BYTE-PIT SEPA: Kokouskäytännöt

Transkriptio

2 Versiohistoria Versio Pvm Laatija Muutos Tero Pietiläinen Alkuperäinen versio Erno Berger, Tero Pietiläinen Dokumentti sisältää nyt myös aiemiin Internetissä sijainneen SEPA-päiväkirjan. Lisäkisi olemme kirjanneet kokemuksia käytännöstä 3. kapplaleeseen.

3 1. Johdanto Käytännön käyttöönotto Kokemuksia Implementaatio Kokouksen valmistelut Yleistä Esityslista Kokoukseen osallistujat Tila Kokouksen kulku Aloittaminen Kokouksen kulku Kokouksen päättäminen Viitteet...7 Liite A: Esityslista asiakaskokoukseen...8 Liite B: Esityslista ryhmäkokoukseen...9

4 1. Johdanto Tämä dokumentti on Erno Bergerin ja Tero Pietiläisen laatima kuvaus kokouskäytännöistä. Tämä dokumentti on laadittu osana T Ohjelmisto projekti kurssia. Olemme tässä dokumentissa kuvanneet pääasiassa seuraavia asioita: Miten kokous järjestetään, keitä tulee olla paikalla ja miten kokoukset ja niissä käsitellyt asiat dokumentoidaan. Dokumentin pohjana on käytetty Teknillisen Kokeakoulun Viestintäkeskuksen laajaa tietopakettia kokoustekniikka online [1]. Lisäksi on käytetty omaa kokemustamme kokouksista, jota meillä molemmilla on suhteellisen paljon. Halusimme puuttua juuri tämän käytännön toteuttamiseen, koska - Olemme molemmat istuneet monissa kokouksissa - Tiedämme, mitä voidaan saavuttaa onnistuneilla kokouksilla - Asiakkaan kanssa käydyistä kokouksista saadaan projektin kannalta elintärkeää tietoa - Huomasimme jo heti ensimmäisen kokouksen aikana, että kokouskäytäntöjä on sovittava. 2. Käytännön käyttöönotto ja soveltaminen Toivomme, että tässä dokumentissa esittämiämme ideoita sovelletaan mahdollisimman monissa kokouksissa. Ymmärrämme kuitenkin, että aina ei ole mahdollista seurata näitä ohjeita täydellisesti, ja toivommekin, että käytäntöjä mukautetaan aina tilanteeseen sopivaksi. Tämä dokumentti on kaikkien ryhmän jäsenten saatavilla ja olemme pyytäneet kaikkia johtoryhmän jäseniä tutustumaan siihen. 3. Kokemuksia 3.1. Implementaatio Liitimme tämän dokumentit ryhmän dokumenttikokoelmaan Tiimipalaverin yhteydessä ilmoitimme dokumentin olevan olemassa ja suosittelimme kaikille sen lukemista Tiimipalaveri. Kokous sujui ihan hyvin, mutta laatimiemme käytäntöjen soveltamista ei juuri tapahtunut. Esityslistaa ei lähetetty etukäteen kokoukseen osallistujille ja minkäänlaista pöytäkirjaa ei laadittu. Toisaalta kokouksessa ei tehty mitään varsinaisia päätöksiä, vaan tilaisuutta käytettiin lähinnä tilauskatsauksena kunkin jäsenen tilanteeseen Mentortapaaminen. Emme olleet valmistelleet tälle kokoustyypille mitään käytäntöjä, mutta vaikutti siltä, että nämä kokoukset mennään mentorin asialistan mukaan Pienimuotoinen kokous asiakkaan kanssa koskien käyttöliittymä suunnittelua. Tilannetta varten luotiin dokumentti, jonka sisältö käytiin yhdessä asiakkaan kanssa läpi. Saimme paljon arvokkaita mielipiteitä ja kokous eteni mukavalla tahdilla. Varsinaisen pöytäkirjan tekemistä ei katsottu tarpeelliseksi, vaan kirjasimme pelkästään kommentit ja päätökset viitaten dokumenttiin. Tämä tuntui olevan ihan onnistunut kokous Saunailta asiakkaan kanssa. Emme ole asettaneet mitään ohjesääntöjä myöskään näin vapaa muotoisiin tilanteisiin, mutta se kai on tarkoituskin. - Tässä vaiheessa virallisten kokousten määrä on ollut yllättävän vähäinen, emmekä ole nähneet paljoa tuloksia käytännön soveltamisesta. Kokousten määrän vähäisyys johtuu

5 varmaan osin siitä, että ryhmä on suunnitellut lähinnä frameworkkiä projektille, johon yhteistyötä asiakkaan kanssa ei ole tarvittu. - Meitä huolestuttaa yhä se, että kulkeeko tieto tiimin sisällä riittävän hyvin. Ongelma on lähinnä siinä, että paljon asioita sovitaan verkossa pienissä ryhmäkeskusteluissa (2-4 henkilöä), eikä näistä jää mitään dokumentaatiota jäljelle. Olemme yrittäneet keksiä, että miten tätä tietoa voitaisiin kerätä ja miten se voitaisiin tallentaa niin, että siitä olisi mahdollisimman paljon hyötyä. 4. Kokouksen valmistelut 4.1. Yleistä Projektin yhteydessä pidettävät kokoukset voidaan luokitella kahteen eri luokkaan. Kokouksiin joihin asiakas saapuu paikalle, asiakaskokous, sekä ryhmän sisäisiin kokouksiin, ryhmäkokous. Asiakaskokoukset tullaan pitämään erilaisella tyylillä mitä ryhmäkokoukset, jotta asiakkaan aikaa ei menisi hukkaan sekä asiakkaalle jäisi parempi kuva ryhmästä Esityslista Jokaiseen kokoukseen tullaan valmistamaan esityslista etukäteen. Esityslistan tarkoituksena on ohjata kokouksen kulkua, varmistaa että tärkeät asiat tulevat käsitellyksi kokouksessa sekä antaa kokouksen osallistujille mahdollisuus tutustua kokouksen aiheisiin etukäteen. Esityslista tullaan toimittamaan kokoukseen osallistuville vähintään 2 päivää ennen kokousta. Näin ollen esityslistaan voidaan lisätä asioita tarpeen vaatiessa. Esityslistan perusteella jokainen ryhmänjäsen voi arvioida läsnäolonsa tärkeyttä. Asiakaskokouksille sekä ryhmäkokouksille on olemassa erilaiset esityslista pohjat. Näitä pohjia tullaan käyttämään kokouksen valmisteluun. Asiakaskokouksia varten esityslistan läpikäyminen olisi syytä harjoitella etukäteen jotta asiakkaalle saataisiin oleellinen tieto esitettyä selkeästi. Asiakaskokousta varten esityslista tulee myös suunnitella täsmällisemmin. Ryhmäkokouksiin esityslista antaa karkean pohjan. Ryhmäkokousten esityslista antaa viikoittaisille kokouksille tietyn pohjan käydä kokoukset läpi, esimerkiksi viikoittaiset asiat sekä asioiden läpikäyntijärjestys. Sekä asiakaskokousten sekä ryhmäkokousten esityslistojen pohjat ovat tämän dokumentin liitteinä Kokoukseen osallistujat Kukin ryhmän jäsen saa halutessaan osallistua jokaiseen ryhmän kokoukseen, mutta turhaa osallistumista asiakaskokouksiin tulisi välttää. Pääsääntöisesti ryhmän jäsenen tulisi osallistua kokouksiin, joissa käsitellään hänen osa-alueeseensa liittyviä asioita. Tiedon tästä saa kätevästi esityslistasta. Jokaisella kokouksella on sekä puheenjohtaja että sihteeri. Puheenjohtajan tehtävänä on seurata että kokous edistyy esityslistan mukaisesti. Sihteeri huolehtii pöytäkirjan kirjoittamisesta sekä pöytäkirjan toimittamisesta ryhmän dokumenttikokoelmaan. Puheenjohtaja sekä sihteeri olisi hyvä valita ennen kokousta, jolloin he pystyvät valmistautumaan kokoukseen. Mikäli joku ryhmän jäsen ei pääse paikalle kokoukseen jossa on hänelle tärkeää asiaa, tulee hänen huolehtia itselleen sijainen. Hänen tulee myös ohjeistaa sijaista jotta sijainen pystyy käsittelemään asiaa riittävällä tietämyksellä.

6 4.4. Tila Kokouksen puheenjohtajan tulee varata tila kokousta varten. Tilan tulee olla sopiva kokouskäyttöä varten. Tilan pitäisi olla sellainen, että siellä voi keskustella rauhassa NDA:n alaisista asioista sekä että tila ei ole liian meluisa. Asiakaskokoukset tullaan pitämään pääosin asiakkaan omissa tiloissa asiakkaan toivomuksesta. Asiakaskokoustilajärjestelyt jäävät näin ollen asiakkaan harteille. 5. Kokouksen kulku 5.1. Aloittaminen Ennen kuin kokous aloitetaan, pidetään muutamien minuuttien mittainen jutustelu osio, jossa ei ole mitään agendaa. Tarkoituksena on jutella kokous väen kanssa päivän yleisistä asioista, jotta niitä ei tule turhaan kokouksen aikana käsiteltyä. Kun päivän säästä on juteltu riittämiin, kokouksen puheenjohtaja aloittaa kokouksen. Asiakaskokouksissa kokous aloitetaan suoraan ilman jutustelutuokiota Kokouksen kulku Kokouksen puheenjohtaja ilmoittaa kokouksen alussa kokouksen sihteerin, mikäli sellainen on etukäteen valittu. Muutoin kokoukselle valitaan sihteeri. Sihteerin valinnan jälkeen kokouksen esityslistaa aletaan käydä läpi puheenjohtajan johdolla. Puheenjohtaja huolehtii että kokous etenee agendan mukaan sekä siitä että keskustelun aihe ei karkaa. Mikäli keskustelu ei etene sujuvasti, tulee puheenjohtajan rajoittaa keskustelua jakamalla puheenvuoroja. Sihteerin tehtäväksi tulee kirjata kokouksen keskustelun aiheet sekä päätökset ylös. Jokaisesta esityslistan kohdasta tulee kirjata ylös jokin päätös tai keskusteluaihe. Mikäli jostain päätöksestä tulee erimielisyyttä, siitä voidaan äänestää. Äänestäminen tapahtuu kättennosto äänestyksellä puheenjohtajan johdolla. Äänestyksen mennessä tasan puheenjohtajan ääni ratkaisee. Mikäli kokousväki on jäävi päättämään jostain aiheesta, tulee kokouksen puheenjohtajan huolehtia siitä että päätettävä asia käsitellään seuraavassa kokouksessa. Puheenjohtajan tulee myös huolehtia että asia päätyy sekä pöytäkirjaan että seuraavaan esityslistaan Kokouksen päättäminen Kokous päätetään kun kaikki kokouksen esityslistassa olevat aiheet on käyty läpi. Ennen kokouksen päättämistä tulee sopia seuraavasta kokouksesta. Sihteerin tulee toimittaa kokouksen pöytäkirja, viiden päivän kuluessa, ryhmän dokumenttiarkistoon.

7 6. Viitteet [1] Kokoustekniikka Online. [Viitattu ] Teknillinen korkeakoulu, Kielikeskus. Saatavilla:

8 Liite A: Esityslista asiakaskokoukseen Esityslista asiakaskokous (hahmotelma) Aika(pvm + klo) ja paikka 1 Esityslistan läpikäyminen (tarvittaessa) - Mikäli paikalle on tulossa henkilöitä jotka eivät ole nähneet esityslistaa etukäteen. - Mikäli esityslistaan on tullut viimehetken muutoksia, niin se voidaan käydä läpi 2 Ilmoitusasiat - Projektin edistymiseen liittyvät ilmoitukset - Mikäli ryhmällä on jotain ilmoitettavaa asiakkaalle 3 Asia Keskeinen asia kokouksessa - Asiaa voidaan jakaa alakohtiin tahi kysymyksiin n-2 Muut Esille Tulevat Asiat (META) - Muita esille tulevia asioita n-1 Asiakkaan kysymykset - Onko asiakkaalla kysyttävää tai toivottavaa kokouksen asioista. n Seuraava kokous - Päätös seuraavan kokouksen ajankohdan sopimisesta

9 Liite B: Esityslista ryhmäkokoukseen Esityslista ryhmäkokous (hahmotelma) Aika(pvm + klo) ja paikka 1 Puheenjohtajan ja sihteerin valinta - Valitaan kokoukselle puheenjohtaja sekä sihteeri, mikäli niitä ei ole etukäteen valittu 2 Ilmoitusasiat - Mikäli ilmoitettavaa asiaa löytyy, on tämä hyvä kohta tuoda se julki(mikäli haluat että Tomi tekee jotain, niin ilmoita se tässä : ) 3 Yleiset ryhmänasiat (Ohjausryhmä valmistelee) - Projektin aikataulu ja kiireelliset asiat - Oleelliset muutokset 4 Visualisointi tiimi (Tiimin ohjaaja valmistelema) - Visualisoinnin aikataulu ja kiireelliset asiat - Framework tiimiltä toivottavat asiat. - Muut visualisointiin liittyvät asiat 5 Framework tiimi (Tiimin ohjaaja valmistelema) - Frameworkin aikataulu ja kiireelliset asiat - Visualisointi tiimiltä toivottavat asiat - Muut frameworkin asiat 6 Muu asia 1 - Muut kokouksessa käsiteltävät asiat sekä ehdotukset n-1 Muut Esille Tulevat Asiat (META) - Huolia, murheita tahi muuta käsiteltävä n Seuraava kokous - Päättäminen seuraavasta kokouksesta