LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 1/ Raatihuone, kaupunginhallituksen kokoushuone. Nykänen Kimmo Järvisen varajäsen klo

Transkriptio

1 LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 1/ Tarkastuslautakunta AIKA klo 17:00-21:35 PAIKKA Raatihuone, kaupunginhallituksen kokoushuone LÄSNÄ Lohenoja Pertti puheenjohtaja Laukas Gunnel varapuheenjohtaja Backlund Jan jäsen Stoor Hans jäsen Viklund Raija jäsen Hagfors Kari jäsen Nykänen Kimmo Järvisen varajäsen klo MUUT Lindroos Dan sihteeri JHT, Oy Audiator Ab Masar Chrsitoffer hallintojohtaja klo Grönholm Thomas sivistystoimenjohtaja klo POISSA Järvinen Paula jäsen ALLEKIRJOITUKSET Puheenjohtaja Sihteeri Pertti Lohenoja KÄSITELLYT ASIAT 1-11 Dan Lindroos PÖYTÄKIRJAN Loviisassa 17. helmikuuta 2011 TARKASTUS Pöytäkirja tarkastettiin välittömästi. PÖYTÄKIRJA YLEI- Loviisan kaupungin ilmoitustaululla raatihuoneella SESTI NÄHTÄVILLÄ Pöytäkirjanotteen oikeaksi todistaa Loviisa

2 LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 1/ Tarkastuslautakunta LUETTELO KÄSITELLYISTÄ ASIOISTA Sivu 1 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 3 2 Pöytäkirjan tarkastaminen 4 3 Pöytäkirjanpitäjän valinta 5 4 Esteellisyydet 6 5 Hallinto- ja talousjohtajien esittely 7 6 Lasten päivähoitotoiminnan ja talouden arviointi 8 7 Tilintarkastajien raportointi 11 8 Tarkastuslautakunnan jäsenten raportointi 12 9 Tiedoksi- ja muut asiat Seuraava kokous Pöytäkirjan julkipano 16

3 LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 1/ Tarkastuslautakunta Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus TARL 1 Kuntalain mukaan lautakunta on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on läsnä. Hallintosäännön mukaan kokouskutsun antaa puheen johtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokous kutsu lähe tetään mahdollisuuksien mukaan vähintään 5 päivää ennen ko kousta ja siinä on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat (esityslis ta). Tarkastussäännön mukaan lautakunnan kokouksissa tilintarkastajalla on läs näolo- ja puheoikeus. Tar kastuslautakunta voi kutsua asiantuntijoita kuulta vaksi. Todetaan läsnä olevat sekä kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus. Päätettiin ehdotuksen mukaisesti. Kokous todettiin laillisesti koollekutsu tuksi ja päätösvaltaiseksi.

4 LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 1/ Tarkastuslautakunta Pöytäkirjan tarkastaminen TARL 2 Pöytäkirjan kirjoittaa puheenjohtajan johdolla pöytäkirjanpitäjä. Pöytä kirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja varmentaa pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirja tarkastetaan lautakunnan päättämällä tavalla. Pöytäkirja voidaan tarkastaa seuraavassa kokouksessa tai valita pöytäkirjan tarkastajat. Kiireellisessä tapauksessa pöytäkirja voidaan tarkastaa sa massa kokouksessa. Pöytäkirja tarkastetaan kokouksessa ja varmennetaan kaikkien läsnä ole vien jäsenten allekirjoituksin. Päätettiin ehdotuksen mukaisesti. Pöytäkirja allekirjoitettiin kokouksessa läsnä olleiden jäsenten ja pöytäkirjanpitäjän toimesta. Liite 1.

5 LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 1/ Tarkastuslautakunta Pöytäkirjanpitäjän valinta TARL 3 Hallintosäännön mukaan toimielimen kokouksessa pitää pöytäkirjaa pu heenjohtajan johdolla pöytäkirjanpitäjä. Tämän kokouksen pöytäkirjanpitäjäksi valittaneen JHTT-tilintarkastaja Dan Lindroos. Päätettiin ehdotuksen mukaisesti. Pöytäkirjanpitäjänä toimi JHTT Dan Lind roos.

6 LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 1/ Tarkastuslautakunta Esteellisyydet TARL 4 Tarkastuslautakunnan jäsenten ja tilintarkastajan esteellisyydestä on voi massa, mitä hallintolain :ssä säädetään. Esteellisyydellä tarkoitetaan henkilön sellaista suhdetta asiaan tai asianosai siin, että se vaarantaa hänen puolueettomuutensa yksittäisen asian käsitte lys sä. Yleisimmin esteellisyyden aiheuttaa lähisukulai suus tai asianosaisuus. Tarkastuslautakunnan jäsenen on perusteltua ilmoittaa tie dossaan olevat ns. pysyvät es teellisyydet tässä vaiheessa. Mahdollisista asiakohtaisista esteel lisyyksistä lautakunnan jäsenen tulee ilmoittaa välittö mästi sellaisen ilme tessä. Mahdolliset esteellisyydet merkitään pöytäkirjaan. Uusia ilmoituksia esteellisyydestä ei tehty.

7 LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 1/ Tarkastuslautakunta Hallinto- ja talousjohtajien esittely TARL 5 Kokoukseen on kutsuttu kaupungin uudet hallinto- ja talousjohtajat antamaan lyhyen esittelyn oman työalansa näky mistä. Otsikoidut viranhaltijat esittäytyvät ja vastaavat lautakunnan esittämiin ky symyksiin. Päätettiin ehdotuksen mukaisesti. Talousjohtaja oli sairauden vuoksi estynyt saapumasta kokoukseen. Hallintojohtaja Christoffer Masar esitteli oman työalansa asiat. Merkittiin seuraavia hallintojohtajan ja tarkastuslautakun nan jäsenten esittämiä näkemyksiä: - hallintosäännössä ristiriitaisuuksia ja puutteita; - hallintosääntö tällä hetkellä kommentteja varten keskusten johtoryhmissä; - talouden raportoinnin ajan tasalle saattaminen; - konserniohjauksen ajan tasalle saattaminen; - keskitetyn sopimusrekisterin luonti. Hallintojohtaja Christoffer Masar poistui asian käsittelyn jälkeen klo Varajäsen Nykänen saapui asian käsittelyn jälkeen klo

8 LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 1/ Tarkastuslautakunta Lasten päivähoitotoiminnan ja talouden arviointi TARL 6 Sivistystoimen johtaja Thomas Grönholm mahdollisine avustajineen on kutsuttu kokoukseen antamaan pyydetyn selonteon lasten päivähoidon ta voitteiden sekä toiminnan ja talouden toteutumisesta vuonna Kuullaan ja merkitään vastuuhenkilön selonteko tiedoksi. Mikäli selonteko antaa aiheita erillisiin toimenpiteisiin, päätettäneen niistä erikseen. Päätettiin ehdotuksen mukaisesti. Lasten päivähoidon asiat esitteli sivistys toimenjohtaja Thomas Grönholm. Kyselykaavakevastineen sekä käytyjen keskustelujen perusteella merkittiin seuraavaa: - vastuualueen vuoden 2010 kokonaismenot alkuperäisen talousarvion mu kaan olivat ,00 euroa, muutetun talousarvion jälkeen ,00 euroa, toteutuneen kokonaismenot per oli ,00 euroa. Tu lot ovat jääneet jonkin verran alle arvion, joka muutetun arvion perus teella oli ,00 euroa ja toteutuman perusteella ,00 euroa. Lasten päivähoidon maksukertymä oli arvion mukaan ,00 eu roa ja toteutuman perusteella ,00 euroa; - toimintatavoitteiden toteutuminen: - varhaiskasvatusstrategian luominen - luotu suunnitelma, - toimintayksiköiden välisten eroavuuksien tasaaminen - pyritty yhdenmukaistamaan, - henkilökunnan ammattitaidon ylläpitäminen - koulutusta järjestetty, - avustajapankin perustaminen - avustajat keskitetty erityislastentarhanopettajien alaisuu teen (ei henkilöstöhallinnollinen siirto), - sähköisen päivähoito-ohjelman käyttöönotto - pro Consona päivähoito-ohjelma otetaan nyt käyttöön, - päivähoitolaskutusrutiinien prosessikuvaus sisäisine valvontatoimenpiteineen tulisi laatia, - yhtenäisen koulutussuunnitelman luominen - osaamista ei vielä kaikilta osin kartoitettu

9 LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 1/ Tarkastuslautakunta toiminnan onnistuneisuuden arviointi - keväällä 2010 osa päiväkodeista suorittanut asiakkaiden tyytyväisyyskyselyjä, - tarkoitus suorittaa uusi kysely keväällä 2011, - esimerkilliset järjestelyt - kiertävät lastentarhanopettajat, - uusien toimintatapojen kehittely, - avoimen päivähoidon kehittäminen vaihtoehtoisena päi vähoitomuoto na esim. leikkikerhot avoimen päivä kodin Treffiksen toiminnan laajentaminen, - toimintatapojen ja työmuotojen yh denmukaistaminen vuoden 2010 aikana, - suurimmat haasteet - vuoropäivähoidon järjestäminen (erityisesti iltaisin ja vii konloppuisin) - sähköisten järjestelmien yhteensopivuus mm. Pro Conso na (päivähoi don sähköinen raportointi) ja Popu lus (henkilöstöhallintaohjelma) - työalan tehtävä- ja vastuunjako - tehtävänkuvaukset - toimielinten ja viranhaltijoiden vastuut ja päätösvalta on määritelty tarkemmin hallintosäännössä - työalan tiedotustoiminta - kaupungin kotisivu - lehdistötiedotteet - täydennyskoulutustarve kartoitettu - tehdään koulutussuunnitelma - henkilöstölle annettava palaute - henkilöstökokouksissa - kehityskeskustelujen yhteydessä - talousarvion toteuttaminen - talousarvion toteutumisesta on esitetty luvut yllä - kehityskohteet - arviointityökaluja olisi hyvä saada esim. vertailutietoa vastaavankokoisista kunnista. Kertoman mukaan uuden kaupungin kiinteistöjen kuntokartoitukset ja kiin teistöstrategia on paraikaa selvitettävänä.

10 LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 1/ Tarkastuslautakunta Peruskoulujen koulukohtaiset ryhmäkoot Perehdyttiin valmisteltuun tilastoon peruskoulujen koulukohtaisista ryhmä koista. Sivistystoimenjohtaja Thomas Grönholm poistui klo asian keskuste lun jälkeen.

11 LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 1/ Tarkastuslautakunta Tilintarkastajien raportointi TARL 7 Tilintarkastajat raportoivat suorittamistaan tarkastuksista tarkastusoh jelman mukaisesti. Vuorossa on ensisijaisesti muistio koulukuljetusten si säisestä valvonnasta, mutta myös muu raportointi saattaa valmistua ko koukseen mennessä. Mikäli raportointi antaa aiheita erillisiin toimenpitei siin, päätet täneen niistä erikseen. Tarkastuslautakunta käsittelee ja merkitsee raportoinnin tiedoksi. Päätettiin ehdotuksen mukaisesti. Tilintarkastusmuistio koulukuljetusten si säisestä valvonnasta käsiteltiin ja merkittiin tiedoksi. Muistio annetaan toi menpiteitä varten myös kaupunginhallitukselle ja sivistyslautakunnalle. Liite no 2.

12 LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 1/ Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunnan jäsenten raportointi TARL 8 Tarkastuslautakunnan jäsenet ovat perehtyneet eri toimielinten pöytäkirjoi hin ja raportoivat läpikäynnin tuloksesta tarkastuslautakunnalle. Havainnot merkitään tiedoksi. - Vapaa-aikalautakunta (Viklund) - asioita laitettu usein pöydälle, - otettu käsiteltäväksi myöhästyneitä hakemuksia, - väärin täytetyn hakemuksen hakijalle myönnetty palkinto, - tekninen lautakunta (Hagfors) - kiinnitettävä huomiota tarjouspyyntöjen laatimiseen, - kilpailutuksen tärkeyteen kiinnitettävä huomiota, - rakennus ja ympäristölautakunta (Stoor) - toimintatavoitteet toteutuneet tyydyttävästi, - perusturvalautakunta (Nykänen) - laitosten pesulapalvelujen kilpailutus ratkaistu hinnan perusteella. Kilpailun voitti Gorefield Eesti As jonka osalta on jouduttu pyytä mään lisäsel vityksiä puutteellisen tarjouspyynnön johdosta, - kiinnitettiin huomiota vanhainkotien sisälämpötilojen tason pitämiseen asianmukaise na myös ke säisin, - sovittiin, että tilintarkastaja selvittää onko kaupunki Mediverkon puo lesta maksanut yhtiölle kuu luvia ilmoituksia Loviisan Sano mis sa. Tilintar kastaja selvittää kaupungin ja Mediverkon väli seen sopimuk seen liittyvät asiat, - sivistyslautakunta (Laukas) - esitettyihin kysymyksiin saatu tyydyttäviä vastauksia, - maaseutulautakunta (Lohenoja) - maatalousvastaava ei enää kaupungin palveluksessa, - ensi kauden metsähakkuiden tarjouskilpailu Hilmassa, - sopimus tehty Metsä Widen kanssa,

13 LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 1/ Tarkastuslautakunta kaupunginhallitus (Backlund) - verotuloja saatu arvioitua enemmän, - tulos ilmoitettu arvioitua paremmaksi, - tilinpäätös valmistunee aikataulun mukaisesti. Merkittiin, että satamalaitoksen kirjapidon eriyttämistä tulisi kiirehtiä.

14 LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 1/ Tarkastuslautakunta Tiedoksi- ja muut asiat TARL 9 Tämän pykälän kohdalla käsitellään tiedoksiasiat ja muut asiat, jotka lauta kunta tai sen jäsen haluaa ottaa käsiteltäväkseen tai muutoin saattaa lauta kunnan tiedoksi. 1. Tilintarkastusyhteisö Oy Audiator Ab on kaupungin vastuullisen tilintar kastajan varalle nimennyt JHTT Riitta Havangan jäljelle olevalle toimikau delle (vuosille ). Tarkastuslautakunta merkitsee asiat tiedokseen Päätettiin ehdotuksen mukaisesti.

15 LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 1/ Tarkastuslautakunta Seuraava kokous TARL 10 Tarkastuslautakunnan tulee päättää seuraavista kokouksistaan. Päätetään tarkastuslautakunnan kokousaikataulusta ja sisällöstä. Sovittiin, että seuraavat yhteiset kokoukset pidetään ja klo alkaen. Kokouksissa käsitellään tilintarkastajien vuosiraportointiin liittyvät asiat (vuosimuistio ja tilintarkastuskertomus) sekä laaditaan ar vioin tikertomus. Paikalliset tarkastajat kokoontuvat klo kau pungintalolla. Puheenjohtaja hoitaa kutsut.

16 LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 1/ Tarkastuslautakunta Pöytäkirjan julkipano TARL 11 Kuntalain 63 :n mukaan lautakunnan pöytäkirja siihen liitty vine oikai su vaatimusohjeineen ja valitusosoituksineen pidetään tarkastami sen jäl keen yleisesti nähtävänä siten, kuin siitä on ennakolta ilmoitettu. Hallintosäännön mukaan pöytäkirjan kirjoittaa puheenjohtajan johdolla pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja varmentaa pöy täkirjanpitäjä. Pöytäkirja tarkastetaan toimielimen päättämällä tavalla. Pöytäkirja pidetään yleisesti nähtävänä toimi elimen päättämällä tavalla, siten kuin siitä vähin tään yhtä päivää aikaisem min on ilmoitettu. Pöytäkirja siihen liittyvine oikaisuvaatimusohjeineen ja valitusosoituk si neen pidetään yleisesti nähtävänä kokousta seuraavan viikon ensimmäi senä arkipäivänä ellei lautakunta muutoin päätä Päätettiin ehdotuksen mukaisesti. Toimeenpano: Kaupunginkanslia huolehtii asiakirjojen nähtävillä pitämisestä päätöksen mukaisesti.