TOIMINTA JA HALLINTO 2008:1. Oikeusministeriön sähköisen asioinnin arkkitehtuuri

Transkriptio

1 TOIMINTA JA HALLINTO 2008:1 Oikeusministeriön sähköisen asioinnin arkkitehtuuri

2 OIKEUSMINISTERIÖN TOIMINTA JA HALLINTO 2008:1 Oikeusministeriön sähköisen asioinnin arkkitehtuuri OIKEUSMINISTERIÖ HELSINKI 2008

3 ISSN ISBN (nid.) ISBN (PDF) Oikeusministeriö Helsinki

4 KUVAILULEHTI O I K E U S M I N I S T E R I Ö Tekijät (toimielimestä: toimielimen nimi, puheenjohtaja, sihteeri) Martti Karjalainen Tapani Kilpelä Juhani Paavilainen Julkaisun päivämäärä Julkaisun laji Selvitys Toimeksiantaja Oikeusministeriö Toimielimen asettamispäivä Julkaisun nimi Oikeusministeriön sähköisen asioinnin arkkitehtuuri Julkaisun osat Tiivistelmä Julkaisussa esitetään oikeusministeriön ja hallinnonalan sähköisen asioinnin arkkitehtuuri. Sähköisellä asioinnilla tarkoitetaan julkisen hallinnon palvelujen käyttämistä tieto- ja viestintätekniikan avulla. Sähköisen asioinnin asiakkaita voivat olla kansalaiset, yritykset tai yhteisöt sekä viranomaiset. Arkkitehtuurissa käytetään laajasti hyväksi valtionhallinnossa tehtyjä sähköisen asioinnin selvityksiä ja suunnitelmia. Julkaisuun on otettu keskeiset kohdat seuraavista merkittävistä 2000-luvun selvityksistä: - Valtion tietotekniikan rajapintasuositukset (2001) - Julkisen hallinnon sähköisen asioinnin strategia (2005) - Sähköisen hallinnon viitearkkitehtuuri ja XML-tekniikat ( ) - Julkisen hallinnon sähköisen asioinnin alustan esitutkimus (2007) Arkkitehtuuri noudattaa mallia, jossa sovellukset nähdään monikerroksisena rakenteena. Arkkitehtuurin osiin sisältyvät toiminnot ovat palveluita, jotka ovat arkkitehtuurin toisten elementtien ja viime kädessä käyttäjien hyödynnettävissä hyvin määriteltyjen palveluliitäntöjen kautta. Palvelurajapinnat rakennetaan palveluarkkitehtuurin (SOA) mukaisesti, ja rajapinnoissa käytetään XML-tekniikoita. Arkkitehtuurin sovellusalusta perustuu J2EE-tekniikkaan. Portaaliohjelmisto ja sähköiset asiointijärjestelmät toimivat sovellusalustan päällä. Asiointijärjestelmien kautta toteutetaan asiakkaille tarkoitetut asiointipalvelut. Asiointijärjestelmät käyttävät hyväkseen perusjärjestelmien palveluita, arkkitehtuuriin kuuluvia yleisiä tukipalveluita ja myös sidosryhmien perusjärjestelmien tarjoamia palveluita. Arkkitehtuuri perustuu standardeihin rajapintatekniikoihin, jotka voidaan toteuttaa sekä kaupallisilla suljetun lähdekoodin ohjelmistoilla että avoimen lähdekoodin järjestelmillä. Arkkitehtuurissa käytetään hyväksi integraatioalustaa, joka tarjoaa liittymät oikeusministeriön perusjärjestelmiin, ulkoisten sidosryhmien järjestelmiin sekä ulkoisiin tukipalveluihin. Avainsanat: (asiasanat) Sähköinen asiointi, verkkopalvelut Muut tiedot (Oskari- ja HARE-numero, muu viitenumero) OM 1/041/2008 Sarjan nimi ja numero Oikeusministeriön toiminta ja hallinto 2008:1 Kokonaissivumäärä 75 Jakaja Oikeusministeriö Kieli suomi ISSN Hinta Kustantaja Oikeusministeriö ISBN (nid.) (PDF) Luottamuksellisuus julkinen

5 Sisällysluettelo 1. LÄHTÖKOHDAT TAUSTA Tietotekninen toimintaympäristö Sähköisen asioinnin näkymiä TAVOITTEET LAKI SÄHKÖISESTÄ ASIOINNISTA VIRANOMAISTOIMINNASSA VALTION TIETOTEKNIIKAN RAJAPINTASUOSITUKSET (2001) Sähköisen asioinnin tavoitearkkitehtuuri Rajapintasuositukset Tukipalvelut Monikanavatuki Sähköisen asioinnin palvelutyypit JULKISEN HALLINNON SÄHKÖISEN ASIOINNIN STRATEGIA (2005) Sähköisen asioinnin kansallinen arkkitehtuuri SÄHKÖISEN HALLINNON VIITEARKKITEHTUURI (2005) Sähköisen hallinnon kehitystasot Asiointiprosessi Kerrosarkkitehtuuri Viitearkkitehtuurin toteutustekniikka JULKISEN HALLINNON SÄHKÖISEN ASIOINNIN ALUSTA (2007) Nykytilanteen arviointia Sähköisen asioinnin palvelujen rakenne Sähköisen asioinnin pelkistetty arkkitehtuuri YHTEENVETO ARKKITEHTUURISTA Sähköisen asioinnin tulevat laite-ja ohjelmistoalustat...40 LIITE 1. Oikeusministeriön integraatioarkkitehtuuri...41 LIITE 2. Käyttäjien tunnistaminen ja valtuuttaminen...46 LIITE 3. Sähköisen asioinnin loki...58 LIITE 4. WS-palvelutekniikka...63 SANASTO...66

6 LÄHTÖKOHDAT Tässä julkaisussa esitetään oikeusministeriön ja hallinnonalan sähköisen asioinnin arkkitehtuuri. Sähköisellä asioinnilla tarkoitetaan julkisen hallinnon palvelujen käyttämistä tieto- ja viestintätekniikan avulla. Sähköisen asioinnin asiakkaita voivat olla kansalaiset, yritykset tai yhteisöt sekä viranomaiset. Sähköisen asioinnin arkkitehtuurin lähtökohdat määrittää ensinnäkin vuonna 2002 julkaistu oikeusministeriön oikeuspolitiikan strategia ja kehitysnäkymät vuosille ja sen pohjalta julkaistut eri strategia-alueiden toimintaohjelmat. Yhtenä toimintaohjelmien kehittämislinjauksena on sähköisten palvelujen ja viranomaisten välisen yhteistyön edistäminen. Oikeusministeriön tietohallintostrategia ( ) määrittelee tietohallinnolle omat tavoitteet, tehtävät ja kehittämiskohteet oikeuspolitiikan strategian antamista lähtökohdista. Sähköinen asiointi on yksi strategian mukaisista tietohallinnon kehittämishankkeista, ja siihen sisältyy sekä arkkitehtuurien kehittäminen että sähköisen asioinnin edellytysten luominen. Arkkitehtuuri tukee tietohallinnon kokonaisvaltaista hallittavuutta ja kykyä vastata suunnitelmallisesti toiminnallisiin muutoksiin. Sähköisen asioinnin ja viranomaisyhteistyön sektorikohtaisiin kehittämishankkeisiin kuuluu tietohallintostrategiassa summaaristen asioiden sähköinen asiointi, ulosoton ja oikeusavun sähköinen asiointi sekä poliisin ja oikeuslaitoksen POOL-yhteistyöhanke. Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (13/2003) asettaa lainsäädännön kautta ne keskeiset puitteet, jotka määräävät toisaalta sähköisen asioinnin lähtökohtia ja asettavat toisaalta reunaehtoja sähköisen asioinnin järjestelmille. Sähköisen asioinnin arkkitehtuuriin vaikuttavat myös valtion IT-toiminnan johtamisyksikön ValtIT:n linjaukset ja hankkeet sekä valtion tietohallintostrategian mukaiset yhteiset kehittämishankkeet. Asiakaslähtöisten sähköisten palvelujen kehittäminen sisältyy valtion tietohallintostrategian kehittämisohjelmaan, ja sen kärkihankkeisiin kuuluu sähköisten palvelujen alustan sekä kansalaisten ja yritysten tunnistamisen palvelujen kehittäminen. Oikeusministeriön tietohallintostrategia ja myös sähköisen asioinnin arkkitehtuuri on suhteutettu valtion strategisiin linjauksiin, kehittämisohjelmaan ja kärkihankkeisiin. Oikeusministeriön lähtökohtana on ValtIT:n toimesta syntyvien yhteisten palvelujen ja linjausten käyttöönotto ja sovittaminen oikeusministeriön omien hankkeiden aikatauluihin. Sähköisen asioinnin arkkitehtuurin kuvauksen sisäinen rakenne on seuraava: Luvussa 2 esitetään määrittelyn taustaksi oikeusministeriön ja hallinnonalan tietotekninen toimintaympäristö ja kuvataan lähiajan näkymiä sähköisen asioinnin näkökulmasta. Sähköisen asioinnin arkkitehtuurille asetettuja tavoitteita kuvataan luvussa 3. Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (13/2003) määrittelee asian sähköisen vireillepanon, käsittelyn ja päätöksen tiedoksiannon menettelyt. Luvussa 4 on esitetty kooste lain keskeisistä kohdista. Oikeusministeriössä vuonna 2004 käynnistyneessä verkkopalvelusivustojen uusimisessa tehtiin arkkitehtuuri- ja alustaratkaisut portaalitekniikan hyödyntämiseksi verkkopalveluissa ja järjestelmien integraatiossa. Ratkaisujen taustalla olivat vuonna 2001 valmistuneet valtion tietotekniikan rajapintasuositukset ja niiden yhteydessä kuvattu sähköisen asioinnin tavoitearkkitehtuuri, joiden keskeinen sisältö kuvataan luvussa 5.

7 - 2 - Julkisen hallinnon vuonna 2005 valmistuneen sähköisen asioinnin strategian merkitys arkkitehtuurille kuvataan luvussa 6. Julkisen hallinnon sähköisen asioinnin strategian laatimisen kanssa samaan aikaan laaditun sähköisen hallinnon viitearkkitehtuurin, siinä kuvatun kerrosarkkitehtuurin sekä XML-tekniikoiden tarkastelun merkitys arkkitehtuurille kuvataan luvussa 7. Valtion IT-toiminnan johtamisyksikön ValtIT:n kärkihankkeisiin kuuluvan julkisen hallinnon sähköisen asioinnin alustan vuonna 2007 valmistuneen esitutkimuksen tulosten merkitys arkkitehtuurille kuvataan luvussa 8. Yhteenveto oikeusministeriön sähköisen asioinnin arkkitehtuurista ja sen rakenteesta esitetään luvussa 9. Liitteessä 1 esitetään sähköisen asioinnin arkkitehtuuriin liittyvän oikeusministeriön integraatioarkkitehtuurin keskeiset osat. Sähköisen asioinnin tukipalveluihin kuuluvan käyttäjien tunnistaminen ja käyttövaltuuksien hallinnan palveluja on kuvattu erikseen liitteessä 2. Edelleen sähköisen asioinnin tukipalveluihin kuuluvaa lokimenettelyjä on tarkasteltu liitteessä 3. Liitteeseen 4 on koottu yhteenveto sähköisen asioinnin ja palveluarkkitehtuurin toteutukseen liittyvästä WS-palvelutekniikasta. Oikeusministeriön sähköisen asioinnin arkkitehtuuri on laadittu työryhmässä, jossa ovat olleet ministeriön tietohallintoyksiköstä Martti Karjalainen ja oikeushallinnon tietotekniikkakeskuksesta Tapani Kilpelä ja Juhani Paavilainen.

8 TAUSTA 2.1. Tietotekninen toimintaympäristö Oikeusministeriön ja sen hallinnonalan tietotekniset palvelut kattavat noin seitsemänkymmentä (70) operatiivista järjestelmää, joilla on noin käyttäjää yli 300 eri toimipisteessä Suomessa. Järjestelmiä käytetään monipalvelutietoliikenneverkkoon yhdistetyistä lähiverkoista ja niissä olevista Windows XP -työasemista. Työasemia on noin kpl. Tietojärjestelmien sisäiset arkkitehtuurit vaihtelevat suuresti. Vanhimmat järjestelmät perustuvat 1980-luvun IBM-keskuskoneratkaisuihin. Uudemmat järjestelmät ovat monitasoarkkitehtuuriin perustuvia työasema/palvelin-tyyppisiä järjestelmiä tai J2EE-arkkitehtuuriin perustuvia selainpohjaisia järjestelmiä. Käytössä on myös runsaasti IBM:n Notes/Domino-tekniikkaan perustuvia järjestelmiä. Sovellusten käyttöjärjestelmäalustoina ovat Unix, Linux ja MS Windows sekä keskuskonejärjestelmissä zos. Sovellusten tietokannat perustuvat SQL-tekniikkaan (DB2), mutta keskuskoneympäristössä on käytössä myös IDMS-verkkotietokantaratkaisuja. Lähestulkoon kaikista järjestelmistä on tuotanto-, kehitys- ja testausympäristöt. Tietohallinnon menot vuonna 2006 olivat yhteensä 33 M, josta 18 M käytettiin palvelujen ostoon. Päätoimista tietotekniikkahenkilöstöä oli vuonna 2006 yhteensä Sähköisen asioinnin näkymiä Oikeusministeriössä on valmisteilla useita sähköisen asioinnin hankkeita, joiden tarkoituksena on avata kansalaisille ja viranomaisille vuorovaikutteinen sähköinen asiointiyhteys oikeushallinnon palveluihin. Uudet palvelut tarjoavat sähköisen asiointimahdollisuuden yksittäisen asian vireillepanoa ja käsittelyvaiheen tai ratkaisun/todistuksen kyselyä tai saantia varten tarvittavine oheispalveluineen (mm. tunnistus, käyttäjähallinta ja maksaminen). Massamuotoinen, tiedostosiirtoihin perustuva asiointi on ollut käytössä jo 1980-luvulta alkaen. Uusien asiointipalvelujen tarkoituksena on asiakaspalvelun parantamisen ohella myös palvelujen tuottamisen kustannustehokkuuden lisääminen, kun käynti- ja paperipohjainen käsittely oikeushallinnon yksiköissä vähenee. Erityisesti vuosiin liittyviä ajankohtaisia sähköisen asioinnin hankkeita ovat mm. seuraavat: Oikeusavun sähköisen asioinnin ja asianhallintajärjestelmän määrittely valmistuu vuoden 2008 alkupuolella. Oikeusaputoimistojen palvelujen lisäksi uudistuksella on liittymiä käräjäoikeuksien ja oikeushallinnon palvelukeskuksen (OPK) järjestelmiin. Summaaristen asioiden (riidattomat velkomisasiat) käsittelyn kehittämistä käräjäoikeuksissa valmistellaan. Sähköisen asiointiliittymän suunnittelu kaikkine toiminnallisine vaikutuksineen aloitetaan ja hankkeistetaan vuoden 2008 alussa. Ulosoton asiointiliittymän määrittely on meneillään. Tällä on liittymiä summaaristen asioiden käsittelyketjuun sinänsä sekä myös perintäasian täytäntöönpanoperusteen sähköiseksi muuttamiseen. Viranomaisten tiedonsaantitarpeet oikeushallinnon järjestelmistä ovat lisääntymässä. Tietotar-

9 - 4 - peita on mm. poliisilla, ulkomaalaisvirastolla, verohallinnolla, lääninhallituksilla, tuotevalvonnalla ja KELAlla. Tarpeet kohdistuvat mm. hallinto-oikeuksien, ulosoton ja rikosrekisterin tietoihin. Lisäksi oikeushallinnossa on lisääntyvästi sisäisiä tietotarpeita eri toimintasektoreiden järjestelmien tietoihin, esimerkiksi rikosprosessiin liittyvien tietojen käsittelyä ollaan uudistamassa. Osaan näistä tarpeista voidaan vastata esimerkiksi portaalialustan mahdollistamilla kyselyillä, osaan sovellus/sovellus -tyyppisillä kyselyillä. Oikeusministeriön ja hallinnonalan tietoteknisessä toimintaympäristössä näkyvät tietotekniikan historiallisen kehityksen kerrostumat. Vanhimmista teknisistä alustoista on selvästi irtautumispaineita niiden osaamisriskien, kustannuskehityksen ja teknisten liitäntöjen monimutkaisuuksien takia. Palvelupohjaisen arkkitehtuurin (SOA) hyväksikäytöllä on mahdollista rakentaa siirtymäpolkua vanhentuneista alustoista irtautumiseen.

10 TAVOITTEET Sähköisen asioinnin arkkitehtuurin tavoitteet jaetaan seuraavassa toiminnallisiin ja teknisiin tavoitteisiin. Keskeisiä toiminnallisia tavoitteita ovat seuraavat: Arkkitehtuuri mahdollistaa asiakaslähtöisten palvelujen kehittämiseen soveltuvan ympäristön, jossa voidaan automatisoida poikkihallinnollisia prosesseja sekä hallinnonalan sisällä että ulkoisten sidosryhmien kanssa. Arkkitehtuuri mahdollistaa tiedonsiirron myös organisaation ulkopuolisten järjestelmien kanssa. Ympäristö mahdollistaa hallinnonalalla selkeän työnjaon sekä tietojen ja toimintojen turhien päällekkäisyyksien poistamisen. Laajasti käytettyjä, useita sovellusalueita koskevia toimintoja toteutetaan mahdollisuuksien mukaan yhteisinä palveluina. Kansalaisen palvelun kannalta sujuvuus on yksi keskeisistä tekijöistä viranomaisen kanssa asioitaessa. Peruslähtökohtana on tietojen siirtyminen: mikä on sähköisessä muodossa jossain vaiheessa, se tulee saada myös siirtymään sähköisesti. Sujuvuutta edistäviä tekijöitä ovat tietojärjestelmien käytettävyys ja eri viranomaisilta saatavan tiedon yhteensovittaminen. Ympäristö tukee monikanavaista sähköisten asiointipalvelujen toteuttamista ja julkaisemista kansalaisille, toisille organisaatioille sekä hallinnonalan omille käyttäjille. Arkkitehtuuriin liittyvillä suosituksilla ja standardeilla on selkeä käyttötarkoitus ja ne on helppo ottaa käyttöön. JUHTA:n JHS-standardit ja valtion IT-toiminnan johtamisyksikön ValtIT:n kautta tulevat suositukset, standardit ja linjaukset ovat keskeisiä. Arkkitehtuurin keskeisiä teknisiä tavoitteita ovat seuraavat: Teknisestä näkökulmasta tavoiteympäristö perustuu avoimiin, valmistajasidonnaisuuksista vapaisiin standardeihin ja tekniikoihin, joilla tuetaan ratkaisujen pitkäikäisyyttä, siirrettävyyttä, kilpailuttamista ja kustannustehokkuutta. Tekniset ratkaisut perustuvat laajasti tuettuihin käytäntöihin ja sopivat yhteen julkisen hallinnon linjausten kanssa. Sähköiseen asiointiin liitettävien järjestelmien toteutustekniikat vaihtelevat. Ne on rakennettu erilaisia ohjelmointiympäristöjä ja -kieliä käyttäen, ja niiden käyttöjärjestelmät ja alustojen arkkitehtuurit vaihtelevat. Ratkaisu toimii useita toteutustekniikoita käyttävissä ympäristöissä ja mahdollistaa ohjelmointiympäristöjen ja alustojen valinnan myös tulevaisuudessa. Tavoiteympäristö ei aseta korkeita lisävaatimuksia järjestelmien prosessointitehoille, jotta vasteajat pysyvät kohtuullisina. Sähköiseen asiointiin liitettäviä järjestelmiä kehitetään ja ylläpidetään erikseen, osaa organisaation ulkopuolella. Ratkaisu sallii muutokset järjestelmissä ja mahdollistaa muutosten vaikutuksien eristämisen siten, etteivät ne aiheuta päivitystarvetta kaikkiin liitettyihin järjestelmiin. Yhteydet sisäisen verkon ja ulkopuolisten järjestelmien kanssa asettavat vaatimuksia tietoturvalle. Eri sovellusten tarpeet tietoturvan osalta vaihtelevat, mutta ratkaisun on tuettava tunnistamista, käyttöoikeuksien jakamista, tiedon eheyden varmistamista ja tiedon salausta. Korkeat tietoturvavaatimukset omaavat sovellukset saattavat tarvita myös VPN-tukea, lokikirjauksia ja tapahtumien kiistämättömyyden takaamista. Arkkitehtuurin tarkoituksena on myös löytää hallinnonalalle yhteisiä perusratkaisuja ja edistää järjestelmien yhteentoimivuutta pakottamatta kuitenkaan kaikkia toimialojen

11 - 6 - teknisiä ratkaisuja yhteen muottiin. Toimialojen järjestelmäratkaisut tehdään jatkossa ensisijaisesti yhteisesti sovittujen arkkitehtuurilinjausten mukaisesti. Mahdollisten poikkeamien edellytetään toteuttavan asetetut yhteentoimivuustavoitteet ja -standardit.

12 LAKI SÄHKÖISESTÄ ASIOINNISTA VIRANOMAISTOIMINNASSA Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (13/2003) määrittelee asian sähköiseen vireillepanoon, käsittelyyn ja päätöksen tiedoksiantoon sovellettavat menettelyt. Laki koskee hallintoasioita, tuomioistuinasioita, syyteasioita ja ulosottoasioita ja soveltuvin osin myös muuta viranomaistoimintaa. Seuraavaan on otettu tiivis kooste lain keskeisistä kohdista. Soveltamisala (2 ): Lakia sovelletaan hallintoasian, tuomioistuinasian, syyteasian ja ulosottoasian sähköiseen vireillepanoon, käsittelyyn ja päätöksen tiedoksiantoon, jollei muualla laissa toisin säädetä. Lakia sovelletaan soveltuvin osin myös muussa viranomaistoiminnassa. Sähköisten asiointipalvelujen järjestäminen (5 ): Viranomaisen, jolla on tarvittavat tekniset, taloudelliset ja muut valmiudet, on niiden rajoissa tarjottava kaikille mahdollisuus lähettää ilmoittamaansa sähköiseen osoitteeseen tai määriteltyyn laitteeseen viesti asian vireille saattamiseksi tai käsittelemiseksi. Tällöin on lisäksi kaikille tarjottava mahdollisuus lähettää sähköisesti viranomaiselle sille toimitettavaksi säädettyjä tai määrättyjä ilmoituksia, sen pyytämiä selvityksiä tai muita vastaavia asiakirjoja taikka muita viestejä. Viranomaisen on pyrittävä käyttämään asiakkaan kannalta teknisesti mahdollisimman yhteensopivia ja helppokäyttöisiä laitteistoja ja ohjelmistoja. Viranomaisen on lisäksi varmistettava riittävä tietoturvallisuus asioinnissa ja viranomaisten keskinäisessä tietojenvaihdossa. Viranomaisen saavutettavuuden turvaaminen (6 ): Viranomaisen tulee huolehtia siitä, että sen sähköiset tiedonsiirtomenetelmät ovat toimintakunnossa ja mahdollisuuksien mukaan käytettävissä muulloinkin kuin viraston aukioloaikana. Vastuu sähköisen viestin perillemenosta (8 ): Sähköinen viesti toimitetaan viranomaiselle lähettäjän omalla vastuulla. Kirjallisen muodon ja allekirjoitusvaatimuksen täyttyminen (9 ): Vireillepanossa ja asian muussa käsittelyssä vaatimuksen kirjallisesta muodosta täyttää myös viranomaiselle toimitettu sähköinen asiakirja. Jos asian vireillepanossa tai muussa käsittelyssä edellytetään allekirjoitettua asiakirjaa, allekirjoitusvaatimuksen täyttää myös sähköisistä allekirjoituksista annetun lain 18 :ssä tarkoitettu sähköinen allekirjoitus. Viranomaiselle saapunutta sähköistä asiakirjaa ei tarvitse täydentää allekirjoituksella, jos asiakirjassa on tiedot lähettäjästä eikä asiakirjan alkuperäisyyttä tai eheyttä ole syytä epäillä. Sähköisen viestin saapumisajankohta (10 ): Sähköinen viesti katsotaan saapuneeksi viranomaiselle silloin, kun se on viranomaisen käytettävissä vastaanottolaitteessa tai tietojärjestelmässä siten, että viestiä voidaan käsitellä.

13 - 8 - Sähköisen asiakirjan vastaanottamisesta ilmoittaminen (12 ): Viranomaisen on viipymättä ilmoitettava sähköisen asiakirjan vastaanottamisesta lähettäjälle. Ilmoitus voidaan toimittaa tietojärjestelmän välityksellä automaattisena kuittauksena tai muutoin. Sähköisen asiakirjan kirjaaminen tai rekisteröiminen (13 ): Saapuneet sähköiset asiakirjat on kirjattava tai niiden saapuminen on muulla luotettavalla tavalla rekisteröitävä. Kirjaus- tai muista vastaavista merkinnöistä on käytävä ilmi asiakirjan saapumisajankohta sekä merkinnät asiakirjan eheyden ja alkuperäisyyden toteamisesta. Päätösasiakirjan sähköinen allekirjoittaminen (16 ): Päätösasiakirja voidaan allekirjoittaa sähköisesti. Viranomaisen sähköisen allekirjoituksen on täytettävä sähköisistä allekirjoituksista annetun lain 18 :ssä säädetyt edellytykset. Todisteellinen sähköinen tiedoksianto (18 ): Päätös, jonka tiedoksiannosta alkaa kulua muutoksenhakuaika tai joka tullakseen voimaan on annettava asianosaiselle tiedoksi, voidaan asianosaisen suostumuksella antaa tiedoksi myös sähköisenä viestinä, ei kuitenkaan telekopiona tai vastaavalla tavalla. Sama koskee muuta päätöstä tai asiakirjaa, jonka todisteellisesta tiedoksiannosta säädetään erikseen. Viranomaisen on tällöin ilmoitettava, että päätös on asianosaisen tai tämän edustajan noudettavissa viranomaisen osoittamalta palvelimelta, tietokannasta tai muusta tiedostosta. Asianosaisen tai tämän edustajan on tunnistauduttava päätöstä noutaessaan. Tunnistautumisessa on käytettävä sellaista varmennetta, joka täyttää sähköisistä allekirjoituksista annetussa laissa laatuvarmenteelle asetetut vaatimukset, tai muuta tunnistautumistekniikkaa, joka on tietoturvallinen ja todisteellinen. Päätös katsotaan annetuksi tiedoksi, kun asiakirja on noudettu viranomaisen 1 momentin mukaisesti osoittamalta yhteydeltä. Muu sähköinen tiedoksianto (19 ): Muu asiakirja voidaan antaa tiedoksi asianomaiselle sähköisenä viestinä hänen ilmoittamallaan tavalla. Jos kuitenkin asianomaisen yksityisyyden suojaaminen, muu erityinen suojan tai suojelun tarve taikka oikeuksien turvaaminen sitä edellyttää, asiakirjan tiedoksiantoon on sovellettava, mitä edellä 18 :ssä tai tiedoksiannosta muutoin säädetään. Koneellinen allekirjoitus (20 ): Haastehakemus, haaste ja sähköisenä viestinä lähetettävä oikeudenkäyntiasiakirja voidaan allekirjoittaa koneellisesti. Hallintoviranomaisen toiminnassa syntyneiden asiakirjojen samoin kuin ulosoton asiakirjojen koneellisesta allekirjoittamisesta säädetään erikseen. Arkistointi (21 ): Sähköinen asiakirja on arkistoitava siten, että sen alkuperäisyys ja säilyminen sisällöltään muuttumattomana voidaan myöhemmin osoittaa.

14 VALTION TIETOTEKNIIKAN RAJAPINTASUOSITUKSET (2001) Vuonna 2001 laadituilla valtion tietotekniikan rajapintasuosituksilla pyritään parantamaan julkishallinnon tietojärjestelmien keskinäistä yhteentoimivuutta ja uusien sähköisten asiointipalvelujen kehittämistä. Avoimet rajapinnat mahdollistavat läpinäkyvien yhteispalvelujen tuottamisen eri viranomaisten tietojärjestelmistä sekä keskenään yhteentoimivien sähköisten asiointipalvelujen kehittämisen valtionhallinnossa. Rajapintasuosituksissa määritellään myös sähköisen asioinnin tavoitearkkitehtuuri, joka antaa kokonaiskuvan niistä teknisistä osa-alueista, jotka tietojärjestelmien kehittäjien tulee ottaa huomioon sähköisten palvelujen suunnittelussa. Kullekin osa-alueelle annetaan tekniset suositukset ja toimenpide-ehdotukset. Erityishuomio suosituksissa on muun muassa sellaisissa usean viraston tuottamissa yhteispalveluissa, joiden tulee näkyä kansalaisille ja muille käyttäjille siten, että käyttäjien ei tarvitse olla perillä organisaatioiden välisistä rajoista. Rajapintasuositusten julkaisun tarkemmat viitetiedot ovat seuraavat: Valtion tietotekniikan rajapintasuosituksia , ISBN , 51 s. 95/3196_fi.pdf Rajapintasuositukset ovat sittemmin täydentyneet vuonna 2004 julkaistulla raportilla XMLpohjaiset verkkopalvelutekniikat ja vuonna 2005 julkaistulla raportilla Kohti sähköisen hallinnon viitearkkitehtuuria. Näiden raporttien keskeinen sisältö on kuvattu luvussa 7. Seuraavaan tarkasteluun on koottu soveltuvin osin rajapintasuositusten keskeiset kohdat oikeusministeriön sähköisen asioinnin arkkitehtuurin näkökulmasta Sähköisen asioinnin tavoitearkkitehtuuri Sähköisen asioinnin tavoitearkkitehtuuri jakaantuu seuraavaan neljään loogiseen osaan: Perusjärjestelmät Käyttäjäliittymä Tukipalvelut Metatiedot Tavoitearkkitehtuurista on tunnistettu tärkeimmät kohdealueet ja määritelty niille rajapintasuositukset. Kohdealueet ovat perusjärjestelmä- ja palvelurajapinnat, portaalien väliset rajapinnat, portaalien monikanavatuki, tukipalvelut ja metatietojen hallinta. Suositusten mukainen sähköisen asioinnin tavoitearkkitehtuuri on esitetty seuraavassa kuvassa. Tavoitearkkitehtuuri kuvaa loogisen rakenteen. Erityisesti asiointijärjestelmien fyysinen sijainti suhteessa portaaliin ja perusjärjestelmään saattaa vaihdella. Tietyissä tilanteissa asiointijärjestelmä voi olla kiinteästi osa portaalia. Toisinaan on mahdollista, että asiointijärjestelmä on fyysisesti hyvin lähellä perusjärjestelmää. Joka tapauksessa asiointijärjestelmä käsitetään

15 erilliseksi loogiseksi välitasoksi, joka mahdollistaa joustavamman lähtökohdan sähköisten asiointipalvelujen tuottamiseksi kuin että portaalista oltaisiin suoraan yhteydessä perusjärjestelmiin tai perusjärjestelmät kommunikoisivat suoraan keskenään. Teknisesti asiointijärjestelmät sijaitsevat sovelluspalvelimilla, joiden sovellukset kommunikoivat perusjärjestelmän palvelimilla olevien sovellusten kanssa. Asiointijärjestelmien ja portaalin välissä oleva palvelukerros kuvaa toisaalta portaalin ja asiointijärjestelmän palvelujen välistä yhteyttä ja toisaalta eri organisaatioiden asiointijärjestelmien palvelujen välistä kytkentää yhteispalvelujen tuottamiseksi. Perusjärjestelmät ovat kuvassa alimmaisena, ja niihin kuuluvat operatiiviset asiankäsittelyjärjestelmät. Perusjärjestelmän palvelujen käyttäjillä ei tavallisesti ole suoraa pääsyä perusjärjestelmiin, vaan kunkin perusjärjestelmän edustalla on asiointijärjestelmä, joka tarjoaa liittymät ja palvelut, joiden kautta voidaan kiinnittyä perusjärjestelmiin. Käyttäjäliittymätasolla sisältöä ja palveluita tarjotaan tyypillisesti portaalin kautta. Portaalien pitää tukea monikanavaisuutta. Paras tapa varautua monikanavaisuuteen on sopia standardista sisällön ja palvelusanomien esitysmuodosta, josta eri päätelaitteiden edellyttämät esitystavat ovat tarvittaessa muunnettavissa. Tukipalveluilla tarkoitetaan yleisiä sähköisen asioinnin kannalta välttämättömiä palveluja, jotka kokonaan tai osittain kuuluvat kaikkiin uusiin sähköisen asioinnin järjestelmiin. Tyypillisiä tukipalveluja ovat käyttäjätietojen ylläpito, käyttäjien tunnistaminen, käyttöoikeuksien hallinta, sähköinen allekirjoitus, maksaminen sekä ajan synkronointi- ja aikaleimapalvelut. Jotta jokaisen perusjärjestelmäkehittäjän ei tarvitse tuottaa organisaatiokohtaisia tukipalveluita, nämä voidaan toteuttaa yleisinä uudelleenkäytettävinä palveluina.

16 Metatiedoilla tarkoitetaan palveluja, jotka auttavat palvelujen rekisteröinnissä ja löytymisessä sekä uudelleenkäytettävien sisältö- ja sanomakuvausten ylläpidossa Rajapintasuositukset Rajapintasuosituksen varsinaisena kohdealueena ovat organisaatioiden toisilleen ja kansalaisille tarjoamat palvelut. Ulkoisten palvelujen toteuttaminen asettaa perusjärjestelmille mm. seuraavia perusvaatimuksia: Organisaatio toteuttaa perusjärjestelmän edustalle asiointijärjestelmän sovelluspalvelinalustalle. Asiointijärjestelmä tarjoaa ulkoisena rajapintana XML-sanomapohjaisia palveluja. Standardit sovelluspalvelimet (J2EE ja.net) tukevat monia rajapintaratkaisuja kaikilla soveltamisalueilla. Rajapintasuosituksissa erotetaan kolme eri tasoa järjestelmien välisille kytkennöille: organisaation sisäinen kytkentä, organisaatioiden välinen kytkentä ja organisaatioiden välinen webkytkentä. Suositeltavat tekniikat vaihtelevat näiden tasojen mukaan. Organisaation sisäiseen kytkentään edellytetään komponenttitekniikkaa ja kolmitasoarkkitehtuurin mukaisia ratkaisuja. Tekniikoiksi suositellaan olioiden välisiä etäkutsuja, tapahtumamonitoreja ja heterogeenisten järjestelmien tapauksessa sanomanvälitysjärjestelmiä. Suositusten mukaan organisaatioiden välisen kytkennän tulee olla löyhempi. Tekniikaksi suositellaan sanomanvälitysjärjestelmiä ja XML:ää sanomien esitysmuodoksi, kun järjestelmät on kehitetty eri alustoille. Organisaatioiden välinen web-kytkentä hyväksytään ja Internet-tekniikoita suositellaan käytettäväksi silloin kun täsmällisiä sopimuksia käytettävästä tekniikasta ei voida edellyttää tehtäväksi. Kriittisissä sovelluksissa suositellaan tekniikaksi kuitenkin sanomanvälitysjärjestelmää (kuten JMS-rajapinnan mukaista sanomajonoa). Standardi sanomien esitysmuoto on XML. Perusratkaisuna on standardi sovellusalusta (J2EE tai.net). Tunnistuspalvelut pyritään eriyttämään middleware-ratkaisusta. Suositusten mukaan ei-kriittisissä sovelluksissa voidaan käyttää XML- ja HTTP-tekniikoihin perustuvaa ratkaisua organisaatioiden välisessä web-kytkennässä. Julkaisuhetkellä vuonna 2001 XML oli uusi standardi, ja rajapintasuosituksissa annetaan sille erityisasema. Suositukset tunnistavat XML:n soveltamismahdollisuudet standardina sanomien esitysmuotona sovellusten välisessä kommunikoinnissa, sovellustason tiedonsiirtokäytäntönä ja perustekniikkana rajapintojen kuvauksessa Tukipalvelut Sähköisen asioinnin tavoitearkkitehtuuri sisältää tukipalveluina tilan- ja pääsynhallinnan. Tilanhallinnan keskeinen tehtävä on pitää yllä asioinnin mahdollisesti pitkienkin (tunteja, päiviä) tapahtumien aikaisia tilatietoja (kuka käsittelee, missä vaiheessa jne.). Tilanhallinta on edellytys järkevälle työnkulun ohjaukselle (workflow). Tilanhallinta on käytännössä usein osa portaalien sisäistä toteutusta.

17 Pääsynhallinta sisältää ne tukipalvelut, joiden avulla portaalien käyttäjät saavat pääsyn juuri niihin palveluihin, joihin heille on myönnetty oikeus. Pääsynhallinnan ytimen muodostaa erityinen tietokanta eli hakemisto (directory), jonne käyttäjät rekisteröidään riippumatta siitä, mitä palvelukanavia he käyttävät. Pääsynhallinnan osa-alueita ovat mm: Käyttäjätodennus (autentikointi): käyttäjän tunnistaminen ja todentaminen hakemistoon kirjattuja tietoja vasten. Turvallinen yleisratkaisu perustuu digitaaliseen varmenteeseen, joka on vaikeasti jäljennettävissä. Myös vaihtuvat tai kertakäyttöiset salasanat antavat korkean turvallisuuden. Käyttäjävaltuutus (auktorisointi): valtuutus käyttää tiettyjä palveluita. Käytännössä tämä toteutetaan useimmin varsinaisessa asiointisovelluksessa. Tärkeä turvallisuuteen vaikuttava tekijä on rajata käyttövaltuudet vain niihin palveluihin, joita todella tarvitaan. Personointi: palvelujen käyttäjäkohtainen räätälöinti, esimerkiksi vain tiettyjen, käyttäjän mukaan määräytyvien palveluiden näyttäminen. Kertakirjautuminen (single sign-on): käyttäjän kertakirjautuminen portaaliin, jonka jälkeen ei enää pyydetä palvelukohtaisesti lisäkirjautumisia. Salaus: esim. Virtual Private Networking (VPN)-ratkaisut, joissa käyttäjä tunnistetaan hakemiston avulla, neuvotellaan yhteyskohtaisesti sopivat salaukset ja avataan salattu tietoliikenneyhteys Internet-verkkoon. Hakemistoratkaisut tukevat monikanavaisuutta, tehostavat portaalien käyttäjähallintaa ja luovat edellytyksiä turvallisille pääsynhallinnan ratkaisuille. Hakemistot voidaan jakaa karkealla tasolla (1) henkilö/resurssihakemistoihin, (2) palveluhakemistoihin sekä (3) tietohakemistoihin. Näistä ensin mainitun osalta LDAP on keskeinen toteutusstandardi. LDAP:n kehityssuunnat liittyvät lähinnä tiedon jakamiseen ja replikointiin usean hakemiston kesken. Palveluhakemistoihin ja tietohakemistoihin on puolestaan kehitteillä XML-pohjaisia standardiratkaisuja. Asiointiportaaleihin suositellaan hajautettua LDAP-hakemistotopologiaa sekä litteää hakemistorakennetta Monikanavatuki Monikanavaisuus tarkoittaa, että samoja palveluja ja sisältöä voi saada eri päätelaitteille, niille ominaisin sanomin, yhteys- ja turvakäytännöin. Tärkeimmät tuettavat ja huomioonotettavat päätelaitteet ja kanavat sekä niiden tekniset suositukset ovat seuraavat: sähköposti (SMTP/MIME) selain (HTML, Javascript, HTTP) matkapuhelin (WML) sovellukset (HTTP/XML) Jotta sisältöä ja palveluja voidaan joustavasti jakaa eri päätelaitteilla ja kanavissa, suositellaan käytettäväksi rakenteista XML-muotoa, josta eri päätelaitteiden ja kanavien edellyttämät esitysmuodot ovat tuotettavissa Sähköisen asioinnin palvelutyypit Erilaisten asiointityyppien jäsentämiseksi sähköiset palvelut luokitellaan palvelutyyppeihin. Asiointipalvelujen luokittelu perustuu toisaalta tunnistamisen tapojen ja palvelutyyppien suh-

18 teeseen ja toisaalta palvelujen vuorovaikutteisuuteen. Tunnistamisen tapaan perustuvat palvelutyypit ovat seuraavat: Anonyymipalvelut (ei käyttäjän tunnistusta) Sopimuskäyttäjän tunnistavat palvelut (käyttäjätunnus/salasana-tunnistus) Tunnistamista edellyttävät palvelut yleisesti (varmennepohjainen tunnistus) Vuorovaikutteisuuteen perustuvat palvelutyypit ovat Julkaisu- ja tiedotuspalvelut: Yksisuuntainen tiedon tarjonta käyttäjille. Lomakepalvelut: Paperilomakkeiden jakelu sähköisesti. Lomakkeiden täyttö joko käsin tai sähköisesti, jonka jälkeen tulostus paperille. Asiointipalvelut, jotka eivät vaadi viranomaiskäsittelyä: Varsinaisia vuorovaikutteisia asiointipalveluja, joissa käyttäjä käynnistää kysely-, poisto- tai päivitystapahtuman sähköisellä lomakkeella. Kyselyn vastaus tuotetaan perusjärjestelmästä tai päivitys tehdään perusjärjestelmään välittömästi ilman viranomaiskäsittelyä. Tyypillinen esimerkki on käyttäjän omien tietojen tarkistus perusjärjestelmästä. Viranomaiskäsittelyä vaativat asiointipalvelut: Varsinainen vuorovaikutteinen asiointipalvelu, jossa käyttäjä käynnistää viranomaisen käsittelyä vaativan asiointitapahtuman. Asiointitapahtuma koostuu asian vireillepanosta, käsittelystä ja päätöksen teosta ja jakelusta sisältäen tavallisesti työnkulun integroinnin. Tyypillinen esimerkki on hakemus, joka käynnistää tapahtuman käsittelyn organisaation tietojärjestelmissä. Julkaisu- ja tiedotuspalvelut sekä lomakepalvelut eivät tavallisesti edellytä käyttäjän tunnistusta, eli ne toteutetaan anonyymipalveluina. Personoidun tiedon tarjonnassa joudutaan käyttämään tunnistusta. Varsinaisiin asiointipalveluihin luetaan sellaiset palvelut, joissa käyttäjä käynnistää asiointitapahtuman sähköisellä lomakkeella. Varsinaiset asiointipalvelut voidaan jakaa edelleen palveluihin, jotka vaativat viranomaiskäsittelyä ja palveluihin, jotka eivät vaadi viranomaiskäsittelyä. Näissä palveluissa asiointitapahtuman luottamuksellisuuden varmistamiseksi edellytetään käyttäjän tunnistusta. Tunnistamistekniikkana voidaan käyttää käyttäjätunnus/salasana-tunnistusta. Turvallisempia tunnistustapoja ovat varmennepohjaiset ja vaihtuvien tai kertakäyttöisten salasanojen käyttöön perustuvat tunnistustavat.

19 JULKISEN HALLINNON SÄHKÖISEN ASIOINNIN STRATEGIA (2005) Tieto- ja viestintätekniikka antaa mahdollisuuksia julkisen hallinnon tuottavuuden lisäämiseen sekä parempien palvelujen kehittämiseen. Uusien välineiden ja toimintojen uudelleen organisoinnin avulla voidaan sujuvoittaa palveluprosesseja, kehittää kokonaan uusia palvelumalleja tai vähentää asiointitarvetta. Tavoitteena on valtion palvelujen käyttäjäystävällisyyden sekä kustannustehokkuuden lisääminen ja varmistaminen. Asiakaslähtöiset sähköiset palvelut kuuluvat valtionhallinnon IT-strategian mukaisiin kehittämiskohteisiin. Kehittämisohjelmassa on nimetty lähivuosien sähköisen asioinnin kärkihankkeiksi tunnistamisen palvelut ja sähköisen asioinnin alustaratkaisut. Julkisen hallinnon sähköisen asioinnin strategian kehittämistavoitteita on kuvattu seuraavassa, vuonna 2005 valmistuneessa julkaisussa: Julkisen hallinnon sähköisen asioinnin strategia - Asiointipalvelujen kehittäminen tieto- ja viestintätekniikan keinoin Valtiovarainministeriön työryhmämuistioita 11a ja 11b/ , ISBN , 27 s. iot/ asioin/name.jsp Seuraavaan tarkasteluun on koottu soveltuvin osin keskeiset kohdat em. julkaisusta oikeusministeriön sähköisen asioinnin arkkitehtuurin määrittelyn näkökulmasta. Strategia laadittiin valtion laitosten ja kuntien yhteistyönä. Siinä selvitettiin, mitä pitää ja kannattaa tehdä keskitetysti tai yhteistyössä, jotta palvelujen kehittäminen tieto- ja viestintätekniikan keinoin olisi yksittäiselle kunnalle ja valtion virastolle paitsi mahdollista, myös helppoa ja taloudellista. Strategiassa kuvataan sähköisen asioinnin nykytila, tavoitetila vuonna 2010, strategiset linjaukset tavoitetilaan pääsemiseksi sekä kehittämisohjelma. Strategian tavoitteena on, että vuonna 2010 sekä valtion laitokset että kunnat ovat vieneet asiointipalveluitaan yleisesti verkkoon, niin että palvelut ovat tarjolla verkossa kattavasti, asiakaslähtöisesti, turvallisesti ja kustannustehokkaasti, poikkihallinnollisesti integroituna. Palvelujen kattavuudella tarkoitetaan sekä palvelujen kattavuutta suhteessa kaikkiin julkisen hallinnon palveluihin että palvelujen maantieteellistä kattavuutta. Kansalainen, yritys tai viranomainen pystyy asioimaan olinpaikasta ja toimesta riippumatta yhtäläisesti. Asiakkaat voivat asioida kansallisen palveluportaalin, Suomi.fi:n kautta, eikä heidän tarvitse tietää etukäteen, kuka tai mikä taho on vastuussa palvelusta. Yhden luukun periaate on toteutunut sähköisten palvelujen kautta sekä kansalaisille, yritysasiakkaille että viranomaisille. Sähköiset palvelut on integroitu osaksi julkisen hallinnon toimintaa ja asiakkaat saavat saman palvelun ja palvelutason asiointikanavasta riippumatta. Asiakas ja asia nähdään yhtenä kokonaisuutena.

20 Sähköisen kanavan lisäksi asiakkailla on käytettävissä perinteiset palvelukanavat, viranomaisten omat palvelupisteet, yhteispalvelupisteet sekä call center -ratkaisut. Sähköisestä kanavasta tulee yleisimmin käytetty palvelujen jakelukanava asiointipalveluissa. Sähköisen asioinnin kehittämisellä kunnat ja valtion laitokset voivat lisätä tuottavuutta sekä asiakasvaikuttavuutta, niin että ne pystyvät tuottamaan asiointipalvelunsa nykyistä vähemmällä henkilötyömäärällä tieto- ja viestintätekniikan avulla. Sähköisen asioinnin kehittäminen tehdään vuorovaikutteisesti toiminnan ja palvelujen kehittäjien kanssa, koska vanhojen rutiinien siirtäminen sellaisenaan sähköisiksi palveluiksi ei useinkaan ole järkevää tai edes mahdollista. Palvelujen kehittäminen perustuu toiminnan uudelleensuunnitteluun, jossa on otettu huomioon tieto- ja viestintätekniikan antamat mahdollisuudet uudistaa palveluprosessit ja määritellä uudet sähköiset palvelutarpeet. Toiminnan kehittämisen tavoitteena on sujuvoittaa asiointiprosesseja ja jopa vähentää asiointitarvetta. Parhaimmillaan ja tehokkaimmillaan koko asiointiprosessi on toteutettu sähköisesti ja integroitu palvelutuotannon hallintaan. Yksittäisen sähköisen palvelun kannalta kustannustehokkuutta edistetään vähentämällä palvelun rakentamisen ja tarjoamisen kustannuksia sekä lisäämällä palvelun tarjoamisesta saavutettavia hyötyjä. Hallinnon sähköisten palvelujen kokonaisuuden näkökulmasta kustannustehokkuutta saavutetaan parhaiten purkamalla organisaatiorakenteiden aiheuttamia päällekkäisyyksiä, lisäämällä tietojen yhteiskäyttöä, palvelujen yhteistä tuottamista, viranomaisten välistä tietojen siirtoa ja järjestelmien välistä yhteentoimivuutta sekä yhdenmukaistamalla asiakaspalveluprosesseja. Sähköisen asioinnin tavoitteiden saavuttamiseksi on laadittu kehittämisohjelma, joka ajoittuu vuosille Kehittämisohjelmaan sisältyviä tehtäväkokonaisuuksia ovat seuraavat: asiakaskeskeisyyden lisääminen kustannustehokkuuden lisääminen uusien laadukkaiden palveluiden syntymisen tukeminen kansallisen sähköisen asioinnin arkkitehtuurin rakentaminen yhteistyön lisääminen, strategian seuranta ja tiedotus 6.1. Sähköisen asioinnin kansallinen arkkitehtuuri Strategian tavoitteisiin ja kehittämisohjelmaan kuuluvassa sähköisen asioinnin kansallisessa arkkitehtuurissa määritellään yhteisesti tuotettavat tukipalvelut ja kansalliset palvelut. Tukipalveluilla on useampia tuottajia, joka mahdollistaa tukipalveluiden kilpailuttamisen. Kansalliset palvelut kattavat perusrekisterien ja julkisen hallinnon keskeisten rekistereiden tarjoamat palvelut. Tarvittavat palvelut ovat löydettävissä kansallisen palveluportaalin, Suomi.fi:n, tai valtakunnallisten palveluhakemistojen kautta. Kaikkiin palveluihin on standardoidut rajapinnat, joita kuntien ja virastojen sähköiset palvelut käyttävät. Palveluarkkitehtuuri mahdollistaa palveluketjujen rakentamisen sekä palvelujen muun ryhmittelyn asiakkaiden tarpeiden mukaan. Sähköisen asioinnin kansallista arkkitehtuuria on havainnollistettu strategiassa seuraavan kuvan avulla.

21 Sähköisen asioinnin arkkitehtuurin rakentaminen on tarkennettu strategiassa edelleen seuraaviksi, vuosille ajoitetuiksi toimenpiteiksi: luodaan yritysten tunnistamiseen yhtenäinen tunnistusratkaisu luodaan sähköisen hakemuksen liitteiden yhtenäinen käsittelyratkaisu määritellään sähköisen asioinnin tukipalvelut ja kansalliset palvelut sekä näihin liittyvät rajapinnat sekä yhteiskäytön säännöt määritellään ja selvennetään sähköisen asioinnin yleisen arkkitehtuurin ja toimialakohtaisen arkkitehtuurin suhdetta selvitetään yhteisten rakenneosien tarve mobiilipalveluissa perusrekistereitä tukevan palveluhakemiston rakentaminen ja käyttöönotto luodaan ensimmäiset ratkaisut, jotka perustuvat palveluarkkitehtuuriin Sähköisen asioinnin strategian edellyttämien toimenpiteiden toteuttamista varten valtion ITtoiminnan johtamisyksikön ValtIT:n osaksi organisoidaan sähköisen asioinnin toteutusryhmä.

22 SÄHKÖISEN HALLINNON VIITEARKKITEHTUURI (2005) Raportti Kohti sähköisen hallinnon viitearkkitehtuuria on tuotettu julkishallinnon XML-strategian toteuttamisen hankkeessa. Vuonna 2005 julkaistuun raporttiin on koottu keskeiset kohdat aiemmin vuonna 2001 julkaistuista arkkitehtuureja ja niissä käytettäviä tekniikoita määrittelevistä raporteista Valtion tietotekniikan rajapintasuosituksia ja Hallinnon sähköisen asiointipalvelun viitearkkitehtuuri. Raportissa esitellään sähköisen hallinnon viitekehys sekä näkemys sähköisen hallinnon kehittämisestä. Raportin viitetiedot ovat seuraavat: Kohti sähköisen hallinnon viitearkkitehtuuria Valtiovarainministeriön työryhmämuistioita 7/2005 Kesäkuu 2005, ISBN , 37 s. iot/95030_fi.pdf Julkishallinnon XML-strategian toteuttamisen hankkeessa on julkaistu myös raportti XMLpohjaiset verkkopalvelutekniikat, jossa esitetään kansainvälistä standardointityötä ja EU:n viitearkkitehtuuria sekä laajasti XML-pohjaisia tekniikoita jäsennettynä sähköisen hallinnon kehityksen tarpeiden mukaan. Julkishallinnon XML-strategian toteuttaminen. XML -pohjaiset verkkopalvelutekniikat Valtiovarainministeriön työryhmämuistioita 7/ , ISBN , 107 s. iot/86189/86188_fi.pdf Seuraavaan tarkasteluun on koottu soveltuvin osin keskeiset kohdat em. julkaisuista oikeusministeriön sähköisen asioinnin arkkitehtuurin näkökulmasta. Viitearkkitehtuurin kuvaustasona ovat virastojen väliset palveluprosessit. Niiden kautta on saavutettavissa organisaatioiden rajat ylittävien asiakokonaisuuksien käsittely, jossa monet työvaiheet on automatisoitu ja rutiiniluonteiset prosessin vaiheet ja tehtävät on annettu sovellusten suoritettaviksi. Esimerkkejä työvaiheista, joita voidaan kokonaan tai osittain automatisoida ovat: tietojen keruu ja kokoaminen tiedon manuaalinen tallentaminen tietojärjestelmiin tiedon jakaminen prosessin manuaalinen ohjaus

23 Raportissa esitellään kerrosarkkitehtuuri, johon on koottu sellaiset arkkitehtuurin osat, jotka ovat keskeisiä virastojen välisissä palveluprosesseissa. Suurimman haasteen tavoitetilan saavuttamiselle asettavat eri virastojen erilaiset ja eri-ikäiset tietojärjestelmät, joita ei ole alun perin suunniteltu toiminaan yhteen. Viitearkkitehtuurissa järjestelmien erilaisuus on otettu huomioon keskittymällä tietojärjestelmien välisen yhteentoimivuuden kasvattamiseen riippumatta yksittäisten järjestelmien toteutustavasta ja -tekniikoista. Palvelupohjainen arkkitehtuuri ja metatiedon hyväksikäyttö ovat avainasemassa tietojärjestelmin välisen yhteentoimivuuden kehittämisessä Sähköisen hallinnon kehitystasot Asiakaskeskeisten palveluprosessien mahdollistaminen voidaan kuvata kehitystasoina, joka samalla ohjaavat teknisiä valintoja eri vaiheissa. Seuraavan luettelon (1)-(6) kehitystasoja tulkitaan siten, että edellinen taso on seuraavan tason mahdollistaja. (1) Lomakepohjainen asiointi perustuu lomakkeiden ja muun digitaalisen sisällön tarjoamiseen portaaleissa. Portaalin itsessään ei tarvitse sisältää kaikkea aineistoa, vaan aineisto voidaan kiinnittää portaaliin viittauksina metatiedon perusteella. Tarjottava sisältö ja lomakkeet tulee voida hakea viittausten perusteella portaaliin niiden ensisijaisesta tuottamispaikasta. Tiedon kopiointia ja päällekkäistä säilyttämistä vältetään. Portaalissa esitettävä sisältö voidaan metatiedon avulla jäsentää erilaisiksi näkymiksi käyttäjien tarpeiden mukaan. (2) Vuorovaikutteinen asiointi täydentää lomakepohjaista asiointia. Tällä tasolla portaaleihin voidaan kiinnittää vuorovaikutteisia verkkopalveluja. Vuorovaikutteisilla verkkopalveluilla tarkoitetaan teknisen palvelurajapinnan tarjoavia verkkopalveluja. Verkkopalvelujen tulee perustua lähtökohtaisesti avoimiin standardeihin ja rajapintoihin. Avoimella standardilla tarkoitetaan vapaasti saatavilla olevaa ja tekijänoikeuskorvauksista vapaata määritystä tai tekniikkaa. Verkkopalvelujen rakentamisessa tulee noudattaa palveluarkkitehtuurin periaatteita. Tällä tasolla verkkopalvelut ovat yksittäisten tietojärjestelmien tarjoamia yksittäisiä verkkopalveluja. (3) Yhteistoiminnalliset verkkopalvelut täydentävät vuorovaikutteista asiointia siten, että useita yksittäisiä verkkopalveluita koostetaan yhdistetyiksi verkkopalveluiksi. Yksittäisiä palveluja tarjoavat primäärisestä toiminnastaan vastaavat tahot, esimerkiksi Väestötietojärjestelmä henkilötietojen osalta. Yhteistoiminnallisia verkkopalveluja ovat esimerkiksi sellaiset viranomaisten yhdistetyt palvelut, jotka yhdistävät useita yksittäisiä verkkopalveluja kokonaisuuksiksi, joita viranomaiset eivät voi yksinään tarjota. (4) Virastojen sisäiset palveluprosessit kuvaa vaihetta, jossa virastojen asianhallinta- ja asiankäsittelyjärjestelmiä kehitetään verkkopalvelulähtöisesti. Virastojen operatiivisiin järjestelmiin ja asianhallintajärjestelmiin rakennetaan palvelurajapinnat saman periaatteen mukaisesti kuin edellisten tasojen palveluissa. Rajapintojen avulla järjestelmien palvelut voidaan kiinnittää viraston asiankäsittelyprosesseihin. (5) Virastojen väliset palveluprosessit kuvaa tason, jossa asiankäsittelyprosessit ylittävät hallinnon organisaatiorajat. Virastojen sisällä prosessit voidaan toteuttaa eri välineillä ja tekniikoilla. Tämän vuoksi prosessin osat tulee kuvata ulospäin yhdenmukaisella ta-

24 valla eri virastoissa. Virastojen väliset liittymät kuvataan prosessien rajapintapalvelujen tarjoamina rajapintoina. Prosessien rajapintapalvelut yhdistävät eri virastojen prosesseja yhteen ja mahdollistavat yhdenmukaisen toteutusriippumattoman kommunikointitavan. (6) Asiakaskeskeiset palveluprosessit kuvaa tavoitetilan, jossa tieto on saatavilla ja se löytyy tarpeen mukaan oikea-aikaisesti julkishallinnossa sisäisesti sekä julkishallinnon ja sen keskeisten sidosryhmien kesken määriteltyjen prosessien mukaan. Asiakaskeskeisyydellä tarkoitetaan sitä, että julkishallinnon järjestelmät tukevat ennakoivasti kansalaista eri elämäntilanteissa sekä yrityksiä niiden eri elinkaaren vaiheissa. Tehokkaiden sähköisten palvelujen edellytyksiä ovat tietojen yhteismitallisuus ja tietojärjestelmien teknisen palvelurajapinnan toteutus yhteisellä, sovitulla tekniikalla. Tukipalveluista tärkeiksi nousevat käyttövaltuuksien hallinta ja palveluprosessin tietojärjestelmien palvelutason hallinta Asiointiprosessi Asiointiprosessi on perinteisesti nähty nelivaiheisena prosessina, jonka osat ovat asian vireillepano, käsittely, ratkaisu ja tiedoksianto. Samat osat erottuvat myös sähköisen asiointiprosessin palveluketjussa. Yhdessä nämä toimenpiteet muodostavat jonkin asian käsittelyn. Vireillepano Käsittely Ratkaisu Tiedoksianto Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (13/2003, ks. luku 4) sääntelee asian sähköistä vireillepanoa, käsittelyä ja päätöksen tiedoksiantamista. Laki koskee hallintoasioita, tuomioistuinasioita, syyteasioita ja ulosottoasioita ja soveltuvin osin myös muuta viranomaistoimintaa. Asia pannaan vireille asiakirjalla, jonka saapuminen virastoon aloittaa asian käsittelyn. Lainsäädännöllisesti sähköinen muoto täyttää Suomessa kirjallisen muodon vaatimukset. Asian vireillepano ja siihen kohdistuvat välitoimenpiteet on perinteisesti dokumentoitu rekisteröimällä. Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta määrittelee viranomaiselle velvollisuuden pitää luetteloja ja vastaavia julkisista asiakirjoista. Asian käsittelyyn liittyvät toimenpiteet rekisteröidään joko kirjaamalla ne hallintodiaariin tai rekisteröimällä ne erillisrekistereihin. Koska lainsäädäntö rinnastaa sähköisen ja paperimuotoisen asiakirjan avulla tapahtuvan hallintoasian vireillepanon, sähköisessä asian vireillepanossa voidaan noudattaa soveltuvin osin paperimuotoisen asiankäsittelyn prosessimallia eräin täsmennyksin. Sähköinen vireillepanoprosessi poikkeaa kuitenkin eräiltä osin manuaalisesta prosessista. Tärkeimpiä poikkeuksia ovat: Velvollisuus lähettää vastaanottokuittaus. Asiakkaalle tulee lähettää ilmoitus asiakirjan saapumisesta, jotta asiakas varmistuisi asiakirjan perille saapumisesta. Velvollisuus kirjata tai muuten rekisteröidä vireillepano. Kirjaaminen tai muu rekisteröinti on tarpeen, jotta voidaan osoittaa asiakirjan saapumisaika ja sen tulo autenttisena siten, että nämä on todettavissa myöhemmin. Viranomaisen tulee mahdollisuuksien mukaan järjestää sähköinen asiointipalvelu siten, että se on käytettävissä joka päivä, jopa ympäri vuorokauden. Palvelun käytettä-

25 vyys tulee selkeästi ilmoittaa palvelun aloitussivulla. Tiedoksiantomenettely. Sähköisen viranomaispäätöksen sähköinen tiedoksianto tapahtuu ilmoittamalla asiakkaalle päätöksen valmistumisesta. Varsinainen tiedoksiantoasiakirja säilytetään viranomaisen palvelimella, josta tapahtuva asiakirjan nouto kuitataan. Koska tiedoksiantotapahtuman hallinnolliset ja oikeudelliset vaikutukset voivat olla suuret, kysymys tiedoksiantomenetelmän luotettavuudesta muodostuu keskeiseksi ongelmaksi. Päätöksen tiedoksianto on paperipohjaisessa hallinnossa voitu tehdä luotettavasti käyttämällä kirjattua kirjettä. Sähköisen päätöksen on säilyttävä hyvin pitkään. Jokaisella virastolla tulee olla arkistonmuodostussuunnitelma, jossa eri asiakirjatyyppien säilytysajat on määritelty. Päätöksen lisäksi on arkistoitava myös päätöksen perustana olevat asiakirjat Kerrosarkkitehtuuri Sähköisen hallinnon viitearkkitehtuuri on esitetty seuraavassa kuvassa kerrosarkkitehtuurina, jossa ovat mukana sähköisen hallinnon järjestelmien rakentamisen kannalta keskeiset osaalueet. Osa-alueet on valittu siten, että ne täyttävät virastojen välisten palveluprosessien asettamat vaatimukset. Kaikki arkkitehtuurin osa-alueet eivät ole välttämättömiä kaikessa sähköisessä asioinnissa. Esimerkiksi lomakepohjainen asiointi ei edellytä prosessinohjausta eikä suurta osaa tukipalveluista. Aikaleima Portaali Allekirjoitus T u k i p a l v e l u t Asiakeskeinen valtuutus Kertakirjautuminen Metatietohakemisto Lokitiedot Salaus M e t a t i e t o Prosessinohjaus Yhdistetyt palvelut Yksittäiset palvelut Dokumenttien säilytys Tunnistus Asianhallinta Perusjärjestelmä Palvelutaso (SLA) Kukin arkkitehtuurin kerros on kuvattu seuraavassa tarkemmin. Perusjärjestelmät Perusjärjestelmiin luetaan perusrekisterien (Väestötietojärjestelmä, Kiinteistötietojärjestelmä, Yritys- ja yhteisötietojärjestelmä) lisäksi keskushallinnon, aluehallinnon ja kuntien operatiivi-

26 set järjestelmät (esimerkiksi verohallinnon operatiiviset järjestelmät, poliisiasiain tietojärjestelmä PATJA sekä työministeriön URA-järjestelmä). Perusrekisterit ovat valtakunnallisia primäärisiä tiedonlähteitä, joihin palvelujen käyttäjillä ei tavallisesti ole suoraa pääsyä. Kunkin perusjärjestelmän edustalla tulee olla palvelukerros, joka tarjoaa liittymät ja palvelut, joiden kautta perusjärjestelmiin voidaan kiinnittyä. Verkkopalveluiden tarjoamat tekniset palvelurajapinnat ovat samoja eri käyttäjille (kansalaiset, virkailijat, sovellukset). Yhden perusjärjestelmän edustalla on tyypillisesti useita yksittäisiä verkkopalveluja. Yksittäisten palveluiden päälle voidaan edelleen rakentaa yhdistettyjä verkkopalveluja, jotka voivat kutsua useiden eri perusjärjestelmien yksittäisiä palveluita. Perusjärjestelmien palvelurajapinnat rakennetaan palvelukeskeisen (SOA) lähestymistavan ja arkkitehtuurin mukaisesti käyttäen XML-pohjaisia verkkopalvelutekniikoita. Jos kahden viraston perusjärjestelmät perustuvat samanlaiseen tekniseen ratkaisuun, voivat näiden väliset tiukempaan kytkentään pohjautuvat kommunikointitavatkin olla perusteltuja. Asianhallinta Asianhallintajärjestelmä vastaa sille kuuluvien asioiden työn ohjauksesta ja priorisoinnista. Järjestelmä kattaa yhden viraston tietyn kohdealueen asioiden hallinnan. Joissakin tapauksissa asianhallinta voi vastata viraston sisäisestä prosessinohjauksesta. Asianhallinta ei kuitenkaan vastaa virastojen välisten prosessien ohjauksesta. Vastuu virastojen välisten prosessien hallinnasta kuuluu prosessinohjaukselle. Perusjärjestelmien tapaan asianhallinta tarjoaa palveluja asianhallintajärjestelmän edustalle rakennettavan palvelukerroksen verkkopalvelujen kautta. Yksittäiset palvelut Yksittäiset palvelut ovat primääritietoon perustuvia yhden järjestelmän tarjoamia yksittäisiä verkkopalveluja. Kullakin yksittäisellä palvelulla on selvä liiketoiminnallinen tarkoitus ja täsmällinen kutsurajapinta. Yksittäiset palvelut muodostavat järjestelmän julkisen palvelurajapinnan. Palvelukerroksen tehtävänä on piilottaa järjestelmien rajat ja toteutuskohtaiset yksityiskohdat. Palvelukerros mahdollistaa rajapinnan takana olevien järjestelmien muuttamisen, ilman että palvelukerrosta tarvitsee muuttaa. Palvelurajapinnat perustuvat palvelukeskeiseen (SOA) lähestymistapaan ja arkkitehtuuriin. Yhdistetyt palvelut Yhdistetyt palvelut yhdistävät useamman yksittäisen palvelun tai asianhallintajärjestelmän tarjoamia palveluja. Yhdistetty palvelu ei talleta tapahtuman keskeneräistä tilaa. Palvelua kutsutaan, se suorittaa sille kuuluvan tehtävän ja palauttaa välittömästi vastauksen. Yhdistetyt palvelut eivät sisällä prosessia, vain palveluiden koostamisen. Palvelukeskeisyys tarjoaa joustavan tavan eri-ikäisten ja eri tekniikoilla rakennettujen järjestelmien yhteen toimimiseen. Palvelukeskeisen arkkitehtuurin tekninen toteutus perustuu lisääntyvästi WS-tekniikoiden ja XML-kielen käyttöön. Prosessinohjaus Prosessinohjauksen tehtävänä on kytkeä prosessit ja verkkopalvelut yhteen ja ohjata prosessien etenemistä. Prosessinohjaus vastaa prosessin tilan tallentamisesta, niin että käyttäjä pää-

27 see portaalin kautta tilan mukaiseen vaiheeseen. Prosessit kuvataan prosessien kuvauskielillä. Kuvauskielet ovat tavallisesti XML-pohjaisia. Kuvauksia ei tarvitse ohjelmoida sovelluksiin, vaan ne voidaan antaa erillisen prosessimoottorisovelluksen käsiteltäväksi. Jos kyseessä on viraston sisäinen prosessi, prosessinohjaus tapahtuu viraston omien ohjausjärjestelmien avulla. Viraston sisällä esimerkiksi asianhallintajärjestelmä voi vastata prosessien ohjauksesta. Jos kyseessä on virastojen välinen prosessi, sen eri osat kuvataan yhdenmukaisella tavalla eri virastoissa. Virastojen väliset liittymät kuvataan prosessien rajapintapalvelujen tarjoamina rajapintoina. Prosessien rajapintapalvelut yhdistävät eri virastojen prosesseja yhteen ja mahdollistavat yhdenmukaisen toteutusriippumattoman kommunikointitavan. Tukipalvelut Tukipalveluilla tarkoitetaan yleisiä sähköisen hallinnon kannalta välttämättömiä palveluja, jotka kokonaan tai osittain kuuluvat uusiin sähköisen hallinnon järjestelmiin. Tyypillisiä tukipalveluja ovat tunnistus, allekirjoitus, salaus, kertakirjautuminen, asiakeskeinen valtuutus, lokiin kirjoittaminen ja metatietohakemistot. Jotta jokaisen perusjärjestelmäkehittäjän ei tarvitse tuottaa organisaatiokohtaisia tukipalveluita, nämä voidaan toteuttaa yleisinä uudelleenkäytettävinä palveluina. Tukipalvelut luovat viitearkkitehtuurin infrastruktuurin ja ne ovat käytettävissä kaikissa muissa viitearkkitehtuurin osissa. Tukipalveluja ovat Aikaleima (tapahtumien kellonaikapalvelu) Allekirjoitus (tapahtuman kiistämättömyyden ja muuttumattomuuden todistaminen tarvittaessa kehittyneellä sähköisellä allekirjoituspalvelulla) Asiakeskeinen valtuutus (verkkopalvelun käyttäjän oikeus tietyn tehtävän hoitamisessa tarvittavan palvelun käyttöön) Kertakirjautuminen (pääsy moniin palveluihin samalla sisäänkirjauksella) Lokitiedot (merkinnät tapahtumista aikajärjestyksessä) Metatietohakemisto (tiedot julkisesti saatavilla olevista resursseista, kuten aineistoista, verkkopalveluista ja niihin liittyvästä dokumentaatiosta sekä käyttäjätiedoista) Salaus (tietojen eheyden ja luottamuksellisuuden säilyttäminen) Tunnistus (asiointitilanteen mukainen tunnistamispalvelu) Dokumenttien säilytys Dokumenttien säilytyspaikka voi olla tiedostopohjainen järjestelmä tai dokumenttienhallintajärjestelmä. Tiedon oikeellisuuden ja ajantasaisuuden kannalta tärkeä periaate on, että dokumentteja (esim. lomakkeet, asiakirjat, kuvat) säilytetään niiden ensisijaisessa tuottamispaikassa. Kopiointia useaan paikkaan tulee välttää. Metatieto Metatiedon tehtävä on liittää järjestelmät ja arkkitehtuurin eri kerrokset käsitetasolla. SOA ja löyhä kytkentä mahdollistavat järjestelmien ja arkkitehtuurin eri kerrosten teknisen yhteen liittämisen. Kun sekä dokumentit että verkkopalvelut kuvataan semanttisella metatiedolla, mahdollistetaan joustava integraatio yli hallintorajojen. Portaali Portaali tarjoaa käyttäjille (kansalaiset, virkailijat, yritykset) käyttöliittymän prosesseihin, pal-

28 veluihin ja dokumentteihin. Portaali vastaa monikanavaisuuden hallinnasta, niin että samoja palveluja ja sisältöä voi saada eri päätelaitteilla niille ominaisilla sanomilla sekä turva- ja yhteyskäytännöillä. Portaalissa voidaan personoida käyttäjän roolin mukainen näkymä. Palvelutaso (SLA) Palvelutasosopimus (SLA, Service-Level Agreement) on palvelun tarjoajan ja asiakkaan välinen sopimus, jossa kuvataan, mitkä vaatimukset palvelun tulee täyttää. Ominaisuuksien tulisi olla mitattavia, hallittavia, ymmärrettäviä, molempien hyväksymiä, merkityksellisiä sekä kustannuksiltaan kohtuullisia. Sopimukseen kuuluvia ominaisuuksia voivat olla mm. (ajallinen) saatavuusprosentti, samanaikaisten käyttäjien palvelukyky, suorituskyky, muutoksista ilmoittaminen, help desk -vastausaika ja käytön tilastointi. Palvelutaso voidaan määritellä sekä teknisen rajapinnan verkkopalveluille (yksittäiset tai yhdistetyt palvelut) että prosesseille Viitearkkitehtuurin toteutustekniikka Viitearkkitehtuurin osien tekninen toteuttaminen edellyttää soveltuvien standardien ja tekniikoiden valitsemista. Keskeisimmät tekniikat sähköisen hallinnon järjestelmien rakentamisessa on jäsennetty raportissa XML-pohjaiset verkkopalvelutekniikat seuraavan taulukon mukaisesti. Yhteenveto kuvaa tekniikoita kevään 2004 mukaisena. Taulukossa esitettyä tasoa asiointiliittymät perusjärjestelmiin vastaavat edellä kuvatussa viitearkkitehtuurissa useat osa-alueet: yksittäiset palvelut, yhdistetyt palvelut ja prosessinohjaus. Käyttäjäliittymä: XSLT, XSL, CSS, XForms, XHTML, XLink, XSP, WSRP Prosessit: BPEL4WS, BPML, BPQL, XPDL, ebbpss, Wf-XML, WSCI Tietoturva: XML-encryption XML-signature, XKMS SAML, XACML Liberty Alliance WS-security ebms WS-Addressing WS-Routing WS-ReliableMessaging ebms Hakemistot: LDAP, DSML, UDDI, ebxml registry Metatiedot: RDF, RDF Schema, OWL, UML, XMI Rajapintakuvaukset: WSDL, CPA/CPP Sanomanvälitys: SOAP Formaatti: XML, XML Schema Luotettava sanomanvälitys: Tapahtumanhallinta: WS-Coordination WS-Transaction WS-CAF BTP Kuljetusprotokollat: HTTP, HTTPS, TLS, FTP, FTPS, SMTP, S/MIME Käyttöliittymä Asiointiliittymät perusjärjestelmiin Tukipalvelut Metatiedot Asiointiliittymät perusjärjestelmiin Taulukossa on esitetty keskeisimpiä XML-tekniikoita riippumatta siitä, minkä organisaation tai yrityksen määrityksiin ne perustuvat. Kerrosten välillä on keskinäisiä riippuvuuksia (kuten WS- ja ebxml-määritysten välillä), ja ne vaikuttavat tekniikoiden valintaan tietojärjestelmiä rakennettaessa.

29 Viitearkkitehtuurin toteutuksessa kehotetaan suosimaan avoimia ja standardeja tekniikoita sekä pilotoimaan XML-pohjaisia ratkaisuja. Toteutukseen ei anneta tiukkoja suosituksia käytettävistä XML-pohjaisista tekniikoista määritysten ja standardoinnin keskeneräisyyden vuoksi. Perussuosituksia asiointiliittymien toteutuksessa perusjärjestelmiin ovat mm. seuraavat: Sähköisten palvelujen rakentamisessa suositellaan palveluarkkitehtuuria sekä löyhään kytkentään perustuvia ratkaisuja sovellusten ja järjestelmien yhteen liittämisessä. Sähköisen hallinnon kehittäminen etenee yksittäisten verkkopalvelujen rakentamisesta kohti virastojen sisäisiä ja välisiä asiankäsittely- ja palveluprosesseja. Ensin tulee rakentaa standardeihin ja avoimiin rajapintoihin perustuvia verkkopalveluja. Vasta myöhemmin tulee tarve yhdistää verkkopalveluista osittain automatisoituja prosesseja. HTTP on suositeltava kuljetusprotokolla anonyymissä asioinnissa. HTTPS on suositeltava kuljetusprotokolla muussa kuin anonyymissä asioinnissa. FTP(S) ja SMTP (S/MIME) soveltuvat tiedostojen siirtoon ja sähköpostiasiointiin. XML Schema on suositus sanomien ja asiakirjojen rakenteen kuvaamiseen. SOAP on suositeltava sanomanvälitysprotokolla. Suositus WS-palveluiden rajapintakuvauksiin on WSDL ja ebxml:n mukaiseen liiketoimintarajapintojen kuvaamiseen CPP/CPA. Tukipalvelujen toteuttamisen perussuosituksia ovat mm. seuraavat: XML-pohjaisissa verkkopalveluissa tiedot salataan ja allekirjoitetaan sellaisilla tuotteilla ja välineillä, jotka perustuvat XML Signature ja XML Encryption -standardeihin. Hakemistoratkaisuissa tulee tilanteen mukaan arvioida sekä UDDI:n ja ebxml-rekisterin että RDF-pohjaisten hakemistojen sovellettavuus. Metatietoja koskevat perussuositukset ovat mm. seuraavat: Dublin Core on ensisijainen metatietoformaatti. JHS 143 kuvaa suomenkielisen julkishallinnolle sovitetun version Dublin Coresta. RDF on metatiedon suositeltava koodaustapa. Käyttöliittymää koskevia perussuosituksia ovat mm. seuraavat: XML:ää tulee suosia rajapintakielenä käyttöliittymän ja sen alla olevien kerrosten välillä sähköisen asioinnin arkkitehtuureissa. XSLT on suositeltava tapa tuottaa muunnoksia XML:stä toisiin tekstimuotoihin. CSS on suositeltava tekniikka XSLT:tä täydentävänä tekniikkana verkkosivujen muodostamisessa. XHTML:n käyttö verkkosivujen merkkauskielenä on suositeltavaa käytettävyyden ja sovellettavuuden takia.

30 JULKISEN HALLINNON SÄHKÖISEN ASIOINNIN ALUSTA (2007) Sähköinen asiointi kuuluu valtion IT-toiminnan johtamisyksikön ValtIT:n kärkihankkeisiin. Hankkeeseen kuuluva sähköisen asioinnin esitutkimuksen loppuraportti valmistui toukokuussa Raportin ja siihen liittyvän esittelyaineiston tarkemmat viitetiedot ovat seuraavat: Esitutkimusraportti: Julkishallinnon sähköisen asioinnin rakenneosat - kehitettävät yhteiset alustat, palvelut ja ratkaisut ( ) Sähköisen asioinnin alustan esitutkimusraportin esittelyaineisto ( ) aehkoei/name.jsp Seuraavaan tarkasteluun on koottu soveltuvin osin keskeiset kohdat esitutkimusraportista oikeusministeriön sähköisen asioinnin arkkitehtuurin näkökulmasta. Julkisen hallinnon sähköisten rakenneosien esitutkimuksen lähtökohtana on valtioneuvoston tekemä periaatepäätös valtionhallinnon IT-toiminnan kehittämisestä sekä vuonna 2005 valmistunut julkisen hallinnon sähköisen asioinnin kehittämisstrategia. Strategian mukaan lähivuosina sekä valtion laitokset että kunnat ovat vieneet asiointipalvelunsa verkkoon ja siten kykenevät tuottamaan asiointipalvelunsa nykyistä vähemmällä henkilötyömäärällä. Tavoitteita ovat asiakaskeskeisyyden lisääminen, kustannustehokkuuden lisääminen ja uusien laadukkaiden palveluiden syntymisen tukeminen. Yhtenä keinona tavoitteiden saavuttamiseksi julkishallinto voi tarjota yhteisiä alustoja, ratkaisuja ja palveluja, jotka nopeuttavat ja yhtenäistävät sähköisten asiointipalvelujen kehittämistä. Sähköisten rakenneosien esiselvityksen loppuraportissa esitetään, että julkishallinto tarjoaisi yhteisiä alustoja, ratkaisuja ja palveluja, joilla nopeutetaan ja yhtenäistetään sähköisten asiointipalvelujen kehittämistä. Tärkeimmät kehittämiskohteet ovat seuraavat: sähköisten palvelujen alusta asiointitili asiointiviestien välitys tavoitettavuustieto kansallisten perustietovarantojen rajapinnat. Julkishallinnolla on yhteiskäyttöinen sähköisen asioinnin alusta, Lomake.fi, jossa on valmiina useita sähköisissä asiointipalveluissa käytettäviä ominaisuuksia. Esiselvitysraportissa esitellään uuden julkishallinnon palvelualustan toteutusvaihtoehtoja. Toteutusvaihtoehdot mahdollistavat sekä yksinkertaisten lomakesovellusten että vaativien asiointisovellusten kehittämisen. Uusi yhteinen palvelualusta tarjoaa ratkaisut erityisesti useamman eri toimijan väliseen yhteistyöhön tukien poikkihallinnollisia prosesseja ja integraatioita eri osapuolten välillä. Lisäksi se luo parempia edellytyksiä niille, joilla omia alustoja ei vielä ole. Käytössä olevat yhteiset alustaratkaisut (esimerkiksi Lomake.fi) säilyvät ainakin toistaiseksi uuden ratkaisun rinnalla. Sähköisten palvelujen alustan kehittämiseen suositellaan seuraavaa ratkaisumallia: kehite-

31 tään yksi tai useampia kansallisia alustapalveluja, joille kilpailutetaan useita sovelluksien toimittajia. Alustan/alustojen pitää tukea molempia päätekniikoita (J2EE ja.net). Ratkaisujen kehittämisessä on huomioitava myös avoimen lähdekoodin (OSS, Open Source Software) tuotteiden mahdollisuudet. Tavoitteena on, että kaikki palvelualustan kehitystyö ja siinä syntyvät toteutukset ovat palvelualustaa käyttävien organisaatioiden hyödynnettävissä - kertaalleen toteutettu voidaan hyödyntää uusien palveluiden kehittämistyössä. Asiointitili tarjoaa yhdenmukaisen, turvallisen ja luotettavan ratkaisun sähköiseen vuorovaikutukseen, esim. sähköiseen tiedoksisaamiseen. Asiointitilin tarkoituksena on tarjota asiakaskohtainen keskitetty paikka, jossa asiakas voi seurata asioidensa käsittelyn etenemistä. Asiointitilin kautta on myös mahdollista vastaanottaa ja nähdä asiaan liittyvät aineistot. Toteutusvaihtoehtoja asiointitilille ovat joko julkishallinnon oma palvelu tai yksityisten toimijoiden kehitteillä olevat palvelut. Raportissa ehdotetaan harkittavaksi keskitetyn Asiointiviestien välitys -ratkaisun kehittämistä, joka tarjoaa yhdenmukaisen ja selkeän ratkaisun asiointiviestien välittämiseksi lukuisten eri palvelualustojen ja hallinnon järjestelmien välillä. Toteutusvaihtoehtoja ovat julkishallinnon oma ratkaisu ja yksityisiltä palveluntarjoajilta koordinoidusti hankitut palvelut. Asiointiviestien välitys on osa julkishallinnon integraatioarkkitehtuuria. Asiointiviestien välittämisen ratkaisut tulee kehittää yhteistyössä koordinoidusti muiden hallinnon integraatioratkaisujen kanssa. Sähköisiä tavoitettavuustietoja ovat esimerkiksi sähköpostiosoite ja matkapuhelinnumero. Tavoitettavuustieto liittyy kiinteästi myös asiointitiliin. Asiakkaaseen on voitava ottaa yhteyttä asiakkaan ilmoittamalla tavalla joko sähköisesti tai perinteisin menetelmin. Raportissa on kuvattu päävaihtoehdot tavoitettavuustietojen keruuseen ja ylläpitoon. Keskeisiä toimijoita asiakkaiden osoite- ja muiden yhteystietojen ylläpidossa ja keruussa ovat Väestörekisterikeskus yhteistyökumppaneineen sekä YTJ:tä hallinnoivat tahot. Tavoitettavuustietojen hallinnan kehittämiseen suositellaan yhteistyötä VTJ:tä ja YTJ:tä hallinnoivien tahojen kanssa. Kansallisten perustietovarantojen rajapinnat ovat tärkeässä asemassa asioinnin nopeuttamiseksi ja päällekkäisen tiedon keruun ja kopioinnin vähentämiseksi. Perustietovarantojen tietoja voidaan sähköisissä asiointipalveluissa hyödyntää ainakin kyselypalveluissa, esitäyttötietoina asian vireillepanossa ja tietojen tarkistuksissa. Toteutusvaihtoehtoja ovat olemassa olevan yksityisen palvelun hyödyntäminen ja julkishallinnon oman yhden luukun rajapinnan kehittäminen. Esitutkimuksessa määritettyjen kehittämiskohteiden tarkemmalle suunnittelu- ja toteutustyölle on laadittu alustava kehittämissuunnitelma. Kehittämishankkeen työkokonaisuudet on priorisoitu siten, että ensimmäisessä vaiheessa keskitytään asiointitilin sekä siihen kiinteästi liittyvän tavoitettavuustiedon kehittämiseen ja myöhemmissä vaiheissa palvelualustan sekä viestienvälityksen ratkaisuihin. Kehittämissuunnitelman lähtökohtana on varmistaa yhteisten alustojen, ratkaisujen ja palvelujen soveltuvuus sekä tarpeenmukaisuus samaan aikaan kehitettävien ja käyttöönotettavien pilottipalveluiden avulla. Kehittämissuunnitelman etenemisen ehtona on saada alusta alkaen mukaan yhteisratkaisuja hyödyntäviä toimijoita.

32 Nykytilanteen arviointia Esitutkimusraportin mukaan asian sähköiseen vireillepanoon löytyy tällä hetkellä runsaasti erityyppisiä toteutuksia, ja olemassa olevat yhteiskäyttöiset ratkaisut ovat tällä alueella löytämässä paikkansa (esim. Suomi.fi ja Lomake.fi). Sähköisen asioinnin kehittämisessä on menossa toinen tai kolmas aalto, mutta liikkeellelähtö ja käytön laajentuminen on ollut kuitenkin odotettua hitaampaa. Palveluita tulisi saada aikaan entistä nopeammin ja tehokkaammin, jotta sähköinen asiointi lähtisi voimakkaasti laajenemaan merkittävänä palvelukanavana perinteisempien palvelumuotojen rinnalla. Tällä hetkellä julkishallinnon palveluissa päätösten sekä muun aineiston ja tiedotteiden sähköiseen välittämiseen, asian etenemisen seurantaan sekä rekisteritietojen hyödyntämiseen löytyy harvoja, yksittäisiä toteutuksia. Tälle alueelle kohdistuukin eniten odotuksia yhteiskäyttöisille ratkaisuille. Asiakkaan tarve on hoitaa asia mahdollisuuksien mukaan alusta loppuun samalla asiointikerralla. Mikäli tämä ei ole mahdollista, asiakas haluaa olla tietoinen asian edistymisestä. Myös integraatiot operatiivisiin järjestelmiin, tietorekistereihin ja asianhallinnan kokonaisuuteen on koettu haasteelliseksi. Asiointipalvelut ovat usein jääneet omaksi saarekkeekseen kytkeytymättä suoraan organisaation sisäisiin prosesseihin ja näin todelliset hyödyt toiminnan tehostumisesta jäävät saavuttamatta Sähköisen asioinnin palvelujen rakenne Sähköiset asiointipalvelut toteutetaan asiakkaille verkossa tarjottavien palvelusovelluksien avulla. Palvelusovellus voi olla tyypiltään vireillepanosovellus tai reaaliaikainen sovellus. Ihmisten ja palvelusovellusten väliseen vuorovaikutukseen perustuvia lomakepohjaisia palveluja kutsutaan itsepalveluiksi. Itsepalvelut jakautuvat kahteen päätyyppiin: viranomaisen asiankäsittelyyn perustuviin itsepalveluihin ja vuorovaikutteisiin itsepalveluihin. Asiankäsittelyyn perustuva itsepalvelu on rakenteeltaan seuraavan kuvan mukainen.

33 Asiankäsittelyyn perustuvat palvelut käynnistyvät asian vireillepanolla. Asian vireillepanon voi tehdä joko asiakas tai viranomainen. Asiakas valmistelee asian ja lähettää sen tiedot palvelualustalta. Viranomaiselle voidaan tarjota myös mahdollisuus osallistua asian valmisteluun palvelualustalla ennen kuin asia siirtyy varsinaiseen asiankäsittelyyn hallinnon tietojärjestelmään. Kun asian vireillepanon tekee viranomainen, asiakas saa tiedon vireillepanosta ja siihen liittyvät aineistot asiointitilin kautta. Asiakkaalta pyydetään vain asian kannalta välttämättömiä tietoja. Järjestelmistä löytyvät tiedot haetaan asiankäsittelyn yhteydessä tai tarvittaessa valmisteluvaiheessa asiakkaan tarkistettaviksi. Asian varsinainen käsittely hoidetaan asianhallinnassa ja taustajärjestelmissä. Asiakas voi seurata asian etenemistä ja saada tiedoksiannon asiointitilille. Myös asiakkaan aineistot ovat saatavilla asiointitilin kautta. Vuorovaikutteinen itsepalvelu on rakenteeltaan seuraavan kuvan mukainen.

34 Vuorovaikutteisissa itsepalveluissa palvelusovellus voi olla reaaliaikaisesti yhteydessä viranomaisen taustajärjestelmiin. Vuorovaikutteiset itsepalvelut voivat hyödyntää asiointitiliä kuittausten välittämiseen asiakkaalle (esim. ajanvarauksella varattu aika tai kuittaus rekisteriin muutetusta tiedosta). Tietojärjestelmien väliseen viestintään perustuvien palvelujen tavoitteena on automatisoida asiakkaan ja hallinnon prosesseja sekä niiden kytkentöjä. Tämä edellyttää tietojärjestelmien välisiä yhteyksiä sekä järjestelmien yhteentoimivuutta. Asiakkaita ovat tyypillisesti suuret yritykset ja organisaatiot. Esimerkiksi TYVI-järjestelmä perustuu tietojen keruuseen tietojärjestelmien välisellä tiedonsiirrolla. Palveluprosessi etenee vaiheittain seuraavan kuvan mukaisesti.

35 Sähköisen asioinnin pelkistetty arkkitehtuuri Esiselvityksessä tunnistettiin keskeisimmät julkishallinnon sähköistä asiointia tukevat rakenneosat. Seuraavassa kuvassa oleva sähköisen asioinnin pelkistetty arkkitehtuuri esittää, miten rakenneosat liittyvät toisiinsa. Kuvassa on myös esitetty rakenneosien kehittämisen valmiustilanne. Arkkitehtuurissa asiakkaita ovat kansalaiset, yritykset sekä yhteisöt ja toiset viranomaiset. Suurten yritysten ja organisaatioiden sähköinen asiointi voi olla järjestelmien välistä. Kansalaisten ja pienten yritysten sähköinen asiointi perustuu tavallisesti ihmisten ja palvelusovellusten väliseen vuorovaikutukseen. Palvelusovellukset voidaan rakentaa hallinnon palvelualustoille. Hallinnon tietojärjestelmiä ovat muun muassa asianhallinnan järjestelmät ja ydintoiminnan operatiiviset järjestelmät. Hallinnon henkilöstö käsittelee asioita hallinnon tietojärjestelmissä. Portaalien tehtävä on auttaa asiakkaita löytämään julkishallinnon palvelut ja yhteystiedot helposti ja kattavasti. Portaalit voivat hyödyntää tiedon hakemisessa palvelu- ja yhteystietohakemistoja (esim. JULHA). Palvelujen löytymistä parantaa se, että ne kuvataan sovitusti metatiedoilla ja ne on julkaistu palveluhakemistoissa. Erityyppisiä portaaleja ovat julkishallinnon koostavat portaalit Suomi.fi sekä Yrityssuomi.fi, teemaportaalit kuten kehitteillä oleva Tervesuomi.fi, toimijakohtaiset portaalit (mm. virastojen sivustot ja kuntalaisportaalit) jne. Olemassa ja kehitteillä olevien erityyppisten portaalien muodostama kokonaisuus toteuttaa jo nyt sekä tulevaisuudes-