Osaamisperusteisuuden ja asiakaslähtöisyyden edistäminen

Transkriptio

1 LOPPUSELVITYS Tallennettu Osaamisperusteisuuden ja asiakaslähtöisyyden edistäminen Diaarinumero: 4/563/2016 LOPPUSELVITYS Lyhyt yhteenveto hankkeesta TEPPO-hankkeessa keskityttiin opintohallinnon tiedonhallintaan. Erityisesti näkökulmana oli reformin asettamat muutosvaatimukset järjestelmille, tiedolle ja tiedonhallinnan prosesseille. Hankkeessa kehitettiin, pilotoitiin ja otettiin käyttöön kansallisia sähköisiä palveluita yhdessä OPH:n kanssa (AMOSAA, KOSKI, Lomake-editori ja ehoks). Koulutuksen järjestäjien opintohallintojärjestelmiä kehitettiin ja järkeistettiin käytössä olevia järjestelmäkokonaisuuksia. Hanketyön tuloksena hankekumppaneiden HOKS-prosessit yhtenäistyivät kohti reformin mukaista toimintaa. Valmiudet KOSKI-tiedonsiirtoon paranivat. Kansalliset palveluita kehitettiin (AMOSAA, Lomake-editori, KOSKI jne.). Tiedonhallinta on yhtenäistynyt ja parantunut hankekumppanien opintohallintojärjestelmien uudistamisprojekteissa. Hankeverkostossa jaettiin hyviä käytäntöjä, kokemuksia ja ajatuksia. Yhteistyö sekä vertaistuki toimi erinomaisesti. Miten hanke on käytännössä toteutettu? Työnjako ja aikataulu Hanke käynnistyi 2016 marraskuussa. Hanketyö tehtiin pääasiassa vuoden 2017 aikana ja painottui useilla hankekumppaneilla syksyyn Syksyyn 2017 painottuminen johtui lainsäädännön ja määräysten viivästymisestä. Hanketyö koostui pääasiassa hankekumppaneiden itsenäisestä työskentelystä. Kullakin hankekumppanilla hankkeessa työskenteli opintohallinnon ja tietohallinnon asiantuntijoita sekä opetus- ja ohjaushenkilöstöä omien vastuualueidensa mukaisesti. Säännöllisissä hankeverkoston seurantapalavereissa ja työpajoissa käytiin läpi tehtyä työtä ja jaettiin toisillemme hyviä käytäntöjä, tuloksia, ajatuksia ja kokemuksia. Lisäksi hankkeessa osallistuttiin OPH:n järjestämiin työpajoihin, koulutuksiin ja seminaareihin. Hankekumppanit painottivat omissa osatoteutuksissaan hankehakemuksella yhteisesti asetettuja tavoitteita ja kehityskohteita omien kehittämistarpeidensa mukaisesti. Kaikki eivät osallistuneet jokaisen kehittämiskohteen kehittämiseen. Tämä luonnollinen roolijako oli hyödyllistä ja tuottoisaa. Kaikki hankekumppanit saivat näin parhaan hyödyn hankkeesta - joko kehittämällä itse omaa toimintaansa tai kuulemalla toisten työn tuloksista hankeverkostossa. Työnjako, painotukset ja aikataulut on esitetty tarkemmin yhteistyökumppaneiden omissa loppuselvityksissä (liitteenä). Miltä osin toteutus mahdollisesti eroaa toimintasuunnitelmasta? Toteutusta jouduttiin tarkistamaan hankkeen aikana. Alkuperäisistä tavoitteista pystyttiin pitämään silti kiinni ja toivottuja tuloksia saavutettiin. OPH:n ohjaus ja tuki oli hyvää. Ensiksi hankeryhmän hankkeilla oli osin päällekkäisiä tavoitteita kaksivaiheisesta hausta huolimatta. Esimerkiksi keväällä 2017 todettiin, että kaikkien hankkeiden ei kannata laatia omia HOKSprosessin kuvauksia. Toiseksi opintohallintojärjestelmien kehittämis- ja uudistamisprojektien aikataulut vaikuttivat alkuperäisten suunnitelmien toteutumiseen. Omniassa projekti käynnistyi kaavailua aiemmin ja Salpauksen uudistamishanke keskeytyi hankkeen aikana. Kolmanneksi ja merkittävimmin toteutukseen vaikutti ammatillisen koulutuksen reformiin liittyvien lakien, asetusten ja määräysten viivästyminen. Osa tavoitteista jäi toteutumatta tästä johtuen. Toisaalta pystyttiin viemään muita kehityskohteita pidemmälle. Toiminnan tarkistukset ja muutokset on kuvattu tarkemmin hankekumppaneiden selvityksissä (liitteenä). TAVOITTEET, TOIMINTA JA TULOKSET

2 Ensimmäisenä tavoitteena hankesuunnitelmassa oli henkilökohtaistamiseen sekä osaamisen tunnistamiseen ja tunnustamiseen liittyvän prosessin ja tiedonhallinnan kehittäminen vastaamaan ammatillisen koulutuksen reformin tavoitteita. Tämä tarkoittaa henkilökohtaistamiseen liittyvän prosessin yhtenäistämistä. Prosessi yhtenäistyy tehokkaimmin ja luonnollisimmin, kun yhden koulutuksen järjestäjän koulutukset ja opiskelijat hallinnoidaan vain yhdellä opintohallintojärjestelmällä. Reformin mukaista HOKS-prosessia yhdenmukaistettiin, kehitettiin ja jalkautettiin monin tavoin: Prosessin nyky- ja tavoitetilaa kuvattiin sekä siihen liittyviä toimintaohjeita laadittiin. Henkilökohtaistamisen tiedonhallintaa kehitettiin järjestelmiä kehittämällä, vaihtamalla, sähköistämällä ja yhdenmukaistamalla. Osa hankekumppaneista on luopunut päällekkäisistä opintohallintojärjestelmistä ja osalla tämä järjestelmien järkeistys on suunnitteilla. Hankkeen aikana toimittiin tiiviissä yhteistyössä Opetushallituksen, järjestelmätoimittajien ja kumppanihankkeitten kanssa. Tarkempi hankekumppanikohtainen kuvaus toiminnasta on esitetty Hankekumppaneiden organisaatioissa käytössä olevat henkilökohtaistamisen prosessikuvaukset ja toimintaohjeet ovat yhdenmukaistuneet. Henkilöstön perehdytys reformin mukaiseen henkilökohtaistamiseen on aloitettu. Henkilökohtaistamisen tiedonhallinta on selkeytynyt ja HOKS:n dokumentointitapa on sovittu organisaatioissa. Osa hankekumppaneista on luopunut päällekkäisistä opintohallintojärjestelmistä ja osalla tämä järkeistys on suunnitteilla. Tarkempi hankekumppanikohtainen kuvaus tuloksista on esitetty Toisena tavoitteena on, että koulutuksen järjestäjien ja valtakunnallisten palveluiden rajapinnat ovat kunnossa henkilökohtaistamisprosessin toteuttamiseksi. Koulutuksen järjestäjille rakennetaan valmius ottaa kansalliset palvelut osaksi opintohallinnon ratkaisua. Esimerkiksi Opintopolku. -palvelulla täytyisi pystyä hakeutumaan kaikkeen ammatilliseen tutkintotavoitteiseen tai valmistavaan koulutukseen. Hankkeen aikana pilotoitiin ja kehitettiin uusia kansallisia palveluita (Lomake-editori, AMOSAA, KOSKI ja ehoks). Tarkempi hankekumppanikohtainen kuvaus toiminnasta on esitetty Hankekumppanit ovat julkaisseet AMOSAA-palvelulla tuotettuja toteutussuunnitelmia (entisiä opetussuunnitelmia). Jatkuvaa hakua hallinnoidaan Opintopolun Lomake-editori-palvelulla. KOSKI-palvelun käyttövalmius on parantunut. ehoks-palvelun vaatimusmäärityksiin on päästy vaikuttamaan. Tarkempi hankekumppanikohtainen kuvaus tuloksista on esitetty Tavoitteena on osaamisperusteisen koulutustarjonnan julkaisu opiskelijalle. Opintohallintojärjestelmän kautta tehtävät opintojen valinnat henkilökohtaisen tarpeen mukaan. Koulutuksia voi tarkastella ja opiskelija voi suunnitella omaa polkuaan ajasta ja paikasta riippumatta. Koulutustarjonnan julkaisua kehitettiin sähköisiin palveluihin. Opintohallintojärjestelmän kautta tehtävää opintojen valintaa kehitettiin rakentamalla esim. yhteisten aineiden tarjottimia. Tarkempi hankekumppanikohtainen kuvaus toiminnasta on esitetty hankekumppaneiden omissa loppuselvityksissä (liitteenä). Osaamisperusteista koulutustarjontaa on julkaistu sähköisillä palveluilla (Oppa., AMOSAA, Wilma). Opintohallintojärjestelmän kautta tehtävä opintojen valinta on laajentunut ja parantunut. Tarkempi hankekumppanikohtainen kuvaus tuloksista on esitetty

3 Koulutuksen järjestäjän opintohallinnon toiminta tehostuu, tuottavuus ja taloudellisuus lisääntyy. Opintohallinnon päällekkäisiä toimintamalleja ja järjestelmiä on poistettu. Yksilöllisiä opintopolkuja ja henkilökohtaistamista tukevia palveluita on kehitetty, jotta joustava koulutuksen aloittaminen ja yksilöllinen opiskeluaika mahdollistuisivat paremmin. Tarkempi hankekumppanikohtainen kuvaus toiminnasta on esitetty hankekumppaneiden omissa loppuselvityksissä (liitteenä). Opintohallinto on usealla hankekumppanilla selkeytynyt ja yksinkertaistunut. Reformin tavoitteita pystytään tukemaan tehtyjen ratkaisujen avulla paremmin. Opintojen joustava aloittaminen on helpottunut. Tarkempi hankekumppanikohtainen kuvaus tuloksista on esitetty Miten hankeen toimintaa, tuloksia ja vaikutuksia on arvioitu? Mitkä ovat arvioinnin tulokset? Jokainen hankekumppani on arvioinut oman osatoteutuksensa toimintaa, tuloksia ja vaikutuksia omilla loppuraporteillaan. Hankkeen toimintaa, tuloksia ja vaikuttavuutta on arvioitu hankehakemuksen työsuunnitelmilla kuvattujen tavoitteiden ja mittareiden avulla. On verrattu lähtötilannetta ja hankkeen lopun tilannetta operatiivisessa toiminnassa ja tiedonhallinnassa. Yhteenvetona voidaan sanoa, että hanke oli tuloksiltaan ja vaikuttavuudeltaan merkittävä siitä huolimatta, että toimintaa ja osin tavoitteitakin jouduttiin tarkistamaan hankkeen aikana reformin aikatauluhaasteista johtuen. Miten hankkeesta/toiminnasta on tiedotettu ja tuloksia levitetty? Hankekumppaneiden organisaatioissa hankkeesta on tiedotettu intraneteissä ja muissa organisaatioiden sisäisissä keskustelufoorumeissa. Hankeryhmän kesken tiedotuskanavina ovat toimineet sähköposti, hankkeen google-työtila, yhteiset hankeskypet ja livetapaamiset. Valtakunnallisesti tietoa hankkeesta on levitetty hankkeen nettisivuilla, Twitterissä (#teppohanke) sekä hankeseminaareissa. Pääosan seminaareista järjesti OPH, jonka lisäksi TEPPO-hanke järjesti oman lopputilaisuuden Keravalla Lopputilaisuudesta on saatavilla tallenne ( /events/1240). TUOTOKSET 1 Julkaisut, www-sivu, yms. Hankkeen www-sivut Hankkeen verkkosivut, jolla levitettiin tietoa hankkeen toiminnasta ja tuloksista. 2 Toimintamalli Tieto-haltuun HOKSissa -Youtube-video sähköisestä HOKS-palvelusta ja siihen liittyvistä prosesseista ja muista palveluista. 3 Raportti

4 Hankkeen loppuselvitys liitteineen Loppuselvityksen linkki julkaistaan ainakin hankkeen www-sivuilla ja Twitterissä. Loppuselvitys sisältää useita kuvauksia osa-hankkeiden tuotoksista. 4 Toimintamalli Oppa-HOKS -youtube-video Esimerkinomainen kuvaus siitä, kuinka HOKS laaditaan sähköisesti ajasta ja paikasta riippumattomasti Oppa. palvelulla. Arvio hankkeen vaikuttavuudesta. Hankkeella oli suora vaikutus hankekumppaneiden omaan toimintaan. Kehitimme henkilökohtaistamisen ja siihen liittyvien ydinprosessien tiedonhallintaa operatiivisessa toiminnassa käytössä olevilla välineillä tai käyttöön otettavilla välineillä. Hankkeessa tehty työ rakensi edellytyksiä ammatillisen koulutuksen reformin toimeenpanolle. Valtakunnallisesti hankkeella oli myös suora vaikutus kehitettäviin kansallisiin palveluihin. Opintopolun palvelukokonaisuuden kehitys vaatii koulutuksen järjestäjien osallistumisen kehitystyöhön. Tässä hanke onnistui Lomake-editori-, AMOSAA-, ehoks- ja KOSKI-palveluiden osalta. Tämä hankeverkosto on vakiintunut ja osoittanut toimivuutensa SePPO- ja TEPPO-hankkeiden aikana. Toivomme, että hyvä yhteistyö jatkuu tulevina vuosina uusien hankkeiden muodossa, jolloin vaikuttavuus kumuloituu, jopa kertautuu. Hankkeesta/toiminnasta on esitetty ehdotuksia OPH:n hyvien käytäntöjen portaaliin. Ei Hankkeessa syntyneistä tuotoksista tai käytännöistä ei esitetty ehdotuksia OPH:n hyvien käytäntöjen portaaliin hankkeen aikana. Hankkeessa kehitettyjä toimintamalleja kannattaa jatkossa ehdottaa portaaliin, kun ne vakiintuvat osaksi toimintaa ja nähdään niiden parhaat puolet aidosti reformin mukaisessa toiminnassa. Lopuksi, yksikään TEPPO-hankkeen tuotos, kuvaus, toimintamalli tai järjestelmäkehitys ei olisi onnistunut ilman muiden hankkeiden, sidosryhmien, toimijoiden, Opetushallituksen ja organisaatioiden omien kehittäjien kanssa tehtyä yhteistyötä. Lämmin ja vilpitön kiitos kaikille kumppaneille! Kirjanpidon pääkirjaote S:\14-Koulutusalat-yhteinen\Hankkeet\2016\Oph\Teppo\loppuraportti\pääkirjat\Teppo kaikki pääkirjat.pdf (Liitetty klo 11.35) Yhteistyökumppaneiden kustannusarvion toteutuma S:\14-Koulutusalat-yhteinen\Hankkeet\2016\Oph\Teppo\loppuraportti\Teppo taloustoteumakoonti.pdf (Liitetty klo 10.24) Yhteistyökumppanien loppuselvitykset Teppo-osahankkeiden-loppuselvitykset.pdf (Liitetty klo 20.48) TALOUDEN TOTEUMA HANKKEEN TALOUS Menot Selite, lyhyt kuvaus Toteutunut

5 Menot Henkilöstökustannukset Selite, Hankkeessa lyhyt kuvaus työskentelevien Toteutunut henkilöstökulut, koordinointi Aineet, tarvikkeet ja tavarat 0 Vuokrat 0 Palvelut Koulutuspalvelut henkilöstölle 1917 Matkakustannukset Muut kustannukset Verkoston tapaamiset, koulutukseen liittyvät matkat Kokouskulut, tarjoilut, ulkoisten tilojen vuokrat Kustannukset yhteensä HANKKEEN TULOT Hankkeesta saadut tulot 0 HANKKEEN MUU RAHOITUS Hakijan oma rahoitus Kaikkien hanketoimijatahojen omarahoitusosuus EU-rahoitus 0 Muu julkinen rahoitus 0 Yksityinen rahoitus 0 Muu rahoitus yhteensä