AJANHALLINTA JA SÄHKÖISET TYÖYMPÄRISTÖT Humap Oy, sivu 1

Transkriptio

1 AJANHALLINTA JA SÄHKÖISET TYÖYMPÄRISTÖT Humap Oy, sivu 1

2 TEEMAT, JOTKA NOUSIVAT VIIME KERRASTA 1 AMMATTIMAINEN YHTEISTYÖ Tiedon ja ideoiden jakaminen Sisäinen asiakkuus Yhteistyön edellytykset Verkosto & roolit Verkostotyön arvot 3 AJANHALLINTA & SÄHKÖISET TYÖYMPÄRISTÖT Osallistumisen foorumit Palaverikäytännöt Erilaiset työympäristöt 5 OSALLISTAVAT FOORUMIT JA MENETELMÄT Aktivoivat osallistavia työtapoja verkostotyöhön 2 LUOTTAMUKSEN RAKENTAMINEN Arvot Asenne Miten luottamusta luodaan tai ollaan tilannetietoisia siitä Mahdollisuuksien näkeminen 4 VUOROVAIKUTUS VERKOSTOSSA Arvostaminen Kuunteleminen Kysyminen Humap Oy, sivu 2

3 TAVOITTEET TYÖSKENTELYLLE TEEMA Ammattimainen yhteistyö moniammatillisessa asiantuntijatyössä Tiedon ja ideoiden jakaminen TAVOITTEET PÄIVÄLLE Palaverirakenteiden ja menetelmien tarkastelua Toimivien toimintatapojen tunnistaminen ja kehittäminen Paluu viime kertaan ja ennakkotehtävien purku Yhteinen arvokas aika Erilaiset ihmiset erilaiset työympäristöt/foorumit Palaverirakenne ja kokoukset jatkumona Loppurefletio Humap Oy, sivu 3

4 ROOLIODOTUKSIA VERKOSTON RAKENTAJALLE kuuntelija: kuuntelee minun huoleni ja kysymykseni huolehtija: varmistaa että perustehtävä tulee tehdyksi ja asiakas saa palvelunsa puolustaja: pitää meidän puolta tässä mylläkässä toimeenpanija: toteuttaa johdon haluamat muutokset innostaja: auttaa oppimaan ja katsomaan tulevaisuuden mahdollisuuksiin Muutostilanteessa verkoston jäseneen kohdistuvia rooliodotuksia messias: valmistelee ja ratkaisee puolestamme asiat, kertoo mitä tehdään lähetti: tuo meille koko ajan faktoja muutoksen etenemisestä pysäyttäjä: rauhoittaa ja kokoaa ihmiset yhteen tutkimaan tilannetta avittaja: auttaa meitä ajattelemaan tilannetta rakentavasti VÄLITEHTÄVÄ Pohdi ennen seuraavaa jaksoa : Mitä edellisistä rooliodotuksista olet eniten vähiten kokenut verkostosi rakentamisessa? Mikä rooleista on vahvuutesi? Mitä roolia sinulta odotetaan? Millaisen roolin haluat verkostossa ottaa? ( Mitä tarvittaisiin ) Humap Oy, sivu 4

5 VÄLITEHTÄVÄN PURKU MITÄ SINULTA ODOTETAAN: -Mikäs se verkosto onkaan? (valintaa tehty) -Messias -Huolehtija 2 -Vaikea erottaa joustavuus -Lähetti (od. Arvo) -Kuuntelija (huoli asak) MIKÄ ROOLIN HALUAT OTTAA (=Verkosto tarvitsisi tätä) -Puutarhuri (siemenet, ohjeet, -leikataan, kastelu, uusi kasvu) -Toimeenpanija 2 (liikkeelle laittaja asioille) -Pysäyttäjä 2 (palataankos tähän) -Huolehtija (varm. Perustehtävä, oma tontti) -Avittaja/kysyjä 3 (auttaa ajattelemaan rakentavasti utelias kuuntelija) -Kuuntelija (asiakkaasta pidetään huolta) -Messias (kun kaikki pieleen) -Innostaja 3 (usko kykyihin, uteliaisuus, itsensä likoon, vaatii aikaa) VÄLITEHTÄVÄ Pohdi ennen seuraavaa jaksoa : Mitä edellisistä rooliodotuksista olet eniten vähiten kokenut verkostosi rakentamisessa? Mikä rooleista on vahvuutesi? Mitä roolia sinulta odotetaan? Millaisen roolin haluat verkostossa ottaa? (Mitä tarvittaisiin ) Humap Oy, sivu 5

6 YHTEINEN ARVOKAS AIKA Humap Oy, sivu 6

7 YHTEISEN AJAN HALLINTA Aktiivinen aika Sosiaalinen aika Reflektiivinen aika MUODOLLINEN SUUNNITELTU ->SATTUMA<-ONNELLINEN EPÄMUODOLLINEN Välillä on pysähdyttävä päästäkseen eteenpäin ; v.1.0 Humap Oy, sivu 7

8 MONIMUOTOINEN AJANKÄYTTÖ ERILAISET ASIAT VAATIVAT ERILAISTA AIKAA Aktiivinen aika on aikaa työlle : suunnittelulle ja suunnitelmien toteuttamiselle. Suurin osa kokousajoista käytetään yleensä työtehtävien tekemiseen & toteuttamiseen. MENETELMÄ - Tutkikaa omaa ajankäyttöänne Reflektiivinen aika on tarkoitettu arvioimaan sitä, kuinka työyhteisö on onnistunut, mikä onnistui, mikä oli vaikeaa, mitä pitäisi jatkossa tehdä toisin onnistuaksemme tiiminä paremmin. Reflektiivinen aika tähtää tulosten parantamiseen ja usein sillä on myös positiivinen vaikutus työyhteisön henkeen. Sosiaalinen aika on tarkoitettu työyhteisön jäsenten tapaamiseen ilman agendaa; tutustumiseen ihmiseen: kahvitauot, lounaat, illanvietot, urheilu, kulttuuririennot tai mikä tahansa muu yhteinen aika. Sosiaalisen ajan avulla työyhteisön jäsenet oppivat tuntemaan toisensa paremmin ja se kehittää tiimin yhteishenkeä. Sosiaaliset tapahtumat auttavat lisäämään energiaa, kasvattavat yhteenkuuluvuutta ja vahvaa pohjaa yhteistyölle, mutta kehittääksemme työyhteisön tuloksia, tarvitaan investointia reflektiiviseen; arvioivaan aikaan Humap Oy, sivu 8

9 MITEN KÄYTÄMME AIKAA NYT (%)? AKTIIVINEN AIKA -Raportit -Palaverit -Rutiinityö REFLEKTIIVINEN AIKA -Pysähtymiset -Oman työn arviointi -Puhutaanko oikeista asioista SOSIAALINEN AIKA -Kuulumiset (kahvihetket, aito kiinnostus) -Tutustuminen -> haastavien tilanteiden kohtaaminen -Ryhmien kiinnostus toisista Humap Oy, sivu 9

10 MIKÄ VIE JA MIKÄ TUO VOIMAVAROJA? SAAN ENERGIAA -Jaettu vastuu -Jakaminen -Yhteinen ideointiaika (no agenda) -Yhdessä tekeminen -Muiden ihmisten innostus asiasta -Uusista näkökulmista -Viestin muotoilu /SP -Puhutaan asioista -Onnistuneet yhteiset keskustelut -Kuunteleminen (keskinäinen) -Oma ajoitus/priorisointi -Asioiden eteenpäin meno -Asiakastyö -Reflektiivinen aika VIE ENERGIAA -Yhteisen ajan etsiminen -Aikataulujen yhteensovittaminen (ajan puute -Aikataulujen ja yhteisen ajan vääntäminen eli sovittaminen -Laaja verkosto -Muod. /viralliset palaverit -Jatkuva muutos verkostossa -VM/SP yhteyden saaminen -Kuuntelemattomuus -(puhun seinille) -Ei kuunnella oikeasti -Sälä -En tiedä kuka on esimieheni?? -Ristiriidat -Yhteistyön haluttomuus Humap Oy, sivu 10

11 AJATUKSIA & IDEOITA YHTEINEN ARVOKKAANA AJAN KÄYTTÄMISEEN SÄHKÖISISSÄ YMPÄRISTÖISSÄ -Kerran viikossa perjantaipalaveri. Luovaa suunnitteluaikaa todella vähän. Sähköiset ympäristöt kuormittavat. -Mahdollistaa yhteydenpidon muihin. Haaste; tulee paljon tietoa -> miten löytää oleellisen. -Liian monet asiat kuormittaa, vaikea löytää oleellinen. -Hlökohtainen tapaaminen minkälaiset resurrssit käytettävissä - kuka on verkoston osaaja tässä. -Mihin kohdennetaan (minkäl. Asiakkaille). -Mistä yhteinen aika ->miten tulisi rajata. -Stressaa; nyt esim liian monta ia. Mieluummin soitan ensin. Määrä kuormittaa. Kasvokkain tärkeää. - parempi, puhelin olisi haasteellisempi. -Verkostomaisuus rakenteilla olevaa. -Ensimmäiset yhteydenotot ja koht tärkeitä. -Onko kasvokkain parempi aloittaa Humap Oy, sivu 11

12 MILLAISTEN RAKENTEIDEN VARASSA SYSTEEMISET ORGANISAATIOT TOIMIVAT Rakenteiden tavoitteena on luoda mahdollisuuksia erilaisille organisaation tehtäville. Systeemisen organisaation rakenteisia näkyy prosessimaiset toimintatavat, joilla organisaatio luo tietoa itsestään ja jäsentää ymmärrystään ympäristöstä. Yhteinen aktiivinen aika, kuten kokoukset, on tyypillisin tapa tehdä yhteistä työtä. Aktiivisen työajan lisäksi aikaa tarvitaan reflektiiviselle työlle (Miten teemme työtämme? Mitä opimme työstämme?), arvotyölle (Mikä tässä työssä on arvokasta ja energisoivaa?) ja sosiaaliselle työlle (esim. millaisina näemme itsemme?), jotta paremmin ymmärrämme työkavereiden toimintatapoja. Nämä tehtävät rytmittyvät rakentamaan organisaation tuotannollista perustehtävää. Yhtä tärkeää kuin rakenteiden ennakoiva organisoiminen, on vapauden antaminen yksilöille ja syntyville ryhmille. Jokainen kokee luottamusta ja saa mahdollisuuden ansaita sitä lisää, kun tarjotaan vapautta synnyttää työmielenkiinnon mukaisia ryhmiä, prosesseja ja projekteja. Kannattelevien rakenteiden sisäisiin toimintatapoihin kuuluu pyrkimys siirtyä suunnitteluajattelusta valmistautumisajatteluun. Kun asialista tai projekti on etukäteen suunniteltu valmiiksi, jäljelle jää vain suorittamisen "riemu". Suunniteltu ohjaa jokaisen oletuksia ja siitä seuraa muuttuvassa maailmassa yleensä pettymyksiä. Miten huomaan, etten ole ikänä ollut juuri tässä tilanteessa (kontekstissa) ja käytän kaikkia aistejani ainutlaatuisen huomaamiseen ja uskallan toimia havaitsemani mukaan intuitiolla. AIKA-RAKENTEET ITSEOH- JAUTUVUUS VALMISTAUTUMINEN LÄSNÄOLO AINUTLAATUISUUS Humap Oy, sivu 12

13 PALAVERIKARTTA MENETELMÄ RAKENTEEN SKARPPAMISEKSI Ajattelun aikasyklit AKTIIVINEN REFLEKTIIVINEN SOSIAALINEN Viikko Kuukausi Kvartaali 6 kuukautta Vuosi Humap Oy, sivu 13

14 YHTEISTYÖN EDELLYTYKSET Miksi ryhmä kokoontuu? Mitkä ovat sille aitoja, oikeita asioita? Millaisilla rooleilla palaverissa työskennellään? Paljonko yhteistä aikaa on? Miten käytämme sitä? Miten valmistaudumme kokouksiin? Mitä niistä seuraa? Yhteisen ajan käyttäminen Yhteisten tehtävien ymmärtäminen Yhteistyön edellytykset Miten toimia fiksusti? Erilaisuus Mitä erilaisuutta on asiantuntemuksena ja persoonina meidän palaverissamme? Miten tunnistamme ja kuulemme erilaisia näkökulmia? Mikä on näkökulmien vaikutus päätöksentekoon? Missä asioissa yhteiset tavat toimia ovat menestymisen edellytys? Missä suurempi vapaus on mahdollista? Autonomia Yhteinen suunta Luottamus Kuinka hyvin tavoitteet on käännetty toiminnaksi? Miten se näkyy yhteisenä taktiikkana? Voiko kokouksessa olla eri mieltä asioista? Miten erimielisyys vaikuttaa? Miten vastuut määritellään ja miten jakautuvat? Kuinka läpinäkyvää päätöksenteko on? Pidänkö kokonaisuudesta huolta? Humap Oy, sivu 14

15 TULEVAISUUDEN FOORUMIT Humap Oy, sivu 15

16 ERILAISET PALAVERIT ERILAINEN AIKA PALAVERIN TARKOITUS ( menneisyys, nyt-hetki, tulevaisuus) TYÖTILA AIKASYKLIT KUKA TEKEE YHTEISTYÖTÄ? Vastuuttaminen PALAVERIRA- KENNE KESKUSTELU- RAKENNE Palaverityyppi Status palaveri Innovaatiofoorum Ad hoc palaveri Päätöksen teko Reflektoiva palaveri Onnistumisen huomioiminen / palaute Työtapa Verkkotyöpaja SharePoint Verkkokansiot Puhelinpal. Puhelinkesk. Kasvokkain tapaaminen Vuosisykli Päivittäin Viikottain Kuukausittain Kvartaaleittain Vuosittain Joka 2. vuosi Osallistujat: Yritys taso Ylin johto Liik.toim. alueet Työyhteisöt Tiimit Yksilöt Metodit & keskustelurakenteet Lämmittely Asia Reflektointi Kysymykset Roolit Osallistaminen Humap Oy, sivu 16

17 KÄYTÄNNÖT JA ARKIJOHTAMINEN Kokoukset ja palaverit tulevaisuusorientoituneiksi vuorovaikutustilanteiksi. Muutos on mahdollinen, kun suhtaudutaan kriittisesti kokouksessa käytettyyn aikaan ja siellä käsiteltäviin asioihin. Puheenjohtajan rooli on nähtävä fasilitointina eli työskentelytilojen avaajan, ohjaajan ja sulkijan roolina. Minkä asian huolellinen käsittely antaisi eniten lisäarvoa? Miten sitä silloin pitäisi käsitellä? Organisaatio menestyy, jos ihmiset pystyvät luomaan yhteisiä merkityksiä ja löytämään oman osansa kokonaisuudessa. Yhteinen merkitys löytyy, kun organisaation eri puolilla puhutaan kukin omalla tavallaan tavoitteena kuitenkin ymmärtää sama iso kuva. Ylhäältä alaspäin valutetut, jalkautetut tai implementoidut arvot taikka strategiat ovat tuomittu epäonnistumaan. Niillä menetelmillä saadaan yleensä aikaan tehokkaasti kyynisyyttä ja negatiivisia tulkintoja. Toimivassa organisaatiossa tärkeimmät asiat täytyy laittaa metaforiseen hissiin, joka kulkee organisaatiotasojen välillä. Hissin täytyy myös olla lasinen, jotta kaikki sinne kulkeva ja poistuva on läpinäkyvää. Hissin liikkeen tulee myös olla jatkuvaa, nykyisinhän monen strategiahissin vaijeri katkaistaan ylhäällä, se ohittaa keskijohdon hirmuisella vauhdilla ja alhaalla syntyvästä ryskeestä ja jäljelle jääneistä murusista kukaan ei piittaa. Tarvitaan - uskallusta laittaa keskeneräisiä ajatuksia liikkeelle organisaatioon osata olla kiinnostunut sen synnyttämistä ajatuksista. isommissa organisaatiossa tarvitaan työkäyttöön sovitettuja web 2.0 työkaluja - tasa-arvoinen vastuullinen vuorovaikutus on mahdollista sekä yksilöiden ja eri ryhmien kesken Humap Oy, sivu 17

18 ERILAISET TAVAT TYÖSKENNELLÄ VIRTUAALIPROSESSIT ERI AIKAISUUS Eri paikka Eri aika Sama paikka Eri aika Asynkroninen tiedonjakaminen Sähköposti Asynkroninen yhteistyö Tietopankkiforum Paperit/dokumentit Intra/keskustelu ERI- PAIKKAISUUS Eri paikka - Sama aika Reaaliaikainen yhteistyö ja kommunikaatio Puhelin Facebook Sama paikka Sama aika Reaaliaikainen yhteistyö ja palaute Kasvokkain tapaamiset Palaverit Vapaa aika SAMA- PAIKKAISUUS SAMA- AIKAISUUS ; v.1.0 Humap Oy, sivu 18

19 KOMMUNIKAATIO KANAVAT & TILAT ERI AIKA Erikainen tiedon jakaminen Teksti sähköposti Visuaalinen Eriaikainen yhteistyö SharePoint Tietopankki Visuaalinen Teksti Kinestinen ERI PAIKKA Reaaliaikainen yhteistyö ja kommunikaatio Webkokoukset Puhelin / BT meet me Visuaalinen Teksti Auditiivinen Kinestinen F2F; läsnäolo Visuaalinen Teksti Auditiivinen Kinestinen SAMA PAIKKA Pienet asiat ovat tärkeitä Pienet asiat saavat isot asiat tapahtumaan SAMA AIKA Humap Oy, sivu 19

20 ERI VIESTINTÄ- & YHTEISTYÖVÄLINEET SAMANAIKAISUUS SOSIAALISET SUHTEET LÄSNÄOLON TUNNE KASVOKKAIN TAPAAMISET SAMA AIKA JA PAIKKA VAHVAT VAHVA DOKUMENTIT SAMA AIKA JA PAIKKA KOHTALAISET HEIKKO PUHELIN SAMA AIKA ERI PAIKKA KOHTALAISET KOHTALAINEN SÄHKÖPOSTI ERI AIKA ERI PAIKKA HEIKOT HEIKKO VIDEO- JA WEB- KONFERENSSIT SAMA AIKA ERI PAIKKA MELKO VAHVAT KOHTALAINEN HAJAUTETUN TYÖN RYHMÄ- TYÖKALUT SAMA TAI ERI AIKA ERI PAIKKA KOHTALAISET KOHTALAINEN JA VAHVA soveltaen M. Vartiainen ; v.1.0 Humap Oy, sivu 20

21 TULEVAISUUDEN FOORUMIT- MITEN MEIDÄN TULISI KÄYTTÄÄ AIKAAMME JATKOSSA AKTIIVINEN -? REFLEKTIIVINEN -Kysymystori keruu sähköisesti, käsittely kasvokkain -Etukäteistieto aiheesta jota käsitellään - Pissipylväs -Piipahduspaikka, aamukahvit torilla -Luonto -Draamatyöskentely jonkin teeman ympärillä -Neutraali puolueeton paikka -Liikuntaa -Teatteri tms tilanteen yhteydessä SOSIAALINEN -Teemallinen verkostojen toimintapäivä Humap Oy, sivu 21

22 KOHTAAMISET JATKUMONA Humap Oy, sivu 22

23 IDEAALI RAKENNE PALAVERILLE Tehokas Palaveri max. 1,5h Höyryt ulos, epävirallinen keskustelu, 5-10 min. Tavoite, Agendan rakentaminen, pelisäännöt & roolit; 10 min. Yhdessä työskentely Reflektointi ja arviointi; 5-10 min. Seuraavat stepit, tehtävät, seuraavan kokouksen Teemat, 5-10 min. MENETELMÄ Humap Oy, sivu 23

24 AVAAMINEN MIKÄ RAKENTAA MIELEKKYYTTÄ? 1 ODOTUKSET SUURIN ONNISTUMISEEN VAIKUTTAVA TEKIJÄ Mitä odotuksia meidän on tärkeää tänään kuulla, jotta tämä kokous onnistuisi? (Lyhyt pariporina/lumipallo) 2 3 KONTEKSTI MIHIN VIRITETÄÄN PUITTEIDEN JÄRJESTÄMISELLÄ (Tila, ajankohta,henkilöt, sisällöt, ennakkotieto, puhumisen tapa) Miten järjestämme tilan? Mitä ihmiset kuulevat siitä, mitä sanotaan? Mihin käytämme aikaa tässä? Miten puhumme niin,että olemme arvostavia toisiamme kohtaan? Meillä on nyt 10 minuuttia aikaa, miten käytämme sen? KUULUMISET IHMISEN PERUSTARVE ON TULLA KUULLUKSI Mikä on fiiliksesi? Mitä sinulle kuuluu? Mitä kuuluu työyhteisöllesi? MENETELMIÄ Humap Oy, sivu 24

25 KOKOUKSET JATKUMONA - TYÖKALUJA ENNAKKOVALMISTAUTUMINEN : VAADI SITÄ; MITÄ KOHTI OLETTE MENOSSA Muistakaa toimia niin, että ihmiset ovat valmistautuneet jämäkkänä oloa. TARPEET ERI FOORUMEILLA mm. tiedotus, ajankäytön organisointi, ideointi, työnjako, mielipidekartoitus, kehittäminen TAITO TUNNISTAA Informoitavat (10%) Keskusteltavat (60%) ja Päätöstä vaativat asiat (30%) KIRJATAAN PUHETTA JA ASIAA KOKOUKSEN AIKANA Muistio tai pöytäkirja ei aina ole erillinen prosessi, vaan työkalu ohjata palaveria KOHINASÄÄDIN (6 min.) Mistä on puhuttu paljon Mistä puhuttu vähän? Mistä ei ole puhuttu? Palaverin loppuun, arviointiin MENETELMIÄ Humap Oy, sivu 25

26 DIALOGUE LIFE KYKY TULOKSELLISEEN KESKUSTELUUN DIALOGUE TOOLS Team Performance Inquiry / Advocacy Positivity / Negativity Other / Self High-performance teams Medium performance teams Low-performance teams Example team s performance Tiimin keskustelua mitataan kolmella ulottuvuudella: 1. Kysyminen, toisten ajatuksen tutkiminen Oman asian ajaminen 2. Positiivinen asenne Negatiivinen asenne 3. Puhe suuntautuu ulkopuolelle Puhe suuntautuu sisäpuolelle October 21, 2009 Humap Oy, sivu 26

27 KYKY TULOKSELLISEEN KESKUSTELUUN Mittaus osoittaa mm. tutkivan puheen/kysymysten vaikutuksen luovan puheen syntyyn/ positiivisuuteen. Esimerkistä nähdään kuinka avoimet kysymykset (inquiry) luovat positiivisen kierteen (positivity) Humap Oy, sivu 27

28 LOPPUREFLEKTIO ARVIOI OMAN VERKOSTOSIPUHEEN TUOTTAVUUTTA: Humap Oy, sivu 28

29 ETÄTEHTÄVÄ Havainnoi valmennuspäivää edeltävä viikko kokouksia ja palavereita, joita vedät tai joihin osallistut. Tee havaintopäiväkirja vähintään kolmesta. Palaverin aihe Osallistujamäärä Käytetty aika Oma rooli 1 Kuvaa palaverin kokonaistoimintaa piirtämällä rasti jatkumolla kohtaan, joka kuvaa palaveria parhaiten. Myönteinen henki Kriittinen henki Puhutaan sisäisistä prosesseista Puhutaan ulkopuolisista vaikuttajista Oman asian edistäminen Puhuminen jakautuu tasaisesti Yhteisten asioiden tutkiminen Puhuminen jak. epätasaisesti October 21, 2009 Humap Oy, sivu 29