Asiakastietojen kirjaaminen yhtenäistyy

Transkriptio

1 Asiakastietojen kirjaaminen yhtenäistyy Sosiaalialan asiantuntijapäivät Sosiaalihuollon tiedonhallinnan asiantuntijat Hanna Lohijoki ja Teppo Taskinen Kaakkois-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus oy Socom Rahoittaja:

2 Esityksen sisältö Kansa-koulu-hanke Määrämuotoinen kirjaaminen Asiakastietojen käsittelyn yhtenäistäminen Kansa-koulu-hankkeen piloteissa Kirjaamisvalmennus asiakastietojen kirjaamisen yhtenäistämisen tukena Mitä seuraavaksi? Lohijoki ja Taskinen

3 Kansa-koulu-hanke Lohijoki ja Taskinen

4 Kansa-koulu-hanke Kansa-koulu-hanke on sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain toimeenpanohanke Hanke toteutetaan sosiaalialan osaamiskeskusverkostoa hyödyntäen ajalla Hanketta hallinnoi Kaakkois-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus oy Socom Jokaisessa sosiaalialan osaamiskeskuksessa toimii hankkeen aluekoordinaattori Hankkeen rahoittaa Terveyden ja hyvinvoinnin laitos Kansa-koulu-hanke koostuu kahdesta kehittämiskokonaisuudesta Toiminta- ja tietomääritysten toimeenpano Kirjaamisosaamisen kehittäminen Lohijoki ja Taskinen

5 Hankkeen toimenpiteet 1. Toiminta- ja tietomääritysten toimeenpano TP 1 Palvelutehtäväluokituksen käyttöönotto TP 2 Palveluprosessien yhtenäistäminen TP 3 Asiakasasiakirjojen sisällön yhtenäistäminen 2. Kirjaamisosaamisen kehittäminen TP 4 Kirjaamisvalmennuksen sisällön tuottaminen TP 5 Kirjaamisvalmentajien valmennus TP 6 Kirjaamisvalmennusten alueellinen toteutus Lohijoki ja Taskinen

6 Kansa-koulu osana sosiaalialan tiedonhallinnan kehittämistä Sosiaalialan työn edellytyksenä on hyödynnettävä asiakastieto siellä, missä asiakasta palvellaan Sosiaalialan tiedonhallinnan kansallinen kehittämistyö tähtää sosiaali- ja terveydenhuollon yhteisiin tietojärjestelmäpalveluihin Kanta-palvelut myös sosiaalihuoltoon => asiakastiedot ammattihenkilöiden käyttöön Omakanta laajenee vastaamaan sosiaalihuollon tarpeita => asiakastiedot myös asiakkaan käyttöön Kansa-koulu-hanke tukee sosiaalihuollon Kanta-palveluihin valmistautumista Kirjaamisvalmennuksella yhdenmukaistetaan sosiaalihuollon kirjaamiskäytäntöjä ja parannetaan asiakastiedon hyödynnettävyyttä Sosiaalihuollon palvelutehtäväluokituksen käyttöönotolla ja kansallisten luokitusten sekä asiakasasiakirjarakenteiden käytöllä vahvistetaan rakenteisuutta asiakastietojärjestelmissä Lohijoki ja Taskinen

7 Määrämuotoinen kirjaaminen Lohijoki ja Taskinen

8 Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista (ShAkL 254/2015) tuli voimaan , voimaantulo tapahtuu vaiheittain Laissa säädetään asiakastietojen kirjaamisesta sekä kirjaamiseen liittyvistä velvoitteista sosiaalihuollossa Lakia sovelletaan sekä julkisen että yksityisen sosiaalihuollon palvelunantajiin niiden järjestäessä sosiaalihuoltoa tai antaessa sosiaalipalveluja Lain tarkoituksena on yhtenäistää sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen tietosisältöjä, laatimista ja käsittelyä. Tavoitteena on siten edistää sosiaalihuollon tehtävien hoitamista sekä sosiaalihuollon asiakastietojen sähköistä käsittelyä Lohijoki ja Taskinen

9 Kirjaamisvelvoite sosiaalihuollossa Asiakasasiakirjalaki (4 ) toi yleisen kirjaamisvelvoitteen sosiaalihuoltoon Sosiaalihuollon ammatillinen henkilöstö sekä avustava henkilöstö, joka osallistuu asiakastyöhön, ovat velvollisia kirjaamaan sosiaalihuollon järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen, seurannan ja valvonnan kannalta tarpeelliset ja riittävät tiedot määrämuotoisina asiakirjoina ja tallettamaan ne 5 :n mukaisesti. Velvollisuus kirjata asiakastiedot alkaa, kun palvelunantaja on saanut tiedon henkilön palveluntarpeesta tai ryhtynyt toteuttamaan sosiaalipalvelua. Tieto asiakkuuden päättymisestä on kirjattava asiakasasiakirjaan. Kirjaukset on tehtävä viipymättä sen jälkeen, kun asiakkaan asiaa on käsitelty. Palveluntoteuttajan on huolehdittava, että 7 sekä 9 20 :ssä tarkoitetut asiakastiedot kirjataan. Määrämuotoisen kirjaamisen käyttöönotto on osa sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain toimeenpanoa Lohijoki ja Taskinen

10 Tavoitteena yhdenmukainen kirjaaminen Sosiaalihuollon kirjaamisen tavoitetilassa asiakastyötä dokumentoidaan yhdenmukaisesti Asiakaskirjojen nimet ja käyttötarkoitukset Asiakasasiakirjojen tietosisällöt Asiakasasiakirjoissa käytetyt käsitteet Asiakasasiakirjojen paikka asiakasprosessissa Määrämuotoisen kirjaamisen käyttöönoton kautta siirrytään käyttämään sosiaalihuollon asiakastietomallin mukaisia asiakasasiakirjarakenteita Sanastotyön kautta saadaan välineitä käsitteistön yhdenmukaistamiseen Asiakasasiakirjalain 5 mukaan THL voi antaa tarkemmat määräykset sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen rakenteista ja asiakasasiakirjoihin merkittävistä tiedoista Lohijoki ja Taskinen

11 Määrämuotoinen kirjaaminen Määrämuotoisella kirjaamisella tarkoitetaan tiedon tallentamista asiakirjoihin ennalta päätetyssä muodossa Määrämuotoisuus yhtenäistää asiakasasiakirjojen nimiä ja tietosisältöjä Määrämuotoisuus näkyy sekä asiakirjan rakenteessa että tiedon tallennusmuodossa Vapaata kirjaamista annettujen otsikoiden alle Valikkoja ja valintaruutuja Numeromuotoisia kenttiä Kirjaamalla määrämuodossa saadaan aikaan rakenteisia asiakirjoja Tarkoituksena on mahdollistaa tiedon nykyistä tehokkaampi liikkuminen järjestelmien sisällä ja järjestelmien välillä Lohijoki ja Taskinen

12 Millaisen muutoksen määrämuotoisuus tuo? Määrämuotoisuus yhdenmukaistaa kirjaamista koko sosiaalihuollossa ja lisää kirjaamisen asiakaslähtöisyyttä Määrämuotoisuus ei poista asiakastietoja kirjaavan työntekijän valinnanvapautta Vain osa asiakasasiakirjarakenteiden tietosisällöistä on määritelty valtakunnallisesti pakollisiksi Näiden lisäksi myös organisaatiot voivat määritellä pakollisia kirjattavia tietoja Lopullisen valinnan kirjattavista asioista tekee aina työntekijä Määrämuotoisuus parantaa tiedon laatua ja löydettävyyttä tuoden siten ajansäästöä Lohijoki ja Taskinen

13 Kohti tiedon parempaa hyödynnettävyyttä Määrämuotoinen kirjaaminen mahdollistaa tiedon tehokkaamman hyödyntämisen Asiakas- ja resurssiohjaus Tutkimus Johtaminen Tilastointi Tietojohtaminen Valtakunnallinen ohjaus on mahdollista kun tietoa tuotetaan sovitulla tavalla määrämuodossa Lohijoki ja Taskinen

14 Asiakastietojen käsittelyn yhtenäistäminen Kansa-koulu-hankkeen piloteissa Lohijoki ja Taskinen

15 Toiminta- ja tietomääritykset sosiaalihuollossa Sosiaalipalvelujen luokitus tukee asiakastietomallin järjestelmällistä käyttöä ja hyödyntämistä sekä mahdollistaa sosiaalihuollon palvelujen yhdenmukaisen jäsentämisen Sosiaalihuollon palvelutehtävät Sosiaalipalvelut Palveluprosessit Sosiaalihuollon asiakastietomallissa esitetään yhtenäisesti hyödynnettävät tietorakenteet asiakasasiakirjoina, tietokomponentteina ja luokituksina Yhtenäistää sosiaalihuollon asiakastyössä kerättävää tietoa Edistää asiakastietojärjestelmien yhteentoimivuuden kehittämistä THL ylläpitää ja kehittää toiminta- ja tietomäärityksiä Lohijoki ja Taskinen

16 Palvelutehtäväluokitus alkaen Sosiaalihuollon asiakastiedot tallennetaan Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon Kantapalveluissa Asiakasasiakirjat on varustettava tiedolla niiden synnystä (metatiedot), joita ovat esim. palvelutehtävä, sosiaalipalvelu ja palveluprosessi Kaikki sosiaalihuollossa laadittavat asiakasasiakirjat liittyvät yhteen tai useampaan palvelutehtävään Lapsiperheiden palvelut Työikäisten palvelut Iäkkäiden palvelut Perheoikeudelliset palvelut Lastensuojelu Päihdehuolto Vammaispalvelut Lohijoki ja Taskinen

17 Sosiaalipalvelut palvelutehtävittäin Sosiaalipalvelut luokitusta käytetään sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmissä ja Kantapalveluissa kuvaamaan sitä sosiaalipalvelua, jonka antamisen yhteydessä asiakirja on syntynyt. Luokitusta hyödynnetään Kanta-palveluissa lisätietona käyttövaltuuksien ja pääsynvalvonnan määrittelyissä. Luokituksella yhdenmukaistetaan sosiaalihuollon palvelujen kuvaamista yleisten palvelutyyppien avulla. Lohijoki ja Taskinen

18 Kansa-koulu-hankkeen pilottiprojektit Palvelutehtävä Pilottiorganisaatio Pilotointiaika Tietojärjestelmä Koko palvelutehtäväluokitus Oulunkaaren kuntayhtymä 2/2016 4/2017 Pro Consona, TerveysEffica/ Effica kotihoito-osio Lastensuojelu Jyväskylä 2/2016 2/2017 Sosiaali-Effica Lastensuojelu Turku 2/ /2016 Sosiaali-Effica Lastensuojelu Vaasa 2/2016 2/2017 Abilita Lapsiperheiden palvelut Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiiri 2/2016 4/2017 Sosiaali-Effica Lapsiperheiden palvelut Päijät-Hämeen maakunta 2/2016 4/2017 Sosiaali-Effica Iäkkäiden palvelut/omaishoidon tuki Ylä-Savon SOTE kuntayhtymä 2/2016 2/2017 Pegasos Lohijoki ja Taskinen

19 Palvelutehtäväluokituksen käyttöönotto piloteissa Palvelutehtäväluokituksen käyttöönotto organisaatiossa tarkoittaa sosiaalihuollon palveluiden yhtenäistä jäsentämistä Jäsennys voi ulottua sekä toimintaan että tietojärjestelmään Käytännössä palvelutehtäväluokituksen käyttöönotto voi tarkoittaa luokituksen huomioimista organisaatiorakenteessa tai esimerkiksi sosiaalipalveluissa toimivien tiimien järjestäytymistä palvelutehtävittäin Osa nykyisistä palvelutehtävistä on usein jo huomioitu organisaatioissa Esimerkiksi lastensuojelu on usein oma toiminnallinen kokonaisuutensa Palvelutehtäväluokituksen käyttöönotto asiakastietojärjestelmässä Effica YPH:ssa esim. aktitasolla Abilitanpalvelutehtäväluokitusversion käyttöönotto Lohijoki ja Taskinen

20 Sosiaalihuollon palveluprosessit Sosiaalihuollon palveluprosessit kuvaavat eri palvelutehtävien toimintaa ja asiakirjojen tuottamisen tapaa asiakastyössä. THL julkaisee sosiaalihuollon palveluprosessit kevään 2017 aikana LUONNOS Lähde: Maarit Rötsän esitys Kansahankkeen strategisessa taustaryhmässä Lohijoki ja Taskinen

21 Palveluprosessien yhtenäistäminen piloteissa Prosessien yhtenäistämisen edellytys substanssin asiantuntijoiden aktiivinen osallistuminen prosessikuvausten laatimiseen ja toiminnan yhtenäistämiseen Prosessien vähentäminen ja yhtenäistäminen selkeyttävät ATJ:n käyttöä Prosessien kuvaamisella on avattu ja saatu näkyväksi toimintamalleja. Havaittu esim. päällekkäistä kirjaamista mm. monen järjestelmän käyttämisestä johtuen Prosesseissa yhtäläisyyksiä mm. kotipalvelun ja omaishoidon tuen prosessikuvauksissa Työtapoja ja toimintakäytäntöjä voi yhtenäistää tarvittaessa Esim. kaikki kirjaavat asiakastiedot heti tietojärjestelmään, ei enää muistiinpanoja vihkoon Pohdintaan, mikä on kirjaamisen malli omassa organisaatiossa. Vinkki: Työryhmä kirjaamiseen Huomioitavaa prosesseissa ja niiden kuvaamisessa Asiakkuus voi alkaa yhdessä palvelutehtävässä, mutta myöhemmin havaitaan tarve toisen palvelutehtävän asiakkuuteen Asiakas voi olla esim. lastensuojelun asiakas, mutta saada silti myös lapsiperheiden palveluissa tuotettavia sosiaalipalveluja Lapsiperheelle voidaan myöntää kotipalvelua lapsiperheiden palveluissa, vaikka organisaatiossa kotipalvelut toteutetaan esim. iäkkäiden palveluissa Lohijoki ja Taskinen

22 Asiakasasiakirjarakenteet Kuvaavat sosiaalihuollon palvelutuotannon kannalta tarpeellisia asiakastietoja Pyrkivät kuvaamaan sosiaalihuollon ammattilaisten tietotarpeet Kehitetty yhteistyönä sosiaalihuollon ammattilaisten ja asiantuntijoiden kanssa Esitetään taulukkomuodossa ja mahdollisimman lähellä niiden teknistä toteutusmuotoa Sosiaalihuollon asiakasasiakirjat ovat joko palvelutehtäväkohtaisia, sosiaalipalvelukohtaisia tai palvelutehtäville yhteisiä Saatavilla THL:n sivulta Asiakirjarakenteet Lukuohje helpottaa asiakasasiakirjataulukoiden tulkintaa ja palautteen antamista Lohijoki ja Taskinen

23 Asiakasasiakirjarakenteet saatavilla Isyyden selvittäminen Täydentävä ja ehkäisevä toimeentulotuki Lastensuojelun sijaishuolto Lastensuojelun yhteiset asiakirjat Sosiaalihuollon palvelutehtäville yhteiset asiakirjat Vammaispalvelut Työikäisten palvelut Kotipalvelut Lastensuojelun avohuolto Lastensuojelun jälkihuolto Lastensuojelun tehostettu perhetyö Kasvatus- ja perheneuvonta Perheasioiden sovittelu Kuntouttava työtoiminta Sosiaalinen luototus Puolison elatusavun vahvistaminen Lapsen elatusavun vahvistaminen Lapsen huollon ja tapaamisoikeuden turvaaminen Adoptioneuvonta Vammaispalvelut Kotoutumisen edistäminen Omaishoidon tuki Päihdehuolto Lapsiperheiden palvelut Iäkkäiden palvelut Lohijoki ja Taskinen

24 Lohijoki ja Taskinen

25 Asiakasasiakirjarakenteiden käyttöönotto piloteissa Asiakasasiakirjarakenteita voi ottaa käyttöön tietojärjestelmissä joko järjestelmäntoimittajien toteuttamina lomakemuotoisina asiakirjoina tai organisaation omilla ns. fraasipohjaisilla ratkaisuilla Kehittämistyössä kannattaa tehdä yhteistyötä muiden organisaatioiden kanssa Uudentyyppisten asiakirjojen käyttöönotto edellyttää henkilöstön kouluttamista Havaintoja: vanhentuneita, yksittäisiä palveluja koskevia päätösasiakirjoja, joita poistettu tarpeettomina organisaatiossa käytetty myös asiakasasiakirjoja, joita ei ole kansallisesti määritetty lomakkeiden käytettävyydessä ja teknisessä toimivuudessa haasteita asiakasasiakirjat tukevat lainmukaista toimintaa määrämuotoinen asiakassuunnitelma ohjaa olennaisen äärelle, ottaa kantaa asioihin, onko tilanne parempi, huonompi vai ennallaan, laajentaa ajattelua Lohijoki ja Taskinen

26 Kirjaamisvalmennus asiakastietojen kirjaamisen yhtenäistämisen tukena Lohijoki ja Taskinen

27 Kirjaamisvalmennus Kirjaamisvalmennuksen kohderyhmä on sosiaalialan henkilöstö yksityisissä ja julkisissa organisaatioissa Kirjaamisvalmentajien valmennus toteutetaan kahdessa vaiheessa 1. vaihe: sosiaalitoimistot, kasvatus- ja perheneuvolat, perheoikeudelliset yksiköt, sosiaalipäivystys, työllistymispalvelut, kunnalliset ja alueelliset lastensuojeluyksiköt, perhetyö ja lapsiperheiden kotipalvelu Noin 680 ilmoittautunutta 2. vaihe: hoivapainotteiset toimintayksiköt: asumispalvelut, kotihoito, päivätoiminta, erityishuoltopiirit sekä päihdehuollon yksiköt Ilmoittautuminen on käynnissä Ruotsinkielinen kirjaamisvalmentajien valmennus käynnistyy syksyllä 2017 Kirjaamisvalmennus jalkautuu organisaatioihin kirjaamisvalmentajien välityksellä Lohijoki ja Taskinen

28 Kirjaamisvalmennus leviää Lohijoki ja Taskinen

29 Kirjaamisvalmennusmateriaali Kirjaamisvalmennusta varten Kansa-koulu-hankkeessa on tuotettu laaja koulutusmateriaali Materiaali koostuu diaesityksistä, videoluennoista ja oheislukemistosta Materiaali on kirjaamisvalmentajien käytössä valmennusten toteuttamisessa Lohijoki ja Taskinen

30 Kirjaamisvalmennuksen aihepiirit 1 päivä: Kirjaamisvalmentajien valmennuksen ja Kansa-koulu-hankkeen esittely Sosiaalihuollon kirjaamisen perusperiaatteet Kirjaamisen etiikka ja asiakaslähtöisyys Määrämuotoinen kirjaaminen Sosiaalihuollon Kanta-palvelut Sosiaalipalvelujen luokitus 2 päivä: Kirjaaminen sosiaali- ja terveydenhuollon rajapinnalla Asiakasasiakirjalaki: asiakastietojen kirjaaminen monialaisessa yhteistyössä ja kirjattavat asiakastiedot Sosiaalihuollon asiakastietomalli Kieli sosiaalihuollon kirjaamisessa Osallistava kirjaaminen 3. päivä: Tietosuoja Tietoturva Kirjaamisen käytännöt Sosiaalialan tiedonhallinnan sanasto Asiakastietomalli: esimerkki asiakastietomäärityksistä 4. päivä: Sosiaali- ja terveydenhuollon kokonaisarkkitehtuuri Koulutuskokonaisuuden yhteenveto Kirjaamisvalmennusten järjestäminen Kirjaamisosaamisen jalkauttaminen ja motivointi Lohijoki ja Taskinen

31 Kirjaamisvalmennus leviää kartalla Kirjaamisvalmentajien valmennuksen 1. vaiheen päättyessä suurin osa maata on kirjaamisvalmennuksen piirissä Kirjaamisvalmentajien valmennuksen 2. vaiheen ja ruotsinkielisen valmentajavalmennuksen pyritään mahdollistamaan kirjaamisvalmennuksen toteutus koko maassa Lohijoki ja Taskinen

32 Kirjaamisvalmennus leviää lukuina Noin 570 valmistunutta kirjaamisvalmentajaa Valmentajavalmennus on kesken noin 70 henkilöllä Merkittävä osa valmentajista on käynnistämässä valmennuksen kevään tai alkusyksyn aikana Organisaatiokohtaisia valmennuksia on toteutettu noin 20 organisaatiossa 7 sosiaalialan osaamiskeskuksen alueella Organisaatioiden kirjaamisvalmennuksiin on osallistunut noin 1200 henkilöä Luvussa on mukana vain pieni osa Helsingin käynnissä olevan kirjaamisvalmennuksen 750 osallistujasta Suosituin valmennuksen pituus on ollut 5 8 tuntia 2. vaiheen valmentajavalmennukseen on ilmoittautunut noin 420 henkilöä Lohijoki ja Taskinen

33 Mitä seuraavaksi? Lohijoki ja Taskinen

34 Sosiaalihuollon Kanta-palveluihin valmistautuminen lainsäädäntöä, tukea ja ohjausta sote-toimijoille Sisältö: Asiakastietolain muutokset Sosiaalihuollon käyttöoikeuksien perusteiden määräys Hankkeen pilottien tuotokset ja kokemukset käyttöönotoista Nykytilan kartoituksen työkalun esittely Kohderyhmä: sosiaalialan johtotehtävissä työskentelevät, sosiaalihuollon tietojärjestelmien ja tiedonhallinnan parissa työskentelevät sekä kirjaamisvalmentajat Järjestäjinä: Kansa-koulu-hanke, STM, THL, sosiaalialan osaamiskeskus ja pilotit Aikataulu: Raisio Tampere 5.4. Järvenpää Helsinki Siilinjärvi Jyväskylä 3.5. Seinäjoki 4.5. Oulu Lappeenranta Lahti Vaasa (ruotsinkielinen) Lohijoki ja Taskinen

35 Kirjaamisvalmennuksen 2. vaihe Kirjaamisvalmentajien valmennuksen 2. vaihe käynnistyy huhtikuussa Ilmoittautumisia otetaan vastaan asti kevään ryhmiin ja asti syksyn ryhmiin Organisaatioiden kirjaamisvalmennukset ovat käynnissä 1. vaiheen valmentajat toteuttavat valmennuksia viikottain eri puolilla maata 2. vaiheen valmennukset käynnistyvät todennäköisesti alkusyksystä 2017 Lohijoki ja Taskinen

36 Lisätietoja Sosiaalihuollon tiedonhallinnan asiantuntija Toiminta- ja tietomääritysten toimeenpano Teppo Taskinen c/o Itä-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus ISO Sosiaalihuollon tiedonhallinnan asiantuntija Kirjaamisosaamisen kehittäminen Hanna Lohijoki c/o Varsinais-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus Oy Vasso Hankejohtaja Maarit Hiltunen-Toura Kaakkois-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus Oy Socom Kansa-koulu-hankkeen aluekoordinaattorit sosiaalialan osaamiskeskuksissa Lohijoki ja Taskinen