OHJE JYU SIGN JÄRJESTELMÄN SÄHKÖISESTÄ ALLEKIRJOITUKSESTA

Koko: px

Aloita esitys sivulta:

Download "OHJE JYU SIGN JÄRJESTELMÄN SÄHKÖISESTÄ ALLEKIRJOITUKSESTA"

Merja Virtanen
3 vuotta sitten
Katselukertoja:

JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO YLIOPISTOPALVELUT 15.5.2020 OHJE JYU SIGN JÄRJESTELMÄN SÄHKÖISESTÄ ALLEKIRJOITUKSESTA 1. Sähköinen allekirjoitus ei tuo muutosta yliopistolla voimassa oleviin toimivaltuuksiin.

1 JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO YLIOPISTOPALVELUT OHJE JYU SIGN JÄRJESTELMÄN SÄHKÖISESTÄ ALLEKIRJOITUKSESTA 1. Sähköinen allekirjoitus ei tuo muutosta yliopistolla voimassa oleviin toimivaltuuksiin. JYU Signia käytettäessä asiakirjan valmistelusta ja allekirjoituksesta vastaa toimivaltamääräyksessä määrätyt henkilöt vastaavalla tavoin kuin, jos asiakirja allekirjoitetaan käsin. JYU Sign ei ole asiakirjojen neuvotteluun tarkoitettu väline, vaan sitä käytetään ainoastaan asiakirjan allekirjoittamiseen siinä vaiheessa, kun asiakirja on allekirjoitusvalmis. Muutamia seikkoja on kuitenkin huomioitava jo valmisteluvaiheessa. 2. Sähköisen allekirjoituspyynnön lähettämistä varten tarvitset oikeudet käyttää ja luoda sähköisiä allekirjoitustapahtumia JYU Sign -palveluun. Oikeuden luomista varten lähetä pyyntö Marjo Havilalle Ennen palvelun käyttöä sinun täytyy ottaa käyttöön Mobile DUO palvelu ( JYU Sign-palveluun kirjaudutaan osoitteesta Y-tunnus: Puhelin: Jyväskylän yliopisto (014) PL 35 Sähköposti: Faksi: Jyväskylän yliopisto (014)

2 2 (8) 3. Asiakirjan valmisteluvaiheessa yliopiston vastuuhenkilö (esim. HR-koordinaattori, controller, hallintopäällikkö tai lakimies) varmistaa osapuolilta, että sähköinen allekirjoitus on käyttökohteessa hyväksyttävissä. [Sopimukset käyttökohteena: Sähköisen allekirjoituksen käyttömahdollisuus on syytä kirjata sopimukseen. Samalla on poistettava asiakirjakappaleita koskevat ehdot (esim. tätä sopimusta on laadittu kaksi samasanaista kappaletta ). Muokkaa tarvittaessa myös sopimuksen allekirjoituskohtia yhteensopivaksi sähköisen allekirjoituksen käytön kanssa.] JYU Signia käytettäessä kaikkien osapuolten on allekirjoitettava asiakirja sähköisesti. Sähköistä allekirjoitusta varten asiakirjasta vastaava henkilö pyytää nimenkirjoitusoikeuden omaavien henkilöiden sähköpostiosoitteet ja puhelinnumerot hyvissä ajoin asiakirjan valmisteluvaiheessa. Nämä tiedot ovat olennaisia sähköisen allekirjoitusprosessin onnistumiseksi. 4. Vastuuhenkilö toimittaa lopullisen asiakirjan liitteineen JYU Signin kautta osapuolille allekirjoitettavaksi. Liitteiden on ehdottomasti oltava allekirjoituspyynnössä mukana, jotta ne tulevat allekirjoitetun asiakirjan osaksi. Allekirjoitettavan asiakirjan sisältöä selvittävät tai allekirjoittamisen tarpeellisuutta perustelevat asiakirjat toimitetaan allekirjoittajalle erikseen. 5. Kirjaudu JYU Sign palveluun. Paina JYU Signin aloitussivulta painiketta Pyydä allekirjoituksia. 6. Seuraavaksi avautuu sivu Uusi allekirjoituspyyntö, josta pääset valitsemaan ladattavat tiedostot.

ikkunasta Browse, jolloin pääset valitsemaan allekirjoitettavan dokumentin käytettävissäsi

Voit valita useamman tiedoston yksitellen painamalla tiedoston valinnan jälkeen

3 3 (8) 7. Valitse allekirjoitettava dokumentti painamalla painiketta Tuo tiedosto ja avaa aukeavasta ikkunasta Browse, jolloin pääset valitsemaan allekirjoitettavan dokumentin käytettävissäsi olevista tiedostoista. 8. Voit valita useamman tiedoston yksitellen painamalla tiedoston valinnan jälkeen nuolipainiketta. Järjestelmä lisää allekirjoitukset kuhunkin tiedostoon erikseen. Jos pääasiakirjan liitteitä ei allekirjoiteta erikseen, tulee pääasiakirja ja liitteet lisätä yhtenä tiedostona. Kun tarvittavat tiedostot on valittu, paina Tallenna.

4 (8) 9. Kun allekirjoitettavat dokumentit on tallennettu, paina alareunasta painiketta Seuraava.

Työsopimusten allekirjoituksissa ensimmäinen allekirjoittaja on aina yliopiston allekirjoittaja.

Lisää tämän jälkeen muu(t) allekirjoittaja(t) painikkeesta Lisää uusi henkilö ja syötä vastaanottajan nimi ja

4 4 (8) 9. Kun allekirjoitettavat dokumentit on tallennettu, paina alareunasta painiketta Seuraava. Tämän jälkeen valitse, kenen tulee hyväksyä dokumentit sekä missä järjestyksessä ne tulisi hyväksyä. 10. Työsopimusten allekirjoituksissa ensimmäinen allekirjoittaja on aina yliopiston allekirjoittaja. Paina painiketta Lisää allekirjoittaja, jolloin pääset valitsemaan yliopiston allekirjoittajan(t). Lisää tämän jälkeen muu(t) allekirjoittaja(t) painikkeesta Lisää uusi henkilö ja syötä vastaanottajan nimi ja sähköpostiosoite sekä puhelinnumero (HUOM: suomalaiset numerot kansainvälissä muodossa eli +358-alkuisena) ja tarvittaessa tallenna tiedot tulevaa käyttöä varten.

5 (8) Lisättyäsi allekirjoittajat voit valita oikeanpuoleisesta valikosta, allekirjoittaako henkilö dokumentit vai ainoastaan vastaanottaa ne tiedoksi. 11.

Mikäli haluat että allekirjoituspyyntöä voi hoitaa jokin muu henkilö esimerkiksi poissaolosi aikana, voit valita ko. vaihtoehdon ja määritellä kuka/ketkä voivat käsitellä allekirjoituspyyntöä. 12.

5 5 (8) Lisättyäsi allekirjoittajat voit valita oikeanpuoleisesta valikosta, allekirjoittaako henkilö dokumentit vai ainoastaan vastaanottaa ne tiedoksi. 11. Kun kaikki vastaanottajat on valittu, paina alareunasta painiketta Seuraava ja siirryt sivulle Vertaiskäyttäjät. Mikäli haluat että allekirjoituspyyntöä voi hoitaa jokin muu henkilö esimerkiksi poissaolosi aikana, voit valita ko. vaihtoehdon ja määritellä kuka/ketkä voivat käsitellä allekirjoituspyyntöä. 12. Siirry eteenpäin kohtaan allekirjoituksen ulkoasu valitsemalla Seuraava. Tässä kohdassa määrittele, haluatko allekirjoitusten olevan erillisellä allekirjoitussivulla vai lisäätkö allekirjoituskentät itse dokumentteihin. Jos valitsit erillisten allekirjoituskenttien käytön, lisää allekirjoituskentät sopimukseen klikkaamalla Korjaa. 13. Tämän jälkeen siirry Seuraava painikkeella vastaanottajalle lähetettävälle viestisivulle. Oletusotsikkona on Ole hyvä, allekirjoita oheiset dokumentit. Otsikkoa voi tarvittaessa muuttaa esimerkiksi englannin kielelle vastaanottajasta riippuen. Saateviestinä voi käyttää esim. seuraavaa muotoilua: Hyvä vastaanottaja,

6 (8) Pyydämme perehtymään oheiseen dokumenttiin sekä mahdollisiin liitteisiin ja allekirjoittamaan dokumentit sähköisesti. Sähköinen allekirjoitus vastaa juridisesti käsin tehtyä allekirjoitusta.

Muistattehan ladata itsellenne allekirjoitetun dokumentin /dokumentit allekirjoittamisen jälkeen.

6 6 (8) Pyydämme perehtymään oheiseen dokumenttiin sekä mahdollisiin liitteisiin ja allekirjoittamaan dokumentit sähköisesti. Sähköinen allekirjoitus vastaa juridisesti käsin tehtyä allekirjoitusta. Mikäli teillä on kysyttävää allekirjoittamiseen liittyen, pyydän ottamaan yhteyttä [lisää tähän yhteyshenkilön nimi ja puhelinnumero]. Muistattehan ladata itsellenne allekirjoitetun dokumentin /dokumentit allekirjoittamisen jälkeen. Ystävällisin terveisin [Lähettäjän yhteystiedot] tai englanniksi: Dear Recipient, We kindly ask you to review the enclosed agreement together with the appendices and sign the documents electronically. The electronic signature must be confirmed by the code. Please note, that the electronic signature has the same legal effect as a handwritten signature. In case you have questions regarding the signing of the documents, please be in contact with [add name and phone number]. Please, remember to download document(s) after singing. Best regards [Add the sender] Jos haluat käyttää uudelleen samaa saateviestiä jatkossa, voit tallentaa saateviestin fraasiksi. 14. Kun saateviesti on laadittu, lähetä viesti vastaanottajille Lähetä pyyntö painikkeella. Lähetetty pyyntö näkyy työpöydällä. 15. Allekirjoituspyyntö saapuu vastaanottajalle sähköpostilla 16. Allekirjoituspyynnön lähettäjä ja allekirjoittaja saavat sähköpostilla linkin kokonaisuudessaan allekirjoitettuun asiakirjaan.

7 (8) 17. Kun kaikkien osapuolten allekirjoitukset on saatu, vastuuhenkilö kokoaa allekirjoitukset ja toimittaa allekirjoitetun asiakirjan yliopiston kirjaamoon.

7 7 (8) 17. Kun kaikkien osapuolten allekirjoitukset on saatu, vastuuhenkilö kokoaa allekirjoitukset ja toimittaa allekirjoitetun asiakirjan yliopiston kirjaamoon. JYU Sign säilyttää allekirjoitetut sopimukset vain lyhyen ajan (30 päivää), jonka vuoksi sopimukset tulee arkistoida aina heti niiden valmistuttua kirjaamoon. Allekirjoitetut dokumentit ladataan palvelusta. 18. Jyväskylän yliopiston varmenne näkyy allekirjoitetun pdf-dokumentin tiedoissa. Huom! Avaathan allekirjoitetun dokumentin vain käyttäen Adobe Acrobat Reader DC ohjelmistolla. Muut PDF-ohjelmat (esim. PDF Exchange Editor) eivät välttämättä näytä sertifikaatin ja allekirjoituksen tietoja oikein.

8 19. On suositeltavaa, että dokumentteja ei jätettäisi Sarake Sign palveluun pidemmäksi aikaa kuin on välttämätöntä. Kun allekirjoituspyyntö on valmis ja dokumentit ladattu arkistoitavaksi, poista pyyntö ja siihen liittyvät dokumentit. 8 (8)

Samankaltaiset tiedostot

SOPIMUSKONEEN SOPIMUSTEN SÄHKÖINEN ALLEKIRJOITTAMINEN PALVELUN TILAAMINEN JA KÄYTTÖ

SOPIMUSKONEEN SOPIMUSTEN SÄHKÖINEN ALLEKIRJOITTAMINEN PALVELUN TILAAMINEN JA KÄYTTÖ Halutessasi käyttöösi Sopimuskoneen sähköisen allekirjoituksen, voit klikata Sopimuskoneen etusivun yläkulmassa näkyvää