ONNISTU OHJAUSRYHMÄN KANSSA

Transkriptio

1 ONNISTU OHJAUSRYHMÄN KANSSA Humap 12. lokakuu 2009 Humap Oy, sivu 1

2 TAVOITTEET Yhteiselle kartalla Tätä tavoitellaan 1) jäsentämällä ohjausryhmän tehtävää, roolia ja yhteisiä suuntia. 2) rohkaisemalla projektihenkilöstöä hyödyntämään ohjausryhmiä paremmin. 1) tarjoamalla keinoja osallistaa ja innostaa ohjausryhmän jäseniä projektien toteuttamiseen tavoitteiden toteuttamisen ja kehittämiseen nykyistä paremmin. 12. lokakuu 2009 Humap Oy, sivu 2

3 LÄHESTYMISTAPA Valmennus on luonteeltaan tutkimusmatka työtapoihin, jotka helpottavat sekä kokouksen vetäjää että parantavat kokouksien tehokkuutta. Päivän aikana toimitaan työtavoilla, joita voi suoraan käyttää myös omissa palavereissa. Työskentelyt kytkevät opitun todellisiin käytänteihin, esim. taitoon arvioida kirjallisen kokousagendan käyttöä ja toimivuutta. Kokouksen vetäjä saa tapoja aktivoida osallistujia -> Löydetään useammasta näkökulmasta parhaita ratkaisuja työkaluja asioiden priorisointiin -> Aika käytetään tärkeimpiin asioihin johdonmukaisuutta etukäteis- ja jälkityöskentelyyn -> Sitoutuminen päätöksiin lisääntyy tapoja käydä laadullisesti erilaisia keskusteluja: innovointi, reflektointi, päätöksenteko jne. -> Ajankäyttö tehostuu kehyksen tehokkaalle kokouksille ja vuosisuunnittelulle -> Kokonaisuuden hallinta paranee 12. lokakuu 2009 Humap Oy, sivu

4 OHJELMA 9.00 Ohjausryhmä - projektin johtotähti vai riippakivi Menetelmiä osallstaa ohjausryhmä yhteisten tehtävien kirkastamiseen 9.45 Ohjausryhmien jäsenten motivointi ja kannustaminen tuottavaan yhteistyöhön Menetelmiä ohjausryhmän työn tehostamiseen 10.0 Virkistys- ja rupattelutauko Innostavat palaverikäytänteet - lähde energisempänä kuin tulit Menetelmiä ohjausryhmän osallistamiseen ja aktivointiin Päivän päätös 12. lokakuu 2009 Humap Oy, sivu 4

5 ERIMERKKI KEHITTÄMISEN TULOKULMISTA Tutkiminen -> aito halu ymmärtää, kaiken informaation hyväksyminen ja toisaalta kyseenalaistaminen Puhumisen tapa -> reflektiivinen -> refleksiivinen RYHMÄN TEHTÄVÄ - strateginen ryhmä RYHMÄN TYÖTAVAT JA AJANKÄYTTÖ - fasilitointiryhmä Toiminnan ja kehittymisen periaatteita: - Ei ole yhtä ohjausryhmä ihannetta -> tarkoitus on saada aikaan paras mahdollinen - Muutos on jatkuvaa -> myös ohjausryhmä muuttuu alati MUUTOKSET - johtoryhmä, yksiköt Ohjausryhmän kehittäminen JOHTAMINEN - malliryhmä - Keskeistä on yhteinen ajattelu -> teot ja päätökset seuraavat ORGANISAATIO -KULTTUURI / SUHDE YKSIKÖIHIN JA KOKONAISUUTEEN - verkostosolmu RYHMÄDYNAMIIKKA - reflektioryhmä - Systeemisyys: Ohjausryhmä on projektin kuva -> Projekti on ohjausryhmän kuva - JoRy luo itse itsensä -> kehittämismalli Perustuu tutkimiseen ja vuorovaikutukseen ; v.1.0 Humap Oy, sivu 5

6 4D PERIAATTEET 1 HAVAINNOT: MITÄ HYVÄÄ MEILLÄ ON? 2 UNELMAT: TULEVAISUUDEN TAHTOTILA Minds are like paractures They only function when open. SUUNNITELMA: PRIORISOINTI 4 TOIMIMINEN: MITEN ARVIOIDAAN? Thomas Dewar Humap Oy, sivu 6

7 VIITEKEHYS TYÖKALUIHIN HYVÄ LUOTTAMUS 2 Strateginen työ - analysointi (SWOT) - ideointi (ideariihi) - valinta (tuplatiimi) - projektointi (xx) 4 Kokoustyö - tilannekatsaukset (faktat, kuulumiset) - pinnan alle (kohinasäädin) - kokous verkossa (net) KÄYNNISTYS HOMMAT RULLAA 1 Arvotyö - toisten tunteminen - yhteisen suunnan löytäminen - pienryhmätyötavat - esim. Gallery walk, Open space, metaforayöskentely VÄHÄN LUOTTAMUSTA Interventiotyö - puheeksiottaminen - konfliktien selvittäminen - esim. pysäyttämistyökalut 12. lokakuu 2009 Humap Oy, sivu 7

8 1. ARVOTYÖ: OHJAUSRYHMÄT JA PROJEKTIT - 4 metaforaa Lämpötila + - Poliittinen systeemi -> valtarakenteet ovat tärkeitä -> syntyy erilaisia intressiryhmiä -> kontaktit ja kahdenväliset sopimukset ovat tärkeitä -> onnistuneella muutoksella pitää olla sponsori ja tuki: muutos on peli -> uudet ratkaisut syntyvät neuvottelemalla ja tinkimällä -> ohjausryhmän jäsenet ovat neuvottelijoita Hallittavuus + - Kone (machine) -> ohjaus ja projekti on tarkoin määritelty, roolit ja tehtävät -> jokaisella on yksi vastuualue -> tarkat tavoitteet, mittaaminen -> ohjausryhmä tietää mitä pitää tehdä ja päättää muutoksesta -> johdetaan muutosvastarintaa -> muutos onnistuu jos se on tarkoin suunniteltu ja kontrolloitu -> ohjausryhmä kontrolloi ja tekijät tottelevat Elävä organismi -> projekti ja ohjausryhmä on systeemien verkosto -> kun ympäristö muuttuu, ohjausryhmä mukautuu -> yksilöiden ja tiimien tulee tulla tietoiseksi tilanteesta -> ihmisten tunteet, tarpeet, tavoitteet ja heidän väliset suhteet, sopimukset muovaavat projektia -> ohjausryhmän jäsenet osallistavat haasteeseen ja ihmiset rakentavat ratkaisuja Kaoottisuuden ja sattumanvaraisuuden evoluutio (flux & transformation) -> projekti on jatkuvassa muotoutumisprosessissa -> muutosta ei voi hallita, se ilmaantuu -> jännitteet ja konfliktit ovat energiaa -> luonnollista itseuusiutumista -> ohjausryhmän jäseneyt ovat vuorovaikutuksen mahdollistajia ja erilaisten jännitteiden kohtaaminen synnyttää tarvittavaa uutta 1) Miten näet oma ohjausryhmäsi: Mitä on eniten mitä vähiten? 2) Mitä ohjausryhmätyön tulisi olla? Humap Oy, sivu 8

9 PROJEKTIN HALLINNASTA IHMISTEN JOHTAMISEEN Ihmisten osallistaminen Tavoiteorientoitunut Johtaminen ja motivointi Suunnittelu ja projektin hallinta Fasilitointi Analysointi ja seuranta Mittaaminen Jakaminen ja reflektointi Step by step -prosessi Dialogi IHMISTEN JOHTAMINEN Lineaarinen ja selektiivinen projekti Koulutus Kehittämisryhmät Driverit: tavoitteiden saavuttaminen, muutoksen tapahtuminen ASIOIDEN JOHTAMINEN Aikatauluttaminen ja resurssointi ; v.1.0 Selviytyminen projektin kanssa Systeeminen ajattelu Vuorovaikutusfoorumit Driverit: uuden luominen Projektityöskentely Osallistuminen Itseorganisoituminen Tarvitsemme molempia näkökulmia, mutta ihmisten johtaminen on tullut yhä tärkeämmäksi moderneissa verkostoprojekteissa. Humap Oy, Muutos tapahtuu ajattelussa ja tavassa keskustella Transformaatio Muutoksessa eläminen sivu 9

10 PERIAATTEET 1. Kuka tahansa ryhmään tulee, hän on oikea henkilö ryhmään. 2. Mitä tahansa ryhmässä tapahtuu, se on ainoa asia joka voi tapahtua. Koska tahansa on oikea aika aloittaa työskentely 4. Kun työskentely loppuu se loppuu 5. Jokainen menee siihen työtilaan, joka kutsuu eniten (intohimo ja kiinnostus ohjaavat minua) Kahden jalan laki. 12. lokakuu 2009 Humap Oy, sivu 10

11 ROOLIT keskustelua workshopissa ohjaa se, joka on tuonut teeman nimeämisvaiheessa esille, ohjaaja kokoaa myös tuotoksen workshoppiin voivat osallistua kaikki halukkaat, jokainen on oikea henkilö osallistumaan mehiläiset voivat luoda oman keskustelupiirin workshoppien aikana perhoset voivat liikkua workshopista toiseen, arvaamattomasti jokaisen vastuulla; workshop alkaa tiettyyn aikaan ja päättyy silloin, kun sen päättyy (aikaa ei voi ennakoida) Perhosia Mehiläisiä 12. lokakuu 2009 Humap Oy, sivu 11

12 2: PROJEKTOINTI xx 1. Ideointi, pisteytys pareissa 2. Valitaan tärkeintä ohjausryhmän tehtävää ja roolia. Mitkä kolme konkreettista asiaa tulee tehdä, jotta ohjausryhmä toimii 4. Mitkä kolme mitattavaa asiaa/mittaria toimenpiteelle tulee tehdä, jotta sen kehittymistä voidaan seurata 1 2 konkreettista toimenpidettä konkreettista toimenpidettä konkreettista toimenpidettä konkreettista toimenpidettä konkreettista toimenpidettä konkreettista toimenpidettä mitattavaa asiaa mitattavaa asiaa mitattavaa asiaa mitattavaa asiaa mitattavaa asiaa mitattavaa asiaa konkreettista toimenpidettä konkreettista toimenpidettä konkreettista toimenpidettä mitattavaa asiaa mitattavaa asiaa Humap Oy, mitattavaa asiaa 12. lokakuu 2009 sivu 12

13 . ASENNETYÖKALUT TAVOITTEEN NIMEÄMINEN / KYSYMINEN -Mistä meidän pitää puhua? -Mikä on tämän keskustelun tavoite? AVAIN- KYSMYKSET -Mikä on tärkeää? -Mikä on nyt hyödyllistä? ILMAISE TUNTEITA -Ei syyllistäviä - Huomioita, havaintoja Olen huolestunut... Olen iloinen... huomaan että olet innostunut.. - Minä -viestit TUNTEEN- PURKU -huomaan, että olet vihainen, -mikä sinua eniten harmittaa... FOKUSOI MAHDOLLI- SUUKSIIN -huomaa onnistumiset -näe mitä hyvää on -huomaa hyvä osaaminen ja kehittyminen TUTKIVA ASENNE: -Pyri ymmärtämään tilannetta -Ole avuksi -Etsi yhteinen tavoite -Asetu samalle puolelle KIRJOITTAMINEN: -Tee muistiinpanoja -avainsanoja -avoimesti PYSÄHDYN TODELLA KUUNTELEMAAN Mitä näen? Mitä kuulen? SYVENNÄ Kerro lisää.. Auta kertomaan tarkemmin syyllistämättä HILJAISUUS -Odota -Ajattele -Älä ota omistajuutta? KERÄÄ TOSIASIOITA / EROTA OLETTAMUKSET -Kaikki tosiasiat -Ei tulkintoja -Tarkista omat faktasi PALAUTA / FORMULOI UUDELLEEN - Sanoit että... - kertaan, että varmasti ymmärrän... ETSI UUSI NÄKÖKULMA -Kollega -Tiimi -Asiakas -Johtaja -Naapuritiimi - UTELIAISUUS TUNNEPUHE TAVOITE SANOITTAMINEN MALTTI 12. lokakuu 2009 Humap Oy, sivu 1

14 ARVOSTAVA HAASTATTELU Haastattelija, haastateltava, observoijat HAASTATTELIJA: Kuuntele tarkkaavaisesti Ole haastatellessasi myönteisesti utelias. Kysy avoimia kysymyksiä: Mitä sitten tapahtui? Mitä tarkoitat.? Mitä muuta asiaan liittyy? Kerro lisää HAASTATELTAVA: 1. Kerro jostain ohjausryhmässäsi tapahtuneesta huippuhetkestä, joka innosti, ilahdutti, teki sinut ylpeäksi osaamisestasi. Toivot kokevasi useammin tällaisia tilanteita.. Kerro tuosta hetkestä konkreettisesti, vaihe vaiheelta, runsain yksityiskohdin: - Mitä siinä oli tärkeää? - Mikä tai mitkä asiat saivat tuosta tilanteesta onnistuneen? - Miten yhteistyö muiden kanssa teki onnistumisen mahdolliseksi? - Millaisia taitoja, kykyjä ohjausryhmän jäsenillä oli, että tilanne ol mahdollinen? - Mitä tarina kertoo ohjausryhmästä? ; v.1.0 Humap Oy, sivu 14

15 4. IDEAALI KOKOUS Tehokas kokous max. 1,5 t! Steam out, epämuodollinen lämmittely, 5-10 min Tavoitteet, agendan tarkistus. Pelisääntöjen, roolien ja vastuiden sopiminen, 10 minutes Työskentely Kokouksen tulosten arviointi, 5-10 minutes Sovitut asiat + seuraava kokous, 5-10 minutes ; v.1.0 Humap Oy, sivu 15

16 DIALOGUE LIFE KYKY TULOKSELLISEEN KESKUSTELUUN Team Performance Inquiry / Advocacy Positivity / Negativity Other / Self High-performance teams Medium performance teams Low-performance teams Example team s performance Tiimin keskustelua mitataan kolmella ulottuvuudella 1. Kysyminen, toisten ajatuksen tutkiminen Oman asian ajaminen 2. Positiivinen asenne Negatiivinen asenne. Puhe suuntautuu ulkopuolelle Puhe suuntautuu sisäpuolelle 12. lokakuu 2009 Humap Oy, sivu 16

17 HILJAISET SIGNAALIT OMASSA ORGANISAATIOSSA KOHINASÄÄDIN ASIOIDEN ESILLE OTTAMISEEN PUHUTAAN / PUHUTTU PALJON PUHUTAAN VÄHÄN,OLISI TÄRKEÄÄ PUHUA EI PUHUTA / EI SAA PUHUA Humap Oy, sivu 17

18 Havainnoi valmennuspäivää seuraavan viikon kokouksia ja palavereita, joita vedät tai joihin osallistut. Tee havaintopäiväkirja vähintään kolmesta. Kuvaa palaverin kokonaistoimintaa piirtämällä rasti jatkumolla kohtaan, joka kuvaa palaveria parhaiten. Myönteinen Kriittinen henki henki Puhutaan Puhutaan sisäisistä ulkopuolisista prosesseista vaikuttajista Oman Yhteisten asian asioiden edistäminen tutkiminen Puhuminen jakautuu Puhuminen jak. tasaisesti epätasaisesti 12. lokakuu 2009 Humap Oy, sivu 18