Purkki - partiolaisten verkkopalvelu

HTML
DOWNLOAD

Koko: px

Aloita esitys sivulta:

Download "Purkki - partiolaisten verkkopalvelu"

Kalevi Virtanen
9 vuotta sitten
Katselukertoja:

1 Purkki - partiolaisten verkkopalvelu IT-tmk / Mika Hållfast Sisältö: Tarkoitus / lyhennelmä Taustaa Päpan tiedonvälitysjärjestelmät Tilanne vuoden 2012 alussa Tilanne vuoden 2012 lopussa Tavoitetilanne pitkällä tähtäimellä Purkin - Tavoite tiedonvälitykselle Purkki - verkkopalvelun käyttöönottoprojekti Toteutus Kustannukset Aikataulu Tarkoitus / lyhennelmä Purkki -verkkopalvelun tarkoitus on parantaa partiopiirin kaikkien organisaation tasojen sisäistä tiedonvälitystä. Tämä toteutetaan luomalla mahdollisimman yksinkertainen verkkopalvelu (nettisivusto), jossa voidaan välittää ja muokata tietoa Wiki-tyyppisesti. Verkkosivustolle vaaditaan sisäänkirjautumista, mutta kaikki tieto on lähtökohtaisesti avointa ja muokattavissa kirjautuneille käyttäjille. Kirjautuminen hoidetaan SP:n IT:n luomalla partiolaisen tunnistamisjärjestelmällä, jossa tunnus voidaan yhdistää esimerkiksi Facebook -tunnukseen. Projektille on ajantasainen tilaus, johtuen viestinnän verkkosivu-strategiaan, jossa julkiset sivut jatkossa palvelevat vain mainostarkoituksessa ei-jäseniä. Purkki-projektin toteutumisesta vastaa PäPa:n IT-toimikunta, mutta se on organisoitunut tekniseen- ja aatteelliseen osaan. Taustaa Projektin kaukainen tausta on ensimmäisen Pakki-järjestelmän lippukunnanjohtajien tunnuksissa, joiden toteutuksesta ei päästy yhteisymmärrykseen. Projektin suunnittelu on aloitettu keväällä 2011 saadun aluetyöstä lähtöisin olevan tarpeen pohjalta. Samaan aikaan Viestintä linjasi uusien verkkosivujen toimivan vain ulkoisen viestinnän kanavana. Viestinnän linjaus jätti laajan määrän lippukunnille tarkoitettua materiaalia vailla kotia. Järjestelmän teknisessä toteutuksessa on haettu kokemuksia Pakki v2 projektin tuloksista, uusimmista CMS-järjestelmistä (Confluence) ja aatteellisissa keskusteluissa liikkuvasta tarpeesta osallistua ja vaikuttaa järjestön asioihin. Päpan tiedonvälitysjärjestelmät

- Tavoite tiedonvälitykselle Purkki - verkkopalvelun käyttöönottoprojekti Toteutus Kustannukset Aikataulu Tarkoitus / lyhennelmä Purkki -verkkopalvelun tarkoitus on parantaa partiopiirin kaikkien

2 Tilanne vuoden 2012 alussa Vuoden 2012 alussa käytössä on kolme eri tietosiiloa eri käyttäjärooleille. - Nettisivujen ylläpito on aikaavievää, sivuilta on vaikea löytää sisältöä ja se ei aina ole ajantasaista. Sivuston ylläpito on jakautunut laajalle joukolle tekijöitä, toimistolle ja luottiksille. - Pakki v2 järjestelmä on luottiksien käytössä, mutta se koetaan osittain liian vaikeaksi käyttää. Järjestelmän ylläpito on osittain luottamushenkilöiden käytössä. - Toimisto käyttää omaan työhönsä verkkolevyjä säilöen valtaosan järjestön materiaalista sen luottiksien saavuttamattomiin, hidastaen tiedonvälitystä tarpeettomasti. - Jäsenistön sähköinen viestintä nojaa verkkosivuihin ja sähköpostilistoihin, eikä paluukanavaa viesteille Facebookin lisäksi ole. Viestinnän kohde Järjestelmä Kommentit Jäsenistö WWW-sivut ProTie Oy:n osittain ylläpitämiä, järjestelmänä Plone Luottikset Pakki v2 ProTie Oy:n osittain ylläpitämiä, järjestelmänä Plone Ulkoiset tahot WWW-sivut ProTie Oy:n osittain ylläpitämiä, järjestelmänä Plone Toimisto Verkkolevyt Toimiston ATK-sopimuksen piirissä Tilanne vuoden 2012 lopussa Viestinnän nettisivu- ja Purkki -projektien jälkeen käytössä on toimivat ja uudet järjestelmät molempiin viestintätarpeisiin. Tavoitteena on, että suuri osa luottiksien Pakki-järjestelmän käytöstä siirtyisi, jollakin aikavälillä Purkkiin helpomman käyttöliittymän ja helpomman tavoitettavuuden vuoksi. Lopunperin kun luottiksien toiminnassa on (tai ainakin tulisi olla) aika vähän erikseen salattavaa informaatiota. Viestinnän kohde Järjestelmä Kommentit Jäsenistö Purkki-järjestelmä Hexagon IT:n täysin ylläpitämä, Plone järjestelmä Luottikset Pakki v2 & Purkki ei muutosta Ulkoiset tahot WWW-sivut Hexagon IT:n täysin ylläpitämä Plone järjestelmä Toimisto Verkkolevyt ei muutosta

- Pakki v2 järjestelmä on luottiksien käytössä, mutta se koetaan osittain liian vaikeaksi käyttää. Järjestelmän ylläpito on osittain luottamushenkilöiden käytössä.

3 Tavoitetilanne pitkällä tähtäimellä Tavoite pitkällä aikavälillä on saada erilliset tietosiilot vähenemään minimiin. Tällöin tiedonkulku on tehokasta ja viiveetöntä. Lienee turvallista todeta, ettei koko hallintoa voida jatkossakaan tuoda avoimeen järjestelmään, vaan käytössä on oltava käyttöoikeudet huomioiva alusta. Tämän alustan tulisi olla sama, kuin tulevaisuudessa vaihdettava toimiston tiedonhallintajärjestelmä. Toimiston työntekijöiden siirtyminen käyttämään samaa järjestelmää hallintoa tekevien luottiksien kanssa on olennaista em. tiedonvälityksen tehokkuuden mahdollistamiseksi. Suositus olisi, että tämä järjestelmä olisi yhteinen SP:n vastaavan järjestelmän kanssa, jolloin tehokkuus paranisi myös jatkossa. Viestinnän kohde Järjestelmä Kommentit Jäsenistö Purkki-järjestelmä Hexagon IT:n täysin ylläpitämä Plone järjestelmä Luottikset Purkki-järjestelmä (avoimet) Järjestelmä X (ei-julkiset) Ulkoiset tahot WWW-sivut Hexagon IT:n täysin ylläpitämä Plone järjestelmä Toimisto Järjestelmä X (ei-julkiset) Purkin - Tavoite tiedonvälitykselle Purkki järjestelmän tavoite on mahdollistaa organisaation mahdollisimman tehokas tiedonvälitys:

Tämän alustan tulisi olla sama, kuin tulevaisuudessa vaihdettava toimiston tiedonhallintajärjestelmä.

4 Kuvassa purkin tiedonvälitys pähkinänkuoressa Kohderyhmät: - LPK-toimijat - samoajaikäisistä eteenpäin - Piiritoimijat Tavoitteet: - lpk-toimijat edellä, piiri toissijainen - piirin palvelu lippukunnille - ei passiivinen väylä piiriin, risteyspaikka - Ei myöskään vain vertikaali, vaan myös horisontaali tiedonvälitys Kuvan viestintä: PIIRI LPK - tapahtumakalenteri - tiedotteet - yhteystiedot - ohjeet (avustukset, ansiomerkit, kiinteistöt...) - organisaatio LPK PIIRI (Uusi asia) - palaute tapahtumista - kysymykset piiriltä - passiivisen tiedon antaminen piirille LPK LPK (Uusi asia) - lippukuntien yhteystiedot - yhteiset suunnitelmat (kisat, retket) - shoutbox - joskus halutessa omat yksityiset sivut PIIRI PIIRI - projektit - huutoboksi

tiedotteet - yhteystiedot - ohjeet (avustukset, ansiomerkit, kiinteistöt.

5 Purkki - verkkopalvelun käyttöönottoprojekti Purkkiprojekti toteutetaan seuraavalla organisatiolla IT-tmk vastaa projektin koordinoinnista (tmk:n kokoukset ja PJ (Hållfast)). IT-tmk on nimittänyt teknisen osuuden vastuuhenkilöksi Pentti Hämäläisen Muutoshallintaa vetää Alueen Netta Nevalainen apunaan Viestinnän Jutta Huovinen, kaikilta toimialoilta on kutsuttu mukaan osallistujia ja ovi on edelleen auki... Toteutus Järjestelmä toteutetaan pääosin toimittajalta hankittavalla työllä. Tähän on budjetoitu varoja ITtmk:n budjettiin. Syyt teknisen toteutuksen ostamiseen ovat tukipalvelujen varmistaminen ja jatkokehitysmahdollisuudet. Kustannukset Alustava arvio hankittavista tunneista on noin 100 tuntia työtä. Tämä on toimittajan tiedossa ja alustavien keskustelujen pohjalta toteutettavissa. Aikataulu Kuukausi Mitä

osallistujia ja ovi on edelleen auki... Toteutus Järjestelmä toteutetaan pääosin toimittajalta hankittavalla työllä. Tähän on budjetoitu varoja ITtmk:n budjettiin.

6 Helmi-Huhtikuu Toukokuu Kesäkuu Heinä-Elokuu Syyskuu Lokakuu Marraskuu Joulukuu Toimittajatapaamiset Tarpeen määrittelyä Tekninen työ alkaa Ensimmäinen tekninen versio kommentointia varten Järjestelmän jatkokehitystä ja valmisteleminen tuotantoon Keskitetty käyttäjähallinta Julkistus (Syysseminaarissa) Tiedonsyöttö Laajempi lippukuntiin mainostaminen Projektin arviointi, jatkokehityssuunnitelmien budjetointi Projektin päättäminen

ja valmisteleminen tuotantoon Keskitetty käyttäjähallinta Julkistus (Syysseminaarissa) Tiedonsyöttö Laajempi

Samankaltaiset tiedostot

ORIVESI-JUUPAJOKI KUNTALIITOSSELVITYS. Viestintäsuunnitelmassa selkeytetään Juupajoki-Orivesi kuntaliitosselvitykseen liittyvää viestintää.

ORIVESI-JUUPAJOKI KUNTALIITOSSELVITYS. Viestintäsuunnitelmassa selkeytetään Juupajoki-Orivesi kuntaliitosselvitykseen liittyvää viestintää. Viestintäsuunnitelma Viestintäsuunnitelmassa selkeytetään Juupajoki-Orivesi kuntaliitosselvitykseen liittyvää viestintää. Tiedottamisessa noudatetaan hyvän kunnallisen tiedottamisen periaatteita. Kuntalain