Oulun kaupunki Tarjouspyyntö 1(30) Dnro OUKA/1400/ /2016 TeollisuusSummit 2016 tapahtuman toteutus BusinessOulu Liikelaitos 29.3.

Transkriptio

1 Oulun kaupunki Tarjouspyyntö 1(30) Liikelaitos TEOLLISUUSSUMMIT 2016 TAPAHTUMAN TOTEUTUSPAIKAN TILAVUOKRAUSTA JA CATERING PALVELUJA KOSKEVA TARJOUSPYYNTÖ Tarjouspyyntö julkaistu HILMA:ssa Tarjouspyyntö julkaistu Oulun kaupungin Internet-sivuilla

2 Oulun kaupunki Tarjouspyyntö 2(30) Liikelaitos SISÄLLYS 1. HANKINNAN TAUSTA JA TARKOITUS HANKINNAN KOHDE TARJOAJAN SOVELTUVUUS JA SOVELTUVUUSVAATIMUKSET Yrityksen rekisteritiedot/tilaajavastuulain mukaiset selvitykset Taloudellinen ja rahoituksellinen tilanne Verot ja maksut Vastuuvakuutus Tekninen suorituskyky ja ammatillinen pätevyys Hankintalain 53 :n mukaiset poissulkemisehdot Työhön sovellettava työehtosopimus / keskeiset työehdot sekä työterveyshuolto PALVELUN VÄHIMMÄISVAATIMUKSET TARJOUKSEN VALINTAPERUSTE JA VERTAILUKRITEERIT HANKINTAMENETTELYN KULKU Hankintamenettely Alihankinnat Osatarjoukset ja vaihtoehtoiset tarjoukset Yhteydenpito ja lisätiedot kilpailun aikana Hankinta-asiakirjojen julkisuus Hankintamenettelyn vaiheet HANKINTASOPIMUKSEEN SOVELLETTAVAT EHDOT Hankintasopimuksen allekirjoittaminen Sopimuskausi ja irtisanominen Hinnankorotus Vahingonkorvaus ja välitön ja välillinen vahinko Sopimussakko Maksuehdot Vakioehtojen soveltaminen Hankintasopimukseen sovellettavat asiakirjat pätevyysjärjestyksessä OHJEET TARJOUKSEN LAATIMISEKSI Tarjouksen voimassaolo Hankintayksikölle toimitettavat asiakirjat Tarjousten toimitus ja toimitusosoite... 17

3 Oulun kaupunki Tarjouspyyntö 3(30) Liikelaitos TARJOUSPYYNNÖN LIITTEET Liite 1 Tarjouksen kansilehti Liite 2 Soveltuvuuslomake Liite 2.1 Yrityksen referenssiä koskeva selvitys Liite 3 Vähimmäisvaatimuslomake Liite 4 Hintalomake Liite 5 Hankintasopimusluonnos... 28

4 Oulun kaupunki Tarjouspyyntö 4(30) Liikelaitos HANKINNAN TAUSTA JA TARKOITUS Oulun kaupungin liikelaitos (jatkossa tässä tarjouspyynnössä myös Tilaaja tai hankintayksikkö ) pyytää tarjousta TeollisuusSummit 2016 tapahtumapaikan tilavuokrauksesta sekä catering-palveluista Hilmailmoituskanavassa julkaistun hankintailmoituksen sekä tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Oulu on Pohjois-Pohjanmaan maakuntakeskus ja väkiluvultaan Suomen viidenneksi suurin kaupunki ja neljänneksi suurin kaupunkialue. Oulu on alueensa sekä hallinnollinen että kaupallinen keskus. Kaupungissa on noin asukasta. Lisätietoja Oulun kaupungista löytyy osoitteesta Hankintayksikkönä toimii Oulun kaupungin liikelaitos,, y-tunnus HANKINNAN KOHDE Hankinnan kohteena on TeollisuusSummit 2016 tapahtumapaikan tilavuokraus sekä catering-palvelut. Tapahtuman ajankohta on Ensimmäinen päivä käynnistyy klo 8:00 ja päättyy klo 16:00 ja iltatilaisuus on klo 18:30 21:00 välisenä aikana. Toisena päivänä tapahtuma alkaa klo 8:00 ja päättyy klo 16:00. TeollisuusSummit 2016 on järjestyksessään viides Pohjois-Suomen teollisuuden päätapahtuma. Paikalle odotetaan teollisuusalan toimijoita, asiantuntijoita ja vaikuttajia. Osallistujia on myös muilta toimialoilta, joiden kanssa syntyy liiketoimintamahdollisuuksia esimerkiksi suurhankkeissa. Kaksipäiväinen kohtaamispaikka tarjoaa kävijöilleen mahdollisuuden verkostoitua maamme kärkitoimijoiden kanssa. Tapahtuman osanottajamäärä: noin 300 hlö / päivä Tarvittavat tilat ovat seminaari- ja rinnakkaisseminaaritilat, näyttelyalue, ravintolatilat ja toisen päivän matchmaking -tilat sekä tilat rekisteröitymistä ja infopistettä varten. Catering-palveluja tarvitaan aamu- ja iltapäiväkahville, lounaille sekä iltatilaisuutta varten. Tarkat määritykset tiloille ja catering-palveluille löytyvät kohdasta 4. Palvelun vähimmäisvaatimukset.

5 Oulun kaupunki Tarjouspyyntö 5(30) Liikelaitos TARJOAJAN SOVELTUVUUS JA SOVELTUVUUSVAATIMUKSET Soveltuvuusvaatimukset ja niiden täyttymisen todistamiseksi pyydettävät selvitykset liittyvät tarjoajan edellytyksiin toteuttaa hankinta, ja ne on suhteutettu hankinnan luonteeseen, käyttötarkoitukseen ja laajuuteen. Tarjoajan on täytettävä kaikki Tilaajan asettamat tarjoajaa koskevat soveltuvuusvaatimukset. Joidenkin soveltuvuusvaatimusten kohdalla edellytetään myös asiakirja-aineiston tai selvitysten toimittamista. Tämän tarjouspyynnön liitteenä 2 oleva soveltuvuuslomake on tarjouslomake, joka tulee olla soveltuvuusvaatimuksiin liittyvän asiakirja-aineiston tai selvitysten kansilehtenä. Oulun kaupunki on ottanut käyttöön Tilaajavastuu.fi Luotettava Kumppani - palvelun. Mikäli myös tarjoaja on liittynyt kyseiseen palveluun, tulee tarjoajan ilmoittaa asiasta tarjouspyynnön liitteenä 1 olevalla tarjouksen kansilehdellä. Tällöin hankintayksikkö tarkistaa itse tarjoajaa koskevan yritysraportin palvelusta, eikä jäljempänä mainittuja tilaajavastuulain ( /1233) mukaisia kohdan 3.1 Yrityksen rekisteritiedot / Tilaajavastuulain mukaiset selvitykset ja kohdan Verot ja maksut sekä kohdan 3.5 Työhön sovellettava työehtosopimus / keskeiset työehdot sekä työterveyshuolto mukaisia todistuksia ja/tai selvityksiä tarvitse erikseen toimittaa tarjouksen mukana tai myöhemmin. Oulun kaupunki kehottaa tarjoajia liittymään Tilaajavastuu.fi Luotettava kumppanipalveluun. Pyydetyt todistukset ja selvitykset eivät saa olla kolmea (3) kuukautta vanhempia tarjouksen viimeisestä jättöpäivästä laskettuna. Hankintayksikkö varaa oikeuden tarkastaa kaikki asiakirjat kilpailutuksen sekä sopimuskauden aikana. 3.1 Yrityksen rekisteritiedot/tilaajavastuulain mukaiset selvitykset Tarjoaja on merkitty sijoittautumismaassaan kaupparekisteriin, ennakko-perintälain mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin viimeistään ennen sopimuskauden alkamista, mikäli lainsäädäntö edellyttää rekisteröitymistä. Tarjoukseen liitettävät rekisteritietoja koskevat selvitykset:

6 Oulun kaupunki Tarjouspyyntö 6(30) Liikelaitos Kaupparekisteriote Selvitys, onko tarjoaja merkitty ennakkoperintälain (1118/1996) mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain (1501/1993) mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin. 3.2 Taloudellinen ja rahoituksellinen tilanne Verot ja maksut Tarjoajan tulee suorittaa sijoittautumismaansa lainsäädännön mukaiset verot ja sosiaaliturvamaksut sekä Suomen lainsäädännön mukaiset verot ja sosiaaliturvamaksut, jos tarjoaja on Suomessa verovelvollinen ja velvollinen maksamaan sosiaaliturvamaksuja. Ulkomaalaisen tarjoajan on toimitettava kaikki edellä mainitut tiedot sijoittumismaansa lainsäädännön mukaisella rekisteriotteella tai vastaavalla muulla todistuksella tai muulla yleisesti hyväksytyllä tavalla. Tarjoukseen liitettävät veroja ja maksuja koskevat selvitykset: Veroviranomaisen antama todistus maksetuista veroista tai verovelkatodistus tai selvitys siitä, että verovelkaa koskeva maksusuunnitelma on tehty; Eläkevakuutusmaksujen osalta on toimitettava työeläkekassan ja/tai vakuutusyhtiön todistus eläkevakuutuksen ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskeva maksusopimus on tehty Vastuuvakuutus Tarjoajalla tulee olla koko sopimuskauden ajan voimassaoleva toiminnan vastuuvakuutus. Tarjoukseen liitettävä vastuuvakuutusta koskeva selvitys: todistus voimassaolevasta toiminnan vastuuvakuutuksesta 3.3 Tekninen suorituskyky ja ammatillinen pätevyys Yrityksen referenssi: yritys on aikaisemmin järjestänyt vastaavankokoisen tapahtuman. Tarjoukseen on liitettävä yrityksen referenssiä koskeva selvitys. Liite 2.1 Yrityksen referenssiä koskeva selvitys.

7 Oulun kaupunki Tarjouspyyntö 7(30) Liikelaitos Hankintalain 53 :n mukaiset poissulkemisehdot Tarjouksen jättäneiden joukosta suljetaan pois sellaiset tarjoajat, joita koskee hankintalain 53 :n mukainen poissulkemisperuste (tarjoaja, sen johtohenkilö tai siinä edustus-, päätös- tai valvontavaltaa käyttävä henkilö on saanut lainvoimaisen tuomion eräistä ao. lainkohdasta ilmenevistä rikoksista tai väärinkäytöksistä). Tarjoaja vakuuttaa tarjouksen jättämisellä, ettei tarjoajaa tai sen johtohenkilöä tai edustus- päätös- tai valvontavaltaa käyttävää henkilöä koske lain julkisista hankinnoista ( /348) 53 :ssä mainittu poissulkemisperiaate. Tarjoukseen ei tarvitse liittää hankintalain 53 :n mukaista poissulkemisehtojen täyttymistä koskevaa selvitystä, sillä tarjoaja vakuuttaa tarjouksen jättämisellä, ettei ko. poissulkemisperustetta ole olemassa. Mikäli poissulkemisperuste täyttyy, tarjoaja ei täytä soveltuvuusehtoja eikä tarjousta voi jättää. 3.5 Työhön sovellettava työehtosopimus / keskeiset työehdot sekä työterveyshuolto Tarjoajan tulee antaa Tilaajalle selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista sekä järjestetystä työterveyshuollosta. Tarjoukseen tulee liittää työhön sovellettavaa työehtosopimusta tai keskeisiä työehtoja sekä työterveyshuoltoa koskeva selvitys.

8 Oulun kaupunki Tarjouspyyntö 8(30) Liikelaitos PALVELUN VÄHIMMÄISVAATIMUKSET Hankinnan kohteena olevalle palvelulle asetetaan vähimmäisvaatimukset siten, että tarjoajan tulee tarjouksessaan sitoutua täyttämään vaatimukset viimeistään sopimuskauden alkaessa. Joidenkin vähimmäisvaatimusten kohdalla edellytetään myös asiakirja-aineiston tai selvitysten toimittamista. Tämän tarjouspyynnön liitteenä 3 oleva vähimmäisvaatimuslomake on tarjouslomake, joka tulee olla vähimmäisvaatimuksiin liittyvän asiakirja-aineiston tai selvitysten kansilehtenä. Henkilömäärä: noin 300 hlö / päivä Tapahtumapaikan sijainti ja pysäköintimahdollisuudet: - Oulun keskustassa tai sen välittömässä läheisyydessä (5 km säteellä ydinkeskustasta), hyvien kulkuyhteyksien päässä. - Tapahtuman järjestämisen ja sujuvuuden kannalta on tapahtumapaikan välittömässä läheisyydessä oltava riittävät pysäköintimahdollisuudet. Tilat Päivä 1: - Seminaaritila (200 hlö) - Rinnakkaisseminaaritila (100 hlö.) - Näyttelyalue: noin 40 näytteilleasettajaa varten Ständipaikat: 20 x 1,5m x 1,5m 20 x 3,3m x 2,0m - Ravintolatilat tarjoiluja varten: kahvit ja buffet-lounas istumapaikat vähintään 200 hengelle - Iltatilaisuus: buffet-tarjoilu noin 200 hengelle (seisova illallinen, pystypöytiä), esiintyjää varten esiintymislava tai -tila

9 Oulun kaupunki Tarjouspyyntö 9(30) Liikelaitos Päivä 2: - Matchmaking tila pöytää + jokaisen pöydän ympärille neljä tuolia noin 20 pystypöytää Matchmaking tila voi koostua kahdesta erillisestä, toisiaan lähellä olevasta tilasta tai yhdestä yhtenäisestä tilasta päätoimijoiden puheenvuorot (matchmaking-tilassa tai erillisessä seminaaritilassa) - Näyttelyalue: noin 40 näytteilleasettajaa varten Ständipaikat: 20 x 1,5m x 1,5m 20 x 3,3m x 2,0m - Ravintolatilat tarjoiluja varten: kahvit ja buffet-lounas Laatuvaatimukset tiloille: Tilat rekisteröitymis- ja infopisteelle: - rekisteröitymispöytä - tapahtumainfopiste Riittävä vaatesäilytys suhteessa osallistujamäärään (300 hlö) Näyttelyalue: ständipaikat noin 40 näytteilleasettajalle, joissa kaikissa sähköpistoke, pöytä; päivät 1 ja 2 Ständipaikkojen koot: 20 x 1,5m x 1,5m 20 x 3,3m x 2,0m Näyttelyalueen oltava seminaaritilan ja lounastilan välittömässä läheisyydessä tai muutoin kulkureittien tuntumassa, jotta vierailu näyttelyalueella on vaivatonta ja luontevaa. Kokoustekniikka seminaaritilassa ja rinnakkaistilassa (määrät per tila): - dataprojektori (1 kpl) - projisointiseinä / -kangas (min.1 kpl) - viestiseinä (1 kpl) - mikrofonit (min. 3 kpl) - headsetit (2 kpl) - tekninen tuki - videostriimaus seminaaritilasta rinnakkaistilaan ja näyttelyalueelle - Internet-yhteys

10 Oulun kaupunki Tarjouspyyntö 10(30) Liikelaitos Ravintolatilat: lounaat ja kahvit tulee järjestää siten, että paikalla ei ole silloin ulkopuolisia lounas- tai kahvila-asiakkaita. Tapahtumatilojen tulee muodostaa tapahtuman järjestämisen ja luonteen kannalta toimiva kokonaisuus. Tarjoilut (200 hlö / pvä) 1. päivä Aamukahvit (esim. pieni suolainen ja smoothie) Buffet-lounas (salaatti, pääruoka ja jälkiruoka) Iltapäiväkahvit (esim. makea + hedelmäpalat) Iltatilaisuus klo : Buffet-tarjoilu juomat: 2 kaatoa / hlö (viini, olut, siideri) 2. päivä Aamukahvit (esim. pieni suolainen ja smoothie) Buffet-lounas (salaatti, pääruoka ja jälkiruoka) Selvitykset tarjouspyynnön mukaisista tiloista: pohjapiirrokset ja selvitys siitä mitä tilaa käytettäisiin mihinkin tarkoitukseen (pääseminaaritila, rinnakkaisseminaaritila, matchmaking-tila, näyttelyalue, rekisteröitymis- ja infopistealue) Catering-palvelut: eritelty tarjoilut (kahvit, lounas ja iltatilaisuuden tarjoilut) Tarjouksen jättämisellä, tarjoaja vakuuttaa, että tarjous on tarjouspyynnön mukainen ja täyttää vähimmäisvaatimukset.

11 Oulun kaupunki Tarjouspyyntö 11(30) Liikelaitos TARJOUKSEN VALINTAPERUSTE JA VERTAILUKRITEERIT Tarjousten valintaperuste on halvin kiinteä kokonaishinta (Alv 0%). Hinnat vertaillaan ja pisteytetään tarjouspyynnön hintalomakkeen perusteella [liite 4]. Hinnan tulee sisältää kaikki palvelun suorittamisesta johtuvat kustannukset, mukaan lukien matka-, majoitus-, päiväraha- ja muut vastaavat kustannukset. Lisälaskutusta ei hyväksytä. Tarjoajan tulee ilmoittaa tarjouspyynnön liitteenä 4 olevalle hintalomakkeelle erillinen kiinteä kokonaishinta palvelulle (Alv 0 %). Muulla tavoin ilmoitettua hintaa ei oteta huomioon. Hinnan varaumia ei hyväksytä. Hinta saa esiintyä vain hintalomakkeessa.

12 Oulun kaupunki Tarjouspyyntö 12(30) Liikelaitos HANKINTAMENETTELYN KULKU 6.1 Hankintamenettely Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Avoimella menettelyllä tarkoitetaan hankintamenettelyä, jossa hankintayksikkö julkaisee hankinnasta hankintailmoituksen ja jossa kaikki halukkaat toimittajat voivat tehdä tarjouksen. Hankinta on kansallisen kynnysarvon ylittävä palveluhankinta. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007) sekä lakia täydentävää asetusta (614/2007). Mikäli saaduista tarjouksista yksikään ei vastaa tarjouspyyntöä Tilaajan edellyttämällä tavalla taikka olosuhteet tarjouskilpailun aikana muuttuvat sellaisiksi, ettei Tilaaja voi hyödyntää tarjouskilpailun tuloksia, Tilaaja voi keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan. Hankintayksikkö voi hylätä hankinnan laatuun ja laajuuteen nähden poikkeuksellisen alhaisen tarjouksen siten kuin hankintalain 63 :ssä säädetään. Tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta. Tarjouspyyntöasiakirjat ovat saatavissa suomen kielellä. 6.2 Alihankinnat Tarjoajan on tarjouksessaan ilmoitettava ja nimettävä tarjouspyynnön kohteena olevan palvelun tuottamisessa mahdollisesti käyttämänsä keskeiset alihankkijat sekä kuvattava keskeisten alihankkijoiden osuus palvelun tuottamisessa. Tarjoajan on annettava edellä kuvattu selvitys täyttämällä alihankkijoita koskeva kohta tarjouspyynnön liitteestä 1 ( Tarjouksen kansilehti ). Hankintayksikkö voi perustellusta syystä kieltäytyä hyväksymästä tarjoajan ilmoittamaa alihankkijaa. Tarjoaja vastaa alihankkijoidensa työstä kuin omastaan. Tämän tarjouspyynnön kohteena olevan palvelun tuottamisessa tarjoajan mahdollisesti käyttämien keskeisten alihankkijoiden tulee täyttää tarjoajalle tässä tarjouspyynnössä asetetut soveltuvuusehdot. Tarjoaja sitoutuu osaltaan täyttämään Tilaajavastuulain ( /1233) mukaisen selvitysvelvollisuutensa.

13 Oulun kaupunki Tarjouspyyntö 13(30) Liikelaitos Osatarjoukset ja vaihtoehtoiset tarjoukset Osatarjoukset eivät ole sallittuja. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei oteta huomioon. Useampi palveluntarjoaja voi tehdä yhteisen tarjouksen hankittavien palvelutuotteiden tuottamiseksi. Tarjouksesta tulee selkeästi käydä ilmi eri tuottajien roolit. Kaikki tuottajat vastaavat yhteistarjouksestaan yhteis-vastuullisesti. 6.4 Yhteydenpito ja lisätiedot kilpailun aikana Tarjoaja voi tarjouskilpailun aikana pyytää lisätietoja sähköpostitse lähettämällä kysymykset osoitteeseen Sähköpostin aihekenttään kirjoitetaan TeollisuusSummit 2016 tapahtumapaikan kilpailutus. Suomenkieliset kysymykset on lähetettävä kello mennessä. Tarjoajien tasapuolisen kohtelun takaamiseksi muulla tavoin esitettyihin kysymyksiin ei voida vastata. Kysymykset ja kysymyksiin annetut vastaukset julkaistaan hankintayksikön Internetsivuilla osoitteessa viimeistään perjantaina Tarjoajan tulee käydä katsomassa kysymykset ja niihin annetut vastaukset em. sivuilla sekä käyttää hyväkseen mahdollisesti täsmennettyjä tietoja tarjousta 6.5 Hankinta-asiakirjojen julkisuus Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999). Hankintaan osallistuvan yrityksen toimittamat tarjousasiakirjat ja tiedot tulevat pääsääntöisesti julkisiksi hankintasopimuksen allekirjoittamisen yhteydessä. Tarjousasiakirjat tulevat kuitenkin julkisiksi asianosaisille eli toisille tarjoajille, kun hankintaa koskeva päätös on tehty. Tarjoukset on pyrittävä laatimaan siten, etteivät ne sisällä liikesalaisuuksia. Jos liikesalaisuuksien sisällyttäminen tarjouslomakkeella tehtyyn tarjoukseen on välttämätöntä, ne on lueteltava erillisellä, salainen -otsikoidulla liitteellä. Hankintayksikkö harkitsee tapauskohtaisesti, ovatko liikesalaisuuksiksi ilmoitetut tiedot lain mukaan salassa pidettäviä. Hankintayksikkö tekee erillisen päätöksen mahdollisesta salassapidosta. Tarjouksen kokonaishinta ei kuitenkaan voi olla liiketai ammattisalaisuus. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. Tarjousten avaamisesta laaditaan pöytäkirja.

14 Oulun kaupunki Tarjouspyyntö 14(30) Liikelaitos Hankintamenettelyn vaiheet Menettelyn vaiheet ovat seuraavat tarjousten jättämisen jälkeen: 1. Tarjousten avaaminen 2. Tarjoajien kelpoisuuden tarkistaminen 3. Tarjousten vähimmäisvaatimuksien ja tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen 4. Tarjousten vertailu 5. Hankintapäätöksen teko ja päätöksestä ilmoittaminen 6. Hankintasopimusten solmiminen. Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella.

15 Oulun kaupunki Tarjouspyyntö 15(30) Liikelaitos HANKINTASOPIMUKSEEN SOVELLETTAVAT EHDOT 7.1 Hankintasopimuksen allekirjoittaminen Hankintasopimus syntyy vasta sopimuksen allekirjoittamisella. 7.2 Sopimuskausi ja irtisanominen Sopimuskausi alkaa hankintasopimuksen allekirjoituksen jälkeen. Sopimuskausi päättyy, kun TeollisuusSummit tapahtuma on ohi Hinnankorotus Hinta on kiinteä. 7.4 Vahingonkorvaus ja välitön ja välillinen vahinko Julkisten hankintojen yleisiin sopimusehtoihin palveluhankinnoissa (JYSE Palvelut-ehdot) kohtaan 16 Vahingonkorvaus lisätään seuraavaa: Välitön ja välillinen vahinko määritellään kauppalain 67 :ssä säädetyllä tavalla. Jos Tilaajalle määrätään tilaajavastuulain (1233/2006) mukaisia seuraamusmaksuja, koska Palveluntuottaja on laiminlyönyt tilaajavastuulain noudattamisen tässä sopimussuhteessa, Palveluntuottaja on velvollinen korvaamaan seuraamusmaksut. 7.5 Sopimussakko Jos tapahtuma peruuntuu toimittajasta johtuvasta syystä, toimittaja maksaa tilaajalle sopimussakkoa 10 % tapahtuman kokonaishinnasta. Sakon suuruuteen ei vaikuta viivästyksen aiheuttaman vahingon suuruus. 7.6 Maksuehdot Maksut maksetaan laskun perusteella. Laskut on toimitettava verkkolaskuna sen jälkeen, kun palvelu on toimitettu sopimuksen mukaisesti. Maksuehto on 21 päivää netto. Laskun maksuaika alkaa kulua laskua vastaan vasta, kun Palvelu on toimitettu hyväksytysti ja sopimuksenmukaisesti ja Tilaaja on saanut eritellyn laskun. Operaattorina toimii Basware Oyj.

16 Oulun kaupunki Tarjouspyyntö 16(30) Liikelaitos Laskutus-, toimitus- tai muita vastaavia lisiä ei hyväksytä. 7.7 Vakioehtojen soveltaminen Hankintasopimukseen sovelletaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja palveluhankinnoissa (JYSE 2014 Palvelut) siltä osin kuin tarjouspyyntöasiakirjoissa tai sen liitteissä ei ole toisin sovittu. Tarjoukseen ei saa liittää tarjoajan omia sopimusehtoja. 7.8 Hankintasopimukseen sovellettavat asiakirjat pätevyysjärjestyksessä Hankintasopimuksen sisältö määräytyy seuraavien toisiaan täydentävien asiakirjojen perusteella. Jos asiakirjat ovat keskenään ristiriidassa, niitä sovelletaan seuraavassa pätevyysjärjestyksessä: 1. Sopimus 2. Tarjouspyyntö Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot palveluhankinnoissa (JYSE Palvelut) da-fb9630aca5a5?version= Tarjous xx.xx.2016

17 Oulun kaupunki Tarjouspyyntö 17(30) Liikelaitos OHJEET TARJOUKSEN LAATIMISEKSI 8.1 Tarjouksen voimassaolo Hankintayksikölle lähetettävän tarjouksen tulee olla voimassa asti. 8.2 Hankintayksikölle toimitettavat asiakirjat Tarjouksen on oltava sisällöltään tarjouspyynnön mukainen ja sisällettävä kaikki pyydetyt tiedot. Tarjous ja tarjouspyynnön liitteinä olevat tarjouslomakkeet sekä pyydetyt selvitykset annetaan suomen kielellä. Tarjoukseen ei saa liittää tarjoajan omia sopimusehtoja. Hankintayksikölle lähetettävä tarjous koostuu seuraavista hankintayksikön laatimista määrämuotoisista ja tarjoajan täyttämistä lomakkeista: 1. Tarjouksen kansilehti [liite 1] 2. Soveltuvuuslomake tarvittavine selvityksineen / asiakirjoineen [liite 2] 2.1 Tarjoajayrityksen referenssilomake [liite 2.1] 3. Vähimmäisvaatimuslomake [tarvittavine selvityksineen] [liite 3] 4. Hintalomake [liite 4] 8.3 Tarjousten toimitus ja toimitusosoite Hankintayksikölle osoitettu suomenkielinen tarjous tulee toimittaa paperisena versiona suljetussa kirjekuoressa kahtena (2) kappaleena. Hintalomake palautetaan muiden lomakkeiden ohessa omassa suljetussa kirjekuoressa niin ikään kahtena (2) kappaleena. Tarjoushinta on esitettävä vain hintalomakkeessa. Tarjouksen kuoreen tulee kirjoittaa merkintä: "Tarjous: TeollisuusSummit 2016 toteutuspaikan ja catering-palvelujen kilpailutus. Tarjoukset tulee toimittaa

18 Oulun kaupunki Tarjouspyyntö 18(30) Liikelaitos viimeistään klo alla olevaan osoitteeseen. Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei oteta huomioon. Postiosoite: Oulun kaupungin kirjaamo PL Oulun kaupunki Käyntiosoite: Torikatu Oulu Avoinna arkisin klo 8-16

19 Oulun kaupunki Tarjouspyyntö 19(30) Liikelaitos TARJOUSPYYNNÖN LIITTEET Tämän tarjouspyynnön liitteenä ovat: Liite 1: Tarjouksen kansilehti Liite 2: Soveltuvuuslomake Liite 2.1 Tarjoajayrityksen referenssilomake Liite 3: Vähimmäisvaatimuslomake Liite 4: Hintalomake Liite 5: Hankintasopimus

20 Oulun kaupunki Tarjouspyyntö 20(30) Liikelaitos Liite 1 Tarjouksen kansilehti Tämä tarjouksen kansilehti on tarjouslomake (liite 1), joka palautetaan täytettynä hankintayksikölle. Lomakkeen perustiedot Tarjous: Tarjoaja: Y-tunnus: Osoite: Sähköpostiosoite*: TeollisuusSummit 2016 tapahtuman toteutuspaikan tilavuokrausta ja cateringpalveluja koskeva kilpailutus * Tarjoajan on tarjouksessaan ilmoitettava sähköpostiosoite, josta tarjoajan tarpeen vaatiessa tavoittaa ja johon hankintapäätös annetaan sähköisesti tiedoksi. Tarjoajan tulee rastittaa ja hyväksyä alla olevan taulukon kohdat. Tarjoaja vahvistaa tarjouksensa sisällölliset elementit tarjouksen allekirjoituksella. Tarjouksen sisältö Rasti ruutuun: Tarjoamme tarjouspyynnön mukaista palvelua Täytämme tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset Palvelumme täyttää tekniset vähimmäisvaatimukset Hyväksymme hankintasopimusluonnoksen ja hankintasopimukseen sovellettavat ehdot Tilaajalle toimitettavan tarjouksen kansilehden ohessa on soveltuvuuslomake (liite 2), tarjoajayrityksen referenssilomake (liite 2.1) vähimmäis-vaatimuslomake (liite 3), ja hintalomake (liite 4) + niihin mahdollisesti kuuluvat asianmukaiset asiakirjat ja selvitykset Tämä tarjous on voimassa asti.

21 Oulun kaupunki Tarjouspyyntö 21(30) Liikelaitos Tarjoajan liittyminen Tilaajavastuu.fi Luotettava Kumppani palveluun Tarjoaja on liittynyt Tilaajavastuu.fi Luotettava Kumppani palveluun: Kyllä Ei Tieto tarjoajan alihankkijoista Tarjoaja käyttää alihankkijoita tarjouspyynnön kohteena olevan palvelun tuottamisessa Kyllä Ei Mikäli vastaus on Kyllä, tarjoajan on alla ilmoitettava ja nimettävä tarjouspyynnön kohteena olevan palvelun tuottamisessa käyttämänsä keskeiset alihankkijat sekä kuvattava keskeisten alihankkijoiden osuus palvelun tuottamisessa. Paikka ja aika: [ ] [ ].[ ].[20 ] Tarjoajan allekirjoitus Nimenselvennys ja asema tarjoajan organisaatiossa

22 Oulun kaupunki Tarjouspyyntö 22(30) Liikelaitos Liite 2 Soveltuvuuslomake Lomakkeen perustiedot Tarjous: Tarjoaja: TeollisuusSummit 2016 tapahtuman toteutuspaikan tilavuokrausta ja cateringpalveluja koskeva kilpailutus Tämä soveltuvuuslomake (liite 2) on tarjouslomake, joka palautetaan tarjoajan nimellä varustettuna hankintayksikölle muiden tarjousasiakirjojen ohessa. Tarjoajaa koskevat soveltuvuusvaatimukset on esitetty tarjouspyynnön kohdassa 3. Tarjoajan soveltuvuus. Joidenkin soveltuvuusvaatimusten kohdalla edellytetään myös asiakirja-aineiston tai selvitysten toimittamista. Tämän soveltuvuuslomakkeen tulee olla näihin soveltuvuusvaatimuksiin liittyvän asiakirja-aineiston tai selvitysten kansilehtenä. Jos ehdokas tai tarjoaja ei hyväksyttävästä syystä voi toimittaa hankintayksikön vaatimia asiakirjoja, se voi osoittaa tilanteeseensa liittyvät tiedot jollakin muulla hankintayksikön hyväksymällä asiakirjalla. (Laki julkisista hankinnoista 58 ). Tarjoajan soveltuvuusvaatimuksiin liittyvät tarjouksen ja tämän soveltuvuuslomakkeen liitteenä toimitettavat asiakirjakirjat / selvitykset: kaupparekisteriote (mikäli tarjoaja ei ole liittynyt Tilaajavastuu.fi Luotettava Kumppani palveluun) selvitys, onko tarjoaja merkitty ennakkoperintälain (1118/1996) mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain (1501/1993) mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin; (mikäli tarjoaja ei ole liittynyt Tilaajavastuu.fi Luotettava Kumppani palveluun) veroviranomaisen antama todistus maksetuista veroista; (mikäli tarjoaja ei ole liittynyt Tilaajavastuu.fi Luotettava Kumppani palveluun) todistus eläkevakuutuksen ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta; (mikäli tarjoaja ei ole liittynyt Tilaajavastuu.fi Luotettava Kumppani palveluun) todistus Finanssivalvonnan hyväksymästä vastuuvakuutuksesta; selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista sekä järjestetystä työterveyshuollosta (mikäli tarjoaja ei ole liittynyt Tilaajavastuu.fi Luotettava Kumppani palveluun)

23 Oulun kaupunki Tarjouspyyntö 23(30) Liikelaitos Liite 2.1 Yrityksen referenssiä koskeva selvitys Lomakkeen perustiedot Tarjous: Tarjoaja: TeollisuusSummit 2016 tapahtuman toteutuspaikan tilavuokrausta ja cateringpalveluja koskeva kilpailutus Tarjoaja ilmoittaa tällä tarjoajayrityksen referenssilomakkeella 2.1 referenssinsä. Tämä liitteen 2.1 mukainen referenssilomake on tarjouslomake, joka palautetaan täytettynä hankintayksikölle muiden tarjousasiakirjojen ohessa. Tarjoajayritykseltä soveltuvuusvaatimuksena vaaditut referenssit ovat tarjouspyynnön kohdan 3.3 Tekninen suorituskyky ja ammatillinen pätevyys mukaisesti seuraavat: yritys on aikaisemmin järjestänyt vastaavankokoisen tapahtuman. Referenssit Asiakkaan / referenssin nimi + yhteystiedot referenssin tarkistamiseksi Kuvaus työn sisällöstä Referenssin kesto ja ajankohta (toimeksiannon aloittamis- ja mahdollisesti loppupäivämäärä)

24 Oulun kaupunki Tarjouspyyntö 24(30) Liikelaitos Liite 3 Vähimmäisvaatimuslomake Lomakkeen perustiedot Tarjous: Tarjoaja: TeollisuusSummit 2016 tapahtuman toteutuspaikan tilavuokrausta ja cateringpalveluja koskeva kilpailutus Tämä vähimmäisvaatimuslomake (liite 3) on tarjouslomake, joka palautetaan tarjoajan nimellä varustettuna hankintayksikölle muiden tarjousasiakirjojen ohessa. Tarjoajaa koskevat vähimmäisvaatimukset on esitetty tarjouspyynnön kohdassa 4. Vähimmäisvaatimukset. Joidenkin vähimmäisvaatimusten kohdalla edellytetään myös asiakirja-aineiston tai selvitysten toimittamista. Tämän vähimmäisvaatimuslomakkeen tulee olla näihin vähimmäisvaatimuksiin liittyvän asiakirja-aineiston tai selvitysten kansilehtenä. Tarjoajan vähimmäisvaatimuksiin liittyvät tarjouksen ja tämän vähimmäisvaatimuslomakkeen liitteenä toimitettavat asiakirjakirjat / selvitykset: Selvitykset tarjouspyynnön mukaisista tiloista: pohjapiirrokset ja selvitys siitä mitä tilaa käytettäisiin mihinkin tarkoitukseen (pääseminaaritila, rinnakkaisseminaaritila, matchmaking-tila, näyttelyalue, rekisteröitymis- ja infopistealue) Catering-palvelut: eritelty tarjoilut (kahvit, lounas ja iltatilaisuuden tarjoilut) Kuvaus kokoustekniikasta Selvitys pysäköintimahdollisuudesta (pysäköintipaikkojen lukumäärä ja maksullisuus/maksuttomuus. Tarjouspyynnön vähimmäisvaatimukset: Tapahtumapaikan sijainti ja pysäköintimahdollisuudet: - Oulun keskustassa tai sen välittömässä läheisyydessä (5 km säteellä ydinkeskustasta), hyvien kulkuyhteyksien päässä. - Tapahtuman järjestämisen ja sujuvuuden kannalta on tapahtumapaikan välittömässä läheisyydessä oltava riittävät pysäköintimahdollisuudet. Tilat Päivä 1: - Seminaaritila (200 hlö) - Rinnakkaisseminaaritila (100 hlö.) - Näyttelyalue: noin 40 näytteilleasettajaa varten Ständipaikat:

25 Oulun kaupunki Tarjouspyyntö 25(30) Liikelaitos x 1,5m x 1,5m 20 x 3,3m x 2,0m - Ravintolatilat tarjoiluja varten: kahvit ja buffet-lounas istumapaikat vähintään 200 hengelle - Iltatilaisuus: buffet-tarjoilu noin 200 hengelle (seisova illallinen, pystypöytiä), esiintyjää varten esiintymislava tai -tila Päivä 2: - Matchmaking tila pöytää + jokaisen pöydän ympärille neljä tuolia noin 20 pystypöytää Matchmaking tila voi koostua kahdesta erillisestä, toisiaan lähellä olevasta tilasta tai yhdestä yhtenäisestä tilasta päätoimijoiden puheenvuorot (matchmaking-tilassa tai erillisessä seminaaritilassa) - Näyttelyalue: noin 40 näytteilleasettajaa varten Ständipaikat: 20 x 1,5m x 1,5m 20 x 3,3m x 2,0m - Ravintolatilat tarjoiluja varten: kahvit ja buffet-lounas Laatuvaatimukset tiloille: Tilat rekisteröitymis- ja infopisteelle: - rekisteröitymispöytä - tapahtumainfopiste Riittävä vaatesäilytys suhteessa osallistujamäärään (300 hlö) Näyttelyalue: ständipaikat noin 40 näytteilleasettajalle, joissa kaikissa sähköpistoke ja pöytä; päivät 1 ja 2 Ständipaikkojen koot: 20 x 1,5m x 1,5m 20 x 3,3m x 2,0m Näyttelyalueen oltava seminaaritilan ja lounastilan välittömässä läheisyydessä tai muutoin kulkureittien tuntumassa, jotta vierailu näyttelyalueella on vaivatonta ja luontevaa. Kokoustekniikka seminaaritilassa ja rinnakkaistilassa (määrät per tila): - dataprojektori (1 kpl) - projisointiseinä / -kangas (min.1 kpl) - viestiseinä (1 kpl) - mikrofonit (min. 3 kpl) - headsetit (2 kpl)

26 Oulun kaupunki Tarjouspyyntö 26(30) Liikelaitos tekninen tuki - videostriimaus seminaaritilasta rinnakkaistilaan ja näyttelyalueelle - Internet-yhteys Ravintolatilat: lounaat ja kahvit tulee järjestää siten, että paikalla ei ole silloin ulkopuolisia lounas- tai kahvila-asiakkaita. Tapahtumatilojen tulee muodostaa tapahtuman järjestämisen ja luonteen kannalta toimiva kokonaisuus. Tarjoilut (200 hlö / pvä) 1. päivä Aamukahvit (esim. pieni suolainen ja smoothie) Buffet-lounas (salaatti, pääruoka ja jälkiruoka) Iltapäiväkahvit (esim. makea + hedelmäpalat) Iltatilaisuus klo : Buffet-tarjoilu juomat: 2 kaatoa / hlö (viini, olut, siideri) 2. päivä Aamukahvit (esim. pieni suolainen ja smoothie) Buffet-lounas (salaatti, pääruoka ja jälkiruoka) Tarjouksen jättämisellä, tarjoaja vakuuttaa, että tarjous on tarjouspyynnön mukainen ja täyttää vähimmäisvaatimukset.

27 Oulun kaupunki Tarjouspyyntö 27(30) Liikelaitos Liite 4 Hintalomake Tämä hintalomake (liite 4) palautetaan täytettynä hankintayksikölle muiden tarjousasiakirjojen ohessa erilliseen kirjekuoreen suljettuna aidon kilpailun mahdollistamiseksi. Tarjoushinta on esitettävä vain tässä hintalomakkeessa. Lomakkeen perustiedot Tarjous: Tarjoaja: TeollisuusSummit 2016 tapahtuman toteutuspaikan tilavuokrausta ja cateringpalveluja koskeva kilpailutus Tarjoajan tulee ilmoittaa toteutuspaikan tilavuokralle ja catering- palvelulle erillinen kiinteä vuosihinta (Alv 0 %). Hinnan varaumia ei hyväksytä. Hintoihin on sisällytettävä palveluiden tuottamiseen tarvittava henkilöstö. Tilahinnan tulee sisältää sähköt, Internet-yhteys, tarjouspyynnön mukaisten tilojen rakentamiskustannukset ja muut tarjouspyynnön sisältämät vaatimukset. Näyttelyalueen näytteilleasettajat rakentavat itse ständinsä. Kiinteän hinnan tulee sisältää kaikki palvelun suorittamisesta johtuvat kustannukset, mukaan lukien matka-, majoitus-, päiväraha- ja muut vastaavat kustannukset. Lisälaskutusta ei hyväksytä. Hinta ilmoitetaan ilman arvonlisäveroa. Tilat Tarjoilut Hinta (Alv. 0 %) Hinta

28 Oulun kaupunki Tarjouspyyntö 28(30) Liikelaitos Liite 5 Hankintasopimusluonnos SOPIMUS TEOLLISUUSSUMMIT 2016 TAPAHTUMAN TILAVUOKRAUKSESTA JA CATERING-PALVELUIDEN TUOTTAMISESTA 1. OSAPUOLET TILAAJA Oulun kaupunki / (jäljempänä Tilaaja ) Y-tunnus: PL Oulun kaupunki Yhteyshenkilö: Riina Aikio, puh , s-posti: riina.aikio@businessoulu.com PALVELUNTUOTTAJA Yritys: [x], jäljempänä Palveluntuottaja Y-tunnus: [x] Osoite: [x] Yhteyshenkilö: [x] Molemmat jäljempänä myös Osapuoli tai Osapuolet 2. SOVELLETTAVAT YLEISET SOPIMUSEHDOT Siltä osin kuin tässä Sopimuksessa tai liitteissä ei nimenomaisesti ole toisin sovittu, Sopimukseen sovelletaan jäljempänä JYSE -ehtoja. 3. SOPIMUKSEN KOHDE Tämän sopimuksen (jäljempänä Sopimus ) kohteena on päivätyn tarjouspyynnön ja Palveluntuottajan pp.kk.vvvv päivätyn tarjouksen mukaisen paikan tilavuokrauksen ja cateringpalveluiden (jäljempänä Palvelu ) kokonaisvaltainen tuottaminen. Palvelu on kuvattu tarkemmin kohdassa 2. hankinnan kuvaus.

29 Oulun kaupunki Tarjouspyyntö 29(30) Liikelaitos ALIHANKKIJAT JYSE kohdan 3.2. ensimmäisen virkkeen sijasta todetaan, että Palveluntuottaja voi teettää Sopimukseen kuuluvia tehtäviään alihankkijoilla, jotka Tilaaja on hyväksynyt tarjouskilpailun yhteydessä alihankkijoiksi. Muilta osin Palveluntuottajalla ei ole oikeutta teettää Sopimukseen kuuluvia tehtäviä alihankkijalla ilman Tilaajan etukäteen antamaa nimenomaista kirjallista lupaa. 5. PALVELUN SISÄLTÖ JA LAATU Palvelun sisältö ja laatu on tarkemmin kuvattu tarjouspyynnön kohdissa 1. Hankinnan tausta ja tarkoitus, 2. Hankinnan kohde ja 3. Vähimmäisvaatimukset. Palvelu tulee tuottaa suomen kielellä. Palveludokumentaation tulee olla suomenkielistä. Mikäli Palvelun virheet ovat olennaisia tai toistuvia, Tilaajalla on oikeus päättää Sopimus JYSE kohdan 18 mukaisesti. 6. HINNAT Palvelun hinta on [X] euroa per [X]. Palvelusta perittävä hinta maksetaan laskun perusteella. Palveluntuottaja toimittaa laskut verkkolaskuna Tilaajalle jälkikäteen Maksuehto on 21 päivää netto. Operaattorina toimii Basware Oyj. Maksuaika alkaa kulua laskua vastaan vasta, kun Palvelu on toimitettu hyväksytysti ja sopimuksenmukaisesti. Laskutus-, toimitus- tai muita vastaavia lisiä ei hyväksytä. 7. VAKUUTUKSET Palveluntuottajalla tulee olla voimassaoleva vastuuvakuutus. Vastuuvakuutuksen tulee olla voimassa koko sopimuskauden ajan.

30 Oulun kaupunki Tarjouspyyntö 30(30) Liikelaitos VAHINGONKORVAUS JYSE -ehtojen kohdan kohtaan 16 lisätään seuraavaa: Välitön ja välillinen vahinko määritellään kauppalain 67 :ssä säädetyllä tavalla. Jos tapahtuma peruuntuu toimittajasta johtuvasta syystä, toimittaja maksaa tilaajalle sopimussakkoa 10 % tapahtuman kokonaishinnasta. Sakon suuruuteen ei vaikuta viivästyksen aiheuttaman vahingon suuruus. 9. SOPIMUSKAUSI Tämä Sopimus tulee voimaan allekirjoitushetkellä ja päättyy kun tapahtuma on järjestetty SOPIMUKSEN LIITTEET JA ASIAKIRJOJEN PÄTEMISJÄRJESTYS Mahdollisessa ristiriitatilanteessa sopimusasiakirjoja noudatetaan seuraavassa pätemisjärjestyksessä: 1. Sopimus 2. Tarjouspyyntö xx.xx.20xx 3. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot palveluhankinnoissa (JYSE Palvelut) 4. Tarjous PAIKKA JA AIKA Oulussa [x.x.xxxx] Oulun kaupunki Yritys X Oy N.N. Asema organisaatiossa LIITTEET: Tarjouspyyntö