TOIMINTASUUNNITELMA

Transkriptio

1 TOIMINTASUUNNITELMA MPI FINLAND CHAPTER

2 YLEISTÄ MPI Finland on kansainvälisen Meeting Professionals International MPI -järjestön Suomen osasto. MPI Finlandin tarkoituksena on tarjota noin 100-henkiselle jäsenistölleen mahdollisuuksia ammatilliseen kehittymiseen erilaisten koulutus- ja verkostoitumistilaisuuksien kautta sekä edistää kokemusten vaihtoa alan ammattilaisten kesken. Toiminnassamme on mukana jäseniä useilta eri toimialoilta niin pienistä yrityksistä kuin suurista kansainvälisesti tunnetuista konserneista. MPI Finland pyrkii toiminnallaan kohottamaan tapahtuma-alan yleistä arvostusta. MPI Finlandin toimintaa koordinoi nimetty hallitus, jonka kokoonpano hyväksytään vuosittain sääntömääräisessä kevätkokouksessa. Yhdistyksen toiminnan suuntaviivat rakentuvat Yhdistyslaista ( /503), Meeting Professionals International MPI -yhdistyksen toimintaperiaatteista ja säädöksistä sekä MPI Finland Chapterin omista säännöistä. Visiomme: MPI Finlandin tulee toimia aktiivisesti ja aloitteellisesti, jotta kokoukset ja tapahtumat muodostuvat tärkeäksi strategiseksi menestystekijäksi organisaatioissa. Missiomme: MPI Finlandin tulee olla johtava maailmanlaajuinen jäsenjärjestö, joka vaikuttaa vahvasti kokous- ja tapahtuma-alan muokkaantumiseen. TOIMIKAUSI Tämä toimintasuunnitelma koskee yhdistyksen toimikautta TOIMIKAUDEN PÄÄTAVOITTEET 1. Jäsenmäärän kasvattaminen 130 jäseneen ylläpitäen tapahtumanjärjestäjien ja palveluiden tarjoajien suhteen tasaisena. 2. Koulutustilaisuuksien kokonaistyytyväisyyden kasvattaminen KA 3,5 (asteikolla 1-4) 3. Yhdistyksen medianäkyvyyden lisääminen 1 P a g e

3 JÄSENISTÖ (Membership) Yhdistyksen tavoitteena on kasvattaa jäsenmäärä 130 henkiköön hallituskauden loppuun mennessä. Päävastuu yhdistyksen jäsenistöstä sekä jäsenhankinnasta on VP of Membershipillä. Jäsenistömme jakautuu neljään segmenttiin: Suppliers: kokous- tai tapahtumapalvelujen tarjoajat, kuten hotellit, kokous- ja kongressipaikat, lentoyhtiöt, ohjelmatoimistot jne. Planners: palvelujen ostajat eli järjestöjen ja yritysten kokouksista, kongresseista ja tapahtumista suunnittelusta ja/tai toteutuksesta vastaavat henkilöt Opiskelijat Alan oppilaitosten edustajat Uusjäsenhankinnassa pääsegmenttimme tulevana toimikautena ovat Corporate planner, B2B business (planners) Event agencies (suppliers) Opiskelijat ja oppilaitokset Jäsenten tyytyväisyyttä yhdistyksen toimintaan seurataan kerran vuodessa toteutettavalla in omalla jäsentyytyväisyyskyselyllä. Oman kyselymme lisäksi myös kansainvälinen MPI-organisaatio toteuttaa kerran vuodessa globaalin jäsentutkimuksen. YHTEISTYÖKUMPPANIHANKINTA (Sponsorship) Noin kolmannes yhdistyksen tuloista saadaan tulevana toimikautena yhteistyökumppanihankinnan kautta. Kumppanisopimukset ovat voimassa yhden kalenterivuoden. Olemassa olevilla kumppaneilla on mahdollisuus uusia vastaavan tasoinen kumppanuus seuraavalle vuodelle ennen muita kumppaneita. Päävastuu yhdistyksen yhteistyökumppanitoiminnasta on VP of Sponsorshipillä. Yhdistys on rakentanut neljä eritasoista kumppanipakettia, joiden lisäksi myös kumppanuuksien palveluräätälöinnit ovat mahdollisia. Kumppanipaketit ovat: Tapahtumakohtainen kumppanimarkkinointi Standard Partner Premium Partner Strategic Partner Tulevana hallituskautena kumppanihankinnan päätavoitteena on säilyttää nykyiset kumppanuudet sekä lisätä erityisesti tapahtumakohtaisia kumppanuuksia. 2 P a g e

4 Vuodelle 2015 solmitut kumppanuudet ovat tällä hetkellä: Helsinki Convention & Events Bureau Visit Espoo Messukeskus Ventoniemi MagnumLive Promo Systems Sokos Hotels Radisson Blue Hotels & Resorts Cvent KOULUTUSTOIMINTA (Education) Euroopan Chaptereita koskevien toimintaperiaatteiden ja säädösten mukaan paikallisen Chapterin tulee järjestää toimintakaudella 5-6 erilaista koulutustilaisuutta. Yhdistys on suunnitellut toimikaudelle yhteensä kaksitoista erilaista koulutustilaisuutta tai tapahtumaa, joiden tarkoituksena on tarjota jäsenistölle koulutus- ja verkostoitumismahdollisuuksia sekä edistää yhdistyksen tunnettuutta toimialalla sekä potentiaalisten jäsenten keskuudessa. Päävastuu yhdistyksen koulutustoiminnasta on VP of Educationeilla (2 hlöä). Vastuuhenkilöiden lisäksi yhdistys on päättänyt koota tulevalle toimikaudelle koulutustoimintaa tukevan, vapaaehtoisista jäsenistä koostuvan toimikunnan, jonka tarkoituksena on auttaa koulutustilaisuuksien suunnittelussa ja toteutuksessa sekä tuoda uusia ideoita yhdistyksen koulutustoimintaan. Toimikaudelle suunnitellut tilaisuudet: Kahdeksan koulutustilaisuutta (4 syksyllä ja 4 keväällä) Kaksi Get together -tilaisuutta (1 syksyllä ja 1 keväällä) Kaksi messuosallistumista (1 syksyllä ja 1 keväällä) Koulutustoiminnan päätavoitteet toimikaudelle : Koulutustilaisuuksien kokonaistyytyväisyyden kasvattaminen keskiarvoltaan 3,5 (asteikolla 1-4, jossa 1 = heikko, 4 = erittäin tyytyväinen) Lisätä erilaisia verkostoitumismahdollisuuksia, esim. Networking-lounaat Edistää yhteistyötä muiden alan järjestöjen kanssa yhteistapahtuman toteuttamisella Toteuttaa 2-3 koulutustilaisuutta, joissa on mielenkiintoinen kansainvälinen puhuja Kasvattaa koulutusbudjettia myös ei-jäsenille suunnatuilla maksullisilla tilaisuuksilla Yhdistyksen ajankohtainen koulutuskalenteri on nähtävissä yhdistyksen www-sivuilla. 3 P a g e

5 Kansainvälinen koulutustoiminta Yhdistys kannustaa kaikkia jäseniään osallistumaan myös globaaleihin koulutusmahdollisuuksiin. Tulevalla toimikaudella kansainvälisiä tapahtumia ovat ainakin: The 2015 World Education Congress (WEC), San Francisco IBTM World (ent. EIBTM), Barcelona European Meetings and Events Conference EMEC, Kööpenhamina IMEX 2016, Frankfurt VIESTINTÄ (Communications) Yhdistyksen ensisijaiset viestintä- ja tiedotuskanavat ovat yhdistyksen www-sivut sekä sähköiset uutiskirjeet. Pääkanavia tuetaan sosiaalisen median välineillä viestin ja sen kohderyhmän mukaan: Facebook, LinkedIN, Twitter, Instagram. Yhdistyksen viestinnän perustana toimii yhdistyksen viestintästrategia sekä viestinnän vuosikello, jotka otettiin ensimmäisen kerran käyttöön toimikaudella Viestintästrategiassa määritetään yhdistyksen viestintätoimintojen tavoitteet, kohderyhmät sekä kanavat, kun taas viestinnän vuosikellosta ilmenee eri viestintätoimintojen aikataulutus, viestikärjet, kohderyhmät, vastuuhenkilöt sekä kanavat. Päävastuu yhdistyksen viestinnästä on VP of Communicationilla. Viestinnän päätavoitteet toimikaudelle : kasvattaa yhdistyksen medianäkyvyyttä yhdessä VP of Median kanssa uutisoida monipuolisista ja jäseniä kiinnostavista asioista yhdistyksen pääkanavissa (www ja uutiskirjeet) saada lisänäkyvyyttä MPI Europan News Letteriin kasvattaa some-seurauksia sekä aktivoida jäsenet jakamaan tietoa ja mielipiteitä yhdistyksen some-kanavissa YHDISTYKSEN TALOUS on voittoa tavoittelematon yhdistys. Päävastuu yhdistyksen talouden seuraamisesta on VP of Financella. Budjettiesityksen mukaisesti yhdistyksen tulot toimikaudella rakentuvat kolmesta tulolähteestä: jäsenmaksujen palautuksista kansainväliseltä MPI:ltä (rebats) koulutustapahtumien osallistumismaksuista yhteistyökumppanihankinnasta. 4 P a g e

6 Budjettiesityksen mukaisesti yhdistyksen menot toimikaudella syntyvät pääsääntöisesti: koulutus- ja verkostoitumistilaisuuksien järjestämiskuluista viestintä- ja web-alustakuluista hallinnollisista kuluista Yhdistyksen talousarvio toimikaudelle on tämän toimintasuunnitelman liitteenä. HALLITUKSEN KOKOONPANO Yhdistyksen sääntöjen 6 mukaan Yhdistyksen asioita hoitaa hallitus, johon kuuluu vähintään neljä ja enintään kaksitoista jäsentä. Hallituksen jäsenet valitaan vuodeksi kerrallaan. Hallitus valitsee keskuudestaan puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan. Kansainvälisten säännösten mukaan jokaisen Chapterin hallituksessa tulee olla vähintään: President President Elect Past President VP Education VP Membership VP Communication VP Finance Yhdistyksen toiminnalle ja toimikaudelle asetettuihin tavoitteisiin perustuen, nykyinen hallitus on suunnitellut hallitusjäsenten lukumääräksi 11 henkilöä seuraavissa rooleissa: President President Elect & VP of Education Past President VP Education VP Membership VP Communication VP Development VP Sponsorship VP Media VP Finance & Chapter Administration Director of Student Affairs Varsinaisen hallitustyöskentelyn lisäksi yhdistys on päättänyt perustaa toimikaudelle hallituksen toimintaa tukevan toimikunnan, jonka tarkoituksena on ensisijaisesti tukea ja auttaa yhdistyksen koulutustoiminnassa. Jäsenten kiinnostuksen mukaan työryhmätoimintaa voidaan laajentaa myös kattamaan muita yhdistyksen vastuutehtäviä. 5 P a g e