KOTKA - KYMIN SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 7/2014 YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO 1 (16)

Transkriptio

1 YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO 1 (16) Aika: Keskiviikko kello Paikka: Kotkan seurakuntakeskus, kokoushuone 1 Läsnä: Hannu Marttila puheenjohtaja Kaisa Rönkä varapuheenjohtaja Seppo Eerola jäsen Päivi Harsia Onni Hämäläinen Seppo Karjalainen Reino Korhonen Isabelle Pekonen varajäsen Liisa Länsmans jäsen Pirjo Romppanen Jatta Tiihonen sihteeri Läsnäolo- ja puheoikeutetut: Aimo Ilomäki Anna-Tiina Järvinen Jorma Korpela Matti Kontkanen yhteisen kirkkovaltuuston varapuheenjohtaja vt. kirkkoherra hallintojohtaja yhteisten työalojen ja keskusrekisterin johtaja Kutsuttuna: Virpi Hernesaho talouspäällikkö, poistui 114 :n käsittelyn jälkeen klo Poissa: Heikki J. Oksanen yhteisen kirkkovaltuuston puheenjohtaja Jukka Lemmetyinen jäsen (ilm. esteestä) Jukka Lopperi kirkkoherra (ilm. esteestä) Kokouksessa käsiteltävät asiat: 111 Kokouksen avaus 112 Laillisuus ja päätösvaltaisuus ja esityslistan hyväksyminen 113 Pöytäkirjan tarkastajat 114 Talouskatsaus Keräysluvan anominen diakoniarahastolle 116 Osviitta -lehden formaatin muutos 117 Yhteisten työalojen puolivuotisraportit Hallinnon puolivuotisraportit Arvioinnin johtokunta 120 Erityisammattimiehen toimen vakinainen täyttö 121 Vahtimestarin tehtävän vakinaistaminen/sirpa Ståhl 122 Hautausmaakatselmuspöytäkirja 123 Kiinteistöjen katselmukset 124 Tilintarkastusmuistiot Muutokset vuoden 2014 talousarvion investointiosaan 126 Parikan hautausmaan unohdetut hautapaikat 127 Hallintojohtajan päätöspöytäkirjat 128 Yhteisten työalojen ja keskusrekisterin johtajan päätöspöytäkirjat 129 Talouspäällikön päätöspöytäkirja 130 Kiinteistöpalvelupäällikön päätöspöytäkirjat 131 Saapuneet kirjeet 132 Pöytäkirjat/muistiot 133 Diakonia-avustukset Perheasiain neuvottelukeskuksen johtajan irtisanoutuminen

2 YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO 2 (16) 135 Muita asioita 136 Muutoksenhaku ja kokouksen päättäminen 111 Kokouksen avaus Puheenjohtaja avaa kokouksen. Pitämänsä alkuhartauden jälkeen puheenjohtaja avasi kokouksen. 112 Laillisuus ja päätösvaltaisuus ja esityslistan hyväksyminen Ehdotus: Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus. Hyväksytään jäsenille lähetetty esityslista kokouksen työjärjestykseksi. Todettiin kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Hyväksyttiin jäsenille lähetetty esityslista kokouksen työjärjestykseksi siten, että lisättiin: 133 Diakonia-avustukset 2014 ja 134 Perheasiain neuvottelukeskuksen johtajan irtisanoutuminen. 113 Pöytäkirjan tarkastajat Kokouksen tarkastettu pöytäkirja pidetään yleisesti nähtävänä hallintotoimistossa 14 päivän ajan toimiston aukioloaikoina. Ehdotus: Valitaan pöytäkirjan tarkastajiksi Jukka Lemmetyinen ja Liisa Länsmans. Valittiin pöytäkirjan tarkastajiksi Pirjo Romppanen ja Liisa Länsmans. 114 Talouskatsaus 2014 Valmistelija, talouspäällikkö Virpi Hernesaho puh Talouspäällikkö esittelee yhteiselle kirkkoneuvostolle talouskatsauksen ja arvion vuoden 2014 talousarvion toteutumisesta. Merkitään esittely tiedoksi. Merkittiin esittely tiedoksi. 115 Keräysluvan anominen diakoniarahastolle Valmistelija yhteisten työalojen ja keskusrekisterin johtaja Matti Kontkanen Rahankeräyslain muutoksen johdosta lukien myös kunnilla ja seurakunnilla on oikeus anoa rahankeräyslupaa. Kotkan diakoniarahasto on perustettu vuonna 2009 Kotkan kaupungin ja Kotka-Kymin seurakuntayhtymän yhteiseksi pienluottorahastoksi, jonka käyttökustannukset (v ,93 ) jaetaan tasan kaupungin ja seurakuntayhtymän kesken. Rahaston alkupääoma on tullut Kotkan kaupungilta ja Kotka-Kymin seurakuntayhtymältä. Rahastoa on sen perus-

3 YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO 3 (16) tamisen jälkeen kartutettu Kotkan kaupungin, Kotka-Kymin seurakuntayhtymän, Mikkelin hiippakunnan, Kotkan seurakunnan ja yhteisvastuukeräyksen Kotkan seurakuntien omaosuusvaroin n Tilinpäätöksen 2013 mukaan rahaston oma pääoma oli ,22. Luottotappioita oli kirjattu vuoden 2013 loppuun mennessä yhteensä ,79. Kotkan diakoniarahaston toimintasuunnitelmaan vuodelle 2015 on kirjattu pääoman kartuttaminen keräysvaroin. Rahaston odotetaan tuottavan luottotappioita vuosittain. Rahankeräysluvan tavoitteeksi vuodelle 2015 asetetaan Ehdotus, yhteisten työalojen ja keskusrekisterin johtaja: Yhteinen kirkkoneuvosto päättää anoa rahankeräyslupaa Kotkan diakoniarahastolle vuodelle 2015 tavoitteena internetissä ja kirjeitse tapahtuvalla vetoamisella. Yhteinen kirkkoneuvosto päätti anoa rahankeräyslupaa Kotkan diakoniarahastolle vuodelle 2015 tavoitteena internetissä ja kirjeitse tapahtuvalla vetoamisella. 116 Osviitta -lehden formaatin muutos Valmistelija, yhteisten työalojen ja keskusrekisterin johtaja Matti Kontkanen p Seurakuntayhtymän palvelututkimuksessa 2010 kävi ilmi että Osviitta -lehteä luki lähes puolet kyselyyn osallistuneista. Se oli silloin yhtymän kaikkein kattavin viestintä media. Kun yhtymän viestintää on kehitetty, on nähty tarpeelliseksi pitää kiinni omasta seurakuntalehdestä. Osviitta on ilmestynyt tabloid -koossa sanomalehtipaperille painettuna. Kun se tulee ilmaisjakelulehtenä, se myös poistuu lukijan pöydältä helposti muiden ilmaisjakelujen mukana. Aikakauslehtimallisella lehdellä on paremmat edellytykset säilyä lukijan käden ulottuvilla pidempään. Osviitan nykyisen kustantajan Painoyhtymän kanssa on neuvoteltu uuden formaatin eri vaihtoehdoista. Viestinnän toimikunta otti kokouksessaan kantaa ehdotuksiin ja päätyi esittämään leikattua tabloid -kokoa (250 x 320 mm) 60g paperilla ja ISO 75 vaaleudella. Kansi olisi arkkipainettu ja sisäsivut rotaatiopainolla. Painoyhtymän alustavien laskelmien mukaan formaatin muutos tässä muodossa aiheuttaisi euron lisäkustannukset painokertaa kohden. Vuotuiset lisäkustannukset olisivat euroa. Samassa yhteydessä on neuvoteltu Haminan ja Pyhtään seurakuntien kanssa niiden halukkuudesta tulla mukaan rovastikunnalliseksi laajennettavaan Osviitta -lehteen. Haminan seurakunta on päättänyt olla tulematta mukaan Osviitta -lehden jakeluun, ja jatkaa lehtitiedottamista niin kuin tähänkin asti Reimari -lehden väliin liitettävällä seurakuntaliitteellä. Pyhtään seurakunta harkitsee vielä asiaa. Lehden kustantaminen kilpailutetaan tänä syksynä vuosille yhdellä jatkooptiovuodella. Ensi vuoden talousarvioehdotuksessa huomioidaan kilpailutus ja mahdollinen formaatin muutos. Kokoukseen toimitetaan mallikappaleita uudesta formaatista. Ehdotus, yhteisten työalojen ja keskusrekisterin johtaja: Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyy Osviitta-lehden formaattimuutoksen ja antaa yhteisten työalojen ja keskusrekisterin johtajalle luvan kilpailuttaa Osviitan kustantaminen 250 x 320 mm kokoisena.

4 YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO 4 (16) Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyi Osviitta-lehden formaattimuutokset ja antoi yhteisten työalojen ja keskusrekisterin johtajalle luvan kilpailuttaa Osviitan kustantaminen 250 x 320 mm kokoisena. 117 Yhteisten työalojen puolivuotisraportit 2014 Valmistelija, yhteisten työalojen työalavastaavat Yhteisten työalojen työalavastaavat ovat valmistelleet puolivuotisraportit 2014 jotka on käsitelty toimikunnissa. Puolivuotisraportit ovat kokouskutsun liitteenä. Ehdotus, yhteisten työalojen ja keskusrekisterin johtaja: Yhteinen kirkkoneuvosto merkitsee tiedoksi yhtymän erityisnuorisotyön, kansainvälisen työn, oppilaitostyön, perheneuvontakeskuksen, ruotsinkielisen työn, sairaalasielunhoidon, viestinnän ja palvelevan puhelimen puolivuotisraportit Yhteinen kirkkoneuvosto merkitsi tiedoksi yhtymän erityisnuorisotyön, kansainvälisen työn, oppilaitostyön, perheneuvontakeskuksen, ruotsinkielisen työn, sairaalasielunhoidon, viestinnän ja palvelevan puhelimen puolivuotisraportit Hallinnon puolivuotisraportit 2014 Valmistelija, hallintojohtaja Jorma Korpela, puh Kokouskutsun mukana toimitetaan hallinto- ja kiinteistötoimisto, henkilöstöhallinnon puolivuotisraportit ja hallintojohtajan arvion toiminnan painopisteistä. Yhteinen kirkkoneuvosto merkitsee tiedoksi puolivuotisraportit ja päättää mahdollisista linjauksista toiminnan suunnittelussa. Yhteinen kirkkoneuvosto merkitsi tiedoksi hallinto- ja kiinteistötoimiston sekä henkilöstöhallinnon puolivuotisraportit Kirkkoneuvoston jäsenille jaettiin toimikauden toiminnan ja tavoitteiden arviointilomake, palautekeskustelu käydään marraskuun kokouksessa. 119 Arvioinnin johtokunta Valmistelija hallintojohtaja Jorma Korpela, puh Kirkkohallitus on yleiskirjeessään 17/ esitellyt arvioinnin johtokunnan tehtävää ja toimittanut seurakunnille johtokunnan mallisäännön. Yleiskirje toimitetaan kokouskutsun yhteydessä. Yleiskirjeen sisällöstä: Seurakunta tai seurakuntayhtymä voi halutessaan perustaa arvioinnin johtokunnan. Arvioinnin johtokunta soveltuu parhaiten suuriin seurakuntatalouksiin, joissa toiminta on laajaa ja taloudelliset vastuut monitahoisia. Johtokunnan jäseniltä edellytetään keskimääräistä parempaa seurakuntien toiminnan ja talouden tuntemusta. Johtokunta voidaan perustaa tarvittaessa myös pienemmissä seurakuntatalouksissa.

5 YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO 5 (16) Arvioinnin johtokunnalla on kolme tehtävää: 1) arvioida, ovatko seurakunnan/ seurakuntayhtymän ja siihen kuuluvien seurakuntien taloudelliset ja toiminnalliset tavoitteet toteutuneet tarkoituksenmukaisella tavalla, 2) arvioida, toteutuvatko seurakunnan/ seurakuntayhtymän talouden tasapainon edellytykset ja 3) arvioida toiminnasta ja taloudesta annetun raportoinnin toimivuutta. Tavoitteena on antaa erityisesti suurille seurakuntatalouksille väline ja malli toteuttaa toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden arviointia. Arvioinnin johtokunnan avulla kirkkovaltuuston ja yhteisen kirkkovaltuuston ja seurakuntaneuvostojen antamien toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutuminen ja vaikuttavuus tulevat läpinäkyvämmiksi ja tukevat toiminnan ja talouden edelleen kehittämistä. Talousarviossa sekä toiminta- ja taloussuunnitelmassa hyväksytään seurakunnan toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet (KJ 15:1,2). Kirkkovaltuusto tai yhteinen kirkkovaltuusto päättää talousarvion toiminnallisista tavoitteista, määrärahoista, tuloarvioista sekä niiden sitovuustasoista (Taloussääntömalli, 3 ). Talousarviossa hyväksytyt tavoitteet ovat sitovia. Mikäli kirkkovaltuusto tai yhteinen kirkkovaltuusto muuttaa talousarvion määrärahoja ja/tai tuloarvioita kesken varainhoitovuotta, määrärahan ja/tai tuloarvion muutosesityksessä selvitetään myös muutoksen vaikutus toiminnallisiin tavoitteisiin. Vastaavasti toiminnallisia tavoitteita koskevassa muutosesityksessä selvitetään muutoksen vaikutus määrärahoihin ja tuloarvioihin (Taloussääntömalli, 5 ). Yhteinen kirkkoneuvosto päättää antaa tehtäväksi valmistella arvioinnin johtokunnalle johtosääntö, mikäli johtokunnan asettaminen olennaisesti parantaa mahdollisuuksia arvioida toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumista ja tukee toiminnan kehittämistä. Yhteinen kirkkoneuvosto päätti, että arvioinnin johtokuntaa ei aseteta. 120 Erityisammattimiehen toimen vakinainen täyttö Valmistelija, hallintojohtaja Jorma Korpela puh Talousarvio-ohje 2014: Avoimet virat Avoimeksi tulevia virkoja ei täytetä rovastikuntaselvityksen valmistelun aikana. Seurakuntien ja seurakuntayhtymän avoimet virat ja toimet annetaan johtoryhmälle tiedoksi ja huomiotavaksi henkilöstöohjelman valmistelussa. Mikko Tapola on ollut hautaustoimen päällikön hautaustoimen erityisammattimiehen tehtävissä seuraavat jaksot: , , , , , ja Työsuhteen määräaikaisuudelle on ollut erityinen peruste, joka on kirjattu työsopimukseen. Kokouskutsun mukana toimitetaan hautaustoimen päällikön esitys henkilöstöasiain jaostolle ja yhdistelmä hautaustoimen tehtäväjärjestelyistä ja vakansseista.

6 YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO 6 (16) Henkilöstöasiain jaosto esitti yhteiselle kirkkoneuvostolle, että hautaus- ja kiinteistötoimen yhteiseen erityisammattimiehen toimeen valitaan vakinaiseksi työntekijäksi Mikko Tapola. Jaosto hyväksyi hautaus- ja kiinteistötoimen yhteisen erityisammattimiehen tehtävän tehtävänkuvauksen, nimikkeenä on kiinteistö- ja hautaustoimen yhteinen erityisammattimies. Työajan vuotuisesta jakamisesta hautaus- ja kiinteistötoimen kesken päättävät hallintojohtaja, hautaustoimen päällikkö ja kiinteistöpalvelupäällikkö yhdessä. Hautaustoimen haudankaivajan virka on eläkkeelle siirtymisen jälkeen ollut täyttämättä alkaen. 1. Yhteinen kirkkoneuvosto päättää esittää yhteiselle kirkkovaltuustolle lakkautettavaksi haudankaivajan viran (tunnus 22). 2. Yhteinen kirkkoneuvosto päättää valita hautaustoimen määräaikaisena työntekijänä toimineen Mikko Tapolan vakinaisesti täytettävään hautaustoimen ja kiinteistötoimen yhteiseen erityisammattimiehen tehtävään alkaen. Yhteinen kirkkoneuvosto: 1. esittää yhteiselle kirkkovaltuustolle lakkautettavaksi haudankaivajan viran (tunnus 22). 2. valitsi yksimielisesti hautaustoimen määräaikaisena työntekijänä toimineen Mikko Tapolan vakinaisesti täytettävään hautaustoimen ja kiinteistötoimen yhteiseen erityisammattimiehen tehtävään alkaen. 121 Vahtimestarin tehtävän vakinaistaminen/sirpa Ståhl Valmistelija, kiinteistöpalvelupäällikkö Pirkko Itälä puh Kiinteistöpalvelupäällikön esitys: Kotkan seurakuntakeskuksesta on jäänyt eläkkeelle kaksi virkasuhteista siivoojaa; toinen ja toinen Siivoojien virkoja ei ole tarpeen täyttää, vaan ne voidaan lakkauttaa. Talousarvioesitykseen 2015 ei ole sisällytetty siivoojien virkojen palkkamäärärahoja. Sirpa Ståhl on toiminut Kotkan seurakuntakeskuksessa siivoojan sijaisena alkaen. Ståhlin tehtävät muutettiin kiinteistötoimen henkilöstösuunnitelman mukaisesti vahtimestarin tehtäviksi henkilöstöasiain jaostossa /6 päätöksellä, jossa jaosto hyväksyi Sirpa Ståhlin tehtävänkuvauksen ja palkkauksen. Talousarvioesitykseen 2015 on sisällytetty em. vahtimestarin tehtävän palkkavaraus. Sirpa Ståhl on antanut kirjallisen suostumuksen vahtimestarin tehtävään valintaa varten. Esitän Sirpa Ståhlin palkkaamista vakinaiseen vahtimestarin tehtävään henkilöstöasiain jaoston päätöksen mukaisella tehtävänkuvauksella ja palkkauksella. 1. Yhteinen kirkkoneuvosto päättää esittää yhteiselle kirkkovaltuustolle kahden siivoojan viran lakkauttamista (virkojen tunnukset 43 ja 44).

7 YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO 7 (16) 2. Yhteinen kirkkoneuvosto päättää valita siivoojien sijaisena ja määräaikaisena työntekijänä toimineen Sirpa Ståhlin vakinaisesti täytettävään työsuhteiseen vahtimestarin tehtävään alkaen. Yhteinen kirkkoneuvosto: 1. päätti esittää yhteiselle kirkkovaltuustolle kahden siivoojan viran lakkauttamista (virkojen tunnukset 43 ja 44). 2. valitsi yksimielisesti siivoojien sijaisena ja määräaikaisena työntekijänä toimineen Sirpa Ståhlin vakinaisesti täytettävään työsuhteiseen vahtimestarin tehtävään alkaen. 122 Hautausmaakatselmuspöytäkirja Valmistelija, hallintojohtaja Jorma Korpela puh Ohjesääntö/16 /Hautausmaan katselmus Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta suorittaa vähintään kerran vuodessa hautausmaiden ja niillä olevien rakennusten katselmuksen. Katselmuksessa päätetään toimenpiteistä, joihin hautausmaan hoidosta vastaavan viranhaltijan tekemät esitykset sekä tehdyt havainnot antavat aihetta. Katselmuksesta laaditaan pöytäkirja, joka toimitetaan tiedoksi kirkkoneuvostolle. Katselmuksessa kiinnitetään huomiota erityisesti seuraaviin asioihin: 1) onko hautaustoimen ohjesääntöä ja vahvistettua hautausmaan käyttösuunnitelmaa noudatettu 2) onko hautakirjanpito yhtäpitävä hautausmaalla suoritettujen toimenpiteiden kanssa 3) onko yksityisiä hautoja kunnostettu ja hoidettu ohjesäännön mukaisesti ja 4) onko seurakunnan huolehtimien hautojen hoito ollut sopimusten ja annettujen määräysten mukaista Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta on suorittanut katselmuksen Johtokunnan katselmuspöytäkirja toimitetaan kokouskutsun mukana. Yhteinen kirkkoneuvosto käsittelee katselmuspöytäkirjan ja esittää sen edelleen yhteiselle kirkkovaltuustolle tiedoksi. Yhteinen kirkkoneuvosto käsitteli katselmuspöytäkirjan ja esittää sen edelleen yhteiselle kirkkovaltuustolle tiedoksi. 123 Kiinteistöjen katselmukset Valmistelija, kiinteistöpalvelupäällikkö Pirkko Itälä puh Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta , 100 : Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnan tehtävät määritellään Yhteisen kirkkoneuvoston ohjesäännössä 5. luvun 21. Johtokunnan tehtäviksi on mainittu mm.: 5) huolehtia siitä, että seurakuntayhtymän omistamat kiinteistöt ovat niiden käyttötarkoitusta ja käyttöturvallisuutta vastaavassa kunnossa ja suorittaa tässä tarkoituksessa tarpeellisiksi katsomiaan tarkastuksia.

8 YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO 8 (16) 6) huolehtia siitä, että seurakuntayhtymän ja seurakuntien omistamaa ja vuokraamaa kiinteätä ja irtainta omaisuutta käytetään ja hoidetaan huolellisesti ja tarkoituksenmukaisesti. Hyväksyä vastuualueensa irtaimiston poistot ja päättää irtaimen omaisuuden myynnistä. 7) seurata kiinteistöjen käyttöastetta ja käytön tarkoituksenmukaisuutta. Edellä mainituista tehtävistä huolehtimista varten järjestetään ke katselmukset seuraaviin kiinteistöihin: 1. Kotkan kirkko 2. Haltijantien kerhohuone 3. Aittakorven seurakuntatalo 4. Ristiniemen kurssikeskus 5. Höyterin kurssikeskus Tarvittaessa sovitaan muille kiinteistöille toinen katselmuspäivä. 1. Kotkan kirkko - sadevesijärjestelmän rakentaminen on valmistumassa - julkisivujen ja kellotornin korjaustöiden suunnitelmat olemassa; Vahanen Oy - sisäpuolisten korjausten suunnitelmat olemassa; Vahanen Oy - sisäilmaolosuhteiden kartoittaminen alkamassa; KyAMK - kattokruunujen sähköistyksen uusiminen käynnissä 2. Haltijantien kerhohuone - remontti käynnissä - keittiön asennus viikolla 35; taloyhtiö maksaa keittiön uusimisen 3. Aittakorven seurakuntatalo - ikkunapuitteiden kunnostus on tehty - ikkunaelementtien vaihto on kesken - kaukolämpötyö on aloitettu viikolla 34 ja valmistuu mennessä - vaarojen arviointi tehty -> työterveyshoitaja tekee katselmuksen Ristiniemen kurssikeskus 5. Höyterin kurssikeskus - käyttäjien korjausesitysten mukaisia töitä - kalusteiden uusiminen/kunnostus syyskuussa hirsiseinien tilkitsemistä Ehdotus, kiinteistöpalvelupäällikkö: Johtokunta päättää pöytäkirjaan kirjattavista asioista ja havainnoista. Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta päätti seuraavista kirjauksista katselmuksen kohteiden osalta: 1. Kotkan kirkko - tilataan kirkon kosteusvaurioiden selvitystyö KyAMK:n rakennustekniikan osastolta kohteessa esitellyn projektisuunnitelman ja tarjouksen perusteella - päätettiin, että seurakuntayhtymä on mukana KyAMK:n kolmivuotisessa energiaselvityshankkeessa ja että hanketta varten varataan vuosien talousarvioiden asiantuntijapalveluihin määräraha/vuosi; hankkeessa seurakuntayhtymän kiinteistöistä pääkohteena on Ristiniemen kurssikeskus - kirkon syöksytorvien jatkaminen sadevesikaivoihin suunnitellaan ja toteutetaan syksyn 2014 aikana 2. Haltijantien kerhohuone - remontti valmistumassa 3. Aittakorven seurakuntatalo - sisääntuloaulan kalustusta muutetaan yleisilmeen parantamiseksi 4. Ristiniemen kurssikeskus - järjestetään piha-alueiden kunnostustalkoot syksyn 2014 aikana 5. Hovinsaaren toimitila

9 YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO 9 (16) - siistit ja toimivat tilat Yhteinen kirkkoneuvosto : Yhteinen kirkkoneuvosto merkitsee tiedoksi kiinteistökatselmuksen kirjaukset ja esittää ne edelleen yhteiselle kirkkovaltuustolle tiedoksi. Yhteinen kirkkoneuvosto merkitsi tiedoksi kiinteistökatselmuksen kirjaukset ja esittää ne edelleen yhteiselle kirkkovaltuustolle tiedoksi. 124 Tilintarkastusmuistiot 2013 Valmistelijat kiinteistöpalvelupäällikkö Pirkko Itälä puh ja hautaustoimen päällikkö Raimo Heikkinen puh Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta , 101 Yhteinen kirkkoneuvosto (YKN 4/2014, , 64 )on pyytänyt kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnalta selvityksen tilintarkastajien muistioissa ( ) esitetyistä havainnoista. Tarkastushavainnot tilikauden 2013 aikaisista tarkastuksista Toimenpidesuositukset: Suosittelemme, että seurakuntayhtymässä valmistellaan toimintaohjeet asukasvalintojen suorittamisesta. Suosittelemme, että takuuvuokrien perimisestä valmistellaan toimintaohjeet sisältäen määräykset myös takuuvuokrien palauttamisesta. Suosittelemme, että seurakuntayhtymän arvonlisäverollisena vuokratut tilat kartoitetaan ja luetteloidaan. Lisäksi muistiossa on kiinnitetty huomiota sisäisen valvonnan riittävään toteutumiseen ja riittävän varahenkilöjärjestelmän varmistamiseen. Toimintaohjeita ja joitakin periaatteita asukasvalintaprosessista on kirjattu, kun tehtiin päätös vuokravälityspalvelun hankinnasta. Materiaalista on muokattavissa asukasvalintaprosessin ohjeistus. Toimintaohjeista takuuvuokrien perimisestä on määritelty vuokravälityspalvelun hankintapäätöksen yhteydessä. Materiaalia täydentämällä saadaan tarvittava toimintaohjeistus takuuvuokrien perimiseen ja palauttamiseen. Arvonlisäverollisena vuokratut tilat on kartoitettu ja luetteloitu. Kirkon Palvelukeskuksen asiakkaaksi liittyminen vuoden 2015 alusta edellyttää valtuuksien ja käyttöoikeuksien tarkastelua ja määrittämistä. Varahenkilöjärjestelmä tulee varmistettua em. työn yhteydessä vuoden 2014 loppuun mennessä. Tarvittavat ohjeistukset valmistuvat vuoden 2014 loppuun mennessä. Tilintarkastusmuistio Talousarvion toteutumisesta: Investointeihin käytettiin kokonaisuudessaan vain 33,4 % varatuista määrärahoista. Investointikohteiden pitkäjänteiseen suunnitteluun on tarpeen kiinnittää enemmän huomiota, jotta vältytään talousarvioon otettavilta turhilta määrärahoilta.

10 YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO 10 (16) Vuoden 2014 investointiohjelmaan on koottu vain ne hankkeet, joiden toteuttamiseen on tarvittava resurssi olemassa. Kiinteistöselvityksen päivityksessä määritellään investointikohteet PTS Lisäksi siinä arvioidaan vuoden 2017 jälkeen mahdollisesti tulevia hankkeita. Hautainhoitorahastosta: Hautainhoitorahaston ylikatteisuus on heikentynyt voimakkaasti toimintavuoden aikana , joka on lähes 65 %. Edellisenä toimintavuonna ylikatteisuus oli Jos toimintaa jatketaan tähän tapaan, ylikatteisuus muuttuu jo parin vuoden sisällä alikatteisuudeksi. Tässä tilanteessa tulisi selvittää, onko hautainhoidosta perittävät maksut ajan tasalla kustannuksiin verrattuna, onko hautainhoidosta perittävät maksut ajan tasalla kustannuksiin verrattuna, onko hautainhoidon taso liian korkea ja ovatko seurakuntayhtymän perimät kustannusosuudet hautainhoitorahastolta oikeassa suhteessa työvoimakustannuksiin nähden. Seurakuntayhtymä vastaa rahaston varojen riittävyydestä hoitosopimuksen osapuolille. Hautojen hoitoon ei tulisi kuitenkaan käyttää seurakuntayhtymän verorahoitusta. Hautainhoitorahaston ylikatteisuus on vähentynyt viimeisinä vuosina, etenkin vuoden 2013 aikana. Työaikaseurannalla on haettu selvyyttä neljännen ja kahdeksannen pääluokan väliseen työjakaumaan. Vähennykset neljännen pääluokan kausityöntekijöiden palkkamäärärahoissa ovat siirtäneet kulurakennetta liiaksi hautainhoitorahaston puolelle. Tilanne on huomioitu kauden 2014 budjettia laadittaessa, kulurakenteessa on edelleen tarkastamisen paikkoja. Rahaston tavoite ei ole olla ylijäämäinen, mutta alijäämäinenkään se ei voi olla. Yksittäisten sukuhautojen hoitoon ei saa käyttää seurakuntayhtymän verorahoitusta, mutta yhteisöverotuotto on kohdennettavissa hautausmaiden yleisten alueiden hoitoon. Hautainhoidosta perittävät maksut ovat kohdallaan, rahaston ongelmalliset, 20 vuoden mittaiset hoitosopimukset, vähenevät koko ajan. Tulevat vuodet tietävät edelleen työvoimakustannusten leikkausta, jonka vaikutus kohdentuu hautausmaiden yleisten alueiden hoitotasoon. Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta päättää - merkitä kiinteistöpalvelupäällikön ja hautaustoimen päällikön selvityksen tiedoksi ja esittää sen edelleen yhteiselle kirkkoneuvostolle - käsitellä ja hyväksyä toimintaohjeet asukasvalintojen suorittamisesta ja takuuvuokrien perimisestä ja palauttamisesta vuoden 2014 aikana - käsitellä ja hyväksyä seurakuntayhtymän ja hautainhoitorahaston kustannusten jakoon perustuvat laskelmat. Hautainhoidon vuoden 2015 maksuista päätettäessä esitellään johtokunnalle käsittelyn yhteydessä Haminan seurakunnan ja Kouvolan seurakuntayhtymän vastaavat hoitomaksut. Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta päätti - merkitä kiinteistöpalvelupäällikön ja hautaustoimen päällikön selvityksen tiedoksi ja esittää sen edelleen yhteiselle kirkkoneuvostolle - käsitellä ja hyväksyä toimintaohjeet asukasvalintojen suorittamisesta ja takuuvuokrien perimisestä ja palauttamisesta vuoden 2014 aikana - käsitellä ja hyväksyä seurakuntayhtymän ja hautainhoitorahaston kustannusten jakoon perustuvat laskelmat. Hautainhoidon vuoden 2015 maksuista päätettäessä esitellään johtokunnalle käsittelyn yhteydessä Haminan seurakunnan ja Kouvolan seurakuntayhtymän vastaavat hoitomaksut. Yhteinen kirkkoneuvosto : Yhteinen kirkkoneuvosto merkitsee kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnan tilintarkastusmuistiosta annetun selvityksen tiedoksi. Yhteinen kirkkoneuvosto merkitsi kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnan tilintarkastusmuistiosta annetun selvityksen tiedoksi.

11 YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO 11 (16) 125 Muutokset vuoden 2014 talousarvion investointiosaan Valmistelija kiinteistöpalvelupäällikkö Pirkko Itälä puh Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta , 103 : Talousarvioon tehtävät muutokset on esitettävä kirkkovaltuuston hyväksyttäviksi talousarviovuoden aikana. Kirkkojärjestyksen 15. luvun 6 :n mukaan kirkkovaltuusto päättää muutoksista talousarvioon. Muutoksista yhteistaloudessa olevien seurakuntien talousarvioon ei tarvitse hankkia seurakuntaneuvostojen lausuntoja. Esityslistan mukana toimitetaan investointien toteumavertailu Investointimäärärahoihin 2014 tarvitaan lisäyksiä seuraavasti: RAHOITUSLASKELMA-ARVIO Investointiosa Investointimenomäärärahojen lisäykset Runeberginkatu 2 Vuokratilojen korjaustyöt Sähkötöissä ja osassa maalaustöitä jouduttiin käyttämään urakoitsijaa Parikan huoltorakennus Vesikaton uusiminen Määrärahavaraus vuoden 2013 investointiohjelmassa. Suunnittelu tehty 2013, mutta laskutettu Aittakorven seurakuntatalo Vesikaton uusiminen Määrärahavaraus vuoden 2013 investointiohjelmassa. Suunnittelu tehty 2013, mutta laskutettu Kotkan kirkko Sadevesijärjestelmän rakentaminen Museoviraston osallistuminen ja maanvaihto sekä louhintaa arvioitua enemmän Kiireelliset johtokunnan päätöksellä Talousarvioon varattu määräraha on pääosin käytetty Investointimenomäärärahojen lisäykset yhteensä Investointimenomäärärahojen vähennykset Suunnitellut korjaukset eivät toteudu 2014 aikana Kymin kirkko Investointimenomäärärahojen vähennykset yhteensä Ehdotus, kiinteistöpalvelupäällikkö: Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta päättää esittää yhteiselle kirkkoneuvostolle, että se vahvistaa seuraavat muutokset vuoden 2014 talousarvion investointiosaan: Investoinnit Investointimäärärahojen lisäykset Runeberginkatu 2 korjaukset Parikan huoltorakennuksen katto Aittakorven seurakuntatalon vesikatto Kotkan kirkon sadevesijärjestelmä Kiireelliset johtokunnan päätöksellä Investointimäärärahojen lisäykset yhteensä Investointimäärärahojen vähennykset 1304 Kymin kirkon korjaustyöt Investointimäärärahojen vähennykset yhteensä

12 YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO 12 (16) Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta päätti esittää yhteiselle kirkkoneuvostolle, että se vahvistaa seuraavat muutokset vuoden 2014 talousarvion investointiosaan: Investoinnit Investointimäärärahojen lisäykset Runeberginkatu 2 korjaukset Parikan huoltorakennuksen katto Aittakorven seurakuntatalon vesikatto Kotkan kirkon sadevesijärjestelmä Kiireelliset johtokunnan päätöksellä Investointimäärärahojen lisäykset yhteensä Investointimäärärahojen vähennykset Kymin kirkon korjaustyöt Investointimäärärahojen vähennykset yhteensä Yhteinen kirkkoneuvosto : Yhteinen kirkkoneuvosto päättää esittää yhteiselle kirkkovaltuustolle hyväksyttäväksi seuraavat muutokset vuoden 2014 talousarvion investointiosaan: Investoinnit Investointimäärärahojen lisäykset Runeberginkatu 2 korjaukset Parikan huoltorakennuksen katto Aittakorven seurakuntatalon vesikatto Kotkan kirkon sadevesijärjestelmä Kiireelliset johtokunnan päätöksellä Investointimäärärahojen lisäykset yhteensä Investointimäärärahojen vähennykset Kymin kirkon korjaustyöt Investointimäärärahojen vähennykset yhteensä Ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. 126 Parikan hautausmaan unohdetut hautapaikat Valmistelija, Raimo Heikkinen hautaustoimen päällikkö puh Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta , 118 : Syksyllä 2012 laitettiin Parikan hautausmaalla yhteydenottopyyntö 804:lle ainaishautapaikalle, joilla ei ollut havaittavissa merkkejä omaisten muistamisesta. Yhteydenottoja tuli noin 200:n hautapaikan osalta ja samalla päivitettiin hautapaikan haltijatiedot. Syksyllä 2013 laitettiin 610:lle haudalle tiedote, jossa velvoitettiin hautapaikan haltijaa kunnostamaan haudan vuoden määräajassa, tai muutoin oikeus hautapaikkaan julistetaan menetetyksi. Vuoden kuluessa tuli yhteydenottoja 45 omaiselta, jotka sitoutuivat kunnostamaan hautapaikan. Tulevana syksynä niille hautapaikoille, joiden haltijoihin ei ole saatu yhteyttä tullaan laittamaan uusi tiedote, jossa on seuraava teksti: Kotka-Kymin yhteisen kirkkoneuvoston päätöksen mukaan tämä hautapaikka on siirtynyt seurakuntayhtymän hallintaan (Kirkkolaki 17 luku, 5, momentti 3). Samalla ilmoitetaan haudalla olevien muistomerkkien ja hautarakenteiden siirtyneen vastikkeetta seura-

13 YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO 13 (16) kuntayhtymälle, ellei hautaoikeuden haltija ole poistanut niitä kuuden kuukauden kuluessa siitä, kun yhteisen kirkkoneuvoston päätös on saanut lainvoiman (Hautaustoimilaki 14). Muutoksen haku tähän päätökseen osoitetaan yhteiselle kirkkoneuvostolle viimeistään 21 päivän kuluessa ennen klo alla mainitusta päivästä lukien (Kirkkolaki 24: 3 ja 4). Kunnostamattomille haudoille on asiasta laitettu tiedote. Luettelo seurakuntayhtymän haltuun siirtyneistä haudoista on nähtävissä Kymin seurakunnan seurakuntatoimistossa; Karhulantie 33, avoinna arkisin klo ja seurakuntayhtymän keskusrekisterissä; Mariankatu 14, avoinna arkisin klo Asiasta on ilmoitettu Kymen Sanomat lehdessä Lähempiä tietoja saa Parikan hautausmaan toimistosta, puh , (päivystys arkisin klo ) sekä hautaustoimen työnjohtajilta puh ja sekä sähköpostitse keskusrekisteri.kotka-kymi@evl.fi Ehdotus, hautaustoimen päällikkö: Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta käsittelee asian ja lähettää sen edelleen yhteisen kirkkoneuvoston päätettäväksi. Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta hyväksyi ehdotuksen yksimielisesti. Yhteinen kirkkoneuvosto : Luettelo seurakuntayhtymän haltuun siirtyvistä haudoista on nähtävillä kokouksessa ja yhteisen kirkkoneuvoston sihteerillä. Yhteinen kirkkoneuvosto päättää KL 17 luvun 5 :n 3 momentin perusteella julistaa hautaoikeuden menetetyksi luettelossa mainituilla haudoilla. Päätöksestä tiedotetaan KL 24 luvun 11 :n 1 momentissa säädetyllä tavalla. Yhteinen kirkkoneuvosto päätti KL 17 luvun 5 :n 3 momentin perusteella julistaa hautaoikeuden menetetyksi luettelossa mainituilla haudoilla. Päätöksestä tiedotetaan KL 24 luvun 11 :n 1 momentissa säädetyllä tavalla. 127 Hallintojohtajan päätöspöytäkirjat Merkitään tiedoksi hallintojohtajan päätöspöytäkirjat. Päätöspöytäkirjat ovat nähtävänä kokouksessa Tarjous kustannuslaskennasta/mariankatu 14, Ramboll Finland Oy - 26 Vuosisidonnainen palkanosa - 27 Koulutussuunnitelman täydentäminen Ehdotus: Merkitään tiedoksi. Merkittiin tiedoksi. 128 Yhteisten työalojen ja keskusrekisterin johtajan päätöspöytäkirjat Merkitään tiedoksi yhteisten työalojen keskusrekisterin johtajan päätöspöytäkirjat. Päätöspöytäkirjat ovat nähtävänä kokouksessa Osittainen hoitovapaa - 17 Työsuhde perheasiain neuvottelukeskuksessa - 18 Vuosilomat, toimistotyöntekijät

14 YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO 14 (16) - 19 Vuosilomat, yhteiset työalat Ehdotus: Merkitään tiedoksi. Merkittiin tiedoksi. 129 Talouspäällikön päätöspöytäkirja Merkitään tiedoksi talouspäällikön päätöspöytäkirja. Päätöspöytäkirja on nähtävänä kokouksessa. - 6 Taloustoimiston vapaat Ehdotus: Merkitään tiedoksi. Merkittiin tiedoksi. 130 Kiinteistöpalvelupäällikön päätöspöytäkirjat Merkitään tiedoksi kiinteistöpalvelupäällikön päätöspöytäkirjat. Päätöspöytäkirjat ovat nähtävänä kokouksessa Osittainen hoitovapaa - 17 Kurssikeskuksien keittiöapulaisten työsopimukset - 18 Sairauslomat - 19 Määräaikainen työsopimus - 20 Kurssikeskuksien keittiöapulaisten työsopimukset Ehdotus: Merkitään tiedoksi. Merkittiin tiedoksi. 131 Saapuneet kirjeet 1. Kirkkohallituksen yleiskirje 18/ Vieraanvaraisuus edut ja lahjat seurakunnassa 2. Kirkkohallituksen yleiskirje 20/ Vuoden 2015 talousarvion valmistelun perusteita 3. Kirkon työmarkkinalaitoksen yleiskirje A13/ Vuorotteluvapaan ehtoihin muutoksia alkaen - KyrkTak on ilmestynyt - Vuosilomamuistio 2014 Ehdotus: Merkitään tiedoksi. Merkittiin tiedoksi. 132 Pöytäkirjat/muistiot - Langinkosken seurakuntaneuvosto 3/ Langinkosken seurakuntaneuvosto 4/ Kymin seurakuntaneuvosto 4/2014

15 YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO 15 (16) Ehdotus: Merkitään tiedoksi. Merkittiin tiedoksi. 133 Diakonia-avustukset 2014 Valmistelija, hallintojohtaja Jorma Korpela puh Kymin seurakuntaneuvosto : Kymin seurakunnan diakoniatyö anoo lisämäärärahaa diakoniatyön avustuksiin vuodelle Kymin seurakunnan alueella työttömyys on vaihdellut vuoden alusta alkaen 17-19% tietämissä ja Kotkan nuorisotyöttömyys on noussut Kajaanin jälkeen suomen toiseksi suurimmaksi. Tämä on näkynyt selvästi lisääntyvänä asiakasmääränä ja heidän taloudellisen tilanteen selvänä heikkenemisenä. Olemme pyrkineet vastaamaan tähän hätään taloudellisen avun, henkisen- ja hengellisen tuen keinoin sekä lisäämällä yhteistyötä korttelikotien ja Kohti Työtä työttömien yhdistyksen kanssa. Kotkan Kymin seurakuntayhtymän yhteinen valtuusto antoi vaikeiden aikojen varalta diakoniatyölle vararahaston vuonna 2009, jonka suuruus Kymin seurakunnan osalta oli alun alkaen n Menneiden vuosien aikana olemme käyttäneet tätä rahastoa paikkaamaan avustusbudjetin alijäämää, joulun alla mm. vuonna 2013 yli :lla. Tässä rahastossa on jäljellä n Viime vuonna saimme yhteistyökumppaneilta, yhdistyksiltä ja yksityisiltä yli jouluavustuksiin. Kuitenkin näihin varoihin emme voi turvautua tulevana jouluna ja siksi toivommekin, että seurakuntaneuvosto voisi myöntää anomamme summan diakoniatyön avustusmäärärahoihin. Liite 4 Lisämäärärahaanomus, puolivuotisraportti 2014 ja puolivuotisraportin tilastoesitys. EHDOTUS, PUHEENJOHTAJA Ehdotan, että diakoniatyön vararahastosta käytetään 2000 euroa avustuksiin. Muuten jaettavat avustukset tulee mitoittaa budjetin mukaan, vaikka se tarkoittaakin sitä, että avustuksia ei voida jakaa niin paljon kuin tarve olisi. PÄÄTÖS Keskustelun jälkeen seurakuntaneuvosto päätti esittää puheenjohtajan esityksestä poiketen, seurakuntayhtymän yhteiselle kirkkoneuvostolle ja edelleen kirkkovaltuustolle, että Kymin seurakunnan diakoniatyölle anotaan euron lisämäärärahaa diakoniatyön avustuksiin kuluvalle vuodelle Yhteinen kirkkoneuvosto : Yhteinen kirkkovaltuusto päätti kriisirahasto perustaessaan siirtää kriisiapurahastoon 1 euroa/jäsen yhteensä euroa. Tämä puretaan ko. seurakunnan kirkkoherran päätöksellä niin, että rahastosiirrosta kohdentuu Kotkan seurakunnan diakoniatyölle euroa, Kymin seurakunnan diakoniatyölle euroa ja Langinkosken seurakunnan diakoniatyölle euroa. Seurakuntakohtaisista määrärahoista on jäljellä: Kotkan seurakunta 1 350,00 euroa Kymin seurakunta 4 575,00 euroa Langinkosken seurakunta ,00 euroa. Merkitään tiedoksi, että kirkkoherrojen päätöksellä on vuoden 2014 diakonia-avustuksiin käytettävissä olevaa määrärahaa korotettu määrärahasiirroilla kriisirahastosta. Yhteinen kirkkoneuvosto ei tässä vaiheessa tee ehdotusta lisämäärärahasta diakonia-avustuksiin. Merkittiin tiedoksi, että kirkkoherrojen päätöksellä on vuoden 2014 diakonia-avustuksiin käytettävissä olevaa määrärahaa korotettu määrärahasiirroilla kriisirahastosta. Yhteinen kirkkoneuvosto ei tässä vaiheessa tee ehdotusta lisämäärärahasta diakonia-avustuksiin.

16 YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO 16 (16) 134 Perheasiain neuvottelukeskuksen johtajan irtisanoutuminen Valmistelija, yhteisten työalojen ja keskusrekisterin johtaja Matti Kontkanen puh Tultuaan valituksi johtavaksi sairaalapastoriksi Kouvolaan, Etelä-Kymenlaakson perheasiain neuvottelukeskuksen johtaja Mia Kähärä on päivätyllä kirjeellä ilmoittanut irtisanoutuvansa virastaan alkaen. Johtoryhmä on keskustellut irtisanoutumisesta ja ehdottaa että yhteinen kirkkoneuvosto myöntäisi eron ja myöntäisi luvan alkaa valmistella myöhemmin hyväksyttävää viran täyttöpäätöstä. Ehdotus, yhteisten työalojen ja keskusrekisterin johtaja: Yhteinen kirkkoneuvosto päättää myöntää Mia Kähärälle eron perheasiain neuvottelukeskuksen johtajan virasta lukien ja antaa yhteisten työalojen ja keskusrekisterin johtajalle luvan alkaa valmistella viran täyttöpäätöstä. Yhteinen kirkkoneuvosto myönsi Mia Kähärälle eron perheasiain neuvottelukeskuksen johtajan virasta lukien ja antaa yhteisten työalojen ja keskusrekisterin johtajalle luvan alkaa valmistella viran täyttöpäätöstä. 135 Muita asioita Muita asioita ei ollut. 136 Muutoksenhaku ja kokouksen päättäminen Puheenjohtaja antaa oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoituksen, joka liitetään pöytäkirjaan ja päättää kokouksen. Puheenjohtaja antoi oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoituksen, joka liitetään pöytäkirjaan ja päätti kokouksen kello H a n n u M a r t t i l a Hannu Marttila puheenjohtaja J a t t a T i i h o n e n Jatta Tiihonen sihteeri Pöytäkirja todettu kokouksen kulun ja siinä tehtyjen päätösten mukaiseksi. Kotkassa 22. päivänä lokakuuta 2014 P i r j o R o m p p a n e n Pirjo Romppanen L i i s a L ä n s m a n s Liisa Länsmans