ATLAS- laskutusohjelma, käyttäjän ohje

Transkriptio

1 ATLAS- laskutusohjelma, käyttäjän ohje 1 SISÄLLYSLUETTELO 2 Perustietojen asetusohjeita sekä ohjelman käyttöönotto- ja käyttöohjeita Ohjelman toimitusmuoto ja ohjelman asentaminen tietokoneelle Mahdollisten erillisten aputiedostojen kopiointi työhakemistoon Ohjelman asennus lähiverkkoon Yleistä Atlas-ohjelmien valikoista Viivakoodifontin asennus tarvittaessa Laskulomaketyypit ja lisätietokenttien tulostuminen Eri laskulomakkeiden ominaisuuksia Atlas-Standard-laskutusohjelman lisätietokenttien tulostuminen Kaikille laskuille tulostuvien lisätietojen sijoituspaikkoina esitellään seuraavat: Laskukohtaisten lisätietojen sijoituspaikkoina esitellään seuraavat: Lisärivi laskulle -kenttä Pankit - Tilinumero 1... Tilinumero "Viivästyskorko" -kenttä Vakiotekstien sijoittaminen laskulomakkeen ylätunnistekuvaan Vakiotekstien sijoittaminen laskulomakkeen alatunnisteeseen Laskun otsaketietojen ja asiakkaan tietojen Huomautus -kentät Laskun otsikkotietojen ja asiakkaan perustietojen Huomautus -kenttien keskinäinen käyttö: Memo-kenttä Laskurivin vapaat alueet Oma laskurivi lisätiedolle Vakiorivi 1 ja Vakiorivi Atlas- laskutusohjelman käynnistys ja ohjelman perusasetukset IBAN-tilinumeron, BIC (SWIFT)-koodin sekä vanhan tilinumeromuodon tulostaminen Laskulomake n:o Laskulomake n:o Tilinumeron konekielinen muoto pankkiviivakoodia varten Ohje konekielisen tilinumeron määrittelemiseksi Selkokielistä tilinumeroa vastaavan konekielisen tilinumeron muodostaminen: Atlas-laskutusohjelman ylä- ja alatunnisteet lähetyslomakkeelle Ylätunnistekuva laskulomakkeille Alatunniste tekstinä laskulomakkeille Lomakkeiden n:o 33, 82, 86, 23 ja 87 ylätunniste Evifin Oy Kalkkimäentie 2, Nummela info@evifin.fi 1 / 39

2 3.5 Lomakkeiden n:o 33 ja 23 tilisiirto-osa Lomakkeen n:o 86, 82 ja 87 alatunniste Kieliversiot: Laskutusvaluutan valinta Ohjelman käyttöön liittyviä vinkkejä Atlas-laskutusohjelman laskulomaketyypit ja lisätietokenttien tulostuminen Eri laskulomakkeiden ominaisuuksia Atlas-Standard-laskutusohjelman lisätietokenttien tulostuminen Laskurivin vapaat alueet Oma laskurivi lisätiedolle Vakiorivi 1 ja Vakiorivi Uuden laskun luominen Laskujen maksetuksi kirjaaminen ja asiaan liittyvät raportit Laskun maksetuksi kirjaaminen käsin Laskun maksetuksi kirjaaminen automaattisesti (kun ohjelmaan sisältyy Kvi-lisämoduuli) Lista maksamattomista laskuista Lista suorituksista Tehdyt laskut Lista perintään laitettavista Huomattavaa raporttien esikatseluissa Esikatselu ennen tulostamista Kaikkien uusien laskujen tulostus yhdellä kertaa "Alennus"-sarakkeen otsikkotekstin tulostus laskulomakkeilla n:o 33 ja Pysyvä otsikon tulostuksen esto (asetus oletukseksi): Tilapäinen laskukohtainen valinnan vaihtaminen: Alennusprosentin käyttö suhteessa "Alennus"-otsikon tulostumiseen ALV kannan tulostuminen lomake Tuotteen / palvelun lisääminen jo valmiiksi syötetylle laskulle Memo-kentän tulostaminen laskulle Raportit / Tilastot Raporttivaihtoehdot Englannin ja ruotsinkieliset laskut Ulkomaisen postinumeron tulostaminen Atlas-Standard laskutusohjelman huomautuslaskut (lomakepohja n:o 82) Yleistä Määrittelyt ohjelman perusasetuksiin huomautuslaskuja varten Hyvityslaskun tekeminen Atlas-Laskutusohjelmalla Evifin Oy Kalkkimäentie 2, Nummela info@evifin.fi 2 / 39

3 4.15 Laskurivien vienti ulkoiseen tiedostoon Tuotteiden hintojen määrittely Atlas-laskutusohjelmassa Ohjelman sisäinen laskentatarkkuus ja näytettävien yksikköhintojen pyöristäminen Laske -painikkeen käyttö tuotekortilla ja laskurivin avoimessa ikkunassa Tuotteen hinnan määrittely tuoterekisterin tietoihin Tuotteen poimiminen tuoterekisteristä laskuriville Tuotteen kirjaaminen suoraan laskuriville (poimimatta tuoterekisteristä) Tuotteen hinnan muuttaminen laskurivillä ja määrätiedon syöttäminen Katetavoite-arvon käyttäminen tuotteen myyntihinnan laskennassa Hinnan muuttaminen tuotekortilla, kun hintakentissä on ennestään sisältöä PERUSTIETOJEN ASETUSOHJEITA SEKÄ OHJELMAN KÄYTTÖÖNOTTO- JA KÄYTTÖOHJEITA Tässä dokumentissa on käytännön ohjeita laskutusohjelman asentamiseen ja käyttöönottoon. Ohjelmatoimituksen mukana toimitetaan myös erillisiä ohjelmatyyppikohtaisia lisäohjeita sekä käyttövinkkejä. 2.1 OHJELMAN TOIMITUSMUOTO JA OHJELMAN ASENTAMINEN TIETOKONEELLE Ohjelman asennustiedosto toimitetaan yhtenä asennustiedostona asennusmedialla tai poikkeustapauksissa s-postin liitetiedostona. Täydennyksenä asennuslevyllä on mukana tekstimuotoisia ohjeita, lomakemalleja sekä mahdollisia mallikuvia/tiedostoja esimerkiksi laskulomakkeen ylä- ja alatunnisteita varten. Tutustu siis asennuslevyn sisältöön, koska ohjeita ei toimiteta erikseen tulostettuina, vaan ne ovat ainoastaan asennusmedialla. Asennusohjelman nimi voi hieman vaihdella toimitusversiosta riippuen. Suorita siis asennuspakettina toimitettu EXE-päätteinen ohjelma! Vastaa asennusohjelman alussa tekemiin muutamiin kysymyksiin, mm. koskien haluttua asennushakemistoa. Oletushakemisto on PC:n C:\Atlas -hakemisto (ohjelman tuleva työhakemisto). Tarvittaessa voit antaa asennukselle jonkun muun kohdehakemiston (hakemistopolku ja työhakemiston nimi). Asennus kestää vain muutamia sekunteja Mahdollisten erillisten aputiedostojen kopiointi työhakemistoon Perusasennuksen jälkeen kopioi asennuslevyltä samassa hakemistossa kuin on ohjelman asennusohjelma (esim. hakemistossa Asennus), mahdollisesti olevat aputiedostot (esim. ini- tai dll-päätteiset) samaan työhakemistoon, johon ohjelma asennettiin Ohjelman asennus lähiverkkoon Katso erillinen ohjelma lähiverkkoasennuksesta. 2.2 YLEISTÄ ATLAS-OHJELMIEN VALIKOISTA Atlas-ohjelmissa on yleisperiaatteena se, että kun halutaan selata tiedostossa olevia tietoja tai muodostaa/perustaa sinne uusi tieto, se tapahtuu valitsemalla ensiksi ohjelman aloitusikkunassa yläreunan alas-vetovalikosta "Selaa" -valikon takaa haluttu vaihtoehto (esim. laskutusohjelmassa "Selaa - Selaa laskuja", asiakashallintaohjelmassa "Selaa - Asiakkaita", Varasto-ohjelmassa "Selaa - Varaston tuotteita, jne). Sama periaate on käytössä myös alemman tason tarkemmissa valikoissa. Avautuneessa ikkunassa näytetään, sillä hetkellä olemassa olevat ao. ryhmään kuuluvat tiedot luettelon omaisesti (esim. laskujen luettelo, asiakkaiden luettelo, tuotteiden luettelo, toimitustapojen luettelo). Evifin Oy Kalkkimäentie 2, Nummela info@evifin.fi 3 / 39

4 Luettelon rivien esitysjärjestystä voidaan muuttaa luettelon yläreunassa olevilla "välilehti -painikkeilla (lajitteluavain). Haluttua ylärivin välilehti nappia painamalla luettelo lajitellaan aakkosjärjestykseen ao. lajittelukriteerin mukaisesti. Esimerkiksi: Atlas-Laskutusohjelman laskuluettelossa (Selaa - Selaa laskuja) lajitteluavaimia ovat Laskunumero (+) / Laskunumero (-) / Viitenumero / Tila (Maksetuksi) / Asiakas / Merkki / Eräpäivä / Asiakasnumero. Vastaavasti esimerkiksi Atlas-Varasto-ohjelman tuoteluettelossa (Selaa - Selaa varaston tuotteita) lajitteluavaimia ovat Tuotenumero / Tuoteryhmä ja numero / Tuotenumero ja Toimittaja / Nimi / Valmistaja / Huomautus / Varasto / Varastopaikka. Vastaavasti esimerkiksi Atlas-Asiakashallintaohjelman asiakasluettelossa (Selaa - Asiakkaita) lajitteluavaimia ovat Tunnus / Asiakasnumero / Nimi / Yritys / Puhelin. Useimpiin luetteloihin sisältyy myös ensimmäisen merkin aakkoshaku, esimerkiksi Laskutusohjelman Selaa - Selaa asiakkaita - näkymässä Nimi-kriteerillä lajitellussa asiakasluettelossa M-kirjainta näppäilemällä kursori siirtyy ensimmäisen M-kirjaimella alkavan asiakkaan kohdalle. Poikkeus: Laskutusohjelman Selaa - Selaa laskuja -luettelossa Asiakas -välilehden ollessa valittuna (laskujen lajittelu asiakkaittain) toimii tekstihaku myös tarkemmalla useamman merkin aakkoshaulla (hakukenttä luettelon yläreunassa). Vihje: Näppäimistön End-painike vie aina koko luettelon loppuun ja Home-painike koko luettelon alkuun. Page Up- ja Page Down -painikkeilla voidaan siirtyä luettelossa ylös- tai alaspäin isompi rivijoukko kerrallaan. Luetteloa voidaan selata myös hiiren vieritysrullalla/painikkeilla. Huomaa: Joissakin luetteloikkunoissa (esim. Laskutusohjelman laskujen luettelo, Varasto-ohjelman tuoteluettelo, Asiakashallintaohjelman asiakasluettelo) em. ensimmäisen merkin aakkoshaku sekä listan alkuun ja loppuun menot toimivat vasta, kun on kerran hiirellä klikattu luettelon joku rivi valituksi (klikkaa kursori mille tahansa luettelon riville, joka valittaessa muuttuu siniseksi). Uuden tiedon lisääminen poimintaluetteloihin: Poimintaluetteloista valitaan ja poimitaan tietoja esimerkiksi laskuille ja lähetteille. Tällaisia poimintaluetteloita ovat esimerkiksi asiakasluettelo, tuoteluettelo, toimitustapojen luettelo, jne. Luetteloihin lisätään uusia tietoja avaamalla luettelo (esim. Laskutusohjelmassa Selaa - Selaa asiakkaita). Luetteloissa olevaa Lisää -nappia klikkaamalla aukeaa tyhjä ikkuna, johon lisätään haluttu uusi tieto (esim. uuden asiakkaan nimi- ja osoitetiedot). Kun tiedot on syötetty eri kenttiin, OK -nappia klikkaamalla ne tallentuvat ohjelman rekisteriin. Erillistä "Talleta"-nappulaa ei siis välttämättä ole. "Peruuta"-nappulasta (joissakin tilanteissa Paluu, jos on myös erillinen Talleta -nappula) tapahtuu aina paluu ylemmälle tasolle ilman uusien tai muutettujen tietojen talletusta. Lisäämisen jälkeen uusi tieto on heti käytettävissä poimintaluettelossa (esimerkiksi uusi asiakas, uusi tuote, uusi tuoteryhmä, uusi toimitustapa, jne.). Olemassa olevan tiedon muuttaminen: Aloita valikosta valitsemalla "Selaa". Sen jälkeen valitse ja avaa luettelosta se rivi, jonka tietoja haluat muuttaa: joko a) klikkaamalla riviä kerran, jolloin se muuttuu siniseksi ja sen jälkeen klikkaamalla nappia "Muuta", jolloin ao. tiedon ruutu aukeaa kokonaan muuttamista varten, tai b) kaksoisklikkaamalla haluttua riviä, jolloin tietoikkuna aukeaa suoraan. Muuttamisen jälkeen klikkaa "OK"-nappulaa, jolloin muutettu tieto tallentuu. Halutun tiedon valitseminen poimintaluettelosta: Poimintaluetteloissa on kahdenlaisia avaamis-tapoja (joissakin luetteloissa molemmat tavat tai vain toinen käytettävissä): a) Selaa-toiminnolla: esim. Selaa - Selaa asiakkaita, tai b) tiettyjen tietokenttien vieressä olevaa nappia klikkaamalla: esim. laskun tai lähetteen otsikkotietojen ikkunassa Asiakas-numero -kentän oikealla puolella ja Toimitustapa -kentän oikealla puolella oleva... -merkitty nappi, laskutusohjelman laskurivin lisäysikkunassa tai varasto-ohjelman läheterivin lisäysikkunassa Tuotenumero -kentän oikealla puolella Valitse -nappi. Kun poimintalista on jommallakummalla tavalla avattu, valitaan luettelon haluttu rivi ja sen jälkeen klikataan luetteloikkunan Valitse -nappia. Tällöin ao. poimittu tietosisältö ilmestyy haluttuun paikkaan. Evifin Oy Kalkkimäentie 2, Nummela info@evifin.fi 4 / 39

5 Vihje: Kun poimintaluetteloon lisätään uusi tieto (esim. asiakasluetteloon uuden asiakkaan tiedot tai Toimitustapa-luetteloon uusi toimitustapa), tieto on heti poimittavissa käyttöön Valitse -napilla. Poimintalistaa ei siis tarvitse välillä sulkea ennen lisätyn uuden tiedon poimintaa. Olemassa olevan tiedon poistaminen: Kuten tiedon muuttaminen -kohdassa, valitse ensin haluttu tietorivi. Sen jälkeen klikkaa luetteloikkunan alareunassa olevaa Poista -nappulaa. Ohjelma varoittaa poistamisesta englanninkielisellä tekstiruudulla: You ve selected to delete the high-lighted record. Press OK to confirm deletion of this record ( Olet poistamassa valittua tietoa. Paina OK vahvistaaksesi tiedon poistamisen ). Jos todella haluat poistaa valitun tiedon, klikkaa siis OK -nappia. Voit ohittaa poistamisen klikkaamalla Cancel -nappia. Ole huolellinen poistamisessa, sillä poistettua tietoa ei voida enää mitenkään palauttaa muuten kuin luomalla se käsin uudelleen! 2.3 VIIVAKOODIFONTIN ASENNUS TARVITTAESSA Jos halutaan tulostaa pankkiviivakoodi laskulle, täytyy PC-koneelle asentaa viivakoodifontti iqsc128.ttf. Asennusohjelma asentaa tämän tarvittavan fontin laskutusohjelman työhakemistoon, mutta fontti täytyy vielä sen jälkeen asentaa erikseen, jotta viivakoodin tulostus toimii oikein. Fontin asennus valitse tiedosto ja paina Enter, tai tuplaklikkaa tiedostoa. paina Asenna, tämä vaatii järjestelmävalvojan oikeudet. Pankkiviivakoodin lukukelpoisuus edellyttää, että lasku tulostetaan lasertulostimella. Parhaiten käyttöön soveltuu vähintään 600 dpi laser, mutta lähes kaikki 300 dpi tulosteetkin ovat luettavissa yleisesti käytössä olevilla pankkiviivakoodinlukijoilla. Huomaa, että mustesuihku-tulostimilla viivakoodi ei välttämättä tulostu riittävän lukukelpoisena! 2.4 LASKULOMAKETYYPIT JA LISÄTIETOKENTTIEN TULOSTUMINEN Tämä kappale sisältää hyödyllistä tietoa koskien erilaisia laskulomakkeita, joita Atlas-ohjelmassa on käytettävissä sekä vihjeitä siitä, miten laskulle voi eri tavoin saada tulostumaan laskun saajalle tärkeää lisäinformaatiota. Kaikkia seuraavassa mainittuja laskulomakkeita voidaan helposti kokeilla, kun laskun tulostuskomennon jälkeiseen tulostuksen väli-ikkunan ruutuun annetaan haluttu lomakenumero. Tuloste näkyy heti esikatselussa ruudulla. Halutessasi voit sitten tulostaa laskun myös paperille, tai voit ohittaa tulostuksen. Laskulomakenumeron pysyvä oletusarvo annetaan Tiedosto - Asetukset -ikkunassa Eri laskulomakkeiden ominaisuuksia Laskulomake n:o 11: "Karu" peruslomake, ei ylä/alatunnistetta eikä muita lisäominaisuuksia, joita on uudemmissa lomakemalleissa Laskulomake n:o 21: Melko "karu" lomake, alaosan yhteenvetotietoihin tulee eri alv-kantojen erittely (jos eri alv-kantoja käytössä), ei ylä/alatunnistetta eikä muita lisäominaisuuksia, joita on uudemmissa lomakemalleissa Laskulomakkeet n:o 23 ja 22 (n:o 23 on uudempi; käytä sitä mieluimmin sitä 22:n sijasta): Kuva-ylätunniste on käytettävissä, alaosassa tilisiirto-osa, alatunnistetta ei voi käyttää tilisiirto-osan vuoksi, 23:ssa on Lisärivin tulostusmahdollisuus ja Atlas-Standard-versiossa myös Memo-kentän tulostusmahdollisuus (lisärivi: Asetukset - "Lisärivi laskulle" (ei 22:ssa) ja viivakoodin tulostusmahdollisuus Laskulomake n:o 33: Lomake n:o 33 on uusin tilisiirto-osan sisältävä lomake, jossa yläosan perustietojen asettelu ja fonttikoko on jonkin verran erilainen kuin 23:ssa, kuva-ylätunniste on käytettävissä. Alatunnistetta ei voi käyttää tilisiirto-osan vuoksi. Yhteenvetotietoihin tulos- Evifin Oy Kalkkimäentie 2, Nummela info@evifin.fi 5 / 39

6 tuu eri alv-kantojen erittely, jos enemmän kuin 1 kpl erilaisia alv-kantoja on määritelty Asetuksiin. Lisärivin tulostusmahdollisuus ja Atlas-Standard-versiossa myös Memo-kentän tulostusmahdollisuus (lisärivi: Asetukset - "Lisärivi laskulle" (ei 22:ssa) ja viivakoodin tulostusmahdollisuus Laskulomake n:o 82: Isompi fontti käytössä lomakkeen perustiedoissa ja myös laskuriveillä, viitenumeroon ei tule etunollia, kuvaylätunniste on käytettävissä, tekstimuotoinen alatunniste (tiedosto attlaala.ini) on käytettävissä (hyvin rajoitetusti, lähinnä vain ylin tekstirivi, jos tulostetaan alas viivakoodi). Yhteenvetotietoihin tulostuu eri alv-kantojen erittely, jos enemmän kuin 1 kpl erilaisia alv-kantoja on määritelty Asetuksiin ja tulostuksessa rastitetaan Tulosta Alv-erittely Laskulomake n:o 86: Viitenumeroon ei tule etunollia, kuvaylätunniste on käytettävissä, tekstimuotoinen alatunniste (tiedosto attlaala.ini) on käytettävissä (hyvin rajoitetusti, lähinnä vain ylin tekstirivi, jos tulostetaan alas viivakoodi). Yhteenvetotietoihin tulostuu eri alv-kantojen erittely, jos enemmän kuin 1 kpl erilaisia alv-kantoja on määritelty Asetuksiin ja tulostuksessa rastitetaan Tulosta Alv-erittely. Atlas-Standard-versiossa on Memo-kentän tulostusmahdollisuus ja viivakoodin tulostusmahdollisuus Laskulomake n:o 87 (sopii useampisivuisten laskujen tulostukseen): Muistuttaa asetteluiltaan lomaketta 86, mutta 1.sivulle tulostuvat vain laskun perustiedot sekä loppuyhteenveto ja seuraavalle/seuraaville sivuille tulostuvat laskurivit. N:o 87 on sopiva lomaketyyppi silloin, kun laskurivejä tulee niin paljon, että ne eivät sovi tulostumaan yhdelle sivulle. Kuva-ylätunniste on käytettävissä, tekstimuotoinen alatunniste (tiedosto attlaala.ini) on käytettävissä (hyvin rajoitetusti, lähinnä vain ylin tekstirivi, jos tulostetaan alas viivakoodi), viivakoodin tulostusmahdollisuus on Huomautuslaskujen lomaketyyppi Huomautuslaskut tulostuvat automaattisesti lomaketyypille n:o Atlas-Standard-laskutusohjelman lisätietokenttien tulostuminen Usein ilmenee tarvetta välittää laskulomakkeen kautta laskun saajille yksi tai useampia vakiomuotoisia viestejä tai huomautuksia, jotka tulostuvat kaikille laskuille automaattisesti. Atlas-Standard-laskutusohjelma antaa tähän useita mahdollisuuksia, jotka esitellään tässä ohjeessa. Lisäksi esitellään muutamia mahdollisuuksia tuottaa laskuille laskukohtaisia lisätiedotteita. Kaikki esitetyt vaihtoehdot eivät välttämättä sovellu jokaisen käyttäjän tarpeisiin. Niistä voi valita käyttöön itselle parhaiten sopivat ratkaisut. Lisätietojen tulostumista ja niiden asemointia voi helposti kokeilla laskun tulostuksen esikatselun avulla Kaikille laskuille tulostuvien lisätietojen sijoituspaikkoina esitellään seuraavat: Asetukset -valikon Lisärivi laskulle -kenttä Asetukset -valikon Pankit - Tilinumero 2 - ja Tilinumero 3 - kentät Asetukset -valikon Viivästyskorko -kenttä Laskun ylätunnistekuva Laskun alatunniste-tekstitiedosto Laskukohtaisten lisätietojen sijoituspaikkoina esitellään seuraavat: Laskun Huomautus -kenttä Laskun Memo -kenttä Laskurivien vapaat alueet Erillisen laskurivin käyttö tiedotteen tulostamiseen Asetukset - Lisärivit -valikon Vakiorivi 1 -ja Vakiorivi 2 -kentät Lisärivi laskulle -kenttä Tämän kentän sisältö määritellään valintaikkunassa Tiedosto Asetukset. Asetukset-ikkunassa olevan "Lisärivi laskulle"-kentän sisällön tulostuminen on seuraavanlainen: Evifin Oy Kalkkimäentie 2, Nummela info@evifin.fi 6 / 39

7 "Lisärivi-laskulle" -kentän sisältö tulostuu lomakkeilla n:o 33, 82 ja 86 laskun alaosaan, välittömästi viivojen väliin tulostuvan lihavoidun yhteenvetorivin yläpuolelle. Kentän tulostuminen alkaa vasemmasta reunasta ja tulostuspituus on koko lomakkeen levyinen. Tulostus tapahtuu samalle riville kuin mahdollinen laskun alv-erittely. Tästä syystä lisärivin käyttökelpoinen maksimipituus vaihtelee sen mukaan, tulostuuko alv-erittely vai ei. Seuraavassa ilmoitetut merkkimäärät ovat likimääräisiä, koska tekstin kirjasintyyppi on suhteutettua (eri kirjaimien leveys ei ole vakio). Lisärivin maksimipituus on luokkaa merkkiä (täysi rivi), mutta jos alv-erittely on valittu tulostumaan tai jos se muuten tulostuu jollain lomakkeella automaattisesti, käyttökelpoinen lisärivin pituus on eri lomakkeilla seuraava: lomake 33: luokkaa merkkiä lomake 82: luokkaa 10 merkkiä lomake 86: luokkaa merkkiä Huomautus: Valintaikkunassa Tiedosto - Asetukset olevaan "lisärivi 2" -kenttään määritelty teksti ei tulostu millekään vakiolomakkeelle. Kenttä on varattu vain eräitä asiakaskohtaisia lomakkeita varten Pankit - Tilinumero 1... Tilinumero 3 Näiden kenttien sisältö määritellään valintaikkunassa Tiedosto - Asetukset. Jos käytössä on vain yksi tilinumero, voidaan Tilinumero 2 - ja rajoitetusti myös Tilinumero 3 - kenttää käyttää jonkin muun lisätiedon esittämiseen. Lomakkeilla n:o 82 ja 86 Tilinumero 2 - kenttää voi käyttää esimerkiksi viestille: Käytä maksussa viitenumeroa. Tämä kenttä tulostuu laskulle ensimmäisen tilinumerorivin alapuolelle. Huomautus: Tilinumero 3 -kentän sisältö ei tulostu mihinkään lomakkeilla n:o 82 ja 86. Lomakkeilla n:o 33 ja 23 tulostuvat kaikkien tilinumerokenttien (1... 3) sisällöt pankkisiirto-osan Saajan tilinumero -lokeroon. Tästä syystä Tilinumero 2 - ja Tilinumero 3 -kenttien käyttöä muuhun tarkoitukseen voi käyttää vain varauksin näillä lomakkeilla "Viivästyskorko" -kenttä Tämän kentän sisältö määritellään valintaikkunassa Tiedosto - Asetukset. Huom. sana Viivästyskorko ei kenttänimenä tulostu, vaan kenttään tulee kirjoittaa se tekstinä: Viivästyskorko 9,5 %. Tähän samaan kenttään sopii lisäksi tulostumaan joku pieni lisätieto. Esimerkiksi, jos kaikilla laskuilla alv-kanta on aina pelkästään vakio 24%, niin Viivästyskorko -kentän avulla voidaan laittaa laskulle tulostumaan seuraava yhdistelmätuloste: Viivästyskorko 9,5 %. Alv-kanta 24%. Jos myynti on aina verotonta, tuloste voisi olla esimerkiksi: Viivästyskorko 9,5 %. Veroton myynti. Esimerkkien tekstit ovat maksimipituisia, jotka sopivat ao. kenttään tulostumaan Vakiotekstien sijoittaminen laskulomakkeen ylätunnistekuvaan Moniin Atlas-ohjelman lomaketyyppeihin, kuten n:o 33, 82, 86 ja 87 voidaan lomakkeen yläosaan sijoittaa ns. ylätunniste. Se on kuvatiedosto, joka voi sisältää vapaamuotoista tietoa. Yrityksen logon, nimen ja yhteystietojen lisäksi kuvaan voi tarpeen mukaan sijoittaa myös muita vakiomuotoisia tekstejä tai huomautuksia tulostumaan kaikille laskuille. Ylätunnisteen käytöstä ja sen toteuttamisesta katso Vakiotekstien sijoittaminen laskulomakkeen alatunnisteeseen Eräisiin Atlas-ohjelman lomaketyyppeihin kuten n:o 82, 86 ja 87 voidaan lomakkeen alaosaan sijoittaa ns. alatunniste. Se on normaalisti tekstitiedosto, joka voi sisältää vapaamuotoista tietoa. Yrityksen nimen ja yhteystietojen lisäksi sinne voi tilankäytön asettamissa rajoissa sijoittaa myös muita vakiomuotoisia tekstejä tai huomautuksia tulostumaan kaikille laskuille. Alatunnisteen käytöstä ja sen toteuttamisesta katso Evifin Oy Kalkkimäentie 2, Nummela info@evifin.fi 7 / 39

8 Laskun otsaketietojen ja asiakkaan tietojen Huomautus -kentät Laskun Otsaketiedot -välilehden ikkunassa on laskun muiden perustietojen joukossa kenttä nimeltä Huomautus. Sen sisältö on varattu vapaalle tekstille. Kentän sisältö tulostuu laskulle otsaketietojen ja laskurivien välissä olevalle tyhjälle riville. Kentän maksimipituus on 80 merkkiä. Huomautus kentän kautta voidaan siis välittää haluttu laskukohtainen viesti saajalle. Kenttää voi käyttää esimerkiksi seuraavanlaisen tiedotteen tulostamiseen: Sopimuksen mukaisesti laskutamme seuraavat tuotteet / palvelut: Tällaiselle viestille Huomautus -kentän paikka on erityisen sopiva, koska kenttä tulostuu juuri laskurivien yläpuolelle. Huomautus -kentän sisältö tulostuu vain sille laskulle, johon se erikseen on kirjoitettu tai asiakastietojen mukana tuotu (ei automaattisesti kopioidu eikä tulostu muille laskuille) Laskun otsikkotietojen ja asiakkaan perustietojen Huomautus -kenttien keskinäinen käyttö: Myös laskutusohjelman asiakasrekisterissä asiakkaan perustiedoissa on Huomautus -kenttä. Kun asiakas valitaan laskulle, asiakkaan Huomautus -kentän sisältö kopioituu laskun vastaavaan kenttään. Tätä ominaisuutta voidaan hyödyntää, jos halutaan saada kaikkien tai määrättyjen asiakkaiden laskuille tulostumaan joku vakiotiedotus laskurivien yläpuolelle. Tässä tapauksessa tiedotusteksti kannattaa kirjoittaa asiakkaan Huomautus -kenttään jo asiakasta perustettaessa. Sieltä tieto kopioituu automaattisesti laskun tietoihin, kun asiakas valitaan laskulle Memo-kenttä Kaikille laskuille on varattuna muistiinpanoja varten ns. Memo-kenttä, johon mahtuu vapaata tekstiä noin 1000 merkkiä. Atlas-Standard-versiossa Memo-kentän alkurivit voidaan myös tulostaa laskulle, kun laskun tulostusta käynnistettäessä tulostusikkunassa klikataan rasti kohtaan Tulosta memo laskulle. Memo-kentän avulla laskun vastaanottajalle voidaan kätevästi välittää laskuun liittyviä melko pitkiäkin lisätietotekstejä, esimerkiksi työsuoritukseen liittyvä muutaman rivin pituinen erittely työsuorituksen sisällöstä, viittausviesti Tarkempi erittely erillisellä liitteellä., laskun maksetuksi kuittaamisviesti päivämäärineen, yms. Memo-kentän alkurivit tulostuvat laskurivien jälkeen ennen yhteenvetorivejä, varsin näkyvälle paikalle keskelle laskua. Memokentän sisällöstä tulostuu 5-7 ensimmäistä riviä eri lomakkeilla seuraavasti: lomakkeella n:o 33: 5 riviä lomakkeella n:o 82: 6 riviä lomakkeella n:o 86: 7 riviä Huomautus: Jos halutaan, että oletusarvona Memo-kenttä tulostuu laskuille, voidaan Tiedosto-Asetukset -ikkunassa rastittaa kohta Tulosta memo laskulle. Memo kentän sisältö tulostuu vain sille laskulle, johon se on erikseen kirjoitettu (ei kopioidu eikä tulostu muille laskuille). Memo-kenttää voidaan vaihtoehtoisesti käyttää vain sisäisiin muistiinpanoihin Laskurivin vapaat alueet Atlas-ohjelmassa laskurivi on käytännössä eräitä lomakepoikkeuksia lukuun ottamatta 2-rivinen. Kun laskulle lisätään laskurivi tuoterekisteristä, sieltä kopioituu laskurivin ylemmälle Riviteksti -riville tuotteen Tuotenimi - kentän sisältö ja alemmalle Huomautus -riville tuotteen Huomautus -kentän sisältö. Vastaavasti sama tuotekuvaus voidaan tehdä suoraan laskurivillekin kirjoittamalla, esim. kun laskutettavaa tuotetta ei ole lainkaan määriteltynä tuoterekisterissä. Laskurivin ylemmälle riville, jossa on tuotteen nimitys, sekä alemmalle Huomautus -riville voidaan täydentää jotain ao. tuotetta tai sen laskuttamista koskevaa lisätietoa vapaana tekstinä siltä osin kuin itse tuotekuvauksen puolesta tilaa on riveillä jäljellä. Evifin Oy Kalkkimäentie 2, Nummela info@evifin.fi 8 / 39

9 Usein tilanne on sellainen, että tuoterekisterissä tuotteen tiedot ovat vain ylemmällä Tuotenimi -rivillä alemman Huomautus -rivin ollessa tyhjä. Näin laskuriville mahtuu lisättäväksi tuotekohtaisesti melko pitkäkin täydentävä tiedoteteksti Oma laskurivi lisätiedolle Eräs mahdollisuus lisätietojen tulostamiseen laskulle on lisätä laskulle näitä tiedotteita varten erillinen tai erillisiä laskurivejä. Laskurivin Riviteksti - ja Huomautus -riveille kirjoitetaan suoraan haluttu viesti. Tässä käyttötavassa on yksi pieni kauneusvirhe : Tiedote-laskuriveille tulostuu näkyviin määrä-sarakkeeseen 0 ja hintasarakkeisiin 0,00, joita ei voi mitenkään välttää. Laskurivi-tiedotteen käytössä on se etu, että tarvittaessa usein toistuvia samanlaisia tiedotteita voi määritellä tuotteiksi tuoterekisteriin, josta niitä on helppo valmiina poimia laskuille Vakiorivi 1 ja Vakiorivi 2 Laskun Laskurivit -ikkunan alareunassa ovat painikkeet Vakiorivi 1 ja Vakiorivi 2. Niitä klikkaamalla laskulle voi lisätä ennalta valmiiksi määriteltyjä vakio-laskurivejä. Nämä vakiorivit on tarkoitettu ensisijaisesti esim. toimituskulujen, pienlaskutuslisän, yms. laskuttamiseen. Periaatteessa Vakiorivi 1 :n ja Vakiorivi 2 :n määrittelyihin voidaan kirjata vakiotiedotteitakin, joita on sitten helppo klikata laskuille. Tässä käyttötavassa on sama kauneusvirhe kuin tavallistenkin laskurivien käytössä tiedoteriveinä, eli 0 -lukujen tulostuminen määrä- ja hintasarakkeisiin. Vakiorivi 1 :n ja Vakiorivi 2 :n määrittelyt tehdään Tiedosto - Asetukset - Lisärivit - valinnan kautta kenttiin Kaikkien laskujen lisärivi ja Kaikkien laskujen lisärivi 2. 3 ATLAS- LASKUTUSOHJELMAN KÄYNNISTYS JA OHJELMAN PERUSASETUKSET Asennuksen jälkeen tulee ensimmäiseksi tehdä ohjelman perusasetukset. Käynnistä laskutusohjelma pikakuvakkeesta ja valitse vasemmasta ylänurkasta Tiedosto Asetukset. Ensiksi täytetään yrityksen perustiedot: nimi, osoite, jne. Kenttien 1-6 sisällöt tulostuvat laskun otsikkoalueelle, kun käytetään peruslaskulomaketta 01. Huomautus: Lomakkeiden n:o 33, 86, 23, 82 ja 87 yhteydessä kenttien 1-5 sisältö ei pääsääntöisesti tulostu tätä kautta, seuraavin poikkeuksin: Kentän 1 sisältö (suositus: siihen aina yrityksen nimi) tulostuu tilisiirto-osan sisältävillä lomakkeilla n:o 33 ja 23 tilisiirto-osan Saaja -lokeroon. Kentän 6 sisältö tulostuu laskun yhteenvetotietojen alueelle. Siihen voi sijoittaa esim. Y-tunnuksen muotoon: Y-tunnus: xxxxxx-x, jossa xx...:n tilalla yrityksen Y-tunnus. Alv -kannat täytetään omiin kenttiinsä. Tarvittaessa voidaan määritellä jopa kolme erilaista alv-kantaa. Tämän jälkeen täytetään apukenttiä., jotka tulostuvat laskulomakkeelle tai jotka toimivat oletusarvoina (oletusarvot täytetään halutulla tavalla sisältöinä ao. kenttiin): Viivästyskorko ja Maksuehto Kopioiden määrä tulostuksessa. Huom. tulostuskomennon jälkeen tulostettava lomake näytetään aina ensiksi kuvaruudulla esikatseluna. Tässä yhteydessä voidaan valita, tulostetaanko lomake vai ohitetaanko tulostus. (painike, jossa tulostimen kuva tai painike, jossa punaisella ylirastitettu tulostimen kuva). Laskulomake - numero: 01 on yksinkertainen peruslomake. Lomakkeet n:o 33, 82, 86, 87 ja 23 (82,87: vain Atlas- Standard) mahdollistavat yrityksen omien tietojen / logon yms. käytön lomakkeen yläreunassa (ylätunniste). Lomake n:o 82, 86 ja 87 (82,87: vain Atlas-Standard) mahdollistaa lisäksi omien tekstimuotoisten tietojen käytön lomakkeen alareunassa (alatunniste). Lomakkeen n:o 33 ja 23 alaosaan tulostuu tilisiirto-osa. Kirjekuori -numero (koko ja kuoren asettelu) Tulosta viivakoodi (vain Atlas-Standard, ohjelmaversiosta 6.13f alkaen): Jos ao. ruutu rastitetaan ja käytössä on viivakoodin sisältävä lomakenumero 33, 23, 82, 86 tai 87, lomakkeen alareunaan tulostuu laskun maksamista varten SEPAyhteensopiva version 4 mukainen pankkiviivakoodi. Evifin Oy Kalkkimäentie 2, Nummela info@evifin.fi 9 / 39

10 Ylätunniste, Alatunniste: käytetään lomakkeiden n:o 33, 23 (vain ylätunniste) sekä 82, 86 ja 87 (82, 87: vain Atlas- Standard) (ylä- ja alatunniste) kanssa. Ylätunniste on kuvamuotoinen tiedosto, joka tulostetaan lomakkeen yläreunaan. Alatunniste on tekstitiedosto, joka sisältää lomakkeen alareunaan tulostettavat tiedot. Katso esim. Evifin Oy:n lasku, jossa on käytetty tätä mahdollisuutta. Lisätietoja ylä- ja alatunnisteista annetaan jäljempänä tässä ohjeessa. Ohjeita on myös ohjelman Ohje -tiedoissa, kohta Lomake 86. Katetavoite: Tähän annetaan oletusarvoinen myyntikate -tavoite (yhteinen kaikille tuot-teille). Kun perustetaan tuotetta, ohjelma laskee ostohinnan perusteella automaattisesti myyntihinnan, jossa myyntikate on tässä annetun suuruinen. Esim. Jos myyntikate on 40,00 (40% eli 0,4) ja ostohinnaksi annetaan 7,00, niin myyntihinnaksi ohjelma laskee oletusarvoisesti 7,00/(1-0,4) = 11,67. Tarkistuslaskenta takaperin : myyntihinnasta 11,67 myyntikate 40% on 4,67, ts. ostohinta on 11,67 4,67 = 7,00. Laskulomakkeita n:o 33 ja 86 käytettäessä voidaan valita, tulostetaanko laskurivien otsikkoon saraketeksti alennus vai ei. Rasti ao. ruudussa estää alennus -tekstin tulostumisen. Tämän jälkeen täytetään pankkiyhteyden tiedot sekä loppusumman pyöristyksen suuruus. Tilinumerot 1-2 tai 1-3: Yrityksen pankkiyhteystiedot (lomakkeilla n:o 33 ja 23 jopa kolme tilinumeroa). Huom: Jos käytössä on vain yksi tilinumero, voidaan toista/toisia rivejä käyttää jonkin muun lisätiedon esittämiseen, esim. fraasille: Käytä maksussa viitenumeroa. (kts. esimerkki Evifin Oy:n laskulomakkeella). Tämä lisärivi tulostuu ensimmäisen tilinumerorivin alapuolelle. Viivakoodin tilinumero: Tämä tulee täyttää tarkoin Finanssivalvontakeskuksen ohjeiden mukaisesti, jotta viivakoodista luettava maksun saajan tilinumero välittyy maksutapahtumassa varmasti oikein. Jos viivakoodia ei käytetä, tämä kenttä jätetään tyhjäksi. Viivakoodin tilinumeron määritteleminen: katso kohta 3.2. Ota tarvittaessa yhteyttä Evifin Oy:hyn lisäohjeiden saamiseksi. Loppusumman pyöristyksen suuruuden asetus: Esim. asetus 0,10 pyöristää laskun loppusumman lähimpään 10 senttiin, jos laskun rivien täyttöikkunassa erikseen painetaan Pyöristys -nappia. Pyöristys -napin painaminen generoi automaattisesti laskun viimeiseksi riviksi summan pyöristysrivin, jos summa edellyttää pyöristämistä. 3.1 IBAN-TILINUMERON, BIC (SWIFT)-KOODIN SEKÄ VANHAN TILINUMEROMUODON TULOSTAMI- NEN Laskulomake n:o 86 Avaa ohjelman vasemmasta yläkulmasta "Tiedosto" --> "Asetukset". Avautuvassa ikkunassa "Pankit" -ryhmässä: Merkkaa "Tilinumero1" -kenttään IBAN-muotoinen tilinumero: IBAN: FI (esimerkissä oman Nordeatilinumeromme alku) Kirjoita siis kentän alkuun tilinumeron eteen tuo "IBAN: " Merkkaa "Tilinumero2" -kenttään BIC -koodi näin: BIC: NDEAFIHH (esimerkissä oman Nordea-tilinumeromme BIC - koodi) Kirjoita siis kentän alkuun nimitys "BIC: " Huomautus: BIC-koodin toinen nimitys on SWIFT. Koska nimitystä BIC käytetään Finanssialan keskusliiton julkaisemissa tilisiirto-ohjeissa ja koska se on lyhempi kuin SWIFT, suosittelemme käytettäväksi nimitystä BIC. Ylempänä olevaan kenttään "Lisärivi laskulle" voidaan ylimenokauden ajaksi laittaa vanha tilinumerokin näkyviin: Merkkaa tilinumero vanhassa muodossa: Nordea (esimerkissä oman Nordea-tilinumeromme alku) Klikkaa ikkunan oikeassa ylänurkassa "Talleta"-nappia. Muutokset tallettuvat ja ikkuna sulkeutuu. Alla on laskun mallituloste näillä asetuksilla lomakkeella n:o 86. Tulostusta voi helposti kokeilla. Tulos näkyy jo esikatselussa kuvaruudulla. Evifin Oy Kalkkimäentie 2, Nummela info@evifin.fi 10 / 39

11 3.1.2 Laskulomake n:o 33 Avaa ohjelman vasemmasta yläkulmasta "Tiedosto" --> "Asetukset". Avautuvassa ikkunassa "Pankit" -ryhmässä: Merkkaa "Tilinumero1" -kenttään IBAN-muotoinen tilinumero Kirjoita tilinumeron eteen selvennykseksi: "IBAN: " Merkkaa "Tilinumero2" -kenttään pankin BIC-koodi. Kirjoita koodin eteen selvennykseksi: "BIC: " Huomautus: BIC-koodin toinen nimitys on SWIFT. Koska nimitystä BIC käytetään Finanssialan keskusliiton julkaisemissa tilisiirto-ohjeissa ja koska se on lyhempi kuin SWIFT, suosittelemme käytettäväksi nimitystä BIC. Merkkaa tilinumero vanhassa muodossa edellisiä ylempänä olevaan kenttään "Lisärivi laskulle". Klikkaa ikkunan oikeassa ylänurkassa "Talleta"-nappia. Muutokset tallentuvat ja ikkuna sulkeutuu. Tulostusta voi helposti kokeilla. Tulos näkyy jo esikatselussa kuvaruudulla. 3.2 TILINUMERON KONEKIELINEN MUOTO PANKKIVIIVAKOODIA VARTEN Jos Atlas-laskutusohjelmalla halutaan tulostaa laskulomakkeelle pankkiviiva-koodi, täytyy ohjelman perusasetuksiin tätä varten määritellä maksun vastaanottajan tilinumero ns. KONEKIELISEEN MUOTOON. Tilinumeron konekielinen muoto on yksi osa pankkiviivakoodin sisältöä, jonka laskutusohjelma muodostaa laskua tulostaessaan. Huomautus: Pankkiviivakoodiin voi sisältyä vain yksi tilinumero, jolle maksu kohdistetaan. Jos maksun vastaanottajalla on useampia pankkitilejä, niistä on valittava yksi, joka tulostetaan pankkiviivakoodiin. Atlas-Laskutusohjelman Tiedosto - Asetukset -ikkunassa, sen alareunan "Pankit"-tietokenttäryhmässä on kenttä "Viivakoodin tilinro". Tähän kenttään tulee sijoittaa konekielisessä muodossa se tilinumero, jolle maksujen halutaan viivakoodia käytettäessä saapuvan. Laskutusohjelma muodostaa automaattisesti laskulle tulostuvan pankkiviivakoodin kaiken sisällön ohjelman asetuksien (konekielinen tilinumero) sekä tulostettavan laskun tietojen perusteella (laskun viitenumero tarkistusnumeroineen, eräpäivä, laskun loppusumma, valuuttatieto (euro) sekä koko viivakoodin tarkistusnumero). Atlas-Standard -Laskutusohjelman versiosta 6.13f alkaen pankkiviivakoodi tulostuu version 4 mukaisena, sisältäen maksun saajan tilinumeron SEPA-yhteensopivassa IBAN-muodossa ja laskun viitenumeron kansallisessa muodossa (kotimainen muoto, ei kansainvälinen RF-muoto) Ohje konekielisen tilinumeron määrittelemiseksi Pankkiviivakoodissa on saajan IBAN -muotoinen tilinumero ilman FI -maatunnusta. Viivakoodin sisältämän tilinumerokentän arvo ei ole koskaan nolla. Viivakoodiin valitun tilinumeron on aina esiinnyttävä laskulla tai tilisiirtolomakkeella myös selkokielisessä muodossa FI-maatunnuksellisena. Laskulla tai tilisiirtolomakkeella voi esiintyä selkokielisessä muodossa useita saajan IBAN-tilinumeroita, joista laskuttaja valitsee yhden tulostettavaksi pankkiviivakoodiin. Laskuttaja saa IBAN-tilinumeronsa tilipankistaan. IBAN on korvannut laskutuksessa kansallisen tilinumeron. Suomalaisen IBANtilinumeron voi tunnistaa IBANin alussa olevasta kahdesta kirjaimesta FI (Suomen maatunnus). Laskuttaja saa myös pankkinsa BIC-koodin omasta tilipankistaan. Myös BIC-koodi tulee merkitä laskulle sopivaan paikkaan näkyviin Selkokielistä tilinumeroa vastaavan konekielisen tilinumeron muodostaminen: Konekieliseen tilinumeroon tulevat selkokielisestä tilinumerosta maatunnuksen jälkeen olevat kaikki 16 numeroa, ilman tyhjiä välilyöntejä. Maatunnusta ei siis sisällytetä konekieliseen tilinumeroon. Esimerkki: Jos selkokielinen IBAN-tilinumero on FI , niin sitä vastaava konekielinen tilinumero on Tämä merkitään Atlas-Standard -ohjelmassa Tiedosto - Asetukset -ikkunassa kenttään "Viivakoodin tilinro". Lähteenä on käytetty Finanssialan Keskusliiton julkaisemia ohjeita pankkiviivakoodista ja IBAN-tilinumeroista. Evifin Oy Kalkkimäentie 2, Nummela info@evifin.fi 11 / 39

12 3.3 ATLAS-LASKUTUSOHJELMAN YLÄ- JA ALATUNNISTEET LÄHETYSLOMAKKEELLE Huomautus: Evifin Oy voi tarvittaessa pientä korvausta vastaan toteuttaa ylä- ja alatunnisteet valmiiksi, kun saamme teiltä tiedot sinne sijoitettavasta aineistosta (logo miel. sähköisessä muodossa, tai hyvälaatuisena paperikopiona, josta sen voi skannata). Valmiin ylätunnistekuvan talletusohjeineen voimme sitten toimittaa esim. sähköpostitse Ylätunnistekuva laskulomakkeille Moniin Atlas-ohjelman lomaketyyppeihin voidaan sijoittaa lomakkeen yläosaan ns. ylätunniste. Se on kuvatiedosto, joka voi sisältää vapaamuotoista tietoa, kuten yrityksen logon, yrityksen nimen "virallisella" kirjoitusasulla, yhteystietoja, sopivan toimintaan liittyvän "sloganin / iskulauseen ym. Ylätunniste on käytettävissä mm. lomakkeilla 82, 86, 87, 33 ja 23. Ohjelmiston asennustiedoston yhteydessä toimitetaan malliksi kuvapohja, nimi esim. YTmalli.gif, jonka koko on 2400 x 400 pikseliä. Malli-kuvapohjassa YTmalli.gif on yksi vaakaviiva, jonka paikka ja leveys vastaavat suunnilleen laskulomakkeen yläosan tietoruutujen asettelua vaakasuunnassa (mm. lomake 86). Mainittua vaakaviivaa voi käyttää erottimena kuvan alareunassa; se tulostuu n. 5 mm laskun perustietoruutujen yläpuolelle. Voit poistaa vaakaviivan kuvasta halutessasi. Kaikki muukin kuvan sisältö on täysin vapaata; voit kuvamuodossa lisätä logon, yrityksen nimen, yhteystietoja, jonkun sloganin, jne. Ylätunnistekuvan asettelun viimeistely vaatii varmastikin muutaman koetulosteen ja asettelujen "hienosäätö" kierroksen. Jos tulostat laskuja mustesuihkutulostimella tai värilaserilla, kuvassa voi olla väriäkin! Huomaa kuitenkin tulostettaessa mustesuihkutulostimella, että silloin et voi tulostaa laskun viivakoodia (ei suositella, koska tulosteen terävyys tai tarkkuus ei välttämättä riitä). Ylätunnistekuva talletetaan Atlas-ohjelmien työhakemistoon halutulla nimellä. Laskutusohjelman Asetukset-ikkunassa merkitään sama kuvan nimi ruutuun "Ylätunniste" Alatunniste tekstinä laskulomakkeille Huomaa alatunnisterivien käytön rajoitus, jos käytetään pankkiviivakoodin tulostusta lomakkeen alareunaan. Alatunniste voi olla tekstimuodon ohella tai sijasta myös kuvana, kuten ylätunniste. Huom. Ohjelman asennuksen yhteydessä ei oletusarvoisesti muodostu tarvittavaa alatunniste-tiedostoa automaattisesti. Se on kuitenkin helppo luoda itse seuraavien ohjeiden mukaan. Avaa Windowsin Muistio (Notepad) -ohjelma. Tallenna avautunut tyhjä tiedosto (Save as / Tallenna nimellä) Atlas-ohjelman työhakemistoon nimellä: ATTLAALA.INI (tee 1. tallennus heti näin alkuun, jotta tallennusnimi tulee heti valittua oikein). Lopuksi kun olet muokannut sisällön haluamaksesi, muista tallettaa valmis tiedosto (Save / Tallenna). Tekstinä tiedot muokataan tiedostoon ATTLAALA.INI seuraavasti. Kirjoita Muistioon tekstit seuraavan sivun alussa olevan mallin mukaan (katkoviivoin erotellun alueen sisältö, katkoviivoja ei kirjoiteta): Kirjoita täysin mallin mukaan otsikko "Alatunniste" hakasulkuihin sekä kaikki "rivi x =" -tekstit. Kirjoita tekstien "Tähän rivin... alku" tilalle haluamasi sisältö. Ohjeen lopussa on yksi mallitiedosto, jossa alatunnisteeseen tulostuu kahdelle ylimmälle riville tietoa kolmeen sarakkeeseen Evifin Oy Kalkkimäentie 2, Nummela info@evifin.fi 12 / 39

13 [Alatunniste] rivi1=tähän rivin yksi alku rivi2=tähän rivin kaksi alku rivi3=tähän rivin kolme alku rivi4=tähän rivin neljä alku rivi1b=tähän rivin yksi keskiosa rivi2b=tähän rivin kaksi keskiosa rivi3b=tähän rivin kolme keskiosa rivi4b=tähän rivin neljä keskiosa rivi1c=tähän rivin yksi loppu rivi2c=tähän rivin kaksi loppu rivi3c=tähän rivin kolme loppu rivi4c=tähän rivin neljä loppu Huomautuksia: Alatunnisteen tekstin kirjasintyyppi (Times New Roman) ja -koko ovat kiinteitä. Niitä ei voi muuttaa. Kaikkien sarakkeiden kaikkia tietorivejä ei tarvitse määritellä. On mahdollista jättää halutut rivit tyhjiksi tai jättää ao. rivien määrittely kokonaan pois. Alla olevat kaksi esimerkkiä tuottavat molemmat vain sivun keskelle alas tunnistetiedon kahdelle alimmalle riville. [Alatunniste] rivi3b=tähän rivin kolme keskiosa rivi4b=tähän rivin neljä keskiosa tai [Alatunniste] rivi1= rivi2= rivi3= rivi4= rivi1b= rivi2b= rivi3b=tähän rivin kolme keskiosa rivi4b=tähän rivin neljä keskiosa rivi1c= rivi2c= rivi3c= rivi4c= Seuraavassa on esimerkki, jossa alatunnisteessa on sisältöä kahdella ylimmällä rivillä ja kolmessa sarakkeessa. [Alatunniste] rivi1=evifin Oy rivi2=kalkkimäentie 2, NUMMELA rivi3= rivi4= rivi1b=puh rivi2b=s-posti: internet. rivi3b= rivi4b= Evifin Oy Kalkkimäentie 2, Nummela / 39

14 rivi1c=y: rivi2c=kotipaikka: Vihti rivi3c= rivi4c= Tämä alatunnistemäärittely tuottaa seuraavan näköisen 2-rivisen tulosteen lomakkeen alareunaan (tekstirivit). Tässä tapauksessa laskulomakkeelle (mallissa ollut lomake nro 86) on tulostettu myös pankkiviivakoodi. Sen vuoksi alatunnisteeseen on määritelty sisältöä vain kahdelle ylimmälle riville. Esimerkkien mallien mukaisesti voit helposti muodostaa haluamasi alatunnisteen, jossa osoitteet, puhelinnumerot, ym. yrityksen perustiedot tulostuvat halutulla tavalla. Jos käytössä on lomake n:o 33 tai 23, jonka alaosassa on tilisiirto-osio, alatunnisteeseen ajatellut tiedot on syytä sijoittaa ylätunnisteeseen (kuvaan) tekstinä, jotta tilisiirto-osio säilyy vakiomuotoisena ja pankkiviivakoodi voidaan tulostaa lomakkeen alareunaan (vain Atlas-Standard). 3.4 LOMAKKEIDEN N:O 33, 82, 86, 23 JA 87 YLÄTUNNISTE Asennuslevyllä on talletettuna mallina ylätunnistekuvan pohjaksi kuva nimeltä ytmalli.gif (sijainti levyllä Ohjeet -hakemistossa). Voit avata mallin kuvankäsittelyohjelmalla ja muokata sitä omien tarpeittesi mukaiseksi. TÄRKEÄ HUOMAUTUS: ylätunniste-kuvatiedoston tulee sijaita samassa työhakemistossa kuin itse asennettu laskutusohjelma! Siirrä siis kuvatiedosto sinne. Kuvan resoluutiomäärittely on 300 dpi, ja kuva tulostuu mittasuhteiltaan oikein tämän resoluutioisella kirjoittimella. Kuva täyttää A4-lomakkeen koko leveydeltä. Kuva-alueen korkeus lomakkeen yläreunasta mitattuna on noin 33 mm ja leveys on noin 203 mm. Kuvan voi täyttää halutulla tavalla lisäämällä siihen kuva-alueita (esim. logo) sekä myös tekstiä kuvamuodossa (esim. yrityksen nimi, yhteystiedot, y-tunnus, mainoslause tms.). Kuvapohjaan on asemointia helpottamaan sijoitettu yksi vaakaviiva. Vaakaviivasta noin 5 mm alaspäin tulostuu laskun otsikkoalueen ylin viiva, ts. pohjan vaakaviiva toimii tässä ohjeellisena rajana, jonka yläpuolelle ylätunnistekuvan sisällöt tulisi sijoittaa. Tarvittaessa voit poistaa ohjeellisen vaakaviivan kuvasta! HUOM: Muuta laskutusohjelman Asetukset-ikkunassa Ylätunniste -kenttään tämän kuvan nimi: ytmalli.gif. Tarvittaessa voit muuttaa nimen toiseksi, kunhan kuvan tiedostonimi ja em. kentässä oleva nimi täsmäävät keskenään. Tee koetulostuksia ja hienosäädä kuvan sisältöä saadaksesi kuvan asettelut tarkoin halutunlaisiksi. 3.5 LOMAKKEIDEN N:O 33 JA 23 TILISIIRTO-OSA Lomakkeen n:o 23 tilisiirto-osa on SPY:n standardi-tilisiirtolomakkeen no. 4417e vastaavan osan kaltainen. Lomakkeen n:o 33 tilisiirto-osa on toisen standardin mukainen, mutta se muistuttaa hyvin läheisesti edellistä. Tilisiirtolomakkeelle tulostuvat laskua tulostettaessa saajan tilinumero(t), saajan nimi, Maksajan tiedot, laskun viitenumero, eräpäivä, maksettava summa sekä lisäksi tiedonanto-osaan laskun numero. Ohjelman asetuksissa voidaan määritellä, että tilisiirto-osan alapuolelle tulostuu myös laskun pankkiviivakoodi (vain Atlas-Standard). Katso tätä koskevat erilliset ohjeet. Evifin Oy Kalkkimäentie 2, Nummela info@evifin.fi 14 / 39

15 3.6 LOMAKKEEN N:O 86, 82 JA 87 ALATUNNISTE Tutustu alatunnisteen määrittelyohjeisiin tämän ohjeen Liitteestä. Siellä on annettu tarkat ohjeet alatunnisteen määrittelystä. Seuraavassa on lisäksi muutama käytännön lisävinkki: Alatunnisteen (jos se on oletuksen mukainen, eli tekstitiedosto) nimenä tulee olla attlaala.ini. Tämä tiedosto muodostuukin asennuksen jäljiltä valmiina, mutta sisällöltään se tulee räätälöidä omia tarpeita varten. Muuta sisällöt halutuiksi kirjoittamalla tiedot entisten päälle. Alatunnisteen tekstien muuttaminen: Selaa Windowsin resurssienhallinnalla esiin tiedosto attlaala.ini samasta työhakemistosta, jossa laskutusohjelmakin on. Avaa tiedosto Muistio-ohjelmalla (Notepad). Editoi sisältörivit muistiossa ja lopuksi talleta tiedosto (älä muuta nimeä). Tee koetulostuksia saadaksesi asettelut tarkoin halutunlaiseksi. Huomaa, että tulostuvien alatunnistetekstien fonttityyppiä tai -kokoa ei voi muuttaa. Ohjelman asetuksissa voidaan määritellä, että lomakkeiden n:o 82, 86 ja 87 alareunaan tulostuu myös laskun pankkiviivakoodi (vain Atlas-Standard). Katso erilliset ohjeet tätä varten. Huomaa, että viivakoodia käytettäessä alatunnisteen riveistä ei voi käyttää kuin ylintä riviä, jotta viivakoodin alue jää vapaaksi. Tässä tapauksessa voit sijoittaa tarvittavia tietoja lomakkeen ylätunniste-kuvaan (esimerkiksi yrityksen osoite-, puhelin-, yms. tietoja). Asennuslevyllä voi olla varmuuden vuoksi talletettuna toinen vastaava alatunnistetiedosto (attlaala.ini), jossa oletussisältönä on Evifin Oy:n demo-ohjelman asetuksia, lähinnä malliksi. Tarvittaessa voit ottaa tämän mallin pohjaksi ja muutettavaksi ja näin tehdä siitä oman alatunnisteen. Tällöin siirrä ensiksi attlaala.ini - tiedosto samaan työhakemistoon, jossa laskutusohjelma sijaitsee. 3.7 KIELIVERSIOT: Atlas-Standard-ohjelmassa on valmius tulostaa laskuja suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi (englanti versiosta 5.66c alkaen) laskulomaketta n:o 82 käyttämällä. Otsikot ja monet vakiolausekkeet saadaan laskulle valmiina valitun kielen mukaisesti. Joitakin kenttiä voidaan lisäksi täyttää tulostumaan halutulla tavalla, esim. rivit 5 ja 6 (kuva 1, s. 9). Painike Kieliversiot : Tämä avaa ikkunan, johon voidaan täyttää muutamia sopivia parametrejä, jotka tulostuvat automaattisesti laskulle (kuva 2, s.10). Ikkunassa on Peruskieli -valinta, joka on suomi, sekä Vaihtoehtoinen kieli, joka on ruotsi tai englanti. Viivästyskorko ja Maksuehto : Lausekkeiden sanamuotoa voidaan muuttaa tarvittaessa ja parametrien arvot voidaan asetella halutun suuruisiksi. Annetut arvot tulevat lomakkeelle oletusarvoina, kun uutta laskua perustetaan. Luonnollisesti arvoja voidaan muuttaa laskukohtaisesti käsin, kirjoittamalla päälle haluttu arvo. Rastita ruutu Mahdollista toinen kieli, jos haluat tulostaa laskun vaihtoehtoisella kielellä. Tämä valinta liittyy tilanteeseen, jolloin laskun tulostus käynnistetään: Tällöin avautuu ikkuna, joka näyttää laskun numeron, kopioiden määrän, laskulomakkeen numeron sekä ruudun Tulostetaan toisella kielellä. Rastita tämä ruutu, jolloin lasku tulostuu ruotsin- tai englanninkielisenä (Asetukset-Kieliversiot-ikkunassa tehdyn valinnan mukaan) nappia Lasku painettaessa (= laskun tulostus käynnistyy). 3.8 LASKUTUSVALUUTAN VALINTA Valitse Tiedosto Asetukset Valuutta : Katso avautuva ikkuna, kuva 3. s. 10. Perusvaluutta : Valitse euro tai joku muu valuutta, jolla kaikki laskutettavat tuotteet, kuten myös laskun loppusumma sekä alv-määrä lasketaan ja esitetään. Euro on perusvaluutan oletusarvona. Vaihtoehtoinen valuutta : Valitse joku muu valuutta, jolla laskun loppusumma ja alv-määrä esitetään samanaikaisesti perusvaluutan kanssa. Esimerkiksi perusvaluutaksi voidaan valita euro ja vaihtoehtoiseksi valuutaksi Ruotsin kruunu, jolloin kaikki laskurivien tuotteiden hinnat ilmaistaan euroina ja loppusumma sekä alv-määrä ilmaistaan sekä euroina että kruunuina. Muuntokerroin : Tähän merkitään perusvaluutan ja vaihtoehtoisen valuutan välinen muuntokerroin. Kuvassa perusvaluutta on euro ja vaihtoehtoinen valuutta kruunu. Valuuttojen välinen muuntokerroin voi elää koko ajan; muista päivittää oikea kerroin riittävän usein! Huom. rastita ruutu Tulosta toinen valuutta, jos haluat loppusumman ja alv-erittelyn tulostuvan molemmissa valuutoissa. Evifin Oy Kalkkimäentie 2, Nummela info@evifin.fi 15 / 39

16 Muista tallettaa tekemäsi asetukset! Kun kaikki tiedot perustietojen asetteluikkunaan on täytetty, paina Talleta -nappia tallettaaksesi muutetut asetukset ohjelman muistiin. Lopuksi sulje ikkuna Paluu -napista. Jos suljet ikkunan pelkästään Paluu -napilla ilman Talleta -klikkausta, uudet asetukset jätetään huomioon ottamatta. 4 OHJELMAN KÄYTTÖÖN LIITTYVIÄ VINKKEJÄ 4.1 ATLAS-LASKUTUSOHJELMAN LASKULOMAKETYYPIT JA LISÄTIETOKENTTIEN TULOSTUMINEN Tämä dokumentti sisältää hyödyllistä tietoa koskien erilaisia laskulomakkeita, joita Atlas-ohjelmassa on käytettävissä sekä vihjeitä siitä, miten laskulle voi eri tavoin saada tulostumaan laskun saajalle tärkeää lisäinformaatiota. Kaikkia seuraavassa mainittuja laskulomakkeita voidaan helposti kokeilla, kun laskun tulostuskomennon jälkeiseen tulostuksen väli-ikkunan ruutuun annetaan haluttu lomakenumero. Tuloste näkyy heti esikatselussa ruudulla. Halutessasi voit sitten tulostaa laskun myös paperille, tai voit ohittaa tulostuksen. Laskulomakenumeron pysyvä oletusarvo annetaan Tiedosto - Asetukset - ikkunassa Eri laskulomakkeiden ominaisuuksia Laskulomake n:o 11: "Karu" peruslomake, ei ylä/alatunnistetta eikä muita lisäominaisuuksia, joita on uudemmissa lomakemalleissa Laskulomake n:o 21: Melko "karu" lomake, alaosan yhteenvetotietoihin tulee eri alv-kantojen erittely (jos eri alv-kantoja käytössä), ei ylä-/alatunnistetta eikä muita lisäominaisuuksia, joita on uudemmissa lomakemalleissa Laskulomakkeet n:o 23 ja 22 (n:o 23 on uudempi; käytä sitä mieluimmin sitä 22:n sijasta): Kuva-ylätunniste on käytettävissä, alaosassa tilisiirto-osa, alatunnistetta ei voi käyttää tilisiirto-osan vuoksi, 23:ssa on Lisärivin tulostusmahdollisuus ja Atlas-Standard-versiossa myös Memo-kentän tulostusmahdollisuus (lisärivi: Asetukset - "Lisärivi laskulle" (ei 22:ssa) ja viivakoodin tulostusmahdollisuus Laskulomake n:o 33: Lomake n:o 33 on uusin tilisiirto-osan sisältävä lomake, jossa yläosan perustietojen asettelu ja fonttikoko on jonkin verran erilainen kuin 23:ssa, kuva-ylätunniste on käytettävissä. Alatunnistetta ei voi käyttää tilisiirto-osan vuoksi. Yhteenvetotietoihin tulostuu eri alv-kantojen erittely, jos enemmän kuin 1 kpl erilaisia alv-kantoja on määritelty Asetuksiin. Lisärivin tulostusmahdollisuus ja Atlas-Standard-versiossa myös Memo-kentän tulostusmahdollisuus (lisärivi: Asetukset - "Lisärivi laskulle" (ei 22:ssa) ja viivakoodin tulostusmahdollisuus Laskulomake n:o 82: Käytettävissä vain Atlas-Standard-versiossa (ei Lite-versiossa). Isompi fontti käytössä lomakkeen perustiedoissa ja myös laskuriveillä, viitenumeroon ei tule etunollia, kuvaylätunniste on käytettävissä, tekstimuotoinen alatunniste (tiedosto attlaala.ini) on käytettävissä (hyvin rajoitetusti, lähinnä vain ylin tekstirivi, jos tulostetaan alas viivakoodi). Yhteenvetotietoihin tulostuu eri alvkantojen erittely, jos enemmän kuin 1 kpl erilaisia alv-kantoja on määritelty Asetuksiin ja tulostuksessa rastitetaan Tulosta Alverittely. Atlas-Standard-versiossa on Memo-kentän tulostusmahdollisuus ja viivakoodin tulostusmahdollisuus Laskulomake n:o 86: Viitenumeroon ei tule etunollia, kuvaylätunniste on käytettävissä, tekstimuotoinen alatunniste (tiedosto attlaala.ini) on käytettävissä (hyvin rajoitetusti, lähinnä vain ylin tekstirivi, jos tulostetaan alas viivakoodi). Yhteenvetotietoihin tulostuu eri alv-kantojen erittely, jos enemmän kuin 1 kpl erilaisia ALV-kantoja on määritelty Asetuksiin ja tulostuksessa rastitetaan Tulosta Alv-erittely. Atlas-Standardversiossa on Memo-kentän tulostusmahdollisuus ja viivakoodin tulostusmahdollisuus. Evifin Oy Kalkkimäentie 2, Nummela info@evifin.fi 16 / 39

17 Laskulomake n:o 87 (sopii useampisivuisten laskujen tulostukseen): Käytettävissä vain Atlas-Standard-versiossa (ei Lite-versiossa). Muistuttaa asetteluiltaan lomaketta 86, mutta 1.sivulle tulostuvat vain laskun perustiedot sekä loppuyhteenveto ja seuraavalle/seuraaville sivuille tulostuvat laskurivit. N:o 87 on sopiva lomaketyyppi silloin, kun laskurivejä tulee niin paljon, että ne eivät sovi tulostumaan yhdelle sivulle. Kuva-ylätunniste on käytettävissä, tekstimuotoinen alatunniste (tiedosto attlaala.ini) on käytettävissä (hyvin rajoitetusti, lähinnä vain ylin tekstirivi, jos tulostetaan alas viivakoodi), viivakoodin tulostusmahdollisuus on Huomautuslaskujen lomaketyyppi Atlas-Standard-ohjelmassa huomautuslaskut tulostuvat automaattisesti lomaketyypille n:o Atlas-Standard-laskutusohjelman lisätietokenttien tulostuminen Usein ilmenee tarvetta välittää laskulomakkeen kautta laskun saajille yksi tai useampia vakiomuotoisia viestejä tai huomautuksia, jotka tulostuvat kaikille laskuille automaattisesti. Atlas-laskutusohjelma antaa tähän useita mahdollisuuksia, jotka esitellään tässä ohjeessa. Lisäksi esitellään muutamia mahdollisuuksia tuottaa laskuille laskukohtaisia lisätiedotteita. Kaikki esitetyt vaihtoehdot eivät välttämättä sovellu jokaisen käyttäjän tarpeisiin. Niistä voi valita käyttöön itselle parhaiten sopivat ratkaisut. Lisätietojen tulostumista ja niiden asemointia voi helposti kokeilla laskun tulostuksen esikatselun avulla. Kaikille laskuille tulostuvien lisätietojen sijoituspaikkoina esitellään seuraavat: Asetukset -valikon Lisärivi laskulle -kenttä Asetukset -valikon Pankit - Tilinumero 2 - ja Tilinumero 3 - kentät Asetukset -valikon Viivästyskorko -kenttä Laskun ylätunnistekuva Laskun alatunniste-tekstitiedosto Laskukohtaisten lisätietojen sijoituspaikkoina esitellään seuraavat: Laskun Huomautus -kenttä Laskun Memo -kenttä Laskurivien vapaat alueet Erillisen laskurivin käyttö tiedotteen tulostamiseen Asetukset - Lisärivit -valikon Vakiorivi 1 -ja Vakiorivi 2 -kentät Lisärivi laskulle -kenttä Tämän kentän sisältö määritellään valintaikkunassa Tiedosto Asetukset. Asetukset-ikkunassa olevan "Lisärivi laskulle"-kentän sisällön tulostuminen on seuraavanlainen: "Lisärivi-laskulle" -kentän Kentän sisältö tulostuu lomakkeilla n:o 33, 82 ja 86 laskun alaosaan, välittömästi viivojen väliin tulostuvan lihavoidun yhteenvetorivin yläpuolelle. Kentän tulostuminen alkaa vasemmasta reunasta ja tulostuspituus on koko lomakkeen levyinen. Tulostus tapahtuu samalle riville kuin mahdollinen laskun alv-erittely. Tästä syystä lisärivin käyttökelpoinen maksimipituus vaihtelee sen mukaan, tulostuuko alv-erittely vai ei. Seuraavassa ilmoitetut merkkimäärät ovat likimääräisiä, koska tekstin kirjasintyyppi on suhteutettua (eri kirjaimien leveys ei ole vakio). Lisärivin maksimipituus on luokkaa merkkiä (täysi rivi), mutta jos alv-erittely on valittu tulostumaan tai jos se muuten tulostuu jollain lomakkeella automaattisesti, käyttökelpoinen lisärivin pituus on eri lomakkeilla seuraava: lomake 33: luokkaa merkkiä lomake 82: luokkaa 10 merkkiä lomake 86: luokkaa merkkiä Evifin Oy Kalkkimäentie 2, Nummela info@evifin.fi 17 / 39

18 Huomautus: Valintaikkunassa Tiedosto - Asetukset olevaan "lisärivi 2" -kenttään määritelty teksti ei tulostu millekään vakiolomakkeelle. Kenttä on varattu vain eräitä asiakaskohtaisia lomakkeita varten Pankit - Tilinumero 1... Tilinumero 3 Näiden kenttien sisältö määritellään valintaikkunassa Tiedosto - Asetukset. Jos käytössä on vain yksi tilinumero, voidaan Tilinumero 2 - ja rajoitetusti myös Tilinumero 3 - kenttää käyttää jonkin muun lisätiedon esittämiseen. Lomakkeilla n:o 82 ja 86 Tilinumero 2 - kenttää voi käyttää esimerkiksi viestille: Käytä maksussa viitenumeroa. Tämä kenttä tulostuu laskulle ensimmäisen tilinumerorivin alapuolelle. Huomautus: Tilinumero 3 -kentän sisältö ei tulostu mihinkään lomakkeilla n:o 82 ja 86. Lomakkeilla n:o 33 ja 23 tulostuvat kaikkien tilinumerokenttien (1... 3) sisällöt pankkisiirto-osan Saajan tilinumero -lokeroon. Tästä syystä Tilinumero 2 - ja Tilinumero 3 -kenttien käyttöä muuhun tarkoitukseen voi käyttää vain varauksin näillä lomakkeilla "Viivästyskorko" -kenttä Tämän kentän sisältö määritellään valintaikkunassa Tiedosto - Asetukset. Huom. sana Viivästyskorko ei kenttänimenä tulostu, vaan kenttään tulee kirjoittaa tekstinä esimerkiksi: Viivästyskorko 8 %. Tähän samaan kenttään sopii lisäksi tulostumaan joku pieni lisätieto. Esimerkiksi, jos kaikilla laskuilla alv-kanta on aina pelkästään vakio 24%, niin Viivästyskorko -kentän avulla voidaan laittaa laskulle tulostumaan seuraava yhdistelmätuloste: Viivästyskorko 8 %. Alv-kanta 24%. Jos myynti on aina verotonta, tuloste voisi olla esimerkiksi: Viivästyskorko 9,5 %. Veroton myynti. Esimerkkien tekstit ovat maksimipituisia, jotka sopivat ao. kenttään tulostumaan Vakiotekstien sijoittaminen laskulomakkeen ylätunnistekuvaan Moniin Atlas-ohjelman lomaketyyppeihin, kuten n:o 33, 82, 86 ja 87 voidaan lomakkeen yläosaan sijoittaa ns. ylätunniste. Se on kuvatiedosto, joka voi sisältää vapaamuotoista tietoa. Yrityksen logon, nimen ja yhteystietojen lisäksi kuvaan voi tarpeen mukaan sijoittaa myös muita vakiomuotoisia tekstejä tai huomautuksia tulostumaan kaikille laskuille. Ylätunnisteen käytöstä ja sen toteuttamisesta on olemassa erillinen tarkempi ohje Vakiotekstien sijoittaminen laskulomakkeen alatunnisteeseen Eräisiin Atlas-ohjelman lomaketyyppeihin kuten n:o 82, 86 ja 87 voidaan lomakkeen alaosaan sijoittaa ns. alatunniste. Se on normaalisti tekstitiedosto, joka voi sisältää vapaamuotoista tietoa. Yrityksen nimen ja yhteystietojen lisäksi sinne voi tilankäytön asettamissa rajoissa sijoittaa myös muita vakiomuotoisia tekstejä tai huomautuksia tulostumaan kaikille laskuille. Alatunnisteen käytöstä ja sen toteuttamisesta on olemassa erillinen tarkempi ohje Laskun otsaketietojen ja asiakkaan tietojen Huomautus -kentät Laskun Otsaketiedot -välilehden ikkunassa on laskun muiden perustietojen joukossa kenttä nimeltä Huomautus. Sen sisältö on varattu vapaalle tekstille. Kentän sisältö tulostuu laskulle otsaketietojen ja laskurivien välissä olevalle tyhjälle riville. Kentän maksimipituus on 80 merkkiä. Huomautus kentän kautta voidaan siis välittää haluttu laskukohtainen viesti saajalle. Kenttää voi käyttää esimerkiksi seuraavanlaisen tiedotteen tulostamiseen: Sopimuksen mukaisesti laskutamme seuraavat tuotteet / palvelut: Tällaiselle viestille Huomautus -kentän paikka on erityisen sopiva, koska kenttä tulostuu juuri laskurivien yläpuolelle. Huomautus -kentän sisältö tulostuu vain sille laskulle, johon se erikseen on kirjoitettu tai asiakastietojen mukana tuotu (ei automaattisesti kopioidu eikä tulostu muille laskuille). Laskun otsikkotietojen ja asiakkaan perustietojen Huomautus -kenttien kes- Evifin Oy Kalkkimäentie 2, Nummela info@evifin.fi 18 / 39

19 kinäinen käyttö: Myös laskutusohjelman asiakasrekisterissä asiakkaan perustiedoissa on Huomautus -kenttä. Kun asiakas valitaan laskulle, asiakkaan Huomautus -kentän sisältö kopioituu laskun vastaavaan kenttään. Tätä ominaisuutta voidaan hyödyntää, jos halutaan saada kaikkien tai määrättyjen asiakkaiden laskuille tulostumaan joku vakiotiedotus laskurivien yläpuolelle. Tässä tapauksessa tiedotusteksti kannattaa kirjoittaa asiakkaan Huomautus -kenttään jo asiakasta perustettaessa. Sieltä tieto kopioituu automaattisesti laskun tietoihin, kun asiakas valitaan laskulle Memo-kenttä Kaikille laskuille on varattuna muistiinpanoja varten ns. Memo-kenttä, johon mahtuu vapaata tekstiä noin 1000 merkkiä. Atlas-Standard-versiossa Memo-kentän alkurivit voidaan myös tulostaa laskulle, kun laskun tulostusta käynnistettäessä tulostusikkunassa klikataan rasti kohtaan Tulosta memo laskulle. Memo-kentän avulla laskun vastaanottajalle voidaan kätevästi välittää laskuun liittyviä melko pitkiäkin lisätietotekstejä, esimerkiksi työsuoritukseen liittyvä muutaman rivin pituinen erittely työsuorituksen sisällöstä, viittausviesti Tarkempi erittely erillisellä liitteellä., laskun maksetuksi kuittaamisviesti päivämäärineen, yms. Memo-kentän alkurivit tulostuvat laskurivien jälkeen ennen yhteenvetorivejä, varsin näkyvälle paikalle keskelle laskua. Memokentän sisällöstä tulostuu 5-7 ensimmäistä riviä eri lomakkeilla seuraavasti: lomakkeella n:o 33: 5 riviä lomakkeella n:o 82: 6 riviä lomakkeella n:o 86: 7 riviä Huomautus: Jos halutaan, että oletusarvona Memo-kenttä tulostuu laskuille, voidaan Tiedosto-Asetukset -ikkunassa rastittaa kohta Tulosta memo laskulle. Memo kentän sisältö tulostuu vain sille laskulle, johon se on erikseen kirjoitettu (ei kopioidu eikä tulostu muille laskuille). Memo-kenttää voidaan vaihtoehtoisesti käyttää vain sisäisiin muistiinpanoihin Laskurivin vapaat alueet Atlas-ohjelmassa laskurivi on käytännössä eräitä lomakepoikkeuksia lukuun ottamatta 2-rivinen. Kun laskulle lisätään laskurivi tuoterekisteristä, sieltä kopioituu laskurivin ylemmälle Riviteksti -riville tuotteen Tuotenimi - kentän sisältö ja alemmalle Huomautus -riville tuotteen Huomautus -kentän sisältö. Vastaavasti sama tuotekuvaus voidaan tehdä suoraan laskurivillekin kirjoittamalla, esim. kun laskutettavaa tuotetta ei ole lainkaan määriteltynä tuoterekisterissä. Laskurivin ylemmälle riville, jossa on tuotteen nimitys, sekä alemmalle Huomautus -riville voidaan täydentää jotain ao. tuotetta tai sen laskuttamista koskevaa lisätietoa vapaana tekstinä siltä osin kuin itse tuotekuvauksen puolesta tilaa on riveillä jäljellä. Usein tilanne on sellainen, että tuoterekisterissä tuotteen tiedot ovat vain ylemmällä Tuotenimi - rivillä alemman Huomautus -rivin ollessa tyhjä. Näin laskuriville mahtuu lisättäväksi tuotekohtaisesti melko pitkäkin täydentävä tiedoteteksti Oma laskurivi lisätiedolle Eräs mahdollisuus lisätietojen tulostamiseen laskulle on lisätä laskulle näitä tiedotteita varten erillinen tai erillisiä laskurivejä. Laskurivin Riviteksti - ja Huomautus -riveille kirjoitetaan suoraan haluttu viesti. Tässä käyttötavassa on yksi pieni kauneusvirhe : Tiedote-laskuriveille tulostuu näkyviin määräsarakkeeseen 0 ja hintasarakkeisiin 0,00, joita ei voi mitenkään välttää. Laskurivi-tiedotteen käytössä on se etu, että tarvittaessa usein toistuvia samanlaisia tiedotteita voi määritellä tuotteiksi tuoterekisteriin, josta niitä on helppo valmiina poimia laskuille. Evifin Oy Kalkkimäentie 2, Nummela info@evifin.fi 19 / 39

20 4.1.5 Vakiorivi 1 ja Vakiorivi 2 Laskun Laskurivit -ikkunan alareunassa ovat painikkeet Vakiorivi 1 ja Vakiorivi 2. Niitä klikkaamalla laskulle voi lisätä ennalta valmiiksi määriteltyjä vakio-laskurivejä. Nämä vakiorivit on tarkoitettu ensisijaisesti esim. toimituskulujen, pienlaskutuslisän, yms. laskuttamiseen. Periaatteessa Vakiorivi 1 :n ja Vakiorivi 2 :n määrittelyihin voidaan kirjata vakiotiedotteitakin, joita on sitten helppo klikata laskuille. Tässä käyttötavassa on sama kauneusvirhe kuin tavallistenkin laskurivien käytössä tiedoteriveinä, eli 0 -lukujen tulostuminen määrä- ja hintasarakkeisiin. Vakiorivi 1 :n ja Vakiorivi 2 :n määrittelyt tehdään Tiedosto - Asetukset - Lisärivit - valinnan kautta kenttiin Kaikkien laskujen lisärivi ja Kaikkien laskujen lisärivi UUDEN LASKUN LUOMINEN. Normaalityyppisen laskun tekeminen aloitetaan seuraavien valikkojen kautta: Uuden laskun tekeminen voidaan aloittaa joko tavalla 1) tai 2): Tapa 1) Klikkaa Atlas-aloitusnäkymässä ylhäällä keskellä olevaa keltaista lomakkeen ikonia, jossa on punainen "+"-merkki päällä. Tapa 2): Valitse ohjelman ylävalikosta: Selaa - Selaa Laskuja => avautuvassa laskuluettelossa klikkaa ikkunan alalaidassa olevaa Lisää -nappia. ÄLÄ KÄYTÄ seuraavia ns. yksinkertaisen laskun tekotapoja, ellet nimenomaan niitä halua, koska niissä laskun ominaisuudet ovat hyvin rajoitetut verrattuna em. tavalla muodostettuun normaalityyppiseen laskuun ( yksinkertaisella laskulla voi esim. olla vain max. neljä laskuriviä). - (Atlas-Standard: Ylävalikkorivin Lasku Käsin - nappi) - (Atlas LASKUJEN MAKSETUKSI KIRJAAMINEN JA ASIAAN LIITTYVÄT RAPORTIT Laskun maksetuksi kirjaaminen käsin Tähän liittyvät laskun otsikkonäkymän kentät ja niiden oletusarvoiset tilat ennen mitään maksukirjauksia: "Maksettu"-kenttä: tyhjä Edellisen alapuolella oleva maksupvm:n kenttä: tyhjä Edellisen alapuolella oleva "Maksettu määrä"-kenttä: tyhjä Suositeltavin tapa on käyttää "Maksu"-nappia maksujen kirjaamiseen (nappi laskujen luettelon alareunassa). Maksun kirjauksen yhteydessä annetaan maksun pvm sekä maksettu summa. Selite-kentän voi jättää tyhjäksi. Selite-kentän kautta voi tarvittaessa kirjata maksuun liittyvän lisätiedon, jolla on hiukan merkitystä, jos käytössä on myös konekielisten viitemaksujen kirjaustoiminto Kvi (optio). Ohjelma kirjaa "Maksu"-napin apuikkunan kautta tapahtuvasta kirjauksesta tiedot laskulle seuraavasti: Laskun otsikkonäkymässä olevaan "Maksettu"-ruutuun tulee merkki "M", jos maksettu summa vastaa vähintään laskun loppusummaa. Jos maksettu summa oli pienempi kuin loppusumma, merkinnäksi tulee "O" eli osittaissuoritus. Ohjelma käyttää Maksettu-kentän tietoa, kun otetaan raportteja maksamattomista laskuista. Jos laskun Maksettu-kentän merkintä on muu kuin "M", tulee maksamattomien listalle ao. lasku mukaan. Jos se on osittain maksettu, lasku tulee edelleen raporttiin mukaan koko summallaan, mutta sillä lisäyksellä, että maksettu määrä näkyy raportissa kursivoituna. Jos maksun kirjauksessa tapahtuu virhe, asian voi helposti korjata käsin laskun otsikkotietojen ao. kenttiin. Kenttien "Maksettu", maksupvm ja "Maksettu määrä" sisältöihin voi kirjoittaa käsin halutut korjatut tiedot, ja tiedot voi myös poistaa kokonaan. Evifin Oy Kalkkimäentie 2, Nummela info@evifin.fi 20 / 39

21 Tärkeää täältä tapahtuvassa käsin kirjaamisessa on, että "Maksettu"- kenttään laitetaan oikea merkintä (M tai O) maksetun summan ja laskun loppusumman perusteella tarkasteltuna. Laskun maksutilanne näkyy laskuluettelon näkymässä (Selaa - Selaa laskuja) omassa "Maksettu"-sarakkeessaan (Asiakas 2 -sarakkeen oikealla puolella). Luettelon voi myös lajitella tämän sarakkeen suhteen klikkaamalla ylärivin välilehtipainiketta "Tila(maksetuksi)". Sarakkeesta näkee heti pikasilmäyksellä peräkkäin listattuina maksetut, maksamattomat ja osittain maksetut. Huomautus koskien Maksettu -nappia laskujen luettelon alareunassa: Tämän napin avulla voidaan lasku kirjata vain kokonaan maksetuksi (Maksettu-tiedoksi tulee M ). Myös maksupäivämäärä voidaan antaa, mutta maksettua summaa ei voida antaa. Siksi on suositeltavampaa käyttää maksujen kirjaamisessa toista, eli Maksu -nappia, jonka kautta myös maksettu summa voidaan antaa edellä kuvatulla tavalla Laskun maksetuksi kirjaaminen automaattisesti (kun ohjelmaan sisältyy Kvi-lisämoduuli) Ohjelmaan on saatavana lisämoduuli ATL-Kvi, jonka avulla asiakkaiden pankkiin tekemät viitemaksusuoritukset voidaan päivittää automaattisesti laskuille. Toiminta perustuu pankkiyhteysohjelman avulla pankista noudettavan konekielisen viitemaksuaineiston hyödyntämiseen. Jos Kvi-moduuli on käytössä, katso tähän liittyvä erillinen ohje "Konekielisen viitemaksuaineiston käsittely Atlas-Standard-ohjelmassa" Lista maksamattomista laskuista Valikkotoiminto: Raportit - Tulosta lista maksamattomista: Laskun päiväyksen mukaan: annettuun pvm-alueeseen sisältyvät maksamattomat laskut listataan laskujen päiväyksen mukaisessa järjestyksessä. Laskun eräpäivän mukaan: annettuun pvm-alueeseen sisältyvät maksamattomat laskut listataan laskujen eräpäivän mukaisessa järjestyksessä. Huomautus: Laskujen tulostumiseen maksamattomien listalle vaikuttavat laskulle kirjatut tai kirjautuneet tiedot maksamisesta sekä maksupäivästä. Seuraavassa käsitellään tähän liittyviä tilannevaihtoehtoja Jos laskun otsikkonäkymässä olevan Maksettu kentän sisältö on tyhjä: Lasku tulostuu aina maksamattomien listalle riippumatta raportin aikarajauksesta, laskulle mahdollisesti kirjatusta maksupäivämäärästä ja mahdollisesti kirjatusta maksetusta summasta. Mahdollinen maksetuksi kirjattu summa näkyy kursivoituna raportin tulosteessa ao. laskun kohdalla Jos laskun otsikkonäkymässä olevan Maksettu kentän sisältö on M eli Maksettu : Lasku tulostuu maksamattomien listalle, jos maksupäivämäärän kenttä on tyhjä tai jos siinä on päivämäärä, joka on sama tai myöhempi kuin raportin aikarajauksen loppupäivämäärä. Mahdollinen maksetuksi kirjattu summa ei tällöin vaikuta tulostumiseen, mutta maksetuksi kirjattu summa näkyy kursivoituna raportin tulosteessa ao. laskun kohdalla. Jos M -tilassa olevan laskun maksupäivämäärän kentässä on päivämäärä, joka on aikaisempi kuin raportin aikarajauksen loppupäivämäärä, lasku ei tulostu maksamattomien listalle. Mahdollinen maksetuksi kirjattu summa ei tällöin vaikuta tulostumiseen; siis vaikka maksetuksi kirjatun summan kenttä olisi tässä tilanteessa tyhjä, lasku ei tulostu maksamattomien listalle Jos laskun otsikkonäkymässä olevan Maksettu kentän sisältö on O eli Osittain maksettu : Lasku tulostuu aina maksamattomien listalle riippumatta raportin aikarajauksesta, laskulle mahdollisesti kirjatusta maksupäivämäärästä ja mahdollisesti kirjatusta maksetusta summasta. Maksetuksi kirjattu summa näkyy kursivoituna raportin tulosteessa ao. laskun kohdalla. Siis O -tilassa oleva lasku tulostuu maksamattomien listalle, vaikka maksetuksi olisi merkitty koko laskun loppusummakin. Määräävä tekijä tässä tilanteessa on tilakentän sisältö: ohjelma tulkitsee O -merkinnästä, että laskua ei ole maksettu kokonaan, riippumatta maksetuksi merkitystä summasta Laskun eräpäivän merkitys: Jos lasku on kirjattu maksetuksi ennen raportin aikarajauksen loppupäivämäärää, se ei tulostu maksamattomien listalle, vaikka maksu olisi tapahtunut laskun eräpäivän jälkeen. Esimerkki: laskun eräpäivä on ja lasku on kirjattu maksetuksi Evifin Oy Kalkkimäentie 2, Nummela info@evifin.fi 21 / 39

22 ja M -tila on kirjattu. Jos otetaan lista maksamattomista jaksolta , ao. lasku ei tulostu maksamattomien listalle, koska sen maksumerkintä on aikaisempi kuin raportin loppupäivämäärä. Tämä raportti ei siis ota kantaa mahdollisiin myöhässä tulleisiin maksuihin, jos maksut ovat tapahtuneet ennen raportin loppupäivämäärää. Myöhässä olevien maksujen seurantaan sopii raportti Tulosta Huomautuslaskut, jossa tarkastellaan senhetkistä tilannetta laskujen eräpäivän ja maksumerkintöjen suhteen Tärkeä ohje koskien raportin aikarajausta: Koska raportin loppupäivämääränä maksetuksi kirjatut laskutkin tulostuvat maksamattomien listalle (kts. edellä vaihtoehto b), kannattaa raportin aikarajauksen loppupäivämääräksi valita yhtä päivää suurempi päiväys kuin miltä raportti halutaan. Jos esimerkiksi halutaan lista maksamattomista jaksolta (= lokakuun raportti), määrittele raportin aikaväliksi Tällöin kokonaan maksetuksi kirjatut (tila M ja maksupvm ) laskut eivät tulostu aiheettomasti maksamattomien listalle. Sen sijaan kokonaankin maksetuksi merkityt laskut tulostuvat ao aikarajauksella maksamattomien listalle, kuten kuluukin Lista suorituksista Valikkotoiminto: Raportit - Tulosta lista suorituksista: Tässä listataan annetulla pvm-alueella kirjatuista maksusuorituksista (vertailuna laskujen maksu-pvmt, jotka annettu maksujen kirjauksissa). Listan sisältö laskuriveittäin: laskun nro, maksettutieto (M/O, eli Maksettu / Osittain maksettu), maksupvm, maksettu summa Tehdyt laskut Valikkotoiminto: Raportit - Myyntitilasto: Tässä listataan kaikki annetulla pvm-alueella tehdyt laskut (laskun pvm vertailuarvona), eli laskujen luettelo halutulta väliltä. Listassa ovat kaikki olennaisimmat tiedot laskuista Lista perintään laitettavista Vihje: Tällaisen raportin voi tuottaa perustuen siihen käytäntöön, että laskuille kirjataan käsin niiden otsikkoikkunan "Maksettu"- kenttiin kirjain "P" (P = perintään). Ohjelma ei itse automaattisesti ilman tätä manuaalista P -merkintäperiaatetta tuota tähän raporttiin mitään sisältöä. Valikkotoiminto: Raportit - Lista perintään laitettavista: Tässä tulostuu lista laskuista halutulta pvm-väliltä (laskun pvm- tai sen eräpvm-kriteerit) kaikista "P"-merkityistä laskuista. Listaan tulostuvat myös "P"-merkinnät Huomattavaa raporttien esikatseluissa Useimmat raportit tapahtuvat esikatselun kautta, jolloin paperitulostuksen voi halutessaan ohittaa. Esikatselussa useampisivuisen raportin 1. sivu tulee näkyviin automaattisesti. Sivulta toiselle pääsee esikatselussa joko Page down- ja Page up-näppäimillä tai esikatselun yläreunan "Page" -valinnan kautta. Paperille tulostuvat aina automaattisesti raportin kaikki sivut. Useampisivuisissa raporteissa on yleensä kunkin sivun lopussa raportin rivien siihen asti yhteenlasketut luvut ( välisummat ) ja viimeisen sivun lopussa ovat koko raportin yhteenlasketut luvut. 4.4 ESIKATSELU ENNEN TULOSTAMISTA Useimmissa tulostusmahdollisuuden sisältävissä toiminnoissa (ei kuitenkaan aivan kaikissa) tulostettava sivu tulee ensin esikatseltavaksi kuvaruudulle. Näkymää voidaan zoomata edestakaisin kahden koon välillä klikkaamalla johonkin tulostusalueelle "+" -merkin näköiseksi muuttuneella hiiren kursorilla. Ylävalikon + -painikkeen takaa voidaan valita muitakin kokoja. Vierityspalkki on myös käytettävissä esikatseluikkunan oikeassa laidassa. Esikatselusta voit joko a) poistua tulostamatta: klikkaa punaisella rastilla ylivedetyn tulostimen kuvaa, tai b) tulostaa sivun oletustulostimellasi: paina tulostimen kuvaa, jossa ei ole rastia päällä. Tulostimen ja sen asetusten valinta: Atlas-ohjelman perusnäkymässä päävalikosta Tiedosto - "Aseta tulostus". Evifin Oy Kalkkimäentie 2, Nummela info@evifin.fi 22 / 39

23 4.5 KAIKKIEN UUSIEN LASKUJEN TULOSTUS YHDELLÄ KERTAA Kaikki laskutusohjelmaan syötetyt uudet, tulostamattomat laskut (status "U", joka näkyy laskujen pääikkunassa oikeassa laidassa maksuehdon alapuolella), saadaan tulostettua kerralla valitsemalla ylävalikosta Raportit - Tulosta kaikki uudet laskut. Selaa laskuja -ikkunan tulee olla suljettuna, jotta kaikkien uusien laskujen tulostuminen tapahtuu. Laskujen esikatselun ehdollisuus: Kun tehdään ja tulostetaan yksittäisiä laskuja, tulostus menee aina esikatselun kautta. Sen sijaan Ryhmälaskutuksessa (Ryhmälaskutusmoduuli on saatavana erikseen) tämä ei olisi useinkaan toivottavaa, ja siksi esikatselua ei tässä ole, vaan tulostus tapahtuu heti kirjoittimelle. Kun tulostettavien laskujen ryhmä on suuri, on hyvä jotenkin kontrolloida, että laskujen muodostus tapahtuu oikein, ennen kuin kaikki laskut tulostetaan paperille. Tähän voidaan käyttää esikatselua "pistokokeena" siten, että tulostetaan joku tai joitakin uusia laskuja erikseen yksittäistulostuksina esikatseluineen ja sitten loput uudet laskut ryhmänä. Laskun status: Kun lasku on tulostettu, sen status muuttuu U :sta (Uusi) T :ksi (Tulostettu). Tarvittaessa statuksen voi muuttaa käsin laskukohtaisesti avaamalla laskun ja kirjoittamalla sen perustietoikkunassa statusruutuun takaisin U. Tämä voi olla tarpeen esimerkiksi, jos halutaan samalle ryhmälle tai sen osalle tulostaa uudelleen laskut yhdellä kertaa. Yksittäistulostuksena laskun voi sen statuksesta riippumatta tulostaa niin monta kertaa kuin halutaan. Vihje: Laskujen luettelonäkymässä (Selaa - Selaa laskuja) näkyy myös Tila -sarake, josta näkyy laskun status, eli onko lasku tulostettu (tila on T ) tai uusi eli tulostamaton) (tila on U ). 4.6 "ALENNUS"-SARAKKEEN OTSIKKOTEKSTIN TULOSTUS LASKULOMAKKEILLA N:O 33 JA Pysyvä otsikon tulostuksen esto (asetus oletukseksi): Käynnistä Atlas-ohjelma. Klikkaa Tiedosto - Asetukset - ikkuna auki. Ikkunan oikeassa alakulmassa on laskulomakkeiden n:o 33 ja 86 yhteydessä uusi valintarivi: "Ei alennustekstiä laskulle (33,86)". Laita rasti ao. ruutuun, jos et oletuksena halua "Alennus"-tekstin tulostumista. Klikkaa lopuksi oikean yläkulman Talleta-nappia (ikkuna sulkeutuu hetken päästä) Tilapäinen laskukohtainen valinnan vaihtaminen: Laskua tulostettaessa aluksi avautuu aina pieni valintaikkuna, jossa voidaan vaikuttaa mm. laskun kopioiden määrään, lomaketyypin valintaan, tulostetaanko Memo, ym. Laskulomakkeiden 33 ja 86 yhteydessä ikkunassa on myös kohta: "Ei alennussaraketta". Siinä on valmiina rasti, jos Asetukset-ikkunassakin on näin määritelty. Muussa tapauksessa rastia ei ole. Lisäämällä rastin tai poistamalla sen, voit AO. LASKUN TULOSTUKSESSA erikseen valita, tulostuuko Alennus-teksti vai ei. Tämän rastin lisäys tai poisto ei muuta Asetukset-perusmäärittelyä. Seuraavan laskun tulostuksessa on rastin tila taas Asetukset-oletuksen mukainen (sama periaate kuin muissakin ao. ikkunan kentissä) Alennusprosentin käyttö suhteessa "Alennus"-otsikon tulostumiseen "Alennus"-otsikon tulostumattomuus ai vaikuta itse alennuksien laskentaan eikä alennettujen hintojen tulostumiseen laskuriveillä. Jos laskuriville (tuote) on valittu joku nollasta poikkeava alennusprosentti, ohjelma laskee riville alennuksen ja sekä alennusprosentti että rivin alennettu yhteishinta tulostuvat normaaliin tapaan laskulle ao. laskuriville. KÄYTTÄJÄN VASTUULLA ON, että jos "Alennus"-otsikkoa ei tulosteta laskulle, EI NOLLASTA POIKKEAVAA ALENNUSPROSENTTIA MYÖSKÄÄN OLE KÄYTETTY MILLÄÄN LASKUN LASKURIVILLÄ. Jos "Alennus"-otsikkoa ei tulosteta, vaikka jollain tiiviillä olisi määritelty alennusprosentti ja laskettu alennettu hinta, lasku tulostuu epähavainnollisena! 4.7 ALV KANNAN TULOSTUMINEN LOMAKE 86 Lomakkeelle 86 voidaan tulostaa käytetty ALV kanta. Evifin Oy Kalkkimäentie 2, Nummela info@evifin.fi 23 / 39

24 Avaa Atlas-ohjelman ylävalikosta Tiedosto - Asetukset. Asetukset-ikkunassa on kenttä Viivästyskorko-lausekkeelle. Olen omassa ohjelmassani laittanut siihen sisällöksi näin: Viivästyskorko 9,5 %. Alv-kanta 22%. Tämän ruudun sisältö tulostuu lomakkeella 86 laskun yhteenvetotietojen alueelle sille riville (vasempaan laitaan), johon tulostuu: Laskun loppusumma sisältää arvonlisäveroa... Paikka on ihanteellinen, kun samalle riville tulostuu alv:n määrä. Viivästyskorkotekstin voi tietenkin halutessaan jättää poiskin. Asian voi helposti kokeilla; näkyy jo tulostuksen esikatselussa. 4.8 TUOTTEEN / PALVELUN LISÄÄMINEN JO VALMIIKSI SYÖTETYLLE LASKULLE Laskulle voidaan lisätä laskurivejä tai muuttaa laskun muita tietoja ennen laskun tulostusta. Tulostuksen jälkeenkin tietoja voi muuttaa ja tulostaa lasku ja sen kopioita uudelleen. Tällöin on tietysti huolehdittava siitä, että alkuperäinen laskutuloste ja sen kopiot tuhotaan. 4.9 MEMO-KENTÄN TULOSTAMINEN LASKULLE Kaikille laskuille on varattuna muistiinpanoja varten ns. Memo-kenttä (laskun perusikkunassa kts. Memo -välilehti), johon mahtuu tekstiä noin 1000 merkkiä. Memo-kentän alkurivit voidaan myös tulostaa, jos laskun tulostusta käynnistettäessä tulostusikkunassa klikataan rasti kohtaan Tulosta memo laskulle. Tällöin Memo-kentän sisällöstä tulostuu 5-7 ensimmäistä riviä (määrä vaihtelee hieman laskulomakkeen tyypin mukaan). Tulostuskohta on laskurivien jälkeen, ennen yhteenvetorivejä. Jos halutaan, että Memo-kentän tulostus tapahtuu oletusarvona, voidaan Asetukset-valinnoissa klikata rasti kohtaan Tulosta Memo laskulle. Atlas-Standard -version Memo-kentän avulla laskun vastaanottajalle voidaan kätevästi välittää laskuun liittyviä lisätietoja. Memo-kenttää voidaan vaihtoehtoisesti käyttää vain sisäisiin muistiinpanoihin LASKUN NUMERON MUUTTAMINEN KÄSIN Kun aloitetaan uusi lasku (päävalikosta Selaa Selaa laskuja, --> Lisää-napin klikkaus, tai päävalikon keltaisen ikonin Aloita uuden laskun tallennus... klikkaus), ohjelma tarjoaa seuraavaa järjestyksessä olevaa laskunnumeroa. Tässä vaiheessa voit käsin antaa laskunnumeron kenttään päälle uuden numeron. Tee nimenomaan niin, että muuta ensimmäiseksi laskun numero, sitten vasta selaa ja valitse laskulle asiakkaan tiedot. Asiakkaan poiminta laskulle käynnistää ohjelmassa viitenumeron automaattisen laskennan. Viitenumeroon tulee mukaan asiakasnumero sekä laskun numero (välissä nollia), sekä kaikkein oikeanpuoleisimmaksi numeroksi ohjelma laskee viitenumeron tarkistusnumeron. Jos muuttaisit laskun numeron vasta valittuasi asiakkaan laskulle, laskettu viitenumero jää siinä mielessä virheelliseksi, että siinä ei silloin esiinnykään ao. uuden laskun numero, vaan alkuperäinen oletuslaskunnumero. Muodollisesti tämäkin on aivan pätevä viitenumero laskun maksamisessa, mutta parempi olisi siis ensin muuttaa laskun numero VIITENUMERON UUDELLEENLASKENTA Laskun viitenumeron saa tarvittaessa aina lasketettua uudelleen näin: Kun laskulla on haluttu lopullinen laskunnumero ja laskulle on valittu asiakas, valitse ikään kuin uusi asiakas laskulle: Klikkaa tavanomaiseen tapaan Asiakasnumero -kentän oikealla puolella olevaa nappia (---). Avautuvassa asiakasluettelossa älä kuitenkaan valitse mitään asiakasta, vaan poistu saman tien ikkunasta klikkaamalla ao. ikkunan Sulje -nappia. Tämä asiakkaan poimintaikkunassa käynti riittää generoimaan viitenumeron uuden laskennan. Huom. Tätä mahdollisuutta voi käyttää myös tilanteessa, jossa asiakasta ei valitakaan asiakasrekisteristä, vaan hänen tietonsa kirjoitetaan vain suoraan laskun asiakastietojen kenttiin (tällainen on mahdollista, ja voi joskus olla kätevää, jos tiedossa on, että ao. asiakkaalta laskutetaan ainutkertaisesti jotain, eikä hänen tietojaan ole muutenkaan tarvetta kirjata as. rekisteriin vastaisen varalle. Jos asiakasta ei ole valittu asiakasrekisteristä, viitenumeron sisältö on , kunnes tehdään vähintään asiakkaan poimintaikkunassa käväisy. Tällaisessa tapauksessa viitenumeroon tulee mukaan vain laskun numero sekä loppuun tarkistusnumero (ja iso joukko nollia). Huomaa kuitenkin, että tällaisessa menettelyssä ao. laskun osuus jää joistakin raporteista Evifin Oy Kalkkimäentie 2, Nummela info@evifin.fi 24 / 39

25 pois (ainakin ne, joissa raportti tuotetaan jollain tavalla asiakkaittain ), koska laskulla ei ole olemassa asiakasnumeroa, jonka perusteella raporttigeneraattori kerää tietoja raporttiinsa RAPORTIT / TILASTOT Raporteista on koottuna joitakin tavanomaisimpia Atlas-laskutusohjelman raportteja mallitulosteina. Kaikista ohjelman eri raporttimahdollisuuksista ei ole mallitulosteita. Erilaisia ohjelman ylävalikon Raportit-valikosta löytyviä raportteja voi rohkeasti kokeilla ja sen mukaan arvioida, mitkä raportit palvelevat parhaiten omaa toimintaa. Useimmissa raporteissa on mukana aikarajauksen valinta (miltä ajalta raportti halutaan tuottaa). Useimmat raportit tuotetaan esikatselun kautta, mikä varsinkin harjoitteluvaiheessa on kätevää, kun paperitulostuksen voi halutessaan ohittaa ja näin säästää paperiakin. Jotkut raportit tosin tulostuvat suoraan paperille. Raportteja voidaan tulostaa valitulta aikaväliltä mm. asiakkaittain, tuoteryhmittäin jos tuoteryhmiä on määritelty, sekä myyjittäin jos myyjämäärittelyjä on tehty Raporttivaihtoehdot Tulosta kaikki uudet laskut Tulostaa kaikki ne laskut, joiden tila on U eli uusi (=ennen tulostamaton). Huomautus: Tulostuminen tapahtuu suoraan kirjoittimelle ilman esikatselua Tulosta huomautuslaskut Tulostaa huomautuslaskut kaikista niistä laskuista, jotka ovat valitulla eräpäivävälillä maksamatta (=laskut, jotka olisi pitänyt eräpäivän mukaan olla maksettuina). Huom. Vaihtoehtoisesti huomautuslaskun voi tulostaa yksittäin valitulle laskulle. Katso erillinen ohje koskien huomautuslaskun määrittelyjä, lomaketta sekä tulostamista Tulosta lista maksamattomista Tulostaa listan niistä laskuista, jotka valitulla aikavälillä ovat maksamatta, riippumatta laskujen eräpäivästä. Lista voidaan tuottaa joko laskujen päivämäärän tai eräpäivän mukaisessa järjestyksessä. Listalle tulevat mukaan myös ne laskut, joille on tehty osittaissuorituksia. Tällöin maksettu summa näkyy listalla kursivoituna Tulosta lista suorituksista Tulostaa listan laskuista, joille on valitulla aikavälillä kirjattu maksusuorituksia Tulosta lista perintään laitettavista Huomautus: Perintään laittamisesta ei ohjelmassa ole mitään automatiikkaa. Lasku voidaan määritellä perintään laitettavaksi käsin, merkitsemällä laskun perustietoikkunassa Maksettu kenttään sisällöksi: P ( P = perintään laitettava). Raportissa tulostetaan valitulta aikaväliltä (valittavissa laskun päivämäärän tai eräpäivän mukaan) ne laskut, jotka on merkitty perintään laitettaviksi Myynti asiakkaittain Tulostaa listan myynnistä asiakkaittain valitulta aikaväliltä (laskun päivämäärän mukaan). Lisävalintoina listausjärjestys myyntikatteen mukaan sekä tulostettavien asiakkaiden määrä (tyhjä kenttä: listataan kaikkien asiakkaiden myynti, kentässä luku n: listataan n kpl myynniltään suurinta asiakasta) Myyntitilasto Tämä on Atlas-Standard-laskutusohjelman ehkä tärkein ja yleisimmin käytetty raporttityyppi, joka tuottaa tiivistetyn "laskujen luettelon" valitulta aikaväliltä, kriteerinä laskujen päiväys. Kerran kuukaudessa tuotettuna tämä raportti on hyödyllinen esimerkiksi kirjanpitäjälle toimitettavaksi. Evifin Oy Kalkkimäentie 2, Nummela info@evifin.fi 25 / 39

26 Eritellyt myyntitilastot Tämän valinnan alla on alavalikko, jonka kautta voidaan tuottaa erilaisia myyntiin liittyviä raportteja valitulta aikaväliltä (aikavälin kriteerinä laskujen päiväys): Asiakkaan myyntitilasto Ao. asiakasnumerolle tehtyjen laskujen luettelo (luettelon sisältö kuten Myyntitilasto -raportissa) Myyjäkohtainen myynti Ao. myyjän nimissä tehtyjen laskujen luettelo (luettelon sisältö kuten Myyntitilasto -raportissa) Myynti tuoteryhmittäin Tuoteryhmittäin eritelty myyntitilasto, mahdollisuus myös tuotekohtaiseen alaryhmittelyyn Tilauskanta Kaikkien tulostamattomien laskujen (tila U = uusi) luettelo, lisävalintana valittavissa myyjäkohtainen tuloste (luettelon sisältö kuten Myyntitilasto -raportissa) Myynti asiakkaittain (valittavissa haluttu asiakasnumeroväli) Tulostuu laskujen luettelo (laskun nro, päiväys sekä veroton ja verollinen loppusumma) Myynti tuotteittain (valittavissa haluttu tuotenumeroväli) Tulostuu tuotteittain myyty yksikkömäärä sekä verollinen ja veroton yhteissumma Tuoteryhmien myynti (tuoteryhmä- ja aikaväli) Tulostuu tuoteryhmien myynnin kokonaismyyntikate sekä veroton ja verollinen kokonaismyynti Tilastotiedot Tulostaa valitulta aikaväliltä: a) myynnit (laskutus) b) kohdan a) myynteihin liittyvät tuotteiden omakustannushinnat, siis EI sisälly kaikki mahdolliset ao. aikavälin ostot! c) kohdan a) myyntien tuottama myyntikate (= myynnit ostot ) d) varaston arvo tulosteen tekohetkellä (huom. tämä aina näin, riippumatta annetusta aikavälirajauksesta!) Tärkeä huomautus koskien Ostot kohtaa: Ostot-luku sisältää sen summan, joka syntyy vastaavan Myynnit tilaston sisältämien myytyjen tuotteiden omakustannushinnoista (=keskihankintahinnat). Osuvampi nimitys Ostot -kohdalle on Myyntien omakustannushinta Hinnastot Mahdollisuus tulostaa varastotuotteiden hinnastoja eri vaihtoehtoina (alavalikko näille): verolliset hinnat, tulostus kahdelle palstalle verottomat hinnat, tulostus kahdelle palstalle verolliset hinnat, tulostus yhdelle palstalle verottomat hinnat, tulostus yhdelle palstalle verolliset hinnat, tulostus yhdelle palstalle, pitkät tuotetiedot (Tuotenimi, Huomautus- ja Huomautus 2 rivit) verottomat hinnat, tulostus yhdelle palstalle, pitkät tuotetiedot (Tuotenimi, Huomautus- ja Huomautus 2 rivit) Tulosta asiakaslista Tulostaa listan asiakasrekisterin asiakkaista Yrityksen nimen mukaisessa aakkosjärjestyksessä. Sisältö: asiakasnumero, yrityksen nimi, osoite, puhelinnumero sekä Huomautus-kentän mahdollinen sisältö Todistus veroilmoitusta varten Erikoistuloste niille käyttäjille, joilla on käytössä Ryhmälaskutus-lisätoiminto ja jotka laskuttavat kotitalousvähennykseen oikeuttavia palveluita 4.13 ENGLANNIN JA RUOTSINKIELISET LASKUT Atlas Standard -laskutusohjelmassa on mahdollisuus tehdä englannin- ja ruotsinkielisiä laskuja. Evifin Oy Kalkkimäentie 2, Nummela info@evifin.fi 26 / 39

27 Lasku on mahdollista tulostaa toisella kielellä käyttämällä laskulomaketta n:o 82.Muilla lomaketyypeillä valinnaisuus ei ole käytössä Ohjelman vasemmasta ylänurkasta avattavan Tiedosto - Asetukset -ikkunan kautta (sen oikeassa reunassa nappi "Kieliversiot") on valittavissa vaihtoehtoiseksi kieleksi joko ruotsi tai englanti. Laskujen eri kenttien nimet/otsikot on koodattu valmiiksi tulostumaan ao. toisen kielisiksi, eikä niitä voi muuttaa. Kuitenkin seuraavien kahden kentän osalta tulostuvan toisen kielisen tekstin sanamuodon voi itse halutessaan määritellä Asetukset - Kieliversiot - valintaikkunan kautta: Viivästyskorkolauseke Maksuehtolauseke Kun halutaan tulostaa englannin(ruotsin) kielinen lasku: Määrittele Asetukset -kieliversiot-ikkunassa vaihtoehtoiseksi kieleksi englanti (ruotsi). Määrittele tarpeen mukaan ikkunan alareunassa oleviin Viivästyskorkolausekkeeseen ja Maksuehtolausekkeeseen oikeanpuoleisimpiin kenttiin haluamasi englannin(ruotsin)kieliset ao. vastinetekstit. Sulje määrittelyikkuna Paluu-napista. Klikkaa Asetukset -ikkunan Talleta-nappia (tekemäsi muutokset tallentuvat ja Asetukset-ikkuna sulkeutuu). Valitse haluamasi lasku tulostettavaksi englannin(ruotsin)kielisenä ja klikkaa vasemman alareunan Tulosta-nappia. Avautuvassa pienessä tulostuksen väli-ikkunassa kirjoita Laskulomakenumeroksi 82 ja rastita kohta "Tulostetaan toisella kielellä". Klikkaa ikkunan Lasku-nappia => Lasku tulostuu normaaliin tapaan esikatseluun, jossa voit tarkistaa laskun sisällön ja sen jälkeen voit joko tulostaa laskun paperille tai ohittaa tulostuksen. Jos käytössä on oletusarvoisestikin laskulomake n:o 82 (määrittely Asetukset-ikkunassa), tulostuksen väli ikkunaan tulee ao. lomakenumero valmiina. Muussa tapauksessa täytyy aina toisen kielisen laskun tulostuksen yhteydessä muuttaa lomakenumero 82:ksi. "Tulostetaan toisella kielellä"-rasti täytyy joka kerta erikseen laittaa päälle ULKOMAISEN POSTINUMERON TULOSTAMINEN. Koska ulkomailla postiosoitteissa käytettävien postinumeroiden rakenne vaihtelee, tässä on vinkki mahdollisiin ulkomaille postitettaviin laskuihin liittyen. Atlas Standard -laskutusohjelmassa laskun saajan postinumerokentän tulostuminen on tehty ehdolliseksi lomakkeilla n:o 86 ja 82. Jos Postinro -kenttä on tyhjä tai sen sisältö on "00000", kenttä ei tulostu lainkaan, vaan silloin Postitoimipaikan kenttä tulostuu vasemmalle alkaen postinumerokentän kohdasta. Tarkoitus on, että ulkomaille lähetettävässä laskussa postinumeron/postikoodin voi laittaa vapaamuotoisesti postitoimipaikan kenttään, kirjoittamalla sen postitoimipaikan eteen ATLAS-STANDARD LASKUTUSOHJELMAN HUOMAUTUSLASKUT (LOMAKEPOHJA N:O 82) Yleistä Huomautuslasku käyttää aina tulosteena lomakepohjaa n:o 82, vaikka normaalilaskuille olisikin asetettu käyttöön jokin muu lomakepohja. Poikkeus: Jos normaalilaskujen käyttöön on määritelty laskulomake n:o 24, eivät seuraavassa kuvatut toiminnallisuudet päde, vaan käytössä on sille lomakkeelle räätälöity toiminta. Mahdollisuus tuottaa huomautuslaskuille lisälaskurivi esim. huomautusmaksua varten. Huomautuslaskuihin lisättävän ja tulostettavan lisälaskurivin teksti (1- tai 2-rivinen "tuotekuvaus") on vapaasti määriteltävissä (Asetukset), samoin tällä rivillä laskutettava hinta (verollinen ja veroton). Evifin Oy Kalkkimäentie 2, Nummela info@evifin.fi 27 / 39

28 Asetuksien rastilla voidaan valita, lisätäänkö ja tulostetaanko em. lisälaskurivi automaattisesti huomautuslaskuille vai ei. Huomautuslaskuihin tulostuu vakiolaskun Memo-kentän sisällön sijasta ns. Huomautus-tekstikentän sisältö (koko on max. 5 riviä vapaata tekstiä), joka määritellään kiinteästi (Asetukset). Tämän kentän avulla voidaan välittää huomautuslaskun saajalle erilaisia kehotuksia laskun maksamiseksi. Jos huomautuslasku kohdistuu laskuun, jolle on jo kirjattu osittaissuoritus, huomautuslaskulle tulostuu "Maksettu määrä" -kohtaan ao. suoritettu määrä ja tämä määrä vähennetään automaattisesti huomautuslaskun loppusummasta. Huomautuslaskut voidaan tuottaa joko raporttien kautta (kaikki huomautuslaskut valitulta aikaväliltä) tai tietystä valitusta laskusta erikseen. Huomautuslaskussa on aina sama laskun numero, alkuperäinen laskun päiväys ja alkuperäinen eräpäivä kuin on alkuperäisessä ao. laskussa. Tässä suhteessa toimintoon ei ole tullut muutoksia Määrittelyt ohjelman perusasetuksiin huomautuslaskuja varten Huomautuslaskuihin liittyvät määrittelyt tehdään ohjelman Tiedosto Asetukset -ikkunan kautta, avaamalla sieltä Lisärivitapuikkuna. klikkaa Lisärivitapuikkuna auki Vapaa teksti todistukseen Lisärivit apuikkunan mallikuva ja ohjeet kenttien täyttämiseen ovat seuraavalla sivulla. Tässä ohjeessa ei käsitellä Lisärivit-ikkunan ylemmän osan kohtia (kustannuspaikka ja kaikkien laskujen lisärivit), vaan ainoastaan sen alemman osan asetuksia, alkaen kohdasta Huomautuslaskulle lisättävä rivi. Lisärivit apuikkuna avattuna: Evifin Oy Kalkkimäentie 2, Nummela info@evifin.fi 28 / 39

29 Huomautuslaskuihin liittyvät asetukset Kohta Huomautuslaskulle lisättävä rivi Huomautuslaskulle voidaan tuottaa lisälaskurivi esimerkiksi huomautusmaksun veloittamista varten. Tämä lisälaskurivi tulostuu muiden laskurivien jälkeen samanlaisena kuin muutkin laskurivit, ja sille annetaan laskurivin numeroksi 999. Kenttään Rivin teksti sijoitetaan se teksti, jonka halutaan tulostuvan huomautuslaskuun lisättävälle laskuriville, esimerkiksi mallin mukaisesti: Huomautusmaksu. Rivillä siis ilmoitetaan, mistä veloitetaan. Kenttään Lisätieto sijoitetaan se teksti, jonka halutaan tulostuvan lisälaskurivin alemmalle riville (vastaa normaalin laskurivin alempaa tulostuvaa riviä, eli laskurivin Huomautus -kenttää). Sisältö esimerkiksi mallin mukaisesti: viivästyneen maksusuorituksen huomautuksesta. Tällä rivillä voidaan siis haluttaessa esittää tarkentava tieto, mitä laskutettava lisäveloitus koskee. Kentän voi tietenkin halutessaan jättää tyhjäksi. Rastitettava kohta huomautuslaskulle lisärivi käytössä (rivi nro 999) : Tähän laitetaan rasti, jos lisälaskurivi halutaan automaattisesti lisättäväksi huomautuslaskuille. Jos rastia ei ole, lisälaskuriviä ei tule huomautuslaskulle. Kun muut lisärivin tiedot ovat asetuksissa talletettuina, rastin avulla on helppo valita lisäveloitus päälle/pois. Katso jäljempänä lisätietoja koskien lisälaskurivin numerointia ja sen muuta käsittelyä. Kenttään hinta (alv 0%) merkitään lisärivillä veloitettava veroton summa ja Kenttään verollinen merkitään lisärivillä veloitettava vastaava verollinen summa. Huom. Ohjelma ei tässä laske verottoman summan perusteella verollista summaa tai päinvastoin. Molemmat summat on annettava käsin. Esimerkiksi haluttaessa verollisen summan olevan 5,00 euroa, lasketaan, että veroton summa on tällöin 4,10 euroa (alv-kanta 22%) ja merkitään molemmat summat käsin omiin kenttiinsä. Kohta Huomautusteksti Vapaan tekstin kenttä Huomautusteksti on varattu huomautuslaskuille tulostettavia vakiotyyppisiä lisätietoja/huomautuksia varten. Huomautusteksti-kentän maksimi tulostuva pituus on viisi lähes täysimittaista riviä, joten siihen voidaan sijoittaa melko pitkiä kehotuksia ja lisätietoja laskun saajalle. Huom. huomautustekstikentän sisältö korvaa huomautuslaskun tulostuksessa ns. Memo-kentän sisällön tulostumisen. Laskun Memo-kentässä voi olla eri teksti kuin tässä Huomautusteksti-kentässä, ja Memo-kentän sisältö tulostuu alkuperäisessä muodossaan aina kun tulostetaan ao. normaalilasku (jos Memo-kentän tulostuminen on rastilla valittuna). Ohjeita koskien huomautustekstikentän sisältöä Kentän tekstisisällössä EI SAA KÄYTTÄÄ RIVINVAIHTOJA, vaan kaikki tekstit on kirjoitettava yhtenä kappaleena. Muotoilukeinona voi tarvittaessa käyttää esimerkiksi välilyöntejä, väliviivoja, tms. Evifin Oy Kalkkimäentie 2, Nummela info@evifin.fi 29 / 39

30 Tekstin muotoilu ei apuikkunan kentässä välttämättä näy aivan samanlaisena kuin huomautuslaskun tulosteessa, koska apuikkunan leveys on pienempi kuin ao. todellisen tulostusalueen leveys. Sopivaa tekstin muotoilua haettaessa kannattaa tehdä kokeellinen huomautuslasku, jonka tulostuksen esikatselussa nähdään tekstikentän lopullinen asettelu. Mallissa on esimerkkinä eräs mahdollinen sanamuoto: Emme ole vielä saaneet suoritustanne tästä laskusta. Pyydämme suorittamaan tämän huomautuslaskun (sisältää huomautusmaksua 5,- euroa) maksun välittömästi tilillemme. Laskusta mahdollisesti maksetun osittaissuorituksen määrä näkyy kohdassa "Maksettu määrä" ja sen osuus on vähennetty tämän laskun loppusummasta. Asetuksien tallettaminen Kun kaikki huomautuslaskuun liittyvät valinnat, lisärivin tekstit, hinnat sekä huomautustekstit on syötetty, sulje Lisärivit-apuikkuna klikkaamalla Paluu -nappia. Sen jälkeen klikkaa Asetukset-ikkunan Talleta -nappia (ikkuna sulkeutuu pienen viiveen jälkeen). Huomautuslasku tietystä valitusta laskusta Valitse Selaa Selaa laskuja ja valitse halutun laskun sisältävä rivi laskuluettelosta (älä avaa ao. Laskua). Klikkaa luetteloikkunan alareunan Huomautuslasku -painiketta. Tästä avautuu seuraava väli-ikkuna, joka näyttää mahdollisen lisättävän laskurivin sisällön hintoineen: Jos lisärivin käyttö on aktivoitu (rasti huomautuslaskulle lisärivi käytössä (rivi nro 999) kohdassa Asetukset-Lisärivit-ikkunassa), sisältö on yllä kuvatun kaltainen. Jos ao. rastia ei ole, väli-ikkuna näkyy pelkästään harmaana ilman rivitietoja (lisäriviä ei tuoteta huomautuslaskulle). Käynnistä huomautuslaskun tulostaminen klikkaamalla Tulosta -nappia tai peruuta tulostus Peruuta -napista. Huomautuslasku tulostuu esikatselun kautta, kuten normaalilaskutkin yksittäistulostuksissa. Huomautuslaskut kaikista laskuista valitulta aikaväliltä Valitse Raportit Tulosta huomautuslaskut. Tästä avautuu seuraava väli-ikkuna ( Rajaa huomautuslaskujen tulostus ), jossa annetaan haluttu päivämääräväli ja joka näyttää mahdollisen lisättävän laskurivin sisällön hintoineen: Päivämäärävertailu tehdään laskun eräpäivän mukaan: Huomautuslasku tuotetaan, jos laskun suoritusta ei ole merkitty tapahtuneeksi, vaikka eräpäivän mukaan maksusuorituksen olisi pitänyt tapahtua. Evifin Oy Kalkkimäentie 2, Nummela info@evifin.fi 30 / 39

31 Huom. aikaisempaan nähden pvm-rajauksen käsittelyä on muutettu niin, että mukana on yhtä suuri määrittely (aiemmin olivat pienempi kuin ja suurempi kuin pvm-rajat). Käynnistä huomautuslaskujen tulostus OK napista, tai Paluu -napilla voit ohittaa tulostuksen. Raporttien kautta automaattisesti tuotettaviin huomautuslaskuihin otetaan mukaan laskujen Maksettu kentän tyhjällä merkinnällä sekä O -merkinnällä (osittaissuoritus) olevat laskut, jotka sisältyvät annettuun pvm-rajaukseen. Jos laskusta on tehty osittaissuoritus, niin sen määrä tulostuu negatiivisena huomautuslaskulomakkeelle n:o 82 varattuun ns. toisen valuutan paikkaan, eli laskun loppusumman yläpuolelle, ja sen eteen tulostuu teksti: Maksettu määrä. Tämä maksettu määrä vähennetään huomautuslaskun loppusumman laskennassa automaattisesti. Huomautuslaskun mahdollisella lisälaskurivillä oleva hinta lisätään automaattisesti loppusummaan (verollinen ja veroton) ja sen alv-osuus lisätään laskun kokonais-alv-määrään. Huomautuslaskun tulosteen asetteluihin liittyviä seikkoja (pohjana laskulomake nro 82) Huomautuslaskun yläreunaan tulostuu sama ylätunnistekuva, joka on määritelty käyttöön tavanomaisillekin laskuille (esim. lomakkeet 33, 86, 82, 87). Huomautuslaskun otsikkoon tulostuu sana HUOMAUTUSLASKU ja sen perään laskun numero sekä päiväys, kaikki lihavoituna ja isohkolla kirjasinkoolla. Otsikko tulostuu ylätunnistealueen alapuolelle, sen ja laskun otsikkokenttien väliin. Laskun alaosaan tulostuvat laskun yhteenvetotiedot (loppusummat ym.), pankkiyhteystiedot, viitenumero, eräpäivä, ym. lomakkeen n:o 82 vakio-tulostustoimintojen mukaisesti. Pankkiviivakoodi tulostuu laskun alareunaan, jos sen tulostaminen on rastitettu Asetuksissa. Alatunnisteosaan tulostuvat alatunnistetiedostoon (attlaala.ini ohjelman työhakemistossa) mahdollisesti määritellyt sisällöt. Huom. Jos käytetään pankkiviivakoodin tulostusta, alatunnistealueelle ei pidä määritellä sisältöä kuin kahdelle ylimmälle riville, koska alemmat rivit tulostuisivat pankkiviivakoodille varatulle alueelle. Jos normaalilaskujen tulostuksessa käytetään tilisiirto-osan sisältävää lomaketta (esim. n:o 33), jonka yhteydessä alatunnistetta ei tulostu lainkaan, voidaan huomautuslaskujen tulostamista varten silti määritellä alatunnisteen tiedot em. tavalla. Silloin ne tulostuvat huomautuslaskuille, vaikka eivät tulostukaan normaalilaskuille. Katso alatunnisteen määrittelyistä ohjeet ohjelman Opasta-valikosta, kohta Lomake 86 tai erillisestä ohjedokumentista Yla_alatunniste. Lisävihje liittyen vakiolomakkeen n:o 33 käyttöön normaalilaskuissa: Edellä mainittua seikkaa voi käyttää huomautuslaskuissa hyväksi niinkin, että alatunnisteeseen määritelläänkin tulostumaan jotain huomautuslaskuun liittyvää lisätietoa, lisähuomautuksia yms. Tiedothan eivät tulostu vakiolaskuille 33-lomakkeella, mutta tulostuvat huomautuslaskuille. Laskun sisältö ja sen käsittely huomautuslaskun muodostamisen jälkeen Seuraavat tärkeät seikat on otettava huomioon huomautuslaskun / laskujen tuottamisen jälkeen: Jos huomautuslaskuille on määritelty automaattisesti lisättäväksi lisälaskurivi (huomautusmaksu tms.), tämä lisärivi on sen jälkeen kiinteänä osana ao. laskulla / laskuilla. Jos tällainen lasku tämän jälkeen tulostetaankin tavanomaisena laskuna (Selaa Selaa laskuja Tulosta valinnan kautta), laskulle tulostuu myös ao. lisärivi, ja se on mukana myös laskun loppusummassa. Muuten lasku tulostuu kuten normaali lasku (tulostus valitulle vakiolomakkeelle ja otsikossa sana LASKU ). Jos laskulle on tehty osittaissuoritus, huomautuslaskun loppusummasta vähennetään ao. maksettu summa. Mutta jos lasku tämän jälkeen tulostetaankin tavanomaisena laskuna, maksetun summan vähennystä ei tapahdu, vaan loppusummana on alkuperäinen loppusumma lisättynä mahdollisella lisälaskurivin summalla (huomautusmaksu tms.). Jos todella on tarve tulostaa huomautuslaskun tuottamisen jälkeen vastaava alkuperäinen lasku, voidaan harkinnan mukaan tarvittaessa poistaa lisälaskurivi laskulta ennen tulostusta. Silloin lasku tulostuu samanlaisena kuin se alun perin on tuotettu. Evifin Oy Kalkkimäentie 2, Nummela info@evifin.fi 31 / 39

32 Tarpeen mukaan lisärivin voi tietenkin säilyttää, jolloin saadaan tavanomainen lasku, jossa on lisäksi huomautusmaksu mukana (laskun Memo-kenttään voi myös laittaa lisätietoja huomautusmaksun aiheesta ym.). Tässäkään tapauksessa mahdollisen maksusuorituksen määrää ei vähennetä laskun loppusummasta, jos lasku tulostetaan tavanomaisena laskuna. Laskusta maksetuksi kirjattu suoritus vähennetään loppusummasta vain huomautuslaskun tulostuksessa. Huomautuslaskujen lisälaskurivin numerointi ja muu käsittely Jos huomautuslaskulle on määritelty tuotettavaksi lisälaskurivi (rasti Lisätiedot-asetuksissa), se lisätään automaattisesti huomautuslaskuille rivinumerolle 999. Jos laskulla on jo ennestään ao. 999-numeroinen laskurivi, ei uutta laskuriviä lisätä, eikä uutta sisältöä päivitetä entisen päälle. Tästä syystä tulee välttää käyttämästä 999-numeroista laskuriviä muuhun tarkoitukseen. Tämä 999-rivin uudelleen lisäyksen ja päivityksen esto ovat tarpeen myös, jotta lisärivejä ei kumuloituisi useampaan kertaan, jos huomautuslaskuja tuotetaan samasta laskusta toistamiseen. Lisälaskurivin tuotenumeroksi ja tuotteen tuoteryhmäksi on ohjelmassa määritelty kiinteästi --- (kolme tavuviivaa). Jos lisälaskurivien perintään haluaa tehdä seurantaa (raportit), ohjelman tuoterekisteriin täytyy perustaa tuote ja tuoteryhmä, jossa tuotenumero ja ryhmä ovat nämä samat --- (kolme tavuviivaa). Ilman tätä toimenpidettä tämä tuote ei tule mukaan raportteihin HYVITYSLASKUN TEKEMINEN ATLAS-LASKUTUSOHJELMALLA Atlas-laskutusohjelmassa ei ole erikseen varsinaista hyvityslaskutoimintoa, mutta hyvityslaskun voi kuitenkin tuottaa seuraavien ohjeiden ja esimerkkien pohjalta. 1. Tee samalle asiakkaalle kokonaan uusi lasku, jolla hyvitetään aikaisempaa laskua. 2. Jotta laskun tulosteesta käy ilmi, että on kysymys hyvityslaskusta, voit kirjoittaa asiaan liittyvää tekstiä jompaankumpaan tai mieluimmin vaikka molempiin seuraavista paikoista: - Laskun otsikkoikkunan Huomautus-kenttään esim. teksti "HYVITYSLASKU" (tulostuu otsikkokentän alapuolelle, aivan laskurivien yläpuolelle). Tälle riville mahtuu tarvittaessa pitempikin teksti (max. vajaa yksi rivi tekstiä). - Memo-kenttään esim. "Tämä hyvityslaskumme hyvittää laskuamme n:o xxxx." Memo tulostuu lomakkeen keskelle hyvin näkyvään paikkaan. Memoon mahtuu tarvittaessa jopa muutama rivi selitetekstiä tulostumaan. Voit esim. kirjoittaa em. tekstin ylä- ja alapuolelle yhtenäiset viivat (alleviivaus) tai tähtirivit, niin viestin näkyvyys on vielä parempi. Huom. Memo-kentän tulostusmahdollisuus on vain Atlas-Standard-versiossa. Atlas-Lite-versiossa vastaavan hyvitystä koskevan tarkemman tekstin voi kirjoittaa em. Huomautus-riville (mahtuu max. vajaa yksi rivi tekstiä). Koska lasku tulostuu normaalilla "LASKU" -otsikolla, siksi on syytä kirjata hyvityslaskuasia niin näkyvästi, että laskun luonne varmasti käy ilmi vastaanottajalle. 3. Laita laskuriviksi tuote tai palvelu, joka hyvitetään (esim. sama laskurivin sisältö kuin alkuper. laskussa). Huom. tuotenimityksen eteen voi vielä kirjoittaa lisätekstin, esim: "Hyvitettävä tuote/palvelu:", jos mahtuu. 4. Laita hyvittävälle laskuriville tuotteen määräksi negatiivinen luku. Siis jos alunperin on laskutettu esim. 1 kpl jotain, laita nyt hyvittävälle samalle tuotteelle määräksi -1. Huomautus: Laskurivin ikkunassa rivin yhteissumman ruutuihinkin tulee automaattisesti negatiivinen luku, mutta valitettavasti tulosteen rivitasolla miinusmerkit eivät näy. Siksi on hyvä laittaa riville tekstinä tuo "Hyvitettävä tuote:" tai vastaava lisäys, jos vain mahtuu. 5. Jos hyvitettäviä rivejä on useampia, tee kustakin hyvitysrivistä vastaavalla tavalla oma laskurivi, jossa on negatiivinen määrä. 6. Tulosta lasku; valitse myös Memo-kenttä tulostettavaksi (Atlas-Standard). Voit jo esikatselussa tarkistaa, että merkitsemäsi hyvitystekstit ovat sopivat ja että kaikki muutkin tiedot ovat oikein. Tarvittaessa voit ohittaa paperitulostuksen ja tehdä vielä korjauksia teksteihin tai laskuriveille. Laskun tulosteessa lukevat nyt hyvitysasiat niissä paikoissa, joihin niitä kirjoitettiin ja laskun loppusumma mahdollisine alv-summineen on myös negatiivinen. Laskurivitasolla summat tulostuvat plusmerkkisinä, vaikka ne todellisuudessa siis ovat negatiivisia. Mutta negatiivinen loppusummahan on tärkein! Laskurivit voi tulkita lähinnä selittäväksi osuudeksi, mitä hyvitetään. Evifin Oy Kalkkimäentie 2, Nummela info@evifin.fi 32 / 39

33 4.17 LASKURIVIEN VIENTI ULKOISEEN TIEDOSTOON Atlas-Standard -laskutusohjelmassa on toiminto, jolla laskurivit voi viedä ulkoiseen ascii-tiedostoon. Toiminto on tehty sitä ajatellen, että käyttäjä voi itse toteuttaa laskurivien tiedoista sellaisia raportteja, joita ohjelmasta itsestään ei ehkä saa valmiina. Toiminnolla syntyvän laskurivien tekstitiedoston voi avata esimerkiksi Excel-taulukkolaskimeen, jossa voi tehdä erilaisia lajitteluja, rajauksia, sarakkeiden poistoja, sisällön muotoiluja, talletuksen Excel-muodossa ja eri nimellä, ym. Vientitoimenpiteen kohdistumista voi rajata (miltä laskuilta rivitietoja viedään tiedostoon), kuten laskujen pvm-alueen sekä sen, viedäänkö vain tietty tuoteryhmäalue (tuoteryhmän koodirajaus) ja / tai tietty tuotealue (tuotekoodin rajaus). Laskurivien vientitoiminto käynnistetään ohjelman vasemman yläkulman valikosta: Tiedosto - Vie laskurivit ASCII-tiedostoon Tästä aukeaa alla olevan kuvan mukainen väli-ikkuna: Kun vientitoiminnon rajaukset on tehty määrittelyikkunassa, vienti tiedostoon käynnistetään painamalla OK-nappia. Haluttu laskujen päivämääräväli annetaan alku- ja loppupäivämäärien kenttiin. o Rastittamalla päiväyskenttien alapuolella oleva ruutu "Kaikki (ei pvm-rajausta)" pvm-rajaus ohitetaan. Tuoteryhmäväli rajataan valitsemalla ensimmäinen ja viimeinen tuoteryhmä, jotka tulevat mukaan. o Klikkaa kenttien oikealla puolella olevia nappeja avataksesi tuoteryhmien selausikkunan valintaa varten. o Rastittamalla kenttien alapuolella oleva ruutu "Kaikki (ei tuoteryhmärajausta)" tuoteryhmärajaus ohitetaan. Tuoteväli (tuotekoodiväli) rajataan valitsemalla ensimmäinen ja viimeinen tuote, jotka tulevat mukaan. o Klikkaa kenttien oikealla puolella olevia nappeja avataksesi tuotteiden selausikkunan valintaa varten. o Rastittamalla kenttien alapuolella oleva ruutu "Kaikki (ei tuoterajausta)" tuotekoodirajaus ohitetaan. Tallennettavan tiedoston nimi annetaan Tiedoston nimi -kenttään. Nimi on vapaamuotoinen, esimerkiksi: laskurivitascii.txt. Huom. anna päätteeksi.txt, joka on tekstitiedostomuodon pääte. Jos tiedostonimen kenttään ei anneta hakemistopolkua (vain tiedoston nimi), syntyvä tiedosto tallettuu oletusarvoisesti Atlas-työhakemistoon (sinne, johon Atlas-ohjelmisto on asennettu). Tarvittaessa tiedostonimen kenttään voidaan antaa mukaan myös tallennuksen hakemistopolku sekä tiedostonimi, esimerkiksi: C:\Program Files\Atlas\laskutustiedostot\laskutascii.txt tai: C:\Omat tiedostot\laskutustiedot\laskurivit.txt. Hakemistopolun ja tiedoston nimen voi siis vapaasti määritellä, ylläolevat ovat vain malliesimerkkejä. Kun laskurivien vientitoiminto on yhden kerran tehty, ohjelmaan jää käytetty tiedostonimi muistiin, ja se tarjoaa samaa nimeä seuraavalla kerralla oletusarvona. Nimen voi kuitenkin tarvittaessa muuttaa. Evifin Oy Kalkkimäentie 2, Nummela info@evifin.fi 33 / 39