Satakunnan keskussairaala, N2 neuvotteluhuone

Transkriptio

1 MUISTIO LEANISTA KÄYTÄNTÖÖN -HANKKEN OHJAUSRYHMÄN KOKOUS Aika Tiistai klo Paikka Satakunnan keskussairaala, N2 neuvotteluhuone Jäsenet Haavisto Ermo, puheenjohtaja Hakanen Katriina (Arvola Tuula) Sjövall Sari (Santavirta Juhani) Hagman Harri (Nurmi Liisa) Alinen Jouko (Saarinen Tuula) 9.00 Viljanen-Peuraniemi Mari Niemi Mari Purola Heidi, sihteeri Suominen Sanna, esittelijä Poissa Vaula Eija (Peltomaa Katriina) Korpela Jukka (Nieminen Eija) Luoma Anssi (Maunola Minna) Haapasalo-Pesu Kirsi-Maria (Hänti Jussi) Kallio Tapio (Laine Ari-Pekka) Kemppainen Raija (Starck Erja) 1. Avaus ja kokouksen päätösvaltaisuus Kokoukseen ovat oikeutettuja osallistumaan, jäsenet ja varajäsenet sekä projektisuunnittelija ja sihteeri Todetaan läsnäolijat ja kokouksen päätösvaltaisuus. Todettiin läsnäolijat ja puheenjohtaja avasi kokouksen. 2. Edellisen kokouksen muistion hyväksyminen Esityslistan liitteet: 1. Ohjausryhmän kokouksen muistio Ohjausryhmän jäsenet esittävät tarvittavat muutokset aiemmin tutustumaansa muistioon.

2 Käytiin läpi edellisen kokouksen muistio ja tehtiin tarvittavat korjaukset. Kirjataan muistio hyväksytyksi. 3. Ohjausryhmän jäsenet Ohjausryhmän jäsenten tehtäväkuvissa tapahtuneet muutokset: - Anssi Luoma on siirtynyt Satasairaalan projektijohtajaksi - Mervi Haapsamo on aloittanut Lasten ja naisten sekä synnytysten vastuualuejohtajana - Raija Kemppainen on lopettanut koordinoivana pääluottamusmiehenä Päätetään ohjausryhmän jäsenistä ja varajäsenistä tapahtuneiden muutosten perusteella. Keskusteltiin uusista nimeämisistä muihin tehtäviin siirtyneiden tilalle. Ehdotetaan Mervi Haapsamoa Anssin tilalle ohjausryhmään, varahenkilönä edelleen Minna Maunola. Henkilöstön edustaja nimetään järjestön toimesta. Päätettiin esittää Anssi Luoman tilalle ryhmään Mervi Haapsamo ja että henkilöstön edustajan osalta odotetaan järjestön tarjoamaa nimeä. 4. Leanista käytäntöön -hankkeen tilannekatsaus ja tulevat suunnitelmat Esityslistan liitteet: 2. Väliraportti Väliraportin tulosten ja tulevien suunnitelmien esittely. Käytiin läpi väliraporttia. Koulutusta on jatkettu tasaisesti, ja kevään aikana jatkuvat loppuvuodesta 2017 alkaneet esimiesten lean -koulutuspaketit. Yksiköissä toteutettua koulutusta on pidetty kolmella osastolla. Tarkasteltiin vuodelle 2018 suunniteltuja koulutuksia, todettiin, että koulutusta on tarjolla paljon, ja eri kohderyhmille. Keväällä toteutettava posteriesittely pidetään henkilöstölle ruokalassa, tavoitteena suuri näkyvyys posterille. Henkan leanista käytäntöön sivustolla on käyty vaihtelevasti. Kesällä on nähtävissä pieni lasku, mutta muutoin sivustoa on tutkittu tasaiseen tahtiin. Uudistuksia sivustolla on viikon lean-vinkki, ja keskustelupalstan tyylisesti toimiva foorumi, jolla keskitytään kehittämistekoihin. Lean-agenttien toiveeksi on noussut leanin näkyvyyden lisääminen Henkan etusivulle.

3 Lean-agentit ovat tavanneet säännöllisesti, kaikkien agenttien yhteistapaaminen on järjestetty Käytiin läpi osallistumisaktiivisuus tapaamisissa vastuualueittain. Agenttien keskuudessa on tapahtunut muutama muutos, poistuneiden tilalle tulleita agentteja on osittain jo saatu (ei niinkään poistuneiden tilalle, mutta muuten toimintaan lähtee mukaan uusia tyyppejä tammikuun lopulla). Esimiehiä lean-tapaamisiin toivotaan enemmän. Lean-agentit ovat ottanet käyttöön myös vuosikellon toiminnan selkiyttämiseksi. Käytiin läpi lean-kehittämishankkeiden toteutumista. Kaikkiaan 132 lean-kehittämishanketta on joko suunniteltu aloitettavaksi, aloitettu tai saatu valmiiksi mennessä. Projektisuunnittelijat Suominen ja Tunttunen ovat suunnitelleet lean-kehittämishankkeiden tukemista n. 5 hankkeen osalta, jotka koskisivat aikuisten ja ikäihmisten palveluita. Hankkeet toteutettaisiin ns. pitkän kaavan mukaan hoitopolkujen läpikäynnillä (gemba-kävely) ja arvovirtakuvauksella asetettujen tavoitteiden mukaisesti. Tavoitteena olisi sitouttaa agenttien lisäksi mukaan myös esimiehet ja muu henkilöstö, joista valittu työryhmä hankkeita toteuttaisi. Keskusteltiin ehdotuksesta ja todettiin, että viisi asiakasprosessia ehdotetulla laajuudella olisi hyvä kohdentaa mahdollisiin uusiin toimintoihin, esim. päiväsairaalatoiminnan suunnittelussa. Lisäksi ehdotettiin 1) päivystysprosessin eri lohkoja, esim. päivystysosastolla käyvän potilaan hoitoprosessi, 2) toiminnan testausmielessä ohjausryhmän nimeämä, jo olemassa oleva ns. täydellinen hoitoprosessi, 3) kuntoutuspotilaan hoitoprosessi, jossa myös yhteistyökumppaneita mukana. Teemat tarkennetaan sairaanhoitopiirin johtoryhmässä, jossa projektisuunnittelija tulee esittelemään asian. Lean-agenteilta on edelleen tullut toive lean-toiminnan aktiivisesta toteuttamisesta saatava palkkio, esim. tulospalkkio, aloite- tai erikoispalkkiot. Agenteilta on tullut myös ehdotus palkkion myöntämisestä liikunta- tai kulttuurisetelein, tai muuten kuin palkanlisänä huomioiden. Keskusteltiin että huomioiminen on paras toteuttaa ennemmin kertapalkkioina, joko kulttuuri/liikuntasetelein tai kertapalkkion myöntämisen kriteerein, kuin palkanlisien kautta. Asiasta on keskusteltu yleisellä tasolla myös piirin johtoryhmässä, ja todettiin että palkkiojärjestelmän kehittämisestä olisi hyötyä. Keskusteltiin että järjestelmän suunnittelussa on tärkeää erottaa palkka ja palkkio toisistaan. Palkkioita voidaan myöntää hyvin toteutetusta kehittämistyöstä. Viestintää on toteutettu henkilöstön intran lisäksi sivustolla, ja piirin Facebook-sivuilla. Kuntekon Tekoja ja tekijöitä digijulkaisussa saatiin näkyvyyttä johtajaylilääkärin haastattelun ja apuvälinekeskuksen liinauksen esittelyn myötä. Kuntekogaalassa saatiin tunnustus Ihmeiden tekijöitä kategoriassa ja Innostavat teot kategoriassa. Keskusteltiin, että näkyvyyttä voisi tämän kaltaisesta menestyksestä lisätä ja hyödyntää mm. viestintäassistenttia tiedottamisessa. Myös henkilöstön keskuudessa näkyvämpää huomiota olisi hyvä tavoitella. Päätettiin, että palkkioiden myöntämisen periaatteista hankkeen osalta otetaan vastaan ehdotuksia projektisuunnittelijoilta. (Tästä ymmärsin, että johdossa mietitään joku quick and dirty -ratkaisu ajatellen, että sote:ssa muodostettaisiin sitten pysyvämmät yhtenäiset käytännöt )

4 Viestinnän osalta tavoitellaan näkyvyyttä entistä enemmän. Panostetaan lehdistön ja median tiedottamiseen matalamman kynnyksenkin aiheilla. Piirin johdon aktivoinnin osalta päätettiin, että ehdotetaan lean-asiaa ja koulutusta enemmän myös johtoryhmälle. Esitetään iltapäivän mittaista lean-koulutusta koko johtoryhmälle, tai mahdollisesti johtajistolle. Suunnitellaan koulutus toteutettavaksi ennen kesää. 5. Ohjausryhmän näkemys hankkeen tulevaisuudesta Ohjausryhmä kertoo näkemyksensä hankkeen tulevaisuudesta sekä konkreettiset toimenpide-ehdotukset. Keskusteltiin hankkeen tavoitteista kuluvan vuoden osalta. Toiminnan vaikuttavuuden näyttö tähän mennessä olisi hyvä saada näkyväksi. Pohdittiin, että raportointi ja mittareiden laadinta jo tehdyn osalta tulisi laatia siten, että on mahdollista saada mitattavissa oleva tulos. Hanketoiminnan päällikkö ehdotti, että hanketoiminnan henkilökuntaa voi hyvin hyödyntää mittareiden pohdinnassa. Käytännön hankkeissa mittareiden saaminen konkreettiseksi on paikoin haastavaa, jolloin myös saadun hyödyn näyttäminen on haasteellista. Tärkeää olisi pohtia ja ottaa käyttöön mittarit jo ennen toteuttamista, jotta on näyttää lähtökohta ja lopputulos. Todettiin, että lisäkoulutusta mittareiden laadintaan ja mittauksen toteuttamiseen tarvitaan. Myös agenttien motivointi voisi olla tarpeen. Esimiesten lean-koulutukseen on näillä näkymin osallistumassa vajaa puolet esimiehistä, joten sama koulutuskokonaisuus loppuvuodesta voisi olla tarpeen. Tulevan maakunnan käyttöön pohdittavien työkalujen osalta leania on suunniteltu otettavan käyttöön, projektisuunnittelija Sannaa on pyydetty ryhmään mukaan toimintaa suunnittelemaan. Päätettiin, että mittareiden käyttöön ja suunnitteluun panostetaan enemmän, tavoitteeksi pitää asettaa saatujen hyötyjen näkyvyys ja mitattavuus ja tarvittaessa tuoda koulutusta aiheesta myös lean-agenteille. Projektisuunnittelija tekee kartoituksen lean-hankkeissa käytetyistä vaikuttavuusmittareista. Leanin laajentaminen koko sairaanhoitopiirin kattavaksi asetetaan tavoitteeksi ja myös maakunnan laajuinen ajattelu pitää ottaa mukaan. Sosiaalipalveluissa leania jo toteutetaan, yhtymähallinnossa lean pitää vielä ottaa käyttöön. Maakunnan sote-työryhmässä on jo päätetty että lean on työkalu, jota jatkossa hyödynnetään, joten lean-hankkeessakin tulee pohtia miten laatia toimintatapoja jotka jatkossa voidaan hyödyntää maakuntauudistuksessa erikoissairaanhoidon osalta. Esimiehiä osallistetaan ja tiedotetaan edelleen enemmän. Johdon koulutusta tarjotaan edelleen koko esimiestason kouluttamiseksi.

5 Kutsutaan Sanna sairaanhoidon toimialueen johtoryhmän kokoukseen. Heidi ja Sanna katsovat sopivan kokouksen, 6. Muut asiat Ei muita asioita. 7. Seuraavan kokouksen ajankohdan päättäminen Projektisuunnittelija Sanna kutsuu koolle seuraavan kokouksen ja tekee tarvittavat kalenterimerkinnät. Esityslista ja edellisen kokouksen muistio lähetetään noin puolitoista viikkoa ennen kokousta. Seuraava kokous pidetään klo Kokouksen päättäminen Kokous päätettiin klo LIITTEET Liite 1 Ohjausryhmän kokouksen muistio Liite 2 Väliraportti