PÖYTÄKIRJA 5/ Toimistotiimi. Käsitellyt asiat. Otsikko Sivu

Transkriptio

1 PÖYTÄKIRJA 5/ Toimistotiimi Käsitellyt asiat Otsikko Sivu 25 Kokouksen sihteerin valinta 3 26 Mobiilivaihde 4 27 Opistojen ja tiimien kuulumiset 5 28 Kpedun vallitseva tilanne tehtäväluokituksen ja tiedonhalllinnansuunnitelmien 7 osalta sekä muut ajankohtaiset asiat se- kä jatkotoimenpiteistä päättäminen 29 Sairauslomatodistusten käsittely 8 30 Toimisto- ja tukipalvelujen kehittäminen 9 31 Markkinointi- ja viestintätavoitteet Tupakkalaki Aloitetoiminta Jouluvalmistelut Muut asiat 14

2 PÖYTÄKIRJA 5/ Toimistotiimi Aika klo 14:00-15:45 Paikka Ypan neuvotteluhuone Läsnä Nylund Eija hallintosihteeri, esittelijä Björkskog Arja taloussihteeri Brandt Anne toimistosihteeri Haapala Marianne markkinointisihteeri Kantola Kaija toimistosihteeri Kauppinen Paula kiinteistösihteeri Niemi Soile taloussihteeri Silvennoinen Sanna toimistosihteeri Takalo Liisa taloussihteeri Poissa Häivälä Terhi taloussihteeri Wiirilinna Jussi tietohallintosihteeri Käsitellyt asiat Allekirjoitukset Eija Nylund puheenjohtaja Anne Brandt sihteeri

3 PÖYTÄKIRJA 5/ Toimistotiimi Kokouksen sihteerin valinta TSTORYHM 25 Ehdotus Toimistotiimin esityslistat ja pöytäkirjat laaditaan Dynasty-ohjel malla si ten, et tä esi tyslistat laaditaan yhteistyössä ja jokaiselle kokoukselle vali taan sihteeri, jonka teh tävänä on pöytäkirjan laadinta Dynastylla. Valitaan kokoukselle sihteeri. Kokouksen sihteeriksi valittiin Anne Brandt.

4 PÖYTÄKIRJA 5/ Toimistotiimi Mobiilivaihde TSTORYHM 26 Koulutusyhtymässä ollaan siirtymässä kokonaisuudessaan matkapuhelintekniikkaan perustuvaan puhelinjärjestelmään. Nykyisistä lankapuhelimista luovutaan ja jokaisella työntekijälle tulee yksi puhelinnumero ja yksi puhelinlaite. Eija Muhonen RegiOnlinelta tulee kertomaan missä tässä asiassa mennään tällä hetkellä. Kuultiin Eija Muhosen selvitys puhelinjärjestelmämuutoksen aikataulusta. Tavoite on, että uuteen järjestelmään siirrytään marraskuun 2010 aikana.

5 PÖYTÄKIRJA 5/ Toimistotiimi Opistojen ja tiimien kuulumiset TSTORYHM 27 Ehdotus Toimistotiimin huhtikuun kokouksessa sovittiin, että joka kokouksessa käsi tel lään va kiopykälänä yksiköiden ja tiimin kuulumiset. Kuullaan yksiköiden ja tiimin jäsenten kuulumiset sekä yhteisten tiimien kuulumiset: Sanna Silvennoinen/kv-tiimi Jussi Wiirilinna/viestintätiimi Eija Nylund/IT-pääkäyttäjätiimi Soile Niemi ja Anne Brandt/opiskelijahallintotiimi Yksiköiden ajankohtaiset asiat: Sote: Talossa eläkkeelle siirtymisiä ja sen myötä henkilömuutoksia. Kipa: Henkilöstölle järjestetty koulutuksia (sähköposti, turvapassi, EA-kurssi), yli 10 rakennushanketta meneillään, kiirettä riittää. Mso: Toivomuksena ypa:n henkilöstön vierailuja ja eri toimintojen esittelyä. Rehtorin sairausloman sijaisuudet hankaloittaneet toimintoja. Hankkeet työllistävät. Kao: 50-vuotis juhlien merkeissä mennyt syyslukukauden alku. Kpko: Opistolla asiat järjestyksessä, paljon opiskelijoita tällä hetkellä. Tilastointipäivä työllisti. Akk: Rakennusurakasta aiheutunut meteliä, pölyä ja pysäköintiongelmia. Koulutuskalenteri teettää töitä ja tupakointikielto aiheuttaa närää. Pietarsaareen avataan uusi toimipiste ja avajaisia vietetään Opso: Paljon uusia sopimuksia, töitä riittää. Regionline: Tiedonohjausjärjestelmä tullut, palvelinongelmia. Primus-päivitys tulossa, moodlessa uusi visuaalinen ilme. Pääjärjestelmä tullaan uusimaan vuonna 2011, tästä ei aiheudu vaikutuksia käyttäjille.

6 PÖYTÄKIRJA 5/ Toimistotiimi Tiimien terveiset: Kv-tiimi/Sanna Silvennoinen Strategia käännetty englanniksi, löytyy intrasta. Japani-verkostoyhteistyö käynnistynyt. Matka-avustuksiin tulossa yhtenäinen linjaus ja käytänteet syksyn aikana. Matkatavaravakuutuksen korvaussummaa on nostettu tuhanteen euroon. Kv-valmennuskurssi on lisätty moodleen. Viestintätiimi/Jussi Wiirilinna Uusi viestintäsuunnittelija Eeva Huotari aloittaa Yh teishakukampan jan suunnittelu on hyvässä vauhdissa. Johtoryhmä tulee hyväksymään yhteisöil meen osittaisen uudistamisen. Mitään suuria muutoksia ei ole lu vassa. Kpe du-lehti, nimi uupuu vielä, juostaan kokoon pikavauhdilla. Keski-Poh janmaan lii ton NYT 2 -hankkeesta saadaan apuja. Vastaava menettely on ollut Medi-leh des sä. Tarkoitus on runtata kasaan myös Kpedun ja alueen lukioiden yh teinen esi te Toisen asteen yhteys -hankkeen merkeissä.

7 PÖYTÄKIRJA 5/ Toimistotiimi Kpedun vallitseva tilanne tehtäväluokituksen ja tiedonhalllinnansuunnitelmien osalta sekä muut ajankohtaiset asiat sekä jatkotoimenpiteistä päättäminen TSTORYHM 28 Jussi Wiirilinna: Käydään läpi vallitseva tilanne Kpedun tehtäväluokituksen ja tiedonhallinnansuunnitelmien osalta. Li säksi ruoditaan muita ajankohtaisia asioita edelliseen liittyen sekä päätetään jatkotoimenpiteistä. Jussi Wiirilinnan sähköpostiterveiset: Tehtäväluokituksen osalta olen työstämässä intran arkistotyöryhmän työtilaan koottuja eri tehtäväluokituksia yhteen. Kiitos niistä kaikille! Tehtäväluokituksen laatiminen on kaiken perusta.li säksi olen päivittä mässä Kpedun arkistotoimen, tiedonhallinnan ja asiakirjahallin non toimintaohjet ta Maaret Botskan antamin ko konaisvaltaisin evästyksin. Tule van kommenttikier roksen jälkeen ko. toimintaoh je lähtee yhtymähallituksen hy väksyttäväksi. Olemme tavanneet Micaelan kans sa kerran THS- ja LaTo-mielessä. Vaikka lähes tyskulma on erilainen, myös yhteisiä nimittäjiä löytyy. Yksi relevantti mahdolli suus on se, että käyn informoimassa La Ton ohjausryhmää tehtäväluoki tuksen, THS:n näkövinkkelistä. KJY:n perinteinen asianhallintaverkoston tapaami nen jär jestetään Helsingissä. Ohjel ma on sinettiä vaille valmis.

8 PÖYTÄKIRJA 5/ Toimistotiimi Sairauslomatodistusten käsittely TSTORYHM 29 Ehdotus Sairauslomatodistusten käsittelyssä näyttäisi olevan eroavaisuuksia yksiköittäin. Palkka-asiamies on ottanut asian esille ja laatinut oheisaineistona jaettavan kartoituspohjan, jota on jo osin käsitelty palkkatiimissä. Yksiköt kuvaavat taulukkoon sairauslomatodistusten käsittelyn nykytilan, jonka pohjalta yhdenmukaistetaan yhtymän käytäntöjä tietosuoja huomioiden. Samalla saadaan tuotettua myös tiedonhallinnan suunnitelma tämän teh tä vän osal ta. Siirretään asian käsittely Heke-tiimille.

9 PÖYTÄKIRJA 5/ Johtoryhmä Toimistotiimi Toimisto- ja tukipalvelujen kehittäminen JRYHM Talouspäällikkö: Yhtymän nykyisen ja tulevan talousarvion tavoitteissa on tuottavuuden ja henkilöstön osaamisen kehittäminen. Tuottavuuden kehittämisen osalta yhtenä toimenpiteenä on tukipalvelujen kehittäminen, johon kuuluvat talousja henkilöstöhallinnon palvelut sekä opiskelijapalvelut, kiinteistöpalvelut ja it-palvelut. Osaamisen kehittämisen kannalta on tärkeää varmistaa sijaistamiset sekä osaamisen kehittäminen, jotta prosessien tehostaminen ja tietojärjestelmien tehokkaampi hyödyntäminen on mahdollista. Toimintojen ja tietojärjestelmien kehittyminen muuttaa työn luonnetta ja vaatii erikoisosaamista. Parhaiten osaamisen ylläpitäminen se kä toimintojen kehittäminen onnistuu keskitetyssä palvelujen tuottamisessa. Yksiköiden osalta kehittämiskohteena taas ovat asiakaspalveluun liittyvät toiminnot. Toimisto- ja tukipalvelujen osalta on suunnitelmallisesti selkeytettävä yhteisten palvelujen ja yksiköiden välistä työnjakoa. Opistojen toimistoissa on oltavat seuraavat palvelut: - opiskelijapalvelut (mm. KELA-asiat, opiskelijakortit yms.) - aikuiskoulutukseen liittyvät koulutusjärjestelyt (asiakaspalve lu, markkinointi yms.) - tahe-palvelut (webtallennus, matkalaskut, tuntilistat, laskutus yms.) - hallintopalvelut (asianhallinta, arkistointi, sisäinen viestintä yms.) Muiden toimintojen osalta on järkevintä kehittää yhteisiä palveluja opistoille sekä selvitettävä myös alueellisesti tuotettujen palvelujen mahdollisuuksia. Suu rin osa pal ve luis ta voi ol la ko ko yh ty män yh tei siä, mut ta osit tain on har kit tava myös teh tä vä alueiden mu kaan jär jes tetty jä pal velu ja. Johtajan ehdotus Talouspäällikkö on kartoittanut yksiköiden tämän hetkisiä rekrytointi- ja kehittämistarpeita toimistopalvelujen osalta ja esittelee raportin tarkemmin kokouksessa. Merkittiin tässä vaiheessa tiedoksi talouspäällikön esittely kokouksessa jaetun liitteen mukaisesti. TSTORYHM 30 Ehdotus Merkitään tiedoksi tavoitteet toimisto- ja tukipalvelujen kehittämiseksi. Merkittiin tiedoksi.

10 PÖYTÄKIRJA 5/ Johtoryhmä Toimistotiimi Markkinointi- ja viestintätavoitteet JRYHM Asiaa on aikaisemmin käsitelty johtoryhmässä ja viestintätiimissä. Esillä on myös ollut yhteisöilmeen ja brändäysten uudistaminen. Johtajan ehdotus Talouspäällikkö esittelee painotukset. www-sivuja uudistetaan parhaillaan. Yhteishakusivusto on tehty ja sitä uudistetaan v varten. Projektisivusto-työkalu on otettu käyttöön, aikuiskoulutuksen koulutuskalenteri otetaan käyttöön Yhteishakua varten multimedia-esitys opojen käyttöön valmistuu marraskuussa Keskustelussa on ollut esillä myös yhteinen esite. Tavoiteaikatauluna pidetään syksyä Yrittäjyysesite on työn alla. Intraa lähdetään uudistamaan laatu- ja toimintajärjestelmä huomioiden. Kpedu-asiakaslehteä ryhdytään laatimaan NYT-hankkeen kautta teemalla "Mitä ammatillinen koulutus on tänä päivänä ja tällä alueella". Keskusteltiin aiheista ja sovittiin, että viestintätiimi käsittelee asiaa seuraavassa kokouksessaan. Keskusteltiin markkinoinnin linjauksista vuonna Yhteisöilmeen kirkas ta mi sesta sovittiin ja päätettiin käsitellä yksityiskohtaisesti seuraavassa ko kouk sessa. TSTORYHM 31 Merkitään tiedoksi. Käsitellään yhteisöilmeen uudistaminen uudelleen sen jälkeen, kun johtoryhmä on sen hyväksynyt. Merkittiin tiedoksi.

11 PÖYTÄKIRJA 5/ Toimistotiimi Tupakkalaki TSTORYHM 32 Johtoryhmä käsitteli uudistunutta tupakkalakia kokouksessaan ja päätti noudattaa lain velvoitteita ja kieltää tupakointi alkaen kaikissa koulutusyhtymän omistamien kiinteistöjen sisätilossa ja kiinteistöjen ulkoalueilla. Tupakkalain velvoitteet tarkistetaan koulutusyhtymän järjestyssääntöihin, jotkä käsitellään hallituksen kokouksessa Ehdotus Merkitään tiedoksi. Merkittiin tiedoksi.

12 PÖYTÄKIRJA 5/ Toimistotiimi Aloitetoiminta TSTORYHM 33 Ehdotus Henkilöstön uudeksi vaikuttamiskeinoksi on luotu toimintamalli henkilöstön aloitetoiminnasta. Henkilöstöllä on ollut mahdollisuus keväästä saakka tehdä aloitteita intran etusivulla olevan sähköisen lomakkeen kautta. Saapuneet aloitteet on vä li tet ty tie doksi niil le ta hoille, jo ta aloi te kos kee. Aloi tetoimikunnan en sim mäi nen ko kous on pidetty syyskuussa ja siellä on käyty lä pi saa pu neet aloit teet ja mi ten niihin on reagoitu. Aloitetoimikuntaan kuuluvat Liisa Sadeharju, Mikko Heikkilä, Elina Seppä-Jokela, Dieter Heiermann, Leila Keski-Oja ja Pirjo Ström. Merkitään tiedoksi. Merkittiin tiedoksi.

13 PÖYTÄKIRJA 5/ Toimistotiimi Jouluvalmistelut TSTORYHM 34 Pikkujoulut: ei yhteisiä Kpedu-pikkujouluja vaan järjestetään yksiköittäin Joulutervehdykset: lähetetään joulukortit Henkilöstön ja luottamushenkilöiden joululahjat: tilattu, henkilömäärät ilmoitetaan Sanna Silvennoiselle. Luottamushenkilöillallinen

14 PÖYTÄKIRJA 5/ Toimistotiimi Muut asiat TSTORYHM 35 Yrityspäätteen uudet ominaisuudet - Soneran tiedote oheisaineistona Tiedonohjausjärjestelmän koulutus klo alkaen suurluokassa - Documentan esite oheisaineistona Hotellien virkamieshinnat - virkamieshinnat ovat voimassa myös Restel Hotel Groupin hotelleissa Dynasty - pöytäkirjojen laadinnan periaatteiden tarkistus Toimistotiimin seuraava kokous päätettiin pitää Kannuksessa