Turun kaupungin tulostusohje

Transkriptio

1 Turun kaupungin tulostusohje [Tekijä] [Päivämäärä] [Versio]

2 1 (7) Sisällys 1. Lyhyesti Laitteiden sijoittelu ja ympäristön optimointi Tehokas, tietoturvallinen ja taloudellinen tulostaminen Tietosuoja ja tietoturva Vähäisellä käytöllä olevat laitteet Vakioidut laitemallit Vastuuhenkilöt... 7

3 Laitteiden sijoittelun ja ympäristön optimoinnin lähtökohtana on suhteuttaa tulostusalueella oleva volyymi käyttö- 2 (7) 1. Lyhyesti Lähtötilanteessa Turun kaupungin tulostinten hankinta tapahtuu kahdella eri puitejärjestelysopimuksella: itlaitteiden puitejärjestelysopimuksella ja kopiokoneiden ja monitoimilaitteiden hankintasopimuksella. Verkkotulostinten hallinta tapahtuu keskitetysti IT-palveluiden usealta palvelimelta. Turun kaupungilla tehtiin vuoden 2013 alussa kattava tulostamisen ja tulostuslaitteiden kartoitus, jonka keskeisenä havaintona oli lukumääräisesti suuri ja kirjava tulostinvalikoima. Laitteiden lukumäärä oli noin 3200 ja nämä laitteet edustavat 357 erilaista mallia ja 19 eri laitemerkkiä. Kokonaissivumäärä vuositasolla noin 33 M A4-sivua. Kartoituksessa oli mukana Turun kaupunki sekä konsernin yhtiöt ja yhteisöt. Vertailtaessa julkisen sektorin keskiarvoon voitiin todeta, että laitteet voisivat olla selvästi tehokkaammassa käytössä, mistä Turun kaupungille muodostuisi merkittävä vuotuinen säästö. Tämän säästöpotentiaalin saavuttaminen edellyttää kahta merkittävää muutosta: tulostinlaitekanta otetaan keskitetysti hallintaan ja Turun kaupungille määritellään pitkäjänteinen tulostuspolitiikka, jonka toteutumista valvotaan aktiivisesti. Tulostimien hallinnan keskittämisellä ja tulostuspolitiikan käyttöönotolla aikaansaadaan merkittäviä etuja palveluiden, tuotantotapojen, hallinnoinnin, tilaus- ja toimitusprosessin ja laskutuksen osalta. Toimialueet tilaavat SAP:n kautta tulostuspalvelun toimipisteeseen. Tulostuspalveluntoimittaja kartoittaa paikan ja sovittaa paikalle tulostuspolitiikan mukaisesti sopivan kokoisen laitteen. Turun kaupungin toimialat, konsernin yhtiöt ja yhteisöt eivät hanki tulostus- ja monitoimilaitteita muilta toimittajilta eivätkä kytke laitteita verkkoon vaan kommunikoivat näihin liittyvät kehitystoiveet Toimittajalle. Toimittaja neuvottelee tarvittavista hankinnoista ja muutoksista IT-palveluiden kanssa. Tulostuspolitiikan lähtökohtana on suhteuttaa tulostusalueella oleva volyymi käyttötarpeeseen. Laitesijoittelu sovitaan yhdessä yksiköiden kanssa ja samalla huomioidaan tiloihin ja toimintaan liittyvät erityispiirteet kuten kulkuesteet, kopiointitarve, väritulostus, A3 ja luottamuksellisuus. Laitteet sijoitetaan ja mitoitetaan optimoiden siten, että kokonaislaitemäärä vähenee. Käytössä olevien laitteiden käyttöasteen tulee sijoittua tulostuspolitiikan mukaiselle tavoitetasolle ja tulostavan henkilön etäisyys tulostuslaitteille voi enimmillään olla noin 50 metriä. Tulostinasetuksilla lasketaan väri- ja paperikustannuksia. Tulostimissa tullaan hyödyntämään virransäästön määrityksiä, jolloin laite siirtyy itsestään alhaisemman virrankulutuksen tilaan, mikäli laitetta ei käytetä tietyn ajan sisällä. Tulostuksen varmistamiseksi kaikki tulostavat laitteet liitetään hallintajärjestelmään, jolloin ongelmatilanteisiin voidaan reagoida nopeasti ja parhaimmillaan ennakoivasti. Kaikki tulostamiseen liittyvät kustannukset kerätään yksikkökohtaiselle koontilaskulle, jolloin kukin yksikkö näkee helposti omat tulostamiseen liittyvät kulunsa kustannuspaikkakohtaisesti. Kustannusseurannan helpottamiseksi tuotetaan lisäksi seurantaraportteja. Käyttöön tullaan ottamaan turvatulostus, jolloin tulostaja voi itse vapauttaa haluamansa tulosteet monitoimilaitteelta. Ominaisuus vähentää merkittävästi tarvetta henkilökohtaisiin tulostimiin. Vähäisellä käytöllä olevat ja vain yhden henkilön käytössä olevat laitteet pyritään poistamaan ja samalla vähentämään pienhiukkaspäästöjä työhuoneissa. Käytännöstä voidaan poiketa vain tietyissä erikoistapauksissa, lähinnä hyvinvointitoimialan piirissä. Massatulostustyöt tulee tilata hankinta- ja logistiikkakeskuksen painatusyksilöltä tai kilpailutetuilta painotyötoimittajilta, joita hyödyntämällä yksikkö voi merkittävästi vähentää kustannuksia. 2. Laitteiden sijoittelu ja ympäristön optimointi

4 3 (7) voitetilana on poistaa tarpeettomat laitteet käytöstä, jolloin voidaan vähentää työympäristöjen vaarallisia tulostinperäisiä pienhiukkaspäästöjä ja pienentää virrankulutusta. Optimoinnilla pienennetään hallinnoitavien tulostinlaitteiden määrää siten, että tulostavia laitteita on keskimäärin 1:10 käyttäjää kohden. Käytössä olevien laitteiden käyttöaste sijoittuu tulostuspolitiikan mukaiselle tavoitetasolle. Käyttöastesuosituksesta voidaan poiketa toiminnan niin vaatiessa. Laitesijoittelussa otetaan huomioon: tilaresurssit, palo-ovet ja lukitukset sekä kapeat käytävät, paperivarastojen läheisyys laitteiden ulkomitat verkon ja sähkön saatavuus tulostinlaitteiden sijoituspaikka ei saa häiritä työskentelyä (esim. ääni ja liikenne tulostuslaitteen luona) Palvelun toimittaja noudattaa laitetoimituksissaan Turun kaupungin IT-palveluiden määrittämiä tavoitetasoja. Laitteiden lukumäärä: tulostajien lukumäärä 1:10, arvo saavutetaan vähentämällä tulostimia 5 7 % Laitteiden käyttöasteet (käyttöaste lasketaan laitteella teoreettisesti virkaaikana tuotettavissa olevien sivujen suhteena toteutuneeseen käyttömäärään) Etäisyys laitteelle Max. noin 50 metriä (käyttäjillä ei ole tulostimelle matkaa enempää kuin 50 metriä.) Laitteen sijoittelussa huomioidaan kulkureitin esteettömyys. Laitekanta vakioidaan tulostusluokkien mukaisesti. Laitehallinta vakioidaan siirtymällä yhteen palvelusopimukseen, sivuperusteiseen laskutukseen ja keskitettyyn valvontaan. Tarviketoimitukset ja huoltokutsut automatisoidaan. Käyttöastetta seurataan säännöllisesti raporttien perusteella. Palvelun toimittaja vastaa sopimuksen mukaisen tulostusympäristön toimittamisesta. Palvelun toimittajan puolelta nimetty asiakkuuspäällikkö koordinoi ympäristössä tapahtuvat muutokset. Laitetarpeista ilmoitetaan sähköpostitse Toimittajan osoitteeseen. Palvelun toimittajan velvollisuutena on toteuttaa ympäristön optimointia havaittujen epäkohtien korjaamiseksi. Väärin mitoitetun laitteen (teholtaan tai ominaisuuksiltaan liian suuri tai pieni kohteen tarpeeseen) vaihtaminen, uudelleen sijoittaminen, poistaminen kokonaan tai lisälaitteen toimittaminen ovat palvelun tuottamiseksi sallittuja toimenpiteitä. Palvelun toimittaja neuvottelee Tilaajan kanssa havaitsemistaan muutostarpeista ennen muutosten toteuttamista. Turun kaupungin toimialojen, konsernin yhtiöiden ja yhteisöjen työasemiin tai verkkoon ei ole sallittua kytkeä muita tulostavia järjestelmiä kuin palvelun toimittajan toimittamia vakioituja tai IT-palveluiden erikseen hyväksymiä tuotteita. Mikäli ympäristöön on asennettu tulostuspolitiikan vastainen tulostuslaite, se tulee poistaa välittömästi käytöstä. Turun kaupungin IT-palvelut valvoo palvelun toimittajan toimenpiteitä tulostuspolitiikan toteuttamiseksi. Seurantapalaverit järjestetään vähintään kaksi kertaa vuodessa. Mikäli Turun kaupungin toimialojen, konsernin yhtiöiden ja yhteisöjen yksiköissä ilmenee laitetarpeita esimerkiksi yksikön muuttamisen yhteydessä, laitemuutokset toteutetaan seuraavan kaavion mukaan:

5 4 (7) Yksikkö Palvelun tuottaja Toteutus Laitteen vaihto- tai hankintatarve ilmoitetaan palvelun tuottajalle Tulostuspolitiikan mukaan yksiköllä on perusteet vaihtoon tai hankintaan Käyttäjälle toimitetaan tulostuspolitiikan mukainen laite ja sille nimetään pääkäyttäjä IT-palveluille ilmoitetaan muutoksista osana kuukausittaista raportointia Turun kaupungin toimialojen, konsernin yhtiöiden ja yhteisöjen yksiköiden aloitteesta lähteneitä laitemuutoksia arvioidaan seuraavilla mittareilla: Palvelun toimittajan reagoiminen esitettyyn ehdotukseen Seuraavana päivänä Tulostuspolitiikan mukaisen toimituspäätöksen ilmoittaminen Viimeistään kolmantena työpäivänä ehdotuksesta Laitemuutosten suoritusaika Laitteen lisäys, (kuljetus, asennus ja koulutus): 15 työpäivää Laitteen siirto ja poisto: 5 työpäivää Mikäli toimitus kestää toimittajasta johtuvista syistä yli 15 työpäivää, viiveestä informoidaan käyttöpisteeseen ja sovitaan mahdollisen tilapäisen laitteen toimittamisesta.

6 5 (7) 3. Tehokas, tietoturvallinen ja taloudellinen tulostaminen Asennettavien monitoimilaitteiden ja tulostimien oletusasetuksiksi määritetään aina kaksipuolinen mustavalkotulostus. Väritulosteen hinta on selvästi suurempi kuin mustavalkotulosteella siksi väritulosteita tulisi käyttää harkiten. Oletusasetuksista voidaan perustellusti poiketa (esimerkiksi perusteena kaksipuolisen- tai mustavalkotulosteen soveltumattomuus ko. asiakirjaan). Turvatulostus otetaan käyttöön kaikissa yksiköissä ja luovutaan henkilökohtaisista oheistulostimista. Turvatulostuksessa tulostaja itse vapauttaa haluamansa tulostustyöt. Tulostustyö on mahdollista vapauttaa miltä tahansa laitteelta, joissa on myös käytössä turvatulostus. Laitteissa hyödynnetään virransäästön määrityksiä ja kaikkiin laitteisiin laitetaan oletuksena toiminto, jolla laite siirtyy itsestään alhaisemman virrankulutuksen tilaan, mikäli laitetta ei käytetä tietyn ajan sisällä. Virransäästötilassa oleva laite herää itsestään, mikäli sille ohjautuu tulostustyö tai mikäli käyttäjä koskettaa laitteen herätyspainiketta. Tulostuksen varmistamiseksi kaikki tulostavat laitteet liitetään etävalvontaan ja palvelun toimittaja seuraa laitteiden käyttömääriä ja ongelmatilanteita. Etävalvonnalla voidaan havaita selvät virheet laitteen teknisessä toiminnassa. Näitä ovat mm. värin tai jonkin muun kulutustarvikkeen loppuminen tai rikkoutuminen paperinsyötössä olevat selvät häiriöt (esim. syöttörullien jatkuva sutiminen alustoilla tai syöttölaitteessa) selvä ohjelmistollinen virhetilanne Edellä mainittuihin ongelmiin palvelun toimittaja reagoi etävalvonnalla saaman tiedon perusteella ja suorittaa tarvittavat toimenpiteet ongelman korjaamiseksi. Laitteissa on pääkäyttäjän vaihdettaviksi tarkoitettuja värikasetteja, joiden vaihtovastuu on pääkäyttäjällä. Muut vaihdettavat osat sekä korjausta edellyttävät toimenpiteet hoitaa huoltomies. Korjaus voidaan joissakin tapauksissa toteuttaa myös etäyhteyden kautta toteutettavalla vikadiagnostiikalla. Etävalvontaohjelman kautta ei voida reagoida seuraavanlaisiin ongelmiin: tulosteessa on laatuvirhe (tahra, pilkkuja, viivoja tai tulostumattomia alueita) tulosteessa on ns. tekninen virhe (paperin kulma on taittunut tai paperissa on muita siihen kuulumattomia mekaanisia virheitä, esim. ryppyjä) tulostava laite pitää häiritsevää ääntä Kaikissa laitteissa tuotetun sivun hinta sisältää laitteen pääoman lisäksi värit, varaosat, huollon tunti- ja matkaveloituksineen, etävalvonnan ja palvelut. Tavoitteena on tuoda kaikki tulostamisen kustannukset kustannuspaikkakohtaiselle koontilaskulle, jolloin yksikön kustannustietoisuus paranee. Kaksipuolisten sivujen määrä yksikön kokonaissivumäärästä 40 % Mustavalko- ja väritulosteiden suhde 10 : 1

7 6 (7) 4.1 Tietosuoja ja tietoturva Palvelun toimittajan ja Turun kaupungin IT-palvelut (tilaaja) tekemän sopimuksen mukaan osapuolet huolehtivat tulostusympäristön tietoturvasta seuraavalla tavalla. 1. Toimittajan on noudatettava pienimmän oikeuden periaatetta sekä sopijapuolten mahdollisesti sopimia muita tietoturvajärjestelyjä tietoturvallisuudesta ja tietosuojasta huolehtimiseksi. 2. Toimittajan on huolehdittava, että sen omistamat laitteet sekä palvelutuotannon tilat on asianmukaisesti suojattu tietoturvariskejä vastaan ja että suojaukseen ja tiedon varmistukseen liittyviä menettelyjä noudatetaan. Tilaajan on huolehdittava vastaavin tavoin omista tiloistaan. 3. Toimittaja noudattaa henkilötietolain (523/1999) edellyttämää hyvää tietojen käsittelytapaa ja tietojen suojaamista koskevia säännöksiä sekä muuta tietosuojaa koskevaa lainsäädäntöä. 4. Toimittaja huolehtii käsittelemiensä tietojen asianmukaisesta suojaamisesta laittoman tai tapaturmaisen häviämisen tai hävittämisen varalta. 5. Toimittaja ja tilaaja voivat erikseen sopia laite- ja ohjelmistotoimittajien tietoturvaan liittyvien päivitystoimenpiteiden toteuttamisesta. Toimittaja pyrkii seuraamaan aktiivisesti julkaistuja tiedotteita ja tekemään tilaajalle toimintasuosituksia tältä osin. 6. Toimittaja huolehtii käytöstä poistuvien luottamuksellisen tiedon tulostuksessa käytettyjen laitteiden kovalevyjen tuhoamisen. Mainittujen kohtien täyttyminen Ohjausryhmä toteaa mainittujen kohtien täyttyvän 4.2 Vähäisellä käytöllä olevat laitteet Vähäisellä käytöllä olevat laitteet pyritään poistamaan kokonaisuudessaan. Tavoitearvotason alarajan alittavan käyttöasteen laitteet poistetaan käytöstä kokonaan. Käytännöstä voidaan kuitenkin poiketa seuraavissa tilanteissa: Asiakirjojen tuottaminen tiloissa, joissa asiakasta ei voi jättää ilman valvontaa Laite toimii työmaaparakin, erillisen varaston tai niitä vastaavan muusta toiminnasta irrallaan olevan kohteen ainoana tulostimena ja tulostustarve on vähäisyydestään huolimatta ilmeinen Loppukäyttäjille suunnattu palvelun sujuvuus edellyttää omaa laitetta Laitteiden käyttöasteet > 5 % (laitteen valmistajan suosittelema tulostusmäärä laitteen kuukausittaisesta maksimikapasiteetista) Tavoitearvon ylittyessä kuuden kuukauden seurantajaksolla selvästi (pysyvä ylitys on 20 %) tavoitearvon ylätasoa suurempi) on palvelun toimittajalla velvollisuus reagoida asiaan vaihtamalla laite mitoitukseltaan suurempaan laitteeseen. Vaihto voidaan suorittaa myös pienempään, mikäli laitteelle asetetut käyttömäärärajat eivät täyty kahden peräkkäisen seurantajakson aikana. 4.3 Vakioidut laitemallit

8 7 (7) Tulostuspalvelu tuotetaan vain vakioidulla laitteilla. Muita laitteita ei tulostusympäristöön saa tuoda (pois lukien erityistarkoituksiin tarvittavat laitteet esim. tarrakirjoittimet tai suurformaattilaitteet). Laiteluokat määräytyvät käyttöpisteen käyttömäärien pohjalta. Laitekohtaiset viimeistely- ja muut tarpeet sovitaan käyttäjäyksikön kanssa. Laitteissa ei käytetä faksipalveluja ilman erityistä perustetta. 4.4 Vastuuhenkilöt Jokaiselle tulostavalle laitteelle nimetään pääkäyttäjä. Pääkäyttäjä on perehtynyt laitteensa ylläpitotoimenpiteisiin ja on ensisijainen yhteyshenkilö huollon ja tarviketilausten tekemisessä. Niissä toimipisteissä, joissa on suuri määrä tulostavia laitteita, suoritetaan pääkäyttäjäkierroksia. Pääkäyttäjän tehtäviin kuuluu käynnin yhteydessä mm. laitteiden toiminnallisuuden tarkistaminen tulostimien värikasettien vaihto käyttäjien opastaminen laitteen käytössä Vastuuhenkilöt nimetty Lista ajan tasalla