Haastattelu valintamenetelmänä

Transkriptio

1 Haastattelu valintamenetelmänä - apuvälineitä henkilövalintaan Helsingin kaupunki, Opetusvirasto Kari Peuhkuri

2 Kari Peuhkuri Vartiokylän ala-aste luokanopettaja johtokunnan jäsen ja puheenjohtaja (4+4 v) Konsultti, Mercuri Urval JFP Executive Search

3 JFP Executive Search Oy Johdon ja avainhenkilöiden suorahaun osaaja

4 Agenda Rekrytointi- ja valintaprosessi lähtötilanne-, tehtävä- ja vaatimusanalyysi hakemusten käsittely Valintahaastattelut haastattelun luonne ja erityispiirteet haastattelun rakenne ja sisältö hyvän haastattelun ominaispiirteet Huomioitavaa Laki yksityisyyden suojasta työelämässä

5 Ihmiset ratkaisevat organisaation menestyksen Oikea henkilö oikeassa tehtävässä Osaaminen vs. persoonallisuus

6 Rekrytointi- ja valintaprosessi

7 Rekrytointi- ja valintaprosessi Tehtäväanalyysi Rekrytointi Valinta Palkkauspäätös Työsuhteen aloitus ja seuranta Perehtyminen organisaation toimintaan Tehtävämääritys Kohderyhmän määrittely Lähteet/ ilmoitusmediat Henkilökoht. haastattelut Työsopimus Soveltuvuusarviot Päätöksenteko Perehdytyssuunnitelma Seurantakeskustelut Vaatimusprofiili Aikataulutus Kontaktointi/ hakemusten käsittely Esihaastattelut Suositukset

8 Tehtäväanalyysi TYÖTEHTÄVÄN ASETTAMAT VAATIMUKSET koulutus työkokemus taidot ja osaaminen henkilökohtaiset ominaisuudet odotukset, erikoisroolit organisaation toimintakulttuuri >vaatimusprofiili

9 Rekrytointi- ja valintaprosessi Tehtäväanalyysi Rekrytointi Valinta Palkkauspäätös Työsuhteen aloitus ja seuranta Perehtyminen organisaation toimintaan Tehtävämääritys Kohderyhmän määrittely Lähteet/ ilmoitusmediat Henkilökoht. haastattelut Työsopimus Soveltuvuusarviot Päätöksenteko Perehdytyssuunnitelma Seurantakeskustelut Vaatimusprofiili Aikataulutus Kontaktointi/ hakemusten käsittely Esihaastattelut Suositukset

10 Hakemusten käsittely Hakemusten perusteella haastatteluihin valitaan tehtäväanalyysissa määritellyt kelpoisuusehdot täyttävät henkilöt Kaikki valintaperusteet eivät ole selkeästi mitattavia ominaisuuksia Tavoitteena oikeudenmukaisuus ja tasavertaisuus Karsituille pystyttävä perustelemaan, miksi he eivät päässeet jatkoon

11 CV / hakemus sisältö koulutus: työkokemus: kielitaito: henkilötiedot: liitteet: suosittelijat: ammatillinen- / lisäkoulutus mikä on relevanttia? tarvitaanko? elämäntilanne? todistukset keitä? muoto siisteys yksityiskohtaisuus oikeakielisyys

12 CV / hakemus vaatii lukijalta tulkintaa aukot työurassa johdonmukaisuus toiminnassa osallistuminen / halu yhteistyöhön miten kuvailee itseään, työskentelytapojaan ja odotuksiaan mainitsematta jätetyt asiat CV kertoo rivien välissä mm. > aktiivisuudesta > prioriteeteista > arvomaailmasta

13 Mitä tiedämme hakijasta riski suositukset työpersoonallisuustestit 2. haastattelu alustava haastattelu CV/hakemus

14 Rekrytointi- ja valintaprosessi Tehtäväanalyysi Rekrytointi Valinta Palkkauspäätös Työsuhteen aloitus ja seuranta Perehtyminen organisaation toimintaan Tehtävämääritys Kohderyhmän määrittely Lähteet/ ilmoitusmediat Henkilöhaastattelut Jatkohaastattelut Työsopimus Päätöksenteko Perehdytyssuunnitelma Seurantakeskustelut Vaatimusprofiili Aikataulutus Kontaktointi/ Hakemusten käsittely Esihaastattelut Suositukset

15 Agenda Rekrytointi- ja valintaprosessi tilanne-, tehtävä- ja vaatimusanalyysi hakemusten käsittely Valintahaastattelu haastattelun luonne ja erityispiirteet haastattelun rakenne ja sisältö hyvän haastattelun ominaispiirteet Huomioitavaa Laki yksityisyyden suojasta työelämässä

16 Haastattelutilanne Hakijan persoonallisuus Haastattelijan persoonallisuus Hakija Haastattelija Hakijan kyvyt ja kokemus Haastattelijan kyvyt ja kokemus

17 Haastattelu on vuorovaikutustilanne, jossa pyritään erottamaan > hakijan pysyvät ominaisuudet > haastattelutilanteesta johtuvat piirteet Henkilön nykyinen ja aikaisempi käyttäytyminen ennustaa parhaiten hänen tulevaa toimintatapaansa vastaavissa olosuhteissa.

18 Hyvän haastattelun kulmakivet perustuu tehtävä- ja vaatimusanalyysiin haastattele mahdollisimman monta pätevää kandidaattia sisäiset hakijat myös mukaan haastatteluihin haastattelussa kartoitetaan hakijan työpersoonaa: toimintatapaa, yhteistyökykyä, motiiveja ja osaamista

19 Hyvän haastattelun kulmakivet haastattelun avainsanoja on vuorovaikutus ja informatiivisuus päätöksentekoon tarvitaan useampi tapaaminen ja haastattelu yhden haastattelun perusteella tehtävät johtopäätökset eivät tee oikeutta kaikille henkilöille ensimmäiset minuutit ratkaisevat paljon mutta älä tee johtopäätöksiä liian nopeasti! noudatettava lakia yksityisyyden suojasta

20 Haastatteluun valmistautuminen tutustu hakijan taustaan hakemuksen avulla varaa rauhallinen ympäristö järjestä odotustila, vastaanotto ja tarjoilu varaa riittävästi aikaa järjestä tutustuminen koulun työtiloihin tee päätös kuka haastattelee > ehdoton max. 3 henkilöä sovi työnjako ja roolit etukäteen

21 Haastattelun perusrakenne Esittäytyminen Kerro tilaisuuden tavoite, valintaprosessista ja aikataulusta Työhistorian läpikäynti Koulutustausta Elämäntilanne Motivaatio Mahdollinen aloitusajankohta Omat ja kandidaatin lisäkysymykset Prosessin seuraava vaihe Lopetus ja kiitos osallistumisesta

22 Haastattelussa on mahdollisuus epäonnistua, jos... valmistautuminen on heikkoa systematiikka puuttuu kyselytekniikassa ja kuuntelutaidossa puutteita haastattelija on liian hallitseva haastattelija on liian arka ja varovainen yleistät liikaa tulkitset väärin vuorovaikutustilannetta ja omia tunteitasi

23 Kysymystekniikka Kerro, kuvaile avoimia kysymyksiä / suljettuja kysymyksiä saadaan eri laajuisia vastauksia suppilotekniikka syventää yleisestä yksityiskohtaiseen pyydä haastateltavaa kertomaan esimerkkejä tauoilla rytmitetään haastattelua tee yhteenvetoja haastattelun aikana Kyllä/ei.. olenko ymmärtänyt oikein, että sinä arvostat työyhteisössäsi /odotat esimieheltäsi

24 Haastattelussa käsiteltäviä asioita nykyinen työpaikka ja tehtävä aikaisemmat työsuhteet koulutus kielitaito IT-taidot ym. erikoisosaaminen vapaa-aika elämäntilanne syyt /motivaatio hakemiselle odotukset työympäristölle, esimiehelle & kollegoille tulevaisuuden suunnitelmat & tavoitteet

25 Nykyinen työ Luontevaa aloittaa haastattelu tämänhetkisestä työstä... nykyinen työpaikka ja asema miten hakeuduit työtehtävät, vastuut yksityiskohtaisesti suhteet työtovereihin ja esimiehiin miten työskentelee omasta / muiden mielestä missä onnistuit parhaiten mitä osaat mitkä työtehtävät miellyttävät eniten / vähiten mikä palkitsee - mikä turhauttaa > Miksi haluaa vaihtaa?

26 Aikaisemmat työsuhteet työhistorian johdonmukaisuus työtehtävät, erityisroolit, vastuut (niin yksityiskohtaisesti kuin mahdollista) suhteet työtovereihin / esimiehiin missä onnistuit parhaiten mitä ongelmia/ haasteita koit mistä työtehtävistä pidit eniten / vähiten mihin menestys työssäsi perustui mitä sait aikaan miksi vaihdoit työpaikkaa? Tuleeko valittu henkilö pysymään työyhteisössä?

27 Koulutustausta Kertoo hakijan kyvyistä ja kiinnostuksen kohteista - asennoitumisesta jatkokoulutukseen, kehittymishalusta... tutkinnot, kurssit, koulut aineyhdistelmät => miksi ne on valittu kuinka olet kiinnostunut kehittämään omaa toimintaasi missä asioissa voisit jakaa osaamistasi mitä jatko-opintosuunnitelmia on

28 Elämäntilanne asuinpaikka perhe => kuuluu osana haastatteluun kokonaiskuvan hahmottamiseksi Pystyttävä perustelemaan miksi kysytään?

29 Hakijan elämäntilanne sosiaalinen verkosto vapaa-aika: yhdistykset, harrastukset, luottamustoimet Kertoo yleisestä aktiivisuudesta ja mielenkiinnon kohteista?

30 Miksi meille? = motivaatio + pysyvyys mikä tuntuu houkuttelevalta kuinka arvioit organisaation tulevana työpaikkanasi mikä kiinnostaa eniten / vähiten tässä työssä mikä uudessa työssä olisi erilaista verrattuna aikaisempaan miksi pidät itseäsi sopivana henkilönä tehtävään mitä toisit mukanasi tähän työyhteisöön miten vertaat nykyistä ja tulevaa koulua> + / - Mikäli muita hakuja - millä perusteella teet valinnan ja päätöksen?

31 Haastattelun jälkeen mielikuva haastateltavasta: esiintyminen olemus kontaktikyky vuorovaikutustaidot > verbaalinen/ nonverbaalinen viestintä

32 Haastattelun jälkeen Haastattelijoiden yhteinen käsitys: onko henkilö pätevä ja sopiva tehtävään ja työyhteisöön osaako - haluaako - pysyykö jäikö avoimia kysymyksiä yhteydenotot suosittelijoihin Päätös jatkosta! => KYLLÄ vai EI => miten edetään valintaprosessissa?

33 Muista, että yksilön menestymiseen vaikuttaa esimiehen toiminta henkilösuhteet päätöksenteko / organisointikyky kommunikointi paineensietokyky yhteistyökyky / empatia henkinen kypsyys / elämänkokemus aktiivisuus / aloitteellisuus esiintymisvalmius / -halu innostavuus elämäntilanne ja tuki motivaatiorakenne kehittymishalu /-potentiaali tuuri...

34 VARO! pidät / et pidä henkilöstä oman arvomaailman vaikutus mitä hyväksyy/ ei hyväksy itsessään ja muissa painotat negatiivista tai positiivista tietoa ensivaikutelman ohjaavuus sinuun vaikuttaa liiaksi jokin ilmitullut yksittäinen asia tai tieto sinuun vaikuttaa haastateltavan vastakohtaisuus muihin hakijoihin verrattuna oma varovaisuus tai epävarmuus haastattelutilanteessa

35 Hyvässä työhaastattelussa rakenna hyvä olosuhde ilman häiriötekijöitä aloita pehmeästi aloita tässä ja nyt -asioilla etsi motiiveja kuuntele vastaukset yleensä loppuun aloita avoimilla kysymyksillä suppiloi seuraa tilanteen kehittymistä ole rauhallinen ja myönteinen, vaikka harmittaisikin pysy haastattelijan roolissa lopeta myönteisesti Älä salli häiriötekijöitä pilaa haastattelua tiukisteluun kuulustele mene historiaan tai tulevaisuuteen liikaa tyydy helppoihin vastauksiin usko kaikkea, mitä kuulet keskeytä vastaajaa, ellei kysy suljettuja kysymyksiä pysy liian tiukasti omassa etukäteissuunnitelmassasi menetä malttiasi näytä omia reaktioitasi/arvojasi lopeta liian suoraviivaisesti

36 Agenda Rekrytointi ja valintaprosessi tilanne-, tehtävä- ja vaatimusanalyysi hakuprosessi hakemusten vastaanotto, käsittely ja seulonta Valintahaastattelu haastattelun luonne ja erityispiirteet haastattelun rakenne ja sisältö hyvän haastattelun ominaispiirteet Huomioitavaa Laki yksityisyyden suojasta työelämässä

37 Rikoslain 47 luvun 3 rotu kansallisuus sukupuoli ikä perhesuhteet sukupuolisuuntautuminen terveydentila uskonto yhteiskunnallinen mielipide poliittinen / ammatillinen toiminta

38 Laki Yksityisyyden suojasta työelämässä

39 Lain tarkoitus Tämän lain tarkoituksena on toteuttaa yksityiselämän suojaa ja muita yksityisyyden suojaa turvaavia perusoikeuksia sekä edistää hyvän tietojenkäsittelytavan kehittämistä ja noudattamista käsiteltäessä henkilötietoja työelämässä.

40 Soveltamisala Työntekijällä tarkoitetaan tässä laissa myös työnhakijaa ja työsuhteella myös muuta palvelusuhdetta.

41 Yksityisyyden suojasta työelämässä Henkilötietolaki (523/1999) peruslaki kaikki tiedot, joiden perusteella henkilö voidaan tunnistaa Keskeistä työnantajan kannalta * mitä tietoja ja millä edellytyksillä työnantaja saa kerätä työntekijästä / hakijasta sekä voidaanko näitä tietoja luovuttaa ulkopuolisille * laki on työnantajaa velvoittava menettelytapalaki * tavoitteena myös säädellä kuka voi tehdä henkilöarvioita ja mitä menetelmiä voi käyttää Suomi ensimmäisenä Euroopassa

42 Yksityisyyden suojasta työelämässä Tarpeellisuusvaatimus voimakas * tilannekohtaisesti ratkaistaan mikä on tarpeellinen tieto * pitää pystyä perustelemaan miksi asiaa kysytään Tiedot kerättävä henkilöltä itseltään * jos muilta => suostumus hankittava * myös ilmoitettava esim. luottotietojen tarkistamisesta ja jos niitä käytetään päätöksenteossa Soveltuvuusarviot * työtekijän / hakijan suostumuksella * virheettömyysvaatimus, luotettavuus * kirjallinen lausunto => myös hakijalle * suullinen lausunto => selvitys sisällöstä

43 Yksityisyyden suojasta työelämässä Terveydentilaan liittyvät tiedot * henkilöt, jotka käsittelevät tietoja oltava nimettyjä ja asian liityttävä heidän tehtäviinsä * kovennettu vaitiolovelvollisuus vrt esim. terveydenhuoltohenkilöstöön * tiedot säilytettävä erillään muista tiedoista

44 Kiitos!