Satakunnan keskussairaala, B1 neuvotteluhuone

Transkriptio

1 LEANISTA KÄYTÄNTÖÖN -HANKKEN OHJAUSRYHMÄN KOKOUS Aika Keskiviikko klo Paikka Satakunnan keskussairaala, B1 neuvotteluhuone Jäsenet Haavisto Ermo, puheenjohtaja Hakanen Katriina Vaula Eija Korpela Jukka Sjövall Sari Luoma Anssi Haapasalo-Pesu Kirsi-Maria Kallio Tapio Hagman Harri Niemi Mari Kemppainen Raija Purola Heidi, sihteeri Suominen Sanna, esittelijä Kutsuttuna Klimoff Saija, YAMK-opiskelija Asialista 1/ Avaus ja kokouksen päätösvaltaisuus Puheenjohtaja Ermo Haavisto : Kokoukseen ovat oikeutettuja osallistumaan, jäsenet, projektisuunnittelija ja sihteeri sekä kutsuttuna Saija Klimoff (kohta 3; LeanGame:n jalkauttaminen Satakunnan sairaanhoitopiirissä). Todetaan läsnäolijat ja kokouksen päätösvaltaisuus. Avattiin kokous ja todettiin läsnäolijat. Päätettiin että jokainen ohjausryhmän jäsen valitsee itselleen varahenkilön ja lisäksi ohjausryhmään kutsutaan jatkossa laatupäällikkö Jouko Alinen.

2 Varahenkilöiksi ilmoitettiin Maunola Minna (Anssin vara), Hänti Jussi (Kirsi-Marian vara), Ari- Pekka Laine (Tapion vara), Tuula Arvola (Katin vara), Katriina Peltomaa (Eijan vara), ja Nieminen Eija (Jukan vara). Loput varahenkilöt kirjataan ylös seuraavassa kokouksessa. 2. Edellisen kokouksen muistion hyväksyminen 1. Ohjausryhmän kokouksen muistio Puheenjohtaja Ermo Haavisto : Hyväksytään edellisen kokouksen muistio. Käytiin läpi edellisen kokouksen muistio ja hyväksyttiin se. 3. LeanGame:n jalkauttaminen Satakunnan sairaanhoitopiirissä 2. Opinnäytetyön tutkimussuunnitelma, YAMK-opiskelija Saija Klimoff YAMK-opiskelija Saija Klimoff : Opinnäytetyön tutkimussuunnitelman esittely. Tutkimuksen aiheena on LeanGame verkkooppimispelin jalkauttamisen pilotointi Satakunnan sairaanhoitopiirissä. Ohjausryhmä keskustelee LeanGame:n jalkauttamisesta ja hyväksyy tutkimussuunnitelman tarvittavin muutoksin. Saija Klimoff tekee muutokset ja hakee opinnäytetyölleen tutkimusluvan Satakunnan sairaanhoitopiirin käytännön mukaisesti. YAMK-opiskelija Saija Klimoff esittäytyi. Opinnäytetyönä toteutettavan tutkimuksen tarkoituksena on Satakunnan sairaanhoitopiirien alueilla arvioida kehitetyn Leangamen käyttäjäkokemuksia pelin pelattavuudesta sekä siitä, miten oppimispeli koetaan opetuksellisena välineenä Lean-ajatteluun tutustuttaessa. Tavoitteena on hyödyntää tulokset Leangame 2.0 version kehittämisessä.. Pilottiyksiköksi on valikoitunut ensihoidon ja päivystyksen vastuualue ja tutkimus on tarkoitus suorittaa tammi-maaliskuussa Pilotoinnin tuloksista laadittu väliraportti toimitetaan sairaanhoitopiirin johdolle ja tuloksista riippuen pohditaan lean-oppimispelin laajempaa käyttöönottoa. Keskusteltiin tutkimuksen suorittamisesta ja valikoidun vastuualueen luonteesta kiireellisen päivystyksen yksikkönä. Pohdittiin henkilöstön ajankäytön riittävyyttä. Todettiin että hoitohenkilökunnan lisäksi osallistumista edellytetään myös muilta vastuualueen henkilöstöryhmiltä. Todettiin tietotekniikan asettamat haasteet, joiden tiimoilta konsultoidaan Medbit Oy:tä, peli olisi hyvä saada mahdollisimman laajaan henkilöstön käyttöön yhden tai kahden koneen sijasta.

3 Todettiin, että aikataulutettu ja yksilöity toimintasuunnitelma on tärkeä mahdollisimman korkean osallistumisprosentin kannalta. Pilottityyppisenä toteutettu pelin lanseeraus ja sen ohessa toteutettu tutkimus on tärkeä jatkoa ajatellen. Hyväksyttiin tutkimussuunnitelma keskustelussa käydyt kohdat huomioiden. 4. Leanista käytäntöön -hankkeen tilannekatsaus 3. Väliraportti, projektisuunnittelija Sanna Suominen 4. Kooste toiminta-, arviointi-, koulutus- ja viestintäsuunnitelman muutoksista Projektisuunnittelija Sanna Suominen : Väliraportin tulosten ja suunnitelmiin tehtyjen muutosten esittely. Ohjausryhmä keskustelee väliraportin tuloksista ja suunnitelmiin tehdyistä muutoksista sekä tekee omat ehdotuksensa. Ohjausryhmä hyväksyy suunnitelmat tarvittavin muutoksin, jotka projektisuunnittelija tekee. Käytiin läpi muistin virkistämiseksi hankkeen päämäärä ja tavoitteet. Lean-koulutuksia on järjestetty kaikkiaan 31 kpl loppuvuodesta 2016, ja koulutuksen videotallenne löytyy intranetistä. Koulutustilaisuuksiin osallistuneita oli kaikkiaan 1338 kpl, joista suurin osa konservatiivisen hoidon vastuualueelta, vastuualueen koko henkilömäärään suhteutettuna osallistumisprosentti oli paras psykiatrisen hoidon vastuualueella. Todettiin, että osallistujamäärätaulukkoon olisi hyvä liittää myös osallistumisprosentti suhteutettuna koko vastaajana olevan toimi/vastuualueen henkilömäärään. Koulutuspalautteen perusteella lean-koulutukset on todettu hyödyllisiksi, ja opetusmenetelmät hyviksi. Avointen palautteiden perusteella on lean-ajatteluissa nähty enemmän mahdollisuuksia kuin haasteita. Suurimmaksi haasteeksi koetaan ajankäyttö. Keskusteltiin perustason koulutusten jatkosta. Tarvittaessa koulutuksia järjestetään, mutta todettiin osallistujamäärän olleen jo yksiköittäin kattava ensihoidon ja päivystyksen vastuualuetta lukuun ottamatta. Todettiin että lean-pelin toimivuus ja käytön helppous vaikuttaa suoraan siitä saataviin oppimistuloksiin ja osallistumisinnokkuuteen. Käytiin läpi Henkan lean-työkalupakin sisältö ja sovittiin että myös lean-oppimispelin linkki liitetään oppimismateriaalin osaksi. Lean-agentit ovat kokoontuneet ensimmäisen kerran loppuvuonna Jatkossa tapaamisia on 3 4 kuukauden välein. Lean-agenteille on perustettu sähköpostiryhmät viestintää helpottamaan, ja heitä pyritään innostamaan säännöllisillä yhteydenotoilla. Agenteille järjestetty syventävä kaksiosainen lean-koulutus on pidetty loppuvuodesta 2016, koulutuksesta saatu palaute oli pääosin hyvää.

4 Käytiin läpi muutosjohtaminen lean-ajattelun kautta -koulutuksen sekä lean-työpaja esimiehille -koulutusten osallistujapalautteet. Lean-työpajasta järjestetään kaksi lisätilaisuutta kaikkien halukkaiden osallistumisen mahdollistamiseksi. Keskusteltiin täydentävän lean-koulutuksen tarpeesta jatkossa. Alkuvuonna 2017 järjestetään koulutustarvekysely, jonka tulosten perusteella laaditaan koulutuspalvelupaketteja, tilaajan mukaan toteutettavia workshop-työskentelynä tehtäviä tilaisuuksia, joissa paneudutaan oikeisiin ongelmiin. Todettiin osallistavan koulutuksen merkitys osallistujien innostamisessa. Pohdittiin henkilöstön lean-tiedon perustasoa, eli minkä verran jokaisen tulee tietää asiasta. Tavoitteena on saada lean-ajattelu normaalin toiminnan pohjaksi, joten tietoisuutta tulee lisätä. Todettiin että pyynnöstä toteutetut koulutukset / workshopit toimivat koska ne perustuvat tilaajan haluun. Kohdennettu ongelma ja ryhmälle tuttu ympäristö ohjaavat omaa työtä lean-ajattelun suuntaan, ja varsinkin hankkeen alkuvaiheessa lean-agenttien merkitys innostamisessa korostuu. Todettiin, että workshopeissa tulee olla mukana edustajia joka ammattiryhmästä. Keskusteltiin pitkäjänteisyydestä lean-ajattelun saamiseksi osaksi normaalia toimintaa. Tärkeää on lisätä niiden henkilöiden määrää, jotka pohtivat työnsä kehittämistä. Asian pitäminen esillä toiminnan tasolla on tärkeää, ettei työ huku hankkeeksi hankkeiden joukkoon. Viestintää on pyritty tekemään laajasti ja näkyvästi, henkilökunnan intrassa on kattava leanista käytäntöön -sivusto. Henkkaan lisätään Kuukauden lean-teko. Sanna Suominen ja Katri Tunttunen valitsevat kuukauden teot, jotka hyväksytetään esimerkiksi sairaanhoidon toimialueen johtoryhmässä. Todettiin, että lähiesimiesten tapaamisiin tulee sisällyttää myös lääkäriesimiehet. Sosiaalipalvelujen mukaantulo hankkeeseen käynnistyy Jouko Alisen osallistumisella ohjausryhmään, jonka jälkeen mietitään jatkoa. Keskustelujen jälkeen hyväksyttiin väliraportin myötä suunnitelmiin tehdyt muutokset. 5. Kuntekon Sparraus -palvelu Projektisuunnittelija Sanna Suominen : Kuntekon Sparraus -palvelun esittely. Ohjausryhmä keskustelee mahdollisesta osallistumista Kuntekon Sparraus -palveluun.

5 Sanna esitteli Kuntekon Sparraus -palvelun. Käytiin läpi hakulomake. Pohdittiin sopivia käyttökohteita palveluille, esim. toimintatapatyöryhmässä tehtyjen päätösten jalkauttaminen käytännössä. Sovittiin, että palvelua kokeillaan toimintatapatyöryhmän päätösten jalkauttamiseen ja sen perusteella pohditaan muita käyttökohteita. 6. Muut asiat 7. Seuraavan kokouksen ajankohdan päättäminen Seuraava kokous järjestetään huhtikuun ensimmäiselle viikolle. Heidi tekee aikatauluvaraukset. 8. Kokouksen päättäminen LIITTEET Liite 1 Ohjausryhmän kokouksen muistio Liite 2 Opinnäytetyön tutkimussuunnitelma, YAMK-opiskelija Saija Klimoff Liite 3 Väliraportti, projektisuunnittelija Sanna Suominen Liite 4 Kooste toiminta-, arviointi-, koulutus- ja viestintäsuunnitelman päivityksistä