Toimijat. Puhu johdolle 0.3 -hanke MERCURIA sinulle sopiva. Päärahoittajana Opetushallitus. Ami-säätiö, Amiedu

Transkriptio

1 Puhu johdolle 0.3 -hanke Päärahoittajana Opetushallitus Business College Helsinki MERCURIA Kauppiaitten Kauppaoppilaitos Oy Ami-säätiö, Amiedu Toimijat Helsingin kaupunki, Stadin ammatti- ja aikuisopisto Vantaan ammattiopisto Varia

2 Hankkeen tavoite Mittava toimintakulttuurin uudistus osaamisperusteisuuden ja asiakaslähtöisyyden vahvistamiseksi Kehitetään pedagogista johtamista, verkostojohtamista ja tulevaisuusjohtamista

3 Opiskelijatyövuodet & opiskelijamäärä Pedagogisen johtamisen kehittäminen MERCURIAssa Tiedonhallintamalli tukee pedagogista johtamista Tiedonhallintamalli tuottaa opiskelijaprosessin kannalta relevanttia päivittäistä tietoa johdon käyttöön Läsnä- ja poissaolot HOKSin päivittämiseen liittyvät merkinnät Suoritukset Keskeyttämiset Tutkinnon kesto

4 Toiminnanohjauksen työkalu Suunnittelu ja tiedon kartoitus (kevät 2019) Mitä tietoa kerätään? Miksi & ketä varten tieto kerätään? Mistä tieto kerätään? Miten tieto varmistetaan? Miten tieto raportoidaan? Miten analysoitu tieto jakautuu toiminnan kehittämiseksi? Rakentaminen (kesä 2019) Tiedon kerääminen ja käsittely Alustat automaattisille tiedon käsittelylle Ohjeistus ja prosessit tiedon tuottajille Tiedon raportointi ja varmennus, aloittaen tärkeimmiksi valituista tiedoista (syksy 2019) Ensimmäinen raporttiversio henkilöstön käytettävissä Opiskelijavuodet Opiskelijamäärä Valmistumiset Tieto näkyväksi Kehittäminen & korjaukset Versio 2 (kevät 2020) Lisää tietoja & raportin jatkokehitys Tutkinnon kesto Keskeyttämiset Suoritetut tutkinnon osat Ryhmänohjaajille kohdennettu näkymä Tiedon automaattinen tarkastus Kosken/Vipusen yhteenvetoa vasten (jos mahdollista) Versio 3 (2020 ) Käyttötarkoituksen mukaan kohdennetut raportit Lisää tietoja Talous (Emce365) Henkilöstö Automaattiset ilmoitukset vastuuhenkilöille Tämänhetkinen vaihe

5 Perustelut seurattavaksi tiedoiksi ja keinot niiden hyödyntämiseen TIETO Tarkka tieto? Miksi tietoa kerätään? Mistä Ketä varten tietoa tietoa kerätään? kerätään? Kuka tiedon tuottaa ja kuka ylläpitää? Mihin tieto kerätään (järjestelmät)? Miten varmistetaan tiedon Miten tieto Kenen ajantasaisuus? raportoidaan? käytettävissä? Miten tietoa analysoidaan? Miten analysoitu tieto jalkautuu toiminnan kehittämiseksi? Opiskelijamäärä Opiskelijatrekisteristä opiskelijatyyppi: Läsnä Tilastollinen uteliaisuus. Lisenssit Sisäänoton päättäjät Primus Hakutsto, helppi Hoks-ohjaaja Primus, DW Selkeä prosessi, PowerBi (luku), Säännölliset 28vrk+1v siirrot muutos Koko talo Opiskelijavuodet Suoritetut pt:t, at:t, eat:t Läsnäolotaulukko Rahoitus päivittäinen läsnäolo%summa Valmistuneet lkm/kalenteriv. (tutkinnoittain) Rahoitus JR Koulutuspäälliköt JR Koulutuspäälliköt Primus Hoks-ohjaaja Primus, DW Selkeäprosessi, Säännölliset siirrot Primus Helppi Primus, DW Selkeä prosessi, Säännölliset siirrot PowerBi (graafi)i+luku (kuluva vuosi+ennuste) PowerBi (graafi)i+luku (kuluva vuosi+ennuste) Koko talo JR + koulutuspäälliköt 1krt/kk Koko talo JR + koulutuspäälliköt 1krt/kk Toimintasuunnitelma, Päätös aloittavista ryhmistä (mikä, koko) Toimintasuunnitelma, Päätös aloittavista ryhmistä (mikä, koko) Tutkinnon kesto Valmistumispvä- Aloituspvä (tutkinnoittain) Ennustettavuus JR Primus Koulutuspäälliköt Hoks-ohjaajat Helppi (Hoksohjaaja) Primus, DW Selkeä prosessi, Luku Koko talo JR + Toimintasuunnitelma Säännölliset koulutuspäälliköt, Arvio aloittavien siirrot 1krt/kk ryhmien kestosta Tutkinnon tuottama Läsnäolotaulujen Strategian opiskelijavuosimäärä kokonaissumma painotukset ka. JR Primus Helppi, Hoksohjaajat Primus, DW Selkeä prosessi, Luku Koko talo JR + Toimintasuunnitelma Säännölliset koulutuspäälliköt siirrot 1krt/kk Keskeyttäminen Opiskelijatyyppi Ennustettavuus, Keskeyttäneet/v. Rahoitus JR Koulutuspäälliköt Hoks-ohjaajat Primus Helppi, Hoksohjaajat Primus, DW Selkeä prosessi, Säännölliset siirrot PowerBi (luku), opintojen kesto ennen keskeyttämistä Koko talo JR + Opiskelijaohjaus, koulutuspäälliköt Hoks 1krt/kk Viimeinen HOKSmerkintä Hoks-taulukon viimeinen merkintä Ohjauksen toteutumisen seuranta, Laatu Hoks-ohjaajat, Koulutuspäälliköt Primus Hoks-ohjaajat Primus, DW Selkeä prosessi, PowerBi Säännölliset siirrot (luku=ka. tämä pvm - viimeisin muokkaus) Koulutuspäälliköt, Hoks-ohjaajat Koulutuspäälliköt Opiskelijaohjaus, 1krt/kk Hoks Mukana versio 1:ssä

6 Primus/Wilma SQL palvelin PowerBI Teams Käyttäjä syöttää tietoa PrimusQuery (csv, sql tai xml) SQL Paikallinen tietoyhdyskäytävä Käyttäjä käyttää tietoa Ajantasainen tieto haetaan Primuksesta ja viedään SQL palvelimelle. Tiedonsiirtomuoto riippuu seuraavasta käsittelyvaiheesta. Osa tiedoista käsitellään siirron yhteydessä ja SQL tauluun haetaan valmiiksi mm. opiskelijan viimeisin näyttö. Tiedon kirjaaminen Wilmaan sovitusti tärkeää PowerBI hakee tiedot SQL palvelimelta ja yhdistelee ja käsittelee tiedot sekä laskee valittujen mittarien arvot. päivittyy 2 kertaa vuorokaudessa. PowerBI:llä muodostettu raportti näkyy Teams:ssä henkilökunnalle. Siirrettäviä tietoja voidaan lisätä siirtoihin myöhemmin.

7 PowerBI tietojen yhteydet (versio 1)

8

9 Kuvaaja havainnollistaa läsnäolokausien merkitystä opiskelijavuosien kertymään

10 Kokonaisopiskelijavuosimäärä on ennuste, joka huomioi myös Primukseen tulevaisuudessa aloittavaksi merkityt ryhmät. Myös muut halutut numeeriset mittariarvot näytetään täällä.

11 Kuluvaa vuotta tai valittua ajanjaksoa voi verrata visuaalisesti vuoden takaiseen.

12 Suodattimia valitsemalla kaikki kuvaajat päivittyvät näyttämään valittuja tutkintoja tai tutkintotyyppejä.

13

14 Varsinaista opiskelijamäärää tarvitaan mm. tilastointiin ja ohjelmistolisensseihin.

15 Kirjoilla olevien opiskelijoiden määrä voi muuttua päivittäin. Opiskelijoiden määrän keskiarvo sekä vuoden aikana oppilaitoksessa olleiden uniikkien opiskelijoiden määrä voi olla tarpeen.

16 Eri tyyppiset opiskelijat tuottavat opiskelijavuosia erilaisilla suhteilla.

17

18 Vuoden aikana valmistuneiden määrää voi graafisesti verrata edellisen vuoden samaan ajankohtaan sekä opiskelijoiden HOKS:iin merkittyyn arvioituun valmistumispäivään.

19 Ideaalitilanteessa valmistuneiden ja uusien aloittaneiden lukumäärät olisivat mahdollisimman lähellä toisiaan. Sisäänoton tarvetta voi arvioida myös valmistumisista määristä.

20 Primus/Wilma SQL palvelin PowerBI Teams SQL Versio 2 (kevät 2020) Koski / Vipunen Lisää tietoja Tutkinnon kesto Keskeyttämiset Suoritetut tutkinnon osat Raportin jatkokehitys Ryhmänohjaajille kohdennettu näkymä Poiminta tiedoista, jotka mahdollisesti syötetty Wilmaan väärin tai puutteellisesti. Tiedon automaattinen tarkastus Kosken/Vipusen yhteenvetoa vasten (jos mahdollista ja jos katsotaan tarpeelliseksi) Opiskelijapalautteiden tulokset (vipunen.fi)

21 Muut ohjaustyökalut Automaattiset ilmoitukset Primus/Wilma SQL palvelin PowerBI Teams SQL Versio 3 Koski / Vipunen Talous Muut jaetut tiedostot (2020 ) Käyttötarkoituksen mukaan kohdennetut raportit Tiedon käyttö määrää raporttia ja siirrettyjä tietoja Järjestelmää ei oteta mukaan tiedonsiirtoon, jos sen tuottamaa raporttia ei hyödynnetä Lisää tietoja Opiskelijapalaute Talous (Emce): Talous/kate, Investoinnit, Rahoituksen riittävyys Henkilöstö: Koulutuspäivät, NPS indeksi, Henkilöstön määrä, Kokonaistyöajan seuranta Automaattiset ilmoitukset vastuuhenkilöille

22 Testaus + Tarkastus Käyttö Tarve + Palaute Toteutus Kehittäminen Käyttöönotto Johtoryhmä hyödyntää työkalua seuraamalla toteutumia ja tekee niiden pohjalta toimenpiteitä Työkalun kehitys jatkuvaa. Kehityksen myötä käyttöönotto uusille käyttäjäryhmille Palvelee myös koko henkilöstön yleistä tietoutta talon täyttöasteesta ja ennusteista.