Teemaryhmä D (Asiakastapahtumat ja tilaisuudet), kokoontuminen Hämeenlinnan kirjastossa klo

Transkriptio

1 Kokousmuistio Teemaryhmä D (Asiakastapahtumat ja tilaisuudet), kokoontuminen Hämeenlinnan kirjastossa klo Paikalla: Pirjo Tuomi (HML), Merja Tiitta (HML), Seija Hynninen (HML), Taina Valkeajärvi (HML), Inkeri Jurvanen (HML), Eija Räisänen (Forssa), Sini Kiuas (HML), Susanna Partanen (Lahti), Leena Pietilä (Heinola), Ilona Lamminen (Kouvola), Tuija Hanski (Kouvola), Sirpa Salonen (Kouvola), Maritta Naumanen (Kouvola), Mervi Koski (HML), Irmeli Isokivijärvi (HML), Pirkko Nurminen (HML), Hanna Kaisti (HML, pj. & siht.) 1. Projektikoordinaattori Hanna Kaisti esitteli Laatu-hankkeen tavoitteita, toteutussuunnitelmaa ja aikataulua sekä olemassa olevia yleisten kirjastojen laadun mittareita. Esitys löytyy hankkeen wikistä ja se on lähetetty osallistujille myös sähköpostitse. 2. Yleistä keskustelua: Keskusteltiin siitä mikä on mediakasvatuksen ja asiakastapahtuman ero (eli teemaryhmien C ja D erot). Jos tapahtuman pääpaino on koulutuksessa, on kyseessä mediakasvatus. Usein ryhmät myös kutsutaan kirjastoon, kun taas asiakastapahtumissa tilaisuudet ovat avoimia kaikelle yleisölle Asiakastapahtumien ja tilaisuuksien järjestäminen edistää tasa-arvoista yhteiskuntaa, sillä kaikilla ei ole mahdollisuuksia mennä maksullisiin tapahtumiin Asiakastapahtumien lisääntyminen osaltaan muuttaa kirjaston luonnetta kirjasto ei enää ole pelkkää hiljaista tilaa. Joissain paikoissa hiljaisesta tilasta on jo puutetta kirjastossa Yhteistyökumppanit ovat keskeisessä roolissa tapahtumia järjestettäessä. Jos kirjastolla on hyvät verkostot, yhteistyökumppanit tarjoavat sisällön ja kirjasto tilat. Sana leviää. Kaikissa kirjastoissa tällaista verkostoa ei vielä ole ja jotkut kaipasivat vinkkejä siitä miten verkoston saa luotua Miten tehdä tapahtumien järjestämisessä laadukasta yhteistyötä paitsi kirjaston ulkopuolisten toimijoiden kanssa ja myös kirjaston sisällä? Markkinointi on haaste asiakastapahtumia järjestettäessä. Joskus hyväkin tapahtuma jää ilman kävijöitä, joskus taas järjestäjien unelmat ja todellisuudet eivät kohtaa. Yhteistyökumppanit eivät aina ole tietoisia tiedotusvastuiden jakautumisesta ja -aikataulut eivät aina ole tiedossa. Kirjastoon kohdistuu suuria odotuksia mutta kirjastolla on hyvin vähän resursseja markkinoida kaikkia kirjaston tiloissa järjestettäviä tapahtumia 3. Yhteistyökumppaneiden ohjeistaminen: Keskusteltiin tarpeesta luoda kirjallinen ohje joka annetaan tapahtumien järjestäjille: Kirjaston ja yhteistyökumppaneiden yhteistyö vaihtelee tiiviistä kumppanuudesta siihen että kirjasto tarjoaa vain tilat esim. järjestön käyttöön. Täysin kattavaa yleistä sapluunaa, joka sopisi kaikille tapahtumajärjestäjille, on vaikea tehdä. Ohjeen alkuun voisi kirjoittaa esimerkiksi että tämä on yleinen ohje joka annetaan kaikille asiakastapahtumien ja tilaisuuksien järjestäjille. Ohje on kuitenkin vain suuntaa-antava ja käytäntöjä voidaan soveltaa tapauskohtaisesti yhteisellä päätöksellä. Ohjeessa olisi kuvaus tiedotusvastuusta ja aikataulusta Ohje olisi myös verkossa kirjaston kotisivuilla

2 Ohjeen lopussa voisi olla kysymysluettelo joka ohjaisi tapahtuman järjestäjää. Esim. Ketkä ovat tapahtuman kohderyhmää eli keitä ajattelet tulevan tapahtumaan? Myös tapahtumissa voisi olla S, M, L, XL kokoluokitus ja sitä vastaava ohjeistus? Suuret tapahtumat: Miten hallita tapahtumia joihin todennäköisesti tulee paljon ihmisiä? Ennakkoilmoittautumispakko karsii ihmisiä. Jossain tapauksissa maininta rajoitetuista paikoista ( vain 250 ihmistä mahtuu ) toimii myös markkinointikikkana. Konsertteihin etukäteen jaossa olleet ilmaiset liput ovat toimineet hyvin (mikä kirjasto?). Miten ottaa huomioon turvallisuuskysymykset? Miten turvallisuusvastuut jakautuvat silloin kun kirjasto on järjestäjä tai silloin kun kirjasto vain tarjoaa tilat? Sallittujen osallistujien määrä riippuu pitkälti varauloskäyntien määrästä Heinolan kaupunginkirjastossa on olemassa ohjeistus Näyttelyn ja tapahtuman järjestäjän opas. Se löytyy Laatu-hankkeen wikistä. 4. Indikaattorien kehittäminen: Asiakastapahtuman laatuun liittyviä indikaattoreita on toistaiseksi vain vähän. Indikaattorit voivat liittyä toisaalta järjestäjien kokemuksiin ja toisaalta asiakkaiden kokemuksiin. Nykyisin jälkiseuranta on vähäistä. Tapahtuman järjestäjille voitaisiin tapahtuman jälkeen tehdä lomakekysely: Mikä oli tapahtuman päämäärä? Saavutettiinko se? Miten järjestelyt toimivat? Miten yhteistyö kirjaston kanssa toimi? Miten työnjako toimi? (tms.) Lisäksi indikaattoreina voisi edelleen käyttää kävijämäärää. Myös tilaisuuksiin osallistuvien näkemyksiä tapahtuman onnistumisesta voisi rutiininomaisesti selvittää ainakin pienellä otoksella: Mistä sait tietää tapahtumasta? Vastasiko tapahtuma odotuksiasi? Piditkö jostain asiasta erityisen paljon? Missä olisi vielä kehitettävää? Tulisitko uudelleen jos saman teeman tapahtumia järjestetään myöhemmin? Tuletko uudelleen kirjastoon myös muissa asioissa? (tms.) Yhteistyökumppaneiden ohjeistus sekä tapahtuman järjestäjille ja asiakkaille suunnatut lomakkeet voisivat olla myös yksi tapaus (case) jota kehiteltäisiin hankkeessa 5. Laatumatriisi: Keskusteltiin siitä halutaanko hankkeessa tehdä laatumatriisi. Päätettiin että laatumatriisi voisi olla hyvä työkalu jos se olisi tarpeeksi kevyt ei pitkiä sepustuksia, ei liian usein tehtävä. Matriisi auttaisi myös laittamaan asiat mittasuhteisiin ja priorisoimaan miten tehdä tätä työtä näillä resursseilla? Matriisi tekisi myös johdolle selväksi että joskus on ei voi tehdä parastaan jos resurssit eivät riitä. Tässä olisi myös työhyvinvointinäkökulma. Lasketaanko siis laatua jos ei ole resursseja? 6. Fokusryhmähaastattelut: Keskusteltiin siitä, halutaanko hankkeessa tehdä fokusryhmähaastatteluja vai koetaanko se liian aikaavieväksi. Kannatusta sai keskittyminen eikäyttäjiin eri ikäryhmittäin tai keskittyminen nuoriin. Fokusryhmähaastatteluja pidettiin kiinnostavana tapana saada arvokasta tietoa asiakkaista ja ei-käyttäjistä. Asia siirtyi päätettäväksi fokusryhmien toteuttamista pohtivalle työryhmälle johon pääsee mukaan kaikki halukkaat. Nyt mukana ovat Susanna Partanen (Lahti), Sini Kiuas (HML), Maritta Naumanen (Kouvola) sekä A-ryhmästä Tuija Lindström (Kouvola), Jari Tyrväinen tai Marja Malminen (Lahti), Irmeli Isokivijärvi (HML), Hanna Kaisti. 7. Osallistujat listasivat hyviä ideoita, käytäntöjä ja konsepteja (nk. tapaukset) lyhyt yhteenveto muistion lopussa 8. Teemaryhmä D:n seuraava kokous pidetään ti Lahdessa klo Kokouspaikkana on Aikuiskoulutuskeskus (Kirkkokatu 16, Lahti), 1. kerros, luokka 103. Aikuiskoulutuskeskus

3 sijaitsee lähellä pääkirjastoa, teatterin vieressä ja kirjaston ja parkkialueen (tyhjä tontti) takana. Muista ilmoittautua 6.2. mennessä, jos mahdollista, Hannalle ().

4 Hyvät ideat, käytännöt ja konseptit (tapaukset) tiivistelmä D-ryhmän keskustelusta Näistä ideoista keskustelu jatkuu helmikuun kokoontumisessa. Näissä lyhyissä muistiinpanoissa saattaa olla väärinymmärryksiä mutta asiat täsmentyvät myöhemmin. Dekkaripäivät Kouvolassa, mm. dekkarikirjailijoiden vierailuja, novellikilpailuja, luentoja, haastatteluja, kirjamyyntiä, rikosaiheiset runo- ja laulukilpailu, kustantajan puheenvuoroja jne. Dekkaripäivillä jo pitkät perinteet Lastentapahtuma kokonaisuuksina, HML Kouvolan nukketeatteri Hikatti jota pyöritetään kirjaston henkilökunnan voimin Voimavarakahvilat muistiyhdistyksen kanssa lähikirjastoissa, HML Kirjallinen ompeluseura Uusi Satusilta-hanke Kouvolassa jossa lapsille ja vanhuksille järjestetään yhteisiä satutunteja. Tunneilla luetaan sekä nykysatuja että vanhoja satuja. Satusilta-tunnit on järjestetty kirjastossa mutta lapsia on tarkoitus kutsua Satusilta-tuokioihin vanhusten hoivakoteihin Heinolan karhujahti ja hiirijahti. Hiirijahdissa päiväkoti-ikäiset lapset etsivät hiiriä ja tutustuvat siten kirjastoon Lahden Game över pelitapahtuma joka järjestetään yhteistyössä kirjaston ja nuorisotoimen kanssa. Laaja kirjo konsoli-, lauta- ja figuuripelejä. Mukana on peliseuroja (esim. lautapelikerho, shakkikerho) ja peliyrityksiä. V ohjelmassa mm. sadan karkin pokeriturnaus, pöytälätkän mestaruuskisa, Iron Sky scifielokuvaan perustuvan lautapelin ensiesittely. Tapahtuma levittäytyy eri puolille taloa Erilainen joulukonsertti Kauheimmat joululaulut joka on suunnattu erityisesti nuorille ja keskiikäisille miehille, esiintyjinä esim. Heavy G, Halvatun papat jne. Tämä voi houkutella mukaan myös niitä jotka eivät muuten käytä kirjastoa Heinolan Rumpujen yö elo-syyskuun vaihteessa. Järjestetään yhteistyössä kansalaisjärjestön kanssa. Ohjelmana mm. runoraati, afrikkalaisia rumpuja Mukana koko perheet Hämeenlinnassa Tanssinpäivä, jonka järjestävät kirjasto yhteistyössä tanssin harrastajaseurojen kanssa. Seurat esittävät omaa osaamistaan, väissä haastatteluja. Jo 11. vuotta järjestetty, joka vuosi tapahtuma on eri näköinen, sillä mukana tanssin pajoja, taidetta jne. Tapahtumaa rakennetaan puoli vuotta ennen h-hetkeä Pelipäivä Kouvolassa valtakunnallisena pelipäivänä. Mukana oppilaitokset, yrittäjät. Vinkkejä saa pelipaiva.fi sivustolta! Lainakassi Hämeenlinnassa kassia saa lainaksi ja samanlaista puuvillakassia on myös myynnissä ( Support your local library ) Kouvolassa tehty kirjastoon nuorten nurkkaus joka on vähän katseilta suojassa oleva sohva jolla on tyynyjä ja vilttejä. Pöydällä vihko ja kynä johon voi kirjoittaa ajatuksia ja kysymyksiä. Kirjasto vastaa. (Lahdessa oli samanlainen kokeilu aikaisemmin mutta siitä jouduttiin luopumaan kun vihkoon tuli ikäviä henkilökohtaisia kommentteja ja tietoja yhdestä tytöstä)

5 Idea: Tarinapiiri aikuisille joka omaa tarinaa tai fiktiivistä tarinaa. Tarinapiiri voisi käynnistyä kirjastossa ja alkaa elämään omaa elämäänsä Miehille suunnattu tapahtuma Miestenpäivä (HML), jossa moottoripyöriä ym.