Työyhteisön vapaaehtoisohjelman rakentaminen

Transkriptio

1 Tarvitaanko ammattitaitoista välittäjää? Välittäjä auttaa rakentamaan onnistuneita työyhteisöjen vapaaehtoisohjelmia ja helpottaa sopivien työyhteisöjen ja vapaaehtoisorganisaatioiden kohtaamista! Kumpulantie 1 A, 6. kerros, Helsinki Lisätietoja: Suunnittelija Jatta Vikström jatta.vikstrom(at)kansalaisareena.fi p Työyhteisön vapaaehtoisohjelman rakentaminen Prosessioppaat vapaaehtoisyhteisöille ja vapaaehtoistoimintaan osallistuville työyhteisöille Miksi työyhteisö tarvitsee kirjallisen ohjelman vapaaehtoistoimintaansa? Määrittelee vapaaehtoistoiminnan merkityksen organisaatiolle Selkeyttää ja ohjeistaa käytännön yhteistyötä ja toimintaa Toimii työyhteisössä markkinoinnin ja tiedottamisen välineenä Miksi vapaaehtoisyhteisö tarvitsee kirjallisen ohjelman työyhteisöjen vapaaehtoistoimintaansa? Määrittelee työyhteisöjen vapaaehtoistoiminnan merkityksen vapaaehtoisyhteisölle Selkeyttää ja ohjeistaa käytännön yhteistyötä ja toimintaa Toimii yhteisössä markkinoinnin ja tiedottamisen välineenä Välittäjällä on hyvä paikallistuntemus ja verkosto-osaaminen sektorirajat ylittävät yhteistyösuhteet ja -taidot halu ja ammattitaito vapaaehtoistoiminnan kehittämiseen kumppanuusosaaminen luovia ja joustavia työskentelytapoja ja käyttökelpoisia työkaluja: o kokemusta ja kuvauksia muista ohjelmista o Hyviä Käytäntöjä o projektinhallinnan työkaluja o tiedotus- ja motivointimateriaalia ajantasainen verkoston toimijoiden ja toiminnan tuntemus kyky ennakoida tulevia suuntauksia neuvottelutaito ideoiden yhteensovittamisessa Välittäjä tunnistaa ja auttaa yhdistämään eri osapuolten tarpeet, odotukset ja mahdollisuudet tekee ehdotuksia ja kerää ideoita sopii konsultointitason ja tukee projektinhallinnassa aktivoi ja huolehtii aikatauluista auttaa ongelmatilanteissa Sekä sovitulla tavalla ja sovitussa määrin huolehtii vapaaehtoisohjelman hallinnasta ja läpiviemisestä järjestää tarvittavat yhteistyötapaamiset tekee työpaikkakäyntejä suorittaa riskiarviointeja ja valmistelee riskienhallintasuunnitelmat tekee terveys- ja turvallisuustarkastuksia ja valmistelee tarvittavat turvallisuussuunnitelmat kouluttaa, valmentaa ja ohjaa huolehtii tiedottamisesta ja julkisuudesta sekä tiedotusmateriaaleista huolehtii seurannasta ja arvioinnista huolehtii tunnustus- ja kiitosprosesseista

2 Työyhteisön vapaaehtoisohjelman rakentaminen - Prosessiopas vapaaehtoisyhteisöille 1. Suunnittelu ja valmistautuminen Selviättekö ohjelman rakentamisesta itse vai tarvitsetteko ulkopuolisen välittäjän apua? Voisiko ohjelman rakentamisessa tehdä yhteistyötä muiden vapaaehtoisyhteisöjen kanssa? Millä työnantajilla voisi jo olla kokemusta ja historiaa vapaaehtoisohjelmissa? Mitkä yritykset saattaisivat olla kiinnostuneita juuri siitä, mitä teillä on tarjolla? Millä työyhteisöllä saattaisi olla taitoja, joille teillä olisi käyttöä? Missä työyhteisössä on tehty viimeaikoina sellaisia muutoksia/kehittämistä, joiden vuoksi he saattaisivat olla kiinnostuneita rakentamaan kontakteja vapaaehtoisyhteisöihin? Onko teillä jo olemassa olevia kontakteja työyhteisöihin? 2. Tarpeiden ja päämäärien määritteleminen Miksi vapaaehtoisyhteisöllenne rakennetaan työyhteisöjen vapaaehtoisohjelma? o Onko tavoitteenanne saada uusia vapaaehtoisia? o Onko tavoitteenanne saada uusia vapaaehtoisia, joilla on eritystä osaamista ja/tai taitoja? o Onko tavoitteenanne saada vakituisia työyhteisövapaaehtoisia? o Onko tavoitteenanne löytää työyhteisöjen vapaaehtoisohjelmien kautta toimivia ja kustannustehokkaita uusia ratkaisuja yhteiskunnallisiin ongelmiin? o Onko tavoitteenanne saada uusia tuoreita näkökulmia yhteisönne toimintaan? o Onko tavoitteenanne vapaaehtoistoimintanne näkyvyyden kasvattaminen? Mitä lisäarvoa/hyötyä tavoittelette ohjelman kautta? Mitkä ovat työyhteisölle suunnatun vapaaehtoisohjelmanne päämäärät? Mitä sillä halutaan saavuttaa? Kattavatko nykyiset sääntönne, periaatteenne ja käytäntönne myös työyhteisön vapaaehtoisohjelman vai tulisiko niitä täydentää/muuttaa? Onko työyhteisöjen vapaaehtoisohjelmille koko yhteisönne tuki? o Palkalliset työntekijät? o Luottamushenkilöjohto? o Vapaaehtoiset? Millaisia tehtäviä teillä on tarjolla? Mitä työtä haluaisitte työyhteisöjen vapaaehtoisten tekevän? Mitä taitoja tehtävissänne tarvitaan, miten paljon aikaa tarvitaan, missä tehtävät suoritetaan? Kuinka monta työyhteisövapaaehtoista voitte työllistää? Millaiseen ohjelmayhteistyöhön pyritte: o Kertaluonteinen vai pitkäaikainen? o Säännöllisesti toistuva? o Kolmannelle osapuolelle tehtävä/omassa yhteisössänne tehtävä esim. asiantuntijavaihto? Ohjelmamalleja on useita, esim: o Vuoden vapaaehtoisohjelma: Sitoudutaan tiettyyn toimintaan ja organisaatioon sovituksi ajaksi. o Vapaaehtoisuus työajalla kertaluontoisesti (1pv) tai säännöllisesti (1pv/kk) o Mentorointi o Johtokuntatyö o Kehityksellinen toimeksianto (esim. koulutuksellinen, tiimiytys) o Komennus (esim kk, mm. eläkkeelle siirtymisen tai rakenteellisten muutosten yhteydessä) 3. Kumppanuuden muodostaminen Miten löydätte sopivat partnerit? Tarvitsetteko lisää tietoa ja/tai ulkopuolisen asiantuntijavälittäjän apua kumppanuuden muodostamiseen? Oletteko selvittäneet alueellanne toimivia ja/tai toiminnastanne mahdollisesti kiinnostuneita työyhteisöjä? o Yritykset? o Julkinen sektori? o III-sektorin työyhteisöt? Oletteko olleet yhteydessä jo tuntemiinne työyhteisöihin? Mitkä ovat ohjelmasta saatavat hyödyt ja intressit? Mitä lisäarvoa ohjelma tuottaa kullekin osapuolelle? 4. Resurssien kohdentaminen Oletteko tietoisia kaikista niistä taloudellisista vaikutuksista (kustannuksista, tuloista), joita työyhteisöjen vapaaehtoisohjelmalla on budjettiinne? Onko ohjelman budjetti määritelty? Riittävätkö henkilö- ja materiaaliresurssinne ohjelman toteuttamiseen?

3 Kuka yhteisössänne on vastuussa työyhteisöille suunnatuista vapaaehtoisohjelmista kokonaisuutena? Jos yhteistyötyöyhteisöjä on useita, nimetäänkö kullekin oma vastuuhenkilö? Oletteko organisoineet riittävästi henkilöitä, joilla on mahdollisuus kouluttaa ja ohjata vapaaehtoisia? Oletteko neuvotelleet työyhteisöjen kanssa kustannusten jakamisesta/kattamisesta? Oletteko arvioineet ohjelmasta organisaatiollenne syntyviä materiaalisia ja inhimillisiä etuja ja haittoja? 5. Oikeat työt oikeille vapaaehtoisille Miten teette yhteisöstänne houkuttelevan ja tarjonnasta monipuolisen? Tiedättekö, millaiset vapaaehtoistehtävät kiinnostavat työyhteisöjä, mm. o Ensikertalaisille mahdollisuus kokeilla vapaaehtoisuutta? o Monipuolinen toimintojen mahdollisuus, joita on mahdollista tehdä eri aikoina? o Perheille sopivia vapaaehtoismuotoja? o Ryhmille sopivia vapaaehtoismuotoja? Räätälöittekö tehtäviä yksittäisille vapaaehtoisille sopiviksi? Miten? Tarjoatteko luovia ja haasteellisia tehtäviä, joissa vapaaehtoiset voivat käyttää osaamistaan? 6. Työskentelyolosuhteet Sopivatko työajat ja työtunnit työyhteisövapaaehtoisille? Onko työaika sovitettavissa esim. työpäivän jälkeen tai lounasaikaan tapahtuvaksi? Mikäli työ on työnantajan kanssa sovittu tehtäväksi työajalla, miten olette varautuneet poikkeustilainteisiin, joissa vapaaehtoistyö estyy viime hetkellä? Ovatko tarjoamanne työtehtävät selkeitä kokonaisuuksia? Ovatko työnkuvaukset selkeitä? Miten kerrotte vapaaehtoisille selkeästi, mitä heiltä edellytetään ja kuinka paljon aikaa tarvitaan? Sisältääkö työpaikkailmoituksenne kaiken tarvittavan tiedon, mitä mahdollinen tuleva vapaaehtoinen tarvitsee? Miten otatte vapaaehtoiset vastaan, toivotatte tervetulleiksi ja esittelette muille? Miten kerrotte vapaaehtoisille työhön liittyvistä olosuhteista: mm. hätätilanteista, erimielisyyksien ratkaisemisesta, vessojen sijainnista, tauoista sekä työskentelyn aloitus- ja lopetusajoista? Täytyykö työskentelyalueita, materiaaleja tai työvälineitä järjestellä jotenkin? Miten? Ovatko kaikki tarvittavat välineet saatavilla ja tarvitaanko niiden käyttöön esim. turvallisuusopastusta? Syntyykö ohjelmasta matkakustannuksia ja onko kulukorvauskäytännöistä sovittu? 7. Terveys, turvallisuus ja vakuutukset Oletteko tietoisia terveyteen ja turvallisuuteen liittyvistä säädöksistä ja miten ne on huomioitu vapaaehtoisohjelmissa? Onko riskien kartoitus tehty ja mihin toimenpiteisiin on ryhdytty riskien minimoimiseksi? Tarvitsevatko vapaaehtoiset suojavaatteita tai välineitä ja miten ne hoidetaan? Miten valvonta on järjestetty? Miten tapaturmat ilmoitetaan? Kattaako vakuutusturvanne myös työyhteisöjen vapaaehtoiset? Oletteko tarkistaneet työyhteisön omien vakuutusten kattavuuden? 8. Koulutus Oletteko varmistaneet, että kaikki vapaaehtoiset perehdytetään ja koulutetaan sopivalla tavalla kaikkiin tarvittaviin tehtäviin, kuten myös raportointiin, hätätilanteisiin sekä tarkkaavaisuuteen mahdollisten väärinkäytösten osalta? Kuka on vastuussa perehdytyksestä ja koulutuksesta? Kuinka perehdytys ja koulutus toteutetaan? Milloin? Missä? Mitä siihen sisältyy? Materiaalit? Kuinka paljon työyhteisövapaaehtoisilla on aikaa perehdytykseen ja koulutukseen? Mikä on vapaaehtoisen rooli ja miten tieto siitä välitetään vapaaehtoisille? 9. Luottamuksellisuus Oletteko allekirjoittaneet salassapitosopimuksen työyhteisöorganisaation kanssa? Onko salassapitoasiat sisällytetty koulutukseen helposti ymmärrettävällä tavalla? Millä tavalla huolehditaan, että salassapitosopimusta noudatetaan kaikissa ryhmissä ja kaikilla tasoilla?

4 10. Oikeudet ja velvollisuudet 13. Arviointi Sitoudutteko nimeämään yhteyshenkilön ja antamaan hänen yhteystietonsa työnantajalle ja työyhteisön vapaaehtoisille? Sitoudutteko kohtelemaan työyhteisön vapaaehtoisia kuin työtovereitanne => tarjoamaan ja selventämään tehtävänkuvaukset, toimintakäytännöt ja tavat, epäkohtien ratkaisemiskäytännöt, yhdenvertaiset työskentelymahdollisuudet sekä työterveys- ja turvallisuus- sekä yhdenvertaisuussäädökset ja käytännöt? Sitoudutteko suunnittelemaan toiminnan ja varmistamaan tarvittavat resurssit, työpisteet ja työkalut? Sitoudutteko tarjoamaan tarvittavan perehdytyksen ja/tai koulutuksen? Sitoudutteko pitämään listaa vapaaehtoisohjelmaan osallistuneista? Sitoudutteko sovittuihin kustannuksiin? Sitoudutteko selvittämään vakuutusten riittävän kattavuuden? Sitoudutteko turvaamaan työyhteisövapaaehtoisten terveyden, turvallisuuden ja hyvinvoinnin toiminnan aikana? Sitoudutteko antamaan riittävän valvonnan ja järjestämään mielekkäitä työtehtäviä sovittuna aikana? Sitoudutteko antamaan tunnutusta vapaaehtoisten vaivannäöstä ja avusta? Sitoudutteko antamaan työnantajalle palautetta vapaaehtoisten kokemuksista? Sitoudutteko havainnollistamaan kuinka toiminta hyödyttää organisaationne tarkoitusta ja auttaa yhteiskuntaa? Miten ohjelmanne tavoitteiden toteutumista ja onnistumista seurataan, mitataan ja arvioidaan? Miten huolehditte ohjelman jatkuvasta kehittämisestä? Arviointi suunnitellaan tuottamaan tietoa kaikilla ohjelman tulosaleilla. Arvioitavia osaalueita voivat olla mm. o Johtamisen tehokkuus o Valmistelun sujuvuus o Viestintä eri tahojen välillä o Osallistuneiden lukumäärä o Toiminnasta hyötyneiden lukumäärä o Vapaaehtoistoiminnan tulokset o Kustannusten suhde syntyneisiin tuloksiin/hyötyihin o Tehokas ajankäyttö o Tiedottaminen ja julkisuus o Yhteistyön lisäarvo o Kumppanuuden hyödyt ja lisäarvo o Mahdollisuudet yhteistyöhön tulevaisuudessa o Yhteisöllisen ja yksilöllisen hyvätahtoisuuden lisääntyminen o Näkökulman laajentuminen o Osallistujien ja eri osapuolien tyytyväisyys 11. Promootio 14. Verkostotyön johtaminen ja hyvä yhteistyö Miten työyhteisöjen vapaaehtoisohjelma lanseerataan? Ovatko eri ryhmät organisaation sisällä (luottamushenkilöstö, hallitus, työntekijät, vapaaehtoiset, ) ja tärkeät ulkoiset sidosryhmät tietoisia työyhteisöjen vapaaehtoisohjelmasta? Oletteko kiittäneet kaikkia ohjelman suunnitteluun osallistuneita? 12. Vapaaehtoisten kiittäminen ja muistaminen Kuinka kiitätte vapaaehtoisia? Kiittäkää sekä yksittäisiä vapaaehtoisia että organisaatiota esim. tilaisuudella vapaaehtoistoiminnan viikolla: Sertifikaatit ja kiitoskirjeet, palkinto-ohjelmat, ehdollepano julkisiin vapaaehtoispalkintokilpailuihin. Vuosittainen kiitostapahtuma, päivällinen, vastaanotto. Millä tavalla ohjelma suunnitellaan ja rakennetaan vapaaehtoisyhteisönne ja työyhteisön yhteistyönä? Onko työyhteisöjen vapaaehtoisilla käsitys organisaationne tarkoituksesta, tavoitteista ja missiosta? Millaista tietoa ja palautetta työnantajat tarvitsevat ja miten? Miten keräätte vapaaehtoisten osallistumisen lukumäärätiedot ja tuntimäärät, ongelmat ja saavutukset? Miten kerrotte vapaaehtoisille ja työnantajille, mitä hyötyä/lisäarvoa vapaaehtoisuus on tuottanut? Kuinka usein lähetätte vapaaehtoisohjelmista kertovat vuosikertomukset yms. muun materiaalin työnantajalle? Mihin omiin tilaisuuksiinne kutsutte työnantajan mukaan, ja mihin työyhteisön tilaisuuteen tarjoudutte itse puhumaan? Miten huolehditte siitä, että viestit kulkevat yhdenmukaisina kaikkiin suuntiin?

5 Työyhteisön vapaaehtoisohjelman rakentaminen Prosessiopas työnantajille, työyhteisöille ja työntekijöille 1. Nykytilanteeseen tutustuminen Pohtikaa tarvitsetteko ulkopuolisen välittäjän apua ohjelman rakentamiseen. Kerätkää tietoa puhumalla avainhenkilöiden, mm. tiimijohtajien kanssa. Lisätkää ko. asiaa selvittäviä kysymyksiä osaksi (henkilöstö)kyselyä. Kysykää työntekijöiltä, millaisiin toimintoihin he haluaisivat osallistua. Keskustelkaa jo kokemusta omaavien kanssa. 2. Tukea asialle koko organisaatiolta Esittäkää menestyksekkäitä ohjelmia yrityksistä, jotka toimivat samalla alalla. Järjestäkää tutustumismahdollisuuksia toimintoihin ja kertokaa syntyvistä hyödyistä. Etsikää liittolaisia, keskustelkaa henkilökohtaisesti asialle jo myönteisten johtajien kanssa ja pyytäkää heiltä apua ja tukea asialle. Aloittakaa selkeällä organisaation toimintaan liittyvällä projektilla, jonka on mahdollista tuottaa helposti havaittavaa lisäarvoa. Keskijohdon tuen saaminen on tärkeää mutta haasteellista, sillä ohjelma vaikuttaa eniten juuri heidän työhönsä. Selittäkää heille, mikä ohjelma on, ja miten se toimii. Kertokaa hyödyt ja kuinka tärkeässä asemassa he ovat ohjelman onnistumisen kannalta ja kuinka he voivat tukea hanketta. 3. Yhdessä työntekijöiden kanssa Työntekijöiden tulee tuntea vapaaehtoisohjelma omakseen. Rakentakaa ohjelmasta työnantajan tukema työntekijävetoinen kokonaisuus. Järjestäkää tilaisuuksia, joissa ohjelmaa työstetään yhteistyössä henkilöstön kanssa ja perustakaa työryhmä asiaa varten. Tiedottakaa avoimesti ja kuunnelkaa työntekijöitä. Huolehtikaa, että työtekijät ovat tietoisia tarjolla olevasta tuesta ja osaavat käyttää sitä. 4. Tarpeiden ja päämäärien määritteleminen Miksi työyhteisöllenne rakennetaan vapaaehtoisohjelma? o Miten ohjelma toteuttaa business-tavoitteita ja strategioita? o Onko vapaaehtoisohjelma osa työyhteisön laajempaa sosiaalisen vastuun ohjelmaa? o Onko tavoitteena julkisen imagon parantaminen? o Onko tavoitteena työntekijöiden yhteiskunnallisen tietoisuuden lisääminen? o Onko tavoitteena tiimien koulutus ja kehittyminen? o Onko tavoitteena avustaa/auttaa niitä lähiyhteisöjä, joissa ohjelma toteutetaan? o Onko tavoitteena lisätä työntekijöiden sitoutumista työnantajaan? o Onko tavoitteena vahvistaa työyhteisön sisäisiä arvoja? Mitkä ovat vapaaehtoisohjelmanne päämäärät? Mitä sen avulla halutaan saavuttaa? Mitä organisaation sisäisiä rakenteita on olemassa, joita voitaisiin käyttää/hyödyntää ohjelman rakentamisessa ja toteuttamisessa? (sisäiset lehdet, ryhmät, clubit, ) Mitä ulkopuolista apua/tukea ohjelman luomiseksi on tarjolla (asiantuntijoita, organisaatioita, )? Mitä/millaista/miten vapaaehtoistyötä haluatte tehdä? Miksi työntekijät haluavat olla mukana työyhteisön vapaaehtoisohjelmassa? o Onko tavoitteena oppia uutta ja/tai kehittää taitoja? o Onko tavoitteena saada uutta tietoa yhteiskunnasta/lähiyhteisöstä? 5. Kirjallinen ohjelma Kirjallinen ohjelma vakuuttaa ja osoittaa johdon sitoutumisen ja tuen asialle Ohjelma toimii tiedotuksen välineenä. Miten vapaaehtoisohjelman periaatteet ja käytännöt on määritelty? o Mahdollista kaikille työntekijöille? o Palkallisella työajalla? o Palkattomalla työajalla? o Työaikajoustoin? o Osana senioriohjelmaa? o Kertaluonteisina tapahtumina? o Osana tiimikoulutusta? o Pitkäaikaisen sitoutumisen mahdollistavana säännöllisenä työaikapanostuksena? o Asiantuntujavaihtona? o Mentorointina? o Lyhytaikaisena sijoituksena? o Pitkäaikaisena sijoituksena?

6 o Johtokuntatyönä o Kehityksellinen toimeksiantona (esim. koulutuksellinen, tiimiytys) o Komennuksena (esim kk, mm. eläkkeelle siirtymisen tai rakenteellisten muutosten yhteydessä) o Muuta, mitä?) Ohjelman sisältöä: o Perustelut, hyödyt ja vapaaehtoistoiminnan arvon tunnistaminen o Päämäärät ja tavoitteet o Käytännön periaatteet: mm. työajan käytölle, In Kind- ja taloudelliselle hyväntekeväisyydelle, vapaaehtoisprojektien valintaperusteet o Tiedottaminen o Yhteistyö o Seuranta ja arviointi o Resurssit 6. Kumppanuuden muodostaminen Miten löydätte sopivat partnerit? Tarvitsetteko lisää tietoa ja/tai ulkopuolisen asiantuntijavälittäjän apua kumppanuuden muodostamiseen? Oletteko kysyneet työntekijöiltä, missä vapaaehtoisorganisaatioissa he haluaisivat työskennellä, ja mitä/millaista/miten työtä he haluaisivat tehdä? Oletteko olleet yhteydessä jo tuntemiinne vapaaehtoisorganisaatioihin? Mitkä ovat ohjelman eri osapuolien hyödyt ja intressit? Mitä lisäarvoa ohjelma tuottaa kullekin osapuolelle? 8. Oikeat työt oikeille vapaaehtoisille Edellyttääkö vapaaehtoisohjelma työntekijöiden ja sopivien tehtävien täsmäämistä? Onko työ riittävän haasteellista ja/tai tuottaako se työntekijälle toivottua tyydytystä? Onko työntekijöiltä kysytty, millaista työtä he haluavat tehdä? Mitä odotuksia työntekijöillä on vapaaehtoistoiminnasta? 9. Työskentelyolosuhteet Oletteko huomioineet vapaaehtoisohjelmaanne liittyviä matkustustarpeet? Onko vapaaehtoistoiminnan työpiste helposti saavutettavissa? Syntyykö vapaaehtoisohjelmaan osallistuville matkakustannuksia ja oletteko sopineet kulukorvauskäytännöistä? 10. Koulutus Millä tavalla ja kuinka paljon vapaaehtoisilla on mahdollisuus osallistua vapaaehtoisyhteisön järjestämään koulutukseen? Miten koulutus on organisoitu? 11. Vakuutukset 7. Resurssien kohdentaminen Oletteko tietoisia kaikista niistä taloudellisista vaikutuksista (kustannuksia, tuloja), joita työyhteisöjen vapaaehtoisohjelmalla on budjettiinne? Onko budjetti määritelty? Riittävätkö sekä henkilö- että materiaaliset resurssinne ohjelman toteuttamiseen? Kuinka paljon aikaa ja mitä muita resursseja on käytettävissä a) etukäteissuunnitteluun sekä b) ohjelman toteuttamiseen? Oletteko nimenneet ohjelman vastuuhenkilöt / työryhmän, ja mahdollistaneet heidän työskentelynsä ohjelman toteutumisesi? Oletteko neuvotelleet vapaaehtoisorganisaation kanssa kustannusten jakamisesta/kattamisesta? Oletteko arvioineet vapaaehtoisohjelmasta organisaatiollenne syntyviä materiaalisia ja inhimillisiä etuja ja haittoja? Kattaako vakuutusturvanne vapaaehtoistoiminnan? Oletteko tarkistaneet vapaaehtoisorganisaation vakuutusten kattavuuden? 12. Luottamuksellisuus Oletteko selvillä salassapitovaatimuksista? Oletteko allekirjoittaneet tarvittavat salassapitosopimukset?

7 13. Oikeudet ja velvollisuudet Vapaaehtoiset työntekijät Hyväksyttekö tarvittavat etukäteistarkastukset? Sitoudutteko teille tarjottavaan koulutukseen/perehdyttämiseen? Sitoudutteko suorittamaan sovitut tehtävät sovitussa aikataulussa? Sitoudutteko noudattamaan tehtävänkuvauksia ja sovittuja käytäntöjä? Sitoudutteko käyttäytymään hienotunteisesti sekä vaitiolovelvollisuuteen ja yksityisyyden suojaan? Sitoudutteko ilmoittamaan vapaaehtoistoimintaan liittyvät epäkohdat ja ongelmat vastuuhenkilöille? Sitoudutteko toimimaan ammattimaisesti ja edustamaan työnantajaanne kunnioittavalla tavalla? Sitoudutteko raportoimaan työnantajallenne vapaaehtoisohjelman kokemuksista? Työnantaja Sitoudutteko vapaaehtoisohjelman toimintaan? Sitoudutteko kirjaamaan selkeät vapaaehtoisohjelman periaatteet ja politiikan? Sitoudutteko määrittelemään vastuuhenkilöt ja varmistamaan heidän mahdollisuutensa neuvotella vapaaehtoisohjelmasta vapaaehtoisorganisaation kanssa? Mikäli vapaaehtoistoiminta tehdään työajalla, sitoudutteko irrottamaan sovitun henkilökunnan sovittuna aikana? Sitoudutteko avoimesti keskustelemaan kaikista tiedotus- ja markkinointitoiminnoista, joita haluatte liittää vapaaehtoistoimintaan? Sitoudutteko keräämään ja seuraamaan palautetta vapaaehtoisohjelmaan osallistuneelta henkilökunnaltanne? 14. Markkinoi ja rekrytoi vapaaehtoisia Suusta suuhun rekrytointimenetelmä toimii. Pyytäkää vapaaehtoisia puhumaan asiasta työtovereilleen. Saakaa se kuulostamaan hauskalta!! Tehkää henkilöstölehteen juttuja vapaaehtoisista. Kutsukaa vapaaehtoisyhteisön edustajia kertomaan työntekijöille vapaaehtoistoiminnan merkityksestä ja mahdollisuuksista. Personoikaa ohjelma antakaa sille porukassa nimi! Huolehtikaa siitä, että ohjelman mahdollisuudet ovat kiinnostavia ja niitä on riittävästi. Kertokaa selkeästi, mitä merkitystä vapaaehtoisuudella on. Kertokaa, miten organisaationne on ohjelmaan sitoutunut, ja mikä on sen osuus osallistumisesta. 15. Promootio Miten työyhteisöjen vapaaehtoisohjelmanne lanseerataan? Onko vapaaehtoisohjelmasta tiedotettu sisäisesti ja raportoitu ulkoisesti? o Tiimikoulutukset/tiedotukset o Internetsivut o Ilmoitustaulut o Henkilöstölehdet o Ilmoitukset o Tiedotustilaisuudet Tietävätkö kaikki työntekijänne ohjelmasta? Oletteko varautuneet työntekijöiden poissaoloon työpaikalta? Oletteko neuvotelleet ja sopineet julkisuudesta yhteistyössä vapaaehtoisorganisaation kanssa? Oletteko kiittäneet kaikkia ohjelman suunnitteluun osallistuneita? 16. Vapaaehtoisten kiittäminen ja muistaminen Kuinka kiitätte vapaaehtoisia? Kiittäkää sekä yksittäisiä vapaaehtoisia että organisaatiota esim. tilaisuudella vapaaehtoistoiminnan viikolla: Sertifikaatit ja kiitoskirjeet, palkinto-ohjelmat, ehdollepano julkisiin vapaaehtoispalkintokilpailuihin. Vuosittainen kiitostapahtuma, päivällinen, vastaanotto. Kiitoskirje johdolta. Vapaaehtoisorganisaation antamat todistukset 17. Arviointi Miten vapaaehtoisohjelman onnistumista seurataan, mitataan ja arvioidaan? Arvioitavia osa-alueita voivat olla mm. o Johtamisen tehokkuus o Valmistelun sujuvuus o Viestintä eri tahojen välillä o Osallistuneiden lukumäärä o Toiminnasta hyötyneiden lukumäärä

8 o Vapaaehtoistoiminnan tulokset o Kustannusten suhde syntyneisiin tuloksiin/hyötyihin o Tehokas ajankäyttö o Tiedottaminen ja julkisuus o Yhteistyön lisäarvo o Kumppanuuden hyödyt ja lisäarvo o Mahdollisuudet yhteistyöhön tulevaisuudessa o Yhteisöllisen ja yksilöllisen hyvätahoisuuden lisääntyminen o Näkökulman laajentuminen o Osallistujien ja eri osapuolien tyytyväisyys 18. Verkostotyön johtaminen ja hyvä yhteistyö Millä tavalla ohjelma suunnitellaan ja rakennetaan työyhteisönne ja vapaaehtoisyhteisön yhteistyönä? Onko vapaaehtoisillanne käsitys vapaaehtoisyhteisön tarkoituksesta, tavoitteista ja missiosta? Millaista tietoa ja palautetta tarvitsette? Miten keräätte vapaaehtoisten osallistumisen lukumäärätiedot ja tuntimäärät, ongelmat ja saavutukset? Miten kerrotte säännöllisesti sekä vapaaehtoisille että vapaaehtoisyhteisölle, mitä hyötyä/lisäarvoa vapaaehtoisuus on tuottanut? Kuinka usein lähetätte vapaaehtoisohjelmista kertovat vuosikertomukset yms. muun materiaalin vapaaehtoisyhteisölle? Mihin omiin tilaisuuksiinne kutsutte vapaaehtoisyhteisön mukaan, ja mihin heidän tilaisuuksiinsa tarjoudutte itse puhumaan? Miten huolehditte siitä, että viestit kulkevat yhdenmukaisina kaikkiin suuntiin?