SOVELLUS- JA PALVELU- KOKONAISUUS TALOTEKNIIKKA

Transkriptio

1 SOVELLUS- JA PALVELU- KOKONAISUUS TALOTEKNIIKKA

2 SISÄLTÖ Palvelukokonaisuus Sovelluskokonaisuus Miksi Adminet? Ohjelmiston käyttäminen Adminetin mobiili LASKUTYÖT 10 Sähköinen työmääräin Töiden hallinta Työtilausten laskutus Sopimus- ja huoltolaskutus PROJEKTIT 17 Tarjouslaskenta Projektinvalvonta Projektinhallinta Ostojen hallinta Ostotarjouspyynnöt Ostotarpeet- ja tilaukset Tapahtumaruutu Litteraseuranta Alihankinnan maksuerätaulukot Työmaan raportointi Työmaapäiväkirja ja TR-mittaus Myyntitarjoukset Varastonhallinta Kaluston hallinta HINNASTOT 34 Yleinen hinnasto Hinnoittelu PALKKAHALLINTO Lomat ja poissaolot Tuntikortit Palkanlaskenta Matkalaskut JOHTAMINEN 48 Sisäinen laskenta Data-analysaattori Automaattiraportit Työntekijä-analyysi MYYMÄLÄ Kassatoiminnot Myyntitilaukset TIEDONHALLINTA 58 Dokumentinhallinta Pdf-lomakkeet Asiakkuudenhallinta (CRM) PALVELUT 62 Käyttöönotto Asiakaspalvelu Tilitoimistopalvelut IT-palvelut Adminetin automatiikka TALOUS 37 ASIAKKUUS 68 Ostolaskut Laskutus Rahaliikenne Kirjanpito Tilinpäätös Adminetin 5 hyötyä Ratkaisut arjen haasteisiin Valmistautuminen käyttöönottoon Asiakastarinat Sisältö KATTAVIN RATKAISU TALOTEKNIIKAN AMMATTILAISILLE Adminet on talotekniikan, rakentamisen ja teollisuuden yritysten toiminnan tehostamiseen kehitetty sovellus- ja palvelukokonaisuus. Tämän esitteen avulla voit tutustua tarkemmin talotekniikkayrityksille kehittämiimme ratkaisuihin. Automatisoidut toiminnot ovat merkittävin ero markkinoilla oleviin perinteisiin ohjelmistoihin. Automatisointi hoitaa paljon rutiinitehtäviä käyttäjän puolesta taloushallinnossa, palkanlaskennassa, materiaalihallinnassa, rahaliikenteessä ja projektinhallinnassa. Ohjelman hoitaessa rutiinit, vapautuu kallisarvoinen ihmistyö toiminnan kannalta tuottavampiin tehtäviin. Vankka kokemus toiminnanohjausjärjestelmien kehittämisestä ja toimittamisesta sekä arkipäivän tieto toimialan yritysten arjesta ja haasteista on luonut pohjan Adminetin kehittämiselle. Admicom perustettiin Jyväskylässä 2004 Kaikki palvelut saman katon alta Nettikäyttöisyys ja kokonaisvaltainen palvelu vapauttavat asiakkaan ohjelma- ja laitehallinnasta. Kun yhteydet, varmuuskopioinnit, päivitykset ja ohjelman ylläpito sekä kehitys ovat IT-ammattilaisten käsissä, voi urakoitsija keskittyä rauhassa omaan toimintaansa. Kilpailukyvyn parantamiseen Adminetin vahvimmat työkalut ovat toimialan ratkaisut, automatiikka ja seuranta. Toimialan työkaluilla yrityksen prosessit saadaan tehokkaammiksi. Tarkalla ja reaaliaikaisella seurannalla omistajat, johto ja työnjohto saavat nopeasti ja oman työnsä kannalta tarkoituksenmukaisesti tiedon työmaista, asiakkaista ja koko liiketoiminnasta. Tarkemmalla tiedolla kyetään parempiin päätöksiin. Asiakkaan liiketoiminnan tukeminen on meille sydämen asia. Ymmärtämällä asiakkaan tilanteen, liiketoiminnan haasteet ja tarpeet, pääsemme valitsemaan ratkaisut, joilla asiakas saavuttaa tavoitteensa. Asiakkaan liiketoiminnan muuttuessa ratkaisu joustaa ja elää mukana. Me Admicomilla tarjoamme asiakkaillemme ensiluokkaiset työkalut ja palvelut, joilla asiakkaan kilpailukyky varmistetaan nyt ja tulevaisuudessa % kotimainen ohjelmistotalo Jo yli aktiivista Adminet-käyttäjää Lukijalle

3 PALVELUKOKONAISUUS SOVELLUSKOKONAISUUS Admicom tarjoaa asiantuntevat palvelut kaikkiin yrityksen toimintoihin yhden sovellus- ja palvelukokonaisuuden kautta. Palvelumme keskiössä on Adminet aidosti automatisoitu ja selainpohjainen ohjelmisto. Adminetin avulla yrityksen toiminnot ja taloushallinto yhdistyvät saumattomasti tarjouslaskennasta kirjanpitoon ja toimistolta työmaalle. Adminetin ympärille olemme koonneet kattavan palvelukokonaisuuden. Adminet on nettikäyttöinen toiminnanohjausjärjestelmä, jolla hallitset yrityksesi kaikki toiminnot yhdellä automatisoidulla ohjelmistolla. Adminet sisältää ratkaisut laskutöiden, projektien ja myymälän hallintaan sekä liiketoiminnan johtamiseen, kirjanpitoon ja palkanlaskentaan. Voit valita käyttöösi itsellesi tarpeelliset ominaisuudet. IT-palvelut Adminet on automatisoitu ratkaisu rakentamisen, talotekniikan ja teollisuuden yritysten toimintojen hallintaan. Asiakkaanamme et tuhlaa aikaa ja rahaa ohjelmistopäivityksiin tai erillisiin palvelimiin. Palveluumme kuuluvat päivitykset, ylläpito, päivittäinen varmuuskopiointi ja jatkuva ohjelmistokehitys. Asiakaspalvelu Admicomin asiakaspalvelu tukee niin ohjelman käyttöön liittyvissä kysymyksissä kuin laajemmin liiketoiminnan kehittämistarpeissa. Admicomin asiantunteva tuki on helposti tavoitettavissa. Toteutamme pitkällä kokemuksella ja vankalla osaamisella myös laajempia koulutuskokonaisuuksia. Käyttöönotto Hyvin suunniteltu käyttöönottoprojekti varmistaa tehokkaan käytön heti alusta alkaen. Adminetin käyttöönoton suunnittelet yhdessä Admicomin käyttöönottovastaavan kanssa ja matkan varrella Adminetin käyttöönottosovellus muistuttaa hoidettavista tehtävistä. Tilitoimistopalvelut Adminettiä käyttäessäsi sinun ei tarvitse olla taloushallinnon ammattilainen selviytyäksesi arkisista kirjanpidon ja palkanlaskennan tehtävistä. Automatiikka hoitaa perusrutiinit ja asiantuntijatyön voit halutessasi ulkoistaa Admicomin osaaville ja toimialan käytännöt tunteville taloushallinnon ammattilaisille. Laskutyöt Adminetin työkaluilla varmistat työtilausten tehokkaan käsittelyn aina tilausten vastaanottamisesta laskutukseen. Sähköinen toimintatapa ja reaaliaikainen tiedonsiirto yhden järjestelmän sisällä mahdollistavat työkeikkojen vaivattoman, tarkan ja nopean käsittelyn sekä laskutuksen. Talous Taloutta hallitaan sähköisesti. Maksat ostolaskut, lähetät myyntilaskut ja käsittelet kirjanpitoaineistoa sähköisessä muodossa. Palkkahallinto Tuntikirjaus tapahtuu sähköisesti ja palkanlaskenta on pitkälle automatisoitu. Työntekijät myös tekevät matkalaskunsa ja seuraavat lomiaan itse Adminetissä. Projektit Hallitset projektit tarjouslaskennasta reaaliaikaiseen seurantaan. Projektin aikana pystyt kilpailuttamaan tarvikkeet, koostamaan raportit ja seuraamaan toteumaa jatkuvasti. Johtaminen Adminetissä on ainutlaatuiset seurantatyökalut liiketoiminnan johtamiseen. Saat tarkkaa tietoa kattavasti ja reaaliajassa. Hinnastot Käytössäsi on Adminetin yleinen hinnasto, jossa Admicom ylläpitää yli 30 toimittajan hintoja käyttäjän puolesta. Lasket tarjoukset ja teet ostot aina ajantasaisilla hankintahinnoilla. Käytettävissä on myös kattava vastaavien tuotteiden rekisteri, jota hyödyntämällä varmistat tarvikkeille edullisimman hankintahinnan. Palvelukokonaisuus muodostuu Adminetohjelmistosta ja sen ympärille kootuista palveluista. Lue lisää asiantuntija- ja asiakaspalveluistamme sivulta 62 alkaen. Adminet 6 Myymälä Myymälätoiminnot on liitetty Adminetin hinnastoon ja varastoon. Myynti kirjautuu automaattisesti kirjanpitoon. Tiedonhallinta Sähköisen dokumentinhallinnan ansiosta kaikki asiakirjat ovat varmassa tallessa ja oikeassa paikassa. Myös kaikki asiakastiedot saadaan talteen asiakkuudenhallintaan. Adminettiä käytetään internet-selaimella, joten sitä voi käyttää missä ja milloin vaan tietokoneella, tabletilla tai kännykällä. Adminet ei ole selain- eikä laiteriippuvainen. 7 Adminet

4 MIKSI ADMINET? OHJELMISTON KÄYTTÄMINEN Adminet tehostaa toimintaa säästämällä aikaa ja rahaa toimistorutiineista, jotka useassa yrityksessä hoidetaan edelleen käsin. Ajantasainen seurantatieto tukee liiketoiminnan ohjaamista. Adminet myös seuraa tavara- ja rahaliikennettä ja vahtii, että kaikki kulut tulevat laskutetuksi asiakkaalta. Tehostaa toimintaa ja parantaa kilpailukykyä automatiikan hoitaessa rutiinityöt Rahaliikenne hoituu automaattisesti ilman pankkiaineistojen käsittelyä. Työntekijöiden tunnit kirjautuvat sähköisiltä työmääräimiltä ja työtilauksilta suoraan palkanmaksuun ja siirtyvät laskutettavaksi asiakkaalta. Erittäin tarkka tarjouslaskenta pitää urakoiden katteet kohdallaan. Tarjouksen voi siirtää suoraan voitetun urakan budjetiksi. Ohjelmisto huolehtii, ettei työtä tai tavaraa jää laskuttamatta. Automatiikan ansiosta aikaa vapautuu tuottavaan työhön. Tarkalla seurannalla parempia päätöksiä Adminet tuo seurantatiedot ajantasaisesti yrityksen todellisista tapahtumista. Käyttäjä voi tarkastella yrityksen ja tilausten tietoja valitsemillaan kriteereillä vaikka tositetarkkuudella. Laskutushistoria on helposti tarkasteltavissa. Adminet toimittaa automaattisesti ajantasaiset raportit yrityksen taloudesta ja projekteista päätöksenteon tueksi. Työnteko ei ole sidottu aikaan eikä paikkaan Sähköisellä työmääräimellä työntekijät voivat ottaa työtilauksia vastaan missä vain toimistolta noutamisen sijaan. Työntekijät voivat täyttää työtuntinsa myös kotona tai työmaalla. Ostolaskut voi tarkistaa vaikka mökiltä tai lomamatkalta. Nettikäyttöisyyden ansiosta kaikki tieto on saatavissa missä vaan ja milloin vaan. Toimii kännykällä, tabletilla ja tietokoneella. Säästää kuluja Tilitoimistokustannukset pienenevät, kun automatiikka hoitaa suurimman osan kirjanpidosta ja lopun tilitoimisto voi tehdä Adminetissä. Ei enää ajan tuhlaamista paperilaskujen pyörittelyyn tai mappien kuljettamiseen tilitoimistoon, Adminet hoitaa kaiken sähköisesti. Toimistotyöntekijöiden työaika voidaan suunnata tuottavaan työhön. Nettikäyttöisyyden ansiosta säästyy matkakuluja ja aikaa, koska toimistolle ei enää tarvitse ajaa joka asian takia. Aikaa ei kulu tietojen etsimiseen kun kaikki on sähköisessä arkistossa Adminetissä. Ei erillisiä ohjelmiston päivitysmaksuja tai palvelinkuluja, ne kuuluvat palveluun. ESIMERKKI: Adminet tekee käyttäjän puolesta lukuisat työvaiheet työtilausten laskutuksessa. Sähköisen työmääräimen avaus Töiden ja tarvikkeiden lisäys työmaalla Työtilauksen tarkistus ja laskutuslupa Klikkaa LASKUTA Adminet tekee puolestasi: Hakee tarvikerivit automaattisesti ostolaskulta Laskun muodostus ja lähetys (sähköisesti tai paperisena) Työtunnit ja kulut tuntikortille ja palkanlaskentaan Tapahtumat ja palkkatiedot kirjanpitoon Suoritukset reskontraan Perintäkirje (tarvittaessa) Tietojen arkistointi Adminetin sovellukset ovat käytettävissä määriteltyjen käyttöoikeuksien mukaan. Ohjelma listaa etusivulle käyttäjän kaikki avoimet tehtävät. Tunnukset Käyttäjäkohtaisilla kirjautumistunnuksilla määritetään toiminnot ja sovellukset, joihin käyttäjä pääsee käsiksi. Työntekijöiden käytössä on esimerkiksi sähköinen työmääräin ja tuntikortti. Työnjohtajalla on resurssikalenteriin sekä töiden ja tuntien tarkastamiseen ja hyväksyntään oikeuttavat tunnukset. Toimitusjohtajalla on koko yritysympäristöön ja kirjanpitäjällä kirjanpidon toimintoihin oikeuttavat tunnukset. Etusivu Adminetin etusivulla näkyy listaus kaikista käytössä olevista sovelluksista sekä käyttäjän avoimet tehtävät, joihin pääsee siirtymään suoraan listauksen linkkiä klikkaamalla. Navigointi sovellusten välillä Navigointi mahdollistaa joustavan siirtymisen Adminetin eri asiakas-/toimittajatapahtumien välillä ja hallitun paluun takaisin lähtöpisteeseen. Siirtyessäsi navigoimalla sovelluksesta toiseen ohjelma rajaa automaattisesti näkymät valittuna olevan asiakkaan tai toimittajan mukaan. Wiki Adminetin Wikistä löytyvät tarkat sovelluskohtaiset ohjeet kätevästi hakusanoja käyttämällä. Wikiin pääsee siirtymään etusivulta tai suoraan sovelluksesta, jolloin näytölle avautuu automaattisesti sovelluskohtainen ohje. Wikistä löytyvät myös Adminetin päivitysuutiset ja koulutusmateriaalit. Kielen vaihtaminen Adminetissä Adminetin kielen saa tarvittaessa vaihdettua suomen sijaan englanniksi tai ruotsiksi. Kieli valitaan yrityksen sisällä käyttäjäkohtaisesti. Etusivulta näkee yhdellä silmäyksellä kaikki hoidettavat asiat ja pääsee suoraan valitsemaansa tehtävään. Ohje-linkistä avautuu Adminetin Wiki, josta sovelluskohtaiset ohjeet löytyvät listattuna tai kätevällä hakutoiminnolla, joka ehdottaa hakua vastaavia tuloksia. Adminet 8 Adminet 9 Adminet

5 ADMINETIN MOBIILI ADMINETIN MOBIILI Adminetin mobiili on pääohjelmaa kevyempi versio, josta löytyvät helpot sovellukset työmaan tarpeisiin. Adminetissä sama tieto on aina ilman viiveitä sekä toimistolla että työmaalla. Kun kirjaus tallennetaan työmaalla Adminetin mobiiliin, samat tiedot ovat heti käytettävissä myös toimistolla ja päinvastoin. Adminetin mobiiliversio on kehitetty työmaan päivittäisiin toimintoihin sekä rutiinikirjauksiin. Mobiili mahdollistaa työtilausten käsittelyn sekä tuntien, lomien ja poissaolojen tallentamisen kentällä. Koko työmaan kulunvalvonta onnistuu tarvittaessa yhdellä kirjautumisella. Adminetin mobiiliversiota voi käyttää niin kännykällä kuin tabletillakin. Mobiilin sovellukset ovat selkeitä ja helppokäyttöisiä. Päävalikossa näkyvät ne sovellukset, joihin käyttäjällä on oikeus. Eniten käytetyt sovellukset saa lisättyä suosikeiksi, jolloin ne ovat aina vain klikkauksen päässä. Työtilaukset Tarvikkeet lisätään tilaukselle nopeasti hakusanoilla tai tuotenumeroilla ja työt kirjataan laskutuslajeittain tai käyttämällä aikaraportointia, jolloin Adminet mittaa ajan työntekijän puolesta. Tilaajalta voidaa ottaa hyväksyntä suoraan mobiililaitteen ruudulle sähköisellä allekirjoituksella. Työn valmistuttua laskun saa lähetettyä asiakkaalle mobiilista. Koko tilausta ei tarvitse laskuttaa kerralla, vaan siihen asti toteutuneet työt ja tarvikekäytön saa näppärästi välilaskutettua. Välilaskun lähettäminen ei vaikuta tilauksen käsittelyyn, vaan työskentelyä voi jatkaa normaalisti samalla tilauksella. Työtapahtumasyöttö Työtapahtumasyötön avulla kirjataan tarvittaessa helposti useamman kohteen ja päivän työt samalla kertaa, eli kokonaisuuden hallinta käy nopeammin kuin yksittäisten tilausten tietoja täydentämällä. Kuluvalle päivälle kohdistetut työtilaukset saa avattua näytölle ja puuttuvat tilaukset voi lisätä tarvittaessa työpoolista tai hakea avoimista työtilauksista. Näkymästä työntekijä pääsee yhdellä kertaa kirjaamaan laskutuslajikohtaiset työt ja syöttämään tarvikkeet. Yhteenveto-välilehdeltä näkee kaikki kyseiselle päivälle syötetyt tapahtumat. Kirjatut työt ja tarvikkeet siirtyvät esimiehen hyväksynnän jälkeen automaattisesti palkanlaskentaan, laskutukseen ja kirjanpitoon. Tuntikortit Päivän tunnit voidaan syöttää suoraan tuntikortille, jonka kautta on myös helppo tarkastella päivän töiden yhteenveto palkkalajeittain. Tuntikorttien hyväksyntä onnistuu vastuuhenkilöltä myös mobiilista. Lomat ja poissaolot Työntekijä kirjaa mobiilista näppärästi lomaehdotukset ja poissaolot, kuten vuosilomat, sairauspoissaolot ja koulutukset. Arkisto-välilehdeltä saa esiin hyväksytyt lomat ja poissaolot. Esimies voi hyväksyä työntekijöiden lomat mobiilissa. Ohjelma ilmoittaa tallennusvaiheessa, mikäli tapahtumaa ei voi hyväksyä esimerkiksi siksi, että henkilöllä ei ole tarpeeksi lomapäiviä. Hyväksyminen muodostaa lomista ja poissaoloista palkanlaskennan tapahtumia. Kulunvalvonta Koko työmaan kulunvalvonnan saa hallittua yhdellä kirjautumisella. Adminet listaa näytölle työntekijät, joilla on kulkuoikeudet valitulle työmaalle. Sisään- ja uloskirjaukset tehdään helpoilla Aloita/Lopeta-valinnoilla. Käytössä on myös henkilökohtainen kulunvalvonta, joka mahdollistaa työntekijän kirjautumisen kaikille työmaille, joihin hänellä on oikeudet. Työntekijäluettelosta voi tarkastella työmaittain työntekijöillä olevia kulkulupia. Luettelosta näkee myös kyseisellä hetkellä kirjautuneena olevat työntekijät. Kamera Kameratoiminnoilla saa otettua puhelimella tai tabletilla valokuvia. Kameratoiminnolla saa heti talteen esimerkiksi matkalaskun liitteeksi tulevat kuitit tai kentällä otettavat kuvat, jolloin ne ovat varmassa tallessa ja helposti liitettävissä oikeaan paikkaan. Helppo Selkeät ja yksinkertaiset toiminnot tuovat tehokkuutta työmaalle, vaikka sähköiset toimintatavat eivät olisikaan työntekijän vahvinta osaamisaluetta. Käytettävän laitteen mukaan skaalautuvassa näkymässä hyödynnetään omasta mobiililaitteesta tuttuja toimintoja esimerkiksi päivämääriä ja kellonaikoja syötettäessä. Eniten käytetyt sovellukset saa lisättyä Suosikit-valikkoon, jolloin ne näkyvät mobiilin päävalikossa ylimpänä ja ovat muissa näkymissä aina vain klikkauksen päässä. Reaaliaikainen Mobiili ei ole toimiston pääohjelmasta erillinen ratkaisu, jossa tilaustietojen siirtäminen mobiilisovellukseen vaatisi tiedonsiirtoa ja manuaalista päivittämistä etäpalvelimelle. Pääohjelmassa avatun tilauksen tiedot ovat heti käytettävissä työmaalla ja kentällä tehdyt kirjaukset näkyvät toimistolla ilman viiveitä tai tietojen hakemista. Voit luottaa siihen, että sinulla on tiedossasi aina viimeisin ja paikkansapitävä tilanne. Toimintavarma Sekä Adminetin pääohjelma että mobiili on toteutettu nykyaikaisia teknisiä ratkaisuja hyödyntäen. Sinun ei tarvitse murehtia mahdollisista käyttökatkoista tai ohjelman kaatumisesta. Voit luottaa siihen, että Adminet toimii vakaasti tilanteessa kuin tilanteessa, olitpa sitten lisäämässä palkkatapahtumaa, hakemassa tuotteita hinnastosta tai laskuttamassa työtilausta asiakkaalta. Nopeat ja helppokäyttöiset sovellukset. Tieto on samaan aikaan ja reaaliaikaisena käytössä sekä johdolla että työmaalla. Koko työtilausprosessin saa hoidettua sähköisesti. Useamman kohteen ja päivän työt on helppo kirjata yhdellä kertaa. Työmaalla täytetyt tiedot siirtyvät automaattisesti laskutukseen ja palkanlaskentaan kertakirjauksella. Varmistaa, että kaikki tulee laskutettua. Koko työmaan kulunvalvonnan saa hoidettua yhdellä kirjautumisella. Adminet Adminet

6 OTSIKKO SÄHKÖINEN TYÖMÄÄRÄIN Adminetin sähköinen työmääräin on työkalu tilausten hallintaan aina työn vastaanottamisesta asiakkaalta laskutukseen asti. LASKUTYÖT Tilaus Asiakas tekee tilauksen esim. puhelimitse. Työtilaus Työtilauksen vastaanoton voi Adminettiin tehdä työnjohtaja tai työntekijä määriteltyjen käyttöoikeuksien mukaan. Työnjohtaja voi kiinnittää tehtävän työntekijälle tai tämä voi itse poimia työn työpoolista. Työntekijälle voidaan lähettää tieto uudesta tilauksesta sähköpostilla tai tekstiviestillä. Työntekijä voi työn vastaanottamisen jälkeen raportoida työlle tehdyt tunnit, kirjata ostetut/käytetyt tarvikkeet ja merkitä lopulta tilauksen valmiiksi. Olemassa olevan työtilauksen rivit voi kopioida uuden pohjaksi. Uudesta työtilauksesta voi tehdä asiakkaalle tarjouksen. Rakennustyömaa-välilehdelle tiedot täytetään siinä tapauksessa, että kohteesta on tuotettava tiedonantovelvollisuuden mukainen rakentamisilmoitus verottajalle. Laitekortti-välilehdelle voidaan kirjata huollettavien laitteiden huoltotapahtumia. Työtilaukselta käsin on mahdollista perustaa uusi laitekortti tai liittää työhön jokin olemassa oleva laitekortti ja tarvittaessa päivittää sitä. Myös huoltohistoria on tällöin avattavissa tarkasteluun. Tarvittaessa laitekortti voidaan myös tulostaa. Arkisto Kohteen, tilauksen ja asiakkaan tiedot ovat nähtävissä vuosienkin kuluttua Adminetin arkistosta. Tietoja voi tarkastella arkistosta dokumenttitasolla tai vaikka tarvike- ja työrivikohtaisesti. Laskutus Lasku lähtee asiakkaalle automatisoidusti vielä samana päivänä. Resursointi Työn vastaanottaja tallentaa tiedot Adminettiin. Tilaus merkitään suoraan työntekijälle tai se siirtyy työpooliin. Tarkistus Työn vastaanottaja saa ilmoituksen valmistumisesta, tarkistaa tiedot ja hyväksyy tilauksen laskutukseen. Työmaalla Työntekijä vastaanottaa tilauksen, merkitsee käytetyt tavarat ja työn sekä kuittaa tilauksen valmiiksi. Vastaanottaja täyttää tilauksen tiedot. Tilaus voidaan haluttaessa kiinnittää suoraan tietyn työntekijän kalenteriin Asentajat-välilehdellä. Muussa tapauksessa se siirtyy työpooliin. Työntekijälle voidaan lähettää tilauksesta ilmoitus sähköpostilla tai tekstiviestillä Laskutyöt

7 SÄHKÖINEN TYÖMÄÄRÄIN SÄHKÖINEN TYÖMÄÄRÄIN Sähköisen työmääräimen lisäksi työntekijällä on käytössään sähköinen tuntikortti sekä loma- ja poissaolokalenteri. Adminettiin voidaan määritellä kärkimiehet, jotka voivat täyttää myös muiden tapahtumia. Sähköinen työmääräin on käytettävissä nettikäyttöisyyden ansiosta suoraan työmaalla. Sitä voi käyttää tietokoneella, tabletilla tai kännykällä. Tarvikkeet Työntekijä voi lisätä tarvikkeita tilaukselle omasta hinnastosta, tuotepoiminnalla yleisestä hinnastosta tai lisäys voi tulla suoraan ostolaskulta. Työntekijän ei tarvitse muistaa tuotekoodeja, koska tarvikepoiminnassa näkyy oma hinnasto (kaikki käytetyt tuotteet) tai yleinen hinnasto (kaikkien tukkurien kaikki tuotteet). Monipuoliset ja nopeat haku toiminnot helpottavat oikean tuotteen löytymistä. Työtilaukselle lisättävät tarvikkeet voidaan valita noudettavaksi omasta varastosta tai tavarantoimittajalta. Ostoihin ohjattavat tarvikkeet syötetään Ostotarpeet-välilehdelle. Varastosta tai huoltoautosta tuotteet voidaan poimia myös viivakoodikeräilijällä. Työtilaukset mobiilissa Mobiilisovellus mahdollistaa työtilausten ja sähköisten työmääräinten tehokkaan käytön sekä tuntien tallentamisen myös kentällä. Sovelluksia voi käyttää kännykällä, tabletilla tai kannettavalla tietokoneella. Tarvikkeet lisätään mobiilissa tilaukselle nopeasti hakusanoilla tai tuotenumeroilla ja työt kirjataan laskutuslajeittain tai käyttämällä aikaraportointia, jolloin Adminet mittaa ajan työntekijän puolesta. Tilaajalta voidaa ottaa hyväksyntä suoraan mobiililaitteen ruudulle sähköisellä allekirjoituksella. Työn valmistuttua laskun saa lähetettyä asiakkaalle mobiilista. Adminetissä tieto kulkee järjestelmän sisällä reaaliajassa ilman tiedonsiirtoja. Kun tilaukselle tallentaa tietoja kentällä, samat tiedot ovat heti käytettävissä myös toimistolla ja päinvastoin. Ei koodien muistamista. Adminet ehdottaa sopivaa tuotetta sitä mukaa, kun kuvausta tai koodia kirjoitetaan. Työntekijäoikeuksilla ei näytetä työ-, tarvike- tai muita hintoja. Työtunnit Työntekijän on helppo kirjata tunnit, matkat ja ruoka- tai päivärahat. Tiedot kirjautuvat automaattisesti työntekijän tuntikortille palkanlaskennan pohjaksi. Urakoiden lisä- ja muutostyöt kirjataan sähköisen työmääräimen kautta. Näin tehdyt työt ovat automaattisesti tallessa järjestelmässä, eivätkä jää laskuttamatta tilaajalta. Tarvittaessa urakka voidaan vaiheistaa työtilauksilla osakokonaisuuksiksi. Järjestelet tilauksia sopivaan järjestykseen monipuolisilla rajaustekijöillä. Tilaustiedoista näet mm. ohjeet ja tilaajan yhteystiedot. Tilaajalta voidaan ottaa hyväksyntä suoraan mobiililaitteen ruudulle sähköisellä allekirjoituksella. Koko työtilausprosessi hoituu sähköisesti. Tieto on yhtäaikaa ja ajantasaisena sekä johdolla että työmaalla. Toimistolle ei tarvitse ajaa hakemaan tai palauttamaan työmääräimiä ja tuntilappuja. Nopeuttaa laskutusta ja rahankiertoa. Täytetyt tiedot siirtyvät automaattisesti laskutukseen ja palkanlaskentaan kertakirjauksella. Yksinkertainen käyttöliittymä, jolla on helppo ja nopea lisätä työt ja tarvikkeet. Varmistaa, että kaikki tulee laskutettua. Töiden ja tarvikkeiden lisääminen on helppoa. Laskutyöt Laskutyöt

8 TÖIDEN HALLINTA TYÖTILAUSTEN LASKUTUS Yrityskalenterilla suunnitellaan yritystason päivittäinen toiminta: huoltotyöt, laskutyöt, urakat ja muut tapahtumat. Kohteisiin liittyvät erilaiset tehtävät ylläpidetään ja aikataulutetaan tehtävien hallinnassa. Laskuttamaton työtilaus tulee vastuuhenkilön tarkastettavaksi sen jälkeen, kun työ on merkitty kentällä valmiiksi. Asetuksissa voidaan määritellä, tuleeko tilauksesta tarkastaa kaikki rivit ennen hyväksyntää vai tilaus kokonaisuudessaan. Työtilaukselta löytyvät eriteltyinä työntekijöiden syöttämät työt ja tavarat. Laskuttaa voi koko työtilauksen tai tehdä välilaskun valituista riveistä. Laskun voi hyväksyttää myös ennen varsinaista laskutusta. Laskutusluvan jälkeen lasku lähtee asiakkaalle automatisoidusti. Tarvittaessa laskuihin saa mukaan liitteitä. Kalenteri Kalenteri toimii työntekijän ja työnjohdon kätevänä apuvälineenä tulevia töitä suunniteltaessa. Kalenterista pääsee merkintää klikkaamalla tilauksen tai tapahtuman tietoihin tai voi poimia uuden tilauksen halutulle ajankohdalle. Työtilausten ja urakka-aikataulujen lisäksi kalenteriin voidaan merkitä mitä tahansa muita tapahtumia. Lisäksi kalenterissa näkyvät pekkaset, lomat ja poissaolot. Värikoodit helpottavat työn suunnittelua ja yhdellä vilkaisulla näkee koko yrityksen henkilöstön ajankäytön jakautumisen sekä työkannan riittävyyden tällä hetkellä ja tulevaisuudessa. Tehtävien hallinta Sovelluksella luot tehtävärekisterin ja -mallit sekä aikatau- lutat tehtäviä kohteille ja vastuuhenkilöille. Tekemättömistä tehtävistä tulee vastuuhenkilölle ilmoitus Adminetin etusivulle. Tehtävien hallinta sisältää seuraavat toiminnot: Tehtävärekisteri: määrittele automaattisen aikataulutuksen säännöt, oletusvastuuhenkilöt ja lisää ohje. Tehtävämallit: tehtävämalli koostuu halutuista tehtävistä ja nopeuttaa tehtävien lisäämistä kohteille. Tehtäväruutu: näkymässä ylläpidät kaikkia kohteiden tehtäviä sekä tulostat niistä tehtäväluettelon. Kohteiden tehtävät: lisäät ja ylläpidät tiettyyn kohteeseen liittyviä tehtäviä. Myyntikate Myyntilaskulta näkyy töiden ja tavaroiden rivikohtainen myyntikate, jolloin hinnoittelu menee varmemmin oikein. Työn kustannushinta on työntekijän tuntipalkka sivukuluineen. Postitus Perinteisten laskujen tulostamisen ja postittamisen voi unohtaa. Adminetistä laskut lähetetään automatisoidusti päivittäin. Laskut lähtevät asiakkaille tulostuspalvelusta tai verkkolaskuina, asiakkaiden vastaanottovalmiuksien mukaisessa muodossa. Tarvittaessa saat myös itse tulostettua laskun tai lähetettyä sen sähköpostilla. Laskuliitteet Kaikille lähteville laskuille voi lisätä PDF-muotoisia liitteitä tietokoneelta tai skannaamalla paperiset liitteet. Jos ostolaskujen liittämismahdollisuus on otettu käyttöön ja kyseessä on YSE-tilaus, voidaan valita myös kohta Ostolaskut laskuliitteiksi, jolloin työtilaukselta laskutettavien rivien ostolaskujen pdf-kuvat liitetään automaattisesti laskuliitteiksi. Suoritukset Automatiikka noutaa suoritukset pankista, tiliöi ja kohdistaa ne laskulle päivittäin. Maksumuistutukset ja perintä Adminet lähettää maksumuistutukset automaattisesti, jos asiakkaan suoritus on myöhässä. Viivästyneet maksut tulevat huomioitua, eivätkä suoritukset jää roikkumaan. Adminettiin voidaan määrittää, mitkä laskut lähtevät suoraan perintätoimistoon. Työtilausarkisto Kaikki laskut löytyvät nopeasti ja helposti sähköisessä muodossa mapista etsimisen sijaan. Laskut ja tapahtumat näkyvät työtilauksittain, kohteittain ja asiakkaittain. Aiempi laskutus Aiemmat laskut, laskurivit ja laskujen maksutilanne löytyvät työtilauksesta helposti. Esilasku Laskun esikatselun voi lähettää asiakkaalle hyväksyttäväksi jo ennen varsinaisen laskun lähetystä, jolloin jälkeenpäin tilaukselle tehdyt kirjaukset eivät vaikuta laskun sisältöön. Yrityskalenterissa eri tapahtumat näkyvät selkeästi omilla värikoodeillaan ja lisätietoa saa viemällä hiiren kursorin merkinnän päälle. Kalenterin kautta saa lisättyä työntekijöille uusia tilauksia tai valittua ne työpoolista. Esikatselusta näet, miltä asiakkaalle lähtevä lasku näyttää. Kuluttaja-asiakkaiden laskulle on mahdollista saada kotitalousvähennys valmiiksi laskettuna. Tehtävien hallinta helpottaa töiden suunnittelua ja aikataulutusta. Sovellus muistuttaa vastuuhenkilöä tekemättömistä tehtävistä. Laajennetuilla oikeuksilla käyttäjä näkee kaikkien tehtävät. Laskutyöt Laskutyöt

9 SOPIMUS- JA HUOLTOLASKUTUS OTSIKKO Sopimuslaskutuksella hallitaan laskutusta, joka toistuu määrävälein samanlaisena tai liki samanlaisena. Lisäksi sillä hallitaan kaikki erikseen laskutettavat kyseisiin sopimuksiin liittyvät työt ja laitevuokrat. Esimerkiksi asiakkaiden sovitut kausihuollot tulevat käyttäjille kalenteriin ja työlistoihin muistutukseksi. Allekirjoitettu sopimus tai muu dokumentti voidaan liittää mukaan. PROJEKTIT Tuotekortti Sopimuslaskutuksessa on tuotekortti, johon voidaan yksilöidä huollon kohteena olevat laitteet. Tuotteet tai palvelut voidaan poimia tuoterekisteristä tai kirjata käsin ja ne voidaan yksilöidä sarjanumeroilla. Toimenpiteet ja resurssit Sopimuksen kohteena oleviin laitteisiin voidaan kohdistaa toimenpiteitä, joita huoltokäyntien aikana suoritetaan ja toimenpiteisiin voidaan kiinnittää resurssit. Aikataulutusta tehtäessä on mahdollista katsoa samalla suunnalla sijaitsevien muiden sopimusten ajoitus, ja ajoittaa käynnit vaikka samalle päivälle. Lomakemalli-valikosta voi poimia halutun lomakkeen, joka on tarkoitettu täytettäväksi työtilauksella kyseisen toimenpiteen yhteydessä. Resurssikalenteri Asetuksilla valitaan, kuinka paljon aikaisemmin ohjelma muistuttaa toimenpiteistä. Toimenpiteet ilmestyvät resurssikalenteriin ja kyseisen työntekijän omaan kalenteriin tai työpooliin. Työt näkyvät listoissa ja niitä on helppo aikatauluttaa uudelleen prioriteettien tai luvattujen päivämäärien avulla. Arkisto Sopimuksen alta löytyy arkistosta kaikki tehtävät, joita sopimuskohteessa on suoritettu: tehdyt kausihuollot, vikakeikat ja muut mahdolliset toimenpiteet. Laitevuokra Adminetin laitevuokrausominaisuudella voidaan rakentaa rekisteri vuokrattavista laitteista. Laitteita vuokrataan työtilausten kautta ja varausta tehtäessä ainoastaan vapaana olevat laitteet näkyvät valikossa. Työtilausten kautta voidaan myös tarkastella ja muuttaa varausten tietoja. Palautuksen yhteydessä tarkennetaan tarvittaessa vuokrauksen päättymispäivä ja laite kuitataan palautetuksi, jolloin se vapautuu vuokrattavaksi. Vuokrattavat laitteet laskutetaan työtilausten kautta samaan tapaan kuin muutkin tilaukselle syötetyt työt ja tavarat. Huoltoja ei jää hoitamatta, koska Adminet muistuttaa sovituista huoltokeikoista. Laitteiden käyttöä on helppo suunnitella ja laskuttaa toteutuneen käytön mukaan TARJOUS Tarjouslaskenta Lisätyötarjous SUUNNITTELU Budjetointi Aikataulutus Resursointi HANKINTA Ostotarjouspyynnöt Ostotilaus Ostolaskut: tarkastus, hyväksyntä Huollettaville tuotteille voidaan kohdistaa erilaisia toimenpiteitä, esimerkiksi huolto- ja tarkastusaikoja. 4 TOTEUTUS Urakan maksuerät Lisätyötilaus: työmääräin, laskutus Tuntikortit (palkanlaskenta) Varasto-otot Tehtävien hallinta 5 SEURANTA JA OHJAUS Urakan osatuloutus tulokseen Toteutuman vertailu laskettuun ja suunniteltuun Kustannuskertymä Tapahtumaruutu 6 TAKUUAJAN SEURANTA Kohteen vuosisopimukset Huoltokalenteri Laskutyöt 18 19

10 TARJOUSLASKENTA TARJOUSLASKENTA Adminetin tarjouslaskenta tuo nopeutta ja tarkkuutta tarjousten laskemiseen. Sen avulla pystytään jättämään samassa ajassa merkittävästi isompi määrä tarjouksia kuin perinteisillä menetelmillä. Adminetin tarjouslaskennassa on huomioitu talotekniikan alakohtaiset tarpeet. Jokainen pystyy laskemaan tarjoukset toimialan käytäntöjen mukaisesti, aina ajantasaisilla hinnoilla. Tarkka tarjouslaskenta Adminetin tarjouslaskenta on erittäin tarkka ja kustannukset ovat selkeästi tiedossa. Tarjouksesta näkee nopeasti, mistä hinta muodostuu. Rivi- ja littera-/positiokohtaisen hintamuodostuksen kautta hintaa on helppo säätää. Tarjouslaskenta huomioi tarkasti todelliset kulut. Se laskee mukaan esimerkiksi varmuuskertoimet, hävikkiprosentit, matkakulut ja päivärahat. Laskettaessa tarjouksia työaika-arvion pohjalta, tuntiarviolle pystyy määrittelemään kertoimen, joka huomioi mahdolliset ylimääräiset tunnit. Tuotteiden poiminta Käytössä ovat STUL:n, Tapalsin sekä Vesi&Watin pakettirekisterit. Tuotteet ja paketit pääsee poimimaan pakettipoiminnalla, syöttösivuilla, tuotepoiminnalla tai CAD-aineistosta. Tarjoukseen haetut paketit näkyvät automaattisesti töiksi ja tarvikkeiksi eriteltynä, hintoineen. Käytettävissä ovat myös korvaavat tarvikkeet. Pakettien sisältöä voi tarkastella, tehdä muutoksia sekä vertailla eri valmistajien korvaavia tuotteita ilman, että koodeja tarvitsee muistaa. Useasta paikasta samaan aikaan Adminetillä pystytään laskemaan samaa tarjousta ja vaikka samaa pakettia yhtä aikaa. Voitetut urakat helposti käyntiin Projektin budjetti voidaan luoda suoraan tarjouksen tiedoista napinpainalluksella. Myös tarvikemassat siirtyvät näppärästi Adminetin ostotarpeisiin, jossa ostot voidaan suunnitella ja kilpailuttaa. Ostojen suunnittelulla ja hintavertailulla on iso merkitys urakan kustannuksiin. Hinnoittelu Hinnoittelusäännöt voi asettaa tarjous- ja littera-/positiokohtaisesti. Hinnoitella voi myös työn tuottavuudella eu- roa/tunti. Pakettien lisäksi voi käyttää osaprosenttia. 0-hintaisista järjestelmä herjaa. Yksikköhintaluettelo Adminet laskee paketeille yksikköhinnat annetuilla kertoimilla. Omat paketit Olemassa olevan paketin voi kopioida omaksi paketiksi ja sitoa siihen halutut tuotteet ja työmenekit. Tällöin käytössä on aina oman käytännön mukaiset menekit. Tarjoukselle tulevat määrät voi myös sisäänlukea Adminettiin taulukkolaskennassa muodostetusta aineistosta. Syöttösivut Syöttösivujen kautta voidaan syöttää kaikki tiedot kyseiselle kohteelle. Käyttäjä voi lisätä ja vaihtaa pakettien töitä, tarvikkeita, asennustapoja tai syöttää pelkkiä tarvikkeita. Syöttösivuilla voi myös syöttää järjestelmäkokonaisuudet kuten konehuoneet tai viemärit yhdellä sivulla. Pakettien ja syöttösivujen kautta käytössä ovat tarkat tarvikeluettelot. Myös omia valmiita paketteja voi luoda tai tuoda Excelistä. Lisätyötarjoukset Lisätarjoukset hoituvat joko tarjouksen pistehinnoilla, käsinhinnoittelulla tai normaalisti tarjouslaskentasovelluksella. Lisätyötarjouksen tultua hyväksytyksi, siitä voi avata työtilauksen tarjotulla hinnalla laskutettavaksi. Tulosteet Kattavat tulosteet tarjouksen tiedoista ovat käytettävissä projektin toteutuksessa, esimerkiksi tarvikeluettelot, työluettelot ja positioerittelyt. Lähetetyt tarjoukset ja lisätyötarjoukset tallentuvat automaattisesti tarjouslaskentaan. Tarjouslaskennassa voi käyttää omia paketteja tai valmiita paketteja, jotka sisältävät tuotteet, niiden oheistarvikkeet ja työt. Pakettien rakenteet pääsee näkemään tarkalla tasolla. Nettikäyttöisellä Adminetillä tarjousten työstäminen onnistuu mistä ja milloin tahansa. Samaa tarjousta voi massoitella useampi henkilö. Hinnat ja laskentapaketit ovat aina ajan tasalla. Tarjouksen perustietoihin voidaan määritellä mm. hinnoittelutapa ja osaprosentti. Voitettu tarjous siirtyy budjetiksi ja seurannan pohjaksi napinpainalluksella. Vastaavilla tuotteilla tarkoitetaan eri valmistajien samoja tai samankaltaisia tuotteita, joilla on eri tuotekoodi Projektit 20 Syöttösivuilla keräät tehokkaasti paketteja joko yleisten tai omien taulukkopohjien avulla. Määrän lisäksi taulukkoon voi syöttää yhteen-, vähennys-, kerto- ja jakolaskuja, jolloin näkyviin jää yhteenlaskettu määrä. 21 Projektit

11 PROJEKTINVALVONTA PROJEKTINHALLINTA Jälkilaskenta on historiaa. Adminetillä seuraat projektien etenemistä reaaliaikaisesti. Projektinvalvonta on liitetty kirjanpitoon, joten kaikki tapahtumat tulevat yrityksen todellisista tuotoista ja kuluista. Tuotot tulevat automaattisesti maksuerälaskuista ja lisätyölaskuista, kulut puolestaan ostolaskuista, varastolähetteiltä, matkalaskuista, palkanlaskennasta sekä tiliotteilta. Tietojen käsinsyöttämistä ei tarvita. Adminet sisältää monipuoliset työkalut projektinhallintaan, aina tarjouksen tekemisestä reaaliaikaiseen seurantaan ja takuuajan huoltoihin. Projektinhallinnassa voidaan muokata ja aikatauluttaa vaiheita, tarviketarpeita ja töitä. Tarjous toimii urakkaseurannan pohjana. Toteumaa päästään seuraamaan tarjottuun ja suunniteltuun joka hetki työn aikana. Budjetti ja ennuste Lasketun tarjouksen tiedot kirjautuvat tarjouslaskennasta kohteen (projektin) budjetiksi. Budjetin avulla suoritetaan urakan valmiusastelaskenta. Projektin aikana budjettia voidaan tarkentaa ennusteen avulla, jolloin saadaan tilanne vastaamaan todellisuutta työmaalla. Ennustamisen avuksi voidaan tarkastella projektin nykytilannetta. Näin ennustetta voi muokata suhteessa toteutuneeseen tilanteeseen. Laadukkaalla projektinhallinnalla parempiin tuloksiin Adminetillä laskettu tarjous kirjautuu ostojen ja työajan suunnitteluun. Adminet lajittelee tarjotun vaiheiksi. Vaiheita voidaan muokata ja aikatauluttaa ja vaiheeseen laskettuja tarvikkeita ja töitä voi muokata vapaasti. Laskentamassat toimivat ostoehdotuksina. Myös tuotteen hinnat ja varastosaldot ovat tarkistettavissa. Töiden suunnittelussa Adminet näyttää vaaditun henkilötyömäärän annetulla ajanjaksolla. Työt voidaan resursoida kalenterin avulla. Lisätyötarjoukset voidaan laskea alkuperäisen tarjouksen hinnoilla ja lähettää sähköpostitse tilaajalle. Hyväksytyt Valmiusastelaskenta Adminet laskee kunkin projektin valmiusasteen perjantaisin ja kuukauden viimeisenä päivänä myynnin tai kustannusten mukaan. Valmiusastelaskennan jälkeen osatuloutus kirjaa maksuerillä laskutetun myynnin liikevaihtoon keskeneräisten urakoiden myynniksi. Valmiusasteen mukaiset kulut sekä keskeneräisen työn muutos tai kustannusvaraus kirjataan kirjanpitoon. Näin yrityksen tuloslaskelma ja tase näyttävät ajan tasalla olevan kuvan yrityksen taloudesta ja menestyksestä. Raportit sisältävät kaikkien budjetoitujen kohteiden urakkalaskutuksen liikevaihtona ja projektien katteen budjetin tai ennusteen mukaisena. Urakka voidaan tarvittaessa merkitä kohteiden ylläpidossa perustajaurakointikohteeksi, jolloin se ohitetaan valmistusastelaskennassa. Automaattiset projektiraportit Raporteissa on eriteltynä vertailut budjettiin tai ennusteeseen sekä vertailu kuluvaan kuukauteen ja tilikauden alkuun nähden. Lisäksi raportit saadaan esimerkiksi projektin, toimipisteen tai vastuuhenkilön mukaisesti eriteltynä. Projektin seuranta Massalista sisältää projektin kaikki tapahtumat kuten maksuerät, ostot, työtunnit ja töiden sivukulut, matkakorvaukset jne. Projektin tapahtumaruudulla näkyy vertailu laskettuihin tarvikkeittain tai tuoteryhmittäin. Vertailun saa myös töiden ja muiden kulujen osalta. Raporteilta näkyy eriteltynä projektin lisätyölaskutus. lisätyöt siirretään toteutukseen ja laskutettavaksi työtilaussovelluksella. Projektin aikana kaikki ostot ja varasto-otot kohdistuvat suoraan kuluksi kohteelle. Samoin työntekijöiden palkkakulut näkyvät suoraan projektin tiedoissa. Adminetissä projektin seuranta on reaaliaikaista, sillä projektinvalvonta on liitetty suoraan kirjanpitoon. Tapahtumaruudulta pystytään tarkastelemaan yhdellä silmäyksellä koko projektin tarvikekäyttöä ja vertaamaan sitä alkuperäiseen laskelmaan. Projektin päätyttyä ei ole tarvetta jälkilaskennalle. Projektin tietoja voi tarkastella Adminetin raporteista jo projektin aikana. Projektin etenemistä voi verrata laskettuun budjettitasolla, vaihetasolla ja tarviketasolla. Töiden aikataulutus ja projektin vaiheiden suunnittelu voidaan tehdä projektin vaiheiden mukaan. Projektin tarvikkeet voidaan siirtää hintavertailun jälkeen ostotarpeisiin ja tilaus lähtee toimittajalle Adminetistä. Maksuerärivit tallennetaan käsin, perustamalla maksueränumerot tallennuspohjaksi tai lukemalla erät tiedostosta. Projektit Projektit

12 OSTOJEN HALLINTA OSTOJEN HALLINTA Saat hallittua projektin tarvikeostoja ja alihankintoja yhdestä näkymästä Adminetin ostojen hallinnan työkalulla. Sovelluksen avulla suunnittelet ja aikataulutat hankinnat, vertailet hintoja ja kilpailutat toimittajia, teet tilaukset sekä seuraat ostohintojen toteumaa alkuperäiseen budjettiin verrattuna. Adminettiin keskitetyllä ostotoiminnalla saa hyvän tuntuman ostojen kokonaistilanteeseen. Saatavilla on myös erilaisia raportteja ostokäytäntöjen kehittämisen tueksi. Aikataulutus Ostotarpeet Ostotarjouspyynnöt Ostotilaus Lasku Pysy ajan tasalla ostojen kannattavuudesta Adminetistä löytyy ostojen tehostamista tukemaan automaattiraportteja, joiden avulla voi tarkastella esimerkiksi toteutuneita ostoja, ostohetken halvimpia ostohintoja sekä niiden erotusta. Erittely on tarkasteltavissa myös vastuuhenkilöittäin tai toimittajittain. Raporttien tarkoituksena on parantaa johdon otetta ostotoimintaan ja mahdollistaa ostokäytäntöjen ohjaaminen kannattavampaan suuntaan. Hintavertailu Suunnittele ja aikatauluta Projektikohtaiset ostotarpeet saat ostojen hallintaan suoraan Admi netin tarjouslaskennasta tai sisään lukemalla ulkoiset tiedot. Projektin alkaessa suunnittelet ostot projektin vaiheiden mukaan tai esimerkiksi tuo teryhmittäin, jos vaiheistus ei ole käy tössä. Tämän jälkeen hankintoja on helppo suunnitella ja toteuttaa enna koiden, jotta ostot toteutuvat järke västi projektin edetessä. Vertaile ja kilpailuta Sovelluksen päänäkymässä tar kastelet keskitetysti kaikkia projektin hankintoja ja viikkotasoisesta eritte lystä pääset tekemään tarvittavat han kintaan liittyvät toimenpiteet. Pääset linkeistä esimerkiksi ostotarpeet-nä kymään, jossa voit hakea tarvikeri veille edullisempia hintoja yleisestä hinnastosta tai vastaavien tuotteiden rekisteristä, lähettää ostotarjouspyyn töjä tukkureille ja tehdä ostotilaukset valitsemistasi tarvikekokonaisuuksis ta. Käsittelet samassa sovelluksessa myös alihankinnan ostotarpeet, teet niistä tilaukset ja luot alihankinnan maksuerätaulukot. Pysyt jatkuvasti ajan tasalla myös siitä, kuinka hankinnat ovat toteu massa suhteessa alkuperäiseen laskelmaan, sillä voit tarkastella valin tojesi mukaista hintaeroa sekä bud jettiin että halvimpaan vaihtoehtoon verrattuna. Hintaeroa tarkastelet os totarpeiden kokonaisuuden lisäksi tuoteriveittäin. Näet myös tarjouslas kennan ulkopuolelta käsin syötetyt ostotarpeet ja niiden eron halvimpiin tuotteisiin. Seuraa ennusteita ja toteumia Projektin vastuuhenkilönä voit tarkas tella sovelluksen päänäkymässä kaik kien urakoidesi tilannetta vaihtamalla tarkasteltavaa kohdetta alasvetovali kosta. Projektikohtaisesta tilanteesta saat kokonaiskuvan nopealla silmäyk sellä näkymästä, jos sa näkyy budjetti, ostoennuste sekä ero laskettuun ja budjetoituun tarvik keiden, alihankintojen ja muiden ku lujen mukaan eriteltynä. Lisäksi voit tarkastella tarkemmin ostamatto mia, sitoutuneita ja toteutuneita kuluja kustannuslajeittain (tarvikkeet, alihankinnat, muut). Ostojen hintavertailu -raportilla tarkastelet valitulta ajanjaksolta toteutuneiden ostojen suhdetta ostohetken halvimpiin ostohintoihin monipuolisilla rajaus- ja erittelymahdollisuuksilla. Päänäkymästä voi tarkastella projektin hankintoja keskitetysti ja esimerkiksi ostotarpeita pääsee käsittelemään samasta paikasta. Jos hankintojen toteuma eroaa alkuperäisestä laskelmasta, näkyy hintaero punaisena. Automaattiraporteilla saat johtajana paremman otteen yrityksesi ostotoiminnasta ja voit ohjata ostokäytäntöjä kannattavampaan suuntaan. Voit tarkastella toteutuneita hintoja verrattuna ostohetken halvimpiin hintoihin alennustaulukot, nettohinnastot ja mahdolliset vastaavat tuotteet huomioiden esimerkiksi vastuuhenkilöittäin eriteltynä. Projektit Projektit

13 OSTOTARJOUSPYYNNÖT OSTOTARPEET JA -TILAUKSET Ostotarjouspyynnöt helpottavat ostojen kilpailuttamista. Sähköpostitse lähetettävien pyyntöjen mukaan voi liittää valmiin taulukkopohjan hintojen täydennystä varten. Kun tarjoukset on saatu, järjestelmä tekee vertailun ja näyttää halvimman toimittajan sekä halvimmat tuotekohtaiset hinnat. Toimittajan valinnan jälkeen tarjoushinnat päivittyvät automaattisesti järjestelmään. Adminetin ostotarpeet ja ostotilaustyökalut ovat luonnollinen jatkumo ostoprosessia, joka alkaa tarjouslaskennasta. Tarjouslaskennasta saadut massat jaetaan projektin vaiheille, jotka voidaan aikatauluttaa ja siirtää ostotarpeiksi. Ostotarpeista voidaan puolestaan tehdä sähköinen ostotilaus tukkureille. Ostotarjouspyynnöt vähällä käsityöllä Ostotarjouspyynnöt ovat muodostettavissa Adminetin perusrekisterien pohjalta, jolloin käsin täydennettävien tietojen osuus jää vähäiseksi. Ohjelma täydentää tarjouspyyntöön suuren osan perustiedoista. Pyynnön tyypistä riippuen tarvikkeet saa poimittua joko ostotarpeista, tarjouslaskennasta, tuotepoiminnalla tuoterekisteristä tai sisäänlukemalla taulukkolaskennassa muodostetun aineiston. Alihankinnat voi eritellä omassa näkymässään. Myös toimittajat poimitaan rekisteristä, jolloin yhteyshenkilöt sähköpostiosoitteineen saadaan automaattisesti. Ohjelma tarjoaa valmista viestipohjaa, jota on mahdollista muokata. Tarjouspyynnöt lähetetään pdf-muodossa. Mikäli mukaan liitetään taulukkopohja tarjouspyynnön riveistä, voi toimittaja täydentää hintatiedot suoraan siihen tällöin ne ovat luettavissa järjestelmään ilman käsityötä. Valitun toimittajan hinnat automaattisesti käyttöön Saapuneiden tarjousten vertailu näkyy suoraan ruudulta: ohjelma järjestää toimittajat kokonaishinnan mukaan halvimmasta kalleimpaan ja esittää ne vierekkäisissä sarakkeissa. Lisäksi kunkin tuotteen halvin ja kallein hinta on havainnollistettu värein, joten ne erottuvat yhdellä vilkaisulla. Valitun toimittajan hinnat päivittyvät tarjoukselle tai oston sopimushinnoiksi tarjouspyynnön tyypistä riippuen. Jos urakan tarvikkeet on kilpailutettu jo tarjousta laskettaessa, kotiutetun urakan tarvikkeet on helppo lähettää uudelle tarjouskierrokselle. Tällä tavalla tingitään hinnat mahdollisimman edullisiksi. Kaikki oleellinen löytyy helposti yhdestä paikasta Tarjouspyyntöön liittyvät asiakirjat ja toimittajien aineistot tallennetaan Adminettiin pyynnön liitteiksi. Liitteiden lukumäärää ei ole rajoitettu ja ne voivat olla missä tahansa muodossa. Näin kaikki oleelliset tiedot löytyvät myöhemminkin yhdestä ja samasta paikasta. Selailunäkymästä selviää kootusti tarjouspyyntöjen käsittelyvaihe, halvin toimittaja ja kokonaishinta. Tarjoukset nopeasti usealta toimittajalta. Adminet vertailee hinnat ja järjestää toimittajat halvimmasta kalleimpaan. Valitun toimittajan hinnat päivittyvät suoraan tarjoukselle tai oston sopimushinnoiksi. Ostotarpeet Ostotarvelistalle voi useampi käyttäjä syöttää ostotarpeita tai tarpeita voi tulla useammalta projektilta. Ostotarvelista toimii ostojen suunnittelun ja hintakilpailutuksen pohjana. Oletusarvoisesti ostotarpeisiin haetaan halvimmat tuotteet hinnoitteluohjauksen mukaisesti. Adminetissä saa erikseen näkyviin myös ne ostotarpeet, joista on tehty varasto-ottoja. OVT-toimittajille voi tehdä saatavuuskyselyn toimittajakohtaisilta välilehdiltä. Toimittaja, jolta tuotteet tilataan, voidaan vaihtaa tuotekohtaisesti. Tällöin hinta näkyy verrattuna halvimpaan toimittajaan. Tuotteet voidaan tilata joko varastoon tai kohteelle. Toimitusosoitteet tulevat suoraan kohteen perustiedoista tai varaston tiedoista. Kun kohteelle on useampia työtilauksia tai vaiheita, tarvikkeet voi kohdistaa työtilaukselle/vaiheelle, jolloin myös seuranta saadaan vaihekohtaisesti. Ostotilaukset Adminet lähettää ostotilaukset automaattisesti. Tilausvaiheessa ostotilauksen tietoja voidaan muokata, esimerkiksi antaa toimituspäivä, lisätietoja ja lisätä tuotteita. Ostotilaustuloste muodostuu myös englanniksi tai ruotsiksi toimittajan perustiedoissa määritellyn kielikoodin mukaisesti. Kielen voi valita myös tilauskohtaisesti. Ostolaskun saapuessa järjestelmä vertaa automaattisesti tilausta ja laskua toisiinsa sekä ilmoittaa mahdollisista eroista, jolloin laskun tarkastaminen nopeutuu. Tilauspohjat Usein ostettavista tuotteista voidaan luoda tilauspohjia, joiden avulla rivit saadaan helposti uusille tilauksille. Pohjiin voi tallentaa haluamansa määrän tuoterivejä ja tekstejä. Yhdellä ostotilauksella voi käyttää useampaa pohjaa ja tarvittaessa valita vain osan tilauspohjan riveistä. Rivejä voidaan vielä ylläpitää ja poistaa tilauksella. Käytettävän tilauspohjan voi valita uutta tilausta luotaessa tai jo olemassa olevan tilauksen Rivit-välilehdellä. Tilausvahvistukset Tilausvahvistus voi koskea koko tilausta tai osaa siitä, eli ostotilaukseen voi liittyä useampia vahvistuksia. Kaikki saadut vahvistukset näkyvät tilauskohtaisesti Vahvistukset-välilehdellä. Lisäksi Rivit-välilehdellä voi tarkastella vahvistuksia rivitasolla ja vertailla vahvistusta alkuperäiseen tilaukseen. PDF-tulosteesta saa tarkasteltua toimittajalta tulleita tilausvahvistustietoja. OVT-tilausten vahvistukset Adminet käsittelee ja kohdistaa automaattisesti, mutta vahvistuksen voi tarvittaessa tehdä myös käsin. Alihankinnat Myös alihankinnat voidaan tehdä ostotilausten kautta. Alihankintojen ostamiseen on oma rivinäkymänsä. Alihankinnat-näkymässä valitaan rivin lajiksi Töiden alihankinta ja syötetään muut tiedot käsin tai poimitaan tarjouspyynnöltä. Ostojen vastaanotto Valmiiksi merkityiltä ostotilauksilta voidaan merkitä tarvikkeita ja alihankintoja vastaanotetuksi suoraan varastoon tai kohteelle. Kilpailutettavat tuotteet voidaan valita tarjoukselta, ostotarpeista tai tuoterekisteristä. Myös alihankintatyöt voidaan kilpailuttaa. Adminet järjestää saapuneet tarjoukset halvimmasta kalleimpaan ja päivittää valitun toimittajan hinnat järjestelmään. Adminetillä pystyy tekemään ostot aina halvimmalla hinnalla suoraan järjestelmästä. Valitun toimittajan hintaero edullsimpaan verrattuna näkyy Ero-sarakkeesta, jos kyseistä tuotetta on saatavissa useammalta toimittajalta. Projektit Projektit

14 TAPAHTUMARUUTU LITTERASEURANTA Tapahtumaruudulla käsitellään projektiin liittyviä tarvike- ja asiakirjatapahtumia. Kohteen tarvikkeet voidaan joko laskuttaa tai palauttaa kohteelta varastoon. Tapahtumaruudulta näkee yhdellä vilkaisulla kaikki projektin tarvikkeet verrattuna laskentaan sekä mistä käytetyt tarvikkeet ovat tulleet. Adminetissä urakoiden ja projektien seuranta on reaaliaikaista. Seuranta on liitetty kirjanpitoon, joten kaikki siinä näkyvät tapahtumat tulevat yrityksesi todellisista tuotoista ja kuluista. Kustannuksia on mahdollista seurata Adminetin kirjanpitotasoisella litteraseurannalla. Toteutuksen vertailu laskentaan Adminetin tapahtumaruudulla voi tarkastella tiettyyn projektiin liittyviä tarvike- ja asiakirjatapahtumia, kuten myynti- ja ostolaskuja sekä varastolähetteitä. Sekä suunniteltuja että toteutuneita tapahtumia voi seurata. Projektille kohdistetut tarvikkeet voidaan joko laskuttaa tai palauttaa kohteelta varastoon. Kohteen tapahtumat näkyvät myös työtilauksittain. Seuranta vaiheittain Tarvikkeet vaiheittain -toiminnolla voi seurata tarviketilannetta projektin vaiheiden mukaisesti eriteltynä. Jos kohde on urakkatyö, josta on laskettu tarjous, toteutuneen tarvikekäytön rinnalla esitetään tarjouksen laskettu tarvikekäyttö ja niiden erotus. Kyselyä voi halutessaan rajata valitsemalla listalta koko projektin tai vain haluttujen vaiheiden tarviketilanteen. Oletuksena ruudulle avautuu yhteenveto, josta kunkin vaiheen tilanne voidaan katsoa erikseen. Asiakirja-arkistosta nähdään valitun projektin myyntilaskut, ostolaskut ja varastolähetteet. Myös myynti- ja ostolaskujen maksutilanteet sekä kohteen tietoihin tallennettuja asiakirjoja pääsee katsomaan. Tarvikesiirrot Toiminto mahdollistaa tarvikkeiden siirtämisen valitulta kohteelta/työtilaukselta toiselle. Toiminnolla käsitellään vain kirjattuja tuotetapahtumia. Esimerkiksi työmaan päättyessä sinne viedyt mutta käyttämättä jääneet tarvikkeet voidaan varastopalautuksen sijasta siirtää suoraan toiselle työmaalle tai virheellisesti väärään paikkaan kirjatut tarvikkeet voidaan siirtää sinne, mihin ne olisi alun perin pitänyt kirjata. Projektin ajantasainen tarviketilanne näkyy yhdellä vikaisulla. Menneitä ostoja, laskutusta ja varasto-ottoja on helppo tarkastella. Näyttää lasketun ja toteutuneen tarvikekäytön erotuksen. Kaikki ostolaskut, laskutustapahtumat ja varasto-otot ovat tarkasteltavissa asiakirja-arkistosta. Tapahtumaruutu näyttää myös lasketun ja toteutuneen tarvikekäytön määräeron ja summaeron. Litteraraportilta voit verrata työmaan toteumia budjettiin ja ennusteeseen. Voit asettaa tavoitteeksi halutessasi myös määriä, kuten työtunteja ja alihankintojen tunteja, ja eroja voit tarkastella euroina sekä prosentteina. Negatiiviset katteet näkyvät punaisina. Hallitse työmaitasi litteraraportoinnilla Adminetissä litteraseurantaa voidaan hyödyntää valituilla urakoilla ja laskutöillä. Työnjohto pystyy hallitsemaan käynnissä olevan työmaan tapahtumat ja seurannan yhdestä näkymästä. Litteraraportilla näkyy kohteen tavoitearvio, toteutuneet kustannukset sekä laskutus samalla kertaa. Lukujen muodostumista pääsee halutessaan tarkastelemaan vaikka tosite- tai tuotekooditasolla porautumalla tietoihin syvemmälle ja syvemmälle, eli saat halutessasi näkyville vaikka alkuperäisen ostolaskun. Samasta raportointinäkymästä voi myös tehdä korjauksia tavoitearvioon, luoda uusia tapahtumia, korjata vanhoja ja tarvittaessa siirtää tapahtumia litteralta toiselle. Luotettavaa tietoa vaivattomasti Adminetin litteraseuranta perustuu yrityksen todellisiin tapahtumiin, joten projektinhallinnan tiedot ovat koko ajan reaaliaikaiset ja yhteneväiset kirjanpidon tietojen kanssa ilman tiedonsiirtoa paikasta toiseen. Kaikki projektinhallinnan tiedot käsitellään yhden järjestelmän sisällä ilman käsin tehtäviä kirjauksia tai tiedonsiirtoa, joten aikaa ei tuhlaannu seurantatietojen koostamiseen. Myös manuaalisten kirjausten virheiltä vältytään. Litteraerittelyn mukaisia tietoja voidaan tarkastella eri näkökulmista myös Adminetin muilla raporteilla kulloisenkin tarpeen mukaan, esimerkiksi kohteittain, asiakkaittain tai toimipisteittäin. Omat käytännöt muokattavissa Litterarekisteriin on mahdollista luoda halutut hierarkiatasot ja määritellä kirjauslitterat valmiiksi. Seurantalitteroiden lisäämistä uudelle kohteelle voidaan nopeuttaa määrittelemällä yrityksen käytäntöjen mukaiset oletuslitterat. Kirjaus- ja oletuslitteroita on mahdollista säätää kohdekohtaisesti, ja esimerkiksi pienissä projekteissa voi olla kätevämpää tehdä kirjaukset ja seuranta vain päälitteratasolla tai jättää kokonaan käyttämättä litteroita. Urakoiden lisäksi myös laskutöitä on mahdollista litteroida. Adminetin litteratieto täsmää aina kirjanpidon kanssa. Litteraraportti on näppärä työkalu, jolla ylläpidät tavoitearvion, siirrät tapahtumia sekä seuraat työmaan tietoja reaaliajassa. Pääset porautumaan raporteilta vaikka alkuperäiseen tositteeseen asti. Voit itse valita, missä kohteissa haluat käyttää litteroita. Yrityksen litterointikäytäntöjä voi muokata joustavasti. Projektit Projektit

15 ALIHANKINNAN MAKSUERÄTAULUKOT TYÖMAAN RAPORTOINTI Adminetillä voit tehdä aliurakoihin liittyviä maksuerätaulukoita. Sovelluksen avulla seuraat aliurakoidesi laskutusta ja varmistat, että summat vastaavat sovittua. Urakasta perustettavan maksuerätaulukon yhteyteen saa tallennettua myös siihen liittyvät sopimukset, lomakkeet ja muun dokumentaation. Adminet hoitaa verottajan tiedonantovelvollisuuden raportoinnin automatisoidusti annettujen työmaaja työntekijätietojen mukaan. Sopimus- ja laskutustiedot siirtyvät raportille urakkatietojen ja toteutuneen laskutuksen perusteella. Rakennusurakan päätoteuttajan velvollisuus on järjestää työmaan työntekijätietojen hallinta ja kulunvalvonta siten, että aluehallinto- ja veroviranomaisten vaatimukset täyttyvät. Adminet koostaa verottajalle raportoitavan yhteenvedon kulunvalvontatietojen perusteella. Aliurakan perustaminen Aliurakka perustetaan maksuerätaulukoksi, jonka erät syötetään joko käsin, kopioidaan toiselta aliurakalta tai luetaan sisään taulukkolaskennan avulla luodusta aineistosta. Liitteisiin saa talteen kaikki aliurakkaan liittyvät asiakirjat ja kuvat. Myös määrämuotoisia pdf-lomakkeita on mahdollista ylläpitää ja arkistoida. Hyväksyntäkuittaukset otetaan tarvittaessa taulukosta saatavaan tulosteeseen. Lopuksi aliurakka vahvistetaan sopimukseksi Hyväksy-toiminnolla, minkä jälkeen erät on mahdollista kiinnittää ostolaskuihin. Alihankintalaskujen käsittely Jos alihankintalaskun toimittajalle löytyy hyväksyttyjä maksuerätaulukoita, saadaan ne ostolaskujen tiliöinnin, tarkastuksen ja hyväksynnän riviylläpidossa selattaviksi Hae maksuerätaulukko -linkistä. Taulukosta voidaan poimia yksi tai useampi erä sen mukaan, mitä laskulla on veloitettu. Haluttaessa eristä muodostuu myös laskurivit sisäisen laskennan kohdistuksineen, jolloin vältytään käsin tiliöinniltä. Maksuerätaulukoiden ylläpidon kautta eriä on puolestaan mahdollista kohdistaa takautuvasti jo hyväksyttyihin ostolaskuihin ilman, että sillä on vaikutusta laskusta syntyneisiin kirjauksiin. Seuranta Aliurakan laskutuksen tilanne havainnollistuu nopeasti maksuerätaulukosta. Ostolaskuun liitettyjen erien symbolina näkyy vihreä pallo. Erään liittyvä lasku avataan pdfkuvakkeesta ja laskurivit saa näkyviin laskunumerolinkistä. Keltaisella pallosymbolilla merkityt erät ovat laskuttamatta. Lisäksi Ostolaskuarkistosta näkee maksuun hyväksyttyihin ostolaskuihin kohdistetut maksuerät Toiminnot Alihankintamaksuerät -linkistä. Aliurakan laskutuksen tilanne havainnolistuu nopeasti maksuerätaulukosta. Maksuerätaulukoiden avulla on helppo varmistaa, että sovitut summat pitävät paikkansa. Aiheeseen liittyvä urakkasopimukset, lomakkeet ja muut dokumentit saa tallennettua maksuerätaulukon yhteyteen. ILMOITUSVELVOLLISUUS Ei tallentamista ja raporttien koostamista käsin Kuukausittain käsin tehtävälle tallennus- tai raportointityölle ei ole tarvetta. Adminet kerää vaadittavat tiedot, koostaa raportit ja toimittaa ne hyväksymisen jälkeen verottajalle automatisoidusti. Myös ulkopuolisille käyttäjille voi myöntää rajattuja käyttöoikeuksia, jolloin esim. aliurakoitsijan työntekijätietoja ei tarvitse syöttää itse. Adminetistä on yhteys Suomen Tilaajavastuun tietokantaan, joten ennen yhteistyön aloittamista voidaan tarkistaa, ovatko yhteistyökumppanin tilaajavastuutiedot kunnossa. Kohteen lisäksi ilmoitusvelvollisuuden raportointiin tarvittavat tiedot voidaan Adminetissä määritellä yksittäiselle työtilaukselle. Ilmoitusvelvollisuuden raporttien ohjaus työtilausten kautta sopii erityisesti lasku- ja huoltotöille. Työmaatiedot Työmaatietoihin täydennetään työmaahallinnan kannalta oleelliset tiedot. Urakoitsijoiden perustiedot voi hakea Adminet-käyttäjille yhteisestä tietokannasta, josta löytyy yli yrityksen tiedot. Lisäksi asetuksissa voidaan määritellä alihankkijat, jotka lisätään automaattisesti tietyn tyyppiselle työmaalle. Työntekijätiedot Omat työntekijät voidaan poimia henkilörekisteristä. Alihankkijat syöttävät omat työntekijänsä Adminettiin tietosuojatun yhteyden kautta, jolloin ne siirtyvät automaattisesti päätoteuttajan käyttöön kaikkine tarvittavine tietoineen. Adminet tarkistaa, että tiedot ovat ajantasaiset. KULUNVALVONTA Kulunvalvontatiedot suoraan järjestelmään Adminetissä kulunvalvonta voidaan hoitaa älykorttien lukijalaitteella tai mobiilisovelluksella, jotka rekisteröivät kulunvalvontatapahtumat suoraan järjestelmään. Kulunvalvontatapahtumien perusteella muodostetaan verottajalle tiedonantovelvollisuuden mukainen raportti, ja kulunvalvontatapahtumien kyselyllä on mahdollista tarkastella tapahtumia työmaittain ja yrityksittäin halutulta aikaväliltä. Työmaan kulunvalvonta yhdellä kirjautumisella Koko työmaan kulunvalvonta onnistuu yhdellä kirjautumisella. Kärkimies voi tehdä kulunvalvontakirjauksia kaikille ryhmänsä työntekijöille, joilla on kulkuoikeus työmaalle. Käytössä on myös henkilökohtainen kulunvalvonta, jolloin käyttäjä voi kirjautua mobiilisovelluksella kaikille niille työmaille, joiden työntekijäksi hänet on määritelty. Jos sijainnin määritys on aktivoitu käyttöön Adminetissä ja mobiililaite tukee sitä, välittyy käyttäjän sijaintitieto sekä sisään- että uloskirjautumisen yhteydessä järjestelmään. Tällöin työntekijäluettelosta on mahdollista karttalinkin avulla katsoa henkilön sijainti. Lukijalaitteella Kulunvalvonnan lukijalaitteella voidaan kirjautua työmaalle Valtti-älykortilla tai muulla NFC-yhteensopivalla henkilökortilla/avaimenperätagilla. Adminet käyttää päätelaitetta leimaustietojen kirjaamiseen. Laite lähettää leimaustiedot matkapuhelinverkon kautta reaaliaikaisesti Adminettiin. Seuraat aliurakan laskutuksen etenemistä ja näet mitä on jo laskutettu ja mitä on laskuttamatta. Saat varmistettua helposti, että et maksa liikaa tai samaa erää kahteen kertaan. Yhdellä kirjautumisella voidaan hoitaa koko työmaan kulunvalvonta. Työntekijöiden sisään- ja uloskirjaukset tehdään helpoilla Aloita/Lopeta-valinnoilla. Käytössä on myös henkilökohtainen kulunvalvonta, joka mahdollistaa kirjautumisen kaikille työmaille, joihin työntekijällä on oikeudet. Projektit Projektit

16 TYÖMAAPÄIVÄKIRJA JA TR-MITTAUS MYYNTITARJOUKSET Adminetin työmaapäiväkirja täyttää rakennusurakan yleisten sopimusehtojen päiväkirjalle asettamat vaatimukset (YSE 1998). Sähköisessä muodossa olevat dokumentit sekä niihin liitetyt asiakirjat, valokuvat ja piirustukset eivät katoa, kastu eivätkä sotkeennu ja ne ovat kaikkien saatavilla reaaliaikaisesti. Rakennustyömaiden lakisääteinen kunnossapitotarkastus on mahdollista korvata TR-mittauksella. Myyntitarjouksilla tehdään rajatuista toimituskokonaisuuksista tarjoukset nopeasti ja helposti vaikka asiakkaan luona. Myyntitarjousten rakenne muotoillaan yrityksen tarpeisiin sopivaksi ja tarjoukset voidaan hinnoitella joustavasti omilla menekeillä. TYÖMAAPÄIVÄKIRJA Virallinen dokumentti tai sisäinen muistio Työmaapäiväkirjan luo ja sitä ylläpitää työmaan vastuuhenkilö. Päiväkirjaa voidaan käyttää epävirallisena muistiona tai virallisena dokumenttina, jolloin siihen liitetään dokumentin hyväkvyvä valvoja. Päiväkirjaa voi kommentoida esim. suunnittelija tai tilaaja. Valvoja ja kommentoijat ovat yleensä yrityksen ulkopuolisia tahoja, joilla on oikeus vain työmaapäiväkirjan käyttöön. Helppo käyttää Päiväkirja koostuu päivittäin luotavista sivuista sekä niihin liitetyistä tiedostoista ja liitteistä. Ohjelma täydentää valmiiksi tiedot edelliseltä päivältä. Kun vastuuhenkilö on täyttänyt sivun, hän kuittaa sen valmiiksi. Valvojalla ja kommentoijilla on mahdollisuus tehdä omat merkintänsä heitä varten varattuihin kenttiin. Kun valvoja kuittaa sivun valmiiksi, se jäädytetään eikä ylläpito ole enää mahdollista. Kun kohde on valmis, päiväkirja arkistoidaan, minkä jälkeen sen ylläpito on estetty. Nopeasti yhdestä paikasta Päiväkirjoja on helppo hallinnoida, kun kohteiden dokumentit löytyvät samasta paikasta. Vanhat tiedot löytyvät nopeasti hakusanoilla. Näkymään voidaan rajata esim. tietyn henkilön päiväkirjat ja järjestää ne kohdenumeron tai työn aloituspäivän mukaan. Työmaapäiväkirjan voi tulostaa PDF-muodossa, mikä mahdollistaa sen lähetyksen sähköpostitse. Adminet tuo työmaapäiväkirjaan uuden sivun perustiedot edellisen päivän tiedoista, joten käyttäjän tarvitsee vain päivittää muuttuneet asiat. TR-MITTAUS Työturvallisuusmittaukset sähköisesti Adminetin Työturvallisuusmittaukset-sovelluksella lakisääteisten työturvallisuusmittausten raportointi onnistuu sekä tietokoneella että mobiilissa, joten paperilomakkeita ei tarvita ollenkaan. Myös mittauksiin liittyvät huomautukset ja valokuvat saa välittömästi talteen työmaan tietoihin. Tallennuksen jälkeen mittaukset tallentuvat kerralla oikeaan paikkaan, josta ne ovat helposti löydettävissä myös jälkikäteen. Mittausten raportointi helposti Mitattava työmaa voidaan jakaa kohteen laajuudesta riippuen yhteen tai useampaan mittausalueeseen. Oikeudet valittuihin mittausalueisiin voi antaa yrityksen vastuuhenkilöiden lisäksi ulkopuolisen yrityksen edustajille (esim. työsuojelupiiri) tai oman yrityksen työntekijöiden edustajille. Työturvallisuusmittauksista saa raportteja ja kuvaajia yksittäisestä tai useammasta mittauskerrasta ja mittausalueesta. Mittaukset teet helposti oikein/väärin-nappeja klikkaamalla. Kun tallennat mittauksen, Adminet näyttää turvallisuustason ja pääset tarkastelemaan sekä lähettämään raportteja. Tarjouksilla hyödynnetään Adminetin tarjouslaskennan positioita ja omia paketteja. Myyntitarjousten näkymässä välilehdet, alasvetovalikot ja otsikot ovat loogisessa järjestyksessä, joten tarjousten rivit sekä pakettien sisällöt ja määrät on helppo tarkistaa yhdestä näkymästä. Nopeat tarjoukset Adminetin myyntitarjouksilla tarjoat laajoja urakkatarjouksia suppeammat tuotteistetut palvelut helposti ja nopeasti mistä tahansa. Teet tarjoukset näppärästi rajatuista toimituskokonaisuuksista, kuten sisäremontti- tai katto- ja julkisivutöistä. Monipuoliset räätälöintimahdollisuudet Yrityksesi yksilölliset tarpeet määrittelevät myyntitarjousten rakenteen ja sisällön. Voit luoda erilaisia tarjouspohjia ja tehdä laskentaan omia rakennepaketteja. Vanhan tarjouksen voi myös kopioida uuden pohjaksi. Myyntitarjousten hinnoittelu perustuu omiin rakennepaketteihisi sekä niihin valittuihin tuotteisiin ja työmenekkeihin. Näin tarjouksella on helppo huomioida kaikki tarpeellinen ja toisaalta myyjä ei voi pudottaa hintaa liikaa. Saat asetettua pakettien myyntihinnat hintaryhmittäin ja myös tarjoussummaa voi muokata ennalta määriteltyjen alennusten ja lisäveloitusten avulla. Koska myyntitarjouksilla hyödynnetään yrityksesi omia menekkitietoja, ei laskijalta vaadita aiempaa tarjouslaskennan kokemusta. Tarjoustilanne ajan tasalla Myyntitarjousten avulla pysyt ajan tasalla tarjoustilanteesta, sillä näet yhdellä silmäyksellä tarjousten käsittelyvaiheet ja voimassaoloajat. Adminetissä saat tarkistettua yhdestä näkymästä myös tarjouksen rivit sekä pakettien sisällöt ja määrät. Valmiin myyntitarjouksen voi tulostaa tarjous- tai sopimusmuotoisena. Tarjoukselle tulostetaan summat positioittain, sopimustulosteelle paketit rakenteineen. Tarjous voidaan myös lähettää vastaanottajan sähköpostiin. Muokattavat tarjouspohjat. Yrityskohtaiset toimintamallit otetaan huomioon. Yhdestä näkymästä näkee koko tarjoustilanteen. Tarjouksilla hyödynnetään Adminetin tarjouslaskennan positioita ja omia paketteja. Tarjousten laskijalta ei vaadita aiempaa tarjouslaskennan kokemusta. Projektit Projektit

17 VARASTONHALLINTA KALUSTON HALLINTA Adminetissä varastotoiminnot on pitkälle automatisoitu. Tuotteiden lisääminen laskulle vähentää varastosaldoa ja ostolaskulta hyväksyminen lisää varastosaldoa. Adminetissä tuotteet kohdistuvat aina joko varastoon tai projektille. Esimerkiksi jokainen huoltoauto voi olla oma varastonsa. Adminetin materiaalihallinnalla tahaton ja tahallinen hävikki poistetaan, kun kaikesta jää jälki. Sovelluksen avulla hallitset yrityksesi kalustoa ja niihin kohdistuvia toimenpiteitä. Sovellus sopii omassa käytössä olevien työvälineiden ja ajoneuvojen sekä työmaille ja asiakkaille vuokrattavien koneiden seurantaan. Tekninen tietopaketti Kalustoon liittyvän informaation taltioit konekorteille, joiden lisätiedot on mahdollista rakentaa laiteryhmittäin vapaavalintaisesti. Saat tallennettua myös kalustoon liittyvät asiakirjat, kuten rekisteriotteen, sopimukset ja ohjeet. Näin kaikki laitetieto löytyy pysyvästi samasta paikasta. Toimenpiteet hallintaan Konekorteille voit kirjata myös kalustoon kohdistuvat toimenpiteet, kuten huollot, niiden toistuvuuden sekä kunkin tehtävän vastuuhenkilön. Adminet huolehtii toimenpiteiden suorituksesta ajallaan muistuttamalla vastuuhenkilöitä niistä. Toimenpiteistä ja niiden liitteistä jää jälki ja ne arkistoidaan puolestasi. Kalusto seurantaan Kaluston hallinnassa voit seurata laitteiden ja koneiden varaustilannetta kohdistamalla niitä työmaille ja asiakkaille työtilausten käsittelyn kautta. Näet nopeasti, millä kohteilla ja työtilauksilla koneet ovat. Voit seurata myös kannattavuutta Koneen kannattavuuden seuranta onnistuu, kun luot kalustolle oman kohteen ja lisäät koneelle kustannushinnan. Tilauksen laskuttaminen kirjaa laitekustannukset kuluksi työlle ja vastaavan summan tuotoksi laitteen kohteelle. Laitteen kohteelle kirjaat myös sen huoltoihin, varaosiin ja polttoaineisiin liittyvät kulut. Kirjaukset kohdistuvat sisäisille tileille, eikä niillä siksi ole vaikutusta ulkoiseen kirjanpitoon. Tuotteet voi laskuttaa tai palauttaa varastoon. Varastosaldo ja -lähetteet Kohteelta tarvikkeiden palauttaminen varastoon onnistuu varastolähetteiden avulla. Varastolähetteellä voidaan myös viedä tuotteita varastosta kohteelle. Myös varastojen väliset siirrot onnistuvat varastolähetteillä. Tuotteiden varastosaldot voidaan tarkastaa kaikkialla, missä tuotteita käsitellään. Varastosaldo näytetään varastokohtaisesti ja tilan mukaisesti eriteltynä. Varastosaldojen lisäksi tuotteen tiedoista voidaan hakea myynti- ja ostohistoriatietoa. Tuotteesta nähdään esimerkiksi, onko se ostettu varastoon vai kohteelle ja mistä tuote on hankittu. Viivakoodien käyttö Adminetissä on mahdollista käyttää viivakoodinlukijaa tarvikkeiden keräämiseen myymälässä tai varastossa. Viivakoodin lukeminen onnistuu joko suoraan viivakoodinlukijaa käyttämällä tai kannettavalla viivakoodikerääjällä. Viivakoodien keräämisen jälkeen tarvikkeet saadaan siirrettyä suoraan kassaohjelmaan, varastolähetteelle, työtilauksiin tai ostotarpeisiin. Adminet käyttää viivakoodeina EAN-, LVI- ja sähkökoodeja tai luo tuotteelle viivakoodin jos koodi puuttuu. Viivakooditarrojen tulostaminen onnistuu suoraan ohjelmasta. Tapahtumahallinta Tapahtumahallinnalla tarkastellaan kohteen tarvikkeita tuoteryhmittäin, vaiheittain tai kaikkia kerralla. Kohteelle kirjattuja tarvikkeita voidaan palauttaa kohteelta takaisin varastoon tai laskuttaa. Adminetin pitäessä kirjaa tuotteista joita ei ole laskutettu, varmistutaan, ettei mikään tarvike jää asiakkaalta laskuttamatta. Tämän lisäksi jokaisen tuotteen kohdalta nähdään, miltä ostolaskulta tuotteet on kohteelle kirjattu tai miten ne on asiakkailta laskutettu. Inventointi Inventointi on mahdollista tehdä Adminetissä varastokohtaisesti milloin tahansa. Inventoitavia tuotteita voidaan rajata useilla kriteereillä, kuten nimikeryhmällä, tuoteryhmällä tai tuotenumerolla. Inventoinnissa tarvitsee antaa vain varastossa oleva määrä. Muut tiedot tulevat automaattisesti tuotteiden tiedoista. Uudelleenarvotus Uudelleenarvotusta voidaan käyttää muuttamaan nimikkeiden varastoarvoa esimerkiksi inventoinnin jälkeen. Nimikkeen varastoarvo voi muuttua (nousta/laskea) ajan mittaan esimerkiksi nimikkeen vahingoittumisen tai vanhenemisen seurauksena. Kun tiedot hyväksytään, päivittyvät uudet tuotehinnat ohjelman käyttöön ja erot kirjanpitoon. Tiedot tallentuvat arkistoon, mutta voit myöhemminkin tarkastella niitä ja esimerkiksi tulostaa raportin arvotuseroista. Laskutus Tarvikkeiden laskuttaminen työtilaukselta tekee automaattisesti sähköisen varastolähetteen tapahtumasta. Poistaa hävikin. Kaikki tuotteet laskutetaan tai palautetaan varastoon, joten mitään ei jää laskuttamatta. Näet yksittäisen tuotteen ostohinnat, varastosaldot sekä osto- ja myyntihistorian. Helppo viivakoodikeräily. Vastuuhenkilö saa muistutuksen avoimista toimenpiteistä. Voit tallentaa liitteiksi kaikki tarvittavat dokumentit, kuten katsastusasiakirjat ja lisätä mukaan omat kommenttisi. Kun kohdistat vuokrattavat koneet työmaille, näet nopeasti missä kone on, kuinka kauan ja milloin se vapautuu. Pääset näkymästä suoraan työtilaukselle, jolle kone on kohdistettu. Täältä voit helposti laskuttaa koneen vuokran ja vapauttaa sen varauksen. Projektit Projektit

18 OTSIKKO YLEINEN HINNASTO HINNASTOT Tavarantoimittajien hinnat päivittyvät Adminettiin automaattisesti. Asiakkaalla on aina käytössään ajantasainen hinnasto. Tuotteiden koodeja ei tarvitse muistaa, sillä kaikki tuotteet löytyvät helposti kuvauksilla tai niiden osilla. Alennukset & nettohinnat Päivitykset yli 30 toimittajaa YLEINEN HINNASTO (> ) tuotetta) Käytetyt tuotteet Valikoima Omat sisäänluvut Helppo haku Adminetin hakutoiminnolla ei tarvitse muistaa koodeja. Hakukenttään kirjoitetaan haetun tuotteen nimi ja Adminet ehdottaa hakua vastaavia tuotteita. Tarvikkeita käsiteltäessä voidaan hakea tuotetta esimerkiksi sanalla PVC 75, jolloin Adminet hakee kaikki tuotteet, joissa tämä sana esiintyy. Haku tapahtuu sekä koodi-, nimi- että kuvauskentästä samaan aikaan. Kattava toimittajahinnasto Adminetissä on laaja toimittajahinnasto eli Yleinen hinnasto, joka on yhteinen kaikille Adminettiä käyttäville yrityksille. Yleisestä hinnastosta löytyvät seuraavien alojen tuote- ja hintatiedot: - LVI - rakennus - kylmä - teräs - metalli - eristys - automaatio - turva - sähkö - yleinen (toimialojen yhteiset tuotteet) Yli 30 toimittajaa kattava tukkurilistaus löytyy osoitteesta LVI-alan vastaavat tuotteet vain Adminetissä Haettaessa LVI-tuotteita yleisestä hinnastosta, saadaan samalla lista eri valmistajien vastaavista tuotteista eriteltynä halvimmasta kalleimpaan. Käyttäjä on selvillä siitä, maksaako hän tuotteista oikean hinnan vai löytyykö toiselta toimittajalta tuotteita edullisempaan hintaan. Sähköalan vastaavat tuotteet STUL:n ylläpitämä rekisteri sekä toimittajien itse täydentämä kattava rekisteri. Omat hinnastot ja tuoterekisteri Kun Adminettiin on luettu yrityksen alennustaulukot ja nettohinnastot, hinnastot ovat käytettävissä yrityksen omilla hinnoilla. Yleisen hinnaston sijaan tuotteet voi poimia myös omasta tuoterekisteristä, jolloin näytöllä näkyvät vain ne tuotteet, joita yrityksessä on käytetty. Adminet hakee ajantasaisen hinnan tuotteelle yleisestä hinnastosta. Käytössä on siis tuoterekisteri, johon päivittyvät automaattisesti vain ne tuotteet, joita käytetään. Tuotteita voi hakea myös tuoteryhmittäin, jolloin selailu on helppoa tuotteiden mahtuessa näyttöruudulle pitkien listausten sijaan. Tuoterekisteriä voi selailla vain omien tuotteiden pohjalta sen sijaan, että katselee yli tuotteen yleistä hinnastoa. Tarjoushinnat Adminetissä on käytössä tarjoushinnat, joilla voi vastaanottaa toimittajien edullisia tarjoushintoja ja ohjata ne halutessaan suoraan oston sopimushinnoiksi. Adminet vertaa tarjoushintaa voimassa olevaan sopimushintaan ja päivittää uuden hinnan, jos tarjoushinta on halvempi. Omat tuotteet Tuoterekisteriä voi täydentää omilla tuotteilla. Tietojen täydentäminen ja ylläpito tapahtuu lukemalla tiedot Excelistä suoraan rekisteriin tai tallentamalla tuotetiedot. Tuotetiedot Käyttäjäoikeuksien rajoissa tuotteita käsiteltäessä nähdään ostohinta, ostohistoria, myyntihinta, myyntihistoria, varastosaldot, korvaavat tuotteet ja avoimet tilaukset. OMA TUOTE- REKISTERI Tuotteita voi hakea kuvauksella, koodilla tai niiden sekoituksella Hinnastot

19 HINNOITTELU OTSIKKO Adminetissä tavaroiden ja töiden hinnoitteluun sekä alennusten määrittelyyn on kattavasti vaihtoehtoja. Tuotteiden hinnoittelu Yleisen hinnaston tuotteiden hinnoittelua voidaan ohjata seitsemän tuotealueen (eristys/ilma/putki/teräs/rakennus/ sähkö/yleinen) mukaan. Hinnoittelutapa voidaan valita neljästä vaihtoehdosta: Kallein toimittaja hakee tuotteen myyntihinnaksi aina kalleimman toimittajan bruttohinnan. Hintaa on vielä mahdollista muuttaa kertoimen avulla. Toimittajajärjestys hakee tuotteen myyntihinnan asetetun järjestyslistan mukaisesti. Esimerkiksi Onnisen ollessa järjestyksessä ensimmäisenä, haetaan myyntihinta aina Onnisen bruttohinnoista. Kate % hinnoittelee tuotteen toimittajajärjestyksen mukaisesti eli valitsee listalta ensimmäisen toimittajan, jolla kyseinen tuote löytyy ja laskee tuotteelle myyntihinnan lisäämällä käyttäjän määrittelemän prosentin verran katetta ostohinnan päälle. Kate % hintaportain hinnoittelee tuotteet kustannushinnan mukaisin hintaportain. Hintaportaat toimivat siten, että asetetaan alin kustannushinta, jonka päälle laitetaan katetta haluttu prosenttimäärä. Oman tuoterekisterin tuotteille hinnat voidaan määritellä kaikille asiakkaille tai asiakaskohtaisesti. Tuotteiden hintoja voidaan muokata laskutettaessa. Töiden hinnoittelu Töiden laskulajeihin voidaan lisätä erilaisia töitä, esimerkiksi urakkatyö, lisätyö, laskutyö ja kilometrikorvaus. Jokaiselle työlajille määritellään yksikkö ja myyntihinta. Lisäksi kiinteille kustannuksille, kuten kilometrikorvaus tai päiväraha, määritellään kustannushinta. Jokaiselle työntekijälle voidaan määritellä oma kustannushinta ja myyntihinta. Kaikkien töiden hintoja voidaan muokata laskutettaessa. YSE-hinnoittelu Rakennusurakoissa voi käyttää YSE-hinnoittelua, jolloin projektikohtaisesti sovittu yleiskustannuslisä lasketaan erilliselle riville joko ostonetto- tai ostobruttohinnoista. YSE-hinnoiteltavan kohteen työtilauksista tulee oletuksena YSE-tilauksia, joilla yleiskustannuslisät huomioidaan (osto) tapahtumia laskutettaessa. Laskuliitteiksi voi lisätä ostolaskujen kuvat. Alennukset Erilaisille asiakkaille voidaan luoda myyntialennusryhmiä, joille määritellään alennukset. Tuoterekisterissä on helppo määritellä tuotteille alennukset kampanjan ajaksi. Alennustaulukot asiakkaille Alennustaulukko voidaan kiinnittää tietyn toimittajan hintoihin tai luoda tuoteryhmäkohtaisesti. Sopimushinnat Myyntitapahtumille voi määrittää sopimuskohtaisia hintoja tarvikkeille, töille laskulajeittain sekä suoritteille. TALOUS Hinnoitteluohjaukset voidaan tehdä tuotealueittain halutulla tavalla. Tavaroiden ja töiden hintoja ja alennuksia voidaan muokata vielä laskutettaessa. Adminet varmistaa, että katteet ovat kunnossa. Hinnastot 38 39

20 OSTOLASKUT LASKUTUS Adminetin ostolaskujen käsittely ja hallinta on pitkälle automatisoitu, minkä ansiosta käsittelyprosessista poistuu useita työvaiheita. Kaikki laskut saapuvat Adminettiin, joten käyttäjän tehtäväksi jää vain laskujen tarkistus ja maksuun hyväksyminen. Adminet tarkastaa automaattisesti ostolaskujen hinnat verrattuna ostotilaukseen ja toimittajan hintoihin, nettohintoihin sekä alennushintoihin ja ilmoittaa hintaeron, jos saapuneen laskun summa eroaa tilauksen summasta. Paperisten laskujen vastaanotto Paperisille laskuille avataan postilokeropalvelu ja ne muutetaan eli skannataan sähköiseen muotoon Adminettiin. Laskuja ei enää vastaanoteta paperisina toimistolle. Verkkolaskujen vastaanotto Verkkolaskut tulevat eri toimittajilta suoraan Adminettiin. Admicomin toimesta hoidetaan verkkolaskuyhteyksien avaus operaattorille. Laskujen tarkastaminen ja hyväksyminen Ostolaskut ohjautuvat tarkastettavaksi henkilölle, joka tavaran tai palvelun on tilannut. Tilauksen puuttuessa järjestelmästä, ohjautuu ostolasku tarkastettavaksi henkilölle, jonka kohteelle lasku kohdistuu. Mikäli kohdistustieto puuttuu, tulee lasku tarkastettavaksi toimipisteen tai osaston vastaavalle. Adminet ohjaa ostolaskut tilaajalle tarkistettavaksi, jonka jälkeen lasku siirtyy hyväksyttäväksi. Järjestelmä vertaa laskulla olevien tarvikerivien hintoja Adminetin vastaavien tuotteiden rekisterin kautta löytyviin halvimpiin tuotteisiin ja kertoo, kuinka paljon halvemmalla tuotteet olisi saatu, jos ne olisi ostettu edullisemmalta toimittajalta. Edelleenlaskuttaminen Laskutöille ostetut rivit Adminet ehdottaa laskutettaviksi. Käyttäjä voi muokata laskutettavia määriä tai valita myös urakkatöille ostetut laskutettaviksi. Muuten urakalle ostetut tuotteet kertyvät kuluiksi. Adminettiin jää jälki kaikesta ostetusta ja näin varmistetaan, että kaikki tulee laskutettua. Laskujen maksaminen Hyväksytyt laskut menevät automaattisesti maksuun erä-, kassa-alennus- tai muuna haluttuna maksupäivänä. Adminetille annetaan tilien käyttöoikeus, jolloin se maksaa laskut automaattisesti määrätyltä tililtä. Jos rahat eivät riitä yhdellä tilillä, järjestelmä kerää summan automaattisesti eri tileiltä. Haluttaessa automaattinen maksatus voidaan poistaa käytöstä ja antaa maksuluvat käsin. Adminettiä käytettäessä ei tarvita erillisiä pankkiohjelmia. Laskujen tiliöinti ja siirto kirjanpitoon Adminet tiliöi laskut kirjanpitoa, projektinvalvontaa ja kustannuslaskentaa varten. Järjestelmässä on yli 900 toimittajaa, joiden tiliöinnit on automatisoitu. Kaikki lasku- ja maksutiedot siirtyvät automaattisesti kirjanpitoon. Sähköinen arkisto Laskut arkistoituvat automaattisesti Adminetin arkistoon, josta niitä on helppo selailla tai laskuttaa eteenpäin. Automaattiraportit Adminet muodostaa ostoraportit automaattisesti. Raportit tulevat viikoittain perjantaisin ja kuukausiraportit kuukauden viimeinen päivä sähköpostiin. Ajantasaiset ja luotettavat raportit mahdollistavat reaaliaikaisen seurannan ja kyvyn reagoida nopeasti muuttuneisiin tilanteisiin. Ei enää paperisten laskujen käsittelyä. Ostot ohjautuvat aina oikealle kohteelle tai tilaajalle. Varmistaa edelleenlaskuttamisen. Adminetin ratkaisu myyntilaskujen koostamiseen ja lähettämiseen poistaa merkittävästi käsin tehtävän työn määrää. Niin urakoiden kuin laskutöiden laskutus on tehty helpoksi. Automatisoitu laskutus Adminet hoitaa laskujen postituksen vastaanottajalle joko verkkolaskuina tai postin kautta paperisina kirjeinä. Työvaiheina jää pois laskujen tulostus, kuoritus ja postitus. Automatiikka noutaa ja kohdistaa asiakkaiden viitesuoritukset laskuihin sekä lähettää perintäkirjeet, jos asiakkaan suoritus on myöhässä määritellyn ajan. Automatiikka ei ole riippuvainen käyttäjän paikalla olosta tai osaamisesta. Adminetin laskutus käsittää työkalut työmaalle, josta laskutus- ja palkkatapahtumien kirjaus tapahtuu yhdellä kertaa. Työntekijä voi kentällä myös ottaa vastaan työnjohdon ja mestareiden hänelle ohjaamia tehtäviä tai kirjata itse uusia. Laskujen hinnat ovat verottomia muilla kuin yksityishenkilöillä, joille on mahdollista tulostaa kuluttajalasku. Laskutyöt Laskuttamaton työtilaus tulee vastuuhenkilön tarkastettavaksi sen jälkeen, kun työ on merkitty kentällä valmiiksi. Työtilaukselta löytyvät eriteltyinä työntekijöiden syöttämät työt ja tavarat. Laskuttaa voi koko työtilauksen tai tehdä välilaskun valituista riveistä. Laskutusluvan jälkeen lasku lähtee asiakkaalle automatisoidusti. Tarvittaessa laskuihin saa mukaan liitteitä. Maksuerät Urakkaa voidaan laskuttaa helposti maksuerätaulukkoon määriteltyjen maksuerien mukaan. Työn valmistuttua loppulasku muotoillaan laskuttamattomista maksueristä ja hyvitettävistä (laskutetuista) ennakoista. Loppulaskun tulostus merkitsee maksuerätaulukon valmiiksi. Factoring Factoring on käyttöpääoman rahoitusta myyntisaatavien toimiessa vakuutena. Yritys siirtää ja panttaa laskusaatavat rahoitusyhtiölle ja saa niitä vastaan luottoa. Factoring-laskutus on käytössä Nordea Rahoitus Oy:n ja Intrum Rahoitus Oy:n kautta ja se otetaan käyttöön asiakaskohtaisesti, mutta laskutustapaa voi ylläpitää myös laskuittain. Laskut muodostetaan normaalisti työtilausten, sopimusten, maksuerätaulukoiden ja laskutustapahtumien Adminet hoitaa laskujen postituksen. Työvaiheina jää pois laskujen tulostus, kuoritus ja postitus. Automatiikka noutaa ja kohdistaa viitesuoritukset. kautta ja ne lähtevät automaattisesti verkkolaskuina operaattorille, joka välittää ne eteenpäin loppuasiakkaalle ja rahoitusyhtiöön. Factoring-laskut eroavat sisällöltään muista laskuista siltä osin, että niissä on siirtoilmoitus, erilainen viitenumero ja rahoitusyhtiön pankkiyhteystiedot. Muutoin ne näkyvät reskontrassa normaaliin tapaan, mutta näkymät ja tulosteet voidaan rajata pelkästään factoring- tai muihin laskuihin. Laskut kuitataan maksetuiksi rahoitusyhtiöltä saatujen suoritustietojen pohjalta. Suoritteet Suoriterekisteriin lisäät työtilauksilla käytettävät suoritteet ja vuokrattavat laitteet. Suoritteet ovat yksikköhintaisia tuotteita tai palveluita, kuten tiiveyskoe tai asunnon ovenavaus. Jos kiinnität suoritteeseen palkkalajin, siitä tulee ns. henkilösuorite, joiden avulla hallitset suoritepohjaiset palkkaurakat, niiden hinnoittelun, palkanmaksun sekä mahdollisen laskutuksen. Henkilösuoritteiksi voit perustaa esim. seinän maalauksen (e/m2) tai WC-pöntön vaihto (e/kpl). Henkilösuoritteiden avulla pystyt hinnoittelemaan sekä laskuttamaan suoritepohjaiset palkkaurakat ja saat ohjattua summat myös suoraan palkanlaskentaan. Henkilösuoritteita voit hyödyntää tilanteissa, jossa työntekijä tekee työn urakalla ja saa siitä korvauksen. Samoin asiakasta veloitetaan urakkahinnalla, mutta suoritemääriin perustuen. Suoritteiden avulla kirjaat kustannukset myös maksuerinä laskutettaville urakoille. Parhaimmillaan henkilösuoritteiden käytöstä hyötyvät kaikki osapuolet. YSE-hinnoittelu Rakennusurakoissa tilaaja ja urakoitsija voivat sopia projektin yleiskustannuslisäprosentista. Yleiskustannuslisä lasketaan ostonetto- tai ostobruttohinnasta kohdekohtaisen valinnan mukaan. Joissain tilanteissa ostonettohinta tulee todistaa esimerkiksi liittämällä ostolaskut laskuliitteiksi. Mikäli otat YSE-hinnoittelun käyttöön Adminetissä, se on vahvin hinnoitteluperuste ostoriveille. Muiden rivien (varasto, nouto) hinnoitteluun sillä ei ole vaikutusta. Saatavien valvonnasta näet nopesti laskutuksen tilanteen haluamillasi rajauksilla Talous

21 RAHALIIKENNE KIRJANPITO Adminetissä rahaliikenne voidaan hoitaa automatisoidusti. Adminettiä käytettäessä ei tarvita erillisiä pankkiohjelmia, eikä aikaa rahaliikenteen hoitoon. Eri pankkien tilien saldotiedot päivitetään ajan tasalle yhtäaikaisesti kolme kertaa päivässä. Adminetin ydin on automatisointi, siksi myös kirjanpito on jatkuvasti reaaliaikainen. Tieto niin myynti-, osto- ja kululaskuista kuin palkoista, matkalaskuista, varastosta, urakoista yms. siirtyy automaattisesti kirjanpitoon ja on aina käytettävissä. Automaattisen osatulotuksen ansiosta kirjanpidon raportit antavat koko ajan luotettavan kuvan toiminnasta. Adminetin kirjanpito on sataprosenttisesti paperiton eli kaikki tositteet ovat Adminetissä. Kirjanpidon tiedot tulevat reaaliajassa yrityksen todellisista tuotoista ja kuluista. Adminetissä kirjanpito on pitkälle automatisoitu, kirjanpitäjälle jää vain asiantuntijatyö. Admicomin kirjanpitopalvelu on osaavaa ja toimialan tuntevaa. Käytettävissä on kattavasti valmiita raportteja. Viikon voi avata päiväkohtaiseen tarkasteluun. Osto- ja kululaskut Aina kun uusia laskuja saapuu, käyttäjä saa niistä tiedon Adminettiin ja halutessaan sähköpostiin. Järjestelmä maksaa laskut automatisoidusti niiden tarkastuksen ja hyväksynnän jälkeen. Adminetille annetaan tilienkäyttöoikeus, jolloin järjestelmä kerää tileiltä (halutussa järjestyksessä) rahat laskun maksuun ilman, että rahoja tarvitsee siirrellä pankkitililtä toiselle. Käyttäjä voi myös itse ohjata maksatusta. Myyntilaskujen suoritukset Adminet noutaa viitesuoritukset pankeista, tiliöinti ja kohdistus laskuille tapahtuu automaattisesti päivittäin. Pankki- ja luottokorttimyynnit ja suoritukset Pankki- ja luottokorttitapahtumien varmennukset, kortinantajien suoritusten kohdistus ja tiliöinti sekä korttiprovisioiden jyvitys tapahtumille hoituvat automaattisesti. Palkat Kun palkat on hyväksytty, Adminet hoitaa palkkojen maksatuksen automaattisesti ja kirjaa sotut ja ennakot verotilimaksuun. Adminet tekee automaattisesti palkkojen maksatusnoudon, josta ne voi halutessaan maksaa itsekin. Adminet hoitaa koko pankkiliikenteen automatisoidusti täysin ilman eräajoja, noutoja tai kohdistuksia. Ei tarvetta erillisille pankkiohjelmille. Matkalaskut ja käteiskuitit Käyttäjä skannaa tai valokuvaa pankkikortti- ja käteiskuitit ja ilmoittaa, mitä ostos koski ja mihin se kohdistuu. Esimiehen hyväksynnän jälkeen käteisostosta menee automaattisesti maksatus ostajalle ja tieto siirtyy kirjanpitoon. OmaVero Automatiikka hoitaa alv:n, ennakonpidätysten ja sairausvakuutusmaksujen (ent. sotu) viranomaisilmoituksen ja maksatuksen eräpäivinä. Ay-jäsenmaksut sekä säännölliset toistuvat maksut Automatiikka hoitaa ay-jäsenmaksujen maksatuksen. Myös vuokrat, ennakkoverot ja muut toistuvat maksut maksetaan automatisoidusti. Tiliotteiden käsittely Tiliotteiden automaattinouto kaikilta yrityksen tileiltä, tapahtumien automaattinen käsittely ja kirjaus kirjanpitoon tapahtuvat päivittäin. Myös tilien automaattinen täsmäytys ja tiliotteiden arkistointi tiliotearkistoon hoituu järjestelmän puolesta. Valuuttakurssit Adminetissä on valuuttakurssien automaattinen noutopalvelu ja valuuttakurssimuutokset hoituvat automatiikalla. Rahoitusennuste Rahoitusennusteelta näkyy reaaliajassa kaikki lähtevät ja saapuvat suoritukset. Myynti-, osto- ja kululaskut Myyntilaskut tiliöityvät ja kirjautuvat kirjanpitoon automaattisesti, kun laskut on hyväksytty (laskutuslupa annettu). Osto- ja kululaskut tulevat sähköisesti, tiliöityvät ja kirjautuvat kirjanpitoon hyväksymisen jälkeen. Automatiikka noutaa ja kohdistaa suoritukset laskuille sekä kirjaa ne samalla kirjanpitoon. Tiliotteiden nouto eri pankeista sekä osto- ja kululaskujen kirjaus kirjanpitoon tapahtuu päivittäin. Palkat Palkkojen hyväksymisen jälkeen järjestelmä tekee automaattikirjauksen kirjanpitoon. Ennakonpidätykset ja sotut kirjautuvat samalla veloiksi. Verotiliautomatiikka kirjaa sotut ja ennakot, automaattimaksatuksen hoitaessa niiden maksamisen. Lakisääteiset vakuutukset, lomat, sairauslomat ja työajanlyhennysvapaat kirjautuvat palkkojen hyväksymisen yhteydessä automaattisesti kuluiksi ja veloiksi. Käteiskuitit ja matkalaskut Palvelun tai tuotteen ostaja skannaa kuitit sekä lisää tiedon, mitä ostos koski ja mihin se kohdistuu. Esimiehen hyväksyntä siirtää tapahtuman kirjanpitoon ja kulu maksetaan ostajan tilille. Kuitteja ei tarvitse säilyttää erikseen, sillä ne ovat tallessa sähköisessä arkistossa. Myymälä ja varastomyynti Käteismyynnit kirjautuvat automatiikalla myynniksi ja korttimyynnit saataviksi. Luottokunnalta tai kortinantajalta tulevat maksut kohdistuvat kyseisiin saataviin ja kirjautuvat kirjanpitoon automatiikalla. Provisiot korttimyynnistä kirjataan kuluksi kyseisille kaupoille. Automatiikka kirjaa käteismyynnit myymälämyynniksi. Varasto-otot ja palautukset Varasto-otot ja -palautukset kirjautuvat kirjanpitoon ja järjestelmä tekee jokaisesta tapahtumasta automaattisesti varastolähetteen. Urakat ja projektivalvonta Käyttäjän tarvitsee tallentaa urakalle vain budjetti ja maksuerätaulukko. Automatiikka kirjaa maksuerät ennakkomaksuihin. Perjantaisin ja kuukauden viimeinen päivä järjestelmä laskee urakoiden valmiusasteen ja osatulouttaa urakat automatiikalla. Näin kirjanpito on aina ajan tasalla. Jaksotukset Adminet hoitaa jaksotukset, esimerkiksi kaluston poistot ja lainoista aiheutuvat korot, tehtyjen suunnitelmien mukaisesti kuukausittain automatisoidusti. Automaattiraportit ja kirjanpidon tulosteet Adminet lähettää raportit sähköpostiin ja tallentaa ne Adminettiin. Kirjanpitäjän ja tilintarkastajan ruutu Adminetissä tilintarkastajalla on osio, josta pääsee tarkastamaan koko yrityksen kirjanpitoaineiston tapahtumineen ja tositteineen. Tilintarkastajan oikeuksilla ei voi tehdä kirjauksia Adminettiin, oikeudet oikeuttavat ainoastaan kirjanpitoaineiston tarkasteluun. Kirjanpitäjän ruudulla kirjanpitäjä pääsee kätevästi hakemaan tai selaamaan tapahtumia. Kirjanpitäjä voi tarkastella tapahtumiin liittyviä tositteita sekä tehdä korjausvientejä ja muistiotositteita. Adminetillä kirjanpitäjän tehtäväksi jää vain tiliöinti, tiliotetapahtumien käsittely, toistuvat kirjaukset, täsmäytykset, tilinpäätös ja veroilmoitus. Kun perusrutiinien määrä on vähäinen, pystyy kirjanpitäjä keskittymään asiakkaan liiketoiminnan kehittämiseen Talous

22 TILINPÄÄTÖS OTSIKKO Adminetin tasekirja-sovellus tuo helpotusta tilinpäätöstietojen keräämiseen. Se mahdollistaa tasekirjan koostamisen automatiikkaa hyödyntäen. Tasekirja helposti Adminetissä on automatisoidut työkalut tasekirjan tietojen keräämiseen ja päivittämiseen. Tasekirjan perusrakenne on valmiiksi määritelty ja sopii suurimmalle osalle yrityksistä sellaisenaan, mutta käyttäjä voi muokata rakennetta tarvettaan vastaavaksi. Perusrakenteeseen Adminet luo automaattisesti sisällysluettelon, taseen ja tuloslaskelman vertailutietoineen sekä edellisen tasekirjan rakenteen perusteella liitetiedot, kirjanpitoaineistoa koskevat tiedot, allekirjoitukset ja tilinpäätösmerkinnät. Uuden tasekirjan luontivaiheessa pohjaksi voidaan valita joko kirjanpitoasetuksen (KPA) mukainen versio tai pien- ja mikroyrityksen tilinpäätösasetuksen (PMA) mukainen versio. Adminet hakee tarvittavat tiedot Adminet tarjoaa yleisesti käytetyt oletusarvot tasekirjan eri osa-alueille sekä automatisoidut toiminnot tietojen täydentämiseksi yrityksen kirjanpidosta ja projektinvalvonnasta. Kun tilinpäätös on pääkirjanpidossa valmis, käyttäjä hakee Adminetin automaattihaulla tiedot tasekirjalle, minkä jälkeen tehdään käsin tarvittavat täydennykset ja muutokset. Adminetin automatiikka huolehtii kaikista taseeseen, tulokseen ja keskeneräisten urakoiden tuloutukseen liittyvistä tietojen hauista. Tasekirjan liitetiedoissa yksilöidään ja eritellään merkittävä osa tasekirjan asioista. Myös näiden tietojen koostamiseen ja muokkaamiseen on automatisoidut työkalut. Lisäksi Adminet hakee automaattisesti liitetiedon oikeaan kohtaan esimerkiksi tilin saldon tai tulouttamatta olevien urakoiden odotettavissa olevan liikevaihdon tilikauden päättyessä. Adminet tunnistaa urakassa käytettävän tuloutustavan ja tuo osatuloutukseen liittyvät vakiomuotoiset tekstit tasekirjalle automaattisesti. Järjestelmä myös huomauttaa, jos jonkin urakan budjetissa ja ennusteessa on virheitä, joiden vuoksi tietoa ei voida tuoda tasekirjalle. Jos pääkirjanpitoon tehdään muutoksia vielä tietojen keräämisen jälkeen, Adminet-käyttäjän ei tarvitse erikseen päivittää tietoja raporteille. Riittää, että suorittaa tietojen keräyksen uudelleen. Adminet vahtii pääkirjanpitoon tehtäviä muutoksia ja ilmoittaa käyttäjälle, jos haku on uusittava. Kun tasekirja on valmis, se lukitaan myöhempien muutosten estämiseksi. Lopuksi tasekirja tulostetaan allekirjoitettavaksi ja arkistoitavaksi. Valmis tasekirjamalli, johon automatiikka tuo kirjanpidosta ja projektinhallinnasta vaadittavat tekstit ja luvut. Kun tasekirja on kerran tehty, automatiikka hakee uudet tiedot edellisen tilikauden perusteella. Jos kirjanpitoon tehdään muutoksia jälkeenpäin, Adminet kerää ja päivittää muuttuneet tiedot. PALKKAHALLINTO Työntekijä - mobiilikäyttö - tuntikortti Työnjohto - tuntien hyväksyntä Palkanlaskenta - tarkastus - ajot Palkkalaskelma Maksatus Tilastot ja raportit Sovellus hakee taseen ja tuloslaskelman tiedot kirjanpidosta automaattisesti Kerää-linkkiä klikkaamalla. Muokkaa-linkistä käyttäjä pääsee tarkastelemaan haettuja tietoja ja esimerkiksi lisäämään ja muokkaamaan tasekirjan liitetiedostoja. Ulosotot Ay-jäsenmaksut Verotili/kausiveroilmoitus Kirjanpito 44 Talous 45

23 LOMAT JA POISSAOLOT TUNTIKORTIT Työntekijät voivat ehdottaa loma-ajat ja syöttää poissaolot, kuten sairauslomat, suoraan sähköiseen kalenteriin. Esimiehen hyväksyttyä loma-ajat ja poissaolot, tiedot siirtyvät automaattisesti palkanlaskentaan ja yrityskalenteriin helpottamaan töiden suunnittelua. Työntekijän täyttäessä itse tunnit Adminettiin säästyy työnjohdolta ja toimistohenkilöiltä aikaa, vältytään virheiltä ja varmistetaan kaikkien tuntien ja tapahtumien laskutus. Tuntikorttien syöttö Työntekijä pystyy syöttämään tuntikorttinsa suoraan Adminettiin, vaikka työmaalta käsin. Jos käytössä on sähköinen työmääräin, tuntikortti täyttyy kätevästi samalla, kun työntekijä merkitsee tilaukselle tehdyt tunnit, kilometrit sekä ruoka- ja päivärahat. Työntekijän syöttämät tapahtumat kohdistuvat aina projektille tai tilaukselle, jolloin kustannukset tulevat huomioitua projektinvalvonnassa ja varmistetaan laskutus. Keskeneräiset tuntikortit näkyvät Adminetin etusivun avoimissa tehtävissä, josta työntekijä pääsee täydentämään tietoja. Valmis tuntikortti siirtyy esimiehelle hyväksyttäväksi. Tuntikortti on tulostettavissa milloin tahansa. Lisäksi tuntikortit löytyvät työntekijän henkilökohtaisesta ja yrityksen arkistosta. Tuntikorttien hyväksyntä Hyväksymättömät tuntikortit näkyvät esimiehelle etusivun avoimissa tehtävissä. Esimies voi tehdä korjauksia ja muutoksia sekä ilmoittaa niistä työntekijälle. Tarvittaessa koko tuntikortin voi siirtää takaisin avoimeksi muutosten tekoa varten. Hyväksymisruudulla näkyvät myös jakson työajanlyhennykset ja lomat. Esimiehen hyväksyessä tuntikortit ne siirtyvät palkanlaskentaan. Käytettävät palkkalajit tulevat automaattisesti projektin tyypin mukaan, jolloin työehtosopimuksen vaatimukset tulevat huomioitua urakka- ja laskutöissä. Työntekijän tuntikortille täyttämät tiedot ovat haettavissa laskutukseen. Esimies voi tarkistaa, mitkä tunnit tuntikortilta on laskutettu ja mitkä ovat vielä laskuttamatta. Kalenterinäkymästä näkee nopeasti työntekijöiden lomat ja poissaolot halutulta aikaväliltä. Työntekijä voi tarkistaa lomasaldonsa aina halutessaan. Lomien ja poissaolojen syöttö Työntekijä voi ehdottaa loman tai työajanlyhennyksen syöttämällä tiedon Adminetin kalenteriin, josta se siirtyy esimiehille tarkastettavaksi. Työntekijä voi itse tarkistaa käytettävissä olevat vuosilomapäivät ja pekkaset. Työntekijä tekee ilmoituksen myös sairauspoissaolosta suoraan Adminettiin. Liitteeksi voi tallentaa sairauslomatodistuksen. Lomien ja poissaolojen hyväksyntä Esimies voi suunnitella loma-ajat kalenterin avulla ja määrittää loman tai poissaolon ajaksi henkilölle sijaisen. Hyväksynnän yhteydessä Adminet tarkistaa henkilön lomasaldot, jolloin lomia ei voida hyväksyä liikaa. Hyväksymällä lomat ja poissaolot, kirjaa järjestelmä lomapalkan palkanlaskentaan ja vähentää vastaavasti normaalia palkkaa tai kirjaa palkattomasta poissaolosta palkanvähennyksen palkanlaskentaan. Esimiehen hyväksyttyä poissaolon sairauspoissaoloksi, järjestelmä kirjaa palkkoihin sairausajan palkan ja vähentää vastaavasti normaalia palkkaa. Kalenterinäkymästä esimies näkee nopeasti haluamaltaan aikaväliltä työntekijöiden loma- ja poissaolot sekä niiden syyt. Kaikki työtekijöiden lomat ja poissaolot löytyvät arkistosta. Henkilörekisteri Henkilörekisterissä voi ylläpitää työntekijöiden luvanvaraista osaamista ja pätevyyttä, kursseja, kulkulupia ja koulutuksia. Todistukset työntekijän osaamisesta saa tallennettua rekisteriin liitemuodossa. Automatiikka noutaa verokortit ja veronumerot sähköisesti suoraan verottajalta kerran vuodessa. Rekisteriin kertyy työntekijöiden loma- ja poissaolohistoria, palkkatiedot sekä palkkalaskelmat. Työntekijä voi itse tarkistaa lomasaldonsa ja jättää lomaehdotuksia. Esimiehen hyväksynnän jälkeen tieto siirtyy automaattisesti palkanlaskentaan. Kalenterin avulla on helppo suunnitella työntekijöiden loma-ajat ja tarvittaessa määritellä sijaiset. Palkkatapahtumalle voi lisätä muistiinpanot esimiestä varten. Yhteenveto-välilehdeltä näkee summat halutulta aikaväliltä palkkalajeittain. Työntekijä täyttää joko sähköistä työmääräinta tai tuntikorttia. Ei paperisia tuntikortteja tai tietojen siirtoa ohjelmasta toiseen. Poistaa päällekkäisiä työvaiheita. Kustannukset tulevat aina huomioitua projektivalvonnassa Töitä ei jää laskuttamatta asiakkaalta. Palkkahallinto Palkkahallinto

24 PALKANLASKENTA MATKALASKUT Adminetin automatiikan ansiosta palkanlaskenta on helppoa. Työnjohto tarkastaa sähköisesti täytetyt tuntikortit ja hyväksyy ne. Palkanlaskennassa valitaan tunti- tai kuukausipalkat ja käynnistetään laskenta. Tiedot tarkastetaan ruudulla ja hyväksytään, jolloin tiedot menevät kirjanpitoon ja palkat maksuun. Järjestelmään syötetyt matkalaskut siirtyvät esimiehelle hyväksyttäväksi. Työntekijän tallentaessa tiedot suoraan Adminettiin, matkalaskut maksetaan palkanlaskennasta erillään. Automatiikan ansiosta käytössä on aina voimassaolevat verottajan hyväksymät kustannuskorvausten hinnat, kuten kilometrikorvaus ja päiväraha. Sähköiset tuntikortit Työntekijä täyttää tuntikorttinsa sähköisesti Adminetissä. Työnjohtajan tehtävä on tuntien tarkastaminen ja hyväksyminen. Tunnit ovat siirrettävissä laskutukseen. Sähköinen työmääräin Tuntikortin sijaan työntekijät voivat syöttää samat tiedot sähköiselle työmääräimelle. Tuntikortti täyttyy samalla ja tapahtumat ovat heti hyväksyttävissä laskutettaviksi. Palkka-ajojonon käynnistäminen tai automaattinen palkkojen maksu Palkkojen maksaminen tarkoittaa käytännössä palkkojen tarkastamista, hyväksymistä (korjausta tai perumista) ja palkka-ajojonon käynnistämistä. Palkat tiliöityvät kirjanpitoon ja menevät maksuun automaattisesti. Maksupäivä tulee palkkakauden perusteella automaattisesti. Palkat voi maksaa myös maksupäätteellä, jos automaattimaksatusta ei halua käyttää. Adminet hoitaa automatiikalla ay-jäsenmaksujen ja ulosottopidätysten maksamisen. Verotiliautomatiikka hoitaa sotu- ja ennakonpidätysilmoitukset sekä maksut verottajalle. Palkkalaskelmat lähtevät työntekijöille joko sähköpostilla tai postin tulostuspalvelusta paperikirjeinä. Lomakalenteri ja lomapalkka-automaatti Loma- ja poissaolotapahtumien kautta työntekijät kirjaavat lomat, poissaolot ja sairauslomat. Tiedot kirjautuvat suoraan palkanlaskentaan ja palkkoihin esimiehen hyväksymisen jälkeen. Myös lomasaldo voidaan tarkistaa tässä näkymässä. Adminetissä on lomapalkka- ja työajanlyhennyskertymien laskenta-automatiikka ja lomapalkkajaksotus. Sairauslomien syöttö tapahtuu Adminettiin työntekijän toimesta ja sairauslomailmoituksen liitteeksi lisätään sairauslomatodistukset. Sairauslomat kirjautuvat hyväksymisestä suoraan palkkatapahtumiin. Lomakalenterissa näkyy eri väreillä eri tyyppiset poissaolot. Sekä työntekijä että vastuuhenkilö näkevät työntekijän kaikki poissaolot, työajanlyhennysvapaat ja sairauslomat. Verokortit Adminet hakee tammikuussa verottajalta kaikille työntekijöille uudet verokortit. Sähköiset vuosi-ilmoitukset Sähköiset vuosi-ilmoitukset muodostetaan Adminetissä ja tiedot lähetetään automatisoidusti verottajalle ja vakuutusyhtiölle. Myös sähköinen TyEL kuukausi-ilmoitus hoituu automatiikalla. Tietojen pohjalta vakuutusyhtiö toimittaa laskun suoraan järjestelmään. Matkalaskun syöttö Työntekijä tallentaa työmatkan tiedot suoraan sähköiselle matkalaskulle paikasta ja ajasta riippumatta. Valmis matkalasku siirtyy esimiehelle hyväksyttäviksi. Matkalasku voidaan kohdistaa projektille. Matkalaskulle tallennetaan tietoa matkan tarkoituksesta ja osallistujista. Kun matkalaskulle määritellään tilaus, rivit siirtyvät myös laskutukseen. Matkalaskulle voidaan liittää matkaan liittyvät käteiskuitit, kuten hotellilaskut tai pysäköintikuitit. Matkalaskut löytyvät arkistosta. Käteiskuitit Käteisellä tai kortilla ostettujen ostosten kuitit skannataan Adminettiin. Lisäksi annetaan tieto mitä ostos koski. Matkalaskun hyväksyminen Hyväksymättömät matkalaskut ja käteiskuitit näkyvät esimiehen etusivulla avoimissa tehtävissä, josta esimies pääsee tarkastamaan ja hyväksymään matkalaskut. Esimies voi tehdä korjauksia ja muutoksia matkalaskuun sekä ilmoittaa niistä työntekijälle sähköisesti tai siirtää matkalaskun tarvittaessa takaisin työntekijälle muutosten tekoa varten. Hyväksymällä matkalaskun, se kirjautuu kirjanpitoon ja palkanlaskentaan automaattisesti verottajan vuosi-ilmoitusta varten ja menee maksuun. Adminet suorittaa automaattisesti halutut toiminnot ja muodostaa niistä raportit. Tehtäväksi jää tarkastus ja hyväksyminen. Automatiikka hoitaa valtaosan palkanlaskennan toiminnoista. Kun toiminnot on hyväksytty, Adminet lähettää palkkalaskelmat ja vie tiedot automaattisesti kirjanpitoon. Valitsemalla lopuksi maksatus voi jättää palkkojen maksun automatiikan hoidettavaksi. Esimiehen hyväksyttyä matkalaskun, hoitaa automatiikka sen saman tien maksuun, kirjanpitoon, palkanlaskentaan ja arkistoon verottajan vaatimalla tavalla. Paperisia kuitteja ei tarvitse säilyttää. Käyttäjä antaa tiedon matkan tarkoituksesta ja lisää kulukorvaukset. Käteiskuitit skannataan mukaan matkalaskuun, joten paperisia tositteita ei tarvitse säilyttää. Palkkahallinto 48 Palkkahallinto 49 Palkkahallinto

25 OTSIKKO SISÄINEN LASKENTA Adminetissä sisäinen laskenta tapahtuu yrityksen tarpeiden mukaisesti. Seurannalla saadaan selville eri osastojen, toimipisteiden tai toimialojen kulujen ja tuottojen jakautuminen sekä kehittyminen. JOHTAMINEN Organisaatio Adminetissä organisaatio voi koostua kolmesta tasosta, esimerkiksi toimialasta, toimipisteestä ja osastosta. Kaikkia tasoja ei tarvitse käyttää. Määrittely koostuu kolmesta vaiheesta, jossa ensimmäisessä jaotellaan käytössä olevat organisaatiotasot ja niiden järjestys. Toisessa vaiheessa annetaan toimialoille, toimipisteille ja osastoille nimet. Kolmannessa vaiheessa muodostetaan varsinainen organisaatiokaavio. Kun organisaatiokaavio on muodostettu, yrityksen henkilöt kiinnitetään tiettyyn toimialaan, toimipisteeseen tai osastoon. Budjetointi Liiketoimintabudjetin voi luoda yritystasolla tai käytössä olevien osastojen, toimipisteiden tai toimialojen tasolla ja seurata toteutumaa verrattuna budjettiin. Myymälä ja myyntitilaukset Myymälässä myynti ja vastaavat kulut kirjautuvat myyjän organisaatioaseman mukaan. Hävikki? Kannattavuus? Projektien tilanne? Työnjohtajien kannattavuus? Työn tuottavuus? Liikevaihto? Sisäisen laskennan raportointi Adminetissä raportointi perustuu aina kohteeseen. Kaikki kohteen tuotot ja kulut raportoidaan kohteen kautta. Näin on myös sisäisen laskennan osalta. Kaikki kohteelle tallennetut tapahtumat tallentuvat myös vastuuhenkilön ja organisaation tapahtumiksi. Kohdetta perustaessa organisaatio-oletus tulee käyttäjän perusteella tai sen voi vaihtaa. Raportointi voidaan toteuttaa toimialan, toimipisteiden tai osastojen suhteen. Kuukausipalkkaisten osalta siltä osin, kun ei ole kyse projektille kohdistetuista kuluista, kulut kohdistuvat organisaatioaseman mukaan. Tarkemmalla seurannalla varmistetaan eri tulosyksiköiden kannattavuus. Raporttien tiedot tulevat reaaliaikaisesti yrityksen tapahtumista, joten käytettävissä on aina ajantasainen tilanne. Raportit saapuvat käyttäjälle sähköpostitse perjantaisin ja kuukauden viimeinen päivä. Raportteja voi tulostaa Adminetistä. Esimerkki Adminettiin määriteltävistä organisaatiotasoista: URAKOINTI OY HELSINKI TAMPERE OULU Ajantasainen ja tarkka tieto liiketoiminnasta Urakointi Sähkö Urakointi IV Urakointi Rakennus Automaatio LV Maanrakennus Myymälä Huolto Laskutyöt Huolto Laskutyöt Johtaminen

26 DATA-ANALYSAATTORI DATA-ANALYSAATTORI Adminet on toimialan ainoa ohjelmisto, jossa on porautuva raportointi alkuperäisiin dokumentteihin saakka. Data-analysaattorilla voi kerätä ja analysoida kirjanpidon, projektien hallinnan ja sisäisen laskennan tietoja. Tietoihin pääsee porautumaan aina vaan syvemmälle eli yhdessä raportissa on kaikki tarvittava tieto. Haetuista tiedoista saa tulostettua raportit pdf:nä tai Excel-muodossa. Lisäksi voidaan tallentaa yritys- ja käyttäjäkohtaisia analyysimalleja, jolloin raportteja ei tarvitse joka kerta rakentaa uudelleen. Kirjanpito Tuloslaskelmasta ja taseesta pääsee parilla klikkauksella vilkaisemaan, kenen asiakkaan tai kohteen tuloista liikevaihto koostuu. Kaikista tuloslaskelman ja taseen tiedoista pääsee porautumaan syvemmälle ja syvemmälle. Näin saat erittäin tarkkaa tietoa yrityksesi tuloista ja kuluista saman tien. Tarjolla on useita erittelytekijöitä: Esimerkiksi liikevaihdosta voidaan pyytää erittely vastuuhenkilöittäin, josta taas valitun vastuuhenkilön erittely kohteittain, josta edelleen valitun kohteen erittely kirjanpitotapahtumittain. Sisäinen laskenta Työkalu mahdollistaa erilaisten organisaatioon liittyvien analyysien keräämisen ja niiden toteutumien ja budjettien vertailut sekä erittelyt monin tavoin. Työkalut mahdollistavat seuraavien analyysien keräämisen: Organisaatioanalyysi: toimipiste, osasto, toimiala Asiakasanalyysi: asiakas, asiakasryhmä, myyntialue Kohdelajianalyysi: kohdelaji, toimipiste, asiakasryhmä Segmenttianalyysi: toimiala, myyntialue, maa Konsernianalyysi: asiakas, toimittaja, konsernikoodi Henkilöanalyysi: vastuuhenkilö, henkilö Valitun analyysin tietoa voi paitsi rajata em. tekijöillä myös eritellä eri sivuille ja/tai eri sarakkeisiin. Kohdeanalyysit Kohdeanalyysit ovat käytännössä projektien hallinnan tulosteita. Käyttöliittymässä voidaan rajata useilla eri tekijöillä raportoitavien kohteiden joukko tai suoraan yksittäinen kohdenumero. Tulostevaihtoehdot ovat toteutumaraportti tai valmiusasteraportti. Perinteisten raporttivaihtoehtojen lisäksi data-analysaattori tarjoaa urakkakohteiden va-tilien erittelyn, joka on tarkoitettu lähinnä tilinpäätösten taseerittelyiden liitetiedoksi sekä urakka-analyysiin. Siinä on yhdistetty samaan raporttiin urakoiden ydinasiat sekä kirjanpidollisista toteutumista että valmiusasteen mukaisesta tilanteesta. Tulosteeksi saadaan kustakin kohteesta joko yksirivinen perusversio halutulta jaksolta (esim. toteutumat työn alusta) tai siitä voidaan muokata monirivinen vaihtoehto. Tällöin mahdollistuu toteutumien raportointi eri jaksoilta (työn alusta, tilikaudelta, kaudelta) tai toteutumien, budjettien ja ennusteiden samanaikainen raportointi. Lisäksi voidaan määritellä laskennallisia vertailurivejä joko prosentti- tai europerusteisesti. Esimerkiksi toteutumien vertailu budjettiin tai ennusteeseen on mahdollista sekä prosentuaalisesti että euroina. Raportoitavaksi rajatut kohdenumerot eritellään haluttaessa eri tekijöillä (välisumma, sivuerittely). Esimerkiksi jos raportille on rajattu keskeneräiset urakkatyöt, sivuerittelyn kautta saadaan kohteet omille sivuilleen vaikkapa toimipisteittäin ja välisummat vaikkapa vastuuhenkilöittäin. Käyttöliittymään rakentuu tällöin kunkin toimipisteen kohteista omat välilehdet, joissa jokaisessa on vastuuhenkilöerittely. Data-analysaattorilla pystyy pureutumaan todella tarkasti tuloslaskelman, taseen, sisäisen laskennan ja projektien tietoihin. Käyttäjä voi rajata ja analysoida tietoja haluamallaan tavalla aina tositetasolle asti. Analyysimalleja voi tallentaa myöhempää käyttöa varten. Esimerkiksi liikevaihdon koostumista voi tutkia halutulta ajanjaksolta asiakkaittain ja vielä eritellä asiakaskohtaisia tietoja muilla kriteereillä, esim. kohteella tai vastuuhenkilöllä, ja porautua aina kirjanpitotapahtumaan asti. Valituilla rajauksilla tehdystä analyysistä pääsee porautumaan aina vain syvemmälle haluamiinsa tietoihin. Esimerkiksi kohteen toteutunut liikevaihto työtilauksittain. Johtaminen Johtaminen

27 AUTOMAATTIRAPORTIT AUTOMAATTIRAPORTIT Adminetissä on erittäin monipuolisesti valmiita raportteja liiketoiminnan kaikilta osa-alueilta. Johto tietää reaaliajassa, missä yrityksessä mennään ja pystyy reagoimaan nopeasti muuttuviin tilanteisiin. Kun seuranta on viety tarkalle tasolle, pystytään asioita ohjaamaan tiedolla mutu-tuntuman tai jälkiviisauden sijaan. Tieto vaivattomasti ja reaaliajassa Yritystoiminnan hallinta, seuranta ja muutosten tekeminen vaativat reaaliaikaista ja luotettavaa tietoa. Adminetillä seurantatiedot ovat ajantasaisia ja helposti saatavilla. Adminetin automatisoiduista raporteista saa reaaliaikaisen tiedon muun muassa liiketoiminnan eri osioista, toimipisteistä, toimialoista, osastoista, projekteista, tuotteista ja asiakkaista vastuuhenkilöittäin. Automaattiraportit tulevat määritellyille käyttäjille sähköpostilla perjantaisin ja kuun viimeinen päivä. Lisäksi raportit ovat aina saatavilla Adminetistä. Raporttien avulla tieto yrityksen tilanteesta on reaaliaikaista ja muuttuneisiin tilanteisiin pystytään reagoimaan ajoissa. Automaattiraporttien hyödyt Saatavilla monipuolisesti toteutumatietoa vertailtuna ennusteisiin ja tavoitteisiin. Raportit ovat reaaliaikaisia. Ne täsmäävät kirjanpitoon, koska jaksotukset on tehty reaaliaikaisesti, eikä tilikauden lopussa. Projektit osatuloutetaan viikoittain, eli osatuloutusta käytettäessä kirjapidon ja sisäisen laskennan viikkoraporteissa tarkkuus on parempi kuin useimpien yritysten tilinpäätöksissä. Aikaa ei tarvitse käyttää tietojen keräämiseen ja koostamiseen. Kun tilanteet havaitaan ajallaan, päästään korjaavat toimenpiteet tekemään heti, kun niillä on vielä vaikutusta lopputulokseen. Adminetistä saa kattavasti tietoa päätöksenteon tueksi. Esimerkiksi seuraavat raportit ovat aina käytettävissä ajantasaisin tiedoin. Oleellisimmat raportit saat automaattisesti sähköpostiin ja muut voit käydä katsomassa Adminetistä aina kun haluat. Kirjanpidon raportit sisäinen tuloslaskelma tase (virallinen) tuloslaskelma (virallinen) liukuva sisäinen tuloslaskelma (12 kk) liukuva tase (12 kk) myyntisaamiset (ennuste) myyntisaamiset ostovelka (ennuste) ostovelat rahoitusennuste myyntisaamiset laskuittain Projektivalvonnan raportit Ennen raporttien ajoa järjestelmä tekee automaattisesti osatuloutukset. keskeneräiset urakat, budjettivertailu (toteuma) keskeneräinen työ, tilikausi ja jakso (toteuma) valmiit urakat, budjettivertailu (toteuma) valmiit työt tilikaudelle tai jaksolle laskutyötilasto jaksoittain valmiusastetoteutumat budjetti valmiusasteraportti tilikausi/jakso urakat toimipisteittäin urakat toimipistehenkilöittäin laskutyöt toimipisteittäin ja vastuuhenkilöittäin työtilausten raportit (tuntiraportti, tilausraportti, laskuttamattomat, laskutettu, laskutettu tilaaja) tarvikemassat vaiheittain Myynnin, rahoituksen ja sisäisen laskennan raportit toimipisteet jaksolle ja tilikaudelle toimipisteen kohdelajit - jakso ja tilikausi yrityksen kohdelajit jaksolle yrityksen kohdelajit tilikaudelle laskutustilasto asiakkaittain tai laskuittain laskutustilasto kohdelajeittain tai asiakkaittain laskutyötilasto asiakkaittain/jakso vastaavasti osastoille ja toimialoille Automaattiraporttien lisäksi Adminetistä saa kattavasti raportteja, joita voi tulostaa ajantasaisin tiedoin aina halutessaan. Adminetin raporttien tiedot tulevat reaaliaikaisesti yrityksen tapahtumista, joten käytettävissä on aina ajantasainen tilanne. Raportit saapuvat käyttäjälle sähköpostitse perjantaisin ja kuukauden viimeinen päivä. Raportteja voi tulostaa Adminetistä aina tarvittaessa. Johtaminen Johtaminen

28 TYÖNTEKIJÄ-ANALYYSI OTSIKKO Adminetissä on tarkka työntekijäkohtainen vertailu ainoana ohjelmana toimialalla. Projektien kannattavuutta voidaan seurata myös työntekijöiden tuottavuutta seuraamalla. Työntekijä-analyysillä tunnistetaan tuottavimmat työt ja työskentelymenetelmät, joilloin ne voidaan vakiinnuttaa toimintatavoiksi. MYYMÄLÄ Seuraa työn kannattavuutta Sovelluksen avulla seuraat töiden tuottavuutta. Sen avulla voi tarkastella työntekijä- ja kohdekohtaisesti tehtyjä tunteja, laskutettuja euroja, kustannuksia ja saavutettuja katteita. Rajauksen voi tehdä organisaation, vastuuhenkilön, työntekijän tai ajankohdan mukaan. Työkalun avulla johto pystyy seuraamaan, kuinka paljon työntekijöille maksetaan suhteessa tehtyihin työtunteihin ja kuinka paljon kertyy tunteja, joita ei laskuteta asiakkaalta. Analyysi toimii parhaiten laskutyötä tekevien kohdalla. Urakkatöistä saadaan hyvin esille laskutettavien lisätöiden osuus kokonaisuudesta. Voit seurata tuottavuutta työntekijä- ja kohdekohtaisesti. Varasto Myynti pienentää varaston arvoa Varastosaldot tarkasteltavissa Myymälä Myynti kirjautuu suoraan kirjanpitoon Analyysillä voi tarkastella työntekijöittäin ja kohteittain tehtyjä tunteja, laskutusta, kustannuksia ja katteita. Sisäinen laskenta Kirjanpito Myyntiraportit Johtaminen 56 57

29 KASSATOIMINNOT MYYNTITILAUKSET Adminetin myymäläsovellus käyttää samaa hinnastoa ja varastoa. Sillä voi rahastaa käteisellä, kortilla tai laskuun. Sovelluksessa toimivat kaikki pankki- ja luottokortit ja järjestelmä tekee korttivarmennukset. Myynti kirjautuu suoraan kirjanpitoon. Adminetin myyntitilaukset ovat myynnin ja myymälän työkalu. Myyntitilauksilla tehdään asiakkaille tarviketarjoukset ja muutetaan ne tilauksiksi. Myös tarjousten ja tilausten seuranta on helppoa. Myynti Kun Adminetin kassalla tehdään korttimyynti, on myynti kirjanpitoa myöten valmis. Adminet noutaa korttitapahtumien viitteet päivittäin ja kohdistaa ne saataviin maksuihin. Myös tiliotteiden nouto on automatisoitu. Käteismyynneistä ohjelma tekee kassaraportin kassan täsmäystä varten. Laskulle myydyt kaupat voidaan määritellä koontilaskutettaviksi tai laskuttaa heti. Lisäksi kassalla voidaan rahastaa laskuja ja myyntitilauksia. Plussa-järjestelmään kuuluvissa yrityksissä kassoihin saa käyttöön myös Plussa-pisteiden lukemiseen liittyvät ominaisuudet. Myymäläsovelluksesta on yhteys myös varastoon, joten myymälämyynti vähentää automaattisesti varastosaldoa. Lisätietoa varastonhallinnasta löydät sivulta 32. Arkisto Kassamyynnin arkistosta löytyvät kaikki aiemmat myyntikuitit. Tämä helpottaa työskentelyä esimerkiksi tilanteessa, jossa asiakas tulee vaihtamaan tai palauttamaan tuotetta. Arkistosta näkyy myös myynti- ja ostohistoria tuotteittain. Viivakoodikerääjät Adminetin kassaan voi liittää tarvittaessa myös viivakoodinlukijan tai kannettavan viivakoodikerääjän. Admicom toimittaa helppokäyttöiset ja ohjelman kanssa yhteensopivat laitteet asennettuina ja testattuina avaimet käteen -periaateella. Myyntitilauksen tai tarjouksen tekeminen Työkalulla voi tehdä asiakkaalle tilauksen tai tarjouksen ja muuttaa sen myöhemmin myyntitilaukseksi. Adminet seuraa toimintoja ja kertoo, mikäli myyntitilaus on jäänyt toimittamatta. Vanhan tilauksen voi kopioida uuden tilauksen pohjaksi ja muokata hintoja tai muita ehtoja. Tuotteen myynti- ja ostohistoria auttavat tarjouksen hinnoittelussa. Tarjoukseen tai tilaukseen voi myös liittää dokumentteja ja lähettää ne Adminetistä sähköpostilla asiakkaalle. Adminet arkistoi kaikki tilaukset ja tarjoukset dokumentteineen. Ostaminen Myyntitilauksesta voi muodostaa automaattisesti ostotilauksen ja halutessaan muokata sitä käsin. Ostolasku kirjaa myyntitilauksen automaattisesti toimitetuksi, jolloin myyntitilaus on valmis ja odottaa laskutuslupaa. Myyntitilausprosessi 1. Tarjous 2. Tilaus 3. Tilausvahvistus 4. Keräyslista 5. Toimitus 6. Laskutuslupa Tilauksia on helppo muokata tai kopioida uuden pohjaksi. Adminet-kassassa on kolme mahdollista maksutapaa: käteinen, kortti ja tili tai näiden yhdistelmä. Kortinlukija on integroitu Adminettiin. Myyntitapahtumat kirjautuvat suoraan kirjanpitoon Noutaa ja kohdistaa korttitapahtumien viitteet. Myyntihistoria helposti selailtavissa. Kassalla nähdään tuotteiden ostohistoria, myyntihistoria, varastojen saldot ja tämänhetkiset ostohinnat tukkureittain. Eri vaiheissa olevia tilauksia voi tarkastella samalla kertaa, esimerkiksi mitä tilauksia ei ole vahvistettu, toimitettu tai laskutettu. Myymälä Myymälä

30 OTSIKKO DOKUMENTINHALLINTA Mapit ja tietojen etsiminen ovat historiaa. Sähköisen dokumentinhallinnan avulla asiakirjat arkistoidaan sähköisesti. Samalla poistuu mappien ja papereiden käsittelyyn kuluva aika. Tiedot löytyvät nopeasti ja ovat kaikkien käytettävissä ajasta ja paikasta riippumatta. TIEDONHALLINTA Monipuoliset arkistointiratkaisut Dokumenttien säilyttämiseen Adminet tarjoaa monipuoliset arkistointiratkaisut. Adminetissä säilytetään kaikki dokumentit asiayhteydessä. Dokumentteja pystyy tarkastelemaan, muokkaamaan ja tallentamaan yhden järjestelmän sisällä, riippumatta tallennusmuodosta. Asiakirjat aina mukana Adminetin dokumentinhallinta parantaa yrityksen tiedonhallintaa. Tieto on helposti saatavilla missä tahansa, aina ajantasaisena ja oikein kohdennettua. Dokumentit ovat saatavilla niiden henkilöiden kesken, joille on jaettu oikeudet kyseiseen hakemistoon tai sen alihakemistoihin. Siellä missä on internetyhteys, sieltä löytyvät myös dokumentit. Asiakirjat aina asiayhteydessä Asiakirjoja voi tallentaa asiakas- ja kohdetietojen yhteyteen, esimerkiksi sopimukset, mittauspöytäkirjat, kalustoluettelot, alihankintasopimukset ja kuvat sekä huoltosopimukset eri tiedostomuodoissa. Toimittajakohtaisesti voi tallentaa tärkeät tiedot kuten reklamaatiot, sopimukset ja vuosisopimukset. Henkilötietojen yhteyteen voi tallentaa työntekijän todistukset, työsopimukset, muistiot ja muut tärkeät asiakirjat. Dokumenttien ollessa asiayhteyteen liitettynä, ovat ne aina helposti löydettävissä. Yrityksen tietoihin on helposti tallennettavissa esimerkiksi hallituksen pöytäkirjat ja kokouspöytäkirjat. KAMERATOIMINTO Toiminnolla käyttäjä pystyy ottamaan mobiililaitteellaan valokuvia, jotka Adminet muuntaa pdf-muotoon. Mobiilisovelluksella otetut kuvat ovat käytettävissä Adminetin täysversiossa kaikissa sovelluksissa, joissa liitteitä voi käsitellä. Kameratoiminnolla saat heti talteen esimerkiksi matkalaskun liitteeksi tulevat kuitit, jolloin ne ovat varmassa tallessa ja helposti liitettävissä oikeaan paikkaan. Työmaalla otetut valokuvat saa kyseisen kohteen liitteeksi, jolloin myös muut asianosaiset näkevät ne heti Adminetissä Tiedonhallinta

31 PDF-LOMAKKEET ASIAKKUUDENHALLINTA (CRM) Adminetin pdf-lomakkeilla saat paperin määrän vieläkin vähemmäksi. Lomakkeilla hallitaan entistä monipuolisempia tietokokonaisuuksia pienemmällä vaivalla, sillä ohjelma tuo automaattisesti lomakkeelle kaikki perustiedot. Lomakkeet toimivat pöytäkoneen lisäksi mobiilissa, joten tiedot saa täytettyä vaikka työmaalla. Asiakkuudenhallinnassa kaikki asiakastiedot ovat yhdessä järjestelmässä. Asiakkuudenhallinnan avulla pystytään parantamaan asiakaspalvelua sekä tehostamaan myyntiä ja markkinointia. Asiakkuudenhallinta on koko yrityksen yhteinen rekisteri potentiaaleista, asiakkaista ja kumppaneista. Monipuolisiin tarpeisiin Pdf-lomakkeet mahdollistavat entistä monipuolisemman tietojen käsittelyn kohteilla ja työtilauksilla. Asiakas voi valita itselleen tarpeelliset lomakkeet käytettävien tuotealueiden mukaan (ilma/putki/sähkö/rakennus/yleinen). Valittavana on erilaisia yleisiä ja toimialakohtaisia lomakepohjia, muun muassa: TR- ja MVR-mittaukset IV-asennustarkastukset Huonelämpötilojen säätö Käyttöönottotarkastus Mittauspöytäkirja Työmaakokous Adminet täyttää perustiedot puolestasi Adminet tuo lomakkeen perustiedot automaattisesti kohteen tai työtilauksen tiedoista. Esitäytetty lomake avautuu näytölle Pdf-tiedostona, johon voit täydentää puuttuvat tiedot. Myös automaattisesti tuotuja tietoja on mahdollista muokata. Esimerkiksi työntekijä voi kentällä ollessaan täyttää vaaditun lomakkeen mahdollisimman pienellä vaivalla. Työtilaukselle tai kohteelle luotuja lomakkeita voidaan välitallentaa ja pitää avoimena niin kauan kuin tarvitsee. Kun kaikki tiedot ovat kasassa, lomake merkitään valmiiksi, minkä jälkeen tietoja ei voi enää muokata. Lomake tallentuu kohteen tai työtilauksen tietoihin. Kun kaikki tilauskohtainen tieto on arkistoituna oikeaan paikkaan, se on tarvittaessa helposti löydettävissä pitkänkin ajan jälkeen. Tietojen määrittäminen Asiakkuudenhallintaan voi vapaasti määritellä, millaista tietoa halutaan kerätä, esimerkiksi asiakkaiden muistamisia, tilastointia ja luokittelua. Myös halutut aktiviteetit ja tapahtumat voidaan itse määritellä: esimerkiksi sovittu soitto, myyntitapaaminen, kirje tms. Myynnin työkalu Asiakkuudenhallinta toimii myyjän tietolähteenä ja tulevien tehtävien suunnittelutyökaluna. Järjestelmä muistuttaa sovituista aktiviteeteista asiakkuudenhallinnan etusivulla. Suunnitellut soitot ja tapaamiset näkyvät myös yrityskalenterista. Asiakkuudenhallintaan voidaan määritellä potentiaalille vastuuhenkilö ja myyjille myyntialueet seurantaa varten. Asiakkuudenhallinnasta on helppo seurata myyjien aktiviteetteja ja tapahtumia sekä ohjata toimintaa. Työkalusta pystyy lukemaan myyjien tallentamia dokumentteja, tarjouksia ja muita kommentteja. Asiakaspalvelun työkalu Asiakkuudenhallinta antaa hyvän perustan asiakassuhteiden suunnittelulle ja hoitamiselle sekä varmistaa laadukkaan asiakaspalvelun. Yhteisellä työkalulla tietojen välittyminen ja yhteistyön onnistuminen eri osastojen välillä nopeutuu ja helpottuu. Esimerkiksi myymälässä voidaan nähdä asennuspuolen toimittamat palvelut ja toisin päin. Tieto säilyy yrityksessä riippumatta henkilöstössä tapahtuvista muutoksista tai poissaoloista. Markkinoinnin työkalu Asiakkuudenhallintaan määriteltyjen segmentointi- ja luokittelutietojen avulla markkinointitoimenpiteet pystytään kohdistamaan oikein. Asiakkuudenhallinnasta saadaan helposti Excel-muotoiset postituslistat ja tarratulosteet. Asiakkuudenhallinta sisältää: Asiakasrekisteri Kontaktirekisteri Myynnin aktiviteettiseuranta Myynnin tavoiteseuranta Tarjousseuranta Joukkoviestintä (sähköpostit) Postituslistat ja tarratulosteet Tietojen sisäänluku ulkopuolisista rekistereistä Tiedonhallinta Tiedonhallinta

32 OTSIKKO KÄYTTÖÖNOTTO Varmistamme, että asiakkaamme saa Adminetistä parhaan tehon irti. Käymme kartoitusvaiheessa läpi asiakkaan tavoitteet, tarpeet, ongelmat ja motiivit eli mitä asiakas haluaa saada aikaiseksi liiketoiminnassaan. Kartoitamme yhdessä liiketoiminnan kehittämisen kohteet. Suunnittelemme käyttöönottoprojektin ja toimintatapamuutokset siten, että asetetut tavoitteet saavutetaan. PALVELUT Adminetin käyttöönottoprosessin eteneminen SOPIMUS KÄYTTÖÖNOTTO ASIAKASPALVELU Alustavat työt (1,5-3 kk) Tuotantokäyttö (2 kk) Asiakaspalvelu Käyttöönotto Suunnittelu ja aikataulutus Käyttöönottotehtävät Peruskoulutus Viikoittainen yhteydenpito oman kouluttajan kanssa Peruskoulutus jatkuu Jatkuva osaamisen ylläpito ja syventäminen Tukipalvelut Tilitoimistopalvelut Adminet IT-palvelut Suunnittelu ja aikataulutus Adminetin käyttöönottovaihe alkaa sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen. Uudelle asiakkaalle nimetään oma käyttöönottovastaava, joka on yhteydessä asiakkaaseen koko käyttöönottoprosessin ajan. Alussa koko käyttöönottoprojekti suunnitellaan ja aikataulutetaan yhdessä asiakkaan ja käyttöönottovastaavan kanssa. Sovittujen asioiden aikatauluista ja läpiviemisestä on tärkeää pitää kiinni, koska pientenkin asioiden hoitaminen ajallaan vaikuttaa koko projektin onnistumiseen. Käyttöönottotehtävät Asiakkaan käyttöönottotehtäviä ohjaa Adminetin käyttöönottosovellus, joka muistuttaa hoidettavista asioista ja niiden aikatauluista. Koulutus Peruskoulutukset ovat yrityskohtaisia asiakkaan luona pidettäviä koulutuspäiviä, joiden avulla saavutetaan Adminetin käytön perustaso. Tarvittaessa voidaan sopia jatkokoulutuksista, joiden aikana perehdytään syventäviin teemoihin. Käyttöönoton jälkeen saatavilla on asiantuntijakoulutusta, jossa perehdytään asiakkaan toivomaan aihealueeseen. Asiakkaalla on käytössään Adminetin Wiki -aputyökalu sekä ilmaisia koulutusvideoita, joita hän voi seurata omalta tietokoneeltaan silloin, kun itselle parhaiten sopii. Asiakas saa käyttöönsä myös kirjalliset koulutusmateriaalit. Yhteydenpito Suurin osa käytännön asioista voidaan tehdä vasta hyvin lähellä käyttöönottoa. Tästä syystä myös yhteydenpito Admicomin taholta tihentyy lähempänä käyttöönottopäivää. Käyttöönottoprosessin aikana yritykselle nimetty käyttöönottovastaava soittaa asiakkaalle viikoittain. Viikon aikana mieleen tulleita kysymyksiä kannattaa listata ylös ja käydä ne läpi kouluttajan kanssa puhelun aikana. Asiakaspalvelu Käyttöönottovaiheen jälkeen asiakas siirtyy asiakaspalvelun piiriin ja syvällisempi oppiminen Adminetin tehokkaaseen hyödyntämiseen alkaa. Admicomin asiakaspalvelu auttaa ohjelman käyttöön liittyvissä teknisissä kysymyksissä, laajemmissa Adminetin käyttöön liittyvissä koulutus- ja kehittämistarpeissa sekä yleisesti liiketoiminnan solmukohdissa. Kun avun tarve on akuutti, kannattaa ensisijaisesti jättää kirjallinen tukipyyntö Adminetistä, jolloin se saapuu heti vapaana olevalle käsittelijälle. Tarvittaessa voit myös tavoitella yhteyshenkiköäsi puhelimitse tai lähettää kiireettömässä tapauksessa sähköpostia Palvelut

33 ASIAKASPALVELU TILITOIMISTOPALVELUT Admicomin asiakaspalvelu auttaa asiakasta saamaan täyden hyödyn Adminetistä. Asiakaspalvelu auttaa ohjelman käyttöön liittyvissä teknisissä kysymyksissä, laajemmissa Adminetin käyttöön liittyvissä koulutus- ja kehittämistarpeissa sekä yleisesti liiketoiminnan solmukohdissa. Adminettiä käyttäessäsi sinun ei tarvitse olla kirjanpidon tai palkanlaskennan ammattilainen suoriutuaksesi päivittäisistä taloushallinnon tehtävistä. Halutessasi voit ulkoistaa kaiken asiantuntijatyön Admicomin omalle tilitoimistolle. Teknisen asiakastuen lisäksi tuemme asiakasta laajemminkin liiketoiminnan kehittämistarpeissa. Kun yrityksesi taloushallinto on toimialan käytännöt tuntevien ammattilaisten käsissä, voit itse keskittyä ydinosaamiseesi. Tekninen asiakastuki Admicomin asiantunteva tuki palvelee asiakkaita ohjelman käyttöön liittyvissä kysymyksissä jokaisena arkipäivänä klo 8 16 Adminetistä jätettävien kirjallisten tukipyyntöjen kautta ja puhelimitse. Käyttöohjeita löytyy kattavasti ohjelman sisältä Adminetin Wikistä sekä tool tip -tietona sovelluksista. Asiakaspalvelu Asiakaspalvelumme varmistaa, että asiakas saa Adminetistä parhaan mahdollisen hyödyn. Pidämme yhteyttä asiakkaaseen käyttöönoton jälkeen varmistaaksemme, että muutoksia toimintatapoihin on pystytty tekemään ja niistä on myös saatu toivottu hyöty irti. Tarvittaessa suunnittelemme yhdessä asiakkaan kanssa tarpeeseen sopivan koulutuskokonaisuuden, jolla varmsitetaan, että Adminetin työkalut ovat mahdollisimman tehokkaassa käytössä. Koulutuksia voidaan räätälöidä erilaisiin tarpeisiin: Kirjanpito- ja palkanlaskentakoulutus on tarkoitettu tilitoimistolle tai yrityksen kirjanpidon ja palkanlaskennan asioista vastaaville henkilöille. Johdon koulutus on yrityksen johdolle suunnattua koulutusta, jossa perehdytään seurantaan ja kannattavuuden parantamiseen tarkoitettujen työkalujen hyödyntämiseen. Liiketoiminnan kehittäminen Admicom tarjoaa vuosikymmenten toimialaosaamisen asiakkaansa hyödyksi: Asiantuntijamme ovat käytettävissä myös laajemmin liiketoiminnan kehittämisessä. Organisaatiostamme löytyy vankkaa rakentamisen, talotekniikan ja teollisuuden osaamista. Erityisen hyviä olemme talouden, kasvuyrittäjyyden ja kannattavuuden teemoissa. Lomien sijaisuudet Esimerkiksi kesälomien aikaan asiantunteva ja ohjelmiston osaava henkilökuntamme on käytettävissä lomien sijaisuuksiin esimerkiksi palkanlaskentaan, kirjanpitoon tai työtilausten hallintaan liittyen. Seuranta Raporttien lukeminen ja tulkitseminen säännöllisin väliajoin yhdessä yrittäjän kanssa. Kirjanpito ja palkanlaskenta Admicom tarjoaa asiakkailleen myös kirjanpidon ja palkanlaskennan palvelut ammattitaitoisesti ja vaivattomasti. Saatavilla on myös asiantuntija-apua liiketoiminnan kehittämiseen. Osaaminen perustuu talotekniikan, rakentamisen ja teollisuuden liiketoiminnan ja tarpeiden ymmärtämiseen sekä työehtosopimusten tuntemiseen. Kun asiakas siirtyy käyttämään Adminettiä, säästöä saadaan ajan lisäksi kirjanpitokustannuksista, koska automatiikan hoitamista työvaiheista ei tarvitse maksaa. Siksi Admicomin tilitoimistopalvelu on hinnaltaan erittäin kilpailukykyinen, tekipä sen Adminetissä kuka tahansa. Admicomin tarjoaman kirjanpitopalvelun hoitaa aina ammattitaitoinen ja ohjelman tunteva kirjanpitäjä. Adminetin sähköinen kirjanpito on reaaliaikainen. Admicom tarjoaa pitkän kokemuksensa talotekniikan, rakentamisen ja teollisuude asiakkaidensa hyödynnettäväksi toiminnan tehostamisessa, kannattavuuden parantamisessa ja kasvuyrittäjyyden haasteissa. Halutessasi voit ulkoistaa kirjanpidon ja palkanlaskennan asiat toimialan käytännöt tunteville taloushallinnon ammattilaisille. Kirjanpidon palveluihin sisältyy mm: Reaaliaikainen kirjanpito ja tilinpäätös Veroilmoitus Viranomaisilmoitukset Raportointi viikoittain ja kuukausittain Urakoiden osatuloutukset Palkanlaskennan palveluihin sisältyy mm: Palkanlaskenta Verotilimaksut sekä kuukausi- ja vuosi-ilmoitukset verottajalle Ay-jäsenmaksut ja ulosotot Verokorttitietojen nouto verottajalta vuosittain Controller-palvelu liiketoiminnan kehittämiseen: Talouslukujen läpikäynti Osatuloutuksen hyödyntäminen Budjetit, ennusteet ja va-laskennan raportit Luotettavat ja ajantasaiset raportit Varaston arvo ja muutos Palvelut 66 Palvelut Palvelut 67 Palvelut

34 IT-PALVELUT ADMINETIN AUTOMATIIKKA Palvelukokonaisuuden hinta sisältää Adminetin käytön internetin kautta, huippuluokan turvallisuuden, varmuuskopioinnin, ylläpito- ja huoltotoimenpiteet sekä kehityksen kärjessä kulkevan tuotekehityksen yhteistyössä asiakkaan kanssa. Adminetin automatiikka hoitaa merkittävän osan käyttäjän rutiinitoimista, joten yrityksen henkilökunta voi keskittyä tuottaviin töihin. Kaikki alla olevat tehtävät Adminet tekee automaattisesti ja poistaa ihmistyön tarpeen kokonaan. Näitä asioita sinun ei tarvitse tehdä, Adminetin automatiikka tekee ne puolestasi: Jätä IT-asiat ammattilaisten käsiin. Adminettiä käyttäessäsi sinun ei tarvitse murehtia laitteistoista, palvelimista tai ohjelmistopäivityksistä. Pilvipalvelu Adminettiä käytetään Internet-selaimen välityksellä tietokoneella, tabletilla tai kännykällä eli voit käyttää ohjelmaa missä ja milloin vaan. Nettipohjainen ratkaisu mahdollistaa palvelun nopean käyttöönoton. Käyttö ei ole selainriippuvaista. Käyttäjä voi unohtaa ohjelmistopäivitykset, ylläpidon, palvelimet sekä varmuuskopioinnit, Admicom hoitaa ne käyttäjän puolesta. Laitevapaa ratkaisu Asiakkaan ei tarvitse hankkia uusia laitteistoja tai ohjelmistoja eli käyttöönotosta ei aiheudu investointikustannuksia. Turvallisuus Saat käyttöösi tehokkaat palvelimet sekä huipputason tietoturvan ja varmuuskopioinnin. Tiedot varmuuskopioidaan päivittäin turvallisiin varmistusyksiköihin. Kaikki tietoliikenne on SSL suojattua ja palvelinkeskus on SAS 70 Type II -sertifioitu. Palvelinkeskusta vartioidaan 24/7 turvahenkilöstön toimesta ja kulunvalvonnassa on käytössä biometriset tunnistimet. Ylläpito ja huolto Admicom hoitaa asiakkaan puolesta yritysympäristön perustamisen sovitunmukaisin asetuksin, käyttäjien perustamisen ja yhteyksien avaukset kolmansiin osapuoliin. Admicomin asiakkaat saavat käyttöönsä viimeisimmät päivitykset ja ominaisuudet. Päivitykset sisältyvät sopimukseen eivätkä ohjelmiston nettikäyttöisyyden ansiosta vaadi asiakkaalta mitään toimenpiteitä. Jatkuva tuotekehitys Arvostamme mielipidettäsi. Admicom tekee aktiivista yhteistyötä asiakkaiden kanssa tarjotakseen markkinoiden tehokkaimmat työkalut talotekniikan, rakentamisen ja teollisuuden ammattilaisille. Elämme toimialan muutosten mukana ja suomalainen tuotekehitystiimimme työskentelee jatkuvasti kehittääkseen Adminetistä entistä paremmin toimialan tarpeita palvelevan kokonaisuuden. Automatiikka Adminet helpottaa työntekoa, sillä rutiinitoiminnot on automatisoitu. Yrittäjän ei tarvitse osata kirjanpitoa, palkanlaskentaa, rahaliikennettä tai viranomaisten raportointia. Adminet ja Admicomin palvelu hoitavat ne. Katso seuraavalta sivulta, mitä kaikkea Adminet tekee käyttäjän puolesta. Yleistä Varmuuskopioinnit Ohjelmapäivitykset Hinnastojen päivitykset Pakettien, syöttösivujen ja työhinnaston päivitykset Adminet ilmoittaa sinulle sähköpostilla tulleista tehtävistäsi Tehtäväluettelo on etusivulla valmiina Laskutus ja perintä Laskujen tulostus, kuoritus ja lähetys Suoritusten nouto ja tiliotteiden kirjaus Maksumuistutusten lähetys Laskujen ja suoritusten tiliöinti, mapitus ja säilytys Osto- ja kululaskut Laskujen nouto ja tallennus järjestelmään Laskujen tarkastuskierrätys Laskujen ja maksujen tiliöinti ja maksatus Rahojen siirto tililtä toiselle ja pankkitilisaldojen kysely Laskujen arkistointi Rahaliikenne Säännöllisten maksujen maksaminen ja tiliöinti Verotilimaksujen laskeminen ja maksaminen: ALV, ennakonpidätys ja sotu Ay-jäsenmaksujen maksaminen Tiliotteiden tiliöinti, tallennus kirjanpitoon ja arkistointi Pankkitilien vertaaminen kirjanpitoon Pankki- ja luottokorttisuoritusten kohdistus (myymälämyynti) Raportointi ja seuranta Raporttien vertaaminen kirjanpitoon Litteraraportoinnin vertaaminen kirjanpitoon Säästää merkittävästi työaikaa poistamalla päällekäiset työt ja ison osan tuottamattomasta toimistotyöstä. Helpottaa seurantaa. Palkanlaskenta Uusien verokorttien tallennus vuoden alussa Muuttuneiden TyEL-, sotu-, tapaturma-, työttömyysja ryhmähenkivakuutusprosenttien tallennus Kesälomapalkkojen tallennus ja laskenta Työajanlyhennysten tallennus ja laskenta Sairausajan palkkojen tallennus ja laskenta Palkkojen maksaminen ja tositteiden toimitus työntekijöille Sotujen ja ennakoiden maksaminen Palkkojen vienti kirjanpitoon ja kohteille Palkkatietojen mapitus ja arkistointi Kirjanpito ja sisäinen laskenta Tositteiden merkitseminen ja mapittaminen Kirjanpidon tiliöinnit Tapahtumien etsiminen Raporttien toimittaminen tilitoimistoon Jaksotusten kirjaukset tilinpäätöksissä Seurantatietojen koostaminen ja tallentaminen järjestelmään Tilitoimiston raporttien odottelu: tiedot viiveellä Raporttien tulostaminen ja oikean tuloksen laskeminen Projektin suunnittelu ja valvonta Budjetin tekeminen tarjouksen tiedoista Tapahtumien kirjaus ostolaskuilta Töiden kirjaus palkanlaskennasta Takausten kirjaus tiliotteelta Laskutuksen päivittäminen ja laskun tallentaminen maksuerätaulukkoon Projektin tuloutus ja valmiiksikirjaus Raporttien tietojen koostaminen ja jälkilaskenta Raportin vertaaminen laskettuun Palvelut Palvelut

35 ADMINETIN 5 HYÖTYÄ ASIAKKUUS Kysyimme 63 asiakkaalta, mitkä ovat olleet heille Adminetin merkittävimmät hyödyt. 5 asiaa korostui: 1 KUSTANNUSSÄÄSTÖT Asiakkaat kokivat saavansa taloudellista hyötyä sekä suorina kustannussäästöinä että eri osa-alueiden kautta, kuten minimoimalla hävikin. Suoria kustannussäästöjä on saatu esimerkiksi Adminetin hintavertailulla ja automatiikan avulla säästyneen työajan kautta. 2 AJANSÄÄSTÖ RUTIINEISTA Monet toimitusjohtajat kertovat säästäneensä jo omassa työajassaan 1-2 päivän verran viikossa, minkä lisäksi töitä ei tarvitse tehdä enää iltaisin ja viikonloppuisin. Toimistoon ei myöskään ole ollut tarvetta palkata lisää väkeä edes yrityksen kasvaessa. 3 HELPOMPI ARKI Helpotusta on saatu mm. projektinhallintaan, töiden organisointiin, seurantaan, ostoihin ja laskutukseen. Työkuorma on myös jakautunut tasaisemmin. Moni toimitusjohtaja ja taloushallinnosta vastaava kertoi saaneensa huomattavaa helpotusta työmääräänsä. 4 YKSI PILVIPALVELU TOIMINNAN HALLINTAAN Sähköisessä järjestelmässä kaikki tiedot ja toiminnot ovat yhdessä paikassa. Töitä voi tehdä missä ja milloin vain. Paperittomuus on erittäin tärkeää, sillä Adminetin myötä on voitu heittää hyvästit työlle paperisten tuntikorttien, laskujen ja kirjanpitoaineiston parissa. 5 TIETO REAALIAJASSA Suuri osa asiakkaista pitää ajantasaista ja tarkkaa seurantaa erittäin tärkeänä hyötynä. Raportit ja reaaliaikainen kirjanpito pitävät johdon kartalla yrityksen tilanteesta, helpottavat päätöksentekoa ja mahdollistavat nopean reagoinnin muutoksiin Asiakkuus

36 RATKAISUT ARJEN HAASTEISIIN RATKAISUT ARJEN HAASTEISIIN Adminet tuo tehokkaat työkalut rakentamisen, talotekniikan ja teollisuuden yritysten toimintojen hallintaan. Seuraavassa käydään läpi tyypillisiä haasteita, joita yritykset arjessaan kohtaavat ja Adminetin ratkaisut haasteisiin. TEHOA TYÖHÖN SEURANTA TARKAKSI Talotekniikan, rakentamisen ja teollisuuden yrityksissä tehdään paljon turhaa työtä toimistossa. Kentällä aikaa vie paperisten tuntikorttien ja työmääräinten käsittely sekä ylimääräiset tarvikehankinnat. Toimistolla aika menee palkka- ja taloushallintoon, laskujen käsittelyyn ja muuhun paperinpyörittelyyn sekä tuplatyöhön sirrettäessä samoja tietoja eri paikkoihin. z Yksi automatisoitu järjestelmä: Kaikki toiminnot samassa pitkälle automatisoidussa järjestelmässä. z Tehokas töiden organisointi: Adminetin kalenterilla nähdään työtilanne ja töitä voidaan tarvittaessa uudelleenorganisoida. Työntekijä voi itse poimia täytetöitä. z Automaattinen laskun muodostus: Adminet muodostaa työmääräimelle lisätyistä töistä ja tarvikkeista automaatisesti laskun. Lasku lähtee napin painalluksella. z Ajantasainen tieto kentältä: Pystyt seuraamaan reaaliajassa työmaiden edistymistä, työntekijöiden työtilannetta sekä työntekijöiden ja asiakkaan tuottavuutta. z Sähköisellä tiedonsiirrolla aika tuottavaan työhön: Adminetissä tieto kulkee reaaliajassa ja on yhtä aikaa kaikkien käytettävissä niin toimistolla kuin kentällä. Työmääräimet voidaan käsitellä työmaalla. z Sähköinen arkistointi: Kaikki osto- ja myyntilaskut, tuntikortit, tarjoukset ja muut asiakirjat tallentuvat sähköiseen muotoon. Tietojen etsiminen on nopeaa ja kirjanpitäjä voi käsitellä tietoja Adminetissä. Poistaa paperien käsittelyn ja tietojen manuaalisen kirjaamisen. z Toimistotyöt automatisoidusti: Adminet poistaa ison osan toimiston rutiinitöistä, koska automatisoidut toiminnot tekevät tehtäviä käyttäjän puolesta. Monessa yrityksessä projektien onnistumista yritetään arvioida jälkilaskennalla. Tarkka tieto projektien onnistumisesta ja liiketoiminnan kannattavuudesta saadaan vasta tilinpäätöksestä. Myöskään työn tuottavuutta tai sen merkitystä projektin katteeseen ei tiedetä. Projektille ostettuja tavaroita, laskutusta ja toteutunutta tarvikekäyttöä on vaikea seurata. z Työntekijä-analyysi: Työkalulla seurataan työn tuottavuutta ja kannattavuutta. Sen avulla tarkastellaan työntekijä- ja kohdekohtaisesti tehtyjä tunteja, laskutettuja euroja, kustannuk sia ja katteita. z Asiakas-/tilaajaseuranta: Tilauksia ja niiden edistymistä voidaan seurata asiakkaittain, työtilauksittain ja työntekijöittäin. Tilauskannat ja työkuorma ovat jatkuvasti tiedossa ja prosessi on läpinäkyvä asiakkaallekin. z Tapahtumaruutu: Tapahtumaruudulta nähdään yhdestä näkymästä kaikki projektin tapahtumat: toteutuma alkuperäiseen tarjoukseen verrattuna sekä kaikki ostot, laskutustapahtumat ja varastolähetteet. z Ajantasainen projektinseuranta: Adminet laskee automaattisesti projektin valmiusasteen ja tekee osatuloutuksen. Projektinseurannan tiedot tulevat reaaliajassa todellisista tapahtumista, joten ajantasaisen tilanteen voi tarkistaa milloin vaan. z Data-analysaattori: Data-analysaattori on raportoinnin työkalu, jolla poraudutaan kirjanpidon, sisäisen laskennan ja projektien tietoihin käyttäjän haluamalla tavalla. Sillä pystytään esimerkiksi tutkimaan liikevaihtoa asiakkaittain, toimipisteittäin, kohteittain tai vastuuhenkilöittäin vaikka tositetasolla asti. HÄVIKKI SEIS OSTAMALLA KATETTA Monessa yrityksessä ostoja ei seurata riittävän tarkasti, tavaroita ei kirjata kohteelle ja niitä katoaa työmaille huomaamatta. Varastosaldoja voidaan vain arvailla ja parhaimmillaankin varasto-otot kirjataan paperilapuille. Laskutuksessa sitten arvotaan, kuinka paljon tavaraa asiakkaalle on mennyt. Usein myös työtunteja jää laskuttamatta. Mitä enemmän tavaraa liikkuu, sitä tärkeämpää on panostaa ostoihin. Viime tingassa tehdyt hankinnat, toimittajahintojen vertailu ja hankala ostolaskujen tarkistaminen syövät aikaa ja rahaa. Usein myös tavaroiden kohdistaminen projektille sekä niiden edelleenlaskutus on työlästä ja saattaa unohtua. z Automaattinen kohdistaminen: Ostot kohdistuvat aina joko varastoon tai kuluksi kohteelle, johon tavarat on tilattu. z Tarkka seuranta: Yksikään tavara ei liiku ilman, että siitä jää jälki. Varaston ja työmaiden välisiä tavaravirtoja hallitaan sähköisillä varastolähetteillä tai työtilauksilla, joten varaston, huoltoautojen ja työmaiden tarviketilanne on aina tiedossa. z Automatisoitu laskutus: Adminet ehdottaa laskutyökohteen tarvikeostot aina laskutettavaksi. Projektin tarvikeostoja voidaan välilaskuttaa tai kerryttää kuluiksi ja laskuttaa loppulaskutuksen yhteydessä. Laskuttaminen onnistuu parilla klikkauksella. z Töiden laskutus: Työntekijöiden tunnit kohdistuvat tuntikortilta tai työmääräimeltä aina projektille ja siirtyvät laskutettavaksi asiakkaalta tai kuluksi urakalle. z Ostotarpeet: Tuotteet lisätään ostotarpeisiin tarjouslaskennasta tai työtilaukselta. Hintaneuvotteluja helpottaa, kun tarpeet nähdään kerralla pidemmäksi aikaa. Tuotteet tilataan työmaalle silloin, kun niitä tarvitaan. z Automaattinen hintojen vertailu: Adminet ehdottaa automaattisesti halvinta toimittajaa ja korvaavia tuotteita. Yli 30 toimittajan tuotteet ovat hinnastossa aina ajan tasalla. Tuotteen tiedoista voi nopeasti tarkistaa ostohistorian hintaneuvottelujen tueksi. z Sähköinen tarkistus: Ostolaskut saapuvat sähköisenä Adminettiin ja ohjautuvat tilaajalle tai työmaan vastuuhenkilölle. Adminet vertaa laskun summaa alkuperäiseen tilaukseen ja hinnastoon sekä ilmoittaa, jos hinnoissa on eroja. z Helppo edelleenlaskutus: Adminetissä kaikki ostot kohdistuvat joko kuluksi projektille tai varastoon. Projektille ostetut tavarat voi laskuttaa heti ostolaskun saavuttua parilla klikkauksella. Asiakkuus Asiakkuus

37 VALMISTAUTUMINEN KÄYTTÖÖNOTTOON ASIAKASTARINAT Uuden ohjelmiston käyttöönotto saattaa mietityttää, vaikka ohjelmiston onkin tarkoitus helpottaa ja tehostaa yrityksen toimintaa. Käyttöönottoon sisältyy omat haasteensa, joihin on kuitenkin mahdollista valmistautua. Olemme Admicomilla sisäistäneet käyttöönottoon mahdollisesti sisältyvät haasteet ja vastaamme niihin rytmittämällä käyttöönottoa vähemmän kuormittavaksi. Kaikki, mitä voidaan tehdä ennen käyttöönottoa, tehdään heti. Näin käyttöönottohetkellä voidaan keskittyä olennaiseen, eli varmistamaan oppiminen ja ohjelmiston tehokas käyttö koulutusten avulla. Kuitenkin asiakkaalla itsellään on avaimet onnistuneeseen käyttöönottoon. Mitä paremmin valmistaudut, sitä sujuvammin saat vietyä muutoksen läpi yrityksessäsi. Erityisen tärkeää on jakaa vastuuta ja tiedottaa henkilöstölle tulevista muutoksista. Mieti ketkä kaikki yrityksestäsi osallistuvat käyttöönottoon. Kaikkea ei kannata ottaa omille harteille, vaan levittää tietoa ja osaamista laajemmalle jo käyttöönottovaiheessa. Adminet helpottaa koko henkilöstöä Vähennä henkilöstön muutosvastarintaa kertomalla mahdollisimman selkeästi, mitä muutos kenellekin tarkoittaa. Adminet tuo jonkinlaisia muutoksia koko henkilöstön töihin. Työnjohto Helpottaa arkea: tuplatyö pois, kaikki tieto sähköisesti yhdessä paikassa ja käsiteltävissä missä vaan. Aikaa ei tuhlaannu laskujen valmisteluun. Turhat rutiinin poistuvat ja toiminta suoraviivaistuu. Projektiraportteja ei tarvitse koostaa käsin jälkikäteen, Adminetissä ne ovat valmiina ja tarkasteltavissa koko projektin ajan. Talouden raportit näyttävät yrityksen tilanteen reaaliajassa. Raportteja ei tarvitse enää odotella tilitoimistosta. Asentajat/työntekijät Turha toimistolle ajelu jää pois, kun työmääräimet ja tuntikortit ovat sähköisessä muodossa. Tiesithän, että yrityksesi tiedot ovat turvassa: Tehtyjä tunteja tai käytettyjä tarvikkeita ei tarvitse ynnätä kotona tai työmaalla paperilapuilla. Lomien ja poissaolojen ilmoitus sekä loma- ja pekkassaldojen tarkastelu suoraan Adminetissä. Tehostuneet toiminnot varmistavat työnantajan toiminnan kannattavuuden ja pienentävät riskiä lomautuksille ja irtisanomisille. Kirjanpitäjä/palkanlaskija Sähköinen toimintatapa nopeuttaa taloushallinnon prosesseja ja helpottaa tietojenkäsittelyä. Runsaasti rutiininomaisia työvaiheita poistuu ja työkuorma jakautuu tasaisemmin. Työn sisältö rutiineista kohti asiantuntijatyötä. Kirjanpitoaineisto on sähköisessä muodossa ohjelmassa, ei arkistointia ja tiedon etsimistä mapeista. Adminet lähettää palkkalaskelmat automaattisesti. Adminet muodostaa kirjanpitoaineiston automaattisesti. Adminet laskee lomakertymät automaattisesti. Kaikki laskut ovat sähköisessä muodossa sekä kohdistuvat ja tiliöityvät kirjanpitoon automaattisesti. Kun kaikki tieto on yhdessä järjestelmässä, tuplatallennuksia ei tarvitse tehdä. Toimistohenkilökunta Adminet poistaa jopa 80 % toimiston rutiineista työaika voidaan suunnatta mielekkäämpiin töihin paperinpyörittelyn sijaan: asiakaspalvelua, myyntiä, markkinointia Muista ilmoittaa myös sidosryhmille järjestelmävaihdoksesta Nykyinen kirjanpitäjä/palkanlaskija Nykyinen ohjelmatoimittaja (huomioi irtisanomisaika) Henkilöstöllämme on vaitiolovelvollisuus Kaikki tietoliikenne on SSL-suojattua eli nettiyhteydessä itsessään on vahvin tunnettu suojaus. Palvelinkeskus on SAS 70 Type II -sertifioitu. Adminetin palvelinkeskusta vartioidaan turvahenkilöstön toimesta 24/7 ja kulunvalvonnassa on käytössä biometriset tunnistimet Olemme toteuttanee EU:n tietoturva-asetukseen (GDPR) liittyen auditoinnin yhdessä lakiasiaintoimiston sekä turva-alan ammattilaisten kanssa, mikä on toiminut pohjana konkreettisille toimenpiteille yrityksessämme. Kelosähkö Oy Adminet on täydellinen ohjelmapaketti, jossa kertakirjautumisella pääsee tekemään kaiken. Minulta säästyy omaa työaikaa useita tunteja päivässä, kun turhat rutiinit ovat poistuneet ja myös muut pystyvät hoitamaan samoja asioita omien töidensä ohessa. Nyt en työskentele viikonloppuisin ja työpäivät ovat normaalin pituisia Kelosähkö Oy on Espoossa toimiva sähköasennusliike, joka tarjoaa sähkösuunnittelu- ja asennuspalveluita Uudellamaalla. Suomen Jääkylmä Oy Tuloksen seuraa minen ja yleensäkin yrityksen lukujen seuraaminen on huomat tavasti helpompaa kuin ennen. Saan aina ajankohtaista tietoa liiketoimin nastamme. Adminetistä on tullut toiminnanohjaukseemme sellainen tärkeä päivit täinen työkalu, että emme voisi enää ajatellakaan siihen mitään muuta rat kaisua. Suomen Jääkylmä Oy on kylmälaitteiden monitoimija, jolla on toimipisteet Keravalla, Turussa ja Kokkolassa. Tytäryritys Pohjanmaan Jääkylmä Oy palvelee Pohjanmaalla. Karhu Sähkö Oy Koska kirjanpitom me oli aiemmin erillinen, emme saaneet tarkkoja tietoja toiminnoista ja ne tulivat viiveel lä. Adminetistä saamme tarvitsemamme raportit ajantasaisina aina halutessam me. Reaaliaikaisuuden merkitys on erit täin iso ja kyllä se on nykypäivää, että tiedät yrityksesi tilanteen heti etkä ensi kuussa. Karhu Sähkö Oy on Porista käsin toimiva sähköalan ja teollisuuden kunnossapidon moniosaaja. Asiakkuus Asiakkuus

38 ASIAKASTARINAT ASIAKASTARINAT Telilän Sähkötyö Oy Jetitek Oy "Entisellä ohjelmalla piti tehdä samaa työvaihetta monta kertaa ja käsitellä asioita manuaalisesti. Adminetillä virhemahdollisuudet pienenenevät huomattavasti ja ylimääräiset työvaiheet jäävät pois. Vanhalla toimintatavalla meillä varmaan olisi tällä hetkellä vähintään neljä henkilöä toimiston puolella ja siihen tilitoimisto päälle." Jos ajatellaan laajemmin kirjanpitoa, niin onhan siinä huomattava muutos, että ennen saimme kuukauden viiveellä tiedon, paljonko maksetaan esimerkiksi arvonlisäveroa ja millainen tilanne ylipäätään on. Nyt meillä on saman tien tilanne tiedossa ja jokainen saa ulos sellaista tietoa, kuin itse haluaa. Sastamalassa toimiva Telilän Sähkötyö Oy on monipuolinen sähköliike, joka palvelee niin yrityksiä, teollisuutta, julkista sektoria kuin yksityisasiakkaitakin. Jetitek Oy on kylmä- ja lämmitysjärjestelmiin erikoistunut palveluyritys, joka toimii kahden toimipisteen voimin Oulussa ja Rovaniemellä. Lahden Putkihuolto Oy LVI Simonen Oy Aiemmin urakan onnistumisen näki vasta, kun se oli jo päättynyt. Nyt tieto on heti saatavilla. Näen helposti missä mennään, paljonko ostolaskuja lähtee minäkin päivänä tai mitä ensi viikolla tapahtuu. Se on aika hienoa, että kassatilanteen näkee niin nopeasti. Adminet on helpottanut ajankäyttöä, kun aikaa pystyy suuntaamaan rutiineista kehittämiseen. Kun joka paikasta saadaan pikkuisen aikaa pois, kokonaispaketti on sitten aika iso. Omalla kohdallani varmaan yhden päivän tunnit viikossa. Lahden Putkihuolto Oy toimii Päijät-Hämeen alueella ja tekee linjasaneerauksia, LVI-huoltoa ja huoltopäivistyksiä. Asiakkaita ovat niin yksityistaloudet, isännöitsijät kuin teollisuus. LVI Simonen Oy on Kalajoella toimiva yritys, jonka toimialaa on LVI-alan myynti-, suunnittelu- ja asennuspalvelut. I-Huolto Asennus Oy Sähkö-Hakala Oy Luppotunnit ovat ikuinen ongelma, kun työ on vaihtuvaa ja keikkaluontoista. Kannattavuuden kannalta työn suunnittelu ja luppotuntien minimointi on iso asia. Adminetin kalenterijärjestelmä ja seuranta antavat meille työkalut, joilla pystymme oikeasti suunnittelemaan työt. Tämän kokoisessa yrityksessä niiden merkitys on valtavan iso. Ei ole näin hyvin toimivaa ja vakaata systeemiä tullut aiemmin vastaan. Nyt puhutaan kuitenkin etäkäytettävästä järjestelmästä, joten on poikkeuksellista, että kaikki yhteydet ja laitteet siellä taustalla toimivat niin hyvin. Se on tänä päivänä hieno saavutus. Lappeenrantalainen I-Huolto on monipuolinen ilmastointialan yritys, joka tarjoaa palveluitaan aina omakotiasujista teollisuustoimijoihin. Sähkö-Hakala Oy toteuttaa korjausrakentamiseen liittyviä sähkötöitä pääkaupunkiseudulla. Toiminnan pääpaino on asuin- ja liiketilojen sähkösaneerauksissa. Nämä tarinat kokonaisuudessaan ja kymmeniä muita löydät osoitteesta Asiakkuus Asiakkuus

39 Admicom Finland Oy on kotimainen järjestelmäkehityksen edelläkävijä. Toiminnanohjausjärjestelmämme Adminet on kattavin ratkaisu rakentamisen, talotekniikan ja teollisuuden ammattilaisille. Pitkälle automatisoitu ohjelmisto parantaa kilpailukykyä ja kannattavuutta sekä säästää merkittävästi aikaa toimistolla ja työmaalla. Olemme asiakkaalle kokonaisvaltainen kumppani, jolta saa myös laadukasta tilitoimistopalvelua ja apua liiketoiminnan kehittämiseen. OTA YHTEYTTÄ Arvioidaan yhdessä, millainen Adminet-kokonaisuus palvelisi parhaiten yrityksesi tarpeita. JYVÄSKYLÄ VANTAA TAMPERE