Seinäjoen ammattikorkeakoulu Matkustusohje alkaen

Transkriptio

1 Seinäjoen ammattikorkeakoulu Matkustusohje alkaen Seinäjoen ammattikorkeakoulun YT-neuvottelukunta Seinäjoen ammattikorkeakoulun johtoryhmä Vahvistettu rehtorin hallintopäätöksellä

2 1 1. Yleistä Seinäjoen Ammattikorkeakoulu Oy:n (jäljempänä SeAMK) palveluksessa olevien työntekijöiden matkakustannusten korvaukset on määritelty Avaintyöantajat AVAINTA ry:n työehtosopimuksessa (AVAINTES) liitteessä 2. Mahdollisissa tulkintatilanteissa noudatetaan AVAINTES:n alkuperäistä tekstiä. Lisäksi tulkintatilanteissa sovelletaan Verohallinnon syventäviä ohjeita tilanteissa, joissa ratkaistaan, onko maksettu korvaus verovapaata vai veronalaista. SeAMKin matkasuunnitelmat ja matkalaskut tehdään epopulus-ohjelman avulla sähköisesti. Linkki epopulus-ohjelmaan löytyy Intrasta. Hankehenkilöstön osalta matkustuksessa tulee ensisijaisesti huomioida rahoittajien erityissäännökset. 2. Pikaohje 1. Tee matkasuunnitelma hyvissä ajoin ennen matkaa. 2. Liitä matkasuunnitelmaan tilaisuuden ohjelma ja kerro lisätiedoissa matkan kokonaiskustannukset. 3. Ota kantaa matkasuunnitelmassa matkan aikana tarjottuihin aterioihin. 4. Tee matkalasku välittömästi matkan jälkeen. 5. Liitä matkalaskulle tarvittavat kuitit. 6. Tarvittaessa kysy neuvoa Teija Rintamäeltä tai muilta henkilöstötiimin jäseniltä. 3. Työmatka Työmatka perustuu esimiehen ennen matkaa antamaan matkamääräykseen. Se ei kuulu tavanomaisiin työtehtäviin ja se edellyttää matkustamista työpaikan ulkopuolelle. Matkasuunnitelma tulee olla tehtynä ja hyväksyttynä ennen matkaa (epopulus). Työmatka alkaa kotoa ja päättyy kotiin, ellei henkilö lähde työpaikalta tai palaa työpaikalle. Työmatkoja ovat esim. kokousmatkat. Koulutusmatkassa (seminaarit, messut, konferenssit, koulutus työntekijä osallistujana) noudatetaan työmatkaa koskevia säädöksiä. Tapahtuman sisältö ratkaisee, onko kyse koulutuksesta. Tilastollisista syistä koulutukset anotaan epopuluksessa koulutusmatkana. Myös lyhyemmistä kuin päivän kestävistä koulutuksista tehdään matkasuunnitelma, vaikka matkakustannuksia ei syntyisikään ja koulutus on työnantajan järjestämää ja omissa tiloissa tapahtuvaa. Alle neljä tuntia lyhyemmissä koulutuksissa merkitään koulutuksen tuntimäärä (kaikki alle 4 tuntia kestävät).

3 2 Mikäli työntekijä on käyttänyt työaikaansa työtehtävien edellyttämään matkustamiseen, matka-aikaa ei lueta työajaksi. Säännöllinen työaika saa matkustukseen kuluneelta ajalta jäädä kuitenkin vajaaksi eikä matkaan käytettyä aikaa teetetä takaisin. (Esim. Työntekijä lähtee aamulla asunnoltaan työmatkalle toiseen kaupunkiin osallistuakseen siellä kokoukseen. Matkaa asunnolta asiakastapaamiseen ja takaisin asunnolle ei lueta työaikaan. Säännöllinen työaika saa kuitenkin matkustukseen kuluneelta osin jäädä vajaaksi eikä matkaan käytettyä aikaa teetetä takaisin. Avaintes luku 3, 28, 4. mom.) Matkustamiseen käytettyä aikaa ei lueta matka-aikaan, mutta jos itse tilaisuus paikan päällä kestää enemmän kuin normaali työpäivä, lisätään lisätunnit saldoihin. Huom. työajanseurantaan tulee tehdä selvennys ko. tunneista lisätietoihin Työmatkan kustannukset Työmatka on tehtävä niin lyhyessä ajassa ja vähin kokonaiskustannuksin kuin mahdollista ottaen huomioon matkan ja hoidettavien tehtävien tarkoituksenmukainen suorittaminen. Kokonaiskustannuksia arvioitaessa on otettava huomioon paitsi matkustuskustannusten korvaus ja päiväraha, myös mahdollinen saavutettu työajan säästö. Matkamääräyksen antaja toteaa tarvittaessa etukäteen, mikä on kussakin tapauksessa tarkoituksenmukaisin ja SeAMKille edullisin matkustustapa. Muussa tapauksessa matkalaskun hyväksyjä ratkaisee asian jälkikäteen. Matkan eritelty kokonaiskustannusarvio tulee esittää matkasuunnitelmassa Lisätietoja-kentässä, jotta esimies näkee matkan kokonaiskustannukset. Jos henkilö haluaa mennä omalla autolla sellaiselle paikkakunnalle, jonne pääsee junalla tai muulla julkisella kulkuneuvolla kohtuullisin järjestelyin, voidaan maksaa oman auton käytöstä julkisten kulkuneuvojen kustannusten suuruinen korvaus. Julkisen kulkuneuvon kustannuksen suuruus lasketaan VR:n eko-luokan sarjalipun hinnasta (10 matkan sarjalippu/10). Sarjalipun hinnan voi tarkistaa VR:n sivulta: Tämä menettely ei saa nostaa työmatkan muita kustannuksia, esim. päivärahojen määrää. Oman auton käyttö tulee olla hyväksyttynä matkasuunnitelmassa. Oman auton käyttö tulee perustella lisätiedot kentässä. Saman kalenterivuoden aikana 5000 km:n jälkeen oman auton käytöstä maksettava korvaus pienenee (epopulus seuraa kertymiä). Työntekijä tilaa junaliput itse: Tunnukset varausjärjestelmään saat henkilöstöpalveluista. Ko. tunnuksia saa käyttää vain työmatkojen junalippujen hankkimiseen. Taksin kohtuullisesta käytöstä on pyrittävä sopimaan etukäteen.

4 3 Auton paikoitusmaksu (lentokentällä, rautatieasemalla, hotellimajoituksen yhteydessä yms.) korvataan tositetta vastaan, kuitenkin enintään kolmelta päivältä kutakin työmatkaa kohden. Mikäli auton parkkimaksu on kokonaistaloudellisesti edullisempi vaihtoehto (lentokentällä, rautatieasemalla), tällöin parkkimaksu voidaan korvata pidemmältäkin aikaa. Työntekijän tulee tehdä tästä selvitys matkasuunnitelmassa Päivärahan maksaminen työmatkoista Päivärahaa maksetaan, kun työmatka ulottuu yli 15 kilometrin etäisyydelle työntekijän asunnosta ja työpaikasta sen mukaan, tapahtuuko lähtö ja paluu asunnosta vai työpaikasta. Perusteena on matkavuorokausi, joka on 24 tuntia kestävä ajanjakso, joka alkaa työntekijän lähtemisestä työpaikastaan tai asunnostaan ja päättyy hänen palaamiseensa työpaikkaansa ja asuntoonsa. Osapäiväraha maksetaan yli 8 tuntia kestäneestä työmatkasta. Verohallinto vuosittain. Kokopäiväraha maksetaan yli 12 tuntia kestäneestä työmatkasta. Päivärahan suuruuden vahvistaa Verohallinto vuosittain. Kun työmatka on kestänyt enemmän kuin yhden matkavuorokauden, ja työmatkaan käytetty aika ylittää viimeisen täyden matkavuorokauden yli 2 tunnilla, maksetaan tältä vajaalta matkavuorokaudelta uusi päiväraha osapäivärahana, jos ylittävä aika on enintään 12 tuntia ja kokopäivärahana, jos ylittävä aika on enemmän kuin 12 tuntia. Jos ennen tai jälkeen varsinaisen työmatkan jää omalle matkalle, käytetään päivärahojen laskennassa tapahtuman/tehtävän alkamis/päättymisaikaa. Meno/paluumatkasta aiheutuneet kustannukset (junalippu/lentolippu/bussilippu) korvataan tällöinkin. Edellä mainituissa tapauksissa matkasuunnitelma tehdään poissaolojen tilastoinnin takia varsinaisille työmatkapäiville, mutta matkasuunnitelmassa tulee olla maininta lisätietoja-kentässä todellisista lähtö- ja paluuajoista. SeAMKin vakuutukset ovat voimassa vain todellisten työmatkojen ajan. Alennettu päiväraha: Jos työntekijä on jonakin matkavuorokautena saanut tai hänellä olisi ollut mahdollisuus saada maksuton tai matkalipun tai hotellihuoneen hintaan sisältynyt lounas ja päivällinen, maksetaan päiväraha tältä matkavuorokaudelta 50 prosentilla alennettuna. Osapäivärahan alentamiseen riittää yksikin ateria. Päivärahaa ei alenna hotelliaamiainen, päivä- tai iltakahvi tai ohjelmaan merkitty coctail-tilaisuus Ateriakorvaus työmatkoilla Jos yli 6 tuntia kestävästä työmatkasta ei tule maksettavaksi päivärahaa, mutta työntekijä on aterioinut omalla kustannuksellaan muualla kuin tavanomaisessa ruokailupaikassa vähintään 10 kilometrin etäisyydellä työpaikastaan tai asunnostaan,

5 4 maksetaan hänelle ateriakorvausta 12 :n 1 momentin mukaan. Matkalaskulle tulee liittää kuitti ruokailusta. Tavanomaisella ruokailupaikalla tarkoitetaan esim. SeAMKin yksiköiden opiskelija- tai henkilökuntaruokaloita. Eväiden syönti ei oikeuta ateriakorvaukseen Majoittumiskorvaus työmatkoilla Ohjeet hotellivarauksiin löytyvät Henkilöstökäsikirjasta kohdasta matkustaminen. Yömatkaraha maksetaan, jos hotellin sijasta yöpyy sukulaisten tai tuttavien luona. Tästä tulee olla maininta matkalaskulla lisätiedot kentässä esim. yöpyminen sukulaisilla Ulkomaille tehtyjen työmatkojen kustannusten korvaukset Laivaseminaareista sekä kokous- ja koulutusristeilyistä suoritetaan päivärahaa kotimaan matkojen säännösten ja määräysten mukaisesti. Muiden työmatkojen päiväraha määräytyy sen maan mukaan, missä yhtämittainen 24 tunnin kestävä ajanjakso päättyy (matkavuorokausi). Jos matkavuorokausi päättyy laivalla tai lentokoneessa, määräytyy päiväraha sen maan tai alueen mukaan, josta laiva tai lentokone on viimeksi lähtenyt tai Suomesta lähdettäessä ensiksi saapuu. Viimeisen täyden matkavuorokauden ylittävältä työmatkan ajalta maksetaan päivärahaa: 35 prosenttia viimeisen ulkomailla päättyneen täyden matkavuorokauden mukaisesta päivärahasta, jos ylittävä aika on yli 2 tuntia 65 prosenttia viimeisen ulkomailla päättyneen täyden matkavuorokauden mukaisesta päivärahasta, jos ylittävä aika on yli 12 tuntia kotimaassa päättyneen täyden matkavuorokauden ylittävältä ajalta kotimaan päivärahaa koskevien määräysten mukaisesti. Maksuton ateriointi alentaa ulkomaan päivärahaa samoin edellytyksin kuin kotimaan matkoissakin. Työmatkasta aiheutuvina kuluina korvataan lisäksi mm. passi- ja viisumimaksut sekä tarpeelliset, kohdemaassa vaadittavien lääkkeiden ja rokotusten kustannukset. (Avaintes, Liite 2, 21 ) SeAMKilla on ulkomaanmatkoja varten matkustajavakuutus, johon sisältyy matkatavara-, matkavastuu- ja oikeusturvavakuutus. Tarkista vakuutuksen riittävyys hyvissä ajoin ennen matkustamista. Lisätietoja vakuutusturvasta saat hallintosihteeri Riitta-Liisa Topparilta. Häneltä saat myös vakuutuskortin, jolla voi vahinkotapauksissa osoittaa vakuutuksen voimassaolo.

6 5 SeAMKin vakuutuskortti tulee olla mukana ulkomaanmatkoilla. Jos ennen tai jälkeen varsinaisen työmatkan jää omalle matkalle, käytetään päivärahojen laskennassa tapahtuman/tehtävän alkamis/päättymisaikaa. Meno/paluumatkasta aiheutuneet kustannukset (junalippu/lentolippu/bussilippu) korvataan tällöinkin, jos kustannukset eivät nouse. Työntekijän pitää tehdä kustannusselvitys (erillinen liite). Edellä mainituissa tapauksissa matkasuunnitelma tehdään poissaolojen tilastoinnin takia varsinaisille työmatkapäiville, mutta matkasuunnitelmassa tulee olla maininta lisätietoja-kentässä todellisista lähtö- ja paluuajoista. SeAMKin vakuutukset ovat voimassa vain todellisten työmatkojen ajan Matkaennakko Työmatkaa varten voi hakea matkaennakkoa epopuluksen kautta matkasuunnitelmaa tehtäessä. Käytännössä matkaennakkoa on maksettu pidemmistä ulkomaan matkoista Matkasuunnitelma ja matkalasku Matkasuunnitelmat ja matkalaskut tehdään epopulus ohjelman avulla sähköisesti. Matkasuunnitelman liitteenä on esitettävä tilaisuuden/koulutuksen/seminaarin ohjelma tai jos ei ohjelmaa ole, liitetään matkasuunnitelmaan esim. kutsu tai sähköpostiviesti (älä välitä kalenterikutsua). Päätöksentekoa varten on esitettävä arvio matkan kokonaiskustannuksista matkasuunnitelman Lisätiedot-kohdassa. Mikäli matkan kustannukset laskutetaan kokonaan tai osittain joltain ulkopuoliselta taholta, laita tästä merkintä lisätietoihin. Kustannusten seurannan ajantasaisuuden vuoksi matkalasku tulee esittää viivytyksettä matkan päätyttyä, viimeistään kuitenkin kahden kuukauden kuluessa. Matkalaskuun tulee liittää kaikki maksetut kuitit (esim. taksi- ja linja-automatkoja, parkkimaksuja jne. ei makseta, jos matkalaskulla ei ole kuitteja liitteenä). Kuiteista tulee näkyä alv:n osuus. Hankkeiden matkalaskujen alkuperäiset kuitit tulee toimittaa taloussihteerille. Muiden osalta alkuperäisiä kuitteja ei tarvitse toimittaa. Matkasuunnitelmat/matkalaskut asiatarkastetaan mahdollisimman nopeasti. Hyväksytyt matkalaskut maksetaan viikoittain.

7 6 4. Sivutoimisten matkakustannuskorvaukset Sivutoimisen työn luonteen vuoksi ei sivutoimisille tuntiopettajille määritellä pysyväisluonteista toimipaikkaa, eikä näin ollen makseta AVAINTES:n liitteen 2 B kohdan mukaisia matkakorvauksia. 5. Tavanomaisten työtehtävien hoitamisesta syntyneet kustannukset (ns. virantoimitusmatkat) Tavanomaisten työtehtävien hoitamisessa syntyneet matkakustannukset korvataan työmatkan tavoin. Nämä eivät kuitenkaan ole työmatkoja, joten niistä ei tehdä matkasuunnitelmaa/päätöstä, eikä niistä makseta päivärahaa eikä ateriakorvausta. Tavanomaisia työtehtäviä ovat esim. opetustuntien pitäminen toisessa toimipisteessä, säännölliset kokoukset, ohjauskäynnit opiskelijoiden työharjoittelupaikoilla. Tavanomaisista työtehtävistä aiheutuneet km-korvaukset maksetaan epopuluksen ajopäiväkirjan kautta. Ajopäiväkirja tulee tehdä matkalaskuksi säännöllisin väliajoin kustannusten seurannan ajantasaisuuden vuoksi, vähintään kuitenkin kahden kuukauden väliajoin. Ajopäiväkirjaan on merkittävä matkan tarkoitus ja reitti osoitetietoineen. Mahdollisten lisämatkustajien nimet tulee kirjata ajopäiväkirjaan/matkalaskuille. Muiden henkilöiden nimiä, esim. muut osanottajat, ei ajopäiväkirjalle/matkalaskulle tarvitse kirjata, jollei tieto ole olennainen laskun asiatarkastukselle/hyväksynnälle. Kodin ja työpaikan väliset kilometrit on vähennettävä (merkitse ajopäiväkirjan riville tieto että ko. kilometrit on vähennetty). Keskellä työpäivää (säännöllisen työajan sisällä) tapahtuva matka-aika tavanomaisten työtehtävien hoitamiseksi on työaikaa (esim. siirtyminen Framin toimipisteeltä Ilmajoelle tai maakuntakorkeakoulun toimipisteeseen). Muutoin matka-aikoja ei lueta työajaksi, mutta säännöllinen työaika saa matkustukseen kuluneelta ajalta jäädä vajaaksi eikä matkaan käytettyä aikaa teetetä takaisin. 6. Kodin ja työpaikan väliset työmatkat Kodin ja työpaikan välisiä työmatkoja ei korvata. Mikäli työntekijä joutuu joko aamulla tai illalla tai molempina matkustamaan muuhun kuin vakinaiseen työpisteeseen, korvataan kuitenkin kustannusten erotus eli normaalia työmatkaa suuremmat kustannukset.