Uudenmaan maakunnan tilatoiminnon valmistelutilanne

Transkriptio

1 Uudenmaan maakunnan tilatoiminnon valmistelutilanne Esivalmistelun SOTE virkamieskoordinaatioryhmä Carl Slätis Hankejohtaja Uusimaa2019-hanke

2 Asialista 1. Valmistelun tilanne 9/ Projektiaikataulu 9/ / Maakuntien Tilakeskus ja Uudenmaan maakunnan tilatoiminnot 4. Valmistelun haasteet 5. Reformin mahdollisuudet

3 Miksi maakunnan toimitilat ovat kiinnostavia? 1. Yli ihmisen päivittäinen työpaikka 2. Tilojen laadulla merkittävä yhteys henkilöstö- ja asiakastyytyväisyyteen 3. Kohonneet vaatimukset tilojen tekniselle laatutasolle ja muuntojoustavuudelle 4. Kokonaistilakustannukset ovat arviolta noin 12% maakunnan budjetista 5. Osana kestävyysvajeen hallintaa, tiloihin tulee kohdistumaan säästö- ja tehokkuusvaatimuksia

4 Valmistelun tilanne 9/2018; Mitä tehty / aktiivisessa valmistelussa? 1. Omistuksen, hallinnan ja vuokrauksen mallit 2. Alustava arvio vuokrista talouden simulointia varten 3. Arviot tilojen kokonaismäärästä 4. Maakuntien Tilakeskus, HUS Kiinteistöt ja Uudenmaan maakuntavalmistelu tiivistäneet yhteistyötä 5. Maakuntien Tilakeskus ja Uudenmaan maakunta käynnistäneet työnjako- ja rajapintakeskustelun 6. Palveluasumisen siirtoon liittyen käynnissä erillisvalmistelu

5 ALUKSI 4 ERILAISTA VUOKRAMALLIA Tilakeskuksen omistamat kiinteistöt Kuntien omistamat kiinteistöt Muiden omistamat tilat Vuokraamme omasta taseesta Edelleenvuokraamme siirtymäkaudeksi: Edelleenvuokraamme muiden taseesta Sopimusperusteinen vuokrajärjestelmä Kokonaisvuokrasopimus Vuokran määrän ja sisällön määrää Valtioneuvoston asetus Kokonaisvuokrasopimus Sopimusvastuiden siirto maakunnalle lakisääteinen Vuokrasopimuksien vastuut siirtyvät sellaisinaan ARA-kohteiden vuokra ao. säädösten mukaan omistajasta riippumatta

6 ALUSTAVA VUOKRALASKENTA

7 LASKELMA KERTOO TIEDOISTA JA OLETUKSISTA Laskelma on ENSIMMÄINEN ALUSTAVA ARVIO Laskenta on tehty kohdekohtaisesti, mutta tulokset on nyt koottu simulointia / rahoitustarkasteluja varten Laskelmien luotettavuus on kiinni lähtötietojen luotettavuudesta ja kattavuudesta Kohdekohtaisia laskelmia pitää lähteä tarkistamaan yhdessä maakunta/tilakeskus Kuntakohtaisia laskelmia pitää lähteä tarkistamaan yhdessä maakunta/kunta

8

9

10 Tilojen arvioitu jakautuminen Uudellamaalla % Kuntien omistamat HUS omistetut Kuntien ulkopuoliset HUS ulkopuoliset Eteva, Kårkulla Elyt

11 Projektiaikataulu - 12/2020

12 Projektiaikataulu MT vs. maakunnat / Luonnos Maakuntien tilakeskus 01/18 Kunnat toimittaneet tilatiedot 02-05/18 Henkilöstöinfot maakunnissa siirtyville työntekijöille 03/18 Käynnissä olevien/suunniteltuje n rakennushankkeiden selvitys valmis 05/2018 Maakuntien alustavat tilavuokrat julkistettu 06/18 Taloudellinen simulaatio valmis ja vuokrajärjestelmä valmis 12/18 Hankehallinnan järjestelmä valmis, uusi talousjärjestelmä toimintavalmiudessa 10/18 Ylläpidon järjestelmän hankintapäätös Maakunta - Kuntien aktivointi/informointi tilatietojen keräämisessä - Tilatietojen tarkastukset - Tilatietojen tarkastukset - Vuokralaskelmien tarkistaminen, vertaus nykytilanteeseen /18 Asiakasrajapinta työpajat - Asumispalveluiden selvityksen käynnistys maakunnittain 12/18 Hankesuunnitelma päivitetty CRM:n käyttöönotto, integrointi muihin järjestelmiin 06/19 Organisaatiorakenn e määritelty, strategiapäivitys tehty 02/20 Vuokrasopimukset allekirjoitettu, v toimintasuunnitelma valmis 04/20 Sopimukset tunnistettu, luvat siirtoon olemassa, Kiinteistöjen saantokirjat koottu. 05/20 Rahoitus varmistettu, V budjetti hyväksytty 06/20 Tärkeimmät toimintamallit ja järjestelmät valmiina Maakuntauudistu s voimaan /21 MaTiKe ottaa vastuun toimitiloista, Yhtiössä työskentelee n hlö:ä 02/21 Siirtyneiden rakennushankkeiden tiedot on siirretty MaTiKe:n järjestelmiin Pilotit maakunnissa 4 kpl (E-P, P-H, K, P-K) - Pilottijärjestelmiin tutustuminen - Kuntien aktivointi/informointi tilatietojen + investointien päivityskierroksiin - Alustavan toimitilastrategian laatiminen - Toimitilojen salkutus - Palveluverkon suunnittelu tilojen kunto, ym. - Maakunnan tilatehtävien selkeytyminen - Maakunnan tilaorganisaation hahmottaminen - Kiinteistökierrokset toimitiloissa, tarvittavien ominaisuustietojen kerääminen - Työpajat: M/MaTiKe - Toimitilaprosessien tunnistaminen+laadinta - Vuokrasopimusmallien arviointi/työstäminen - Maakuntien seurantamittareiden tunnistaminen+määrittely - Asumispalveluiden järjestämismallin vaihtoehdot+valinta - Toimitilabudjetin v hahmottuminen - Talousjärjestelmän+tilatietojen+KP:den yhdistäminen - Valmis toimitilastrategia - Valmiit vuokrasopimukset - Järjestelmien osittainen käyttöönotto+mittarit - Toimitilabudjetti valmis - Valmis palveluverkkosuunnitelma v Kuntien toimitila- ja sopimusselvitys valmis 2/ SHP+EHP:n omaisuuden, velkojen ja sopimuksien selvitys valmis 2/ Asumispalveluidenjärjestämismalli valittu+vaaditut toimenpiteet aloitettu Suunnittelu Ratkaisun rakentaminen Siirtymä 04/21 Lainhuudot haettu kaikkiin siirtyviin kiinteistöihin - Maakunnan toimitilaorganisaati o aloittaa toiminnan - Järjestelmien käyttö arjessa (CRM, KOKI,Optimaze, huoltokirja) - Raportointi+seurant ajärjestelmät käytössä - Toimintatapojen juurruttaminen

13 Maakuntavalmistelun määräajat Kunnan on tehtävä viimeistään maakunnalle selvitys sosiaali- ja terveydenhuollon tai pelastustoimen käytössä olevista toimitiloista, siirtyvästä irtaimesta omaisuudesta ja sopimuksista. Sairaanhoitopiirien kuntayhtymien, erityishuoltopiirien ja maakunnan liittojen on tehtävä viimeistään maakunnalle selvitys omaisuudesta, siirtyvästä irtaimesta omaisuudesta, veloista ja sopimuksista. Henkilöstön siirtoa koskevat yhteistoimintamenettelyt on käytävä luovuttavassa organisaatiossa käytännössä mennessä. Maakunnan on viimeistään lähetettävä kirjallinen ilmoitus maakunnan vastuulle siirtyvien velkojen, vastuiden ja sopimusten velkojille ja sopimusosapuolille. Lopullisen selvityksen siirtyvästä henkilöstöstä on oltava valmis käytännössä joulukuussa 2020.

14 Henkilöstön siirtymistä ja asemaa koskevat määräajat Henkilöstö siirtyy maakuntiin voimaanpanolain nojalla liikkeenluovutuksen periaattein. Tukipalveluissa työskentelevien henkilöiden kohdalla liikkeenluovutusta sovelletaan, jos tehtävää hoitavan henkilön tehtävistä vähintään puolet on maakuntiin siirtyviin tehtäviin tarkoitettuja tukitehtäviä, 14. Edellä olevaa sovelletaan myös tehtävien ja tehtäviä hoitavan henkilöstön siirtoon maakuntakonserniin kuuluvaan tai maakuntien määräysvallassa olevaan yhteisöön, joka perustetaan mennessä, 14. Luovuttavissa organisaatioissa kunnissa, kuntayhtymissä ja valtiolla tehdään esiselvitystä liikkeen luovutuksen piiriin kuuluvasta henkilöstöstä. Esiselvityksen siirtyvästä henkilöstöstä on oltava valmis käytännössä mennessä. Siirtoa koskevat yhteistoimintamenettelyt on käytävä luovuttavassa organisaatiossa käytännössä mennessä. Lopullisen selvityksen siirtyvästä henkilöstöstä on oltava käytännössä valmis joulukuussa 2020 (esiselvityksen tietojen päivitys joulukuun 2020 tilanteeseen)

15 Omaisuuden selvittäminen ja siirto - kuntayhtymät Sairaanhoitopiirien kuntayhtymien, erityishuoltopiirien ja maakunnan liittojen on tehtävä viimeistään maakunnalle yksityiskohtainen selvitys: 1) kuntayhtymän omaisuudesta; 2) maakunnan vastuulle siirtyvistä veloista ja muista sitoumuksista, vastuista ja sopimuksista; 3) kuntayhtymän omaisuuden kirjanpidollisen arvostuksen perusteista; sekä 4) sellaisista olennaisista omaisuuserissä tapahtuneista muutoksista sekä toiminnallisista ja taloudellisista riskeistä, jotka eivät ilmene viimeisimmästä tilinpäätöksestä, 19. Kuntayhtymän viranomainen ei voi edellä mainitun selvityksen antamisen jälkeen päättää ilman maakunnan suostumusta asioista, joilla olisi merkittäviä maakuntaa sitovia vaikutuksia, paitsi jos päätöksentekoa ei voida asian kiireellisyyden vuoksi lykätä, 30. Jos kuntayhtymä on perussopimuksensa mukaan huolehtinut muistakin kuin maakunnalle siirtyvistä tehtävistä, jäsenkuntien on järjesteltävä toiminta näiden tehtävien osalta uudelleen mennessä, 18. Sairaanhoitopiirien kuntayhtymät, erityishuoltopiirit ja maakunnan liitot siirretään varoineen ja velkoineen sekä sitoumuksineen maakuntiin , 18.

16 Omaisuuden selvittäminen ja siirto - kunnat 1/3 Kunnan on tehtävä viimeistään maakunnalle yksityiskohtainen selvitys :ssä tarkoitetuista sosiaali- ja terveydenhuollon tai pelastustoimen käytössä olevista toimitiloista, siirtyvästä irtaimesta omaisuudesta ja sopimuksista. Tiedot voi vastaanottaa myös toimitila- ja kiinteistöhallinnon palvelukeskus, 23. Kuntaa koskevia säännöksiä sovelletaan myös ns. vapaaehtoisiin sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymiin, kuten Paras kuntayhtymiin. Samoin kuin kuntien, näiden kuntayhtymien on tehtävä maakunnalle selvityksen siirtyvästä irtaimistosta, sopimuksista ja toimitiloista mennessä. Kunnan järjestämän perusterveydenhuollon, erikoissairaanhoidon, sosiaalitoimen ja pelastustoimen käytössä olevat toimitilat siirtyvät maakunnan hallintaan , jos maakunta ja kunta eivät toisin sovi, 20. Kunnan on täydennettävä selvitystä viimeistään , jos selvityksen antamisen jälkeen on tapahtunut olennaisia muutoksia, 23.

17 Omaisuuden selvittäminen ja siirto - kunnat 2/3 Maakunnan ja kunnan tai palvelukeskuksen ja kunnan välillä solmitaan toimitilojen hallinnasta vuokrasopimus siten, että se on voimassa vähintään asti. Maakunnalla on oikeus pidentää vuokrasopimuksen voimassaoloa yhdellä vuodella. Maakunnan tulee ilmoittaa oikeuden käyttämisestä kunnalle viimeistään 12 kuukautta ennen vuokrasopimuksen voimassaolon päättymistä, 20. Kunta siirtää maakunnalle sosiaali- ja terveydenhuollon sekä pelastustoimen järjestämiseen liittyvät sopimukset lukien, 22. Edellä mainitusta poiketen maakunnalle eivät kuitenkaan, jolleivät maakunta ja kunta toisin sovi, siirry: 1) sellaiset toimitilaa koskevat sopimukset, joissa kunta on sitoutunut osoittamaan ostajan tai lunastamaan toimitilan omistukseensa sopimuskauden päätyttyä; 2) vahingonkorvausvastuut tai muut sopimuksen päättämisestä seuraavat vastuut sellaisista sopimuksista, jotka kunta solmii tämän lain vahvistamisen jälkeen, mutta ennen sosiaali- ja terveydenhuollon sekä pelastustoimen järjestämisvastuun siirtymistä maakunnalle 22.

18 Omaisuuden selvittäminen ja siirto - kunnat 3/3 Maakunnalle siirtyy sen järjestämisvastuulle kuuluvaan toimintaan liittyvä kunnan irtaimisto, irtaimen omaisuuden omistusta, hallintaa ja käyttöä koskevat oikeudet sekä immateriaaliset oikeudet ja luvat, 21. Edellä säädetystä poiketen maakunnalle eivät siirry sellainen kunnan omistama irtaimisto ja osakkeet, jotka kunta omistaa työterveyshuoltolaissa (1383/2001) säädettyjen velvoitteidensa täyttämiseksi, 21. Maakunnalle siirtyy kunnan omistamat, sellaisen osakeyhtiön osakkeet, jotka kunta omistaa sosiaali- ja terveydenhuollon palvelujen järjestämistä tai tuottamista varten. Maakunnan vastuulle siirtyvät myös mahdolliset kunnan antamat takaussitoumukset kyseisen yhtiön puolesta, 21.

19 Omaisuuden selvittäminen ja siirto - maakunnat Maakunnan on viimeistään lähetettävä kirjallinen ilmoitus maakunnan vastuulle siirtyvien velkojen, vastuiden ja sopimusten velkojille ja sopimusosapuolille. Ilmoituksesta tulee käydä ilmi siirtyvätkö ne edelleen palvelukeskuksille, 29. Maakunnan on siirrettävä omistukseensa tulleet kiinteistöt, kiinteistön hallintaan oikeuttavat osakeyhtiöiden osakkeet, maanvuokrasopimukset, vuokrasopimukset ja myös siirtyvään omaisuuteen kohdistuvat velat, sopimukset ja muut vastuut toimitilaja kiinteistöhallinnon palvelukeskukselle lukien. 20 :ssä mainittujen vuokrasopimusten siirrosta maakunta ja palvelukeskus voivat sopia myös toisin, 31. Maakunnan on siirrettävä tietotekniikka- ja tietojärjestelmäpalveluihin liittyvät sopimukset, näihin liittyvät ohjelmistolisenssit ja vastaavat oikeudet sekä käyttöomaisuutta tieto- ja viestintäteknisten palveluiden palvelukeskuksille lukien, siltä osin kuin ne ovat välttämättömiä palveluiden tuottamiseksi tieto- ja viestintäteknisten palveluiden palvelukeskuksissa. Maakunta ja palvelukeskus voivat sopia myös toisin, 31.

20 Palvelukeskukset ja yhtiöittäminen Valtio huolehtii maakuntien palvelukeskusten perustamisen edellyttämistä toimenpiteistä. Palvelukeskusten osakkeet luovutetaan maakunnille mennessä, 40. Palvelukeskusten maakuntien omistukseen tulevat osakkeet jakautuvat maakuntien kesken niiden asukasluvun mukaisessa suhteessa. Asukaslukuna otetaan huomioon maakuntiin kuuluvien kuntien asukasluku , 41. Jos maakunnan sosiaali- ja terveyspalveluissa on kyse maakuntalain 112 :ssä tarkoitetusta kilpailutilanteessa markkinoilla hoidettavasta tehtävästä, maakunnan on perustettava maakunnan tytäryhteisöt siten, että maakuntalaissa säädetty yhtiöittäminen on toteutettu viimeistään , 43.

21 Valmistelun keskeisiä asioita Saatujen vuokralaskelmien luotettavuus riippuu kuntien ja sairaanhoitopiirien lähtötietojen luotettavuudesta ja kattavuudesta - > Tarkistuskierros SYKSY-TALVI ; maakunta avustaa. Uuden laskennan mukaiset vuokrat julkaistaan KEVÄÄLLÄ 2019 Toimitilastrategian ja avainmittareiden laatiminen, palveluverkon suunnittelu 2019 Maakuntien tilatehtävät ja toimitilajohtaminen 2019 Palveluasuntojen järjestämismalli Tilatietojärjestelmien pilottikäytöt Neuvottelut vuokrattavista tiloista käynnistyvät maakuntien ja MT:n välillä 2019 Vuokraamispäätösten teko kunnissa ja maakunnissa KEVÄT2020 Vuokrasopimusten allekirjoittamiset KEVÄT2020 Kuntien tilojen investointitarpeet? Selvitys Tilakeskus + Kuntaliitto SYKSY2018

22 Mitä tapahtuu /24? Maakunnat laativat ja päivittävät palveluverkkojaan varmistaakseen palvelujen alueellisen kattavuuden, huomioiden markkinatilanne Maakunnan on ilmoitettava kunnalle mennessä, jos käyttää jatkovuoden Vuosien 2024/2025 alusta alkaen kaikista kuntien tiloista, joissa maakunta jatkaa toimintaansa, on laadittava / jatkettava vuokrasopimukset. Siirtymäkauden jälkeen kunnan katsotaan toimitilojen vuokrauksen osalta toimivan markkinatilanteessa Muutokset kuntien sote-tilojen omistuksessa

23 Tunnuslukuja Uudellamaalla Maakuntien Tilakeskuksen arvioitu vuokra/asukas (5/2018): 279 (ka. 343 /asukas) Kuntien sote- ja pela-tiloja n. 1,5 milj. m2 (0,9 m2/asukas, koko maa 1,1 m2/asukas) Uudenmaan maakunnan verrokki Tukholman ja/tai Kööpenhaminan seutu (RCI)? Kuntien sopimusten keskivuokra (pääoma- ja ylläpitovuokra) noin 15 /m2/kk Vuokrien nousu bruttona : 83,8 m (+4,2% p.a.) Meneillään olevat investoinnit sekä vuokrien indeksointi ovat suurin vuokran nousua selittävä tekijä 2020-luvulla (pääoman keskimääräinen kustannus 3,4%) Kuntien 2020-luvun investointeja ei ole laskelmissa huomioitu, suurimpana näistä Laakson sairaalan (HUS + Helsingin kaupunki) hanke

24 MISSIOMME SUOMEN SUURIN PALVELUKSESSASI Tehtävämme on varmistaa, että Suomen 18 maakuntaa voivat palvella asukkaitaan edistyksellisissä, tehokkaissa, ympäristöystävällisissä ja turvallisissa tiloissa. Maakuntien omistusosuudet Maakuntien tilakeskuksesta vuoden 2020 alusta lähtien. Omistusosuus perustuu maakunnan väestömäärään. VISIOMME Palvelemme maakuntia tarjoamalla niiden tarpeisiin maailmanluokan tilaratkaisuja ja työympäristöjä. Voimavarojamme ovat yhteinen osaamisemme, paikallistuntemuksemme, tehokkaat toimintamallit ja uusin teknologia.

25 LÄHTÖKOHDAT Maakunta- ja sote-lainsäädäntö Maakuntien kaikkien tilojen inhouse-tarjoaja Sairaanhoito- ja erikoishuoltopiirien omaisuuden siirtyminen tilakeskukselle Valtioneuvoston asetus Kuntien omistamien tilojen vuokrien määräytyminen ja vastuunjako Tilakeskuksen tavoitteet Käynnissä olevat ja päätetyt investoinnit Vaihtelevat käytännöt Nykyiset tilat Kustannussäästöt Edistykselliset, tehokkaat, ympäristöystävälliset ja turvalliset tilat ja työympäristöt maakunnille Velan suuri ja voimakkaasti kasvava määrä: vuonna 2024 ennustettu tase yli 6,0 mrd euroa Sairaanhoito- ja erityishuoltopiireissä 5 mrd euroa, kuntien omistamissa tiloissa vähintään 0,5 mrd euroa NHG:n selvitys: Sisäiseen vuokraan sisällytettävissä kuluerissä sairaanhoitopiirikohtaisia eroja, etenkin pääomavuokran osalta Vanhojen kiinteistöjen eri pituiset poistoajat Tilakartoituksilla koottu ainutlaatuinen tietokanta maakuntien käyttöön siirtyvistä tiloista ja niiden kunnosta Tiloista valtaosa on luvuilta, paljon korjausvelkaa

26 Toimitilajohtaminen Uudellamaalla Valmistelussa on toimitilatehtävien määrittely ja palveluasumisen hallintamalli Uudellamaalla Maakunta on vuokralaisen, tilapalvelujen tilaajan ja käyttäjän roolissa Maakunnassa on oltava kattava asiantuntemus ja vastinparit Maakuntien Tilakeskuksen toiminnoille; Asiakkuus ja vuokraus, ylläpito, rakennuttaminen Maakunnassa oltava lisäksi mm. palveluverkon suunnittelu ja ylläpito sekä strateginen toimitilajohtaminen, investointien ohjaus ja kiinteistökehittäminen (yhteistyössä Maakuntien Tilakeskus) Käyttäjä- ja tukipalveluista vastaaminen

27 Valmistelun haasteet Siirtyvän tilatietokannan saattaminen kattavasti ja luotettavasti ajan tasalle Palveluasumisen siirtäminen ja hallintamalli Vastuista ja vastuurajoista sopiminen Tilakeskuksen kanssa Uudenmaan oman toimitilajohtamisen laajuus, tehtävät ja kustannukset Kokonaistilakannan kehitysarvio 2030 Kokonaisvuokran määrä ja sen kehittyminen osana yleiskatteellista maakuntarahoitusta Uudenmaan maakunnan rooli sekä suurimpana asiakkaana että suurimpana omistajana Maakuntien Tilakeskuksessa. Omistuksen siirron valmistelu.

28 Reformin mahdollisuudet Tilajohtamisen yhtenäiset prosessit, parhaiden käytäntöjen käyttöön ottaminen, laadukkaat palvelutuotteet, erinomainen johtaminen ym. mahdollistavat tilojen osalta nykyistä parempaa henkilöstö- ja asiakastyytyväisyyttä sekä laadukkaita tilapalveluja Markkinoiden tarjonnan hyödyntämisellä, palveluverkon optimoinnilla yli kuntarajojen ja tilatehokkuuden parantaminen mahdollistavat kustannussäästöjä tiloista Kehittämällä ja ottamalla rohkeasti käyttöön älykästä teknologiaa hyödyntäviä palveluita ja palveluprosesseja voidaan parantaa palvelujen laatua ja vähentää riippuvuutta fyysisestä palveluverkostosta. Uudenmaan maakunta on Maakuntien Tilakeskuksen suurin omistaja. Maakunta on iso asiakas mutta maakunnalla on samalla merkittävä valtakunnallinen omistajaintressi! Mm. Investointien valtakunnallinen ohjaus

29 Seuraa valmistelua ja osallistu keskusteluun #Uusimaa2019 #turvallinensiirtymä