Tiedottamista koskeva päätöksenteko ja sen valmistelu

Transkriptio

1 Johdanto Tämän tiedonantopolitiikan tarkoituksena on määritellä ne sisäiset ja ulkoiset viestintään ja sijoittajasuhteisiin liittyvät toimintatavat, joita Vincit Group Oyj (Myöhemmin Vincit tai Yhtiö ) noudattaa ulkoisessa tiedottamisessaan. Vincit noudattaa viestinnässään siihen soveltuvia sääntöjä ja ohjeita, kuten NASDAQ First North Nordic sääntöjä, markkinoiden väärinkäyttöasetusta ja sen pohjalta annettuja säädöksiä, määräyksiä ja ohjeita, Finanssivalvonnan sääntöjä, ohjeita ja määräyksiä, sekä Suomen osakeyhtiölaissa, arvopaperimarkkinalaissa ja muussa lainsäädännössä asetettuja listayhtiöitä koskevia velvollisuuksia soveltuvin osin. Vincit Group Oyj:n hallitus on hyväksynyt tämän tiedonantopolitiikan Tiedonantopolitiikka on saatavilla suomen kielellä Yhtiön verkkosivuilla osoitteessa Tavoitteet ja keskeiset tiedonantoperiaatteet Vincitin tiedonantopolitiikan tarkoituksena on varmistaa, että kaikilla markkinoilla toimivilla osapuolilla on mahdollisimman pian ja samanaikaisesti käytössään yhtenäiset olennaiset ja riittävät tiedot Yhtiön osakkeen tai muun rahoitusvälineen arvoon vaikuttavista tekijöistä. Vincit noudattaa tiedottamisessaan seuraavia periaatteita: Julkistettavat tiedot perustuvat aina tosiasioihin Tiedot julkistetaan mahdollisimman pian Tiedottaminen on johdonmukaista ja täsmällistä Tiedottaminen on tasapuolista ja läpinäkyvää. Tiedottamista koskeva päätöksenteko ja sen valmistelu Yhtiön tiedonantopolitiikan valvonnasta ja tulkinnasta vastaa Vincit Groupin toimitusjohtaja. Operatiivinen vastuu tiedonantopolitiikan toimeenpanosta on Yhtiön toimitusjohtajalla ja talousjohtajalla. Ylin päätöksenteko koskien ulkoista viestintää on Vincitin hallituksella, joka hyväksyy ja vahvistaa tiedonantopolitiikan. Julkistettavat yhtiötiedotteet hyväksyy Yhtiön hallitus. Toimitusjohtaja, tai hänen ollessaan estynyt, talousjohtaja ja yhtiön hyväksytty neuvonantaja tarkastavat ja hyväksyvät kaikki yhtiö ja lehdistötiedotteet ennen niiden julkistamista. Tietovuodon ollessa kyseessä yhtiötiedotteen voi hyväksyä myös toimitusjohtaja (ks. kohta Huhut ja tietovuodot ). Säännöllisen tiedonantovelvollisuuden piiriin kuuluvat taloudelliset raportit ja niihin liittyvät mahdolliset täydentävät materiaalit laatii Yhtiön toimitusjohtaja yhdessä talousjohtajan kanssa. Yhtiötiedotteet niihin liittyvine täydentävine materiaaleineen laatii Yhtiön talousjohtaja yhdessä liiketoiminnoista vastaavien henkilöiden/johtajien kanssa ennen luonnosten esittämistä päätettäviksi toimitusjohtajalle ja / tai edelleen hallitukselle.

2 Yhtiön virallinen raportointikieli on suomi. Tiedonantovelvollisuus Yhtiö tiedottaa mahdollisimman pian yhtiötiedotteella sellaisista yhtiön toimintaa koskevista asioista, toimista ja tapahtumista, joilla arvioidaan olevan huomattava vaikutus yhtiön rahoitusvälineiden hintaan, sekä muista voimassa olevan sääntelyn ja Nasdaq First North Nordic sääntöjen perusteella tiedotettavista asioista riippumatta siitä sisältävätkö ne sisäpiirintiedoksi katsottavaa tietoa vai eivät. Yhtiö itse arvioi, voiko tiedolla olla huomatta vaikutus yhtiön rahoitusvälineiden hintaan. Tieto julkistetaan, kun se on vahvistettu ja varmistettu, ja hallitus tai Yhtiön johto on tehnyt julkistamista koskevan päätöksen. Julkistettavia seikkoja ovat muun muassa: Puolivuosikatsaus julkaistaan kaksi kertaa vuodessa. Koko vuodelta ja puolelta vuodelta olevat taloudelliset tiedot julkistetaan vähintään kulloinkin voimassa olevien First North yhtiöille annettujen sääntöjen mukaisessa laajuudessa. Tiedot julkistetaan Yhtiön verkkosivuilla olevassa sijoittajakalenterissa ilmoitettuna päivänä koko vuoden osalta viimeistään kolme kuukautta tilikauden päättymisen ja puolelta vuodelta viimeistään kaksi kuukautta raportointikauden päättymisen jälkeen. Tilinpäätöksen, hallituksen toimintakertomuksen sekä tilintarkastuskertomuksen sijoittajakalenterissa ilmoitetulla viikolla viimeistään kolme kuukautta tilikauden päättymisen jälkeen ja vähintään kolme viikkoa ennen varsinaista yhtiökokousta. Selvityksen hallinnointi ja ohjausjärjestelmästä soveltuvin osin joko osana toimintakertomusta tai erillisenä selvityksenä toimintakertomuksen julkistamispäivänä. Olennaiset muutokset tulevaisuuden näkymissä (positiiviset ja negatiiviset tulosvaroitukset) Muutokset Yhtiön strategiassa Merkittävät investoinnit ja rahoitusjärjestelyt Merkittävät organisaatiomuutokset ja muutokset hallituksen tai johtoryhmän kokoonpanossa sekä tilintarkastajan muutos Merkittävät oikeudenkäynnit tai muut viranomaismenettelyt ja niissä annetut päätökset Merkittävät yrityskaupat ja yhteisyrityssopimukset Liiketoiminnan uudelleenjärjestelyt Yhtiökokouskutsun Yhtiökokouksen päätökset Osakepohjaiset palkkiojärjestelmät Muut liiketoimintaan vaikuttavat tärkeät asiat ja muut kulloinkin voimassa olevien First North Nordic Rulebook sääntöjen mukaiset asiat Laissa on määräyksiä viimeisistä julkistamisajankohdista. Ne otetaan huomioon sijoittajakalenteria laadittaessa. Vincit julkistaa vuosikalenterin yhtiötiedotteena ennen kunkin tilikauden alkamista. Poikkeuksellisessa tilanteessa Yhtiöllä voi olla syytä lykätä asiasta tai tapahtumasta tiedottamista. Lykkäämispäätöksen voivat tehdä yhtiön hallitus tai toimitusjohtaja. Tiedon julkistamisen lykkäämisestä ilmoitetaan taloudelliselle neuvonantajalle. Julkistamista voidaan lykätä, jos kaikki seuraavat edellytykset täyttyvät: välitön julkistaminen todennäköisesti vaarantaisi Vincitin oikeutetut edut; lykkääminen ei todennäköisesti johtaisi yleisöä harhaan; ja

3 kyseisen tiedon säilyminen luottamuksellisena pystytään takaamaan. Lykkäämispäätöksen, sen ajankohdan ja lykkäämispäätöksen perustelut kirjaa hallitus tai toimitusjohtaja, joka myös seuraa edellä mainittujen kriteerien täyttymistä. Tietovuotoon varaudutaan ns. pöytälaatikkotiedotteella. Yhtiö ilmoittaa Finanssivalvonnalle julkistamisen lykkäämisestä välittömästi tiedon julkistamisen jälkeen. Menettelytapaohjeistus ja päätöksentekodokumentti sisäpiirintiedon julkistamisen lykkäämisestä on tämän dokumentin liitteenä 1. Taloudellinen raportointi Vincit laatii säännöllisesti julkistettavat taloudelliset raporttinsa FAS:in (Finnish Accounting Standards) mukaisesti. Yhtiö raportoi luvuistaan konsernitasolla eikä julkista yksittäisten liiketoimintojen lukuja. Taloudelliset raportit laaditaan Yhtiön johdon toimesta. Hiljainen jakso Säännöllisesti julkistettavia taloudellisia raportteja edeltää aina 30 päivän hiljainen jakso, jonka aikana Vincit ei anna Yhtiön taloudelliseen tilaan, liiketoimintaan, markkinoihin tai tulevaisuudennäkymiin liittyviä kommentteja. Hiljaisen jakson aikana Yhtiön ylimmän johdon edustajat eivät tapaa sijoittajia, analyytikoita tai muita markkinatoimijoita eivätkä anna haastatteluja koskien yhtiön taloudellista tilaa. Tulosjulkistusten ajankohdat julkistetaan Vincitin sijoittajakalenterissa yhtiön verkkosivuilla. Jos jokin hiljaisen jakson aikainen tapahtuma vaatii välitöntä julkistamista, Yhtiö julkistaa tiedon viipymättä tiedonantovelvollisuutta koskevien säännösten mukaisesti ja voi kommentoida kyseistä tapahtumaa ja/tai tavata markkinatoimijoita. Tilinpäätöstiedote ja puolivuosikatsaukset Vincit kertoo yhtiön taloudellisesta kehityksestä, kannattavuuden kehityksestä, tase ja rahoitusasemasta ja näkymistä tilinpäätöstiedotteessaan ja puolivuosiraportissaan. Katsaukset sisältävät luvut kuluvan vuoden alusta tarkastelujakson loppuun, edeltävän puolen vuoden luvut sekä vertailuluvut molemmille ajanjaksoille. Pro forma vertailuluvut vuodelta 2015 on saatavana vain koko vuoden osalta. Lisäksi raporteissa kerrotaan katsauskauden merkittävistä tapahtumista. Riskit ja merkittävät epävarmuustekijät päivitetään vain koko vuodelta. Lähiajan näkymät ja tulosohjaus tarpeen vaatiessa myös puolelta vuodelta. Taloudelliset tavoitteet ja tulosohjaus Vincitin hallitus määrittelee strategiaprosessin yhteydessä yhtiön taloudelliset tavoitteet ja arvioi muutostarpeet. Taloudellisten tavoitteiden muutoksista tiedotetaan yhtiötiedotteilla ja/tai puolivuosikatsausten yhteydessä.

4 Yhtiö kertoo tulevaisuudennäkymistään antamalla vuosittain arvion todennäköisestä tulevasta kehityksestä tilinpäätöksen yhteydessä hallituksen toimintakertomuksessa, joka julkistetaan myös osana tilinpäätöstiedotetta. Yhtiö ei ennusteessaan välttämättä anna tarkkoja numeerisia ennusteita, mutta pyrkii ohjeistamaan parhaan kykynsä mukaan yleiset suuntaviivat tulevasta kehityksestä. Vincit ei kommentoi yhtiön arvostusta tai osakkeen tai muiden rahoitusvälineiden hinnan kehitystä. Mikäli markkinoiden odotukset eroavat merkittävästi yhtiön antamista arvioista, kiinnittää Yhtiö erityistä huomiota viestintänsä täsmällisyyteen ja ansaintalogiikkansa selittämiseen. Tulosvaroitukset Vincit julkistaa tulosvaroituksen mahdollisimman pian, jos Yhtiö arvioi että sen taloudellinen asema ja/tai tulevaisuuden näkymän poikkeavan merkittävästi, joko myönteisesti tai kielteisesti, sen aikaisemmin julkistamista tiedoista tai sellaisesta arviosta, joka voidaan kohtuudella tehdä yhtiön aiemmin antamien signaalien perusteella. Tulosvaroituspäätös pohjautuu Vincitin aikaisemmin antamiin tietoihin ja sitä tehtäessä huomioidaan myös vallitseva markkinatilanne. Päätöksen tulosvaroituksen antamisesta tekee Yhtiön hallitus. Tulosvaroituksen antamista ei voida lykätä. Tiedotteet ja viestintäkanavat Yhtiön tiedotteet jakautuvat kahteen kategoriaan: yhtiötiedotteisiin ja lehdistötiedotteisiin. Tiedotekategoria valitaan tiedon olennaisuuden ja merkittävyyden perusteella. Yhtiötiedotteet Yhtiö tiedottaa mahdollisimman pian yhtiötiedotteella sellaisista yhtiön toimintaa koskevista asioista, toimista ja tapahtumista, joilla arvioidaan olevan huomattava vaikutus yhtiön rahoitusvälineiden hintaan, sekä muista voimassa olevan sääntelyn ja Nasdaq First North Nordic sääntöjen perusteella tiedotettavista asioista riippumatta siitä sisältävätkö ne sisäpiirintiedoksi katsottavaa tietoa vai eivät. Yhtiötiedottamisen tarkempi sisältö on kuvattu jo aiemmin kappaleessa Tiedonantovelvollisuus. Lehdistötiedotteet Yhtiö kertoo lehdistötiedotteilla sellaisista liiketoimintaansa liittyvistä tapahtumista, jotka eivät täytä yhtiötiedotteelle määriteltyjä vaatimuksia, mutta joilla arvioidaan olevan uutisarvoa tai joiden arvioidaan muuten kiinnostavan Yhtiön eri sidosryhmiä. Kanavat ja tiedotteiden jakelu Vincitin pääasiallinen sijoittajainformaation tietokanava on Yhtiön verkkosivut osoitteessa joka on tasapuolisesti kaikkien sijoittajien saatavilla. Sivuston tarkoituksena on välittää oikeaa ja ajantasaista tietoa Yhtiöstä sijoituskohteena ja se jakautuu useampaan alakokonaisuuteen. Sivusto sisältää etenkin osakkeenomistajille ja analyytikoille suunnattua tietoa Yhtiön osakkeista ja muista rahoitusvälineistä, taloudellisesta kehityksestä, omistuksesta ja hallinnoinnista sekä muita pääosin sijoittajille suunnattuja materiaaleja. Kaikki Yhtiön tiedotteet ovat saatavilla verkkosivuilla vähintään kolmen vuoden ajan niiden julkistamisesta.

5 Varmistaakseen tasapuolisen ja samanaikaisen informaation jaon, Yhtiö asettaa muun muassa sijoittaja ja analyytikkotapaamisissa käyttämänsä aineiston saataville verkkosivullaan mahdollisimman pian. Konsernin liiketoimintojen omat verkkosivut painottuvat kutakin liiketoimintaa tukevaan pääasiassa markkinoinnilliseen viestintään. Vincit Group Oyj ei käytä sosiaalisen median kanavia viestinnässään. Liiketoimintayksiköt käyttävät sosiaalista mediaa pääasiassa markkinointiviestinnän välineenä. Sosiaalinen media ei näin ollen koskaan ole ensisijainen viestintäkanava tiedonantovelvollisuuden alaisen tiedon tai muun uuden tiedon julkistamisen osalta, vaan sen rooli on jakaa virallisissa kanavissa julkaistua tietoa edelleen. Mediasuhteet ja yhtiön edustaminen Mediatapaamiset ja haastattelupyynnöt Vincit pyrkii vastaamaan median kyselyihin mahdollisimman nopeasti ja tapaamaan median edustajia aktiivisesti. Mediatapaamisia koordinoi Yhtiön toimitusjohtaja. Tapaamisiin osallistuu Yhtiön ylintä johtoa tai muuta liiketoimintajohtoa tai muita yhtiön edustajia, aihealueesta riippuen. Tapaamisten tavoitteena on antaa taustatietoa Yhtiöstä, sen toiminnasta ja toimintaympäristöstä. Keskustelut median kanssa perustuvat aina Vincitin aiemmin julkaisemaan tai muuten yleisesti saatavilla olevaan markkinatietoon. Yksittäisissä lausunnoissa ei saa antaa Yhtiön aiemmin julkistamista tiedoista poikkeavaa tietoa eikä sellaista täydentävää tietoa, joka saattaa aiemmin julkistetun tiedon kanssa muodostaa uutta olennaista tietoa. Vincitin edustajat mediassa Vain nimetyt henkilöt saavat antaa Vincit Groupiin liittyviä julkisia lausuntoja. Konsernin strategiaa, tulosta, taloudellisia tavoitteita ja niiden kehitystä kommentoivat ainoastaan toimitusjohtaja, talousjohtaja ja hallituksen puheenjohtaja. Lisäksi Yhtiö on nimennyt edustajia (puhemiehet), joilla on oikeus antaa lausuntoja yhtiön nimissä. Näitä edustajia ovat Toimitusjohtaja ja hallituksen puheenjohtaja kaikissa Yhtiötä koskevissa asioissa Toimitusjohtaja ja talousjohtaja erityisesti yhtiön taloudellista kehitystä koskevissa asioissa Liiketoimintojen johtajat oman liiketoimintaansa palveluita ja tuotteita koskevissa asioissa Muut työntekijät voivat antaa lausuntoja koskien edustamaansa tuotetta tai palvelua Mediasuhteista vastaa toimitusjohtaja. Toimitusjohtaja tai muu yhtiön johto ei kommentoi yhtiön hallitusta koskevia tai sen päätäntävallassa olevia asioita. Hallitusta edustaa hallituksen puheenjohtaja. Huhut ja tietovuodot Yhtiö ei lähtökohtaisesti kommentoi markkinoilla liikkuvia huhuja, osakekurssin kehitystä, kilpailijoiden tai liikekumppanien toimia tai analyytikkojen arvioita, ellei se ole välttämätöntä

6 sellaisten olennaisten ja selvästi virheellisten tietojen oikaisemiseksi, joilla voi olla huomattava vaikutus yhtiön osakkeen tai muun rahoitusvälineen arvoon. Yhtiössä seurataan jatkuvasti sisäisesti tapahtumia ja tilanteita, joissa voisi tapahtua tietovuoto. Erityistä huomiota tietojen pysymiseksi luottamuksellisina kiinnitetään tilanteissa, joissa on tehty päätös sisäpiiritiedon julkistamisen lykkäämiseksi. Mikäli luottamuksellista Vincitiä koskevaa ja yhtiön osakkeen tai muun rahoitusvälineen arvoon huomattavasti vaikuttavaa tietoa vuotaa, Yhtiö julkaisee asiasta tiedotteen mahdollisimman pian. Toimitusjohtaja tekee tällöin lopullisen päätöksen tiedon julkaisemisesta. Yhteydenpito sijoittajien ja analyytikoiden kanssa Vincit pyrkii vastaamaan viipymättä sijoittajien ja analyytikoiden kyselyihin ja tapaa heitä säännöllisesti kertoakseen yhtiöstä, sen toimintamallista, strategiasta ja taloudellisesta kehityksestä. Talousjohtaja laatii tapaamisten esitysmateriaalit, tekee markkina ja omistajaseurantaa sekä kerää sijoittajapalautetta Yhtiön hallituksen ja johdon käyttöön. Sijoittajatapaamisten keskustelut perustuvat jo julkistettuihin tai markkinoilla yleisesti saatavilla oleviin tietoihin eikä niissä tuoda esille uutta, yhtiön osakkeen tai muun rahoitusvälineen arvoon mahdollisesti vaikuttavaa tietoa. Kriisitilanteet Kriisitilanteen sattuessa Yhtiön toimitusjohtajalle on tiedotettava asiasta viipymättä. Kriisin laajuuden ja luonteen mukaan toimitusjohtaja nimeää kriisinhallintaryhmän hoitamaan tilannetta ja koordinoimaan viestintää.