Valtioneuvoston hallintoyksikkö hankesuunnitelma. KP-ohjausryhmän hyväksymä

Transkriptio

1 Valtioneuvoston hallintoyksikkö hankesuunnitelma KP-ohjausryhmän hyväksymä

2 Sisältö 1. Hankkeen tausta ja lähtökohdat Tausta ja lähtökohdat Hankkeen laajuus ja tehtäväalueet Hankkeen tavoitteet, rajaukset ja keskeiset tuotokset Tavoitteet Tavoiteltavat hyödyt Tavoitetila, yleiskuva Rajaukset Keskeiset tuotokset Vaikuttavuuden arviointi, arvioinnin mittarit sekä seuranta Toimintojen kokoamiseen liittyvät vaikuttavuuden arviointi Seuranta hankkeen tavoitteiden toteutumisen toiminnallisten vaikutusten arvioimiseksi Toimintojen kokoamiseen liittyvien taloudellisten vaikutusten arviointi Hankkeen organisaatio Yleiskuvaus organisaatiosta Kansliapäällikköohjausryhmä Hankepäällikkökokous Toiminta-aluekohtaiset valmisteluryhmät Hankkeen henkilöstö ja vastuut sekä sidosryhmät Hankejohtaja Hankepäälliköt Toiminta-aluekohtaiset valmisteluryhmät Muut ryhmät ja yhteistyö Hankkeen vaikutukset ministeriöiden nykyisiin hallinto- ja palvelutehtäviin Hankkeen resurssit Hanketyöskentely Yleistä Viikkopalaverikäytäntö Palaverit, hanke-esittelyt ja työpajat Tiedonhallinta ja työvälineet Henkilöstöpolitiikka ja yhteistoiminta Hankkeen yleinen aikataulu ja vaiheistus Yleinen (tavoite) aikataulu Vaiheen 1. yleinen aikataulu (koottavia tehtäviä koskevat linjaukset) Vaiheen 2. yleinen aikataulu (tehtävien ja voimavarojen kokoamiseksi tarvittavat säädösmuutos-, talousarvio- ja muut ehdotukset)

3 Vaiheen 3. yleinen aikataulu (valtioneuvoston hallintoyksikön toimintojen sisäinen organisointi ja valtioneuvoston hallintoprosessien uudistamisen valmistelu) Riskienhallinta Yleistä Hankkeen toteuttamiseen liittyvät riskit Hankkeen tavoitteisiin ja toiminnallisiin vaikutuksiin liittyvät riskit Riskien hallinta hankkeessa Eri toimintojen asiantuntijoiden osallistuminen hankkeeseen Hankkeen riippuvuudet Hankkeen viestintä ja raportointi

4 1. Hankkeen tausta ja lähtökohdat 1.1. Tausta ja lähtökohdat Pääministeri on asettanut Valtioneuvoston hallintoyksikkö valmisteluhankkeen. Hankkeen tehtävänä on valmistella valtioneuvoston ja sen ministeriöiden yhteisten hallinto- ja palvelutoimintojen kokoaminen valtioneuvoston kansliaan muodostettavaan valtioneuvoston hallintoyksikköön lukien. Tässä hankesuunnitelmassa tarkoitetaan: valtioneuvostolla valtioneuvoston yleisistunnon ja ministeriöiden muodostamaa organisaatiokokonaisuutta; ministeriöllä valtioneuvostossa olevaa ylintä viranomaista, joka käyttää sille säädettyä päätösvaltaa ja vastaa toimialallaan valtioneuvostolle kuuluvien asioiden valmistelusta ja hallinnon asianmukaisesta toiminnasta (ministeriötä virastona); hallinnonalalla ministeriön alaisuudessa toimivista virastoista, laitoksista ym. muodostuvaa kokonaisuutta Hankkeen laajuus ja tehtäväalueet Hankkeen asettamispäätöksen mukaisesti hanke tekee ehdotukset seuraavien valtioneuvoston ja sen ministeriöiden yhteisten hallinto- ja palvelutoimintojen kokoamisesta tarkoituksenmukaisella tavalla valtioneuvoston hallintoyksikön tehtäväksi/johdettavaksi: yhteinen hallinto, hallinto- ja palvelu prosessit, niiden kehittäminen sekä valtioneuvoston toiminnan ja toimintatapojen kehittäminen (kokonaisarkkitehtuuri) sisäinen toiminnan ja talouden suunnittelu, taloushallinto, maksuliike, kirjanpito, tilinpäätös ja toimintakertomus sekä näihin liittyvä ohjaus, maksullisen palvelutoiminnan ohjaus ja hankintatoimen johtaminen sekä valtioneuvoston kehittäminen pitemmällä aikavälillä yhdeksi kirjanpitoyksiköksi, henkilöstö- ja työnantajapolitiikka, henkilöstön hankinta ja sen periaatteet, johtamisen ja henkilöstön kehittäminen, työolosuhteet ja työterveydenhuolto, palvelussuhteen ehdot, palkka-, työaika- ja matkahallinto sekä tarkentavat virkaehtosopimukset sekä osallistumisjärjestelmät, tietohallinto, tietohallinnon kokonaisarkkitehtuuri, sähköinen asiointi ja sähköiset palveluprosessit, tiedonhallinta ja tietoturva, ICT-hankehallinta, perustietotekniikka ja -palvelut, kirjaamo- ja arkistotoiminta, asiakirjahallinto, tiedonohjaus ja arkistonmuodostaminen, kirjastot, informaatio- ja muut tietopalvelut, käännös- ja kielipalvelut, toimitilat ja niiden varustaminen sekä virasto-, toimisto-, materiaali- ja tekniset palvelut, sisäinen turvallisuus ja varautuminen, sisäisen viestinnän tuki, visuaalinen ilme, graafiset ohjeet, esittelymateriaalit ja julkaisutoiminta, hankinta- ja muut sopimusasiat ja oikeudelliset asiamiespalvelut. 2. Hankkeen tavoitteet, rajaukset ja keskeiset tuotokset 2.1. Tavoitteet Hankkeen tavoitteita ovat: 1. henkilöstön laaja-alaisen osaamisen hyödyntämisen lisääminen 2. tehokkuuden ja tuottavuuden paraneminen 3. yhtenäisten toimintatapojen ja prosessien lisääminen, sekä 4. toimintavarmuuden lisääminen. Tavoitteena on luoda valtioneuvoston hallintoyksikkö, joka johtaa, sovittaa yhteen ja kehittää valtioneuvoston ja sen ministeriöiden yhteisiä hallinto- ja palvelutoimintoja, sisäistä toiminnan ja talouden suunnittelua ja toimintatapoja sekä tuottaa yhteisiä palveluja ja kehittää valtioneuvoston yhteistä toimintakulttuuria. Viimeksi mainitulla on myös keskeinen liittymäkohta ministeriön hallinto- ja palvelutehtävien organisointiin ministeriöissä. Yhteiset hallinto- ja palvelutyyppiset tehtävät tukevat kehitystä kohti yhtenäisempää organisaatiokulttuuria ja yhtenäisempää valtioneuvostoa. Tavoitteiden saavuttaminen edellyttää muutoksia paitsi rakenteissa myös prosesseissa ja toimintakulttuurissa. 4

5 Hankkeessa valmistellaan valtioneuvoston ja sen ministeriöiden yhteisten hallinto- ja palvelutoimintojen tarkoituksenmukainen kokoaminen valtioneuvoston kansliaan ja valtioneuvoston hallintoyksikön organisointi ja toiminnan järjestäminen lukien. Tuottavuuden paranemisen osalta tavoitteena on 0,5 prosentin vuotuinen lisääntyminen (RAPO ohjelman tavoite julkisen palvelutuotannon kasvulle). Hankkeen vaikuttavuutta sekä sen arviointia on käsitelty erikseen tämän hankesuunnitelman luvussa Tavoiteltavat hyödyt Valtioneuvoston hallintoyksikkö mahdollistaa: valtioneuvoston yhteisten hallinto- ja palvelutoimintojen omistajuuden ja johtajuuden kokoamisen valtioneuvoston yhteiseen yksikköön, yhteisten hallinto- ja palvelutoimintojen tuottavuuden ja tehokkuuden kasvun suunnitelmallisen, systemaattisen, riippuvuussuhteet huomioon ottavan kehittämisen tarkoituksenmukaisten yhteisten toimintatapojen käyttämisen, päällekkäisten toimintojen purkamisen, yhdenmukaisemmat toiminnan prosessit, paremman toimintavarmuuden ja riittävän laadun toiminnan voimavarojen varmistamisen ja tarkoituksenmukaisen kohdentamisen, henkilöstön sisäisen liikkuvuuden lisäämisen ja osaamisen laajentamisen sekä sen hyödyntämisen. Valtioneuvoston hallintoyksikön muodostaminen on askel kohti yhtenäisempää ja yhteen toimivaa valtioneuvostoa. Hallintoyksikkö mahdollistaa entistäkin laadukkaammat, turvallisemmat ja kustannustehokkaammat hallinto- ja palvelutoiminnot. Hankkeen pääviestit ovat viestintäsuunnitelman mukaan seuraavat: Etenemme kohti yhtenäisempää ja yhdenmukaisempaa valtioneuvostoa. Tavoitteeseen pääsemme vaiheittain hyödyntämällä suunnittelutyössä henkilöstön osaamista. Rakennamme yhteistyössä yhteisten hallinto- ja palvelutoimintojen kokonaisuuden. Hallinto- ja palvelutoimintojen kokoamisen lopputuloksena meillä on ministeriöiden kanssa yhteistyössä toimiva, tehokas, kehittyvä, henkilöstön osaamista ja ammattitaitoa arvostava valtioneuvoston hallintoyksikkö Tavoitetila, yleiskuva Hallintoyksiköllä on määriteltynä omistajuus, johto- ja kehittämisvastuu yhteisille hallinto- ja palvelutoiminnoille sekä vastuu tiettyjen hallinto- ja palvelutehtävien hoitamisesta. Hallintoyksikkö aloittaa toimintansa , mutta toimintojen kokoamisen aikataulu voidaan jaksottaa. Tällaisia ajanjaksoja voisivat olla ja Rajaukset Hankkeeseen eivät kuulu ministeriöiden hallinnonalojen/toimialojen niin kutsutut sisällölliset substanssitehtävät ja niihin kuuluva taloushallinto. Hankkeeseen ei myöskään kuulu koko valtiota koskeva ohjaus tai politiikat kuten valtion yleinen henkilöstö- ja työnantajapolitiikka tai valtion ja muun julkisen sektorin yleinen tietohallinnon ohjaus. Hankkeella ei myöskään ole tarkoitus lähtökohtaisesti muuttaa työnjakoa virastojen ja valtion palvelukeskusten sekä yhteishankintayksiköiden välillä. Hankkeessa tarkastellaan valtioneuvoston ja sen ministeriöiden yhteisiä hallinto- ja palvelutehtäviä valtioneuvostokokonaisuuden näkökulmasta. Tältä osin tarkastelu koskee ministeriöiden ns. virastotason tehtäviä. Pelkästään esimerkiksi teknologia, sopimukset, lainsäädäntö tai tietoturva eivät ole lähtökohtaisesti peruste toiminnon jättämiseen ministeriöön tai siirtymiseen poikkeavaan lykkäämiseen. 5

6 Asianomaisessa ministeriössä valtioneuvoston hallintoyksikön käynnistymisen jälkeen edelleen valmisteltavia asioita ovat mm: ministeriön sisäinen organisointi hallinnonalan toiminta ja talous sekä niiden ohjaus ja valvonta hallinnonalan lainsäädännön valmistelu, strategiavalmistelu, hallitusohjelman toimeenpano, kansainväliset asiat, hallinnonalan strateginen viestintä, kunnallistalouden ja -hallinnon ohjaus, valtionavustus- ja valtionosuuspolitiikka, hallinnonalojen tietohallintoon ja tietotekniikkaan liittyvät asiat hallinnonalojen varautumiseen ja valmiussuunnitteluun liittyvät asiat toimiluvat, hallinnonalan laatu ja -arviointitoiminta, johtamissopimukset 2.3. Keskeiset tuotokset Hankkeen tuotokset välisenä aikana jaetaan kolmeen osaan: 1. Tehdään valtioneuvoston hallintoyksikköön koottavia tehtäviä ja kokoamisen ajallista vaiheistamista koskevat linjausehdotukset mennessä. 2. Valmistellaan valtioneuvoston hallintoyksikön muodostamisen sekä tehtävien, virkojen ja muiden voimavarojen kokoamiseksi tarvittavat säädösmuutos-, talousarvio- ja muut ehdotukset mennessä. 3. Tämän jälkeen toteutetaan valtioneuvoston hallintoyksikön toimintojen sisäinen organisointi ja valtioneuvoston hallintoprosessien kokoaminen siten, että valtioneuvoston hallintoyksikkö voi aloittaa toimintansa valtioneuvoston kansliassa lukien. Hallintoyksikkö aloittaa toimintansa , mutta toimintojen kokoamisen aikataulu voidaan jaksottaa. Tällaisia ajanjaksoja voisivat olla ja Vaikuttavuuden arviointi, arvioinnin mittarit sekä seuranta Hyötyjen toteutuminen sekä hankkeen seuranta ja vaikuttavuusarviointi perustuu kappaleessa esitettyihin hankkeella saavutettavien arvioitujen hyötyjen sekä luvussa 9 esitettyjen arvioitujen riskien kartoitukseen. Hankkeen hyötyjen ja riskien toteutumisen, ja tätä kautta vaikuttavuuden mittaamisesta ja seurannasta, vastaa asti hanke ja lukien valtioneuvoston hallintoyksikkö Toimintojen kokoamiseen liittyvät vaikuttavuuden arviointi Hankkeen tavoitteita ovat: 1. henkilöstön laaja-alaisen osaamisen hyödyntämisen lisääminen 2. tehokkuuden ja tuottavuuden paraneminen 3. yhtenäisten toimintatapojen ja prosessien lisääminen, sekä 4. toimintavarmuuden lisääminen. VN:n yhteisten hallinto- ja palvelutehtävien kokoamisen hyödyt ja haitat tarkastellaan hankkeen I vaiheessa hankeen ohjausryhmässä tapahtuvan toimialuekohtaisen kokoamistarkastelun yhteydessä. Arviointi toteutetaan sekä valtioneuvostokokonaisuuden että kokonaisuutena ministeriöiden tasolta tarkastellen hyödyntäen valmisteluryhmien asiantuntijuutta. Tarkastelu tulee luonnollisesti toteuttaa myös edellä kuvattuja hankkeen keskeisiä tavoitteita vasten. Tämä arviointi tullaan tekemään kussakin toiminta-alueryhmässä kunkin toiminnon osalta. (Kokoamisen edut ja haitat.) Tarkastelun syvyydelle hankkeen aikataulu ja myöhemmin esille tule käytettävissä olevien tietojen taso asettaa omat käytännön rajoitteensa. 6

7 3.2. Seuranta hankkeen tavoitteiden toteutumisen toiminnallisten vaikutusten arvioimiseksi Hankkeen vaikuttavuudelle asetettujen tavoitteiden ja odotusten suhde lopputulokseen edellyttää hankkeen keskeisten tavoitteiden toteutumisen seurantaa ja arviointia syvällisemmin ja pitemmällä aikavälillä. Toiminnallisten vaikutusten yhtenä kokonaisuutena on palvelutaso, jota arvioidaan yhtenä tekijänä nykytilanteesta ja yksikön perustamisen jälkeen. Tässä hankesuunnitelmassa kuvataan hankkeen tavoitteiden toteutumiseen seurantaan liittyen; mitä arvioidaan, miten arvioidaan, sekä milloin arvioidaan Arviointi ja siihen pohjautuva seuranta toteutetaan toimialueittain kunkin toiminnon osalta pyrkien mahdollisimman laajaan yhteismitallisuuteen. Keskeistä tässä on lähtökohtatilanteen määrittäminen ja VN-tason mittarit, joita ei tällä hetkellä ole olemassa. Arviointi ja seuranta edellyttävät siten yhteismitallisten VN-tason mittareiden luomista. Hankkeen II vaiheessa hankkeen ja sen ohjausryhmän tulee ratkaista käytetäänkö vaikutusten arviointiin ja seurantaan sisäistä valmistelua vai hyödynnetäänkö riippumatonta ulkopuolista arvioitsijaa. Viimeksi mainitun tyyppinen arviointi on toteutettu esimerkiksi ALKU- ja TUVE-hankkeissa. Toimintokohtainen arviointi ja siihen kytkeytyvä palvelutason seuranta voitaisiin erimerkiksi toteuttaa alta ilmenevällä jaottelulla tarvittaessa jatkokehitellen ja tiettyjä arvioinnin osa-alueita mahdollisesti lisäten taikka poistaen: Pisteet Painoarvo Pain.pisteet Tukeeko esitetty malli (VN:n rakenne ja siinä toteutettavat prosessit) paremmin hallituksen toimintaa Ovatko uudessa mallissa toimintaprosessit ja tavat nyt olemassa olevia prosesseja toimintatapoja selkeämpiä ja aikaisempaa yhdenmukaisempia 10 0 Toimivatko uudessa mallissa hallinto- ja palvelufunktiot entistä asiakaslähtöisemmin 10 0 Tukeeko uusi malli yhtenäisemmän ja dynaamisemman organisaatiokulttuurin syntymistä ja kehittymistä Tuottako uusi malli henkilöstön osaamisen kehittymistä ja laaja-alaistumista Parantaako uusi malli toiminnan tehokkuutta ja vaikuttavuutta Parantaako uusi malli toimintavarmuutta Paraneeko tuottavan tiedon laatu sekä tiedon tuottamisen että käytettävyyden osalta (esim. yhtenäisemmät ja VN:n käyttöön sopivammat tietojärjestelmät) 10 0 Voidaanko uudessa mallissa kohdentaa henkilöstön käyttöä joustavammin ja tarkoituksenmukaisemmin kuin nykymallilla 10 0 Synnyttääkö uusi malli henkilöstön suurempaa sisäistä liikkuvuutta 10 0 Yhteensä Hankkeessa koottavaksi päätettyjen hallinto- ja palvelutehtävien vaikuttavuuden ja seurannan mittarit/arviointikohteet tullaan määrittelemään toimintokohtaisesti hankeen vaiheessa II hyödyntäen valmisteluryhmien asiantuntemusta. Hankeen vaikuttavuusarviointiin liittyvä seuranta toteutetaan ensimmäisen kerran esimerkiksi vuoden 2015 lopussa. Myös tämän jälkeen tulee seurata vaikutusten toteutumista liittyen kiinteästi muun muassa kyseisen toiminnan johtamiseen ja kehittämiseen. 7

8 Jo tässä vaiheessa on tunnistettu, että VN:n nykyinen tietotuotannon taso sekä yhtenäisiin mittareihin liittyvä lähtökohtatilanne voi asettaa omat haasteensa. Tietotuotannon tietyt haasteet ilmenivät jo hankkeen alkuvaiheessa muun muassa toimialakohtaisten nykytilakartoitusten päivittämisen yhteydessä Toimintojen kokoamiseen liittyvien taloudellisten vaikutusten arviointi Valtioneuvoston ja sen ministeriöiden yhteisten hallinto- ja palvelutoimintojen kokoaminen valtioneuvoston kansliaan muodostettavaan VNHY:öön on tarkoitus alkuvaiheessa toteuttaa kokonaisuutena tarkastellen kustannusneutraalisti. Tietyiltä osin kokoaminen ja sille asetettujen koko VN:n tason tavoitteiden saavuttaminen voi edellyttää tiettyjä investointityyppisiä menoja muun muassa yhteisiin toimintatapoihin liittyen (tietojärjestelmät, ym.). Pitemmällä aikavälillä hallinto- ja palvelutoimintojen kokoaminen tulee tuottamaan toiminnallisen tehostumisen myötä tuottavuuden lisääntymistä joka voidaan ohjata joko kustannussäästöihin tai toiminnan laadun parantamiseen. Se edellyttää luonnollisesti sitä, että tehtävien kokoamisessa onnistutaan siten, ettei palveluiden laatu heikkene. Tältä osin asetetut tavoitteet ilmenevät tämän hankesuunnitelman kohdasta 2.1. Koottavien toimintojen taloudellisten vaikutusten arviointi toteutetaan toimintokohtaisesti ensimmäisen kerran osana edellä kohdassa 3.2 kuvattua hankkeen toiminnallisten tavoitteiden toteutumisen arviointia ja seurantaa. Myös taloudellisten vaikutusten osalta lähtökohtatilanne tulee kartoittaa, vaikkakin aiemmin kuvatuin tavoin nykytilanne asettaa tietyt rajoitukset. Viimeksi mainittu liittyy muun muassa siihen, ettei valtioneuvostotasolla ole juuri toteutettu nyt tarkasteltaviin tehtäväkokonaisuuksiin liittyviä toimintopohjaista kustannuslaskentaa. Rakennepohjainen kustannusvaikutusten arviointi on mahdollista vasta VNHY:n toiminnan käynnistämisen jälkeen. Taloudellisten vaikutusten arvioinnissa ja sen onnistumisessa ylipäätänsä keskeistä on lähtökohtatilanteen kartoittaminen ja vaikutusten arviointi pitemmällä aikavälillä. 4. Hankkeen organisaatio 4.1. Yleiskuvaus organisaatiosta Hankkeen linjaukset tekee hallituspuolueiden puheenjohtajien kokous. Hanke on valtioneuvoston kanslian hanke. Kansliapäällikkökokous ja kansliapäälliköistä muodostettu ohjausryhmä ohjaa ja sovittaa yhteen valtioneuvoston hallintoyksikön muodostamisen valmistelua. Hankevalmistelua valtioneuvoston kansliassa ohjaa alivaltiosihteeri. Hankejohtaja vastaa hankkeen johtamisesta ja eri kokonaisuuksien yhteensovittamisesta. Valmistelijoina toimivat hankepäälliköt yhteistyössä ministeriöistä koottavien työtä tukevien toiminta-aluekohtaisten ryhmien kanssa. Hankepäälliköt vastaavat kunkin hallinto- ja palvelutoiminta-alueen osalta tarvittavasta valmistelusta ja ehdotuksista valmisteluryhmiä kuullen Kansliapäällikköohjausryhmä Kansliapäällikköohjausryhmä koostuu sisäministeriön, liikenne- ja viestintäministeriön, valtiovarainministeriön, maaja metsätalousministeriön ja oikeusministeriön kansliapäälliköistä sekä valtioneuvoston kanslian valtiosihteeristä Hankepäällikkökokous Hankkeessa kaikki hankepäälliköt kokoontuvat hankepäällikkökokoukseen pääsääntöisesti joka tiistai valtioneuvoston kansliaan Toiminta-aluekohtaiset valmisteluryhmät Toiminta-aluekohtaiset valmisteluryhmät kootaan tammikuun aikana ministeriöiden edustajista seuraavista kokonaisuuksista: henkilöstöhallinto ja henkilöstön kehittäminen 8

9 tilahallinto, virastopalvelut, turvallisuus ja varautuminen tietohallinto sisäinen viestintä ja informaatiopalvelut (mm. VN:n yhteinen intranet ja julkaisutoiminta) käännös- ja kielipalvelut sopimus- ja muut oikeudelliset palvelut, hankintatoimi ja matkahallinto toiminta- ja taloussuunnittelu, taloushallinto ja kirjanpitoyksikkö tiedonohjaus ja arkistonmuodostus (mm. kirjaamo, arkisto, kirjasto, tietopalvelu ja EU-tiedonhallinta ja KVaineistojen tiedonhallinta) säädösvalmistelu Lisäksi myöhemmässä vaiheessa perustetaan valmisteluryhmät säädösvalmisteluun sekä VN:n yhteisiin hallinto- ja palveluprosessien ja niiden kehittämiseen liittyen. Valmisteluryhmissä määritellään hankkeen kannalta keskeiset käsitteet tarvittavilta osin hyödyntäen aiemmin tehtyä selvitystyötä. Edellä mainittujen valmisteluryhmien työ painottuu hankkeen I-vaiheeseen. Hankkeen II ja III-vaihetta varten ryhmiä ja niiden tehtäviä sekä kokoonpanoja tarkistetaan tarpeen mukaan. 9

10 5. Hankkeen henkilöstö ja vastuut sekä sidosryhmät 5.1. Hankejohtaja Hankejohtajana toimii Janne Kerkelä. Hankejohtaja vastaa hankkeen johtamisesta ja eri kokonaisuuksien yhteensovittamisesta Hankepäälliköt Valtioneuvoston kanslia on nimittänyt hankkeen päätoimisiksi hankepäälliköiksi määräaikaisiin virkasuhteisiin valtioneuvoston kansliaan seuraavat henkilöt: Hankepäällikkö henkilöstöhallinto; hallintojohtaja Aino Jalonen Hankepäällikkö VN:n hallinto- ja kehittämisprosessit sekä toimintatavat ja -kulttuuri; kehittämisneuvos Kari Laine Hankepäällikkö tilahallinto, virastopalvelut, turvallisuus ja varautuminen; neuvotteleva virkamies Heikki Hovi Hankepäällikkö tietohallinto; tietohallintojohtaja Teemu Anttila Hankepäällikkö säädösvalmistelu; lainsäädäntöneuvos Sami Kivivasara Hankeassistentti; assistentti Linda Forsman Seuraavat henkilöt on nimitetty hankkeen oman toimen ohella suoritettaviin hankepäälliköiden tehtäviin: Hankepäällikkö sisäinen viestintä ja informaatiopalvelut; viestintäjohtaja Kaija Uusisilta Hankepäällikkö käännös- ja kielipalvelut; hallitusneuvos Katarina Petrell Hankepäällikkö sopimus- ja muut oikeudelliset palvelut, hankintatoimi ja matkahallinto; hallintojohtaja Eeva Pystynen Hankepäällikkö toiminta- ja taloussuunnittelu, taloushallinto ja kirjanpitoyksikkö; talousjohtaja Jukka Aalto Hankepäällikkö tiedonohjaus ja arkistomuodostus; tietopalvelupäällikkö Anne Niemi 5.3. Toiminta-aluekohtaiset valmisteluryhmät Hankkeen valmisteluorganisaation tueksi kootaan asiantuntijaryhmät seuraavista kokonaisuuksista: henkilöstöhallinto ja henkilöstön kehittäminen tilahallinto, virastopalvelut, turvallisuus ja varautuminen tietohallinto sisäinen viestintä ja informaatiopalvelut (mm. VN:n yhteinen intranet ja julkaisutoiminta) käännös- ja kielipalvelut sopimus- ja muut oikeudelliset palvelut, hankintatoimi ja matkahallinto toiminta- ja taloussuunnittelu, taloushallinto ja kirjanpitoyksikkö tiedonohjaus ja arkistonmuodostus (mm. kirjaamo, arkisto, kirjasto, tietopalvelu ja EU-tiedonhallinta ja KVaineistojen tiedonhallinta) säädösvalmistelu Lisäksi hallinto- ja palveluprosessien, niiden kehittämisen sekä valtioneuvoston toiminnan ja toimintatapojen kehittämiseen liittyvä valmisteluorganisaatio kootaan myöhemmin, kun edellä mainituista toiminta-aluekohtaisista prosesseista on alustava peruskuva olemassa. Edellä mainittuihin toiminta-aluekohtaisiin asiantuntijaryhmiin nimetään yksi edustaja kustakin ministeriöstä. Toiminta-aluekohtaisten ryhmien edustajien lisäksi jokaisesta ministeriöstä on tarkoitus nimetä erillinen kokoava yhdyshenkilö, joka toimisi käytännön yhdyshenkilönä hankkeen suuntaan sekä osaltaan vastaisi osaltaan hankkeeseen liittyvästä tiedotuksesta ja muutosviestinnästä ministeriössä. Valmisteluryhmät tekevät tiivistä yhteistyötä, ja etenkin hankepäälliköiden keskeinen tehtävä on ryhmien työn yhteensovittaminen ja keskeisten sidonnaisuuksien tiedostaminen. Viimeksi mainittu liittyy myös valtioneuvoston yhteisiin hallinto- ja palveluprosesseihin. Ryhmien työskentelyn pohjana on soveltuvin osin keväällä 2013 valmisteltu valtioneuvoston yhteisiin hallinto- ja palveluprosesseihin liittyvä loppuraportti (Selvitys valtioneuvoston hallinto- ja palvelukokonaisuuden muodostamisesta ja sen vaikutuksista.) Valmisteluryhmien toimeksiantojen ja työn mahdollisista tarkemmista rajauksista ja tarkennuksista sovitaan hankepäälliköiden kesken (hankepäälliköiden kokous). 10

11 5.4. Muut ryhmät ja yhteistyö Tunnistettuja sidosryhmiä ovat valtioneuvosto ministeriöineen ja ministeriöiden henkilöstöjärjestöt. Henkilöstöpolitiikkaa on kuvattu laajemmin tämän hankesuunnitelman kohdassa 6.5. Valmistelussa kuullaan ja valmisteluun osallistetaan hallintojohtajakokous, talousjohtajakokous, viestintäjohtajakokous, toimitilayhteistyöryhmä, tietohallinnon yhteistyö- ja koordinaatioryhmä TIETOKEKO, tietopalveluiden yhteistyöryhmä VALTIPA, kehittämis- ja koulutusyhdyshenkilöiden verkosto KEHIKKO ja ministeriöiden valmiuspäällikköverkosto. Muita keskeisiä tahoja ovat muun muassa valtiovaranministeriön controller toiminto, Valtiokonttori, sekä valtiontalouden tarkastusvirasto (VTV) Hankkeen vaikutukset ministeriöiden nykyisiin hallinto- ja palvelutehtäviin Hankkeen toteuttamisella on myös keskeinen vaikutus ministeriöiden hallinto- ja palvelutehtävien organisointiin ministeriöissä. Ministeriökohtaisten muutosten suunnittelu ja toteuttaminen rajautuu hankkeen ulkopuolelle, mutta hanke tarvittaessa tukee ministeriöitä ja yhteen sovittaa toimintaa. Kuitenkin ministeriöiden on varmistauduttava riittävän yhdenmukaisista toimintatavoista. Kukin ministeriö vastaa muutosten toteuttamisesta ja siihen kytkeytyvästä muutosviestinnästä. Valtioneuvoston hallintoyksikön perustaminen vaikuttaa ministeriöistä eniten valtioneuvoston kansliaan ja sen sujuva perustaminen edellyttää tiivistä yhteistyötä hankkeen ja valtioneuvoston kanslian hallinnon välillä. 6. Hankkeen resurssit Hankkeen kustannukset kohdistetaan valtioneuvoston kanslialle. Hankkeessa on kuusi päätoimista hankepäällikköä sekä yksi päätoiminen hankesihteeri. Näiden palkkakustannuksista huolehtii valtioneuvoston kanslia. Lisäksi hankkeeseen osallistuu viisi OTO-hankepäällikköä, joiden palkkakustannuksista huolehtii sijoitusministeriö. Kaikkiin valmisteluryhmiin osallistuu yksi asiantuntija kustakin ministeriöstä. Valmisteluryhmien työ tehdään virkatyönä. Hankkeen toimintamenot maksetaan valtioneuvoston kanslian toimintamenomomentilta, kun ne on ensin hyväksytetty valtioneuvoston kanslian alivaltiosihteerillä. Valmisteluryhmien työhön osallistumisesta mahdollisesti aiheutuneista kustannuksista vastaa edustajaa ryhmiin esittänyt taho. 7. Hanketyöskentely 7.1. Yleistä Hanketyöskentelyssä hankepäälliköt vastaavat hankkeen selvitystyön toteuttamisesta toimialakohtaisesti ja siihen liittyvistä käytännönjärjestelyistä. Hanke pyrkii osallistamaan laajasti eri sidosryhmiään erilaisilla viestinnällisillä tilaisuuksilla ja ulostuloilla, työpajoilla ja toimintokohtaisilla hankeryhmillä Viikkopalaverikäytäntö Kaikki hankkeen hankepäälliköt kokoontuvat valtioneuvoston linnaan tiistaisin yhteiseen kokoukseen (hankepäällikkökokous), jossa tarkastellaan hankkeen edistymistä ja ajankohtaisia haasteita sekä ideoidaan jatkon osatavoitteita ja toimintatapoja Palaverit, hanke-esittelyt ja työpajat Hanke voi järjestää hankkeesta ja sen tavoitetilasta eli yhtenäisemmästä valtioneuvostosta esittely- ja keskustelutilaisuuksia. Hankkeen alkuvaiheessa esittelyyn yhdistetään eri ministeriöiden asiantuntijoiden kanssa työpajatyöskentelyä Tiedonhallinta ja työvälineet Hankkeen ja valmisteluryhmien tietomateriaali hallitaan sähköisenä hankkeelle perustettavassa VyVi-työtilassa. Hanke tallentaa valmiit julkiset dokumentit Mahti-asianhallintajärjestelmään. Hankkeen loppuraportti julkaistaan Hare-hanketietojärjestelmässä. Hankkeen julkaisema tietomateriaali on lähtökohtaisesti julkista. 11

12 Hankkeen tietoteknisinä työvälineinä käytetään sekä VNK:ssa jo käytössä olevia työvälineitä. Hanketyöskentelyssä hyödynnetään kokonaisarkkitehtuuri-työmenetelmiä ja malleja (JHS 179 olevia malleja). Hankehallintaan käytetään valtion projektisalkkusovellusta Henkilöstöpolitiikka ja yhteistoiminta Hankkeen toteutus suunnitellaan siten, että siinä toimitaan hyvän henkilöstöpolitiikan mukaisesti ja noudatetaan valtioneuvoston tekemää periaatepäätöstä valtion henkilöstön aseman järjestämisestä organisaation muutostilanteissa sekä siihen liittyvää valtiovarainministeriön soveltamisohjetta. Lisäksi sovellettavaksi tulevat valtiovarainministeriön antama päätös muutosten johtamisesta ja muutosturvasta valtionhallinnossa sekä valtiovarainministeriön antama määräys henkilöstövoimavarojen siirrosta hallinnonalalta toiselle. Hankkeeseen liittyvä yhteistoimintamenettely järjestetään poikkihallinnollisena yt-menettelynä osana hanketta sekä ministeriöissä erikseen niiden YT-elimissä. Riittävästä yhteistyöstä henkilöstöä edustavien järjestöjen kanssa huolehditaan. Hankkeeseen perustetaan maaliskuun 2014 aikana erillinen henkilöstöryhmä valmistelemaan henkilöstön asemaan liittyviä muutoksia. 8. Hankkeen yleinen aikataulu ja vaiheistus 8.1. Yleinen (tavoite) aikataulu Hanke käynnistyi ja päättyy Hanke jakaantuu kolmeen päävaiheeseen: ensimmäisessä vaiheessa fokuksessa on koottavia tehtäviä koskevat linjaukset. Toisessa vaiheessa fokuksessa on tehtävien ja voimavarojen kokoamiseksi tarvittavat säädösmuutos-, talousarvio- ja muut ehdotukset. Kolmannessa vaiheessa fokuksessa on valtioneuvoston hallintoyksikön toimintojen sisäinen organisointi ja valtioneuvoston hallintoprosessien uudistamisen valmistelu Vaiheen 1. yleinen aikataulu (koottavia tehtäviä koskevat linjaukset) TOIMENPIDE PROJEKTIN SI- SÄINEN TARKAS- TUSPISTE Hankesuunnitelman 1. luonnoksen esittely kp-ohjausryhmälle ja raportointimalliluonnos TOTEUTUS Kp-ohjausryhmän hyväksyntä hankesuunnitelmalle Esittely kp-ohjausryhmälle: Käännös- ja kielipalvelut, virastopalvelut Esittely kp- ohjausryhmälle: Tilahallinto, turvallisuus, varautuminen Esittely kp- ohjausryhmälle: Sopimus- ja muut oikeudelliset palvelut, hankintatoimi, matkahallinto Esittely kp- ohjausryhmälle: Sisäinen viestintä ja informaatiopalvelut Esittely kp- ohjausryhmälle: taloushallinto, kirjanpitoyksikkö Esittely kp- ohjausryhmälle: Tietohallinto, tiedonohjaus, arkistonmuodostus Esittely kp- ohjausryhmälle: Henkilöstöhallinto, toiminta- ja taloussuunnittelu, Yhteenveto prosessien linjauksista

13 Vaiheen 2. yleinen aikataulu (tehtävien ja voimavarojen kokoamiseksi tarvittavat säädösmuutos-, talousarvio- ja muut ehdotukset) TOIMENPIDE HANKKEEN SI- SÄINEN TARKAS- TUSPISTE TOTEUTUS Malli VN hallinto- ja kehittämisprosessien yhteentoimivuudesta toukokuu toukokuu Kuvaus säädösmuutosten tarpeista toukokuu toukokuu Talousarvioesitykset VNHY:n perustamiseen liittyen elokuu elokuu (lopulliset linjaukset muodosta ja aikatauluista myöhemmin) Vaiheen 3. yleinen aikataulu (valtioneuvoston hallintoyksikön toimintojen sisäinen organisointi ja valtioneuvoston hallintoprosessien uudistamisen valmistelu) TOIMENPIDE HANKKEEN SI- SÄINEN TARKAS- TUSPISTE TOTEUTUS Hankeraportin luovutus 2/-15 2/-15 Uuden VNHY:n toiminnan käynnistyminen Riskienhallinta 9.1. Yleistä VNHY 2015 hankkeen riskit voidaan jakaa kahteen pääkokonaisuuteen; hankkeen toiminnallisiin vaikutuksiin sekä itse hankkeen toteuttamiseen liittyen. Yleisesti tarkastellen hankkeeseen vaikutuksia koskeva keskeinen riski liittyy toimintojen jatkuvuuden turvaamisen ohella siihen, että hankkeelle asetetut tavoitteet sekä käytännön todellisuus eivät kohtaa. Vastaavasti hankeen toteutukseen keskeisiksi riskitekijöiksi on tunnistettu päätöksentekoaikataulun venyminen, henkilöresurssien riittävyyden erityisesti täytäntöönpanovaiheessa sekä sitoutumisen puute Hankkeen toteuttamiseen liittyvät riskit Päätöksentekoaikataulun venyminen. Hankkeen toteuttamisen keskeisenä riskinä hankkeen osavaiheiden aikataulu siirtyy, esimerkiksi päätöksentekokäsittelyn venymisen vuoksi, tulee se suurella todennäköisyydellä siirtämään hankkeen tavoiteaikataulua, jolloin VNHY:n toiminta ei ole käynnistettävissä

14 Hankkeen henkilöresurssien riskit. Hankeorganisaatio valmisteluryhmineen on perustettu nopealla aikataululla siten että hankeorganisaatio on ollut hankeassistenttia lukuun ottamatta koossa lukien. Henkilöresurssien osalta riskinä voi kuitenkin olla mahdollinen henkilöstön vaihtuvuus sekä sitoutuneisuus. Lisäksi erityisesti oman toimen ohella hankepäällikön tehtäviä hoitavien henkilöiden ajankäytön riittävyys hankkeen tehtäviin on tunnistettu riski. Hankkeen loppuosan (nk. täytäntöönpanovaihe) osalta riskinä voidaan nähdä henkilöresurssien riittävyys erityisesti hyvin erityyppisten hallinnollis-teknisten muutosten toteuttamiseen lukien. Sitoutumisen puute. Hankkeen tavoitteisiin ei ministeriöissä sitouduta riittävästi eikä yhteisteisten hallinto- ja palvelutehtävien osalta sitouduta löytämään koko valtioneuvostotasolla tarkasteltuna tarkoituksenmukaista tehtäväjakoa VNHY:n ja ministeriöiden välillä. Hankkeen mittaamisen ja seurannan onnistuminen. Hankkeelle ei kyetä määrittämää todelliseen nykytilaan perustuvia vaikuttavuuden mittareita eikä seurantaan ja kustannuksiin liittyen toiminnan lähtötasoa. Syynä viimeksi mainittuun voisi olla lähinnä se, ettei nykytilasta ei saada käyttöön riittävästi yksityiskohtaista lähtökohtatietoa ministeriöiltä tai nykytilan arviointia ei kyetä toteuttamaan puolueettomasti. Ilman nykytilaa talouden ja toimintojen kehittymistä ei kyetä arvioimaan riittävän syvällisesti. Kustannukset ylittävät hyödyt. Riskinä on myös se, että uudistus kasvattaa henkilöstökustannuksia ja synnyttää päällekkäistä hallintoa, joiden kustannukset ylittävät uudistuksella saatavat hyödyt Hankkeen tavoitteisiin ja toiminnallisiin vaikutuksiin liittyvät riskit Valtioneuvoston hallintoyksikön perustaminen jää joidenkin koottavien toimintojen tai joidenkin valtioneuvoston ministeriöiden osalta vaillinaiseksi, jolloin hankkeelle asetettujen laajempien tavoitteiden saavuttaminen koko valtioneuvostotasolla tarkasteltuna vaarantuu. Riskinä on myös se, että tehtävien kokoaminen heikentää palvelujen laatua, eikä kokoamisella onnistuta lisäämään tehokkuutta ja karsimaan kustannuksia, jos VNHY:llä ei ole riittäviä johtamisen ja kehittämisen edellyttämiä toiminnallisia, taloudellisia ja lainsäädännöllisiä edellytyksiä. Hankkeen toiminnallisten vaikutusten riskinä voidaan myös pitää sinänsä mahdollista tilannetta, jossa VNHY:n perustamisen ja sille kootun toimivallan myötä hallinto- ja palvelutehtävät eriytyvät voimakkaasti ministeriöiden toiminnasta sisällöllisesti. Kaikessa toiminnassa tulee kiinnittää huomiota jatkuvuussuunnitteluun. Jatkuvuussuunnittelussa keskeistä on toimintojen häiriötön jatkuminen/muutos sekä uudessa toimintayksikössä (VNHY) että ministeriötasolla. Erityisesti jatkuvuussuunnitteluun liittyen riskienhallinnassa on jo hankkeen alkuvaiheessa tiedostettava mahdollisten tietojärjestelmämuutosten edellyttävän usein huomattavan pitkiä aikoja. Tällaisia muutoksia voi liittyä sekä yhteisten toimintaprosessien kehittämiseen että VNHY:n toiminnan hallinnolliseen käynnistämiseen. Tietojärjestelmämuutoksiin voi liittyvä aikatauluriskien ohella myös yllättäviä kustannusriskejä. Hankkeen lopputulokseen ja toiminnallisiin vaikutuksiin voi liittyä myös kustannusriskejä kohoavien kokonaiskustannusten myötä. Viimeksi mainitun tyyppisiä kustannuksia voisi syntyä muun muassa mahdollisen toiminnallisesti taikka organisatorisesti päällekkäisen hallinnollisen työn aiheuttamien henkilöstökustannusten lisääntymisen johdosta. Päällekkäiseen työhön ja sitä kautta kustannuksiin liittyy myös riski ministeriöihin mahdollisesti syntyvistä niin kutsutuista piilo-organisaatioista liittyen esimerkiksi siihen, ettei VNHY:n toiminnan tason koeta vastaavan ministeriöiden odotuksia. Hankkeeseen liittyy monen muun vastaavantyyppisen muutoshankkeen tapaan riski siitä, ettei VNHY:öön ei saada riittävää osaamista, koska ministeriöt kohdentavat toimintojen nykyisen osaamisen toisiin tehtäviin taikka henkilökunta kokee siirtymisen haastavaksi. Lisäksi riskinä on se, että ylipäätänsä tehtäviin tarvittava osaaminen menetetään henkilöstön muutoskyvykkyyden ja -valmiuden tai jopa mahdollisen poislähtemisen johdosta. 14

15 9.4. Riskien hallinta hankkeessa Hankkeen riskienhallinnasta vastaa hankkeen ohjausryhmä. Hankeryhmä vastaa riskienhallinnan toteuttamisesta käytännössä. Hankeryhmä tunnistaa ja seuraa hankkeen riskejä, arvioi riskien todennäköisyyden ja vaikuttavuuden, sekä priorisoi ja esittelee tunnistetut riskit hankkeen ohjausryhmälle. Riskienhallinnassa tarkastellaan VNHY 2015 hankkeen tavoitteiden ja toteutuksen ohella myös sen vaikutuksia ministeriöihin ja niiden toimintaan erityisesti yhteisiin hallinto- ja palvelutehtäviin liittyen. Hanke valmistelee ohjausryhmälle tarvittavat esitykset tunnistettujen riskien hallitsemiseksi. Hankkeen toteuttaminen ja sille asetettujen tavoitteiden saavuttaminen edellyttää sekä hankeorganisaation että ministeriöiden hallinto- ja palvelutehtäviä johtavien että niissä toimivien henkilöiden aktiivisia toimenpiteitä. Tämän johdosta on syytä korostaa, että etenkin hankkeen toiminnallisiin vaikutuksiin liittyvien riskien hallintaa vaikuttaa hankeorganisaation ohella myös ministeriöiden toiminta. Muutokset riskien tilanteeseen arvioidaan seuraavan kerran hankkeen toisen vaiheen alussa, ennen koottavien toimintojen ja tehtävien yksityiskohtaisempaa suunnittelua. Riskienhallintatyö hankkeessa on jatkuvaa ja kuuluu säännöllisenä osana hankkeen valmisteluryhmien ohjaukseen. 10. Eri toimintojen asiantuntijoiden osallistuminen hankkeeseen Ministeriöiden edustajina hankeryhmissä toivotaan keväällä 2013 toteutetun osin vastaavantyyppisen työn kokemuksiin liittyen ryhmiin toimivan henkilöitä, jotka voisivat resurssien puolesta osallistua mahdollisimman kattavasti toimintaan ja omaisivat riittävän laaja-alaisen asiantuntemuksen kuhunkin yksittäiseen asiakokonaisuuteen. Ministeriön edustaja voi kuitenkin vaihdella käsiteltävistä asiakokonaisuuksista riippuen ja myös sijaisten käyttö on mahdollista. Hankkeessa hyödynnetään myös ministeriöiden edustajista muodostettua epävirallista Kehu-muutosagentti verkostoa sekä edellä kohdassa 4.4 mainittuja ryhmiä. 11. Hankkeen riippuvuudet Hankkeen keskeisiä tunnistettuja riippuvuuksia ovat mm. Hallitus (päätökset esityksestä) Eduskunta (lainsäädännön hyväksyntä) Henkilöstöjärjestöt Hallinto- ja palvelutehtäviin liittyvät erityyppiset palveluntarjoajat (valtion palvelukeskukset ja liikelaitokset sekä yritykset) 12. Hankkeen viestintä ja raportointi Hankkeesta on tehty erillinen viestintäsuunnitelma. Viestintäsuunnitelman perusajatuksena on Valtioneuvoston hallintoyksikön perustaminen valtioneuvoston kansliaan , ja se koskee kaikkia ministeriöitä ja ministeriöiden henkilöstöä. Avoimella, säännöllisellä ja vuorovaikutteisella viestinnällä varmistetaan, että ministeriöiden henkilöstöllä on tiedossa hankkeen tavoitteet, aikataulut, keskeiset linjaukset ja päätökset. Viestinnän aktiivisuuden ohella kiinnitetään huomiota viestimiseen eri tavoin ja eri muodoissa. Viestinnän pääperiaate on, että ministeriöiden henkilöstölle kerrotaan heitä koskevien toimenpiteiden perusteista, vaikutuksista ja vaihtoehdoista ennen asioiden ratkaisemista. 15