multiprimus - ylläpitäjän ohje StarSoft Oy

Transkriptio

1 multiprimus - ylläpitäjän ohje StarSoft Oy 17. toukokuuta 2010

2 2

3 Sisältö 1 Pääkäyttäjien ja tukihenkilöiden tehtävät Yleistä Tietojen ylläpito Käyttöoikeuksien määrittely Käyttäjien ohjeistus Näkymät Tulosteiden muokkaus Ohjelmapäivitykset Yhteenveto multiprimuksen käyttöönotto Palvelimen kokoonpano Asentaminen multiprimuksen lataaminen Palvelinohjelman asennus (server) Asiakasohjelman asennus (client) BAT-tiedosto Päivittäminen multiprimuksen ominaisuuksia Ylläpito Rekisterit ja rekisterikortit Tulosteet Opiskelijoiden siirrot koulujen välillä Tietokannan yhdistämisen jälkeiset toimet MultiPrimus ja Kurre multiprimuksen valmistelu käyttäjille Käyttöoikeudet Yleistä käyttäjäoikeuksista Käyttäjäryhmien päätyypit Koulun määrittäminen käyttäjätunnuksiin Kouluyhteisön määrittäminen käyttäjätunnukseen Esimerkkikäyttäjäryhmät Sisäänkirjautuminen Kirjautuminen yhteen kouluun Kirjautuminen tiettyihin kouluihin Kirjautuminen kaikkiin kouluihin Kenttäasettelut MultiPrimus-pääkäyttäjän Primus-asettelut Yhteiset/kouluasteittaiset kenttäasettelut Koulukohtaiset kenttäasettelut Haut Tulosteet

4 4 SISÄLTÖ Tulostearkisto multiprimuksen ylläpito Yleistä ylläpidosta Varmuuskopiointi Undo-toiminto Rekisterikortin omistaja Julkinen rekisterikortti Koulukohtainen rekisterikortti Kurssirekisteri Julkisia vai koulukohtaisia Kurssien yhtenäinen koodaus Opettajarekisteri Opiskelijoiden siirrot koulusta toiseen Koulutulokkaiden siirto multiprimukseen Siirto koulusta toiseen saman kouluasteen sisällä Opiskelijan siirto toiselle kouluasteelle Opiskelijalajit Kopioitavien tietojen määrittäminen kenttäeditorissa Kopioitavien tietojen päivittäminen alkuperäiseltä rekisterikortilta

5 Luku 1 Pääkäyttäjien ja tukihenkilöiden tehtävät 1.1 Yleistä multiprimuksen pääkäyttäjän tehtävänä on multiprimus-ympäristön kokonaisvaltainen ylläpito. Pääkäyttäjän ja tukihenkilöiden välinen tehtäväjako riippuu multiprimus-ympäristön koosta. Pääkäyttäjä vastaa multiprimus-ympäristön kokonaisuudesta ja jakaa tukihenkilöille työtehtävät ja vastuualueet. Pääkäyttäjä ja tukihenkilö voivat olla myös yksi ja sama henkilö. Pääkäyttäjän ja tukihenkilön tehtäviin kuuluvat kaikille käyttäjille yhteisten tietojen ylläpito, käyttöoikeuksien määrittely, työskentelytapojen ohjeistukset, näkymien muokkaukset, yhteiset tulosteet ja ohjelmapäivitykset. Pääkäyttäjien määrä riippuu käyttäjien määrästä, yleensä muutama pääkäyttäjä riittää. Pääkäyttäjä voi jakaa työtehtäviä tukihenkilöille esimerkiksi kouluasteittain, jolloin kouluastekohtaisten ohjeistusten ja tulosteiden teko voidaan antaa henkilölle, joka on asioista parhaiten perillä. 1.2 Tietojen ylläpito multiprimuksessa osa rekistereistä on kaikille käyttäjille yhteisiä koulusta riippumatta (ks. luku 4.4). Koulukohtaiset käyttäjät eivät saa tehdä muutoksia yhteisiin rekistereihin vaan tietojen ylläpidosta vastaa pääkäyttäjä. Yhteisiä rekistereitä ovat mm. arvosanamääritykset, kurssityypit ja päätöskoodit. 1.3 Käyttöoikeuksien määrittely Pääkäyttäjän vastuulla on tehdä eri käyttäjäryhmille tarkoituksenmukaiset käyttöoikeudet. Käyttöoikeuksien määrittely on aloitettava jo ennen koulukohtaisten tietokantojen yhdistämistä. Valmiiksi suunnitellut käyttöoikeusmäärittelyt vähentävät työmäärää, kun yhdistettyä kantaa ollaan ottamassa käyttöön (ks. luku 3.1). 1.4 Käyttäjien ohjeistus Pääkäyttäjän tulee laatia muille käyttäjille ohjeistukset siitä, miten eri tilanteissa toimitaan. Huolellisella ohjeistuksella, käyttöoikeuksien määrittelyllä ja yhtenäisillä näkymillä saadaan ohjattua kouluja käyttämään samoja toimintamalleja. Huolellinen toimintatapojen ohjeistus helpottaa tilastointia, koulusiirtoja ja tekee tulosteista yhteensopivia eri koulujen kesken. 5

6 6 LUKU 1. PÄÄKÄYTTÄJIEN JA TUKIHENKILÖIDEN TEHTÄVÄT 1.5 Näkymät multiprimus mahdollistaa yhteiset näkymät esimerkiksi kouluasteittain (ks. luku 3.3). Yhteiset näkymät helpottavat yhteisten tulosteiden tekemistä ja ohjeistusta, sillä pääkäyttäjä ja tukihenkilöt tietävät valmiiksi koulujen käytettävänä olevat kentät ja kenttien sijainnin. Yhteiset näkymät vähentävät koulujen työmäärää, sillä kenttäasetteluita ei muokata koulukohtaisesti vaan kenttäasetteluista vastaavat pääkäyttäjä ja tukihenkilöt. Pääkäyttäjän on kartoitettava eri koulujen ja kouluasteiden tietotarpeet, minkä jälkeen näkymistä muokataan sellaiset, että ne palvelevat koulujen tarpeita, mutta eivät silti sisällä ristiriitaisuuksia. Tilanteet, joissa saman tiedon kirjaamiseen on näkyvillä monta eri kenttää, aiheuttavat helposti erilaisia työskentelytapoja koulujen välillä. Kouluasteiden tarpeista riippuen kannattaa selvittää, onko tarpeellista tehdä näkymistä kouluastekohtaisia vai riittävätkö yhdet kaikkia käyttäjiä kattavat näkymät. Mikäli kouluasteiden tarpeet poikkeavat merkittävästi toisistaan, saattaa koulujen kannalta selkeämpi vaihtoehto olla tehdä näkymistä kouluastekohtaisia. Kannattaa myös pohtia, mikä on paras vaihtoehto yhteisten tulosteiden ja ohjeistuksien kannalta. 1.6 Tulosteiden muokkaus Yhdenmukainen Primuksen käyttö ja tietojen kirjaus antavat mahdollisuuden yhteisten tulosteiden käyttämiselle. Yhteiset tulosteet on helppo tehdä kaikille kouluille toimiviksi, kun koulujen ohjeistamisesta on huolehdittu (ks. luku 3.5). Yhteisillä tulosteilla voidaan pitää kaikkien koulujen tulosteiden ulkonäkö yhdenmukaisena sekä vähentää koulukohtaisten käyttäjien työmäärää. Yhteisiä tulosteita voivat olla esimerkiksi todistukset, erilaiset lomakkeet ja tilastot. 1.7 Ohjelmapäivitykset multiprimuksen päivittämisestä vastaa pääkäyttäjä. Kouluilla ei ole enää multiprimuksen käyttöönoton jälkeen mahdollisuutta hakea Primuksen asennusohjelmaa StarSoftin päivityspalvelusta. Pääkäyttäjän tehtäviin kuuluu myös huolehtia siitä, että kaikilla kouluilla on sama Primus-versio käytössä (ks. luku 2.2). 1.8 Yhteenveto multiprimuksen pääkäyttäjältä ja tukihenkilöiltä vaaditaan Primuksen tuntemusta sekä tietoja koulujen ja viraston työskentytavoista. Pääkäyttäjän ja tukihenkilön on tunnettava eri käyttäjien tarpeet ja miten eri toiminnot on ohjelmassa toteutettu. Primuksessa monilla toimintamalleilla on useita vaihtoehtoisia toteutustapoja. Pääkäyttäjän ja tukihenkilöiden on päätettävä, millaiset yhteiset toimintamallit sopivat parhaiten oman multiprimusyhteisön tarpeisiin. StarSoftin tukipalvelu auttaa eri toimintoihin tai kenttiin liittyvissä kysymyksissä, mutta käytettävät toimintamallit pääkäyttäjän ja tukihenkilöiden on valittava itse ja ohjeistettava kouluja noudattamaan sovittuja malleja.

7 Luku 2 multiprimuksen käyttöönotto Tässä luvussa kerrotaan Primuksen palvelinkoneelle asetetuista vaatimuksista, käydään läpi eri asennusvaihtoehdot sekä kerrotaan multiprimuksen ominaisuuksista. Luvun lopussa on luettelo niistä asioista, jotka ylläpitäjän tulee hoitaa kuntoon ennen varsinaista multiprimuksen käyttöönottoa. 2.1 Palvelimen kokoonpano Käyttöjärjestelmä: Muisti: Varmistus: Windows NT4, 2000, XP tai uudemmat Linux RedHat, Mandrake ja muut Borlandin tukemat versiot vähintään 256 Mb Kovalevyjen peilaus (RAID) Nauhavarmistus multiprimuksen palvelinkoneen kokoonpano on varsin tapauskohtaista. Palvelinkoneen vaatimukset määräytyvät sen mukaan, kuinka monta eri koulua monioppilaitoskantaan yhdistetään. Tähän vaikuttaa myös koulujen yhteenlaskettu opiskelijamäärä. Periaatteessa kaikki uudet palvelinkäyttöön tarkoitetut tietokoneet täyttävät palvelinkoneelle asetetut vaatimukset. Palvelinkoneen vaatimuksista suosittelemme neuvottelemaan Primuksen tuotepäällikkö Jarto Tarpion kanssa. 2.2 Asentaminen multiprimuksen server- eli palvelinosasta on omat versionsa Windows- ja Linux-ympäristöön. Ohjelman client- eli asiakasosasta on versio ainoastaan Windows-ympäristöön. Windows käyttöjärjestelmistä Primuksen palvelimen käyttöjärjestelmiksi soveltuvat NT, 2000 ja XP. Windows 95, 98 ja ME -käyttöjärjestelmiä voidaan käyttää asiakaskoneissa mutta näitä ei suositella, koska ne aiheuttavat helposti ongelmia resurssien kanssa multiprimuksen lataaminen multiprimuksen lataaminen tapahtuu samalla tavoin kuin koulukohtaisen Primuksen. multiprimuksen ensiasennuksen yhteydessä asennusohjelma kannattaa hakea päivityspalvelusta juuri ennen asennusta 1. Tällä varmistetaan, että ladattu asennusohjelma sisältää tarvittavan monioppilaitoslisenssin. multiprimuksen ensiasennus tapahtuu periaatteessa samalla tapaa kuin koulukohtaisen Primuksen (ks. luvut ja 2.2.3). Asennusohjelma haetaan sen organisaation tunnuksilla, jolla on päälisenssi ohjelmistoon. Päälisenssi on yleensä koulutoimistolla tai esimerkiksi koulutuskuntayhtymän yhdellä yksiköllä. Asennusohjelman yhteydessä tulee mukana tyhjä tietokanta, johon päästään kirjautumaan root/root tunnuksilla. 1 Jos käytät vanhaa asennusohjelmaa et saa sen mukana multiprimuksen tarvitsemaa monioppilaitoslisenssiä! 7

8 8 LUKU 2. MULTIPRIMUKSEN KÄYTTÖÖNOTTO Yhdistetyn tietokannan palauttaminen tapahtuu samalla tavalla kuin koulukohtaisessa Primuksessa. Yhdistetty varmuuskopio luetaan sisään Primukseen valitsemalla Varmuuskopiointirekisterissä Lisätoiminnot/ Lue paikallinen varmuuskopio. Paikallisen varmuuskopion lukemisen jälkeen varmuuskopio palautetaan käytettäväksi tietokannaksi. Yhdistettyyn tietokantaan on luotu uudet pääkäyttäjän tunnukset, joilla kirjaudutaan sisään ensimmäisellä kerralla. Sisäänkirjautumistunnukset multiprimus tietokantaan kerrotaan tietokannan yhteydessä saapuvassa saatekirjeessä Palvelinohjelman asennus (server) Palvelinohjelma asennetaan verkossa olevalle palvelimelle ainoastaan yhteen hakemistoon. Tätä hakemistoa EI jaeta. Mikäli kyseessä on multiprimuksen ensiasennus, se kannattaa tehdä kokonaan uuteen hakemistoon eikä esimerkiksi vanhan koulukohtaisen Primuksen päälle. Primuksen palvelinohjelma on mahdollista asentaa taustalla olevaksi palveluksi tai normaalin ohjelman tavoin toimivaksi ohjelmaksi. Asennustavalla ei ole merkitystä asiakasohjelman käyttäjille. Kun Primuksen palvelinohjelmaa ajetaan normaalin ohjelman tavoin, asennus on valmis käytettäväksi heti asennusohjelman ajamisen jälkeen. Primuksen palvelinohjelman saa käyntiin kuten muutkin Windowsissa toimivat ohjelmat, eli klikkaamalla prserver.exe -ohjelmaa, jolloin ruudulle tulee multiprimus W4.x Server -ikkuna. Palvelinohjelman käyttöliittymässä olevaan käyttäjälistaan listautuvat kaikki Primuksen asiakasohjelmien yhteydet kyseiseen palvelinohjelmaan. Yhteydestä näkyy Primukseen kirjautunut käyttäjätunnus ja käyttäjän tietokoneen TCP/IP-osoite. Mikäli serveriä käytetään palveluna, täytyy asennusohjelman ajamisen jälkeen tehdä vielä palvelun asennus. Avaa komentokehote ja anna Primus W4 -palvelinosan hakemistossa seuraava komento: prservice /install. Palvelu saadaan poistettua muuten samoin mutta komennoksi annettaan prservice /uninstall. Palvelun käynnistys ja keskeytys voidaan tehdä kahdella eri tavalla: A. Windowsin omalla palvelujen asetusohjelmalla B. komentokehotteessa Net Start/Stop StarSoft Primus server Asiakasohjelman asennus (client) Client toimii ainoastaan Windows-ympäristössä. Client voidaan asentaa käytettäväksi kolmella eri tavalla, jotka kaikki esitellään tässä luvussa. 1. Sama client kaikille käyttäjille yhteisillä asetuksilla clientiä ajetaan palvelimelta clientille tehdään palvelimelle oma hakemisto, johon se asennetaan; ei samaan hakemistoon palvelinohjelman kanssa clientin hakemisto jaetaan verkossa lukuoikeuksin käyttäjille tehdään ainoastaan pikakuvake, jolla ohjelman voi käynnistää palvelimen levyjaolta Edut: Haitat: -clientin päivitys edellyttää vain yhden hakemiston päivittämistä -ei koulukohtaisia asetuksia 2. Sama client kaikille käyttäjille koulukohtaisilla asetuksilla clientiä ajetaan palvelimelta 2 Lainausmerkeissä annetaan se palvelun nimi, jolla asennus on tehty. Oletuksena nimi on StarSoft Primus Server mutta sen voi määrittää joksikin muuksi prserver.ini-tiedostossa.

9 2.3. PÄIVITTÄMINEN 9 clientille tehdään palvelimelle oma hakemisto, johon se asennetaan; ei samaan hakemistoon palvelinohjelman kanssa luodaan palvelimelle koulukohtaiset hakemistot, joihin talletetaan ainoastaan prclient.ini -tiedostot käyttäjille tehdään ainoastaan pikakuvake, jolla ohjelman voi käynnistää palvelimen levyjaolta pikakuvakkeeseen määritellään asetustiedoston sijainti, josta luetaan kunkin koulun asetukset pikakuvakkeeseen lisättävät kirjaukset: kohde: prclient.exe \\primuspalvelin\kouluhak\prclient.ini työhakemisto: prclient.exe:n asennushakemisto Edut: Haitat: -clientin päivitys koskee vain yhtä hakemistoa ohjelman osalta -koulukohtaiset asetukset -jokaiselle koululle oma pikakuvake 3. Jokaisella käyttäjällä oma client client asennetaan kokonaisuudessaan jokaisen käyttäjän työasemalle. tee käyttäjän koneelle paivita.bat clientin hakemistoon ja sille pikakuvake, jonka avulla käyttäjä voi helposti kopioida palvelimelta uusimman version; ks. luku Edut: Haitat: -hitaasta verkosta ei niin suurta haittaa, koska clientiä ei ladata verkon yli (clientin koko n. 2 Mt). -ohjelman asennus täytyy tehdä erikseen jokaiselle työasemalle BAT-tiedosto Primuksen päivittämistä työasemalle saa helpotettua tekemällä sitä varten bat-tiedoston, joka hoitaa clientin päivityksen käyttäjän puolesta. Alla on kuvattu esimerkkinä BAT-tiedoston sisältö, jolla saadaan kopioitua palvelimelta uusin client ja muut tarvittavat tiedostot työasemalle. Tämän kaltaisen tiedoston käyttö vaatii, että Primuksen client on asennettu palvelimella johonkin hakemistoon, josta nämä tiedostot voidaan kopioida. Esimerkissä oletetaan, että BAT-tiedosto on talletettu samaan hakemistoon clientin kanssa, jolloin kohdehakemistoksi riittää pelkkä piste 3. copy \\asiakasosan_polku_palvelimella\prclient.exe. copy \\asiakasosan_polku_palvelimella\prclient.loc. copy \\asiakasosan_polku_palvelimella\ope.exe. 2.3 Päivittäminen Primuksen päivittäminen vaatii, että palvelin- ja asiakasohjelma on sammutettu ennen asennuksen aloittamista. Mikäli palvelinohjelma on asennettu palveluksi, myös se täytyy pysäyttää joko Windowsin palvelujen asetusohjelmalla tai antamalla komentokehotteessa komento Net Stop Star- Soft Primus server (ks. luku 2.2.2). Seuraavaksi voidaan käynnistää Primuksen asennusohjelma setup.exe, joka sisältää päivitetyn palvelin- ja asiakasohjelman sekä tietokannan. Mikäli palvelin- tai asiakasohjelma on jäänyt käyntiin päivityksen ajaksi, Primus antaa sisäänkirjautumisen yhteydessä ilmoituksen serverin ja clientin välisestä versioerosta. Jos client on asennettu luvun kohdan 3 mukaan, käyttäjiä voi ohjeistaa tekemään päivityksen BAT-tiedoston avulla aina, kun saavat ilmoituksen versioerosta. 3 Copy komennon rakenne on copy lähdetiedosto kohdetiedosto

10 10 LUKU 2. MULTIPRIMUKSEN KÄYTTÖÖNOTTO 2.4 multiprimuksen ominaisuuksia Ylläpito multiprimus mahdollistaa entistä helpommin toteutettavan keskitetyn ylläpidon. Ylläpidon helppouteen vaikuttaa paljon jo pelkästään se, että on olemassa vain yksi tietokanta. Tämän ansiosta ongelmiin päästään käsiksi yhdestä ja samasta paikasta. Yksi tietokanta antaa mahdollisuudet ohjeistaa yhdenmukaiset tietojen kirjaamis- ja käyttötavat Primukseen. Primuksen käytön yhtenäistäminen antaa kouluille mahdollisuudet käyttää yhteisiä tulosteita ja jopa yhteisiä hakuja. Yhtenäinen Primuksen käyttö helpottaa myös tilastointia. Pääkäyttäjän velvollisuutena on poistaa kouluilta oikeus muokata kaikille julkisia rekisterikortteja ja rajata tämä muutosoikeus vain itselleen. Vain tällä voidaan varmistaa, ettei kukaan yksittäinen käyttäjä muuta vahingossa kaikkien käytössä olevaa tietoa. Ylläpito muuttuu multiprimuksessa paljon varmuuskopioinnin osalta. Varmuuskopiota ei enää käytetä ensisijaisena käyttäjien virheiden perumisen muotona vaan virheelliset tietojen muutokset palautetaan undo-toiminnolla. Ylläpidosta ja siihen liittyvistä muista toimista kerrotaan tarkemmin luvussa Rekisterit ja rekisterikortit multiprimus antaa mahdollisuuden tehdä haluttujen rekistereiden rekisterikorteista julkisia eli yhteisiä multiprimuksen eri koulujen kesken. Rekisterikortti voidaan jakaa multiprimuksessa kaikille tai vain halutuille kouluille. Useimmissa rekistereissä on monirivinen Koulu-kenttä, joka määrää rekisterikortin omistajan. Koulu-kenttään valitaan koulut, joille rekisterikortti saa näkyä tai kenttä jätetään tyhjäksi, jolloin rekisterikortti näkyy kaikilla kouluilla. Yleisimmin julkisia rekisterikortteja sisältävät ainakin Arvosana-, Päätöskoodit- ja Kurssityypit-rekisterit, joiden tiedot ovat yhtenevät eri kouluilla. Opettajarekisterissä osa rekisterikorteista on koulukohtaisia ja osa julkisia. multiprimuksessa opettajalle ei tehdä omaa rekisterikorttia jokaiselle koululle, jolla hän opettaa vaan Koulu-kenttään valitaan kaikki nämä koulut. (ks. luku 4.6). Julkisten rekisterikorttien hyötyjä ovat muun muassa: ei ristiriitaisuuksia koulujen käyttämissä tiedoissa tiedot kirjataan vain kertaalleen tietoihin tehdyt muutokset näkyvät suoraan kaikilla käyttäjillä Myös koulukohtaisia rekisterikortteja on edelleen käytössä. Koulukohtaiset rekisterikortit ovat käytössä ainakin Opiskelija-, Luokka-, Huone- ja Arviointi-rekisterissä. Niissä rekistereissä, joissa valtaosa rekisterikorteista on julkisia, voi olla mukana myös koulukohtaisia poikkeuksia. Poikkeuksia saattaa ilmetä esimerkiksi arvosanoissa. Yksittäisellä koululla voi olla käytössä arvosana, jota muut koulut eivät käytä. Rekisterikorteista voidaan tehdä koulukohtaisia niiden tietojen osalta, jotka ovat käytössä vain poikkeustapauksissa Tulosteet Tulosteista voidaan multiprimuksessa tehdä tarvittaessa joko julkisia tai koulukohtaisia. Julkiset tulosteet ovat kaikkien samaa multiprimusta käyttävien koulujen saatavilla. Osaava ylläpitäjä voi tehdä valmiit tulostepohjat, joista koulut voivat tarvittaessa muokata näköisensä tulosteet. Julkiset tulosteet antavat mahdollisuuden yhtenäistää haluttujen tulosteiden ulkonäkö koko kunnan sisällä. Julkisten tulosteiden toimivuus vaatii tietenkin yhteiset pelisäännöt Primuksen käytössä. multiprimuksessa pääkäyttäjällä on suuri rooli näiden pelisääntöjen luomisessa. Tulosteet voivat olla edelleen myös koulukohtaisia aivan kuten koulukohtaisessa Primuksessa. Tällöin tuloste näkyy vain sillä koululla, jossa se on tehty.

11 2.5. TIETOKANNAN YHDISTÄMISEN JÄLKEISET TOIMET Opiskelijoiden siirrot koulujen välillä multiprimuksessa opiskelijoiden siirrot koulusta toiseen on tehty erittäin helpoksi. multiprimuksessa ei tarvitse enää tehdä erillisiä tiedonsiirtoja opiskelijoiden henkilötietojen siirtämiseksi uuteen kouluun. multiprimuksessa opiskelijan siirtäminen koulusta toiseen tapahtuu vaihtamalla opiskelijarekisterissä olevaan Koulu-kenttään uusi koulu. multiprimuksessa myös suoritustiedot saadaan siirrettyä oppilaitoksesta toiseen, kun koulua vaihdetaan saman kouluasteen sisällä. Arviointitietojen helppoon siirtämiseen koulusta toiseen vaaditaan, että Kurssit-rekisterissä on jokin standardoitu tieto, jonka avulla kurssit saadaan yhdistettyä toisiinsa. Lisää opiskelijoiden siirroista on kerrottu luvussa Tietokannan yhdistämisen jälkeiset toimet Ensimmäinen tehtävä on tarkastaa käyttäjäryhmien oikeudet eri rekistereihin ja korjata ne multiprimuksen tarpeita vastaavaksi. Yhdistämisen jälkeen oikeudet ovat yleensä liian laajat, koska monet ylläpidon tehtävät siirtyvät tavallisilta käyttäjiltä pääkäyttäjälle. Lisää käyttöoikeuksien määrittelystä löydät luvusta 3.1. Salli käyttäjille mahdollisuus kirjautua multiprimukseen vasta sen jälkeen, kun käyttäjäoikeudet on päivitetty uusien vaatimusten mukaiseksi. Jos koulut ovat ennen yhdistämistä tehneet opediskettejä, niitä ei saa lukea sisään yhdistettyyn multiprimus tietokantaan. Opedisketille tallennetut opiskelijoiden korttinumerot ovat muuttuneet monioppilaitoskannan yhdistämisen yhteydessä, mistä johtuen opedisketin tietoihin talletut korttinumerot eivät pidä enää paikkaansa. Kun koulukohtaisessa Primuksessa tehdyt opedisketit luetaan takaisin multiprimukseen, ovat opiskelijat, arvosanat ja kurssit sekaisin arviointikirjoissa. 2.6 MultiPrimus ja Kurre 7 Kurre 7 -ohjelmassa on joitain Primuksen rekisterikortteihin linkitettyjä tietoja. Näitä ovat lähinnä kurssit ja opetusryhmät. Kun yksittäiset Primukset yhdistetään multiprimukseksi, muuttuu Kurssit-rekisterin ja Arviointi-rekisterin korttien numerointi, jolloin Kurressa näkyvä korttinumero ei pidä yhdistymisen jälkeen enää paikkaansa. Opiskelijoiden ja opettajien osalta tästä ei ole haittaa, sillä henkilöt tunnistetaan henkilötunnuksen eikä korttinumeron perusteella. Korttinumeron vastaavuutta tarvitaan arviointikirjojen muodostuksessa, ja siksi arviointikirjat kannattaa muodostaa vasta multiyhdistämisen jälkeen. Yhdistämiset tehdään useimmiten kesäaikaan, joten arviointikirjojen teon voi hyvin jättää yhdistämisen jälkeen tehtäväksi. Jos arviointikirjat on siirretty Primukseen ennen yhdistämistä, ei Kurressa näkyvä korttinumero pidä paikkaansa enää yhdistämisen jälkeen. Kun arviointikirjat muodostetaan, Kurre vertaa Kurressa olevaa kurssilyhennettä Primuksen Kurssit-rekisterin lyhenteisiin ja osaa sen perusteella valita arviointikirjaan oikean kurssin. Lyhenteen sijaan tunnistamisen voi tehdä myös kurssikoodin perusteella, valintojen perusteella tai kurssin järjestysnumeron perusteella. Korttinumeron perusteella tunnistaminen ei sen sijaan toimi, jos kurssit on tuotu Kurreen yksittäis-primuksen aikana.

12 12 LUKU 2. MULTIPRIMUKSEN KÄYTTÖÖNOTTO

13 Luku 3 multiprimuksen valmistelu käyttäjille Tässä luvussa käsitellään multiprimuksen asettamat vaatimukset käyttöoikeusmäärittelyille. Niihin on kiinnitettävä huomioita entistä enemmän, koska multiprimuksessa monet tiedot ovat yhteisiä kaikkien käyttäjien kesken. Yksittäisten koulujen tekemät muutokset heijastuvat suoraan kaikille samassa multiprimuksessa oleville kouluille. Tästä johtuen koulukohtaiset käyttäjät eivät saa päästä tekemään muutoksia julkisiin rekisterikortteihin. Käyttäjäoikeuksien jälkeen selvitetään erilaiset tavat kirjautua multiprimukseen ja Primuksen eri asennusvaihtoehdot. Lopuksi katsotaan vielä, miten multiprimus eroaa koulukohtaisesta Primuksesta kenttäasetteluiden, hakujen ja tulosteiden suhteen. 3.1 Käyttöoikeudet Käyttäjäryhmien oikeuksista kannattaa tehdä aluksi mieluummin liian tiukat kuin liian laajat. Tarpeen tullen oikeuksia on helpompi antaa lisää kuin vähentää. Tiukoilla käyttöoikeuksilla saadaan myös käyttäjiltä rajattua pois kaikki ne rekisterit ja toiminnot, joihin he eivät saa päästä tai joita he eivät tarvitse. Käyttöoikeuksilla voidaan myös rajata eri tahojen ylläpidettävät tiedot eli annetaan kirjoitusoikeus kenttään vain sille käyttäjäryhmälle, jonka on tarkoitus ylläpitää kentän sisältöä Yleistä käyttäjäoikeuksista Älä anna oikeuksia kenttäeditoriin missään rekisterissä muille kuin pääkäyttäjille. Poista Käyttäjätunnukset-rekisterissä Kotikoulu-kenttä näkyvistä muilta kuin pääkäyttäjiltä. Aseta Koulu-kenttään arvoksi koulutoimisto 1 niille käyttäjäryhmille, joille et halua koulujen voivan tehdä tunnuksia. Jätä kenttä tyhjäksi kaikilla niillä käyttäjäryhmillä, joille koulut saavat tehdä tunnuksia. Piilota käyttäjiltä kaikki ylimääräiset rekisterit. Näitä rekistereitä ovat kaikki ne rekisterit, joissa ei ole koulukohtaisia rekisterikortteja eli ÄLÄ anna koulukohtaisten käyttäjien muokata kaikille yhteisiä rekistereitä kuten Arvosanamääritykset ja Kurssityypit. Älä päästä Varmuuskopiointi-rekisteriin muita kuin pääkäyttäjiä Käyttäjäryhmien päätyypit Käyttäjäryhmät voidaan jakaa kolmeen pääryhmään: koulukohtainen, virasto- ja ylläpitoryhmä. Näitä ryhmiä voidaan jakaa vielä useampaan alaryhmään tarpeen mukaan. Koulukohtainen ryhmä kannattaa jakaa ainakin hallintoon, opettajiin, ryhmänohjaajiin ja opoihin. Opettajien ja ryhmänohjaajien erona voi olla ainakin se, että ryhmänohjaajat pääsevät muokkaamaan oman ryhmänsä 1 Omistajaksi jokin sellainen koulu jossa ei ole käyttäjiä. Tähän voi käyttää esimerkiksi koulutoimistoa tai asetuksetkoulua. 13

14 14 LUKU 3. MULTIPRIMUKSEN VALMISTELU KÄYTTÄJILLE opiskelijoiden valintoja myös Opiskelijarekisteriin, muilla opettajilla olisi pääsy ainoastaan Arviointi-rekisteriin. Tämän luvun kohdissa 1, 2 ja 3 ei esitellä varsinaisia käyttäjäryhmiä, vaan ainoastaan niiden karkea jako. Kun samassa multiprimus-tietokannassa on mukana erilaisia kouluja, käyttäjäryhmiä kannattaa käyttää hyväksi myös tulosteissa. Tulosteille voidaan tehdä eri tulosteryhmät eri koulutyypeille. Näillä tulosteryhmillä saadaan rajattua käyttäjille näkymään vain heidän tarvitsemansa tulosteet. Tulosteryhmien tarkoitus ei ole estää käyttäjiä näkemästä kaikkia tulosteita vaan selkeyttää kouluasteittain käytettävien tulosteiden listaa. 1. Koulukohtainen ryhmä Käyttäjätunnuksen Kotikoulu-kenttä täytetty. Ryhmään kuuluvat käyttäjät eivät huomaa suurta eroa koulukohtaiseen Primukseen, koska he näkevät vain oman koulunsa opiskelijat. Pääsy vain julkisiin ja oman koulun rekisterikortteihin. Ei muutosoikeuksia yhteisten rekisterien tietoihin. Käyttäjäoikeuksissa otettava huomioon viraston kanssa yhteiset tiedot ja sovittava etukäteen, kuka ylläpitää mitäkin tietoa. Ei pääsyä kenttäeditoriin. Ei pääsyä varmuuskopiointirekisteriin. 2. Virastoryhmä Käyttäjätunnuksen Kotikoulu-kenttä tyhjä. Ryhmään kuuluvat näkevät kaikki tietokannassa olevat rekisterikortit riippumatta siitä, mikä koulu ne omistaa. Käyttäjäoikeuksia rajoitettava, muuten ryhmän tunnukset voivat olla liian lähellä ylläpitotunnusta. Ryhmältä estetään mm. pääsy arviointitietoihin. Ei pääsyä kenttäeditoriin. Ei pääsyä varmuuskopiointirekisteriin. 3. Ylläpitoryhmä Käyttäjätunnuksen Kotikoulu-kenttä tyhjä. Täydet oikeudet kaikkien oppilaitosten kaikkiin rekisterikortteihin. Tähän ryhmään valitaan vain ne henkilöt, jotka todella tarvitsevat täysiä oikeuksia. Pääsy kenttäeditoriin sallittu. Pääsy varmuuskopiointirekisteriin sallittu Koulun määrittäminen käyttäjätunnuksiin Käyttäjän koulu määritellään Käyttäjätunnukset-rekisterissä käyttäjän kortille. Määrittäminen tapahtuu merkitsemällä haluttu koulu Kotikoulu-kenttään käyttäjän rekisterikortille. Tällöin Primus antaa ko. käyttäjälle oikeudet ainoastaan julkisiin ja oman koulunsa rekisterikortteihin. Jos Kotikoulu-kentän jättää tyhjäksi, näkee käyttäjä koko tietokannan kaikki rekisterikortit. Käyttäjä ei myöskään pääse kirjautumaan tunnuksellaan muuhun kuin Kotikoulu-kentässä ilmoitettuun kouluun (poikkeuksena kouluyhteisö ks. luku 3.1.4). Rekisterikortin omistaja ilmenee lähes kaikissa rekistereissä Koulu-kentästä. Kun käyttäjätunnuksen kotikoulun muuttaminen sallitaan vain pääkäyttäjille, koulut voivat tehdä tunnuksia vain omaan kouluunsa ja estetään tekemästä toisen koulun tai pääkäyttäjän tunnuksia.

15 3.1. KÄYTTÖOIKEUDET 15 Opettajille, jotka opettavat kahdessa tai useammassa eri koulussa, tehdään oma käyttäjätunnus joka kouluun 2 tai voidaan käyttää hyväksi kouluyhteisöä (ks. luku 3.1.4). Se, tehdäänkö käyttäjälle useampi käyttäjätunnus vai käytetäänkö hyväksi kouluyhteisöä, on varsin tapauskohtaista. Kouluyhteisöjä ei kannata tehdä kovin hajanaisesta joukosta kouluja. Kouluyhteisö on käyttökelpoisimmillaan, kun halutaan tehdä yksi kouluyhteisö sellaisista kouluista, jotka ovat tiiviisti sidoksissa toisiinsa ja kouluissa on paljon yhteisiä opettajia. Kun käyttäjän tulee päästä useampaan kuin yhteen kouluun, mutta näistä kouluista ei haluta tehdä omaa kouluyhteisöä, on huomattavasti järkevämpää tehdä käyttäjätunnuksista käyttäjä- ja koulukohtaisia kuin antaa mahdollisuus kirjautua kaikkiin kouluihin Kouluyhteisön määrittäminen käyttäjätunnukseen Käyttämällä kouluyhteisöjä voidaan rajata käyttäjätunnuksien pääsy ennalta määritettyyn koulujen joukkioon. Kouluyhteisöillä voidaan jakaa multiprimukseen yhdistetyt koulut omiin joukkioihinsa esimerkiksi kouluasteen perusteella. Kouluyhteisöllä voidaan rajata opettajille pääsy esim. lukioon ja peruskouluun, jotka toimivat samassa yhteydessä ja joissa on paljon yhteisiä opettajia. Tässä tapauksessa Kouluyhteisöt-rekisteriin tehtäisiin rekisterikortti nimeltä Esimerkkilän yläkoulu ja lukio. Seuraavaksi Koulun tiedot -rekisterissä määritellään kouluille, mihin kouluyhteisöön ne kuuluvat, täyttämällä Kouluyhteisö-kenttä. Sama määrittely tehdään myös Käyttäjätunnukset-rekisterissä, jossa korteille valitaan haluttu kouluyhteisö. Viraston käyttäjille näkyvien opiskelijoiden rajaus kannattaa tehdä käyttämällä hyväksi opiskelijalajia (ks. luku 4.7.4). Tällöin käyttäjätunnukselle määritellään hauissa käytettävä opiskelijalaji Esimerkkikäyttäjäryhmät Alla on tehty esimerkkinä ryhmät hallinto, opettajat, ryhmänohjaajat, opo ja ylläpito sekä määritelty niiden käyttöoikeudet. 1. HALLINTO (esim. rehtorit, koulusihteerit) Esim. Opiskelijarekisteri, Opettajarekisteri, Huoneet, Arviointi, Opetussuunnitelmat, Kurssit, Luokat, Koulun tiedot, Käyttäjätunnukset. Salli pääsy vain niihin rekisterihin, joihin käyttäjän todella tarvitsee päästä. Estä rekisterikorttien poistaminen ainakin Opiskelija-, Opettaja- ja Koulun tiedot - rekistereissä. Estä pääsy koulujen yhteisiin rekistereihin. Estä pääsy kenttäeditoriin. 2. OPETTAJAT Pääsy ainoastaan Arviointi-rekisteriin ja sielläkin tiukat oikeudet. 3. RYHMÄNOHJAAJAT 4. OPOT Pääsy Arviointi- ja Opiskelijarekisteriin. Niissä tiukat oikeudet kuten koulukohtaisessakin Primuksessa. Opiskelijarekisterissä sallitaan vain oman ryhmän opiskelijoiden näkeminen. Oikeus syöttää/muuttaa vain näiden korttien valintoja. Henkilötietojen muutosoikeus estetty. 2 Muista, että yksi lyhenne voi olla käytössä vain yhdessä rekisterikortissa: eri kouluillakaan ei voi olla käytössä samoja lyhenteitä.

16 16 LUKU 3. MULTIPRIMUKSEN VALMISTELU KÄYTTÄJILLE Pääsy ainoastaan Opiskelijarekisteriin tiukoilla oikeuksilla. 5. YLLÄPITO Pääsy kaikkiin rekistereihin täysin oikeuksin. 3.2 Sisäänkirjautuminen MultiPrimuksen sisäänkirjautuminen poikkeaa koulukohtaisesta Primuksesta siten, että jo sisäänkirjautumisen yhteydessä on valittava, mihin kouluun ollaan kirjautumassa. Vaikka käyttäjä saisi valita koulun vapaasti, täytyy hänen käyttäjätunnuksellaan olla oikeudet kirjautua kyseiseen kouluun. Koulun, johon käyttäjä voi kirjautua, määrää Käyttäjätunnukset-rekisterissä oleva Kotikoulu-kenttä. Koulun valitseminen voidaan myös piilottaa käyttäjältä asettamalla valinta valmiiksi prclient.ini -tiedostoon. Koulut esitetään kirjautumisruudussa niiden virallisilla nimillä. Etenkin ammatillisessa koulutuksessa virallinen nimi voi olla hyvin pitkä ja alkaa kaikilla yksiköillä samalla tavalla, jolloin on järkevää määritellä erikseen, mitä nimeä koulusta käytetään kirjautumisruudussa. Nimi täytetään Koulun tiedot -rekisterissä kenttään Koulun nimi kirjautumisruudussa. Esim. Etelä-Esimerkkilän ammattiopisto, Sosiaali- ja terveysalan yksikkö voi olla kirjautumisruudun koululistassa nimellä SoTe. Kirjautumistapoja on kolme erilaista: yksi koulu, tietyt koulut tai kaikki koulut. Yksi käyttäjätunnus voi olla joko yhteen tai kaikkiin kouluihin. Jos halutaan antaa oikeus kirjautua vain tiettyihin kouluihin, täytyy jokaiseen näistä tehdä oma käyttäjätunnuksensa. Haluttu kirjautumistapa määritellään prclient.ini -tiedostoon. Yhteen prclient.ini -tiedostoon voidaan määritellä kerrallaan ainoastaan yksi kirjautumistapa. Käyttäjille voidaan tehdä erilaisia kirjautumistapoja asentamalla Primuksen client luvun kohtien 2 tai 3 mukaan. Kirjautumistapa määritellään kirjaamalla asetustiedoston Login-osion School-parametriin haluttu arvo 3. Koulun korttinumero näkyy Koulun tiedot -rekisterin oikeassa yläkulmassa, kun koulun kortti on valittuna Kirjautuminen yhteen kouluun [Login] School=3 Käyttäjälle annetaan mahdollisuus kirjautua vain yhteen kouluun, jonka korttinumero on 3. Tässä tapauksessa School-parametrin perään annetaan sen koulun korttinumero, johon kirjautuminen sallitaan. Tässä vaihtoehdossa käyttäjältä ei kysytä erikseen kirjauduttavaa koulua, koska annettuja vaihtoehtoja on vain yksi. Sisäänkirjautumisikkuna ei eroa ulkonäöllisesti koulukohtaisesta Primuksesta. 3 Arvo voi olla joko korttinumero(ita) tai Ask.

17 3.3. KENTTÄASETTELUT Kirjautuminen tiettyihin kouluihin [Login] School=2,3,10 Käyttäjälle annetaan mahdollisuus kirjautua useampaan kouluun, joiden korttinumero on 2, 3 tai 10. Koulujen korttinumerot kirjataan pilkuin eroteltuina School-parametriin. Primuksen sisäänkirjautumisikkuna eroaa koulukohtaisesta siten, että siinä on lisäksi Koulu-alasvetovalikko. Tästä valikosta voi valita kouluksi minkä tahansa School-parametriin luetelluista kouluista. Koulu-listaan haetaan koulujen nimet painamalla Hae-painiketta Kirjautuminen kaikkiin kouluihin [Login] School=ask Kun käyttäjälle halutaan antaa mahdollisuus kirjautua mihin kouluun tahansa, laitetaan School-parametrin arvoksi "Ask". Tällä parametrilla koulujen listassa näkyvät automaattisesti kaikki multiprimukseen sisältyvät koulut. Vaihtoehto tuo näkyville valikon, josta koulu valitaan. Jos korttinumeroita on useampi tai käytetään Ask-parametria, Primuksen sisäänkirjautumisikkunassa on Koulu-alasvetovalikko. Tähän valikkoon sisältyvät joko kaikki koulut tai vain valitut riippuen asetustiedoston määrittelyistä. Koulu-listaan haetaan koulujen nimet painamalla Hae-painiketta. 3.3 Kenttäasettelut MultiPrimus tarjoaa mahdollisuuden käyttää joko kaikille kouluille yhteisiä, tietyille kouluille yhteisiä tai koulukohtaisia kenttäasetteluita. Jos kaikilla kouluilla on omat kenttäasettelunsa, pitää esim. uusi kenttä ottaa erikseen esiin kaikilla kouluilla. Jos koulut käyttävät yhteisiä asetteluita, riittää, että uusi kenttä otetaan esiin ns. asettelukoulussa. Asettelut kannattaa yleensä tehdä esim. kouluasteittain tai jollakin muulla loogisella rajauksella. Näin peruskouluille, lukioille ja koulutoimistolle voidaan tehdä omat asettelut, ylläpito pysyy vielä helppona mutta käyttäjille saadaan silti tehtyä tarkoituksenmukaiset asettelut. Ennen multiprimukseen siirtymistä olisi hyvä selvittää, mitä kenttiä eri kouluilla käytetään ja millä tavalla, ja sopia sitten yhdessä, millaiset yhteisistä asetteluista halutaan. Yhteisiä kenttäasetteluita varten on yhdistämisen yhteydessä luotu "xasettelut peruskoulu" ja xasettelut lukio nimiset koulut tietokantaan. x-merkkiä käytetään yksinkertaisesti aakkostuksen takia, jotta asettelukoulut saadaan listan viimeiseksi. Asettelukoululla on rekistereissä valmiiksi esillä tietyt kentät, sinne on tehty tietyt välilehdet ja annettu tietynlaiset luku- ja kirjoitusoikeudet kenttiin. Kaikki muut koulut saavat nämä samat asettelut käyttöönsä, kun Käyttäjätunnuksetrekisterissä valitaan Kenttien asettelut koulusta -kenttään oikea asettelukoulu: kaikille peruskou-

18 18 LUKU 3. MULTIPRIMUKSEN VALMISTELU KÄYTTÄJILLE lujen Primus-käyttäjille xasettelut peruskoulu ja lukiokäyttäjille xasettelut lukio. Näin asettelut tulevat aina automaattisesti oikein uutta käyttäjätunnusta tehdessä. Asettelukoulut voivat olla muunkin nimisiä ja niitä voi tehdä itse lisää, esim. erikseen alakoulujen ja yläkoulujen asettelukoulut MultiPrimus-pääkäyttäjän Primus-asettelut Pääkäyttäjän Primus-tunnuksen Kenttien asettelut koulusta -kenttä jätetään yleensä tyhjäksi. Kun pääkäyttäjä haluaa muokata peruskoulujen asetteluita, hän vaihtaa tähän kenttään peruskoulujen asettelukoulun. Näin pääkäyttäjän ei tarvitse asetteluita muokatakseen kirjautua aina ko. kouluun vaan hän voi operoida kokoajan samalla tunnuksella, vaihtaen vain Kenttien asettelut koulusta - kentän tietoa. Asettelut vaihtuvat lennossa eli kun kun asettelut on valittu ja pääkäyttäjä avaa Opiskelijarekisterin, näkyy siellä ko. asettelukoulun mukaiset välilehdet ja kentät. Jos Kenttien asettelut koulusta -kohta jätetään tyhjäksi, näkyy käyttäjällä Koulun tiedot - rekisterin 1. koulun mukaiset asettelut. Muilla kuin pääkäyttäjällä kenttä kannattaakin aina täyttää Yhteiset/kouluasteittaiset kenttäasettelut Yhteisten kenttäasetteluiden käyttö helpottaa huomattavasti ylläpidon työtä. Yhteisiä kenttäasetteluita varten perustetaan oma koulu esim. xasetukset peruskoulu, ellei sitä ei ole luotu jo tietokantojen yhdistämisen yhteydessä. Yhteisiä asetteluita käytettäessä riittää, että muutokset tehdään tähän yhteen kouluun; uudet kentät, välilehdet ja kenttien luku- ja kirjoitusoikeudet heijastuvat suoraan kaikille käyttäjille. Tässä mallissa koulukohtaisille käyttäjäryhmille ei anneta oikeuksia kenttäeditoriin missään rekisterissä vaan vain ja ainoastaan pääkäyttäjät huolehtivat rekisterien näkymistä. Yhteiset kenttäasettelut helpottavat ohjeistuksien tekemistä, koska kaikki käyttävät samoja kenttiä tietojen kirjaamiseen. Kenttäkohtaiset kirjoitus- ja lukuoikeudet on myös huomattavasti helpompi päivittää, koska muutos tehdään ainoastaan yhteen kenttään Koulukohtaiset kenttäasettelut Ylläpidolle tämä vaihtoehto on huomattavasti työläämpi ylläpitää kuin yhteiset kenttäasettelut. Koulukohtaisten kenttäasetteluiden käyttäminen tarkoittaa, että jokaisella koululla on omat koulukohtaiset asettelut. Niihin tehdyt muutokset eivät heijastu muiden koulujen käyttämiin asetteluihin. Tässä mallissa käyttäjät eivät huomaa eroa koulukohtaiseen Primukseen vaan näkymät ovat samat kuin ennen multiprimustakin. Kun uusia kenttiä otetaan käyttöön tai poistetaan käytöstä, pitää kaikki muutokset tehdä erikseen jokaisen koulun asetteluihin. Kun tietokentät ovat jokaisella koululla eri paikoissa, yhteisten ohjeiden tekeminen on huomattavasti hankalampaa. Kenttien ylläpitäjä joutuu tekemään haluamansa kentän lisäyksen tai poiston erikseen jokaiselle koululle. Käytettäessä koulukohtaisia kenttäasetteluita Käyttäjätunnukset-rekisterissä Kenttien asetukset koulusta -kenttään on valittuna käyttäjätunnuksen kotikoulu tai kenttä jätetään tyhjäksi, jolloin asettelut otetaan kotikoulusta. 3.4 Haut Suuri osa hauista on sellaisia, joita tarvitaan kaikissa oppilaitoksissa. Tällaiset haut tehdään vain kertaalleen ja valitaan sitten näkymään kaikilla kouluilla. Näin hakujen muuttaminen ja poisto on ylläpidolle helppoa eikä samaa työtä tarvitse tehdä joka koulussa erikseen. Haut määritellään yhteisiksi tai koulukohtaisiksi samoin kuin kenttäasettelutkin, hakuruudussa Asetukset-painikkeen kautta. Haut voi myös määritellä näkymään tietyllä käyttäjäryhmällä, esim. erityisoppilaiden haku vain erityisopettajilla.

19 3.5. TULOSTEET 19 Koulukohtaiset käyttäjät näkevät kaikki yhteiset haut sekä oman koulunsa haut. Käyttäjäryhmä rajaa, mitä yhteisiä ja mitä koulukohtaisia hakuja käyttäjä näkee. Yhteiset haut tunnistaa *- merkistä nimen edessä. Primukseen on tehty muutamia kiinteitä hakuja, jotka näkyvät omana välilehtenään: Opiskelijarekisterissä on Luokat-välilehti, johon tulee automaattisesti valmiit luokkahaut; kurssirekisterissä taas on Opsit-välilehti, jolla haetaan kaikki tiettyyn opsiin kuuluvat kurssit; arviointirekisterissä on Opettajat-välilehti, jonka kautta haetaan helposti tietyn opettajan ryhmät. Pääkäyttäjällä näkyy näiden lisäksi aina kaikissa rekistereissä Koulu-välilehti, jonka kautta saa haettua helposti tietyn koulun opettajat, opiskelijat, kurssit tms. 3.5 Tulosteet Tulosteet voidaan jakaa neljään eri tyyppiin. Tyypit perustuvat niiden näkyvyyteen eri kouluilla ja käyttäjäryhmillä. 1. julkiset kaikilla kouluilla näkyvät 2. julkiset kaikilla kouluilla, mutta vain tietyllä käyttäjäryhmällä näkyvät 3. koulukohtaiset vain yhdellä koululla näkyvät 4. koulukohtaiset vain yhdellä koululla ja vain tietyllä käyttäjäryhmällä näkyvät Mikäli multiprimukseen on yhdistetty paljon eri tyyppisiä kouluja, esimerkiksi ala- ja yläkouluja, saattaa olla perusteltua tehdä omia tulosteryhmiä. Tulosteryhmiä käyttämällä saadaan käyttäjien näkemään tulostelistaan näkymään vain kyseiselle ryhmälle tarpeelliset tulosteet. Tulosteryhmillä on tarkoitus selkeyttää tulostelistaa, ei estää käyttäjiä köyttämästä tiettyä tulostetta. Tulosteiden käyttäjäoikeuksia pääsee muokkaamaan tulostuseditorissa valitsemalla Asetukset/ Tulosteen ominaisuudet. Tulosteiden jako ryhmiin voidaan toteuttaa siten, että kaikille julkisille tulosteille tehdään Käyttäjäryhmät-rekisteriin omia tulosteryhmiä, esimerkiksi tulosteet aa ja tulosteet ya. Tulosteille määritellään oma tulosteryhmä esimerkiksi juuri kouluasteesta riippuen. Käyttäjille valitaan Käyttäjätunnukset-rekisterissä kaikki ne tulosteryhmät, joiden tulosteita he tarvitsevat. Tulosteen käyttäjäryhmäksi voidaan valita myös jokin varsinainen käyttäjäryhmä, esimerkiksi OPOT. Tulosteryhmille ei anneta oikeuksia Primuksen rekistereihin. Tulosteryhmät ovat parempi vaihtoehto jakaa tulosteita halutuille ryhmille, koska silloin muut oikeudet Primukseen eivät muutu. Tällä menettelyllä saadaan käyttäjille näkyviin vain halutun kouluasteen käyttämät tulosteet. Tulosteryhmiä voidaan valita yhdelle käyttäjätunnukselle niin monta kuin on tarpeen. Tulosteen ominaisuuksiin on multiprimusta varten lisätty Näkyy kaikilla kouluilla -valintakenttä. Tämän kentän sisältö määrää sen, onko jokin tuloste koulukohtainen vai julkinen. Rastittamalla kentän tulosteesta tulee julkinen ja päinvastoin. Tulosteeseen valittu käyttäjäryhmä ei ota kantaa siihen, onko tuloste koulukohtainen vai julkinen. Julkisen tulosteen muokkausoikeus säilyy kuitenkin vain ja ainoastaan sillä koululla, joka sen on tehnyt. Julkisen tulosteen voi tallentaa omalla nimellä ja tehdä siitä siten koulukohtaisen. Julkisten tulosteiden näkyminen ainoastaan lukumuodossa muille kuin tekijälleen takaa myös sen, että alkuperäinen toimiva tuloste on aina haettavissa uudelleen. Käyttäjät voivat tehdä valmiisiin pohjiin omat pienet muutoksensa, jolloin he tallentavat julkisen tulosteen koulukohtaiseksi valitsemalla Toiminnot/Tallenna nimellä ja tekevät muutokset tähän tallennettuun tulosteeseen. Julkiset tulosteet antavat multiprimuksessa mahdollisuuden hoitaa tulosteiden tekeminen keskitetysti. Jos halutaan käyttää keskitetysti samoja tulosteita saman kouluasteen sisällä, saadaan kouluille valittua tulosteet myös toisesta koulusta. Koululla käytettävät tulosteet määrätään Käyttäjätunnuksetrekisterissä Tulosteet koulusta -kentässä. Koulukohtaisia tulosteita käytettäessä ylläpito saa kouluilla olevat tulosteet käyttöönsä muuttamalla kyseisen kentän sisällön vastaamaan haluttua koulua.

20 20 LUKU 3. MULTIPRIMUKSEN VALMISTELU KÄYTTÄJILLE Tulostearkisto Kun multiprimuksessa oppilas kopioidaan koululta toiselle eivät tulostearkistoon tallennetut tulosteet kopioidu uudelle rekisterikortille. Tulostearkistoon tallennetut tulosteet jäävät ainoastaan alkuperäiselle rekisterikortille eli sille rekisterikortille, jolle ne on alunpitäen tulostettu. Oppilaan uudelta rekisterikortilta on kuitenkin mahdollisuus tulostaa ja nähdä alkuperäisen rekisterikortin tulostearkiston tulosteet. Tätä ominaisuutta varten Primuksen Koulun tiedot -rekisterissä on kenttä Tulostearkisto näkyy muilla kouluilla. Rastimalla tämä kenttä annetaan mahdollisuus tulostaa alkuperäisen rekisterikortin tulostearkistoon tallennettuja tulosteita myös kopioidulta rekisterikortilta.