Vaasan yliopisto Matkustusohjeet

Transkriptio

1 Vaasan yliopisto Matkustusohjeet 1. Valtion matkustussääntö Virkamatka Matkakustannukset ja matkan tekotapa Matkakustannusten alentamissopimukset Matkustus- ja majoitussopimukset Matkapalvelut matkatoimisto Areasta Lentoyhtiöiden tarjoamat etuudet Matkavakuutus... 3 Matkavakuutusyhtiö Eurooppalaisen korvausrajat:... 4 Matkustajavakuutus... 4 Matkatavaravakuutus... 4 Matkavastuuvakuutus... 4 Matkaoikeusturvavakuutus Matkustusturvallisuus Virkamatkaesitys Matkaennakko Lomamatkan ja virkamatkan yhdistäminen Osallistumismaksut Matkalaskut Matkustamiskustannukset Majoittumiskorvaus Yömatkaraha Päivärahat Kotimaan päivärahat Ulkomaan päiväraha Ateriakorvaus Ulkomaan matkojen muut erilliskorvaukset Matka-ajan korvaus Ulkomaalaisille maksettavat päivärahat Ulkopuolisten kustantamat virkamatkat Virka-auton käyttö virkamatkoihin Vastaväittäjien matkakustannukset Ulkomaantyö Päivitetty /ML

2 2 1. Valtion matkustussääntö 1.1. Virkamatka VY:n matkustusohjeet perustuvat Valtion työmarkkinalaitoksen julkaisemaan matkustussääntöön, jossa on valtion virkamiesten ja työntekijöiden matkakustannusten korvaamisesta allekirjoitettu erillinen virka- ja työehtosopimus. Ohjeita sovelletaan kaikkiin virkamatkoihin riippumatta siitä, mistä määrärahasta ne maksetaan. Sopimus matkakorvauksista löytyy valtiovarainministeriön verkkosivuilta: Virkamatka on matka, jonka virkamies tai työntekijä esimiehen määräyksestä tekee virka- tai työpaikan ulkopuolelle virka- tai työtehtävien hoitamista varten. Virkamatka alkaa säännönmukaisesti joko virka- tai työpaikalta tai asianomaisen asunnolta ja päättyy jompaankumpaan näistä Matkakustannukset ja matkan tekotapa Matkakustannuksina pidetään niitä ylimääräisiä menoja, joita asianomaisella on ollut virkamatkan johdosta. Virkamatka on tehtävä virastolle edullisimmalla tavalla. Matkustussäännön 5 :n mukaan virkamatkasta ei suoriteta korvausta enempää kuin mitä olisi ollut maksettava, jos matka olisi tehty virastolle edullisimmalla tavalla. Matkustustapaa valittaessa on huomiota kiinnitettävä matkanvälittömien kustannusten ohella myös muihin kokonaiskustannuksiin vaikuttaviin seikkoihin, muun muassa matkan vaikutuksiin työajan käyttöön. Virkamatka on tehtävä niin lyhyessä ajassa kuin huomioon ottaen matkan ja hoidettavaksi määrättyjen tehtävien tarkoituksen mukainen suorittaminen on mahdollista. Kaikki matkan kestoon, matkustustapaan ja kustannuksiin vaikuttavat erityistekijät tulisi esittää matkamääräyslomakkeella jo matkamääräystä haettaessa. Vertailua suoritettaessa voidaan työajan säästön lisäksi ottaa huomioon myös vapaa-ajan merkittävä säästö.

3 3 2. Matkakustannusten alentamissopimukset 2.1. Matkustus- ja majoitussopimukset Virkamatkoista aiheutuvien kulujen vähentämiseksi Hansel Oy on valtiovarainministeriön ja matkustuspalveluhankintojen kehittämisryhmän toimeksiannosta solminut lentokuljetuspalveluja koskevat sopimukset m. Finnair Oyj:n ja SAS:n kanssa. Lisäksi on sovittu matkustuspalveluista VR-konsernin, Suomen taksiliiton ja Silja Line Oy:n kanssa. Tarjouskilpailun perusteella on myös valittu joukko ulkomaisia ja kotimaisia hotelleja. Matkavakuutussopimus on tehty Vakuutusyhtiö Eurooppalaisen kanssa. Yhteistyösopimukset on koottu valtion matkakustannusten alentamissopimukset julkaisuun. Julkaisu on saatavissa yksiköiden taloussihteereillä ja hallintopalveluissa/marita Kätevä. Tiedot valtionhallinnon matkustuspalvelusopimuksista julkaistaan Hansel Oy:n verkkosivuilla Matkapalvelut matkatoimisto Areasta Vaasan yliopisto on tehnyt kilpailutuksen perusteella sopimuksen Matkatoimisto Arean kanssa matkapalvelujen ostosta. Sopimuksen mukaisesti yliopisto keskittää kaikki matkapalelujen ostot Matkatoimisto Arealle. Sopimus on tehty ja on voimassa toistaiseksi Lentoyhtiöiden tarjoamat etuudet Eräät lentoyhtiöt markkinoivat tuotteitaan tarjoamalla asiakkailleen ilmaismatkoja ja ilmaisia yöpymisiä hotelleissa. Valtiovarainministeriön määräyksen (5/2001) mukaan viraston kustantamista virkamatkoista saatu etu kuuluu virastolle ja mahdolliset ilmaiset liput ja yöpymiset tulee hyödyntää muiden virkamatkojen yhteydessä. 3. Matkavakuutus Yliopistolla on sopimus Vakuutusyhtiö Eurooppalaisen kanssa. Sopimus numero on Vakuutettuina ovat Vaasan yliopiston matka- tai koulutusmääräyksellä matkustavat henkilöt. Vakuutukseen sovelletaan voimaantulleita yrityksen SuperEuro -matkavakuutusehtoja sekä erityisehtoja.

4 4 Vakuutus on voimassa vain ulkomaille suuntautuvilla virkamatkoilla. Yli 3 kuukautta yhtäjaksoisesti kestävillä matkoilla vakuutusturva tulee selvittää matkakohtaisesti vakuutusyhtiön kanssa (yhteyshenkilö hallintopalveluissa Marita Kätevä). Kotimaan matkojen osalta vakuutusturvaa (esim. matkalla tapahtunut työtapaturma) hoitaa Valtiokonttori ( ). Yhteyshenkilö yliopistossa on Anna-Maija Vainio (henkilöstöpalvelut). Ulkomaalaisten työntekijöiden matkavakuutukset Ulkomaalaiset työntekijät eivät automaattisesti kuulu yliopiston matkavakuutuksen piiriin; henkilöllä tulee olla pysyvä kotipaikka Suomessa. Tarkempia tietoja asiassa antaa vakuutusyhtiö. Hansel Oy on kilpailuttamassa valtion matkavakuutusta ajalle Päätös asiasta tulee Hansel Oy:n kotisivulle: Matkavakuutusyhtiö Eurooppalaisen korvausrajat: Matkustajavakuutus Omavastuu 0 euroa. Kulukorvaukset/matkasairaus tai tapaturma ilman euromääräistä ylärajaa. - matkasairauden hoitokulut enintään 120 päivää - matkatapaturman hoitokulut enintään 3 vuotta Matkatavaravakuutus Omavastuu 0 euroa. Suoranainen esinevahinko enintään 841 euroa. Matkavastuuvakuutus Omavastuu 50 euroa. Toiselle aiheutettu henkilö- tai esinevahinko enintään euroa Matkaoikeusturvavakuutus Omavastuu 15 %, vähintään 151 euroa. Oikeudenkäyntikulut enintään euroa.

5 5 4. Matkustusturvallisuus Turvallisuuteen liittyviä ohjeita ulkomaille matkaavalle löytyy yliopiston matkustusturvallisuusohjeesta/ Ulkoasiainministeriön Matkailuturvallisuuden neuvottelukunta on laatinut ohjeistuksen, joka löytyy osoitteesta: 5. Virkamatkaesitys Virkamatkaesitys ( ) täytetään kaikista ulkomaanmatkoista ennen ensimmäisen menoerän maksamista. Esitykseen kirjataan kaikki matkaan liittyvät kustannukset. Virkamatkaesitys puolletaan ja hyväksytään. Alkuperäinen hyväksytty virkamatkaesitys liitetään matkalaskuun. Yksiköiden talousvastaavat tarkastavat matkaan liittyviä laskuja tiliöitäessä, että virkamatkaesitys on tehty. Kotimaanmatkojen osalta suositellaan kirjallisen matkaesityksen tekemistä. Korkeintaan yhden matkavuorokauden kestävien matkojen osalta riittää suullinen matkamääräys. Matkamääräyksen antajan nimi kirjoitetaan matkalaskuun. Jos henkilöllä ei ole virka- tai työsuhdetta yliopistoon, virkamatkaesitystä ei tehdä. 6. Matkaennakko Hyväksytyllä kirjallisella virkamatkaesityksellä voidaan hakea matkaennakkoa. Matkaennakkoa maksetaan pääsääntöisesti, kuitenkin siten, että se ei ylitä matkan kokonaiskorvausta. Alle 24 tuntia kestävältä virkamatkalta ennakkoa ei päivärahan osalta suoriteta. Saatu ennakko vähennetään matkalaskun loppusummasta. Uutta ennakkoa tai matkalaskua ei makseta ennen kuin edellinen ennakko on selvitetty.

6 6 7. Lomamatkan ja virkamatkan yhdistäminen Loman yhdistäminen virkamatkaan ilman erityistä syytä ei ole sallittua. Jos virkamatkan ja loman yhdistämiseen on poikkeuksellisesti erityisen painavia perusteita ja asianomainen on saanut yhdistämiseen matkamääräyksen antajan suostumuksen, tulee lomapäivät eritellä matkamääräyslomakkeella. Loma-aikaan ajoittuvia matkustamisen kustannuksia ei tällöin korvata. Esimerkiksi jos virkamatka päättyy loman alkamiseen, ei paluumatkasta aiheutuvia kustannuksia korvata. Kustannuksiksi luetaan myös matkalippu. 8. Osallistumismaksut Virkamatkaesityksen hyväksymisen jälkeen voidaan matkaan liittyvä osallistumismaksu toimittaa yksikön taloussihteerille maksutoimenpiteitä varten. Osallistumismaksutositteeseen liitetään kopio virkamatkapäätöksestä sekä osallistumismaksun kattavasta ohjelmasta. Osallistumismaksujen yhteydessä maksettavat ruokailut huomioidaan päivärahaosuutta laskettaessa matkustussäännön mukaisesti. Osallistumismaksun yhteydessä maksetut yksityisluonteiset tapahtumat ja retket vähennetään matkan jälkeen tehtävän matkalaskun yhteydessä. 9. Matkalaskut Matkalasku tehdään VY:n matkalaskulomakkeelle: Valtion matkustussäännön periaatteen mukaan matkalaskussa veloitetaan matkasta aiheutuneet ylimääräiset kulut. Hyväksytty matkalasku toimitetaan yksikön taloussihteerille kahden kuukauden kuluessa matkan päättymisestä. Matkalaskun viivästymisestä voi seurata, että oikeus korvaukseen ja mahdollisesti maksettuun ennakkoon menetetään (matkustussääntö 21). Matkalaskuun on liitettävä tositteet syntyneistä kustannuksista silloin, kun tosite niistä on ollut saatavilla. Matkalaskuun liitetään myös virkamatkapäätös sekä konferenssin, seminaarin tai koulutustilaisuuden ohjelma. Jos matkan rahoitukseen käytetään osittain ulkopuolista rahoitusta, esim. apurahaa, matkan kaikki kustannukset tulee kuitenkin todentaa tositteilla.

7 Matkustamiskustannukset Matkustamiskustannusten korvaus perustuu todennettavaan selvitykseen (kuitti, myös verkkokaupan kautta hankituista matkoista) käytetystä kulkuneuvosta. Omalla autolla ajettaessa korvaus perustuu ajokilometrimäärään. Oman auton ja taksin käyttö on aina perusteltava, samoin auton vuokraus. Jos matka tehdään omalla autolla (tai vuokratulla autolla) ilman perusteltua syytä, maksetaan korvaukseksi junalipun tms. hinta. Hallintopalvelut voi myöntää lupia jatkuvaan oman auton käyttöön virkamatkoilla. Ajopäiväkirja on liitettävä matkalaskuun. Matkalle määrättäessä on edullisin matkustustapa lähtökohtana myös niissä tapauksissa, joissa henkilöllä on oman auton käyttölupa. Lentokentällä, rautatieasemalla ja hotellimajoituksen yhteydessä perittävä auton seisontapaikkamaksu korvataan tositteen mukaisesti, kuitenkin enintään kolmelta päivältä kutakin virkamatkaa kohti. Jos esim. perheenjäsen vie matkalle lähtijän omalla autolla lentokentälle, voidaan kilometrikorvaus maksaa molempiin suuntiin, jos korvaus on halvempi kuin taksimatka. Vapaaehtoiset palvelumaksut, pesulamaksut yms. eivät ole korvattavia matkakustannuksia. Matkalaskuun ei liitetä muita matkalla toteutuneita kuluja, esim. edustuskuluihin tai kirjallisuuden hankintaan liittyviä kuluja. Näistä tehdään erillinen lasku tositteet mukaan liitettynä Majoittumiskorvaus Majoittumiskorvaus maksetaan päivärahan lisäksi matkalaskuun liitettävän majoitusliikkeen antaman tai muun luotettavan tositteen mukaisesti, kuitenkin enintään matkustussäännön 15 :ssä vahvistettu enimmäismäärä. Jos majoittumismaksuun sisältyy, aamukahvia lukuun ottamatta, aterioita, majoittumiskorvaus suoritetaan vain huoneen hinnan osalta. Mikäli aamiainen sisältyy hotellihuoneen kokonaishintaan, eikä asiakas voi itse valita sitä, maksaako hän aamiaisesta erikseen, ei aamiaisen osuutta majoittumislaskusta vähennetä. Mikäli henkilö joutuu kotimaassa hänestä riippumattomista syistä majoittumaan kalliimpaan hotelliin kuin matkustussääntö edellyttää, voidaan hänelle maksaa majoittumiskorvausta enintään kymmenellä prosentilla korotettuna. Vastaavassa tilanteessa ulkomailla maksu voidaan suorittaa enimmäismääristä poiketen. Kun haetaan korvausta matkustussäännön ylittävälle osalle on laskun mukaan liitettävä aina perustelu.

8 8 Jos hotellihuoneessa on matkustajan lisäksi virkamatkaan kuulumattomia henkilöitä, korvataan huoneen hinnasta 50 %. Majoittumiskorvauksen enimmäismäärät on löydettävissä matkustussäännöstä. Valtion sopimushotellien alennukset ovat merkittäviä. Näiden osalta tarkemmat tiedot löytyvät Valtion matkakustannusten alentamissopimuksista Yömatkaraha Yömatkaraha maksetaan kokopäivärahaan oikeuttavalta matkavuorokaudelta edellyttäen, että matkasta neljä tuntia on tapahtunut kello välisenä aikana, eikä yliopisto ole järjestänyt maksutonta majoitusta. Yömatkarahaa ei makseta, jos asianomaiselle suoritetaan majoittumiskorvaus tai jos henkilö saa korvausta junan makuupaikasta tai laivan hyttipaikasta Päivärahat Kotimaan päivärahat Kotimaan matkoissa päivärahan maksu edellyttää, että virka ulottuu (sekä meno että paluu) yli 15 km etäisyydelle virkapaikalta tai asunnosta. Päivärahan määräytyminen kokopäivä- ja osapäivärahaan: Kokopäiväraha Osapäiväraha yli 12 h yli 8 h yli 6 h, jos vähintään 3 h klo Yli 24 tuntia kestäviltä matkoilta päivärahat lasketaan matkavuorokausittain. Matkavuorokausi on 24 tunnin ajanjakso laskettuna matkan alkamisesta. Kun virkamatka on kestänyt enemmän kuin yhden vuorokauden ajan ja virkamatkaan käytetty aika ylittää viimeisen matkavuorokauden yli kahdella tunnilla, se oikeuttaa uuteen osapäivärahaan ja yli kahdellatoista tunnilla, se oikeuttaa uuteen kokopäivärahaan. Mikäli asianomainen on tullut työpaikalleen ja lähtee virkamatkalle sieltä, alkaa matkavuorokausi työpaikalta lähtemisestä. Virkamatkan ei katsota vielä päättyneen, kun asianomainen palaa työpaikalleen ainoastaan esimerkiksi työvälineiden luovuttamista varten edellyttäen, että hän tämän jälkeen välittömästi jatkaa virkamatkaansa. Edellytyksenä

9 9 virkamatkan jatkumiselle on, että käynti tapahtuu työnantajan määräyksestä tai muusta työhön liittyvästä välittömästä syystä. Pisimpänä työpaikalla käyntinä kesken virkamatkaa voidaan pitää noin yhden tunnin aikaa. Kun henkilö palaa asuntoonsa, virkamatka päättyy Ulkomaan päiväraha Päiväraha maksetaan matkavuorokausittain sen maan mukaan, missä matkavuorokausi päättyy. Tämän vuoksi on tärkeää, että matkalaskun merkitään tarkasti mihin kellonaikaan on siirrytty maasta toiseen. Jos matkavuorokausi päättyy laivalla tai lentokoneessa, määräytyy päiväraha sen maan mukaan, mistä laiva tai lentokone on viimeksi lähtenyt tai Suomesta lähdettäessä ensiksi saapuu. Jos virkamatkaan käytetty aika ylittää viimeisen ulkomailla päättyneen täyden matkavuorokauden yli kahdella tunnilla, maksetaan kyseisen matkavuorokauden ajalta päivärahaan, jonka suuruus on 35 % viimeisestä täydestä päivärahasta, ja jos yli kahdellatoista tunnilla, maksetaan päivärahasta 65 %. Edellä tarkoitetun (65 % mukaisesti korvatun) täyden matkavuorokauden päätyttyä kotimaassa määräytyvät sen jälkeen alkavilta matkavuorokausilta päivärahat kotimaan korvausten mukaisesti. Mikäli matka kestää alle 24 h, maksetaan päiväraha kotimaan matkojen säännösten mukaisesti. Jos virkamatka on kestänyt yli 15 h ja siitä ajasta on oltu ulkomaan alueella yli 5 h, maksetaan ulkomaan päiväraha. Jos virkapaikka on ulkomailla on voimassa seuraavat poikkeukset. Jos virkamatka kestää 8-15 h, maksetaan ulkomaan päivärahasta 50%. Jos viimeinen matkavuorokausi ylittyy yli kahdella tunnilla, maksetaan ulkomaan päivärahasta 50 % ja jos matkavuorokausi ylittyy yli 15 tunnilla, maksetaan ulkomaan päiväraha kokonaan. Päivärahan suuruus määräytyy sen maan mukaan, missä matka on tehty tai mihin se päättyy. Laivaseminaareista sekä kokous- ja koulutusristeilystä suoritetaan päiväraha kotimaan säännösten ja euromäärien mukaisesti. Maksuttomat ateriat vaikuttavat päivärahoihin seuraavasti: kaksi ilmaista ateriaa puolittavat kokopäivärahan ja yksi ilmainen ateria osapäivärahan. Säännös koskee sekä koti- että ulkomaanmatkoja. Myös mahdollisuus maksuttomaan ateriaan aiheuttaa päivärahan alenemisen. Hotellihuoneen hintaan sisältyvää kahviaamiaista ei pidetä matkustussäännön mukaisena ilmaisena ateriana. Sen sijaan laivalipun hintaan sisältyvä aamiainen on matkustussäännön tarkoittama maksuton ateria.

10 Ateriakorvaus Milloin kotimaassa tehdystä virkamatkasta ei makseta päivärahaa, mutta työntekijä on aterioinut omalla kustannuksellaan tavanomaisen ruokailupaikkansa ulkopuolella vähintään 10 km etäisyydellä työpaikastaan tai asunnostaan ja matka on kestänyt yli 6 tuntia, maksetaan hänelle ateriakorvausta ¼ kokopäivärahan määrästä Ulkomaan matkojen muut erilliskorvaukset - Lentokentävero - Virkamatkasta aiheutuvat passi sekä viisumikulut - Välttämättömät lääke- ja rokotusmaksut - Hotellimajoituksen yhteydessä perittävä tallelokerovuokra - Välttämättömät virkapuhelut asiallisin perusteluin - Taksin käyttö matkalla lentoasemalle ja lentoasemalta, milloin se on ilmeisen välttämätöntä 9.7. Matka-ajan korvaus Mikäli virkamies on määrätty matkustamaan lauantaina tai sunnuntaina taikka viikko- ja jaksotyössä työvuoroluettelon mukaisena vapaapäivänä siten, että yksinomaan matkustamiseen käytetty aika on vähintään viisi tuntia, maksetaan hänelle matkapäiväkorvausta. Matka-aikaa ei lueta työajaksi. Korvausta ei makseta työajoista tehdyn virka- ja työehtosopimuksen 18 : 3 momentissa tarkoitetulle johtavalle virkamiehelle eikä virkamiehelle, joka itse päättää virkamatkan ajankohdasta ja siihen liittyvistä työ- ja vapaa-ajan järjestelyistä. Korvausta ei myöskään suoriteta, mikäli edellä sanotulta vuorokaudelta kertyy työajaksi luettavaa aikaa tai matkustamista erityisten määräysten perusteella korvataan muulla kuin tässä sopimuksessa sovitulla tavalla. Soveltamisohje: Korvausta voi saada vain edellä mainittuina päivinä, jotka muutoin olisivat olleet virkamiehen vapaapäiviä, määräyksestä tehdyistä virkamatkoista, joilla ei työskennellä ja matkustamiseen käytettyä aikaa kertyy vähintään viisi tuntia. Viikonlopun tai muiden perättäisten vapaapäivien osalta korvauksen voi saada vain kerran. Matkustamisen tarkoitukseen liittyvät pysähdysajat esimerkiksi odotusajat väliasemilla luetaan matka-aikaan. Aikaa, jolloin virkamiehellä on ollut hotelli- tai muu majoitus, ei lueta tässä tarkoitetuksi matka-ajaksi. Edellä 18a :n 1 momentissa tarkoitetut päivät määräytyvät kalenterivuorokausina,

11 11 kuitenkin siten, että sunnuntaina matkan tulee alkaa viimeistään klo 21. Aikaerotilanteissa matka-aika lasketaan todellisen kestonsa mukaan. Vaasan yliopiston tarkennukset (hallintojohtajan päätös 163/102/ ): Matkapäiväkorvauksen maksaminen edellyttää, että - lauantaina tai sunnuntaina tai ns. arkipyhänä tehtävään matkaan on etukäteen saatu esimiehen antama matkamääräys, - em. matkaan on käytetty matka-aikaa vähintään 5 tuntia; sunnuntaina matkan tulee alkaa viimeistään klo 21, - matka-aika päättyy kokous-, koulutus- tms. tilaisuuteen saapumiseen tai majoitus-paikkaan saapumiseen, - matka järjestetään edullisimman tai nopeimman mahdollisen kulkuyhteyden mukaisesti ja - em. vapaapäivänä tehtyä työtä ei seuraavassa olevin tarkennuksin lueta työajaksi. Korvausta maksetaan saman viikonlopun aikana vain yhden kerran. Mikäli lauantaina, sunnuntaina tai ns. arkipyhänä työntekijä osallistuu koulutukseen, kokoukseen tai vastaavaan tilaisuuteen, siihen käytetty aika luetaan hänen työaika-saldoonsa tai kokonaistyöaikaan. Mikäli koulutus-, kokous tms. tilaisuuteen on merkitty ohjelmaan tapahtuma lauantaille, sunnuntaille tai muulle arkipyhälle eikä työntekijä käytä ao. aikaa matkustamiseen, ao. päivältä ei makseta matkapäivä-korvausta, vaikka työntekijä ei ohjelmaan merkittyyn toimintaan osallistuisikaan. Tässä tarkoitettu työaikaan ei lueta luennon tms. valmistelutyötä. Työajaksi luettavan ajan pituus sovitaan etukäteen esimiehen kanssa. Johtaviksi virkamiehiksi Vaasan yliopistossa luetaan rehtori, hallintojohtaja, dekaanit, laitosjohtajat, professorit ja päälliköt, joiden palkkaluokka on vähintään A Ulkomaalaisille maksettavat päivärahat Yliopistossa lyhytaikaisesti kutsutulla vierailulla (esim. tuntiopetus) oleville ulkomaalaisille voidaan maksaa verovapaana enintään kotimaan päivärahaa, ylimenevä osuus on lähdeverolain alaista tuloa. Veronalaiset palkkiot ja päivärahat maksetaan palkanlaskennan kautta.

12 Ulkopuolisten kustantamat virkamatkat Valtiovarainministeriö on antanut ohjeet (10/2001) viraston ulkopuolisten tahojen tarjoamista matkoista. Jos yliopisto on päättänyt vastaanottaa matkaa tai sen rahoitusta koskevan tarjouksen, matkamääräyksen antajan tulee arvioida ja ratkaista, kenen virkatehtäviin matkan tekeminen kuuluu. Matkalle lähtijälle tulee antaa matkamääräys samoin edellytyksin ja perustein kuin virkamatkamääräys yleensä. Matkaan liittyvä maksuliikenne hoidetaan yliopiston kautta. Ulkopuolisen kustantamista virkamatkoista tehdään aina matkakertomus. 12. Virka-auton käyttö virkamatkoihin Yliopiston virka-autot on tarkoitettu virkakäyttöön (virka-ajo). Virkaajoa ovat virkamatkat eli matkat, jotka virkamies tekee virkatehtävien hoitamista varten yliopiston ulkopuolelle. Virka-autoa ei tule käyttää yksityisajoihin. Poikkeuksen tästä muodostaa yliopiston ylin johto (rehtori, vararehtorit ja hallintojohtaja), joilla tehtävien hoidon vaatima tehokas ajankäyttö edellyttää, että heillä tarvittaessa joissakin tilanteissa on mahdollisuus virka-auton käyttöön myös yksityisajoihin. Valtiovarainministeriö on antanut suosituksen (11/2001) virka-autojen käytölle. 13. Vastaväittäjien matkakustannukset Vastaväittäjälle voidaan korvata kohtuulliset matkustuskulut ja päivärahat. 14. Ulkomaantyö Ulkomaantyön ajalta maksettavista korvauksista voi tiedustella hallintopalveluista/henkilöstöpalvelut ja talouspalvelut. Valtiovarainministeriön määräyksessä 1/2004 on valtionhallinnon henkilöstöä koskevia ehtoja ulkomaantyön palvelussuhteelle: