VARSINAIS-SUOMEN LIITTO 1(7)

Transkriptio

1 VARSINAIS-SUOMEN LIITTO 1(7) Maakuntavaltuustolle ARVIOINTIKERTOMUS VUODELTA Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunnan tehtävät Kuntalain 121 :n mukaan tarkastuslautakunnan tehtävänä on valmistella valtuuston päätettävät hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat asiat sekä arvioida, ovatko valtuuston asettamat toiminnan ja talouden tavoitteet kuntayhtymässä toteutuneet ja onko toiminta järjestetty tuloksellisella ja tarkoituksenmukaisella tavalla. Tarkastuslautakunta arvioi myös kuntayhtymän talouden tasapainotuksen toteutumista tilikaudella sekä voimassa olevan taloussuunnitelman riittävyyttä, jos kuntayhtymän taseessa on kattamatonta alijäämää. Vuodesta 2017 alkaen tarkastuslautakunnan tehtävänä on ollut valvoa kuntalain mukaisen sidonnaisuuksien ilmoitusvelvollisuuden noudattamista. Varsinais-Suomen liiton hallintosäännön 48 :n mukaan lautakunnan on: - seurattava tilintarkastajan tarkastussuunnitelman toteutumista sekä muutoinkin seurattava tilintarkastajan tehtävien suorittamista ja tehtävä tarpeen mukaan esityksiä tilintarkastuksen kehittämiseksi, - huolehdittava siitä, että tilintaritastusta varten on tarpeelliset voimavarat, jotka mahdollistavat tilintarkastuksen suorittamisen hyvän tilintari<astustavan edellyttämässä laajuudessa, sekä - tehtävä aloitteita ja esityksiä lautakunnan, tilintarkastajan ja sisäisen valvonnan tehtävien yhteensovittamiseksi mahdollisimman tarkoituksenmukaisella tavalla Tarkastuslautakunnan kokoonpano Maakuntavaltuusto on valinnut tarkastuslautakuntaan vuosiksi seuraavat henkilöt: puheenjohtaja Tuula Hällfors-Laaksonen, varapuheenjohtaja Jan Lindström, Mira Aaltonen ja Pekka Kuusisto. Toimikaudeksi valittu tarkastuslautakunta luovutti kokouksessaan maakuntavaltuustolle vuoden 2016 arviointikertomuksen ja JHTT-yhteisön tilintari<astuskertomuksen, 1, 3. Tarkastuslautakunnan toiminta Tarkastuslautakunnan toiminta ja arviointityö pemstuu hyväksyttyyn työohjelmaan ja arviointisuunnitelmaan. Lautakunta on tutustunut vuoden 2017 talousarvioon sekä vuosia koskevaan talous- ja toimintasuunnitelmaan. Kuntayhtymän hallinnon toimintaa lautakunta on seurannut tutustumalla maakuntavaltuuston ja -hallituksen pöytäkirjoihin. Tarkastuslautakunta seurasi tilintarkastajan vuoden 2017 tarkastussuunnitelman toteutumista. Tilikauteen 2017 kohdistuvaa arviointitehtävää suorittaessaan tarkastuslautakunta on kokoontunut 4 kertaa. Kokouksissa on kuultu maakuntajohtajaa ja hallintojohtajaa sekä muita viranhaltijoita ja tutustuttu kuntayhtymän eri vastuualueiden toimintaan.

2 2. Tilintarkastaja Yhtymävaltuusto valitsi kuntayhtymän tilintarkastusyhteisöksi on BDO Audiator Oy:n. Yhteisön nimeämänä vastuullisena tilintarkastajana on tilikaudella 2017 toiminut JHTT Hannu Laurila. 3. Vuoden 2016 an/iointikertomuksen käsittelyjä siitä johdetut toimenpiteet Maakuntavaltuusto on kokouksessaan käsitellyt tarkastuslautakunnan vuoden 2016 arviointikertomuksen. Maakuntavaltuusto velvoitti maakuntahallitusta ryhtymään toimiin an/iointikertomuksessa esitettyjen huomioiden johdosta. Tarkastuslautakunta kiinnitti vuoden 2016 arviontikertomuksessa huomiota seuraaviin seikkoihin huomio pitää kiinnittää strategisista tavoitteista johdettujen toiminnan painopistealueiden priorisointiin, konkretisointiin ja vaikuttavuuden lisäämiseen. Tavoitteiden asettamisessa konkreettisia mittareita on vähän. Tavoitteet on asetettava niin, että ne ovat mitattavia. Lisäksi tarkastuslautakunta kiinnitti huomiota toimintakertomuksen ja tilinpäätöksen taulukoiden esitystavan yhdenmukaisuuteen, johdonmukaisuuteen ja luettavuuteen. Henkilöstön työterveyden hyvinvoinnista on pidetty huolta ja sairauspoissaolot ovat säilyneet alhaisella tasolla. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan osalta liiton säännöt ja ohjeet ovat ajan tasalla. Hallintosääntöön tulee kirjata tarvittavat lain edellyttämät muutokset riskienvalvonnan osalta. Maakuntajohtajan päättämiä päivityksiä tai täydennyksiä sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan - asiakirjaan ei ole ollut vuonna Käytännön riskienhallintatyötä tehdään ja dokumentoidaan viikottain esim. vastuualueiden kokouksissa. Maakuntahallitus on antanut kuntalain edellyttämän lausuntonsa koskien arviointikertomuksessa 2016 esitettyjä huomioita. Maakuntahallitus on lausunnossaan esitetyjen huomioiden osalta todennut seuraavaa: luonnoksessa vuoden 2018 talousan/ioksi ja taloussuunnitelmaksi on edelleen tiivistetty tavoitteiden ja toimenpiteiden esitystapaa ja lisätty vaikuttavuusmittareiden konkreettisuutta. Myös toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutuminen asiakirjassa on paranneltu taulukoiden esitystavan yhdenmukaisuutta ja luettavuutta. Syyskuussa 2016 toteutettiin Parempi työympäristö -kysely. Kyselyn tulokset käsiteltiin työyhteisöpäivillä ja saatuja kehittämisehdotuksia hyödynnetään viraston toiminnan kehittämisessä. Järjestettiin henkilöstölle kolme koulutustilaisuutta "Menestys syntyy ihmisistä". Maakuntahallitus hyväksyi Varsinais-Suomen liiton sisäinen valvonta ja riskienhallinta -asiakirjan ja valtuutti maakuntajohtajan päättämään siihen jatkossa tarvittavat päivitykset ja täydennykset sekä edellytti, että se saa tiedoksi sisäisen valvonnan ja riskien hallinnan päivityksiä ja seurantaa koskevat asiakohdat. Hallintosääntö hyväksyttiin ja se tuli voimaan alkaen. Hallintosääntö sisältää sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan muuttuneet säännökset. Muut arviointikertomuksessa esitetyt havainnot maakuntahallitus merkitsi lausunnossaan tietoonsa saatetuiksi.

3 Maakuntahallitus merkitsi tietoonsa myös arviointikertomuksen yhteenvedossa esitetyn toiveen siitä, että edelleen kiinnitetään huomiota vaikuttavuuden mittaamiseen ja kunnille tuotetun hyödyn esiintuomiseen. 4. Muutokset kuntayhtymän tehtävissä, hallinnossa ja taloudessa Maakuntavaltuusto hyväksyi kuntayhtymän hallintosäännön Uudessa hallintosäännössä on huomioitu vuoden 2015 kuntalain edellyttämät muutokset. Uuteen hallintosääntöön otettiin määräykset, jotka aiemmin olivat erillisissä kunnallisissa säännöissä. Vuoden 2017 kuntavaalien jälkeen valitut kuntayhtymän luottamustoimielimet aloittivat toimintansa syksyllä Maakuntavaltuuston järjestäytymis- ja valintakokous pidettiin Liiton toimintaan vaikuttaa meri<ittävällä tavalla suunnitteilla oleva maakuntauudistus. 5. Toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutuminen vuonna Kuntayhtymän talouden kehitys ja talousarvion toteutuminen Maakuntavaltuusto on kokouksessaan hyväksynyt talousarvion vuodelle 2017 ja taloussuunnitelman vuosille Maakuntavaltuusto on päättänyt, että talousarviossa tuloslaskelman tilikauden tulos on nettositova maakuntavaltuustoon nähden. Vuoden 2017 talousarvion mukainen tilikauden tulos euroa alijäämäinen. Tilinpäätös 2017 osoittaa alijäämää euroa. Tilinpäätöksen mukainen alijäämä muodostui näin ollen euroa talousarviota pienemmäksi. Toimintakulut olivat , 37 euroa (totaste 100 %). Toimintakulut kasvoivat vuoteen 2016 verrattuna 18,5%. Toimintatuotot olivat , 44 euroa (102, 6 %). Toimintatuotot kasvoivat vuoteen 2016 verrattuna 14, 9%. Kuntayhtymällä ei ollut Investointimenoja vuonna Vuoden 2016 tilinpäätöksen osoittama tilikauden ylijäämä ja edellisten tilikausien ylijäämät olivat yhteensä euroa. Vuoden 2017 talousarvion mukainen alijäämä, euroa, on siten voitu esittää katettavaksi edellisten tilikausien ylijäämillä. Taloussuunniteluvuosina kuntayhtymän tilikauden ylijäämä on +/- O euroa. Kuntayhtymällä ei ole kuntalain tarkoittamaa katettavaa alijäämää. Tarkastuslautakunta kiinnittää huomiota siihen, että liiton taloustilanne on kehittynyt myönteisesti kertomusvuoden aikana. Tästä syystä tilikauden tulos muodostui talousarviota paremmaksi. Tarkastuslautakunnalla ei ole huomautettavaa talousarvion toteuman suhteen Toiminnalliset tavoitteet tehtäväalueittain Kuntayhtymän talousarvio perustuu maakuntaohjelman ja -suunnitelman strategisiin valintoihin ja toiminnan linjauksiin. Lisäksi talousarviossa on esitetty tehtäväalueittain maakuntavaltuustoa sitovia toiminnallisia tavoitteita ja muuta perustelutekstiä tehtäväalueelta. Kuntayhtymän tehtävät ovat merkittäviä. Tarkastuslautakunta edellyttää huomion kiinnittämisen strategian tavoitteista johdettujen toiminnan painopisteiden priohsointiin, konkretisointiin ja vaikuttavuuden lisäämiseen. Tavoitteiden asettamisessa konkreettisia mittareita on vähän ja tavoitteet on asetettava niin, että ne ovat mitattavia. Lisäksi tarkastuslautakunta kiinnittää huomiota toimintakertomuksen ja tilinpäätöksen taulukoiden esitystavan yhdenmukaisuuteen, johdonmukaisuuteen ja luettavuuteen,

4 Toiminnalliset tavoitteet: Kuntarahoitteinen toiminta Kuntarahoitteisen toiminnan sitovuustasoksi maakuntahallitukseen nähden on vahvistettu tiliryhmätaso. Toimintatulojen osalta meri<ittävin poikkeama talousarviosta syntyi muut tuotot -tiliryhmässä, jonka tulot ylittyivät euroa. Toimintakuluissa ylittyivät palvelujen ostot euroa. Henkilöstökulut alittuivat euroa. Kuntien maksuosuuksia kertyi talousarvion mukaisesti euroa. Maksuosuudet ovat pysyneet samana vuodesta 2014 alkaen. Kuntarahoitteisen toiminnan toimintakate oli alijäämäinen euroa, mikä on euroa talousarviota parempi Yhteiset toiminnot ja hallinto Henkilöstökertomus on hyväksytty maakuntahallituksessa Henkilöstökertomuksen mukaan sairaspoissaolot kasvoivat vuonna 2017 selkeästi vuodesta Vuonna 2016 sairauspoissaoloja oli 400 poissaolopäivää kun taas tarkasteluvuonna poissaolopäiviä oli 514. Huomiota kiinnittää varsinkin miesten poissaolojen kasvu päivää/hlö/vuosi, Työaikajoustot ovat käytössä, jotka lisäävät työhyvinvointia. Kokonaisten saldovapaapäivien pitäminen on rajoitettu enintään 5 päivään kalenterivuodessa, mutta päivittäiset liukumat ovat käytössä. Saldovapaapäiviä on käytetty vuonna 2017 yhteensä 81. Etätyö on myös mahdollistettu ja etätyöpäiviä on käytetty 782. Henkilöstön osaamisen varmistaminen ja kehittäminen on tärkeää. Henkilöstökertomuksen mukaan henkilöstöä kannustetaan ylläpitämään ja kehittämään ammattitaitoaan. Koulutettujen määrä on kuitenkin vähemmän kuin edellisenä vuonna, tosin henkilökuntaa on osallistunut maksuttomiin seminaareihin ja koulutuspäiviin, jotka eivät sisälly taulukon lukuihin. Matkapäivien määrää on kasvanut vuodesta 2016 niin kotimaan matkojen kuin ulkomaan matkojen osalta. Koko henkilöstöä koskevaa työilmapiirikartoitusta ei ole tehtynä vuonna 2017, mutta toiminnan kehittämiskoulutus, 'Menestys syntyy ihmisitä', osat 2 ja 3 on järjestetty tammi- ja maaliskuussa Tarkastuslautakuntaa toteaa, että henkilöstön työhyvinvointia on pyritty monipuolisesti tukemaan. Työterveyshuolto on toimiva ja liikuntaa sekä virkistystoimintaa on järjestetty vuoden 2017 aikana. Kertomus ei kerro kokeeko henkilöstö pystyvänsä vaikuttamaan omaan työhönsä ja tuleeko kuulluksi, jotka ovat merkittävä työhyvinvoinnin tekijöitä Sisäinen valvonta ja riskien hallinta Toimintakertomuksessa on selvitetty sisäisen valvonnan ja tarkastuksen sekä riskienhallinnan menettelytapoja ja kehittämistoimenpiteitä. Myös kuntayhtymän sisäisen valvonnan asianmukaisuudesta ja riittävyydestä on kerrottu toimintakertomuksessa. Liiton hallintosääntö muutettiin (MV ) vastaamaan uuden kuntalain mukaisia säännöksiä. Hallintosääntöön sisältyvät myös määräykset hallinnon ja talouden tarkastuksesta sekä sisäisestä valvonnasta ja riskienhallinnasta. Maakuntavaltuusto on (MV ) hyväksynyt Varsinais-Suomen liiton sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteet. Varsinais-Suomen liiton sisäinen valvonta ja riskienhallinta -asiakirja on voimassa maakuntahallituksen (mh ) hyväksymänä.

5 Aluekehittäminen Sisäisen valvonnan asianmukaista järjestämistä tukevat erilliset voimassa olevat tiedotteet ja ohjeistukset, joita tarvittaessa päivitetään. Sisäiseen tiedottamiseen on kiinnitetty erityistä huomiota. Sisäistä valvontaa ja riskienhallintaa toteutetaan jatkuvana toimintana johtoryhmätyöskentelyllä ja vastuualueiden kokouksilla, joissa on mahdollisuus tarvittaessa reagoida välittömästi toimintaan riskienhallinnan näkökulmasta. Central Baltic INTERREG ohjelmalle on laadittu erillinen riskienhallinnan arviointi edellisen ohjelmakauden ja komission antaman ohjeistuksen pohjalta. Central Baltic -ohjelman tarkastusviranomainen (AA) suorittaa vuosittain ohjelmia koskevia jäijestelmätarkastuksia. Tarkastuslautakunta toteaa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan osalta, että liiton säännöt ja ohjeet ovat ajan tasalla. Aluekehittämisellä parannetaan maakunnan omatoimista ja tasapainoista kehitystä ja pyritään parantamaan alueen kilpailukykyä. Päivitetty maakuntaohjelma vuosille hyväksyttiin tavoitteen mukaisesti maakuntavaltuustossa. Ulkoisen EU-rahoituksen kohdistumisesta maakunnan alueelle vuoden 2016 osalta laadittiin tavoitteen mukaisesti selvitys, joka on tari<oitus laatia säännöllisesti myös tulevina vuosina. Rahoitusinformaation jakamista alueelle tehostettiin. Uuden Central Baltic Interreg -ohjelmakauden tehokkaaseen ja vaikuttavaan hallinnointiin sekä toimeenpanoon kiinnitettiin huomioita parantamalla sähköisen tietokantajärjestelmän palveluita. Ohjelmakauden sulkeminen toteutettiin tavoitteen mukaisesti vuoden aikana. Maakuntauudistuksen valmistelu jatkuu eduskunnassa ja päätöstä laista odotetaan viimeistään kesäkuussa Mikäli laki vahvistuu niin Maakuntavaalit pidetään lokakuussa Tarkastuslautakunta toteaa aluekehittämisestä, että se vaatii lisää käytännön hankkeita yhdessä kuntien ja yritysten kanssa, jotta kaikki mahdolliset avustukset tulisivat käyttöön ja hyödyttäisivät maakuntaa laajasti mahdollisimman tehokkaasti ja tasapuolisesti Maankäyttöjä ympäristö Maakunnan suunnittelun lähtökohtana on maankäyttö- ja rakennuslain toteuttaminen maakuntakuntatasolla. Suunnittelun tavoitteena on maakunnan vetovoiman ja tasapainoisen kehityksen edistäminen. Maankäytölle ja ympäristölle vuodelle 2017 asetetut tavoitteet koskivat maakunnan vetovoiman ja kilpailukyvyn kehittämistä maakuntakaavoituksella, ympäristön ja kiertotalouden suunnitteluprosessien yhteensovittamista, yhteistyöhankkeiden ja selvitysten toteuttamista sekä maakuntauudistuksen valmistelua. Tarkastuslautakunta toteaa maankäytön ja ympäristön toiminnallisten tavoitteiden toteutuneen tavoitteiden mukaisesti. Maakuntaohjelman päivitystyöhön osallistuminen, kumppanuusfoorumeiden järjestäminen ja aktiivinen osallistuminen maakuntaohjelman hankkeiden valmistelussa on mahdollistanut tavoitteiden toteutumisen Edunvalvonta ja kuntapalvelut

6 Edunvalvonnan ja kuntapalvelujen tavoitteena on valvoa maakunnan etuja kansallisesti ja kansainvälisesti, toimia kuntien puolesta kuntayhteistyötä edistäen, olla maakunnallinen tiedonvälittäjä sekä nykyaikaisen maakuntahengen ja maakuntakulttuurin vaalija. Tarkastuslautakunta toteaa, että maakuntaliiton edunvalvonta on onnistunut kertomusvuonna erinomaisella tavalla jota on tukenut alueen vahva positiivinen vire. Hyvinä onnistumisina voidaan nostaa esiin valtion lisätalousarvion panostuksen kohdentumisen Varsinais-Suomeen, sekä vahvan mukanaolon Siltasopimuksen valmistelussa. On tärkeää että edunvalvontatyössä säilytetään aktiivinen ote ja hyödynnetään maakunnassamme edelleen jatkuva myönteinen kehitys. Myös eri sidosryhmien huomioiminen ja vahva vuoropuhelu niiden kesken ovat onnistuneen edunvalvontatyön kulmakiviä Yhteenveto toiminnallisten tavoitteiden toteutumisesta Tarkastuslautakunta toteaa, että lautakunnan suorittama tavoitteiden arviointi on ollut edelleen haastavaa. Mittarit eivät ole kovin konkreettisia ja ovat osin viittauksia raportteihin, ei niiden sisältöön tai määrään. Tarkastuslautakunnan mukaan mittareita tulee edelleen kehittää ja konkretisoida, jotta toiminnallisia tavoitteita voidaan aidosti arvioida, Tavoitteet, keinot ja tulokset tulee olla helposti luettavissa. Tarkastuslautakunta toteaa, että maakunnan aluekehittämistyö tulee jakaantua tasaisemmin Varsinais- Suomen maakuntien raja-alueisiin, ei pelkästään selkeisiin kasvukuntiin. Tarkastuslautakunta katsoo, että positiiviseen rakennemuutokseen liittyviä tavoitteita tulee kehitellä j'a seurata niiden toteutumista eri kuntatasojen kohdalla. Varsinais-Suomen maakunnassa on tapahtunut positiivista rakennemuutosta. Vahvistaakseen edelleen koko Varsinais-Suomen maakunnan kilpailukyvyn, menestymisen ja kuntalaisten parhaan elämisen laadun, tulee kehittämistä suunnata maakunnan kaikkiin osiin Taloudellisten tavoitteiden toteutuminen Taloudellisina sitovina tavoitteina talousarviossa on määritelty, että tuloslaskelman tilikauden tulos on nettositova valtuustoon nähden. Tuloslaskelman mukainen tilikauden tulos oli euroa alijäämäinen, mikä on kuitenkin euroa parempi kuin muutetussa talousarviossa. Käyttötalouden kuntarahoitteisen toiminnan toimintakate on euroa alijäämäinen, mikä on euroa parempi kuin tarkistetussa talousarviossa. Käyttötalouden toimintakate ja tilikauden tulos toteutuivat molemmat talousarviossa suunniteltua paremmin. Kuntien jäsenmaksuosuudet ovat säilyneet muuttumattomina budjetoidulla tasolla. Taseen mukainen kertynyt ylijäämä on euroa eli kuntayhtymällä ei ole kuntalain tarkoittamaa alijäämän kattamisvelvoitetta. Kuntayhtymän maksuvalmius on säilynyt hyvällä tasolla (84 pv).

7 6. Arviointikertomuksen yhteenveto Tarkastuslautakunta on toiminut kuluneen vuoden 2017 aikana Kuntalain 121 :n ja hyväksymänsä tari<astussuunnitelman mukaisesti ja koonnut arviointikertomuksen käytettävissään olevista dokumenteista. Tarkastuslautakunta toteaa, että maakuntavaltuuston vuoden 2017 talousarviossa asettamat toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet ovat pääsääntöisesti toteutuneet. Tarkastuslautakunta on huomioinut, että maakuntaliiton toimintaan ja talouden lukuihin on vaikuttanut merkittävästi suunnitteilla oleva maakuntauudistus. Myönteisenä voidaan todeta, että kuntayhtymän maksuvalmius on säilynyt hyvällä tasolla. Kuluneen vuoden tarkastuslautakuntaan on tullut uudeksi tehtäväksi sidonnaisuuksien ilmoitusvelvollisuuden noudattamisen seuraaminen. Tumssa_ '/jcjc-c^ Tuula Hällfors-Laaksonen puheenjohtaja '<' ^ -^. ^1^: ^-. rr- Mira Aaltonen jäsen,-- c>^-::- Jan Lindström leeniohtaja f^ekka Kuusisto jäsen

8