Toteuta sydämesi strategia

Transkriptio

1 v Valmennus II Toteuta sydämesi strategia : Ratkaisevat 15 minuutin palaverit itsesi kanssa Apollon hetki on varmin tapa toteuttaa sydämesi strategiaa niin hyvinä kuin huonoinakin päivinä. ã Torfinn Slåen, Innomieli Oy, ,

2 Toteuta sydämesi strategiaa Kaikki oikeudet pidätetään. Dokumenttia ei saa julkaista, myydä tai antaa eteenpäin. ã Torfinn Slåen, Innomieli Oy, , 2

3 Valmennusmoduulin rakenne Toteuta sydämesi strategiaa Halutut tulokset 4 Edellinen Nyt Seuraava Tämä moduuli on rakennettu Apollon hetken vaiheiden mukaisesti. Sisällön avulla saat käyttöösi tarvittavat välineet ja käytännöt sydämesi strategian toteuttamiseen. Otat myös 5aDay-palvelun sujuvaan käyttöön. Kuten kaikkien uusien asioiden kanssa, sinun on alussa oltava valmis investoimaan aikaa ja energiaa. Vaikeus ei ole välineiden käytössä, sillä 5aDay-palvelu on yksinkertainen ja intuitiivinen. Haaste on enemmän vanhojen työtapojen vaihtamisessa. Valmennus on rakennettu sitä silmällä pitäen, että otat uuden työtavan käyttöön lähes huomaamatta. Alat välittömästi saada merkittäviä hyötyjä ja sisäänajon jälkeen riittää 15 minuutin hetki päivässä. 15 minuutin pikapalaveri itseni kanssa päivässä riittää vapauttamaan aikaa ja energiaa olennaisille asioille ja antamaan varmuutta siitä, mitä on olennaista. Vaihe 1. Tehtäväkandidaattien kartoitus Tässä osassa käsittelet tehtäväkenttääsi niin, että vältät turhaa stressiä tekemättä olevista asioista. Muodostat nopeasti kokonaiskuvan siitä, mitä kaikkia tehtäviä on tarjolla. Saat keinoja fokusoida ja priorisoida oikeat tehtävät oikeaan aikaan. Vaihe 2. Suunnan ja voimavarojen tarkistaminen Tässä osassa varmistat strategisia valintoja koskien omia tekemisiä ja tekemättä jättämisiä. Tällä tavalla vapautat voimavaroja, toimit vapaammin ja olet tyytyväisempi omiin ã Torfinn Slåen, Innomieli Oy, , 3

4 Toteuta sydämesi strategiaa tuloksiisi. Kirkastat, mitä oikeasti haluat saavuttaa, mihin suuntaan haluat mennä ja millä eväillä. Vaihe 3. Tuloksista nauttiminen Tässä osassa seuraat ja arvioit tehtyä. Keräät tuloksia ja vaikutuksia niin, että matkastasi kohti tärisyttäviä tavoitteita tulee entistä nopeampi ja nautinnollisempi. Aina löytyy aarteita poimittaviksi. Vaihe 4. Tehtävien valinta Tässä osassa fokusoit ja priorisoit tulevia tehtäviä. Sinulle selviää, miten 5aDay-priorisointi eroaa perinteisestä tehtävä- ja ajankäytön hallinnasta. Saat keinoja löytää olennaisimmat tehtävät tulevalle jaksolle. SUUNTA - tärisyttävät tavoitteet - fokusalueet RESURSSIT - aika - raha - energia TEHTÄVÄT TOIMINTA TULOKSET VAIKUTUKSET Priorisointi & fokusointi VOIMAVARAT Noste Valovoima Uskomukset Seuranta & arviointi Tutki hetken aikaa yllä olevaa sydämen strategian kokonaiskuvaa. Huomaat, että Apollon hetken palaverirungolla katat kuvan kaikkia osioita. Käymme seuraavaksi kaikki vaiheet perusteellisesti läpi. Sisältö saattaa ensi lukemalta vaikuttaa työläältä. Haluan kuitenkin taustoittaa asioita sinulle niin, että saat kattavan kokonaisymmärryksen. Vaiheiden kuvausten jälkeen on tiivistelmä siitä, mitä sinun tarvitsee tehdä käytännössä. Ja se on yllättävän vähän! Muutaman käyttökerran jälkeen pääset rutiiniin, jolloin päivittäinen palaveri kestää vain 15 minuuttia. Takaan sinulle, että se on paras ajallinen investointi, mitä olet ikinä tehnyt. ã Torfinn Slåen, Innomieli Oy, , 4

5 Toteuta sydämesi strategiaa Vaihe 1. Tehtäväkandidaattien kartoitus ã Torfinn Slåen, Innomieli Oy, , 5

6 Vaihe 1. Tehtäväkandidaattien kartoitus Toteuta sydämesi strategiaa Halutut tulokset 4 Edellinen Nyt Seuraava Stressi ja työpaineet syntyvät harvemmin työnteosta, ne syntyvät tekemättä olevista töistä. Tehtäväkentän epämääräisyys ja koettu hallitsemattomuus syövät yllättävän paljon energiaa. Kiireessä on houkuttelevaa tarttua tehtäviin sitä mukaa, kun ne tarjoutuvat. Tällä tavalla pysyt kiireisenä ja tekevän näköisenä koko ajan ja kaikki tehtävät alkavat vähitellen tuntua yhtä tärkeiltä. On kaksi helppoa tapaa huolehtia siitä, että tehtävät pysyvät hallinnassasi eivätkä hallitse sinua: Tallennat tehtävät erilliseen varastoon sitä mukaa kun ne tulevat mieleen. Siellä ne ovat turvassa ja voit sopivina hetkinä priorisoida tehtävät suhteessa siihen, mitä oikeasti haluat saada aikaan. Toinen pätevä lääke löytyy urheilun puolelta. Urheilijat tekevät silloin tällöin tyhjennysharjoituksia, joilla he päästävät ylimääräistä höyryä pihalle ja välttävät ylikierroksia. Työnteossa tyhjennysharjoituksen vastine on koko tehtäväkentän perusteellinen kartoittaminen. Tässä osassa opit käsittelemään tehtäväkenttääsi niin, että vältät turhaa stressiä tekemättä olevista tehtävistä. ã Torfinn Slåen, Innomieli Oy, , 6

7 Tehtävävaraston idea Toteuta sydämesi strategiaa Paras tapa pysyä ohjaajan penkillä kasvavan tehtävämäärän kanssa on tallentaa tarjolla olevat tehtävät sitä mukaa kun ne tulevat vastaan. 5aDay-palvelu sisältää tähän tarkoitukseen kätevän varastoratkaisun (Storage). Löydät Storage-valikon päänäytön oikeasta yläkulmasta. Voit nopeasti luokitella ja sijoittaa tarjolla olevia tehtäviäsi neljään laariin alla olevan kuvan mukaisesti. Kirjaat tehtävän nimen lisäksi myös, mitä odotat tai toivot tehtävästä syntyvän. Tämä auttaa sinua heti arvioimaan, onko tehtävä sittenkään tarpeellinen vai onko se vain tehtävä tekemisen vuoksi. Tehtävien luokittelussa on kaksi merkittävää päätekijää. Ensimmäinen on tärkeys ja toinen on kiireellisyys. Kahdessa vasemmanpuoleisessa laarissa ovat kiireelliset tehtävät ja kahdessa oikeanpuoleisessa ne, jotka eivät ole kiireellisiä. Kahdessa ylimmässä laarissa ovat tärkeät tehtävät, kahdessa alimmaisessa ne, jotka eivät ole tärkeitä. Voit muuttaa tehtävien alustavan priorisoinnin kätevästi siirtämällä ne laarista toiseen. 2. Olen tehokas 1. Rakennan tuloskuntoa Tärkeys 3. Olen kova tekemään 4. Olen vain töissä täällä Kiireellisyys Tämän luokittelun perusidean on tehnyt tunnetuksi Stephen Covey (The Seven Habits of Highly Effective People), mutta ensimmäinen tunnettu käyttäjä oli USA:n presidentti Eisenhower. Laarien avulla saat hyödyllisen välineen punnita jokapäiväisiä tehtäviäsi. Minkä laarin tehtävien parissa sinä vietät eniten aikaa? ã Torfinn Slåen, Innomieli Oy, , 7

8 Toteuta sydämesi strategiaa Laari 4. Jos tehtävä ei ole tärkeä eikä kiireellinen, kannattaa miettiä kahteen kertaan, miksi tekisit sitä. Teetkö vanhasta tottumuksesta? Teetkö mukavuudenhalusta? Netissä surffaaminen on aina mukavaa, samoin ovat joutavat kahvikeskustelut kavereiden kanssa. Joskus on ihan paikallaan tehdä neloslaarin tehtäviä palkitsemismielessä. Tehtyäsi tärkeään ja vaikean tehtävän olet ansainnut palkitsemishetken, vaikkapa Angry Birds -pelin parissa. Monien ongelmana on, että he ottavat palkitsemiset förskottina ja haastava tehtävä jää tekemättä. Laari 3. Jos sinulla (ja tiimilläsi) on paljon kiireellisiä tehtäviä, joiden tärkeys on kyseenalainen, sopii pysähtyä miettimään asioita strategisella tasolla. Onko toiminnallanne suuntaa, oletteko tehneet tarvittavia valintoja? Miten tärisyttävät ovat tavoitteet, miten selkeät ovat fokusalueet? Kolmoslaariin tippuu koko ajan tehtäviä myös keskeytysten, häiriöiden ja huomiovarkaiden muodossa. Ellei tehtäville ala löytyä tärkeyttä, laita niiden päälle isot ruksit samalla varmistaen, ettei niiden pois jättäminen todellakaan vaikuta tuloksiin. Laari 2. Kakkoslaariin kuuluvat tehtävät, jotka ovat sekä tärkeitä että kiireellisiä. Sellaiset tehtävät on yleensä hoidettava pois mahdollisimman pian. Jos käytävällä syttyy tulipalo, on turha jäädä pitkäksi aikaa aprikoimaan, pitäisikö asialle tehdä jotain. Jatkuvien tulipalojen sammuttaminen on kuitenkin oire vakavammasta ongelmasta. Tuppaako kakkoslaariisi kertymään paljon tärkeitä ja kiireellisiä asioita? Tilanne voi jaksoittain olla ok, mutta pysyvänä olotilana se on hätäkutsu toiminnan kehittämiseen. Sinulle saatetaan ehdottaa ratkaisuksi parempaa delegointia, mikä on helpommin sanottu kuin tehty. Delegoinnin puute voi olla merkki luottamuksen puutteesta. Et luota siihen, että muut pystyvät hoitamaan asian yhtä hyvin ja nopeasti kuin sinä. Luottamus muiden kykyihin on rakennettava yhdessä kehittämällä prosesseja ja toimintamalleja ja seuraamalla niiden toteutumista. ã Torfinn Slåen, Innomieli Oy, , 8

9 Toteuta sydämesi strategiaa 5aDay-palvelu auttaa sinua löytämään ja keskittymään ensisijaisesti ykköslaarin tehtäviin silloin, kun on niiden oikea aika! Laari 1. Erityisen aikaansaavat ihmiset tekevät pääsääntöisesti ykköslaarin tehtäviä. He ovat kirkastaneet itselleen mikä on tärkeää ja he pyrkivät pois kiireellisyydestä. He ovat oivaltaneet, että tärkeille muttei niin kiireellisille asioille on otettava aikaa; sitä aikaa ei anneta mistään. Heillä on hyvä tasapaino operatiivisten tehtävien ja kehittämistehtävien välillä. He tietävät, että tuloskunnon rakentaminen on yhtä tärkeää kuin tulosten tekeminen. Heidän tehtävänsä päätyvät ykköslaariin tietoisten valintojen kautta. Huomasit kenties, että Neljän tehtävälaarin kuvassa on kiireellisyysakseli piirretty oikealta vasemmalle eli väärään suuntaan? Piirsin sen tarkoituksella näin päin osoituksena siitä, että jatkuva kiire yleensä vie meitä taaksepäin eikä eteenpäin. ã Torfinn Slåen, Innomieli Oy, , 9

10 Toteuta sydämesi strategiaa TYÖKALU: Tehtäväkandidaattien tyhjennys Tämä työkalu on tarkoitettu tilanteisiin, jolloin alkaa taas tuntua, että tehtäviä on aivan liikaa. Itse teen tyhjennyksen noin kuukauden välein. Huomaat nopeasti, miten usein itsellesi sopii. Normaalissa työympäristössä on vaikeaa irrottaa aikaa tehtävien laajempaan kartoitukseen ja perinteinen tehtävälista saattaa pikemminkin lisätä kuin vähentää stressiä. Mind Mapping on listaa nopeampi ja fiksumpi tapa kartoittaa tarjolla olevia tehtäviä. Tässä saat käyttöösi tehokkaimman tuntemani keinon stressin käsittelyyn. 20 minuutin tyhjennys paperille rauhoittaa tilanteesi ja pystyt taas toimimaan valikoidusti kohti niitä tuloksia, joita oikeasti haluat saavuttaa. Monet kuvittelevat tietävänsä jo kaiken Mind Mappingin käytöstä ja mahdollisuuksista ennestään. He tietävät, mutta eivät hyödynnä. Tiedossa oleva asia on eri asia kuin käytössä oleva. Kun otat Mind Mapping -työkalun käyttöön avoimella mielellä, kohtaat joukon myönteisiä yllätyksiä. Kyse on jostain aivan muusta kuin pelkästään hassusta ideointi- tai muistiinpanotekniikasta. Olet ottamassa vakiokäyttöön tehokkaimman tuntemani tavan kommunikoida oman mielesi syvien kerrosten kanssa. Olen monta vuotta sitten ottanut tavaksi, että stressin iskiessä laitan kaiken muun sivuun, otan tyhjän A3-arkin ja värikynät käteen. Kaadan kaikki mahdolliset ja mahdottomat tehtäväni karttaan ja tehtäviä on yleensä paljon. Parikymmentä minuuttia riittää tyhjentävään kartoitukseen. ã Torfinn Slåen, Innomieli Oy, , 10

11 Toteuta sydämesi strategiaa Tyhjennys tapahtuu kätevästi näin: Kirjoita keskelle A3-arkkia Kaikki tehtäväni. Laita kartan eri haaroille tehtäviä sitä mukaa kun ne tulevat mieleesi. Kirjaa vapaasti ilman erityistä rakennetta tai järjestystä ja kirjoita yhtä hyvin työtehtäviä kuin vapaa-aikaan liittyviä tehtäviä. Tarkoituksena on saada kokonaiskuva kaikista niistä tehtävistä, jotka vaativat sinun aikaasi ja energiaasi. Konkretisoi ja yksilöi tehtäviä mahdollisimman pitkälle. Jos johonkin haaraan tulee sana suunnittelu, yksilöi minkälaista suunnittelua se on ja mistä kaikista yksittäisistä tehtävistä suunnittelusi koostuu. Kirjaa, mitä aiot tehdä, mitä muut odottavat sinun tekevän, mitä pitäisi tehdä, mitä on jäänyt tekemättä, mitä olisi mukava saada hoidetuksi jne. Jossain vaiheessa saattaa tuntua jopa turhauttavalta, sillä tehtäviä on niin paljon. Jatka silti kartan täyttämistä. Kohta helpottaa. Voit tietysti myös täydentää karttaa myöhemmin. Kun tuntuu, että kaikki tehtävät alkavat olla tyhjentävästi paperilla, käy koko tehtäväkarttasi läpi ja arvioi yksittäisten tehtävien vaikutusta energiaasi. Toiset tehtävät antavat enemmän energiaa kuin mitä ne kuluttavat, toiset taas vievät energiaa kohtuuttomasti. Laita jokaisen tehtävän kohdalle yksi kolmesta seuraavasta symbolista sen mukaan, miten tehtävä vaikuttaa sinuun. ì tehtävä tuottaa tai antaa paljon energiaa ~ vaikutus on neutraali, eli tehtävä ei tuota eikä vie erityisesti energiaa î tehtävä vie tai kuluttaa suhteettoman paljon energiaa. Jos jokin tehtävä tuntuu sekä antavan että vievän energiaa, se tarkoittaa yleensä, että tehtävä koostuu vaiheista, joilla on erilainen vaikutus sinuun. Jaa tehtävä edelleen vaiheisiin kunnes löydät mikä vaihe kuluttaa ja mikä energisoi. Vihreistä ja punaisista nuolista saat hyviä johtolankoja siihen, mihin tehtäviin sinun kannattaa satsata. Vihreitä kannattaa yleensä lisätä. Punaiset, mutta silti tärkeiltä vaikuttavat tehtävät kertovat siitä, että niihin liittyy energiahukka. Yleensä hukka johtuu sinun omista sisäisiä esteitäsi, joita kannattaa käsitellä jollain esteidenkäsittelytekniikalla. Viiden A:n tekniikka on yksi tehokas vaihtoehto, joka otetaan varsinaisessa valmennuksessa käyttöön. ã Torfinn Slåen, Innomieli Oy, , 11

12 Toteuta sydämesi strategiaa Tämän tyhjennyksen kaupanpäällisenä etuna pystyt kartan sisällöstä varsin helposti kiteyttämään tai tarkistamaan omat fokusalueesi. Olennaisimmat asiat ikään kuin nousevat paperilta ylös ja voit päivittää Suuntani-osioon kirjatut fokusalueet. ã Torfinn Slåen, Innomieli Oy, , 12

13 VINKKI Toteuta sydämesi strategiaa Tehtäväkandidaatit talteen varastoon Hektisessä arjessa on houkuttelevaa ruveta hoitamaan tehtäviä pois sitä mukaa kun ne tulevat vastaan. Tämä toimintatapa luo tehokkuuden tunteen, mutta on hyvin petollinen. Pian alkavat kaikki tehtävät tuntua yhtä tärkeiltä. Parempi tapa on suhtautua tehtäviin ehdokkaina, joita punnitaan aina suhteessa toisiin tarjolla oleviin tehtäviin. Välillä on tietysti niin tärkeitä ja kiireellisiä tehtäviä, että ne on hoidettava heti pois. Suurimmaksi osaksi kannattaa kuitenkin laittaa uudet tehtävät Varastoon (Storage) luokiteltuina nelikenttään kiireellisyyden ja tärkeyden mukaan. Ylimääräinen bonus varastoinnista on, että pitkät tehtävälistat pysyvät poissa silmistä eivätkä rasita sinua edes alitajuisesti. Seuraavat kolme vinkkiä liittyvät palaverimallin myöhempiin vaiheisiin, mutta haluan, että tiedät ja kokeilet nämä 5aDay:n perusasiat jo nyt. Juuri muita teknillisiä ihmeellisyyksiä palvelussa ei ole. ã Torfinn Slåen, Innomieli Oy, , 13

14 VINKKI Toteuta sydämesi strategiaa Tehtävien valinta ja arviointi 5aDay:n päänäkymässä on tilaa viidelle tehtävällä päivässä, viikossa ja kuukaudessa. Lisäät uuden tehtävän klikkaamalla ruutua Add task. Kirjaa priorisoidun tehtävän nimen lisäksi tulostavoite, mitä toivot ja haluat tehtävästä syntyvän (vasen kuva alla). Tällä tavalla varmistat, ettet valitse tehtävää vain tehtävän vuoksi. Muista painaa painiketta Create Task, muuten tehtävä ei tallennu. Tehdyn arviointi (oikea kuva alla) on vähintään yhtä tärkeää kuin priorisointi. Avaa tallennettu tehtävä uudestaan, jolloin arviointikenttä ja tyytyväisyysmittari tulevat näkyviin. Joskus voi olla haastavaa huomata, että olet ollut liian optimistinen aikataulujen tai tulosten suhteen. Vastapainoksi tapahtuu myös, että syntynyt tulos tai vaikutus voi olla jopa parempi kuin mitä toivoit. Rehellisesti arvioimalla tehtyä rakennat vähitellen sellaista mielihyvää, joka vääjäämättä vie sinua kohti tärisyttäviä tavoitteitasi ja rakentaa vahvaa tuloskuntoa. Tehtävän nimi Tehtävän tulostavoite, mitä haluat syntyvän Tehtävän tulos, mitä oikeasti syntyi Tyytyväisyytesi tulokseen ã Torfinn Slåen, Innomieli Oy, , 14

15 VINKKI Toteuta sydämesi strategiaa Siirtyminen ajassa Voit siirtyä haluttuun ajankohtaan kahdella eri tavalla. Päänäkymässä on päivämäärän, viikkonumeron ja kuukauden kummallakin puolella nuolet, toinen vie ajassa taaksepäin ja toinen eteenpäin. Klikkaamalla nuolia pääset haluttuun päivään, viikkoon tai kuukauteen. Päivämäärän, viikkonumeron ja kuukauden vieressä on myös kalenterin symboli. Klikkaamalla symbolia avautuu kalenteri, jonka avulla voit valita halutun ajankohdan. Kalenterista näkyy myös vihreässä ympyrässä olevasta numerosta, montako tehtävää sinulla on priorisoituna kyseisenä päivänä, viikkona ja kuukautena. Siirry tähän päivään Siirry kalenterin avulla Siirry ajassa eteen Siirry ajassa taakse Pääset siirtymään välittömästi takaisin tähän päivään klikkaamalla oikeassa yläkulmassa olevaa 5aDay-painiketta. ã Torfinn Slåen, Innomieli Oy, , 15

16 VINKKI Toteuta sydämesi strategiaa Tehtävien siirtäminen (Huom kikka!) Kunkin tehtäväruudun oikeassa yläkulmassa on viisi vaakaviivaa. Kun klikkaat viivoja ja pidät hiiren alhaalla, on mahdollista siirtää tehtävä toiseen paikkaan tai aikaan. Tämä on kätevä ominaisuus, kun haluat 1. Vaihtaa tehtävien keskinäistä järjestystä. Klikkaat ja raahaat tehtävän toisen päälle, jolloin ne vaihtavat paikkaa keskenään. 2. Siirtää tehtävän esim. päivästä viikkoon tai kuukauteen. 3. Siirtää tehtävän toiseen ajankohtaan. Klikkaa tehtävän vaakaviivojen päälle ja pidä hiiri alhaalla, jolloin ilmestyy näytön alalaitaan kaksi symbolia, toinen on kalenteri ja toinen roskakori. Kun raahaat tehtävän kalenterisymbolin päälle, aukeaa kalenteri ja voit valita ajankohdan, minne tehtävä siirtyy. Roskakorin päälle sijoitettu tehtävä sen sijaan hävitetään lopullisesti. ã Torfinn Slåen, Innomieli Oy, , 16

17 Toteuta sydämesi strategiaa Vaihe 2. Suunnan ja voimavarojen tarkistus ã Torfinn Slåen, Innomieli Oy, , 17

18 Vaihe 2. Suunnan ja voimavarojen tarkistus Toteuta sydämesi strategiaa Halutut tulokset 4 Edellinen Nyt Seuraava Tehtäväkandidaatteja on yleensä paljon enemmän kuin mitä pystyt tekemään. On siis tehtävä valintoja. Kun strategiaprosesseista riisutaan konsulttien tuoma jargoni ja munkkilatina, jäljelle jäävät hyvin käytännönläheiset ja konkreettiset asiat. Strategian laatimisessa on ensisijaisesti kysymys valintojen tekemisestä. Teet valintoja siitä, mihin haluat mennä ja millä eväillä. Tie on vähintään yhtä tärkeä kuin päämäärä. Jos olet jo käynyt ***-valmennuksen läpi, sinulla on Suuntani- ja Voimavarani-lomakkeissa sisältöä valmiina siirrettäväksi 5aDay:n Guidance-valikon alle. Käy silloin seuraavia kohtia läpi lähinnä tarkistusmielessä. Kun tuotat vastauksia alla oleviin tukikysymyksiin, tuota runsaasti, miettimättä sen tarkemmin kuinka hyvin vastaukset kuuluvat asiaan. Käytä mielellään Mind Mapping -työtapaa, koska silloin voit keskeyttää ja jatkaa kun sinulle sopii. Käy sitten koko aineisto läpi, tee valintoja ja siirrä tärkeimmät löydöt asianmukaisiin kohtiin Guidance-valikon alla. Päivität sisältöä aina silloin tällöin sitä mukaa kun asiat kirkastuvat. Tällä tavalla toimintasi elää ja kehittyy. Suuntani (Direction) Voit kirkastaa strategiaasi vastaamalla seuraaviin tukikysymyksiin. Kysymysten tarkoitus on selvittää itsellesi, mitkä asiat ovat sinulle tärkeitä. Henkilökohtainen strategiasi perustuu sinun omiin valintoihisi, ei muiden ihmisten oletettuihin odotuksiin. ã Torfinn Slåen, Innomieli Oy, , 18

19 Toteuta sydämesi strategiaa Organisaation kannalta on tietysti tärkeää, että osaat sovittaa omia valintojasi organisaation strategisiin valintoihin. (Voi hyvin olla niin, että turhautumisesi ydin johtuu ristiriidasta omien syvien halujen ja organisaation nykymenon välillä. Tärkeä ratkaistava kysymys on silloin, haluatko alistua organisaation tarpeisiin vai annatko omien tarpeiden voittaa. Tämä ristiriita voi olla hyvinkin kuluttava kunnes ratkaiset sen tavalla tai toisella.) Tuota ensin mahdollisimman paljon vastauksia kysymyksiin, jonka jälkeen siirrät tärkeimmät Suuntani-osioon. Tärisyttävät tavoitteeni (Empowering Goals) Tavoitteellisuus on kaksipiippuinen juttu. Liiallinen tavoitteellisuus voi haitata tuloksentekoa, mutta ilman tavoitteita ihmismieli näyttää kärsivän. Etsi tärisyttävät tavoitteesi pitemmäksi ajaksi, esimerkiksi kuukausiksi tai jopa muutamaksi vuodeksi. Mikä on sellainen tavoite, jonka saavuttaminen tuo mukanaan ratkaisuja moneen tämän hetken ongelmaasi ja samalla tyydyttää monia halujasi? Kirjaa korkeintaan kolme tärisyttävää tavoitetta, kuvaa niitä tarkemmin ja kirjaa myös, miksi niiden saavuttaminen on niin tärkeä. Fokusalueeni (Focus Areas) Tietoa ja tehtäviä on tarjolla niin paljon, etteivät vuorokauden tunnit millään riitä. Meidän on tehtävä tarkkoja valintoja siitä, mihin keskitymme ja mitä jätämme vähemmälle. Mihin asioihin aiot keskittyä, jotta saavutat päätavoitteesi? Rajaa lopuksi kaikista vaihtoehdoista valintasi korkeintaan viiteen fokusalueeseen. Kirjaa fokusalueet, niiden tarkemman kuvaukset sekä miksi ne ovat tärkeitä halutun toiminnan ja tulosten kannalta. Voimavarani (My Way) Olemme kaikki ainutlaatuisia, mutta ainutlaatuisuuden käyttöönotto vaatii itsetuntemusta ja uskallusta. Tuota tässäkin mahdollisimman paljon vastauksia kysymyksiin, jonka jälkeen siirrät tärkeimmät My Way osioon. Jonain päivänä voit tyytyväisenä todeta Frank Sinatran tapaan: I did it my way. 5aDay-työssä emme keskity heikkouksien parantamiseen niin kuin yleensä kehittämisohjelmissa, vaan satsaamme ensin vahvuuksien voimistamiseen ja hyödyntämiseen. ã Torfinn Slåen, Innomieli Oy, , 19

20 Toteuta sydämesi strategiaa Edellisessä valmennuksessa pääsit syventämään ja etsimään piilossa olevia voimavarojasi. Siirrä silloisten lomakkeiden sisältöä 5aDay:n vastaaviin kenttiin. Toistan voimavarojen kirkastamisen kysymykset tässä muistin virkistämiseksi. Potentiaalini Vahvuuteni ja lahjani (Strengths & Gifts) - Mitkä ovat sinun luontaiset vahvuutesi? Niiden avulla olet myös tähän asti tehnyt parhaat tuloksesi. Tee ensin mahdollisimman pitkä lista, vaikka omista vahvuuksista puhuminen onkin useimmille kiusallista. Ai, että minä mukamas lahjakas? Pohjolan kasvatusperinteisiin ei ole kuulunut lahjoista puhuminen. Jokaisella on kuitenkin lahjoja eli sellaisia asioita, joissa on todella hyvä. Toisilla niitä on jopa monta, ja silloin puhumme monilahjakkuuksista, mutta lahjojen lukumäärällä ei lopulta ole väliä. Sillä on väliä, uskallammeko käyttää omia lahjojamme vai emme. Mitkä ovat sinun lahjasi, missä asioissa olet lahjakkaampi kuin moni muu? Osaamiseni ja taitoni (Competences & skills) Osaamisten ja taitojen luettelointi voi olla iso urakka, jos haluamme kartoittaa ihan kaikki. Mehän osaamme vaikka mitä; kävellä, seistä omilla jaloillamme, lukea, kirjoittaa, syödä haarukalla ja veitsellä ja niin edelleen. Valitse tästä valtavasta osaamis- ja taitomäärästä ne, joita mieluiten käytät. Kun saat käyttää tiettyjä osaamisia ja taitoja, tuntuu että olet oikeassa tehtävässä oikeaan aikaan. Mitkä nämä ovat? Onko sinulla myös sellaisia osaamisia ja taitoja, joita et tällä hetkellä pääse hyödyntämään, mutta joita käyttäisit mielelläsi? Vipuvoimani (Leverage) Kun haluat saada erinomaisia tuloksia, huomaat nopeasti, kuinka riippuvainen olet muiden ihmisten ajasta, rahasta ja energiasta. Ketkä ovat ne ihmiset ja tahot, joiden kanssa haluat toimia ja joiden resurssit ovat tulostesi kannalta tärkeitä? He muodostavat vipuvoimaasi. Nosteeni (Turbo) Meissä toimii ikään kuin kaksi vastakkaista voimaa. Noste pyrkii viemään meitä kohti haluttuja tuloksia ja Esteet pyrkivät pitämään meidät kiinni nykyisissä oloissa. Noste syntyy muun muuassa kun uskallamme tehdä sitä, mitä oikeasti haluamme tehdä ja ã Torfinn Slåen, Innomieli Oy, , 20

21 Toteuta sydämesi strategiaa valjastamme rakentavia asenteita ja edistäviä uskomuksia. Esteet koostuvat suurelta osin haitallisista tavoista, peloista ja estävistä uskomuksista. Nautintoni ja intohimoni (Pleasures & passion) Luterilainen työmoraali on opettanut meille, että työ ja hupi eivät välttämättä kuulu yhteen. Siitä huolimatta teemme parhaat tuloksemme silloin, kun nautimme tehtävistämme. Mitkä tehtävät ja tilanteet tuottavat sinulle syvää nautintoa? Mitä voisit tehdä, vaikket saisikaan palkkaa siitä? Mitä tykkäsit tehdä lapsena ja nuorena? Mistä tehtävistä ja tilanteista tulee melkein huono omatunto, koska ne tuntuvat niin helpoilta ja mukavilta, ettei niissä ole työnteon makua alkuunkaan. Suurten menestyjien elämäkerrat ovat täynnä tarinoita siitä, miten he ovat seuranneet omia intohimojaan. Oli intohimo mikä tahansa, sillä voi elättää itseään ja hyvin. Harva vain uskaltaa ja kuvittelee, että oman intohimon kohde ei ole oikeaa työtä tai että muut eivät arvosta sitä. Tekosyitä on monenlaisia. Mihin asioihin olet palannut uudestaan ja uudestaan elämäsi eri vaiheissa? Mitä voit tehdä niin, että ajan ja paikan taju häviää ja uppoudut tehtävään pitkiksi ajoiksi? Missä asioissa olet jo kerännyt isoja määriä tietoa, osaamista ja taitoa? Asenteeni (Attitudes) Lukuisat tutkimukset osoittavat, että vaikuttavin tekijä tuloksenteossa ovat omat asenteet. Eniten tuloksiin vaikuttavat asenteet ovat heijastuksia syvistä uskomuksistamme koskien maailmaa, toisia ihmisiä sekä itseämme. Monissa valmennuksen harjoituksissa ja tehtävissä pääset penkomaan kaiken takana olevia uskomuksiasi. Mitkä ovat ne asenteet, jotka ovat auttaneet sinua eniten tähän asti? Edistävät uskomukseni (Enhancing Beliefs) Uskomuksemme voivat joko edistää tai estää tuloksentekoa. Uskomukset ovat yleensä kätkettyinä tiedostamattomissa, mutta tuleeko sinulle jo nyt mieleen muutama tuloksia edistävä uskomus? Etsi myös sellaisia uskomuksia, joita haluat omaksua, koska tiedät niiden myönteisen vaikutuksen. ã Torfinn Slåen, Innomieli Oy, , 21

22 Esteeni (Brakes) Toteuta sydämesi strategiaa Haitalliset tapani (Harmful Habits) Meillä kaikilla on enemmän tai vähemmän tiedostamattomia tapoja, jotka estävät meitä saavuttamasta haluttuja tuloksia. Joku saattaa lykätä tärkeitä mutta vaikeiksi koettuja tehtäviä ja tarttua helppoihin ja mukaviin. Joku saattaa aloittaa päivänsä surffaamalla netissä ja jää pitkäksi aikaa siihen kiinni. Viime aikoina yleistynyt tapa on istua kokouksissa lähettämässä sähköposteja ja tekstiviestejä. Haitallisten tapojen vähentäminen vaatii ensin tiedostamista, minkä jälkeen on tehtävä tietoinen päätös tapojen vähentämiseksi. Mitä tapoja aiot tietoisesti vähentää tai peräti jättää kokonaan pois? Kun pidät näistä rajauksista kiinni, vapautuu yllättävän paljon resursseja tärkeisiin asioihin. Pelkoni ja murheeni (Fears & Worries) - Meillä kaikilla on toimintaamme haittaavia pelkoja, murheita ja epäilyjä. Mitkä ovat tärkeimmät sinun kohdallasi tällä hetkellä? Omien pelkojen tiedostaminen ja kohtaaminen on resurssimielessä tärkeimpiä asioita, joita voimme tehdä. Pelkojen ja murheiden takaa vapautuu yleensä sidottuja voimavaroja. Estävät uskomukseni (Limiting Beliefs) Tuloksiamme rajaavat uskomukset ovat yleensä hyvin kätkettyinä ja niihin voi liittyä voimakkaita kielteisiä tunteita. Tuleeko sinulle jo nyt mieleen muutama rajaava uskomus? Ei ole syytä häpeään, koska uskomukset ovat yleensä lainatavaraa ja perittyjä kasvuympäristöstä. ã Torfinn Slåen, Innomieli Oy, , 22

23 VINKKI Toteuta sydämesi strategiaa Suuntani ja Voimavarani sisällön kirjaus Kirjaat Tärisyttäviä tavoitteita, fokusalueita, potentiaalia, nostetta ja esteitä samaan muotoon Guidance-valikon alle. Ensimmäiseen kenttään tulee kuvaava nimi. Seuraavaan kenttään kirjaat tarkemman kuvauksen, mistä on kysymys. Kolmanteen kenttään kirjaat, miksi tämä asia on niin tärkeä, mikä on sen laajempi merkitys. Kirjatut fokusalueet ilmestyvät tehtäväruutujen (Tasks) monivalintavalikkoon. Näin ollen voit aina liittää uudet tehtävät johonkin fokusalueeseen. Tavoitteen nimi Tavoitteen tarkempi kuvaus Tavoitteen merkitys Esimerkki kirjatusta tärisyttävästä tavoitteesta: ã Torfinn Slåen, Innomieli Oy, , 23

24 Toteuta sydämesi strategiaa Vaihe 3. Tuloksista nauttiminen ã Torfinn Slåen, Innomieli Oy, , 24

25 Vaihe 3. Tuloksista nauttiminen Toteuta sydämesi strategiaa Halutut tulokset 4 Edellinen Nyt Seuraava Perinteinen tehtävälista johtaa helposti jatkuvaan suorittamiseen ja riittämättömyyden tunteeseen. Vaikka kuinka hoidat tehtäviä pois, tulee aina vähintään yhtä paljon tilalle. Päivät, viikot ja kuukaudet kuluvat ja alkaa yhä useammin tuntua siltä, ettet saa mitään aikaiseksi. Riittämättömyyden tunne on harha, sillä teet ja saat koko ajan paljon aikaiseksi. Ainakin viimeisen kolmenkymmenen vuoden aikana ovat henkilökohtaiset työsuoritukset kasvaneet kasvamistaan ja teemme eri teknologiaratkaisujen avulla paljon asioita, joihin aikaisemmin tarvittiin apulaisia. Ongelma on lähinnä, ettemme pysähdy havaitsemaan ja nauttimaan aikaansaannoksistamme. 5aDay-palvelussa on omat välineet tulosten ja vaikutusten kirjaamiseen. Tässä osassa opit keräämään tuloksia ja vaikutuksia niin, että matkastasi kohti erinomaisia tuloksia tulee entistä nopeampi ja nautinnollisempi. 5aDay-seurannan ideologia Seurannan perimmäinen tarkoitus on varmistaa halutut tulokset. Se tehdään antamalla aivoille ja erityisesti alitajunnalle mahdollisimman reaaliaikaista palautetta ja ohjausta. 5aDay-palvelu poikkeaa perinteisestä tuloshakuisesta seurannasta ainakin kolmella tavalla. Vertaat vain omiin suorituksiisi etkä muihin ihmisiin. Vertaat lähtökohtaan etkä karkaavaan ihannetavoitteeseen. ã Torfinn Slåen, Innomieli Oy, , 25

26 Havainnoit mitä oikeasti tapahtuu syyllistämättä itseäsi tai muita. Vertaat omiin suorituksiisi etkä muihin ihmisiin. Toteuta sydämesi strategiaa Norjalainen pikaluistelija Johann Olav Koss oli vielä muutama kuukausi ennen vuoden 1994 Lillehammerin olympialaisia epätoivoinen. Vaikka fyysinen kunto oli huippulukemissa, alkukauden tulokset olivat surkeita. Edellisenä kautena hän oli ollut ylivoimainen ykkönen koko maailmassa. Kahden psykologin avulla hän korjasi tilanteen siirtämällä huomionsa tavoitteista ja tulospaineista siihen, mitä hän oli kulloinkin tekemässä. Hän keskittyi nykyhetkeen ja siihen, miten hän voisi tehdä mahdollisimman hyvin juuri sitä, mitä oli tekemässä. Hän rupesi läsnä olevaksi. Koss siis lakkasi vertailemasta kilpailijoihin ja tulostavoitteisiin. Lopputulos oli potentiaalin ja nosteen mestarinäyte: kolme kultaa ja yhtä monta maailmanennätystä samoissa kisoissa. Kun vertaat muihin, löytyy aina joku masentavasti parempi, kauniimpi, rikkaampi, etevämpi ja sopivampi kuin sinä. Huomion siirtäminen auttaa myös tehtävien suhteen. Ilahdu tehdyistä saavutuksista ja kirjaa ne. Se antaa energiaa. Pidä tehtäväkandidaattien listaa tai karttaa piilossa. Kaikkien tekemättä olevien tehtävien tuijottaminen masentaa. Vertaat lähtökohtaan etkä karkaavaan ihannetavoitteeseen. Tri Robert Anthony on yksi maailman johtavista henkisen valmennuksen osaajista. Hän toteaa valmennusohjelmassaan The Secret of Deliberate Creation seuraavaa. On olemassa kahdenlaisia ihmisiä. Ensinnäkin on niitä, jotka arvioivat saavutuksiaan vertaamalla niitä jonkinlaiseen ihannemalliin. Toiseksi on niitä, jotka vertaavat saavutuksiaan siihen, mistä aloittivat. Jos mittaat saavutuksiasi vertaamalla niitä johonkin ihanteeseen, on se kuin yrittäisit saavuttaa horisontin. Et koskaan pääse sinne, sillä vaikka kuinka pyrkisit horisonttia kohti, se siirtyy koko ajan kauemmas, ja näyttää siltä, että olet aina yhtä pitkän matkan päässä siitä, mistä aloitit. Ihmiset, jotka päättävät ihannemalliin vertaamalla ovatko saavuttaneet jotain vai eivät, ovat aina turhautuneita sillä näyttää siltä, että he eivät edisty lainkaan. Sen sijaan ne, jotka panevat merkille, missä olivat aloittaessaan, huomaavat taakseen katsoessaan, että he ovat saavuttaneet jotain vaikka ihan pientäkin. ã Torfinn Slåen, Innomieli Oy, , 26

27 Toteuta sydämesi strategiaa Me emme riittävän usein pysähdy juhlimaan saavutuksiamme. Sen sijaan tuijotamme vain sitä, missä olemme ja minne haluamme ja olemme pettyneitä silloin, kun meidän itse asiassa tulisi juhlia saavutuksiamme. Opettele arvioimaan saavutuksiasi vertaamalla niitä siihen, mistä aloitit. Jos mittaat saavutuksiasi jollain muulla tavalla, olet aina turhautunut. Huomaa, että sinä edistyt ja saavutat jo. Varmista, että juhlit pienintäkin menestystä. Huolehdi tästä pienestä seikasta ja huomaat, että menestystä tulee kohdallesi lisää ja nopeammin. Arvioit mitä oikeasti tapahtuu syyllistämättä itseäsi tai muita. Seurannan tarkoitus on ohjata omaa toimintaasi samalla tavalla kuin Apolloa ohjattiin kuulennon aikana. Seuraat mahdollisimman reaaliaikaisesti, missä olet ja mihin olet menossa. Mennyt on mennyttä, tuleva on tulevaa. Ainoa, mitä voit kontrolloida, ovat tapahtumat tässä ja nyt. Oman toimintasi neutraali ja rehellinen seuranta on haastavaa. Välillä tekee mieli kaunistella tuloksia, välillä tekee mieli väistellä totuutta. Oman mielen ja tunnemaailman esteisiin liittyy helposti asioita, joiden julkituominen edes itselleen on vaikeaa. Kannattaa aina muistaa, että suurimpien esteiden takana odottavat suurimmat aarteet. Kun peikko (siis pelko) joutuu päivänvaloon ja muuttuu kiviröykkiöksi, avautuu ovi peikon kotivuoreen ja kaikki maailman kalleudet ovat siellä noudatettavissa. Sen opin jo lapsuuteni norjalaisista kansansaduista. ã Torfinn Slåen, Innomieli Oy, , 27

28 Aarteenetsintä Toteuta sydämesi strategiaa Tässä osassa opit, miten pientenkin aikaansaannosten jatkuva kerääminen ja arviointi vievät sinut yllättävän nopeasti kohti isojakin aikaansaannoksia. Voit muuttaa kuluttavan suorittamisen miellyttäväksi aarteenetsinnäksi. Kirjaa syntyneet tulokset Jos vain rastitat hoidetut tehtävät pois listalta, kuten useimmat tekevät, teet aivoillesi ja hyvinvoinnillesi karhunpalveluksen. Lyhytkin hetki syntyneiden tulosten kirjaamiseen vaikuttaa ajan mittaan uskomattomalla tavalla. Aikaansaannoksista, opeista ja oivalluksista syntyy vähitellen aarreaitta, johon voit aina silloin tällöin palata ja nauttia sen sisällöstä. Kun seuraat mitä oikeasti tapahtuu, kasvaa myös osumatarkkuutesi. Tuloskunto ja hyvä olo ovat pitkälti kiinni siitä, saatko lisää sellaisia tuloksia, joita oikeasti haluat ja vähemmän sellaisia tuloksia, joita et halua. Tulostavoitteiden kirjaaminen priorisointivaiheessa ja toteutuneiden tulosten tarkistus jälkeenpäin poikkeaa perinteisestä tavoitehakuisuudesta. Tavoitekeskeinen ihminen asettaa tavoitteen ja pitää siitä kiinni toteutukseen asti. Muuttuvissa olosuhteissa voi toteutunut tulos joskus olla hyvinkin erilainen kuin mitä etukäteen osasit asettaa tulostavoitteeksi. Kannattaa olla avoin sille, että erilainen tulos voi olla ajateltua parempi. Kirjaa vaikutukset Vähintään yhtä tärkeää kuin tehtävistä syntyneet tulokset ovat eri tilanteiden ja tapahtumien synnyttämät vaikutukset keskeisiin resursseihisi. Sen sijaan, että itket rajallisten resurssien perään, kannattaa seurata omien resurssien käyttöä. Tee tästä muistiinpanoja päivä-, viikko- ja kuukausitasolla. Sinulla on periaatteessa kolme resurssityyppiä: aika, raha ja energia. Aika on resursseista ainoa tasa-arvoinen. Ajan vähyyttä on turhaa valittaa, sillä meillä kaikilla on sitä yhtä paljon ja yhtä vähän. ã Torfinn Slåen, Innomieli Oy, , 28

29 Toteuta sydämesi strategiaa Rahan suhteen tilanne on erilainen, koska kaikilla ei ole sitä yhtä paljon. Niukkuusajattelu lähtee siitä, että rahaa on rajallisesti. Kun joku saa rahaa, on se joltakulta toiselta pois. Runsausajattelu lähtee siitä, että rahaa on rajattomasti, ja me pystymme luomaan sitä koko ajan lisää luomalla lisäarvoa toisillemme. Päätät itse, kumman ajattelun valitset. Löydät halutessasi vahvat perustelut kummallekin. Perususkomuksesi ja asenteesi rahaa kohtaan näyttävät ratkaisevan rahamääräsi saannin. Aikaa ja rahaa voimme budjetoida ja seurata niiden kulutusta. Energia on mutkikkaampi, mutta sitä tärkeämpi resurssi. Kykysi tuottaa ja hyödyntää energiaa on aivan ratkaiseva tekijä tulostesi ja hyvinvointisi kannalta. Käytettävissäsi oleva energia ilmenee fyysisellä tasolla kehosi kautta. Tunteesi ja ajatusmallisi määräävät pitkälti, miten paljon tästä energiasta pystyt kohdistamaan haluamiisi asioihin. Osa energiasta menee hukkaan sisäisenä kitkana johtuen epämääräisistä tunteistasi ja rajaavista ajatusmalleistasi. Pelkosi, epäilysi ja murheesi sekä rajaavat uskomuksesi ovat tärkeitä kitkan aiheuttajia. Osa energiastasi menee hukkaan ei-haluttuihin asioihin, jos et pysty keskittymään ja toimimaan valikoidusti. Saatat ampua varpusia tykeillä ja hääriä liian monessa asiassa. Asennoitumisesi ja työtapasi ratkaisevat viime kädessä sen, kuinka suuri osa käytettävissäsi olevista resursseista kohdistuu tulokselliseen toimintaan omalla tehtäväkentälläsi. Vanha ruotsinkielinen sananlasku sisältää suuren viisauden: Det är inte hur man har det, men hur man tar det. Sinulle voi tapahtua mitä vain, mutta tapahtumien ja tilanteiden vaikutus sinuun riippuu itsestäsi. Seuraamalla avoimin mielin vaikutuksia opit vähentämään resurssihukkaa ja lisäämään käytettävissä olevia resursseja. Pystyt tietoisemmin valitsemaan, mihin tilainteisiin ja tapahtumiin menet mukaan ja mihin et. Pystyt myös vapauttamaan piilossa olleita resursseja. ã Torfinn Slåen, Innomieli Oy, , 29

30 VINKIT Toteuta sydämesi strategiaa Kirjaaminen jälkikäteen Joskus on päiviä, jolloin ei yksinkertaisesti ole mahdollista kirjata tehtäviä etukäteen. Liian tunnollinen ihminen helposti masentuu tästä ja saattaa jättää koko 5aDay:n käyttämättä, jos tulee paljon päiviä ilman kirjauksia. Tähän löytyy helppo lääke: Kirjaa jälkeenpäin! Kun vihdoin pääset taas viettämään Apollon hetkeä, voit kirjoittaa kyseisen päivän tärkeimmät tehdyt tehtävät. Kirjaa ensin, mitä etukäteen toivoit syntyvän (joku mielikuva on aina, myös kiireessä). Sen jälkeen voit tallentaa tehtävän ja avata sen uudestaan, jolloin arviointiruutu ja -välineet aukeavat. Arviointi jälkeenpäin auttaa vahvistamaan tunnetta, että jopa kiireisenä päivänä saat haluttuja tuloksia ja vaikutuksia aikaiseksi. Notes Jokaiseen päivään, viikkoon ja kuukauteen liittyy muistiinpanoruutu Notes. Sen käyttöä ei ole määritelty tarkemmin ja sen takia ruudulle on löytynyt monia yllättäviäkin käyttöjä. Niistä kaksi on selvästi noussut ylitse muiden: Muistilistana etukäteen. Voit päästä pöydällä ja seinällä seilaavista keltaisista lapuista eroon laittamalla muistettavat asiat näihin ruutuihin. Vaikutusten arviointi jälkikäteen. Voit hyödyntää kenttää päiväkirjan tapaan ja kirjata päivän, viikon tai kuukauden tärkeitä havaintoja, jotka eivät suoraan liity priorisoituihin tehtäviin. Havainnot voivat olla yleisvaikutelmia, vaikutuksia omaan aikaan, rahaan ja energiaan tai mitä tahansa haluat kirjata. ã Torfinn Slåen, Innomieli Oy, , 30

31 Toteuta sydämesi strategiaa Vaihe 4. Tehtävien valinta ã Torfinn Slåen, Innomieli Oy, , 31

32 Vaihe 4. Tehtävien valinta Toteuta sydämesi strategiaa Halutut tulokset 4 Edellinen Nyt Seuraava 5aDay tähtää olennaisten tehtävien hoitamiseen, jotta voit toteuttaa sydämesi strategian. 5aDay-palvelu poikkeaa merkittävästi perinteisistä tehtävä- ja ajankäytönhallintatyökaluista. Eroa voi kuvata muinaisten kreikkalaisten kahden eri aikakäsityksen avulla. Kreikassa oli käytössä Chronos, joka on lineaarinen aika; asiat tapahtuvat peräkkäin. Kairos, sen sijaan, tarkoittaa sananmukaisesti oikeaa aikaa. Chronos on kvantitatiivinen ja sille määrä on tärkeää, mutta Kairos on kvalitatiivinen ja sille laatu on tärkeää. 5aDay-priorisoinnissa emme pyri perinteiseen tehokkuuteen ja suuren tehtävämäärän suorittamiseen, vaan etsimme aina oikeita tehtäviä oikeaan aikaan. Etsintään tarvitsemme hyviä työkaluja ja uudenlaista ajattelua. Tässä osassa selviää, miten 5aDay-priorisointi eroaa perinteisestä tehtävä- ja ajankäytön hallinnasta. Valikoivuudella elämä helpommaksi Elämme kolmen t:n kasvavassa ristipaineessa. Koko ajan tarjoutuu lisää tietoa, tehtäviä ja tulosvaatimuksia. Ennen vanhaan paineet tulivat virkateitse organisaatiossa ylhäältä alas. Nyt kun organisaatioissa ja organisaatioiden välillä toimitaan verkostomaisesti, tulevat paineet joka suunnasta. Määrällisesti tieto, tehtävät ja tulospaineet paisuvat kuin pullataikina. Vanha kansa tiesi, että tieto lisää tuskaa, työt eivät lopu tekemällä ja ahneus ajaa vaatimaan yhä kovempia tuloksia. ã Torfinn Slåen, Innomieli Oy, , 32

33 Toteuta sydämesi strategiaa Jotta saisimme mahdollisimman hyviä tuloksia ja samalla hyvinvointia tässä tilanteessa, meidän kannattaa toimia valikoidusti. Valikoivuuden voiman hyödyntäminen on periaatteessa yksinkertaista, mutta käytännössä moniulotteinen asia. A. Uskomukset Meidät on varustettu tehokkaalla ohjausjärjestelmällä, jossa uskomukset muodostavat keskeisen osan. Uskomuksemme voivat edesauttaa valikoivuutta tai estää sitä. Tyypillisiä valikoivuutta estäviä uskomuksia ovat otsani hiessä minun on leipäni ansaittava vain kovalla työllä saa tuloksia mitä enemmän teen, sitä parempia tuloksia saan kaikki pitää lukea tunnollisesti ensin on huolehdittava muiden tarpeista, omat tulevat vasta sitten Tyypillisiä valikoivuutta edistäviä uskomuksia ovat johtamalla itseäni voin paremmin johtaa muita toiset tehtävät vaikuttavat tuloksiin enemmän kuin toiset terve itsekkyys on edellytys terveelle toiminnalle parhaat tulokset syntyvät levollisin mielin B. Epäilyt, murheet ja pelot Valintoja ohjaavat tunteet sekoittuvat helposti epämääräisiin tunteisiin, jotka syntyvät epäilyistä, murheista ja peloista. Liialliseen työntekoon johtavia pelkoja ovat perusturvan menettämisen pelko hylätyksi tulemisen pelko riittämättömyyden pelko hallinnan menettämisen pelko Käsittelemällä rajaavia uskomuksia, epäilyjä, murheita ja pelkoja vapautuu yleensä yllättäviä voimavaroja. Viiden A:n tekniikka on loistava työkalu tällaisten esteiden käsittelyyn. ã Torfinn Slåen, Innomieli Oy, , 33

34 Näiden työkalujen avulla uskallat olla valikoiva Toteuta sydämesi strategiaa 5aDay-ideologian mukaisesti valitsemme suuresta tehtäväkandidaattien määrästä tulevalle päivälle, viikolle tai kuukaudelle korkeintaan viisi tehtävää. Alussa tämä saattaa välillä tuntua vaikealta. Miten voimme olla varmoja, että valitsemme oikein? Valinta helpottuu entisestään kahdella seuraavalla työkalulla. Ensimmäinen on 20/80-analyysit eniten vaikuttavien tehtävien löytämiseen ja toinen on vaikeiden asioiden laittaminen alitajuntaan hautumaan. Kumpikin työkalu säästää huomattavia määriä aikaa ja energiaa. ã Torfinn Slåen, Innomieli Oy, , 34

35 TYÖKALU: 20/80-analyysit Toteuta sydämesi strategiaa Kuvittele 100 henkilön joukko. Jaa joukko yhteen 80 hengen ja yhteen 20 hengen tiimiin. Nyt olisi syytä odottaa, että 80 hengen tiimi aikaansaa noin neljä kertaa enemmän tuloksia kuin 20 hengen tiimi, eikö niin? Kuvittele nyt hassua maailmaa, jossa 20 hengen tiimi aikaansaa enemmän kuin 80 hengen tiimi. Tee tästä hassusta maailmasta vielä hassumpi kuvittelemalla, että 20 hengen tiimi saavuttaa neljä kertaa enemmän kuin 80 hengen tiimi. Mahdotonta? Epätodennäköistä? Mitä, jos jonain päivänä huomaat, että hassu maailma ei itse asiassa olekaan hassu, vaan meidän todellisuutemme. Meidän maailmamme näyttää rutiininomaisesti jakautuvan muutamaan voimakkaasti tulokselliseen tekijään ja suureen joukkoon paljon vähemmän tuloksellisia tekijöitä. Tämä epätasainen jakautuminen on meille järjenvastaista, me emme odota sitä. Olemme ikään kuin ohjelmoituja kenties tasa-arvoisuuden ja solidaarisuuden nimissä odottamaan, että kaikki tekijät ja panokset tuottavat yhtä paljon tuloksia. Todellisuudessa tilanne on kaukana siitä. Ilmiö tekijöiden epätasaisesta vaikutuksesta tunnetaan 20/80-periaatteena ja se on valikoivuuden kivijalka ja pelastaja. Sveitsin Lausannen yliopiston taloustieteen professori Vilfredo Pareto ( ) havaitsi ensimmäisenä 20/80-lainalaisuuden. Hän tutki varallisuuden jakautumista yhteiskunnassa ja huomasi, että 20 prosenttia ihmisistä omistaa 80 prosenttia varallisuudesta. Pareto havaitsi myös, että kysymyksessä on hyvin universaalinen periaate. Hän huomasi, että 20 prosenttia ihmisistä, luonnonresursseista, taloudellisista panoksista tai mistä tahansa mitattavista inputeista johtaa tyypillisesti noin 80 prosenttiin tuloksista, seurauksista tai outputeista. Pareton periaate sanoo, että 20 prosenttia vaikuttavista tekijöistä aikaansaa 80 prosenttia halutuista tuloksista. Vastaavasti 20 prosenttia vaikuttavista tekijöistä aikaansaa 80 prosenttia EI-halutuista tuloksista. ã Torfinn Slåen, Innomieli Oy, , 35

36 Toteuta sydämesi strategiaa Kun 20 prosenttia tehtävistä tuottaa sinulle 80 prosenttia onnistumisen tunteista työssä, niin vastaavasti 20 prosenttia tehtävistä tuottaa sinulle 80 prosenttia harmeista ja stressistä. Kun 20 prosenttia asiakkaistanne tuo 80 prosenttia tuloksista, niin toinen 20 prosenttia aiheuttaa teille 80 prosenttia kuluistanne. Suhdelukuja ei saa ottaa liian kirjaimellisesti, ne ovat noin-lukuja. Suhde voi usein olla vielä rajumpi. Löytyy monia yhteyksiä, joissa suhdeluku on 90/10, 95/5 tai peräti 99/1. Maailmassa on noin kieltä. Niistä sataa eli vaivaista 1,5 prosenttia puhuu 90 prosenttia maailman ihmisistä. PARETON LAKI eli 20/80-PERIAATE Mitä luulemme: kaikki panokset tuottavat saman verran tuloksia. Mitä tapahtuu: noin 20 prosenttia panoksista saa aikaan noin 80 prosenttia tuloksista. Kun olet löytänyt ne 20 prosenttia tekijöistä, jotka tuottavat 80 prosenttia halutuista tuloksista, kannattaa tehdä kaksi asiaa: Lisää vaikuttavimpien tekijöiden käyttöä ja tuloksesi kasvavat entisestään. Keskity esimerkiksi entistä paremmin parhaisiin asiakkaisiin ja rakenna heidän kanssaan entistä parempia win-win-suhteita. Tutki vähiten vaikuttavia tekijöitä ja keksi tapoja, miten voit nostaa niiden tuottavuutta. Jos parannuksia ei löydy, lakkaa käyttämästä niitä tekijöitä. Ne vievät liikaa resursseja tuotoksiin nähden. Tällä menettelyllä saat nopeasti entistä parempia tuloksia entistä vähemmillä panoksilla. ã Torfinn Slåen, Innomieli Oy, , 36

37 TYÖKALU: Vaikeat asiat alitajuntaan hautumaan Toteuta sydämesi strategiaa Välillä tulee vastaan asioita, jotka ovat liian vaikeita hoidettaviksi suoraviivaisilla tehtävillä. Et yksinkertaisesti tiedä, miten asian hoitaisit. Näissä asioissa kannattaa ottaa käyttöön laajempaa kapasiteettia ja teettää alihankintatöitä alitajunnassa. Pitkään on väitetty, ettemme käytä aivojemme valtavasta kapasiteetista kuin murto-osaa. Prosenttiluvut vaihtelevat, mutta viesti on aina sama lohduton: suurin kapasiteetti jää käyttämättä. Väittämä on harhaanjohtava. Sillä tarkoitetaan ilmeisesti, että tietoinen ajattelumme edustaa vain pientä osaa aivojemme koko toiminnasta. Silti on väärin sanoa, että aivojen muu kapasiteetti jää käyttämättä. Tietoisen ajattelun ulkopuolinen toiminta on ehdottomasti käytössä. Ajatellaanpa vaikka kehossamme tapahtuvia suunnattoman monimutkaisia biologisia prosesseja. Niiden ohjauskeskus on nimenomaan aivoissa piilossa, mutta silti kaikki toimii. Haasteenamme on lähinnä saada piilopuolen, alitajunnan tai tiedostamattoman (rakkaalla lapsella on monta nimeä) prosesseja tietoisesti käyttöömme. Normaalitilassa ne toimivat tahdostamme riippumattomasti. Kaikilla on kokemusta alitajunnan toimivuudesta ja ongelmanratkaisukyvystä. Kouluaikoina saatoit sinäkin mennä nukkumaan illalla, kun joku koulutehtävä oli jäänyt ã Torfinn Slåen, Innomieli Oy, , 37

38 Toteuta sydämesi strategiaa ratkaisematta. Aamulla heräsit ja kumma kyllä, ongelma oli ratkennut. Kansanomaisesti puhutaan siitä, että pitää nukkua yön yli tai antaa asian muhia jonkin aikaa. Silloin tarkoitetaan nimenomaan alitajunnan käyttöönottoa. Alitajunnan alihankinnan merkittävin ero verrattuna tavalliseen käytäntöön on siinä, ettei alitajunnan käyttöä tarvitse jättää sattuman varaan. Otat lisää kapasiteettia käyttöön ja ohjaat alitajuntaa kuten mitä tahansa alihankkijaa. Samat lainalaisuudet pätevät tässä työnteossa kuin normaalissa alihankinnassa: sinä kerrot, mitä tarvitset ja alihankkijat toimittavat sen sinulle haluttuun aikaan, kunhan et puutu heidän sisäisiin asioihinsa. Pääperiaate on tämä: Mene ikään kuin perä edellä puuhun ja lähde lopputuloksesta liikkeelle. Tee mahdollisimman tarkka kuvaus ongelmasta ja halutusta lopputuloksesta; mitä tarvitset ja mihin ongelmaan. Keskity sinä lopputulokseen ja jätä alitajunnan tekijöille mietittäväksi miten se syntyy. Kerro myös miksi haluat juuri senkaltaista ratkaisua, mitä etuja ja hyötyjä ratkaisu toisi sinulle ja muille. Aivot toimivat tässä suhteessa kuin pieni lapsi, joka mielellään haluaa tietää miksi jotain tehdään. Tee samalla selväksi, että asia on sinulle tärkeä. Kuvaile jopa ihanneratkaisua. Usein tyydymme tavanomaiseen ja tuttuun, koska tietoinen ajattelumme ei taivu enempään. Alitajunnalla on kapasiteettia tutkia suuria määriä ratkaisuvaihtoehtoja ilman rajoituksia, ja ihanneratkaisu voi nousta pintaan yllättävästäkin suunnasta. Tämän jälkeen kannattaa jättää ongelmanratkaisu pienille harmaille, jotka tekevät työtä tauotta ympäri vuorokauden vaatimatta mitään. He ovat parhaita työntekijöitä, jotka tekevät työn mukisematta ja vaatimatta palkkaa tai huomiota. Kun alat luottaa alitajunnan valtavaan kapasiteettiin ja siihen, että ratkaisut tulevat ajallaan, vapaudut raskaasta kuormasta. Alitajunta alkaa vähitellen lähettää sinulle viestejä työnsä etenemisestä. Ole tarkkana ja ota ideoita ja viestejä vastaan! Niitä saattaa tulla milloin ja missä vain. ã Torfinn Slåen, Innomieli Oy, , 38