1. Hankintamenettely, hankinnasta ilmoittaminen ja asiakirjajulkisuus

Transkriptio

1 1(6) D1349/2/31/2010 TARJOUSPYYNTÖ DIGITAALISEN KIELISTUDION HANKINTA Pyydämme tarjouksia jäljempänä määritellystä digitaalisesta kielistudiosta tämän tarjouspyynnön mukaisesti. 1. Hankintamenettely, hankinnasta ilmoittaminen ja asiakirjajulkisuus Hankinnassa noudatetaan avointa menettelyä. Hankinta on kansallisen kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankintailmoitus julkaistaan Hilma palvelussa osoitteessa Kaikki tarjousasiakirjat ovat julkisia sopimuksen syntymisen jälkeen. Jos jokin osa tarjouksesta sisältää tarjoajan käsityksen mukaan liike- tai ammattisalaisuuden johdosta salassa pidettävää materiaalia, tulee tällainen materiaali toimittaa erillisellä liitteellä ja merkitä liite salaiseksi. Koko tarjousta ei tule merkitä salaiseksi. Hinta ei ole liike- tai ammattisalaisuus. Jyväskylän yliopisto ratkaisee julkisuuslain perusteella salassa pidettävät seikat. 2. Hankintayksikkö JYVÄSKYLÄN NORMAALIKOULU PL 35 (N) JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO Yliopistonkatu 1, JYVÄSKYLÄ 3. Hankintamenettely Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Hankinta ylittää hankintalain 15 mukaisen kansallisen kynnysarvon. Hankintailmoitus on toimitettu sähköiseen ilmoituskanavaan (HILMA) 4. Hankinnan kohde ja tekniset vaatimukset Digitaalinen kielistudio, jossa on oppilaspaikat 30:lle oppilaalle kiinteästi asennettuna ja käyttövalmiina järjestelmä ei edellytä tietokoneita oppilaspaikoissa kuulokemikrofonit jokaisella paikalla oppilaspaikoilla on oltava yleisimmät toiminnot (äänitys, toisto, pysäytys, kelaus, äänenvoimakkuuden säätö). Liittimet kaksille kuulokkeille katsotaan eduksi. kohinaton, häiriötön ja täysin digitaalinen äänentoisto

2 2(6) mahdollisuus hyödyntää erilaisia analogisia ja digitaalisia ohjelmalähteitä myös samanaikaisesti: esim. VHS-nauhuri, CD-soitin, DVD ja BluRay-soitin, muistitikku mahdollisuus tallentaa oppimateriaalia muistiin mahdollisuus digitoida analogista materiaalia mahdollisuus internetin kuunteluun kaikilla paikoilla 2-kanavainen vahvistin ja kaksi hyvää kaiutinta Kaiuttimet asennettuina opettajan pöydän takana olevalle seinälle ja kaapelointi 2 x 1.50 mm2 paksulla kaapelilla pinta-asennuksena kaapelikouruun Tietokoneen ääniulostulo kytketään em. vahvistimeen Oppilaalla on oltava mahdollisuus pyytää opettajalta apua muita opiskelijoita häiritsemättä koska tahansa harjoituksen aikana. Valittavalla järjestelmällä tulee voida toteuttaa toiminnot joko koko luokalle tai erikseen määriteltävälle oppilasryhmälle. Luokka tulee voida eriyttää useaan ryhmään. Jokaisen ryhmän tulee voida suorittaa määriteltyä harjoitusta riippumatta siitä, mitä muut ryhmät tekevät. Tilaukseen sisällytetään 30 kpl oppilaspöytiä ja tuoleja. Oppilaspöydät alaslaskettavin väliseinin. Oppilaspöydän leveys n. 70 cm ja pinta ikilevyä tai vastaavaa. opettajan pöytä ajanmukaisine laitteistoineen suomenkielinen käyttöliittymä interaktiivinen taulu, vähintään 87 tuuman näyttötaulu, jossa kiinteä dataprojektori lisäksi pyydämme tarjoajaa toimittamaan ennakkoon meille esim. äänentoiston tarkkuutta kuvaavat arvot käyttöön tulevasta tekniikasta, koska haluamme mahdollisimman korkealaatuisen studioon. 5. Kielistudion käyttökoulutus ja ylläpito Toimittajan on esitettävä testaus- ja vastaanottopöytäkirja sopimuksen allekirjoittamisen yhteydessä. Asennuksen valmistuttua hyväksytty ja allekirjoitettu testaus- ja vastaanottopöytäkirja mahdollistaa laskutuksen. Hintaan on sisällyttävä maksuton suomenkielinen käyttöönottokoulutus opettajille tilaajan tiloissa, ensimmäinen ylläpitohuolto ja ilmainen suomenkielinen puhelintuki ensimmäisen käyttövuoden ajan. Matkakulut yms. on sisällytettävä hintaan. Kaikista kielistudion laitteista on oltava suomenkieliset käyttöohjeet. 6. Osatarjous Hankintaa ei tulla jakamaan eikä osatarjousta eikä vaihtoehtotarjouksia oteta huomioon. 7. Tarjoajan kelpoisuuden arviointi ja tarjoajalta vaadittavat selvitykset Tarjoukseen tulee liittää seuraavat asiakirjat

3 1. Kaupparekisteriote 2. Verovelkatodistus 3. Todistus maksetuista työeläkemaksuista 4. Tuloslaskelma ja tase kahdelta viimeiseltä vuodelta 3(6) Todistukset eivät saa olla kolmea (3) kuukautta vanhempia tarjousten jättöpäivästä laskettuna. Vaadittavien selvitysten puuttuminen johtaa tarjouksen hylkäämiseen. Tarjoajan kelpoisuuden arvioinnissa voidaan käyttää julkisia rekisteritietoja sekä Asiakastieto Oy:n tai muuta yleistä luottotietorekisteriä Suomessa tai ulkomailla. Tarjoajan on oltava vakavarainen sekä maksu- ja toimituskykyinen. Tarjoajan ja alihankkijan on oltava merkitty ennakkoperintärekisteriin ja niiden taloudellisten edellytysten on oltava hankinnan kokoon ja laatuun nähden riittävä. Lisäksi tarjoaja voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta hankintalain 53 ja 54 :ien perusteella. Tarjoukselle asetetut ehdottomat vaatimukset: Hankintayksikkö pidättää oikeuden olla hyväksymättä mitään jätetyistä tarjouksista perustellusta syystä. Tarjousten vertailuvaiheessa hyväksytään tarjoukset, jotka ovat täyttäneet edellä mainitut vaatimukset. Nämä tarjoukset vertaillaan kohdassa 11 kerrotuin perustein. Tarjoukseen tulee liittää digitaalisen kielistudion laitteiden tekniset ja toiminnalliset tiedot, referenssiluettelo sekä pyydetyt näytteet. Jyväskylän yliopisto ei maksa korvausta tarjouksen tekemisestä. Jyväskylän yliopisto palauttaa pyydetyt näytteet kirjaamattomina postin välityksellä hankintapäätöksen tekemisen jälkeen tarjoajan ilmoittamaan osoitteeseen. 8. Hinnat, hintojen ilmoittaminen ja tarjouksen voimassaolo Tarjouksesta tulee ilmetä tarjouksen kokonaishinta (alv 0%). Pyydämme ilmoittamaan myös erikseen laitteiden hinnat ja kalusteiden hinnat oppilaspaikkojen osalta (alv 0%). Laskutus-, toimitus- yms. lisiä ei hyväksytä. Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa asti. 9. Toimitusehto Kielistudiolaitteet asennettuna Jyväskylän normaalikoulun yläkoulun ja lukion luokassa 3042, Yliopistonkatu 1, Jyväskylä. Käyttöönottokoulutus sovittuna ajankohtana mahdollisimman pikaisesti asennuksen valmistuttua. 10. Maksuehto ja laskutus Digitaalinen kielistudio voidaan laskuttaa, kun testaus- ja vastaanottopöytäkirja on

4 allekirjoitettu järjestelmän ja sen asennuksen hyväksymisen merkiksi. Maksuehto 21 pv netto laskun päiväyksestä. Laskutusosoite ilmoitetaan sopimuksen syntymisen yhteydessä. 4(6) 11. Valintaperuste Tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous seuraavien arviointikriteerien perusteella: 1. Hintatekijät, painoarvo 60% (60 pistettä) * asennetun ja käyttövalmiin studion hinta 53 pist. * lisäkoulutus sovittuna aikana käytön jo alettua 2 pist. * huoltopalvelun hinta 3 pist. * ylläpitosopimuksen hinta 2 pist. 2. Toiminnalliset ja muut tekijät, painoarvo 40% (40 pistettä) * laatu 17 pist. * huoltopalvelut saatavana 24 h sisällä kutsusta 10 pist. * tekninen tuki esim. puhelintuki jatkuvana 6 pist. * näyttö toteutetuista hankkeista 3 pist. * järjestelmän päivitykset ja ylläpito 4 pist. Edellä mainittujen kriteerien pitää löytyä tarjousasiakirjoista. Laadun arvioimiseksi pyydetään toimittamaan kuulokkeet ja yksi oppilaslaite, jotka palautetaan päätöksen jälkeen tarjouksen pyytäjän kustannuksella. Laatua mitattaessa kiinnitetään erityistä huomiota sekä ohjelmiston että laitteiden kestävyyteen ja käytön helppouteen. Päätöksentekoon ja em. laadun ja teknisten ominaisuuksien arvioimiseen osallistuvat kielistudiota käyttävät opettajat, koulun atk-vastaava opettaja sekä rehtorit. 12. Hankintapäätökset, -sopimukset, sopimuksen syntyminen ja tarjouskilpailun ratkaisemisesta tiedottaminen Menettelyn vaiheet ovat seuraavat: 1. Määräaikaan mennessä saapuneiden tarjousten avaaminen (myöhästyneitä tarjouksia ei oteta huomioon) ja avauspöytäkirjan laatiminen. Tarjousten avaaminen ei ole julkinen. 2. Tarjoajan kelpoisuuden tarkastaminen. 3. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastaminen. 4. Tarjouspyynnön mukaiset tarjoukset käsitellään siten, että jokainen tarjous arvioidaan valintaperusteiden mukaisesti ja pisteytetään tarjouspyynnössä mainituin vertailuperustein. Sen jälkeen tarjouksista tehdään vertailutaulukko. 5. Hankintapäätöksen tekeminen. 6. Hankintasopimuksen solmiminen. Lisäksi tarjouskilpailusta suljetaan pois sellainen tarjoaja, joka ei täytä seuraavia edellytyksiä:

5 5(6) tarjoajalla ei ole teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä kielistudion toimittamiseksi vaaditulla tavalla tarjous ei ole realistinen laadun ja hinnan suhteen tarjoaja on konkurssissa, keskeyttänyt liiketoimintansa tai asetettu selvitystilaan tarjoajalle on vahvistettu velkajärjestely- tai velkasaneerausohjelma jos em. toimenpiteitä koskeva hakemus on vireillä. Hankintapäätöksestä ilmoitetaan kilpailuun osallistuneille kirjallisesti. Valitun toimittajan kanssa tehdään kirjallinen sopimus. Hankintasopimus osapuolten välillä syntyy vasta, kun sopimus on allekirjoitettu. Sopimus tulee sitovaksi siinä vaiheessa, kun tarjouksen hyväksymistä koskeva päätös on saanut lainvoiman. Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 21 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista. Tarjouskilpailun ratkaisemisesta ilmoitetaan kirjallisesti kaikille tarjouksen tehneille. Sopimus laaditaan seuraavien asiakirjojen perusteella: 1. Tarjouspyyntö 2. Tarjous 3. Julkisten hankintojen voimassaolevat yleiset sopimusehdot (JYSE 1994, L348/2007, A614/2007) 13. Hankintapäätöksen ja tarjousasiakirjojen julkisuus Hankintapäätös ja muut hankinta-asiakirjat ovat julkisia lukuun ottamatta liike- ja ammattisalaisuuksia. Tarjoukset on pyrittävä laatimaan siten, etteivät ne sisällä liikesalaisuuksia. Jos liikesalaisuuksien sisällyttäminen tarjoukseen on välttämätöntä, ne on esitettävä erillisellä liitteellä ja salassapito on perusteltava. Asiakirjojen julkisuutta koskevan lainsäädännön mukaan tarjoushintaa koskevat tiedot ovat julkisia. 14. Tarjousten jättäminen Tarjous on laadittava suomenkielisenä. Tarjous pyydetään jättämään kuoreen suljettuna maanantaina klo mennessä osoitteella: Jyväskylän yliopisto, Kirjaamo, Jyväskylän normaalikoulu, PL 35 (N), Jyväskylän yliopisto. Kuoreen merkintä Normaalikoulun digitaalinen kielistudio sekä tarjoavan yrityksen/tarjoajan nimi. Paperimuotoinen tarjouspyyntö ratkaisee, mikäli sähköisen ja paperiversion välillä on eroavaisuuksia. Sähköpostitse tulleita tarjouksia ei käsitellä.

6 15. Lisätiedot 6(6) Tarjoajien syrjimättömän ja tasapuolisen kohtelun varmistamiseksi tarjouspyyntöä koskeviin kysymyksiin vastataan ainoastaan kirjallisesti. Kysymykset tulee esittää viimeistään klo mennessä sähköpostilla osoitteeseen Kysymykset vastauksineen ovat nähtävissä kysyjille seuraavassa osoitteessa klo lähtien. Yhteishenkilöinä ja lisätietojen antajina ovat lehtori Olli-Pekka Salo, puh , sähköposti ja lehtori Paula Rauniaho, puh , sähköposti Jyväskylässä Pekka Ruuskanen johtava rehtori