PÖYTÄKIRJA 3/ Toimistotiimi. Käsitellyt asiat. Otsikko Sivu

Transkriptio

1 PÖYTÄKIRJA 3/ Toimistotiimi Käsitellyt asiat Otsikko Sivu 17 Kokouksen sihteerin valinta 3 18 Opistojen ja yksiköiden kuulumiset 4 19 VR:n matkustajaliikenteen toimintamallin uudistus 5 20 Henkilöstöpalvelujen tehtävienkulun kuvaukset 6 21 Tehtävien auki kirjoittaminen 7 22 Muut asiat 8 23 Seuraava kokous 9

2 PÖYTÄKIRJA 3/ Toimistotiimi Aika klo 11:00 Paikka Hästöskatan Läsnä Nylund Eija puheenjohtaja Björkskog Arja Brandt Anne Haapala Marianne Kauppinen Paula Muhonen Eija Niemi Soile Pirkola Liisa vara Kallioinen Minna Poissa Kantola Kaija Penttinen Jukka Takalo Liisa Kekkonen-Orava Eira vara Käsitellyt asiat Allekirjoitukset Eija Nylund puheenjohtaja Anne Brandt sihteeri

3 PÖYTÄKIRJA 3/ Toimistotiimi Kokouksen sihteerin valinta TSTORYHM 17 Toimistotiimin esityslistat ja pöytäkirjat laaditaan Dynasty-ohjel malla si ten, et tä esi tyslistat laaditaan yhteistyössä ja jokaiselle kokoukselle vali taan sihteeri, jonka teh tävänä on pöytäkirjan laadinta Dynastylla. Kokouksen sihteeriksi valittiin Anne Brandt.

4 PÖYTÄKIRJA 3/ Toimistotiimi Opistojen ja yksiköiden kuulumiset TSTORYHM 18 Kuullaan opistojen ja yksiköiden kuulumiset. Kuultiin opistojen ja yksiköiden kuulumiset ja merkittiin tietoksi seuraavaa: - Kulttuuriopistolla aloittaa uusi rehtori Opistolla kesäaikanakin toimintaa, mm. musiikkileiri parastaikaa menossa. - Kiinteistöpalvelut: tiivis rakentamistahti jatkuu, Rondo siirtynyt Minna Pollarin vastuulle, kipa muuttaa ilmeisesti lokakuussa toisiin tiloihin, kesätyöntekijät aloittaneet työnsä. - Sotella luokkia remontoidaan, 2 opettajaa jäämässä eläkkeelle ja rehtori irtisanoutunut vuoden 2012 alusta. AMK sote siirtynee 2013 kampusalueelle. - ammattiopistolla tulee alkavan saneerauksen johdosta henkilöstöä siirtymään tilapäistiloihin syksyn 2011 aikana. 5 opettajaa jäämässä eläkkeelle, uusia opettajia tulossa syyslukukauden alkaessa. - aikuisopistolta on viestintäpuoli siirtynyt Osuvan remontin alta Talonpojankadulle. Hukari jäämässä eläkkeelle ja Kaisa Kuutsa äitiyslomalle viestintäpuolelta. - Regionline: puhelinvaihde siirtynyt Soneralle. Mahdollisista ongelmista ilmoitettava Eija Muhoselle välittömästi. Osoitteeseen vaihde@kpedu.fi tulee tehdä ilmoitukset muutoksista, lomista ja uusista henkilöistä. Puhelimeen tulee äänittää vastaajaviesti. - Ypa: yhtymäsuunnitelman laatiminen on aloitettu johtoryhmässä. 3 henkilöä vakinaistettu alkaen (Minna Kallioinen, Eeva Huotari ja Minna Pollari). Viestintään tulee vahvistusta resursseihin, kun Riikka palaa vanhempainvapaalta elokuussa. - Opsossa tehty valinta uudesta koulutussuunnittelijasta, joka aloittaa työt syyskuun alussa. Uusia sopimuksia solmittu paljon eli töitä riittää. - Minna: TOJ-ehdotus mennyt eteenpäin johtoryhmälle ja yksiköille kommentoitavaksi. Osavuosikatsauksen yhteydessä käsitellään myös riskienhallintaa. Minna lomailee heinäkuussa. Yleistä: Kpedu:n syyskauden avajaiset vietetään Muutoinkin kannattaa seurata Intrassa olevaa kokous- ja tapahtumakalenteria.

5 PÖYTÄKIRJA 3/ Toimistotiimi VR:n matkustajaliikenteen toimintamallin uudistus TSTORYHM 19 Ehdotus VR:n matkustajaliikenteen palvelut, toimintamallit ja myyntijärjestelmä muuttuvat syyskuussa. Toimintamallin mukainen sopimusluonnos on toimitettu yhtymälle liitteineen. Sopimusluonnos on johtajalla ja talouspäälliköllä tarkastettavana. Sopimuksen liitteeksi tulee laaatia yhteyshenkilöluettelo, asiakastietolomakkeet yhtymätasolla sekä yksikkötasolla. Todetaan sopimusluonnos ja tarkistetaan yhteyshenkilöluonnos. Opistot ja yksiköt palauttavat asiakastietolomakkeet hallintosihteerille mennessä. Läpikäytiin sopimusluonnos ja tarkistettiin yhteyshenkilöt. Seurataan VR:ltä tulevaa lisäohjeistusta.

6 PÖYTÄKIRJA 3/ Toimistotiimi Toimistotiimi Henkilöstöpalvelujen tehtävienkulun kuvaukset TSTORYHM Ehdotus Toimistotiimin edellisen kokouksen, , linjauksen mukaisesti tietohal lintosihteeri käy lä pi tiet tyjä henkilöstöpalvelujen, palkkatoimiston tehtävä alu ee seen liit tyviä teh tä vien kulunkuvauksia Jatketaan tehtävänkulun kuvauksia, Jussi Wiirilinna käy henkilöstöpalvelujen ja palkkatoimiston tehtäväalueet läpi ypan henkilöstöpalvelu- ja palkkatoimiston henkilökunnan kanssa ja tekee sitten prosessit valmiiksi. Seuraavassa toimistotiimin kokouksessa käsitellään prosessit opistojen ja yksiköiden näkökulmasta. TSTORYHM 20 Käydään läpi suunnittelija Minna Kallioisen johdolla seuraavat henkilöstöpal ve lu jen teh tävät: työsopimusten ja määräyskirjojen käsittely, sairauspoissa olot sekä kertaluontoiset palkat ja palkkiot. Ko. asiakokonaisuus oli agendalla edelli sessä kokouksessa. Tietohallintosihteeri Jussi Wiirilinna on valmistellut lomakkeen yhteistyössä palkkatoimiston kanssa. Siirretään asian käsittely seuraavaan kokoukseen.

7 PÖYTÄKIRJA 3/ Toimistotiimi Tehtävien auki kirjoittaminen TSTORYHM 21 Toimistotiimin kehittämispäivän varsinaisena teemana on koko organisaation läpileikkaavien tehtävien auki kirjoittaminen ja työskentelyn kautta yhdessä oppiminen sekä harjaantuminen tiedonhallintasuunnitelmien laatimiseen. Seuraavat henkilöstöpalveluihin kuuluvat tehtävät on valittu auki kirjoitettaviksi: 01 HENKILÖSTÖPALVELUT Matkustus Matkasuunnitelman laatiminen, hyväksyminen ja päätöksen kirjaaminen Matkalaskun tekeminen Henkilöstön palkitseminen Henkilöstön huomioiminen (merkkipäivät ja muut huomionosoitukset) Virkistys- ja harrastustoiminta TYKY-setelien hallinnointi Kokouksessa jaetaan tehtäviin liittyviä yhtymän ohjeistuksia. Ehdotus Toimistotiimi kirjoittaa edellä mainitut tehtävät Minna Kallioisen johdolla. Läpikäytiin ja auki kirjoitettiin yhtymän matkustussääntö. Muilta osin jatketaan asioiden käsittelyä seuraavissa kokouksissa.

8 PÖYTÄKIRJA 3/ Toimistotiimi Muut asiat TSTORYHM 22 VR:n tiedote Osta junaliput verkkokaupasta 30 vuorokautta ennen lähtöä ja säästä 30 %. Merkittiin tiedoksi. Merkittiin tiedoksi myös FinnComin kesäkampanja.

9 PÖYTÄKIRJA 3/ Toimistotiimi Seuraava kokous TSTORYHM 23 Sovitaan seuraavan kokouksen ajankohta. Seuraava kokous päätettiin pitää Keski-Pohjanmaan kulttuuriopistolla klo alkaen.