Hankinnassa sovelletaan lakia julkisista hankinnoista. Hankinnan arvon arvioidaan ylittävän EU-kynnysarvon. Hankinnan arvoon lasketaan kaikki

Transkriptio

1 Kirkkonummen kunta TARJOUSPYYNTÖ 1 (14) LEASINGRAHOITUS JA SIIHEN LIITTYVÄT PALVELUT Hankintayksikkö Kirkkonummen kunta Vanha Sairaalantie 5 PL KIRKKONUMMI 1 Tarjouspyynnön taustaa Kirkkonummen kunta on kilpailuttanut vuonna 2006 leasingrahoituksen ja siihen liittyvien palveluiden puitesopimuksen, joka on nyt päättymässä. Sen perusteella tehtyjä vuokrasopimuksia ei ole tarkoitus siirtää nyt kilpailutettavalle uudelle sopimukselle, vaan ne ovat voimassa kussakin vuokrasopimuksessa olevien tuotteiden vuokra-ajan päättymiseen saakka. Kirkkonummen kunnalla on noin 1700 työasemaa, joista n kpl on hankittu leasingrahoituksella. Kunnan nyt omistamat työasemat on tarkoitus korvata leasinglaitteilla. Kopiokoneita / monitoimilaitteita on hankittu leasingrahoituksella n. 90 kpl. Lisäksi leasingrahoituksella on hankittu palvelimia ja hankintahinnaltaan merkittäviä teknisiä laitteita. Euromääräisesti hankintoja uudelle sopimukselle arvioidaan tulevan vuosittain seuraavasti: v. 2011/Q2-Q v v v. 2014/Q2-2015/Q (optio) jolloin kokonaishankintavolyymin sopimuskauden sekä yhden optiovuoden aikana arvioidaan olevan yhteensä noin 1,4 milj. euroa. Kirkkonummen kunta ei sitoudu suunniteltujen laitteiden hankkimiseen ja leasingrahoittamiseen. 2 Viittaus julkaistuun hankintailmoitukseen Hankinnasta on lähetetty ilmoitus HILMA-palveluun ( josta ilmoitus toimitetaan edelleen julkaistavaksi Euroopan unionin virallisen lehden täydennysosassa (S-sarja) sekä TEDtietokannassa. 3 Hankintamenettely ja tarjouksen laatiminen Hankinnassa sovelletaan lakia julkisista hankinnoista. Hankinnan arvon arvioidaan ylittävän EU-kynnysarvon. Hankinnan arvoon lasketaan kaikki

2 Kirkkonummen kunta TARJOUSPYYNTÖ 2 (14) hankittaviin tai optioina oleviin palveluihin sisältyvät korot, palkkiot, maksut ja muut korvaukset. Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä Sopimuksella rahoitettavia laitteita ei hankita tällä sopimuksella. Hankintayksikkö valitsee itsenäisesti vuokrauksen kohteena olevat laitteet ja laitetoimittajan sekä sopii laitteiden hankintaehdoista. Hankintayksiköllä on oikeus vaihtaa laitetoimittajia. Tarjous liitteineen sekä mahdollinen sopimus tulee tehdä suomen kielellä. Tarjoaja vastaa kaikista tarjouksen ja mahdollisen sopimuksen tekemiseen liittyvistä kuluista eikä ole oikeutettu korvaukseen, vaikka hankinta peruuntuisi tai keskeytyisi. Hankinnassa ei hyväksytä osatarjouksia tai vaihtoehtoisia tarjouksia. Hankinta tehdään yhdeltä leasingrahoituspalvelun toimittajalta. Hankintayksikkö pidättää oikeuden olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista. 4 Hankinnan kohde Hankinnan kohteena on leasingrahoitus ja siihen liittyvät palvelut tämän tarjouspyynnön mukaisesti seuraaville laitteille: a) IT-laitteet - pöytätyöasemat (DeskTop) - kannettavat työasemat (LapTop) lisälaitteineen ja -varusteineen (näppäimistö, telakka, laukku ym.) - päätteet (ThinClient) - näytöt - tulostimet - monitoimilaitteet ja kopiokoneet - palvelimet b) Hankintahinnaltaan merkittävät tekniset laitteet - sairaalalaitteet kuten hammaslääkärintuolit - muut tekniset laitteet Leasingrahoitukseen voi sisältyä myös laitteiden toimitukseen liittyviä kertaluonteisia liitännäispalveluja (esim. toimitus ja asennus) laitteen saamiseksi toimintakuntoon. Palveluja koskeva puitesopimus solmitaan kolmeksi vuodeksi alkaen siitä kun sopimus allekirjoitetaan (arvio ) ja päättyen noin Lisäksi sopimuksella on yksi optiovuosi ( ), johon tarjoaja sitoutuu.

3 Kirkkonummen kunta TARJOUSPYYNTÖ 3 (14) 4.1 Leasingrahoitus Option käyttäminen on ainoastaan hankintayksikön harkinnassa. Solmittavaa puitesopimusta tulevat käyttämään Kirkkonummen kunnan eri yksiköt. Tarjoukseen tulee sisältyä seuraavat palvelut 1. Leasingrahoitus 2. Laitteiden vakuuttaminen 3. Laitteiden elinkaaren hallinta- ja raportointipalvelut 4. Käytettyjen laitteiden vuokrakauden jälkeiset pakkaus-, nouto-, tietoturva-, kierrätys- ja hävityspalvelut Em. palveluja koskevat vaatimukset on määritelty alla kohdissa ja niistä johtuvien kustannusten tulee sisältyä tarjottuun leasingvuokraan, ellei tarjouspyynnössä muuta ilmoiteta. Osa vaatimuksista on ehdottomia vaatimuksia, jotka tarjouksen ja leasingrahoituspalvelun toimittajan (jatkossa toimittaja) on täytettävä, jotta tarjous olisi tarjouspyynnön mukainen. Muut vaatimukset vaikuttavat tarjousten arviointiin kohdassa 8.3 kuvatulla tavalla. Tarjouspyynnön liitteenä 2 on taulukko Vaatimusten täyttyminen, jossa ovat sekä ehdottomat että muut vaatimukset. Hankintayksikkö edellyttää, että tarjoaja palauttaa taulukon ja merkitsee siihen, mitkä palveluita ja laskutusta koskevat vaatimukset tarjous täyttää (kyllä/ei). Tarjoajan on allekirjoituksellaan vahvistettava taulukko. Tarjoajan on liitettävä tarjoukseensa kuvaukset em. palveluista pyydettyine liitteineen. Kuvausten ja niiden liitteiden avulla tarjoaja osoittaa vaatimusten täyttymisen. Mikäli tarjoaja ei pysty täyttämään vaatimuksia tarjouksen tekohetkellä, sen on uskottavasti osoitettava, että vaatimukset täyttyvät puitesopimuskauden alkaessa (noin mennessä). Ehdottomat vaatimukset: 1. Laitteiden leasingrahoituskausi on asiakkaan valinnan mukaan 36, 48 tai 60 kk. 2. Hankittavan laitteen leasingrahoituskausi käynnistyy vuosineljänneksen alussa viimeistään neljän kuukauden kuluessa toimitusvahvistuksen hyväksymisestä. 3. Leasingrahoituksella rahoitettavat laitteet liitetään leasingsopimukseen erillisillä toimitusvahvistuksilla. 4. Asiakas saa toimitusvahvistuksen sähköisesti hyväksyttäväkseen, kun laite on toimitettu ja laitetoimittaja on lähettänyt sitä koskevan laskun toimittajalle. 5. Toimitusvahvistuksessa on laitteesta yksilöidyt tiedot (ainakin laitetiedot, hankintahinta ja laitteen vuokra) 6. Leasingvuokrat määräytyvät tämän tarjouspyynnön mukaisesti. 7. Laitteen leasingvuokra on kiinteänä voimassa koko leasingrahoituskauden. 8. Leasingvuokrat maksetaan kolmen kuukauden erissä kvartaaleittain.

4 Kirkkonummen kunta TARJOUSPYYNTÖ 4 (14) 9. Toimittajan on ilmoitettava asiakkaalle noin 3 kk etukäteen laitteen leasingrahoituskauden päättymisestä. 10. Asiakkaalla on oikeus jatkaa laitteiden vuokrausta laitekohtaisesti kolmen kuukauden jaksoissa enintään vuoden ajan laitteen alkuperäisen leasingrahoituskauden päättymisestä 11. Laitteen jatkovuokrauksen kuukausivuokra on korkeintaan 25 % laitteen alkuperäisestä kuukausivuokrasta. 12. Asiakas voi halutessaan lunastaa laitteen leasingrahoituskauden päätyttyä tarjouspyynnön kohdassa 4.1 määritellyllä lunastushinnalla. 13. Laitteiden palautus, jatkovuokraus ja lunastaminen voidaan tehdä laitekohtaisesti. 14. Asiakkaalla on mahdollisuus ilmoittaa toimittajalle viimeistään kuukautta ennen leasingrahoituskauden päättymistä, jos se jatkaa laitteen vuokrausta tai lunastaa laitteen. Tarjoajan on liitettävä tarjoukseensa kuvaus hankintayksikölle tarjottavasta leasingrahoituspalvelusta. Huomautus edellä olevaan vaatimukseen 11: IT-laitteiden (a) lunastushinta on enintään 6 % laitteen arvonlisäverottomasta hankintahinnasta ja Hankintahinnaltaan merkittävien teknisten laitteiden (b) lunastushinta on 3 % laitteen arvonlisäverottomasta hankintahinnasta. Lunastushintaan lisätään arvonlisävero. Leasingrahoituksen toimittaja vastaa laitteen jäännösarvosta. 4.2 Laitteiden vakuuttaminen Ehdoton vaatimus: 1. Tarjoukseen sisältyy laitteiden täysturvavakuutus. Vakuutusmääränä on laitteen jälleenhankinta-arvo. Tarjouksessa (a) IT-laitteiden omavastuu on 200 euroa/vahinkotapahtuma ja (b) Hankintahinnaltaan merkittävien teknisten laitteiden omavastuu on 500 euroa/vahinkotapahtuma, mutta valitun toimittajan kanssa voidaan sopia myös pienemmästä omavastuusta. Vakuutusmaksu sisällytetään leasingvuokraan. Tarjoajan tulee ilmoittaa tarjouksessaan, mikä on edellä kuvattu vakuutusmaksu kuukaudessa laskettuna tuotteen hankintahinnasta. Tarjoajan tulee liittää tarjoukseensa vakuutusehdot. 4.3 Laitteiden elinkaaren hallinta- ja raportointipalvelu Tarjoajan on liitettävä tarjoukseensa kuvaus tarjoamastaan laitteiden elinkaaren hallinta- ja raportointipalvelusta, luettelo hallinta- ja raportointipalveluun sisältyvistä tiedoista sekä mallit vakioraporteista.

5 Kirkkonummen kunta TARJOUSPYYNTÖ 5 (14) Hankintayksikön yhteyshenkilölle tulee toimittaa ko. palvelun Internet-osoite sekä käyttäjätunnus ja salasana palvelun kokeilua ja tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuuden arviointia varten Vaatimukset laitteiden elinkaaren hallinta- ja raportointipalvelulle Ehdottomat vaatimukset: 1. Palvelu on asiakkaan käytettävissä Internetissä yleisimmillä web-selaimilla (ainakin Windows Internet Explorer) 2. Palveluun on SSL-suojattu (https) yhteys (sertifikaatti luotetulta myöntäjältä) 3. Palvelu on asiakkaan käytettävissä vähintään jokaisena arkipäivänä klo Toimittaja hoitaa leasingrahoitettavien kohteiden laitetoimittajan laskuilta ja laskujen mahdollisilta liitteiltä ilmenevien käyttäjä-, laite- ja kustannuspaikkatietojen syöttämisen laiterekisteriin. 5. Asiakkaalla on mahdollisuus, mutta ei velvollisuutta lisätä/muuttaa tietoja (esim. käyttäjän/sijainnin/kustannuspaikan vaihtuminen) joko itse tai toimittajan myötävaikutuksella 6. Vuokratun laitteen kustannuspaikkaa ja laskutusosoitetta on mahdollista muuttaa kesken vuokrakauden 7. Palveluun voidaan sisällyttää kaikki ne asiakkaan laitteet lisälaitteineen ja - varusteineen, jotka ovat toimittajan tarjoamassa leasingrahoituspalvelussa 8. Toimittaja hoitaa käyttöoikeuksien hallinnan ja salasanojen antamisen ainakin palvelun pääkäyttäjille. 9. Palvelua käyttävien asiakkaan työntekijöiden määrää ei rajoiteta. 10. Palvelun ja raporttien kieli on ainakin suomi 11. Palvelusta saa monipuoliset raportit (laiterekisteri/laiteraportit ja taloushallinnon/laskutuksen raportit hierarkiatasoittain ja laitetyypeittäin) 12. Raporttina saadaan vuokravastuut kustannuspaikoittain 13. Raporttina saadaan tiedot, minkä laitteiden osalta vuokrakausi päättyy seuraavan 3 kk:n, 6 kk:n tai 12 kk:n aikana 14. Asiakkaalla on mahdollisuus tehdä itse hakuja ja raportteja palvelusta 15. Palvelun raportteja voidaan viedä Excel-ohjelmaan 16. Toimittaja järjestää kustannuksellaan hankintayksikön henkilöstölle koulutusta laitteiden elinkaaren hallinta- ja raportointipalvelun käytöstä 17. Toimittaja antaa käyttäjille tukea palveluun liittyvissä ongelmissa Muut vaatimukset: 1. Palveluun on mahdollista lisätä hankintayksikön omia laitteita tai muilta yrityksiltä vuokrattuja laitteita yksittäisinä laitteina tai eräajona. 2. Toimittaja rakentaa palveluun eri hierarkiatasoja hankintayksikön tarpeiden mukaan. 3. Käyttöoikeudet on mahdollista rajata käyttäjä-/käyttäjäryhmäkohtaisesti kustannuspaikoittain/yksiköittäin. 4. Palvelusta on mahdollista saada raportteja tilinpäätösraportointiin (IAS/IFRS). 5. Hallinta- ja raportointipalvelusta saa helposti raportit siihen sisältyviä tietoja haku- ja lajitteluperusteena käyttäen.

6 Kirkkonummen kunta TARJOUSPYYNTÖ 6 (14) 6. Hallinta- ja raportointipalvelusta saatavat tiedot, jotka ovat ehdottomia vaatimuksia (katso kohta 4.3.2), on taulukoitu omina kenttinään. Jos tarjous täyttää edellä mainittuja muita vaatimuksia, tulee myös niistä aiheutuvien kustannusten sisältyä tarjottuun leasingvuokraan. Kuitenkin, jos tarjoaja veloittaa asiakkaan omien tai muilta yrityksiltä vuokrattujen laitteiden liittämisestä laitteiden hallintapalveluun, on hinnoittelu ilmoitettava liitteenä 3 olevassa Hinnoittelutaulukossa ja liitteenä 4 olevassa Hintojen vertailutaulukossa Vaatimukset hallinta- ja raportointipalvelusta saataville tiedoille Ehdottomat vaatimukset: 1. Toimitusvahvistuksen numero 2. Laitteen numero (hankintayksikön antama laitenumero) 3. Laitteen tuoteryhmä (esim. pöytätyöasema, kannettava työasema, tulostin, monitori, kopiokone jne.) 4. Laitteen nimi (laitemerkki ja -malli) 5. Laitteen sarjanumero 6. Laitteen ominaisuudet (esim. prosessorin, muistin, kiintolevyn ja näytön koko) 7. Käyttäjä 8. Laitteen sijainti 9. Kustannuspaikka (vähintään kaksi tasoa) 10. Hankintahinta 11. Vuokrakauden alkamispäivä 12. Vuokrakauden päättymispäivä 13. Vuokra-aika (kk) 14. Vuokra per kk tai kvartaali 15. Maksuväli (eräväli) 16. Muu (vapaa) kenttä hankintayksikön tarvitsemaan käyttöön Muut vaatimukset 1. Leasingsopimuksen numero 2. Laitetoimittaja 3. Tilausviite ja/tai tilausnumero 4. Organisaatioyksikkö 5. Laitetoimituksen hyväksymispäivä 6. Mahdollinen korko tai muu maksu toimituskaudelta eli ennen leasingrahoituskauden alkamista 7. Vuokrat per kalenterivuosi 8. Vuokrat ja muut laitekohtaiset maksut yhteensä 9. Sovittu menettely vuokrakauden päättyessä 10. Laitteen noutopaikka 11. Mahdollisen jatkokauden vuokra 12. Sopimuksen mukainen mahdollinen lunastushinta

7 Kirkkonummen kunta TARJOUSPYYNTÖ 7 (14) Jos tarjous täyttää edellä mainittuja muita vaatimuksia, tulee myös niistä aiheutuvien kustannusten sisältyä tarjottuun leasingvuokraan. 4.4 Käytettyjen laitteiden vuokrakauden jälkeiset pakkaus-, nouto-, tietoturva-, kierrätys- ja hävityspalvelut Ehdottomat vaatimukset: 1. Palautettavat laitteet ovat noudettavissa aikaisintaan kahden viikon kuluessa vuokra-ajan päättymisestä. 2. Palautettavat laitteet noudetaan sovittuna aikana vähintään kerran vuosineljänneksessä. 3. Palveluun sisältyy palautettavien laitteiden pakkauspalvelu, joka sisältää työn, pakkausmateriaalin ja muut mahdolliset kustannukset. 4. Toimittaja vastaa palautettavien laitteiden noutamisesta ja poiskuljettamisesta. 5. Toimittaja vastaa vuokrakauden jälkeisestä työasemien kiintolevyjen tietojen tuhoamisesta. 6. Kaikkien palautettujen laitteiden kiintolevyt ylikirjoitetaan ohjelmistolla, joka on läpäissyt NSTL:n (National SoftwareTesting Labs) tai vastaavan organisaation testauksen. 7. Käytöstä poistettavien laitteiden kierrätys ja hävitys hoidetaan ympäristöystävällisesti. 8. Rahoituskauden päätyttyä palautettavien laitteiden osalta sallitaan ilman veloitusta vähintään 5 %:n hävikki palautuserän (per vuosineljännes) laitteiden määrästä. Laitteiden normaali kuluminen laitteen käyttöaika huomioon ottaen on sallittua. Tarjoajan on kuvattava tarjottavaan palveluun sisältyvät pakkaus-, nouto-, tietoturva-, kierrätys- ja hävityspalvelut. 5 Hintojen ilmoittaminen Tarjoaja veloittaa leasingvuokrana hankintayksiköltä kunkin laitteen koko leasingrahoituskauden ajan kiinteänä voimassaolevaa kuukausivuokraa, johon sisältyvät edellä kuvattujen palveluiden kustannukset tämän tarjouspyynnön mukaisesti - luku 4.1 Leasingrahoitus - luku 4.2 Laitteiden vakuuttaminen - luku 4.3 Laitteiden elinkaaren hallinta- ja raportointipalvelut - luku 4.4 Käytettyjen laitteiden vuokrakauden jälkeiset pakkaus-, nouto-, tietoturva-, kierrätys- ja hävityspalvelut. Tarjoaja ilmoittaa seuraavat tiedot ( ) liitteenä 3 olevaan Hinnoittelutaulukkoon. Lisäksi tarjoajan on ilmoitettava pyydetyt tiedot tarjouksen vertailuhinnan laskemiseksi liitteeseen 4 (Hintojen vertailutaulukko).

8 Kirkkonummen kunta TARJOUSPYYNTÖ 8 (14) 5.1 Leasingvuokra Tarjoajan on ilmoitettava kullekin hinnoittelutaulukossa (liite 3) mainitulle laitetyypille ja leasingrahoituskaudelle leasingrahoituksen vuokrakerroin (per kk). Kun vuokrakertoimella kerrotaan laitteen hankintahinta (ilman alv), saadaan laitteen koko vuokrakauden voimassaoleva kiinteä kuukausivuokra (ilman alv). Vuokrakertoimien viitekorkona käytetään leasingrahoituskauden pituista koronvaihtosopimusta (Swap-korko) laitteen toimitusvahvistuksen tekopäivää edeltävän päivän korkotason mukaisesti. Tarjouksessa vuokrakertoimien viitekorkona käytetään koronvaihtosopimuksia ( ), joiden arvot on ilmoitettu Kauppalehdessä (katso liite 3 Hinnoittelutaulukko). Tarjoajan on ilmoitettava, mikä on kuhunkin vuokrakertoimeen sisältyvä marginaali (= vuokrakerroin vähennettynä viitekoron osuudella), jolla tarjoaja on oikeutettu veloittamaan hankintayksikköä luvuissa määriteltyjen palvelujen kustannuksista. Tämä marginaali on kiinteä, elleivät toimittaja ja hankintayksikkö sovi sen korotuksesta tarjouspyynnön kohdan 7.1 (Hintojen mahdolliset korotukset) mukaisesti. Tarjoajan on eriteltävä mikä on laitteen vakuutusmaksu prosentteina laitteen hankintahinnasta (ilman alv). Vakuutusmaksu sisältyy marginaaliin ja vuokrakertoimeen (katso edellä kohta 4.2). 5.2 Toimituskauden maksut Tarjoajalla on mahdollisuus laskuttaa hankintayksiköltä laitteen toimituskaudelta eli toimituksen hyväksymispäivän tai laitetoimittajan laskun maksupäivän ja kvartaalin alussa alkavan leasingvuokrakauden alkamispäivän väliseltä ajalta korkoa tai muuta kohtuullista maksua. Tarjoajan on ilmoitettava tarjouksessaan tämän maksun suuruus per päivä prosentteina laitteen arvonlisäverottomasta hankintahinnasta. 5.3 Muut tarjottuun palveluun liittyvät maksut Mikäli tarjoaja veloittaa tarjouspyynnön kohteina oleviin palveluihin (edellä luvut ) liittyvistä toimenpiteistä kiinteän kuukausivuokran ja mahdollisen toimituskauden maksun lisäksi - laskutuspalkkioita, - koontilaskutuspalkkioita, - veloituksia maksuhuomautuksista, - maksuja ylimääräisistä laitteiden noudoista (= useammin kuin 1 kerta per vuosineljännes) - maksuja useammasta kuin yhdestä noutopaikasta per noutokerta ja/tai - maksu / laite / kk asiakkaan omien tai muilta yrityksiltä vuokrattujen laitteiden liittämisestä laitteiden hallintapalveluun, on tarjoajan ilmoitettava tarjouksessaan mikä on niiden hinnoittelu.

9 Kirkkonummen kunta TARJOUSPYYNTÖ 9 (14) Kaikkien muiden hankintayksikön maksettavaksi tulevien kustannusten, jotka liittyvät leasingrahoituspalveluun, tulee sisältyä tarjottuun vuokraan (vuokrakertoimeen). Hankintayksikkö ei maksa muita palvelupalkkioita. Hankintayksikölle tulee tällä hetkellä noin 60 leasingvuokralaskua/kvartaali. Kunnan eri yksiköillä (kustannuspaikoilla) olevat monitoimilaitteet sekä hankintahinnaltaan merkittävät tekniset laitteet laskutetaan yksittäisillä tai koontilaskuilla kultakin kustannuspaikalta. Pääosa IT-laitteista laskutetaan koontilaskulla ATK-palveluyksiköltä. 6 Laskutus Ehdottomat vaatimukset: 1. Vuokralaskut toimitetaan sähköisenä verkkolaskuna hankintayksikön ilmoittamaan verkkolaskuosoitteeseen (välittäjänä pankki tai verkkolaskuoperaattori). 2. Vuokrat laskutetaan hankintayksikön toivomuksen mukaan kustannuspaikkatai organisaatioyksikkökohtaisesti joko yksittäisillä laskuilla tai koontilaskuilla. 3. Laitteen vuokra voidaan laskuttaa asiakkaan toivomuksen mukaan myös muulta kustannuspaikalta kuin laitteen kustannuspaikalta. 4. Hankintayksiköllä on oikeus määritellä, mitä vuokria koontilaskuun sisältyy. 5. Laskusta tulee ilmetä vähintään laskutettava kustannuspaikka, kustannuspaikka, jolle vuokra kohdistetaan, ja laitteen tuoteryhmä 6. Laskutusvaluutta on euro. 7. Hankintayksikkö maksaa leasingvuokrat neljännesvuosittain (3 kk:n maksuerä). Vuokriin lisätään kulloinenkin arvonlisävero. 8. Maksuehto on 30 päivää netto laskun päiväyksestä 9. Viivästyskorko on korkolain mukaan. Muut vaatimukset: 1. Mikäli hankintayksikön laskutettava kustannuspaikka/organisaatioyksikkö haluaa, on laskussa eriteltynä myös vuokra per yksilöity laite, jolloin laskusta näkyy ainakin laitteen nimi (laitemerkki ja -malli) Tarjoajan on kuvattava tarjouksessaan laskutuksen toimintamallia. Tarjoukseen tulee sisältyä esimerkkejä laskuista, joissa esiintyy hankintayksikön edellyttämiä tietoja. Vaatimusten mukaiseen laskutukseen liittyvät mahdolliset kustannukset sisältyvät vuokrakertoimeen. Jos laskutuksesta, koontilaskutuksesta tai maksuhuomautuksista veloitetaan erikseen kohdan 5.3 mukaisesti, on palkkioista ja maksuista ilmoitettava liitteenä 3 olevassa Hinnoittelutaulukossa ja liitteenä 4 olevassa Hintojen vertailutaulukossa.

10 Kirkkonummen kunta TARJOUSPYYNTÖ 10 (14) 7 Sopimuksen muut keskeiset ehdot 7.1 Hintojen mahdolliset korotukset Toimittajalla on oikeus esittää tarjottuun vuokrakertoimeen sisältyvään marginaaliin ja esittämiinsä hintoihin (ml. maksut ja palkkiot) korotuksia JYSE 2009 PALVELUT ehtojen (kohta 10) mukaisesti. Marginaalien korotuksilla ei ole vaikutusta ennen korotuksen voimaantuloa tehtyjen leasingrahoitussopimusten vuokrakertoimiin. 7.2 Sopimuksen siirrettävyys Toimittajalla ei ole oikeutta siirtää tarjouksen perusteella mahdollisesti solmittavaa sopimusta osaksikaan kolmannelle osapuolelle ilman hankintayksikön kirjallista suostumusta. Sopimusta ei voida siirtää myöskään konsernin sisäisesti ilman hankintayksikön kirjallista suostumusta. Perustellusta syystä hankintayksikkö voi kieltäytyä hyväksymästä sopimuksen siirtoa tai osittaista siirtoa. Jos sopimuksessa olevia toimittajan oikeuksia siirtyy kolmannelle osapuolelle, toimittaja vastaa siitä, että kolmas osapuoli sitoutuu myös niihin liittyviin sopimuksen velvoitteisiin. Tarjoajan on ilmoitettava tarjouksessaan, jos se aikoo siirtää sopimuksen kolmannelle osapuolelle ja miltä osin. Tarjoajan on annettava tarjouksessaan kolmannesta osapuolesta. vastaavat tarjoajan kelpoisuuden arviointia varten tarvittavat tiedot kuin itsestään (katso kohta 8.1). 7.3 Alihankkijan käyttäminen Toimittaja voi teettää sopimukseen kuuluvia tehtäviään alihankkijalla. Toimittaja vastaa käyttämänsä alihankkijan osuudesta kuten omastaan. Toimittaja vastaa myös siitä, että alihankkija noudattaa omalta osaltaan toimittajalle asetettuja velvoitteita. Toimittajan on ilmoitettava hankintayksikön hyväksyttäväksi sopimuksen kohteena olevan palvelun tuottamisessa käyttämänsä keskeiset alihankkijat. Perustellusta syystä hankintayksikkö voi kieltäytyä hyväksymästä alihankkijaa. 7.4 Yleiset sopimusehdot Hankinnassa noudatetaan muilta osin Julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja palveluhankinnoissa (JYSE 2009 PALVELUT). Tarjoaja voi esittää niiden lisäksi myös muita, erityisesti leasingrahoitussopimuksiin liittyviä ehtoja, joista neuvotellaan sopimusta laadittaessa. Tarjoajan muut ehdot eivät kuitenkaan päde yli tarjouspyynnön ja em. JYSE-ehtojen. JYSE 2009 PALVELUT ehdot ovat nähtävissä Valtiovarainministeriön Internet-sivuilta:

11 Kirkkonummen kunta TARJOUSPYYNTÖ 11 (14) Julkis/JYSE_2009_palvelut.pdf 8 Tarjousten käsittely Tarjouksia käsitellään vaiheittain seuraavasti: 1. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen 3. Tarjousten vertailu 8.1 Tarjoajien kelpoisuuden ja soveltuvuuden arviointi Tarjoajien kelpoisuuden arvioinnissa hankintayksikön on hankintalain mukaan suljettava pois tarjouskilpailusta tarjoaja, jos hankintayksikön tiedossa on, että sen poissulkemiseen on hankintalain 53 :ssä mainittu peruste. Tarjoajan on vahvistettava allekirjoituksellaan liitteessä 1 Kelpoisuus, ettei se ole syyllistynyt mihinkään pakollisen poissulkemisperusteen mukaiseen tekoon. Hankintayksikkö käyttää lisäksi muita, hankintalain 54 :n mukaisia poissulkemisperusteita ja se voi harkintansa mukaan sulkea tarjoajan pois tarjouskilpailusta niiden perusteella. Hankintayksikkö sulkee tarjoajan pois tarjouskilpailusta myös silloin, jos se ei täytä tarjoajan soveltuvuudelle asetettuja ehdottomia vaatimuksia: Tarjoajan on osoitettava, että se on rekisteröity kaupparekisteriin tai sen sijoittautumismaan lainsäädännön mukaiseen vastaavaan rekisteriin. Tarjoajan rahoituksellisen ja taloudellisen tilanteen tulee olla hyvä. Tarjoajan tulee olla maksukykyinen, vakavarainen ja luottokelpoinen. Tarjoajan tulee osoittaa tekninen suorituskykynsä ja ammatillinen pätevyytensä. Tarjoajalla tulee olla referenssejä vastaavan leasingrahoituspalvelun ja siihen liittyvien palveluiden tuottamisesta julkisyhteisöille tai yrityksille. Aloittavan yrityksen tulee muuten osoittaa soveltuvuutensa. Tarjoajan kelpoisuuden ja soveltuvuuden arvioimiseksi tarjoajan tulee liittää tarjoukseensa todistukset ja selvitykset, jotka on lueteltu liitteessä 1 Kelpoisuus. Vaaditut asiakirjat eivät saa olla kahta kuukautta vanhempia tarjouksentekopäivästä laskettuna. Tarjous hylätään, mikäli hankintayksikkö ei pidä tarjoajaa kelpoisena ja soveltuvana leasingrahoituspalvelun ja siihen liittyvien muiden palvelujen toteuttamiseen. Tarjous voidaan hylätä myös, jos sen liitteenä ei ole vaadittuja todistuksia. Jos tarjoaja syyllistyy olennaisesti väärien tietojen antamiseen ilmoittaessaan hankintayksikölle edellä olevia tietoja, todistuksia tai selvityksiä, se suljetaan pois tarjouskilpailusta.

12 Kirkkonummen kunta TARJOUSPYYNTÖ 12 (14) Mikäli tarjoaja aikoo siirtää osan sopimuksesta kolmannelle osapuolelle kuten rahoitusyhtiölle, tulee siitä esittää vastaava liite 1 Kelpoisuus ja todistukset (1-6) kuin tarjoajan omasta kelpoisuudesta ja soveltuvuudesta. Jos tarjoaja käyttää leasingrahoituksessa ja siihen liittyvissä palveluissa alihankkijoita, voi hankintayksikkö pyytää ennen hankintasopimuksen solmimista myös suunnitelluista alihankkijoista edellä vaaditun veroviranomaisen todistuksen, vakuutusyhtiöiden todistukset sekä lisäksi selvityksen työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista. 8.2 Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Käsittelyn toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjousten tulee täyttää palvelulle asetetut ehdottomat vaatimukset ja tarjouspyynnön ehdot. Ehdottomat vaatimukset ovat vähimmäisvaatimuksia. Tarjouskilpailusta suljetaan pois ne tarjoukset, jotka eivät täytä palvelulle asetettuja ehdottomia vaatimuksia tai tarjouspyynnössä sopimukselle esitettyjä ehtoja. 8.3 Tarjousten vertailu Toimittajan valintaperusteena on tarjouksen kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailuperusteet ovat 1. Hinta, painoarvo 70 % Tarjouksia arvioidaan vertailemalla Hintojen vertailutaulukossa (liite 4) hankintayksikölle tarjouksen perusteella tulevaa laskennallista kokonaishintaa, joka perustuu tarjoajan Hinnoittelutaulukossa (liite 3) ilmoittamiin vuokrakertoimiin, toimituskauden maksuihin ja muihin maksuihin tarjouspyynnön kohtien mukaisesti. Alhaisin vertailuhinta saa 70 pistettä. Muut tarjoajat saavat pisteitä suhteessa siihen kaavalla (alhaisin vertailuhinta / vertailtavan tarjouksen hinta) x 70,0 pistettä. 2. Hankintayksikön esittämien muiden kuin ehdottomien vaatimusten täyttyminen laitteiden elinkaaren hallinta- ja raportointipalveluiden ja laskutuksen osalta, painoarvo 30 % Tarjouksia arvioidaan tarkastelemalla, miten tarjouspyynnön kohdassa 4.3.1, ja 6 olevat muut vaatimukset täyttyvät. Hankintayksikkö käyttää pisteytyksessä kaavaa (tarjouksen saamat pisteet / maksimipisteet) x 30,0 pistettä. 9 Hankinnasta tehtävän sopimuksen syntyminen Hankinnasta tehdään saatujen tarjousten vertailun jälkeen hankintapäätös.

13 Kirkkonummen kunta TARJOUSPYYNTÖ 13 (14) Hankintapäätös ilmoitetaan sähköisesti. Tarjoajaa pyydetään ilmoittamaan sähköpostiosoite (1-2 kpl), johon hankintamenettelyä koskevat päätökset voidaan ilmoittaa. Tämä osoite tulee ilmoittaa liitteessä 1 Kelpoisuus. Hankinnasta tehdään kirjallinen sopimus Kirkkonummen kunnan ja valitun toimittajan kesken. Valitun toimittajan ja hankintayksikön välille syntyy sitova sopimus hankinnan kohteesta vasta, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen 10 Tarjousasiakirjojen julkisuus Hankintapäätös ja sen liitteet ovat julkisia päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Muut hankinta-asiakirjat ovat julkisia sopimuksen tekemisen jälkeen. Tarjoajalla on oikeus saada tieto hankinta-asiakirjoista päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Jos tarjoajan mielestä jokin osa tarjousta sisältää liikesalaisuuksia, tarjoajan on ilmoitettava nämä tiedot erillisellä liitteellä. Hankintayksikkö harkitsee, ovatko liikesalaisuuksiksi esitetyt asiat lain mukaan salassa pidettäviä. Tarjouksen hintatietoja ei pidetä liikesalaisuutena. 11 Tarjouksen voimassaoloaika Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa saakka. 12 Tarjouksen toimittaminen Sitova tarjous liitteineen tulee toimittaa suljetussa kuoressa paperiversiona sekä lisäksi cd:lle tai muistitikulle tallennettuna osoitteeseen Kirkkonummen kunta, Konsernihallinto/Kirjaamo Vanha sairaalantie 5 PL 20, Kirkkonummi. Kuoreen merkintä: Dno 1239/135/2010 Tarjoukseen liitettävät Excel-taulukot (tarjouspyynnön liitteet 3-4) palautetaan samoina tiedostomuotoina kuin ne ovat tarjouspyynnössä (Excel). Mikäli tarjouspyynnön sisältö paperiversiona ja cd:nä poikkeavat toisistaan, paperiversio ratkaisee. Tarjouksen mukana on toimitettava seuraavat asiakirjat: 1) Kelpoisuus-liite sekä kelpoisuutta ja soveltuvuutta koskevat todistukset ja selvitykset 2) Vaatimusten täyttyminen -liite

14 Kirkkonummen kunta TARJOUSPYYNTÖ 14 (14) 13 Tarjouksen jättöaika 3) Kuvaus: Leasingrahoitus 4) Kuvaus: Laitteiden vakuuttaminen (ml. vakuutusehdot) 5) Kuvaus: Laitteiden elinkaaren hallinta- ja raportointipalvelut (ml. laiterekisteriin sisältyvät tiedot sekä mallit vakioraporteista) 6) Kuvaus: Käytettyjen laitteiden vuokrakauden jälkeiset pakkaus-, nouto-, tietoturva-, kierrätys- ja hävityspalvelut 7) Hinnoittelutaulukko-liite 8) Hintojen vertailutaulukko liite sekä tarjotun laitteiden elinkaari- ja hallintapalvelun Internet-osoite sekä käyttäjätunnus ja salasana. Tarjouksen on oltava perillä klo mennessä. Myöhästyneet tarjoukset hylätään. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. 14 Lisätiedot ja yhteyshenkilö Mahdolliset tarjouspyyntöä koskevat kysymykset pyydetään toimittamaan mennessä sähköpostitse tarjouskilpailun yhteyshenkilölle osoitteella Vastaukset kysymyksiin sekä mahdolliset tarjouspyyntöön tehdyt tarkennukset julkaistaan yhteenvetona Kirkkonummen kunnan Internet-sivulla KIRKKONUMMEN KUNTA Konsernihallinto Oili Toivanen Hankintapäällikkö LIITTEET 1 Kelpoisuus 2 Vaatimusten täyttyminen 3 Hinnoittelutaulukko 4 Hintojen vertailutaulukko