta arvioiden on todella perusteltua aihetta otaksua vuokraajan aiheuttavan järjestyshäiriöitä. Muutoin häiriöt on pyrittävä ehkäisemään ennakoivalla neuvonnalla ja ohjauksella ja äärimmäisenä toimenpiteenä voi olla tilaisuuden keskeyttäminen vuokrausehtojen rikkomisen perusteella. 2(2)

6 Joensuun Jääkarhut ry Talousarvion perusteet 2007 Hallituksen kokous Tuloperusteet Liittymis- ja jäsenmaksut - liittymismaksu 30 - liittymismaksu opiskelijat 10 - vuosijäsenmaksu 70 - lapsimerkki (4-15 vuotiaat) 5 Kertamaksu (päiväranneke) 5 Työmarkkinatuki kokopäiväiselle jonka työaika on 37,5 t /vko 960 /kk Menoperusteet Kiinteistövero (0,8 % verotusarvosta) 600 Talonmiehen palkka 250 /kk Kulukorvaukset (enintään) / henkilö yhteensä - puheenjohtaja sihteeri/rahastonhoitaja hallituksen jäsenet ja varajäsenet Mäntyniemitoimikunnan puheenjohtaja Mäntyniemitoimikunnan jäsenet hortonomit Huvitoimikunnan jäsenet Yhteensä Matkakustannusten korvaamisessa noudatetaan pääsääntöisesti Valtion matkustussääntöä. Korvausta oman auton käytöstä maksetaan vain matkoilta joita ei voi kohtuudella muutoin suorittaa.

7 Joensuun Jääkarhut ry talousarvio 2007 Sivu 1 Joensuun Jääkarhut ry - talousarvio 2007 Hallituksen kokous Varsinainen toiminta Tuotot Vuosi 2005 Vuosi Vierasmaksut 8% alv lämminvesimaksut Työvoimatilitykset, yksi työllistetty Yhteensä Kulut 4000 Palkat Sosiaaliturvamaksut TEL-maksut Tapaturmavakuutus talkooväelle Työttömyys- tapaturma- ja ryhmähenkivakuutus Tel vakuutusmaksupidätys, 4,3% Työttömyysvakuutusmaksupidätys Siivoustarvikkeet Jäte- ja vesimaksut Mäntyniemen jätehuolto Alueiden kunnossapito Rakennusten kunnossapito Sähkö Karhu-salin keittiön rakentaminen Pientarvikkeet Kiinteistövero Vuokrat Vakuutusmaksut Talkookulut Muut kulut (dataprojektori Karhu-saliin) Kiuas Yhteensä Varsinaisen toiminnan kulujäämä Virkistys- ym. toiminta Tuotot 4200 Virkistystoiminnan tuotot Yhteensä Kulut 4300 Matkat Osanottomaksut Juhlakulut Muut kulut Yhteensä Virkistys- ym. toiminnan kulujäämä Hallinto Kulut 4500 Kulukorvaukset Muut korvaukset Kokouskulut Toimistotarvikkeet

8 Joensuun Jääkarhut ry talousarvio 2007 Sivu Pienhankinnat Tiedotus (lehti-ilmoitukset) Posti Kotisivutila, laajakaistat, puhelin Kirjanpito Tilintarkastus Pankkikulut Edustuskulut Muut kulut Huomionosoitukset Kulut yhteensä Hallinnon kulujäämä Varainhankinta Tuotot 5200 Jäsen- ja liittymismaksut Myyntitavarat Tilavuokrat Muut varainhankinnan tuotot Yhteensä Kulut 5400 Jäsenmaksukulut Rannekekulut Tilaisuuksien kulut Varaston muutos Yhteensä Varainhankinnan tuotto Rahoitustuotot ja -kulut Tuotot 5600 Korkotuotot Kulut 5700 Korkokulut Rahoitustuotot ja -kulut kulujäämä Satunnaiset tuotot ja kulut 5800 Satunnaiset tuotot Omatoiminen tuotto Yleisavustukset 6000 Joensuun kaupungin avustus Tuotot yhteensä Kulut yhteensä (ilman poistoja) Kokonaistuotto Lainan lyhennys Ylijäämä ennen poistoja

9 Joensuun Jääkarhut ry Hallituksen kokous (2) Toimintasuunnitelma vuodelle 2007 Yleistä Seuran toiminnan tarkoituksena on sääntöjen mukaisesti avantouintiharrastuksen ylläpitäminen ja edistäminen. Toimintamuotoina ovat avantouinti ja saunomismahdollisuuksien sekä kuntoliikuntatapahtumien ja koulutustilaisuuksien järjestäminen. Seuralle vuonna 2005 Vehkalahteen valmistuneet uudet tilat tarjoavat erinomaiset puitteet avantouintiharrastukselle. Avantouintikeskusta ovat hyödyntäneet sekä seuran jäsenet että vierailijat joten seura on sekä ylläpitänyt että edistänyt avantouintiharrastusta. Avantouinti on ollut monelle Joensuussa opiskelevalle ulkomaalaiselle unohtumaton elämys. Mäntyniemen avantouintikeskusta voidaankin hyvällä syyllä pitää osana Joensuun kaupungin monipuolista palveluvarustusta. Talous Seuran talous on vakaalla pohjalla. Budjetoidut tuotot ovat joista jäsen- ja liittymismaksut ovat 63,5%, vierasmaksut 9%, tilavuokrat 9% ja kaupungin avustus 5,4%. Vierasmaksujen ja tilavuokrien avulla voidaan jäsenmaksut pitää kohtuullisina. Vuokraustoimintaa tulee jatkossakin harjoittaa vastaavassa laajuudessa. Huomattava taloudellinen merkitys on myös jäsenten tekemällä talkootyöllä joka muodostaa myös seuran toiminnallisen pohjan. Toimitilat Normaalin kunnossapidon lisäksi (joka pääosin hoidetaan talkoovoimin) toimintavuonna toteutetaan seuraavat korjaus- ja muutostyöt. Karhu-saliin rakennetaan keittiösyvennys ja hankitaan dataprojektori salin käyttömukavuuden lisäämiseksi. Saunan kiuas vaihdetaan kylpylöissä ja uimahalleissa yleisesti käytettäväksi laitossähkökiukaaksi jolla on erinomaiset suositukset. Näin vastusten ja kivien käyttöikä pitenee huomattavasti nykyisestä. Nämä yhdessä kompensoivat kiukaan korkeahkon hankintahinnan muutamassa vuodessa. Hallinto Seuran ylintä päätösvaltaa käyttävät yleiskokoukset joista sääntömääräisiä ovat syys- ja kevätkokous. Syyskokous valitsee yhdistyksen hallituksen, jonka tehtävänä on hoitaa seuran asioita toimintasuunnitelman ja talousarvion mukaisesti. Hallitus kokoontuu

10 tarpeen vaatiessa (yleensä kerran kuukaudessa) ja päättää seuran käytännön asioista. Seuran kokous tai hallitus voivat valita toimikuntia erilaisia tehtäviä hoitamaan. Seura palkkaa Mäntyniemeen yhdistelmätuella kokopäiväisen työtekijän. Hänen työaikansa pyritään sopimaan niin että ne palvelisivat jäsenistöä ja seuraa mahdollisimman hyvin. Työntekijän työtehtäviin kuuluvat mm. siivous, kunnossapito, valvonta, tilanvuokraukseen liittyvät käytännön asiat, sekä päivärannekkeiden ja jäsenmerkkien myynti. 2(2) Yhdistyksen virkistystoiminta ja kuntoliikuntatapahtumat - osallistuminen avantouinnin SM-kilpailuihin Ellivuoressa Pyhäsaaren hiihto - linturetki - Vappusima - patikkaretki keväällä - talvikauden päättäjäiset - polkupyöräretki - Jaakon päivän juhla patikkaretki syksyllä - avantouintikauden avaus - pikkujoulu - jouluglögi Tiedostustoiminta Sisäinen tiedotus Seuran sisäisessä tiedottamisessa käytetään Mäntyniemen ilmoitustauluja sekä yhdistyksen www-sivuja Kotisivut on uusittu vuoden 2006 aikana ja niitä päivitetään säännöllisesti. Sivuilla on mm. ajankohtaiset tiedotteet, tapahtumakalenteri, kokouspöytäkirjat, säännöt sekä toimihenkilöiden yhteystiedot. Eniten luetut sivut ovat tiedotteet ja tapahtumakalenteri. Päivittäiset kävijämäärät ovat vaihdelleet 35 ja 70 välillä. Sääntöjen mukaisesti seuran kokouksista ilmoitetaan myös paikallisessa sanomalehdessä. Sähköpostin käyttöä tiedottamisessa pyritään lisäämään. Kaikki jäsenet eivät kuitenkaan sähköpostia käytä ja jäsenrekisterissä on vain osa jäsenten sähköpostiosoitteista. Sen vuoksi tiedottamisessa on vastaisuudessakin käytettävä useita eri tapoja. Osa jäsenistä pitää jo nyt varsin aktiivisesti puheenjohtajaan (joensuun.jaakarhut@gmail.com) yhteyttä sähköpostitse. Myös Mäntyniemen talonmiehellä on sähköpostiosoite talonmies.jaakarhut@gmail.com. Hallituksen ja toimikuntien yhteydenpidossa käytetään pääasiassa sähköpostia. Ulkoinen tiedotus Tärkeitä ulkoisen tiedotuksen kohderyhmiä ovat potentiaaliset uudet jäsenet, vierailijat, tilojen vuokraajat sekä media. Kotisivuille on koottu heidän tarvitsemansa keskeisin tieto ja se pidetään ajan tasalla. Mediaa (lehdet, radio, tv) varten tehdään seuran tapahtumista lisäksi erillisiä tiedotteita. Kotisivuja täydennetään vuoden aikana vieraskielisillä sivuilla.