SUOMEN LIIKEMATKAYHDISTYS RY FBTA TOIMINTASUUNNITELMA 2016

Transkriptio

1 SUOMEN LIIKEMATKAYHDISTYS RY FBTA TOIMINTASUUNNITELMA 2016 Member of:

2 Sisältö Sivu Lähtökohdat toimintavuoteen FBTA:n tehtävä 2 Jäsenistö 3 Jäsenhankinta 3 Toimikunnat ja työryhmät Toiminan painopistealueet FBTA:n jäsenpalvelut 5 Kotimainen yhteistyö 6 Kansainvälinen yhteistyö 6 Toiminnan johtaminen ja toimisto 7 FBTA:n alustava toimintakalenteri FBTA/SV/ Sivu 1

3 SUOMEN LIIKEMATKAYHDISTYS RY FBTA Elinkeinoelämän Liikematkaneuvottelukunta perustettiin Keskuskauppakamarin yhteyteen v Neuvottelukunnasta muodostettiin v Elinkeinoelämän Liikematkayhdistys. Nimi muutettiin muotoon Suomen Liikematkayhdistys ry FBTA v Alkuaan ainoastaan liikematkapalvelujen ostajia edustava yhdistys on kehittynyt koko matka-hallinnon palveluketjun kattavaksi asiantuntijaverkostoksi. LÄHTÖKOHDAT TOIMINTAVUOTEEN 2016 Loppuvuodesta 2015 voitiin teollisuustuotannon laahatessa ja viennin kangistellessa todeta koko euroalueen talouden näkymien olevan vaisut, ja Suomen olevan alueen heikoimpia lenkkejä. Vaikka korkotaso on pysynyt ennätyksellisen matalana ja Euroopan Keskuspankki on lisännyt rahan tarjontaa, investoinnit ovat jääneet vähäisiksi. Epävarmuus maailmantalouden kehittymisestä on suuri, kun myös veturina toimineen Kiinan talouskasvu on hidastunut. Suomen ongelmat johtuvat paitsi kotimarkkinoiden heikkenevästä kysynnästä ja euroalueen hitaasta talouskasvusta, myös Venäjän taantumasta sekä EU-talouspakotteiden osaltaan aiheuttamasta viennin sakkaamisesta. Taloudellisesti haastavista ajoista huolimatta Liikematkayhdistys pystyi myös 2015 säilyttämään jäsenmääränsä vakiintuneella tasolla. Yhdistyksen jäsenmaksua ei tulekaan nähdä kuluna vaan investointina, joka maksaa itsensä moninkertaisesti takaisin kustannustehokkaamman matkustuksen, sujuvamman prosessin ja lisääntyneen matkustajahyvinvoinnin tuomien säästöjen myötä. FBTA:n TEHTÄVÄ FBTA on elinkeinoelämän järjestö, jonka tehtävä on matka- ja kokoushallinnon johtavana asiantuntijaverkostona edistää toimialan ammattilaisten osaamista ja verkottumista sekä toimia tiedon välittäjänä ja vaikuttajana. Yhdistyksen sääntöjen 2 mukaan toiminnan tarkoituksena ei ole liiketaloudellisen voiton tai muun taloudellisen ansion hankkiminen siihen osallisille, eikä se saa muutenkaan muodostua pääasiassa taloudelliseksi. FBTA/SV/ Sivu 2

4 JÄSENISTÖ Yhdistyksen ostajajäseniksi voivat liittyä yhteisöt, jotka ostavat liikematka- ja matkahallintopalveluja, mutta eivät harjoita niiden tuottamista ja myyntiä elinkeinokseen. Jäsenyydestä hyötyvät liikevaihdon tai matkustusbudjetin koosta riippumatta matka- ja matkahallintopalveluja hankkivat yhteisöt, jotka haluavat parantaa matkahallintonsa ja -prosessinsa kustannustehokkuutta ja laatua. Ostajajäseniä on 110 (marraskuu 2015). Yhdistyksen partnerijäseniksi voivat liittyä yhteisöt, jotka tuottavat/myyvät liikematka- ja matkahallintopalveluja elinkeinokseen. Jäsenyydestä hyötyvät matkahallinnon palveluntuottajat, jotka haluavat syventää kokonaisnäkemystään matkahallinnosta ja sen prosesseista sekä kehittää asiakaslähtöisesti tuotteitaan ja palvelujaan. Partnerijäseniä on 71 (marraskuu 2015). JÄSENHANKINTA Yhdistyksen pitäminen elinvoimaisena edellyttää paitsi aktiivista jäsenkuntaa, Liikematkayhdistyksen tapauksessa myös hyvää ostajajäsen-partnerijäsen-tasapainoa. Tärkeimpiä jäsenhankinnan keinoja ovat Matkamessut Business Travel Forumeineen, omat ja yhteistyökumppanien tapahtumat ja tilaisuudet sekä FBTA-toimiston ja hallituksen aktiiviset toimenpiteet yhdistyksen toiminnasta tiedottamiseksi. FBTA-jäsenyys on yritys- eikä henkilökohtainen. Omiin tapahtumiin ja koulutustilaisuuksiin ovat tervetulleita kaikki jäsenyritysten henkilökuntaan kuuluvat ei ainoastaan jäsenrekisteriin merkitty yhdyshenkilö. Jäseniä kannustetaan lisäksi tuomaan sidosryhmiinsä kuuluvia ei-jäseniä veloituksetta tutustumaan toimintaan, jos FBTA-jäsenyydestä olisi vieraan organisaatiolle hyötyä. Olemassaolevien jäsenten, niin ostajien kuin partnerienkin, suositukset ja aktiiviset toimenpiteet omien asiakkaiden ja yhteistyökumppanien tuomiseksi FBTA:n toiminnan piiriin ovat tärkeä kanava yhdistyksen jäsenkunnan kasvattamiseksi. TOIMIKUNNAT JA TYÖRYHMÄT 2016 Liikematkayhdistyksellä on 2016 kaksi pysyvää toimikuntaa, joiden tärkeimpänä tehtävänä on seurata oman vastuualueensa markkinatilannetta ja kehitystä, tuottaa materiaalia jäsentiedottamista varten sekä suunnitella ja toteuttaa oman vastuualueensa koulutustilaisuuksia yhdessä FBTA-toimiston kanssa. FBTA/SV/ Sivu 3

5 Toimikunnat Liikennetoimikunta (TR) Teknologiat ja prosessit (TPS) Toimikuntien ohella perustetaan lisäksi työryhmiä tiettyyn aihealueeseen liittyvien projektien toteuttamiseksi. Hankinnan työryhmä, joka tuotti erittäin onnistuneen hankintavalmennuspäivän 2014 jatkaa työtään Uusia ryhmiä ovat Raportointi ja mittariston kehittäminen seminarin tuottava työryhmä sekä Matkahallinnon tutkintoa varten perustettava FBTA:n ohjausryhmä. Jotta toimikunnilla on edellytykset tuottaa relevanttia ja ajankohtaista koulutussisältöä, on tärkeää, että ryhmissä kuuluu niin ostajan kuin palveluntuottajan ääni. Ostajajäsenten saaminen mukaan toimikuntatyöhön on kuitenkin osoittautunut haastavaksi, kun yhä laajemman tehtäväkentän omaavan Travel Managerin on vaikea löytää aikaa vapaaehtoistyöhön. Lyhyempikestoisiin työ- ja projektiryhmiin on sen sijaan ollut helpompi saada mukaan ammattitaitoisia, idearikkaita ja asiaan vihkiytyneitä osaajia. Toimikuntien, työryhmien ja hallituksen välinen tiedonkulku turvataan niin, että sekä hallituksen jäsenet että toiminnanjohtaja jalkautuvat ryhmien kokouksiin pitkin toimintavuotta. TOIMINNAN PAINOPISTEALUEET 2016 Syyskuussa 2015 toteutetulla jäsentutkimuksella pyydettiin sekä ostajaettä partnerijäsenten näkemystä yhdistyksen toiminnan painopistealueista Saatujen tuloksien perusteella hallitus ja toimikunnat sopivat yhdessä teemat, joiden ympärille FBTA:n tulevan toimikauden koulutussisällöt rakennetaan. Toimikuntien ja työryhmien työn tulokset voivat olla seminaareja, webinaareja, mallipohjia, ohjeistuksia, white paper tutkielmia tai muita jäsenkunnan hyödynnettäväksi tarkoitettuja sisältökokonaisuuksia. Ostajajäsenten TOP 3 -painopistealuetta olivat tutkimuksen perusteella (vastausprosentti 43 %): 1. Teknologia ja prosessien optimointi: järjestelmät ja ratkaisut 2. Lisämaksullisten palvelujen (ancillaries) hallinnointi 3. Raportointi ja mittariston kehittäminen Partnerijäsenten TOP 3 painopistealuetta (vastausprosentti 36 %): 1. Teknologia ja prosessien optimointi: järjestelmät ja ratkaisut 2. Kokoukset ja tapahtumat (Meetings Management) 3. Palveluntuottajasopimukset FBTA/SV/ Sivu 4

6 Teknologia ja prosessien optimointi nousi molemmissa vastaajaryhmissä kärkeen. Digitalisoituminen, applikaatiot, jakamistalouden palvelut ja mobiiliratkaisut ylipäätään aiheuttavat painetta matkahallinnon prosessin suuntaan, ja aihealue pidetään 2016 työkartalla. Vuoden 2016 koulutustoiminnan kärkihankkeena voidaan pitää Kauppakamarin kanssa yhteistyössä toteutettavaa Matkahallinnon tutkinto -kokonaisuutta. Toteutuessaan tutkinto koostuu useammasta moduulista, jotka suoritetaan pääosin sähköisessä oppimisympäristössä. Tavoitteena on käynnistää koulutus syksyllä 2016, mikäli saadaan riittävä määrä halukkaita osallistujia hankkeen viemiseksi läpi taloudellisesti kannattavasti. FBTA:n JÄSENPALVELUT 2016 Jäsentiedotus FBTA:n käyttämät jäsenviestinnän kanavat ovat yhdistyksen verkkosivut ( ja sähköiset uutiskirjeet, sekä näitä täydentävinä sosiaalisen median kanavina julkinen ja kaikille avoin Facebook-sivu ( sekä suljettu, vain jäsenyrityksille tarkoitettu LinkedIn-ryhmä. Syksyn 2015 jäsentutkimuksen perusteella yli 95 % kaikista vastaajista piti jäsentiedottamisen laatua ja määrää hyvänä toteutetun kartoituksen perusteella hallitus varaa tulevan toimintakauden budjettiin varat yhdistyksen teknisen alustan uudistamiseksi. Projektin myötä saadaan käyttöön ajanmukaiset ratkaisut niin jäsenhallintaa kuin viestintääkin varten, minkä lisäksi uusitaan myös julkaisujärjestelmä (FBTA:n verkkosivut + tietopankki) ja toimiston ICT-ympäristö. Hanke toteutetaan ulkopuolisen, ammattitaitoisen projektipäällikön vetämänä. Jäsenkoulutus FBTA:n keskeinen lisäarvopalvelu on jäsenkunnan tarpeisiin räätälöity koulutus. FBTA on aattellinen yhdistys ja osallistumismaksuilla katetaan järjestelyistä aiheutuvat kustannukset voittoa tavoittelematta. Omien koulutustilaisuuksien hinnat pidetään edelleen jäsenille edullisina. Yhdistyksen jäsenmaksuun sisältyy vuosittain jopa kolme veloituksetonta tilaisuutta, jotka tarjoavat mahdollisuuden ammatilliseen kouluttautumiseen: Matkamessujen Business Travel Forum sekä yhdistyksen kevät- ja syyskokoustapahtumat. Matkailun ammattilehti Ikkunapaikka Window Seat Yhdistyksen jäsenmaksuun sisältyy pääyhdyshenkilöille toimitettuna matkailualan ammattilehti Ikkunapaikka (8 numeroa/vuosi). FBTA/SV/ Sivu 5

7 KOTIMAINEN YHTEISTYÖ FBTA tekee yhteistyötä ja pyrkii verkottumaan sekä toimialan että yhteiskunnan muiden toimijoiden kanssa. Säännöllinen vuorovaikutus ja hyvä yhteistyö Suomen Matkatoimistoalan liiton SMALin kanssa. Vaihdamme tietoa liikematkatoimialaan liittyvistä kysymyksistä. FBTA on Ulkoministeriön ylläpitämän Matkailuturvallisuuden neuvottelukunnan jäsen. Neuvottelukunnan tehtävänä on toimia tiedonvaihdon foorumina matkailuturvallisuuteen liittyvissä kysymyksissä. FBTA:lla on paikka Liikenne- ja viestintäministeriön Lentoliikennestrategia 2030 työryhmässä. FBTA on Messukeskuksen yhteistyökumppani Matka 2016 Business Travel Forumin osalta. FBTA Kauppakamarin jäsen. FBTA on Veronmaksajain Keskusliiton jäsen. Liikematkayhdistys haluaa vaikuttaa alan toimintaedellytyksiin liittyviin hankkeisiin ja hallitus pyrkii omalta osaltaan lisäämään vuoropuhelua keskeisten toimijoiden kanssa. KANSAINVÄLINEN YHTEISTYÖ Liikematkayhdistyksen 2015 jäsenmaksuun sisältyy Global Business Travel Associationin (GBTA) jäsenyys sekä ostaja- että partnerijäsenille. Rekisteröitymällä GBTA Europen verkkosivuilla FBTA-jäsenet pääsevät mukaan globaaliin matkahallinnon ammattilaisten verkostoon ja saavat käyttöönsä laajan kansainvälisen tietopankin tutkimuksineen ja asiakirjamalleineen GBTA panostaa voimakkaasti Advocacy-toimintaan pyrkien tuomaan liikematkustuksen ja matkahallinnon näkökulmia lainsäätäjän tietoon sekä Euroopassa että Pohjois-Amerikassa. Pohjoismainen yhteistyö FBTA:n pohjoismaiset sisaryhdistykset DBTA, NBTA ja SBTA ovat kaikki GBTA-partnerijärjestöjä ja samankaltaisen toimintaympäristön vuoksi tärkeä sidosryhmä FBTA:lle. Sisaryhdistysten välinen yhteistyö on tiivistä. Yhdistysten koulutustilaisuudet ovat avoimia sisaryhdistysten jäsenille kyseisen maan jäsenhinnoilla. Pohjoismaisten liikematkayhdistysten yhteinen vuosittainen verkottumistapahtuma Nordic Business Travel Meeting 2016 järjestetään Oslossa FBTA/SV/ Sivu 6

8 Yhteiskuntavastuu, kestävä kehitys Liikematkayhdistyksen edustajana kestävän kehityksen GBTA Project Icaruksessa ja CO2 Focus Group työryhmän vetäjänä toimii Minna Torppa (Puolustusministeriö). FBTA:N TOIMINNAN JOHTAMINEN JA YHDISTYKSEN TOIMISTO Toimintaa johtaa yhdistyksen syyskokouksen valitsema hallitus, joka sääntöjen mukaan koostuu puheenjohtajasta ja vähintään neljästä (4) ja enintään kahdeksasta (8) jäsenestä, joista enintään kaksi edustaa partnerijäsenkuntaa. Toimiston henkilökunnan muodostavat toiminnanjohtaja Sari Viljamaa sekä toimistoassistentti Kaarina Alasentie. Toiminnanjohtaja vastaa operatiivisesta toiminnasta. FBTA:n toimisto sijaitsee vuokratiloissa Helsingin ydinkeskustassa osoitteessa Simonkatu 12 B 30, 7. krs, Helsinki. FBTA/SV/ Sivu 7

9 FBTA-TOIMINTAKALENTERI 2016 (alustava) Tammikuu Matka 2016 messut, Helsinki FBTA Hot Topic aamiaisseminaari ja Business Travel Forum Nordic Business Travel Meeting 2016 DBTA, FBTA, NBTA, SBTA Oslo Helmikuu Business Travel Show, Lontoo - FBTA Hosted Buyer ryhmä Maaliskuu pvm avoin Matkahallinnon perusteet / FBTA tutuksi - järjestetään tarvittaessa - uusille jäsenille ja toimintaan aktiivisemmin mukaan haluaville Huhtikuu Kevätkokous + oheisohjelma Partnerijäsenkokous kevätkokouksen yhteydessä Toukokuu pvm avoin Toimikuntatyöhön perustuva koulutuspäivä Elokuu pvm avoin FBTA-jäsentutkimus 2016 Syyskuu pvm avoin Matkahallinnon tutkinto -lähipäivä Lokakuu pvm avoin Toimikuntatyöhön perustuva koulutuspäivä Marraskuu GBTA Europe kongressi Frankfurt Syyskokous + oheisohjelma Partnerijäsenkokous syyskokouksen yhteydessä pvm avoin FBTA- ja GBTA-webinaareja ajankohtaisista aihealueista FBTA/SV/ Sivu 8