TAMPEREEN AMMATTIKORKEAKOULU Metsätalouden koulutusohjelma Jukka Lehti. Tutkintotyö RAUNION SAHA OY:N METSÄOSASTON LAATUJÄRJESTELMÄN TYÖOHJEET

Transkriptio

1 TAMPEREEN AMMATTIKORKEAKOULU Metsätalouden koulutusohjelma Jukka Lehti Tutkintotyö RAUNION SAHA OY:N METSÄOSASTON LAATUJÄRJESTELMÄN TYÖOHJEET Työn ohjaaja: Jukka Tohu Työn tilaaja: Raunion Saha Oy Tampere 2009

2 TAMPEREEN AMMATTIKORKEAKOULU Metsätalous Tekijä: Lehti, Jukka Työn nimi: Raunion Saha Oy:n metsäosaston laatujärjestelmän työohjeet Sivumäärä: 8 sivua + 11 liitesivua Valmistumisaika: 4/2009 Työn ohjaaja: Jukka Tohu Työn teettäjä: Raunion Saha Oy TIIVISTELMÄ Tutkintotyön aiheena oli Raunion Saha Oy:n metsäosaston laatujärjestelmän työohjeiden päivitys. Laatujärjestelmän työohjeet oli viimeksi työstetty vuonna Tämän jälkeen moni asia on muuttunut ja päivitystyö koettiin tarpeelliseksi. Työohjeiden tarkoituksena on yhtenäistää toimintaa sekä auttaa uusien työntekijöiden alkuun pääsemisessä. Työ suoritettiin haastattelemalla Raunion Sahan metsäosaston työntekijöitä sekä sahan toimitusjohtajaa. Työssä käydään läpi metsäosaston työntekijöiden työnkuvia, vastuualueita ja vähäsen myös sahan historiaa puunhankinnasta. Työ on luottamuksellinen, joten kaikkia työn tuloksia ei käydä julkisesti läpi. Asiasanat Laatujärjestelmät, laadunhallinta, laatujohtaminen, laatutyö.

3 TAMPERE POLYTECHNIC Forestry Writer: Lehti, Jukka Thesis: Work instructions in the quality management system of Raunion Saha Oy Pages: 8 pages + 11 appendices Graduation time: 4/2009 Thesis supervisor: Jukka Tohu Co-operating company: Raunion Saha Oy ABSTRACT The subject of the examination work is the updating of the work instructions included in the quality management system of Raunion Saha Oy (Raunio Sawmill) Forestry Department. The previous updating of the instructions had been carried out in year After this many changes had taken place and a new update was found necessary. The purpose of the work instructions is to unify the activities and to help new coworkers to better adapt in the beginning. The work was carried out by interviewing the Raunio Sawmill Forestry Department employees as well as the Managing Director of the sawmill. In the examination work the job descriptions of Forestry Department employees, their responsibility areas and partly also the history of roundwood acquisition at the sawmill are reviewed. The contents of the study are confidential, which is why not all results are publicly presented.

4 4(8) SISÄLLYS 1. JOHDANTO 5 2. MENETELMÄ 6 3. TULOKSET 7 4. TULOSTEN TARKASTELU. 7 LÄHTEET... 8 LIITTEET Liite 1 Raunion Saha Oy:n metsäosaston laatujärjestelmän työohjeet

5 5(8) 1. JOHDANTO Tämä työ kertoo Raunion Saha Oy:n metsäosaston työntekijöiden työtehtävistä ja vastuista. Laatujärjestelmiä ylläpidetään ja käytetään, koska niiden tarkoituksena on kehittää toimintaa ja siten parantaa työnlaatua ja lopputuotetta. Laatutyötä täytyy tehdä, koska laadun merkitys on suuri asia asiakastyytyväisyyden saavuttamiseksi. Laatujärjestelmillä selkeytetään henkilöstön toimenkuvia ja vastuualueita. Raunion Saha Oy:n metsäosaston laadunhallintajärjestelmä perustuu ISO 9001:2000 standardiin. Kansainvälinen standarditoimisto ISO:n (International Organization for Standardization) laadunvarmistusta käsittelevät ISO 9000-sarjan perusstandardit on hyväksytty kansallisiksi laatustandardeiksi ympäri maailmaa. (Silén, 1998, 16) 9001:2000 standardissa esitetään järjestelmän vaatimukset, joilla pystytään täyttämään asiakkaiden tarpeet ja odotukset. Laadunhallintajärjestelmä koostuu organisaatiorakenteesta, suunnittelusta, prosesseista, resursseista ja dokumentaatiosta. Edellä mainittuja asioita tarvitaan, jotta saavutetaan laatutavoitteet ja mahdollistetaan tarjottavien tuotteiden ja palvelujen jatkuva parantaminen (IWA 4:fi 2006, 6). Standardien lähtökohtana toimii kansainvälinen yhdenmukaisuus ja yhteisen näkemyksen muodostaminen laatujohtamisesta ja laadunvarmistuksesta. (Silén, 1998, 17) Työn tavoitteena oli päivittää vanha versio Raunion Saha Oy:n metsäosaston laatujärjestelmän työohjeista. Työn tilaaja oli Raunion Saha Oy. Aihe oli ajankohtainen, koska monet asiat olivat muuttuneet edellisen version valmistumisen jälkeen. Raunion Saha Oy on yksi johtavia pk-sahoja Suomessa. Sahalla työskentelee n. 80 henkilöä. Sahan tuotanto on tällä hetkellä noin kuutiota.

6 6(8) 2. MENETELMÄ Aloitin työn tutustumalla vanhoihin ohjeisiin ja laatujärjestelmien käytön periaatteisiin. Tutustumisen jälkeen lähdin haastattelemaan Raunion sahan työntekijöitä. Haastateltavina olivat hankintaesimiehet Ville Järvinen ja Timo Vuoriranta, hankinta- ja korjuuesimies Janne Lehti, metsäpäälliköt Taisto Lehti ja Juha Mäki sekä toimitusjohtaja Olli Raunio. Kävimme haastatteluissa läpi vanhat ohjeet ja sen, kuinka ohjeet eroavat nykyisistä toimenkuvista. Haastattelut kestivät pari tuntia ja olivat erittäin vapaamuotoisia. Haastatteluiden pohjalta lähdin muokkaamaan vanhoja ohjeita ja lisäämään uusia asioita. Haastatellut henkilöt lukivat ensimmäisen version työstäni lävitse ja kertoivat havaitsemansa asiavirheet tekstistä. Korjausten jälkeen työ oli asiasisällöltään valmis.

7 7(8) 3. TULOKSET Liitteessä 1 on työ, joka toimitettiin Raunion sahalle. Sisällysluettelosta selviää asiat, joita työssä käsiteltiin. Luottamuksellisia asioita työssä ovat metsäpäällikön tehtävät, korjuu- ja kuljetusesimiehen tehtävät ja hankintaesimiehen tehtävät, siksi nämä eivät näy liitteessä. 4. TULOSTEN TARKASTELU Koska työ on luottamuksellinen, kaikkia tuloksia ei voida näyttää julkisesti. Laatujärjestelmän työohjeet muuttuivat yksinkertaisempaan muotoon. Nyt ei enää kirjoitettu kaikkia työtehtäviä sanatarkasti, vaan kerrotaan asiat, jotka pitää hoitaa. Jokainen hoitaa tehtävänsä haluamallaan tavalla, kunhan noudattaa yleisiä velvoitteita ja lakeja. Vuoden 2002 jälkeen Raunion Saha Oy:n metsäosaston henkilöstömäärä on lisääntynyt kahdella hankintaesimiehellä. Puun alkuperän todentaminen on yksi osa, joka on vastaavuudessaan ISO 9001:2000 standardin mukainen. Työ on käyttökelpoinen varsinkin uusille työntekijöille, mutta myös kauemmin työssä olleet voivat käyttää sitä hyväksi. Tulevaisuudessa työtä joudutaan päivittämään uudelleen, koska toimenkuvat tulevat muuttumaan ajan myötä.

8 8(8) LÄHTEET Silèn, Timo, Laatujohtaminen menetelmiä kilpailukyvyn vahvistamiseksi. Porvoo: WSOY. Suomen standardisoimisliitto SFS ry, IWA 4:fi. Laadunhallintajärjestelmät. Suuntaviivoja standardin ISO 9001:2000 soveltamiselle paikallishallinnossa. Helsinki: Suomen Standardisoimisliitto SFS.

9 LIITE 1 RAUNIOS SAHA OY:N METSÄOSASTON LAATUJÄRJESTELMÄN TYÖOHJEET SISÄLLYSLUETTELO 1. JOHDANTO 2. PUUNHANKINNAN HISTORIA RAUNION SAHALLA 3. LAADUN HALLINTA RAUNION SAHA OY:SSÄ 4. RAUNION SAHA OY METSÄOSASTON ORGANISAATIOKAAVIO 5. METSÄPÄÄLLIKÖN TEHTÄVÄT 6. KORJUU- JA KULJETUSESIMIEHEN TEHTÄVÄT 7. HANKINTAESIMIEHEN TEHTÄVÄT 7.1 Osto Pystykauppa Hankintakauppa Käteiskauppa 7.2 Kuljetus 7.3 Korjuu Leimikon osoittaminen koneurakoitsijalle Korjuu Mittaus Omistusmerkitseminen 7.4 Tarkastukset 8. PUUN ALKUPERÄKETJUN TODENTAMINEN LIITTEET

10 1. JOHDANTO Tämä työ kertoo Raunion Saha Oy:n metsäosaston työntekijöiden työtehtävistä ja vastuista. Työn tavoitteena oli päivittää vanha versio Raunion Saha Oy:n metsäosaston laatujärjestelmän työohjeista. Työn tilaaja oli Raunion Saha Oy. Aihe oli ajankohtainen, koska monet asiat olivat muuttuneet edellisen version valmistumisen jälkeen. Raunion Saha Oy on yksi johtavia pk-sahoja Suomessa. Sahalla työskentelee n. 80 henkilöä. Sahan tuotanto on tällä hetkellä noin kuutiota. Työ suoritettiin haastattelemalla Raunion Saha Oy:n kahta eri hankintaesimiestä, korjuu- ja kuljetusesimiestä, 2 eri metsäpäällikköä ja toimitusjohtajaa. 2. PUUNHANKINNAN HISTORIA RAUNION SAHALLA Raunion Sahan puunhankinnan historia alkaa vuodesta Tästä vuodesta vuoteen 1968 omistaja osti itse sahattavat puut (toimituksena sahalle tai hankintana). Hankintaalueena oli tuolloin pelkästään Koski Tl: kunnan alueet sahalle palkattiin ensimmäinen metsätoimihenkilö, hän oli Raimo Uusitalo aloitti toinen toimihenkilö, Erkki Tasanko, työnsä Raunion Sahan palveluksessa. Toimihenkilöiden myötä alkoivat pystykaupat. Puunhankinnasta vastasivat sahanjohtaja sekä metsätoimihenkilöt, hankinta-alue laajentui käsittämään myös Kuusjoen, Someron ja Tammelan kunnat perustettiin Sahapalvelu OY. Sen perustajina olivat seitsemän Lounais- Suomalaista sahaa: Raunion Saha, Santion Saha, Rounan Saha, Sahojen Laivaus, Raula ja Kivimäki, Kivimaan Saha sekä Pauli Stenbergin Saha. Sahapalvelun toimintaperiaatteena oli hankkia puuta omistajilleen. Metsäpäällikkönä toimi Matti Itälä. Hankintaalue laajeni jälleen, siihen lisättiin Marttilan ja Kiikalan kunnat.

11 perustettiin Raunion-Santion metsäosasto, se oli kahden Koski Tl:ssä sijaitsevan sahan yhteinen puunhankkija. Raunion-Santion metsäosasto ei ollut juridinen työnantaja, vaan toimihenkilöt olivat joko Raunion Sahan tai Santion Sahan palkkaamia. Toimihenkilöt olivat suoraan sahojen johtajien alaisia. Sahojen välinen yhteistyö oli mahdollista, sillä kaikilla toimihenkilöillä oli molempien sahojen ostoasiakirjat käytössään. Raunion-Santion metsäosaston metsäpäälliköksi nimitettiin Esa Tanhuamäki, metsäosasto muodostui tuolloin kahdesta piiristä metsäpäälliköksi nimitettiin Taisto Lehti. Toimihenkilöitä Raunion-Santion metsäosastolla oli enimmillään yhdeksän. Raunion-Santion metsäosasto hankki puuta edellä mainittujen kuntien lisäksi: Metsämaalta, Ypäjältä, Loimaalta, Vampulasta, Punkalaitumelta, Oripäästä, Forssasta, Jokioisilta, Humppilasta, Mellilästä, Halikosta, Salosta, Perniöstä, Perttelistä ja Urjalasta. Raunion-Santion metsäosasto lakkautettiin perustettiin Raunion Sahan metsäosasto. Metsäpäällikkönä jatkoi Taisto Lehti. Hankintaesimiehiä oli aluksi kaksi Jaakko Laakkio ja Seppo Kuusisto. Hankinta määrien kasvun myötä on hankintaesimiesten lukumäärä kasvanut kahdeksaan. Lisäksi on metsäosaston organisaatioon lisätty korjuu- ja kuljetusesimies. Vuoden 2008 marraskuun alusta metsäpäällikkönä aloitti Juha Mäki.

12 3. LAADUN HALLINTA RAUNION SAHA OY:SSÄ Vuonna 1995 aloitettiin ensimmäisen laatukäsikirjan laadinta. Tavoitteena oli saada yhtiön tuotanto ja markkinointi ISO 9000-standardin mukaiseksi. Syksyllä 1995 laatukäsikirjan laadinta lopetettiin, koska yhtiössä päätettiin mittavasta investoinnista. Sahauslinjan uusimisen takia työtehtävät muuttuivat, lisäksi investoinnin seurauksena sahan työvoiman tarve pieneni huomattavasti. Henkilöstövähennyksien takia ei ilmapiiri laatukäsikirjan laadinnalle ollut suotuisa. Uusi sahauslinja valmistui vuoden 1996 lopulla. Syksyllä 1997 aloitettiin laatujärjestelmän laadinta uudelleen, tavoitteena oli saada yhtiön tuotanto ja markkinointi sertifioiduksi vuoden 1998 aikana. Apuna laatujärjestelmän laadinnassa oli Vapo Oy:n konsultti, joka oli laatinut laatujärjestelmiä oman konserninsa sahoille. Laatukäsikirja laadittiin työpisteittäin, siten että kunkin työpisteen henkilöstö sekä laatupäällikkö ja sahan tuotantopäällikkö muodostivat pienryhmän. Tämä ryhmä pohti pisteeseen kuuluvat työtapahtumat ja tavat sekä kirjasi ne laatukäsikirjaan. Laatupäällikkönä toimi Olli Raunio, joka myös vastasi laatukäsikirjan kirjallisesta asusta Raunion Saha Oy:lle myönnettiin ISO 9002-laatusertifikaatti. Sertifikaatin myöntämisestä lähtien on ohjeistusta kehitetty ja ajantasaistettu jatkuvasti. Yhtiöön on koulutettu neljä sisäistä auditoijaa (Janne Lehti, Seppo Kuusisto, Olli Raunio ja Risto Raunio). Sisäiset auditoijat ovat kokeneet ongelmaksi uusien näkökulmien löytämisen sekä jatkuvan parantamisen esiin tuomisen. Ulkoinen auditointi tehdään sahalle noin kaksi kertaa vuodessa. Yleensä ulkoinen auditointi on havainnut 1-3 lievää poikkeamaa. Ennen ulkoisessa auditoinnissa pidettiin tiukasti kiinni standardeista ja pyrittiin toimimaan laatustandardi lähtöisesti. Nykyään ulkoinen auditointi on muuttunut vapaammaksi. Yrityksen täytyy osoittaa, että standardit on hoidettu. Lähtökohta on nykyään yrityskohtainen, kun se ennen oli standardihakuinen. Eli yritys saa hoitaa työt omalla tavalla, eikä enää pyritä saamaan kaikkia yrityksiä samaan muottiin. Vuonna 2002 keväällä alkoi ISO 9000-laatustandardin päivittäminen 2000-muotoon. Päivityksen tarkoituksena oli muuttaa laatukäsikirjaa enemmän prosessimaiseksi. Jokaisen prosessin tarkoituksena on päästä parhaaseen lopputulokseen. Enää ei käytetä tarkkoja ohjeita, vaan huomiota kiinnitetään lopputulokseen. Lakisääteisiä ohjeita tulee noudattaa. Uuden standardin päämääränä ovat selkeämmin laatutavoitteet. Sen tulee olla kehittävä, jatkuvaan parantamiseen ohjaava, kouluttava, tehokkuutta lisäävä ja asiakastyytyväisyyttä kohottava.

13 Tulevaisuus: Sisäisiä auditointeja korvaavat yhä enemmän kehitysprojektit. Yksittäisiin kehittämiskohteisiin haetaan parannuksia projektin omaisesti. Laadunhallinta ei ole mikään valmis asia, vaan se kehittyy jatkuvasti. Täytyy yrittää pysyä kehityksen mukana. Mikäli asia ei ole enää tuottava, niin sitä on muutettava. Tulevaisuudessa on pyrittävä perehdyttämään uusi työntekijä työtehtäväänsä vielä nykyistä paremmin. Raunion Saha Oy:n laatupolitiikka. Raunion Saha Oy:n tavoitteena on, että asiakkaat ovat tyytyväisiä kaikkiin tuotteisiin ja palveluihin, sekä haluavat tehdä pitkäjännitteistä yhteistyötä kanssamme. Kehittämällä toimintatapoja järjestelmällisesti pystymme toteuttamaan vaativimpienkin asiakkaiden toiveet ja samalla ylläpitämään yrityksen kannalta kannattavaa toimintaa. Jokaisella Raunion Saha Oy:n henkilökuntaan kuuluvalla on velvollisuus omassa työssään tehdä ratkaisuja, jotka edistävät asiakastyytyväisyyden saavuttamista. Jokaisen on myös otettava vastuu oman työnsä tuloksista.

14 4. RAUNION SAHA OY METSÄOSASTON ORGANISAATIO Raunion Saha Oy:n metsäosasto (kuva 1) koostuu metsäpäälliköstä, korjuu- ja kuljetusesimiehestä ja kahdeksasta hankintaesimiehestä. Metsäpäällikkö Hankintaesimies Kuljetus- ja korjuuesimies Hankintaesimies Hankintaesimies Hankintaesimies Hankintaesimies Hankintaesimies Hankintaesimies Hankintaesimies Kuva 1. Organisaatiokaavio

15 8. PUUN ALKUPERÄKETJUN TODENTAMINEN 1. Vastuut Puuraaka-aineen hankinnan kokonaisvastuu on metsäpäälliköllä. Työnjohtovastuut ovat hankintaesimiehillä. Sertifiointiprosentin määrittämisestä vastaa korjuu- ja kuljetusesimies. Sertifiointitiedon varmentamisesta puun oston yhteydessä vastaa hankintaesimies. 2. Sertifiointikategoriat Puuraaka-aine luokitellaan seuraaviin sertifiointikategorioihin: Sertifioitu puu = puuraaka-aine, joka on peräisin FFCS-järjestelmän tunnustamista sertifioiduista metsistä. Sertifioimaton puu = muu puuraaka-aine. FSC-järjestelmästä tuleva puu käsitellään sertifioimattomana, koska sahalla ei ole FSC alkuperäketjun sertifikaattia. 3. Sertifioidun puuraaka-aineen tunnistaminen Ostettaessa sertifioitua puuta suoraan metsänomistajalta on todennettava, että metsätila kuuluu metsäsertifiointiryhmään. Mikäli asia on epäselvä, voidaan asia varmistaa metsänhoitoyhdistyksestä tai metsänomistajien liitosta. Jos vierastoimittajalla on alkuperäketjusertifikaatti, niin tällöin riittää että vierastoimittaja ilmoittaa sertifiointi prosentin toimitetusta puusta. Mikäli vierastoimittajalla ei ole alkuperäsertifikaattia, lasketaan toimitettu puu sertifioimattomaksi. Toimittajalta edellytetään tällöin omavakuutus puun alkuperästä sekä toimittajasta tehdään riskianalyysi. 4. Erien erillään pitäminen Ostetun puuerän puut pidetään erillään kauppakirjakohtaisesti. Erien erillään pidosta oma ohje (16). 5. Asiakirjojen merkinnät Puunhankinnan tietojärjestelmän (PUUHA) metsätilatietoihin, puuraaka-ainetta koskeviin kauppakirjoihin ja sertifioidun puun osuutta koskeviin raportteihin on tehtävä merkinnät siitä, onko puuerä peräisin sertifioidusta metsästä vai ei tai mikä osuus puuerästä on peräisin sertifioidusta metsistä.

16 6. Sertifiointiprosentin laskenta Joka kuukausi lasketaan puunhankinnan sertifiointiprosentti sertifioidun puuraakaaineen osuutena koko puunhankinnasta edellisen kuukauden sekä 12 kuukauden jaksolle kaavalla: sertifiointiprosentti = sertifioidun puun määrä / (sertifioidun puun määrä + sertifioimattoman puun määrä) x 100 % Laskennassa käytetään tehtaille toimitettuja määriä. 7. Sertifioidun puun osuuden minimiraja Sertifiointiprosentin tulee olla jatkuvasti yli 70 %. Mikäli raja jää saavuttamatta, PEFCmerkin käyttö on keskeytettävä ja sertifioidun puun osuutta koskevan markkinainformaation sisältöä tarkistettava. 8. Sertifioidun puun osuuden ilmoittaminen Myyntilaskuihin liitetään tuotteen raaka-aineen sertifioidusta alkuperästä ja sertifiointiprosentista kertovat tiedot. Laskuilla ilmoitetaan sertifiointiprosentti, alkuperäsertifikaatin numero ja PEFC-merkin käyttöoikeuden numero. Raportoinnista pyöreän puun ja sivutuotteiden ostajille vastaa korjuu- ja kuljetusesimies ja sahatavaran ostajille sahatavaran myyjät. 9. PEFC-merkin käyttö Mikäli yrityksellä on voimassaoleva PEFC-merkin käyttöoikeus, merkkiä voidaan käyttää sekä tuotteissa (esim. sahatavarakääreet ja leimat itse tuotteissa) että muualla kuin tuotteessa (esim. lomakkeet ja esitteet). Merkin käytössä on noudatettava kulloinkin voimassaolevia PEFC-merkin käyttöä koskevia ohjeita. Logon yhteydessä on aina mainittava käyttöoikeuden rekisterinumero, sekä noudatettava PEFC:n graafista ohjeistoa. Merkin käyttöön liittyvistä asioista vastaa toimitusjohtaja. 10. Tiedostojen säilyttäminen Puun alkuperää koskevia tiedostoja säilytetään toimintaohjeen laatutallenteet TO 1.4 osoittamalla tavalla (laatutallenne liite 17).

17 LIITELUETTELO Liite 1. Määrämittataulukko Liite 2. Mototosite Liite 3. Mototaksat Liite 4. Ajokonetaksat, kuitupuu Liite 5. Ajokonetaksat, tukkipuu Liite 6. Autokuljetustaksat, kuitupuu Liite 7. Autokuljetustaksat, tukkipuu Liite 8. Tarjouslomake Liite 9. Metsänkäyttösopimus Liite 10. Pystykaupan mitta- ja laatuvaatimukset Liite 11. Hankintakaupan mitta- ja laatuvaatimukset Liite 12. Leimikon kartta Liite 13. Korjuun työohje Liite 14. Luovutusmittaustodistus Liite 15. Laskelma Liite 16. Erien erillään pito ohje Liite 17. Laatutallenne

18 LIITE 16

19 LIITE 17