Kauppa- ja teollisuusministeriön virkamatkaohje

Transkriptio

1 Kauppa- ja teollisuusministeriön virkamatkaohje KTM Monisteita Esikunta

2

3 Sisällysluettelo Sisällysluettelo Yleiset ohjeet Matkatyypit Virkamatka (VES 3, määäräys 1.2) Ulkopuolisen tahon rahoittama virkamatka Konsultointi- ja koulutusmatkat Kotimaassa Ulkomailla Osallistuminen kielikoulutukseen ulkomailla Loman tai viikonlopun yhdistäminen virkamatkaan Ulkomaan edustuston virkamiesten matkat Ennen matkaa Matkamääräyksen laatiminen ja antaminen Matkan tekotapa ja matkustustavan valinta (VES 5, määräys 1.4) Matkakulujen korvaus (VES 6 ja 7 :t, määräys 1.5) Oman auton käyttö Taksin käyttö virkamatkalla Bonusedut Hotellisuositukset eräissä matkakohteissa Matkaennakko American Express -luottokortti Matkan jälkeen Matkalaskut ja tositteet (VES 21 ) Määräaika ja laskun laatiminen Liitteet ja selvitykset Päiväraha ja ateriakorvaus (VES 8, 9, 10, 11, 12, 13 :t, määräys 1.6, 1.7, 1.8) Päiväraha kurssi- yms. paketeissa Matkapäiväkorvaus (VES 18 a ) Majoittumis- ja hotellikorvaus (VES 14 ja 15, määräys 1.9)

4 4.5 Matkalaskujen tarkastaminen ja hyväksyminen sekä matkakertomus Matkakertomus Paikalliset virka-ajot Julkinen liikenne Virka-auton käyttö Turvallisuus matkalla Vakuutukset Terveysasiat

5 5 Tämä ohje on laadittu valtion matkustussääntöä täydentäväksi ja samanaikaisesti tulee lukea VES:ta matkakustannusten korvaamisesta ja valtiovarainministeriön määräystä. 1 Yleiset ohjeet Virkamatkoja ohjeistetaan muun muassa seuraavissa säädöksissä, määräyksissä ja ohjeissa, joista osaa tarkistetaan vuosittain: Valtion virkamiesasetuksen 971/ Virka- ja työehtosopimus matkakustannusten korvaamisesta sekä valtiovarainministeriön määräys/ohje 5/ Edellä mainitut säännökset on huomioitu valtion matkustussäännössä VN:n päätös ulkopuolisten kustantamista virkamatkoista P/ Valtiovarainministeriön kirje eräistä ulkomaantyön palvelusuhteen ehdoista (VM 26/01/ ), josta KTMp 13/001/ EU-virkamiesharjoittelun ja -opiskelun yksilötuen hakeminen ja maksaminen KTMp 14/022/ Ministeriön työjärjestys Ministeriön taloussääntö Valtion matkakustannusten alentamissopimukset sisältää noudatettavat sopimukset matkustuspalvelujen hankkimisesta, KTM:n ohjeet sopimusten soveltamisesta sekä ulkomaan virkamatkojen matkavakuutuksista 3/022/ KTM:n päätös komiteatyöskentelystä ym. maksettavat kokouspalkkiot ja matkakustannusten korvaaminen KTM:n hallinnonalalla (5/051/2004) Etätyö KTM:ssä, etätyön ehdot ja yleiset periaatteet, ohje (1/022/2004) Lisätietoja VELHOn matkaohjeosiosta

6 6 2 Matkatyypit 2.1 Virkamatka (VES 3, määräys 1.2) Virkamatkaksi katsotaan sellainen esimiehen määräyksestä tehtävä matka, jonka virkamies tekee virkatehtävien hoitamista varten virkapaikan ulkopuolelle ja työntekijä työtehtävien hoitamista varten työpaikan ulkopuolelle (VES 3 ). Normaalit asunnon ja virkapaikan väliset matkat eivät ole virkamatkoja eikä niiden kustannuksia korvata. Ulkomailla tapahtuvan työskentelyn ja harjoittelun kustannukset korvataan erillissääntöjen mukaan. 2.2 Ulkopuolisen tahon rahoittama virkamatka Ulkopuolisen tahon tarjoama virkamatka on kyseessä silloin, kun matkasta aiheutuvat kulut maksaa esimerkiksi jokin ammattijärjestö, yksityinen yritys, kunta, kuntainliitto, seurakunta tai jokin muu yhteisö, kansainvälisen järjestö tai vieras valtio. Jos matka rahoitetaan jonkin toisen valtion viraston tai laitoksen määrärahoista tai jos henkilö toimii kansainvälisen järjestön tai muun yhteisön puheenjohtajana, jäsenenä tai tilintarkastajana (virkaan liittyen) ja tässä ominaisuudessa osallistuu em. matkaan, kysymyksessä ei ole ulkopuolisen tahon tarjoama virkamatka vaan normaali virkamatka. (VM:n kirje 10/2001) 2.3 Konsultointi- ja koulutusmatkat Jos koulutustapahtuma sisältää matka-, majoitus- ja päivärahakuluja täytetään matkamääräyslomake (Resax). Tällöin ei tarvitse täyttää henkilöstökoulutuslomaketta. Matkamääräykseen on myös liitettävä osallistumisen perustelu sekä koulutusohjelma. Resaxilla tehdyt matkamääräykset on esimiehen hyväksynnän jälkeen kierrätettävä koulutusyhdyshenkilöillä, jotka seuraavat osaston/yksikön koulutusmäärärahan käyttöä ja koulutuspäiviä Kotimaassa Maksullinen palvelutoiminta Koulutustoimeksiantoon liittyvät matkat ovat viraston näkökulmasta normaaleja virkamatkoja, jotka laskutetaan matkustussäännön mukaan ja maksetaan ministeriön määrärahasta. Maksullisten koulutus-, suunnittelu- ja muiden asiantuntijatehtävien matkakulut laskutetaan palvelun laskutuksen yhteydessä asiakkaalta.

7 7 Maksuton toiminta Ministeriön toimintaa välittömästi tukevat maksuttomat koulutus- yms. tehtävät tehdään myös ministeriön normaalina virkamatkana. Jos palvelun tilaava yhteisö lupautuu maksamaan matkakulut, ministeriö laskuttaa kulut yhteisöltä. Matkamääräyksessä tulee olla maininta, että kulut tullaan laskuttamaan yhteisöltä. Matkalaskuun on liitettävä yhteisölle lähetetyn laskun jäljennös. Ministeriön päätös maksullisista suoritteista sekä sen soveltamisohje Dno 2/022/ määrittelee ne koulutustehtävät, joista ei peritä maksua. Muut koulutus-, konsultointi- ja asiantuntijatehtävät ovat maksullisia. Luennointi omaan lukuun Koulutus ja konsultointi omaan lukuun tapahtuu virka-ajan ulkopuolella ja se edellyttää sivutoimiluvan hankkimista Ulkomailla Kansainvälisten sopimusten perusteella virkatyönä tehtävä koulutus voi tapahtua sopimuksessa mainituin ehdoin kuitenkin niin, että matkat korvataan joko Suomen matkustussäännön tai kv. ohjeen mukaan. Samanaikaisesti asiantuntija ei voi saada korvauksia kahdesta järjestelmästä. Annettaessa virkamatkamääräystä ulkomaiseen konsultointiin on matkamääräyksen antajan tarkkaan harkittava, palveleeko konsultointi toimintayksikön/ ministeriön intressejä ja onko siihen irrotettavissa resursseja. 2.4 Osallistuminen kielikoulutukseen ulkomailla Ulkomailla tapahtuvan kielikoulutuksen kulut maksetaan ao. toimintayksikön määrärahasta. Osallistumisen edellytyksenä on kielitaitotaso B1. Ministeriö maksaa kurssimaksun, matkat ja majoituksen mutta ei päivärahaa. 2.5 Loman tai viikonlopun yhdistäminen virkamatkaan Loman yhdistäminen virkamatkaan ilman erityistä syytä ei ole sallittua. Jos virkamatkan ja loman yhdistämiseen on poikkeuksellisesti erityisen painavia perusteita ja asianomainen on saanut yhdistämiseen matkamääräyksen antajan hyväksymisen, tulee lomapäivät eritellä matkamääräyslomakkeella. Loma-aikaan ajoittuvia matkustamisen kustannuksia ei tällöin korvata. Esimerkiksi jos virkamatka päättyy loman alkamiseen, ei paluumatkasta aiheutuvia kustannuksia korvata.

8 8 Viikonloppu ei ole lomaa, vaan virkamiehen ansaittu vapaa. Virkamatkaan voidaan yhdistää viikonloppu, mikäli virkamatka sattuu perjantaille tai maanantaille. Tämä edellyttää kuitenkin aina, että matkan kokonaiskustannukset alenevat merkittävästi ja matka siten kokonaisuutena suoritetaan valtiolle edullisimmalla tavalla. Ylimääräisen matka-ajan (viikonloppu) kustannukset korvataan vain, mikäli päivät sisällytetään matkamääräykseen ja mikäli niistä on esitetty selkeä vertailulaskelma liitteenä. 2.6 Ulkomaan edustuston virkamiesten matkat Nykyisen hintakäytännön aikana ei enää tarvitse välttämättä ostaa edullista ns. Apex-lippua jossa on viikonloppusääntö. Jos ulkomaan edustuston virkamies (EUE, OECD) kuitenkin yhdistää viikonlopun Suomeen suuntautuneeseen matkaansa, päiväraha ja majoituskulut korvataan vain siltä osin kuin siihen sisältyy virassaoloa. Viikonlopun ajalta ei makseta majoitusta eikä päivärahoja. Matkamääräys on aina tehtävä ja hyväksyttävä ennen matkaa sillä osastolla/ryhmässä, joka kutsuu virkamiehen Suomeen. Matkamääräys ja -lasku tehdään käsin, koska Resax ei tunne puolikkaita päivärahoja. Mikäli virkamies on Suomessa vuosilomallaan ja hänet kutsutaan virkamiestapaamiseen tai seminaariin ei tältä ajalta makseta päivärahaa. Mikäli matkasta on tehty matkamääräys, virkamiehelle aiheutuneet kulut (esim. matkustus lomapaikkakunnalta Helsinkiin) korvataan kuittia vastaan.

9 9 3 Ennen matkaa 3.1 Matkamääräyksen laatiminen ja antaminen Virkamatkan tulee perustua matkamääräykseen. Matkamääräyksen kohdat on täytettävä mahdollisimman kattavasti siten, että matka-aika kattaa kaikki virkamatkaan kuuluvat päivät ja sen tulee sisältää realistinen laskema arvioiduista kustannuksista. Virantoimituspäivät on ilmoitettava erikseen, esim. jos matkaa varten on laadittu ohjelma, tulee jäljennös siitä liittää matkamääräykseen. Matkan edullisuus yms. tulee perustella aina, mikäli esim. halvinta kulkutapaa ei käytetä tai poiketaan suositelluista hotelleista. Ennen matkamääräyksen antamista on selvitettävä kenelle virkamatkan maksaminen kuuluu ja varmistettava määrärahan riittävyys. Matkamääräykseen on merkittävä menomomentti, jonka määrärahasta matka hyväksytään maksettavaksi sekä tulosyksikkö- ja mahdollinen projektitunnus. Matkakulujen suorittaja on ehdottomasti mainittava matkamääräyksessä. Yleensä matkakulut kuuluvat kaikilta osin yhdelle tietylle yhteisölle ja matkakulujen jakamista eri maksajien kesken tulisi välttää, EU:n korvaamat matkat tästä poikkeuksena. Siinä tapauksessa, että matka jatkuu toisen viraston matkana, tulee kulut jakaa aiheuttamisperiaatteella ja matkamääräyksessä on mainittava kunkin osuus kuluista. Matkamääräyksen antajista määrätään ministeriön työjärjestyksessä. Muiden viranomaisten kustantamiin matkoihin tarvitaan vastaavat hyväksymismerkinnät. Ulkopuolisen tahon tarjoamiin virkamatkoihin tarvitaan osastopäällikön hyväksyminen. Matkamääräykseen liitetään yksityiskohtainen matkasuunnitelma sekä ulkopuolisen tahon rahoittamaan matkaan kutsukirje tai muu matkatarjous, joka on kirjattava. Matkasuunnitelmassa on selostettava matkan tarkoitus ja vaiheet sekä muut matkan hyväksyttävyyteen vaikuttavat seikat. 3.2 Matkan tekotapa ja matkustustavan valinta (VES 5, määräys 1.4) Kotimaassa ja ulkomailla tehtävät virkamatkat tulee tehdä niin lyhyessä ajassa ja vähin kokonaiskuluin kuin matkan ja hoidettavaksi määrättyjen tehtävien tarkoituksenmukainen suorittaminen huomioiden on mahdollista. KTM on tehnyt sopimuksen matkatoimisto Arean kanssa matkatoimistopalveluista sekä liittynyt mukaan VM:n tekemiin valtionhallinnon yhteistyösopimuksiin Finnairin, SAS:n,

10 10 Silja Linen, VR:n ja Suomen Taksiliiton kanssa. Lisäksi KTM:llä on sopimus Viking Linen kanssa. Jos matkaliput maksaa joku muu kuin KTM (esim. UM), on matkaa tilattaessa mainittava, kuka laskun maksaa, jotta matkatoimisto osaa ohjata laskun oikealle maksajalle. Matkatoimiston tekemät hotellisopimukset sekä valtionhallinnon sopimushotellien käyttö alentavat matkakustannuksia. Mikäli mahdollista pyritään hyödyntämään myös erilaisia lentoyhtiöiden tarjouksia, jolloin tulee huomioida niihin liittyvät säännöt ja rajoitukset matkan kokonaiskuluja arvioitaessa. Päätös virkamatkaan yhdistetyn viikonlopun hotellija päivärahojen korvaamisesta esim. tarjouslentoa käytettäessä tulee tehdä jo matkamääräystä hyväksyttäessä. Valtion matkustussäännön peruslähtökohtana on, että matkustus tapahtuu virastolle edullisimmalla tavalla. Finnairin hintauudistuksen myötä turistiluokassakin voi matkustaa päivän matkalla, mikä ei aiemmin ollut mahdollista. Matkan voi ostaa myös niin, että palataan eri kaupungista kuin mistä lähdettiin ja meno- ja paluuliput voivat olla eri luokissa. Jos esim. kokouksen loppumisajankohta on avoin, paluulipun voi tilata kalliimpaan luokkaan, jossa lipun muutokset eivät ole rajoitettuja. Businessluokan käyttöön pitää aina olla perustelut ja matkamääräyksen antajan hyväksyntä. EU vahvistaa vuosittain jäsenvaltioille määrärahan jäsenvaltioiden neuvostovaltuuskuntien matkakulujen korvaamisesta. Talousyksikkö on erikseen ohjeistanut EU:n korvaaman matkustuksen seurannan osastoilla. 3.3 Matkakulujen korvaus (VES 6 ja 7 :t, määräys 1.5) Oman auton käyttö Oman auton käyttö on perusteltava matkamääräyksessä. Ellei hyväksyttävää perustetta ole, kulut korvataan halvimman kulkuneuvon mukaan, vaikka henkilö olisi käyttänyt omaa autoa. Laskutettaessa korotettuja kilometrikorvauksia on korotusvaatimus perusteltava esim. selvityksellä mukana kuljetettavista henkilöistä. Jatkuva oman auton käyttö edellyttää ministeriön kirjallista lupaa ja kilometriseurantaa laskentakausittain. Ministeriön lukuun ajettujen matkojen kilometriseuranta saadaan Resaxista, muiden korvaamat kilometrit tulee kunkin itse seurata ja huomioida laskutuksessa.

11 Taksin käyttö virkamatkalla Taksikortin käytöstä ministeriöllä on yhteistyösopimus Suomen Taksiliiton ja Leonia Kortti Oy:n kanssa. Taksikortti on yrityksille ja yhteisöille tarkoitettu luottokortti, jota käyttää kortissa nimetty henkilö tai osasto. Taksin käyttö kotimaan virkamatkalla korvataan matkustussäännön soveltamisohjeen mukaisissa tapauksissa (VM määräys ) ilman perustelua. Muissa tapauksissa taksin käytön välttämättömyys, tarkoituksenmukaisuus ja taloudellisuus on perusteltava joko taksikuittiin tai erilliseen Resax-liitteeseen. Kuitti tulee olla kuljettajan allekirjoittama. Siihen merkitään myös auton rekisterinumero, ajomatka (mistä mihin), ajankohta, kuljetettavien henkilöiden lukumäärä sekä maksun määrä. Kortilla maksettaessa on kuitti toimitettava välittömästi asianmukaisin selvityksin varustettuna osaston laskuyhdyshenkilölle. Matkamääräyksen vaatimalla virkamatkalla taksikortilla maksettuun taksikuittiin tulee lisäksi merkitä, mihin virkamatkaan se kohdistuu ja menot kohdistaa laskennassa kuten virkamatkasta. Jos virkamatkalla on käytetty taksikorttia tilanteissa, jolloin sen käyttö ei ole perusteltua, korvataan kustannukset halvimman kulkuneuvon mukaan ja erotus peritään matkustajalta Bonusedut KTM:n maksamista matkakuluista kertyneet etupisteet, ilmaismatkat, ilmaiset hotelliyöpymiset ja muut bonusedut, joita mm. eräät lentoyhtiöt tarjoavat asiakkailleen, tulee käyttää KTM:n virkamatkoihin (VM määräys ). KTM:n virkamiesten tulee antaa ministeriön osoite lentoyhtiöiden pistesaldotiedotteille sekä valtakirja osaston/ryhmän matkasihteerille, joka näin pystyy seuraamaan pistesaldoa ja tekemään tilauksia. Mikäli viraston maksamista matkakuluista kertyneet bonukset käytetään yksityiskäyttöön, katsotaan se Verohallituksen mukaan virkamiehen verotettavaksi tuloksi. Jokainen bonusetuuden käyttäjä vastaa mahdollisista veroseuraamuksistaan itse Hotellisuositukset eräissä matkakohteissa Koska KTM:n suurimmat matkakohteet ovat Bryssel ja Pariisi, on päädytty suosittelemaan näissä kohteissa ensisijaisesti tiettyjen valtionhallinnon sopimushotellien käyttöä

12 12 paremman hintaneuvotteluaseman saavuttamiseksi. Ajankohtaisimmat suositushotellit löytyvät Velhon matkustusosiosta. 3.4 Matkaennakko Matkaennakkoa maksetaan enintään matkustamisesta aiheutuvia todennäköisiä kustannuksia ja päivärahoja vastaava määrä. Mikäli matkaennakon nostaminen on välttämätöntä, se maksetaan matkustajan tilille matkamääräykseen perustuen. Matkamääräykseen merkitään tarvittavan ennakon määrä perusteluineen ennen matkamääräyksen hyväksymistä (VM:n määräys ). Virkamatkaa varten voidaan nostaa matkaennakkoa vain niihin matkoihin, jotka ministeriö maksaa. Jos virkamatkasta aiheutuvat kulut maksaa jokin muu valtion virasto tai laitos tai valtionhallinnon ulkopuolinen taho, on matkaennakon saamisesta ja sen maksuun liittyvistä käytännön järjestelyistä sovittava virkamatkan rahoittajan kanssa American Express -luottokortti Ministeriön virkamies voi saada käyttöönsä American Express Yrityskortin sekä työstä että henkilökohtaisesta kulutuksesta johtuvien kustannusten maksamiseen. Jos virkamies tekee vuodessa vähintään kolme ulkomaanmatkaa, ministeriö maksaa kortin vuosimaksun. Vaikka ulkomaanmatkoja ei kertyisikään kolmea matkaa vuodessa, voi kortin hankkia maksamalla itse vuosimaksun (tällä hetkellä 6 ). Kortinhaltija on itse henkilökohtaisesti vastuussa korttiostoistaan. Kortti on palautettava kun virkamies eroaa ministeriön palveluksesta. Koska matkatoimistot ovat siirtyneet palvelumaksujärjestelmään, hotellivarauksen palvelumaksun lisäksi veloitetaan erillinen maksu voucherin kirjoittamisesta. Välttääksemme hotellimatkustuksen kohdalla kaksinkertaiset palvelumaksukulut, suositellaan hotellien maksamista luottokortilla. Kuitti selityksineen on liitettävä matkalaskuun. Matkatoimisto tarvitsee luottokortin numeron myös hotellivarauksen varmistuksessa, joten on aiheellista lisätä se matkustusprofiilin. Matkustusprofiili on luottamuksellinen ja suojattu, eikä matkatoimisto toimita sitä kenellekään muulle kuin k.o. henkilölle pyynnöstä. Talletettavat tiedot ovat tietosuojaa koskevien säännösten mukaisia ja niitä käytetään vain matkavarausten tekemiseen.

13 13 4 Matkan jälkeen 4.1 Matkalaskut ja tositteet (VES 21 ) Määräaika ja laskun laatiminen Matkakulujen korvaaminen perustuu matkalaskussa esitettyihin tietoihin. Kulukorvaus suoritetaan voimassa olevan matkustussäännön mukaisesti matkustajan allekirjoittaman matkalaskun perusteella. Matkalasku on tehtävä kahden kuukauden kuluessa virkamatkan päättymisestä. Komiteoiden matkalaskut tehdään siten, että matkustaja laatii matkalaskun matkan eri vaiheista, liittää mukaan tarvittavat kuitit ja allekirjoittaa laskun. Tämän saatuaan osaston matkayhdyshenkilö tekee laskun Resaxiin Liitteet ja selvitykset Alkuperäinen matkamääräys (mikäli nostettu ennakkoa, kopio hyväksytystä matkamääräyksestä) ja alkuperäiset kuitit, joista haetaan korvausta liitetään matkalaskuun. Ilman kuittia tai luotettavaa selvitystä voidaan matkakulujen korvausta maksaa enintään sen mukaan, mitä matka olisi tullut maksamaan halvinta julkista liikennevälinettä käyttäen. Näin korvataan myös omalla autolla tehty matka, jos oman auton käyttöön ei ole saatu hyväksyttyä selvitystä. Matkalaskussa annettujen tietojen oikeasta sisällöstä vastaa matkalaskun allekirjoittaja. 4.2 Päiväraha ja ateriakorvaus (VES 8, 9, 10, 11, 12, 13 :t, määräys 1.6, 1.7, 1.8) Päiväraha kurssi- yms. paketeissa Pääsääntönä on, että matkustaja maksaa itse ateriakulunsa, joiden korvaukseksi hänelle maksetaan päivärahaa. Kurssista aiheutuvat muut kulut maksetaan laskuttajalle (kurssin järjestäjälle) ja ne tulee eritellä laskussa. Ellei ulkopuolisten järjestämillä kursseilla päivärahan määrä riitä kattamaan ruokailukuluja, voidaan ruokailukulut maksaa, mutta tällöin matkustajalle ei makseta päivärahaa ja

14 14 tämän tulee näkyä myös matkamääräyksestä. Mikäli ulkopuolisen järjestämälle kurssille on olemassa vain pakettihinta, joka sisältää myös aterioita ja matkamääräyksessä on siitä maininta, korvataan pakettihinta ja päivärahoista tehdään matkustussäännön edellyttämät vähennykset. Sekä kotimaassa että ulkomailla tapahtuvan koulutuksen ja muiden ns. vetäytymis- ja retkipäivien osalta ministeriössä on käytäntönä, että milloin kurssi tai retki sisältää täysihoidon, päivärahoja ei makseta. Matkamääräyksen hyväksyjä vastaa tämän käytännön noudattamisesta. 4.3 Matkapäiväkorvaus (VES 18 a ) Jos virkamies on määrätty matkustamaan lauantaina tai sunnuntaina siten, että yksinomaan matkustamiseen käytetty aika on vähintään viisi tuntia, maksetaan hänelle matkapäiväkorvaus (40 euroa). Korvausta voi saada vain edellä mainittuina päivinä, jotka muutoin olisivat olleet virkamiehen vapaapäiviä, määräyksestä tehdyistä virkamatkoista, joilla ei työskennellä ja matkustamiseen käytettyä aikaa kertyy vähintään viisi tuntia. Korvausta ei makseta työajoista tehdyn virka- ja työehto sopimuksen 18 :n 3 momentissa tarkoitetulle johtavalle virkamiehelle (osastojen ja muiden toimintayksiköiden päälliköt tai ylemmissä tehtävissä toimivat virkamiehet), joka itse päättää virkamatkan ajankohdasta ja siihen liittyvistä työ- ja vapaa-ajan järjestelyistä. Korvausta ei myöskään makseta, jos sanotulta vuorokaudelta kertyy työajaksi luettavaa aikaa. Matkapäivä korvauksessa ei ole kyseessä kustannusten korvaus eikä se kuulu verohallituksen verovapaisiin korvauksiin, joten siitä on pidätettävä vero. Matkalaskua tehtäessä resaxilla laskun 2 sivulle tehdään matkapäivärahasta lasku, jossa ilmoitetaan matkapäivä, lähtö- ja tuloajat sekä matka-aika yhteensä. Tämä kakkossivu tulee matkalaskun hyväksyjän allekirjoittaa ja siis hyväksyä erikseen. Matkapäivärahalaskuun liitetään jäljennös varsinaisesta matkalaskusta, jonka liitteeksi jää jäljennös kakkossivusta. Matkapäivärahalasku lähetetään matkalaskun yhteydessä talousyksikköön, josta se maksetaan palkanmaksun yhteydessä. 4.4 Majoittumis- ja hotellikorvaus (VES 14 ja 15, määräys 1.9) Majoittumiskorvaus maksetaan matkalaskuun liitettävän majoitusliikkeen antaman tositteen mukaisesti enintään 15 :ssä vahvistettu määrä. Sekä koti- että ulkomaanmatkalla erityisestä syystä johtuva hotellikorvauksen enimmäismäärän ylittävä korvaus on perusteltava viimeistään matkalaskun yhteydessä.

15 15 Matkatoimiston kautta varattaessa on edelleen mahdollista saada ns. hotellivoucher, jolloin matkatoimisto laskuttaa majoituksen omalla laskullaan ja lisää laskuun myös voucherin kirjoittamisesta palvelumaksun. Yhä useammat hotellit vaativat nykyisin varauksen yhteydessä asiakkaan luottokortin numeron. Suositeltavinta on käyttää hotellia maksettaessa ministeriön henkilöstölleen neuvottelemaa American Express -luottokorttia, jolloin vältytään voucherin kirjoittamisesta perittävä palvelumaksu. 4.5 Matkalaskujen tarkastaminen ja hyväksyminen sekä matkakertomus Matkalaskut tarkastetaan ennen hyväksymistä. Numerotarkastus käsittää laskutoimien tarkistamisen sekä liitteiden vertaamisen itse matkalaskuun. Asiatarkastuksessa todetaan, että maksettavaksi tulevat korvaukset ovat sopimusten, säännösten ja määräysten mukaiset ja matka on tehty matkamääräyksen mukaisesti sekä mahdolliset matkaennakot ja ennakkoon maksetut erät tulevat kuitatuiksi. Jos tarkastuksessa havaitaan, että lasku poikkeaa merkittävästi matkamääräyksestä, palautetaan lasku tekijälleen tai häneen otetaan yhteyttä lisäselvityksen saamiseksi. Mikäli ero matkan keston tai ajankohdan suhteen on oleellinen, on matkalaskuun merkittävä muutoksen syy ja matkamääräyksen antajan on se uudelleen hyväksyttävä. Jos matkalasku tehdään vanhentuneena (myöhemmin kuin kaksi kuukautta matkan päättymisestä), se voidaan hyväksyä perusteltuna eri hakemuksesta. Matkalaskun hyväksyjä ratkaisee myöhästyneenä laskutetun matkalaskun tai sen osan maksamisen Matkakertomus KTM matkamääräyksen antajana tai muu virkamatkan rahoittava virasto tai laitos voi määrätä kunkin matkan osalta erikseen matkakertomuksen antamisesta. Jos matkasta on määrätty tehtäväksi matkakertomus, ei matkalaskua yleensä makseta ennen kuin matkakertomus on hyväksytty. Valtionhallinnon ulkopuolisin varoin tehdystä virkamatkasta on aina tehtävä matkakertomus. Kertomus on tehtävä kahden kuukauden kuluessa matkan päättymisestä ja se arkistoidaan siten, että se matkamääräyksen kanssa muodostaa asiakirjakokonaisuuden.

16 16 5 Paikalliset virka-ajot 5.1 Julkinen liikenne Paikallisia virkamatkoja varten on valvomoista lainattavissa HKL:n ja seutuliikenteen kulkuneuvoissa hyväksyttyjä haltijakohtaisia matkakortteja. Ne on palautettava heti käytön jälkeen takaisin siihen valvomoon, josta ne on lainattu, koska niitä on vain rajallinen määrä. 5.2 Virka-auton käyttö Hallintoyksikkö on ohjeistanut että sekä osastopäälliköt että toimintayksiköiden ja -ryhmien päälliköt käyttäisivät virka-aikana tapahtuvaan virka-ajoonsa mahdollisuuksien mukaan ministeriön virka-autoja. Velhon matkustusosiosta löytyvät tarkemmat tiedot virkaautojen käytöstä.

17 17 6 Turvallisuus matkalla Matkatoimisto Arean internetsivuilta (tietopalvelu- turvallisuusopas) löytyvät turvallisuuteen liittyvät ohjeet samoin kuin UM:n internetsivulta UM:n matkustusohjeet ovat Matkailuturvallisuuden neuvottelukunnan ohjeisiin perustuvia yleishyödyllisiä neuvoja ja vinkkejä, joissa käsitellään matkailijan turvallisuutta, vahinkotilanteita sekä vahinkojen vastuuta. Siellä muistutetaan mm., että matkalipuista ja matkustusasiakirjoista on hyvä ottaa valokopiot mukaan. Niistä on apua, mikäli asiapaperit matkan aikana katoavat. Majoituspaikkaan saapuessa on tarkistettava varauloskäyntien sijainti eikä hissiä saa käyttää hätätilanteissa. Arvoesineitä, ml. atk-laitteet ja asiapaperit, ei saa jättää esille hotellihuoneeseen. Lentomatkustukseen liittyvät turvaohjeet löytyvät Ilmailulaitoksen internetsivuilta Vakuutukset Kauppa- ja teollisuusministeriö on tehnyt Vakuutusosakeyhtiö Eurooppalaisen (Pohjola) kanssa supereuro ryhmämatkavakuutussopimuksen (sopimuksen n:o ), joka koskee kaikkia ministeriön matka- tai koulutusmääräyksellä tehtäviä ulkomaanmatkoja. Kaikki enintään kolme kuukautta kestävät ulkomaan virkamatkat ovat automaattisesti sopimuksen piirissä. Yli kolme kuukautta ulkomailla työskenteleville tehdään oma sopimus ulkomaankomennuksen ajaksi. Matkavakuutus on voimassa virkamatkoilla Helsinkiin Helsinki-Vantaa lentokentälle ja vastaavasti taas palatessa lentokentältä asemapaikkaan. Ryhmämatkavakuutus ei koske kotimaan virkamatkoja. Matkavakuutuskortti, joita saa osastojen matkayhdyshenkilöiltä, on hyvä ottaa mukaan siltä varalta, että tarvitsee lääkäripalveluja matkan aikana. Jos matkavakuutuskortti ei ole mukana, niin matkustaja maksaa vakuutuksesta korvattavat kulut ensin itse ja hakea ne jälkikäteen vakuutusyhtiöltä. Yksittäisten virkamiesten ottamia matkavakuutuksia ei enää korvata. Matkatavaravakuutus korvaa matkatavaroiden katoamiset tai matkatavaroille aiheutuneet vahingot. Vakuutusehdoissa on useita rajoituksia, joihin on hyvä tutustua. Jos matkatavaran vahingoittuminen tai katoaminen johtuu rikoksesta, on tehtävä välittömästi rikosilmoitus paikalliselle poliisille. Pyydä itsellesi kopio ilmoituksesta. Rikosilmoitus on välttämätön hakiessasi korvausta vakuutusyhtiöltä.

18 18 Vahingon sattuessa matkustaja- ja matkatavaravakuutuksien korvaushakemuksissa pankkiyhteys-kohdassa tulee mainita ministeriön tilinumero Nordea , kun on kyse ministeriölle kuuluvasta korvauksesta. Sopimusnumeromme on Henkilökohtaisissa korvauksissa esim. matkalaukun hajoaminen, kirjoitetaan oma tilinumero. Tapaturmavakuutus korvaa kotimaassa, kun on sattunut tapaturma työtehtävissä, matkalla työhön tai kotiin tai kun epäillään ammattitautia. Myös kotimaassa sattuvista varkaus- yms. tapauksissa tulee tehdä rikosilmoitus. Tarkastaja Kaija Niemelä p on ministeriön yhdyshenkilö korvausasioissa. Korvauksen hakija/sihteerinsä tekee korvaushakemuksen ja toimittaa sen liitteineen (alkuperäiset lääkärinpalkkio- ja lääkekuitit sekä kopio matkalipuista ja matkamääräyksestä) Vakuutusosakeyhtiö Eurooppalaiseen, Lapinmäentie 1, Pohjola. Korvauskaavakkeita löytyy com tai Kaija Niemelältä oposta. Hänelle pitää aina lähettää kopio hakemuksesta liitteineen. Lisää vakuutusasioista löytyy velho-työkalupakki-matkustaminen-vakuutukset. 6.2 Terveysasiat Rokotusten tarpeellisuus ym. terveysmääräykset matkakohteessa on hyvä tarkistaa Medivirestä tai Kansanterveyslaitoksen internetsivuilta Varaa mukaan käsimatkatavaroihin tarvitsemasi peruslääkitys ja reseptit sekä kohdemaassa mahdollisesti tarvittavat lääkkeet (esim. malarialääkkeet). Lääkkeiden on hyvä olla alkuperäispakkauksissaan.