KIRJAAMISEN KEHITTÄMINEN KOTIHOIDOSSA ( KIRKE ) - HANKE

Transkriptio

1 KIRJAAMISEN KEHITTÄMINEN KOTIHOIDOSSA ( KIRKE ) - HANKE LOPPURAPORTTI PROJEKTIPÄÄLLIKKÖ PIRKKO MARTIKAINEN

2 Sivu 1 / 38 SISÄLTÖ Sivu 1 HANKKEEN TAUSTA JA TARKOITUS HANKESUUNNITELMAN MUKAISET TAVOITTET HANKKEEN HALLINTO JA TOIMIJATAHOT Hankkeen ohjausryhmä Hankehenkilöstö HANKKEEN TOIMINTAMALLI 7 5 HANKKEEN TALOUS. 9 6 HANKEKUNTIEN KOTIHOIDON TOIMINTAYMPÄRISTÖ. 9 7 HANKKEEN KÄYNNISTÄMINEN JA ORGANISOINTI HANKKEEN TAVOITTEET, TOIMENPITEET JA TULOKSET Kotihoidon prosessien selkiyttäminen aiemman kehittämistyön pohjalta Kotihoidon toimijoiden tiedon- ja kirjaamistarpeiden määrittäminen Kotihoidon kirjaamisen täsmentyminen, dokumentointikäytänteiden uudistaminen ja tiedonsiirron toimintamallin kehittäminen Mobiiliteknologian testaus ja käyttöönotto kotihoidon sähköisessä dokumentoinnissa ja tiedonsiirrossa Mobiilteknologian hyödyntämismahdollisuuksien selvittäminen kotihoidossa Kotihoidon kirjaamista koskevan koulutus- ja perehdytysmateriaalin tuottaminen 26 9 HANKKEEN PÄÄTÖSSEMINAARI TIEDOTTAMINEN JA TIEDON LEVITTÄMINEN YHTEISTYÖ HANKKEESSA ARVIOINTI JA PALAUTE JATKOTOIMENPITEET JA EHDOTUKSET KIITOS. 37

3 Sivu 2 / 38 1 HANKKEEN TAUSTA JA TARKOITUS Kirjaamisen kehittäminen kotihoidossa hankkeen keskeisenä tavoitteena ja tarkoituksena on ollut vastata kotihoidon tulevaisuuden haasteisiin, sen laadun kehittämiseen, kotihoidon asiakastyössä tapahtuvan työn dokumentoinnin ja kirjaamisen kehittämiseen, niin että kirjaamisessa todentuu sitä ohjaavat laillisuus- sekä laatukriteerit. Sähköinen tiedonsiirto,sekä kotona tehtävän työn dokumentointi reaaliajassa asiakkaan kotona ovat olleet hanketyön keskeisiä kehittämiskohteita. Henkilöstön valmiuksien vahvistaminen edellä kuvatuilla ammatillisen toiminnan osa-aluilla ovat olleet hankkeen ja siinä toteutetun kehittämistyön ydintä. Kotihoidossa toteutuneen asiakastyön kirjaaminen ja dokumentointi on yksi hoito- ja hoivatyön menetelmä. Sen avulla todennetaan, sekä tehdään näkyväksi ja arvioitavaksi kotihoidon asiakastyön tavoitteita, sisältöjä, käytettyjä hoito- ja hoivatyön menetelmiä sekä työn vaikuttavuutta ja saavutettuja tuloksia. Dokumentoidun tiedon avulla voimme todentaa hoidon laatua, sekä turvata hoidon jatkuvuuden periaatteen toteutumista ja tiedon välittymistä asiakkaan, potilaan, hänen omaistensa sekä eri ammattiryhmien, hoitoon osallistuvien tahojen välillä. Hyvä ja ajantasainen asiakastyön kirjaaminen sekä dokumentointi luovat perustan sekä asiakkaan, potilaan ja työntekijän oikeusturvalle. Kotihoidon kirjaamisen kehittämisen tarpeet ovat jatkuvat ja niihin on myös tämän hankkeen turvin, toimenpitein ja resurssein haluttu vastata. Suomessa, kuntien sosiaali- ja terveyspalveluissa on yhtenä keskeisenä kehittämisen kohteena viime vuosina ollut sähköinen asiointi, dokumentointi ja tiedonsiirto. Kirjaamisen kehittäminen kotihoidossa hankkeen aikana on henkilöstövalmennuksen avulla vahvistettu teknologian käyttöön liittyvää osaamista, sekä ns. mobiilipilotointien avulla selvitetty etäyhteydellä, tai päivitysjärjestelmillä toimivien kannettavien tietokoneiden käytöstä syntyviä kokemuksia ja hyötyjä kotihoitopalveluissa, teknologian käyttöönottoon ja hyödyntämiseen tähtäävän jatkokehittämistyön pohjaksi. Kirjaamisen kehittäminen kotihoidossa hanke on ollut Suomen sosiaali- ja terveysministeriön rahoittama, erityisesti sosiaalihuollon kotipalvelutyön kirjaamisen kehittämisen tietoteknologiahanke, jonka aikana on paneuduttu erityisesti kotipalveluhenkilöstön aiempaa systemaattisemman ja tietosisällöltään jäsentyneemmän, ns. rakenteisen kirjaamisen, dokumentoinnin ja sähköisen tiedonsiirron käytänteiden, kirjaamisen toimintamallien, vastuiden ja valtuuksien, sekä henkilöstön valmiuksien ja osaamisen kehittämiseen. Kotihoitotyö on moniammatillisen työryhmän toteuttamaa ammatillista toimintaa asiakkaiden ja potilaiden parhaaksi. Kotihoitotyössä on usein yhdistyneenä sosiaalihuollon kotipalvelutyö ja terveydenhuollon kotisairaanhoito. Tästä johtuen, vaikka Kirjaamisen kehittäminen kotihoidossa on ollut ensisijaisesti sosiaalihuollon, kotipalvelutyön kirjaamisen ja dokumentoinnin kehittämiseen tähtäävä hanke, on hankkeen resurssein toteutetussa kehittämistyössä olleet mukana kuntien koko moniammatillinen kotihoitohenkilöstö. Hanke on ollut osa laajempaa kansallista TIKESOS hanketta, jossa on kehitetty useissa hankkeissa teknologiaa hyödyntäviä toimintamalleja ja käytänteitä erityisesti kuntien sosiaalipalveluihin.

4 Sivu 3 / 38 2 HANKESUUNNITELMAN MUKAISET HANKKEEN TAVOITTEET, PAINOALUE- KOHTAISET ERITYISVAATIMUKSET, SEKÄ TOTEUTUSTAVAT JA TULOKS ET Hanketyön suunnittelun, toteutuksen ja arvioinnin kokonaisuutta ovat ohjanneet hyväksytyn hankehakemuksen mukaiset, työlle asetetut tavoitteet, erityisvaatimukset, sekä toteutustavat ja määritetyt tulokset Hyväksytyn hankesuunnitelman mukaisesti Kirjaamisen kehittäminen kotihoidossa hankkeen päätavoitteena on ollut kehittää kotihoidon kirjaamista jäsentyneenpään, rakenteisenpaan muotoon. Päätavoitetta tukemaan oli asetettu seuraavat hanke- ja kehittämistyön tavoitteet; o o o o o o Kotihoidon prosessien selkiyttäminen aiemman kehittämisen pohjalta Kotihoidon toimijoiden tiedon- ja kirjaamistarpeiden määrittäminen Kotihoidon kirjaamisen täsmentyminen, dokumentaatiokäytäntöjen uudistaminen ja tiedonsiirron toimintamallin kehittäminen Mobiiliteknologian hyödyntämismahdollisuuksien selvittäminen kotihoidossa Mobiiliteknologian testaus ja käyttöönotto kotihoidon sähköisessä dokumentoinnissa ja tiedonsiirrossa Kotihoidon kirjaamista koskevan opetus- ja perehdytysmateriaalin tuottaminen Hyväksytyn hankesuunnitelman mukaisesti hanke- ja kehittämistyölle oli asetettu seuraavat erityisvaatimukset: o Hankkeessa toteutetaan sosiaalihuollon tietoteknologia käytön edistämistä o Asiakasprosessit kuvataan yleisesti hyödynnettävällä tavalla o Tietotekniikka- ja sisältöosaamiseen panostetaan o Laaditaan kehittämissuunnitelma ja pyritään vaikuttamaan kotihoidon käytännön työprosesseihin o Uudet toimintamallit luodaan ottaen huomioon valtakunnalliset suositukset ja määritykset o Seudullinen, maakunnallinen ja ylimaakunnallinen yhteistyö ja verkostoituminen ovat hankkeen toteutustapana Hyväksyttyyn hankesuunnitelmaan sisällytetyt toteutustavat ja tulokset aikatauluineen hankkeelle asetettuihin tavoitteisiin pääsemiseksi ja erityisvaatimusten toteutumiseksi olivat; o o o o Lähtökohtatilanteen kartoitus ja aiempien kotihoidon prosessikuvausten kokoaminen, täsmennys ja kuvaaminen, tuloksena selkeät, maakunnallisesti yhteneväiset prosessit, ajalla 9/2007 8/2008 Selvityksen tekeminen tieto- ja kirjaamistarpeista kotihoidon prosessin eri vaiheissa, asiakkaiden hoidon etenemisen ja eri työntekijöiden työn sujuvuuden ja luotettavuuden kannalta tarkasteltuna, ajalla 1/ / 2009 Rakenteiseen kirjaamiseen pohjautuvien uusien käytäntöjen mallintaminen ja tiedonsiirron kehittäminen yhteistyössä kotihoidon työntekijöiden ja muiden hoitoon osallistuvien kanssa, ajalla 1 / / 2009

5 Sivu 4 / 38 o Mobiiliteknologian käyttöönoton valmistelu, teknologian kehittymisen seuranta, ajalla 1-12 / 2009 o Mobiiliteknologian käytön ja sen avulla asiakkaan kotona tapahtuvan dokumentoinnin hyvien käytäntöjen muodostaminen ja toimintamallien levittäminen maakunnallisesti, ajalla 1 12 / 2009 o Kotihoidon kirjaamista koskevan opetus ja perehdytysmateriaalin tuottaminen 5 / / 2009, materiaalin testaus ja hyödyntäminen sosiaalialan koulutuksessa 1 12 / HANKKEEN HALLINTO JA TOIMIJATAHOT Kirjaamisen kehittäminen kotihoidossa ( KIRKE ) hankkeen toteuttamisaika oli Hanke käynnistyi varsinaisesti , jolloin projektipäällikön työ hankkeessa alkoi. Kirjaamisen kehittäminen kotihoidossa hanketta ovat rahoittaneet Suomen sosiaali- ja terveysministeriö, Itä Suomen lääninhallituksen sosiaali- ja terveysosasto (75%), sekä hankkeessa mukana olevat kunnat omarahoitusosuuksillaan (25%). Hankkeessa mukana ovat olleet Lieksan kaupunki, Nurmeksen kaupunki, Valtimon kunta, Joensuun kaupunki Kiteen kaupunki, Kesälahden, Rääkkylän kunta alkaen, sekä Tohmajärven kunta alkaen. Itä Suomen lääninhallituksen sosiaali- ja terveysosaston yhteyshenkilö hankkeelle on ollut lääninsosiaalitarkastaja Kirsi Kaikko. Lieksan kaupunki on toiminut hankkeen hallinnoijana. Kunnat tekivät päätökset, että hanketyön aikana toteutettaviin henkilöstövalmennuksiin osallistuvat myös hankekuntien alueella toimivat, yöpartiotoiminnan tuottavan yrityksen Mummon Turva Oy, sekä Keski Karjalan alueella kunnille kotihoitopalveluja tuottavien yhdistysten, Hummovaaran Kyläyhdistys ry, sekä Hoivapalvelut Oy henkilöstö. Kiteen kaupunki, Kesälahden, Rääkkylän sekä Tohmajärven kuntien sosiaali- ja terveydenhuollon palvelut sekä niiden henkilöstö siirtyivät vuoden 2009 alusta Sosiaali- ja terveydenhuollon palvelukeskus, HELLI - liikelaitoksen alaisuuteen. Enon ja Pyhäselän kunnat liittyivät Joensuun kaupunkiin alkaen. Hankkeen hallintoon liittyen Itä-Suomen lääninhallituksen sosiaali- ja terveysosasto pyysi päivätyllä kirjeellään Kuntien ja organisaatioiden muutokset ja niiden vaikutukset sosiaali- ja terveydenhuollon kehittämishankkeisiin, kansallisten sosiaali- ja terveydenhuollon hankkeiden hallinnoijia tekemään lääninhallitukselle toimijamuutoshakemukset, koskien hankekumppanien hallinnollisia muutoksia, kuten kuntaliitoksia ja kuntien toimintojen hallinnollisia siirtoja. Kirjaamisen kehittäminen kotihoidon hankkeen osalta hallinnoija Lieksan kaupunki jätti toimijamuutoshakemuksen lääninhallitukselle koskien Enon ja Pyhäselän kuntien liittymistä Joensuuhun vuoden 2009 alusta, sekä Sosiaali- ja terveydenhuollon palvelukeskus HELLI liikelaitoksen käynnistymistä ja Kiteen, Kesälahden, Rääkkylän sekä Tohmajärven kuntien kotihoitohenkilöstön siirtymistä HELLI liikelaitoksen henkilöstöksi. Joensuun kaupunki käsitteli toimijamuutoshakemukseen tarvittavaa päätöstä toimivaltaisen elimensä, sosiaali- ja terveyslautakunnan kokouksessa , 34 :ssä. Sosiaali- ja terveyspalvelukeskus HELLI liikelaitoksen osalta toimijamuutoshakemukseen tarvittavan päätöksen antoi liikelaitoksen johtaja

6 Sivu 5 / 38 Itä- Suomen lääninhallitus päivätyssä kirjeessään, Valtionavustuksen myöntämistä koskevan päätöksen muutos, ilmoitti hyväksyvänsä hankkeen kohdeorganisaatiossa tapahtuneet muutokset. Valtionavustusta myönnetään vuosina syntyneisiin, tukikelpoisiin kustannuksiin. Muilta osin pitäydytään sosiaali- ja terveysministeriön tekemässä valtionavustuspäätöksessä Hankkeen ohjausryhmä Hankkeen ohjausryhmään Lieksan kaupungin sosiaali- ja terveyslautakunta oli kokouksessaan nimennyt seuraavat henkilöt kuntien edustajiksi; Osastopäällikkö Soile Syrjäläinen, ohjausryhmän puheenjohtaja, Lieksan kaupunki Vanhustyön johtaja Seija Loppi, Lieksan kaupunki, pj, , sekä kokouksissa Kotipalvelun vastaava hoitaja Suvi Vepsäläinen, Lieksan kaupunki Kotisairaanhoidon osastonhoitaja Eila Kärkkäinen, Lieksan kaupunki Johtava hoitaja Riitta-Liisa Peltola, Nurmeksen ja Valtimon terveydenhuollon kuntayhtymä Vanhustyön johtaja Eila Soikkeli, Nurmeksen kaupunki Avopalvelun johtaja Liisa Korhonen, Valtimon kunta Kotihoidon päällikkö Kaija Lähteenmäki, Joensuun kaupunki Va. Sosiaalijohtaja Airi Turunen, Kiteen kaupunki, saakka Ikäihmisten palvelujohtaja Juhani Junnilainen, Sosiaali- ja terveyspalvelukeskus Helli - liikelaitos, Kitee, alkaen Kotihoidon päällikkö Riitta Väistö, Sosiaali - ja terveyspalvelukeskus Helli liikelaitos, Kitee Vanhustenhuollon ohjaaja Tuija Karjalainen, Kesälahden kunta saakka Vastaava hoitaja Hannu Tiittanen, Rääkkylän kunta, Projektipäällikkö Riitta Hassinen, esostieto hanke saakka kehittämispäällikkö Tuomas Lappalainen, Joensuun kaupunki, saakka Kehittämispäällikkö Anna-Mari Savela, Joensuun kaupunki, alkaen Ohjausryhmän kokoonpanossa tapahtui hankkeen aikana muutoksia johtuen hankkeessa mukana olevien kuntien hallinnollisista muutoksista, kuntaliitoksista, sekä Sosiaali- ja terveyspalvelukeskus Helli liikelaitoksen käynnistymisestä Keski Karjalan kuntien alueella. Hankkeen ohjausryhmän kokouksia oli yhteensä kuusi ( 6 ) vuosina ; 1. kokous kokous kokous kokous kokous kokous Kustakin ohjausryhmän kokouksesta on laadittu muistio. Edellä mainittujen kokousten lisäksi ohjausryhmän viimeinen kokous on sovittu pidettäväksi , jolloin käsitellään ja hyväksytään hankkeen loppuraportti, mobiilipilotointien yhteenvetoraportti, sekä käydään läpi hankkeen tilinpäätös, sekä käsitellään tilintarkastajan lausunto hankkeen taloudenhoidosta ja kirjanpidosta.

7 Sivu 6 / Hankehenkilöstö Hankkeen projektipäällikkönä on toiminut , SHO Pirkko Martikainen Hankkeeseen on ollut hankesuunnitelman mukaisesti palkattuna kaksi ( 2 ) projektisuunnittelijaa. Projektisuunnittelijoiden tehtävänä on ollut toimia hanketyön koordinoijana, suunnittelijana, osittain myös toteuttajana, sekä arvioijana ja työn raportoijana omalla seutukunnallaan. Lisäksi Itä- Suomen lääninhallituksen hyväksymän muutoshakemuksen ( ) perusteella hankkeelle palkattiin tietotekniikkasuunnittelija henkilöstön ATK koulutusta varten, sekä hankkeessa toteutettua mobiiliteknologian käyttöönottoa ja käyttöä koskevaan valmistelutyöhön ja henkilöstökoulutukseen Hankehenkilöstö on suunnitellut ja arvioinut hanketyötä yhteisissä työkokouksissaan projektipäällikön johdolla, keskimäärin kerran kuukaudessa. Hankkeessa ovat suunnittelijan tehtävissä toimineet; Osa-aikainen projektisuunnittelijana Keski - Karjalan alueella, sosionomi ( AMK ) Tiina Mari Mölsä ajalla Kokoaikainen projektisuunnittelija Joensuun kaupungin alueella TtM Soile Saarelainen ajalla ( poissa hanketyöstä alkaen ). Kokoaikainen projektisuunnittelija Keski Karjalan ja Joensuun kaupungin alueella, sosiaaliohjaaja, YtM Susanna Turpeinen Kokoaikainen tietotekniikkasuunnittelija, tradenomi ( AMK ) Jarno Kupiainen Pielisen Karjalan kuntien alueella projektisuunnittelija tehtäviä hoiti projektipäällikkö. Hankkeessa on ollut työharjoittelussa ajalla kaksi ( 2 ) Pohjois Karjalan ammattikorkeakoulun sosiaalialan koulutusohjelman opiskelijaa. He selvittivät työharjoittelun aikana opinnäytteenään kyselyn, sekä haastattelujen avulla kotihoidon asiakkaiden ja heidän omaistensa kokemuksia kotihoidon kirjaamisen ja dokumentoinnin käytänteistä, erityisesti koskien hoito- ja palvelusuunnitelman laatimista. Hankkeessa toteutetussa kotihoidon henkilöstövalmennuksessa ja kehittämistyössä ovat olleet asiantuntijoina ja luennoitsijoina Suomen Akatemian, Terveyden- ja hyvinvoinninlaitoksen, Helsingin ja Kuopion yliopistojen, vastaavien kansallisen kehittämishankkeiden ( mm. KOTOSA, PALKO, INNO- ELLI, HOIDATA ) toimijat, sekä useiden kotihoidon dokumentointia kehittäneiden kuntayhtyminen ja kuntien (mm. Varsinais-Suomen sairaanhoitopiiri, Kouvola, Anjalankoski, Lappeenranta, Sipoo ) sosiaali- ja terveydenhuollon, sekä tutkimus- ja kehittämistyön edustajat. Hankkeen kirjanpitoa ja hankintojen asiakirjahallintoa ovat hoitaneet Pielisen Tilitoimisto Oyn laskentasihteeri Sirpa Alanko, sekä Lieksan kaupungin sosiaali- ja terveyspalvelukeskuksen kanslisti Arja Anttila. Lisäksi hankkeessa on tehty kiinteää yhteistyötä hankekunnissa toimivan ATK henkilöstön kanssa. Pohjois Karjalan Tietotekniikka Oy:n

8 Sivu 7 / 38 4 HANKKEEN TOIMINTAMALLI Kirjaamisen kehittäminen kotihoidossa hankkeen kehittämistyö organisoitiin ohessa olevan kaavion mukaisesti, tavoitteena, että sosiaali- ja terveydenhuollon esimiehet linjaavat ja vastuuttavat kunnissa tapahtuvaa kehittämistyötä ja kotihoidon työntekijöiden, työyhteisöjen ja tiimien asiantuntijuus on tiiviisti mukana hanketyössä. Hanketyön organisoimisella oheisen kaavion mukaisesti tavoiteltiin myös sitä, että hankkeessa tehtyä työtä voitaisiin paremmin juurruttaa työyhteisöihin ja hankkeen resurssein saataisiin aikaiseksi vaikuttavuutta pidemmälle aikavälille hankkeen päättymisen jälkeenkin. Kirjaamisen kehittäminen kotihoidossa hankkeen toimintamalli, sekä työn organisointi kaavio HANKKEEN OHJAUSRYHMÄ HANKEHENKILÖSTÖ Projektisuunnittelija Projektipäällikkö Projektisuunnittelija Tietotekniikkasuunnittelija HANKEKUNTIEN ( 8 ) ESIMIESTEN TYÖKOKOUS Lieksa, Nurmes, Valtimo, Joensuu Kitee, Kesälahti, Rääkkylä, Tohmajärvi PROJEKTIRYHMÄ Keski - Karjala Alueen esimiehet PROJEKTIRYHMÄ Pielisen Karjala Alueen esimiehet PROJEKTIRYHMÄ Joensuu Alueen esimiehet TIIMIKEHITTÄJÄT 2 HLÖÄ / TIIMI TIIMIKEHITTÄJÄT 2 HLÖÄ / TIIMI TIIMIKEHITTÄJÄT 2 HLÖÄ / TIIMI TEKNOLOGIAVASTAAVAT VARSINAINEN JA VARA / TIIMI TEKNOLOGIAVASTAAVAT VARSINAINEN JA VARA / TIIMI TEKNOLOGIAVASTAAVAT VARSINAINEN JA VARA / TIIMI

9 Sivu 8 / 38 Toimintamallin toimijatahojen kuvaus Kuntien esimiesten työkokous Hankekuntien esimiesten työkokousten tarkoituksena oli koordinoida hankkeessa tehtävän kehittämistyön kokonaisuutta. Eri seutukunnilta tulevat esimiehet keskustelivat toteutuneesta hanketyöstä ja linjasivat tulevaa hanketyötä, niin että se mahdollisimman hyvin vastaisi seutukuntien tarpeisiin. Kuntien sosiaali- ja terveydenhuollon esimiehet kertoivat tapaamisissa oman alueensaajankohtaisista asioista, sekä tulevista sosiaali- ja terveydenhuoltopalveluja koskevista suunnitelmista, päätöksistä ja niiden aikatauluista. Kuntien esimiesten työkokouksia pidettiin kaksi ( 2 ) kertaa ja ennen ohjausryhmän kokousta. Esimiesten työkokouksista laadittiin muistiot. Projektiryhmät Hankkeen toiminta-alueille, Pielisen Karjala, Joensuu, Keski - Karjala muodostettiin kullekin oma kuntien sosiaali- ja terveydenhuollon esimiesten ja asiantuntijoiden muodostama projektiryhmä. Projektiryhmässä käsiteltiin kunkin alueen tulevaa hanketyötä, sovittiin konkreettisesti alueella/kunnissa tehtävästä hankeyöstä, vastuuhenkilöistä ja aikatauluista. Alueen esimiehet antoivat valtuudet hankkeessa tehtävälle työlle. Kunkin seutukunnan projektiryhmät kokoontuivat keskimäärin kaksi ( 2 ) kertaa vuodessa, yhteensä 4 5 kertaa hankkeen aikana. Tiimikehittäjät Hankekuntien ( 8 ) kotihoidon tiimeistä (noin 30 ) nimettiin kustakin kaksi ( 2 ) tiimikehittäjää, joiden tehtävänä on ollut toimia hankkeessa tehtävän kehittämistyön vastuuhenkilöinä omissa tiimeissään. He ovat olleet yhteyshenkilöinä hanketyön ja kotihoidon tiimien välillä. Tiimikehittäjät ovat osallistuneet hankkeessa toteutettuun kotihoidon asiakkuusprosessien sisällön kehittämistä ja asiakastyön dokumentointia koskevaan henkilöstövalmennukseen, sekä vieneet näitä koulutuksessa käsiteltyjä asioita edelleen eteenpäin omien tiimiensä toiminnan kehittämistyöhön. Tiimikehittäjien tapaamisia on pidetty 3 4 kertaa kussakin hankekunnassa / seutukunnialla hankkeen aikana, jolloin on kuultu tiimikehittäjien arviointia hanketyön etenemisestä, sekä suunniteltu tulevaa hanketyötä Teknologiavastaavat Hankekuntien ( 8 ) kotihoidon tiimeistä ( noin 30 ) nimettiin keväällä 2009 kustakin tiimistä yksi (1) varsinainen ja yksi (1) varahenkilö teknologiavastaavaksi. Teknologiavastaavat osallistuivat hankkeen, sekä sisällöllisiin että erityisesti kaikkiin ATK -, kotihoidon sähköisen dokumentoinnin ja tiedonsiirron, mobiilin käyttöönoton ja käytön koulutuksiin. Tavoitteena on ollut, että teknologiavastaavat toimivat omissa työyhteisöissään ja tiimeissään vertaisohjaajina etäyhteydellä ja päivitystekniikalla varustettujen kannettavien tietokoneiden,mobiiliteknologian käyttöönotossa, sekä kotihoidon sähköiseen kirjaamiseen perustuvissa toimintamalleissa hankkeen aikana ja myös hankkeen päättymisen jälkeen. Tällä on pyritty siihen, että hankkeen toimenpitein saavutetaan pysyvää osaamista ja en edelleen levittämistä ja juurruttamista kotihoidon asiakastyön dokumentoinnin käytänteiksi kunnissa. Teknologiavastaavien tapaamisia on pidetty vuoden 2009 aikana kussakin kunnassa / seutukunnalla 1-2 kertaa, jolloin on keskusteltu tiimikehittäjien tehtävistä, toteutuneesta kotihoidon mobiiliteknologian käyttöön otosta, sekä keskusteltu tulevasta teknologiakehittämistyöstä ja koulutuksista.

10 Sivu 9 / 38 5 HANKKEEN TALOUS Hanketta rahoittivat, valtio, Suomen sosiaali- ja terveysministeriö, Itä Suomen lääninhallituksen sosiaali- ja terveysosasto 75%, kunnat ( Lieksa, Nurmes. Valtimo, Joensuu, Kitee, Kesälahti, Rääkkylä ja Tohmajärvi, Keski-karjalan osalta alkaen Sosiaali- ja terveyspalvelukeskus Helli liikelaitos) 25% hankkeelle hyväksyttävistä kustannusarvion mukaisista kuluista. Hankesuunnitelmassa oleva hyväksytty kustannusarvio oli yhteensä ,00 euroa. Koska kuntien omarahoitusosuutta hankkeelle kertyi 1500, 00 euroa vähemmän kuin alkuperäiseen kustannusarvion perusteeksi oli merkitty, on toteutuneen hankkeen hyväksyttäviin kuluihin perustuva kustannusarvio yhteensä , 00 euroa. Itä Suomen lääninhallituksen sosiaali- ja terveysosastolle jätettiin ohjausryhmän kokouksen asiaa koskeneen käsittelyn jälkeen hankkeen kustannusarviota koskeva muutoshakemus ,koskien kustannusarvion menokohdilta toisille menokohdille tehtäviä siirtoja. Lääninhallitus hyväksyi kirjatulla Valtionavustuksen myöntämistä koskevan päätöksen muutos - päätöksellään. Päätöksessä todetaan, ettei kustannusarvion menokohtiin tehdyt hyväksytyt muutokset aiheuta muutoksia hankkeen kokonaiskustannuksiin, vaan ne ovat edelleen yhteensä euroa. 6 HANKEKUNTIEN KOTIHOIDON TOIMINTAYMPÄRISTÖ Kirjaamisen kehittäminen kotihoidossa hankkeessa mukana olleiden kuntien kotihoidon rakenteissa ja hallinnoinnissa, sekä organisoinnissa on ollut eroavaisuuksia, jotka ovat vaikuttaneet hanketyöhön, sen toteuttamistapoihin ja aikatauluihin kunnissa ja seutukunnilla. Alueille on hanketyön aikana ollut käynnissä PARAS hankkeeseen liittyneet kuntien toimintojen uudelleen järjestelyt ja osana tätä myös kuntien sosiaali- ja terveyspalvelujen, kotihoitopalvelujen tuottamisen järjestelyt, sekä niihin liittyvät kehittämishankkeet. Hankkeen aikana on toimintaympäristössä tapahtunut Pyhäselän ja Enon kuntien liittyminen Joensuun kaupunkiin, ja Keski Karjalan kuntien muodostaman Sosiaali- ja terveyspalvelukeskus Helli liikelaitoksen perustaminen ja käynnistyminen vuoden 2009 alusta alkaen. Muutokset ovat vaikuttaneet luonnollisesti myös henkilöstön työnkuviin, työtehtäviin ja työn sisältöihin. Pielisen Karjalan kuntien kotihoidon hanketyön aikainen hallintomalli, sekä tiimit Lieksa Lieksassa on yhdistetty sosiaali- ja terveyslautakunta. Kotipalvelu on hallinnollisesti Lieksan kaupungin sosiaalitoimen alaisuudessa toimiva yksikkö Esimiehinä sosiaalijohtaja ja vanhustyön johtaja. Kotisairaanhoito on hallinnollisesti Lieksan kaupungin terveystoimen alaisuudessa toimiva yksikkö Esimiehinä johtava lääkäri ja johtava hoitaja. Kotisairaanhoito- ja kotipalvelu tekevät toiminnallisesti tiivistä yhteistyötä. Kotihoidon tiimejä viisi ( 5 ), joissa työskentelee yhteensä noin 60 työntekijää. Nurmes ja Valtimo, sekä Nurmeksen ja Valtimon terveydenhuollon kuntayhtymä Nurmeksessa kotipalvelu on hallinnollisesti sosiaalilautakunnan ja sosiaalitoimen alaisuudessa toimiva yksikkö. Esimiehinä sosiaalijohtaja ja vanhustyön johtaja. Valtimolla kotipalvelu on hallinnollisesti perusturvalautakunnan ja sosiaalitoimen alaisuudessa toimiva yksikkö. Esimiehinä toimivat perusturvajohtaja ja avopalvelun johtaja. Nurmeksen ja Valtimon kotisairaanhoito on hallinnollisesti Nurmeksen ja Valtimon terveydenhuollon kuntayhtymän alaisuudessa toimiva yksikkö. Esimiehinä toimivat ylilääkäri ja johtava hoitaja.

11 Sivu 10 / 38 Nurmeksessa on kotihoidon tiimejä kolme (3 ),Valtimolla kotihoidontiimejä on yhdestä kahteen (1 2 ). Pielisen Karjalassa kotihoitopalveluissa työskentelee yhteensä noin 120 työntekijää. Joensuu kotihoitopalvelujen hanketyön aikainen hallintomalli, sekä tiimit Joensuussa kotihoitopalvelut ovat hallinnollisesti yhdistetty, hallinnollisesti peruspalvelulautakunnan alaisuudessa toimiva yksikkö. Esimiehinä sosiaali- ja terveyspalvelujohtaja, vanhuspalvelujohtaja ja kotihoidon päällikkö. Joensuussa on 11 kotihoidon tiimiä, Enossa kaksi (2) tiimiä ja Pyhäselässä kolme ( 3 )tiimiä. Näissä (16) tiimissä työskentelee yhteensä noin 200 kotihoidon työntekijää. Keski Karjalan ( Helli liikelaitoksen alkaen ) kotihoitopalvelujen hanketyön aikainen hallintomalli, sekä tiimit Keski Karjalan kunnat Kitee, Kesälahti ja Rääkkylä sekä Keski Karjalan terveyskeskuskuntayhtymä pääsivät alkaen sosiaali- ja terveysministeriön kokeilulainsäädännön piiriin, mikä mahdollisti peruskuntien ja terveyskeskuskuntayhtymän kotipalvelun ja kotisairaanhoidon yhdistymisen yhteiseksi tehtäväalueeksi, kotihoidoksi alkaen kotihoito on toiminut Sosiaali- ja terveyspalvelukeskus Helli liikelaitoksen alaisuudessa. Esimiehinä liikelaitoksen johtaja, ikäihmisten palvelujohtaja ja kotihoidon päällikkö. Kotihoidon tiimejä asti oli Kiteellä neljä ( 4 ) tiimiä, Kesälahdella kaksi (2) tiimiä, Rääkkylässä ja Tohmajärvellä kotihoidon tiimejä ei oltu vielä perustettu kolme ( 3 ) tiimiä. Näissä ( 6 ) tiimissä, sekä lisäksi Rääkkylän ja Tohmajärven kotihoidon työskenteli yhteensä noin 60 kotihoidon työntekijää. Kirjaamisen kehittäminen kotihoidossa hankkeessa on ollut yhteistyötahoina mukana kahdeksan kunnan alueella yhteensä noin 30 kotihoidon tiimiä ja niissä työskenteli yhteensä noin 440 kotihoidon työntekijää. Heidän lisäkseen hankkeessa toteutettuun henkilöstökoulutukseen ovat osallistuneet kuntien tehostetun palveluasumisen henkilöstö ja kuntien kotihoitoa tuottavien yöpartioyrityksen ja kahden yhdistyksen henkilöstö. Kuntien kotihoitopalvelujen hallinnoinnin erilaisuus ja muutokset hanketyön aikana ovat olleet tekijöitä, jotka on olleet vaikuttamassa hankesuunnitteluun, toteutukseen ja aikatauluihin eri kunnissa ja seutukunnilla. Kuntien sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmät Hankkeessa mukana olevat kunnat tekivät touko kesäkuussa 2008 päätöksiä sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmän hankinnasta. Syksystä 2008 kunnissa käynnistettiin valmistelut MEDIATRI tietojärjestelmän käyttöön ottoon ja aiemmin käytössä olleiden tietojärjestelmien, yleisesti EFFICA tietojärjestelmä, alasajoon kunnissa. Kunnat tekivät päätöksiä uuden Mediatri tietojärjestelmän käyttöönoton aikatauluistaan niin, että ensimmäisenä kuntana hankekunnista, Lieksan kaupunki otti uuden tietojärjestelmän käyttöön vuoden 2009 alusta ja seuraavaksi toukokuusta 2009 alkaen uuden järjestelmän käyttöön ottoon valmistautui Keski Karjalan kunnat, Helli liikelaitos. Joensuun ja Nurmeksen kaupungit, sekä Valtimon kunta päättivät ottaa uuden tietojärjestelmän käyttöön aikaisintaan vuonna 2011.

12 Sivu 11 / 38 Uuden Mediatri tietojärjestelmän käyttöönotto kunnissa ja sen aikataulut ovat vaikuttaneet olennaisesti Kirjaamisen kehittäminen kotihoidossa hankkeen toimintasuunnitelmaan, toteuttamistapoihin ja aikatauluihin. 7 HANKKEEN KÄYNNISTÄMINEN JA ORGANISOINTI Hankkeen ohjausryhmä käsitteli ja hyväksyi kullekin hankkeen raportointijaksolle laaditun toimintasuunnitelman ja edellisen raportointijakson raportin kokouksessaan ohjausryhmä käsitteli ja hyväksyi hankehakemuksen mukaisen toimintasuunnitelman aikatauluineen koko hankkeen toteutusajalle , sekä ensimmäisen raportointijakson Tämän hyväksytyn toimintasuunnitelman pohjalta hanketta lähdettiin käynnistämän ja organisoimaan työtä ja laatimaan toteuttamissuunnitelmaa yksityiskohtaisemmin koko hanketyön ajalle. Joulukuun 2007 ja tammikuun 2008 aikana projektipäällikkö perehtyi hankkeeseen, tapasi hankkeen toimijatahojen edustajia, sopi yhteistyötavoista hankkeessa, sekä laati alustavia hanketyön aikatauluja yhteistyössä kuntien edustajien kanssa. Helmikuun alusta 2008 hanketyöhön tulivat kaksi projektisuunnittelijaa. Helmi maaliskuun 2008 aikana hankehenkilöstö kävi yhdessä tapaamassa hankekuntien kotihoidon yli 30 tiimin työntekijät, esittäytymässä, kertomassa hankkeesta, sekä sopimassa tulevasta hanke- ja yhteistyöstä henkilöstön kanssa. Tätä tiimien ja henkilöstön tapaamista pidettiin erittäin tarpeellisena ja tärkeänä yhteistyön, sekä hanketyöhön sitoutumisen, sekä hankkeesta tiedottamisen lähtökohdista arvioiden. Hanketapaamiset ja käynnistyvä hanketyö sai erittäin hyvän vastaanoton henkilöstön keskuudessa, hanketta pidettiin tärkeänä kotihoidon ja sen dokumentoinnin kehittämisen kannalta. Aiemmin tässä raportissa, kohdassa 5, on esitetty hankkeen toimintamalli, jolla toteuttava hanketyö organisoitiin. Toimintamalli osoittautui hanketyön aikana toimivaksi. Tiimikehittäjien ja teknologiavastaavien roolista, tehtävistä, vastuusta ja valtuuksista olisi pitänyt tehdä jo hankkeen alkuvaiheessa tarkemmat sopimukset kotihoidon esimiesten kanssa, koska osa tiimikehittäjistä ja teknologiavastaavista arvioi etteivät he ole välttämättä löytäneet paikkaansa tiiminsä tiimikehittäjänä tai työyhteisönsä teknologiavastaavana. Tähän vaikutti myös se, että nimetyt henkilöt toimivat tiimikehittäjinä ja teknologiavastaavina oman työnsä lisäksi, jolloin aikaresursseja hanketyön mukaiseen kehittäjätyöhön ei välttämättä ollut. Lisäksi hankekunnissa kokemukset ja osaaminen tietoteknologian käytöstä asiakastyön dokumentoinnissa olivat varsin erilaiset, joka osaltaan toin tietotekniikkasuunnittelijan tehtäviin haasteensa. Nimetyt tiimikehittäjät ja teknologiavastaavat suhtautuivat kehittämistehtäväänsä hankkeessa hyvin positiivisesti, kokivat tehtävänsä tärkeäksi ja kiinnostavaksi. He osallistuvat aktiivisesti hankkeen koulutuksiin ja muuhun henkilöstövalmennukseen. Näin ollen kotihoidon tiimeihin on hanketyön vaikutuksesta tullut useita uusia henkilöitä, joilla on osaamista vertaisohjaajana toimimiseen kannettavien tietokoneiden ja mobiiliteknologian käytössä kotihoidon kirjaamisessa ja sähköisessä tiedonsiirrossa.

13 Sivu 12 / 38 8 HANKKEEN TAVOITTEET, TOIMENPITEET JA TULOKSET 8.1. Tavoite: Kotihoidon toimijoiden tiedon- ja kirjaamistarpeiden määrittäminen Toimenpiteet ja tulokset Kotihoidon nykyisten toimintakäytänteiden kartoittaminen, ajalla helmi toukokuu Hankkeessa toteutettiin hankehenkilöstön suunnittelemana ja toetuttamana kaikissa hankkeen kotihoidon tiimeissä kotihoidon nykyisten toiminta ja kirjaamiskäytänteiden, sekä näihin kohdistuvien kehittämis ja koulutustarpeiden kartoittaminen kotihoitohenkilöstön itsensä kuvaamana ja arvioimana. Menetelminä käytettiin alkukartoitusta varten laadittua kyselylomaketta ja sen lisäksi teemahaastattelua. Alkukartoitus kyselyyn vastasi yhteensä 356 kotihoidon työntekijää ja teemahaastatteluihin osallistui seutukunnilla yhteensä noin 200 työntekijää. Kartoitustyön toteuttamisesta keskusteltiin ja toteutuksesta sovittiin hankkeessa mukana olevien kuntien sosiaali- ja terveydenhuollon esimiesten, kotihoidon- ja vanhuspalvelujen esimiesten kanssa. Tämän jälkeen hankehenkilöstö kävi tapaamassa kuntien kotihoidon henkilöstöä kaikissa kunnissa ja kotihoidon tiimeissä, sekä sopimassa kunkin kotihoidon tiimin kanssa kartoitustyötapaamisten ajankohdat. Alkukartoituskysely, sekä teemahaastattelut tehtiin jokaisessa hankkeessa keväällä 2008 mukana olleessa kunnan kotihoidon tiimissä. Kartoitusta varten tiimien henkilöstö tavattiin kaksi kertaa. Kartoitustyö toteutettiin ajalla helmikuu toukokuu Hankehenkilöstö, projektipäällikkö ja kaksi projektisuunnittelijaa laativat yhteisissä työpalavereissaan kartoitustyössä käytettävät lomakkeet, sopivat työnjaosta, työskentelymenetelmistä ja aikatauluista sekä tulosten raportoinnista. Kukin hankehenkilöstöstä toteutti yhteisesti sovitun toimintamallin mukaisesti kartoitustyön omalla alueellaan ja laati myös saamistaan tiedoista yhteenvetoraportin. Kotihoidon nykytilan kartoitus päätettiin tehdä kahdella eri menetelmällä kussakin hankkeessa mukana olevien kuntien kotihoidon tiimissä niin että jokaisella työntekijällä on mahdollisuus vastata alkukartoituskyselyyn tai olla mukana teemahaastatteluprosessissa. Kartoitustyön menetelmät 1 Alkukartoituskysely Hankehenkilöstö laati kotihoidon nykykäytänteiden kartoitusta varten ns. kevyen alkukartoituskyselylomakkeen. Siinä on 20 väittämää liittyen kotihoidon nykyisiin toimintamalleihin ja kirjaamisen käytänteisiin. Alkukartoituskyselyyn vastasi yhteensä 356 kotihoidon henkilöstöön kuuluvaa työntekijää ja esimiestä tiimitapaamisissa. Kyselyyn vastattiin nimettömänä. 2 Teemahaastattelu Kotihoidon nykyisten toimintamallien ja kirjaamisen käytänteiden, sekä näihin liittyvien henkilöstön koulutustarpeiden kartoitustyötä varten hankehenkilöstö laati teemahaastattelun rungon avuksi kartoitustyölle.

14 Sivu 13 / 38 Hankehenkilöstö kertoi jokaisessa kotihoidon tiimin ensimmäisessä tapaamisessa myös nykykäytänteiden kartoittamisesta teemahaastattelun avulla. Haastattelulomake jaettiin tiimeille ja sovittiin siitä miten tiimit työstävät vastauksia teemojen pohjalta. Tiimien käytänteet tiedon tuottamisessa olivat erilaisia, yksintyöskentelystä tiimien yhteisiin pohdintoihin ja tietojen tuottamiseen kirjallisessa muodossa tai sähköpostilla. Kaikki käytetyt menetelmät ovat olleet toimivia ja tuottaneet tarvittavan tiedon ja materiaalin pohjaksi hankkeessa tapahtuvalle kehittämistyölle. Hankehenkilöstö, aiemmin kerrotun työnjaon mukaisesti, tapasi jokaisen tiimin kaksi kertaa teemahaastattelun osalta. Ensimmäisellä kerralla työ käynnistettiin, informoitiin henkilöstöä ja sovittiin työskentelytavasta sekä toisesta tapaamiskerrasta. Toisella tapaamiskerralla kussakin tiimissä käytiin teemahaastattelulomakkeen pohjalta keskustellen läpi nykyisiä kotihoidon toimintamalleja ja käytänteitä. Hankehenkilöstö teki näissä tapaamisissa muistiinpanoja kotihoidon henkilöstön antaman tiedon pohjalta ja heiltä kirjallisena saadun tiedon lisäksi. Alkuperäiset laajat kultakin alueelta olevat alkukartoituskyselyssä sekä teemahaastattelussa henkilöstöltä saadut tiedot on analysoitu ja niistä on laadittu yhteenvetoraportti, jotka on käsitelty hankkeen ohjausryhmässä, esimiesten työkokouksissa, alueiden projektiryhmissä, sekä kotihoidon tiimeissä. Kartoitustyö toi esille, että kotihoidon kirjaamisen ja dokumentoinnin käytänteet, toimintatavat, sekä osaaminen, sekä koulutustarpeet ovat hyvin erilaisia hankkeeseen osallistuvien kuntien kotihoitohenkilöstön itsensä arvioimina ja kuvaamina. Osassa kuntia kirjaaminen tapahtui sinisiin ruutuvihkoihin, joita yhden asiakkaan kohdalla tai kotihoidon palvelujen tiedonvälityksessä asiakkaan asioissa saattoi olla 2 4 päällekkäistä käytössä. Dokumentointia tehtiin päivän mittaan myös erilaisille lapuille, joista sitä työpäivän päätteeksi kirjattiin asiakkaan asiakirjoihin toimistolla. Osalla kotihoitohenkilöstöä oli jo kokemusta ja osaamista kotihoidon asiakastyön dokumentointi sähköisiin tietojärjestelmiin tai ns. kiinteille koneille. Kaikilla kotihoidossa työskentelevillä ammattiryhmillä ei ollut oikeutta kirjata asiakkaan sähköisiin asiakirjoihin, tai edes lukea niitä sähköisessä muodossa. Nämä oikeudettomat olivat yleensä kotipalveluhenkilöstöä. Suuri osa kotihoitohenkilöstö arvioi itse, ettei heillä riittävä tietoa kotihoidon kirjaamista ja dokumentointia koskevasta lainsäädännöstä, eikä laadultaan hyvää kirjaamista ohjaavista kriteereistä. Rakenteisen kirjaamisen käsite ja sisältö, sekä tarkoitus olivat vieraita suurelle osalle henkilöstöä. Tietokoneen käyttäminen, ATK perusvalmiuksistaan osa henkilöstöstä koki puutteellisiksi. Osa kertoi, ettei ole käyttänyt koskaan tietokonetta. Mobiiliteknologiaa, etäyhteydellä tai päivitysohjelmalla varustettua kannettavaa tietokonetta ei kukaan nykykäytänteiden kartoitukseen osallistuneista henkilöistä ( 356 ) ollut aiemmin käyttänyt asiakkaan, potilaan kotona tehtävässä dokumentoinnissa ja tietojen siirrossa. Muut kartoitustyössä esille tulleet kehittämis ja koulutustarpeet liittyivät hoito ja palvelusuunnitelmien, hoito- ja hoivatyön suunnitelmien laatimiseen ja niihin kirjaamiseen, prosessimallin mukaisen kirjaamiseen, arvioivan ja kuvaavan kirjaamiseen, niiden osaamisen vahvistamiseen henkilöstökoulutuksessa. Henkilöstön palaute tehdystä alkukartoituksesta oli erittäin positiivinen. Henkilöstön palautteessa tuli esille, että kartoitustyö koettiin niin, että heidän työstään ja sen kehittämisestä ollaan todella

15 Sivu 14 / 38 kiinnostuneita. Palautetta annettiin myös siitä, että hankkeella ja sen toimenpiteillä nostetaan kotihoidon työtä esille ja tehdään sitä arvostetuksi. Henkilöstön itsensä kuulemista oman työnsä arvioijana, työnsä vahvuuksien, mutta myös kehittämiskohteiden esille tuomista pidettiin erityisen hyvänä asiana. Kotihoidon nykykäytänteiden kartoitustyössä saatua tietoa on käytetty pohjana ja lähtökohtana koko hanketyön, sen henkilöstökoulutuksen-, - sekä valmennuksen suunnittelussa ja toteutuksessa. Hankkeen suunnittelussa, toimenpiteissä ja henkilöstön valmennuksessa on lähdetty liikkeelle niiden tahojen ehdoilla ja tahdissa, jotka ovat aloittaneet oman kirjaamisensa, dokumentoinnin, sähköisen kirjaamisen ja tiedonsiirron valmiuksiensa kehittämisen, ns. aivan alusta, eli kirjaamisen asioiden perusteiden opiskelusta Tavoite: Kotihoidon prosessien selkiyttäminen aiemman kehittämisen pohjalta Toimenpiteet ja tulokset Kotihoidon prosessien avaaminen ja mallintaminen benchmarking, l. vertailevalla menetelmällä, ajalla loka joulukuu Hankeessa aiemmin toteutettu kotihoidon nykykäytänteiden kartoitustyö toi esille muun muassa henkilöstön arvion kotihoidon asiakaslähtöisten ydinprosessien / toimintamallien, asiakasprosessien / hoito- ja palvelusuunnitelmien laatimisen, ajantasaisuuden sekä työn arvioinnin, asiakasprosessin kirjaamisen ja dokumentoinnin kehittämis- ja koulutustarpeista. Tästä johtuen hankkeessa nähtiin tärkeäksi ennen varsinaiseen kotihoidon kirjaamisen sisältöihin paneutuvaa kehittämistyötä ensin selkiyttää ja mallintaa hankesuunnitelman mukaisesti kotihoidon asiakaslähtöistä toimintamallia / - ydinprosessia, nimetä sen toimijoita ja vastuita sekä asiakkuusprosessiin liittyviä kirjaamisen ja dokumentoinnin käytänteitä sekä vastuutahoja. Hankkeen kehittämistyössä haluttiin tehdä kotihoidon asiakaslähtöistä ydinprosessia näkyväksi ja dokumentoiduksi, kaikkia kotihoidon toimijoita ohjaavaksi, yhdessä sovituksi asiakaslähtöiseksi toimintamalliksi. Näistä em. lähtökohdista toteutettiin henkilöstövalmennus hankekunnissa syksyn 2008 aikana. Henkilöstövalmennuksen toteuttamismenetelmäksi valittiin benchmarking l. vertaileva menetelmä. Henkilöstövalmennukseen ja kehittämistyöhön haettiin mukaan kotihoidon asiantuntijoita, jotka ovat omalla alueellaan avanneet, tehneet näkyviksi, mallintaneet ja dokumentoineet kotihoidon ydinprosessit, työvaiheet kotihoidossa, niiden vastuutahot ja toimijat, sekä sopineet ja kirjanneet kirjaamisen ja dokumentoinnin käytänteet ja vastuut yhteisiksi toimintakäytänteiksi yhdessä oman kotihoitohenkilöstönsä kanssa. Hankkeessa nähtiin tärkeäksi, että henkilöstövalmennus voidaan toteuttaa alueilla niin että mahdollisimman moni kotihoitohenkilöstöön kuuluva voi osallistua valmennuksiin / koulutuksiin. Henkilöstövalmennuksen asiantuntijoina toimivat Kouvolan ja Anjalankosken vanhuspalvelujen/ kotihoidon 3 esimiestä, jotka olivat omassa työssään Palko projektin aikana tehneet kotihoidon asiakkuusprosessin mallintamisen. Näin ollen henkilöstövalmennukset voitiin pitää samanaikaisesti kolmella seutukunnalla. Ennen henkilöstövalmennuksen käynnistymistä hankehenkilöstö tapasi asiantuntijat kaksi kertaa. Näissä tapaamisissa suunniteltiin toteuttavaa henkilöstövalmennusta. Hankehenkilöstö toimi omalla alueellaan valmennuksen asiantuntijoiden työpareina koko syksyn ajan.

16 Sivu 15 / 38 Kotihoidon prosessien selkiyttämisen ja mallintamisen henkilöstövalmennuksen toteuttaminen seutukunnilla Henkilöstövalmennuksen ajankohdat olivat Pielisen Karjalassa, Joensuussa ja Keski Karjalassa , ja Tämän lisäksi Joensuussa henkilöstövalmennuspäiviä olivat , ja Henkilöstövalmennuksen jakaminen Joensuussa kahdelle iltapäivälle nähtiin tärkeäksi siksi että henkilöstömäärä, noin 200 henkilöä, olisi ollut yhdelle päivälle liian suuri ryhmä huomioiden valmennuksen keskeisen työmenetelmän, ryhmissä työskentelyn. Henkilöstövalmennuksien keskeinen tavoite, sisältö ja työskentelytapa oli tarkastella arvioida ja vertailla Kouvolassa ja Anjalankoskella mallinnettua asiakkuusprosessia, toimintamalleja, vastuita ja dokumentointia, sekä verrata sitä omaan kotihoidon asiakkuusprosessiin ja toimintatapoihin ja dokumentoinnin käytänteisiin, nostaa esiin, tehdä näkyväksi oma ntoiminnan hyviä käytänteitä sekä kehittämiskohteita. Henkilöstövalmennuksen ja benchmaakkauksen tarkoituksena ei ollut tuoda/ siirtää Kouvolan, Anjalankosken toimintakäytänteitä tämän hankkeen kuntien kotihoitoon, vaan tuoda oman toiminnan vertailun kohteeksi toisen kotihoidon toimijan asiakkuusprosessi ja sen mallinnus. Henkilöstövalmennuksen sisältö jaksotettiin siten että, ensimmäisellä kerralla keskityttiin kotihoidon asiakkaaksi tulemisen prosessiin, toisella kerralla kotihoidon hoidon- ja hoivan prosessiin ja viimeisellä, kolmannella kerralla asiakkuuden päättymisen prosessiin. Henkilöstövalmennuksen aikana saatiin tehtyä näkyviksi hankekuntien nykyiset asiakkuusprosessit, niissä tapahtuva eri ammattiryhmien tekemä työ, työn kirjaamis- ja dokumentointikäytänteet. Kuvatuiksi saatiin myös ne asiakkuusprosessien kipupisteet ja kehittämistarpeet, joihin kunnissa on jatkossa tarpeen paneutua. Henkilöstövalmennuksessa syntyneitä hankekuntien nykyisten kotihoidon asiakasprosessikuvauksia, henkilöstön näkemyksiä toimintamallien ja tapojen kehittämistarpeita on käsitelty hankkeen alueiden projektiryhmissä, sekä esimiesten työkokouksessa ( Henkilöstövalmennuksiin osallistuneet eri seutukunnilla. Pielisen Karjalassa ( Lieksa, Nurmes. Valtimo ) kotihoidon työntekijää yhteensä 121 kotihoidon työntekijää Joensuussa ( Joensuu, Eno, Pyhäselkä ) kotihoidon työntekijää kotihoidon työntekijää yhteensä 383 kotihoidon työntekijää Keski Karjalassa ( Kitee, Kesälahti, Rääkkylä, Tohmajärvi ) kotihoidon työntekijää yhteensä 170 kotihoidon työntekijää

17 Sivu 16 / 38 Kotihoidon prosessien selkiyttämisen ja mallintamisen henkilöstövalmennuksiin osallistui yhteensä 674 kotihoidon työntekijää. Henkilövalmennuksesta pyydettiin henkilöstöltä kirjallinen palaute. Koko henkilöstö- valmennukseen osallistuneen henkilöstön palaute oli suurimmalta osin myönteistä. Henkilöstövalmennuksen koettiin antaneen uusia ajatuksia ja näkökulmia, sekä ideoita oman työn kehittämiseen. Valmennusten välillä oli koulutuksissa esille tulleita toimintamalleja ja ajatuksia pohdittu ja niistä puhuttu omissa tiimeissä. Palautteissa tuli myös esille, että valmennuksessa esillä olleita esimerkkejä erilaisista toimintamalleista oli alettu kehittää omaan työyhteisöön. Hyviksi koettiin hoito- ja palvelusuunnitelmamallit, kotihoitokansio, kotihoidon lähetekäytäntö, lääkehuoltoprosessin kuvaus ja malli sekä omahoitajamallin edelleen kehittämiseen saatu potku. Myös kotihoidon sähköisessä kirjaamisessa käytettävien tietojärjestelmän tiedostojen, sähköisten lomakkeiden ja kirjaamisen mallien, sekä omahoitajan tekemän kirjaamisen näkeminen ja hahmottaminen oli erityisesti heille, jotka eivät ole aiemmin kirjanneet sähköiseen tietojärjestelmään, koettu hyväksi osuudeksi valmennuksessa. Erittäin myönteisen palautteen henkilöstö antoi siitä, että eri kuntien, ammattien ja työyksiköiden / tiimien ihmiset työskentelivät yhdessä ryhmissä. Ryhmätyöskentely menetelmänä sai erinomaisen palautteen. Ryhmissä ja ryhmien tuotosten purkamisissa valmennukseen osallistunut henkilöstö koki että oli mielenkiintoista kuulla toisten ajatuksia ja toimintatapoja eri kunnista ja työyhteisöistä. Koettiin että syntyy itselle uusia ajatuksia ja ideoita oman työn ja työyhteisön toimintatapojen kehittämiseen. Myös se, että ylipäätään kotihoidon työstä puhuttiin ja siihen paneuduttiin koettiin kotihoidon työntekijöiden keskuudessa työn arvostusta lisääväksi ja eri ammattiryhmien yhteistyötä edelleen vahvistavaksi. Koulutuspalautteissa tuli myös esille se, että eri alueiden/kuntien kotihoitohenkilöstö koki osaamisensa valmennuksessa esillä olleissa teemoissa erilaiseksi. Osa henkilöstöstä koki, että asiat joita valmennuksessa käsiteltiin oli heille jo entuudestaan tuttua, siinä ei ollut heille mitään uutta. Esillä oli myös ehdotuksia, että koulutusta /valmennusta hankkeessa eriytettäisiin niin, että henkilöstökoulutusta suunniteltaisiin ja kohdennettaisiin erikseen niille toimijoille, jotka ovat jo pidemmällä hankkeen tavoitteiden mukaisessa kehittämistyössä ja erillistä koulutusta suunnattaisiin heille, jotka lähtevät hankkeen tavoitteiden mukaiseen kotihoidon ja sen kirjaamisen kehittämistyöhön perusasioista, ns. aivan alusta. Hankkeessa ei kuitenkaan ole lähdetty tähän erittävään valmennukseen, koska on nähty, että kotihoidon toimijoiden on hyvä yhdessä tarkastella ja kehittää asiakaslähtöisiä kotihoidon toimintamalleja ja kirjaamisen käytänteitä. Kehittämistyön lähtökohtana ja keskiössä on tällöin kotihoidon asiakas. Hankkeessa on nähty tärkeäksi varmistaa, että eniten hankkeelle asetettujen tavoitteiden mukaisia kotihoidon toimintamallien ja kirjaamisen osaamis- ja kehittämistarpeitaan esille tuoneet henkilöt /tahot on erityisesti huomioitava hanketyössä, sen sisällöissä, menetelmissä ja aikatauluissa. Alkukartoitustyön aikana ja sen tuloksista kävi ilmi, että kaikissa hankekunnissa on runsaasti henkilöstöä, joka kaipaa kirjaamisen ja toimintamallien määrittämisen vahvistamista. Tämäkään seikka ei puoltanut henkilöstövalmennuksen seudullista eriyttämistä.

18 Sivu 17 / Tavoite: Kotihoidon kirjaamisen täsmentyminen, dokumentointikäytäntöjen uudistaminen ja tiedonsiirron toimintamallin kehittäminen Toimenpiteet ja tulokset Kotihoidon kirjaamisen täsmentymiseen, dokumentointikäytäntöjen uudistamiseen ja tiedonsiirron toimintamallin kehittämiseen hanketyön aikana on pyritty pääsemään kotihoidon henkilöstön koulutuksella ja valmennuksella. Kuten aiemmin tässä raportissa on kuvattu, hankekuntien kotihoitohenkilöstön osaaminen ja koulutustarpeet olivat varsin erilaiset ja vaativat todella paneutumista henkilöstövalmennuksen suunnittelussa ja toteuttamisessa. Lähtökohdaksi henkilöstövalmennuksen suunnittelussa ja toteutuksessa otettiin henkilöstön itsensä alkukartoituksessa esille tuomat koulutustarpeet hankkeen kehittämistyön aikana ja resurssein. Syksy 2008 syksy 2009 aikana hankkeen henkilöstövalmennusta on toteutunut seuraavasti; 1 Henkilöstövalmennuksen aloitusseminaari Joensuussa Henkilöstövalmennus käynnistyi aloitusseminaarilla, jonka tavoitteena ja tarkoituksena oli tuoda esille asiantuntijaluentojen kautta niitä kotihoidon asiakokonaisuuksia, joihin hanke-/kehittämistyö kohdistuu. Seminaarin luonne oli hanketyöhön orientoiva, yhteistä tietopohjaa hankkeen lähtökohtiin ja sen toimijoille hahmottava. Seminaarista lähetettiin alustava tiedote kuntien kotihoidon esimiehille, sekä tiimikehittäjien kautta tiimeihin kesäkuussa 2008 ja vielä uusi seminaarikutsu elokuussa Aloitusseminaariin osallistui yhteensä 162 hankekuntien kotihoidon henkilöstöön kuuluvaa työntekijää. Seminaarissa asiantuntijaesitykset pitivät Stakesin kehittämispäällikkö, valtakunnallisen KOTOSA hankkeen johtaja Reija Heinola, jonka esitys aiheena Mistä hyvä kotihoito syntyy? toi esille kotihoidon kehitysnäkymiä ja haasteita Suomessa ja jo tehtyä kehittämistyötä. Hänen esityksessään avattiin myös perusteita kotihoidon asiakkuusprosessien näkyväksi tekemiselle ja kirjaamisen, dokumentoinnin merkityksestä tässä ammatillisen työn näkyväksi tekemisessä. Asiantuntijaesityksen Kouvolan seudun kotihoidon asiakkuusprosessien kehittämisprosessista ja alueelle syntyneestä mallista sekä osana sitä, dokumentointia ja kirjaamista koskevasta kehittämisprosessista piti Anjalankosken vanhuspalvelujohtaja Kirsi Kiiski. Mobiiliteknologian käyttökokemuksista Lappeenrannan seudun kotihoidossa, sekä kehittämistyöstä INNOELLI hankkeessa kertoi esityksessään hoitoteknologiavastaava Mika Mitikka. Seminaarista pyydettiin kirjallinen palaute. Suurin osa palautteen antaneista oli tyytyväinen seminaarin antiin, sisältöä pidettiin hyvänä ja tarpeellisena, sekä nähtiin sen antavan uusia ajatuksia ja mahdollisuuksia oman työn kehittämiseen. Myös sitä pidettiin hyvänä, että kaikkien hankekuntien kotihoidon ihmisten oli mahdollista tavata toisiaan ja että kotihoitoa halutaan hankkeessa nostaa myönteisesti esille. Aloitusseminaarin jälkeen käynnistyivät aiemmin raportissa kuvatut kotihoidon prosessien selkiyttämisen ja mallintamisen seutukunnalliset henkilöstövalmennukset.

19 Sivu 18 / 38 2 Hoito ja hoivatyön kirjaamisen perusteet koulutus Koulutuksen tavoitteena oli vahvistaa kotihoitohenkilöstön kirjaamisen valmiuksia. Koulutuksen keskeisenä sisältönä oli tarkastella hoito- ja hoivatyön tietoperustaa ammatillisen työn ja siitä syntyvän kirjaamisen ja dokumentoinnin perustana, kirjaamista sääteleviä laillisuus- kriteereitä, kirjaamisen laatukriteereitä, prosessi-, kuvaavaa- ja arvioivaa kirjaamista, sekä hoito- ja hoivatyön suunnitelman laatimista osaksi hoito- ja palvelusuunnitelmaa. Kouluttajana toimi projektipäällikkö, SHO Pirkko Martikainen. Koulutusajankohdat seutukunnilla Pielisen Karjala Lieksa, henkilöstövalmennukseen osallistui 20 henkilöä osallistui 22 henkilöä osallistui 47 henkilöä Nurmes osallistui 26 henkilöä Valtimo osallistui 28 henkilöä Yhteensä 143 henkilöä Joensuu Yhteensä henkilöstövalmennukseen osallistui 42 henkilöä osallistui 61 henkilöä 103 henkilöä Keski-Karjala Kitee henkilöstövalmennukseen osallistui 62 henkilöä Kitee osallistui 45 henkilöä Yhteensä 107 henkilöä Hoito- ja hoivatyön kirjaamisen perusteet koulutuksiin osallistui kotihoidon henkilöstöä yhteensä 353 kotihoidon työntekijää. 3 Hoito- ja hoivatyön kirjaamisen kansallinen kehittäminen, HELMI seminaari Seminaarin tavoitteena oli tukea kotihoidon rakenteisen, systemaattisen kirjaamisen käytänteiden kehittämistä. Seminaari toteutettiin Joensuussa iltapäiväseminaarina. Seminaarin asiantuntijoiksi ja luennoitsijoiksi saatiin kansallisen tason erityisasiantuntijoita systemaattisen, rakenteisen kirjaamisen mallin, FinCC luokituskokonaisuuden kehittämisessä ja käyttöön otossa Suomessa. Lisäksi kotihoitohenkilöstölle oli kertomassa Sipoon kotihoidon yksi työpari reaaliaikaisesta langattomasta asiakastietojen kirjaamisesta Mediatri tietojärjestelmään. Mediatri tietojärjestelmään sähköisen kirjaamisen kokemuksia haluttiin tuoda esille siksi, että hankkeessa mukana olevat kunnat ovat jo ottaneet tai ovat ottamassa käyttöön sosiaali- ja terveyspalveluissa Mediatri tietojärjestelmän. FinCC hoito- ja hoivatyön luokituskokonaisuus on kansallinen virallinen luokitus, joka on kehitetty hoito- ja hoivatyön sähköistä, luokituksen mukaista dokumentointia ja tiedonsiirtoa varten, todennäköisesti vuonna 2011 Suomessa käyttöön tulevaan kansalliseen sähköiseen arkistoon.

20 Sivu 19 / 38 Seminaarin asiantuntijoina ja luennoitsijoina olivat; Projektijohtaja Kaarina Tanttu, Varsinais Suomen sairaanhoitopiiristä, jonka luennon aiheena oli Hoitotyön kirjaaminen osana laadukasta potilashoitoa, - kansallinen hoitotyön kirjaamismalli ja sen käyttöönoton haasteet. Tutkimusjohtaja Anneli Ensio, Kuopion yliopistosta, jonka esityksen sisältönä oli Miksi kehittämistä ja muutoksia kotihoidon kirjaamisessa tarvitaan? Projektisuunnittelija Susanna Kaisla, Helsingin yliopistosta, jonka esityksen aiheena oli Sosiaalialan valtakunnallinen tieto-teknologiahanke; - vanhuspalvelujen kirjaamisen haasteet. Sairaanhoitajat Pia Grek Stjernberg ja Liisa Jossas Sipoon kotihoidosta esityksen aiheena oli Kotihoidon sähköinen kirjaaminen Mediatri potilastietojärjestelmään, - arjen työn kokemuksia Sipoon kunnan kotihoidossa. Seminaariin osallistui yhteensä 109 henkilöä kaikista hankekunnista. 4 Hoitotyön systemaattinen, rakenteisen kirjaamisen malli, FinCC luokituskokonaisuusseutukunnallinen henkilöstövalmennus Koulutuksen tavoitteena oli kansallisen hoitotyön kirjaamisen mallin, FinCC luokituskokonaisuuden hahmottaminen, luokituksen idean ja mallin ymmärtäminen, sekä mallin käyttöön oton valmiuksien vahvistaminen. Koulutuksen keskeisinä sisältöinä oli FinCC luokituskokonaisuuden lähtökohdat, tarve-, toiminto- ja tulosluokituksen yhteiskäyttö systemaattisessa, rakenteisessa kirjaamisessa, hoito- ja hoivatyön prosessimallin kertaaminen ja vapaan tekstin merkitys FinCC luokituskokonaisuudessa. Luokituskokonaisuuden käyttöä tarkasteltiin esimerkkien avulla. Kouluttajana toimi yksi FinCC luokituskokonaisuuden kehittäjistä Suomessa, tutkimusjohtaja Anneli Ensio Kuopion yliopistosta. Koulutukset toteutettiin seudullisina. Kunkin koulutuksen kesto oli kolme tuntia ja ne sijoittuivat iltapäiville ja jokaisen koulutuskerran sisältö oli sama. Koulutukset ajankohdat seutukunnilla Pielisen Karjala Lieksa henkilöstövalmennukseen osallistui 37 henkilöä Keski Karjala Kitee henkilöstövalmennukseen osallistui 37 henkilöä Joensuu henkilöstövalmennukseen osallistui 59 henkilöä osallistui 34 henkilöä Yhteensä 93 henkilöä FinCC- luokituskokonaisuuden koulutukseen osallistui kotihoitohenkilöstöä yhteensä 167 henkilöä