LAPIN LIITTO TARJOUSPYYNTÖ FEM 2019 KONFERENSSIN MESSURAKENTAJA PALVELUISTA HANKINTAYKSIKKÖ

Transkriptio

1 LAPIN LIITTO TARJOUSPYYNTÖ FEM 2019 KONFERENSSIN MESSURAKENTAJA PALVELUISTA HANKINTAYKSIKKÖ Lapin liitto Y-tunnus: Hallituskatu 20 B, PL Rovaniemi Lapin liitto on Suomen pohjoisimman ja maantieteellisesti laajimman maakunnan kehittäjä, kaavoittaja ja edunvalvoja. Lapin liitto on kuntayhtymä, jonka omistajia ovat Lapin kunnat. Lapin liitto (jäljempänä hankintayksikkö ) pyytää tarjousta FEM 2019 konferenssin messurakentaja palveluista Hilma-hankintakanavassa ja Lapin liiton verkkosivuilla tämän tarjouspyynnön ja sen liitteen mukaisesti. Kansainvälinen 12 th Fennoscandian Exploration and Mining konferenssi (FEM 2019) järjestetään Osallistujamääräarvio: 1000 henkilöä. Näytteilleasettaja-arvio: 100 näytteilleasettajaa. Tapahtumapaikka: Kokous- ja konferenssikeskus Levi Summit ( ), Kittilä, Levi. Oheisnäyttely sijoittuu Levi Summitiin ja vieressä sijaitsevaan Hotel Levi Panoramaan. Vuoden 2017 oheisnäyttelyn pohjakartat liitteenä. Konferenssin nettisivut: ( Konferenssin pääjärjestäjänä toimii Lapin liitto. FEM 2019 konferenssin koordinoinnista ja järjestelyistä vastaa FEM-projektipäällikkö Riitta Muhojoki. HANKINNAN KOHDE FEM 2019 konferenssin messurakentaja palvelut Oheisnäyttelyn valmisosastojen näyttelyrakenteet näyttelyurakointi Valmisosastojen koot ja alustava arvio osastomääristä 2x3 m 2, 53 osastoa 2x2 m 2, 47 osastoa

2 Valmisosastopaketin määrittely Perusmallin valmisosasto joka sisältää maton valkoiset sivu- ja takaseinät valkoisen otsalaudan ja otsalautatekstin standardikirjaimin sähkövedot valoja ja asiakkaan laitteita varten 2 kpl yhden lampun spotteja o Messurakentajalla pitää olla valmius varustaa vähintään 41 osastoa spoteilla, joissa on LEDlamput. kuljetuksen, sekä osastojen pystytys- ja purkutyön asiakaspalvelun osastojen viimeistelyvaiheessa paikan päällä Asiakaspalvelu Näytteilleasettajat tilaavat näyttelyosastoille tulevat kalusteet sekä mahdolliset valmisosastoon liittyvät muutostyöt (esim. teippaukset, mittatilausseinät, otsalautaan tulevat logot) suoraan tämän kilpailutuksen voittaneelta messurakentajalta. Näytteilleasettajat maksavat tilaukset suoraan messurakentajalle. Messurakentajan tulee toimittaa hankintayksikölle kuvasto sekä kalustotilauslomake englanninkielisenä. Näyttelyosastojen myynnin hoitaa hankintayksikön toimeksiannosta kongressipalvelu. Aikataulu Aikataulu perustuu vuoden 2017 aikatauluun. Näyttelyrakenteiden pystytys ja purku on mahdollista suorittaa 24h/vrk sopimuksen mukaan. Torstai tai perjantai Näyttelyalueiden seinä- ja lattiapintojen tarkistus konferenssikeskuksen edustajan kanssa ennen pystytyksen aloittamista. Näyttelyrakenteiden pystytys alkaa. Lauantai ja sunnuntai Näyttelyosastojen pystytys jatkuu. Maanantai Näyttelyosastojen pystytys viimeistellään. Näytteilleasettajat pääsevät osastoille klo 14 alkaen. Tiistai Näytteilleasettajat viimeistelevät osastonsa klo 8:00-14:00. Ilmoittautumistiski avataan klo 12:00. Oheisnäyttely on avoinna klo 12:00 lähtien. Keskiviikko Konferenssiosuus ja oheisnäyttely klo 9:00-18:00. Torstai Konferenssiosuus ja oheisnäyttely n. klo 9:00-17:00. Näyttelyosastojen purku alkaa tilaisuuden päätyttyä. Perjantai Näyttelyosastojen purku jatkuu. Osastojen tulee olla purettuina su aamuun mennessä. 2

3 Varastotila Levi Summit/Hotel Levi Panorama Tarjoajan tulee huomioida tarjousta tehdessään, että konferenssikeskuksessa on rajallinen määrä varastointitilaa messurakentajan tyhjille rullakoille/laatikoille yms. kuljetusmateriaaleille. TARJOUKSEN SISÄLTÖ TARJOAJAN SOVELTUVUUSVAATIMUKSET Kohdissa 1-4 on esitetty tarjoajan soveltuvuutta koskevia pakollisia vaatimuksia, jotka ovat voimassa myös sopimuskauden aikana. Hankintayksikkö varaa oikeuden tarvittaessa tarkistaa tiedot kaikilta tarjoajilta. Hankintayksikkö on velvollinen hylkäämään tarjoajan, joka ei täytä asetettuja soveltuvuusvaatimuksia. Vaatimus 1: rekisterit Tarjoajan on oltava merkitty kaupparekisteriin, ennakkoperintälain mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin ennen hankintapäätöksen tekemistä. o Tarjoajan on pyydettäessä toimitettava rekisteriotteet. Hankintayksikkö tarkistaa tarvittaessa rekisteröitymisen Yritys- ja yhteisötietojärjestelmä (YTJ). Vaatimus 2: taloudellinen ja rahoituksellinen tilanne Verot ja maksut Tarjoajan tulee olla suorittanut lainsäädännön mukaiset verot, sosiaaliturvamaksut ja eläkevakuutusmaksut. o Tarjoajan on pyydettäessä toimitettava veroviranomaisen antama todistus maksetuista veroista ja sosiaaliturvamaksuista. Eläkevakuutusmaksujen osalta on pyydettäessä toimitettava työeläkekassan ja/tai vakuutusyhtiön todistus eläkevakuutuksen ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta. Liiketoimintakyky Tarjoajan tulee täyttää seuraavat ehdot. o Tarjoaja ei ole konkurssissa tai purettavana tai keskeyttänyt liiketoimintansa, eikä tarjoajan velkoja ole vahvistettu akordilla, saneerausohjelmalla tai muussa vastaavassa lainsäädäntöön perustuvassa menettelyssä järjestelty. o Tarjoajaorganisaation konkurssi tai purkaminen tai muu edellisessä kappaleessa tarkoitettu menettely ei ole vireillä. Luottotiedot ja taloudellinen tilanne Tarjoajan taloudellisten edellytysten on oltava hankinnan kokoon ja laatuun nähden riittävät. o Tätä ominaisuutta arvioidaan tarjoajan vakavaraisuudesta, maksukykyisyydestä, kannattavuudesta ja luottokelpoisuudesta saatujen tietojen perusteella. Vaatimus 3: tekninen ja ammatillinen pätevyys Osastojen valaistustekniikka LED-lamput o Tarjoajalla tulee olla valikoimassaan yhden LED-lampun spotteja vähintään 2x41 kappaletta. 3

4 Työkokemus Tarjoajalla on oltava riittävästi työkokemusta ja pätevyyttä kilpailutettavaan hankintaan rinnastettavista messurakentajapalveluista. o Riittävänä kokemuksena pidetään kolmen (3) vuoden kokemusta. o Tarjoajan on pyydettäessä toimitettava referenssiluettelo. Henkilöresurssit Tarjoajalla on oltava kilpailutettavan hankinnan laatu ja laajuus huomioon ottaen riittävästi ammattitaitoista työvoimaa hankittavan palvelun toteuttamiseen. o Tarjoajan on pyydettäessä toimitettava todistus. Tarjoajan edustajalla on oltava Hyvä suomen ja englannin kielen taito: puhuttu ja kirjallinen. o Tarjoajan on pyydettäessä toimitettava todistus. Vaatimus 4: alihankkijat Mikäli tarjoaja käyttää alihankkijoita, vastaa tarjoaja alihankkijoiden työstä kuten omastaan. Alihankkijoiden käyttö tulee kuvata tarjouksessa ja alihankkijoita koskevat samat vaatimukset kuin messurakentajaa. o Tarjoajan on toimitettava pyydettäessä alihankkijoiden referenssiluettelo. TARJOUKSEN TULEE SISÄLTÄÄ HINTATIEDOT ALLA OLEVAN TAULUKON MUKAISESTI Hintatiedot 2x3m 2 valmisosastopaketin kokonaishinta 2x2m 2 valmisosastopaketin kokonaishinta Hinta alv 0 % / osasto TARJOUSTEN KÄSITTELY Hankinnan valintaperusteena on hinta. Vain kokonaistarjoukset hyväksytään, osatarjouksia ei hyväksytä. TARJOUKSEN LAATIMINEN Tarjouksen on oltava sisällöltään tarjouspyynnön mukainen ja sisällettävä kaikki tarjoajien ja tarjousten arvioinnissa ja vertailussa tarvittavat pyydetyt tiedot. Tarjous on laadittava suomen kielellä. Tarjoukseen ei saa liittää tarjoajan omia tarjouspyynnön vastaisia ehtoja. Hankintayksiköllä on velvollisuus hylätä tarjous, joka on tarjouspyynnön vastainen ja vertailukelvoton. Hankintayksikkö pidättää oikeuden olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista. Vastaamalla tähän tarjouspyyntöön tarjoaja sitoutuu noudattamaan voimassa olevan tietosuojalainsäädännön edellyttämiä menettelytapoja ja henkilötietojen käsittelyä ja suojaamista koskevia säännöksiä. Tarjoaja vastaa siitä, että palvelu on kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön ja sopimuksen vaatimusten mukainen, ottaen erityisesti huomioon, mitä sisäänrakennetusta ja oletusarvoisesta tietosuojasta on säädetty. 4

5 TARJOUSTEN VOIMASSAOLO Tarjouksen tulee olla voimassa kolme (3) kuukautta tarjousten viimeisestä jättöpäivästä. SOPIMUSKAUSI Lokakuu Messurakentajapalvelujen yhteistyösopimus tehdään Lapin liiton ja tarjouskilpailun voitaneen tarjoajan kesken. HANKINTAMUOTO Hankinta on kansallisen kynnysarvon ylittävä hankinta. Tarjouskilpailussa käytetään avointa hankintamenettelyä. Hankintayksikkö voi keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan perustellusta syystä. Tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta. Tarjousasiakirjat ovat saatavissa ainoastaan suomen kielellä. TARJOUSTIETOJEN JA HANKINTA-ASIAKIRJOJEN JULKISUUS Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999). Hankintaan osallistuvan yrityksen toimittamat tarjousasiakirjat ja tiedot tulevat pääsääntöisesti julkisiksi hankintaprosessin yhteydessä. Tarjousasiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille eli toisille tarjoajille, kun hankintaa koskeva päätös on tehty. Tarjoajan on merkittävä toimittamaansa aineistoon selkeästi, mitkä tiedot se katsoo kuuluvan liike- tai ammattisalaisuuden piiriin ja erotettava nämä tiedot selvästi muusta aineistosta tarjouksessaan. Hankintayksikkö tekee erillisen päätöksen mahdollisesta salassapidosta. Tarjouksen vertailuhinta ei kuitenkaan voi olla liike- tai ammattisalaisuus. TARJOUSTEN KÄSITTELY Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. Menettelyn vaiheet ovat seuraavat: 1. Tarjousten avaaminen. 2. Tarjoajan soveltuvuuden tarkistaminen. 3. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen. 4. Tarjousten vertailu. 5. Hankintapäätöksen teko ja päätöksestä ilmoittaminen. 6. Hankintasopimuksen solmiminen. Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. 5

6 YHTEYDENPITO JA LISÄTIEDOT KILPAILUN AIKANA Tarjoaja voi tarjouskilpailun aikana pyytää lisätietoja sähköpostitse lähettämällä kysymykset osoitteeseen riitta.muhojoki(at)lapinliitto.fi. Sähköpostin aihekenttään kirjoitetaan lisäkysymys/fem 2019 messurakentaja. Suomenkieliset kysymykset on lähetettävä mennessä. Tarjoajien tasapuolisen kohtelun takaamiseksi muulla tavoin esitettyihin kysymyksiin ei voida vastata. Kysymykset ja vastaukset lähetään saman sisältöisenä kaikille, jotka ovat ilmoittaneet sähköpostiosoitteensa edellä mainittuun sähköpostiosoitteeseen. Tarjoaja on velvollinen huomioimaan kysymykset ja niihin annetut vastaukset sekä käyttämään hyväkseen mahdollisesti täsmennettyjä tietoja tarjousta antaessaan. TARJOUKSEN TOIMITTAMINEN Hankintayksikölle osoitettu tarjous on toimitettava kello 16:00 mennessä sähköpostitse osoitteeseen riitta.muhojoki(at)lapinliitto.fi. Aihekenttään merkintä Tarjous/FEM 2019 messurakentaja. Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei oteta huomioon. LAPIN LIITTO Riitta Muhojoki FEM-projektipäällikkö LIITE: FEM 2017 näyttelykartat 6

7 11 th Fennoscandian Exploration and Mining (FEM 2017) 31 October - 2 November 2017 Trade Show Area A - Levi Summit, First Floor FEM 2017 A12 A11 A13 A14 A10 A15 A9 A18 A23 A19 A16 A17 A22 A20 A21 A7 A8 A24 A25 A26 A28 A29 A30 A27 A31 A32 A33 A34 A35

8 11 th Fennoscandian Exploration and Mining (FEM 2017) 31 October - 2 November 2017 Trade Show Area B - Levi Summit, Ground Floor FEM 2017

9 FEM th Fennoscandian Exploration and Mining (FEM 2017) 31 October - 2 November 2017 Trade Show Area C - Hotel Levi Panorama, First Floor 1 st floor lunch area Kitchen area Columns To Levi Summit Conference Centre Ladies Gents C28 C27 C26 C25 C24 C23 To 2 nd floor lunch area C12 Lift C9 C11 C10 C6 C22 Fireplace C21 C13 C20 C14 C15 C19 C16 C17 C18 C8 C5 C7 C4 C3 Bar C2 C1 Video Screen Hotel Levi Panorama s Main Entrance Lift Lift Meeting Room Hotel Reception Meeting Room Staff Area Office