Sosiaalihuollon työnkulkujen kuvaamisen menetelmät

Transkriptio

1 Sosiaalihuollon työnkulkujen kuvaamisen menetelmät Sami Ekholm Pro gradu -tutkielma Sosiaali- ja terveydenhuollon tietohallinto Itä-Suomen yliopisto Sosiaali- ja terveysjohtamisen laitos Toukokuu 2019

2 2 ITÄ-SUOMEN YLIOPISTO, yhteiskuntatieteiden ja kauppatieteiden tiedekunta, Sosiaali- ja terveysjohtamisen laitos, sosiaali- ja terveydenhuollon tietohallinnon maisteriohjelma EKHOLM, SAMI: Sosiaalihuollon työnkulkujen kuvaamisen menetelmät Pro gradu -tutkielma, 72 sivua, 6 liitettä (6 sivua) Tutkielman ohjaajat: Professori Kaija Saranto Yliopistonlehtori FT Virpi Jylhä Toukokuu 2019 Avainsanat: sosiaalihuolto, työprosessit, mallintaminen, arviointitutkimus Tutkielman tarkoituksena oli kuvata, minkälaisia menetelmiä sosiaalihuollon työnkulkujen kuvaamisessa hyödynnetään. Tutkielman kohteena oli Apotti-hankkeessa toteutettu lastensuojelun työnkulkukuvaamisen projekti, jossa työnkulkuja kuvattiin tietojärjestelmän kehittämisen tueksi ja tunnistettiin kuntakohtaisia työnkulkujen eroavaisuuksia. Tutkielmassa selvitettiin myös arviointitutkimuksen menetelmällä, miten lastensuojelun työnkulkujen kuvaamisen prosessi vastaa kansallista JHS-152 prosessi kuvaamisen suositusta. Tutkimusmenetelmänä oli sisällönanalyysi, jolla pyrittiin saamaan esille työnkulkukuvaamisessa hyödynnettyjä menetelmiä ja niistä muodostettuja luokkia. Tutkimusaineistoksi valittiin 19 lastensuojelun työnkulkukuvaamisen projektin projektidokumenttia. Aineistosta tunnistettujen menetelmien ja menetelmäluokkien vastaavuutta prosessikuvaamisen suositukseen selvitettiin standardiperustaisella arvioinnilla. Arviointikriteerit muodostuivat prosessikuvaamisen suosituksen vaiheista. Arvioinnilla haettiin tietoa mahdollisista poikkeamista lastensuojelun työnkulkujen kuvaamisen toteuttamisen ja kansallisen prosessikuvaamisen suosituksen välillä. Tulokset toivat esille, että systemaattinen tiedon keruu työnkuluista on kuvaamistoiminnassa keskeistä. Tiedonkeruu toteutettiin lastensuojelun asiantuntijoiden projektityönä. Työnkulkujen perustietoa kerättiin mm. kansallisista määrityksistä ja laeista. Kuntakohtaisten työnkulkujen eroja saatiin esille haastatteluin, kyselylomakkein ja kokoamalla kuntien olemassa olevat kuvaukset. Kuntakohtaiset erojen tunnistamiseksi, tieto kunnista kerättiin yhteismitallisella tavalla ja kerätty aineisto analysoitiin yhteisesti sovitulla tavalla. Graafisten työnkulkutuotosten validius varmistettiin katselmoimalla kuvaustuotokset yhdessä työnkulkujen osallisten kanssa. Lastensuojelun työnkulkujen kuvaamisen menetelmälliset vaiheet ja valinnat vastaavat hyvin prosessikuvaamisen suositusta. Kuvaamisen konteksti, tarkoitus ja lakisääteisyys voivat edellyttää suosituksesta poikkeavaa kuvaamisprosessin vaiheistusta. Tulevaisuudessa tulee kiinnittää enemmän huomiota eri kuntien sosiaalihuollon työnkulkujen eroavaisuuksien tunnistamiseen ja eroavaisuuksiin liittyvän tiedonkeruuseen. Tulee myös kyetä muodostamaan tarkemman tason ohjeistus siihen, mitä seikkoja sosiaalihuollon työnkulkujen kuvaamisessa tulisi huomioida. Tämä on edellytys nykyistä paremmalle sosiaalihuollon tietojärjestelmän kehittämisen kontekstissa tehtävälle mallinnukselle.

3 3 UNIVERSITY OF EASTERN FINLAND, Faculty of Social Sciences and Business Studies, Department of Health Policy and Management, Health and Human Services Informatics EKHOLM, SAMI: Modeling methods in social care process modeling. Master's thesis, 72 pages, 6 appendices (6 pages) Advisors: Professor Kaija Saranto Lecturer Virpi Jylhä May 2019 Keywords: social care, work flow, modelling, evaluation This research investigated methods used in social care workflow modeling. In Apotti information system project, child welfare workflows were modelled to support information systems development and to identify differences in municipalities workflows. Additionally, this research examined the correlation between child welfare workflow modeling processes and Finnish guidelines - the JHS-152 recommendation for public sector process modelling. Content analysis identified modeling methods used in child welfare, utilizing modeling project documentation and evaluating against JHS-152 recommended modeling. Research results displayed that systematic information collection of workflows and current state processes is significant when modeling a workflow. Ground information about the workflows was collected from national guidelines, legislation, etc. Interviews and questionnaires to municipalities child welfare departments covering workflows, current state process models, and guidelines determined differences between municipalities. To assure the validity of the modeled, unified workflows, validation sessions were organized. Methods used in child welfare workflow modeling processes correspond well with the phases of national guidelines for process modeling. However, results displayed that the purpose and regulatory context of workflows requires additional methods and phases for modelling that differ from recommended modeling process. Future efforts will benefit from focusing more on how to collect information about workflow differences in social care. Additionally, a workflow modeling guideline specifically for social care should be created. Specifically, key points should be pointed in social care workflows. Social care specific workflow modeling model would be helpful in information system development context.

4 4 Sisällys 1 JOHDANTO PROSESSIKUVAAMINEN OSANA SOSIAALIHUOLLON TIEDONHALLINTAA Sosiaalihuollon tiedonhallinnan nykytila suomessa Prosessin kuvaaminen Prosessikuvaamisen mallit Aiempia sosiaalihuollon palveluiden prosessikuvaushankkeita TUTKIMUSTEHTÄVÄ JA KYSYMYKSET TUTKIMUKSEN MENETELMÄLLISET VALINNAT Sosiaalihuollon prosessin kuvaamisen tutkimus osana tiedonhallinnan tutkimusta Arviointitutkimus Tutkielman kohdeorganisaatio Aineiston hankinta ja kuvaus Sisällönanalyysi Arvioinnin toteutus ja arviointikriteerien valinta TUTKIMUSTULOKSET Työnkulkujen kuvaamisen käytännöt ja menetelmät lastensuojelussa Kuvaamisen esimäärittelyt Kuvaamisen valinnat Tiedonkeruu työyksiköistä Työnkulkujen kuvaaminen Lastensuojelun työnkulkujen kuvaamisen standardinmukaisuus Yhteenveto tuloksista POHDINTA Tutkielman luotettavuuden pohdinta Tulosten tarkastelu Tutkielman prosessi Jatkotutkimusaiheet LÄHTEET LIITTEET LIITE 1. Yhteenveto tutkielmaan valitusta aineistosta LIITE 2. Sisällönanalyysin luokat ja käsitteet lähdedokumenttiviittauksineen LIITE 3. Arviointikriteerien vertailutaulukko LIITE 4. Lastensuojelun prosessin työnkulut... 76

5 5 LIITE 5. Esimerkkikysymyksiä lastensuojelun työyksiköiden haastattelulomakkeesta LIITE 6. Esimerkkikysymyksiä lastensuojelun yhteistyökumppaneiden kyselylomakkeesta KUVIOT KUVIO 1. Sosiaalihuollon viisi yleistä palveluprosessia THLn mukaan. KUVIO 2. Integroitu prosessin hallinnan malli KUVIO 3. Prosessien kuvaustasot JHS 152 suosituksen mukaan KUVIO 4. Sosiaalihuollon prosessien mallintamisen menetelmä KUVIO 5. Toimintalähtöisen tietojärjestelmien kehittämismallin vaiheet ja tasot KUVIO 6. Tiedonhallinnan tutkimuksen paradigma KUVIO 7. Sisällönanalyysin vaiheet KUVIO 8. Menettelytavat työnkulkujen eroavaisuuksien tunnistamiseksi ja kuvaamiseksi TAULUKOT TAULUKKO 1. Uudelleen muotoilun keskeisimmät vaikutukset organisaation toimintaan TAULUKKO 2. Prosessikuvaamisen ja -kehittämisen riskit TAULUKKO 3. Prosessin perustiedot JHS 152 suosituksen mukaan TAULUKKO 4. Sanallisen prosessikuvauksen malli JHS 152 suositusta mukaillen. TAULUKKO 5. Sosiaalihuollon toimintaprosessin mallintamisen vaiheet TAULUKKO 6. Tutkielmaan valittu aineisto TAULUKKO 7. Prosessikuvaamisen kriteerit JHS 152 suositusta mukaillen TAULUKKO 8. Työnkulkukuvaamisen menetelmäluokat TAULUKKO 9. Työnkulkujen kuvaamisen esivalinnat TAULUKKO 10. Tavoitteet tiedonkeruulle työnkulkujen kuvaamisessa TAULUKKO 11. Lastensuojelun työnkulkujen perustietojen lähteet TAULUKKO 12. Työnkulkukuvauksessa esille tuotavat asiat TAULUKKO 13. Esimerkki yleisemmän tason kysymyksistä työnkulun kuvaamiseksi TAULUKKO 14. Työnkuluista kerätyn tiedon koontitaulukon sisältö

6 6 1 JOHDANTO Sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmien ja sosiaalihuollon tiedon hallinnan kehittämistyö on lisääntynyt merkittävästi. (Haatainen, Huovinen & Räty 2015). Sosiaalihuollon tietojärjestelmien kehittäminen on osa Pääministeri Sipilän hallitusohjelmaa (2015) ja sosiaali- ja terveydenhuollon uudistuksen (Sote-uudistus) yhtenä tavoitteena on tietojärjestelmien kehittäminen, jolla pyritään parantamaan työtä, työn toimintaprosesseja ja laajemmin koko palvelujärjestelmän vaikuttavuutta ja tehokkuutta (Valtioneuvoston kanslia 2015, Sote-uudistus 2018). Tietoteknologian kehitystavoite tulee esille myös SOTE-tieto hyötykäyttöön 2020 strategiassa, jonka yhtenä painopisteenä on vanhentuneiden sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmien uudistaminen yhteistyössä loppukäyttäjät kanssa (Haatainen, Huovinen, & Räty 2015). Nelsonin ja Staggersin (2014) mukaan sosiaalialan substanssiasiantuntijat tulisi olla keskeisessä roolissa tietojärjestelmien kehittämiseen liittyvässä prosessien kuvaamisessa. Selkeästi kuvatut prosessit mahdollistavat toiminnan kehittämiskohteiden, tavoitetila ja niiden välillä olevien eroavaisuuksien tunnistamisen. Henkilöstön osallistaminen kehitystyöhön voi tuottaa todelliset ja ideaalit prosessikuvaukset kehittämistyön tueksi. Valtakunnalliset arkkitehtuurit antavat raamit sosiaalihuollon toimintaprosessien toteuttamiselle. Kunnat voivat kuitenkin määritellä käytännön toimintatavoille (ks. Huovila, Aaltonen, Porrasmaa, Laaksonen, Korhonen 2015, 9-21). Suomalaisessa sosiaalihuollossa onkin kehitetty tietojärjestelmiä, dokumentointia ja asiakastietomallia, mutta kehitystyö on ollut pääosin paikallista, organisaatio- ja palvelukohtaista. Alueellisia sosiaalihuollon prosessien yhtenäistämisprojekteja on toteutettu useita (ks. esim. Penttinen, Lohijoki, Kaartinen 2014; Raivio 2009). Usein näiden kehittämistoimien käyttöönotto ei kehittämishankekauden aikana ole kuitenkaan toteutunut (ks. Rantanen, Koponen, Tuomela-Jaskari, Antila, Kaski 2015 ja ). Dokumentaatiota yhtenäistämisprojekteissa käytetyistä prosessien mallinnusmenetelmistä, kehittämistoimien onnistumisista

7 7 on hyvin vähän tarjolla. Parhaillaan käynnissä oleva Helsingin, Vantaan, Kirkkonummen, Kauniaisten ja Helsingin- ja Uudenmaan sairaanhoitopiirin yhteinen Apotti-hanke tähtää sosiaali- ja terveydenhuollon ja erikoissairaanhoidon yhteisen tietojärjestelmän kehittämiseen. Hankkeen keskeisinä tavoitteina on yhtenäistää hankkeeseen osallistuvien toimijoiden toimintatapoja, tuottaa kustannustehokas, laadukas, käyttäjäystävällinen ja tietoa tuottava tietojärjestelmä. Yhdeksi keskeiseksi kehityskohteeksi Apotti-hankkeessa on nostettu lastensuojelun prosessi ja sen sisältämät työnkulut. Lastensuojelun prosessi on monelta osin sosiaali- ja terveydenhuollon yhteinen prosessi. Prosessin kehittämisen yhteydessä pyritään myös kehittämään yhteisten toimintamallien kehitystapoja (Apotti 2017). Tässä opinnäytetyössä tarkoituksena on kuvata, minkälaisia menetelmiä sosiaalihuollon työnkulkujen kuvaamisessa käytetään ja miten kuvaamisessa hyödynnetyt menetelmät ja käytännöt vastaavat kansallista prosessikuvauksen suositusta. Tavoitteena on tunnistaa menetelmiä, joita voidaan hyödyntää työnkulkujen yhtenäistämisprosessissa. Opinnäytetyön tutkielman kohteena on Apotti-hankkeessa toteutetun lastensuojelun työnkulkukuvaamisen prosessi, joka on osa hankkeen laajempaa työnkulkukuvaamisen projektia. Projektin yksi tavoite on Apotti-hankkeeseen osallistuvien toimijoiden yhteisen tietojärjestelmän kehittämisen ohessa yhtenäistää niiden prosesseja ja työnkulkuja (Toteemi-projekti 2016). Sosiaalihuollon tiedon hallintaan liittyvä tutkiminen on ajankohtaista. Sosiaalihuollon tiedon hallintaa kehitetään parhaillaan kansallisella tasolla Kansa-hankkeessa, jonka keskiössä on sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalveluiden ja määrämuotoisen kirjaamisen toimeenpano (Laaksonen, Aaltonen, Hyppönen, Huovila, Peksiev, Suhonen & Wahlroos 2015, 17.) Ajankohtaisuutta ja tärkeyttä pitkään vireillä ollut sosiaali- ja terveyspalveluiden -uudistus. Toteutuessaan sosiaali- ja terveysuudistus tuottaisi hyvin todennäköisesti tarpeita tarkastella ja yhtenäistää sote-alueiden prosesseja ja tietojärjestelmiä (ks. Sote-uudistus 2018).

8 8 2 PROSESSIKUVAAMINEN OSANA SOSIAALIHUOLLON TIEDONHALLIN- TAA Tämän opinnäytetyön keskiössä on työnkulkuprosessien kuvaaminen. Tässä luvussa tuodaan esille opinnäytetyön tutkielman keskeiset lähtökohdat. Ensin kerrotaan suomalaisen sosiaalihuollon tietohallinnon nykytilasta, jonka jälkeen prosessin kuvaamista tarkastellaan ensin teoreettisemmalla tasolla. Tämän jälkeen kerrotaan JHS-152 prosessikuvaamisen suosituksesta ja erityisesti sosiaali- ja terveydenhuollon kontekstiin kehitetyistä prosessikuvauksen malleista. Lopuksi luodaan katsaus suomessa toteutettuihin hankkeisiin, joissa sosiaalihuollon toimintaprosesseja ja sosiaalihuollon palveluita on pyritty yhtenäistämään ja kehittämään. 2.1 Sosiaalihuollon tiedonhallinnan nykytila suomessa Suomalaisen sosiaalihuollon tiedonhallinta käynnistyi valtakunnallisella tasolla toden teolla Sosiaalihuollon tietoteknologiahankkeen (Tikesos ) myötä. Vuonna 2010 Tikesos-hankkeessa arvioitiin, että tietosisällöt- ja rakenne ovat semantiikkatasolla sosiaalihuollon tietojärjestelmissä epäyhtenäisiä. Ne on räätälöity lähinnä kuntakohtaisesti kuntien omiin tarpeisiin. (Huttunen, Hyppönen, Lehmuskoski, Hotti, Nevalainen, Tossavainen, Ailio j& Miettinen 2010, 5). Myös sosiaalihuollon toimintaprosessien kuvaukset havaittiin haasteellisiksi erilaisten toimintatapojen ja eri kuntien eri tarkkuustasolle vietyjen prosessikuvausten vuoksi (Miettinen, Nevalainen & Röppänen 2010, 38). Hankkeen lähtökohtana oli sosiaalihuollon tarpeisiin perustuen suunnitella, miten tietoteknologian käyttöä voidaan sosiaalihuollossa edistää valtakunnallisesti, alueellisesti ja paikallisesti. Hankkeella tavoiteltiin kansallisesti yhdenmukaista asiakastiedon sisältöä ja käsittelyä, keskittyen sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmien. Kehitystyötä toteutettiin mallintamalla yhteistyössä kuntatoimijoiden ja sosiaalihuollon ammattilaisten kanssa. Hankkeessa tunnistettiin ja laadittiin suomalaisen sosiaalihuollon toiminnallisia määrittelyjä ja kuvattiin sosiaalihuollon tavoitetilan toimintaprosesseja. Toimintaprosessien hyödynnettävyyttä koskevassa kyselyssä ilmeni, että erityisesti toimintaprosessikuvauk-

9 9 set ja työnkulkukuvaukset tukevat asiakastiedon käsittelyn prosessien yhdenmukaistamista eri toimijoiden kesken. Hankkeessa muodostetut kuvaukset on julkaistu JulkICT verkkopalvelussa. (Röppänen, Miettinen, Laaksonen, Hotti, Lintula 2011, 4-5, 21 22, 26; Miettinen, Nevalainen & Röppänen 2009). Röppänen työryhmineen (2010, 21, 27) näkivät että Tikesos-hankkeessa toteutetut toimintaprosessien kuvaukset eivät vielä kuitenkaan ole tavoitetilaa vastaavalla tasolla. Haasteena nähtiin määritysten käyttöönotto laajemmin koko valtakunnan tasolla. Myös määritysten kohdentuminen rajattuun sosiaalihuollon palvelutehtävään ei ole tarkoituksenmukaista, sillä palvelutehtävien rajapinnan muihin palvelutehtäviin ja terveydenhuollon tehtäviin nähtiin puutteellisena. Ne tulisi selvittää yhdenmukaistamisperiaatteen edistämiseksi. Tikesos-hankkeen jälkeen sosiaalihuollon tietojärjestelmien määrittelytyötä on toteutettu lakisääteisesti ja kansallisen strategian mukaisesti terveyden ja hyvinvoinnin laitoksella (THL). Konkreettisena sosiaalihuollon tiedon hallinnan kehitystoimena on kokonaisarkkitehtuurin kehittäminen. THL on yhteistyössä kansaeläkelaitoksen ja sosiaali- ja terveysministeriön kanssa määritellyt valtakunnan tasolla periaatteita ja linjauksia sosiaali- ja terveydenhuollon kokonaisarkkitehtuurityön tueksi hyödyntäen julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurimenetelmää (JHS 179). Menetelmä luo perusraamit ja linjaukset sosiaali- ja terveydenhuollon tiedon hallinnan kehittämiselle, joita arkkitehtuuri-hierarkian alemman tason arkkitehtuurien tulee noudattaa. Sillä pyritään sovittamaan yhteen nykyisiä sosiaali- ja terveydenhuollon monimuotoisia ja paikallisia palveluprosesseja ja asiakastietojen käyttöä. THL:n määrittelemä sosiaalihuollon asiakastietomalli edellyttää yhtenäisiä määrityksiä sosiaalihuollossa käytettävissä tietojärjestelmissä ja siten myös sosiaalihuollon yhtenäisiä käytännön toimintatapoja ja työnkulkuja kansallisella tasolla. Yhtenäisen tiedon myötä tavoitellaan asiakastiedon hyödyntämistä laajemmin sosiaali- ja terveydenhuollon palveluissa. Organisaatiotasolla kokonaisarkkitehtuurimenetelmä tukee toimintaprosessien, tiedon, tietojärjestelmien ja tietoteknologian yhteen toimivuutta. Toisin sanoen esimerkiksi kuntatason arkkitehtuurien suunnittelussa ja ratkaisuissa tulee pysyä valtakunnallisten määritysten ja sidosarkkitehtuurien (mm. lait) rajoissa (Huovila ym. 2015, 9-21.)

10 10 Sosiaalihuollon kokonaisarkkitehtuurin konkreettisena toimena on käynnistetty sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalveluiden ja määrämuotoisen kirjaamisen toimeenpanohanke (Kansa-hanke ). Hankkeessa kehitetään valtakunnallista sosiaalihuollon asiakastietomallia ja sen edellyttämä määrämuotoista kirjaamista. Tavoitteena on asiakastietojärjestelmien yhteen toimivuus, avoimet rajapinnat, yhdenmukainen teknologiaa ja yhteinen tietojärjestelmäpalvelu. Tarkoitus on, että sosiaalihuollossa yhdenmukaisesti tuotettu tieto tallennetaan valtakunnalliseen tietovarantoon, josta se tarvittaessa käytettävissä. Tämä tuottaa sosiaalihuollon prosesseihin sujuvuutta, yhdenmukaisuutta ja toiminnan tehostumista. Valtakunnan tasolla haasteelliseksi todettu tiedon ja tietojärjestelmien heikko yhteen toimivuus sosiaali- ja terveydenhuollon palveluprosessien välillä, on yksi hankkeen painopiste. Sosiaali- ja terveyspalveluiden rajapinnoilla on yhteisiä asiakkaita ja näissä tapauksissa palveluprosessien yhteen toimivuuden ja tehostumisen edistäminen on Kansa-hankkeen mahdollinen hyöty (Rötsä, Berglind, Huovila, Hyppönen, Peksiev & Mykkänen 2016, ) THL on määritellyt, että sosiaalihuolto koostuu seitsemästä palvelutehtävästä (iäkkäiden-, lapsiperheiden-, perheoikeudelliset-, päihdehuollon-, työikäisten- ja vammaisten palvelut sekä lastensuojelu) jotka kukin sisältävät erikseen määriteltyjä sosiaalipalveluja (esim. kuntouttava työtoiminta, toimeentulotuki, adoptioneuvonta). Kukin palvelutehtävä realisoituu edelleen THL:n määrittelemään viiteen yleiseen palveluprosessiin, jotka on esitetty kuviossa 1. KUVIO 1. Sosiaalihuollon viisi yleistä palveluprosessia THLn mukaan.

11 11 palveluprosessien määrittelyssä kuvataan mitä asiakirjoja tuotetaan ja mitä sosiaalipalvelua tarjotaan missäkin palvelutehtävän palveluprosessissa. Kanta-arkistoon tallennettavissa sosiaalihuollon asiakirjoissa tulee tulla esille missä palvelutehtävässä, palveluprosessissa ja sosiaalipalvelussa asiakirja on syntynyt (Terveyden ja hyvinvoinnin laitos 2017). Määrittelystä huolimatta kunnilla on kuitenkin liikkumatilaa käytännön sosiaalihuollon organisointiin ja sen mallintamiseen. 2.2 Prosessin kuvaaminen Prosessi voidaan nähdä tapahtumaketjuna, jossa joukko toisiinsa liittyviä ja loogisessa järjestyksessä eteneviä toimintoja tai työtehtäviä sekä niiden vaatimia resursseja suuntautuu johonkin tavoitteeseen. Toisin sanoen prosessissa toiminta muuttuu tulokseksi, joka voi olla ennalta määritelty (JHS 152; Martinsons 1995, ). Prosessi voidaan tyypitellä mekaanisena, vaiheittain etenevänä tapahtumien ketjuna (vrt. liukuhihnatuotanto) joka etenee selkeästi ja systemaattisesti peräkkäisten vaiheiden mukaisesti. Se voi olla myös dynaaminen tapahtumien ketju, jossa päämäärä määrittelee prosessin vaiheiden suoritusjärjestyksen. Myös vuorovaikutteiset prosessit ovat dynaamisia, ne syntyvät kahden toimijan välisessä vuorovaikutuksessa. Dynaaminen prosessi on myös silloin, kun se mukautuu tarpeiden ja tilanteen vaatimusten mukaan reagoiden ympäristöönsä. (Luukkonen, Mykkänen, Itälä, Savolainen, Tamminen 2012, 8.) Prosessin kuvaamiselle voi olla moninaisia syitä. Mykkänen työryhmineen (2007, 38) näkevät että kuvaaminen on organisaation keino luoda kuvaus organisaation toiminnasta ja tehdä prosessi paremmin ymmärrettäväksi prosessiin osallistuvien kesken. Prosessin kuvaaminen voi olla keino saada prosessin ongelmakohdat näkyviksi ja saada käsitys prosessin tavoitetilasta ja siihen pääsemistä edellyttävistä toiminnoista (Vuokko, Mäkelä, Komulainen, Meriläinen 2011, ) Kansainvälisessä kirjallisuudessa prosessin kuvaaminen käynnistyy usein prosessin kehittämisen ja tehostamisen tarpeesta. Esimerkiksi Jun, Ward, Morris ja Clarcson (2009, 2014) toteavat että selkeästi kuvattu prosessi auttaa havaitsemaan prosessin kulun nopeutta ja siinä mahdollisesti olevia ongelma- ja kehittämiskohtia ja helpottaa näin ollen kuvaus prosessin jatkokehittämistä. Taustalla voi olla

12 12 ajatus jatkuvasta prosessin hienosäätämisestä tai kertaluontoisesta kehittämisestä. Jatkuvassa kehittäminen ei pääty kuvauksen muodostamiseen, vaan kuvaamisen jälkeen kehittämistoiminta jatkuu prosessin analysoinnilla, uudelleen muotoilulla, käyttöönotolla ja seurannalla ja kuvauksen päivittämisellä. Martinsonsin (1995, , ) mukaan prosessin kuvaamiseen mahdollistama prosessin uudelleenmuotoilussa keskitytään usein organisaation tiedon tuottamisen ja sen hyödyntämisen kehittämiseen, jonka lisäksi toiminnasta voidaan kehittää aiempaa joustavampaa, nopeampaa, tuottavampaa, ja palveluista laadukkaampaa ja edullisempaa. Kun työnkulut ja toiminnot yksinkertaistuvat ja turhat toiminnot poistuvat kokonaan, voi työtyytyväisyys lisääntyä, henkilöstökulut vähentyä, palvelun laatu parantua ja prosessit nopeutua. Uudelleenmuotoilulla voidaan vaikuttaa organisaation toimintaan monella tasolla (ks. taulukko 1). TAULUKKO 1. Prosessin uudelleen muotoilun keskeisimmät vaikutukset organisaation toimintaan (mukaillen Martinsons 1995, 260) Uudelleen muotoilu Päällekkäisen työn poistaminen Työnkulkujen uudelleen muotoilu Rutiinityön automatisointi Vaikutus toimintaan Toimintojen ja palveluiden parantuminen Parempi koordinaatio Parempi yhtenäisyys Taloudelliset säästöt Parantunut toimintatarkkuus Prosessin kuvaaminen ja kuvauksen ylläpito eivät kuitenkaan aina tähtää prosessin uudelleenmuotoiluun tai kehittämiseen, eikä prosessikuvaamisen elinkaari ole aina jatkuvaa toimintaa. Prosessi voidaan kuvata myös siitä lähtökohdasta, että se tukee paremman ymmärryksen saamista prosessista ja sen suorituskyvystä. Lisäksi kuvaus voi itsessään tukea prosessin hallittavuutta (Malinova & Mendeling 2018, 890, ) Myös tarkempi

13 13 työnkulkutasolla toteutettu kuvaus voidaan Beckerin, Rosemann ja Von Uthmann (2000) mukaan nähdä kehittämistyötä tukevana dokumenttina, mutta myös organisaation eri toimijoiden vuorovaikutusalustana ja yhteenliittymänä (Becker ym. 2000, 38). Prosessien ja työnkulkujen kuvaamista voidaan käyttää tietojärjestelmän kehittämisen tukena. Kuvauksen avulla voidaan välttää toistamassa olemassa olevan, mahdollisesti toimimattoman toimintamalin tai työnkulkujen toistaminen järjestelmässä. Nelson ja Staggers (2014) näkevät organisaation prosessien ja työnkulkujen kuvaamisen ja niiden rationalisoimisen ja päivittäminen kriittisenä osana tietojärjestelmähankintoja. He näkevät tärkeänä, että kuvaus tuottaa selkeän kuvauksen ympäristöstä, johon uutta järjestelmää ollaan kehittämässä. Ammenwerth, Iller ja Mahler (2006) kertovat että työnkulkujen kuvaaminen ja kuvausten huomioiminen on suoraan yhteydessä toiminnan muutoksen ja tietojärjestelmän käyttöönoton onnistumiseen ja loppukäyttäjien hyväksyntään (acceptance). Martinsons (1995, ) näkee, että tietojärjestelmän huomioiminen on tärkeää prosessien kehittämisessä, mutta muutokset prosessissa on tietojärjestelmän käyttöönoton kannalta keskeisin tekijä. Kuvaamisen tuotos on useimmiten jonkinlainen graafinen kuvaus standardoiduilla merkintätavalla. Itse kuvaamistoiminnan voi nähdä alkavan siitä, kun organisaatio valitsee menetelmiä, työkaluja ja tekniikoita kuvauksen toteuttamiseksi. (Malinova & Mendeling 2018, ) Erilaiset prosessityypit edellyttävät erilaisia kuvausmenetelmiä. On huomattava, että kaikkea toimintaa ei voida kuvata prosessina ollenkaan, jolloin tarvitaan muunlaisia jäsentämistapoja (Luukkonen ym. 2012, 8.) Becker, Rosemann ja Von Uthmann (2000) kertovat, että muodostetun prosessikuvauksen tulisi tuoda helpotusta prosessin suunnitteluun ja hallintaan., mutta olemassa olevat mallintamistyökalut ja oikean työkalun valinta tuottavat kuitenkin itsessään haasteita erityisesti suurissa organisaatioissa. Usein kuvaamisen työkalut keskittyvät johonkin tiettyyn kuvaamisen näkökulmaan tai ovat liian korkean tason malleja prosessikuvaamishankkeissa hyödynnettäväksi (Becker ym. 2000, 31).

14 14 Jun työryhmineen (2009, ) tutkivat prosessikuvastekniikoiden käyttöä ja hyödyllisyyttä terveydenhuollon kontekstissa. Tutkimuksessaan he havaitsivat, että vaikka tekniikoita kuvaamiselle on lukuisia, usein ne eroavat toisistaan vain nimen perusteella. On kuitenkin erotettavissa erilaisia kuvausmenetelmien perustyyppejä, jotka kuvaavat prosessia eri tarkkuustasoilla ja eri viitekehyksistä. Kuvauksen näkökulmana voi olla esimerkiksi tiedon ja toiminnan näkökulma prosessissa tai organisaation rakenteiden, ihmisten, käyttäytymisen, ajan, tuotteen ja motivaation näkökulmat. Merkitystä on, millä tavoin toteutettavaksi prosessikuvaustapa on kehitetty. Kuvaamistapa voi enemmän tai vähemmän kokonaisvaltainen riippuen siitä, tehdäänkö kuvaus yhden vai useamman henkilön voimin, toteutetaanko kuvaaminen yhdessä prosessin osallisten kanssa tai tehdäänkö kuvaus paperille tai valmiilla ohjelmistolla. Laveamman tason kuvaukset, kuten erilaiset sidosryhmäkaaviot ovat usein paras tapa aloittaa prosessin kuvaaminen. Tällöin saadaan yleiskäsitys prosessista. Terveyenhuollon kompleksisessa kontekstissa on syytä käyttää useampaa kuvaustekniikkaa. Kun perusymmärrys prosessista on saatu muodostettua, voidaan siirtyä tarkemmin jonkin tietyn osaprosessin kuvaamiseen jollakin tarkemman tason kuvamenetelmällä (Jun ym. 2009, ) Prosessin kuvaajan tulee tietää kuvattava prosessi, sillä kuvauksessa tulisi tulla esille prosessiin osallistuvien roolit ja vastuut prosessin toiminnoissa ja niiden välillä. Ennen kuvausta tulee myös tehdä valintoja kuvauksen näkökulmien ja rajauksien suhteen. Prosessikuvauksen näkökulmavalinta on tärkeä määritellä, sillä asiakkaan, ammattihenkilön, esimiehen tai tietojärjestelmän ja sen toimittajan näkökulmasta prosessi voi näyttää hyvinkin erilaiselta. Lähtökohtana tulee olla selkeä tarkoitus kuvaamiselle ja rajattu kuvattava kohde (alku ja loppu), sekä valinta siitä kuvataanko olemassa olevaa prosessia, vai tavoitetilan prosessia. Lisäksi prosessikuvauksen tarkkuustaso, rajapinnat muihin prosesseihin ja kuvaustapa (graafinen, sanallinen vai molemmat) tulee määritellä. Kuvauksessa tulisi myös määritellä roolit ja valtuudet muokata prosessia. (Mykkänen, Luostarinen, Pöyhölä, Paakkanen, Suhonen, Klemola, Riekkinen, Tuomainen, Riikonen, Silvennoinen 2007, 14, 16, 54 59; Vuokko ym. 2011, 13; JHS-152, 2012). Becker työryhmineen (2000) toivat artikkelissaan esille prosessikuvauksen ja työnkulku-

15 15 kuvauksen eroavaisuuksia. He näkevät, että ylemmän tason prosessikuvaus on hyvä lähtökohta työnkulkukuvaukselle, mutta vain osa organisaation prosessista on muokattavissa tarkaksi työnkulkutason kuvaukseksi. Lähtökohtaisena erona prosessikuvauksen vaiheissa viitataan työntekijän tai roolin vastuuseen ja työnkulkukuvauksessa työntekijä tai rooli toteuttaa vaiheen. (Becker ym. 2000, 38). Työnkulkukuvauksissa tulee prosessikuvauksista poiketen esille prosessin vaiheiden loogiset suhteet, jotka voivat johtaa työnkulkujen esilaisiin haaroihin ja liittymiin ja siten myös työnkulun erilaisiin päättämispisteisiin. Ylemmän tason prosessin on tyypillisesti vain yksi päätepiste. Lisäksi prosessikuvaukselle tyypillinen, prosessin manuaalisten toimintojen eteneminen toisiaan seuraavina vaiheina, tulisi olla työnkulkukuvauksissa vähäistä. Työnkulkukuvaamisessa vaiheet pitäisi viedä rakenteisemmalle tasolle. Työnkulkukuvaukset on melko vaikeata hallita ja edellyttää tarkkaan suunnittelua, sillä niissä tulee esittää työnkulun eri vaiheisiin liittyvät valinnat ja vasteajat, toiminnan ja tiedon suhde, mistä ja miten työnkulussa tietoa saadaan ja mihin ja miten se menee. Työnkulun alku ja loppu tulee tulla yksiselitteisesti esille ja erityisesti tulee esittää, käynnistyykö työnkulku automaattisesti vai manuaalisesti Yleisesti ottaen kuvaus voi pitää sisällään hyvin monenlaisia näkökulmia organisaation toiminnasta (mm. tiedonkulku, toimintaprosessit, vastuut, roolit jne.) Työnkulkukuvauksen tuli olla kytkettynä organisaation prosessikokonaisuuteen. Kokonaisuudessa tulisi olla relaatiokaavion tavoin näkyvissä kaikkien työnkulkuun osallistuvien tarkempi työroolien kuvaus (kuten kelpoisuus, koulutus), yksikkö, työtehtävä (positio), työtehtävän tyyppi ja staattinen kuvaus työntekijästä. Tarkka rooli mallinnus mahdollistaa erottelun siitä, kuka tai mikä rooli toteuttaa minkäkin vaiheen työnkulussa. (Becker ym. 2000, ) Tietojärjestelmän kehittämisen kontekstissa, tietojärjestelmän rakentajien tulee olla tietoisia organisaation ja organisaatiorajapintojen prosesseista. Myös loppukäyttäjien osallistuminen järjestelmän ja toimintaprosessien kehittämiseen on tärkeää kehittämisprosessin onnistumisessa, koska tietojärjestelmään tehtävät muutokset vaikuttavat organisaation toimintaan ja työnkulkuihin ja päinvastoin. Loppukäyttäjien osallistuminen vähentää eriävien käsityksien syntymistä siitä, miten tietojärjestelmä tulisi rakentaa. (Toivanen, Luukkonen, Ensio, Häkkinen, Ikävalko, Jaatinen, Klemola, Korhonen, Martikainen,

16 16 Miettinen, Mursu, Röppänen, Silvennoinen, Tuomainen ja Palmén 2007, 11 14, 19; ks myös Mykkänen ym ) Tietojärjestelmän kehitykseen liittyvässä kuvaamisessa tarkoituksen mukainen on tehdä tarkka työnkulkutason prosessikuvaus ja tietomalli. Prosessikuvaus (toiminta) ja tietomalli (tieto) täydentävät toisiaan ja tuottavat yhdessä pohjan sovelluksen kehittämiselle ja sille asetettavilla vaatimuksille. Prosessissa kulkevan tiedon rakenteet on tällöin määritelty tietomallissa. (Huttunen, Hyppönen, Lehmuskoski, Hotti, Nevalainen, Tossavainen & Ailio 2010, 30 34, 70.) Malinova ja Mendeling (2018, ) selvittivät tutkimuksessaan prosessi kuvaamiseen ja prosessin kehittämiseen liittyviä menestystekijöitä ja riskejä. Organisaation strategian ja vision, ja laajemmin koko organisaation kontekstin huomioiminen nähtiin tärkeänä, kun kuvausta tehdään. Niiden huomioiminen kuvausten tarkoituksen mukaisuutta ja helpottaa prosessin osallisten osallistumista kuvaamistoimintaan informantteina. Toinen keskeinen menestystekijä on, että kuvaukseen osallistuvat toimijat ymmärtävät ja osaavat lukea kuvauksia. Tämä on edellytys kuvausten muodostamiselle ja kehittämiselle. Kolmanneksi, oikein vaiheistettu kuvaamisprosessi esivalmisteluineen, valintoineen, kuvailuineen ja määrittelyineen tukevat prosessikuvaamisen ja kehittämisen onnistumista. Riskit ovat jaettavissa strategisiin ja toiminnallisiin riskeihin (ks.taulukko 2). TAULUKKO 2. Prosessikuvaamisen ja -kehittämisen riskit (Malinova ja Mendelin 2018, mukaillen) STRATEGISET RISKIT Strategiset linjaukset Organisaation strategian huomioimatta jättäminen Prosessi kuvaamiselle ei anneta resursseja Kuvaaminen ei tuota konkreettisia tuloksia Hallinto Kuvaaminen ja kehitys ei ole eriytetty muusta organisaation toiminnasta erilliseksi Kuvaajat Ymmärryksen puute toimintaympäristöstä Ymmärryksen puute kuvaamisen mahdollisuuksista Prosessin muokkaus ilman osallisten kuulemista Puutteelliset kuvaamistaidot Kulttuuri Henkilöstö ei muuta toimintaa kehitystä vastaavaksi Kuvaustyökalut Liian laaja kuvausmenetelmien käyttö (työkalut) Kuvaus tehdään työkalun ehdoilla Sopivan kuvaustyökalun puuttuminen Työkalun ominaisuuksien käyttö ilman tarkoitusta TOIMINNALLISET RISKIT Prosessin tunnistaminen Kuvaamiselle ei ole selkeää tarkoitusta Kuvaaminen keskittyy vain ydinprosesseihin Kuvaamistoiminta hajautunut organisaation sisällä Prosessikokonaisuus ei ole selvillä Tiedonkeruu Huomio vain "omiin" prosesseihin (ei rajapintoihin) Vanhentunut materiaali/tieto prosesseista Yliviimeistelty prosessi ilman tarkoitusta Tiedonkeruussa ei hyödynnetä prosessin osallisia Tietoa ei analysoida ennen julkaisua Kuvauksia ei validoida ennen julkaisua Analysointi ja uudelleen muotoilu Keskittyminen prosessin ongelmiin Prosessin käyttöönotto Henkilöstöä ei kiinnosta prosessi / kehittäminen Kuvauksia / prosessia ei julkisteta Prosessin seuranta Kuvaajat eivät tiedä mitä prosessista mitataan Kuvaajat eivät tiedä onko kuvaaminen/ kehittäminen johtanut muutoksiin organisaatiossa

17 17 Toiminnallisten riskien juurisyynä on usein prosessin tunnistamisen ja prosessin tiedonkeruuseen liittyvät puutteet. Mikäli nämä on heikosti toteutettu, ongelmat kumuloituvat myöhemmin kuvaamisprosessin edetessä. Strategiset riskit liittyvät organisatorisiin tekijöihin, erityisesti prosessin kuvaamiseen ja kehittämiseen liittyvän organisoinnin puuteisiin (emt ) Martinsons (1995) kertoo että prosessin muotoilu on laaja muutos organisaatiossa ja muutoksen onnistunut käyttöönotto voi olla vaikeaa jopa muutosmyönteisille organisaatioille. Jopa 50 90% prosessien implementoinneista epäonnistuu. Prosessin implementoinnin keskeisimmät haasteet ovat organisaation johdon sitoutumattomuus, huono tiedottaminen prosessin osallisten välillä ja huonosti toteutettu implementointi. Riskit epäonnistumiselle ovat pienempiä prosessin hienosäätämisessä kuin uuden prosessin käyttöönotossa. Riskit ovat myös pienempiä, kun kehittämistoiminnan läpimenoaika on lyhyt (Martinsons 1995, , ). 2.3 Prosessikuvaamisen mallit Prosessien kuvaamiselle prosessille ja on laadittu erilaisia malleja. Malinova ja Mendeling (2018) tutkivat kirjallisuuskatsauksen menetelmällä erilaisia prosessikuvaamisen ja prosessikeittämisen malleja ja muodostivat tutkimuksen tuloksien pohjalta mallin prosessin kuvaamiselle ja prosessin kehittämiselle (Malinova & Mendeling 2018, 890). Malli koostuu kuvion 2 mukaisesti kolmesta kuvaukseen ja kehittämiseen liittyvästä tekijästä: prosessin konteksti, kuvauksen toteuttamisen tekijät ja kuvaamisen ja kehittämisen elinkaari.

18 18 KUVIO 2. Integroitu prosessin hallinnan malli (mukaillen Malinova ja Mendeling 2018, 887) Prosessin konteksti Mallissa on ensimmäiseksi huomioitava prosessin kuvaamisessa kontekstuaaliset tekijät, sillä ne vaikuttavat välillisesti, mutta ratkaisevasti prosesseihin. Ne määrittävät sen, mitä prosesseilla tavoitellaan. Organisaation strategia tulee olla tiedossa, sillä prosessin ja sen tuottamien tuotosten tulisi vastata organisaation strategiaa. Prosessin hallinta ja hallinto kontekstuaalisena tekijänä on prosessin omistajuuden tunnistamista sekä prosessin sisältämien mittareiden tunnistamista prosessin toiminnan seuraamisen tueksi. Organisaation henkilöstön (ihmiset) tulisi ymmärtää työnsä prosessimaisuus, jotta he voivat sitä olla

19 19 mukana kehittämässä. Tämä voi edellyttää henkilöstön prosessi-koulutusta. Organisaation kulttuuri on organisaation arvoja, uskomuksia, asenteita ja käytöstä, jotka ohjaavat sanattomasti henkilöstön toimintaa organisaatiossa. Prosessin kehittämisen näkökulmasta kulttuuri voi olla helpottava tai vaikeuttava tekijä organisaation kaikilla tasoilla (emt. 891) Kuvaamisen toteuttamisen valinnat Kuvaamisen toteuttamiseksi pitää määritellä kuvaamisen toteuttamisen menetelmät ja toteutustavat. Prosessin kontekstin elementit ovat useimmiten tiedossa, ennen kuin tehdään kuvaamisen toteuttamisen valintoja. Kun kuvaamiselle on muodostettu tavoitteet, valitaan kuvaamistoiminnasta vastaava ryhmä, jonka tulee valita tarkoituksenmukainen kuvaamistyökalu ja sopia kuvaamisen muista linjauksista ennen kuvaamistoiminnan aloittamista. Kuvaamiseen liittyvät valinnat tulee olla tiedossa enne siirtymistä prosessin elinkaari -vaiheeseen (emt ) Kuvaamisen ja kehittämisen elinkaari Prosessin kuvaamisen ja kehittämisen elinkaari -vaiheessa keskitytään aina yksittäiseen prosessiin kerrallaan. Ensimmäisenä tunnistetaan prosessi ja sen tavoite ja tarkoitus. Tunnistaminen voi perustua aiemmin laadittuun organisaation ylemmän tason prosessikarttaan, jolla on saatu kokonaiskäsitys organisaation prosessiarkkitehtuurista. Samalla tulee tunnistaa prosessin rajapinnat ja yhteydet muihin prosesseihin. Tässä yhteydessä on tärkeää ylläpitää ylemmän tasoin prosessikarttaa, jossa keskeiset prosessit ja niiden yhteydet tulevat esille. Tietojen keruu -vaiheessa selvitetään prosessin nykytila ja muodostetaan tarkka nykytilan kuvaus. Analysointivaiheessa tunnistetaan prosessiin liittyvät kehittämis- ja muutostarpeet kriittisyysjärjestyksessä. Samalla arvioidaan kehitystarpeiden vaikutuksia nykytilan prosessiin (emt. 890.) Mikäli prosessia päätetään kehittää, prosessin uudelleenmuotoiluvaiheessa tehdään suunnitelma muutostarpeiden korjaamiseksi ja kuvataan sen mukainen tavoitetilan prosessi, joka voidaan implementoida käytäntöön. Uuden kehitetyn prosessin käyttöönotossa on tärkeää hyödyntää kuvaamiseen ja kehitystoimintaan osallistuneita prosessin osallisia

20 20 muutosagentteina. Kun uudelleenmuotoiltu prosessin on käyttöönotettu, prosessin etenemistä seurataan. Seurannan myötä voi tulla tarve tarkastaa organisaation strategisia tekijöitä. Strategisten tekijöiden muutos voi tulla tarve käynnistyä uusi tiedonkeruu prosessista, jonka myötä alkaa uusi prosessi kuvaamisen ja kehittämisen -prosessi (emt. 890.) Suomalaisen sosiaalihuollon prosessien ja työnkulkujen kuvaamiseen on joitakin kansallisia yhteisiä menetelmiä. Terveydenhuollon kontekstissa prosessimallintamisen kehittämistä on tehty jo pidempään ja enemmän. Seuraavaksi esitellään Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunnan (JUHTA) JHS 152 suositukseen prosessikuvauksesta (JHS-152, 2012) ja Tikesos-hankkeessa kehitetty malli (Miettinen, Nevalainen ja Röppänen 2010) sosiaalihuollon toimintaprosessin kuvaamiseksi. Tämän jälkeen esitellään toimintalähtöistä tietojärjestelmän kehittämisen mallia (Toivanen ym. 2007). Malli kehiteltiin Kuopion yliopistolla (nyk. Itä-Suomen yliopisto) erityisesti terveydenhuollon kontekstiin, mutta on siinä määri ylemmälle tasolle tehty malli, että sen voi nähdä soveltuvan hyvinkin sosiaalihuollon kontekstiinkin. JUHTA hyväksyy, ylläpitää ja julkaisee suosituksia (JHS) julkishallinnolle ja sille palvelua tuottaville toimijoille. JHS-suosituksilla pyritään jakamaan hyviä käytäntöjä ja edistämään yhteen toimivuutta julkisen hallinnon toimijoidenvälillä sekä parantamaan sähköisen hallinnon ja asioinnin kehittämistä. Suosituksien painopistealueina on muun muassa tietojärjestelmien toimivuus ja palvelujen kehittämistä tukevat hyvät käytännöt (JHS 2006.) JHS-152 suositus prosessin kuvaamiselle (2012) tukee organisaation kokonaisuuksien hallintaa ja kehittämiskohtien konkretisoimista. Suositusta voidaan hyödyntää organisaation jonkin osa-alueen tai koko organisaation prosessin kuvaamiseksi. Prosessikuvaus voi olla kertaluontoinen tai pysyvä. Kuvaaminen koostuu suosituksen mukaan kuudesta vaiheesta: prosessin ja prosessin omistajan/omistajien tunnistaminen, jolloin tulee johto tunnistaa tarpeen kuvata prosessi ja määritellä sille omistaja. Mikäli prosessille ei ole määritelty omistajaa, se tulee määritellä. Prosessin omistaja tulee tietää prosessin käyttötarkoitus ja mitä prosessi tuottaa.

21 21 Prosessin kehittämisvastuu on omistajalla. Kuvattavan prosessin valinta -vaiheessa valitaan ja rajataan (alku ja päättyminen) kaikki kuvattavat prosessit. Tällöin tulee määritellä mikä on kunkin prosessin suhde ja tarkkuustaso suhteessa muihin prosesseihin. Käyttötarkoituksen ja kuvaustason valinnassa voi lähtökohtana pitää, että kuvauksen käyttötarkoitus märittelee kuvaustason. Määrittely yksityiskohtaisen ja lavean kuvaustason välillä vaikuttaa keskeisesti siihen, mitkä graafiset kaaviomallit ovat tarkoituksen mukaisia. Prosessin perustietojen kerääminen ja dokumentoiminen voivat tukevat kuvaustason valinnassa. Kuvaustavan ja kuvausvälineiden valinta -vaiheessa korostuu graafisen kuvausvälineen valinta. Mitä yksityiskohtaisempi ja tarkempi kuvaustaso valitaan, sitä muodollisempia ovat kuvaustekniikat sekä visuaalisesti että sisällöllisesti. Lisäksi valitaan mihin kuvaus dokumentoidaan. Prosessin kuvaaminen koostuu perustietojen, prosessin sanallisen kuvauksen (toiminnot taulukko) ja graafisen kuvauksen laatimisesta. Kuvauksen sovittaminen laajempaan kokonaisuuteen on kuvatun prosessin sovittamista organisaation prosessikokonaisuuteen (JHS , 1-6.) Prosessikuvauksen perustiedot -lomake on suosituksen mukaan 1-3 tekstisivun kuvaus prosessista organisaation tarpeiden mukaan. Perustietojen tekstikuvauksen tulee vastata todellista toimintaa ja tukea yleisesti ymmärrettävä kokonaisuuden luomisessa. Taulukossa 3 on suosituksen mukaiset perustietojen elementit.

22 22 TAULUKKO 3. Prosessin perustiedot JHS 152 suosituksen mukaan Prosessin nimi Kuvauksen laatija ja laadintapäivämäärä Kuvauksen hyväksyjä ja hyväksymispäivämäärä Versionumero Prosessin tarkoitus Prosessin omistaja Prosessin mallintajat ja mallinnuspäivämäärä Prosessin lähtötilanne Prosessin lopputilanne Prosessin asiakkaat Prosessin sidosryhmät Prosessin asiakkaiden tarpeet ja vaatimukset Prosessin menestystekijät Prosessin mittarit Prosessin keskeiset resurssit ja muut volyymitiedot Prosessin ohjaus ja kehittämismenettely Rajapinnat muihin prosesseihin Prosessin toiminnot -taulukolla annetaan yksityiskohtainen sanallinen kuvaus prosessista. Sanallisella kuvauksella tuetaan graafista kuvausta. Taulukossa 4 on suosituksen mukaiset sanallisen kuvauksen elementit. TAULUKKO 4. sanallisen prosessikuvauksen malli JHS 152 suositusta mukaillen. Prosessin nimi Kuvauksen laatija ja päivämäärä Kuvauksen hyväksyjä ja päivämäärä Version numero ja päivämäärä Prosessin syöte ja tuotos Lisätiedot, joilla tarkennetaan kuvattavan prosessiin liittyvien osaprosessien toimintoja, toimintojen tehtäviä, tehtävien toimijoita ja tehtävän suoritteita.

23 23 Prosessin graafinen kuvaus voidaan suosituksen mukaan laatia 4 eri tarkkuustasolla (Kuvio 3.). Tasot ovat laveimmasta yksityiskohteisimpaan: prosessikartta, toimintamalli, prosessi kulku ja työn kulku (emt. 6.) KUVIO 3. Prosessien kuvaustasot JHS 152 suosituksen mukaan (emt. 6). Prosessikuvaamisen tarkkuustason valinnalla on merkitystä erityisesti kuvaamiseen liittyvän tiedon keräämisen näkökulmasta. Mitä tarkemman tason kuvaus on tarkoitus tehdä, sen yksityiskohtaisempaa tietoa prosessista tarvitaan (emt. 6). Sosiaalihuollon toimintaprosessin mallintamisen menetelmä kehitettiin Tikesos-hankkeessa ( ). Menetelmä etenee prosessina taulukon 4 mukaisesti vaiheittain. Toimintaprosessin kuvaus tehdään menetelmän mukaisesti yhteistyössä teknisen mallintajan, sosiaalihuollon sisällönasiantuntijoiden ja sosiaalihuollon asiakirjojen määrittelystä vastaavan henkilön välillä.

24 24 TAULUKKO 5. Sosiaalihuollon toimintaprosessin mallintamisen vaiheet (Miettinen ym. 2010, 34 37). 1. Selvitetään palvelutehtäväkokonaisuus (esimerkiksi palvelutehtävään liittyvät sisältömääritykset) 2. Otetaan huomioon myös palvelutehtävään liittyvät lait 3. Tutkitaan prosessiin liittyviä asiakasasiakirjoja ja tietosisältöjä a. mitä asiakasasiakirja sisältää vs. mitä sen tulisi sisältää tulevaisuudessa b. mitä yhteisiä tietoja sillä on muiden palveluun liittyvien asiakasasiakirjojen kanssa c. miten asiakasasiakirja muodostuu d. hahmotellaan asiakasasiakirjojen paikkaa palvelun elinkaaressa i. apuvälineenä voidaan käyttää esimerkiksi seinätaulutekniikkaa 4. Tunnistetaan palvelutehtävän toimijat/sidosryhmät 5. Hahmotellaan ydinprosessit, joissa asiakasasiakirjat muodostuvat. 6. Tarkennetaan prosessikuvauksia osaprosessitasolla a. Määritellään prosessiin liittyvät toimijat (Apuna voidaan käyttää vaiheen 4 tuotoksia) i. ylemmillä prosessitasoilla toimijana voi olla esimerkiksi hallinto tai pelkkä palvelu ii. tarkennettaessa prosessitasoja myös toimija voi tarkentua (esimerkiksi asiakas, palvelun järjestäjä / tuottaja) iii. määritellään prosessien syötteet, tuotokset sekä esi ja jälkiehdot 7. Tehdään tapausanalysointia. 8. Jos ydinprosesseja on tarkennettava, palataan vaiheeseen Jos prosesseja on tarkennettava osaprosessitasolla, palataan vaiheeseen Kuvataan prosessin etenemistä/työn kulkua sanallisella kuvauksella/toimintatarinalla. 11. Prosessikuvaukset ovat valmiita kommentoitavaksi. 12. Mikäli huomataan virheitä ja muutostarpeita, palataan tarpeen mukaiseen vaiheeseen, ja jatketaan sieltä jälleen ohjeiden mukaan järjestyksessä, kunnes tästä vaiheesta päästään läpi virheettä. Vaiheittaisen etenemisen tuotoksena syntyy kuvion 4 mukaileva prosessikaavio, jossa sosiaalihuollon prosessin kuvaamisen menetelmä on esitetty prosessikuvauksena. Muodostettuja prosessikuvauksia voidaan edelleen tarkentaa tarkemman tason osaprosessikaavioilla.

25 25 KUVIO 4. Sosiaalihuollon prosessien mallintamisen menetelmä (Miettinen ym. 2010, 37.) Kuopion yliopistolla (nyk Itä-Suomen yliopisto) kehitettiin toimintalähtöistä tietojärjestelmän kehittämisen mallia ja opasta terveydenhuollon kontekstiin. Lähtökohtana oli tietojärjestelmien kehittäminen niin, että sekä toimintaprosessi ja järjestelmä kehitetään yhdessä toisiaan tukien (Toivanen ym. 2007). Mallin mukaan tietojärjestelmä ja työnkulkujen yhtäaikainen kehittämisessä on kolme kuvauksen tarkkuustasoa ja kuvaukset tehdään erikseen nyky- ja tavoitetiloista (ks. kuvio 5).

26 26 KUVIO 5. Toimintalähtöisen tietojärjestelmien kehittämismallin vaiheet ja tasot (emt. 21) Prosessin kehitystyön Toiminta ja tietokokonaisuuksien tasolla muodostetaan yleiskuva organisaation toiminnasta ja jonka eri osa-alueita voidaan tutkia tarkemmin yksityiskohtaisemmilla tasoilla (ks. emt ). Työnkulkujen ja tietovirtojen tasolla keskitytään toimintaprosesseihin ja tietoihin, joita käytännön toiminnassa hyödynnetään. Työtehtävien ja tietovälineiden tasolla keskitytään yksittäisen toimijan tekoihin ja sen välineisiin tiedonkäsittelytapahtumiin, jotka liittyvät työnkulkuihin ja yksittäisiin työtehtäviin. Tasoittanen eteneminen mahdollistaa tiedon jäljittämisen tasolta toiselle ja mahdollista siten kokonaiskuvan tarkastelun (emt. 23). Kun kehitystyön tavoite, menetelmät, aikataulu, resurssit on määritelty, pyritään määrittelemään yhteinen käsitys nykytilasta erityisesti toiminnasta, työtavoista ja tietokokonaisuuksista. Tavoitteena on saada tietoa ja kuvauksia keskeisistä toiminnoista, asianosaisista, toiminnan tavoitteista sekä mahdollisista ongelmakohdista. Yhteinen tavoitetila on tila, joka syntyy muutoksen tai korjauksen jälkeen. Keskeistä on havaita kaikki toiminnot,

27 27 joihin tehty muutos vaikuttaa. Usein yhteisen tavoitetilan syntyminen edellyttää tarkemmalle kuvaustasolle siirtymistä, konkreettisempaa hahmottamista kokonaiskuvasta. Tietoa nyky- ja tavoitetiloista voidaan kerätä lukuisilla eri tavoilla, kuten: tutustumiskäynneillä, kirjallisuuskatsauksilla, haastattelut, työpajat, taustatietojen kerääminen jne. Kun muutoshankkeen osallistujilla on yhteinen käsitys nyky- ja tavoitetiloista, tulee mallin mukaan tehdä yhteinen arviointi, hyväksyntä ja tarvittavat päätökset siitä, mitä muutoksia prosessin tehdään. Toisin sanoen hankkeen kaikilla tasoilla päätetään tavoitteet ja toimenpiteet, joiden mukaan muutosprosessissa edetään. Konkreettisen toimenpiteen suunnitelmassa tulee ilmetä ne seikat, jotka ovat nyky- ja tavoitetilan poikkeamia ja joihin suunnitelman on otettava kantaa konkreettisella ja tarkalla tasolla. Oleellista on selvittää muutoksen laajuus, muutokseen osallistujat, miten se toteutetaan, miten siihen sitoutetaan, mikä on sen aikataulu. Täten muodostetaan konkreettinen suunnitelma työn uudelleen organisoimisesta ja mikäli siihen liittyy tietojärjestelmäuudistus, sen toteuttamisen vaiheet ja sille asetettavat vaatimukset. (emt , ) Edellä esitellyt prosessikuvaamisen mallit antavat eri tulokulmia prosessin kuvaamiseen. JHS 152 -suositus antaa mallin siitä, mitä vaiheita, vastuualueita ja työtehtäviä prosessin kuvaaminen pitää sisällään (JHS ). Tikesoksen mallissa (Miettinen ym. 2010) korostuu erityisesti sosiaalihuollossa tehtävä prosessikuvaamisen erityispiirteet ja siihen on koottu vaiheet ja työtehtävät juuri sosiaalihuollon kontekstissa tehtävälle prosessikuvaamiselle. Kuopion yliopiston toimintalähtöinen tietojärjestelmän kehittämisen malli (Toivanen ym. 2007) antaa ylemmän tason vaiheistuksen ja konkreettisia tehtäviä prosessikuvaamiselle. Vaikka kaikissa malleissa on erityispiirteensä, annetaan kaikissa melko konkreettisen tason vaiheistus työtehtävineen prosessin kuvaamiselle. Yhteistä kaikille malleille on prosessin kuvaamisen eteneminen ylemmän tason kuvauksesta tarkemman tason kuvaamiseen. 2.4 Aiempia sosiaalihuollon palveluiden prosessikuvaushankkeita Sosiaalihuollon eri palvelutehtävien toimintaprosesseja on kehitetty alueellisesti Suomessa tällä vuosituhannella runsaasti monikuntaisena yhteistyönä. Usein kehitysyhteis-

28 28 työtä on toteutettu alueellisten sosiaalialan osaamiskeskusten toimesta ja usein yhteistyössä THL:n kanssa tai osana Tikesos-hanketta. Usein kehittämistyön tarkoitus on ollut yhtenäistää alueellisia sosiaalihuollon toimintaprosesseja ja yhteistyökäytäntöjä ja myös luoda kuvauksia toimintaprosesseille (ks. mm. Penttinen, Lohijoki, Kaartinen 2014; Kontio 2009; Raivio 2009; THL 2015). Turussa kuvattiin Turun hyvinvointitoimialan sosiaalityön palvelujen ja kuntoutumispalveluita palveluprosessien nykytilaa Kansalliset palveluprosessit ja sähköinen asiointi (Kapsa)- projektissa vuonna Tarkoituksena oli saada esille kehittämistarpeita muun muassa työprosessien ja tietovirtojen näkökulmista ja hyödyntää niitä asiakastietojärjestelmän kehittämisessä. Perimmäisenä tavoitteena oli kehittää hyvinvointitoimialan palveluita hyödyntämällä kansallisia määrittelyjä, kuten sosiaalihuollon palveluluokituksista ja toimintaprosesseista. Kohteena olivat toimeentulotuki, aikuis- ja lapsiperhesosiaalityö, mielenterveyskuntoutujien palvelut, asumispalvelut, lapsiperheiden kotipalvelu, päihdehuoltopalvelut ja pitkäaikaistyöttömien aktivointipalvelut. Kuvauksien teossa hyödynnettiin aiempien projektien ja kehittämistöiden materiaaleja, projektityöskentelijöiden omaa osaamista, eri palveluprosessien työntekijöiden haastatteluja ja ryhmätyöskentelyä. Palveluprosessikuvauksien nykytila kuvattiin tiivistetyssä muodossa keskeisten työvaiheiden osalta. Ensin kuvattiin käytännön työprosessi ja siinä syntyvät asiakirjat. Tämän jälkeen kuvattiin palveluprosessissa tapahtuva tiedon liikkuminen ja mahdolliset prosessin kehittämistarpeet. (Penttinen ym. 2014, 3-4, 31.) Kaakkois-Suomen sosiaalitoimen tietoteknologian kehittämishankkeen toisessa vaiheessa ( ) kehitettiin usean kunnan yhteistoimena muun muassa seudullista aikuisten sosiaalipalveluiden yhteneväisyyttä tietojärjestelmiä, työkäytäntöjä ja dokumentointia kehittämällä. Tuotoksina aikuissosiaalityöhön kehitettiin toimeentulotuen yhteiset lomakkeet sekä päivitetyt työprosessit asiakastietojärjestelmien näkökulmasta. Kehityksen myötä seudullisen ja alueellisen yhteneväisyyden, asiakkaiden tasa-arvoisen palvelun ja vertailukelpoisen tiedon saannin aikuissosiaalityön palveluista arvioitiin parantuneen. Sosiaalipalveluiden työntekijöille tehdyn kyselyn mukaan 75 % oli hyödyntänyt mallinnuksia työssään ja myös yhtä usein niiden koettiin selkeyttäneen työprosesseja. (Kontio 2009, 3-5, 13 14, 19, 26.)

29 29 Keski-Uudellamaalla kehitettiin aikuissosiaalityötä usean kunnan yhteishankkeena vuosina Tavoitteena oli yhdenmukaistaa aikuissosiaalityön toimintakäytäntöjä ja asiakkaiden yhdenmukainen ja tasa-arvoinen kohtelu kehittämällä rajapintatyöskentelyä, henkilöstö- ja hallintorakenteita sekä toimeentulotuen käsittelyprosessia. Kehittämistyötä varten haastateltiin kaikki hankkeeseen osallistuneiden kuntien sosiaalityöntekijät, jonka myötä vahvistui tarve käytäntöjen yhtenäistämiselle. Hankkeessa työryhmissä saatiin muodostettua hankekunnille yhteinen toimeentulotukilomake liitteineen, yhteiset tuen myöntämisen ohjeet, aikuissosiaalityötä ohjaavat lomakkeet (kuten tilannearvio) dokumentoinnin yhtenäistämiseksi ja laajemmin yhteinen tehtävärakennekaavio. Kaikkiaan hankkeen kehitystuotoksien arvioitiin edistäneen hankekuntien asiakkaiden tasa-arvoista kohtelua. (Raivio 2009, 7 14.) Välisuomen viidessä maakunnassa toteutettiin osana Kaste ohjelmaa LasSe Lastensuojelutarpeen selvittämisen kehittäminen Väli-Suomessa -hanke vuosina Lastensuojelun selvitysvaihetta kehitettiin sosiaalityön sisäisten sekä ammatillisen verkoston roolien ja toimintatapojen osalta. Tavoitteena oli saada aikaan kestäviä muutoksia toimintatapoihin ja selkeyttämään olemassa olevia hyviä käytäntöjä. Tarkoitus oli muodostaa hankealueelle mahdollisimman yhtenäinen lastensuojelun tarpeen selvittämismalli. Hankkeen aikana toteutettiin 260 työpajaa, joissa muodostettiin toimintamalli varhaiskasvatuksen, neuvolan ja lastensuojelun moniammatilliselle yhteistyölle ja muita toimintaohjeita lastensuojelutarpeen selvittämisen eri kohtiin. Toimintamallien jalkauttaminen muihin kuntiin ei kuitenkaan toteutunut hankekauden aikana. (Rantanen, Koponen, Tuomela-Jaskari, Antila, Kaski 2015, 50 51, ) Kaakkois-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus (Socom) toteutti sosiaalihuollon luokitusten ja prosessien kehittämisprojektin terveyden- ja hyvin hyvinvoinnin laitoksen (THL) toi toimeksiannosta vuonna Osana projektia päivitettiin sosiaalihuollon toimintaprosessit (20 kpl) (THL 2015, 3.) Toimintaprosessien päivittämisen toteutettiin interaktiivisella toimintatavalla, toisin sanoen kehitettyjä toimintaprosesseja arviointiin kehittämistoiminnan aikana THL:n toimesta ja niitä korjattiin tarpeen mukaan. Toimintatapa todettiin hyväksi. Kehittämistoimien aikana ilmenivät haasteena tilanteet, joissa ter-

30 30 veydenhuollon toimija on osana sosiaalihuollon prosessia ja kun asiakirjojen (tiedon) tulisi siirtyä sosiaalihuollon ja terveydenhuollon tietojärjestelmien välillä. (THL 2015, 6, ) Pohjois-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus (POSKE) on vuodesta 2004 alkaen mallintanut ja julkaissut lukuisia prosessikuvauksista sosiaalialan eri palvelualueilta Pohjois- Suomen alueen eri kuntien palveluista. Kuvauksilla on ollut tarkoitus tuoda esille mitä prosessissa tapahtuu milloinkin ja miksi. Kuvauksilla pyritään selkeyttämään paikallisia käytäntöjä, jäsentämään moniammatillista yhteistyötä ja tehostamaan yhteistoimintaa. Kuvaukset ovat kaikkien hyödynnettävissä ja ne ovat saatavissa osaamiskeskuksen verkkosivustolta. (Poske 2019.) Yleisesti ottaen erilaisissa prosessien ja käytäntöjen yhtenäistämishankkeissa on tavoiteltu hyvien käytäntöjen esille saamista, toimintojen tehostamista, asiakasprosessien sujuvuutta ja vertailukelpoisen tiedon muodostumista. Lähtökohtana on ollut toiminnan ja myös tietojärjestelmien kehittämistarpeet ja erityisesti viime vuosien kehittämistoimien taustalla on pyrkimys saattaa prosessit vastaamaan Kansa määrityksiä ja prosesseja on kehitetty kansallisia määrityksiä hyödyntämällä. Joissakin hankkeissa on kuitenkin tullut esille uuden prosessin käyttöönoton haasteet. Hankekausien aikana ei kaikissa tapauksissa yhtenäisiä uusia prosesseja ole saatu jalkautettua käytäntöön. Joissakin kehittämishankkeiden raporteissa on tuotu esille prosessin kehittämistyöhön liittyviä haasteita ja onnistumisia (ks. Rantanen ym. 2015, 50 51; THL 2015, 9-10), mutta menetelmiä, joilla prosesseja on yhtenäistetty, ei raporteissa ole juurikaan kuvattu. Myöskään prosessikuvaamisen summatiivista arviointitutkimusta ei tiettävästi tämän tutkielman aineiston keräämiseen mennessä oltu tehty.

31 31 3 TUTKIMUSTEHTÄVÄ JA KYSYMYKSET Tässä opinnäytetyössä tutkitaan sosiaalihuollon palveluprosessin työnkulkukuvaamisen prosessia. Tutkielman kohteena on Apotti-hankkeen Toteutuksen toiminnallinen valmistelu -projektissa (Toteemi) toteutettu lastensuojelun työnkulkujen kuvaamisen prosessi. Tutkimuskysymykset 1. Minkälaisia työmenetelmiä ja menettelytapoja lastensuojelun työnkulkujen kuvauksessa hyödynnetään? 2. Miten lastensuojelun työnkulkujen kuvaamisen prosessi vastaa kansallista prosessikuvauksen suositusta? Tutkielman tarkoitus on kuvata työnkulkujen kuvausprosessia. Tulokset ja niistä johdetut johtopäätökset voivat tuottaa yhden mallin vaihtoehtoisia menetelmiä työnkulkujen kuvaamiselle, joita voidaan hyödyntää laajemmin sosiaalihuollon työnkulkukuvauksien tekemisessä. Tutkielma tuottaa näkökulman ja vaihtoehdon sille, miten eri sosiaalihuollon organisaatioiden työnkulkuprosesseja voidaan yhtenäistää. Valitsin lastensuojelun työnkulkujen kuvaamisen prosessin tämän tutkielman kohteeksi, koska siihen liittyvät kuvaukset olivat tehtynä ja kuvaukseen liittyvä projektidokumentaatio oli sosiaalihuollon palveluiden osalta tutkielmaa varten käytettävissä. Tutkielmassa ei arvioida tuotoksena muodostettuja kuvauksia, ainoastaan kuvasten muodostamiseen liittyvää prosessia.

32 32 4 TUTKIMUKSEN MENETELMÄLLISET VALINNAT Tässä luvussa kuvataan tämän opinnäytetyön tutkimusasetelma. Ensin kuvataan tutkielman sijoittuminen sosiaali- ja terveydenhuollon tiedonhallinnan tutkimuksen paradigmassa. Tämän jälkeen kerrotaan standardiperustaisesta arviointitutkimuksesta tutkimusmenetelmänä ja kuvataan tutkielman kohdeorganisaatio, tutkielman aineiston hankinta, aineiston käsittely ja analysointi sekä arviointikriteereiden muodostaminen. 4.1 Sosiaalihuollon prosessin kuvaamisen tutkimus osana tiedonhallinnan tutkimusta Sosiaali- ja terveydenhuollon tiedonhallinta on tieteenalana laajentunut Suomessa luvulla, kun Itä-Suomen yliopistossa alkoi vuonna 2000 sosiaali- ja terveydenhuollon tietohallinnon koulutusohjelma. Sosiaali- ja terveydenhuollon tutkimuksen tueksi on kehitetty sosiaali- ja terveydenhuollon tiedonhallinnan paradigma, joka antaa kuvan sosiaalija terveydenhuollon tutkimuskentästä (kuvio 6). Paradigman keskeiset käsitteet ovat tieto, toiminta, menetelmät ja toimijat. Tieto on jatkumo tiedon arvoketjulla datasta viisauteen jolloin datasta muodostetaan informaatio, joka edelleen jalostuu kompleksisempaan ihmisen omaksumaan tietoon ja viisauteen. Toiminta tarkoittaa palvelun suunnittelua, toteutusta, käyttöä ja arviointia. Menetelmät ovat toiminnan myötä syntyneen tiedon käsittelyyn, tallentamiseen ja välittämiseen liittyviä toimintatapoja ja toimijoilla tarkoitetaan sosiaali- ja terveydenhuollon palveluiden käyttäjiä tai tuottajia. (Saranto & Kuusisto- Niemi 2012, )

33 33 KUVIO 6. Tiedonhallinnan tutkimuksen paradigma. (Saranto & Kuusisto-Niemi 2012) Tässä tutkielmassa kuvataan, minkälaisia menetelmä työnkulkujen kuvaamisessa hyödynnetään. Tutkielmassa arvioidaan myös työnkulkujen kuvaamisen toteuttamista standardiperustaisen arviointitutkimuksen menetelmällä. Tutkielman voi nähdä sijoittuvan sosiaali- ja terveydenhuollon tietohallinnon tutkimuksessa paradigmassa tiedon ja toiminnan välimaastoon. Toiminta -ulottuvuus näkyy toiminnan tutkimisena ja siitä esille tuotavan tiedon tuottamisena, kun työnkulkujen kuvaamistoiminnan toteutusta selvitetään ja arvioidaan. Tieto ulottuvuus konkretisoituu sen tiedon muodostamisena, joka saadaan, kun tutkielman myötä muodostetut tulokset työnkulkukuvaamisen menetelmistä ja työnkulkukuvaamisen ja johtopäätökset tuodaan esille. Tieto ulottuvuus tulee esille myös siinä, kun työnkulkukuvaamisesta ja siinä hyödynnetyistä menetelmistä saadaan esille tietoa. Tulokset voivat konkretisoitua uutena, paremmin prosessien ja työnkulkujen kuvaamistoiminnan tavoitteisiin vastaavana tietona, jota voidaan hyödyntää toiminnassa ja toiminnan kehittämisessä.

34 Arviointitutkimus Arviointi on Nykäsen (2007, 14) mukaan joidenkin valittujen ominaisuuksien mittaamista ja mittaustulosten arvottamista valitussa kontekstissa suhteessa johonkin etukäteen määriteltyihin kriteereihin tai viitearvoihin. Toisin sanoen arvioinnissa tulee tietää arviointikriteerit, arvioitavat kohdeyksiköt ominaisuuksineen, arvot joihin ominaisuuksia verrataan ja menetelmät, joilla arviointi toteutetaan. Arviointia suunniteltaessa tulee vastata seuraaviin kysymyksiin: kuka kerää tiedon ja kuka arvioinnin toteuttaa, miten arviointi tehdään. Kysymykset selkeyttävät arviointikohteen määrittelyä, arvioinnin kriteerejä, tiedon keruun menetelmiä, tulosten raportointia ja tiedon hyödyntämisestä. (Seppänen-Järvelä 2004, 27-28, 49.) Arviointitutkimusta voi Seppänen-Järvelän (2004, 19-23) mukaan käyttää kolmeen tarkoitukseen. Sillä voidaan selvittää arvioitava asian ansiota tai arvoa. Tällöin puhutaan summatiivisesta arvioinnista, jonka avulla voidaan kontrolloida laatua, hyötylaskentoja, tilivelvollisuutta, laajemmin arvioitavan kohteen tulevaisuutta. Lähtökohtaisesti summatiivinen arviointi on näin ollen määrällistä tutkimusta. Toiseksi arviointitutkimus voi olla formatiivista (normatiivista), jolloin tähdätään jonkin tietyn asian kehittämiseen ja voidaan saada esille vahvuuksia ja/tai heikkouksia jatkokehittämiseksi, laadun edistämiseksi ja toiminnan ohjaamiseksi. Formatiivinen tutkimus on lähtökohtaisesti laadullista tutkimusta siitä, miten asiat on esimerkiksi prosessissa toteutettu ja miten niitä voisi parantaa. Tässä opinnäytetyössä on kyse jo päättyneen kuvaamisprosessin arviointi, mutta samalla toiminnan kehittämiseen tähtäävä arviointitutkimus. Näin ollen tämä arviointitutkimus on lähtökohdaltaan summatiivinen, kun toimintaa arvioidaan suhteessa kriteereihin, mutta kehittämistavoitteen myötä myös formatiivinen arviointitutkimus. Tässä tutkielmassa ei arvioida työnkulkujen kuvaamisen lopputuotoksia vaan prosessia, joka myötä kuvaukset muodostettiin. Kuvaamisprosessi on saatettu päätökseen. Seppänen-Järvelän mukaan (2004, 19-23, 31) prosessiarvioinnin keskiössä on prosessin toiminta, jolla prosessin tuotosta tavoitellaan. Prosessin kehittämisessä on valittavana

35 35 monenlaisia etenemistapoja ja ratkaisuvaihtoehtoja. Lisäksi prosessi on usein jo käynnissä ennen kuin siitä on tehty suunnitelmia. Prosessi ei tavallisesti ole lineaarisesti etenevä. Prosessiarvioinnissa keskitytään siihen, miten asiat on kyseisessä tapauksessa tehty ja miten niitä voisi parantaa. Prosessin kehittämiseen tähtäävän toiminnan arvioinnilla halutaan saada esille ja laajemmin hyödynnettäväksi vaiheiden keskeisimmät piirteet, erityisesti innovaatiot. Arviointi mahdollistaa prosessin menettelytapojen tarkastelemisen ja tuottaa tietoa oppimisen perustaksi. Pattonin (1997) mukaan prosessiarvioinnin painopisteenä on prosessin vahvuuksien ja heikkouksien tunnistaminen päätöksen teon ja prosessin kehittämisen tueksi. Prosessin tuotosta ei arvioida, vaan prosessin toteutumista suhteessa alun perin suunniteltuun. (Patton 1997, 206.) Arviointitutkimus voi olla induktiivista, jolloin arviointia tehdään ilman arviointikriteerejä tai tietämystä arvioitavan toiminnan tuloksista. Tällöin ei rajoiteta mitä tai mistä asioista tuloksia saadaan esille, vaan annetaan yksittäisen ohjelman ominaispiirteiden tulla esille. Deduktiivisessa arvioinnissa tiedetään arviointikriteerit jo ennen aineiston keruuta. Arviointi perustuu tällöin aiempaan teoriaan, joka luo kriteerit arvioinnille. (Patton 1997, 279.) Deduktiivisen arvioinnin prosessissa valitaan ensin arvioitava kohde, arviointikriteerit ja mahdollinen arviointiasteikko tuloksien esittämiseksi. Toiseksi tutkitaan ja muodostetaan käsitys arvioitavan kohteen ominaisuuksia, jotta arvio voidaan toteuttaa. Kolmanneksi muodostetaan arvottavia päätelmiä kohteesta vertaamalla sitä kriteereissä asetettuihin standardeihin. Vertailussa tuodaan esille arvioitavan kohteen ja standardin poikkeamia. ISO standardissa puhutaan yhdenmukaisuuden arvioinnista (conformity assessment) jolla osoitetaan tiettyjen vaatimusten toteutumista jossakin tuotteessa, prosessissa, henkilössä tai vaikka organisaatiossa. (Building trust 2010, 13, 30-45; Nykänen 2007, 14). Arviointikriteerit voivat perustua kansallisiin tai kansainvälisiin standardeihin, organisaation omiin tai virallisiin kansallisiin standardeihin taikka kaikkien edellisten yhdistelmiin. Arvioinnin toteutuksen voi tehdä organisaatio itse, organisaation sidosryhmän osallinen kuten asiakas tai organisaatiosta riippumaton ulkopuolinen taho. Yleisesti ottaen, yhdenmukaisuuden arviointi on usein osa laatutyötä ja laadun yhdenmukaisuuden edistämistä (Building trust 2010, 29, 32). Nykänen (2007, 15) kertoo standardiperustaisen

36 36 arvioinnin haasteena olevan usein sen, että standardi koskee usein hyvin rajattua tai ulkokohtaista ominaisuutta. Standardiperustainen arviointi voi olla samanaikaisesti induktiivista ja deduktiivista, jolloin arvioidaan suhteessa määriteltyihin kriteereihin. Tämän jälkeen edetään vielä induktiivisesti, jotta kohteesta voidaan löytää kriteerien lisäksi uusia selityksiä ja odottamattomia tai ei-mitattavia tekijöitä (Patton 1997, 280). Tämän opinnäytetyön arviointitutkimuksen lähestymistavaksi valittiin induktiivinen ja deduktiivinen. Standardiperustainen arviointi suhteessa kriteereihin tarjoaa mahdollisuuden saada esille seikkoja nykyisen toiminnan kehittämiseksi ja tehostamiseksi ja induktiivinen lähestymistapa mahdollistaa erityispiirteiden tunnistamisen arviointikriteeristön ulkopuolelta. Tässä opinnäytetyössä käytetyistä arviointikriteereistä kerrotaan luvussa Tutkielman kohdeorganisaatio Tämän tutkielman kohdeorganisaationa on vuonna 2013 käynnistyneen sosiaali- ja terveydenhuollon toiminnanmuutoshanke Apotti. Apotti-hankkeeseen osallistuvat Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiiri (HUS), Helsingin, Vantaan, Kirkkonummen ja Kauniaisten sosiaali- ja terveysvirastot. Apotin keskeinen osa on yhteisen sosiaali- ja terveydenhuollon yhteisen tietojärjestelmän käyttöönotto. Tietojärjestelmän käyttöönoton myötä on tarkoitus yhtenäistää hankkeeseen osallistuvien kuntien sosiaalihuollon prosesseja. Ensivaiheen toiminto toiminnan muutoksessa on hankkeeseen osallistuvien kuntien sosiaalihuollon tiettyjen palvelutehtävien työnkulkujen kuvaaminen. Kuvauksien on tarkoitus tukea kuntien yhtenäisen työkulun muodostamisessa, tukea tietojärjestelmämääritysten tekemisessä ja tuottaa malli yhtenäisen työnkulun kehittämistyöhön (Apotti 2017). Yleisemmällä tasolla prosessien yhtenäistäminen on myös osa alueen sosiaali- ja terveydenhuollon toiminnanmuutosta.

37 37 Apotissa toteutettiin laaja työnkulkujen kuvaaminen osana Toteutuksen toiminnallinen valmistelu -projektia (Toteemi-projekti). Projektin tavoitteena oli kuvata sosiaali- ja terveydenhuollon palveluita. Sosiaalihuollon osalta painopistealueina oli lastensuojelun palvelutehtävä ja iäkkäiden palvelutehtävä. Tämän tutkielman kohteena on Apotissa toteutettu sosiaalihuollon lastensuojelun palvelutehtävien työnkulkujen kuvaaminen. 4.4 Aineiston hankinta ja kuvaus Tutkimustehtävä luo lähtökohdan tutkimusaineiston valinnalle. Laadullisessa tutkimuksessa voidaan aineistona käyttää hyvin erityyppisiä aineistoja, kuten jo olemassa olevia, arkistoituja julkisia dokumenttiaineistoja. Kun aineistona käytetään jo olemassa olevia dokumenttiaineistoja, on huomioitava dokumenttien muodostamisen alkuperäinen syy, konteksti ja subjektiivisuus. (Saaranen-Kauppinen & Puustniekka 2006.) Tutkielman aineisto koostuu lastensuojelun työnkulkujen kuvaamiseen liittyvästä projektidokumentaatiosta. Aineisto oli käytettävissäni kokonaisuudessaan Apotti organisaatiolta saamani tutkimusluvan myötä. Aineisto on tallennettu sähköiseen muotoon ja se on saatavilla Apotti-hankkeen sisäiseltä palvelimelta. Työnkulkujen kuvaamisen mallia tai prosessikuvausta ei ollut, vaan työnkulkujen kuvaamiseen liittyvä dokumentaatio on osana laajaa projektidokumentaatiota. Kaikkiaan alkuperäinen aineisto koostui 50 dokumentista, joista on tätä opinnäytetyötä varten tehty kopiot. Aineistoksi valittiin dokumentit, joissa viitataan lastensuojelun työnkulkujen kuvaamiseen. Dokumentit ovat tyypiltään työnkulkujen kuvaamiseen liittyviä ehdotuksia, muistioita, raportteja ja esitysmateriaaleja, suunnitelmia, kuvausprosessin toteutussuunnitelmia, toteutukseen ja käytännön toimintaan liittyviä ohjeita, työpapereita, tiedotteita kuntiin, työpajan työpapereita ja muistioita, valmiita kuvauksia ja kuvaamista varten kerättyä taustatietoa. Alkuperäisessä aineistossa on 28 MS Power Point-esitystä, joissa on yhteensä 766 diaa. MS Word dokumentteja on 16, joissa on yhteensä 72 sivua. Lisäksi on 6 MS Excel-taulukkoa.

38 38 Dokumenttinen ensimmäisen läpilukemisen jälkeen osa dokumentaatiossa karsittiin pois, koska dokumenteissa oli runsaasti päällekkäistä materiaalia ja yleistä esittelymateriaalia. Karsimisen jälkeen jäljelle jäi 19 jotka käsittelivät nimenomaan työnkulkujen kuvaamista ja jotka käsittävät tämän tutkielman primääriaineiston. Aineisto pitää sisällään 57 MS Power Point diaa, 29 MS Word-dokumenttisivua ja 3 MS Excel-dokumenttia. Taulukossa 5 on esitelty dokumentit, jotka valittiin tutkielman aineistoksi. Liitteessä 2 on taulukoituna tarkemmin dokumenttikohtaisesti dokumenttiformaatti, sivumäärä. TAULUKKO 6. Tutkielmaan valittu aineisto 01_Lastensuojelu osaprojektiryhmä jatkuva muistio Havaittuja eroja työkäytännöissä Yhteistyökumppanien vastaukset (koonti) Lastensuojelu ja Ikääntyneet+kotihoito- moduuliryhmien kevään työskentelyn vaiheistus ja aikataulu Lastensuojelu osaprojektiryhmän esittely. Piritta Wartiainen Lastensuojelu. Osaprojektiryhmän kokouksen tehtävä Lastensuojelun kysymykset yhteistyötahoille Lastensuojelun prosessin kuvaamisen metodi Lastensuojelun selvitystyön kuvaus. Oy APOTTI Ab. Piritta Wartiainen Lastensuojelun työnkulut - tekniset rajapinnat Ls työnkulut - huomioita (002) Lähestymiskirje selvityskäynnistä toimipisteen esimiehelle Oy Apotti Ab A10001 TOTEEMI Toteutuksen toiminallinen valmistelu. Projektin esittely. AA Perehdytys Oy Apotti Ab A10001 TOTEEMI Toteutuksen toiminallinen valmistelu. Projektisuunnitelma versio Oy Apotti Ab TOTEEMI projekti Lastensuojelu osaprojektin loppuraportti Versio Selvityskäyntien ohjeistus AA:ille. Johanna Stenqvist Sitevisits päivitetty Sosiaalihuollon kevään 2016 suunnittelua. Jatkuva muistio Visio symbolien selityksiä Aineiston valinnassa dokumenttityypille tai formaatille ei annettu painoarvoa, vaan aineisto valittiin sisällöllisen relevanttiuden perusteella. Esimerkiksi ylemmällä projektitasolla kuvaamiseen annettuja ohjeita oli tarkennettu ja konkretisoitu kuvaamistoiminnasta vastanneen projektiryhmän muistioissa. Esimerkiksi kuvaamisessa käytettävät symbolit valittiin projektiryhmän toimesta. Näin ollen muistioissa oli runsaasti hyödyllistä materiaalia työnkulkukuvauksen konkreettisista työmenetelmistä.

39 Sisällönanalyysi Laadullisen tutkimuksen analysointimenetelmät eivät noudata yksiselitteisen selkeää kaavaa, vaan voidaan puhua joustavammin näkökulmista tai tarkastelutavoista, joilla aineistoa kuitenkin tarkastellaan systemaattisesti (Saaranen-Kauppinen & Puusniekka 2006). Tässä tutkielmassa aineiston analyysimenetelmänä käytettiin sisällönanalyysia. Sisällönanalyysi sopii hyvin tekstiaineiston analysointiin kuvailuun ja tässä tutkielmassa sen avulla pyritään saamaan esille tietoa lastensuojelun työnkulkujen kuvaamisessa käytetyistä menetelmistä. Tuomen ja Sarajärven (2002, ) mukaan sisällönanalyysilla muodostetaan tiivistetty kuvaus tutkittavasta ilmiöstä, jonka myötä tutkittava ilmiö saadaan sovitettua laajempaan kontekstiin ja esimerkiksi hyödynnettäväksi muihin tutkimustuloksiin. Sisällönanalyysillä aineistosta voidaan etsiä ja tiivistää eroavaisuuksia ja yhtäläisyyksiä, ja analyysi voi olla määrällistä tai laadullista. Tässä tutkielmassa on kyse aineiston laadullisesta analyysista, jolla tavoitellaan kattavaa ja sisällöllisesti merkittävää kuvausta aineistosta. Sisällönanalyysi etenee tyypillisesti kolmivaiheisesti: ensin aineisto pelkistetään ja pilkotaan osiin, jolloin tutkimuksen kannalta epäolennainen materiaalin karsitaan pois ja pyritään löytämään tutkimuksen kannalta olennaiset ilmaukset aineistosta koodaamalla. Tämän myötä saadaan muodostettua analyysiyksikkö, kuten sana tai lause. Toiseksi aineistoa ryhmitellään ja käsitteellistetään, jolloin aineistosta poimituista ilmauksista etsitään samankaltaisuuksia ja eroavaisuuksia. Samassa yhteydessä samaa asiaa kuvaavat ilmaukset muodostetaan omaksi luokaksi ja luokalle annetaan käsite. Käsite voi olla esimerkiksi luokkaa kuvaava piirre tai ominaisuus. Kolmanneksi aineisto kootaan tai luokitellaan uudestaan uudenlaiseksi kokonaisuudeksi, jolloin käsitteellistämistä jatketaan siten, että luodaan teoreettisempia käsitteitä ryhmittelemällä ja yhdistelemällä aineistoa niin pitkälle, kun se on aineiston sisällön näkökulmasta mahdollista (Tuomi & Sarajärvi 2002, ).

40 40 Sisällönanalyysi voi perustua aiempaan teoriaan (teorialähtöinen tai teoriasidonnainen) tai analysoitavaan aineistoon (aineistolähtöinen). Aineistolähtöisessä analyysissä aineiston sisältö määrittää minkälaisia kokonaisuuksia siitä muodostuu. Teorialähtöisessä analyysissä kokonaisuudet muodostetaan jo olemassa olevan teorian mukaan. Teoriasidonnaisessa lähestymistavassa on piirteitä sekä aineistolähtöisestä että teorialähtöisestä analyysistä. Teoriasidonnaisen analysoinnin riippuvuus teoriasta ei ole selkeä, mutta teoria tarjoaa selityksiä analysoinnin tueksi (Tuomi & Sarajärvi 2002, 95-99, ; Seitamaa-Hakkarainen 2014.) Tämän tutkielman sisällönanalyysin lähestymistapa on lähimpänä teoriasidonnaista lähestymistapaa. Analysointia aloitetiin aineistolähtöisesti, jolloin aineistosta pyrittiin saamaan esille työnkulkujen kuvaamisessa hyödynnetyt menetelmät. Samanaikaisesti aineistosta pyrittiin tunnistamaan JHS 152 -suosituksen mukaisia kuvaamisen toteuttamiseen liittyviä ilmauksia. Tarkoitus oli saada sisällönanalyysin myötä arviointitutkimuksen kriteereille vertailukelpoinen aineisto esille. Teoriasidonnaisen analysoinnin yhteydessä pyrittiin tunnistamaan suosituksesta poikkeavia työnkulkukuvaamisen menetelmiä ja toimintamalleja. Tässä tutkielmassa pelkistäminen aloitettiin lukemalla aineisto läpi muutaman kerran, jonka myötä aineisto jäsennettiin osiin ja kronologiseen järjestykseen eri työnkulkukuvaamisvaiheiden mukaisesti. Työnkulkujen kuvaamiseen viittaavat ilmaukset koodattiin ja kirjattiin erilliselle MS Excel-taulukolle. Menetelmien listauksen yhteydessä menetelmän yhteyteen kirjattiin lähdetunniste, jonka perusteella voidaan jäljittää menetelmän lähdedokumentti. Listaamisen jälkeen kuvaamismenetelmät ryhmiteltiin menetelmäluokkiin. Aineistona alkuperäisilmauksia käsitteellistettiin käsitteisiin. Esimerkiksi aineistosta tunnistetut ilmaukset Erojen lisäksi tulee vielä nostaa esille yhtenäisyyksiä. Eroista asiakasohjaus on noussut suurimpana esiin nousseena erona. Myös delegointisäännöissä eroissa ja analysoidaan työnkulkujen eroavaisuudet eri yksiköissä on molemmat käsitteellistetty käsitteeseen työnkulkujen erot ja yhtenäisyydet.

41 41 Käsitteiden yläluokat muodostuivat kahdella tapaa jo käsitteiden ryhmittelyn yhteydessä. Teoriasidonnaisuuden myötä JHS 152 suositus prosessin kuvaamiselle tuotti kriteerien luokat (6 kappaletta), jotka perustuivat tutkielmaan muodostettuihin arviointikriteereihin. Aineistolähtöinen ulottuvuus sisällönanalyysissä tuotti uusia yläluokkia jo käsitteiden ryhmittely ja analysoinnin yhteydessä. Kaikkiaan käsitteistä muodostettiin 12 alaluokkaa, joista saatiin muodostettua neljä yläluokkaa. Käsitteet ja niiden luokat on nimetty mahdollisimman kuvaavasti niin, että ne kuvaavat niihin sisältyviä aineistosta tunnistettuja työnkulkukuvaamiseen liittyviä käsitteitä, kuitenkin niin, että niiden suhde alkuperäiseen kontekstiin säilyy mahdollisimman hyvin. Kuviossa 6 on tuotu esille tämän tutkielman aineiston sisällönanalyysin eteneminen vaiheittain. KUVIO 7. Sisällönanalyysin vaiheet

42 Arvioinnin toteutus ja arviointikriteerien valinta Tämän tutkielman arviointitutkimus on standardiperustainen. Standardiperustaisessa arviointitutkimuksessa arviointikriteerit muodostetaan olemassa olevista ennalta hyväksytyistä standardeista, arvoista tai päätöksistä (Building trust 2010, 30-45; Patton 1997, 280). Tämän tutkielman arviointikriteerit muodostettiin JHS 152 suosituksesta prosessikuvaamiselle. JHS 152 suositus prosessin kuvaamiselle on kansallisesti hyväksytty ja voimassa oleva suositus, joten se soveltuu hyvin prosessikuvaamisen arviointikriteeristöksi. Työnkulkujen kuvaaminen on suosituksen (JHS , 6) mukaisesti yksi prosessikuvauksen kuvaustaso ja suositusta voi hyödyntää ohjeena kuvaustason valinnasta riippumatta. Taulukossa 6 on JHS-152 prosessikuvaamisen suosituksen kuusi vaihetta, jotka muodostavat tämän arviointitutkimuksen arviointikriteerit. TAULUKKO 7. Prosessikuvaamisen kriteerit JHS 152 suositusta mukaillen Prosessikuvaamisen kriteeri 1 Tunnistetaan prosessit ja omistajat 2 Valitaan kuvattava prosessi 3 Päätetään prosessin käyttötarkoitus ja kuvaustaso 4 Valitaan prosessin kuvaustapa ja kuvausvälineet 5 Kuvataan prosessi 6 Sovitetaan prosessi kokonaisuuteen Kriteerin kuvaus Prosessin kuvaamisessa tulee ensimmäisenä tunnistaa kuvattava prosessi ja sen omistaja/omistajat. Prosessin omistajan tulee tunnistaa prosessin käyttötarkoitus (JHS , 3-4). Valitaan ja rajataan kuvattavat prosessit ja varmistetaan, että prosessin alku ja päättyminen ovat tarkoituksen mukaisia (JHS , 4). Selvitetään, miksi prosessi kuvataan, ja mihin kuvausta käytetään. Tämä tieto luo pohjan kuvaustason valinnalle. Kuvaustason valinnan yhteydessä on hyödyllistä laatia prosessin perustietolomake, josta ilmenee prosessin osalliset, heidän tehtävät ja vastuut. Lisäksi tulee määritellä kuvauksen tekemisen vastuu (JHS , 5). Valitaan suosituksen mukaan kuvaustapa- ja välineet Graafisten kuvausvälineiden valintaan vaikuttaa se, miten tarkalla tasolla kuvaus aiotaan tehdä. Lisäksi valitaan mihin prosessikuvaukset dokumentoidaan (JHS-152, 2012, 5.) Prosessin kuvaaminen koostuu kolmen toisiaan täydentävän dokumentin muodostamisesta: perustiedot-lomakkeesta, sanallisesta toiminnot-taulukosta ja graafisesta kuvauksesta (kaavio), joista löytyy kaikki tarpeelliset asiat selkeästi (JHS , 5-6.) Lopuksi suosituksen mukaan kuvattava prosessi tulee sovittaa prosessikokonaisuuteen. Käytännössä tämä tarkoittaa kuvausten sovittamista osaksi organisaation kokonaisprosessia ja kokonaisrakennetta, jolloin nähdään liittymäpinnat muihin prosesseihin (JHS , 5-6.)

43 43 Kriteerin toteumaa arvioidaan tässä tutkimuksessa työnkulkujen kuvaamiseen liittyvästä projektidokumentaatiosta sisällönanalyysin menetelmällä muodostetun tiedon perusteella. Sisällönanalyysin pohjalta toteutetulla arvioinnilla voidaan saada esille työnkulkujen kuvaamisessa hyödynnettyjen menetelmien ja arviointikriteerien sisältämien vaiheiden ja tehtävien välisiä poikkeamia. Liitteessä 3 on kuvatus tässä tutkielmassa käytetystä arviointitutkimuksen mallista.

44 44 5 TUTKIMUSTULOKSET Tässä luvussa esitellään tutkielman tulokset. Ensimmäisenä alaluvussa tarkastellaan lastensuojelun työnkulkujen kuvaamisessa käytettyjä työmenetelmiä ja menettelytapoja. Tämän jälkeen arvioidaan, miten työnkulkujen kuvaamisessa hyödynnetyt menetelmät vastaavat kansallista prosessikuvauksen JHS 152 -suositusta. Kolmannessa alaluvussa tehdään yhtyeenvetoa tuloksista. 5.1 Työnkulkujen kuvaamisen käytännöt ja menetelmät lastensuojelussa Sisällönanalyysin myötä aineistosta tunnistettiin neljä yläluokkaa, jotka pitävät sisällään 12 alaluokkaa. Alaluokat kuvaavat työnkulkukuvaamisessa hyödynnettyjä menetelmiä ja yläluokat työnkulkukuvaamisen vaihetta (ks. taulukko 7), jotka on esitetty taulukossa kuvaamisprosessin kronologisessa järjestyksessä. TAULUKKO 8. Työnkulkukuvaamisen menetelmäluokat Yläluokka Kuvaamisen esimäärittelyt Kuvaamisen valinnat Tiedonkeruu työyksiköistä Työnkulkujen kuvaaminen Alaluokat Kuvausprojektin asettaminen Kuvausmenetelmien valinta Kuvaustason määrittely Olemassa olevan tiedon kerääminen Valitaan ja rajataan kuvattavat työnkulut Määritellään mitä kuvauksessa esitetään Kuvaamisen toteuttamisen valinnat Työyksiköissä toteuttavan tiedonkeruun määrittelyt Tiedon keruu työyksiköistä Kerätyn aineiston analysointi Työnkulkujen kuvaaminen Työnkulkujen validointi ja katselmointi Liitteessä 2 on tuotu esille konkreettisemmalla tasolla esille menetelmäluokan sisältämät työnkulkukuvaamisen menetelmät sekä lähdedokumentti, josta tieto työnkulkukuvauksen menetelmästä on analyysin yhteydessä löydetty.

45 Kuvaamisen esimäärittelyt Työnkulkujen kuvaamisen prosessi käynnistyi ylemmän projektitason asettamilla tavoitteilla esimäärittelyillä kuvaamisen ja tiedonkeruun toteuttamiselle. Aineiston perusteella esimäärittelyissä tuotiin esille melko selkeästi kuvaamisen lähtökohdat ja käyttötarkoitus. Esimäärittelyissä rajattiin sosiaali- ja terveydenhuollon 23 kokonaisuutta, joiden työnkulkuja kuvataan. Kuvaamisen tarkoitus ja tiedonkeruun suunnitelma vaihteli jonkin verran kuvattavan kokonaisuuden mukaan. Lastensuojelun palvelutehtävä valittiin yhdeksi kokonaisuudeksi ja sille asetettiin osaprojekti. Projektille määriteltiin projektipäällikkö ja projektiryhmä. Taulukossa 8 on lueteltu aineistosta tunnistetut valinnat, joita esimääritys -vaiheessa työnkulkujen kuvaamiselle tehtiin. TAULUKKO 9. Työnkulkujen kuvaamisen esivalinnat Työnkulkukuvaamisen tarkoitus Lopputuotoksena muodostettujen kuvausten käyttötarkoitus Kuvausten omistajuus Kuvausten käytettävissä olo Graafisen kuvauksen mallintamistyökalu Kuvaustaso Tiedonkeruun suunnitelma Kuvaustuotosten tallennuskäytäntö Kuvausten käyttötarkoituksen mukaisesti linjattiin, kuvataanko työnkulun nykytila vai tavoitetila ja annettiin selkeitä tiedonkeruutavoitteita työnkulkujen kuvaamiselle. Tavoitteet vaihtelivat jonkin verran kuvattavan kokonaisuuden mukaan. Lastensuojelun osalta tiedonkeruun ja lopputuotosten tavoitteet työnkulkujen kuvaamiselle on esitetty taulukossa 9.

46 46 TAULUKKO 10. Tavoitteet tiedonkeruulle työnkulkujen kuvaamisessa Työnkulun toiminnalliset rajapinnat tunnistettu Integraatiot muihin järjestelmiin tunnistettu Työnkulun kehittämiskohteet tunnistettu Olemassa olevat kuvaukset kunnista kerätty Olemassa olevat muu materiaali työnkuluista kerätty Yksikkökohtaiset työnkulkujen erot tunnistettu Yhteistyökumppaneiden työnkulut rajapinnalla tunnistettu Graafinen kuvaus toiminnallisesta työnkulkujen nykytilasta muodostettu Esimäärittelyt -vaiheessa tulee esille kohdeorganisaatioiden osallistamisen korostuminen työnkulkujen kuvaamisen prosessiin. Konkreettisina toimina tästä tuli esille projektiryhmä koostumus, joille työnkulkukuvaamisen toteuttaminen toimeksi annettiin. Ryhmä koostui eri kuntien lastensuojelun substanssiasiantuntijoista. Ryhmä vastasi kaikkien työnkulkukuvaamisen vaiheiden toteuttamisesta esimäärittelyiden jälkeen. Lisäksi työyksikköhaastattelut, työnkulkujen katselmoinnit ja validoinnit toteutettiin ryhmän toimesta yhdessä kuvaamiseen osallistuvien kuntien loppukäyttäjien kanssa Kuvaamisen valinnat Kuvaamisen valinnat -vaiheessa ryhmä hyödynsi laajasi olemassa olevia tietolähteitä ja materiaalia perustietojen keräämiseksi työnkuluista. Perustietojen perusteella ryhmä teki kuvattavien työnkulkujen valinnat. Taulukossa 10 on lähteet, joista lastensuojelun työnkulkujen perustietoja kerättiin. TAULUKKO 11. Lastensuojelun työnkulkujen perustietojen lähteet Työnkulkujen esitiedot työryhmän asiantuntijoilta Yhteistyö kehittämisorganisaatioiden kanssa Ylemmän tason kuvaus (Laava-projektissa toteutettu prosessikehityksen materiaali) Käyttötapauskuvaukset ja käyttäjätarinat Lait (mm. lastensuojelulaki, sosiaalihuoltolaki, asiakaslaki) Muu kansallinen materiaali (mm. THLn määritykset, Sosiaalihuollon tietohallinto) Aihealueen lähdekirjallisuus

47 47 Kuvattavaksi valittiin ja rajattiin 35 työnkulkua ja aineiston perusteella niiden nähtiin kattavan kaikki lastensuojelun keskeiset työnkulut (ks. Liite 4 lastensuojelun työnkuluista) Tosin, joidenkin jo kuvattavaksi valittujen työnkulkujen kuvaamista erillisenä omana työnkulkunaan tarkasteltiin uudestaan työyksikössä toteutettujen haastattelujen perusteella. Perustietojen keräämisen yhteydessä ryhmä teki kuvaamisen toteuttamiseen liittyvät menetelmällisiä valintoja. Uimaratamalli valittiin graafisen kuvauksen tekniikaksi. Kuvausteknisiä valintoja tarkennettiin koko tiedonkeruuprosessin ajan. Esimerkiksi graafisessa kuvauksessa käytettävistä symboleista tehtiin ohjeistus ja korostettiin seikkoja, joita graafisissa kuvauksissa pyritään tuomaan esille. Tiedonkeruun systematisoimiseksi valittiin, että työyksiköiden työnkulkujen eroavaisuuksia ja yhteneväisyyksiä kootaan tietoa yhteismitallisen tiedon saamiseksi yhteisesti sovittuihin taulukkomalleihin. Taulukossa 11 on aineistossa tunnistetut painopistealueet, joita kuvauksissa tuodaan esille. Painopistealueet loivat pohjan lastensuojelutyöyksiköissä toteutettavalle tiedonkeruulle. TAULUKKO 12. Työnkulkukuvauksessa esille tuotavat asiat Työnkulun aliprosessit Työnkulun ydinprosessit Työnkulun vaiheet Vaiheessa muodostettava/kirjattava asiakasasiakirja Kuvaus kirjattavasta asiasta Vaiheen yhteistyötaho Työnkulkuun liittyvät aikaleimat ja selite määräajasta Työnkulussa käytettävät koodistot Työnkulussa käytettävät tarkistuslistat Työnkulkuun liittyvät mittarit Työnkulun tekniset ja toiminnalliset rajapinnat Työnkulun roolit Sosiaali- ja terveydenhuollon rajapintadokumentaatio Työnkulkujen kuntakohtaiset erot ja yhtenäisyydet Moniammatillinen työnkulku Kunkin työnkuun kuvaamisen toteuttamiselle ja tuotetun kuvaamisen validoimiselle oli projektiryhmän jäsenten keskuudesta valittu vastuuhenkilö. Vastuuhenkilön vastuulla oli

48 48 myös työyksikkökohtaisten tietojen kerääminen ja tiedon keruulle määriteltiin suunnitelma ja aikataulu Tiedonkeruu työyksiköistä Kuvattavaksi valituista lastensuojelun työnkuluista oli kerätty tietoa työyksiköistä. Selkeästi erillisinä vaiheina aineistosta nousi esille kaksi tiedonkeräämiseen sisältyvää vaihetta, Työyksiköissä toteuttavan tiedonkeruun määrittelyt ja Tiedonkeruu työyksiköistä. Työyksikkövierailuille oli määritelty selkeä formaatti, aikataulu ja vastuuhenkilöt projektiryhmästä. Vierailuita edelsi työyksikköihin lähetetty ennakkokysely ja tiedote vierailujen tarkoituksesta (tietotarpeet, haastattelu). Työyksikköhaastattelut olivat strukturoituja kyselyhaastatteluita ja ne sisälsivät ennakkoon lastensuojelun eri palvelutehtäville määriteltyjä kysymyksiä. Kaikkiaan avohuollon sosiaalityön kysymyspatteristossa oli reilusti yli 514 kysymystä, noin 5-35 kysymystä työnkulkua kohden. Kaikkia työnkulkuja varten muodostettiin joitakin yleisemmän tason kysymyksiä työnkulkujen perustietojen tarkentamiseksi. Taulukossa 12. on esimerkki yleisemmän tason kysymyksistä.

49 49 TAULUKKO 13. Esimerkki yleisemmän tason kysymyksistä työnkulun kuvaamiseksi Tilastotietoja prosessin asiakasmääristä? Työntekijämäärät ammattirooleittain? Onko yksikössä kirjallisia ohjeita/prosessikuvauksia? Mihin terveystiedot kirjataan sosiaalihuollon piirissä? (jos terv.huollon henkilöstöä) Prosessin tarkoitus Prosessin alkutilanne Prosessin lopputilanne Mitä kunnassanne tarkoitetaan jälkihuollolla? Mitä jälkihuollon palveluita kunnassanne järjestetään? Onko asiakkuudessa muissa kunnissa asuvia lapsia/nuoria, joiden jälkihuoltovastuu on kunnassa? Tarjoatteko jälkihuoltopalveluja muiden kuntien jälkihuollossa oleville nuorille? Miten kunnassanne on järjestetty harkinnanvarainen jälkihuolto? Miten kunnassanne on järjestetty alle 18-vuotiaiden jälkihuolto? Onko käytössä arviointimenetelmiä palvelujen vaikuttavuuden arviointiin? Tarkemmat työnkulkukohtaiset haastattelukysymykset koskivat paljolti työnkulkujen toteuttamisen käytäntöjä, tietojärjestelmän toiminnallisuuksia, moniammatillisen työn ulottuvuuksia ja kuntien erilaiset resurssit työnkulkujen toteuttamiseksi. Tarkemmista, työnkulkukohtaisia haastattelukysymyksistä on esimerkki Liitteessä 5. Työyksikkökohtaisesti oli käyty läpi vain ne kysymykset, jotka koskivat heidän yksikössään toteutettavia työnkulkuja. Haastattelun dokumentointiin oli määritelty aineiston mukaan ohjeistusta, jonka mukaisesti tietoa työnkulkuista koottiin yhteismitallisen tiedon saamiseksi yhteisesti sovittuihin taulukkomalleihin. Kaikkiaan vierailuja lastensuojelun työyksiköihin tehtiin 27. Joiltakin osin vierailuja oli tehty kahden eri kunnan edustajan työparina. Aineiston perusteella tämä menettely on mahdollistanut työnkulkujen kuntakohtaisten eroavaisuuksien paremman tunnistamisen. Haastatteluiden yhteydessä sovittiin tarpeen mukaan uudesta, tarkemman tason selvityskäynnistä työyksikköön. Haastatteluiden lisäksi työyksiköistä oli kerätty tietoa havainnoimalla toimintaa, kiinnittämällä huomiota käytettävyysseikkoihin ja keräämällä työyksiköiden olemassa olevat graafiset ja muun tyyppiset työnkulku- ja prosessikuvaukset ja ohjeet.

50 50 Lastensuojelun työyksikkövierailujen lisäksi tietoa työnkuluista oli kerätty kyselylomakkein myös lastensuojelun rajapintaorganisaatioista (19 kpl) (mm. HUS Lastenklinikka, HUS nuorisopsykiatria, neuvolat, aikuisten mielenterveyspalvelut, HUS HAL-poliklinikka). Liitteessä 6. on esimerkki joistakin kysymyksistä, joilla tavoiteltiin tietoa yhteystyökumppaneiden rajapintatyöstä lastensuojelun kanssa. Tietotarpeet rajapintaorganisaatioista painottuvat erityisesti tiedonvaihtoon lastensuojelun välillä ja vastuualueen selkeyttämiseen työnkulkujen rajapinnalla, erityisesti lastensuojeluilmoituksen teon käytänteisiin Työnkulkujen kuvaaminen Työnkulkujen kuvaamisen vaihe sisältää menetelmät Kerätyn aineiston analysointi, Työnkulkujen kuvaaminen ja Työnkulkujen validointi ja katselmointi. Haastatteluaineiston analysoinnissa oli tavoitteena tunnistaa työyksiköiden työnkulkujen eroavaisuuksia ja yhteneväisyyksiä sekä rajapintaorganisaatioiden työkäytäntöjä. Kuvauksen tekemisen ja analysoinnin toteuttamisen tueksi oli muodostettu taulukkomalli, jossa ilmenee eri lastensuojelun työyksiköissä toteutettujen haastattelujen työyksikkökohtaiset vastaukset ja kyseiseen työnkulkuun liittyvää metatietoa. Taulukossa 13 on listattuna tiedot, joita työnkuluista kirjattiin tiedonkeruun koontitaulukkoon.

51 51 TAULUKKO 14. Työnkuluista kerätyn tiedon koontitaulukon sisältö Työnkulun nimi ja tunnus Olemassa oleva materiaali (perustiedot työnkulusta) Työnkulkuun liittyvät muut työnkulut Yhteys yleisempiin työnkulun toiminnallisuuksiin (esim. avovastaanotto, lähete, maksatus) Työnkulkuun liittyvät tekniset rajapinnat Työnkulu määrittelyyn liittyvä aihealueen asiantuntijan tarve (rooli, organisaatio) Haastattelun tiedot (ajankohta, työyksikkö, yksikön yhteyshenkilö/-henkilöt, haastattelija/-haastattelijat, yksikön ohjeet työnkululle, työnkulkuun liittyvät lomakemallit, työnkulkuun liittyvät mittarit, työyksikön yhteistyötahot) Työnkulkuun liittyvät haastattelukysymykset Yksikkökohtaiset haastattelukysymysten vastaukset Työnkulussa käytettävät tarkistuslistat Työnkulkuun liittyvät mittarit Työnkulun tekniset ja toiminnalliset rajapinnat Työnkulun roolit Sosiaali- ja terveydenhuollon rajapintadokumentaatio Työnkulkujen kuntakohtaiset erot ja yhtenäisyydet Moniammatillinen työnkulku Analysoinnin myötä työryhmä muodosti pidemmälle analysoitu koontitaulukon, jossa tuotiin esille tunnistettuja työyksikkökuntakohtaisia eroja työnkuluissa, jotka johtuivat yksikön Resursseista, Käytössä olevasta järjestelmästä ja/tai Ohjeista/linjauksista. Lisäksi taulukkoon koottiin muita erityisiä huomioita työnkulkujen yksikkökohtaisista eroavaisuuksista. Myös lastensuojelun rajapintaorganisaatioissa toteutetusta tiedonkeruusta muodostettiin erillinen yhteenvetotaulukko. Graafiset kuvaukset työnkulkujen nykytilasta toteutettiin työryhmästä valitun vastuuhenkilön toimesta Visio-kuvauksena uimaratamallina. Graafisen kuvauksen yhteyteen liitettiin tiedonkeruun myötä tuotetut työnkulkuun liittyvät taulukot (työyksiköistä kootut tiedot työnkuluista, analyysi työyksikkökohtaisista eroavaisuuksista ja yhteneväisyyksistä sekä lastensuojelun rajapintaorganisaatioiden työnkuluista ja vastuista) ja työyksiköistä kootut olemassa olevat yksikön kuvaukset, ohjeet ja muut dokumentit. Graafiset kuvaukset katselmoitiin ja validoitiin kuntien työyksiköiden edustajien kanssa. Valmiit ja viimeistellyt kuvaukset (työnkulkujen eroavaisuudet -taulukot ja graafinen kuvaus) tallennettiin erikseen sovittuun tallennuskansioon.

52 Lastensuojelun työnkulkujen kuvaamisen standardinmukaisuus Lastensuojelun työnkulkujen kuvaamisen toteuttamisen standardinmukaisuutta arvioitiin vertaamalla sisällönanalyysin myötä tunnistettuja työnkulkukuvaamisen menettelytapoja suhteessa JHS-152 suosituksesta muodostettuihin arviointikriteereihin: prosessin ja prosessin omistajan/omistajien tunnistaminen, kuvattavan prosessin valinta, käyttötarkoituksen ja kuvaustason valinta, kuvaustavan ja kuvausvälineiden valinta, prosessin kuvaaminen ja kuvauksen sovittaminen laajempaan kokonaisuuteen. Arviointikriteereistä on kerrottu tarkemmin luvussa 4.6. ja luvussa 5.1 on kerrottu minkälaisia käytäntöjä ja menetelmiä lastensuojelun työnkulkujen kuvaamisessa hyödynnettiin. Liitteessä 3 on arvioinnin vertailutaulukko, jonka avulla arviointi on toteutettu. Prosessin ja prosessin omistajan/omistajien tunnistaminen Aineiston perusteella työnkulkujen tunnistaminen ja niiden omistajuuden määrittely on toteutettu suosituksen mukaisesti. Organisaation johto tunnisti tarpeen kuvata lastensuojelun prosessikokonaisuuden työnkulut. Aineiston perusteella organisaation johto myös määritteli prosessikokonaisuuden omistajuuden lastensuojelun osaprojektiryhmälle ja toimeksi antoi kuvausten toteuttamisen ryhmälle. Tietoa lastensuojelun työnkuluista (tarkoitus, tuotokset) kerättiin laajasti kuvaamistoiminnasta vastaavan projektiryhmän toimesta kahdella tavalla kahdessa eri vaiheessa. Ensin tietoja koottiin keräämällä olemassa olevia kansallisia määrityksiä (mm. THL), lakeja ja muuta jo olemassa olevaa aineistoa, kuten projektiryhmän omaa koontia keskeisistä työnkulkuihin liittyvistä kysymyksistä sekä jo aiemmin toteutetun lastensuojelun prosessikehittämisprojektin materiaalia. On myös huomattava, että projektiryhmän jäsenet olivat lastensuojelun asiantuntijoita, ja voidaan olettaa, että suurelta osin työnkulkujen perustiedot olivat entuudestaan ryhmän jäsenille tuttuja. Toiseksi projektiryhmä jatkoi tiedonkeruuta prosessin osallisten kanssa yhteistyössä (lastensuojelun yksiköt ja lastensuojelun yhteistyökumppanit kuten lastenklinikka) toteutetussa laajassa tiedonkeruussa (haastattelut ja kyselyt). Tämä menettelytapa on linjassa

53 53 prosessikuvaamisen suosituksen kanssa, jonka mukaan prosessin omistaja ottaa prosessin osalliset mukaan prosessin kehittämiseen (emt. 4). On huomattavaa, että tiedonkeruu toteutettiin lastensuojeluyksiköissä ja yhteystyökumppaneiden kanssa sen jälkeen, kun kuvattavat työnkulut oli valittu ja rajattu kuvattavaksi. Aineiston perusteella tämä on mahdollistanut selkeän ja täsmällisen määrittelyn työnkulkukohtaiselle tietotarpeelle ja kysymyspatteristolle. Toisin sanoen, tieto työnkulun tarkoituksesta sekä sen alku- ja päätöspisteistä on jo ollut tiedossa, mutta sen työnkulkujen käytännön toteutustavat eri yksiköissä on edellyttänyt systemaattista tietojen keruuta. Kuvattavan prosessin valinta Projektiryhmä valitsi ja rajasi kuvattavaksi otettavat lastensuojelun työnkulut (35 kpl). Valitut työnkulut nähtiin kattavan kaikki lastensuojelun palvelutehtävän keskeiset työnkulut. Kuvaamisprosessin kokonaisuuden hallitsemisen tueksi muodostettiin ylemmän tason prosessikartta (ks. liite 4), joka sisältää lastensuojelun palvelutehtävän prosessin vaiheet ja niiden sisältämät työnkulut. Työnkulkujen selkeä valitseminen ja rajaaminen sekä prosessikokonaisuuden hallinta on aineiston perustella linjassa suosituksen kanssa (emt 4). Kuvattavien työnkulkujen valintojen suhteen on huomattava, että työyksiköissä toteutettu tietojenkeruu työnkuluista tuotti tarkennusta joiltakin osin työnkulkujen valintoihin. Joidenkin jo kuvattavaksi valittujen työnkulkujen kuvaamista erillisenä omana työnkulkunaan pohdittiin uudestaan uuden kerätyn tiedon valossa ja joidenkin työnkulkujen yhdistämistä yhdeksi työnkuluksi uudelleenarvioitiin. Tämän menettelytavan voi nähdä tukevan sen varmistamista, että kuvattavaksi valittavat työnkulut ovat tarkoituksenmukaisesti valittu ja rajattu.

54 54 Käyttötarkoituksen ja kuvaustason valinta Työnkulkujen kuvaamisen tarkoitus ja muodostettujen kuvausten käyttötarkoituksen määrittely (tietojärjestelmän kehittämisen lähtökohta, työnkulkujen eroavaisuuksien selvittäminen, nykytilan kuvaus) sekä kuvaustason valinta, tehtiin alustavasti ylemmällä projektitasolla. Nämä määrittelyt tehtiin aineiston perusteella suosituksesta poiketen ennen kuin työnkulkujen perustiedot oli koottu ja kuvattavien työnkulkujen valinnat ja rajaukset oli tehty. Suosituksen mukaan kuvaaminen kannattaa aloittaa perustietolomakkeen laatimisella, sillä perustietojen pohjalta voidaan paremmin määritellä asianmukainen kuvaustaso (emt. 5). Tarkennuksia graafisen kuvauksen tarkkuustason valintoihin sekä siihen, mitä ja miten tarkoituksen mukaiset asiat esitetään graafisessa kuvauksessa, on jouduttu tekemään kuvaustoiminnan aikana kuvauksesta vastanneen projektiryhmän toimesta. Esimerkiksi kuvauksien symbolien käytöstä, työnkulkujen rajapintojen kuvaamisesta ja muiden työnkulkukuvaamisen dokumenttien rakenteesta päätettiin, kun työyksiköissä toteutettu tiedonkeruu myötä tarkemmille kuvaamisen ohjeille ilmeni tarvetta. Kuvaustason valinnat (työnkulku) sekä tarkemmat kuvauksen tarkkuuteen liittyvät valinnat vaikuttavat olevan linjassa kuvauksen käyttötarkoituksen kanssa. Työnkulkutason valinta ja uimarata-malli vaikuttavat tarkoituksenmukaisilta, kun ottaa huomioon kuvauksessa esitettävän tietomäärän laajuus (ks taulukko 12 sivulla 45). Suosituksen mukainen kuvaamisen ja kuvauksen ylläpidon vastuun selkeä määrittely (emt. 5) on aineiston perusteella toteutettu asianmukaisesti samassa yhteydessä, kun työnkulun kuvaamiselle on tunnistettu tarve. Vastuu on aineiston perusteella ollut lähtökotaisesti työnkulkukuvaamisesta vastanneella projektiryhmällä, mutta tarkemmin on myös määritelty projektiryhmästä vastuuhenkilö työnkulun kuvaamiseen liittyvälle tiedonkeruulle, graafisen kuvauksen tekemiselle ja kuvauksen validoinnille.

55 55 Kuvaustavan ja kuvausvälineiden valinta Aineiston perusteella projektiryhmä teki graafiseen kuvaustapaan tarkennuksia kuvaamisprosessin aikana. Suosituksen mukaan graafiset kuvaukset muodostuvat sitä muodollisemmiksi, mitä tarkemman tason kuvas tehdään. Tarkkuustason valintaan vaikuttaa esimerkiksi se, miten asiakas osallistuu prosessiin, mitkä ovat prosessin vaiheistus, työvaiheet ja niihin osallistuvat henkilöt (emt. 5). Projektiryhmän tekemät valinnat näyttävät olevan linjassa suosituksen kanssa. Konkreettisena suositusta vastaavana valintana, ryhmä valitsi graafiseksi kuvaustavaksi ns. uimaratamallin, koska sillä voitiin osoittaa selkeästi asiakkaan ja monen eri ammattihenkilön osallistuminen lastensuojelun moniammatilliseen työnkulkuun sekä työnkulkujen rajapintojen yhtymäkohdat toisiin työnkulkuihin. Graafisessa Visio-kuvauksessa käytettävien symbolien käyttötarkoituksista tehtiin ryhmässä ohjeistus. Lisäksi suoraan graafiseen kuvaukseen päätettiin kirjata myös tietojärjestelmän toiminnallisia vaatimuksia ja tietoja työnkulun aikana tehtävästä sosiaalihuollon dokumentaatiosta. Kuten kuvaustason, myös kuvausvälineen (Visio) valinta tehtiin suosituksesta poiketen ennen työnkulkujen valintaa ja niiden perustietojen koontia ylemmällä projektitasolla. Suosituksen mukaan prosessin perustiedot yhdessä kuvauksen käyttötarkoituksen kanssa luovat pohjan kuvaustason ja siten kuvausvälineen valinnalle (emt. 4-5). Kuvausvälineen valintaa ennen kuvattavien työnkulkujen valintaa voidaan kuitenkin perustella sillä, että samanaikaisesti kuvattiin lukuisia työnkulkuja samaan käyttötarkoitukseen. Yhdenmukaisuuden edistämiseksi, kuvavälineen valinta on voinut olla järkevä tehdä yhtenäiseksi etukäteen. Prosessin kuvaaminen Suosituksen mukaisista prosessikuvaamisen kolmen dokumentin kokonaisuutta (perustiedot, toimintotaulukko ja graafinen kaavio) ei työnkuluista muodostettu suosituksen mukaisesti. Aineiston perusteella graafinen kuvaus oli selkeästi työnkulkukuvaamisen painopisteenä. Graafisen kuvauksen tekemiseen liittyvät valinnat ja toteutustavat vastaavat suositusta hyvin.

56 56 Työnkulun perustietoja, toimintoja ja sanallista kuvausta kirjattiin graafisiin kuvauksiin. Erillistä suosituksen mukaista perustietolomaketta ja toiminnot-taulukkoa ei kuitenkaan kuvaamisenprosessin yhteydessä tehty. Tämä poikkeaa suosituksen mukaisesta mallista, jossa toiminnot -taulukko, perustietolomake ja graafinen kuvaus ovat erillisiä ja tukevat prosessin kokonaishahmottamista (emt. 5). Graafisen kuvaamisen lisäksi toinen painopiste kuvaamisessa oli työnkulkujen yhteenvedon taulukkomallit (yksikkökohtaiset työnkulut ja niiden eroavaisuudet, eroavaisuuksien tarkempi analyysi). Yhteenvetotaulukoihin dokumentoidut työnkulkujen tiedot kattavat suurimmalta osin ne tietosisällöt, jotka suosituksen mukaan tulisi kirjata työnkulkujen perustietolomakkeeseen ja graafista kuvausta täydentävään toiminnot-taulukkoon. Kuvauksen sovittaminen laajempaan kokonaisuuteen Suosituksen mukaan kuvattu prosessi tulee sovittaa prosessikokonaisuuteen, jolloin voidaan nähdä kaikkien prosessin liittymäpinnat muihin prosesseihin. (emt. 5-6). Lastensuojelun palvelutehtävän sisältämät ja kuvattavaksi valitut työnkulut valittiin siten, että ne kattavat kaikki lastensuojelun keskeiset työnkulut lastensuojelun kaikista palveluprosesseista (lastensuojeluasian vireille tulo ja lastensuojelutarpeen arviointi, lastensuojelun avohuolto, lastensuojelun sijaishuolto ja lastensuojelun jälkihuolto). Konkreettisena suositusta vastaavana menetelmänä, työnkulkujen sovittamiseksi osaksi lastensuojelun palvelutehtävän kokonaisrakennetta, hyödynnettiin erillistä ylemmällä tasolla kuvattua prosessikarttaa lastensuojelun palvelutehtävän työnkulkuista (ks. liite 4). Aineiston mukaan myös tiedonkeruussa on huomioitu kunkin kuvattavan työnkulkujen yhteydet muihin lastensuojelun työnkulkuihin, jonka lisäksi varsinaisiin kuvauksiin on dokumentoitu erikseen työnkulkujen rajapinnat ja liittymäkohdat lastensuojelun yhteistyöorganisaatioiden työnkulkuihin.

57 Yhteenveto tuloksista Analysoinnin myötä työnkulkujen kuvaaminen eroteltiin neljään eri vaiheeseen ja niiden sisältämiin 12 menetelmään, jotka on esitetty kuviossa 7. Kuviossa ilmenee kuvaamisen menetelmälliset valinnat vaiheittain. Liitteessä 2 esitellään tarkemmin kunkin menetelmän sisältämät konkreettisemman tason työmenetelmät. KUVIO 8. Menettelytavat työnkulkujen eroavaisuuksien tunnistamiseksi ja kuvaamiseksi Tulokset toivat esiin sen, että sosiaalihuollon työnkulkujen kuvaamisessa tietojärjestelmän kehittämisen kontekstissa korostuu laaja ja systemaattinen tiedonkeruuprosessi, jossa hyödynnetään olemassa olevaa perustietoa työnkulkuista ja kerätään tietoa työnkulkujen käytännön toteutustavoista. Työnkulkukuvaamisen ja kuvaustuotoksen käyttötarkoitus määritti tiedonkeruutarpeet, jotka taas määrittivät sitä, mitä ja miten tietoa kerätään ja mistä se kerätään.

58 58 Tiedon keruu lastensuojelun työnkuluista ja työnkulkujen kuvaaminen toteutettiin sosiaalihuollon substanssiasiantuntijoiden toimesta. Tietojärjestelmän kehittämisen näkökulma työnkulkukuvauksessa tuotti omia vaatimuksia sille, mitä ja miten tarkan tason tietoa työnkuluista kerätään sekä sille, miten ne kuvaustuotokseen kuvataan. Nämä vaatimukset huomioitiin esiehtona jo ennen kuin oli tiedossa mitä työnkulkuja kuvataan. Kuvattavaksi valittavien työnkulkujen valitsemiseksi ja valittujen työnkulkujen perustietojen keräämiseksi hyödynnettiin olemassa olevia kansallisia määrityksiä työnkuluista sekä lakeja. Lait määrittävät ehtoja työnkulun käytännön toteuttamiselle. Tietoa työnkulun tarkemman tason toteutustavoista kerättiin suoraan prosessin osallisilta. Eri kuntien työnkulkujen eroavaisuuksien tunnistamiseksi muodostettiin tiedonkeruumalli, jolloin saatiin yhteismitallista tietoa eri kuntien tavoista toteuttaa työnkulku ja helpotti työnkulkujen eroavaisuuksien analysointia ja tunnistamista. Eri kuntien tietojen pohjalta muodostettu työnkulkukuvaus validoitiin ja katselmoitiin eri kuntien osallisten kanssa. Tällä tavoin pyrittiin validoimaan paikkansapitävyys. Yleisenä yhteenvetona voi todeta, että lastensuojelun työnkulkujen kuvaamisen menetelmälliset vaiheet ja valinnat vastaavat hyvin suosituksen mukaista prosessien kuvaamisen vaiheita. Poikkeavuuksia prosessikuvaamisen suositukseen kuitenkin on. Erityisesti lastensuojelun työnkulkujen kuvaamisen vaiheistus poikkesi suosituksen vaiheistuksesta. Esimerkiksi tietoa työnkuluista kerättiin koko kuvausprosessin ajan. Myös kuvauksen tekemiseen liittyviä määrityksiä (työkalu, kuvaustaso) tehtiin suosituksesta poiketen, ennen kuin oli tarkkaan tiedossa mitkä ovat kuvattavat työnkulut. Konkreettisempiakin eroavaisuuksia oli. Kuvaamisen lopputuotoksena ei muodostettu prosessin toimintolomaketta eikä perustietolomaketta, jotka suosituksen mukaan tukevat prosessin kokonaishahmottamista (JHS , 5).

59 59 Tuloksien perusteella työnkulkujen kuvaamisen käyttötarkoitus ja kuvaamisen konteksti voi vaikuttaa siihen, miten kuvaamisen prosessi toteutetaan, minkälaisia menetelmiä kuvaamisessa käytetään ja minkälaisia dokumentteja työnkuluista on tarkoituksen mukaista muodostaa. Kun kuvaamisella on tarkoitus saada esille eri yksiköiden työnkulkujen eroavaisuuksia ja laatia kuvaus tietojärjestelmän kehittämisen tueksi, eikä replikoida olemassa olevaa työnkulkua, muistuttaa kuvaaminen tutkimusprosessia, jossa prosessin osallisilla aktiivinen rooli informantteina. Lakisääteisen ja muutenkin standardoidun työnkulun kuvaaminen tietojärjestelmän kehittämisen lähtökohdasta edellyttää perehtymistä työnkululle asetettuihin lakisääteisiin vaatimuksiin ja ne tulee näkyä myös tuotetussa kuvauksessa.

60 60 6 POHDINTA Tutkimusprosessi sisältää paljon valintoja ja niihin liittyviä vastuita, joita vaikuttavat tuloksien luotettavuuteen. Näiden seikkojen arviointi ja pohdinta on keskeinen osa tutkimusta (Saaranen-Kauppinen & Puustniekka 2006). Tässä luvussa pohditaan tutkielman toteuttamisen luotettavuuteen liittyviä seikkoja. Ensin pohditaan tutkielman luotettavuuteen liittyviä seikkoja. Tämän jälkeen tarkastellaan tutkimustuloksia, tutkimusprosessia ja lopuksi pohditaan tutkielman myötä heränneitä jatkokysymyksiä. 6.1 Tutkielman luotettavuuden pohdinta Tutkielman luotettavuuden edistämiseksi analysointia ja tutkielmassa tehtyjä valintoja on pyritty kuvamaana tarkasti ja avoimesti analysoinnissa koskevassa luvussa 4. On huomattava, että analysointiin sisältää aina tutkijan tekemää tulkintaa (Saaranen-Kauppinen & Puustniekka 2006), joten tutkielmassa tehtyjä valintoja ja tulosten tulkintaa voidaan kyseenalaistaa. Mikäli tutkielma toistettaisiin, voisi aineiston analysointi tuottaa erilaisia löydöksiä työnkulkukuvaamisen menetelmistä. Tällöin myös arviointituloksien osalta muodostua erilaiseksi. Tutkielman aineistoksi valittujen dokumentit (mm. lyhyitä työpapereita, Excel-dokumentteja ja laajoja hanketason suunnitelmia ja loppuraportteja) ja aineiston retoriikka laittoivat pohtimaan aineiston sisällöllisen painoarvon merkitystä aineiston valinnan yhteydessä. Tähän tutkielmaan valittiin kuitenkin kaikki sisällöllisesti relevantit dokumentit eikä dokumenttityyppi vaikuttanut aineiston painoarvoon. Tämä osoittautui hyväksi valinnaksi, sillä eri dokumenteissa oli eri tarkkuus tasolla olevaa tietoa työnkulun kuvaamiseen liittyvistä valinnoista ja menetelmistä. Tämä teki hetkittäin jopa vaikeaksi valita, kuinka tarkan tason tieto on tämän tutkielman kysymyksien kannalta oleellista. Aineiston läpikäynnin yhteydessä hyödynnettiin valmiita kuvaustuotoksia, jolloin voitiin varmistaa miten kuvaamisen toteuttamiset valinnat ja rajaukset on käytännössä toteutettu.

61 61 Kuvaustuotoksien sisällöllistä validiutta ei kuitenkaan arvioitu, ainoastaan niiden muodostamisen menettelytapoja. Tutkimusaineistoa olisi voitu täydentää kuvaamiseen osallistuneille asiantuntijoille kohdennetulla kyselytutkimuksella, jolloin olisi voitu saada varmistusta analyysin aikana heränneisiin tarkennusta vaativiin kysymyksiin. Tämä olisi voinut vähentää tutkijan tulkinnan osuutta analysoinnissa ja lisätä tutkielman luotettavuutta. Tutkielmassa pitäydyttiin kuitenkin vain olemassa olevaan kirjallisessa aineistossa, sillä monipuolinen aineisto oli riittävän kattava tutkimustuloksien esiin saamiseksi. Lähtökohtaisesti arvioinnissa ei pyritä tieteelliseen validiteettiin ja reliabiliteettiin. Seppänen-Järvelä (2004) kertoo että ensinnäkin prosessiarvioinnissa on haastavaa saada prosessin kulun keskeiset tekijät esille ja toiseksi kun arviointi tehdään laadullisesta aineistosta, on huomioitava, että johtopäätökset ovat tutkijan tulkintaa (Seppänen-Järvelä 2004, 50.) Arvioinnin uskottavuusvajetta on pyritty välttämään iteratiivisella lähestymistavalla. Vaikka aineisto oli analysoitu ja sisällönanalyysiluokat muodostettu, arviointitutkimuksen analysoinnissa palattiin hyvin usein alkuperäiseen aineistoon tarkistamaan kriteerien toteumaa. Esimerkiksi aiempi sisällönanalyysissä tehty valinta sen suhteen, onko tutkittavalle prosessille määritelty omistaja, oli seikka, johon ei löytynyt yksiselitteistä vastausta pelkästään ensimmäisestä sisällönanalyysilla muodostetusta tulostaulukosta. Tässä tutkielmassa ei ollut tarkoitus arvioida tai vertailla työnkulkukuvaamismallien paremmuutta, vaan ainoastaan saada esille niiden menetelmällisiä poikkeavuuksia. Arviointikriteeriksi valittu JHS 152 suositus on yksi malli prosessin kuvaamiselle ja sen valinta arviointikriteeriksi oli helppo, sillä se on käytössä oleva kansallinen julkishallinnolle tehty suositus prosessin kuvaamiselle. Standardiksi olisi kuitenkin voitu valita joku muu malli, jolloin arviointitulokset olisi olleet erilaisia. Lisäksi siitä olisi voitu muodostaa muunlaisia arviointitkriteerejä, kuin tähän tutkielmaan muodostetut. Suositus ei anna kovin konkreettisen tason ohjetta sille, miten prosessikuvaamisen vaiheet tulisi toteuttaa. Näin ollen suosituksesta saatiin melko väljän ja ylemmän tason kriteeristö arvioinnille. Lastensuojelun työnkulkukuvaamisesta löydettiin melko konkreettisia kuvaamisen menetelmiä ja menetelmällisiä valintoja. Näiden löydöksien myötä arviointikriteerit on

62 62 nähty joko täyttyneeksi tai ei. On huomattava, että löydöksien vastaavuus arviointikriteereihin perustuu tutkijan tulkintaan. Arviointitutkimuksen tuloksissa on pyritty välttämään pelkkien menestystarinoiden huomioiminen (ks. emt 50). 6.2 Tulosten tarkastelu Tutkielman tavoitteena oli saada esille ja kuvata menetelmiä ja käytäntöjä, joita lastensuojelun työnkulkujen kuvaamisessa käytetään. Tuloksina saatiin esille konkreettisia toimintatapoja, joilla työnkulkujen kuvaaminen ja erityisesti kuvaamiseen liittyvä tiedonkeruu on toteutettu. Työnkulkujen eroavaisuuksien ja yhteneväisyyksien tunnistaminen on hallitsevassa roolissa, kun eri kuntien työyksiköiden työnkuluista muodostetaan referenssi tietojärjestelmän sovelluskehitykselle. Työnkulkujen kuvaaminen näyttää olevan suurimmaksi osaksi tiedon keruuta ja sen systemaattista ja iteratiivista analysointia, jonka johtopäätöksenä muodostetaan graafinen työnkulkukuvaus. Työnkulkujen eroavaisuuksien ja niiden taustalla olevien syiden tunnistamiseen myötä voidaan alkaa kehittää yhtenäistä työn kulkua ja prosessia. Tarkasteltaessa työnkulkujen kuvaamisen arviointia suhteessa JHS-152 suositukseen prosessin kuvaamiseen tulee esille, että prosessin kuvaamisen toteuttaminen voi edellyttää erilaisia menettelytapoja kuin suositus esittää. Siinä kun JHS-152 suositus tarjoaa mekaanisen mallin prosessikuvaamin vaiheistukselle ja niissä käytettäville menetelmille, lastensuojelun työnkulkujen kuvaamisen malli oli dynaaminen ja vuorovaikutteinen, jossa kuvaamisen päämäärä määritteli kuvaamisen vaiheiden järjestyksen ja tarpeet (vrt. Luukonen ym. 2012, 8). Lastensuojelun työnkulkukuvaamisen toteuttamisessa ei käytetty ohjeena JHS 152 -suositusta. On mielenkiintoista, että vaikka lastensuojelun työnkulkukuvaamisen prosessissa ei hyödynnetty suositusta ohjeena, on suosituksen ohjeistus siinä määrin universaali, että lastensuojelun työnkulkujen kuvaamisen vaiheet ja prosessi vastaa suurelta osin suosituksen mukaista prosessien kuvaamisen vaiheita. Suositus antaa hyvän raamin prosessi kuvaamisen vaiheille, mutta tutkimusta tehdessä syntyi vaikutelma siitä, että se sopii referenssiksi silloin kun kuvataan prosessia, jota ei ole aiemmin kuvattu.

63 63 Pelkkä arviointikriteereihin vertaaminen antaa kutenkin rajoitetun kuvan lastensuojelun kuvaamisen erityispiirteistä (ks. Nykänen 2007, 15). Induktiivisella arvioinnin lähestymistavalla (Patton 1997, 280) saatiin esille suosituksesta tarkemman tason ja osaltaan suosituksesta poikkeavia kuvaamisen menettelytapoja. Ensinnäkin kuvaamistoiminnasta vastasi aihealueen substanssiasiantuntijaryhmä, joille aihealueen työnkulut ovat entuudestaan tuttuja, on todennäköisesti ollut vahvuus tiedonkeruussa. Malinova ja Mendeling (2018, ) ovat todenneet suurena prosessikuvaamisen toiminnallisena riskinä heikosti toteutetun tiedon keruun ja epäselvät valinnat kuvattavaksi otettavista prosesseista. Kuvaajien substanssiosaaminen ja tietämyksen merkitys ei tullut tämän tutkimuksen aineistossa selkeästi esille, mutta se on todennäköisesti ollut merkittävä etu työnkulkujen valitsemissa, tiedonkeruun, tietotarpeiden tunnistamisessa ja erityisesti eri kuntien työnkulkujen eroavaisuuksien tunnistamisessa. Eri kuntien asiantuntijoiden osallistuminen kerätyn tiedon analysointiin on helpottanut eri kuntien eroavaisuuksien tunnistamisessa. Toiseksi työnkulkujen kuvaamisen kohteena oli olemassa olevat, lakisääteiset ja melko standardoituneet työnkulut. On varmasti ollut hyödyllistä, että kuvaamisesta vastasi henkilöt, jotka ovat tietoisia laeista ja ylipäätään työnkulkujen perustiedoista. Mykkänen työryhmineen ( ) näkevät että kuvaamisesta vastuussa olevan henkilön tulee tietää kuvattava prosessin alku- ja päätöspiste, roolit ja vastuut sekä toiminnot niiden välillä. Pitää myös osata tehdä rajauksia sen suhteen, miten ja millä tarkkuustasolla prosessi kuvataan. Voi olettaa, että työnkulkujen käyttötarkoituksen tunnistaminen - erillisenä prosessikuvaamisen vaiheena - ei todennäköisesti ole ollut kovin laaja lastensuojelun asiantuntijaryhmälle. Kolmanneksi työnkulkujen kuvaaminen tietojärjestelmän sovelluskehityksen tueksi oli jo itsessään ennalta määrittänyt esimerkiksi kuvaamisen tarkkuustason, vaikka tarkkaan ei vielä ole valittu mitä työnkulkuja ollaan kuvaamassa. Neljänneksi eri kuntien työyksiköiden työnkulkujen eroavaisuuksien tunnistaminen edellytti suosituksesta poikkeavien tiedonkeruumallin kehittämistä. Eri työyksiköiden työnkulkujen eroavaisuuksien tunnistaminen edellyttää myös kerätyn tiedon systemaattista analysointia. Kaikkiaan lastensuojelun työnkulkujen kuvaamisen malli muistuttaa Kuopion yliopistossa (nyk. Itä-Suomen yliopisto) kehitettyä toimintalähtöistä tietojärjestelmän kehittämi-

64 64 sen mallia, jossa tiedonkeruu etenee yleisestä tarkempaan, toiminta ja tietokokonaisuuksien tasolta työnkulkujen ja tietovirtojen tasolle, josta edetään vielä konkreettisempaan Työtehtävien ja tietovälineiden tasolla (Toivanen ym ) On myös huomion arvoista, että kuvaustoiminta toteutettiin projektityönä. JHS-152 -suosituksessa ei erityisesti mainita tai suositeta prosessikuvaamisen toteuttamista projektina. Lastensuojelun osaprojektin projektisuunnitelmissa oli huomioitu mm. prosessikuvaamisen resurssihallinta, raportointi, ohjeet, aikataulutus, kokouskäytännöt ja vastuualueet. Projektisuunnitelman ja projektimuistioiden avulla ohjeistettiin, miten menetellään missäkin prosessikuvaamisen vaiheessa (mm. kuvaamistekniikka, tiedonkeruunmenetelmät jne,). Malinova ja Mendeling (2018, ) esittävät omassa prosessikuvaamisen mallissaan myös työryhmän kokomaista kuvausprosessista vastuulliseksi toimijaksi.kuvaamistoiminnan toteuttaminen projektina näyttää olleen lastensuojelun työnkulkujen kuvaamisessa hyvä valinta, koska kyseessä on ollut suuri määrä kuvattavia työnkulkuja ja kuvaamiseen liittyvä laaja eri kuntien työyksiköissä toteutettu tiedonkeruu. Tuloksien perustella näyttää olleen tarpeellista, että kuvaamisen toteuttamiselle ja siinä tehtäville valinnoille jätetään väljyyttä ja tilaa tehdä tarpeellisia muutoksia aiemmin tehtyihin kuvaamisen valintoihin. Niiltä osin kuin arviointikriteerit eivät tämän tutkielman arviointitutkimuksessa täyttyneet, voidaan esittää hyviä jatkokehitysehdotuksia työnkulkujen kuvaamisen prosessille. Erityisesti lastensuojelun työnkulkukuvaamisessa tekemättä jätetyt työnkulkukohtaiset perustietolomakkeet ja työnkulun toiminnot-taulukot voisivat olla hyvä tuki työnkulun kokonaisuuden hahmottamista (JHS , 5) ja ylläpitoa. Tarkoituksenmukaista olisi myös määritellä prosessin kuvaustaso ja kuvaustyökalu, kun on täysin tiedossa mitä ollaan kuvaamassa ja minkälaista tietoa kuvattavista työnkuluista on olemassa (emt. 4). Lastensuojelun työnkulkujen kuvaamisen osalta nämä valinnat tehtiin toisessa järjestyksessä.

65 Tutkielman prosessi Mielenkiinto prosessikuvaamisen tutkimiseen syntyi opintojen alussa mallintamiseen liittyvässä opintokokonaisuudessa ja tietojärjestelmien käyttöönottoon liittyviin teorioihin tutustuessa. Vahvistus opinnäytetyön aiheen valinnalle tuli, kun sain mahdollisuuden osallistua Apotti-hankkeen tuotevalintaan liittyvään toimintaan käyttäjäasiantuntijana. Tämän opinnäytetyön prosessi alkoi syksyllä 2016 kun tutkielman kohteena ollut työnkulkujen kuvaamisen projekti oli juuri päättynyt ja siihen liittyvä aineisto oli saatavilla. Aineiston hankinta oli melko vaivatonta, sillä kaikki työnkulkujen kuvaamisen liittyvä kirjallinen aineisto oli jo olemassa. Lisäksi tutkimusprosessin alkaessa loppuvuodesta 2016 aineisto oli vielä tuoretta, sillä kuvaamisprojekti päättyi syksyllä Aineisto oli osana muuta projektidokumentaatiota, jota oli niin runsaasti, että sen joukosta tämän tutkielman kannalta oleellisen löytäminen osoittautui melko työlääksi. Lisähaasteita tuotti se, että aineisto oli jakautunut kolmeen eri vaiheeseen (lastensuojelun esiselvitys, lastensuojelun alkuvaiheena arvioinnin prosessikehitys-projekti ja työnkulkujen kuvaaminen), joissa toistui samoja prosessikuvaukseen liittyviä menetelmiä. Näiden seikkojen vuoksi aineiston ja rajaukset valinnat on pyritty tuomaan avoimesti esille (ks. Saaranen-Kauppinen & Puustniekka 2006). Alkuun tutkielma oli tarkoitus rajata lastensuojelun alkuvaiheen arvioinnin prosessikehittämisen projektiin. Aineiston läpikäynnin yhteydessä kuitenkin ilmeni, että projektia oli jo edeltänyt selkeästi erillinen esiselvitysvaihe, jossa oli tehty prosessikuvaamiseen liittyviä toimia. Lisäksi ilmeni, että lastensuojelun työnkulkujen kuvaamiset toteutettiin osana laajempaa projektia, erillisenä osaprojektina, joka rajattiin tämän tutkielman kohteeksi. Rajauksen myötä aineiston määrä muuttui ja kohde tarkentui alkuperäisestä. Koska erillisistä vaiheista oli tarjolla dokumentaatiota runsaasti, oli aineiston läpilukeminen työmäärällisesti oletettua laajempi. Tutkimukseen valitun aineiston osalta jouduttiin tekemään kompromisseja. Kansainvälistä sosiaalihuollon prosessikuvaamiseen liittyvää tutkimusta tai aineistoa ei tätä tutkimusta tehdessä juuri löytynyt. Tämän vuoksi suuri osa tässä tutkielmassa hyödynnetystä

66 66 teoriasta koskien prosessi- ja työnkulkukuvaamista on terveydenhuollon kontekstiin kirjoitettua. Myöskään JHS-152 -suositus ei ole erityisesti sosiaalihuollon kontekstiin laadittu prosessikuvaamisen suositus, vaan yleisemmin julkishallinnon suositukseksi. Kotimaista aineistoa sosiaalihuollon prosessikuvaamisen kontekstissa on kuitenkin tarjolla, erityisesti Tikesos-hankkeen ja THLn materiaaleissa. Lisäksi sosiaalihuollon prosessien kehitystoimintaa on raportoitu ja nämä raportit ovat hyvin saatavilla. Kansainvälinen sen materiaalin vähäisyys antaa syyn pohtia, että nähdäänkö sosiaalihuolto muissa maissa jonkinlaisena osana terveydenhuoltoa. Aineiston analysointi oli aluksi tarkoitus toteuttaa deduktiivisesti JHS-152 suosituksen otsikkoaiheista muodostettujen luokkien mukaisesti teemoitellen. Teemoittelu osoittautui kuitenkin liian rajaavaksi (ks. Seitamaa & Hakkarainen 2014), sillä jo varhaisessa analysointivaiheessa ilmeni, että arvioitava työnkulkukuvaamisen malli on suositukseen verrattuna monella tapaa poikkeava. Pelkällä teemoitteluun perustuvalla deduktiivisella sisällönanalyysillä mallin omaleimaisuus ja erityisyys olisi jäänyt osittain tunnistamatta. Induktiivisella sisällönanalyysilla lastensuojelun työnkulkujen kuvaamisen menetelmät saatiin kattavammin esille ja saatiin myös todellisuutta paremmin vastaava kuvaus työnkulkujen kuvaamisen prosessista. 6.4 Jatkotutkimusaiheet Tutkielman aikana tuli melko selkeästi että, erityisesti sosiaalihuollon prosessien ja työnkulkujen kuvaamiseen tutkimusta ei ole juuri Tikesos -hankkeen jälkeen tehty. Terveydenhuollon prosesseista ja työnkuluista, niiden kuvaamisen toteuttamisesta sekä tietojärjestelmien kehittämisestä, on selkeästi enemmän kansainvälistyä kirjallisuutta ja tutkimusta. Jo Tikesos-hankkeen aikana tuli esille haasteena eri kuntien työnkulkukuvausten eroavaisuudet (Miettinen ym. 2010, 39) ja tietojärjestelmien tietosisältöjen- ja rakenteen semantiikkatason epäyhtenäisyys ja kuntakohtaisuus (Huttunen ym. 2010, 5). Jatkossa olisi tärkeää keskittyä selkeämmin sosiaalihuoltoon omana kontekstinaan, eikä osana terveydenhuoltoa terveydenhuollon tutkimuksessa.

67 67 Pohdittaessa jatkokysymyksiä, olisi mielenkiintoista tutkia miten hyvin prosessikuvaamisen kansallinen suositus JHS 152 soveltuu laajaan prosessien yhtenäistämisen prosessiin, jota toteutetaan vuorovaikutteisena ja dynaamisena prosessina yhteistyössä eri asiantuntijoiden kanssa lakisääteisessä kontekstissa. Työnkulkujen kuvaaminen ei välttämättä etene mekaanisesti, vaan kuvaamisen prosessi voi olla partikulaarinen, jossa on huomioitava konteksti ja siihen liittyvät ilmiöt, jossa kuvausta tehdään. Liian mekaanisella suosituksen noudattamisella voidaan saada suosituksen mukainen kuvaus, mutta samalla voidaan hukata mahdollisuus kehittää kyseiseen kontekstiin sopiva kuvaamiseen malli, joka tuottaa tarpeita vastaavan kuvauksen. Tämän tutkielman kohteena olleen kuvaamismallin käyttökelpoisuutta työnkulkukuvausten toteuttamiseksi ei ole voitu tutkia, sillä kuvatut työnkulut ovat pohjan tietojärjestelmän määrityksille, eikä tietojärjestelmä ole vielä käytössä. Vaikka työnkulut on kuvattu ja validoitu, vasta käytännön myötä voidaan saada palaute siitä, miten hyvin tietojärjestelmän sovelluskehityksen tueksi kuvatut työnkulut vastaavat todellista toimintaa. Mielenkiintoista olisikin tutkia, miten hyvin kuvatut työnkulut otetaan vastaan Apottikunnissa, kun järjestelmä otetaan käyttöön. Tällöin voitaisiin saada tietoa siitä, miten hyvin kuvaamismalli on onnistunut toistamaan todelliset työnkulut. Olisi erinomaista, jos sosiaalihuollon työnkulkujen kuvaamisen mallista muodostettaisiin toiminto-ohjeistus tai graafinen malli. Mallintaminen voisi tuottaa käyttökelpoisen kuvaamisen ohjeen tietojärjestelmän jatkokehittämistä varten. Erityisesti eri kuntien ja työyksiköiden työnkulkujen eroavaisuuksien tunnistamiseen olisi hyödyllistä muodostaa selkeä ohje. Tämän kehitystyön pohjana voisi hyödyntää lastensuojelun työnkulkujen kuvaamisen yhteydessä muodostettua tiedonkeruumallia, jonka avulla eri yksiköiden työnkulkujen eroavaisuuksien syitä voitiin luokitella ja analysoida. Näiden kehitettyjen mallien mallintaminen voisi auttaa kuvaamisen kehittämiskohtien tunnistamisessa ja siitä voisi hyötyä Apotin lisäksi ja muut vastaavat laajat tietojärjestelmän kehittämiseen tähtäävät prosessien yhtenäistämishankkeet.

68 68 Pohdittaessa tulevaisuusnäkymiä, olisi mielenkiintoista tietää minkälainen tarve on asiantuntijoille, joilla on sekä sosiaali- ja/tai terveydenhuollon käytännön toiminnan substanssiosaamista, että prosessikuvaamiseen liittyvää osaamista. Sosiaali- ja terveydenhuollon prosessikuvaamiseen liittyvässä kirjallisuudessa (LÄHDE) korostuu tarve osallistaa prosessin osalliset kuvaamiseen. Voisivatko prosessin kuvaajat ja prosessin osalliset olla samoja henkilöitä, kuten lastensuojelun työnkulkujen kuvaamisen projektissa.

69 69 LÄHTEET Ammenwerth, E., Iller, C. & Mahler, C IT adoption and the interaction of task, technology and individuals: a fit framework and a case study. BMC Med Inform Decis Mak;6:3. Apotti Apotti-hankkeen kotisivu. (Viitattu ) Becker, J., Rosemann, M. & Von Uthmann, C Guidelines of Business Process Modeling. Teoksessa W. van der Aalst et al.: Business Process Management, LNCS 1806, (s.30-49). Ó Springer-Verlag Berlin Heidelberg Building trust The Conformity Assessment Toolbox. ISO ja UNIDO, Geneve, Switzerland. Saatavissa: (viitattu ) Haatainen, T., Huovinen, S. & Räty, L Tieto hyvinvoinnin ja uudistuvien palvelujen tukena. Sote tieto hyötykäyttöön strategia Sosiaali ja terveysministeriö. Kuntaliitto. Huovila, M., Aaltonen, A., Porrasmaa, J., Laaksonen, M. & Korhonen, M Sosiaali- ja terveydenhuollon valtakunnallinen kokonaisarkkitehtuuri. Periaatteet ja yhteiset linjaukset. Terveyden ja hyvinvoinnin laitos. Juvenes Print Suomen Yliopistopaino Oy. Tampere. Huttunen, R., Hyppönen, K., Lehmuskoski, A., Hotti, V., Nevalainen J., Tossavainen P., Ailio, E. & Miettinen A Sosiaalihuollon asiakastietojen ja asiakirjojen tietomallinnus. Prosessi, suunnitteluperiaatteet ja työkalut. (viitattu ). JHS JHS-strategia. internet-sivusto. (viitattu ). JHS JHS 152 Prosessien kuvaaminen. JUHTA - Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta. Saatavissa: (viitattu ). Jun, G., Ward, J., Morris, Z & Clarkson, J Health care process modelling: which

70 70 method when? International Journal for Quality in Health Care; Volume 21, Number 3 (s ). Kontio, T Kaakkois-Suomen sosiaalitoimen tietoteknologian kehittämishanke Kaaso II arviointi- ja loppuraportti. Socom, Kaakkois-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus Oy. Laaksonen, M., Aaltonen, A., Hyppönen, K., Huovila, M., Peksien, T., Suhonen, M. & Wahlroos, M Sosiaalihuollon asiakastietojen käsittely ja valtakunnalliset tietojärjestelmäpalvelut. Sosiaali- ja terveydenhuollon valtakunnallinen kokonaisarkkitehtuuri. Tavoitetila v Terveyden ja hyvinvoinnin laitos. Luukkonen, I., Mykkänen, J., Itälä, T., Savolainen, S. & Tamminen, M Toiminnan ja prosessien mallintaminen. Tasot, näkökulmat ja esimerkit. SOLEA-hanke. Itä-Suomen yliopisto. Aalto-yliopisto. Kuopio. Malinova, M. & Mendling, J Identifying do s and don ts using the integrated business process management framework, Business Process Management Journal, Vol. 24 Issue: 4, (s ) (viitattu ) Martinsons, M. G Radical process Innovation Using Information technology: The Theory, the Practice and the Future of Reengineering. International Journal of Information Management Vol. 15, No. 4 (s ). Miettinen, A., Nevalainen, J. & Röppänen, P Menetelmän kehittäminen sosiaalihuollon toimintaprosessien kuvaamiseen. FinJeHeW 2010;2(1) Finnish Journal of eh- Health and e Wellfare (s ). Mykkänen, J., Luostarinen, H., Pöyhölä, A., Paakkanen, E., Suhonen, M., Klemola, L., Riekkinen, A., Tuomainen, M., Riikonen, P. & Silvennoinen R Palveluarkkitehtuurin soveltaminen terveydenhuollossa Osa 2: prosessien ja palvelujen määrittely ja suunnittelu. SerAPI-projekti. Kuopion yliopisto. (viitattu ) Nelson, R. & Staggers, N Health Informatics: An Interprofessional Approach. Mosby; ISBN: Nykänen, P Fiale-aluetietojärjestelmän vaikuttavuusarviointi Pirkanmaan sairaanhoitopiirissä. Tietojenkäsittelytieteen laitos, Tampereen yliopisto. Tampere.

71 71 Patton, M Utilization-Focused Evaluation. The New Century Text. Edition3. Sage Publications, Inc. London. Penttinen, J., Lohijoki, H. & Kaartinen, S Kansalliset palveluprosessit ja sähköinen asiointi (KAPSA) -projekti. Nykytilan kuvaus. Versio Turku. Viitattu Poske Pohjois-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus. Internet-sivusto ). Raivio, H KUUMA kuntien ja Hyvinkään kaupungin aikuissosiaalityön kehittämishanke Loppuraportti. Rantanen, T., Koponen, K., Tuomela-Jaskari, S., Antila, P & Kaski, P Lasse. Lastensuojelun selvityksen kehittäminen Väli-Suomessa Loppuraportti. Rötsä, M., Berglind, H., Huovila, M., Hyppönen, K., Peksiev, T. & Mykkänen, J Sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalveluiden ja määrämuotoisen kirjaamisen toimeenpanohanke (Kansa-hanke). Hankesuunnitelma vuosille Terveyden ja hyvinvoinnin laitos. Helsinki. Röppänen, P., Miettinen, A., Laaksonen, M., Hotti V. & Lintula, H Sosiaalihuollon toimintaprosessien kuvaaminen. Soveltamisopas ja toimintaraportti. Saaranen-Kauppinen, A. & Puusniekka, A KvaliMOTV - Menetelmäopetuksen tietovaranto [verkkojulkaisu]. Tampere: Yhteiskuntatieteellinen tietoarkisto. Viitattu Saranto, K. & Kuusisto-Niemi S Tiedonhallinnan koulutusohjelma arvioitavana kokemuksia kansainvälisestä akkreditoinnista. Finnish Journal of ehealth and Welfare 2012; 4(2): Seitamaa-Hakkarainen, P Kvalitatiivinen sisällönanalyysi. Metodix Metoditietämystä kaikille verkkosivuston artikkeli. Viitattu Seppänen-Järvelä, R Prosessiarviointi kehittämisprojektissa. Opas käytäntöihin. Stakes, FinSoc Arviointiraportteja 4/2004. Helsinki.

72 72 Sote-uudistus Hallituksen reformi. Maakunta- ja sote-uudistus. Internet-sivusto Sosiaalitaito LATO - Lastensuojelun ja toimeentulotuen toimintaprosessien ja tiedonhallinnan kehittäminen ja tehostaminen ( ). Sosiaalitaito. Terveyden ja hyvinvoinnin laitos Sosiaalihuollon palvelutehtäväkohtaiset palveluprosessit Versio 2.0. Internet sivusto. viitattu THL SAKKE Sosiaalihuollon luokitusten ja prosessien kehittämisprojekti Loppuraportti. Terveyden ja hyvinvoinnin laitos (THL), Operatiivisen toiminnan ohjaus -yksikkö OPER. Kaakkois-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus Oy THL:n toimeksiannosta. Toivanen M., Luukkonen I., Ensio, A., Häkkinen, H., Ikävalko, P., Jaatinen, J., Klemola, L., Korhonen, M., Martikainen, S., Miettinen, M., Mursu, A., Röppänen, P., Silvennoinen, R., Tuomainen, T. & Palmén, M Kohti suunnitelmallisia muutoksia. Opas terveydenhuollon tietojärjestelmien toimintalähtöiseen kehittämiseen. Kuopion Yliopiston selvityksiä E, yhteiskuntatieteet 39. Kopijyvä. Kuopio. Toteemi-projekti Oy Apotti Ab A10001 TOTEEMI Toteutuksen toiminallinen valmistelu. Projektisuunnitelma versio 1.0. Tuomi, J. & Sarajärvi, A Laadullinen tutkimus ja sisällönanalyysi. Helsinki: Tammi. Valtioneuvoston kanslia Ratkaisujen Suomi. Pääministeri Juha Sipilän hallituksen strateginen ohjelma Hallituksen julkaisusarja 10/2015. Vuokko, R., Mäkelä, M., Komulainen, J. & Meriläinen, O Terveydenhuollon toimintaprosessit. Terveydenhuollon yleiset prosessit ja niiden tarkennukset. Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen raportteja. Helsinki.

73 73 LIITTEET LIITE 1. Yhteenveto tutkielmaan valitusta aineistosta nro Dokumentin nimi Dokumentin tyyppi Dokumentin formaatti Sivuja 1 01_Lastensuojelu osaprojektiryhmä jatkuva muistio Muistio Word 10 2 Havaittuja eroja työkäytännöissä Raportti Excel 1 3 Yhteistyökumppanien vastaukset (koonti) Muistio Word Lastensuojelu ja Ikääntyneet+kotihoitomoduuliryhmien kevään työskentelyn vaiheistus ja aikataulu Suunnitelma Power Point 1 Lastensuojelu osaprojektiryhmän esittely. Piritta Wartiainen Esitysmateriaali Power Point 6 Lastensuojelu. Osaprojektiryhmän kokouksen tehtävä Esitysmateriaali Power Point 2 Lastensuojelun kysymykset yhteistyötahoille Ohje Excel 1 Lastensuojelun prosessin kuvaamisen metodi Ohje Power Point 2 9 Lastensuojelun selvitystyön kuvaus. Oy APOTTI Ab. Piritta Wartiainen Raportti Word 4 10 Lastensuojelun työnkulut - tekniset rajapinnat Raportti Word 2 11 Ls työnkulut - huomioita (002) Työpaperi Word Lähestymiskirje selvityskäynnistä toimipisteen esimiehelle Esitysmateriaali Word 1 Oy Apotti Ab A10001 TOTEEMI Toteutuksen toiminallinen valmistelu. Projektin esittely. AA Perehdytys Esitysmateriaali Power Point 5 Oy Apotti Ab A10001 TOTEEMI Toteutuksen toiminallinen valmistelu. Projektisuunnitelma versio Suunnitelma Power Point 10 Oy Apotti Ab TOTEEMI projekti Lastensuojelu osaprojektin loppuraportti Versio Raportti Power Point Selvityskäyntien ohjeistus AA:ille. Johanna Stenqvist Ohje Power Point 5 17 Sitevisits päivitetty Suunnitelma Excel 1 18 Sosiaalihuollon kevään 2016 suunnittelua. Jatkuva muistio Muistio Word 3 19 Visio symbolien selityksiä Ohje Word 1

74 74 LIITE 2. Sisällönanalyysin luokat ja käsitteet lähdedokumenttiviittauksineen Käsite Lähdedokumentti Kuvausprojektin asettaminen - Kuvaamisen tarkoitus 15 - Valitaan kuvattavaksi otettava prosessikokonaisuus (lastensuojelu) 15 - Omistajan valinta (Projektiryhmä/substanssiasiantuntijat) 15 - Kuvaustuotosten omistajuuden määrittely 14 Kuvausmenetelmän valinta - Kuvausmenetelmä ja työkalu (Visio) 5, 8, 14, 15 - Dokumenttien tallennuspaikka ja arkistointi 1, 14, 15 - Käytettävät symbolit (mm. Rajapinnat, integraatiot) 1, 10, 15, 19 Kuvaustason määrittely - Työnkulkutaso (uimaradat, moniammattillinen työnkulku) 1 - Tekstidokumentille työnkulkujen erot (johtaminen, resurssit) 1, 2, 15 Valitaan ja rajataan kuvattavat työnkulut (35 kpl) 1, 14, 15 Määitellään mitä kuvauksessa esitetään - Perustietojen kirjaaminen (tarkoitus, alku, loppu) 14 - Tietojärjestelmän toiminnallisuudet 5 - Aliprosessit, 1 - Ydinprosessit, 1 - Vaiheet, 1 - Aikaleimat ja selite määräajasta 1, 15 - Vaiheessa muodostuva/kirjattava asiakasasiakirja 15 - Kuvaus kirjattavasta asiasta 15 - Työnkulun vaiheen yhteistyötaho 15 - Koodistot 11, 15 - Mittarit, 11, 15 - Tekniset ja toiminnalliset rajapinnat 1, 14, 15 - Roolit, 1 - Sosiaali- ja terveydenhuollon rajapintadokumentaatio 1, 5, 14, 15 - Työnkulkujen kuntakohtaiset erot/yhtenäisyydet 1, 14, 15 - Valitaan, kuvataanko nykytila ja/tai tavoitetila 1, 14, 15 Kuvaamisen toteuttamisen valinnat - Päätetään kuvaamisen ja tiedonkeruun vastuut 1 - Valitaan työyksiköt, joista tieto kerätään 14, 15 - Laaditaan tiedonkeruusuunnitelma 15, 16, 17 Olemassa olevan tiedon kerääminen (lähteet) - Työnkulkujen esitiedot työryhmän asiantuntijoilta 11 - Yhteistyö kehittämisorganisaatioiden kanssa 1, 16 - Ylemmän tason kuvaus (prosessikehityksen materiaali) 15 - Käyttötapauskuvaukset ja käyttäjätarinat 9 - Lait (mm. Lastensuojelulaki, sosiaalihuoltolaki) 9 - Muu kansallinen materiaali (mm. THLn määritykset) 9 - Aihealueen lähdekirjallisuus 9 Työyksiköissä toteutettavan tiedonkeruun määrittelyt - Esitiedotus työyksiköille tietotarpeista ja haastatteluista 1, 12, 14, 16 - Ennakkokyselylomake työyksiköihin 1, 7, 14, 15 - Tiedonkeruu rajapintaorganisaatioista (kysely) 1 - Ohje haastattelun dokumentointiin ja analysointiin 1 - Haastattelun vastuuhenkilöt 6, 17 - Haastattelun aikataulu 1, 4, 17 Tiedonkeruu työyksiköistä - Käytännön toiminnan havainnointi 5 - Strukturoitu haastattelu (kysymykset) työyksiköissä 1, 5, 9, 14 - Käytettävyysnäkökulman havainnointi 1 - Tarkennetaan haastateltavalle kuvattava työnkulku 1 - Kerätään työyksikön kuvaukset ja ohjeet 14 - Sovitaan tarvittaessa uusi selvityskäynti yksikköön 1, 5 - Tunnistetaan kehittämistarpeet 1, 14 Kerätyn tiedon analysointi - Työyksiköiden työnkulkujen erot ja yhtenäisyydet 1, 14, 15 - Rajapintaorganisaatioiden työkäytännöt 1 - Kerätään tarvittavat lisätiedot työyksiköstä 5 Työnkulkujen kuvaaminen - Työnkulku-visio (sis. tavoitetiloja) 1, 14, 15 - Liiteanalyysi (Työnkulkujen erot ja yhtenäisyydet) 1, 15 - Rajapintojen työnkulku (tekstianalyysi) 3 Työnkulkujen validointi ja katselmointi 1

75 75 LIITE 3. Arviointikriteerien vertailutaulukko Tunnistetaan prosessi ja omistaja/-t Johto määrittelee kuvaamisen tarkoituksen Johto valitsee kuvattavaksi otettava prosessikokonaisuus (lastensuojelu) Johto määrittelee prosessin omistajan (Projektiryhmä/substanssiasiantuntijat) Kuvaustuotosten omistajuuden määrittely Kerätään olemassa oleva tieto työnkuluista o työnkulkujen esitiedot työryhmän asiantuntijoilta o o o o o o Yhteistyö kehittämisorganisaatioiden kanssa ylemmän tason prosessikuvaus (prosessikehityksen materiaali) käyttötapauskuvaukset ja käyttäjätarinat Lait (mm. Lastensuojelulaki, sosiaalihuoltolaki) muu kansallinen materiaali (mm. THLn määritykset) aihealueen lähdekirjallisuus Toteutetaan ennakkokysely työyksiköihin (lkyselyomake) Tiedonkeruu rajapintaorganisaatioista (kyselylomake) Havainnoidaan käytännön toimintaa työyksiköissä Toteutetaan strukturoitu haastattelu (kysymykset) työyksiköissä Havainnoidaan käytettävyysnäkökulman työyksiköissä Kerätään työyksikön kuvaukset ja ohjeet Valitaan kuvattavat prosessit Päätetään kuvauksen käyttötarkoitus ja kuvaustaso Omistajat valitsevat kaikki keskeiset kuvattavat työnkulut (35 kpl) Omistajat rajaa kuvattavat työnkulut Määritellään kuvaustaso (uimaradat, moniammattillinen työnkulku) Määritellään perustietojen kirjaamisesta graafiin (tarkoitus, alku, loppu) Kuvataan ydinprosessit Kuvataan aliprosessit, Kuvataan roolit, Kuvataan toiminnalliset rajapinnat Valitaan, kuvataanko nykytila ja/tai tavoitetila Kuvataan tietojärjestelmän toiminnallisuudet o Vaiheet, o Aikaleimat, o Koodistot o Mittarit, o Sosiaali- ja terveydenhuollon rajapintadokumentaatio Kuvataa tekniset rajapinnat päätetään valmiiden tuotosten käytettävissä olemisesta Päätetään kuvaamisen ja tiedonkeruun vastuut Valitaan kuvaustapa ja kuvausvälineet Kuvataan prosessit Sovitetaan prosessit kokonaisuuteen Valitaan kuvausmenetelmä ja työkalu (Visio) Määritellään kuvaustuotosten tallennuspaikka ja arkistointi Valitaan käytettävät symbolit (mm. Rajapinnat, integraatiot) Laaditaan työnkulku graafina (sis. tavoitetiloja) Kirjataan graafiin perustietoja työnkulusta Kirjataan graafiin sanallista kuvausta työnkulusta. Hyödynnetään prosessikaaviota prosessikokonaisuuden hahmottamiseksi Kuvaaja validoi laaditut työnkulut Analysoidaan rajapintaorganisaatioiden työkäytännöt Laaditaan rajapintojen työnkulku (tekstianalyysi)

76 76 LIITE 4. Lastensuojelun prosessin työnkulut