Holhoustoimen edunvalvontapalvelun tilivalvonnan asiakaslähtöinen kehittäminen. Yksityiset edunvalvojat

Transkriptio

1 Holhoustoimen edunvalvontapalvelun tilivalvonnan asiakaslähtöinen kehittäminen Yksityiset edunvalvojat Johanna Terho 2017 Sähköinen asiointi ja arkistointi (Yamk)

2 Tutkimuksen ohjausryhmä Markku Nenonen, tutkijayliopettaja Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulu, Mikkeli Aleksi Kopponen, erityisasiantuntija valtiovarainministeriön JulkICT-osasto Tommi Oikarinen, neuvotteleva virkamies valtiovarainministeriön JulkICT-osasto Julkisen hallinnon ICT-osasto on valtiovarainministeriön osasto Valtiovarainministeriö vastaa julkisen hallinnon sähköisen asioinnin yleisestä kehittämisestä ja yhteisten hankkeiden yhteensovittamisesta sekä oman toimialansa tietohallintohankkeiden ohjauksesta tietohallintolain tarkoituksen ja velvoitteiden mukaisesti. (Tietohallintolaki /634) Valtioneuvoston yleisen ohjesäännön mukaisesti toteuttaa hallitusohjelmaa (Digitalisoidaan julkiset palvelut kärkihanke) Kehitysehdotus koskee digitaalista palvelua Voi arvioida parhaiten ehdotuksen sopivuutta julkisen hallinnon yhteisiin kehittämishankkeisiin

3 Tutkimuskysymykset Pääkysymys Miten holhoustoimen edunvalvontapalvelun tilivalvontaa voidaan kehittää asiakaslähtöisesti? Alakysymykset Kuka on palvelun asiakas, kenelle palvelu tuotetaan? Mitä tilivalvonnan ydintieto on? Miten palvelu muuttaisi asiakkaiden toimintaa? Mitä tulisi tehdä, jotta palvelu saataisiin asiakkaiden käytettäväksi?

4 Millä menetelmillä ja työkaluilla? Tutkimuksellinen kehittäminen, tarve käytännön toiminnasta Tutkimuskohteen lähestyminen toimintatutkimusta soveltaen, ongelma tunnistettu, mutta sähköistä palvelua ei vielä ole Tietoperustan havainnointia virallisten julkaisujen avulla Oma kokemukseni tilivalvonnasta Kokonaisarkkitehtuurinäkökulmalla rajaus toiminnan ja tiedon tasoille Sähköisen säilyttämisen palvelukokonaisuus (SAPA) Kansallisen palveluarkkitehtuurin hyödyntäminen (KaPA) Sähköisen asioinnin tukipalvelut (571/2016) Palvelutarpeen tunnistaminen ja asiakaslähtöisyys Digitalisoinnin yhdeksän (9) periaatetta Palvelumuotoilu, Moritz, GDS-Principles Ilmiön esille tuomista narratiivisen kerronnan avulla

5 Tavoite Tuottaa edunvalvojille tilivalvonnan asiointi siten, että se mikä voidaan poistaa, poistetaan, se mitä ei voida poistaa, automatisoidaan ja se mitä ei voi automatisoida, tehdään niin helpoksi kuin mahdollista Tuottaa ehdotus digitilistä Sähköinen palvelu tilin laatimiselle, toimittamiselle ja säilyttämiselle Tuoda kehitettävää ilmiötä näkyväksi ohjaavalle taholle

6 Edunvalvojan toimintaympäristö Edunvalvoja viranomaisessa, lääkärien ja/tai hoitohenkilökunnan kanssa asiointia Päämies laskujen maksu, tukien hakeminen, selvitysten antaminen Holhousviranomainen varallisuutta koskevien asioiden hoito: sijoituksiin, vakuutuksiin, yms. liittyvät asiat

7 Tilivalvonnan kontaktipisteet Edunvalvonta alkaa 1 X kpl vuositilin toimittaminen Edunvalvoja toimittaa vuositilin mennessä tarkastettavaksi Edunvalvojan tilivelvollisuus alkaa Edunvalvonta päättyy Edunvalvojan tilivelvollisuus päättyy Omaisuusluettelon toimittaminen Edunvalvoja ilmoittaa omaisuusluettelossa päämiehensä varallisuuden edunvalvonnan alkupäivän mukaisena Päätöstilin toimittaminen Edunvalvoja toimittaa päätöstilin tarkastettavaksi määräajassa valvonnan päättymisestä Tilivalvonnan elinkaari

8 Mistä tiedot saadaan 1/3 Tulot ja menot kauppa, pankki, hoitopaikka, lääkäri, virasto, vakuutus jne. päämiehelle kuuluvia tuloja ja menoja tapahtumat näkyvät tiliotteilla Tulojen ja menojen ilmoittaminen digitaalisen työkalun avulla

9 Mistä tiedot saadaan 2/3 tuet, etuudet, eläkkeet päämiehelle kuuluvia päätöksiä eri viranomaisilta Virastojen välinen automaattinen tiedonsiirto

10 Mistä tiedot saadaan 3/3 Edunvalvojalta yleiskatsaus Päämiestä koskevat päätökset suoraan toisilta viranomaisilta Tiliotteiden tietojen sisältö digitaalisen työkalun avulla

11 Palvelun tavoitetilan prosessi Holhoustoimen edunvalvontapalvelut Asioi toisen henkilön puolesta Luo tili Valmis

12 Verkkopalvelun prosessi Holhoustoimen edunvalvontapalvelut Asioi toisen henkilön puolesta Luo tili Valmis kirjautuminen tarkistaa valtuusrekisteristä valtuudet asioida toisen henkilön puolesta tuo tiliotteiden tiedot yhteenlaskettuina ja lajiteltuina, liittää tiliotteet liitteeksi, tiliotteista voi "klikata" tapahtumaa jota haluaa tarkastella, näyttää tapahtuman sisällön = tosite lähettää vastaanottokuittauksen onnistuneesta lähettämisestä muista minut löytää päämiehen tiedot ja tuo ne valmiiksi näyttää lisäksi valmiit, esitäytetyt tiedot aikaisemmin ilmoitettujen tietojen perusteella, voi katsella esikatselussa kokonaisuutta muistuttaa kirjautua ulos palvelusta käyttäjän vahva tunnistus vaaditaan edunvalvoja kirjoittaa yleiskatsauksen hakee omat tiedot VTJ:stä valmiiksi sähköinen allekirjoitus

13 Asiankäsittely Allekirjoitus Digitili Taloudenhallinta työväline Tulorekisteri Edunvalvontapalvelu KTJ Asrek VTJ Valtuutus Tunnistus YTJ VTJ Digitili Päämies Edunvalvoja Kehitysehdotuksen tavoitetila Tunnistetiedot Valtuutustiedot Edunvalvontatiedot Omaisuustiedot Edunvalvoja Tulotiedot Pankki VTJ Edunvalvoja Pankkitilitiedot Tilitiedot Viranomainen Tilitiedot Palveluväylä Palveluväylä Palveluväylä

14 Hyödyt Edunvalvoja Tilivelvollisuus helpottuisi Asiointi sujuvaa Osa tehtävistä automatisoidaan, osa poistuisi ja jäljelle jäisi vain helposti tehtävät toimet Tiliaineiston perinteinen hankinta jäisi pois Kustannukset alenisivat Hallinnollinen taakka kevenisi Säilytysvelvollisuus sähköisen aineiston osalta poistuisi Lisäarvon saaminen Holhousviranomainen Laadukkaat ja yhdenmukaiset vuosi- ja päätöstilit Tietojen eheys varmistettu Nopeampi tarkastus Tarkastuksen painopisteet nopeasti näkyvillä Tarkastustoiminnassa mahdollista hyödyntää ohjelmistorobotiikkaa Paikkariippumaton tarkastus sähköisellä alustalla Palvelun tuottaman datan tutkimushyöty

15 Perustelut Sähköisten aineistojen ja palvelujen lisääntyminen otettava huomioon kehitettäessä tilivalvontaa Edunvalvojille kohtuutonta jättää sähköisen säilyttämisen vaatimus Sähköisen tilivalvonnan avulla voidaan sujuvoittaa niin edunvalvojan kuin holhousviranomaisen tehtäviä Julkisen hallinnon rahat ja resurssit vähenevät Asiakkaiden määrä suuri, vähenemistä ei näkyvissä Digitalisoidaan julkiset palvelut Toimintatapojen asiakaslähtöisen kehittämisen vaatimus Tulevaisuutta huomioivan palvelun toteuttaminen

16 Tuntemuksia kehittämisestä

17