ULKOASIAINMINISTERIÖ Sisäisen tarkastuksen yksikkö ULKOASIAINHALLINNON TOIMINTA KAAKKOIS-AASIAN KATASTROFISSA; SISÄINEN SELVITYS

Transkriptio

1 1 ULKOASIAINMINISTERIÖ Sisäisen tarkastuksen yksikkö ULKOASIAINHALLINNON TOIMINTA KAAKKOIS-AASIAN KATASTROFISSA; SISÄINEN SELVITYS SISÄLLYSLUETTELO 0 ESIPUHE TIIVISTELMÄ KRIISITOIMINNAN YLEISKRONOLOGIA; MINISTERIÖ / EDUSTUSTOT TOIMINNAN KUVAUS JA HAASTATELTUJEN NÄKEMYKSET Välittömät operaatiot Konsuliapu Kriisikeskus Tiedotus Edustustot Bangkokin suurlähetystö Phuketin yhteystoimisto New Delhin suurlähetystö/sri Lanka Tukioperaatiot Henkilöresurssit Viestiyhteydet ja tietotekniikka Pitkäkestoiset operaatiot Humanitaarinen apu Amerikan ja Aasian osasto ULKOASIAINHALLINNON KRIISIVALMIUS JA KRIISIORGANISAATION JOHTAMINEN Kriisivalmius Ulkoministeriön valmiusorganisaatio Johtaminen YHTEISTYÖ MUUN VALTIONHALLI NNON KANSSA... 37

2 0 ESIPUHE 2 Ulkoasiainministeri teki päätöksen sisäisen selvityksen laatimisesta ulkoasiainhallinnon toiminnasta Kaakkois-Aasian kriisissä. Selvitykselle annettiin aikaa kolme viikkoa, määräaikana Selvitystyön tavoitteena on tuottaa aineistoa suuronnettomuuden tutkintalautakunnan tarpeisiin, myös lautakunnan toiveita noudattaen, sekä tuottaa ulkoministeriön johdolle tietoa toiminnasta kriisin aikana käytäntöjen ja valmiuksien kehittämistä varten. Selvitys koskee ulkoasiainhallinnon, erityisesti ministeriön kriisiorganisaation, Bangkokin suurlähetystön ja Phuketin yhteystoimiston sekä eräiden muiden edustustojen toimintaa, ja sen tarkoituksena on selvittää tarkasti ja kattavasti 1) kriisin aikainen toiminta kronologisesti, 2) kriisiorganisaation ryhmien tehtävät ja toiminta, 3) kriisiorganisaation johto ja sisäinen yhteistyö sekä 4) yhteistoiminta valtakunnalliseen valmiusorganisaatioon. Selvitystyössä ei ole tehty yleisluontoisia, kriisin hoitamiseen liittyviä johtopäätöksiä tai suosituksia, joiden tekeminen on tutkintalautakunnan asia. Haastatteluissa on kuitenkin kysytty yksittäisten virkamiesten näkemyksiä siitä, millä tavoin haastateltavan kriisin aikaisen tehtävän hoitoa mahdollisesti olisi syytä muuttaa tai parantaa. Nämä yksittäisiä tehtäviä koskevat kehittämisehdotukset on koostettu yhteenvedoiksi. Selvitystyön aikana on haastateltu yhteensä 86 kriisin hoitamisessa mukana ollutta ulkoasiainhallinnon virkamiestä tai työsuhteessa olevaa työntekijää. Luku kattaa lähes kaikki ne, joiden virkatehtäviin kriisi tavalla tai toisella kuului, sekä 23 vapaaehtoista kriisipäivystäjää ja -avustajaa ministeriöstä. Kriisipäivystäjien suuren määrän (n. 150) vuoksi heistä voitiin haastatella vain suunnattu otos. Thaimaahan lähetettyjä virkamatkalaisia haastateltiin yhteensä 13. Ulkoasiainhallinnon ulkopuolisia henkilöitä ei haastateltu, yhteistyösuhteiden arviointi katsottiin kuuluvaksi kansallisen tutkintalautakunnan toimialueeseen. Selvityksessä on käytetty hyväksi myös dokumenttiaineistoa, sähköpostiviestejä ja kriisin hoitamiseen osallistuneiden virkamiesten "sotapäiväkirjoja". Kriisin vaatimasta tiiviistä ja nopeasta työtahdista johtuen kirjallinen aineisto ei luonnollisesti ole kovin kattavaa, minkä vuoksi haastatteluilla on ollut keskeinen asema tietolähteenä. Selvitystyö tehtiin sisäisen tarkastuksen yksikössä kahden tiimin voimin, joista ensimmäinen (ulkoasiainhallinnon tarkastaja Erkki Huittinen ja ylitarkastaja Mikko Pötsönen) selvitti konsuliapua, kriisikeskuksen, Bangkokin ja Phuketin edustustojen toimintaa sekä kriisivalmiutta ja kriisitoiminnan johtamista. Toinen ryhmä (ulkoasiainneuvos Kari Mitrunen, ylitarkastaja Kalevi Wiik ja tarkastaja Riitta Kukkonen) selvitti tiedotusta, pitkävaikutteisia operaatioita (humanitaarinen apu, Amerikan ja Aasian osasto) sekä tukitoimia (henkilöresurssit, viestitys- ja tietotekniikka). Selvitysaineisto pyrittiin vielä tarkistamaan lähettämällä kullekin kriisitoimintaan osallistuneelle yksikölle sen toimintaa koskeva osa selvityksestä. Vastaukset saatiin kaikilta, mutta on silti mahdollista että tekstissä on epätarkkuuksia yksityiskohdissa. Nämä laskettakoon sisäisen tarkastuksen yksikön vastuulle.

3 3 1 TIIVISTELMÄ Kaakkois-Aasian luonnonkatastrofi aiheutti suurta tuhoa lukuisissa Intian valtameren rantavaltioissa. Alueella oli joulun ajan matkailuhuipun myötä poikkeuksellisen paljon suomalaisia matkailijoita, eritoten Thaimaassa ja Sri Lankassa. Muissa rantavaltioissa, kuten Intiassa, Indonesiassa ja Malesiassa suomalaisia ei joutunut tsunamin uhreiksi. Ulkoasiainhallinnon toiminnan kannalta katsottuna Kaakkois-Aasian luonnonkatastrofi ylittää kertaisesti tähänastiset ulkomailla tapahtuneet katastrofit ml USA:han tehdyn terrori-iskun, kun verrataan etsittyjen henkilöiden lukua ja ministeriöön tulleiden tiedustelujen määrää. WTC-kriisissä kukaan suomalainen ei kuitenkaan menehtynyt, kun taas tsunamikatastrofi oli suurin suomalaisia kohdannut rauhanajan onnettomuus sitten nälkävuosien. Ulkoasiainhallinnon kriisitoiminta käynnistyi samanaikaisesti ministeriössä ja Bangkokin suurlähetystössä ja hivenen myöhemmin New Delhin suurlähetystössä. Toiminta oli täysimittaista Helsingissä ja Bangkokissa muutaman tunnin sisällä, ja jo tapaninpäivänä avattiin toimipiste kriisialueella Phuketissa. Kriisin tilannekuva muotoutui hitaasti saadun tiedon ollessa sirpaleista ja yhteyksien kriisialueille ollessa heikot tai olemattomat. Tosin päivystäjät saivat jo sunnuntaina ja enenevästi maanantaina silminnäkijäraportteja suomalaisten menehtymisestä tai joutumisesta kadoksiin, mutta tämä tietoaines jäi suureksi osaksi kriisikeskukseen. Omia kanavia pitkin tulleet tiedot olisivat todennäköisesti nopeuttaneet oikean tilannekuvan muodostumista. Kriisin aikana ulkoasiainministeriön kriisikeskus vastaanotti soittoyritystä ja muut yksiköt tuhansia. Noin 6000 puhelua pääsi läpi kriisikeskukseen pahoin tukkeutuneilta linjoilta. Ministeriön verkkosivuilla oli vilkkaimpana päivänä yli kävijää. Kun kriisin laajuus alkoi selvitä, kävi myös selväksi se, etteivät ministeriön ja Bangkokin suurlähetystön kriisitehtäviä hoitavat resurssit riittäneet alkuunkaan tsunamikatastrofin mittasuhteisiin. Näin siitä huolimatta, että ministeriön konsuliyksikön ja viestintäosaston sekä Bangkokin suurlähetystön henkilökunta työskenteli äärirajoilla, osin ylikin. Siten oli välttämätöntä hankkia lisävoimia kriisitehtäviin ja kriisikeskuksen puhelinpäivystys- ja avustustehtäviin, joihin osallistui ministeriöstä yli 150 vapaaehtoista. Myös virkamatkoille Thaimaahan ilmoittautui vapaaehtoisia runsaasti, jopa yli tarpeen. Bangkokin suurlähetystön toiminnan kannalta paikalliset suomalaiset vapaaehtoiset, joita oli kaikkiaan n. 50, olivat välttämättömiä ja ilman heidän panostaan edustusto ei olisi pystynyt suoriutumaan tehtävistään. Ministeriöiden valmiuspäällikköryhmä antoi ensimmäisessä kokouksessaan vastuun kriisialueella tapahtuvasta toiminnasta ja suomalaisten evakuoinnista konsuliyksikön päällikkö Pekka Hyvöselle. Operatiivinen tiedostusvastuu oli vastaavasti annettu viestintä- ja kulttuuriosaston osastopäällikkö Yrjö Länsipurolle. Ensisijaiseksi toimenpiteeksi oli päätetty suomalaisten evakuointi kriisialueilta, mikä suoritettiin loppuun mennessä. Kriisin ensimmäisinä kriittisinä päivinä toiminta keskittyi konsuliyksikön ja viestintäosaston sekä Bangkokin suurlähetystön ja Phuketin toimipisteen vastuulle. Näinä päivinä mainittujen työyksiköiden henkilövahvuus oli perin ohut, tilanne alkoi parantua ja kriisin ensimmäisen viikon lopulla henkilövahvuus alkoi olla riittävä. Samalla kriisin akuutein vaihe vähitellen ohitettiin. Ulkoasiainhallinnon kriisitoimintaan tulivat mukaan myös humanitaarinen apu ja tuki jälleenrakennukselle sekä myöhemmässä vaiheessa poliisin vainajien etsintä- ja tunnistusoperaatioiden tukeminen Thaimaassa.

4 4 Ministeriön edustajina kriisin valtakunnallisen hoidon kannalta keskeisessä ministeriöiden valmiuspäällikköryhmässä olivat aluksi poliittisen osaston päällikkö Markus Lyra, Hyvönen ja Länsipuro. Lyran korvasi iltapäivän kokouksesta alkaen alivaltiosihteeri Hannu Himanen. Ministeriön johdon tueksi perustettiin osastojen välinen kontaktiryhmä, joka alkoi kokoontua valtiosihteerin johdolla ja kokoontui päivittäin saakka. Ulkoasiainministeriö ja valtioneuvoston kanslia järjestivät vuorotellen alkaen yhteisiä tiedotustilaisuuksia, joita johti lähes poikkeuksetta pää- tai ulkoministeri. Ulkoasiainhallinnon kriisitoiminnasta syntyi runsaan 80 haastattelun ja kirjallisen aineiston perusteella seuraava yleiskuva: toiminta käynnistyi automaattisesti ja joulun lomakauden huomioiden ripeästi, mutta kriisin mittasuhteet ylittivät heti alusta lähtien ministeriön voimavarat, mikä tilanne kuitenkin parani suhteellisen nopeasti. Henkilöstö toimi sitoutuneesti ja voimiaan säästämättä. Toimintaa sen sijaan haittasi joukko erilaisia puutteita, jotka liittyvät fyysisiin ja teknisiin resursseihin, henkilöresurssien ohuuteen, kriisitoiminnan organisointiin sekä kriisivalmiuden puutteisiin. Fyysiset ja tekniset puutteet koskevat erityisesti kriisikeskusta, jonka toimitilat, varustus, puhelin- ja tietoyhteydet sekä puuttuva rekisteriohjelma aiheuttivat suuria vaikeuksia ilmoitusten vastaanottamiselle ja kirjaamiselle. Henkilöresurssien ohuus koski ensi sijassa konsuliyksikköä sekä Bangkokin suurlähetystöä, mutta vahvemmallakin miehityksellä ne olisivat joka tapauksessa tarvinneet lisäresursseja. Riittämättömistä resursseista aiheutui kuitenkin vaikeita työnjohto- ja organisointiongelmia. Kriisitoiminnan organisoinnissa keskeisenä ongelmana oli johtajuus ja sisäinen tiedotus. Kriisikeskuksessa ei ollut henkilöä, joka olisi voitu irrottaa päivystys- ja avustustehtävistä johtamaan toimintaa, huolehtimaan työnjaosta ja perehdyttämisestä sekä tiedottamaan henkilöstölle kriisin kulusta. Toisaalta ns. silminnäkijätieto jäi keskukseen, kun sen kerääminen ja edelleen välittäminen ei ollut kriisikeskuksen tai viestintäosaston kenenkään virkamiehen tehtävänä. Ulkoasiainhallinnon kriisivalmiudessa havaittiin selkeitä puutteita: valmiusryhmää ei oltu nimitetty eikä aiemmin laadittavaksi päätettyä ohjeistoa eriasteisten kriisien suunnitelmalliseksi hoitamiseksi oltu tehty. Ministeriön valmiuspäällikkönä toiminut poliittinen alivaltiosihteeri siirtyi ulkomaanedustukseen, mistä aiheutui ongelmia mm. ministeriön edustautumisessa valmiuspäällikköryhmässä.

5 5 2 KRIISITOIMINNAN YLEISKRONOLOGIA; MINISTERIÖ / EDUSTUSTOT Selvityksen kronologioissa on esitetty keskeisimmät tapahtumat ja eri toimintojen alku tai tapahtuma ensimmäistä kertaa. Yleiskronologiasta ilmenevät keskeisimmät muissa kronologioissa esitetyt tapahtumat. Jatkuvaa toimintaa tai toistuvia tapahtumia ei ole kirjattu kronologioihin kokonaisuudessaan. Tarkat kellonajat on kirjattu niissä tapauksissa, joissa tapahtuma tai toiminta pystytään yksilöimään tiettyyn hetkeen, muutoin kirjaamiseen on käytetty tapahtumajärjestystä kunkin vuorokauden sisällä. Kaikissa kronologioissa käytetään Suomen aikaa esityksen yhdenmukaistamiseksi. pvä klo (Suomen aika, Thaimaa+5h, Intia+3,5h) UM UM:n sanomakeskuksen viestipäivystäjä yhdistää UM:n konsulipäivystäjä Kari Lehtoselle puhelun, jossa soittaja ilmoittaa kolmen omaisensa huuhtoutuneen mereen Thaimaassa hyökyaallon voimasta. Viestipäivystäjä yhdistää Lehtoselle puhelun, jossa soittaja kertoo Sri Lankassa olevien omaisten ottaneen yhteyttä ja kertoneen alueella olevan paljon kuolleita ja loukkaantuneita. YLE soittaa Lehtoselle ja haastattelee tätä puhelimitse. Lehtonen mainitsee silminnäkijähavaintoon perustuen, että Thaimaassa on kolme suomalaista kadoksissa. Lehtonen informoi ulkoministerin lehdistöavustaja Susanna Parkkosta. UE Puhelu Suomesta yksityishenkilöltä Bangkokin suurlähetystön konsulipäivystäjälle, toimistosihteeri Raisa Rautalalle, jossa kerrotaan Phuketissa räjähtäneen pommin. Lisäselvityksissä käy ilmi kyseessä olleen maanjäristyksen ja hyökyaallon. New Delhin suurlähetystön konsulivirkamies Hilkka Saarelainen kuulee uutisista maanjäristyksestä; saapuu edustustoon selvittämään tilannetta, jolloin selviää että hyökyaalto on iskenyt Intian ja Sri Lankan rannikoille Kriisikeskus avataan Sl Bangkokin ensimmäinen raportti (BAN ) Sl Bangkokin 2.virkamies, avustaja Jussi Koskela ja suurlähettilään thaimaalainen sihteeri Khaikhae Louwithawas saapuvat Phuketiin Sl Bangkokin suurlähettilään Heikki Tuunasen raportti välitetään medialle. Raportin mukaan suuri osa suomalaisista on saatujen tietojen mukaan turvassa, mutta paljon on myös henkilöitä, jotka ovat kateissa. Tässä vaiheessa ei vahvistuksia menehtyneistä suomalaisista, mutta silminnäkijöiden kertomusten perusteella on syytä pelätä, että niitäkin on.

6 Ministeriöiden valmiuspäälliköiden 1. kokous UM:n 1. tiedotustilaisuus Finnairin 1. charter-lento (pääosin Aurinkomatkalaisia) Phuketista saapuu Helsinkiin Air Finlandin 1. charter-lento (pääosin Finnmatkalaisia) Phuketista saapuu Helsinkiin evakuointilento Phuketista saapuu Helsinkiin Air Finlandin 1. charter-lento (pääosin Finnmatkalaisia) Colombosta saapuu Helsinkiin evakuointilento Colombosta saapuu Helsinkiin. Avataan Kriisi2-sähköpostiosoite kansalaisten ilmoitusten vastaanottamiseksi Evakuointia koskeva SMS-viestien lähetys Thaimaassa oleviin suomalaisten operaattoreiden puhelimiin viestintäviraston koordinoimana UM:n kontaktiryhmän 1. kokous valtiosihteeri Arto Mansalan johdolla evakuointilento Phuketista saapuu Helsinkiin (ambulanssilento). 6 Tuunanen osallistuu Thaimaan UM:n järjestämään kriisiä koskevaan kokoukseen. Sl New Delhi päättää lähettää Saarelaisen Sri Lankaan samana iltana; aloittaa työt seuraavana aamuna, kuulee heti yhden suomalaisen kuolleen. Viimeisetkin Intian rannikkoalueella asuvat suomalaiset tavoitetaan iltapäivällä. Samoin Andaman&Nicobar-saarilta. Tuunanen tapaa Thaimaan pääministerin ja saa katsauksen onnettomuuden laajuudesta ja Thaimaan viranomaisten toimista. Konsuliasiainhoitaja Airi Kangas Manilan suurlähetystöstä saapuu vahvistuksena Phuketiin. Tuunanen arvioi haastatteluissa suomalaisuhreja olevan paljon enemmän kuin useita. Tuunanen siirtyy Phuketiin ja arvioi haastatteluissa suomalaisia kuolonuhreja olevan Ministeriöstä saapuu Bangkokiin kaksi lisävirkamiestä, jolloin todetaan Bangkokin sairaaloihin tuodun suuren joukon suomalaisia, ja pyydetään lisähenkilöstöä ministeriöstä. KRP:n poliisien etujoukko saapuu Phuketiin. Suurlähetystön yhteystoimistolle vuokrataan toimitilat.

7 (viimeinen) evakuointilento Phuketista saapuu Helsinkiin Ministeriöiden valmiuspäälliköiden 8. (viimeinen akuuttivaiheen) kokous Kriisipuhelin lopetetaan UM:n kontaktiryhmän 7. (viimeinen) kokous. 7

8 8 3 TOIMINNAN KUVAUS JA HAASTATELTUJEN NÄKEMYKSET 3.1 Välittömät operaatiot Välittömillä operaatioilla tarkoitetaan tässä yhteydessä lähinnä kriisin ensimmäisen viikon ( ) välisen ajan toimintaa, joka alkoi UH:n osalta lähes samanaikaisilla soitoilla UM:n oikeudellisen osaston ja Bangkokin suurlähetystön päivystäjille ja päättyi viimeiseen evakuointilentoon. Selvityksen kohteena ovat ensi sijassa oikeudellisen osaston konsuliyksikön ja lehdistö- ja viestintäosaston (VKO) sekä Thaimaassa Bangkokin suurlähetystön ja perustetun Phuketin konsulipisteen, sittemmin yhteystoimiston toiminta. Vähemmässä määrin käsitellään New Delhin suurlähetystön toimintaa Sri Lankassa. Välittömien operaatioiden johtoa ministeriön tasolla käsitellään luvussa Konsuliapu Kronologia: pvä klo asia UM:n sanomakeskuksen viestipäivystäjä yhdistää UM:n konsulipäivystäjä Kari Lehtoselle puhelun, jossa soittaja ilmoittaa kolmen omaisensa huuhtoutuneen mereen Thaimaassa hyökyaallon voimasta Lehtonen saa yhteyden Bangkokin suurlähetystön puhelinvastaajaan ja myöhemmin päivystäjään Raisa Rautalaan Lehtonen ilmoittaa konsuliyksikön päällikölle Pekka Hyvöselle Alastaroon hyökyaallosta tulleesta puhelusta Viestipäivystäjä yhdistää Lehtoselle puhelun, jossa soittaja kertoo Sri Lankassa olevien omaisten ottaneen yhteyttä ja kertoneen alueella olevan paljon kuolleita ja loukkaantuneita Viestipäivystäjä yhdistää Lehtoselle puhelun STT:ltä Hyvönen kuulee Alastarossa radiouutisista kyseessä olleen tsunamin YLE soittaa Lehtoselle ja haastattelee tätä puhelimitse. Lehtonen mainitsee silminnäkijähavaintoon perustuen, että Thaimaassa on kolme suomalaista kadoksissa Viestipäivystäjälle sanomakeskukseen alkaa tulla puheluita tauotta YLE/Radio haastattelee Lehtosta puhelimitse. n Ylitarkastaja Rami Ruuska SM:n pelastustoimintayksiköstä soittaa Lehtoselle Lehtonen soittaa Hyvöselle ja kertoo tilanteen. Kriisikeskus päätetään avata Lehtonen soittaa konsuliyksikön Sirpa Aallolle kriisikeskuksen avaamisesta Lehtonen soittaa konsuliyksikön kriisivastaavalle Pirjo Mäkeläiselle kriisikeskuksen avaamisesta. Mäkeläinen alkaa soittaa puhelinpäivystäjiä Lehtonen saapuu UM:n sanomakeskukseen. Lehtonen informoi ulkoministerin lehdistöavustaja Susanna Parkkosta Kriisikeskus avataan Sl Bangkokin ensimmäinen raportti (BAN ) Hyvönen ja Bangkokin sl:n 2.virkamies Jussi Koskela keskustelevat puhelimessa. Hyvönen esittää, että Koskelan on lähdettävä Phuketiin. n Hyvönen saapuu kriisikeskukseen. Ministeriöiden valmiuspäälliköiden 1. kokous. Päätetään evakuointilennoista. (UM:n edustajina osastopäällikkö Markus Lyra, Pekka Hyvönen, Yrjö Länsipuro)

9 15.00 UM:n 1. tiedotustilaisuus Valmistellaan konsuliasiainhoitaja Airi Kangaksen siirtymistä Manilan suurlähetystöstä Thaimaahan Ministeriöiden valmiuspäälliköiden 2. kokous. (UM:n edustajina Lyra, Hyvönen, Länsipuro) Finnairin 1. charter-lento (pääosin Aurinkomatkalaisia) Phuketista saapuu Helsinkiin Air Finlandin 1. charter-lento (pääosin Finnmatkalaisia) Phuketista saapuu Helsinkiin evakuointilento Phuketista saapuu Helsinkiin Air Finlandin 1. charter-lento (pääosin Finnmatkalaisia) Colombosta saapuu Helsinkiin VNK:n 1. tiedotustilaisuus Ministeriöiden valmiuspäälliköiden 3. kokous. (UM:n edustajina Hyvönen, Länsipuro) evakuointilento Phuketista saapuu Helsinkiin evakuointilento Colombosta saapuu Helsinkiin evakuointilento Phuketista saapuu Helsinkiin Ministeriöiden valmiuspäälliköiden 4. kokous. (UM:n edustajina Hyvönen, Länsipuro) evakuointilento Phuketista saapuu Helsinkiin UM:n 2. tiedotustilaisuus Ministeriöiden valmiuspäälliköiden 5. kokous. (UM:n edustajina alivaltiosihteeri Hannu Himanen, Hyvönen, Länsipuro) evakuointilento Phuketista saapuu Helsinkiin UM:n kontaktiryhmän 1. kokous valtiosihteeri Arto Mansalan johdolla evakuointilento Phuketista saapuu Helsinkiin VNK:n 2. tiedotustilaisuus Ministeriöiden valmiuspäälliköiden 6. kokous. (UM:n edustajina Himanen, Hyvönen, Länsipuro) evakuointilento Phuketista saapuu Helsinkiin UM:n kontaktiryhmän 2. kokous Ministeriöiden valmiuspäälliköiden 7. kokous. (UM:n edustajina Himanen, Hyvönen, Länsipuro) UM:n 3. tiedotustilaisuus evakuointilento Phuketista saapuu Helsinkiin (ambulanssilento) (viimeinen) evakuointilento Phuketista saapuu Helsinkiin VNK:n 3. tiedotustilaisuus (lentoasema) UM:n kontaktiryhmän 3. kokous VN:n 4. (viimeinen) tiedotustilaisuus UM:n kontaktiryhmän 4. kokous VNK:n taustatilaisuus valmiusryhmän toiminnasta UM:n kontaktiryhmän 5. kokous UM:n kontaktiryhmän 6. kokous UM:n kontaktiryhmän 7. (viimeinen) kokous. Ministeriöiden valmiuspäälliköiden 8. (viimeinen akuuttivaiheen) kokous. (UM:n edustajina Himanen, Hyvönen, Länsipuro) 9 Toiminta:

10 10 Ministeriöiden valmiuspäälliköiden kokous päätti 27.12, että "kriisialueella tapahtuvasta toiminnasta sekä suomalaisten evakuoinnista ja niihin liittyvästä viranomaisyhteistoiminnasta vastaa ulkoasiainministeriö, jossa operatiivisena johtajana ja koordinaattorina toimii yksikönpäällikkö Pekka Hyvönen". Hyvösen tueksi perustettiin samassa kokouksessa operatiivinen ryhmä, jossa olivat edustettuna VNK, UM, SM, LVM ja STM sekä SPR, Aurinkomatkat ja Finnmatkat. Ryhmän kokoontumiseen ei kuitenkaan nähty myöhemmin tarvetta valmiuspäälliköiden jokapäiväisten kokousten vuoksi. Valmiuspäällikköryhmä kokoontui maanantaista keskiviikkoon kaksi kertaa päivässä. Operatiivisia yhteyksiä hoidettiin ensisijaisesti puhelimitse. Tärkein UM:n tehtävistä oli samassa kokouksessa päätetty suomalaisten evakuoinnin järjestäminen. Finnairin esityksen mukaisesti lennettiin Phuketiin ja Colomboon: - yhdeksän evakuointilentoa Phuketiin, joista yksi oli ambulanssilento (osa lennoista otti matkustajia myös Bangkokista); - yksi evakuointilento Colomboon; ja lisäksi - Finnair evakuoi jo ensimmäiset valmismatkalaiset Phuketista aikaistetulla charter-lennollaan sekä Bangkokista normaalien reittilentojen yhteydessä. Samoin Air Finland evakuoi valmismatkalaisia aikaistetuilla charter-lennoillaan Phuketista ja Colombosta jo sekä tämän jälkeen vielä kolmella charter-lennolla Phuketista. Evakuointilennoilla kuljetettiin yhteensä noin 2300 matkustajaa ja tämän lisäksi em. charter-lennoilla yhteensä noin 1300 matkustajaa. Koneisiin oli etusija SPR:n lääkärien määrittelemillä loukkaantuneilla. UM vaikutti siihen, että matkatoimistojen ohella koneisiin tuli myös kiintiö omatoimimatkalaisille. Omatoimimatkalaisten suhteen UM:n kanta valmiuspäällikköryhmässä oli se, että valtion kustantamalle evakuointilennolle tulee ottaa myös itsenäisesti matkansa järjestäneitä suomalaisia, mistä tehtiin päätös Käytännön toimet, mm. omatoimimatkailijoiden kiintiön suuruus, jätettiin paikallisesti Phuketissa sovittaviksi. Hyvönen esitti klo 7 Finnairille ambulanssikoneen varustamista heti kun oli saatu riittävästi tietoa suomalaisten loukkaantuneiden tilasta Thaimaassa. Päätöstä oli edeltänyt asian käsittely HUS:n kanssa. Hyvönen osallistui ministeriöiden valmiuspäälliköiden kaikkiin kokouksiin ja UM:n kontaktiryhmän kokouksiin niiden alettua alkaen. Lisäksi hän oli läsnä UM:n ja VNK:n vuoropäivin järjestämissä tiedotustilaisuuksissa. Kriisin alkupäivinä hänen voi sanoa toimineen yhteyshenkilönä UM:n ja muun valtionhallinnon välillä. Hänen työpäivänsä kriisin alkuviikolla oli tyypillisesti klo Haastateltujen näkemyksiä: kriisiryhmän kokoaminen UM:lle olisi ollut hyväksi tehtävien delegoinnin ja tilannearvioiden tekemisen kannalta; konsuliyksikön henkilöstö: yksikkö on jatkuvassa resurssikriisissä, päälliköllä ei ole faktisesti sijaista (sijainen perheoikeudellisiin tehtäviin keskittynyt lainsäädäntösihteeri); henkilöstövajausta on myös konsuliavusta vastuussa olevassa avustusryhmässä (kolme virkamiestä); lisäys on kuitenkin jo vireillä; ohjeistoa eriasteisten kriisien varalle ei ole pystytty tekemään edellä mainitun resurssipulan vuoksi; laatiminen on ollut yksikön vuosisuunnitelmissa vuodesta 2003; yksikön päällikkö on laatinut luonnoksen konsuliyksikön muuttamisesta konsuli- /kansalaispalvelukeskukseksi, jossa johtajalla olisi varamies ja kahden hengen kriisiryhmä (avustusryhmän lisäksi).

11 Kriisikeskus Kronologia: pvä klo asia Kriisikeskus päätetään avata UM:n konsulipäivystäjä Kari Lehtonen soittaa konsuliyksikön Sirpa Aallolle kriisikeskuksen avaamisesta Lehtonen soittaa konsuliyksikön kriisivastaavalle Pirjo Mäkeläiselle kriisikeskuksen avaamisesta. Mäkeläinen alkaa soittaa puhelinpäivystäjiä Lehtonen saapuu UM:n sanomakeskukseen Mäkeläinen saapuu kriisikeskukseen Lehtonen soittaa STT:lle ja ilmoittaa kriisinumeron ja välittää tiedon kriisikeskuksen avaamisesta Aalto saapuu kriisikeskukseen Konsuliyksikön Terttu Marttila ja Minna-Kaisa Liukko saapuvat kriisikeskukseen puhelinpäivystäjiksi. n Viestipäivystäjä soittaa UM:n lehdistövastaavalle ja pyytää ilmoittamaan kriisinumeron myös muulle medialle, jolle STT ei ole asiasta tiedottanut Toinen viestityssihteeri saapuu sanomakeskukseen lisähenkilöksi Passi- ja viisumiyksikön Raimo Pahkasalo saapuu puhelinpäivystäjäksi kriisikeskukseen Kolmas viestityssihteeri saapuu sanomakeskukseen lisähenkilöksi Konsuliyksikön Jaana Mäkelä saapuu kriisikeskukseen puhelinpäivystäjäksi. ilta Hyvönen päättää sulkea kriisipuhelimen klo n Kriisipuhelin suljetaan Kriisipuhelin avataan Hyvönen päättää sulkea kriisipuhelimen klo 23; Yrjö Länsipuro pyytää jatkamaan klo 24:ään saakka Kriisipuhelin avataan. Yön aikana asennettu kaksi linjaa lisää (yhteensä viisi) Ensimmäiset vapaaehtoiset puhelinpäivystäjät aloittavat Kriisipuhelin suljetaan Kriisipuhelin toiminnassa. Kriisipuhelimen henkilöstöä vähennetään (1-3 vuorossa); kriisipuhelin lopetetaan 5.1 klo Toiminta: UM:ssä on kolme rinnakkaista päivystysjärjestelmää, sanomakeskuksen, poliittisen osaston ja oikeudellisen osaston konsuliyksikön päivystys. Erillinen kriisihuone perustettiin Jolon panttivankikriisin aikana (kevät/kesä 2000). Se on ministeriön C-talossa sijaitseva tila, jossa on mm. puhelin- ja tietokoneyhteydet. Huonetta käytettiin myös WTC-kriisin aikana syyskuussa Kriisihuone ja sen tietoliikenneyhteydet olivat riittävät molempien kriisien hoidon kannalta, joskin WTC-kriisin aikana olisi ajoittain tarvittu lisää puhelinyhteyksiä.

12 Kriisihuone ja sen ympärillä olevat työhuoneet muodostivat kriisikeskuksen, jossa työskentelivät lähes kaikki konsuliyksikön virkamiehet sekä suuri joukko (n. 150) vapaaehtoisiksi ilmoittautuneita ministeriön virkamiehiä, yleensä 4-5 henkilön ryhmissä. Kriisikeskus avattiin klo 11 ja se oli avoinna päivittäin klo 8-23(24). 12 Kriisikeskuksen pitämisestä auki läpi yön oli erilaisia näkemyksiä; Hyvönen päätti illalla sulkea keskuksen klo 23 henkilöstön uupumuksen vuoksi. Hän teki samansisältöisen päätöksen (sulkeminen klo 24) myös maanantaina 27.12, minkä jälkeenkin keskus pysyi suljettuna yöaikaan. Hyvönen on myöhemmin myöntänyt keskuksen sulkemisen yöksi olleen virheellinen päätös. Konsuliyksikön virkamiesten työpäivä oli kriisin ensimmäisen viikon aikana varsin pitkä, tyypillisesti tuntia. Kriisikeskuksen toiminnan johdossa oli osastosihteeri Sirpa Aalto aamu- ja päivävuorojen aikana ja osastosihteeri Kari Lehtonen iltavuorojen aikana. Toiminnan johtoa ei määritelty/määrätty kriisin alkaessa tai sen kestäessä, vaan se ikään kuin "lankesi" kahden edellä mainitun henkilön johdettavaksi. Molemmat osallistuivat suuressa määrin myös kriisikeskuksen päivystys- ja tukitehtäviin (listojen laatiminen, viranomaisyhteydet ja tiedusteluihin vastaaminen UM:n johdolle, VKO:lle ym). Ministeriön muilta osastoilta ilmoittautuneet vapaaehtoiset päivystäjät työskentelivät neljän tunnin vuoroissa periaatteessa konsuliyksikön virkamiesten valvonnassa ja heidän ohjeidensa mukaisesti. Vapaaehtoisten rekrytoinnista vastasi hallinnollisen osaston henkilösuunnitteluyksikkö ja vapaaehtoisia ilmoittautui yli tarpeen. Ns. kriisiryhmästä, noin 40 hengen konsuliasiainkokemusta omaavan virkamiehen joukosta, joka perustettiin WTC-kriisin jälkeen, kutsuttiin kuitenkin vain joitakin henkilöitä päivystystehtäviin, mutta monet jäsenet ilmoittautuivat oma-aloitteisesti kriisikeskukseen. Vapaaehtoisista päivystäjistä kaikilla ei ollut aiempaa kokemusta konsulitehtävistä taikka puhelinpäivystyksestä. Kriisikeskuksen päivystyspuhelimiin tuli kriisin aikana soittoyritystä, joista vain 6000 pääsi läpi. Käytössä oli alkuun yksi linja, johon oli kytketty kolme puhelinta. Jonotusmahdollisuutta ei ollut. Lisää puhelimia (yht. viisi) ja 20 soittajan jonotusmahdollisuus asennettiin välisenä yönä. Lisäksi ministeriön muihin puhelinnumeroihin (sanomakeskuksen kaksi päivystyslinjaa, puhelinvaihteen viisi linjaa, verkkoviestintäyksikkö sekä satunnaisesti myös muut osastot/yksiköt) saapui kriisin aikana arviolta tuhansia puheluita - erityisesti kriisin alkuvaiheessa - joista puheluista osa kirjattiin ylös ja osaa neuvottiin soittamaan uudelleen kriisikeskuksen numeroon sen aukioloaikana. Aluksi valtaosa puheluista oli sukulaisten ja ystävien ilmoituksia kadonneista, joita koskevat tiedot kirjattiin käsin lomakkeelle. Suurin osa puheluista saapui Suomesta, mutta kaikkina kriisin päivinä saapui puheluita myös Thaimaasta tai muualta ulkomailta. Sunnuntaina iltapäivän ja illan aikana saapui muutamia soittoja, joissa kuvattiin silminnäkijähavaintoihin perustuen suomalaisten huuhtoutumista mereen tai muita havaintoja; seuraavina päivinä tämäntyyppiset soitot lisääntyivät. Kriisikeskuksen toiminnan ensimmäisinä päivinä myös sanomakeskuksen puhelimet soivat tauotta, ja puhelut olivat pääosin samansisältöisiä: etupäässä tiedusteluja ja ilmoituksia sekä joitain silminnäkijähavaintoihin perustuvia tilannekuvauksia. Ensimmäiset omaisten kautta välitetyt silminnäkijätiedot tilanteesta saapuivat sanomakeskukseen ennen kriisikeskuksen avaamista aamupäivällä Kirjaamiseen käytettävät lomakkeet jaoteltiin katoamismaan mukaan. Kadonneista alettiin tehdä Wordpohjaista luetteloa lomakohteen mukaan (esim. Phuket, Pattaya, Khao Lak) ja myöhemmin (28.12) alettiin tehdä aakkosellista Excel-pohjaista luetteloa kadonneista. Tiedot löytyneistä kirjattiin ns. OKlistaan, jota verrattiin kadonneitten listaan. Excel-luetteloa päätettiin kuitenkin päivittää Bangkokin suurlähetystössä, mikä osoittautui virheeksi. Vastuu kadonneiden listasta siirtyi valmiuspäälliköiden kokouksen päätöksellä keskusrikospoliisille, jolle ilmoitukset kadonneista ja löytyneistä sen jälkeen tehtiin. Omien luetteloiden ylläpito kriisikeskuksessa kuitenkin jatkui, jotta voitiin vastata nyt enenevästi kadonneista tiedusteluja tekeville soittajille.

13 Ilmoituksia kadonneista, heitä koskevia tiedusteluja ja ilmoituksia löytyneistä tuli myös sähköpostitse, etenkin avattuun sähköpostiosoitteeseen. Lisäksi ilmoituksia tuli vastauksina UM:n lähettämään tekstiviestiin, jossa ilmoitettiin alueella oleville suomalaisille evakuointipaikoista. Kriisikeskuksen avaamisen yhteydessä päätettiin, että olemassa olevaa kriisirekisteriohjelmaa ei oteta käyttöön sen monimutkaisuuden vuoksi (ohjelmaa ei käytetty myöskään keväällä 2004 pidetyssä kriisiharjoituksessa). Kriisikeskukseen tulevien soittojen määrä väheni viikon loppupuolella, ja keskuksen henkilöstö saattoi käyttää enemmän aikaa luetteloiden laatimiseen, tarkistamiseen ja sähköpostitse tulleiden ilmoitusten purkamiseen. Alkuvaiheessa näistä tehtävistä huolehtivat konsuliyksikön virkamiehet, loppuvaiheessa myös vapaaehtoiset. Kriisikeskus suljettiin 5.1 klo Haastateltujen näkemyksiä: STY:n tarkastajat haastattelivat selvitystä varten kaikki konsuliyksikön virkamiehet sekä 23 ministeriön vapaaehtoista päivystäjää, jotka valittiin suunnatulla otannalla siten, että mukaan tuli eri ura-alueiden virkamiehiä ja suhteellisen paljon useaan kertaan vapaaehtoisina toimineita. Haastatteluissa kävi selkeästi ilmi se, että sekä konsuliyksikön virkamiehet että vapaaehtoiset tekivät työtään voimiaan säästämättä ja voimakkaasti motivoituneina, mutta kriisikeskuksen vakavat fyysiset ja organisatoriset puutteet tekivät toiminnasta kaoottista, erityisesti kriisin alkupäivinä. Keskeisimmät ongelmat olivat : kriisihuone: tila ei ollut mitoitettu likimainkaan tämän suurusluokan kriisille; päivystäjät joutuivat istumaan vieri vieressä eikä heidän välissään ollut äänieristystä, tilaa ei ollut tarpeeksi tietokoneille, lomakkeille ja muulle materiaalille, mikä aiheutti sekaannusta ja virheitä. Tilanahtauden vuoksi virkamiehiä sijoitettiin tyhjinä olleisiin lähihuoneisiin, mikä vaikeutti yhteydenpitoa erityisesti vuorojen vaihtuessa; puhelimet: alkuun toimittiin tavallisilla puhelimilla, jolloin päivystäjän oli vaikea kuulla soittajaa, viereisen päivystäjän puhe saattoi kuulua läpi; tilanne parani jonkin verran kun saatiin käyttöön mikrofonipuhelimet; manuaalinen kirjaus: tietokoneohjelman puuttumisen vuoksi ilmoitusten kirjaaminen oli hidasta, niiden luettelointi ensin word- ja sitten excel-pohjaisesti vei runsaasti aikaa; yhtenäisen, reaaliaikaisen luettelon puuttuminen koettiin varsinkin alkupäivinä pahimmaksi ongelmaksi (kirjauksia jouduttiin tekemään useita kertoja, kadonneita tiedusteleville ei voitu antaa tietoja); kriisitiedon puute: päivystäjillä ei ollut tietoa kriisin tapahtumista vuoronsa aikansa, mikä aiheutti lukuisia kiusallisia tilanteita; puheluiden tilannetietojen kokoaminen: puhelinpäivystäjille muodostui kriisin alusta lähtien kuvaa kriisin vakavuudesta suomalaisten osalta yksittäisten puheluiden välittämien silminnäkijähavaintojen kautta - näitä tietoja ei koottu eikä välitetty eteenpäin; perehdyttäminen: vapaaehtoiset eivät saaneet juurikaan perehdyttämistä tehtäväänsä ja harvoin tietoa tai neuvoja edeltäjiltään; johtamisen puuttuminen: kriisikeskukselle olisi tullut määrätä johtaja, joka olisi irrotettu kokonaan päivystys- ja luettelointityöstä; nyt periaatteessa toimintaa johtaneet osastosihteerit tekivät omaa kriisitehtäväänsä eivätkä voineet huolehtia etenkään alkuvaiheessa toiminnan organisoinnista, vapaaehtoisten perehdyttämisestä, tilannetiedotusten antamisesta tiedotusvastuussa olevalle VKO:lle ja kriisin mediaseurannasta päivystäjien tarpeisiin; yöpäivystyksen puuttuminen: yöpäivystys, johon oli halukkaita, olisi parantanut palvelua ja vähentänyt ruuhkia; erityisesti kriisin alkuvaiheessa kriisinumero soi läpi yön, kuten myös sanomakeskuksen päivystysnumerot;

14 14 "kriisipuhelin": väärä termi, joka aiheutti kriisiapua tai tietoa kriisistä koskevia puheluja, olisi tullut nimetä "päivystyspuhelimeksi" tai "ilmoituspuhelimeksi"; vapaaehtoisten valinta: joissakin tapauksissa päivystäjiksi tuli henkilöitä, joilla ei ollut riittävää kokemusta konsuliasioista ; muut keskukset: ministeriön puhelinvaihde ja sanomakeskus olisivat voineet myös vastaanottaa ilmoituksia; tämä olisi edellyttänyt ohjeistusta ja samankaltaisia menettelytapoja kriisikeskuksen kanssa Tiedotus Kronologia: pvä klo asia UM:n konsulipäivystäjä ja Bangkokin sl. saavat tiedon tsunamista päivystykseen soittaneilta kansalaisilta Konsuliyksikön Hyvönen pyytää edustustolta raporttia tilanteesta STT ottaa yhteyttä tiedotusyksikön päällikköön Erja Tikkaan (matkalla), joka antaa konsulipäivystyksen ja Hyvösen yhteystiedot STT ilmoittaa, että kolmen suomalaisen epäillään olevan kateissa (lähteenä UM:n päivystäjä) Länsipuro soittaa Hyvöselle, saa tilannetiedot, tiedotusjärjestelyistä sovitaan Länsipuro soittaa STT:lle, kertoo saamansa tiedot ja että tiedottaa tästä eteenpäin Bangkokin sl:n raportissa vahvistetaan hyökyaallon iskeneen mm. Phuketin rannoilla sijaitseviin hotelleihin. Raportti sisältää hajatietoja suomalaisilta matkailijoilta, matkatoimistoilta, turistipoliisilta jne. Ei tietoja suomalaisuhreista (paitsi em. 3 kateissa) Tikka soittaa VKO:n päivystäjälle Pirkko Hämäläiselle, joka lupaa olla yhteydessä Länsipuroon ja Hyvöseen STT julkistaa tiedotteen UM:n kriisipuhelimesta Tikka soittaa Länsipurolle ja Hämäläiselle sekä sopii VKO:n etätyöntekijän Tiina Nikkisen kanssa siitä, että UM:n kriisinumero laitetaan UM:n verkkosivuille sekä pyytää varautumaan illan tiedotteiden lähettämiseen STT:lle sekä UM:n verkkosivujen päivitykseen Länsipuro ilmoittaa STT:lle, että aiemmin kadonneiksi ilmoitetut kolme suomalaista ovat löytyneet ja että suurlähetystön avustaja on matkalla Phuketiin perustamaan konsulipistettä STT kertoo: "Thaimaan Phuketissa kateissa olleet suomalaiset löydettiin. Kaikki Thaimaan Phuketissa hyökyaallon jäljiltä kateissa olevat suomalaiset on löydetty, kerrotaan ulkoministeriöstä". Joissakin medioissa tämä kääntyy UM:n vahvistukseksi että "kaikki suomalaiset ovat turvassa." Länsipuro ja Hyvönen sopivat tiedotustilaisuuden järjestämisestä UM:ssä seuraavana päivänä eli maanantaina klo Paikalle kutsutaan myös eri yhteistyötahoja "Khao Lakista alkaa kuulua huonon puoleisia arvioita mutta kukaan ei tunnu saavan sinne yhteyttä joten tieto on lähinnä huhun asteella", raportoi Bangkokin edustusto sp-viestillään kriisikeskukseen. (Länsipuro saa tämän viestin klo 19.19) TV-nyttin haastattelussa Länsipuro toteaa, että suomalaisuhreja ei senhetkisten

15 15 tietojen mukaan ole mutta kaikkiin suomalaisiin ei tietystikään ole oltu yhteydessä ja tilanne elää. Sama vastaus median lukuisiin kyselyihin UM:n tiedote: päivystysnumeroon satoja puheluita, omaiset tiedustelleet läheisiään joihin ei ole saatu yhteyttä, päivystyus avataan aamulla klo "Khao Lak edelleen totaalisessa infoblokissa. Siellä huhujen mukaan kuolleita mutta onko joukossa suomalaisia on täysin avoin", kertoo Bangkokin edustusto sp-viestissään kriisikeskukseen ja Länsipurolle. Lisäksi epävarma tieto kahdesta mereen huuhtoutuneesta Länsipuro toteaa MTV3:n haastattelussa että tilanne on edelleen avoin ja saattaa muuttua sekä mainitsee Khao Lakin paikkana, jossa olevia suomalaisia on paljon tavoittamatta. Haastattelua lyhennettäessä viittaus Khao Lakiin jätetään kuitenkin pois Länsipuro pyytää sp-viestillä Bangkokin ja New Delhin edustustoja raportoimaan seuraavan aamun tilanteesta radion ja tv:n aamulähetyksiä varten Länsipuro saa suurlähettiläs Tuunasen raportin. Sen mukaan suuri osa suomalaisista on saatujen tietojen mukaan turvassa, mutta paljon on myös henkilöitä, jotka ovat kateissa eli joiden tilanteesta ei ole tietoa; tietoyhteydet eivät toimi parhaalla tavalla. Tässä vaiheessa ei vahvistuksia menehtyneistä suomalaisista, mutta silminnäkijöiden kertomusten perusteella on syytä pelätä, että niitäkin on. Khao Lakissa yli 100 suomalaista evakuoitu. Raportti välitetään sellaisenaan STT:lle, YLE:n eri toimituksille ja MTV3:lle. STT välittää jutun sen pohjalta klo Länsipuro saa suurlähettiläs Lindholmin sp-raportin. Tilanne Sri Lankassa kaoottinen, mutta matkanjärjestäjien mukaan suomalaiset asiakkaat turvassa, paitsi kolme joihin ei ole saatu yhteyttä. Omatoimimatkailijoiden osalta tiedot puutteelliset, edustusto selvittää. Raportti välitetään sellaisenaan STT:lle, YLE:n eri toimituksille ja MTV3:lle. STT välittää jutun sen pohjalta klo Valmiuspäällikkökokous, jossa UM:sta Lyra, Länsipuro ja Hyvönen. Tiedotusvastuu jaetaan VNK:n (Mattila) ja UM:n (Länsipuro) välillä; jälkimmäinen vastaa operatiivisesta tiedotuksesta STT : UM:n kriisitiedotus vastaanottaa taas puheluita STT kysyy kommenttia SOS Internationalin uutiseen, että yksi suomalainen olisi kuollut Thaimaassa STT: "SOS Internationalin mukaan yksi suomalainen kuollut Thaimaassa. Suomen ulkoministeriö ei voinut vahvistaa tietoja. Ministeriön mukaan on kuitenkin valmistauduttava siihen, että surmansa saaneiden joukossa on myös suomalaisia." STT välittää VNK:n tiedotteen valmiuspäälliköiden kokouksesta: kaikki suomalaiset evakuoidaan STT välittää UM:n tiedotteen Suomen myöntämästä humanitaarisesta avusta UM:n tiedotustilaisuus, johon osallistuivat UM (Länsipuro, Hyvönen, Backström) sekä SPR:n, Finnairin, Aurinkomatkojen ja Finnmatkojen edustajat. n STT:lle tiedote suomalaisten evakuointikeskuksista Thaimaan tuhoalueella. Tiedotteessa pyydetään omaisia ym. välittämään viestiä edelleen. Länsipuro soittaa YLE:n Radio Finlandin päällikölle Juhani Niinistölle tiedotteen saamiseksi alueelle suunnattuun lähetykseen klo Suomen aikaa Länsipuro saa suurlähettiläs Tuunasen aamuraportin ja välittää sen klo välillä STT:lle, YLE:n eri toimituksille ja MTV3:lle. Raportin mukaan vahvistettua tietoa ei ole siitä, kuinka monta suomalaista on menehtynyt, mutta on perusteltua syytä olettaa että niitä tulee olemaan vähintäänkin useita sen perusteella mitä silminnäkijät ovat kertoneet. n Länsipuro MTV3:n ja YLETV 1:n aamulähetyksissä. MTV3:n lähetykseen

16 16 tulee Reutersin tieto että Thaimaan hätätilaministeriön mukaan 10 suomalaista kuollut. Länsipuro toteaa että UM luottaa paikallisten viranomaisten tietoihin Länsipuro saa suurlähettiläs Lindholmin aamuraportin ja välittää sen heti STT:lle, YLE:n eri toimituksille ja MTV3:lle. Raportin mukaan Sri Lankassa yksi suomalainen menehtynyt ja yksi vakavasti loukkaantunut. Sairaalahoidossa on 5. Muutamaan ei vielä ole saatu yhteyttä, mutta heidän oletetaan olevan kunnossa matkustaen maan sisäosissa Tiedotustilaisuus VNK:n tiedotustilassa (pääministeri ja ulkoministeri) n UM:n verkkosivuille ja STT:lle tiedote siitä miten omaiset saavat tietoja evakuointilennoilla saapuvista Tiedote verkkosivuille ja medialle sähköpostiosoitteen avaamisesta. Tietoja pyydettiin erityisesti aiemmin kadonneiksi ilmoitetuista ja sittemmin löytyneistä henkilöistä n STT:n tarjoamaa Aasia-online-uutispalvelua aletaan julkaista UM:n verkkosivuilla Telia-Sonerasta soitetaan Länsipurolle ja tarjotaan SMS-massaviestipalvelua evakuointikeskusten ilmoittamiseksi tuhoalueen suomalaisille. Yhteydenotot LVM:öön, SM:öön Tikka antaa radiouutisiin lausunnon koskien kadonneiden listan julkistamista tietosuojavaltuutetun antaman lausunnon jälkeen Tiedotustilaisuus UM:ssä (pääministeri, ulkoministeri) SMS-viestien lähetys Thaimaassa oleviin kaikkien suomalaisten operaattoreiden puhelimiin viestintäviraston koordinoimana. Asiasta tiedotetaan myös UM:n verkkosivuilla SMS-massaviesti Intiaan ja Sri Lankaan: Intian hallitus on varoittanut: uudet hyökyaallot saattavat iskeä rantaan maan eteläosassa STT: Suurlähettiläs Tuunanen pelkää suomalaisuhrien määrän kasvavan suureksi STT välittää UM:n ilmoituksen uuden, maksuttoman lisänumeron avaamisesta Etelä-Aasian tuhoalueella kadonneiden tai löydettyjen suomalaismatkustajien tietojen ilmoittamista varten Tiedotustilaisuus VNK:n tiedotustilassa (pääministeri, ulkoministeri, ulkomaankauppa- ja kehitysministeri) Tiedotustilaisuus UM:ssä Tiedotustilaisuus lentoasemalla Tiedotustilaisuus VNK:ssa Tiedotus medialle: Kriisin alkuvaiheessa media odotti viranomaisviestinnältä lähinnä tietoa suomalaisten tilanteesta tuhoalueella ja viranomaisten toimenpiteistä. Kummastakin oli pula kriittisen ensimmäisen vuorokauden aikana. Suomalaisista oli lähinnä hajatietoa pelastuneista. Ainoat UM:n toimenpiteet, josta voitiin tiedottaa, olivat päivystyspuhelimen avaaminen ja konsulin lähettäminen Bangkokista Phuketiin. UM:n vastuualueena oli kriisin operatiivinen tiedottaminen, mikä todettiin maanantaina ministeriöiden valmiuspäälliköiden kokouksessa klo Kansainvälisiä uutislähteitä (BBC, CNN, Reutersin ja AFP:n uutisvirta) seurattiin mahdollisuuksien mukaan, mutta tavoitteena ei ollut toistaa niiden tietoja tai kilpailla niiden kanssa vaan välittää UM:n omien kanavien kautta kriisialueelta saatua tietoa suomalaisten tilanteesta ja suomalaisten viranomaisten toimista. Tiedotuksen tehtäviä ei kriisin alkaessa tai kuluessa määritelty erikseen vaan ne muodostuivat em. valmiuspäällikkökokouksen

17 toimeksiannon pohjalta muuttuen kriisin edetessä ja seurasivat VKO:ssa yleisesti noudatettuja menettelytapoja. 17 Tilannekuva, erityisesti suomalaisten tilanteen osalta, hahmottui pitkällä viiveellä sekä matkatoimistoille, medialle että Suomen Bangkokin edustustolle. Pahimmalta tuhoalueelta ei sunnuntaina tullut tietoa koska se oli täysin eristettynä. Mediatiedotukseen toi ongelmia se, että median raportoidessa eri tahoilta saatuihin vahvistamattomiin tietoihin perustuneita arvioita ja vaatiessa niille vahvistusta UM:n tiedotuksessa pitäydyttiin sellaisiin omien kanavien kautta saatuihin tietoihin, joita voitiin pitää luotettavina. Sunnuntaina viesti oli näin ollen se, että UM:n tiedossa ei ollut suomalaisia uhreja tai loukkaantuneita. Tieto kolmen kadonneiksi ilmoitetun suomalaisen löytymisestä tulkittiin joissakin medioissa merkitsemään että "suomalaiset ovat turvassa", mitä UM ei ollut sanonut. Päin vastoin korostettiin, että tilanne on avoin eikä kaikkia suomalaisia ole voitu tavoittaa. Myöhemmässä vaiheessa nousi paine kadoksissa olevien eri nimilistoja kohtaan. Tilanne laukesi kun listat ensin yhdistettiin yhdeksi KRP:n pitämäksi luetteloksi, joka sitten julkaistiin. Tiedotuksen pääasialliset tiedonlähteet alkuvaiheessa olivat kriisikeskus, joka puhelinsoittojen paineessa ei tuottanut riittävästi jäsenneltyä tietoa, sekä Bangkokin suurlähetystön raportit ja sähköpostiviestit, joiden jakeluun tiedotus pääsi mukaan vasta myöhään sunnuntaina iltapäivällä. Sunnuntai-iltana pyydettiin Bangkokin ja New Delhin edustustoja raportoimaan tilanteesta varhain seuraavana aamuna niin, että raportit voitiin toimittaa STT:lle sekä radion ja TV:n aamulähetyksien käyttöön. Nämä aamukatsaukset ja niiden tietojen välittäminen medioille vakiintuivat käytännöksi kriisin akuutissa vaiheessa. Tiedotustilaisuuksia pidettiin alkaen joka päivä (paitsi uudenvuodenpäivänä) vuorotellen UM/VKO:n ja VNK:n tiedotuksen vetovastuulla ja tiloissa. Ensimmäistä lukuun ottamatta kaikki tapahtuivat ministeritasolla. Kaikissa olivat paikalla tärkeimmät yhteistyötahot (mm. Finnair, SPR, matkanjärjestäjät, SM). Verkkotiedotus: Tiedotusta hoidettiin myös UM:n verkkosivujen kautta alkaen, mutta ei kuitenkaan riittävästi. Sivuilla julkaistiin UM:n tiedotteet ml. yhteystiedot kriisikeskukseen; Thaimaan, Sri Lankan ja Malesian matkustustiedotteet päivitettiin ja sen jälkeen tarpeen mukaan. Kaikki tiedotteet julkaistiin alusta lähtien myös ruotsinkielisinä. STT:n tarjosi katastrofia koskevaa erikoisuutispalvelua ja se otettiin UM:n sivuille Konsuliasioiden yksikön kanssa sovittiin verkkoviestintäyksikön vastaavan matkustustiedotteita koskeviin kysymyksiin, minkä lisäksi puhelinvaihteesta yhdistettiin yksikölle myös kriisipuheluita. Lisäksi yksikkö vastasi sähköpostitiedusteluihin ja formin-sivuille tulleisiin kysymyksiin ja välitti näistä osan edelleen konsuliyksikölle. Formin-palautteita ja tiedusteluja tuli välisenä aikana yhteensä noin 200 kpl ja sähköpostiviestejä noin 100 kpl. Länsipuron pyynnöstä selvitettiin katoamisilmoituslomakkeen käyttöönottoa verkossa, mihin konsuliasioiden yksikön kanta kuitenkin oli kielteinen. UM:n verkkosivujen normaali viikonlopun käyntimäärän on n Tapaninpäivänä sivuilla rekisteröitiin käyntiä ja sivujen käyttö lisääntyi koko ajan. Maanantaina käyntejä oli 17402, tiistaina ja keskiviikkona Huippulukemaan päästiin torstaina, jolloin kokonaismäärä oli käyntiä

18 18 Henkilöresurssit: UM:n tiedotusta hoitivat kriisin ensimmäisen vuorokauden (su ) ajan viestintä- ja kulttuuriosaston (VKO) päällikkö Yrjö Länsipuro ja etätyössä oleva, kotoaan käsin työskennellyt tiedottaja joka hoiti tiedotteet STT:lle ja verkkosivuille. VKO:n tiedotusyksikön päällikkö Erja Tikka, joka oli matkalla, oli sunnuntaina yhteydessä Länsipuroon, jonka mielestä siinä vaiheessa häntä eikä muitakaan lomalla olleita ollut syytä hälyttää työhön. Median puhelut tulivat normaaliin tapaan Länsipuron matkapuhelimeen, jonka numero on median laajassa tiedossa Maanantaina työssä oli osastopäällikön lisäksi kaksi tiedotusyksikön henkilöä VKO:lla ja kaksi etätyössä, ml. ruotsinkielen kääntäjä. Iltapäivän tiedotustilaisuutta ja sen internet-lähetystä varten hälytettiin tarvittava tekninen henkilökunta. Ajalla tiedotusta hoitivat osastopäällikkö, tiedotusyksikön päällikkö, kolme yksikön työntekijää VKO:lla sekä kaksi etätyössä. Ajalla osastopäällikön ja yksikön päällikön lisäksi VKO:lla työskenteli yksi henkilö, yksi etätyössä ja yksi ambulanssilennon kuvausjärjestelyissä lentokentällä. Verkkoviestintäyksikön kaikki paikalla olleet neljä työntekijää olivat mukana kriisin hoidossa lähtien koko akuutin vaiheen ajan. Haastateltujen näkemyksiä: Tilannearviot: tilanteen vakavuutta myöskään tiedotuksen näkökulmasta ei osattu arvioida vielä sunnuntaina Koska alussa ei voitu riittävän tarkkaan seurata median Suomessa välittämiä tietoja, ei myöskään pystytty oikaisemaan vääriä tietoja heti alkuvaiheessa ennen kuin ne levisivät laajalle; UM:n sisäinen tiedonkulku ei toiminut. Usean kriisikeskuksen päivystäjän mukaan heille valkeni jo sunnuntain iltapäivän kuluessa, että kyseessä on vakava katastrofi, joka koskettaisi useita satoja suomalaisia. Nämä tuntemukset eivät kuitenkaan välittyneet tiedotukselle. Kriisikeskus oli puolestaan tietämätön tilanteen kehittymisestä ja siitä, millaisiin toimiin viranomaiset ml. UM olivat ryhtyneet tai mitä oli yleensä päätetty tai tiedotettu. Näin omaisille ei voitu antaa ajantasaista tietoa avustustoimien ml. evakuointien edistymisestä. UM:n eri osastoille - jonne omaiset soittelivat - ei annettu ohjeita siitä kuinka soittajille tulisi vastata. UM:n intranettiin saatiin vastausohjeet tiedusteluihin ja tarpeelliset yhteystiedot kriisiorganisaation asiantuntijajäsenille Tiedotustyön organisointi: koko tiedotusyksikkö ja varsinkin yksikön päällikkö olisi pitänyt kutsua heti töihin ja tiedotus organisoida systemaattisella tavalla; konsuliyksikön päälliköllä tulee olla sijainen, joka samalla voi johtaa puhelinpäivystystä hoitavaa kriisikeskusta ja päivittää tiedottajia, jotta konsuliyksikön päällikkö ja muut voivat keskittyä operationaalisiin tehtäviinsä; kriisitilanteessa on tärkeää kaikkien tiedotusta hoitavien mukaan ottaminen johdon kriisiä koskeviin sähköpostijakeluihin ja muuhunkin kriisiyhteistyöhön, niin että kaikki mahdollinen tieto kulkeutuisi median tiedusteluihin vastaaville. Tiedottajien läsnäolo itse kriisikeskuksessa mahdollistaisi ajantasaisen tiedon välittymisen sekä sisäistä että ulkoista tiedotusta varten;

19 19 VKO on saanut paljon kritiikkiä siitä, että ministeriö ei hyödyntänyt niitä mahdollisuuksia, joita verkkoviestintä tarjoaa. Tilastot osoittavat, että tietoa on haettu ministeriön sivuilta. Tätä niiltä ei kuitenkaan riittävästi löytynyt ainakaan kriisin alkuvaiheessa; Mediaseurantatiedottajan tulisi keskittyä kansainväliseen ja kotimaiseen uutisseurantaan ja välittää tietoa kriisijohdolle; tiedotusvälineille ja kansalaisille olisi pitänyt pystyä viestittämään myös tietoa ulkoministeriön ja erityisesti Bangkokin suurlähetystön tällaisessa katastrofitilanteessa täysin riittämättömistä resursseista; tiedotuksesta ja lehdistöyhteyksistä vastaava henkilö olisi ollut hyödyllinen itse kriisialueella Edustustot Thaimaan edustustojen kronologia: pvä klo (Suomen aika, Thaimaa+5h) Bangkok Suurlähetystön konsulipäivystäjä Raisa Rautala saa Suomesta yksityishenkilöltä puhelun, jossa kerrotaan Phuketissa räjähtäneen pommin. Lisäselvityksissä käy ilmi kyseessä olleen maanjäristyksen ja hyökyaallon Rautala saapuu edustustoon ilmoitettuaan asiasta edustuston 2.virkamiehelle, avustaja Jussi Koskelalle. Edustuston thaimaalainen konsuliasiainavustaja Orapim Pravangsook selvittää tilannetta Thaimaan viranomaisilta; hankitaan lisätietoja matkatoimistoilta, joita varoitetaan toisesta mahdollisesta hyökyaallosta. Rautala keskustelee UM:n konsulipäivystäjän kanssa. n Koskela informoi suurlähettiläs Heikki Tuunasta, joka pyytää hankkimaan lisätietoja ja pitämään itsensä informoituna Koskela saapuu edustustoon Sl Bangkokin raportti (BAN ), mistä käy ilmi, että kyseessä on suuronnettomuus. Koskela informoi Tuunasta, joka lähtee edustustoon Tuunanen saapuu edustustoon, jossa Koskelan ja Rautalan lisäksi paikalla yksi suomalainen ja yksi thaimaalainen virkailija. Phuket

20 n n yö Koskela ja suurlähettilään thaimaalainen sihteeri Khaikhae Louwithawas lähtevät Phuketiin Thaimaan ulkoministeriön järjestämällä lennolla. Rautala jatkaa puheluihin vastaamista Sl Bangkok raportoi, ettei suomalaisuhreista ole vahvistusta, mutta on syytä pelätä heitäkin olevan. Kateissa ilmoitetaan olevan suuren määrän suomalaisia. Raportti jaetaan sellaisenaan tiedotusvälineille. Edustuston koko henkilöstö saapuu töihin (pl. Johnsson, Tervo) edustustoon. Suurlähetystön paikalta palkatut viisumivirkailijat Elina Miettinen ja Sari Mahosenaho lähetetään Phuketiin. Koskela ja Louwithawas saapuvat Phuketiin, jossa paikallisviranomaisten tilanneselostus kriisikeskuksessa kaupungintalolla. Koskela käy Bangkok Phuketsairaalassa, saa potilaslistoja myös muista sairaaloista, palaa kriisikeskukseen avustamaan suomalaisia. Louwithawas päivystää kaupungintalolle perustetussa kriisikeskuksessa. Edustusto sopii piispa Huovisen ja hänen kollegansa kanssa heidän menostaan Phuketiin auttamaan suomalaisia Finnairin 1. charter-lento evakuoi suomalaisia (pääosin Aurinkomatkalaisia) Phuketista. Tuunanen osallistuu Thaimaan UM:n järjestämään kriisiä koskevaan kokoukseen Edustustoon saapuu tietoja katoamisista tai kuolemantapauksista, joiden perusteella Tuunanen arvioi suomalaisia menehtyneitä olevan useita. Louwithawas palaa Bangkokiin. Air Finlandin 1. charter-lento evakuoi suomalaisia (pääosin Finnmatkalaisia) Phuketista evakuointilento lähtee Phuketista Helsinkiin Tuunanen tapaa Thaimaan pääministerin, saa katsauksen onnettomuuden laajuudesta ja Thaimaan viranomaisten toimista Konsuliasiainhoitaja Airi Kangas Manilan suurlähetystöstä saapuu vahvistuksena Phuketiin. Tuunanen arvioi haastatteluissa suomalaisuhreja olevan paljon enemmän kuin useita. 20