Seurojen Palloliitto Tilannekatsaus Syksy 2018

Transkriptio

1 Seurojen Palloliitto Tilannekatsaus Syksy 2018

2 Sisältö 1. Seurojen Palloliitto -hankkeen missio 2. Seurojen Palloliitto -hankkeen tavoitteet 3. Katsaus uudistuksen sisältöön toiminnoittain 4. Seurojen kuunteleminen ja kuuleminen keskiössä 5. Valmistelutyön tilannekatsaus

3 Seurojen Palloliitto -hankkeen missio

4 LÄHTÖKOHTA Suomalaisen jalkapallon ja futsalin menestys on kriittisessä yhteydessä seuroissa tehtävän työn määrään ja laatuun.

5 SEURAT ODOTTAVAT PALLOLIITOLTA Rahaa Huomiota Ymmärrystä Kuuntelua Malleja ja Työkaluja Osaamista Asiantuntemusta Vaikuttamista ELI SEURAT TARVITSEVAT MENESTYKSEN EDELLYTYKSIÄ

6 TUTKIMUSKYSYMYKSEMME KAIKESSA TEKEMISESSÄMME TULEE OLLA: Miten tekemämme työ auttaa seuroja onnistumaan ja luo heille menestyksen edellytyksiä?

7 MEIDÄN TEHTÄVÄMME ON AUTTAA SEUROJA Unelmana jokaisella pelaajalla osaava ja koulutettu valmentaja Suomalaiset pelaajat voivat hyvin ja kehittyvät Suomalaiset seurat voivat hyvin ja kehittyvät Meidän ensisijainen tehtävämme on auttaa seuroja, joissa puolestaan tehdään arkipäivän työ pelaajien hyväksi

8 Seurojen Palloliitto -hankkeen tavoitteet

9 Uuden toimintamallin periaatteet...eli millä logiikalla organisaatiota ja toimintatapoja suunnitellaan Johdetaan toimintaa valtakunnallisesti mutta toteutetaan palvelut lähellä seuroja alueellisesti ja paikallisesti. Puretaan päällekkäistä tekemistä ja keskitetään jäljelle jäävää hallintoa. Siirrytään yhteen yhtenäiseen organisaatioon: yksi henkilöstö, yksi talous, yksi brändi, yksi hallintomalli. Luodaan edellytykset henkilöstön erikoistumiselle ja parhaiden käytäntöjen levittämiselle. Keskitytään tuottamaan niitä palveluja, joita ei ole järkevä resursoida seurojen itsensä tuotettaviksi.

10 Uuden toimintamallin tavoitteet seurojen näkökulmasta...eli miten muutos näkyy seuroille Seurat saavat nykyistä paremmin tarpeitansa vastaavia, laadukkaita palveluita. Lähipalvelut eivät heikkene vaan vahvistuvat. Palvelut ovat nykyistä yhdenmukaisempia sijainnista riippumatta, ja palvelut saa yhdeltä luukulta. Erityisesti pelaajakehitys paranee, kun valmentajakoulutukseen ja seurojen valmennuksen kehittämiseen panostetaan. Halukkaat ja kyvykkäät seurat saavat resursseja järjestää palveluita itse, esimerkiksi valmentajakoulutuksia. Palveluorganisaatio kuuntelee seuroja ja uudistaa jatkuvasti toimintaansa seurojen tarpeisiin vastaamiseksi.

11 Hieman lukuja tavoitteiden taakse NYKYTILA ( seuroille +5 ulkoistettu) Hallinto ja Tukitoiminnot (ml. Viestintä) ~31 henkilöä + ~5u TAVOITETILA seuroille + 3 ulkoistettu + uudet investoinnit) Hallinto ja Tukitoiminnot - 15 HTV ~18 henkilöä + ~3u Pelaajakehitys ~32+20s henkilöä Urheilutoiminta +18 HTV ~47+23s henkilöä Seurakehitys ~24 henkilöä Seurakehitys ~21+3s henkilöä Kilpailu- ja erotuomaritoiminta Myynti, markkinointi, tapahtumat ~28 henkilöä ~16 henkilöä Kilpailu- ja erotuomaritoiminta + 3 HTV Myynti, markkinointi ja tapahtumat ~31 henkilöä ~16 henkilöä

12 Nykyisen toimintamallin vahvuudet...eli asiat, joista halutaan pitää kiinni myös jatkossa Kilpailutoiminnan sujuvuus ja jatkuvuus muutoksesta huolimatta Osaavat ihmiset Ympäri Suomea paikallisesti toimiva organisaatio Taloudelliset tukimuodot (talenttivalmentaja- ja tutortuki) Prosessimuotoinen valmentajakoulutus Vertaistapahtumat (toiminnanjohtaja-, valmennuspäällikkö- ja puheenjohtajafoorumit) Laatujärjestelmä Seuraohjelma.fi-työkalujen jakaminen...ja ylipäätänsä kaikki palvelut ja toimintatavat, jotka seurat ovat kokeneet hyviksi.

13 Katsaus uudistuksen sisältöön toiminnoittain

14 Mikä muuttuu ja mikä ei muutu esimerkkejä pelaajakehitys ja valmentajakoulutus Mikä uudistuu? Valmentajakoulutusten edelleen kehittäminen (mm. yhteistyö seurojen kanssa) Alue- ja maajoukkue-valmentajien lisääntyvä läsnäolo seurojen arjessa Valtakunnallisen ja alueellisten valmennuskeskusten yhtenäistyvä toimintamalli Tutkimus- ja kehitystoiminta Digitaaliset työkalut/sovellukset seurojen arjen tueksi Mistä pidetään kiinni? Huuhkaja- ja Helmaripäivät edelleen kehittäminen Valmentajakoulutusten prosessimaisuus edelleen vahvistetaan Talentti- ja tutortuet seuroille Maksuttomuus nuorten maajoukkuetoiminnassa Vahva yhteistoiminta urheilutoiminnan ja seurakehityksen välillä Seuroille näkyvää uutta palvelua jo vuonna 2019: Koulutukset entistä lähemmäksi valmentajien arkea (mm. seuroissa toimivien koulutusvastaavien avulla)

15 Mikä muuttuu ja mikä ei muutu esimerkkejä seurakehityksestä Mikä uudistuu? Seurapalvelut (digitalisaation hyödyntäminen) Seurakehityksen tasalaatuisuus vahvistuu eri puolilla maata Resurssien joustavampi käyttö mahdollistaa vaikuttavamman kyvyn vastata erilaisten seurojen erilaisiin tarpeisiin Seurojen osaamisen hyödyntäminen seurakehityksessä lisääntyy Mistä pidetään kiinni? Seurojen laatujärjestelmästä johdetut säännölliset seuravierailut Seuravierailuista johdetut seurakohtaistetut kehitysprosessit Seuravalmennukset Seuradialogi eri kohderyhmille (pj/tj/vp&jp) Seuroille näkyvää uutta palvelua jo vuonna 2019: Jäsenrekisterivaihtoehto, seuradialogit lisääntyvät, seurojen osaamisen hyödyntäminen.

16 Seuroille näkyvää uutta palvelua jo vuonna 2019: TASOn kehittyvät palvelut, palveluiden hinnoitteluperusteiden harmonisointi, aikaisempaa vauhdikkaampi sääntöjen ja määräysten harmonisointi. Palveluiden tasalaatuisuuden kehittyminen. Mikä muuttuu ja mikä ei muutu esimerkkejä kilpailutoiminnasta Mikä uudistuu? Palveluprosessit kehittyvät Seurat osallistuvat Selkeä, kehen yhteydessä Palvelu asiantuntevaa ja nopeaa Eri puolilla maata toimiviksi havaittujen harrastejalkapallo-toimintojen monistaminen muille alueille tehostuu Uudistuvan palveluorganisaation kyky tuottaa seuralähtöisiä kilpailuja tuotekehitykseen panostetaan Tuomaritoiminnan resurssit lisääntyvät (1 pt joka alueella + oto-toimijoita) ja tuomaritoiminnan uramahdollisuuksiin tehdään kirkkaampi näkymä. Mistä pidetään kiinni? Kilpailutoiminnan peruspalvelut eivät muutu sisällöllisesti (laadulliseen parantamiseen pyritään). Kilpailutoiminnan peruspalvelut ja päätöksenteko ovat edelleen lähellä seuroja. Kaikille halukkaille löytyy edelleen mahdollisuus pelata jalkapalloa sillä tavalla kuin omat taidot ja halu antavat myöten. Jalkapalloa järjestetään seurojen tarpeista liikkeelle lähtien. Lähipelit eli pelimatkat eivät pitene (ellei joukkue itse halua hakea pidemmältä esim. haasteellisempia pelejä).

17 Mikä muuttuu ja mikä ei muutu yleistä Mikä uudistuu? Henkilöstö- ja viestintäpäällikön palvelut seuroille Seurojen arjen vaikuttamiskanavat matalalla kynnyksellä ja Koko organisaation asettuminen ratkaisukeskeiseen palvelurooliin Mistä pidetään kiinni? Toimivat lähipalvelut Osaavat ihmiset eri puolilla maata Seurojen rooli päätösten valmistelussa ja päätöksentekijöinä Perustoimintojen laadun ja määrän ylläpitäminen myös siirtymäaikana ennen uuden organisaation täysimääräistä käynnistämistä Seuroille näkyvää uutta palvelua jo vuonna 2019: Sähköinen osallistuminen, henkilöstö- ja viestintäpäällikön palvelut, seurojen kuunteluun liittyvät prosessit käyttöön.

18 Seurojen kuunteleminen ja kuuleminen keskiössä

19 Seurojen toiveet, tarpeet ja huolet muuttuvat koko ajan toimintaympäristön mukana.

20 Meidän tuleekin opettamisen sijaan kuunnella ja kysyä. Näin voimme oppia, millaista tukea erilaiset seurat menestyäkseen tarvitsevat. Palloliiton palveluorganisaationa tulee ymmärtää kuulemansa ja toimia kerätyn tiedon perusteella kehittäen omia palvelujaan seurojen menestymisen edellytysten luomiseksi.

21 Seurojen kuuntelemisen elementit Toiminnan jatkuva kehittäminen Seurojen näkemysten ja palautteen kokoaminen ja säännöllinen prosessointi Seurojen vaikuttaminen luottamuselinten, erityisesti kehitysryhmien kautta Seurojen kuunteleminen koko operatiivisen henkilöstön voimin ja raporttien tekeminen seurakohtaamisista Systemaattinen sähköisen palautteen kerääminen palveluista (koulutustapahtumat, vertaisfoorumit, sarjat jne.) Seurojen kuuntelemista korostava toimintakulttuuri Selkeät roolit ja toimivaltasuhteet, joita pitkin tieto liikkuu ja löytää oikeaan paikkaan

22 Seurojen vaikuttaminen kehitysryhmien kautta Neljä valintaa/ toimintoa, joissa kussakin kehitysryhmät Alueellinen kehitysryhmä STRATEGINEN YDIN Valtakunnallinen kehitysryhmä Hallitus Alueen seurat OPERATIIVINEN YDIN Muut tarvittavat erityiset valtakunnalliset valiokunnat, komiteat yms. Valinnan alueellinen vastaava tiimeineen Valinnan valtakunnallinen vetäjä tiimeineen Pääsihteeri ja liiton operatiivinen johtoryhmä

23 Seurojen kuunteleminen koko operatiivisen henkilöstön voimin Kohtaamiset seuraväen kanssa ja seurojen kuunteleminen näissä Koulutustapahtumat Vertaisfoorumit Seurojen Ääni -seminaarit Auditointikäynnit Muut kehitysprosessit Osallistuva operatiivinen vastuuhenkilöstö kirjoittaa tilaisuudesta tiiviin raportin sovittua pohjaa vasten, jotka kerätään yhteen paikkaan Seurojen suorat yhteydenotot palveluorganisaatioon Tapaamisen sopiminen tietyn asian tiimoilta Puhelut Sähköpostit Operatiivinen henkilöstö vie jatkotoimenpiteitä vaativat asiat eteenpäin, esim. alueellisen seurakehitystiimin palaveriin

24 Systemaattisen sähköisen palautteen kerääminen Sähköinen palautepyyntö seuroille tuotetusta palvelusta Järjestetyt sarjat Koulutustapahtumat Vertaisfoorumit Seurojen Ääni -seminaarit Auditointikäynnit Jokaisesta tilaisuudesta pyydetään osallistujilta jälkikäteen sähköisesti arviot ja palaute tiettyyn kyselypohjaan, vastaukset kerätään yhteen paikkaan Sähköinen palautekanava yleiselle palautteelle Yksi palautelaatikko, mutta mahdollisesti annettavan palautteen aiheen valitseminen pudotusvalikosta (nopeuttaa palautteen ohjaamista oikealla henkilölle) Luvataan tietty reagointiaika (esim. 3 arkipäivää), jonka sisällä ainakin alustava vastaus palautteen antajalle lisäksi asian vieminen eteenpäin tarpeen mukaan

25 Valmistelutyön tilannekatsaus

26 Rekrytoinnit aalto 1 Prosessista: - Toteutus keväällä ja kesällä - Ulkoinen konsultti apuna Toimenkuva Haun tyyppi Status Henkilö (jos jo valittu) Seurapalvelujohtaja Avoin haku Tehty Timo Huttunen Urheilutoimenjohtaja Avoin haku Tehty Hannu Tihinen Kilpailutoiminnan johtaja Avoin haku Tehty Pekka Soini Myynti- ja markkinointijohtaja Avoin haku Tehty Mikko Varis Henkilöstöpäällikkö Avoin haku Tehty Heidi Holopainen Viestintäpäällikkö Avoin haku Tehty Taru Nyholm

27 Rekrytoinnit aalto 2 Prosessista: - Toteutus kesällä ja syksyllä - Ulkoinen konsultti apuna Toimenkuva Haun tyyppi Status Henkilö (jos jo valittu) Talouspäällikkö Sisäinen haku Tehty Jonna Vaarnanen Tapahtumapäällikkö Avoin haku Tehty Kalle Marttinen IT-päällikkö Sisäinen haku Tehty Jan Lodenius Seurojen Palloliitto -kehityspäällikkö Avoin haku Tehty Veli-Matti Yli-Rinne Valtakunnallinen koulutuspäällikkö Avoin haku Tehty Ricardo Duarte Eteläisen alueen koulutuspäällikkö Avoin haku Kesken Tyttöjen huippujalkapallopäällikkö Avoin haku Tehty Marianne Miettinen Poikien huippujalkapallopäällikkö Avoin haku Tehty Juho Rantala Aluepäällikkö, etelä Avoin haku Kesken Aluepäällikkö, itä Avoin haku Kesken Aluepäällikkö, länsi Avoin haku Kesken Aluepäällikkö, pohjoinen Avoin haku Kesken

28 Organisaatiorakenne PÄÄSIHTEERI URHEILUTOIMINTA Hannu Tihinen SEURAPALVELUT Timo Huttunen KILPAILUTOIMINTA Pekka Soini MYYNTI, MARKKINOINTI JA TAPAHTUMAT Mikko Varis TUKITOIMINNOT HR, IT, Talous, Viestintä, Aluepäälliköt

29 Projektisuunnitelma ja eteneminen Henkilövalinnat Aalto 1: HR, Johtajat, Viestintä Aalto 2: Aluep. IT, Tal.,Tap., Keh.p. HJP, KP Aalto 3: Muu henkilöstö Aalto 4 Ostopalvelut YT-menettely, koulutus ja järjestelyt YT-menettely Uudelleenkoulutus ja muut järjestelyt Kehitysryhmien työskentely Kery-valinnat Kehitysryhmien työskentely neljän alueen mukaan Kery-valinnat 2020 Toimintamallin rakentaminen Taloushallintoratkaisu Nykytilan kartoitus Palvelut, prosessit, organisaatio, toimenkuvat Järjestämistavan valinta Ulkoisten kumppanien kilpailutus ja valinta Prosessien ja toimenkuvien täsmentäminen, mittarit, käytännöt Valitun ratkaisun implementointi, testaus, koulutus Toimintamallin vaiheittainen käyttöönotto Hallintomallin rakentaminen Toiminnan ja talouden suunnittelu Hallintomallin viimeistely 2019 suunnittelu yhdessä piirien kanssa Hallintomallin vaiheittainen käyttöönotto 2020 suunnittelu uuden organisaation toimesta Päätökset LH Piirik. LH LV LH LH LH LH Piirik. LH LH LH Piirik. LH LH Piirik. LV LV LH LV Hankkeen johtaminen ja muutoshallinta Hankkeen johtaminen, eri sidosryhmien hoitaminen / viestintä

30 Näin seurat johtavat Palloliitto (hallintomalli)

31 Hallintomallin elimet ja niiden roolit Suomalaiset jalkapallo- ja futsalseurat (noin 920) Seurojen Kokous / Kongressi (valtakunnallinen, joka toinen vuosi) Valitsee puheenjohtajan neljäksi vuodeksi Valitsee ehdollepanotoimikunnan neljäksi vuodeksi Hyväksyy strategian, arvopohjan, vision ja mission Hyväksyy sääntömuutokset (3/4 enemmistö) Ehdollepanotoimikunta valmistelee puheenjohtajan ja hallituksen jäsenten valinnat Seuraparlamentti (valtakunnallinen, 30+ jäsentä, valinnat kahdeksi vuodeksi, kokouksia 1-2 krt / vuosi) Valitsee hallituksen kahdeksi vuodeksi (puolet erovuorossa vuosittain) Hyväksyy toiminta- ja taloussuunnitelman Hyväksyy toimintakertomuksen ja tilinpäätöksen Hallitus (pj + 2 vpj + 5 jäsentä, valitsee 2. vpj: t keskuudestaan, kokouksia 6 krt / vuosi) Vastaa strategian toimeenpanosta ja sen toteutumisen seurannasta Päättää seuraparlamentille esitettävästä toiminta- ja taloussuunnitelmasta Valmistelee seuraparlamentille esitettävän toimintakertomuksen ja tilinpäätöksen Valitsee valtakunnalliset kehitysryhmät sekä FIFA:n ja UEFA:n edellyttämät luottamuselimet Alueparlamentit (alueellinen, pj + 7 jäsentä, valinnat kahdeksi vuodeksi, kokouksia 1-4 krt / vuosi) Vastaa alueellisesta vaikuttamisesta ja tukee viestintää Seuraa lähipalvelujen toteuttamista Huolehtii yhdistysten nykyomaisuudesta Valitsee alueelliset kehitysryhmät seurojen esityksestä Pääsihteeri/toimitusjohtaja - operatiivinen asiantuntijaorganisaatio (n. 130 htv) Valtakunnalliset kehitysryhmät FIFAn ja UEFAn edellyttämät luottamuselimet Alueelliset kehitysyhmät Alueelliset foorumit (S:n Ääni jne.)

32 Hankkeen vaiheistus ja aikataulu Valinnat Ehdollepanotoimikunta (liittovaltuusto valitsee) Liittohallitus (ehdollepanotoimikunta valitsee) Valtakunn. kehitysryhmät (liittohallitus valitsee) Alueelliset kehitysryhmät (piirit valitsevat) /8 jäsentä 18 kuukaudeksi 4/8 jäsentä 6 kuukaudeksi Seurojen ääni -seminaarit (5 kpl) (4 kpl) Foorumit ja seuradialogi 1 Piirien puheenjohtajien tapaamiset Seurojen puheenjohtajien foorumit alueilla Piirikokoukset Hankkeesta viestintä ja muutosjohtaminen 1 Lisäksi järjestetään säännöllisesti alueellisia foorumeita seurojen urheilutoiminnasta ja hallinnosta vastaavalle henkilöstölle.

33 Hankkeen vaiheistus ja aikataulu Valinnat Foorumit ja seuradialogi 1 Liittohallituksen pj. ja 1. vpj. (Seurojen kokous valitsee) Muu liittohallitus (Seuraparlamentti valitsee) Seuraparlamentti (Seurojen kokous valitsee) Alueparlamentit (Seurojen ääni -seminaarit valitsevat) Valtakunn. kehitysryhmät (liittohallitus valitsee) Alueelliset kehitysryhmät (alueparlamentit valitsevat) Seurojen ääni -seminaarit Seurojen puheenjohtajien foorumit alueilla /6 jäsentä 6 kuukaudeksi, 3/6 jäsentä 18 kuukaudeksi 3/6 jäsentä 24 kuukaudeksi (4 kpl) (4 kpl) 3/6 jäsentä 24 kuukaudeksi Hankkeesta viestintä ja muutosjohtaminen 1 Lisäksi järjestetään säännöllisesti alueellisia foorumeita seurojen urheilutoiminnasta ja hallinnosta vastaavalle henkilöstölle.

34 Lopuksi: pääasiat muutosprosessin hoitamisessa

35 Pääasiat muutosprosessin hoitamisessa 1. Kilpailutoiminnan taso säilytetään ja sitä kehitetään: Kilpailutoiminta saa lisää resursseja, ja uuden toimintamallin tuomat muutokset tehdään usean vuoden aikavälin yli jatkuvuuden varmistamiseksi. 2. Resursseja siirretään hallinnosta kentälle: Erityisesti pelaajakehitys ja siellä valmentajakoulutus saa lisää resursseja jo vuonna Seuroja kuunnellaan ja seuroihin jalkaudutaan: Seurojen edustajia otetaan mukaan uuden organisaation ja toimintamallien suunnittelemiseen.