HALLITUKSEN KOKOUS SPH V/2019

Transkriptio

1 SPH V/2019 Pöytäkirja HALLITUKSEN KOKOUS SPH V/2019 AIKA Keskiviikko klo PAIKKA Töölönkatu 55, Helsinki Partioasema, Sopu ja Kupoli LÄSNÄ Puheenjohtaja Maria Ruohola Varapuheenjohtaja Lasse Roiha 94 Varapuheenjohtaja Malin Lindholm Jäsenet Mari Sundell Inari Timonen-Nissi Kaisa Johto Jyri-Petteri Paloposki Antti Reinikainen Satu Salo-Jouppila Mirva Matikka Reetta Grönlund Hallituksen sihteeri, hallintopäällikkö Mikko Lehtonen - 99 Partioneuvoston puheenjohtaja Toiminnanjohtaja Pauli Engblom Kaisa Leikola Talousjohtaja Panu Räsänen - 86 Digi- ja muotoiluryhmän puheenjohtaja Heikki Otsolampi - 89 Explo-tapahtuman johtaja Viivi Sydänlammi 85 Jamboree-joukkueenjohtaja Anne Salmela Jamboree-joukkueenjohtaja Juho Keitaanniemi JAKELU Suomen Partiolaisten hallitus ja kansainväliset valtuutetut Projektinjohtajat Suomen Partiolaisten johtoryhmä ja henkilöstö Suomen Partiolaisten partioneuvosto, partiopiirien johtajat ja partiotoimistot Jemma-intranet (Office 365) Suomen Partiolaiset Finlands Scouter ry Töölönkatu 55, Helsinki Puh. (+358 9) info@partio.fi

2 KOKOUKSEN ASIAT 81 KOKOUKSEN AVAAMINEN 82 KOKOUKSEN LAILLISUUDEN JA PÄÄTÖSVALTAISUUDEN TOTEAMINEN 83 KOKOUKSEN TYÖJÄRJESTYKSESTÄ PÄÄTTÄMINEN 84 HALLITUKSEN EDELLISEN PÖYTÄKIRJAN HYVÄKSYMINEN 85 EXPLO-TAPAHTUMAN 2019 PROJEKTISUUNNITELMA JA TALOUSARVIO 86 JÄRJESTÖN TALOUDEN NELJÄNNESVUOSIKATSAUS 87 PARTION DIGI- JA MUOTOILURYHMÄ 88 SATAHANKA-PROJEKTIN PERUSTAMINEN JA SUURLEIRIEN JOHTAJIEN REKRYTOINTI 89 TAPAHTUMAPROJEKTIEN LUOTTAMUSHENKILÖIDEN HYVÄKSYMINEN 90 POHJOIS-AMERIKAN MAAILMANJAMBOREEN TILANNEKATSAUS 91 LENTOPÄÄSTÖJEN KOMPENSOINTI 92 SUOMEN PARTIOLAISTEN TOIMINTASUUNNITELMA SUOMEN PARTIOLAISTEN PROJEKTIOHJE 94 PARTION TURVALLISUUSOHJEET 95 LISÄINVESTOINTIESITYS ADVENTTIKALENTERI.FI -SIVUSTON KEHITTÄMISEKSI 96 LASTEN PÄIVÄN SÄÄTIÖN LAHJOITUKSEN KÄYTTÄMINEN 97 PERIAATEPÄÄTÖS KASVISRUOKAILUSTA 98 SUOMEN PARTIOLAISTEN TULEVAT TAPAHTUMAT 99 SUOMEN PARTIOLAISTEN LUOTTAMUSHENKILÖLISTAN VAHVISTAMINEN 100 HALLITUKSEN SEURAAVAN KOKOUKSEN ASIALISTAN VALMISTELEMINEN 101 TIEDOKSI 102 KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN

3 81 KOKOUKSEN AVAAMINEN Hallituksen puheenjohtaja Maria Ruohola avasi hallituksen kokouksen keskiviikkona klo KOKOUKSEN LAILLISUUDEN JA PÄÄTÖSVALTAISUUDEN TOTEAMINEN Kokous todettiin laillisesti kokoon kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. 83 KOKOUKSEN TYÖJÄRJESTYKSESTÄ PÄÄTTÄMINEN Työvaliokunnan muistio SPH V/2019 ( ) merkittiin tiedoksi. Liite 83 Työvaliokunnan muistio SPH V/2019 Päätettiin kokouksen työjärjestyksestä. 84 HALLITUKSEN EDELLISEN PÖYTÄKIRJAN HYVÄKSYMINEN Hallituksen edellinen kokous SPH IV/2019 järjestettiin Partioasemalla, Helsingissä. Hallituksen pöytäkirja SPH IV/2019 hyväksyttiin. 85 EXPLO-TAPAHTUMAN 2019 PROJEKTISUUNNITELMA JA TALOUSARVIO Suomen Partiolaiset järjestää seuraavan Explo-tapahtuman lokakuussa Hallitus hyväksyi tapahtuman projektisuunnitelman ja talousarvion sekä sen yhteydessä tapahtuman osallistujamaksut. Suomen Partiolaisten talousvaliokunta arvioi talousarvion ja antoi siitä lausuntonsa hallitukselle. Tapahtumajohtaja Viivi Sydänlammi esitteli projektisuunnitelman ja talousarvion. Explo-tapahtuman 2019 projektisuunnitelma ja talousarvio hyväksyttiin. Liite 85 1 Explo-projektisuunnitelma Liite 85 2 Explo-talousarvio Liite 85 3 Explo-esittely Explo-tapahtuman osallistumismaksut vahvistettiin. Samoajien osallistumismaksuksi päätettiin 57 euroa. Luotsien ja tekijöiden osallistumismaksuksi päätettiin 25 euroa. Explo-tapahtuman staabi vahvistettiin. Viivi Sydänlammi, tapahtumajohtaja Sofia Engblom, tapahtumajohtaja Silja Räikkönen, turvallisuuspäällikkö Saara Miiluniemi, majoituspäällikkö Siiri Asumalahti, ohjelmapäällikkö Niko Lehti, ohjelmapäällikkö Josefiina Lilja, viestintäpäällikkö Essi Liimatainen, viestintäpäällikkö Viivi Larri, fasiliteettipäällikkö Emma Lehtonen, fasiliteettipäällikkö

4 86 JÄRJESTÖN TALOUDEN NELJÄNNESVUOSIKATSAUS Hallitus sai talousjohtaja Panu Räsäsen järjestötalouden neljännesvuosikatsauksen 1-3/2019. Järjestön talouskatsaus 1-3/2019 merkittiin tiedoksi. 87 PARTION DIGI- JA MUOTOILURYHMÄ Liite 86 Suomen Partiolaisten talouskatsaus 1-3/2019 Partion digi- ja muotoiluryhmän tehtävänkuva on muuttunut ryhmän perustamisen jälkeen. Työskentely vastaa taloutta enemmän järjestön johdon tehtävä- ja vastuualuetta. Sen vuoksi hallitus päätti, että digi- ja muotoiluryhmä siirretään järjestön puheenjohtajien alaisuuteen ja että ryhmä raportoi jatkossa varapuheenjohtaja Lasse Roihalle. Digi- ja muotoiluryhmän puheenjohtaja Heikki Otsolampi esitteli ryhmän työskentelyä. Partion digi- ja muotoiluryhmä siirrettiin talouden toiminnanalalta järjestön johdon tehtävä- ja vastuualueeseen. Käyty keskustelu merkittiin tiedoksi. 88 SATAHANKA-PROJEKTIN PERUSTAMINEN JA SUURLEIRIEN JOHTAJIEN REKRY- TOINTI Partioneuvosto kertoi kevätkokouksessaan oman tahtotilansa suurleirien alustaviksi tavoitteiksi. Partion kevätpäivien työpajassa keskusteltiin myös aiheesta, jolloin myös meripartioryhmä osallistui keskusteluun. Järjestön sosiaalista mediaa, kuten HC-partiolaiset-ryhmää ja Instagramia on hyödynnetty keskustelussa. Hallitus avasi suurleirien johtajien rekrytoinnin. Finnjamboreella käytetään ulkoista arviointitoimistoa, mikä aiheuttanee kustannuksia. Tavoitteena on kuitenkin saada työ pro bono -periaatteella. Hallituksen tavoitteena on nimetä leirinjohtajat ylimääräisessä kokouksessaan ennen kesätaukoa. Partioneuvoston syyskokous 2019 hyväksyy Satahangan tavoitteet ja partioneuvoston kevätkokous 2020 Finnjamboreen tavoitteet. Hallitus perustaa leirien ohjausryhmät kuluvan syksyn aikana. Perustettiin Satahanka XIV -projekti. Merkittiin tiedoksi, että jäsenkokouksen viime marraskuussa hyväksymä Finnjamboree projekti on edennyt leirinjohtajien rekrytointivaiheeseen. Merkittiin tiedoksi tahtotila, jonka partioneuvoston kevätkokous antoi suurleireille ja niiden suunnittelulle. Liite 88 1 Suurleirien ja niiden suunnittelun tahtotila Suurleirien johtajien rekrytointi aloitettiin. Satahangalle 2021 rekrytoidaan tasavertainen johtajapari, jonka työnjaon hallitus hyväksyy myöhemmin. Satahanka-rekrytointitiimiin kuuluvat:

5 Lasse Roiha, puheenjohtaja Kaisa Johto Anni Silvola Mikael de Meulder Finnjamboreelle 2022 rekrytoidaan tasavertainen johtajapari tai johtokolmikko, jonka työnjaon hallitus hyväksyy myöhemmin. Finnjamboree-rekrytointitiimiin kuuluvat: Lasse Roiha, puheenjohtaja Maria Ruohola Heikki Otsolampi Yksin ja yhdessä pareina tai kolmikkona hakevat hakijat ovat samanarvoisessa asemassa rekrytoinnissa. Liite 88 2 Suurleirien leirinjohtajien rekrytointi 89 TAPAHTUMAPROJEKTIEN LUOTTAMUSHENKILÖIDEN HYVÄKSYMINEN Suomen Partiolaisten tapa vahvistaa uudet luottamushenkilöt ei ole tarkoituksenmukainen projekteille, joiden organisaatio kasvaa ja muuttuu nopeasti hallituksen kokousten välillä. Uudet luottamushenkilöt on hyväksyttävä dokumentoidusti ja oikea-aikaisesti esimerkiksi digitaalisten ratkaisujen käyttöoikeuksien vuoksi. Hallitus pöytäsi asian viime kokouksessaan ja jatkoi asian käsittelyä Lasse Roihan esittelyn perusteella. Päätettiin, että vapaaehtoistuen valiokunta selvittää yhdessä partion digi- ja muotoiluryhmän kanssa nykyistä ketterämpiä tapoja, joilla hallitus vahvistaa uudet luottamushenkilöt. Vapaaehtoistuen valiokunta antaa hallitukselle selvityksen syyskuuhun mennessä. Päätettiin, että jo käynnissä olevien projektien (Explo, Johtajatulet ja Euroopan jamboree) kohdalla asia päätetään kesäkuussa vastuullisen toiminnanalan esityksestä. Hallitus vahvistaa luottamushenkilöt mestaritasoon asti. 90 POHJOIS-AMERIKAN MAAILMANJAMBOREEN TILANNEKATSAUS Suomen joukkueenjohtajat Anne Salmela ja Juho Keitaanniemi esittelivät projektin tilannekatsauksen hallitukselle. Katsauksessa käsiteltiin erityisesti tilannetta suhteessa Suomen joukkueen tavoitteisiin. Hallitus sai tiedoksi myös budjetti- ja turvallisuussuunnittelukatsauksen. Hallitus hyväksyy turvallisuussuunnitelman kesäkuussa. Tilannekatsaus ja siitä käyty keskustelu merkittiin tiedoksi. 91 LENTOPÄÄSTÖJEN KOMPENSOINTI Liite 90 Alustava turvallisuussuunnitelma Suomen Partiolaisten kansainvälisten matkojen lentopäästöjen kompensointi on noussut puheenaiheeksi tehtävässä kestävän kehityksen hallitusohjelmaprojektia. Lentopäästöjen kompensointi koskisi kaikkia Suomen Partiolaisten kansainvälisiä matkoja eli virallisia leirimatkoja, euroseminaareja ja konferensseja sekä muita mahdollisia kansainvälisiä tapahtumia. On otettava huomioon myös maansisäiset lennot.

6 Hallitus kävi lentopäästöjen kompensoinnista lähetekeskustelun Reetta Grönlundin esittelyn perusteella. Hallitus päättää asiasta erikseen, koska lentopäästöjen kompensoinnilla on budjettivaikutus. Käyty keskustelu merkittiin tiedoksi. Liite 91 Lentopäästöjen kompensoinnin budjettivaikutus 92 SUOMEN PARTIOLAISTEN TOIMINTASUUNNITELMA 2020 Suomen Partiolaiset on aloittanut ensi vuoden talouden ja toiminnan suunnittelemisen helmikuussa. Toimintasuunnitelmaa ovat valmistelleet sekä valiokunnat, hallitus että henkilöstö. Hallitus käsitteli toimintasuunnitelmaluonnoksen Malin Lindholmin esittelyn perusteella. Luonnokset lähetetään hallituksen kokouksen jälkeen varsinaisille jäsenille. Niiden palaute pyydetään mennessä jaettuun dokumenttiin Jemmassa. Tarkoituksena on, että varsinaiset jäsenet käyttävät luonnoksia omassa toimintasuunnitelmatyössään. Hallitus vastaa toimintasuunnitelmapalautteeseen viimeistään syyskuun kokouksessaan. Keskustelu sekä toimintasuunnitelmaluonnos ja sen liiteluonnokset merkittiin tiedoksi. Liite 92 1 Järjestön toimintasuunnitelmaluonnos 2020 Liite 92 2 Toimenpidetaulukkoluonnos 2020 Liite 92 3 Tapahtumakalenteriluonnos 2020 Toimintasuunnitelma- ja liiteluonnokset lähetetään varsinaisille jäsenille kommentoitavaksi SUOMEN PARTIOLAISTEN PROJEKTIOHJE Hallitus valitsi loppuvuonna 2018 työryhmän tekemään järjestölle projektiohjeen. Työryhmä on saanut valmiiksi projektiohjeen, jonka Jyri- Petteri Paloposki esitteli. Työryhmä toivoo, että ohjeeseen voidaan liittää loppusyksyyn mennessä Johtajatulet-tapahtuman talousarvio budjettirunkoesimerkiksi ilman erillistä päätöstä. Suomen Partiolaisten projektiohje hyväksyttiin. Liite 93 Suomen Partiolaisten projektiohje Päätettiin, että projektiohjeen liitteeksi merkitään ilman erillistä päätöstä Johtajatulet-tapahtuman 2019 talousarvio budjettirunkoesimerkiksi. 94 PARTION TURVALLISUUSOHJEET Partion turvallisuusohjeet on päivitetty vuosien aikana. Turvallisuusverkoston päivittämät ohjeet vastaavat voimassa olevia turvallisuusmääräyksiä. Antti Reinikaisen esittelemien turvallisuusohjeiden tehtävä on edistää turvallista toimintaa partiossa. Partion päivitetyt turvallisuusohjeet hyväksyttiin. Liite 94 Partion turvallisuusohjeet

7 95 LISÄINVESTOINTIESITYS ADVENTTIKALENTERI.FI -SIVUSTON KEHITTÄMISEKSI Partion adventtikalenteri.fi -sivusto täytyy uudistaa teknisesti kesän aikana, jotta adventtikalenterimyynti toimii verkossa ja myyntiä voidaan kehittää. Tekniseen uudistukseen ei oltu varauduttu viime syksynä talousarviota ja toimintasuunnitelmaa tehtäessä. Toiminnanalan budjetista voidaan kohdistaa euroa uudistukseen, jolloin lisäinvestointitarve on euroa vaatimusmäärittelyn ja tarjousten perusteella. Jyri-Petteri Paloposki esitteli lisäinvestoinnin perusteet. Myönnettiin euron lisäinvestointi adventtikalenteri.fi-sivuston ja verkkokaupan kehittämiseksi. Liite 95 Lisäinvestointiesityksen perusteet 96 LASTEN PÄIVÄN SÄÄTIÖN LAHJOITUKSEN KÄYTTÄMINEN Tasa-arvon nuotiolla -varustepaketteja haki 750 partiolaista. Jo saaduilla lahjoituksilla pystytään tukemaan vain osaa varustepaketteja hakeneista partiolaisista. Suomen Partiolaiset on saanut aiemmin Lasten Päivän Säätiöltä lahjoituksen, joka on tarkoitettu jäsenten sosiaaliseen tukemiseen. Päätettiin myöntää Lasten Päivän Säätiön lahjoituksesta euroa varustepakettien hankintaa varten, jotta varustepaketteja voidaan myöntää yhä useammalle partiolaiselle. 97 PERIAATEPÄÄTÖS KASVISRUOKAILUSTA Vuoden alussa käynnistyneen hallitusohjelmaprojektin Kestävä kehitys partiossa tarkoituksena on tuoda kestävän kehityksen tavoitteet eli Agenda2030 partiotoiminnan arkeen niin paikallisesti, alueellisesti kuin valtakunnallisestikin. Ympäristönäkökulman lisäksi partiolaisille tärkeitä tavoitteita ovat esimerkiksi eriarvoisuuden vähentäminen sekä rauhan edistäminen. Hallitus teki periaatepäätöksen kasvisruokailusta ja haastaa jokaisen pohtimaan omia valintojaan arjessa. Tehtiin periaatepäätös, että jatkossa sekä hallituksen että partioneuvoston kokouksissa tarjoillaan ensisijaisesti kasvisruokaa. Lasse Roiha jätti päätöksestä eriävän mielipiteen. 98 SUOMEN PARTIOLAISTEN TULEVAT TAPAHTUMAT Jyri-Petteri Paloposki jätti päätöksestä eriävän mielipiteen seuraavin perusteluin. Tällainen kategorinen linjaus on hallituksen kirjattuna päätöksenä tarpeettoman jyrkkä ja ehdoton. Partiolaisina meidän tulee pohtia omia valintojamme arjessa, mutta päätös antaa liian jyrkän viestin siitä, että vain kasvisruoka olisi hyväksyttävä vaihtoehto. Sekä kasvis- että lihapohjaisten ruokien hiilijalanjälkeen vaikuttavat sekä raaka-aineiden alkuperä että kuljetus- ja tuotantotapa. Sekaruokavalio on myös partiolaiselle hyväksyttävä vaihtoehto ja valinta. Siitä on mahdollista saada ilmaston kannalta kestävää. Partioaseman kevätjuhlat Kohtaus

8 Tulevat tapahtumat merkittiin tiedoksi. 99 SUOMEN PARTIOLAISTEN LUOTTAMUSHENKILÖLISTAN VAHVISTAMINEN Suomen Partiolaisten luottamushenkilöt, valiokuntien jäsenet ja valiokuntien alaisten ryhmien jäsenet vahvistettiin Kuksan pestiraportin mukaisesti. 100 HALLITUKSEN SEURAAVAN KOKOUKSEN ASIALISTAN VALMISTELEMINEN Hallituksen seuraava kokous järjestetään keskiviikkona Hallituksen ylimääräinen järjestetään tarvittaessa toukokuussa. Hallituksen puheenjohtaja Maria Ruohola esitteli seuraavan kokouksen alustavan asialistan. Suurleirien johtajien valinta Tapahtumaprojektien luottamushenkilöiden hyväksyminen Digitaalisen partio-ohjelmasovelluksen lisäinvestointi Maailman jamboreen turvallisuussuunnitelma Euroopan jamboreen tilannekatsaus Partion asiantuntijuuden teemat (nuoret tekijöinä, metsä ja harrastaminen) Valtakunnallinen nuorisotyön ja -politiikan ohjelma Markkinoinnin automaation toimenpiteet Seuraavan hallituksen kokouksen alustava asialista merkittiin tiedoksi. 101 TIEDOKSI Toiminnanalojen ja projektien kuulumiset merkittiin tiedoksi ja ne julkaistiin Jemma-intranetissä. Liite 101 Toiminnanalojen ja projektien kuulumiset Muut asiat merkittiin tiedoksi. 102 KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN Hallituksen puheenjohtaja Maria Ruohola päätti hallituksen kokouksen klo